Giáo trình Kế toán ngân hàng (Phần 1)

Nội dung text: Giáo trình Kế toán ngân hàng (Phần 1)

1. CH ƯƠ NG I TỔ CH ỨC CÔNG TÁC H ẠCH TOÁN K Ế TOÁN TRONG NGÂN HÀNG KINH DOANH I. KHÁI QUÁT V Ề K Ế TOÁN NGÂN HÀNG KINH DOANH: 1. Khái ni ệm: Kế toán NHKD là m ột h ệ th ống thông tin và ki ểm tra các ho ạt độ ng kinh t ế - tài chính phát sinh trong trong t ừng ngân hàng kinh doanh (ho ặc t ừng chi nhánh ngân hàng) bằng m ột h ệ th ống các ph ươ ng pháp đặc tr ưng. 2. Đối t ượng c ủa k ế toán NHKD: Cũng nh ư đối t ượng k ế toán trong các doanh nghi ệp, đố i t ượng c ủa k ế toán NHKD là V ốn kinh doanh và s ự v ận độ ng c ủa v ốn kinh doanh trong quá trình th ực hi ện các ch ức năng c ủa NHKD. (t ừ đây có th ể g ọi t ắt là các ngân hàng) Đối t ượng c ủa k ế toán NH có th ể được phân lo ại theo nhi ều cách khác nhau tu ỳ m ục đích nghiên c ứu và h ướng ti ếp c ận. Tuy nhiên, cách phân lo ại ph ổ bi ến mà k ế toán s ử d ụng là cách phân lo ại theo ngu ồn hình thành và k ết c ấu s ử d ụng v ốn kinh doanh. a.Phân lo ại theo ngu ồn hình thành : Ngu ồn hình thành v ốn kinh doanh c ủa ngân hàng được phân lo ại nh ư sau: - Ngu ồn v ốn ch ủ s ở h ữu bao g ồm v ốn điều l ệ, các qu ỹ (qu ỹ d ự tr ữ b ổ sung v ốn điều lệ, qu ỹ đầ u t ư phát tri ển, qu ỹ nghiên c ứu khoa h ọc và đào t ạo, qu ỹ d ự phòng tài chính, qu ỹ dự phòng tr ợ c ấp m ất vi ệc làm, qu ỹ khen th ưởng, qu ỹ phúc l ợi ) l ợi nhu ận ch ưa phân ph ốivà chênh l ệch đánh giá l ại tài s ản. - Các kho ản n ợ bao g ồm v ốn huy động d ưới các hình th ức khác nhau, v ốn vay ngân hàng nhà n ước, vay các t ổ ch ức tín d ụng khác, v ốn trong thanh toán, v ốn nh ận u ỷ thác b. Phân lo ại v ốn kinh doanh theo k ết c ấu s ử d ụng: Vốn kinh doanh c ủa ngân hàng được phân thành các lo ại s ắp x ếp theo th ứ t ự c ủa h ệ th ống tài kho ản hi ện hành nh ư sau: - V ốn b ằng ti ền (bao g ồm ti ền m ặt, ngân phi ếu, ch ứng t ừ có giá tr ị ngo ại t ệ, kim lo ại quý, đá quý; các lo ại ti ền g ửi: t ại ngân hàng nhà n ước, t ại các t ổ ch ức tín d ụng trong và ngoài n ước) và các kho ản đầ u tư tài chính d ưới hình th ức ch ứng khoán, góp v ốn, mua cổ ph ần - C ấp tín d ụng d ưới các hình th ức cho vay truy ền th ống; chi ết kh ấu, tái chi ết kh ấu, cầm c ố, tái c ầm c ố th ươ ng phi ếu và các lo ại gi ấy t ờ có giá khác; cho thuê tài chính xem nh ư là các kho ản ph ải thu c ủa ngân hàng. - Tài s ản c ố đị nh và các tài s ản có khác nh ư công c ụ lao độ ng, v ật li ệu d ự tr ữ, các lo ại chi phí, các kho ản ph ải thu khách hàng, các kho ản ph ải thu n ội b ộ, t ạm ứng 3. Nhi ệm v ụ c ủa k ế toán NHKD : a. Ph ản ánh trung th ực, rõ ràng, đầy đủ và k ịp th ời các nghi ệp v ụ kinh t ế - tài chính phát sinh trong ho ạt độ ng ngân hàng b. Cung c ấp thông tin kinh t ế - tài chính cho các đối t ượng h ữu quan. c. Giám sát quá trình v ận độ ng v ốn kinh doanh c ủa ngân hàng. d. T ổ ch ức các nghi ệp v ụ giao d ịch v ới khách hàng b ảo đả m an toàn tài s ản và t ạo thu ận ti ện t ối đa cho khách hàng. 4. Đặc điểm c ủa k ế toán NHKD: 1
2. a. Đối t ượng c ủa k ế toán NHKD có nh ững đặ c tr ưng: +Liên quan đến r ất nhi ều đố i t ượng c ủa các ngành, các l ĩnh v ực kinh t ế -xã h ội. S ự liên quan này l ại r ất đa d ạng. + V ề c ơ b ản, quá trình v ận độ ng không di ễn ra s ự thay đổ i hình thái c ủa v ốn + V ận độ ng ng ược chi ều v ới v ận độ ng v ốn c ủa các khách hàng giao d ịch. b. Ngoài nh ững ch ức n ăng thông th ường c ủa k ế toán, k ế toán ngân hàng còn tham gia tr ực ti ếp vào m ột s ố nghi ệp v ụ ho ặc d ịch v ụ ngân hàng, nh ất là d ịch v ụ trung gian thanh toán. c. Quá trình x ử lý các nghi ệp v ụ đồ ng th ời là quá trình giao d ịch v ới khách hàng. d. S ố l ượng ch ứng t ừ nhi ều và ph ức t ạp do: - Khách hàng nhi ều, yêu c ầu đa d ạng - Ch ứng t ừ bên ngoài l ập là ch ủ y ếu - Ch ứng t ừ luân chuy ển ra bên ngoài nhi ều Do nh ững đặ c điểm nêu trên, nên k ế toán ngân hàng có nh ững yêu c ầu đặc tr ưng: - Yêu c ầu c ập nh ật và chính xác r ất cao + X ử lý ch ứng t ừ vào s ổ ngay, l ập b ảng cân đố i tài kho ản ngày, báo n ợ, báo có k ịp th ời cho các đố i t ượng + H ạch toán chi ti ết và t ổng h ợp đồ ng th ời + Đối chi ếu th ường xuyên - V ừa b ảo đả m an toàn tài s ản v ừa ph ải t ạo thu ận ti ện t ối đa cho khách hàng + Ch ứng t ừ k ết h ợp + Ki ểm soát viên độc l ập + Yêu c ầu t ự độ ng hoá, tin h ọc hoá cao - Nguyên t ắc qu ản lý khép kín II. T Ổ CH ỨC B Ộ MÁY K Ế TOÁN NHKD: Đa s ố các ngân hàng đều có b ộ máy k ế toán t ổ ch ức theo hai c ấp:b ộ máy k ế toán ở ngân hàng trung ươ ng và b ộ máy k ế toán ở c ấp c ơ s ở. 1.B ộ máy k ế toán ở ngân hàng trung ươ ng có các nhi ệm v ụ ch ủ y ếu sau: - H ướng d ẫn các đơn v ị tr ực thu ộc th ực hi ện ch ế độ k ế toán. - Ch ỉ đạ o toàn di ện công tác k ế toán c ủa toàn h ệ th ống. - Th ực hi ện các nghi ệp v ụ k ế toán - tài chính c ủa toàn h ệ th ống. 2. B ộ máy k ế toán ở c ấp c ơ s ở (bao g ốm các chi nhánh và các s ở giao d ịch trung tâm): Trong xu h ướng cách m ạng công ngh ệ - mà tr ước h ết là xu h ướng ứng d ụng công ngh ệ thông tin trong ho ạt độ ng ngân hàng, c ơ c ấu t ổ ch ức nói chung, t ổ ch ức b ộ máy k ế toán trong ngân hàng nói riêng ngày càng có nh ững thay đổ i r ất quan tr ọng, th ậm chí có nh ững thay đổ i mà nh ững cách nhìn b ảo th ủ s ẽ r ất khó ch ấp nh ận. Nh ững thay đổ i nh ư th ế nhi ều khi kéo theo s ự thay đổ i v ề các quan ni ệm có tính nguyên t ắc. Để có m ột hi ểu bi ết t ươ ng đối đầ y đủ v ề t ổ ch ức b ộ máy k ế toán ở các ngân hàng kinh doanh, chúng ta s ẽ xem xét ở các khía c ạnh sau: 2
3. 2.1. Xét trong m ối quan h ệ v ới các l ĩnh v ực nghi ệp v ụ kinh doanh c ủa ngân hàng, có 2 ki ểu t ổ ch ức b ộ máy k ế toán là t ổ ch ức theo mô hình t ập trung và t ổ ch ức theo mô hình phân tán. 2.2. Xét v ề ph ươ ng di ện phân công lao độ ng thành các ph ần hành k ế toán riêng bi ệt, bộ máy k ế toán ở các ngân hàng kinh doanh th ường được phân thành các ph ần hành sau: a. B ộ ph ận k ế toán giao d ịch v ới khách hàng (qu ầy giao d ịch): bao g ồm m ột s ố nhân viên k ế toán (các nhân viên này th ường được g ọi là thanh toán viên/giao d ịch viên) ph ụ trách m ột hay m ột nhóm khách hàng theo dõi c ả tài kho ản ti ền g ửi và tài kho ản ti ền vay. Tu ỳ theo trình độ tin h ọc hoá có th ể phân ra 3 ki ểu mô hình t ổ chức b ộ ph ận này: + Mô hình k ế toán th ủ công + Mô hình ki ểm soát phân tán, k ế toán máy t ập trung. + Mô hình m ạng LAN + Mô hình giao d ịch m ột c ửa theo ki ểu NH bán l ẻ (xem s¬ ® ơ ị d-íi) b. B ộ ph ận k ế toán thanh toán v ốn gi ữa các ngân hàng c. B ộ ph ận k ế toán tài chính hay còn g ọi là k ế toán n ội b ộ đả m nhi ệm các ph ần hành kế toán: thu nh ập, chi phí, tài s ản, k ết qu ả kinh doanh d. B ộ ph ận k ế toán t ổng h ợp: l ập nh ật ký ch ứng t ừ, s ổ cái, l ập báo cáo k ế toán th ống kê. e. B ộ ph ận ki ểm soát. g. Tr ưởng phòng tài chính ho ặc k ế toán tr ưởng @ Ghi chú: M ột s ố nguyên t ắc trong vi ệc t ổ ch ức b ộ máy k ế toán tr ước đây được tuân th ủ rất nghiêm ng ặt, nay m ột s ố c ần được v ận d ụng theo m ột cách m ới để thích ứng v ới s ự bi ến đổ i c ủa công ngh ệ, bao g ồm các nguyên t ắc sau: - Không bố trí m ột nhân viên đảm nhi ệm nhi ều ph ần vi ệc có m ối liên h ệ. - Không b ố trí ki ểm soát viên ho ặc k ế toán tr ưởng kiêm nhi ệm các công vi ệc c ụ th ể. - Không để nhân viên l ập nh ật ký ch ứng t ừ kiêm nhi ệm l ập s ổ ph ụ, s ổ cái, cân đố i tài kho ản. - Không b ố trí nh ững ng ười có quan h ệ gia đình thân thi ết nh ư b ố m ẹ v ới con k ể c ả con dâu và con r ể; v ợ ch ồng; anh ch ị em ru ột đồ ng th ời làm nh ững công vi ệc sau đây: th ủ tr ưởng và k ế toán tr ưởng; k ế toán tr ưởng và k ế toán viên ho ặc th ủ qu ỹ. Ở ph ần l ớn các chi nhánh ngân hàng, vi ệc ứng d ụng công ngh ệ thông tin được th ực hi ện trên ph ần l ớn các công vi ệc k ế toán. Máy vi tính n ối m ạng được trang b ị đế n t ừng nhân viên k ế toán. Các máy vi tính được n ối m ạng c ục b ộ (LAN) và được k ết n ối v ới bên ngoài để th ực hi ện các giao d ịch tr ực tuy ến v ới khách hàng c ũng nh ư ti ến hành các nghi ệp vụ thanh toán liên ngân hàng III. T Ổ CH ỨC CH ỨNG T Ừ VÀ QUY TRÌNH LUÂN CHUY ỂN CH ỨNG T Ừ TRONG K Ế TOÁN NHKD. 1. Phân lo ại ch ứng t ừ trong ngân hàng: a. C ăn c ứ vào trình t ự l ập ch ứng t ừ - Ch ứng t ừ g ốc: Là ch ứng t ừ l ập ra ngay khi có nghi ệp v ụ kinh t ế phát sinh. Nó mang đầy đủ các y ếu t ố đả m b ảo v ề m ặt pháp lý c ũng nh ư n ội dung kinh t ế s ẽ được ph ản ánh trên s ổ sách k ế toán, khi ch ứng t ừ g ốc được ng ười có th ẩm quy ền duy ệt thì nó mang tính ch ất là m ột ch ứng t ừ m ệnh l ệnh: phi ếu xu ất kho, phi ếu nh ập kho 3
4. - Ch ứng t ừ ghi s ổ: Là ch ứng t ừ dùng để ph ản ảnh các nghi ệp v ụ kinh t ế phát sinh vào s ổ sách k ế toán trên c ơ s ở c ăn c ứ vào các ch ứng t ừ g ốc Ph ần l ớn các ch ứng t ừ trong ngân hàng liên quan đến tài kho ản ti ền g ửi c ủa khách hàng đều v ừa là ch ứng t ừ g ốc v ừa là ch ứng t ừ ghi s ổ . Ví d ụ: Séc, u ỷ nhi ệm chi, u ỷ nhi ệm thu, gi ấy n ộp ti ền b. C ăn c ứ vào đối t ượng l ập ch ứng t ừ: - Ch ứng t ừ do khách hàng l ập - Ch ứng t ừ do ngân hàng l ập. c. C ăn c ứ vào tác d ụng c ủa chứng t ừ: - Ch ứng t ừ m ệnh l ệnh:Th ể hi ện m ột l ệnh v ăn b ản c ủa ch ủ tài kho ản ho ặc các nhân vật có th ẩm quy ền trong ngân hàng . Ví d ụ: Séc l ĩnh ti ền m ặt, séc chuy ển kho ản, u ỷ nhi ệm chi, u ỷ nhi ệm thu, đơn xin vay, gi ấy n ộp ti ền, gi ấy l ĩnh ti ền,l ệnh điều chuuy ển ti ền. - Ch ứng t ừ th ực hi ện: Các v ăn b ản ch ứng minh m ột nghi ệp v ụ đã được th ực hi ện. Ví dụ: Phi ếu thu, phi ếu chi, phi ếu chuy ển kho ản, gi ấy báo n ợ, gi ấy báo có. Ph ần l ớn các ch ứng t ừ trong ngân hàng đều k ết h ợp gi ữa ch ứng t ừ m ệnh l ệnh và ch ứng t ừ th ực hi ện. d. C ăn c ứ vào n ội dung ch ứng t ừ: Bao g ồm m ột s ố lo ại ch ủ y ếu: - Ch ứng t ừ trong các nghi ệp v ụ liên quan đến ngân qu ỹ: + Gi ấy n ộp ti ền; b ảng kê các lo ại ti ền n ộp: Dùng trong tr ường h ợp khách hàng n ộp ti ền m ặt vào tài kho ản ho ặc nh ờ ngân hàng chuy ển ti ền cho m ột đố i t ượng khác ở m ột đị a ph ươ ng khác. + Gi ấy l ĩnh ti ền m ặt; b ảng kê các lo ại ti ền l ĩnh: Dùng khi khách hàng có nhu c ầu lĩnh ti ền m ặt t ừ ti ền vay. + Séc ti ền m ặt: Dùng khi khách hàng có nhu c ầu rút ti ền m ặt t ừ ti ền g ửi + Phi ếu thu: Ch ủ y ếu dùng để thu phí d ịch v ụ, thu lãi ti ền vay, thu n ội b ộ. + Phi ếu chi: Chi n ội b ộ (t ạm ứng, công tác phí, ti ền ăn ca, l ươ ng, th ưởng ) ho ặc chi theo yêu c ầu c ủa khách hàng. - Ch ứng t ừ trong các nghi ệp v ụ tín d ụng: + Gi ấy đề ngh ị vay v ốn + H ợp đồ ng tín d ụng + Gi ấy nh ận n ợ. + Gi ấy t ờ liên quan đến x ử lý n ợ, điều ch ỉnh k ỳ h ạn tr ả n ợ, gia h ạn n ợ. + Các ch ứng t ừ phát ti ền vay (ch ứng t ừ ghi s ổ) - Các ch ứng t ừ thanh toán không dùng ti ền m ặt: + Các l ệnh c ủa khách hàng nh ư séc chuy ển kho ản, u ỷ nhi ệm chi, u ỷ nhi ệm thu + B ảng kê n ộp séc + Các lo ại ch ứng t ừ báo có, báo n ợ cho khách hàng. + Các lo ại b ảng kê trong thanh toán v ốn gi ữa các ngân hàng: b ảng kê thanh toán liên hàng, thanh toán bù tr ừ + Gi ấy báo có liên hàng, gi ấy báo n ợ liên hàng đi - Phi ếu chuy ển kho ản: Dùng làm ch ứng t ừ trong tr ường h ợp th ực hi ện các bút toán chuy ển kho ản n ội b ộ. 4
5. e. C ăn c ứ vào hình thái v ật ch ất, ch ứng t ừ k ế toán ngân hàng có th ể chia làm 2 lo ại: - Ch ứng t ừ gi ấy: v ật mang tin trong tr ường h ợp này là các t ờ gi ấy. Nói chung, ch ứng từ gi ấy là m ột v ăn b ản đáp ứng đầ y đủ các tiêu chu ẩn c ủa ch ứng t ừ. - Ch ứng t ừ điện t ử : Lu ật K ế toán c ủa n ước CHXHCNVN ban hành ngày 17/06/2003, có hi ệu l ực thi hành t ừ 01/01/2004 thì: ch ứng t ừ điện t ử là ch ứng t ừ k ế toán được th ể hi ện d ưới d ạng d ữ li ệu điện t ử đã được mã hoá mà không có s ự thay đổ i trong quá trình truy ền qua m ạng máy tính ho ặc trên v ật mang tin nh ư b ăng t ừ, đĩ a t ừ, các lo ại th ẻ thanh toán Ngh ị đị nh s ố 128/2004/N Đ-CP c ủa Chính ph ủ có m ột s ố quy đị nh chi ti ết h ơn v ề ch ứng t ừ điện t ử : i. Ch ứng t ừ điện t ử ph ải có đủ n ội dung quy đị nh cho ch ứng t ừ k ế toán và ph ải được mã hóa b ảo đả m an toàn d ữ li ệu điện t ử trong quá trình x ử lý, truy ền tin và l ưu tr ữ. - Ch ứng t ừ điện t ử dùng trong k ế toán được ch ứa trong các v ật mang tin nh ư b ăng từ, đĩ a t ừ, các lo ại th ẻ thanh toán. - Ph ải b ảo đả m tính b ảo m ật và b ảo toàn d ữ li ệu thông tin trong quá trình s ử d ụng và l ưu tr ữ; ph ải có bi ện pháp qu ản lý, ki ểm tra ch ống các hình th ức l ợi d ụng khai thác, thâm nh ập, sao chép, đánh c ắp ho ặc s ử d ụng ch ứng t ừ điện t ử không đúng quy đị nh. Ch ứng t ừ điện t ử khi b ảo qu ản, được qu ản lý nh ư tài li ệu k ế toán ở d ạng nguyên b ản nó được t ạo ra, g ửi đi ho ặc nh ận nh ưng ph ải có đủ thi ết b ị phù h ợp để s ử d ụng khi c ần thi ết. ii. T ổ ch ức cung c ấp d ịch v ụ thanh toán, d ịch v ụ k ế toán, ki ểm toán s ử d ụng ch ứng từ điện t ử ph ải có các điều ki ện sau: - Có địa điểm, các đường truy ền t ải thông tin, m ạng thông tin, thi ết b ị truy ền tin đáp ứng yêu c ầu khai thác, ki ểm soát, x ử lý, s ử d ụng, b ảo qu ản và l ưu tr ữ ch ứng t ừ điện t ử. - Có đội ngũ ng ười th ực thi đủ trình độ, kh ả n ăng t ươ ng x ứng v ới yêu c ầu k ỹ thu ật để th ực hi ện quy trình l ập, s ử d ụng ch ứng t ừ điện t ử theo quy trình k ế toán và thanh toán; - Đảm b ảo các điều ki ện quy đị nh d ưới đây (iii) iii. T ổ ch ức, cá nhân s ử d ụng ch ứng t ừ điện t ử và giao d ịch thanh toán điện t ử ph ải có các điều ki ện sau: - Có ch ữ ký điện t ử c ủa ng ười đạ i di ện theo pháp lu ật, ng ười được ủy quy ền c ủa ng ười đạ i di ện theo pháp lu ật c ủa t ổ ch ức ho ặc cá nhân s ử d ụng ch ứng t ừ điện t ử và giao dịch thanh toán điện t ử. - Xác l ập ph ươ ng th ức giao nh ận ch ứng t ừ điện t ử và k ỹ thu ật c ủa v ật mang tin; - Cam k ết v ề các ho ạt độ ng di ễn ra do ch ứng t ừ điện t ử c ủa mình l ập kh ớp, đúng quy định. iv. Giá tr ị ch ứng t ừ điện t ử: - Khi m ột ch ứng t ừ b ằng gi ấy được chuy ển thành ch ứng t ừ điện t ử để giao d ịch thanh toán thì ch ứng t ừ điện t ử s ẽ có giá tr ị để th ực hi ện nghi ệp v ụ thanh toán và khi đó ch ứng t ừ b ằng gi ấy ch ỉ có giá tr ị l ưu tr ữ để theo dõi và ki ểm tra, không có hi ệu l ực giao dịch, thanh toán. - Khi m ột ch ứng t ừ điện t ử đã th ực hi ện nghi ệp v ụ kinh t ế, tài chính chuy ển thành ch ứng t ừ b ằng gi ấy thì ch ứng t ừ b ằng gi ấy đó ch ỉ có giá tr ị l ưu gi ữ để ghi s ổ k ế toán, theo dõi và ki ểm tra, không có hi ệu l ực để giao d ịch, thanh toán. 5
