Giáo trình Kế toán ngân hàng thương mại - TS. Nguyễn Võ Ngoạn

Nội dung text: Giáo trình Kế toán ngân hàng thương mại - TS. Nguyễn Võ Ngoạn

1. trường Đại học Kinh doanh và công nghệ Hà nội KHoa tài chính - ngân hàng Giáo trình: Kế toán ngân hàng thương mại Biên soạn: TS. Nguyễn Võ Ngoạn (In lần thứ 9 có bổ sung) Hà Nội, 2009
2. Lời nói đầu Thực hiện mục tiêu đào tạo của Trường Đại học Quản lý và Kinh doanh Hà nội, cuốn giáo trình Kế toán Ngân hàng Thương mại được biên soạn để giảng dạy cho sinh viên thuộc các chuyên ngành được đào tạo học phần này. Cuốn giáo trình này được kết cấu theo hai nội dung xen kẽ nhau: - Nội dung thứ nhất là những chương viết về lĩnh vực Kế toán thanh toán trong nền kinh tế quốc dân qua hệ thống Ngân hàng, là những kiến thức phải giảng dạy cho tất cả sinh viên thuộc chuyên ngành được đào tạo. Đây cũng là những nội dung cơ bản của Kế toán Ngân hàng Thương mại mà tất cả các sinh viên kinh tế đều phải nắm thật vững. - Nội dung thứ hai là những chương chuyên sâu về lĩnh vực Ngân hàng như kế toán các nghiệp vụ tín dụng, kế toán phân tích, kế toán tổng hợp, là những chương tham khảo bắt buộc đối với tất cả sinh viên. Cuốn sách này không đề cập đến những nội dung cũng thuộc lĩnh vực kế toán Ngân hàng nhưng sinh viên đã được học ở môn Kế toán Doanh nghiệp (như kế toán tài sản cố định, công cụ dụng cụ ). Đối với những sinh viên viết luận văn tốt nghiệp về đề tài này, thì phải nghiên cứu kỹ các chương tham khảo với sự hướng dẫn của giáo viên. Trong quá trình giảng dạy và học tập, nghiên cứu, các giáo viên giảng dạy bộ môn và các sinh viên cần nắm vững yêu cầu nói trên để đảm bảo khối lượng kiến thức môn học. Khoa tài chính – ngân hàng 3
3. Mục lục Trang Lời nói đầu 3 1 TỔNG QUAN KẾ TOÁN NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 8 1.1- Đối tượng kế toán ngân hàng 8 1.2- Đặc điểm kế toán ngân hàng 9 1.3- Những nguyên tắc cơ bản trong kế toán ngân hàng 9 1.4- Phân loại chứng từ 10 1.5- Luân chuyển chứng từ trong ngân hàng 11 1.6- Hệ thống tài khoản kế toán các ngân hàng thương mại và tổ chức tín dụng 14 2 kế toán các thể thức thanh toán qua ngân h àng 16 2.1- Thanh toán không dùng tiền mặt 16 2.2- Kế toán thanh toán séc 18 Séc tiền mặt 19 Séc chuyển khoản 19 Các hình thức kỷ luật thanh toán séc 22 Séc bảo chi 22 Sổ séc định mức 24 4
4. 2.3- Kế toán thanh toán uỷ nhiệm chi – chuyển tiền 24 Khái niệm 24 Quy trình thanh toán uỷ nhiệm chi 24 Séc chuyển tiền 26 2.4- Kế toán thanh toán uỷ nhiệm thu 28 2.5- Kế toán thanh toán thư tín dụng 29 2.6- Kế toán thanh toán thẻ 31 3 Kế toán thanh toán liên hàng 33 3.1- Khái niệm 33 Thanh toán liên hàng cùng hệ thống 33 Tài khoản 34 Chứng từ 37 Phương pháp hạch toán 37 Sổ sách và báo cáo tại NHA 38 3.2- Kiểm soát đối chiếu 40 3.3- Điều chỉnh sai lầm 47 3.4- Quyết toán liên hàng 51 3.5- Chuyển tiền điện tử 53 3.6- Tại trung tâm thanh toán 61 3.7- Kiểm soát đối chiếu trong chuyển tiền điện tử 63 3.8- Xử lý sai sót và sự cố kỹ thuật 64 3.9- Xử lý đối chiếu chuyển tiền tại trung tâm thanh toán 65 5
5. 4 Kế toán thanh toán vốn trong hệ thống 67 các ngân hàng 4.1- Thanh toán qua ngân hàng nhà nước 67 Thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại ngân hàng Nhà nước 67 Thanh toán bù trừ 69 Quy trình kế toán thanh toán bù trừ 71 Kế toán thanh toán bù trừ 72 Thanh toán bù trừ điện tử liên ngân hàng 76 4.2- Thanh toán điện tử liên ngân hàng khác hệ thống 78 Khái niệm 78 Các tài khoản sử dụng 79 Chứng từ 80 Quy trình thanh toán điện tử liên ngân hàng 80 4.3- Hạch toán 81 5 kế toán ngoại hối và thanh toán quốc tế 85 5.1- Khái niệm 85 5.2- Một số nguyên tắc nhận tiền gửi, cho vay, mua bán ngoại tệ 86 5.3- Hạch toán các khoản liên quan đến ngoại tệ 87 5.4- Hạch toán các nghiệp vụ hoạt động ngoại tệ 88 5.5- Kế toán thanh toán uỷ thác thu 96 5.6- Kế toán thanh toán thư tín dụng 96 6
6. 6 Kế toán các nghiệp vụ tín dụng (chương tham khảo) 99 6.1- Tổ chức hạch toán nghiệp vụ tín dụng 99 6.2- Phương pháp hạch toán 101 Đối với cho vay ngắn hạn 101 Kế toán cho vay trung và dài hạn 109 7 Kế toán phân tích và kế toán tổng hợp trong ngân hàng 117 7.1- Hạch toán phân tích 117 7.2- Hạch toán tổng hợp 121 7.3- Điều chỉnh sai lầm trong kế toán ngân hàng 123 Phần phụ lục 125 7
7. Chương 1 Tổng quan về kế toán ngân hàng thương mại Kế toán ngân hàng thương mại là việc thu thập ghi chép, xử lí, phân tích các nghiệp vụ phát sinh về hoạt động tiền tệ, tín dụng và dịch vụ ngân hàng nhằm phản ánh, kiểm tra toàn bộ hoạt động của các đơn vị ngân hàng và cung cấp thông tin phục vụ cho việc quản lí hoạt động tiền tệ. 1.1 Đối tượng kế toán ngân hàng: Ngân hàng thương mại là một ngành kinh doanh trên lĩnh vực tiền tệ và cung ứng các dịch vụ ngân hàng, vì vậy đối tượng kế toán có những đặc trưng riêng: - Kế toán NH chủ yếu là phản ánh dưới hình thái gía trị, tức là hạch toán bằng tiền. - Kế toán NH có quan hệ trực tiếp với đối tượng kế toán của các tổ chức kinh tế và cá nhân thông qua mối quan hệ tín dụng thanh toán. - Kế toán NH có quy mô phạm vi rộng lớn trong chu chuyển vốn của nền kinh tế quốc dân. 8
8. Chương 1 - Tổng quan về Kế toán Ngân hàng Thương mại 1.2 Đặc điểm kế toán ngân hàng: Đặc điểm chung: - Kế toán ngân hàng mang tính xã hội cao: Kế toán ngân hàng không chỉ phản ánh tình hình kinh doanh của bản thân ngân hàng mà phản ánh đại bộ phận hoạt động kinh tế, tài chính của nền kinh tế thông qua quan hệ tiền tệ, tín dụng, thanh toán với các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trong nền kinh tế quốc dân. - Kế toán ngân hàng có tính chính xác cao, và luôn cập nhật: Đó là do yêu cầu về vận động và chu chuyển vốn của nền kinh tế xã hội. - Kế toán ngân hàng tiến hành đồng thời việc kiểm soát, xử lí nghiệp vụ, luân chuyển chứng từ và ghi chép sổ sách kế toán. Đặc điểm chứng từ trong kế toán ngân hàng Chứng từ kế toán NH là loại giấy tờ chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành nghiệp vụ đó tại NH. Đây là loại chứng từ có giá trị pháp lý trong việc chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản được phản ánh trên các tài khoản kế toán NH. Đại bộ phận chứng từ kế toán NH đều do khách hàng lập và nộp vào ngân hàng theo mẫu qui định Phần lớn chứng từ kế toán của ngân hàng đều là chứng từ gốc kiêm chứng từ ghi sổ, do đó đòi hỏi phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ, an toàn tài sản xã hội. Khối lượng chứng từ kế toán ngân hàng rất lớn, phong phú về thể loại, luân chuyển phức tạp, mẫu mã được tiêu chuẩn hoá, tổ chức luân chuyển khoa học, bảo quản nghiêm ngặt. 1.3- Những nguyên tắc cơ bản trong kế toán ngân hàng - Ghi Nợ trước, ghi Có sau: Đây là nguyên tắc quan trọng đảm bảo cho sự an toàn tài sản. Ghi Nợ trước, ghi Có sau có nghĩa là có tiền trên tài khoản thì lệnh chi của chủ tài khoản mới được thực hiện, việc thanh toán mới tiến hành được. - Chỉ ghi 1 Nợ nhiều có, hoặc 1 Có nhiều Nợ Nghiêm cấm ghi nhiều Nợ, nhiều Có. 9
9. Chương 1 - Tổng quan về Kế toán Ngân hàng Thương mại Trong kế toán ngân hàng, chứng từ bên Nợ và chứng từ bên Có thường được lưu giữ tại nhiều nơi. Nguyên tắc này đảm bảo cho việc kiểm tra, kiểm soát dễ dàng. 1.4 Phân loại chứng từ Tuỳ theo yêu cầu nghiên cứu, yêu cầu quản lý người ta phân loại chứng từ kế toán ngân hàng theo các cách: - Phân loại theo công dụng: Theo cách phân loại này, chứng từ kế toán ngân hàng được chia thành ba loại: - Chứng từ gốc: là loại chứng từ chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành Chứng từ gốc chưa phải là cơ sở pháp lý cho việc ghi chép sổ sách kế toán. Chứng từ gốc thường là loại kết hợp giữa chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành. Chỉ khi chứng từ mệnh lệnh được chấp hành,thì lúc đó mới có giá trị pháp lý và mới được coi là chứng từ gốc của chứng từ kế toán. Ví dụ: Lệnh điều chuyển vốn, đã có chữ ký thủ trưởng, thì chỉ là chứng từ mệnh lệnh. Khi lệnh trên được thực hiện, có chữ ký người giao, người nhận, lúc đó lệnh điều chuyển vốn mới trở thành chứng từ kế toán (loại chứng từ gốc). - Chứng từ ghi sổ: là mệnh lệnh cho phép phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán. Nó là cơ sở pháp lý cho việc ghi chép sổ sách kế toán và là chứng từ làm thủ tục kế toán. Nó được lập ra dựa trên các chứng từ gốc. Ví dụ: Phiếu chi được lập ra căn cứ vào hoá đơn chi tiêu mua sắm.vv - Chứng từ gốc kiêm chứng từ ghi sổ. Chứng từ này vừa chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoàn thành, vừa là cơ sở pháp lý vào sổ kế toán. Ngày nay, đại bộ phận chứng từ kế toán ngân hàng thuộc loại này. Ví dụ: giấy uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc lĩnh tiền mặt, séc chuyển khoản .v.v là chứng từ gốc kiêm chứng từ ghi sổ. - Phân loại theo mức độ tổng hợp Theo cách này, chứng từ kế toán ngân hàng được chia thành hai loại: - Chứng từ đơn nhất: Chỉ sử dụng cho một loại nghiệp vụ. Ví dụ: phiếu thu, chỉ sử dụng cho nghiệp vụ thu tiền. Séc - chỉ sử dựng cho thể thức thanh toán bằng séc .v.v 10
10. Chương 1 - Tổng quan về Kế toán Ngân hàng Thương mại - Chứng từ tổng hợp: là chứng từ có thể sử dụng cho nhiều loại nghiệp vụ. Ví dụ: bảng kê phiếu chuyển khoản tổng hợp là chứng từ thuộc loại này. Ngoài các cách phân loại trên, người ta còn căn cứ theo mục đích sử dụng và nội dung kinh tế để phân ra các loại chứng từ tiền mặt, chứng từ chuyển khoản, chứng từ nội bảng, chứng từ ngoại bảng, chứng từ nội bộ do ngân hàng lập và chứng từ do khách hàng lập .v.v Việc phân loại dù theo phương pháp nào cũng chỉ nhằm mục đích tổ chức quản lý, tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lý, thực hiện hạch toán kế toán đạt hiệu quả tốt nhất. 1.5- Luân chuyển chứng từ trong ngân hàng Khác với kế toán ngành khác, kế toán ngân hàng có nhiệm vụ theo dõi sự vận động, chuyển dịch các nguồn vốn và tài sản của xã hội, nên việc luân chuyển chứng từ được quy định chặt chẽ. Luân chuyển chứng từ kế toán ngân hàng là quá trình vận động chứng từ, bắt đầu là khâu tiếp nhận từ khách hàng (hoặc chứng từ nội bộ do ngân hàng lập) đến các khâu kiểm soát, thanh toán, hạch toán, đối chiếu lưu trữ bảo quản. Việc luân chuyển chứng từ kế toán ngân hàng được tổ chức phù hợp với vai trò, chức năng của kế toán ngân hàng. Sơ đồ luân chuyển chứng từ Luân chuyển chứng từ tiền mặt: Giấy nộp tiền và Séc Khách hàng lĩnh tiền Kiểm soát viên Thanh toán viên Thủ quỷ trước quỷ ( NH ) Kết hợp chứng từ 11
11. Chương 1 - Tổng quan về Kế toán Ngân hàng Thương mại Luân chuyển chứng từ chuyển khoản giản đơn (1 tài khoản) Uỷ nhiệm chi Khách hàng Thanh toán viên Thanh toán viên bên nợ Bên có Kiểm soát viên Kết hợp chứng từ Luân chuyển chứng từ chuyển khoản phức tạp (Liên quan nhiều tài khoản) Bảng kê nộp séc và các tờ séc Khách hàng (1) Thanh toán viên Thanh toán Thanh toán viên bên có viên Bên nợ Bên nợ (3) (4) (3) (2) (4) Kiểm soát viên Kết hợp chứng từ 12
12. Chương 1 - Tổng quan về Kế toán Ngân hàng Thương mại - Lập chứng từ Lập chứng từ kế toán là việc điền vào các yếu tố có sẵn trên chứng từ nhằm nêu rõ nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trong đó phải ghi đủ các yếu tố cần thiết để xử lý nghiệp vụ và có cơ sở pháp lý để giải quyết những vấn đề phát sinh về sau. Đối với chứng từ do khách hàng lập: Phải theo mẫu thống nhất do ngân hàng quy định viết bằng mực không phai (không được viết bằng mực đỏ, bút chì); không được tẩy xoá, sửa chữa, dán đè. Đối với các chứng từ nhiều liên , khách hàng phải viết lồng đủ các liên cần thiết. Nhân viên NH tuyệt đối không được viết thay khách hàng. Trên các chứng từ phải có đủ các chữ ký qui định. Chữ ký và con dấu phải đúng mẫu đã đăng ký với ngân hàng. Đối với chứng từ do ngân hàng lập, Ngân hàng không được lập chứng từ để trích tài khoản của khách hàng khi không có sự uỷ nhiệm của khách hàng. Trừ trường hợp trích tài khoản để thu nợ theo hợp đồng tín dụng và trường hợp có lệnh của cơ quan có thẩm quyền yêu cầu trích tài khoản. Những chứng từ quan trọng có đánh số thứ tự liên tục, khi viết sai phải gạch chéo để huỷ bỏ trước khi lập chứng từ thay thế. - Ký chứng từ kế toán Đối với khách hàng, phải đủ hai loại chữ ký + Loại chữ ký thứ nhất, là chữ ký của chủ tài khoản, hoặc người có đủ tư cách pháp nhân quyết định về tài sản, tài chính, tiền vốn. + Loại chữ ký thứ hai, là chữ ký kế toán trưởng. Đối với ngân hàng + Chữ ký của nhân viên thừa hành (thanh toán viên, kiểm soát viên, thủ quỹ) + Loại chữ ký thứ nhất (giám đốc, hoặc phó giám đốc; kế toán trưởng) - Kiểm soát chứng từ Kiểm soát trước: Kiểm soát thủ tục mẫu giấy tờ, mẫu chữ ký, nội dung nghiệp vụ kinh tế, số dư tài khoản Kiểm soát sau: Kiểm soát tính chính xác, tính pháp lý của các chứng từ (kể cả mẫu chữ ký của thanh toán viên) 13
13. Chương 1 - Tổng quan về Kế toán Ngân hàng Thương mại 1.6- Hệ thống tài khoản kế toán các ngân hàng thương mại và tổ chức tín dụng (xem phụ lục 46). -Tài khoản nội bảng Ký hiệu tài khoản Hệ thống tài khoản kế toán các ngân hàng thương mại và tổ chức tín dụng (gọi chung là tổ chức tín dụng) gồm các tài khoản trong bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài bảng cân đối (ngoại bảng ). Hệ thống tài khoản được bố trí thành 9 loại. Các tài khoản trong bảng cân đối kế toán gồm 8 loại, từ loại 1 đến loại 8. Các tài khoản được bố trí theo hệ thống thập phân nhiều cấp, từ cấp I đến cấp V được ký hiệu từ 2 đến 6 chữ số. Tài khoản cấp I được ký hiệu bằng 2 chữ số, từ 10 đến 99. Mỗi loại tài khoản được bố trí tối đa 10 tài khoản cấp I. - Tài khoản cấp II được ký hiệu bằng 3 chữ số. Hai số đầu (từ trái sang phải ) là ký hiệu tài khoản cấp I; số thứ 3 là số thứ tự tài khoản cấp II. Trong tài khoản cấp Iđược ký hiệu từ 1 đến 9. - Tài khoản cấp III được ký hiệu bằng 4 chữ số. Ba chữ số đầu (từ trái sang phải )là số hiệu tài khoản cấp II; số thứ 4 là số thứ tự tài khoản cấp III trong tài khoản cấp II, được ký hiệu từ 1 đến 9. Các tài khoản cấp I, II, III dùng làm cơ sở hạch toán kế toán thống nhất trong tất cả các tổ chức tín dụng, để báo cáo lên NH Nhà nước Trung ương. Các tài khoản cấp IV, V là những tài khoản bổ sung, do Tổng giám đốc tổ chức tín dụng quy định đáp ứng yêu cầu hạch toán theo từng nghiệp vụ của đơn vị mình. Khi mở thêm và ghi số liệu tài khoản cấp IV (Nếu không có tài khoản cấp III) thì các đơn vị ghi thêm số O vào bên phải số hiệu tài khoản cấp II, để đủ 4 chữ số; đủ số lượng chữ số của tài khoản cấp III khác. - Ký hiệu tiền tệ trong tài khoản. Để phân biệt tiền VN với ngoại tệ và các loại ngoại tệ với nhau, ký hiệu tiền tệ được ghi vào bên phải tiếp theo số hiệu tài khoản tổng hợp bằng 2 chữ số,được ký hiệu từ 00 đến 99. - Định khoản và ký hiệu tài khoản chi tiết. Tài khoản chi tiết (tiểu khoản) dùng để theo dõi chi tiết các đối tượng hạch toán của tài khoản tổng hợp. 14
14. Chương 1 - Tổng quan về Kế toán Ngân hàng Thương mại Cách ghi số hiệu tiểu khoản. Phần thứ nhất ghi số hiệu tài khoản tổng hợp và ký hiệu tiền tệ. Phần thứ hai ghi số thứ tự tiểu khoản. Nếu một tài khoản tổng hợp có dưới 10 tiểu khoản, thì số thứ tự tiểu khoản được ký hiệu bằng một chữ số từ 1 đến 9. Nếu một tài khoản tổng hợp có dưới 100 tiểu khoản thì ký hiệu từ 01 đến 99. Nếu có dưới 1.000 tiểu khoản thì ký hiệu bằng 3 chữ số từ 001 đến 999. Số thứ tự tiểu khoản được ghi vào bên phải của số hiệu tài khoản tổng hợp và ký hiệu tiền tệ. Giữa số hiệu tài khoản tổng hợp, số hiệu tiền tệ và số thứ tự tiểu khoản được phân biệt bằng dấu chấm ( . ) Ví dụ : 4321.37.18 4221 là số hiệu tài khoản tổng hợp - tiền gửi không kỳ hạn bằng ngoại tệ của khách hàng trong nước 37 là số hiệu tiền Mỹ USD 18 là số thứ tự tiểu khoản doanh nghiệp ( hay cá nhân ) - Tài khoản ngoại bảng Tài khoản ngoại bảng là các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán. các tài khoản này cũng phản ánh giá trị bằng tiền những tài sản không thuộc sở hữu của ngân hàng, như các loại ngân phiếu thanh toán không có giá trị lưu hành, ngoại tệ giữ hộ khách hàng, các cam kết bảo lãnh, lãi cho vay chưa thu được, tài sản dùng để cho thuê tài chính vv Tài khoản ngoại bảng gồm một loại (loại 9) Tài khoản này cũng được ký hiệu tương tự như các tài khoản nội bảng, có số hiệu từ 90 đến 99. Ví dụ 90 là tài khoản tiền và ngân phiếu thanh toán không có giá trị lưu hành, tài khoản cấp III - 9011 là tài khoản tiền mẫu; 9019 - tiền nghi giả (tiền bị nghi là tiền giả).v.v Hạch toán ngoại bảng là hạch toán đơn, ghi nhập, xuất và số còn lại. 15
15. Chương 2 kế toán các thể thức thanh toán qua ngân hàng Ngân hàng là một ngành kinh tế đặc thù, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ, có trách nhiệm toàn diện đối với việc tổ chức thanh toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân và trên phạm vi toàn cầu khi hoạt động tiền tệ đã đạt trình độ quốc tế hoá cao. Do đó, nếu như các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong nước thực hiện chế độ kế toán theo hệ thống tài khoản thống nhất do Bộ Tài chính ban hành, thì đối với ngân hàng, Chính phủ cho phép thực hiện chế độ kế toán theo hệ thống tài khoản riêng do Thống đốc ngân hàng Nhà nước quyết định. Chính vì vậy, kế toán thanh toán trong nền kinh tế quốc dân qua hệ thống ngân hàng trở thành một đối tượng nghiên cứu riêng biệt đối với sinh viên các trường đại học cũng như đối với các nhà kinh tế. 2-1 Thanh toán không dùng tiền mặt: 2.1.1- Khái niệm: Thanh toán không dùng tiền mặt (thanh toán chuyển khoản) là phương thức chi trả thực hiện bằng cách trích một số tiền từ tài khoản người chi chuyển sang tài khoản người được hưởng. Các tài khoản này đều được mở tại ngân hàng. Thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng mở rộng là do sự phát triển chức năng phương tiện thanh toán của tiền tệ; tuy nhiên sự mở rộng thanh toán không dùng tiền mặt 16
16. Chương 2 - Kế toán các thể thức thanh toán qua ngân hàng liên quan đến quy luật tạo tiền, tăng bội số tín dụng của các ngân hàng thương mại cũng như thay đổi mối quan hệ giữa tiền mặt và tiền ghi sổ (M và M1). 2.1.2- Các thể thức thanh toán Phân biệt thể thức, phương thức thanh toán và phương tiện thanh toán: - Thể thức thanh toán là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt được thể chế hoá trong các văn bản pháp quy. Ngân hàng tổ chức hạch toán kế toán và lưu chuyển chứng từ, xử lý chứng từ theo từng thể thức thanh toán cụ thể, được hạch toán ngay sau mỗi lần mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ - Phương thức thanh toán là phương pháp cách thức thanh toán không hạch toán từng món, từng lần mà hạch toán theo kế hoạch, quyết toán vào cuối kỳ, hoặc thanh toán bằng cách bù trừ chỉ thanh toán số chênh lệch phải thu hoặc phải trả. Trong thực tế, các doanh nghiệp có quan hệ thường xuyên với nhau hoặc các doanh nghiệp với Ngân sách nhà nước, có thể chi trả thanh toán phần chênh lệch - gọi là thanh toán bù trừ, các đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ đều đặn, có thể thanh toán theo kế hoạch. Ví dụ, những cơ quan, những gia đình không lắp đồng hồ đo nước, có thể thanh toán với công ty cung cấp nước sạch theo định kỳ kế hoạch và khối lượng nước cung cấp theo kế hoạch tính trên đầu người. - Phương tiện thanh toán là tất cả các công cụ thanh toán trong nền kinh tế quốc dân, bao gồm tiền mặt và các công cụ chuyển khoản như séc, uỷ nhiệm chi vv vv - Tổng phương tiện thanh toán là tổng giá trị thanh toán mà toàn bộ hệ thống các ngân hàng thực hiện trong một năm bằng các phương tiện thanh toán gồm tiền mặt và các công cụ chuyển khoản. Các thể thức thanh toán không dùng tiền mặt hiện hành, gồm: - Séc: Séc chuyển khoản, séc bảo chi, sổ séc định mức. - Uỷ nhiệm chi - chuyển tiền - Uỷ nhiệm thu. - Thư tín dụng. - Thẻ thanh toán. 2.1.3- Chứng từ kế toán thanh toán không dùng tiền mặt: Do có nhiều thể thức thanh toán, nên chứng từ kế toán thanh toán cũng có nhiều loại sử dụng cho từng thể thức và theo mẫu thống nhất. Có một số chứng từ đòi hỏi phải bảo quản nghiêm ngặt như các loại séc, giấy báo liên hàng v.v Thông thường một bộ chứng từ thanh toán có 4 liên trong đó. Một liên dùng để ghi sổ kế toán bên Nợ. Một liên báo Nợ. Một liên để ghi Có. Một liên báo Có. 17
17. Chương 2 - Kế toán các thể thức thanh toán qua ngân hàng 2-2 Kế toán thanh toán séc Khái niệm: Séc (check, Chèque) là giấy tờ có giá do người kí phát lập, ra lệnh cho người bị kí phát là ngân hàng hoặc tổ chức dịch vụ thanh toán, trích một số tiền nhất định từ tài khoản của mình để thanh toán cho người thụ hưởng. Liên quan đến Séc có các chủ thể sau: - Người ký phát: là người lập séc và ký tên trên séc ra lệnh cho người thực hiện thanh toán trả số tiền trên séc. - Người được trả tiền: là người mà người ký phát chỉ định, có quyền hưởng hoặc chuyển nhượng đối với số tiền ghi trên tờ séc. - Người thụ hưởng: là người cầm tờ séc mà tờ séc đó: + Có ghi tên người được trả tiền chính là mình, hoặc: + Không ghi tên, nhưng ghi cụm từ “ Trả cho người cầm Séc”, hoặc: + Người đã được chuyển nhượng bằng ký hậu, thông qua chữ ký chuyển nhượng. Nội dung tờ séc Mặt trước tờ séc gồm các yếu tố: - Chữ séc được ghi phía trên - Số séc - Người được trả tiền - Số tiền xác định bằng số và bằng chữ - Tên người thực hiện thanh toán - Địa điểm thanh toán - Ngày ký phát - Chữ ký (ghi họ, tên) của người ký phát Từng ngân hàng thương mại thiết kế mẫu séc riêng của NH mình để cung ứng cho khách hàng.(Xem phụ lục 2). Chuyển nhượng séc (bằng cách ký hậu) Một tờ séc có ghi tên người trả tiền, thì người được trả tiền có thể được chuyển nhượng tờ séc đó bằng cách ghi vào mặt sau tờ séc tên người được chuyển nhượng, ngày tháng được chuyển nhượng, ký và ghi rõ họ tên, địa chỉ của người chuyển nhượng. Người được chuyển nhượng séc thứ nhất có thể chuyển nhượng cho người thứ hai, người thứ hai có thể chuyển nhượng cho người thứ ba . 18
18. Chương 2 - Kế toán các thể thức thanh toán qua ngân hàng Các loại séc Tuy về hình thức séc có một mẫu in sẵn dùng chung cho các loại hinh thanh toán, nhưng theo tính chất kinh tế, tính chất tiền tệ và thanh toán, séc được chia ra các loại: - Séc tiền mặt - Séc chuyển khoản - Séc bảo chi. Thời hạn xuất trình séc Thời hạn xuất trình séc là 30 ngày kể từ ngày ký phát. Các tổ chức thu hộ (các tổ chức cung ứng dịch vụ, thanh toán) được người thụ hưởng ủy quyền xuất trình, có thể thu những tờ séc đã quá 30 ngày. Trong những trường hợp có lý do bất khả kháng nhưng chưa quá 6 tháng (Theo thông tư số 05 ngày 15/09/2004 của Thống đốc NH Nhà nước) NH vẫn xem xét cho thanh toán. Điều kiện ký phát séc Người ký phát séc phải có tài khoản tại NH và phải có số dư trên tài khoản đủ để thanh toán số tiền trên tờ séc đã ký phát. Sử dụng séc và kế toán thanh toán 2-2-1 Séc tiền mặt. Trên tờ séc nếu không có cụm từ “Trả vào tài khoản” thì người thụ hưởng có quyền lĩnh tiền mặt (cũng có quyền chuyển vào tào khoản). Khi người thụ hưởng séc tiền mặt đem séc đến NH, kế toán NH kiểm soát các nội dung ghi trên tờ séc. Nếu séc hợp lệ, tài khoản người ký phát đủ tiền thì phát tiền và ghi: Nợ : Tài khoản tiền gửi người ký phát (nếu người thụ hưởng nộp séc vào NH có tài khoản người ký phát), hoặc Nợ : Tài khoản bù trừ, hoặc tài khoản tiền gửi tại NH Nhà nước hoặc tài khỏan tiền gửi của NH thanh toán (nếu người thụ hưởng nộp séc vào nơi không có tài khoản của người ký phát séc). Có : Tài khoản 1011- tiền mặt. Tờ séc được dùng làm chứng từ ghi nợ tài khoản người ký phát séc. 2-2-2 Séc chuyển khoản: Séc chuyển khoản không được phép lĩnh tiền mặt. Trên tờ séc (theo cùng mẫu) nếu có ghi thêm cụm từ “ Trả vào tài khoản” thì séc này được thanh toán chuyển khoản bằng cách trích tiền từ tài khoản người ký phát chuyển vào tài khoản người thụ hưởng. 19
19. Chương 2 - Kế toán các thể thức thanh toán qua ngân hàng Qui trình ký phát và thanh toán Ký phát Người ký phát séc chuyển khoản phải ghi ( hoặc đóng dấu) trên tờ séc cụm từ “ Trả vào tài khoản”. Tờ séc phải được ghi đầy đủ các yếu tố, ký tên theo đúng mẫu chữ ký đã đăng ký với NH. Thanh toán Người thụ hưởng séc muốn được thanh toán séc, phải lập bảng kê nộp séc theo mẫu của NH (xem phụ lục 3). Thông thường bảng kê nộp séc phải lập 2 liên, một liên dùng để ghi có tài khỏan người thụ hưởng, một liên dùng để báo có cho người thụ hưởng. Nộp tờ séc cùng bảng kê vào bất cứ NH nào. Thanh toán cùng một ngân hàng - Nếu người thụ hưởng séc nộp séc và bảng kê nộp séc vào NH có tài khoản của người ký phát séc, nếu số dư tiền gửi đủ khả năng thanh toán thì NH hạch toán. + Nợ tài khoản người ký phát séc + Có tài khoản tiền gửi người thụ hưởng séc. Ví dụ: Công ty Đại Đồng có tài khoản tại chi nhánh Ngân hàng Công thương Ba Đình. Công ty này phát hành một séc chuyển khoản 120 triệu đồng trả cho công ty Thắng Lợi có tài khoản tại NH Công thương Ba Đình. Khi công ty Thắng Lợi nộp tờ séc cùng với 2 liên bảng kê nộp séc vào NH Công thương Ba Đình, kế toán NH ghi: - Nợ TK Công ty Đại Đồng 120tr - Có TK Công ty Thắng Lợi 120tr. Tờ Séc làm chứng từ ghi Nợ. Bảng kê nộp séc làm chứng từ ghi Có và báo Có. Thanh toán qua 2 ngân hàng Thanh tóan qua 2 NH diễn ra khi người phát hành séc và người thụ hưởng séc mở tài khỏan ở hai NH. - Nếu người thụ hưởng nộp séc và bảng kê nộp séc vào NH thu hộ, NH này hạch toán: Nợ TK 5012 – Thanh toán bù trừ, hoặc Nợ TK 1113 – Tiền gửi tại NH Nhà nước, hoặc Nợ TK – Tiền gửi của NH thực hiện thanh toán (nếu có tiền gửi) Có TK – Tiền gửi của người thụ hưởng séc Các tờ séc dùng làm chứng từ ghi Nợ, các bảng kê nộp séc làm chứng từ ghi Có và báo Có. 20