6. - Vi ệc chuy ển đổ i ch ứng t ừ b ằng gi ấy thành ch ứng t ừ điện t ử ho ặc ng ược l ại được th ực hi ện theo quy đị nh v ề l ập, s ử d ụng, ki ểm soát, x ử lý, b ảo qu ản và l ưu tr ữ ch ứng t ừ điện t ử và ch ứng t ừ b ằng gi ấy. v. Ch ữ ký điện t ử trên ch ứng t ừ điện t ử: - Ch ữ ký điện t ử là thông tin d ưới d ạng điện t ử được g ắn kèm m ột cách phù h ợp v ới dữ li ệu điện t ử nh ằm xác l ập m ối liên h ệ gi ữa ng ười g ửi v ới n ội dung c ủa d ữ li ệu đó. Ch ữ ký điện t ử xác nh ận ng ười g ửi đã ch ấp nh ận và ch ịu trách nhi ệm v ề n ội dung thông tin trong ch ứng t ừ điện t ử - Ch ữ ký điện t ử ph ải được mã hóa b ằng khóa m ật mã. Ch ữ ký điện t ử được xác l; ập riêng cho t ừng cá nhân để xác đị nh quy ền và trách nhi ệm c ủa ng ười l ập và nh ững ng ười liên quan ch ịu trách nhi ệm v ề tính an toàn và chính xác c ủa ch ứng t ừ điện t ử. Ch ữ ký điện tử trên ch ứng t ừ điện t ử có giá tr ị nh ư ch ư ký tay trên ch ứng t ừ b ằng gi ấy. - Tr ường h ợp thay đổ i nhân viên k ỹ thu ật l ập mã thì ph ải thay đổ i l ại ký hi ệu m ật, ch ữ ký điện t ử, các khóa b ảo m ật và ph ải thông báo cho các bên có liên quan đến giao dịch điện t ử. - Ng ười được giao qu ản lý, s ử d ụng ký hiệu m ật, ch ữ ký điện t ử, mã khóa b ảo m ật ph ải b ảo đả m bí m ật và ph ải ch ịu trách nhi ệm tr ước pháp lu ật, n ếu để l ộ làm thi ệt h ại tài sản c ủa đơn v ị và c ủa các bên tham giao giao d ịch. Xu h ướng s ử d ụng ch ứng t ừ điện t ử s ẽ là m ột xu h ướng c ủa t ươ ng lai. Nó m ở ra tri ển v ọng ứng d ụng công ngh ệ thông tin m ột cách tri ệt để và đồng b ộ trong ngân hàng. Tuy nhiên, c ũng nh ư m ọi l ĩnh v ực ứng d ụng công ngh ệ thông tin khác, v ấn đề an ninh, b ảo mật luôn là nh ững thách th ức gay g ắt c ần ph ải v ượt qua. Vì v ậy, ngay c ả nh ững n ước có kh ả n ăng ứng d ụng công ngh ệ thông tin ưu vi ệt, t ỷ l ệ s ử d ụng ch ứng t ừ gi ấy v ẫn còn r ất cao. Ngoài ra, còn có m ột s ố cách phân lo ại khác, ch ẳng h ạn: - C ăn c ứ vào kh ả n ăng bao quát, chia ra 2 lo ại: + Ch ứng t ừ đơn nh ất là lo ại ch ứng t ừ ch ỉ dùng cho một nghi ệp v ụ duy nh ất nh ư phi ếu thu, phi ếu chi, séc chuy ển ti ền c ầm tay + Ch ứng t ừ t ổng h ợp là lo ại ch ứng t ừ có th ể dùng cho nhi ều lo ại nghi ệp v ụ khác nhau nh ư phi ếu chuy ển kho ản, các lo ại b ảng kê - C ăn c ứ vào tính ch ất c ủa ti ền t ệ chia ra 2 lo ại: chứng t ừ ti ền m ặt và ch ứng t ừ chuy ển kho ản. Ch ứng t ừ ti ền m ặt là ch ứng t ừ ph ản ảnh các nghi ệp v ụ liên quan đến nh ập, xu ất qu ỹ ti ền m ặt c ủa ngân hàng; ch ứng t ừ chuy ển kho ản là nh ững ch ứng t ừ không liên quan đến qu ỹ ti ền m ặt, ch ỉ là nh ững bút toán trên s ổ k ế toán. 2. Khái ni ệm quy trình luân chuy ển ch ứng t ừ: Quy trình luân chuy ển ch ứng t ừ là đường đi (tr ật t ự các giai đoạn) được thi ết k ế tr ước cho t ừng lo ại ch ứng t ừ. Thông th ường, ch ứng t ừ trong ngân hàng được luân chuy ển qua các giai đoạn: + L ập ho ặc ti ếp nh ận ch ứng t ừ bên ngoài. + Ki ểm soát. + S ử d ụng để ch ỉ đạ o nghi ệp v ụ và ghi s ổ k ế toán + T ổng h ợp các ch ứng t ừ phát sinh trong ngày, lên nh ật ký ch ứng t ừ, đố i chi ếu. + B ảo qu ản và s ử d ụng l ại trong k ỳ h ạch toán + Chuy ển ch ứng t ừ vào kho l ưu tr ữ 6
7. Quy trình luân chuy ển ch ứng t ừ c ủa ngân hàng đồng th ời c ũng là quy trình luân chuy ển v ốn và quy trình th ực hi ện các nghi ệp v ụ giao d ịch v ới khách hàng do đó nó có ý ngh ĩa quan tr ọng. Vi ệc thi ết k ế quy trình luân chuy ển ch ứng t ừ ph ải đả m b ảo tho ả mãn đồng th ời các yêu c ầu: an toàn tài s ản, thu ận ti ện cho khách hàng, h ợp lý đố i v ới ngân hàng. 3. Nguyên t ắc luân chuy ển ch ứng t ừ trong k ế toán ngân hàng: a. Vi ệc l ập ch ứng t ừ k ế toán ngân hàng ph ải đả m b ảo các quy đị nh có tính nguyên tắc sau: + L ập ngay khi có nghi ệp v ụ phát sinh + S ử d ụng h ệ th ống các ch ứng t ừ do ngân hàng quy định, th ống nh ất in ấn phát hành, không s ử d ụng các ch ứng t ừ khác để thay th ế ho ặc s ử d ụng l ẫn l ộn các ch ứng t ừ. + Ghi đầy đủ các y ếu t ố, không b ỏ tr ống, b ằng bút bi ho ặc m ực không phai, không được dùng bút đỏ. L ập thành nhi ều liên qua gi ấy than đồ ng th ời ho ặc qua máy vi tính. Các ch ứng t ừ ch ỉ có m ột liên thì kèm các b ảng kê. Đối v ới các nghi ệp v ụ ch ỉ h ạch toán 1n ợ - 1 có khi h ạch toán trên máy thì ch ỉ c ần m ột liên ch ứng t ừ cho vi ẹc h ạch toán cả bên n ợ và bên có đồng th ời. M ột s ố ch ứng t ừ ch ỉ được vi ết tay nh ư séc + Không được ký l ồng qua gi ấy than. + Ph ải vi ết sát đầ u dòng, vi ết liên t ục không để cách quãng, ghi h ết dòng m ới xu ống dòng khác, không vi ết chèn dòng, không vi ết đè lên ch ữ in s ẵn; ch ỗ tr ống ph ải g ạch chéo . + Không t ẩy xoá, s ửa ch ữa, dán gi ấy đè lên ch ỗ sai. M ột s ố y ếu t ố có th ể được s ửa ch ữa nh ư: Ngày, di ễn gi ải n ội dung thì xoá b ỏ tr ực ti ếp ch ỗ sai ho ặc l ập ch ứng t ừ khác để thay th ế. Các y ếu t ố tuy ệt đố i không được s ữa chữa: S ố ti ền b ằng s ố và b ằng ch ữ, s ố hi ệu tài kho ản bên n ợ và bên có, tên đơ n v ị tr ả ti ền và nh ận ti ền, s ố gi ấy ch ứng minh th ư. Các lo ại có in s ẵn s ố sê ri, s ố ch ứng t ừ nh ư séc, gi ấy báo liên hàng là lo ại ch ứng t ừ không được s ửa sai b ất c ứ y ếu t ố nào, n ếu lập sai ph ải h ủy b ỏ (b ản vi ết h ỏng ph ải g ạch chéo và lưu l ại để theo dõi) và l ập ch ứng t ừ khác thay th ế + Các b ản ch ứng t ừ do khách hàng l ập và n ộp vào ngân hàng (tr ừ gi ấy n ộp ti ền, bảng kê n ộp séc) ph ải có ch ữ ký c ủa ch ủ tài kho ản, k ế toán tr ưởng (ho ặc người được u ỷ quy ền) và đóng d ấu đơn v ị; ch ữ ký và m ẫu d ấu ph ải được đă ng ký tr ước t ại ngân hàng n ơi khách hàng giao d ịch và do các thanh toán viên l ưu gi ữ và đối chi ếu. Các ch ứng t ừ ph ải được trình bày b ằng ti ếng Vi ệt. Các ch ứng t ừ có y ếu t ố n ước ngoài n ếu ph ải dùng ngo ại ng ữ thì ph ải s ử d ụng song ng ữ. Ti ếng Vi ệt vi ết trên, ngo ại ng ữ vi ết d ưới và th ường dùng c ỡ ch ữ nh ỏ h ơn. Về phía ngân hàng, các nhân viên ngân hàng tu ỳ theo ch ức trách c ủa mình khi x ử lý và ki ểm soát ch ứng t ừ ph ải ký tên trên ch ứng t ừ theo m ẫu ch ữ ký đã đă ng ký tr ước (v ới k ế toán tr ưởng ho ặc ki ểm soát viên). Các ch ứng t ừ sau đây còn ph ải có ch ữ ký c ủa giám đố c ngân hàng (ho ặc ng ười được u ỷ quy ền). + Các ch ứng t ừ dùng làm c ơ s ở cho vay, điều ch ỉnh n ợ. + Các ch ứng t ừ do n ội b ộ ngân hàng l ập để trích tài kho ản ti ền g ửi c ủa khách hàng thu n ợ, thu lãi; chuy ển n ợ quá h ạn. + Các ch ứng t ừ xu ất nh ập, thanh lý TSC Đ , CCL Đ nh ỏ, v ật li ệu, vàng b ạc đá quý. + Các ch ứng t ừ thu ộc tài kho ản v ốn ngân hàng . + Các ch ứng t ừ thu ộc tài kho ản ph ải thu, ph ải tr ả. + Các ch ứng t ừ v ề chi nghi ệp v ụ ngân hàng, v ề t ổn th ất 7