20. Chương 2 - Kế toán các thể thức thanh toán qua ngân hàng Nếu người thụ hưởng séc nộp chứng từ vào NH, nơi người phát hành séc mở tài khoản, kế toán ghi: Nợ TK người phát hành séc Có TK 5012, hoặc tài khỏan thích hợp Tờ séc làm chứng từ ghi Nợ. Để ghi Có vào tài khoản 5012 (hoặc tài khỏan thích hợp ) kế toán phải lập bảng kê 12 – bảng kê thanh toán bù trừ ( hoặc các chứng từ phù hợp). Sau khi ghi sổ, kế toán gửi 2 liên bảng kê nộp séc và bảng kê 12 (hoặc chứng từ phù hợp) tới NH có tài khoản người thụ hưởng séc. Tại ngân hàng có tài khoản người thụ hưởng séc, kế toán ghi: Nợ TK 5012 (hoặc TK thích hợp) Có tài khỏan người thụ hưởng séc Bảng kẻ 12 (bảng kê thanh toán bù trừ) dùng làm chứng từ ghi Nợ. Bảng kê nộp séc làm chứng từ ghi Có, báo Có. Từ chối thanh toán Từ chối thanh toán diễn ra khi tài khoản của người ký phát không đủ khả năng thanh toán. Khi xẩy ra trường hợp này thì xử lý như sau: Đối với ngân hàng thanh toán Khi tài khoản người ký phát không đủ khả năng thanh toán số tiền trên tờ séc, NH phải: - Báo cho người ký phát nộp tiền vào tài khoản để thanh toán - Báo cho người xuất trình séc biết Khi người thụ hưởng séc yêu cầu thì NH: - Lập giấy xác nhận từ chối thanh toán toàn bộ hay một phần số tiền trên tờ séc theo mẫu (xem phụ lục 4). - Nếu thanh toán một phần thì ghi trên mặt trước tờ séc số tiền thanh toán và số tiền còn lại. - Giao giấy xác nhận từ chối và tờ séc cho người thụ hưởng (hoặc giao qua NH thu hộ). Nếu quá thời hạn người thụ hưởng séc yêu cầu, người ký phát không nộp tiền vào tài khoản, NH áp dụng các hình thức kỷ luật thanh toán. Đối với người thụ hưởng Khi bị từ chối thanh toán, người thụ hưởng có quyền yêu cầu ngân hàng: - Thanh toán một phần số tiền trên tờ séc bằng số tiền có trên tài khoản người ký phát - Lập lệnh thu và giấy biên nhận séc (xem phụ lục 5 và 6). 21
21. Chương 2 - Kế toán các thể thức thanh toán qua ngân hàng ( Trong lệnh thu, người thụ hưởng được quyền yêu cầu người ký phát trong vòng 5 ngày kể từ ngày phát lệnh, người ký phát phải thanh toán). 2.2.3 Các hình thức kỷ luật thanh toán séc Phạt tiền Theo lệnh thu của người thụ hưởng séc, tối đa 5 ngày kể từ ngày phát lệnh thu đối với séc không được người ký phát thanh toán NH sẽ phạt chậm trả. Số tiền phạt chậm trả = Số tiền chậm thanh toán x Lãi suất cơ bản x Số ngày chậm trả x 200%. Số tiền này người thụ hưởng séc được nhận. Đình chỉ quyền ký phát séc Trường hợp ký phát séc không đủ khả năng thanh toán được coi là vô tình là khi được thông báo đã nộp đủ tiền để thanh toán trong vòng 5 ngày. Trường hợp này, nếu vi phạm lần thứ hai cách lần thứ nhất dưới một năm thì bị đình chỉ phát hành séc trong thời gian 3 tháng. Sau 3 tháng NH sẽ xem xét lại và cung cấp lại séc trắng nên được tiếp tục ký phát séc. Đình chỉ vĩnh viễn quyền ký phát séc Người vi phạm ký phát séc không đủ khả năng thanh toán do vô tình nhưng tái phạm lần thứ 3 cách lần thứ 2 dưới một năm. Người vi phạm cố tình, tức là khi được báo về tình trạng thiếu khả năng thanh toán, mà trong vòng 5 ngày không nộp tiền vào tài khoản để thanh toán séc đối với loại vi phạm này còn bị phong toả tài khoản. Thu hồi séc trắng Tất cả các trường hợp bị đình chỉ ký phát séc đều bị thu hồi séc trắng do NH đã cung cấp trước đây. 2.2.4 Séc bảo chi Séc bảo chi do chủ tài khoản phát hành, được ngân hàng đảm bảo thanh toán. Người phát hành séc phải lưu ký trước số tiền ghi trên tờ séc, vào một tài khoản riêng. Thủ tục phát hành Một lần phát hành séc bảo chi, chủ tài khoản lập 3 liên uỷ nhiệm chi (Phụ lục số 8) kèm theo tờ séc có ghi đầy đủ các yếu tố, trực tiếp nộp vào ngân hàng nơi mình mở tài khoản. Nhận được các chứng từ này, ngân hàng sử dụng các liên uỷ nhiệm chi để hạch toán Nợ TK Người xin bảo chi séc Có TK 4271 Kí quỹ đảm bảo thanh toán séc - Một liên UNC làm chứng từ ghi Nợ. 22
22. Chương 2 - Kế toán các thể thức thanh toán qua ngân hàng - Một liên UNC làm chứng từ báo Nợ. - Một liên UNC làm chứng từ ghi Có. Ngân hàng ký tên đóng dấu ghi ngày tháng bảo chi lên mặt trước tờ séc. Qui trình thanh toán Thủ tục thanh toán séc bảo chi được tiến hành như đối với thanh toán séc chuyển khoản. Tuy nhiên, không ghi Nợ tài khoản tiền gửi của người phát hành séc, mà ghi Nợ tài khoản tiền ký quỹ đảm bảo thanh toán séc (TK 4271). Thanh toán cùng ngân hàng Ví Dụ: Công ty Đông Đô phát hành 1 séc bảo chi 130 triệu đồng trả cho công ty Đại Nam. Hai công ty này có TK tại 1 ngân hàng. Trình tự kế toán thanh toán như sau: TK Tiền gửi TK 4271 - TK Tiền gửi công ty Đông Đô Tiền ký quỹ đảm bảo công ty Đại Nam 130 130 (1) Khi bảo chi (2) Khi thanh toán 130 130 (1) Trích TK tiền gửi của người phát hành séc để ký gửi tiền đảm bảo thanh toán séc - UNC làm chứng từ ghi Nợ, báo Nợ và Ghi Có. (2) Hạch toán khi người thụ hưởng nộp séc vào ngân hàng. - Tờ séc làm chứng từ ghi Nợ. - Bảng kê nộp séc làm chứng từ ghi có, báo có Thanh toán qua 2 ngân hàng - Tại NH phát hành séc bảo chi Khi khách hàng đưa uỷ nhiệm chi và tờ séc viết sẵn tới NH, kế toán ghi: - Nợ TK Người xin bảo chi séc - Có TK 4271 Kí quỹ đảm bảo thanh toán séc 1 liên uỷ nhiệm chi dùng làm chứng từ ghi Nợ; 1 liên uỷ nhiệm chi báo Nợ, 1 liên Ghi Có Kế toán kí và đóng dấu bảo chi séc, trả lại séc cho khách hàng. Khi nhận được séc bảo chi và bảng kê 12 (hoặc chứng từ thích hợp) do ngân hàng thanh toán gửi tới , kế toán ghi: 23
23. Chương 2 - Kế toán các thể thức thanh toán qua ngân hàng - Nợ TK 4271 - Có TK 5012 (hoặc TK thích hợp) - Tại NH có tài khoản người thụ hưởng séc Khi người thụ hưởng séc nộp séc vào NH nơi họ mở tài khoản, Kế toán ghi: - Nợ TK 5012 ( hoặc TK thích hợp) - Có TK người thụ hưởng séc Lập bảng kê 12 - bảng kê thanh toán bù trừ ( hoặc lập chứng từ thích hợp) làm chứng từ ghi Nợ. Bảng kê nộp séc làm chứng từ ghi Có, báo Có. Gửi bảng kê 12 ( hoặc chứng từ thích hợp đã lập) cùng tờ séc tới NH phát hành séc bảo chi. 2.2.5- Sổ séc định mức Sổ séc định mức được áp dụng theo yêu cầu của khách hàng hoặc theo quy định của ngân hàng, với số tiền ấn định được phép phát hành cho cả sổ séc. ở nước ta, loại séc này được sử dụng 35 nămn từ năm 1962 đến năm 1996. Hiện nay trên thế giới có một số nước vẫn sử dụng, nên chúng ta cần phải nghiên cứu. Muốn sử dụng sổ séc định mức, khách hàng phải lưu ký số tiền cần mở sổ séc định mức vào một tài khoản riêng tại ngân hàng. Tiền lưu ký không được hưởng lãi. Sổ séc định mức có quy định thời hạn hiệu lực tối đa (có khi tới hàng tháng). Các tờ séc phát hành quá số dư sẽ bị phạt. Qui trình thanh toán séc định mức được thực hiện như thanh toán séc bảo chi. Khi hết thời hạn, séc định mức phải được tất toán. Hàng tháng nộp lại séc đó cho ngân hàng kể cả những tờ chưa phát hành. Ngân hàng sẽ làm thủ tục huỷ các tờ chưa phát hành và chuyển số tiền còn lại từ tài khoản ký quĩ vào tài khoản tiền gửi của người mở sổ séc định mức. 2.3 kế toán thanh toán uỷ nhiệm chi - chuyển tiền 2.3.1 Khái niệm Uỷ nhiệm chi là lệnh viết của chủ tài khoản yêu cầu ngân hàng phục vụ mình trích một số tiền nhất định từ tài khoản của mình chuyển vào tài khoản được hưởng để thanh toán tiền mua bán, cung ứng hàng hoá, dịch vụ, hoặc nộp thuế, thanh toán nợ . Uỷ nhiệm chi được áp dụng để thanh toán cho người được hưởng có tài khoản ở cùng ngân hàng, khác hệ thống ngân hàng, khác tỉnh (Xem phụ lục 8). 2.3.2 Quy trình thanh toán uỷ nhiệm chi Sau khi nhận được hàng hoá, dịch vụ cung ứng của đơn vị bán, đơn vị mua phải lập 4 liên uỷ nhiệm chi theo mẫu, đúng nội dung quy định: có dấu, chữ ký của chủ tài khoản. - Thanh toán cùng Ngân hàng 24
24. Chương 2 - Kế toán các thể thức thanh toán qua ngân hàng Sơ đồ quy trình thanh toán cùng 1 ngân hàng (1) Đơn vị mua Đơn vị bán (3) (2) (3) Ngân hàng (1) Giao hàng (2) Đơn vị mua lập uỷ nhiệm chi gửi ngân hàng để thanh toán (3) Ngân hàng thanh toán, hạch toán, báo nợ, báo có - Thanh toán qua 2 ngân hàng Sơ đồ quy trình thanh toán qua 2 ngân hàng (1) Đơn vị mua Đơn vị bán (2) (3a) (4) (3b) NH bên mua NH bên bán (1) Đơn vị bán giao hàng (2) Đơn vị mua lập uỷ nhiệm chi vào ngân hàng phục vụ mình (3) Ngân hàng bên mua làm thủ tục thanh toán qua ngân hàng Nhà nước, hoặc thanh toán bù trừ, hoặc thanh toán liên hàng, gửi giấy báo Có tới NH bên bán. (4) NH bên bán báo Có cho đơn vị bán Trường hợp 2 đơn vị (bán và mua) cùng mở tài khoản ở một ngân hàng, kế toán kiểm soát nội dung, nếu hợp lệ thì thanh toán: Nợ TK tiền gửi đơn vị mua Có TK tiền gửi đơn vị bán Một liên làm chứng từ ghi Nợ TK đơn vị mua Một liên giấy báo Nợ Một liên chứng từ ghi Có cho đơn vị bán Một liên báo Có. 25
25. Chương 2 - Kế toán các thể thức thanh toán qua ngân hàng - Trường hợp người mua, người bán mở tài khoản ở 2 ngân hàng thương mại khác nhau thì tuỳ theo hình thức thanh toán mà ngân hàng bên mua phải lập thêm các chứng từ sau: + Nếu thanh toán bằng tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước thì lập thêm hai liên bảng kê (BK11) theo mẫu (Xem phụ lục 9): Dựa vào uỷ nhiệm chi và bảng kê, kế toán ghi - Nợ TK Tiền gửi đơn vị mua - Có TK 1113 Tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước Gửi tới ngân hàng Nhà nước bảng kê và 2 liên uỷ nhiệm chi + Nếu thanh toán bù trừ thì lập thêm 2 bảng kê theo mẫu (BK12) (Xem phụ lục 10): Dựa vào uỷ nhiệm chi và bảng kê, kế toán ghi: - Nợ TK tiền gửi đơn vị mua - Có TK 5012 Thanh toán bù trừ của ngân hàng thành viên Gửi bảng kê và 2 liên uỷ nhiệm chi tới ngân hàng bên bán + Nếu thanh toán qua liên hàng thì ghi - Nợ TK tiền gửi đơn vị mua - Có TK 5211 (hoặc 5231) liên hàng đi năm nay. Tuỳ theo hình thức thanh toán nhận được từ ngân hàng bên mua. Khi nhận được từ ngân hàng bên mua 2 liên uỷ nhiệm chi, ngân hàng bên bán tuỳ theo loại bảng kê mà hạch toán: - Nợ TK 1113 tiền gửi tại ngân hàng Nhà nước, nếu nhận được bảng kê 11, hoặc - Nợ TK 5012 thanh toán bù trừ, nếu nhận được bảng kê số 12, hoặc - Nợ TK 5212 Liên hàng đến năm nay, nếu nhận được giấy báo liên hàng. - Có TK Tiền gửi của đơn vị bán 2.3.3 Séc chuyển tiền Khi thanh toán khác địa phương, nhưng cùng một hệ thống ngân hàng thương mại, đơn vị mua hàng có thể sử dụng séc chuyển tiền cầm tay. Quy trình a) Thủ tục cấp séc Muốn được cấp séc chuyển tiền, đơn vị phải lập uỷ nhiệm chi 3 liên ghi nội dung mục đích , họ tên, số CMND người cầm séc nộp vào ngân hàng phục vụ mình. Ngân hàng yêu cầu người cầm séc ký tên vào mặt sau cuống séc rồi giao séc và giao cả 2 liên séc chuyển tiền (bản chính và bản điệp, cho người cầm séc). b) Hạch toán khi cấp séc 26
26. Chương 2 - Kế toán các thể thức thanh toán qua ngân hàng Sau khi trao séc, kế toán ngân hàng hạch toán: Một liên uỷ nhiệm chi ghi Nợ TK tiền gửi đơn vị chuyển tiền Một liên uỷ nhiệm chi ghi Có TK 4271 ký quỹ đảm bảo thanh toán séc. Một liên uỷ nhiệm chi: báo Nợ. c) Hạch toán khi thanh toán: Để được thanh toán séc chuyển tiền, người cầm séc phải nộp cả 2 liên séc chuyển tiền vào ngân hàng trả tiền, ngân hàng trả tiền lập giấy báo Nợ liên hàng, gửi ngân hàng cấp séc. Xử lý chứng từ và hạch toán như sau: Một liên giấy báo Nợ liên hàng và bản điệp séc chuyển tiền gửi ngân hàng cấp séc. Một liên giấy báo Nợ liên hàng gửi trung tâm kiểm soát lập sổ đối chiếu liên hàng. Một liên ghi Nợ TK 5211 liên hàng đi năm nay. Bản chính séc cầm tay dùng để: Ghi Có Tk 454: Chuyển tiền phải trả, đứng tên người cầm séc. Sau đó trả tiền cho khách hàng theo yêu cầu, nếu trả tiền mặt ghi: Nợ TK 454 Có TK 1011 Tại ngân hàng cấp séc Khi nhận được giấy báo Nợ liên hàng và bản điệp séc cầm tay, sử dụng chứng từ như sau: Bản điệp séc cầm tay: Dùng để ghi Nợ TK 4271 Giáo báo liên hàng: Dùng để ghi Có TK 5212 liên hàng đến năm nay. Sơ đồ hạch toán Ngân hàng cấp séc Ngân hàng trả tiền 4271 Tiền gửi ký quỹ TK TG 454 chuyển tiền Tk 5211 Liên hàng bảo đảm đơn vị chuyển tiền phải trả đi năm nay 150tr (1) 150tr 150tr 150tr (2) 150tr 150tr TK 5212 Liên hàng đến TK 1011 Tiền mặt (4) (3) 150tr 150tr 27
27. Chương 2 - Kế toán các thể thức thanh toán qua ngân hàng (1) Khi ngân hàng cấp séc chuyển tiền (2) Khi ngân hàng trả tiền nhận được séc do khách cầm tới (3) Ngân hàng trả tiền chi tiền mặt cho khách. (4) Ngân hàng cấp séc nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng trả tiền. 2.4 kế toán thanh toán uỷ nhiệm thu 2.4.1 Khái niệm uỷ nhiệm thu (UNT) là lệnh viết trên mẫu in sẫn, đơn vị bán lập, nhờ ngân hàng phục vụ mình thu hộ tiền sau khi đã hoàn thành cung ứng hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho đơn vị mua theo hợp đồng thoả thuận (Xem phụ lục 11). 2.4.2 Quy trình thanh toán Đơn vị bán hàng phải lập 4 liên uỷ nhiệm thu kèm theo hoá đơn giao hàng có chữ ký nhận hàng, nộp vào ngân hàng phục vụ mình. 2.4.2.1 Hạch toán tại ngân hàng bên bán Nếu 2 đơn vị mở tài khoản cùng ngân hàng: Dùng một liên. Uỷ nhiệm thu:ghi Nợ TK đơn vị mua. Một liên báo Nợ đơn vị mua. Một liên ghi Có TK đơn vị bán. Một liên báo Có đơn vị bán. Nếu đơn vị mua không có tiền,sẽ tính phạt chậm trả. Nếu 2 đơn vị mở TK ở 2 ngân hàng Sơ đồ thanh toán UNT khác Ngân Hàng (1) Giao hàng Đơn vị mua Đơn vị bán (5) Ghi Có (4a) (2) cho đơn vị bán Trích TK Nộp UNT (3) Chuyển UNT NH bên mua NH bên bán (4b) Thanh toán 28
28. Chương 2 - Kế toán các thể thức thanh toán qua ngân hàng Ngân hàng bên bán phải tách 1 liên uỷ nhiệm thu để lưu, theo dõi tại ngân hàng mình còn 3 liên gửi tới ngân hàng bên mua để ghi Nợ TK đơn vị mua. Khi uỷ nhiệm thu được bên mua thanh toán, tuỳ theo hình thức thanh toán mà ngân hàng bên bán nhận được các chứng từ phù hợp,để: Ghi Nợ TK 1113, Nếu nhận được bảng kê 11, hoặc. Nợ TK 5012, Nếu nhận được bảng kê 12, hoặc. Nợ TK 5212, Nếu nhận được giấy báo liên hàng. Có TK đơn vị bán. 2.4.2.2 Hạch toán tại ngân hàng bên mua Nếu 2 đơn vị cùng có TK tại NH này thì hạch toán như mục 2.4. 2.1 Nếu 2 đơn vị mở TK ở 2 ngân hàng Ngân hàng lập 2 liên bảng kê số 11 nếu thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại NH Nhà nước; 2 liên bảng kê 12 nếu thanh toán bù trừ; lập giấy báo liên hàng, nếu thanh toán qua liên hàng. Đồng thời ghi: Nợ TK đơn vị mua. Có TK 1113. Nếu lập bảng kê 11, hoặc. Có TK 5012. Nếu lập bảng kê 12, hoặc. Có TK 5211. Nếu lập giấy báo liên hàng. 2.5 kế toán thanh toán thư tín dụng 2.5.1- Khái niệm: Thư tín dụng (TTD) là lệnh của ngân hàng bên mua đối với NH bên bán khác địa phương yêu cầu trả tiền theo các chứng từ của người bán đã giao hàng hoá, cung ứng dịch vụ theo đúng điều kiện của người mua. Theo thể thức thanh toán này, khi bên bán đã sẵn sàng giao hàng, bên mua phải ký quỹ vào NH một số tiền đủ để mở TTD thanh toán tiền mua hàng. 2.5.2 Quy trình Sơ đồ quy trình Thư Tín Dụng 4 Đơn vị mua Đơn vị bán 1 8 3 5 6 2 NH bên mua NH bên bán 7 29
29. Chương 2 - Kế toán các thể thức thanh toán qua ngân hàng 1- Đơn vị mua xin mở TTD 2- NH bên mua mở TTD gửi sang NH bên bán. 3- NH bên bán báo cho đơn vị bán 4- Đơn vị bán giao hàng 5- Đơn vị bán nộp bảng kê hoá đơn và các hoá đơn 6- NH bên bán ghi Có TK đơn vị bán 7- NH bên bán thanh toán( ghi Nợ) NH bên mua 8- NH bên mua tất toán TTD với đơn vị mua. 2.5.2.1- Mở TTD tại NH bên mua Đơn vị mua lập 6 liên giấy mở TTD theo mẫu quy định của NH (Xem phụ lục 12). Mỗi thư tín dụng chỉ được dùng để thanh toán cho 1 khách hàng khác địa phương. Mức tối thiểu mỗi TTD là 10 triệu đồng thời hạn hiệu lực mỗi TTD là 3 tháng, chỉ thanh toán 1 lần. Nếu không sử dụng hết tiền thì trả lại tài khoản đơn vị mở TTD, TTD không được thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán ngân hàng bên mua sử dụng 6 liên TTD như sau: Một liên ghi Nợ TK đơn vị mua (mở TTD) Một liên gáo Nợ đơn vị mua Một liên ghi Có TK 4272 tiền ký gửi mở TTD Ba liên gửi NH bên bán. 2.5.2.2- Tại NH bên bán NH bên bán gửi 1 liên cho đơn vị bán để biết khả năng thanh toán bên mua và giao hàng. Bên bán giao hàng xong, lập 4 liên bảng kê hoá đơn bán hàng để thanh toán. (Xem phụ lục 10). NH bên bán xử lý chứng từ và hạch toán: Căn cứ các liên giấy mở TTD và bảng kê hoá đơn, lập giấy Báo nợ liên hàng đi, ghi: - Nợ TK 5211 Liên hàng đi (giấy Báo Nợ liên hàng đi là chứng từ ghi nợ) - Có TK đơn vị bán (1liên giấy mở TTD và 1 liên bảng kê hoá đơn là chứng từ ghi Có) Gửi cho NH nơi mở TTD 2 liên bảng kê hoá đơn kèm 1 liên giấy mở TTD cùng 1 liên giấy báo Nợ liên hàng. Thanh toán tại ngân hàng mở TTD: Nhận được các giấy tờ NH bên bán gửi tới, dùng liên 6 giấy mở TTD và liên 1 bảng kê hoá đơn ghi: - Nợ TK 4272 Tiền ký quỹ mở TTD. - Có TK 5212 liên hàng đến. 30
30. Chương 2 - Kế toán các thể thức thanh toán qua ngân hàng Sơ đồ hạch toán tại 2 ngân hàng NH A mở TTD NH B phục vụ bên bán 4272 ký quỹ TK tiền gửi TK tiền gửi 5211 mở TTD đơn vị mua đơn vị bán liên hàng đi (1) (2) 150 150 120 120 120 (4) 30 30 (3) 5212 liên hàng đến 120 1) Trích tiền gửi đơn vị mua để mở TTD 2) NH bên bán thanh toán cho đơn vị bán. 3) Nhận được giấy ghi Nợ liên hàng, NH bên mua thanh toán với NH bên bán qua liên hàng 4) Trả lại tiền sử dụng không hết cho người mua. 2.6 Kế toán thanh toán thẻ 2.6.1. Các loại thẻ Thẻ (CARD) là phương tiện thanh toán hiện đại dựa trên sự phát triển kỹ thuật tin học ứng dụng trong NH Tại Việt nam thẻ phát hành dùng trong nước có 3 loại Thẻ ghi nợ (debit card): Người sử dụng thẻ không phải lưu ký tiền vào NH. Là thẻ cho phép chủ thẻ thực hiện giao dịch trong phạm vi số tiền trên tài khoản tiền gửi thanh toán. Thẻ trả trước (prepaid card): Người sử dụng thẻ phải lưu ký tiền vào tài khoản 4273 Thẻ tín dụng (credit card): áp dụng cho khách hàng được NH cho vay trong phạm vi hạn mức tín dụng đã thoả thuận. Các chủ thể tham gia thanh toán thẻ. 31
31. Chương 2 - Kế toán các thể thức thanh toán qua ngân hàng - NH phát hành thẻ - NH đại lý thanh toán thẻ - Chủ thẻ (bên mua hàng) - Cơ sở tiếp nhận thẻ (bên bán hàng). (Các loại thẻ của các nước sẽ được giới thiệu tại chương thanh toán quốc tế). 2.6.2. Quy trình hạch toán Khi phát hành thẻ Sau khi nhập các dữ liệu thông tin vào bộ nhớ của thẻ, NH phát hành thẻ trao thẻ cho khách, nếu là thẻ trả trước, kế toán ghi: - Nợ TK tiền gửi của khách hànghoặc TK tiền mặt (nếu khách hàng nộp tiền). - Có TK 4273 ký gửi đảm bảo thanh toán thẻ. Khi chủ thẻ mua hàng, cơ sở tiếp nhận thẻ sử dụng máy để kiểm tra, lập biên lai thanh toán và trả thẻ cho chủ thẻ: Tại NH đại lý, khi nhận được biên lai ghi: Nợ TK thích hợp (thanh toán liên hàng, bù trừ ) Có TK người bán hàng NH đại lý có thể cho rút tiền mặt không quá 5 triệu đồng và mỗi ngày chỉ được rút 1 lần. Tại NH phát hành thẻ: Khi nhận được chứng từ về thanh toán thẻ do các NH đại lý chuyển đến ghi: - Nợ TK 4273 (đối với thẻ trả trước) hoặc. - Nợ TK tiền gửi chủ thẻ (thẻ ghi nợ) hoặc. - Nợ TK cho vay (thẻ tín dụng). - Có TK thích hợp ( thanh toán liên hàng, bù trừ ). 32
32. Chương 3 kế toán thanh toán liên hàng 3.1 Khái niệm Để sản xuất, kinh doanh các DN thường có nhu cầu trích tiền tài khoản mở ở ngân hàng này chuyển đến những ngân hàng, khác địa phương. Điều đó đòi hỏi phải tổ chức nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng , đáp ứng yêu cầu chuyển dịch vốn của các DN. Nghiệp vụ thanh toán này liên quan đến toàn bộ nền KTQD. Hầu hết các thể thức thanh toán không dùng tiền mặt trong nền kinh tế đều liên quan đến thanh toán giữa các ngân hàng. ở nhiều quốc gia việc “ rửa tiền” “thụt két Nhà nước” đều được thông qua hệ thống thanh toán liên ngân hàng. Vì vậy nghiệp vụ thanh toán này là nội dung cốt yếu của lưu thông tiền tệ gắn với thanh toán không dùng tiền mặt trong nền KTQD và an toàn tài sản XH đồng thời liên quan trực tiếp đến việc thanh toán vốn giữa các ngân hàng. Thanh toán giữa các ngân hàng được gọi là thanh toán liên Ngân hàng hoặc thanh toán liên hàng. Hiện nay thanh toán liên hàng gồm: - Thanh toán liên hàng cùng hệ thống. - Chuyển tiền điện tử cùng hệ thống. - Thanh toán điện tử liên Ngân hàng khác hệ thống. 3.1.1 Thanh toán liên hàng cùng hệ thống: Đơn vị liên hàng là chi nhánh ngân hàng được phép tham gia thanh toán liên hàng. Mỗi đơn vị liên hàng được cấp một số hiệu riêng để thay cho tên gọi. Các đơn vị liên hàng 33
33. Chương 3 - Thanh toán liên hàng phải đăng ký với nhau chữ ký và dấu (thông báo cho nhau mật hiệu trong con dấu) chỉ có những đơn vị này mới được phép giao dịch thanh toán liên hàng. Nghiệp vụ thanh toán phát sinh được ghi chép đầu tiên vào tài khoản liên hàng, được gọi là Liên hàng đi. Ngân hàng thực hiện ghi chép doanh số liên hàng đi được gọi là Ngân hàng A. Viết tắt là NH A. Nghiệp vụ thanh toán nhằm tiếp nhận và xử lý nghiệp vụ liên hàng đi đã phát sinh tại NH A được gọi là liên hàng đến. Ngân hàng thực hiện ghi chép doanh số liên hàng đến được gọi là Ngân hàng B. Viết tắt là NH B. Như vậy, trong thực tế mỗi đơn vị liên hàng, vừa là NH A, vừa là NH B. 3.1.1.1 Tài khoản Kỹ thuật thanh toán liên hàng khá phức tạp liên quan đến nhiều đối tượng vì vậy kế toán thanh toán cần sử dụng nhiều loại TK Thanh toán liên hàng trong toàn hệ thống được sử dụng các TK: TK liên hàng đi năm nay: 5211 TK này được mở tại NH A để hạch toán nghiệp vụ phát sinh về giao dịch liên hàng năm nay cùng hệ thống. Bên Nợ ghi: Các khoản chi hộ Ngân hàng khác theo giấy báo nợ liên hàng gửi đi. Bên Có ghi: Các khoản thu hộ Ngân hàng khác cùng hệ thống theo giấy báo có liên hàng gửi đi. Số Dư Nợ : Phản ánh số chênh lệch chi hộ nhiều hơn thu hộ. Số Dư Có: Phản ánh số chênh lệch thu hộ nhiều hơn chi hộ . Tài khoản này chỉ mở một tiểu khoản. Tài khoản liên hàng đến năm nay: 5212 TK này mở tại NH B để hạch toán các khoản tiếp nhận giao dịch liên hàng năm nay, cùng hệ thống. Bên Nợ ghi: - Số tiền Ngân hàng khác thu hộ theo giấy báo Có liên hàng nhận được. - Số tiền các giấy báo Nợ liên hàng đã được đối chiếu. Bên Có ghi: - Số tiền các Ngân hàng khác chi hộ theo giấy báo Nợ liên hàng nhận được. - Số tiền các giấy báo Có liên hàng đã được đối chiếu. Số Dư Nợ: Phản ánh số tiền các giấy báo Có liên hàng chưa được đối chiếu. Số Dư Có: Phản ánh số tiền các giấy báo Nợ liên hàng chưa được đối chiếu. Hạch toán chi tiết mở 2 TK: 01- Giấy báo Có liên hàng năm nay chưa đối chiếu. (Dư Nợ). 02 - Giấy báo Nợ liên hàng năm nay chưa đối chiếu. (Dư Có). Trên bảng cân đối TK này được thể hiện cả hai số dư Nợ dư Có. Không được bù trừ Dư Nợ, Dư Có cho nhau. 34
34. Chương 3 - Thanh toán liên hàng Tài khoản liên hàng đến năm nay đã đối chiếu: 5213 Bên Nợ ghi: - Tổng số tiền trên các giấy báo Có liên hàng năm nay trên sổ đối chiếu. Bên Có ghi: - Tổng số tiền các giấy báo Nợ liên h àng năm nay trên sổ đối chiếu. Dư Nợ : Phản ánh số chênh lệch (lớn hơn) giữa số tiền trên giấy báo Có liên hàng với số tiền trên các giấy báo Nợ liên hàng đã được đối chiếu. Dư Có : Phản ánh số chênh lệch (lớn hơn) giữa số tiền trên giấy báo Nợ liên hàng với số tiền trên các giấy báo Có liên hàng đã được đối chiếu. Hạch toán chi tiết: Mở một tiểu khoản. Dùng sổ đối chiếu làm sổ kế toán chi tiết của tài khoản này. Tài khoản liên hàng đến năm nay đợi đối chiếu: 5214 Tài khoản này dùng để hạch toán số tiền các giấy báo liên hàng năm nay trên các sổ đối chiếu có ghi, nhưng Ngân hàng B chưa nhận được giấy báo liên hàng. Bên Nợ ghi : - Số tiền của các giấy báo Nợ liên hàng đợi đối chiếu. - Tất toán số tiền của các giấy báo Có liên hàng đợi đối chiếu. Bên Có ghi : - Số tiền các giấy báo Có liên hàng đợi đối chiếu. - Tất toán số tiền của các giấy báo Nợ liên hàng đợi đối chiếu. Số dư Nợ : - Phản ánh số tiền của các giấy báo nợ liên hàng đợi đối chiếu chưa được giải quyết Số dư Có : - Phản ánh số tiền của các giấy báo Có liên hàng đợi đối chiếu chưa được giải quyết. Hạch toán chi tiết: Mở 2 tiểu khoản 01- Giấy báo Nợ liên hàng năm nay đợi đối chiếu (Dư Nợ ). 02- Giấy báo Có liên hàng năm nay đợi đối chiếu (Dư Có ). Trên bản cân đối thể hiện cả 2 số dư Nợ dư Có; không được bù trừ cho nhau. Tài khoản liên hàng đến năm nay còn sai lầm - 5215 Bên Nợ ghi : - Các khoản sai lầm liên hàng phải tạm ứng để thanh toán. - Điều chỉnh sai lầm liên hàng Bên Có ghi: - Các khoản sai lầm liên hàng mà Ngân hàng tạm giữ lại tiền, chưa thanh toán được. 35
35. Chương 3 - Thanh toán liên hàng - Điều chỉnh sai lầm liên hàng Dư Nợ : Phản ánh số tiền thanh toán liên hàng năm nay, Ngân hàng phải tạm ứng. Dư Có : Phản ánh số tiền thanh toán liên hàng năm nay, Ngân hàng tạm giữ chưa thanh toán được. Hạch toán chi tiết: Mở 2 tiểu khoản. 01- Sai lầm, Ngân hàng phải tạm ứng tiền (Dư Nợ ). 02- Sai lầm, Ngân hàng phải tạm giữ tiền (Dư Có ). Trên bảng cân đối tài khoản thể hiện hai số: Dư Nợ, dư Có. Các tài khoản liên hàng năm trước (đi đến đã đối chiếu, đợi đối chiếu, sai lầm) dùng để tiếp nhận số dư các tài khoản liên hàng năm nay tương ứng, được chuyển sang vào cuối ngày 31/12 hàng năm. Các tài khoản liên hàng năm trước được tất toán khi quyết toán liên hàng năm trước hoàn thành. Tài khoản chuyển tiêu liên hàng đi năm trước- 5226 Tài khoản này mở tại các Ngân hàng cấp trên (Ngân hàng Nhà nước TW, Trung tâm kiểm soát và lập sổ đối chiếu của Ngân hàng Thương mại - gọi tắt là Trung tâm kiểm soát đối chiếu ) để tập trung số dư các tài khoản liên hàng đi năm trước, do các chi nhánh chuyển về để chuyển tiêu liên hàng . Bên Nợ ghi : - Số Dư Nợ trên tài khoản liên hàng đi năm trước tại các chi nhánh Ngân hàng nay chuyển về. - Chuyển tiêu số dư Có của tài khoản khi quyết toán liên hàng . Bên Có ghi : - Số Dư Có có trên tài khoản liên hàng đi năm trước tại các chi nhánh nay chuyển về. - Chuyển tiêu số dư Nợ của tài khoản khi quyết toán liên hàng . Dư Nợ : Phản ánh số chênh lệch tổng số dư Nợ lớn hơn tổng số dư Có trên các tài khoản liên hàng đi năm trước của toàn hệ thống. Dư Có : Phản ánh số chênh lệch tổng số dư Có lớn hơn tổng số dư Nợ trên các tài khoản liên hàng đi năm trước của toàn hệ thống. Tài khoản chuyển tiêu liên hàng đến năm trước-5227 Tài khoản này được mở tại Ngân hàng TW, trung tâm kiểm soát đối chiếu của Ngân hàng Thương mại, để tập trung số dư của các tài khoản liên hàng đến năm trước do các chi nhánh chuyển về để chuyển tiêu liên hàng . Bên Nợ ghi : - Số dư Nợ trên các tài khoản liên hàng đến năm trước tại các chi nhánh, nay chuyển về. - Chuyển tiêu số dư Có của tài khoản, khi quyết toán liên hàng . Bên Có ghi : - Số dư Có trên tài khoản liên hàng đến năm trước tại các chi nhánh nay chuyển về 36