8. Nhân viên ngân hàng không l ập ch ứng t ừ cho khách hàng, tr ừ tr ường h ợp ng ười g ửi ti ết ki ệm không bi ết ch ữ. b. Ki ểm soát ch ứng t ừ: Ch ứng t ừ luân chuy ển trong ngân hàng th ường ph ải qua 2 khâu ki ểm soát là ki ểm soát tr ước (ti ền ki ểm) và ki ểm soát sau (n ội ki ểm). @ Ki ểm soát tr ước: Do các thanh toán viên, cán b ộ tín d ụng, th ủ qu ỹ mà ch ủ y ếu là các thanh toán viên th ực hi ện khi ti ếp nh ận ch ứng t ừ c ủa khách hàng Nội dung c ủa ki ểm soát tr ước bao g ồm: - Tính h ợp l ệ c ủa hình th ức ch ứng t ừ: + Ch ứng t ừ được ghi chép đầ y đủ các y ếu t ố ? + L ập đúng ph ươ ng pháp và trình t ự quy đị nh (s ố liên và n ội dung c ủa các liên )? - Tính h ợp pháp c ủa ch ứng t ừ: + L ập đúng m ẫu quy đị nh? + B ản thân nghi ệp v ụ h ợp pháp, phù h ợp v ới các quy đị nh hi ện hành? + Ghi chép đúng n ội dung, b ản ch ất nghi ệp v ụ? + Đủ ch ữ ký, d ấu c ủa nh ững cá nhân, t ổ ch ức có liên quan? + M ẫu d ấu và ch ữ ký đúng v ới m ẫu d ấu và ch ữ ký đã đă ng ký ? - Ki ếm soát điều ki ện th ực hi ện: Ki ểm soát s ố d ư tài kho ản ti ền g ửi, s ố d ư h ạn m ức được phép chi tr ả, s ố chi tiêu k ế ho ạch đã được thông báo. @ Ki ểm soát sau: Do ki ểm soát viên và k ế toán tr ưởng th ực hi ện (m ột s ố tr ường h ợp có s ự giám sát c ủa giám đố c ngân hàng ) khi nh ận ch ứng t ừ t ừ b ộ ph ận thanh tóan viên, th ủ qu ỹ chuy ển đế n tr ước ho ặc sau khi vào s ổ k ế toán. Nội dung ki ểm soát sau: + Đối v ới ki ểm soát viên chuy ển kho ản: Ki ểm tra l ại các n ội dung ki ểm soát tr ước (tr ừ ki ểm soát s ố d ư tài kho ản và m ẫu d ấu, ch ữ ký c ủa ch ủ tài kho ản) + Ki ểm soát ch ữ ký của thanh toán viên so v ới m ẫu đã đă ng ký. + Đối v ới ki ểm soát viên tr ước qu ỹ: Ki ểm tra các n ội dung gi ống nh ư ki ểm soát viên chuy ển kho ản + ki ểm soát ch ữ ký c ủa th ủ qu ỹ trên ch ứng t ừ ti ền m ặt. c. Nguyên t ắc an toàn tài s ản: Nguyên t ắc này đề ra các quy định nghiêm ng ặt sau: - Đối v ới ch ứng t ừ thu ti ền m ặt: thu đủ ti ền m ới vào s ổ k ế toán (th ủ qu ỹ thu đủ ti ền, ký tên trên ch ứng t ừ, vào s ổ qu ỹ, k ế toán vào s ổ sau) Sơ đồ luân chuy ển ch ứng t ừ thu ti ền m ặt NKCT (8) (7) ( (1a) (2) (2) (3) MTcuía Kiãøm Khaïch (9)TTV KS haìng soaït (5) (4) sau Säø nháût MT cuía (1b) Ngán TTV quyî 8
9. 1. a. Khách hàng n ộp ch ứng t ừ cho thanh toán viên để ki ểm soát. b. Khách hàng n ộp ti ền m ặt cho ngân qu ỹ . 2. TTV chuy ển ch ứng t ừ cho ki ểm soát viên để ki ểm soát . 3. Ki ểm soát nh ập dữ li ệu trên máy tính, ho ặc vào s ổ nh ật ký qu ỹ. 4. Chuy ển ch ứng t ừ cho ngân qu ỹ . 5. Sau khi thu ti ền ngân qu ỹ tr ả ch ứng t ừ cho ki ểm soát 6. KS chuy ển ch ứng t ừ thu có xác nh ận đã thu ti ền cho TTV. 7. TTV vào s ổ chi ti ết ho ặc nh ập d ữ li ệu vào máy tr ạm. 8. Chuy ển ch ứng t ừ cho b ộ ph ận nh ật ký ch ứng t ừ. - Đối v ới ch ứng t ừ chi ti ền m ặt: ghi s ổ tr ước, chi sau (K ế toán ghi s ổ tr ước, chuy ển cho th ủ qu ỹ chi ti ền). 1. Khách hàng n ộp ch ứng t ừ cho TTV (gi ấy l ĩnh ti ền, séc ti ền m ặt) 2. TTV nh ập d ữ li ệu vào máy tính hoặc vào s ổ chi ti ết (nêu ch ưa k ế toán máy). 3. TTV chuy ển ch ứng t ừ chi cho KS để ki ểm soát l ại. 4. KS nh ập d ữ li ệu vào máy tính ho ặc váo s ổ nh ật ký qu ỹ (n ếu ch ưa th ực hi ện k ếï toán máy trên m ạng). 5. KS chuy ển ch ứng t ừ cho ngân qu ỹ. 6. Ngân qu ỹ chi ti ền cho khách hàng theo ch ứng t ừ. 7. Sau khi chi ti ền ngân qu ỹ tr ả ch ứng t ừ cho KS. 8. KS chuy ển ch ứng t ừ cho b ộ ph ận nh ật ký. NKCT (8) MTcuía Khaïch (1) (3) (4 ) TTV Kiãøm KS haìng soaït sau Säø (2) nháût (5) MT kyï (7) cuía (6) TTV Ngán quyî - Đối v ới các bút toán chuy ển kho ản: Ghi n ợ tr ước, có sau, ho ặc bi ết ch ắc ch ắn tài kho ản bên n ợ có đủ kh ả n ăng thanh toán, ho ặc ghi n ợ, có đồ ng th ời khi th ực hi ện k ế toán máy. 9
10. Sơ đồ luân chuy ển ch ứng t ừ chuy ển kho ản cùng ngân hàng (Tr ường h ợp đã h ạch toán trên m ạng LAN) NKCT (6) (5) Khaïc TTV Kiãøm h (1) (3) (4) PC(KS haìng soaït ) sau (2) PC(tt v) 1. Khách hàng n ộp ch ứng t ừ cho TTV. 2. TTV ki ểm soát, nh ập d ữ li ệu vào máy ho ặc vào s ổ chi ti ết. 3. TTV chuy ển ch ứng t ừ cho cho KS để ki ểm soát l ại. 4. Ki ểm soát duy ệt d ữ li ệu trên máy vi tính, quy ết đị nh ch ấp nh ận d ữ li ệu TTV nh ập vào hay tr ả l ại ch ứng t ừ. 5. KS tr ả l ại ch ứng t ừ cho TTV. 6. TTV chuy ển ch ứng t ừ cho b ộ ph ận nh ật ký ch ứng t ừ. - Ch ứng t ừ luân chuy ển trong n ội b ộ ngân hàng ph ải do cán b ộ ngân hàng t ự luân chuy ển không nh ờ khách hàng. N ếu luân chuy ển ch ứng t ừ ra m ột ngân hàng khác thì ch ọn một trong các cách sau: + Qua b ưu điện . + Tr ường h ợp khách hàng tr ực ti ếp luân chuy ển thì dùng séc chuy ển ti ền c ầm tay. + Qua m ạng vi tính. + Tr ực ti ếp giao nh ận v ới các ngân hàng khác. Tuy nhiên nh ư đã nói ở ph ần tr ước, các nguyên t ắc này c ũng không ph ải là nh ững điều b ất bi ến, nh ất là trong điều ki ện ứng d ụng công ngh ệ thông tin m ột cách m ạnh m ẽ vào ho ạt độ ng ngân hàng. V ấn đề là c ần n ắm v ững tinh th ần c ủa các nguyên tắc để có cách th ức v ận d ụng linh ho ạt và thích ứng. Ch ẳng h ạn, trong mô hình ngân hàng bán l ẻ mà các ngân hàng đang áp d ụng hi ện nay, vi ệc tách bi ệt gi ữa thanh toán viên v ới th ủ qu ỹ đã được kh ắc ph ục b ằng cách phân quy ền cho TTV được tr ực ti ếp thu, chi ti ền m ặt v ới khách hàng trong h ạn m ức đã được cho phép. Điều này cho phép khách hàng ch ỉ c ần giao d ịch m ột c ửa với ngân hàng trong ph ần l ớn các nghi ệp v ụ bán l ẻ nh ưng không có ngh ĩa là n ới l ỏng t ất c ả sự ki ểm soát. Nó ch ỉ nên được hi ểu là s ự ki ểm soát đó được th ực hi ện m ột cách khác nh ằm tạo thu ận ti ện t ối đa cho khách hàng trên n ền c ủa vi ệc ứng d ụng công ngh ệ m ới. Nó c ũng có ngh ĩa là t ăng c ường nhi ều h ơn trách nhi ệm cá nhân. 10
11. IV. T Ổ CH ỨC V ẬN D ỤNG H Ệ TH ỐNG TÀI KHO ẢN: 1. Phân lo ại tài kho ản k ế toán NHKD: a. Phân lo ại theo ph ạm vi ph ản ảnh: - Tài kho ản ph ản ảnh ho ạt độ ng n ội b ộ khách hàng(tài kho ản n ội b ộ) - Tài kho ản ph ản ảnh quan h ệ gi ữa ngân hàng và khách hàng b. Phân lo ại theo n ội dung kinh t ế: - Tài kho ản thu ộc ngu ồn v ốn: Ph ản ảnh các ngu ồn hình thành v ốn kinh doanh c ủa ngân hàng. Tính ch ất: S ố d ư có. Gồm: + Ngu ồn v ốn ch ủ s ở h ữu (lo ại 6) + Các kho ản ph ải tr ả (lo ại 4) - Tài kho ản thu ộc tài s ản có: Ph ản ảnh tài s ản có c ủa ngân hàng và các nghi ệp v ụ s ử dụng v ốn khác, Tính ch ất: S ố d ư n ợ Gồm: + V ốn kh ả d ụng và các kho ản đầ u t ư.( Lo ại 1) + Ho ạt độ ng tín d ụng (lo ại 2) + Tài s ản c ố đị nh và các tài s ản có khác (lo ại 3) - Tài kho ản s ử d ụng v ốn ho ặc ngu ồn, bao g ồm: + Tài kho ản có s ố d ư có ho ặc s ố d ư n ợ, ví d ụ: tài kho ản l ợi nhu ận ch ưa phân ph ối (k ết qu ả kinh doanh), các tài kho ản thanh toán trong lo ại 5 tr ừ m ột s ố tài kho ản thu ộc lo ại để c ả 2 s ố d ư. + Tài kho ản để c ả 2 s ố d ư : Đây là nh ững TK không bù tr ừ s ố d ư vì nh ững lý do đặ c bi ệt, ví d ụ: Tài kho ản liên hàng đến để c ả 2 s ố d ư không bù tr ừ. Tuy nhiên, nh ững tài kho ản lo ại này th ường s ử d ụng k ỹ thu ật m ở 2 ti ểu kho ản : ti ểu kho ản bên n ợ và ti ểu kho ản bên có. - Các tài kho ản đặ c bi ệt: đó là nh ững lo ại tài kho ản sau: + Tài kho ản thu nh ập: Có th ể coi tài kho ản thu nh ập là tài kho ản ngu ồn v ốn ch ủ s ớ h ữu. Tài kho ản này ch ỉ có s ố d ư khi ch ưa k ết chuy ển để tính lãi, l ỗ. Nhóm tài kho ản này thu ộc lo ại 7. + Tài kho ản chi phí (lo ại 8): Có th ể coi chi phí nh ư là nh ững kho ản gi ảm tr ừ tài s ản và gi ảm tr ừ thu nh ập, t ức m ột kho ản chi phí t ăng lên đồng ngh ĩa v ới vi ệc làm gi ảm tài s ản có và ngu ồn v ốn c ủa ngân hàng. Tuy nhiên, n ếu xem xét k ỹ chúng ta s ẽ th ấy các tr ường hợp c ụ th ể sau: - Khi ch ưa k ết chuy ển chi phí và thu nh ập để tính k ết qu ả kinh doanh, s ố d ư c ủa tài kho ản chi phí được xem nh ư là m ột b ộ ph ận tài s ản. Điều này c ũng đúng đố i v ới các tài kho ản chi phí ch ờ phân b ổ. Đây là m ột điều d ễ gây ng ộ nh ận chi phí là m ột lo ại tài s ản có và r ất d ễ d ẫn t ới nh ững sai sót trong thi ết k ế b ảng cân đố i k ế toán (balance sheet). Vì v ậy, kết lu ận rút ra là khi l ập b ảng cân đố i k ế toán nh ất thi ết ph ải k ết chuy ển s ố d ư c ủa tài kho ản chi phí để gi ảm tr ừ s ố d ư tài kho ản thu nh ập. - Khi lên b ảng cân đố i k ế toán, s ố d ư c ủa tài kho ản chi phí s ẽ không xu ất hi ện ở ph ần tài s ản có mà s ẽ được k ết chuy ển để gi ảm tr ừ thu nh ập. Điều này có nghia là bút toán kết chuy ển chính là bút toán làm gi ảm tr ừ tài s ản và ngu ốn v ốn m ột kho ản b ằng đúng s ố d ư các tài kho ản chi phí. + Tài kho ản hao mòn tài s ản c ố đị nh: Th ực ch ất là m ột tài kho ản điều ch ỉnh gi ảm TK tài s ản c ố đị nh. Vì v ậy nó có k ết c ấu gi ống tài kho ản ngu ồn. 11