36. Chương 3 - Thanh toán liên hàng - Chuyển tiêu số dư Nợ của tài khoản, khi quyết toán liên hàng . Dư Nợ : Phản ánh số chênh lệch của tổng số dư Nợ lớn hơn tổng số dư Có trên các tài khoản liên hàng đến năm trước toàn hệ thống. Dư Có : Phản ánh số chênh lệch của tổng số dư Có lớn hơn tổng số dư Nợ trên các tài khoản liên hàng đến năm trước , toàn hệ thống. Hạch toán chi tiết: Mở 1 tiểu khoản. Hạch toán thanh toán liên hàng trong Tỉnh, Thành phố của từng Ngân hàng Thương mại, cũng tương tự như phương pháp hạch toán toàn bộ hệ thống. 3.1.1.2 Chứng từ - Các chứng từ của tài khoản liên hàng đi, liên hàng đến là các giấy báo liên hàng do NH A lập, gửi NH B, kèm theo các chứng từ gốc do khách hàng lập như séc, uỷ nhiệm chi - Các chứng từ của tài khoản liên hàng đến đã đối chiếu, liên hàng đến đợi đối chiếu, liên hàng đến còn sai lầm là các phiếu chuyển khoản và các bảng kê do NH B lập. - Các chứng từ của các tài khoản chuyển tiêu liên hàng đi, liên hàng đến là lệnh chuyển tiền do Ngân hàng TW hoặc trung tâm kiểm soát đối chiếu lập và các phiếu chuyển khoản do các đơn vị Ngân hàng lập. - Giấy báo chuyển tiền điện có ký hiệu số 5, chuyển tiền thư ký hiệu số 3. 3.1.1.3 Phương pháp hạch toán Tại NH A - Ngân hàng phát sinh nghiệp vụ thanh toán liên hàng Ngân hàng A có thể ghi Có liên hàng đi hoặc ghi Nợ liên hàng đi, tuỳ theo tính chất của nghiệp vụ phát sinh. Khi khách hàng nộp tiền vào Ngân hàng, yêu cầu chuyển tiền đi, hoặc nộp uỷ nhiệm chi .v.v Ngân hàng căn cứ vào các chứng từ đó để lập 3 liên giấy báo Có liên hàng (bằng thư hoặc điện) theo mẫu quy định Ghi Có liên hàng đi Ghi Có liên hàng đi là việc chuyển tiền của khách hàng từ NH A đến NH B. Ngoài uỷ nhiệm chi hoặc chứng từ do khách hàng lập để làm chứng từ gốc, NH A phải lập giấy báo liên hàng (Giấy báo chuyển tiền) gửi NH B. Giấy báo Có Liên hàng chuyển tiền thư (Xem phụ lục 14). Việc lập giấy báo Có liên hàng đi và chuyển 1 liên tới NH B cùng với các chứng từ thanh toán (2 liên uỷ nhiệm chi chẳng hạn), thực chất là khẳng định với NH B rằng, khách hàng đã nộp tiền vào NH A, yêu cầu NH B thanh toán khoản tiền đó theo nhu cầu của khách hàng. Không thể đơn giản là chỉ việc chuyển tới NH B uỷ nhiệm chi do khách hàng lập , mà theo phương thức đối chiếu phân tán sẽ đề cập ở phần sau) NH A phải lập 3 liên giấy báo Có liên hàng (GBCLH). - Liên 1 GBCLH bằng thư, kèm 2 chứng từ thanh toán (2 liên uỷ nhiệm chi chẳng hạn) gửi NH B ( Nếu là chuyển tiền điện thì nội dung bức điện phải đầy đủ, để cho bưu điện gửi cho NH B bằng điện). 37
37. Chương 3 - Thanh toán liên hàng - Liên 2 GBCLH, kèm 1 tờ sổ kế toán chi tiết tài khoản liên hàng đi gửi Trung tâm kiểm soát đối chiếu, Ngân hàng TW. - Liên 3 để tại NH A làm chứng từ ghi Có tài khoản liên hàng đi năm nay. TK liên hàng đi TK tiền gửi của khách hàng x x (Căn cứ vào Giấy (Căn cứ vào uỷ báo liên hàng để nhiệm chi chuyển ghi Có) tiền để ghi Nợ) Giấy báo có liên hàng do máy tính lập. (Xem phụ lục 15) Ngày nay hệ thống máy tính của Ngân hàng đã được nối mạng trong toàn quốc. Việc chuyển tiền được thực hiện theo phương pháp truyền dẫn thông tin, số liệu trên mạng vi tính theo mẫu quy định. Các liên giấy báo có bằng điện cũng được sử dụng như giấy báo bằng thư tại điểm a mục này. - Ghi Nợ liên hàng đi Ghi Nợ liên hàng đi được áp dụng cho một số trường hợp. Khi đó khách hàng được lĩnh tiền mặt từ NH A, hoặc ghi Có vào TK tại NH A đồng thời với việc ghi nợ NH B. Tất nhiên phải có đầy đủ chứng từ gốc. Kế toán hạch toán: - Nợ: TK liên hàng đi. - Có: TK thích hợp (Tiền gửi, tiền mặt ). Các giấy báo Nợ cũng được sử dụng như giấy báo Có liên hàng đi (Xem phụ lục số 16). 3.1.1.4 Sổ sách và báo cáo tại NH A Hàng ngày, kế toán viên phải ghi chép tất cả các giấy báo phát sinh trong ngày vào sổ kế toán chi tiết TK kế toán liên hàng đi theo mẫu (Xem phụ lục số 17). Mỗi dòng trên sổ kế toán chi tiết hạch toán cho một giấy báo. Ngân hàng có 1 giấy báo cũng phải lập một sổ. Số TK chi tiết, được cộng doanh số phát sinh trong ngày; rút số dư cuối ngày; cộng luỹ kế từ đầu năm đến ngày lập báo cáo. Số TK chi tiết ngày 31/12 trở thành sổ TK liên hàng đi năm trước. Số TK chi tiết này được lập 2 liên. Một liên lưu, 1 liên kèm theo tất cả các giấy báo liên hàng (liên 2 giấy báo) phát sinh trong ngày gửi Trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW). Hàng tháng và năm các Ngân hàng phải lập báo cáo TK liên hàng đi, gửi trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW). 38
38. Chương 3 - Thanh toán liên hàng - Hạch toán tại Ngân hàng B Trách nhiệm của Ngân hàng B lớn hơn Ngân hàng A trong việc kiểm soát chống giả mạo, chống gian lận. NH B phải kiểm soát kỹ, kể cả đối chiếu mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký của NH A. Kiểm tra lại ký hiệu mật vv và hạch toán. - Nếu là giấy báo Có liên hàng thì ghi: Nợ: TK liên hàng đến năm nay 5212. Có: TK thích hợp (Tiền gửi khách hàng, chuyển tiền phải trả ). - Nếu là giấy báo Nợ liên hàng thì ghi: Nợ TK thích hợp. Có TK liên hàng đến năm nay 5212. Tại Ngân hàng B việc hạch toán như trên chưa phải đã kết thúc nghiệp vụ thanh toán liên hàng. Vì vậy việc sử dụng các giấy báo liên hàng và các chứng từ có phức tạp hơn và cũng là nội dung quan trọng của kế toán liên hàng. Các giấy báo liên hàng và các chứng từ được sử dụng như sau: Liên 1 giấy báo liên hàng làm chứng từ hạch toán vào tài khoản liên hàng đến sau đó lưu vào cặp riêng để tiến hành đối chiếu khi trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW) gửi đến để đối chiếu liên hàng. - 1 liên chứng từ thanh toán (chứng từ gốc như uỷ nhiệm chi chẳng hạn - kể cả giấy báo bổ sung liên hàng bằng điện) làm chứng từ hạch toán TK khách hàng. - 1 liên chứng từ làm giấy báo Có (hoặc báo Nợ) cho khách hàng. Ví dụ: Ngày 20/8 Ngân hàng Nông nghiệp Hà Tây nhận được một giấy báo Có liên hàng của Ngân hàng Nông nghiệp Quảng Bình số tiền 500 triệu đồng kèm 2 chứng từ gốc: - Các liên uỷ nhiệm chi của công ty lương thực Quảng Bình trả tiền mua hàng cho công ty lương thực Hà Tây số tiền 350 triệu đồng. - Các liên uỷ nhiệm thu của Công ty TNHH Thành Công, có TK tại Ngân hàng Nông nghiệp Hà Tây yêu cầu công ty TNHH ĐạI Thắng ở Quảng Bình trả tiền hàng đã giao, số tiền 150 triệu đồng. Các chứng từ đều hợp lệ đúng ký hiệu mật. Kế toán Ngân hàng Nông nghiệp Hà Tây ghi: Nợ : TK liên hàng đến năm nay 500 triệu đồng. Có: TK tiền gửi Công ty Lương thực 350 triệu đồng. Có: TK tiền gửi Công ty TNHH Thành Công 150 triệu đồng. Đồng thời xuất uỷ nhiệm thu nhờ thanh toán từ TK ngoại bảng "UNT nhờ thanh toán Công ty Thành Công". 39
39. Chương 3 - Thanh toán liên hàng TK tiền gửi Cty Lương thực TK liên hàng đến 350tr 500tr TK ngoại bảng TKTG Cty TNHH Thành Công Xuất 150tr 150tr Trường hợp qua kiểm tra phát hiện thấy có sai sót thì không được hạch toán mà phải có thư tra soát (bằng điện) hỏi lại NH A. (Xem phụ lục 18). 3.2 Kiểm soát đối chiếu: Nhằm đảm bảo an toàn tài sản xã hội, chống sai lệch, chống "thụt quỹ", "rửa tiền", phát hiện chứng từ thất lạc sai lầm v.v việc kiểm soát đối chiếu liên hàng có những nguyên tắc riêng, phương thức riêng. - Phương thức kiểm soát tập trung, đối chiếu tập trung Theo phương thức này NH A và NH B đều gửi một liên giấy báo liên hàng về Trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW) (xem sơ đồ): Trung tâm kiểm soát đối chiếu (NH.T.W) 1 Đối chiếu 1 liên liên giấy giấy báo báo 2 liên giấy báo NH A NH B Như vậy, mỗi lần chuyển tiền NH A phải lập 4 liên giấy báo liên hàng và 2 liên sổ TK chi tiết. Gửi NH B 2 liên giấy báo, gửi Trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW) 1 liên, lưu 1 liên. Sau khi NH B hạch toán, NH B lưu 1 liên, gửi Trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW) 1 liên. 40
40. Chương 3 - Thanh toán liên hàng - Phương thức kiểm soát tập trung, đối chiếu phân tán Theo phương thức này, việc kiểm soát được thực hiện tại trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW). Việc đối chiếu được thực hiện tại các Ngân hàng cơ sở (Xem sơ đồ): Trung tâm kiểm soát đối chiếu (NHTW) 1 liên sổ Sổ TK chi tiết đối chiếu 1 liên giấy báo NH A NH B Khi chuyển tiền đi NH A lập 3 liên giấy báo liên hàng, 2 liên sổ TK chi tiết liên hàng đi, gửi đi NH B 1 liên giấy báo. Hàng ngày NH A gửi 1 liên sổ TK chi tiết về Trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW). Trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW) kiểm soát xong, gửi sổ đối chiếu về cho NH B (Theo sơ đồ trên). NH B tiếp nhận giấy báo của NH A để hạch toán nhận sổ đối chiếu của Trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW) để đối chiếu với NH A. Có 2 loại sổ đối chiếu, đó là sổ đối chiếu Bên Nợ (vế Nợ) cho giấy báo Có và sổ đối chiếu Bên Có (vế Có) cho giấy báo Nợ Quy trình kiểm soát đối chiếu tại trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW) . Trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW) chịu trách nhiệm kiểm soát các khoản liên hàng đi và lập sổ đối chiếu gửi NH B. Sổ đối chiếu bao gồm tất cả các giấy báo Bên Có và Bên Nợ của nhiều NH A gửi cho một NH B. Mỗi NH B được Trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW) lập cho một sổ đối chiếu theo mẫu quy định. Khi nhận được sổ TK liên hàng đi kèm các liên giấy báo liên hàng, Trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW) kiểm tra: - Sự thống nhất, khớp đúng số liệu trên giấy báo liên hàng và số trên sổ TK liên hàng đi. (Cả chi tiết từng món và tổng doanh số trong ngày, Bên Nợ và Bên Có). - Doanh số luỹ kế và số dư trên sổ TK. Sau khi kiểm soát, giấy báo liên hàng và sổ TK liên hàng được chia theo tổ quản lý xử lý đối với NH A và tổ quản lý xử lý NH B. 41
41. Chương 3 - Thanh toán liên hàng Sổ đối chiếu được lập 2 liên: - 1 liên gửi NH B sau khi ký tên đóng dấu. - 1 liên lưu tại Trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW) . Ngoài việc lập sổ đối chiếu cho từng NH B, Trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW) phải lập bảng tổng hợp số liệu của tất cả các NH A và bảng tập hợp số liệu của tất cả các NH B. Số liệu trên bảng tổng hợp NH A là tổng số phát sinh trong kỳ trên số TK liên hàng đi của các NH A. Số liệu trên bảng tổng hợp NH B là tổng số phát sinh trong kỳ trên sổ đối chiếu liên hàng gửi NH B. Số tổng cộng trên 2 bảng này phải bằng nhau. - Hạch toán kế toán đối chiếu: Công việc đối chiếu và hạch toán đối chiếu liên hàng được tiến hành tại NH B. Vì vậy chỉ có NH B mới phát hiện được, biết được các chuyển tiền bị thất lạc, sai sót để điều chỉnh số liệu. Khi nhận được sổ đối chiếu của Trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW), NH B phải đối chiếu số liệu và các yếu tố trên sổ đối chiếu với từng giấy báo liên hàng trong cặp lưu tại NH B. Hạch toán đối chiếu là hoàn thành toàn bộ nghiệp vụ 1 liên hàng nên phải đảm bảo an toàn tuyệt đối về tài sản XH. Một sai sót nhỏ cũng sẽ gấy rối loạn tài sản, cho nên việc đối chiếu rất tỉ mỉ, bởi rất nhiều chuyển tiền, nhiều số liệu bằng nhau nhưng khác chủ sở hữu. Do đó nội dung đối chiếu rất chi tiết gồm: + Số hiệu NH A và NH B. + Sổ thứ tự của giấy báo liên hàng . + Ngày lập giấy báo liên hàng . + Loại giấy báo (theo ký hiệu thư hoặc điện) + Số tiền trong giấy báo. Sau khi đối chiếu, nếu khớp đúng, sẽ lập bảng kê các giấy báo đã đối chiếu trong ngày và dùng bảng kê thay phiếu chuyển khoản. Cần phân biệt các vế đã đối chiếu: - Phần đối chiếu bên Nợ của sổ đối chiếu (tức là đối chiếu các giấy báo Có) thì ghi: + Nợ TK liên hàng đến năm nay đã đối chiếu (TK 5213 đối với ngoài tỉnh, TK 5223 đối với trong tỉnh) + Có TK liên hàng đến bên Nợ (01) 42
42. Chương 3 - Thanh toán liên hàng - Phần đối chiếu bên Có của sổ đối chiếu (tức là đối chiếu các giấy báo nợ) sẽ ghi: + Nợ TK liên hàng đến bên Có (02). Có TK liên hàng đến năm nay đã đối chiếu. Quá trình đối chiếu liên hàng có thể sẽ diễn ra một số trường hợp: a. Trường hợp thứ nhất: Trên sổ đối chiếu của Trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW) có ghi các giấy báo, nhưng trong cặp lưu trữ của NH B không có các giấy báo này. Gặp trường hợp này, sẽ không tiến hành đối chiếu các giấy báo không có đó, mà phải lập một bảng kê "Giấy báo đợi đối chiếu) (1 Bảng Nợ, 1 bảng Có) và hạch toán vào TK "liên hàng đợi đối chiếu (TK 5214 hoặc TK 5234)". (Xem phụ lục 19). TK liên hàng đến đợi đối chiếu 5214 chia thành 2 tiểu khoản (01 và 02). TK liên hàng đến đợi đối chiếu Bên Nợ ghi đối ứng với Bên Có liên hàng đến năm nay đã đối chiếu, dùng để hạch toán các giấy báo Nợ liên hàng đi trong khi đợi đối chiếu: Nợ: TK liên hàng đến đợi đối chiếu - Bên Nợ 5214 01 Có: TK liên hàng đến đã đối chiếu 5213 Cũng như vậy đối với các giấy báo Có,đợi đối chiếu: Nợ: TK liên hàng đến đã đối chiếu 5213 Có TK 5214 02 Sau khi hạch toán "đợi đối chiếu", NH B phải lập ngay thư tra soát gửi NH A và trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW) để tìm nguyên nhân. Chỉ có 1 trong 2 nguyên nhân sau: Nguyên nhân thứ nhất: NH A đã chuyển tiền đến NH B nhưng NH B chưa nhận được. Vì vậy khi nhận được thư tra soát NH A sẽ sao ngay giấy báo và chứng từ gốc gửi NH B. Khi NH B nhận được bản sao, phải soát lại 1 làn nữa xem bản chính đã đến chưa (tránh tình trạng hạch toán cả bản sao và bản chính). Nếu không có bản chính, NH B vào sổ theo dõi "bản sao giấy báo liên hàng". Sau đó Nếu là giấy báo Có liên hàng thì ghi : Bút toán 1: Như chuyển tiền bình thường. Nợ : TK liên hàng đến - Bên Nợ (01) Có : TK tiền gửi khách hàng. Bút toán 2: Để tất toán TK liên hàng đến đợi đối chiếu. Ghi : Nợ: TK liên hàng đến đợi đối chiếu Bên Có (02). Có: TK liên hàng đến Bên Nợ. (01) Nếu là giấy báo Nợ liên hàng thì ghi 43