12. + Tài kho ản D ự phòng : B ản ch ất c ủa d ự phòng là trích tr ước vào chi phí. Vì v ậy, tài kho ản này là m ột tài kho ản điều ch ỉnh gi ảm tài s ản có t ươ ng ứng. Tuy nhiên, khi ch ưa lên b ảng cân đố i k ế toán, tài kho ản này được xem nh ư là m ột tài kho ản ngu ồn v ốn, t ươ ng tự nh ư đối v ới TK hao mòn. + Ngoài ra, còn có m ột s ố tài kho ản khác nh ư tài kho ản Lãi ph ải thu, ti ền lãi c ộng dồn d ự tr ả s ẽ đề c ập sau. c. Phân lo ại theo quan h ệ v ới b ảng t ổng k ết tài s ản: (i) Tài kho ản trong b ảng cân đố i k ế toán (t ổng k ết tài s ản): Là nh ững tài kho ản mà sự bi ến độ ng c ủa chúng kéo theo s ự bi ến độ ng c ủa b ảng cân đố i k ế toán v ề c ơ c ấu ho ặc v ề tổng s ố. (ii) Tài kho ản ngoài b ảng: Trong h ệ th ống tài kho ản c ủa ngân hàng, các tài kho ản ngo ại b ảng được s ử d ụng để ph ản ảnh các đố i t ượng sau: + Các đối t ượng k ế toán không được coi là tài s ản đủ tiêu chu ẩn nh ưng c ần theo dõi để x ử lý theo ch ức n ăng c ủa ngân hàng, ví d ụ: ti ền và ngân phi ếu thanh toán không có giá tr ị l ưu hành. + Gía tr ị c ủa các nghi ệp v ụ, d ịch v ụ ngo ại b ảng (các cam k ết ngo ại b ảng) + Các đối t ượng đã có theo dõi trong b ảng nh ưng c ần theo dõi chi ti ết thêm ho ặc theo dõi ở m ột khía c ạnh khác. + Các đối t ượng không c ấu thành tài s ản ho ặc ngu ồn v ốn c ủa ngân hàng.(gi ữ h ộ, th ế ch ấp, c ầm c ố,thuê ngoài ) d. Phân theo m ức độ t ổng h ợp và chi ti ết: - Tài kho ản t ổng h ợp - Tài kho ản phân tích (tài kho ản chi ti ết) 2. H ệ th ống tài kho ản k ế toán ngân hàng: a. H ệ th ống tài kho ản k ế toán NHKD (hi ện hành) được áp d ụng theo h ệ th ống tài kho ản k ế toán đố i v ới các t ổ chức tín d ụng hi ện hành b. C ác T ổ ch ức tín d ụng ch ỉ được m ở và s ử d ụng các tài kho ản quy định trong H ệ th ống tài kho ản k ế toán khi đã có c ơ ch ế nghi ệp v ụ và theo đúng n ội dung được c ấp gi ấy phép ho ạt độ ng. c. H ệ th ống tài kho ản k ế toán các T ổ ch ức tín d ụng g ồm các tài kho ản trong b ảng cân đối k ế toán và các tài kho ản ngoài b ảng cân đố i k ế toán, được b ố trí thành 9 lo ại: - Các tài kho ản trong b ảng cân đố i k ế toán g ồm 8 lo ại (t ừ lo ại 1 đế n lo ại 8). - Các tài kho ản ngoài b ảng cân đố i k ế toán có 1 lo ại (lo ại 9). - Các tài kho ản trong b ảng cân đố i k ế toán và các tài kho ản ngoài b ảng cân đố i k ế toán (t ừ đây g ọi t ắt là tài kho ản trong b ảng và tài kho ản ngoài b ảng) được b ố trí theo h ệ th ống s ố th ập phân nhi ều c ấp, t ừ tài kho ản c ấp I đế n tài kho ản c ấp III, ký hi ệu t ừ 2 đế n 4 ch ữ s ố. - Tài kho ản c ấp I ký hi ệu b ằng 2 ch ữ s ố t ừ 10 đế n 99. M ỗi lo ại tài kho ản được b ố trí tối đa 10 tài kho ản c ấp I. - Tài kho ản c ấp II ký hi ệu b ằng 3 ch ữ s ố, hai s ố đầ u (t ừ trái sang ph ải) là s ố hi ệu tài kho ản c ấp I, s ố th ứ 3 là số th ứ t ự tài kho ản c ấp II trong tài kho ản c ấp I, ký hi ệu t ừ 1 đế n 9. - Tài kho ản c ấp III ký hi ệu b ằng 4 ch ữ s ố, ba s ố đầ u (t ừ trái sang ph ải) là s ố hi ệu tài kho ản c ấp II, s ố th ứ 4 là s ố th ứ t ự tài kho ản c ấp III trong tài kho ản c ấp II, ký hi ệu t ừ 1 đế n 9. 12
13. Các tài kho ản c ấp I, II, III là nh ững tài kho ản t ổng h ợp do Th ống đố c Ngân hàng Nhà n ước quy đị nh, dùng làm c ơ s ở để h ạch toán k ế toán t ại các T ổ ch ức tín d ụng. d. V ề m ở và s ử d ụng tài kho ản c ấp III: (i) Đối v ới T ổ ch ức tín d ụng có kh ả n ăng ứng d ụng công ngh ệ tin h ọc để h ạch toán, qu ản lý và theo dõi được các ch ỉ tiêu tài kho ản c ấp III, đả m b ảo tính chính xác, k ịp th ời và đầy đủ , trên c ơ s ở đó, l ập được các lo ại báo cáo theo đúng quy đị nh hi ện hành c ủa Ngân hàng Nhà n ước, thì không b ắt bu ộc ph ải m ở và s ử d ụng các tài kho ản c ấp III quy đị nh trong H ệ th ống tài kho ản k ế toán này mà có th ể s ử d ụng tr ực ti ếp các tài kho ản c ấp II do Th ống đố c Ngân hàng Nhà n ước quy đị nh để h ạch toán; ho ặc m ở các tài kho ản c ấp III, IV, V theo đặc thù và yêu c ầu qu ản lý c ủa t ổ ch ức mình. Để th ực hi ện theo quy đị nh này, Tổ ch ức tín d ụng c ần ph ải: - Có quy trình nghi ệp v ụ c ụ th ể và ph ần m ềm nghi ệp v ụ đáp ứng tiêu chu ẩn k ỹ thu ật theo quy đị nh hi ện hành để: + X ử lý h ạch toán các nghi ệp v ụ phát sinh theo đúng quy đị nh c ủa chu ẩn m ực và ch ế độ k ế toán; + T ổng h ợp, l ập và g ửi các lo ại báo cáo do Nhà n ước và Ngân hàng Nhà nước quy đị nh . - Được Ngân hàng Nhà n ước có v ăn b ản ch ấp thu ận tr ước khi tri ển khai th ực hi ện. Vụ K ế toán – Tài chính Ngân hàng Nhà n ước là đầu m ối ch ịu trách nhi ệm ph ối h ợp với C ục Công ngh ệ Tin h ọc Ngân hàng, V ụ Chính sách ti ền t ệ, Thanh tra Ngân hàng và các V ụ, C ục Ngân hàng Nhà n ước có liên quan để xem xét, trình Th ống đố c Ngân hàng Nhà n ước ch ấp thu ận cho T ổ ch ức tín d ụng có đủ điều ki ện được m ở và s ử d ụng tài kho ản cấp III theo quy đị nh t ại điểm 3.1.1 trên đây. (ii) Đối v ới T ổ ch ức tín d ụng ch ưa th ể ứng d ụng công ngh ệ tin h ọc để h ạch toán, qu ản lý, theo dõi các ch ỉ tiêu tài kho ản c ấp III thì b ắt bu ộc ph ải m ở và s ử d ụng các tài kho ản c ấp III do Th ống đố c Ngân hàng Nhà n ước quy đị nh. (iii) Các tài kho ản c ấp IV, V là nh ững tài kho ản t ổng h ợp do T ổng giám đố c, Giám đốc các T ổ ch ức tín d ụng quy đị nh để đáp ứng yêu c ầu c ụ th ể v ề h ạch toán các nghi ệp v ụ phát sinh c ủa t ừng T ổ ch ức tín d ụng. Vi ệc b ổ sung các tài kho ản c ấp III ( đố i v ới các T ổ ch ức tín d ụng được phép theo quy đị nh t ại điểm 3.1.1), IV, V ph ải phù h ợp v ới tính ch ất, nội dung c ủa các tài kho ản c ấp I, II, III do Th ống đố c Ngân hàng Nhà n ước đã quy định. Tr ước khi áp d ụng, các T ổ ch ức tín d ụng (tr ừ các Qu ỹ tín d ụng nhân dân c ơ s ở) ph ải gửi H ệ th ống tài kho ản k ế toán c ủa t ổ ch ức mình v ề Ngân hàng Nhà n ước Vi ệt Nam (V ụ K ế toán – Tài chính ) để báo cáo. e. Ký hi ệu ti ền t ệ: Để phân bi ệt đồ ng Vi ệt Nam, ngo ại t ệ và gi ữa các lo ại ngo ại t ệ khác nhau, T ổ ch ức tín d ụng s ử d ụng ký hi ệu ti ền t ệ: (i) b ằng s ố (ký hi ệu t ừ 00 đế n 99) để ghi vào bên ph ải ti ếp theo s ố hi ệu tài kho ản t ổng h ợp; ho ặc (ii) b ằng ch ữ (nh ư: VND, USD ) . Ký hi ệu ti ền t ệ c ụ th ể quy đị nh trong Ph ụ l ục kèm theo H ệ th ống tài kho ản k ế toán này. g. Định kho ản ký hi ệu tài kho ản chi ti ết: Tài kho ản chi ti ết (ti ểu kho ản) dùng để theo dõi ph ản ảnh chi ti ết các đố i t ượng h ạch toán c ủa tài kho ản t ổng h ợp. Vi ệc m ở tài kho ản chi ti ết được th ực hi ện theo quy đị nh t ại ph ần n ội dung h ạch toán các tài kho ản. Cách ghi s ố hi ệu tài kho ản chi ti ết : Số hi ệu tài kho ản chi ti ết g ồm có 2 ph ần : 13
14. - Ph ần th ứ nh ất: S ố hi ệu tài kho ản t ổng h ợp và ký hi ệu ti ền t ệ. - Ph ần th ứ hai: S ố th ứ t ự ti ểu kho ản trong tài kho ản t ổng h ợp. Nếu m ột tài kho ản t ổng h ợp có d ưới 10 ti ểu kho ản, s ố th ứ t ự ti ểu kho ản được ký hi ệu bằng m ột ch ữ s ố t ừ 1 đế n 9. Nếu m ột tài kho ản t ổng h ợp có d ưới 100 ti ểu kho ản, s ố th ứ t ự ti ểu kho ản được ký hi ệu b ằng hai ch ữ s ố t ừ 01 đế n 99. Nếu m ột tài kho ản t ổng h ợp có d ưới 1000 ti ểu kho ản, s ố th ứ t ự ti ểu kho ản được ký hi ệu b ằng ba ch ữ s ố t ừ 001 đế n 999 Số l ượng ch ữ s ố c ủa các ti ểu kho ản trong cùng m ột tài kho ản t ổng h ợp b ắt bu ộc ph ải ghi th ống nh ất theo quy đị nh trên (m ột, hai, ba ch ữ s ố ) nh ưng không b ắt bu ộc ph ải ghi th ống nh ất s ố l ượng ch ữ s ố c ủa các ti ểu kho ản gi ữa các tài kho ản t ổng h ợp khác nhau. Số th ứ t ự ti ểu kho ản được ghi vào bên ph ải c ủa s ố hi ệu tài kho ản t ổng h ợp và ký hi ệu ti ền t ệ. Gi ữa s ố hi ệu tài kho ản t ổng h ợp, ký hi ệu ti ền t ệ và s ố th ứ t ự ti ểu kho ản, ghi thêm d ấu ch ấm (.) để phân bi ệt. Ví d ụ: Tài kho ản 4221.37.18 4221 là s ố hi ệu c ủa tài kho ản t ổng h ợp - Ti ền g ửi không k ỳ h ạn c ủa khách hàng trong n ước b ằng ngo ại t ệ. 37 là ký hi ệu ngo ại t ệ ( đồ ng USD). 18 là s ố th ứ t ự ti ểu kho ản c ủa đơn v ị, cá nhân g ửi ti ền. Số th ứ t ự ti ểu kho ản c ủa đơ n v ị m ở tài kho ản đã ng ừng giao d ịch và t ất toán tài kho ản ít nh ất sau m ột n ăm m ới được s ử d ụng l ại để m ở cho đơn v ị khác. g. Ph ươ ng pháp h ạch toán trên các tài kho ản: (i) Vi ệc h ạch toán trên các tài kho ản trong b ảng được ti ến hành theo ph ươ ng pháp ghi s ổ kép (N ợ - Có). Các tài kho ản trong b ảng chia làm ba lo ại: - Lo ại tài kho ản thu ộc tài s ản Có : luôn luôn có s ố d ư N ợ. - Lo ại tài kho ản thu ộc tài s ản N ợ : luôn luôn có s ố d ư Có. - Lo ại tài kho ản thu ộc tài s ản N ợ - Có : lúc có s ố d ư Có, lúc có s ố d ư N ợ ho ặc có c ả hai s ố d ư. Khi l ập b ảng cân đố i tài kho ản tháng và n ăm, các T ổ ch ức tín d ụng ph ải ph ản ảnh đầy đủ và đúng tính ch ất s ố d ư c ủa các lo ại tài kho ản nói trên ( đối v ới tài kho ản thu ộc tài sản Có và tài kho ản thu ộc tài s ản N ợ) và không được bù tr ừ gi ữa hai s ố d ư N ợ - Có ( đối với tài kho ản thu ộc tài s ản N ợ - Có). (ii) Vi ệc h ạch toán trên các tài kho ản ngoài b ảng được ti ến hành theo ph ươ ng pháp ghi s ổ đơn (Nh ập - Xu ất - Còn l ại). h. Khái ni ệm "trong n ước" và "n ước ngoài" quy định trong h ệ th ống tài kho ản kế toán này được hi ểu theo khái ni ệm "ng ười c ư trú" và "ng ười không c ư trú" quy định t ại Ngh ị đị nh s ố 63/1998/N Đ-CP ngày 17-8-1998 c ủa Chính ph ủ "v ề qu ản lý Ngo ại h ối" và áp dụng th ống nh ất nh ư sau: - "T ổ ch ức tín d ụng trong n ước" là các T ổ ch ức tín d ụng thu ộc Ng ười c ư trú bao gồm: +T ổ ch ức tín d ụng Vi ệt nam ho ạt độ ng trong n ước; +T ổ ch ức tín d ụng liên doanh, T ổ ch ức tín d ụng phi Ngân hàng 100% v ốn nước ngoài, chi nhánh Ngân hàng n ước ngoài ho ạt độ ng kinh doanh trên lãnh th ổ Vi ệt nam v ới thời gian t ừ 12 tháng tr ở lên; 14
15. - "T ổ ch ức tín d ụng/ Ngân hàng n ước ngoài" là các T ổ ch ức tín d ụng thu ộc Ng ười không c ư trú bao g ồm: + T ổ ch ức tín d ụng n ước ngoài ho ạt độ ng ngoài lãnh th ổ Vi ệt nam; + T ổ ch ức tín d ụng Vi ệt nam ho ạt độ ng ngoài lãnh th ổ Vi ệt nam v ới th ời gian từ 12 tháng tr ở lên . V. T Ổ CH ỨC V ẬN D ỤNG HÌNH TH ỨC K Ế TOÁN NGÂN HÀNG Tu ỳ đặ c điểm c ụ th ể c ủa t ừng ngân hàng mà vi ệc v ận d ụng hình th ức k ế toán có đôi nét đặc thù. Tuy nhiên hình th ức k ế toán v ới s ơ đồ sau được v ận d ụng ph ổ bi ến ở các NHKD (xem trang sau). (2) Chæïng tæì (1) (7) Säø phán Baíng têch (3) KHTK thaïng (4) Nháût Baíng KHTK kyï täng (5)håüp (8) chæïng ngaìy (6) Säø täøng håüp Cán âäúi TK Cán âäúi TK thaïng ngaìy (1) C ăn c ứ ch ứng t ừ vào s ổ h ạch toán phân tích. M ẫu s ổ chi ti ết được thi ết (1) C ăn cứ ch ứng t ừ vào s ổ h ạch toán phân tích. M ẫu s ổ chi ti ết được thi ết k ế khác nhau ít nhi ều, bao g ồm s ổ chi ti ết thông th ường (s ổ ph ụ) ch ủ y ếu dùng để ghi chép theo các tài kho ản giao d ịch v ới khách hàng nh ư các tài kho ản ti ền g ửi và tài kho ản cho vay khách hàng; s ổ chi ti ết d ưới hình th ức nh ật ký nghi ệp v ụ (S ổ chi ti ết tài kho ản chuy ển ti ền đế n, chuy ển ti ền ph ải tr ả) đây là nh ững lo ại s ổ dùng riêng cho nh ững nghi ệp v ụ đòi h ỏi có s ự theo dõi ch ặt ch ẽ. Nó còn được g ọi là s ổ chi ti ết chuyên dùng Tuy nhiên, nh ững y ếu t ố chính c ủa m ột s ổ chi ti ết bao g ồm: tên s ổ; tên, s ố hi ệu tài kho ản, ti ểu kho ản; ngày tháng n ăm ghi s ổ; di ễn gi ải n ội dung, s ố c ủa ch ứng t ừ ghi s ổ, s ố phát sinh; s ố d ư; ch ữ ký ng ười l ập s ổ, ng ười ki ểm soát. 15
16. Ví d ụ: m ẫu s ổ chi ti ết thông th ường. Ngân hàng: SỔ CHI TI ẾT Số trang: Tên tài kho ản S ố hi ệu Tên ti ểu kho ản S ố hi ệu Ngày Ký hi ệu Số Số hi ệu TK đố i Phát sinh Số d ư Ký ghi s ổ ch ứng t ừ ch ứng ph ươ ng hi ệu từ Nợ Có Nợ có th ống kê Trong tr ường h ợp k ế toán trên m ạng máy tính (LAN), s ổ k ế toán chi ti ết là m ột trong nh ững đầ u ra có th ể truy xu ất tr ực ti ếp t ừ ch ươ ng trình trên c ơ s ở d ữ li ệu được nh ập vào. (2): Sau khi ghi s ổ (trong tr ường h ợp k ế toán máy nên hi ểu là sau khi d ữ liêu đã được nh ập vào h ệ th ống), thanh toán viên/m ột thành ph ần khác chuy ển ch ứng t ừ cho b ộ ph ận nh ật ký ch ứng t ừ. NKCT là m ột hình th ức t ập h ợp t ất c ả các ch ứng t ừ k ế toán phát sinh trong m ột ngày để ki ểm tra l ại tính chính xác và đầy đủ sau m ột ngày ho ạt độ ng , đồ ng th ời làm c ăn c ứ cho vi ệc đố i chi ếu gi ữa h ạch toán phân tích và h ạch toán t ổng h ợp. NKCT do m ột k ế toán viên hay m ột nhóm k ế toán viên th ực hi ện. Sau khi lên b ảng cân đối NKCT, ch ứng t ừ được đóng thành t ập g ồm 2 ph ần n ợ và có và đư a vào l ưu tr ữ. Tập NKCT có 3 lo ại tài li ệu chính: - Các ch ứng t ừ bên n ợ riêng, bên có riêng và được s ắp x ếp theo t ập nh ư đề c ập ở d ưới. - Các b ảng k ết h ợp ti ểu kho ản (b ảng kê ch ứng t ừ theo t ừng ti ểu kho ản s ắp x ếp th ứ t ự t ừ nh ỏ đế n l ớn) - B ảng cân đố i ch ứng t ừ (b ảng t ổng kê ch ứng t ừ l ấy s ố li ệu t ừ b ảng k ết h ợp ti ểu kho ản) có ch ữ ký c ủa ng ười l ập, tr ưởng/ phó phòng k ế toán, giám đố c ngân hàng và b ộ ph ận l ưu tr ữ. Các ch ứng t ừ phát sinh trong ngày (k ể c ả ngo ại b ảng) được s ắp x ếp theo tr ật t ự nh ư sau: + T ập 1: Ti ền m ặt. + T ập 2: Liên hàng và chuy ển ti ền điện t ử. + T ập 3 : Thanh toán bù tr ừ và Ti ền g ửi NHNN, Ti ền g ửi T ổ ch ức tín d ụng. + T ập 4: Ngo ại t ệ + T ập 5: Chuy ển kho ản + T ập 6: Điều ch ỉnh + T ập 7: Ch ứng t ừ ngo ại b ảng. Trong t ừng t ập, tr ật t ự s ắp x ếp nh ư sau: + Ch ứng t ừ ghi n ợ x ếp trên, ghi có x ếp d ưới. + Theo th ứ t ự tài kho ản t ừ nh ỏ đế n l ớn Trong tr ường h ợp k ế toán b ằng máy vi tính, t ập ch ứng t ừ ch ỉ có m ột v ế nh ưng ph ải bảo đả m cân b ằng n ợ, có. 16
17. (Mẫu) B ảng cân đố i ch ứng t ừ (li ệt kê ch ứng t ừ) Ngày tháng n ăm Tập Số tt ự Số ch ứng t ừ Tài kho ản ghi n ợ Tài kho ản ghi có Số ti ền Cộng 3) Cu ối ngày, khoá s ổ ph ụ c ủa các ti ểu kho ản có ho ạt độ ng để l ập b ảng k ết h ợp tài kho ản tổng h ợp. BẢNG K ẾT H ỢP TÀI KHO ẢN Số : Ngày Tháng N ăm Số d ư cu ối ngày hôm Số phát sinh trong Số d ư cu ối Số hi ệu ti ểu tr ước ngày ngày hôm kho ản nay Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nh ững ti ểu kho ản có ho ạt độ ng trong ngày Cộng tài kho ản tổng h ợp Ng ười l ập Ki ểm soát Kế toán tr ưởng Bảng k ết h ợp tài kho ản t ổng h ợp có tác d ụng ki ểm tra tính chính xác c ủa các s ổ h ạch toán phân tích, b ảo đả m đố i chi ếu kh ớp đúng gi ữa h ạch toán phân tích và h ạch toán t ổng hợp thông qua đố i chi ếu gi ữa NKCT và b ảng k ết h ợp tài kho ản t ổng h ợp. Tr ường h ợp k ế toán trên m ạng, thì b ảng k ết h ợp tài kho ản t ổng h ợp c ũng là m ột trong nh ững đầ u ra, n ếu ng ười s ử d ụng có yêu c ầu. Tuy nhiên, trong th ực t ế khi th ực hi ện kế toán máy không c ần thi ết ph ải th ực hi ện công đoạn này. (4) Đối chi ếu s ố li ệu gi ữa NKCT và b ảng k ết h ợp tài kho ản t ổng h ợp. (5) C ăn c ứ s ố li ệu c ủa b ảng k ết h ợp tài kho ản t ổng h ợp vào s ổ t ổng h ợp (s ổ cái). S ổ này dùng hình th ức t ờ r ời, m ỗi t ờ dùng cho m ột TK t ổng h ợp và trong m ột tháng. Ở nh ững đơn v ị th ực hi ện k ế toán máy thì s ổ t ổng h ợp s ẽ được truy xu ất t ừ c ơ s ở d ữ li ệu theo yêu c ầu c ủa ng ười dùng. Tuy nhiên, trong th ực t ế k ế toán máy, vi ệc l ập s ổ cái th ực ra không c ần thi ết l ắm. 17