43. Chương 3 - Thanh toán liên hàng Bút toán 1: Nợ: TK của khách hàng Có: TK liên hàng đến Bên Có (02). Bút toán 2: Để tất toán TK liên hàng đến đợi đối chiếu. Nợ: TK liên hàng đến Bên Có (02) Có: TK liên hàng đến đợi đối chiếu. Nguyên nhân thứ 2: Do Trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW) lập sổ không đúng (viết sai giấy báo hay đối chiếu nhầm ngân hàng B). Khi nhận được thư tra soát, Trung tâm kiểm soát đối chiếu phải điều chỉnh trên sổ đối chiếu kỳ sau bằng bút toán đỏ tức là ghi dấu trừ (-) bên cạnh số tiền. Kèm theo các ký hiệu cho chuyển tiền điện hay thư (Số 5 hoặc số 3). Cho điều chỉnh chuyển tiền điện hay thư. Tại NH B, sau khi nhận được sổ đối chiếu trong đó bên cạnh số tiền có dấu trừ (- ) sẽ hành tự: - Điều chỉnh giấy báo Có liên hàng đi: lập bút toán đỏ để huỷ số đã ghi truớc đây: + Nợ (đỏ) TK liên hàng đến đã đối chiếu. + Có (đỏ ) TK liên hàng đến đợi đối chiếu - bên Có (02) - Điều chỉnh giấy báo Nợ liên hàng đi: Lập bút toán đỏ để huỷ số đã ghi truớc đây: + Nợ (đỏ): TK liên hàng đến đợi đối chiếu - bên Nợ (01) + Có (đỏ): TK liên hàng đến đã đối chiếu b. trường hợp thứ 2: Sổ đối chiếu lập sai số tiền, còn các yếu tố khác hoàn toàn khớp đúng giữa Trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW) và NH B. Trường hợp này cũng không được hạch toán, mà phải lập "Bảng kê giấy báo còn sai lầm" (Xem phụ lục 20), để hạch toán vào TK "liên hàng sai lầm" (ghi theo số tiền trên sổ đối chiếu, không ghi theo số tiền trên giấy báo, để dễ khớp số liệu với Trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW). Bảng kê giấy báo còn sai lầm lập thành 2 bản; 1 bản theo giấy báo nợ liên hàng đi, 1 bản theo giấy báo Có liên hàng đi. Căn cứ vào bảng kê giấy báo còn sai lầm, lập phiếu chuyển khoản: - Đối với giấy báo Có liên hàng đi, ghi: + Nợ TK liên hàng đến đã đối chiếu + Có: TK liên hàng sai lầm - bên Có (02) - Đối với giấy báo Nợ liên hàng đi, ghi: Nợ: TK liên hàng sai lầm - bên Nợ (01) Có: TK liên hàng đến đã đối chiếu 44
44. Chương 3 - Thanh toán liên hàng Sau khi hạch toán, phải làm thư tra soát gửi Trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW). Khi nhận được sổ đối chiếu kỳ tới, có số điều chỉnh theo nội dung trên, thì NH B vận dụng cách điều chỉnh như trường hợp thứ nhất. Ví dụ: Ngày 15/10, NH Công thương Hải Phòng nhận được sổ đối chiếu số 62 của Trung tâm kiểm soát đối chiếu NH công Thương Việt Nam, với nội dung và số liệu như sau: Đơn vị: Nghìn đồng số hiệu ngày lập giấy ký hiệu doanh số bên doanh số bên Số giấy báo NH A báo giấy báo nợ có 502 382 8/10 5 130.000 316 215 9/10 3 45.000 265 51 10/10 5 19.000 82 121 11/10 5 23.500 105 132 6/10 3 - 15.200 92 196 10/10 5 10.200 74 43 7/10 5 12.300 162 56 8/10 5 28.600 187 48 12/10 5 44.000 Cộng 202.300 95.100 Khi tiến hành đối chiếu thì thấy giấy báo Có số 51 ngày 10/10 số tiền 19 triệu đồng, chưa có trong sổ lưu của NH Công thương Hải Phòng; giấy báo Có số 121 ngày 11/10 số tiền trên sổ của Trung tâm kiểm soát đối chiếu là 23.500, nhưng trong sổ lưu của NH Công Thương hải Phòng là 25.300. Giấy báo Nợ số 196 ngày 10/10 số tiền 10.200 nhưng chưa có trong sổ lưu của NH Công Thương hải Phòng; giấy báo Nợ số 43 ngày 7/10, trên sổ đối chiếu của Trung tâm kiểm soát đối chiếu là 12.300, nhưng trong cặp lưu của NH Công Thương hải Phòng là 12.800. Một khoản ghi sổ đỏ (số âm) 15.200 là khoản điều chỉnh do Trung tâm kiểm soát đối chiếu đã nhầm tại sổ đối chiếu số 59. Khi đối chiếu xong thì NH Hải phòng lập bảng kê số liệu để hạch toán: a- Bên Nợ sổ đối chiếu (đối chiếu các giấy báo Có liên hàng), phải thực hiện việc: - Lập bảng kê các giấy báo đối chiếu đúng, gồm: 130.000 + 45.000 = 175.000 45
45. Chương 3 - Thanh toán liên hàng - Lập bảng kê giấy báo đợi đối chiếu khoản 19.000 - Một khoản Trung tâm kiểm soát đối chiếu điều chỉnh đỏ: 15.200 (-) - Một bản kê Trung tâm kiểm soát đối chiếu nhầm: 23.500 Hạch toán: Bút toán đen: Nợ: TK liên hàng đã đối chiếu 217.500 Có: TK liên hàng đến (01) 175.000 Có: TK liên hàng đợi đối chiếu (02) 19.000 Có: TK liên hàng còn sai lầm (02) 23.500 Chú ý rằng, có 2 số không khớp nhau giữa Trung tâm kiểm soát đối chiếu (23.500) và cặp lưu của NH Công Thương Hải Phòng (25.300), thì phải hạch toán theo số liệu của trung tâm kiểm soát đối chiếu (23.500). Bút toán đỏ: Nợ: TK liên hàng đã đối chiếu 15.200 (- ). Có: TK liên hàng sai lầm 15.200 (- ) b- Bên Có sổ đối chiếu (đối chiếu các giấy báo Nợ liên hàng), phải tiến hành: - Lập bảng kê giấy báo đợi đối chiếu đúng giữa: 28.600 + 44.000 = 72.600 - Lập bảng kê giấy báo đợi đối chiếu khoản tiền 10.200 - Lập bảng kê giấy báo Trung tâm kiểm soát đối chiếu nhầm: 12.300 Hạch toán: Nợ: TK liên hàng đến (02 ) 72.600 Nợ: TK liên hàng đợi đối chiếu (01 ) 10.200 Nơ: TK liên hàng còn sai lầm (01 ) 12.300 Có: TK liên hàng đã đối chiếu 95.100 Tổng quát toàn bộ các bút toán theo TK chữ T như sau: 46
46. Chương 3 - Thanh toán liên hàng TK 5212.01 liên hàng TK 5213 liên hàng đã TK 5212.02 liên đến đối chiếu hàng đến 175.000 217.500 95.100 72.600 -15.200 TK 5214.02 liên hàng đợi TK 5214.01 liên đối chiếu hàng đợi đối chiếu 10.200 19.000 TK 5215.02 liên hàng TK 5215.01 liên sai lầm hàng sai lầm 23.500 12.300 -15.200 Ghi chú: Bút toán đóng khung là bút toán đỏ 15.200 3.3- Điều chỉnh sai lầm: Hạch toán kế toán thanh toán liên hàng là nghiệp vụ khá phức tạp, liên quan đến nhiều đơn vị. Do vậy, điều chỉnh sai lầm trong kế toán thanh toán liên hàng phải đảm bảo đúng nguyên tắc: - Phải thống nhất tuyệt đối về số liệu giữa NH A, NH B và Trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW). Do đó phải nghiêm chỉnh thực hiện quy chế: + Không được lập giấy báo liên hàng và báo cáo liên hàng bằng sổ đỏ để điều chỉnh sai lầm. + Khi phát hiện sai lầm, phải điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo quyền lợi cho khách hàng về tiền vốn. + Khi điều chỉnh phải tránh tạo ra sai lầm mới, sơ hở mới có thể bị lợi dụng. 47
47. Chương 3 - Thanh toán liên hàng 3.3.1- Điều chỉnh sai lầm tại NH A Sai lầm tại NH A có 2 loại chủ yếu: - Sai thiếu: Số tiền ghi trên giấy báo nhỏ hơn số tiền ghi trên chứng từ gốc. Ví dụ chứng từ gốc là 18 triệu đồng những giấy báo ghi là 13 triệu đồng, thiếu 5 triệu đồng. Trường hợp này sửa sai bằng cách lập thêm 1 giấy báo Có bổ sung 5 triệu đồng theo mẫu sau: (Xem phụ lục 21). Trên giấy báo bổ sung ghi dòng chữ “Bổ sung giấy báo số ngày ” giấy báo bổ sung lập 3 liên, sử dụng bản chính, nhưng không kèm chứng từ gốc. - Sai thừa: Đã ghi Nợ TK khách hàng ít hơn số tiền chuyển đi. (Số tiền trên chứng từ gốc nhỏ hơn số tiền trên giấy báo liên hàng). Trường hợp này, NH A phải điện cho NH B để ngưng việc trả tiền cho khách hàng đồng thời phải lập 3 liên biên bản chuyển tiền thừa và 3 liên giấy báo Nợ liên hàng đi, kèm theo biên bản gửi NH B để thu lại số tiền chuyển thừa 3 biên bản và 3 giấy báo Nợ xử lý như sau: - 1 liên biên bản kèm 1 liên giấy báo Nợ liên hàng gửi NH B. - 1 liên biên bản kèm liên 2 giấy báo Nợ gửi Trung tâm kiểm soát đối chiếu (hoặc NHTW) - 1 liên biên bản kèm liên 3 giấy báo Nợ lưu tại NH A Hai trường hợp trên thường là đến cuối ngày khi lên cân đối, số liệu kế toán NH không cân bằng, nên NH tự phát hiện được. Trường hợp sai thừa, nhưng số liệu cuối ngày vẫn cân đối, NH không thể biết. Chỉ có khách hàng mới có thể phát hiện được. Đó là trích tiền gửi của khách hàng chuyển đi nhiều hơn yêu cầu của khách hàng. Ví dụ trên uỷ nhiệm chi khách hàng viết 150.000, nhưng NH lại trích TK khách hàng 180.000 để chuyển đi 180.000, thừa 30.000. Gặp trường hợp này phải sử lý như trường hợp sai thừa nêu trên, nhưng phải hoàn trả ngay cho khách hàng khoản tiền đã chuyển thừa bằng cắch ghi: Nợ: TK liên hàng đi 30.000 Có: TK tiền gửi khách hàng: 30.000 NH phải vào đầy đủ các giấy báo chuyển tiền thừa, thiếu. 3.3.2- Điều chỉnh sai lầm tại NH B Là khâu phải thanh toán, chi tiền cho khách hàng, nên NH B kiểm soát khá kỹ. Vì vậy phần lớn các sai lầm thuộc trường hợp không cân đối tại NH A đều được NH B phát hiện và sử lý kịp thời. 48
48. Chương 3 - Thanh toán liên hàng - Sai thiếu: Do NH A chuyển thiếu, nên NH B phải xử lý hậu quả (theo quy chế): + Nếu số tiền trên chứng từ gốc lớn hơn số tiền trên giấy báo thì NH B trả cho khách hàng trên giấy báo. Ví dụ: Trên uỷ nhiệm chi ghi 80.000 trên giấy báo ghi 50.000 thì ghi: Nợ: TK liên hàng đến 50.000 Có: TK khách hàng 50.000 Khi trả tiền cho khách hàng, NH B phải ghi trên chứng từ gốc "NH A mới chuyển 50.000" (còn thiếu 30.000) đồng thời báo cho NH A biết để chuyển thêm số thiếu. Khi nhận được giấy báo bổ sung của NH A, NH B lập thêm 1 phiếu chuyển khoản để trả cho khách hàng. Nợ: TK liên hàng đến 30.000 Có: TK khách hàng 30.000 + Nếu sai do NH A cộng sai trên giấy báo Có thì NH B trả cho khách hàng theo chứng từ gốc. Số tiền chênh lệch, hạch toán vào TK liên hàng sai lầm. Sở dĩ có tình trạng này là do trên 1 giấy báo thường liệt kê nhiều chứng từ gốc của nhiều khách hàng, cùng chuyển tiền đến 1 NH B NH B phải trả tiền đầy đủ cho tất cả khách hàng. Không thể và cũng không biết cần “hoãn chi" của khách hàng nào do NH A chuyển thiếu. - Sai thừa: Có 2 trường hợp sai thừa, NH B phải xử lý. a) Phát hiện trước khi trả tiền cho khách hàng: NH B phải ghi số tiền thừa vào TK “liên hàng sai lầm". Sau đó lập thư tra soát, gửi NH A. Khi nhận được giấy báo Nợ kèm biên bản của NH A chuyển tới, NH B sẽ tất toán TK “liên hàng sai lầm". Ví dụ: Trên uỷ nhiệm chi khách hàng xin chuyển 150.000, nhưng NH A đã lập giấy báo Có liên hàng 180.000. NH B thanh toán cho khách hàng 150.000 và hạch toán: Nợ: TK liên hàng đến - Bên Nợ: 180.000 Có: TK khách hàng: 150.000 Có: TK liên hàng sai lầm - Bên Có: 30.000 Khi nhận giấy báo Nợ liên hàng kèm biên bản của NH A, NH B sẽ hạch toán: Nợ TK liên hàng sai lầm 30.000 Có TK Liên hàng đến - bên Có 30.000 49
49. Chương 3 - Thanh toán liên hàng TK Liên hàng đến 01 TK Khách hàng (Bên Nợ) 150.000 180.000 TK Liên hàng đến 02 TK Liên hàng sai lầm 02 1 (Bên Có) (Bên Có) 30.000 30.000 30.000 2 Ghi chú: (1) Khi thanh toán cho khách hàng. (2) Khi nhận được biên bản và giấy báo Nợ của NH A b) Phát hiện sau khi đã trả tiền cho khách hàng: NH B đã trả cho khách hàng 180.000, nên phải đề nghị khách hàng cho trích TK trả lại tiền cho NH thanh toán. Nợ: TK tiền gửi khách hàng 30.000 Có: TK liên hàng sai lầm (02) 30.000 Khi nhận được biên bản và giấy báo Nợ liên hàng của NH A chuyển tới ghi: Nợ: TK liên hàng sai lầm (02) 30.000 Có: TKliên hàng đến (02) 30.000 - Sai địa chỉ chuyển tiền: + NH B thứ nhất nhận được chứng từ, nhưng chúng từ đó là của NH B thứ 2. Gặp trường hợp này, NH B thứ nhất không được hạch toán, mà phải chuyển tới NH B thứ 2. Nếu NH B thứ 2 không rõ thì chuyển trả lại NH A kèm theo thư tra soát. + Trên giấy báo và số hiệu NH B đến đúng, nhưng khách hàng được thụ hưởng lại do NH khác phục vụ. Gặp trường hợp này, NH B hạch toán vào TK “liên hàng đến" và đối ứng là TK “liên hàng sai lầm", đồng thời tất toán TK “liên hàng sai lầm" để chuyển tiền tiếp đến NH phục vụ khách hàng được thụ hưởng khoản tiền đó. - Sai ký hiệu mật + Sai ký hiệu mật chuyển tiền điện, thì NH B không được hạch toán, mà phải tra soát NH A. + Sai ký hiệu mật chuyển tiền thư, thì hạch toán TK “liên hàng sai lầm" đối ứng với “liên hàng đến"; đồng thời lập thư tra soát. 50
50. Chương 3 - Thanh toán liên hàng + Các sai lầm khác như sai chữ ký so với mẫu, không có dấu, v.v cũng không được hạch toán: mà phải có thư, điện tra soát. 3.4 Quyết toán liên hàng (Mục tham khảo) Hàng năm, khi kết thúc năm liên hàng, sẽ quyết toán liên hàng. Tuy nhiên vào ngày 31-12 việc quyết toán chưa thể thực hiện được, vì các khoản thanh toán liên hàngphát sinh tại NH A vào những ngày cuối năm chưa tới NH B; còn nhiều món đợi đối chiếu, hoặc sai lầm chưa được sử lý. Vì vậy việc quyết toán liên hàng phải thực hiện vào năm sau, không thể quy định thời hạn cụ thể. Để hạch toán liên hàng năm nay được tiến hành bình thuờng, cuối ngày 31-12 số dư các tài khoản liên hàng năm nay, được chuyển sang các tài khoản liên hàng năm trước. Việc chuyển các số dư này, không cần lập chứng từ, không hạch toán Nợ, Có. Cụ thể: TK 5211 chuyển sang TK 5221. 5212 sang TK 5222 v.v Như vậy từ ngày 1-1 đầu năm, từng NH có 2 loại tài khoản liên hàng, liên hàng năm trước và liên hàng năm nay. 2 loại sổ kế toán chi tiết. Sổ liên hàng năm trước để theo dõi hoạt động và làm căn cứ lập quyết toán. Muốn quyết toán liên hàng năm trước, phải có đủ 2 điều kiện. - Các TK liên hàng đến năm trước, liên hàng năm trước đợi đối chiếu, liên hàng năm trước sai lầm, phải hết số dư. - Số dư TK liên hàng đi năm trước phải bằng (=) số dư tài khoản liên hàng đến năm trước đã đối chiếu. Khi có số đủ 2 điều kiện trên Trung tâm kiểm soát sẽ ra lệnh cho các đơn vị liên hàng chuyển về Trung tâm kiểm soát khoản chênh lệch số dư giữa 2 tài khoản liên hàng đi năm trước và liên hàng đến năm trước đã đối chiếu số tiền chuyển đi này được ghi vào TK liên hàng đi năm nay và chuyển tiêu các tài khoản liên hàng năm nay. Ví dụ: - Ngân hàng Nông nghiệp Thái Bình có số dư các tài khoản như sau: TK 5221 liên hàng đi năm trước, dư Có 700 triệu. TK 5223 liên hàng đến năm trước đã đối chiếu dư Nợ 800 triệu Chênh lệch: 100 triệu Khi nhận được lệnh chuyển tiêu của Trung tâm kiểm soát, NHNN Thái Bình lập giấy báo Nợ liên hàng đi và hạch toán. Nợ: TK 5221 700 triệu Nợ: TK 5211 liên hàng đi năm nay 100 triệu Có: TK 5223 800 triệu Tại NHNN Thái Bình đã chuyển tiêu 2 tài khoản này 51