18. SỔ T ỔNG H ỢP Tên tài kho ản t ổng h ợp c ấp n Số hi ệu Tháng n ăm Ngày Số phát sinh Số d ư Nợ Có Nợ Có Đầu tháng 1 2 30 31 Cộng tháng Tác d ụng: - Ph ản ánh ch ỉ tiêu t ổng h ợp theo TK c ấp n - L ập b ảng cân đố i tài kho ản ngày (6) C ăn c ứ s ổ cái để l ập b ảng cân đố i tài kho ản ngày Tác d ụng c ủa b ảng cân đối TK ngày là để ki ểm tra tính chính xác, đầ y đủ , k ịp th ời c ủa hạch toán phân tích và h ạch toán t ổng h ợp sau m ột ngày ho ạt độ ng và c ũng là c ăn c ứ để ch ỉ đạo ho ạt độ ng. BẢNG CÂN ĐỐ I TÀI KHO ẢN Ngày Tháng N ăm Số hi ệu tài Số phát sinh trong Số d ư cu ối ngày kho ản t ổng ngày hợp c ấp n Nợ Có Nợ Có Cộng cân s ố Ghi chú: (i) M ỗi dòng c ủa b ảng cân đố i TK ngày ghi s ố hi ệu c ủa TK c ấp n theo th ứ t ự t ừ nh ỏ đến l ớn. (ii) Li ệt kê t ất c ả các TK có ho ạt độ ng c ũng nh ư không có ho ạt độ ng. (iii) Cân đối ngày s ẽ được l ập sau khi k ết thúc gi ờ giao d ịch bu ổi chi ều và đã hoàn thành t ất c ả các công đoạn nói trên (iv) Cân đối ngày là m ột d ạng cân đố i ki ểm tra nên được l ập và b ảo qu ản t ại ch ỗ không g ửi ngân hàng c ấp trên. 18
19. Tr ường h ợp k ế toán máy, bảng cân đố i TK ngày được máy t ự độ ng l ập theo ch ươ ng trình, và s ẽ được in ra t ừ máy. (7) Cu ối tháng, c ộng s ổ chi ti ết doanh s ố ho ạt độ ng trong tháng để l ập b ảng k ết h ợp tài kho ản tháng . Bảng k ết h ợp này có d ạng t ươ ng t ự b ảng k ết h ợp tài kho ản ngày, ch ỉ khác được li ệt kê t ất c ả các ti ểu kho ản có ho ạt độ ng c ũng nh ư không ho ạt độ ng. Tr ường h ợp k ế toán máy, b ảng k ết h ợp ti ểu kho ản này c ũng không c ần thi ết ph ải th ực hi ện vì nó ch ỉ có tác d ụng ki ểm tra, đố i chi ếu. (8) C ăn c ứ b ảng k ết h ợp tài kho ản tháng lên b ảng cân đố i tháng và d ưạ vào s ố li ệu trên b ảng cân đố i tài kho ản để l ập các báo cáo k ế toán theo đị nh k ỳ. Trong tr ường h ợp k ế toán máy, các b ảng cân đố i tài kho ản tháng, n ăm; các báo cáo tài chính và nh ững thông tin khác có th ể được ch ế bi ến t ự độ ng t ừ cơ s ở d ữ li ệu ban đầ u (input) qua ch ươ ng trình và được truy xu ất (output) theo yêu c ầu c ủa ng ười s ử d ụng. Một cách khái quát nh ất, có th ể hình dung quy trình th ực hi ện k ế toán trên máy qua sơ đồ sau: Nghiãûp vuû kãú toaïn phaït sinh Thiãút láûp bàòng chæïng (láûp/ tiãúp nháûn Nháûp dæî liãûu vaìo hãû thäúng (input) Xæí lyï theo chæång trçnh OUTPUT Säø kãú Säø Cán Cán âäúi taìi Thän toaïn caïi âäúi khoaín thaïng, g chi taìi quyï,nàm vaì tin tiãút khoaín baïo caïo taìi khaï 19
20. CH ƯƠ NG II KẾ TOÁN NGÂN QU Ỹ, TI ỀN G ỬI, CÁC KHO ẢN ĐẦ U T Ư, NGHI ỆP V Ụ HUY ĐỘNG VÀ C ẤP TÍN D ỤNG 1. K Ế TOÁN NGÂN QU Ỹ 1.1. K ế toán các nghi ệp v ụ liên quan đến ti ền m ặt Các ch ứng t ừ ti ền m ặt ph ải luân chuy ển theo quy trình đã đề c ập ở ch ươ ng 1 (s ơ đồ luân chuy ển ch ứng t ừ thu, chi ti ền m ặt). Theo quy trình này, các ch ứng t ừ ti ền m ặt trong các nghi ệp v ụ giao d ịch v ới khách hàng ph ải qua ít nh ất là 3 công đoạn: thanh toán viên, ki ểm soát viên và th ủ qu ỹ. Tuy nhiên, ở nh ững ngân hàng đã áp d ụng ch ươ ng trình ngân hàng bán le,í đối v ới các giao d ịch d ưói h ạn m ức quy đị nh, thanh toán viên được tr ực ti ếp ki ểm soát ch ứng t ừ và th ực hi ện thu, chi ti ền m ặt. Đố i v ới nh ững giao d ịch v ượt h ạn m ức, quy trình tr ở l ại nh ư c ũ. Về s ổ k ế toán: + Trong tr ường h ợp k ế toán th ủ công, s ổ k ế toán ti ền m ặt có nh ững lo ại sau đây: @. S ổ nh ật ký qu ỹ: Dùng hình th ức t ờ r ời do ki ểm soát viên ti ền m ặt th ực hi ện. S ổ dùng để ghi chép m ọi phát sinh v ề thu, chi ti ền m ặt trong ngày theo th ứ t ự th ời gian nh ằm làm c ăn c ứ l ập s ổ chi ti ết tài kho ản ti ền m ặt và đối chi ếu v ới th ủ qu ỹ. @. S ổ chi ti ết tài kho ản ti ền m ặt: S ổ này ghi chép t ổng phát sinh n ợ, t ổng phát sinh có trong ngày, rút s ố d ư cu ối ngày c ăn c ứ vào s ố li ệu c ủa nh ật ký qu ỹ. @ S ổ qu ỹ: S ổ do th ủ qu ỹ gi ữ, dùng để ghi chép t ất c ả các kho ản thu, chi ti ền m ặt trong ngày t ại b ộ ph ận qu ỹ theo ch ứng t ừ đã qua b ộ ph ận này. S ổ này dùng để đố i chi ếu với s ổ k ế toán và t ồn qu ỹ th ực t ế. @. M ột s ố s ổ khác nh ư: s ổ theo dõi các lo ại ti ền thu, chi để l ập báo cáo th ống kê các lo ại ti ền + Trong tr ường h ợp k ế toán máy, các lo ại s ổ trên có th ể do máy l ập theo ch ươ ng trình. Ngoài ra, có th ể có nh ững s ổ mà m ức độ c ần thi ết lúc này có th ể không cao. Đối v ới các giao d ịch bán l ẻ (theo ch ươ ng trình), s ổ qu ỹ do thanh toán viên tr ực ti ếp lập. 1.1.1.Các tài kho ản s ử d ụng Các tài kho ản c ấp 3 10XX, chi ti ết ti ếp theo tu ỳ theo t ừng ngân hàng. Bao g ồm nh ững tài kho ản sau đây: - 1011, 1031: “ Ti ền m ặt t ại đơn v ị” Kết c ấu: Nợ: S ố ti ền m ặt thu vào qu ỹ t ại tr ụ s ở chính (qu ỹ nghi ệp v ụ) Có: S ố ti ền m ặt chi t ừ qu ỹ Dư n ợ: S ố t ồn qu ỹ ti ền m ặt . Hạch toán chi ti ết: M ở 1 ti ểu kho ản @. Ghi chú: Vi ệc h ạch toán các tài kho ản ngo ại t ệ d ựa trên nh ững nguyên t ắc nh ất đị nh, sẽ đề c ập riêng ở ph ần sau. - 1012, 1032: “ Ti ền m ặt t ại đơn v ị h ạch toán báo s ổ”, TK này ở tr ụ s ở chính m ở ti ểu kho ản theo t ừng đơn v ị h ạch toán báo s ổ. 20
21. Kết c ấu: Nợ: + S ố ti ền m ặt ti ếp qu ỹ cho đơn v ị h ạch toán báo s ổ t ừ qu ỹ nghi ệp v ụ + Các kho ản thu ti ền m ặt ở đơn v ị h ạch toán báo s ổ Có: + S ố ti ền m ặt đơn v ị h ạch toán báo s ổ n ộp v ề qu ỹ nghi ệp v ụ + Các kho ản chi ti ền m ặt t ại đơ n v ị h ạch toán báo s ổ Dư n ợ: Ti ền m ặt ở đơn v ị h ạch toán báo s ổ - 1013 “Ti ền m ặt không đủ tiêu chu ẩn l ưu thông ch ờ x ử lý” Nợ: Ti ền m ặt không đủ tiêu chu ẩn l ưu thông ch ờ x ử lý ngân hàng nh ận vào Có: Ti ền m ặt không đủ tiêu chu ẩn l ưu thông đã được x ử lý Dư n ơ: Ti ền m ặt không đủ tiêu chu ẩn l ưu thông ch ưa x ử lý hi ện còn - 1014 - Ti ền m ặt t ại máy ATM (TK m ới b ổ sung) Tài kho ản này dùng để theo dõi s ố ti ền đồ ng Vi ệt Nam t ại các máy ATM c ủa TCTD. Nợ : - S ố ti ền m ặt ti ếp qu ỹ cho máy ATM (có 1011) - Các kho ản thu ti ền m ặt tr ực ti ếp t ừ máy ATM (có TK 4211 ho ặc tài kho ản thích h ợp) Có : - S ố ti ền m ặt t ừ máy ATM n ộp v ề qu ỹ ti ền m ặt đơn v ị (n ợ 1011) - Các kho ản chi ti ền m ặt t ại máy ATM (n ợ TK 4211 ho ặc TK thích h ợp) Dư N ợ: - S ố ti ền m ặt còn t ại máy ATM Hạch toán chi ti ết: - M ở tài kho ản chi ti ết cho t ừng máy ATM. - 1033 “Ngo ại t ệ g ửi đi nh ờ tiêu th ụ” Nợ: Giá tr ị ngo ại t ệ g ửi đi nh ờ tiêu th ụ Có : Giá tr ị ngo ại t ệ đã được tiêu th ụ Dư n ợ: Ngo ại t ệ đang g ửi đi nh ờ tiêu th ụ - TK 1019, 1039 “Ti ền m ặt đang v ận chuy ển” TK này ph ản ảnh vi ệc điều chuy ển ti ền m ặt trong h ệ th ống do ngân hàng điều đi chuy ển Nợ: S ố ti ền xu ất qu ỹ để v ận chuy ển Có: S ố ti ền đã v ận chuy ển đế n n ơi Dư n ợ: S ố ti ền đang trên đường v ận chuy ển 1.1.2. Các tr ường h ợp h ạch toán ch ủ y ếu (i) Thu ti ền m ặt: C ăn c ứ gi ấy n ộp ti ền, phi ếu thu, h ạch toán: Nợ Ti ền m ặt t ại đơn v ị (1011, 1031) Có TK thích h ợp -(cho vay, ti ền g ửi ) (ii) Chi ti ền m ặt: C ăn c ứ gi ấy l ĩnh ti ền, phi ếu chi, séc ti ền m ặt, h ạch toán: Nợ TK thích h ợp (cho vay, ti ền g ửi ) Có Ti ền m ặt t ại đơn v ị (1011, 1031) (iii) Điều chuy ển ti ền m ặt: Vi ệc điều chuy ển ti ền m ặt có th ể ti ến hành gi ữa các chi nhánh trong h ệ th ống, ho ặc gi ữa chi nhánh và h ệ th ống. - Tại ngân hàng điều đi: 21