51. Chương 3 - Thanh toán liên hàng - Tại NH Nông nghiệp Hà nội có số dư các tài khoản như sau: TK 5221 dư Có 450 triệu TK 5223 dư Nợ 400 triệu Chênh lệch 50 triệu Khi nhận được lệnh chuyển tiêu, sẽ hạch toán: Nợ TK 5221 450 triệu Có TK 5223 400 triệu Có TK 5211 50 triệu. Tại Trung tâm kiểm soát đối chiếu phải mở 2 tài khoản “ chuyển tiêu liên hàng đi” và “chuyển tiêu liên hàng đến” để tổng hợp và hạch toán toàn bộ số chuyển tiền của các đơn vị liên hàng. Khi hạch toán, sẽ căn cứ vào lệnh chuyển tiêu và giấy báo liên hàng để khôi phục số dư của các đơn vị liên hàng vào 2 tài khoản mới mở. Theo ví dụ trên, Trung tâm kiểm soát đối chiếu sử lý: - Khoán dư Có 700 triệu của Thái Bình, Trung tâm kiểm soát đối chiếu ghi: Nợ TK 5221 700 triệu Có TK 5226 ( chuyển tiêu liên hàng đi năm trước) 700 triệu TK 5223 dư Nợ 800 triệu, thì ghi: Nợ TK 5227 (chuyển tiêu liên hàng đi năm trước) 800 triệu Có TK 5223 800 triệu Chênh lệch 100 triệu, ghi: Nợ 5211, có 5212 Đối với các khoản của Ngân hàng Nông nghiệp Hà Nội thì ghi: Nợ TK 5211 450 triệu Có TK 5226 450 triệu Và Nợ TK 5227 400 triệu Có TK 5223 400 triệu Chênh lệch 50 triệu, ghi: Nợ TK 5221 50 triệu Có TK 5211 50 triệu Khi nhận được tất cả các chuyển tiêu liên hàng của các đơn vị NH trong toàn quốc, thì số dư tài khoản 5226 bằng (=) số dư tài khoản 5227. Khi đó Trung tâm KSĐC xin lệnh thống đốc NH Nhà nước để tất toán 2 tài khoản này, bằng cắch lập phiếu bù trừ 2 số dư của 2 tài khoản. Thanh toán liên hàng nội tỉnh: 52
52. Chương 3 - Thanh toán liên hàng Phương pháp hạch toán kế toán thanh toán liên hàng nội tỉnh và kiểm soát đối chiếu được thực hiện như đối với liên hàng ngoại tỉnh; nhưng khác số hiệu tài khoản . 3.5 Chuyển tiền điện tử 3.5.1 Khái niệm Chuyển tiền điện tử (CTĐT) là quá trình xử lý một khoản chuyển tiền qua mạng máy tính, kể từ khi nhận được lệnh chuyển tiền của người phát lệnh cho đến khi hoàn tất việc thanh toán cho người thụ hưởng (đối với chuyển tiền Có) hoặc thu tiền từ người nhận lệnh (đối với chuyển tiền Nợ). Nghiệp vụ chuyển tiền điện tử có nhiều điểm tương tự nghiệp vụ thanh toán liên hàng. Tuy nhiên trong chuyển tiền điện tử người ta sử dụng một số thuật ngữ riêng. (Xem phụ lục 1). Các bên tham gia trong chuyển tiền điện tử. - Người phát Lệnh: Là tổ chức hoặc cá nhân gửi Lệnh chuyển tiền đến Ngân hàng, để thực hiện việc chuyển tiền điện tử. - Người nhận lệnh: Là tổ chức hoặc cá nhân được thụ hưởng khoản tiền (nếu là Lệnh chuyển Có) hoặc là tổ chức hay cá nhân phải trả tiền (nếu là Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền) - còn gọi là người trả tiền. - Ngân hàng A: Là Ngân hàng trực tiếp nhận Lệnh chuyển tiền từ người phát lệnh để thực hiện Lệnh chuyển tiền đó. - Ngân hàng B: Là Ngân hàng B (được xác định trên lệnh chuyển tiền) sẽ trả tiền cho Người thụ hưởng (nếu là Lệnh chuyển Có) hoặc sẽ thu nợ từ người nhận lệnh (nếu là Lệnh chuyển nợ). - Ngân hàng trung gian: Là Ngân hàng làm trung gian chuyển tiền giữa Ngân hàng A và Ngân hàng B. Tuỳ tùng khoản chuyển tiền điện tử mà có thể có một hoặc một số Ngân hàng trung gian tham gia thực hiện. - Ngân hàng gửi Lệnh: Là Ngân hàng A hoặc là ngân hàng trung gian phát Lệnh chuyển tiền tới một Ngân hàng tiếp theo để thực hiện Lệnh chuyển tiền của người phát lệnh. - Ngân hàng nhận lệnh: Là Ngân hàng trung gian hoặc Ngân hàng B nhận được Lệnh chuyển tiền từ Ngân hàng gửi lệnh truyền đến để thực hiện Lệnh chuyển tiền của người phát Lệnh. 3.5.2- Các thuật ngữ khác: - Lệnh chuyển tiền: là một chỉ định của người phát lệnh đối với Ngân hàng A dưới dạng chứng từ kế toán nhằm thực hiện việc chuyển tiền điện tử. Lệnh chuyển tiền có thể quy định thời điểm thực hiện, ngoài ra không kèm theo điều kiện thanh toán nào khác. Lệnh chuyển tiền có thể là Lệnh chuyển Nợ hoặc Lệnh chuyển Có. - Lệnh chuyển Nợ: Là Lệnh chuyển tiền của người phát lệnh nhằm ghi Nợ tài khoản của người nhận mở tại Ngân hàng B một số tiền xác định và để ghi Có cho tài khoản của người phát lệnh tại Ngân hàng A về số tiền đó. 53
53. Chương 3 - Thanh toán liên hàng - Lệnh chuyển Có: là Lệnh chuyển tiền của người phát lệnh nhằm ghi Nợ tài khoản của người phát lệnh tại Ngân hàng A một số tiền xác định để ghi có cho tài khoản của người nhận lệnh (người thụ hưởng) tại Ngân hàng B số tiền đó. - Lệnh chuyển tiền giá trị cao: Là Lệnh chuyển tiền mà có số tiền bằng hoặc lớn hơn mức quy định của Thống đốc Ngân hàng Ngân hàng Nhà nước theo từng thời kỳ. - Lệnh chuyển tiền giá trị thấp: Là Lệnh chuyển tiền mà có số tiền dưới mức quy định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước. - Bức điện: Là hình thức thể hiện nội dung của Lệnh chuyển tiền hay thông báo về chuyển tiền điện tử và được truyền qua mạng máy tính giữa các Ngân hàng, thay cho việc chuyển chứng từ hoặc thông báo liên quan đến chuyển tiền điện tử. - Xác định bức điện: Là thủ tục đã được quy định trớc giữa các Nhân hàng nhằm xác định rằng Lệnh chuyển tiền hoặc thông báo đã được chuyển tới đúng Ngân hàng B và thông tin không bị thay đổi trên đường truyền. - Thực hiện Lệnh chuyển tiền: Là quá trình thực hiện hoàn tất một Lệnh chuyển tiền từ Ngân hàng A đến Ngân hàng B bao gồm việc thực hiện các bút toán của các Ngân hàng có liên quan đến lệnh chuyển tiền. - Thời gian thực hiện: Gồm thời gian quy định và thời gian thực hiện thực tế. Thời gian thực hiện quy định: là thời gian quy định theo chế độ cho việc thực hiện một Lệnh chuyển tiền, bắt đầu từ khi Ngân hàng A nhận được lệnh chuyển tiền đến khi Ngân hàng B thực hiện xong Lệnh chuyển tiền đó. Thời gian thực hiện thực tế: Là thời gian thực tế được sử dụng để thực hiện Lệnh chuyển tiền. - Chấp nhận Lệnh chuyển tiền: Một Lệnh chuyển tiền được coi là chấp nhận trong các trường hợp sau: Khi Ngân hàng nhận lệnh: (trừ Ngân hàng B) chấp nhận Lệnh chuyển tiền để thực hiện, chuyển tiếp hoặc trong phạm vi thời gian chấp nhận quy định Ngân hàng nhận Lệnh không tra soát hoặc trả lại Ngân hàng gửi Lệnh. Ngân hàng B chấp nhận Lệnh chuyển tiền khi đã hạch toán vào tài khoản của người nhận Lệnh hoặc thông báo cho ngời nhận Lệnh mà không kèm theo một thông báo từ chối, hoặc trong phạm vi thời gian chấp hành quy định Ngân hàng B không thông báo từ chối hoặc tra soát lại Ngân hàng gửi Lệnh chuyển tiền. 3.5.3 Tài khoản hạch toán Tại các chi nhánh ngân hàng sử dụng các tài khoản. - 5111: Chuyển tiền đi năm nay. - 5112: Chuyển tiền đến năm nay. - 5113: Chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý. - 5121: Chuyển tiền đi năm trước. 54
54. Chương 3 - Thanh toán liên hàng - 5122: Chuyển tiền đến năm trước. - 5123: Chuyển tiền đến năm trước chờ xử lý. (mở 2 Tài khoản chi tiết theo dõi lệnh chuyển Nợ, Lệnh chuyển Có). Tại trung tâm thanh toán sử dụng các tài khoản. - 5131: Thanh toán chuyển tiền đi năm nay. - 5132: Thanh toán chuyển tiền đến năm nay. - 5141: Thanh toán chuyển tiền đi năm trước. - 5142: Thanh toán chuyển tiền đến năm trước. Các tài khoản này mở chi tiết cho từng chi nhánh tham gia chuyển tiền điện tử. - 5133: Thanh toán chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý. - 5143: Thanh toán chuyển tiền đến năm trước chờ xử lý. Các TK này mở 2 TK chi tiết theo dõi lệnh chuyển Nợ, lệnh chuyển Có. 3.5.4. Chứng từ sử dụng trong chuyển tiền điện tử. Chứng từ ghi sổ trong kế toán chuyển tiền điện tử là lệnh chuyển tiền (bằng giấy hoặc dưới dạng chứng từ điện tử). Chứng từ gốc làm cở sở để lập lệnh chuyển tiền là các chứng từ thanh toán theo chế độ hiện hành (UNC, UNT, giấy nộp tiền, séc ) 3.5.5 Qui trình và phương pháp hạch toán CTĐT trong hệ thống Sơ đồ quy trình chung Trung tâm thanh toán Truyền Chuyển lệnh lệnh NH - A NH- B 3.5.6 Quy trình từng NH 2.5.6.1 Tại NH A (chuyển tiền đi) Xử lý kiểm soát chuyển tiền đi Có 3 nhận viên (3 bộ phận) thực hiện, là kế toán giao dịch, kế toán chuyển tiền và người kiểm soát. Kế toán giao dịch: Có nhiệm vụ nhận và kiểm soát, xử lý chứng từ theo quy định: Đối với chứng từ bằng giấy: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của việc lập chứng từ: Chứng từ lập đúng mẫu quy định, dấu, chữ ký trên chứng từ đúng mẫu đã đăng ký tại ngân hàng. Kiểm tra số dư tài 55
55. Chương 3 - Thanh toán liên hàng khoản tiền gửi của khách hàng đủ để thực hiện chuyển tiền, kiểm tra uỷ quyền chuyển Nợ đối với chuyển tiền Nợ. Nếu chuyển tiền khẩn yêu cầu khách hàng ghi chữ “ Khẩn” lên góc trên bên phải chứng từ. Nếu chứng từ hợp lệ, hợp pháp, chuyển kiểm soát duyệt, kế toán hạch toán vào tài khoản thích hợp, ghi số bút toán lên góc trên bên phải chứng từ chuyển tiền. Nếu chứng từ có sai sót trả lại khách hàng yêu cầu lập lại. - Nhập dữ liệu trên chứng từ vào chương trình chuyển tiền điện tử (tạo dữ liệu gốc chuyển tiền) gồm các yếu tố quy định theo mẫu (phụ lục 22,23) - Kiểm soát lại các thông tin đã nhập, ký trên chứng từ giấy (chứng từ gốc chuyển tiền), sau đó chuyển chứng từ giấy đồng thời với việc chuyển (truyền) dữ liệu qua mạng vi tính cho kế toán chuyển tiền xử lý. Đối với chứng từ điện tử - Nhận chứng từ điện tử, kế toán giao dịch phải kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo tính hợp pháp của nghiệp vụ và tính hợp lệ của chứng từ trước khi thực hiện việc hạch toán chuyển tiền. - Nếu chứng từ không có sai sót, kế toán giao dịch in (chuyển hoá) chứng từ điện tử ra giấy (phục vụ cho khâu kiểm soát và sử dụng báo Nợ hoặc báo Có cho khách hàng) - Hạch toán và tạo nhập dữ liệu gốc chuyển tiền: (sử dụng chương trình phần mềm) - Nếu chưa có chương trình phần mềm xử lý chứng từ, kế toán giao dịch căn cứ chứng từ in ra (chứng từ điện tử đã chuyển hoá) để hạch toán và nhập dữ liệu chuyển tiền. - Luân chuyển chứng từ: Kế toán giao dịch phải ký trên chứng từ (chứng từ giấy in ra và chứng từ điện tử), sau đó chuyển chứng từ giấy đồng thời truyền qua mạng máy tính chứng từ điện tử và dữ liệu chuyển tiền cho kế toán chuyển tiền xử lý tiếp. Kế toán chuyển tiền: Kiểm soát: Nhận chứng từ (chứng từ gốc hoặc chứng từ giấy in ra) và dữ liệu qua mạng máy tính: kế toán chuyển tiền nhập lại số bút toán, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, tính hợp pháp của nghiệp vụ, chữ ký của kế toán giao dịch, kết hợp với kiểm tra bằng chương trình dữ liệu trên máy và chứng từ. Nếu phát hiện trên chứng từ hoặc dữ liệu có sai sót phải chuyển trả lại cho kế toán giao dịch để xử lý lại. Kế toán chuyển tiền không được tự ý sửa chữa bất kỳ yếu tố nào trên chứng từ giấy cũng cũng như dữ liệu đã nhập (chương trình không cho phép sửa chữa). - Nếu đúng, xác định chuyển tiền gía trị thấp, giá trị cao, chuyển tiền khẩn để xử lý cho thích hợp và tiến hành lập Lệnh chuyển tiền. Lập lệnh chuyển tiền: - Lệnh chuyển tiền được lập riêng cho từng chứng từ. Riêng đối với chứng từ hạch toán kép (bút toán kép 1 Nợ nhiều Có và ngược lại) Lệnh chuyển tiền lập chung 1 bút toán kép cho cùng 1 đơn vị hoặc cá nhân. (Ví dụ: một khách hàng nộp tiền mặt và ngân phiếu để chuyển tiền, chứng từ nộp tiền mặt và chứng từ nộp ngân phiếu lập chung trên một Lệnh chuyển tiền). 56
56. Chương 3 - Thanh toán liên hàng - Căn cứ vào chứng từ chuyển tiền. Kế toán chuyển tiền bổ sung thêm các yếu tố còn lại để hoàn chỉnh một Lệnh chuyển tiền trên cơ sở dữ liệu kế toán giao dịch đã nhập vào ban đầu theo mẫu và các yếu tố quy định (phụ lục số 22,23). - Sau khi nhập đầy đủ và kiểm soát lại các dữ liệu, kế toán chuyển tiền phải ký vào chứng từ giấy (chứng từ gốc hoặc chứng từ in ra), ký chữ ký điện tử vào Lệnh chuyển tiền, sau đó chuyển toàn bộ File dữ liệu Lệnh chuyển tiền và chứng từ gốc chuyển tiền cho Người kiểm soát. Sau khi hoàn tất một Lệnh chuyển tiền (lệnh chuyển tiền thực sự đã chuyển đi), Kế toán chuyển tiền in 1 liên Lệnh chuyển tiền lưu kèm chứng từ gốc chuyển tiền khi có đủ chữ ký kế toán, kiểm soát. Người kiểm soát: Người kiểm soát kết hợp kiểm tra bằng mắt với chương trình để đối chiếu và kiểm soát các dữ liệu (yếu tố) của Lệnh chuyển tiền với chứng từ gốc do kế toán chuyển tiền chuyển đến. Đảm bảo dữ liệu đã nhập đầy đủ, chính xác, đúng mẫu biểu, khớp đúng với chứng từ chuyển tiền của khách hàng (chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử). - Kiểm tra các chữ ký của kế toán giao dịch, kế toán chuyển tiền trên chứng từ giấy. Nếu có sai sót chuyển lại cho kế toán chuyển tiền, kế toán giao dịch xử lý. Người kiểm soát không được tự ý sửa chữa bất kỳ yếu tố nào trên chứng từ gốc chuyển tiền cũng như dữ liệu của Lệnh chuyển tiền (chương trình không cho phép). Nếu đúng, người kiểm soát ký duyệt (ghi chữ ký điện tử vào lệnh) chuyển đi. 3.5.6.2. Hạch toán xử lý các khoản chuyển tiền đi Hạch toán a) Đối với Lệnh chuyển Có Nợ TK thích hợp (TK tiền gửi của khách hàng ) Có TK 5111: chuyển tiền đi năm nay. b) Đối với Lệnh chuyển Nợ - Đối với Lệnh chuyển Nợ của nội bộ ngân hàng, hạch toán: Nợ TK 5111: chuyển tiền đi năm nay Có TK nội bộ thích hợp. - Đối với Lệnh chuyển Nợ của khách hàng: Nếu là các chứng từ được ghi có ngay (Séc bảo chi, séc chuyển tiền v.v ) thì hạch toán: Nợ TK 5111: Chuyển tiền đi năm nay Có TK Tiền gửi khách hàng Nếu là các lệnh không được ghi có ngay thì hạch toán: Nợ TK 5111: chuyển tiền đi năm nay Có TK 452: Tiền giữ hộ và chờ thanh toán. Khi nhận được điện thông báo chấp nhận chuyển Nợ của NHB, NHA hạch toán: 57
57. Chương 3 - Thanh toán liên hàng Nợ TK 452: Tiền giữ hộ và chờ thanh toán. Có TK khách hàng. Xử lý các chuyển tiền: - Đối với Lệnh chuyển tiền trị gía cao: NHA phải thực hiện việc xác nhận chuyển tiền với NHB: Nhận điện yêu cầu xác nhận Lệnh chuyển tiền có giá trị cao (theo mẫu quy định) của NHB (đã qua kiểm soát), kế toán chuyển tiền phải in điện, kiểm soát, đối chiếu với Lệnh chuyển tiền có giá trị cao đã gửi đi, nếu đúng, tạo điện xác nhận Lệnh chuyển tiền có giá trị cao, chuyển điện xác nhận (điện in ra và dữ liệu trên máy) cho người kiểm soát. Người kiểm soát kiểm soát lại, nếu đúng ghi chữ ký điện tử lên điện xác nhận, truyền ngay cho NHB. Các điện yêu cầu xác nhận và điện xác nhận phải lưu trữ kèm theo Lệnh chuyển tiền có giá trị cao sau khi đã có đầy đủ chữ ký của kế toán chuyển tiền và người kiểm soát. - Trường hợp nhận được thông báo từ chối chấp nhận lệnh chuyển tiền (ghi rõ lý do từ chối) và Lệnh chuyển tiền của NHB (trả lại NHA số tiền từ chối), NHA phải kiểm soát chặt chẽ, nếu hợp lệ hạch toán: Đối với Lệnh từ chối Lệnh chuyển Nợ: căn cứ vào lệnh chuyển Nợ của NHB, hạch toán: Nợ TK thích hợp (TK trước đây đã ghi Có) Có TK 5112: Chuyển tiền đến năm nay. Đối với từ chối Lệnh chuyển Có: Căn cứ lệnh chuyển Có của NHB, hạch toán: Nợ TK 5112: chuyển tiền đến năm nay. Có TK thích hợp (TK trước đây đã ghi Nợ - trích chuyển) NHA phải gửi thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển tiền cho khách hàng. Trường hợp sự cố kỹ thuật truyền tin, hoặc nguyên nhân khách quan khác, không gửi được Lệnh chuyển tiền đi: Sau thời điểm ngừng chuyển Lệnh chuyển tiền đi trong ngày (15h30), các lệnh chuyển tiền không gửi được, NHA thông báo ngay cho khách hàng biết (nếu có thể) về tình trạng của Lệnh chuyển tiền chưa đi được, nếu do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin NHA lập “ biên bản sự cố kỹ thuật trong chuyển tiền điện tử”, xử lý: Nếu khách hàng yêu cầu trả lại chứng từ chuyển tiền: Người kiểm soát, kế toán chuyển tiền, kế toán giao dịch thực hiện thoái duyệt Lệnh chuyển tiền đi, trả lại chứng từ cho khách hàng. Nếu khách hàng không yêu cầu trả lại: NHA thoái duyệt Lệnh chuyển tiền đi, nhập sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền chưa chuyển đi do sự cố kỹ thuật” 58
58. Chương 3 - Thanh toán liên hàng Đối với các chứng từ chuyển tiền không trả lại được (chứng từ nộp tiền mặt của khách hàng ), NHA thoái Lệnh chuyển tiền, hạch toán các chứng từ chuyển tiền đó vào TK “các khoản chưa thanh toán khác” và ghi “sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền chưa chuyển đi do sự cố kỹ thuật” Ngày làm việc tiếp theo khi khắc phục sự cố NHA ghi xuất “sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền chưa chuyển đi do sự cố kỹ thuật", tất toán khoản tạm ghi trên TK “các khoản chờ thanh toán khác” đồng thời lập lệnh chuyển tiền ngay cho khách hàng. 3.5.6.3 Tại NHB (NH nhận chuyển tiền đến) Thông thường có 3 nhân viên (3 bộ phận) thực hiện: kiểm soát, kế toán chuyển tiền và kế toán giao dịch. Kiểm soát Lệnh chuyển tiền đến: Nhận Lệnh chuyển tiền của NHA (qua trung tâm thanh toán TTTT), người kiểm soát vào chương trình kiểm tra chữ ký điện tử của TTTT để xác định đúng đắn, chính xác của Lệnh chuyển tiền đến, sau đó truyền Lệnh chuyển tiền qua mạng vi tính cho kế toán chuyển tiền để xử lý tiếp. Kế toán chuyển tiền in 3 liên Lệnh chuyển tiền đến, kiểm soát các yếu tố của Lệnh chuyển tiền đến để xác định: - Có đúng Lệnh chuyển tiền gửi cho NH mình không. - Các yếu tố trên Lệnh có hợp lệ, hợp pháp không. - Nội dung có gì nghi vấn không. Sau khi kiểm soát xong, kế toán chuyển tiền ký vào các Lệnh chuyển tiền (bằng giấy), lấy chữ ký kiểm soát trên Lệnh chuyển tiền, sau đó chuyển 2 liên Lệnh chuyển tiền đến cho kế toán giao dịch xử lý tiếp. Kế toán giao dịch: Căn cứ Lệnh chuyển tiền do kế toán chuyển tiền chuyển đến, kiểm soát (kiểm soát tên, tài khoản khách hàng, kiểm tra uỷ quyền chuyển Nợ đối với lệnh chuyển Nợ ), ký trên chứng từ và hạch toán tài khoản thích hợp. Xử lý chứng từ. - 1 liên Lệnh chuyển tiền hạch toán Nợ - Có, đóng vào nhật ký chứng từ. - 1 liên Lệnh chuyển tiền lưu kèm báo cáo chuyển tiền trong ngày. - 1 liên Lệnh chuyển tiền dùng báo Nợ, báo Có cho khách hàng. Kiểm soát Lệnh chuyển tiền Khẩn, Lệnh chuyển tiền có giá trị cao: a) Đối với Lệnh chuyển tiền khẩn: NHB phải ưu tiên thực hiện việc kiểm soát và hạch toán ngay cho khách hàng (không chờ xử lý theo lô). Trường hợp có nhiều Lệnh chuyển tiền khẩn đến cùng một lúc thì trật tự ưu tiên sẽ được xắp xếp theo thứ tự thời gian nhận lệnh, lệnh nào đến trước ưu tiên xử lý trước. b) Đối với Lệnh chuyển tiền có giá trị cao: Khi kiểm soát Lệnh chuyển tiền đến chương trình sẽ tự động tạo điện yêu cầu xác nhận chuyển tiền có giá trị cao. Người kiểm soát duyệt và gửi điện yêu cầu xác nhận cho NHA. 59
59. Chương 3 - Thanh toán liên hàng Khi nhận điện xác nhận chuyển tiền có giá trị cao của NHA (đã qua kiểm soát của người kiểm soát) kế toán chuyển tiền in điện xác nhận kèm Lệnh chuyển tiền có gía trị cao trả tiền cho khách hàng. Các điện yêu cầu xác nhận và điện xác nhận phải lưu trữ kèm theo Lệnh chuyển tiền có giá trị cao sau khi đã có đầy đủ chữ ký của kế toán chuyển tiền và người kiểm soát. 3.5.6.4 Hạch toán, xử lý Lệnh chuyển tiền đến: Đối với Lệnh chuyển Có: Nợ TK 5112: chuyển tiền đến năm nay. Có TK thích hợp (TK khách hàng) Trường hợp chuyển tiền có giá trị cao; sau thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày vẫn không nhận được điện xác nhận của NHA thì NHB hạch toán Lệnh chuyển Có giá trị cao vào TK chuyển tiền đến chờ xử lý: Nợ TK 5112: chuyển tiền đến năm nay Có TK 5113: chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý. Khi nhận được điện xác nhận của NHA, lập phiếu chuyển khoản hạch toán: Nợ TK chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý. Có TK khách hàng. Đối với Lệnh chuyển Nợ: a) Trường hợp chuyển Nợ nội bộ NH thương mại, hạch toán: Nợ TK thích hợp. Có TK 5112 chuyển tiền đến năm nay b) Trường hợp chuyển Nợ của khách hàng: - Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền hợp lệ, tài khoản người nhận đủ khả năng thanh toán, hạch toán: Nợ TKTG người nhận lệnh Có TK 5112 chuyển tiền đến năm nay. Sau đó gửi ngay điện thông báo chấp nhận chuyển Nợ cho NHA và báo Nợ cho khách hàng. Đối với các lệnh không được ghi có ngay, hạch toán: Nợ TK 5113: Chuyển tiền đến chờ xử lý Có TK 5112: Chuyển tiền đến năm nay Sau khi hạch toán, báo cho khách hàng để làm thủ tục chấp nhận. Khi khách hàng đã chấp nhận, hạch toán: Nợ TK Tiền gửi khách hàng Có TK 5113 Nếu khách hàng từ chối, hạch toán: Nợ TK 5111: Chuyển tiền đi năm nay 60
60. Chương 3 - Thanh toán liên hàng Có TK 5113 - Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền hợp lệ, nhưng khách hàng không đủ khả năng thanh toán. Ngân hàng phải thông báo ngay cho khách hàng nộp đủ tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ trong phạm vi thời gian chấp nhận quy định (tối đa 24 giờ kể từ khi nhận được Lệnh chuyển Nợ), hạch toán: Nợ TK 5113: chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý. Có TK 5112: chuyển tiền đến năm nay. Trong phạm vi thời gian chấp nhận quy định, nếu khách hàng nộp đủ tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ, NHB lập phiếu chuyển khoản hạch toán: Nợ TK thích hợp của khách hàng. Có TK 5113: chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý. Sau thời gian chấp nhận quy định, nếu khách hàng không nộp đủ tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ, NHB lập điện thông báo từ chối chấp nhận lệnh chuyển Nợ, căn cứ thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển Nợ, lập Lệnh chuyển Nợ gửi NHA, hạch toán: Nợ TK 5111: chuyển tiền đi năm nay Có TK 5113: chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý. NHB phải mở sổ theo dõi các Lệnh chuyển Nợ không thanh toán để làm báo cáo chuyển tiền điện tử theo quy định. 3.6 Tại trung tâm thanh toán: Kiểm soát các Lệnh chuyển tiền: Trung tâm thanh toán có nhiệm vụ nhận Lệnh chuyển tiền từ các NHA, thực hiện kiểm soát, hạch toán và truyền đi NHB liên quan. Toàn bộ quá trình tiếp nhận kiểm soát, hạch toán, truyền dẫn lệnh và dữ liệu của TTTT được xử lý tự động theo chương trình máy tính: a) Nhận được Lệnh chuyển tiền từ NHA chuyển đến, người được giao nhiệm vụ kiểm soát của TTTT (kiểm soát trung tâm) sử dụng mật mã vào chương trình để kiểm tra tính hợp pháp và đúng đắn của Lệnh chuyển tiền. Lệnh chuyển tiền đến phải được kiểm soát theo các quy định chung đối với chứng từ điện tử và các quy định cụ thể sau: - Kiểm tra chữ ký điện tử ghi trên Lệnh chuyển tiền. - Mã NHA, NHB; - Số lệnh ngày lập lệnh, loại Lệnh chuyển tiền (ký hiệu Lệnh) b) Các Lệnh chuyển tiền sau khi kiểm soát đúng sẽ được tự động tính và ghi chữ ký điện tử để truyền đi các NHB có liên quan. Trên Lệnh chuyển tiền phải có ký hiệu xác nhận đã kiểm soát và tên người chịu trách nhiệm kiểm soát chuyển tiền của TTTT. 3.6.1 Hạch toán tại trung tâm thanh toán: a) Đối với các Lệnh chuyển Có, Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ, hạch toán: 61
61. Chương 3 - Thanh toán liên hàng Nợ TK 5132 thanh toán chuyển tiền đến năm nay (Tiểu khoản đơn vị gửi Lệnh chuyển tiền - NHA) Có TK 5131 thanh toán chuyển tiền đi năm nay. (Tiểu khoản đơn vị nhận Lệnh chuyển tiền - NHB) b) Đối với Lệnh chuyển Nợ: Nợ TK 5131 (tiểu khoản đơn vị nhận Lệnh chuyển tiền - NHB) Có TK 5132 (tiểu khoản đơn vị gửi Lệnh chuyển tiền- NHA) 3.6.2 Xử lý sai sót tại TTTT: a) Khi kiểm soát Lệnh chuyển tiền nếu phát hiện có sai sót, TTTT phải tra soát ngay NHA để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp, đảm bảo an toàn tài sản và an toàn hệ thống: - Nếu nguyên nhân sai sót là do lỗi kỹ thuật thì TTTT được huỷ Lệnh chuyển tiền sai và yêu cầu NHA gửi lại Lệnh chuyển tiền đúng để thay thế. Nếu phát hiện Lệnh chuyển tiền bị giả mạo hoặc có thông tin lạ xâm nhập thì phải lập biên bản và áp dụng các biện pháp phòng ngừa cần thiết đồng thời phải thông báo cho các đơn vị liên quan phối hợp giải quyết để ngăn chặn lợi dụng TTTT phải mở sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót để phục vụ cho việc lập báo cáo chuyển tiền điện tử cũng như để quản lý và đánh giá hệ thống. b) Đối với các Lệnh chuyển tiền TTTT đã tiếp nhận từ các NHA nhưng không thể truyền đi trong ngày cho các NHB do sự cố kỹ thuật, thì xử lý như sau: - Sau thời điểm hoàn thành đối chiếu trong ngày, TTTT lập “biên bản sự cố kỹ thuật trong chuyển tiền điện tử” và “bảng kê chi tiết chuyển tiền đến chờ xử lý” hạch toán các Lệnh chuyển tiền đến chờ xử lý vào tài khoản “thanh toán chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý” theo tiểu khoản thích hợp: Đối với các Lệnh chuyển Có, Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ: Nợ TK 5132: thanh toán chuyển tiền đến năm nay (Tiểu khoản đơn vị gửi Lệnh chuyển tiền - NHA) Có TK 5133 thanh toán chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý (Tiểu khoản Lệnh chuyển Có, Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ đến chờ xử lý) Đối với Lệnh chuyển Nợ: Nợ TK 5133: thanh toán chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý (Tiểu khoản Lệnh chuyển nợ đến chờ xử lý) Có TK 5132 thanh toán chuyển tiền đến năm nay (Tiểu khoản đơn vị gửi Lệnh chuyển tiền - NHA) - Sang ngay làm việc tiếp theo, khi đã khắc phục xong sự cố kỹ thuật, truyền tin, TTTT sẽ truyền ngay tiếp Lệnh chuyển tiền cho NHB liên quan và tất toán tài khoản thanh toán chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý, hạch toán: Đối với Lệnh chuyển Nợ: 62