22. + Nếu ngân hàng điều đi v ận chuy ển ti ền đế n cho ngân hàng nh ận: Khi xu ất qu ỹ, k ế toán l ập phi ếu chi và biên b ản bàn giao ti ền cho ng ười ch ịu trách nhi ệm điều chuy ển: Nợ Ti ền m ặt đang v ận chuy ển (1019, 1039), ti ểu kho ản theo tên c ủa ng ười đó. Có Ti ền m ặt t ại đơn v ị (1011, 1031) Khi nh ận được ch ứng t ừ thanh toán v ốn t ừ ngân hàng bên nh ận: Nợ TK Thanh toán v ốn thích h ợp Có Ti ền m ặt đang v ận chuy ển (1019, 1039) + Nếu ngân hàng nh ận tr ực ti ếp nh ận ở ngân hàng điều đi, c ăn c ứ biên b ản bàn giao ti ền, phi ếu chi và ch ứng t ừ thanh toán v ốn, h ạch toán: Nợ Thanh toán v ốn gi ữa các ngân hàng (tài kho ản thích h ợp) Có Ti ền m ặt t ại đơn v ị (1011, 1031) - Tại ngân hàng nh ận điều chuy ển: + Nếu ngân hàng điều đi v ận chuy ển ti ền đế n: Sau khi nh ập kho, c ăn c ứ biên b ản giao nh ận ti ền l ập phi ếu thu và ch ứng t ừ thanh toán v ốn thích h ợp g ửi ngân hàng đi và hạch toán: Nợ Ti ền m ặt t ại đơn v ị (1011, 1031) Có TK Thanh toán v ốn thích h ợp. + Tr ường h ợp ng ược l ại n ếu ngân hàng này t ự v ận chuy ển s ố ti ền ti ếp nh ận t ại kho của ngân hàng điều chuy ển đi, k ế toán l ập phi ếu thu và c ăn c ứ ch ứng t ừ thanh toán v ốn c ủa ngân hàng đối ph ươ ng g ửi kèm ti ền m ặt, h ạch toán: Nợ TK ti ền m ặt t ại đơn v ị ( 1011, 1031) Có TK Thanh toán v ốn thích h ợp. (iv) Xu ất ti ền m ặt cho đơn v ị h ạch toán báo s ổ Nợ Ti ền m ặt t ại đơn v ị h ạch toán báo s ổ (1012, 1032) Có Ti ền m ặt t ại đơn v ị (1011, 1031) (v) Nh ận ti ền m ặt t ừ đơn v ị h ạch toán báo s ổ n ộp: Nợ TK Ti ền m ặt t ại đơn v ị (1011, 1031) Có TK Ti ền m ặt t ại đơn v ị h ạch toán báo s ổ (1012, 1032) (vi) Thu ti ền không đủ tiêu chu ẩn l ưu thông (rách, h ư h ỏng ) Nợ Ti ền m ặt không đủ tiêu chu ẩn l ưu thông ch ờ x ử lý (1013) Có TK Thanh toán v ới khách hàng v ề ti ền không đủ tiêu chu ẩn l ưu thông ch ờ x ử lý (4523) Khi x ử lý, h ạch toán: + Đối v ới ti ền gi ả: N ợ 4523 Có 1013 + Đối v ới ti ền rách, h ư h ỏng: Nợ TT v ới K/ h v ề ti ền không đủ t/c (4523) Có Tài kho ản thích h ợp. Sau đó: N ợ 1011 Có 1013 (vii) H ạch toán ti ền th ừa, thi ếu khi đố i chi ếu cu ối ngày: - Tr ường h ợp th ừa ti ền m ặt: 22
23. Khi phát hi ện th ừa qu ỹ, k ế toán l ập biên b ản th ừa qu ỹ ghi rõ n ội dung và ng ười ch ịu trách nhi ệm v ề s ố ti ền th ừa qu ỹ có ch ữ ký c ủa th ủ tr ưởng, k ế toán tr ưởng và giám đốc ngân hàng. Căn c ứ biên b ản này, k ế toán l ập phi ếu thu để h ạch toán s ố ti ền th ừa vào tài kho ản th ừa qu ỹ, để ch ờ qu ết đị nh x ử lý c ủa H ội đồ ng x ử lý tài s ản th ừa, thi ếu: Nợ Ti ền m ặt t ại đơn v ị (1011, 1031) Có TK th ừa qu ỹ, tài s ản th ừa ch ờ x ử lý (4610) Sau đó, c ăn c ứ vào quy ết đị nh c ủa H ội đồ ng ghi trên biên b ản, k ế toán l ập ch ứng t ừ để chuy ển vào tài kho ản thích h ợp và h ạch toán: + N ếu quy ết đị nh nh ập qu ỹ vì không rõ nguyên nhân và không có khi ếu n ại c ủa khách hàng, k ế toán l ập phi ếu chuy ển kho ản và h ạch toán: Nợ TK Th ừa qu ỹ, tài s ản th ừa ch ờ x ử lý (4610) Có Thu nh ập khác (7900) + Tr ường h ợp phát hi ện khách hàng n ộp th ừa, l ập ch ứng t ừ tr ả l ại khách hàng và hạch toán: Nợ TK Th ừa qu ỹ, tài s ản th ừa ch ờ x ử lý 4610 Có TK Ti ền g ứi khách hàng/ TK Ti ền m ặt t ại đơn v ị. - Tr ường h ợp thi ếu ti ền m ặt: Khi phát hi ện thi ếu, k ế toán phải l ập biên b ản thi ếu qu ỹ nh ư trên, l ập phi ếu chi ti ền mặt để h ạch toán s ố ti ền thi ếu qu ỹ vào “TK tham ô, thi ếu m ất ti ền ch ờ x ử lý” m ở ti ểu kho ản theo tên c ủa ng ười để x ảy ra thi ếu qu ỹ. Nợ TK tham ô, thi ếu, m ất ti ền ch ờ x ử lý (3614) Có TK Ti ền m ặt t ại đơn v ị (1011, 1031) Căn c ứ vào k ết lu ận x ử lý c ủa h ội đồ ng, l ập ch ứng t ừ và h ạch toán: + N ếu ph ải b ồi hoàn thì h ạch toán: Nợ TK Ti ền m ặt t ại đơn v ị (1011) Ho ặc N ợ TK Chi l ươ ng nhân viên. Có TK 3614 1.1. 3. K ế toán ngo ại t ệ, kim lo ại quý, đá quý: S ẽ nghiên c ứu chi ti ết ở m ột ch ươ ng khác. Ghi chú: Quá trình luân chuy ển ch ứng t ừ ti ền m ặt đã nghiên c ứu ở ch ươ ng 1 2. K Ế TOÁN TI ỀN G ỬI VÀ CÁC KHO ẢN ĐẦ U T Ư CH ỨNG KHOÁN C ỦA NHKD 2.1. Tài kho ản s ử d ụng 2.1.1 . Nhóm tài kho ản ph ản ảnh giá tr ị các kho ản ti ền g ửi và đầu t ư, bao g ồm các tài kho ản c ấp 1: - 11: Ti ền g ửi t ại ngân hàng nhà n ước - 12: Đầu t ư vào tín phi ếu chính ph ủ và các gi ấy t ờ có giá ng ắn h ạn khác đủ điều ki ện để tái chi ết kh ấu v ới NHNN - 13: Ti ền g ửi t ại các t ổ ch ức tín d ụng khác - 14: Ch ứng khoán kinh doanh - 15: Ch ứng khoán đầ u t ư s ẵn sàng để bán - 16: Ch ứng khoán đầ u t ư gi ữ đế n ngày đáo h ạn 23
24. Kết c ấu chung các tài kho ản: * Đối v ới các TK 11, 13: - N ợ: S ố ti ền g ửi t ăng lên (do TCTD g ửi vào ho ặc được nh ận chuy ển ti ền ) - Có: S ố ti ền g ửi gi ảm (do TCTD rút ra ho ặc chuy ển ti ền cho m ột ch ủ th ể ) khác - D ư n ợ: S ố ti ền g ửi hi ện còn * Đối v ới các TK 12, 14, 15, 16: - N ợ: Giá tr ị gi ấy t ờ có giá (giá g ốc) TCTD mua vào - Có: - Giá tr ị GTCG TCTD bán, chuy ển nh ượng (giá g ốc) - Giá tr ị GTCG đã thanh toán ở ng ười phát hành - D ư n ợ: Giá tr ị GTCG TCTD đang n ắm gi ữ Một s ố TK đặ c bi ệt được đề c ập sau đây: a. TK 14- Ch ứng khoán kinh doanh Các tài kho ản này dùng để ph ản ánh giá tr ị ch ứng khoán TCTD mua vào, bán ra để hưởng chênh l ệch giá. Khi h ạch toán tài kho ản này c ần chú ý: - Ch ứng khoán kinh doanh được h ạch toán theo giá th ực t ế mua ch ứng khoán (giá gốc), bao g ồm giá mua c ộng (+) các chi phí mua (n ếu có). - Ti ền lãi c ủa ch ứng khoán nh ận được trong th ời gian n ắm gi ữ ch ứng khoán được ghi vào thu nh ập lãi. - Khi TCTD bán, chuy ển nh ượng ch ứng khoán thì giá xu ất được tính theo ph ươ ng pháp ch ỉ đị nh đích danh. Ph ần chênh l ệch gi ữa giá bán v ới giá xu ất (t ức giá g ốc) được h ạch toán vào k ết qu ả kinh doanh (tài kho ản Thu v ề mua bán ch ứng khoán, n ếu lãi; ho ặc tài kho ản Chi v ề mua bán ch ứng khoán, n ếu l ỗ). - N ếu chu ẩn m ực k ế toán Vi ệt Nam ho ặc c ơ ch ế tài chính cho phép: Định k ỳ khi l ập báo cáo tài chính, ch ứng khoán được đánh giá l ại theo giá th ị tr ường. M ọi lãi/ l ỗ phát sinh nh ưng ch ưa th ực hi ện được ghi vào thu nh ập ho ặc chi phí v ề kinh doanh ch ứng khoán (đư a vào Báo cáo k ết qu ả kinh doanh). Hạch toán chi ti ết: - M ở theo nhóm k ỳ h ạn đối v ới ch ứng khoán N ợ. - M ở theo t ừng lo ại ch ứng khoán đối v ới ch ứng khoán V ốn. b. Tài kho ản 15 - Ch ứng khoán đầu t ư s ẵn sàng để bán Tài kho ản này dùng để h ạch toán các lo ại ch ứng khoán n ợ và ch ứng khoán v ốn mà tổ ch ức tín d ụng n ắm gi ữ v ới m ục đích đầ u t ư và s ẵn sàng bán, không thu ộc lo ại ch ứng khoán mua vào bán ra th ường xuyên nh ưng có th ể bán b ất c ứ lúc nào xét th ấy có l ợi ( được phân lo ại theo quy đị nh n ội b ộ c ủa TCTD). Hạch toán tài kho ản này ph ải th ực hi ện theo các quy đị nh sau: (i) Đối v ới Ch ứng khoán n ợ - TCTD ph ải m ở tài kho ản chi ti ết để ph ản ánh m ệnh giá, giá tr ị chi ết kh ấu và giá tr ị ph ụ tr ội c ủa ch ứng khoán đầ u t ư. Trong đó: - Giá g ốc ch ứng khoán (giá th ực t ế mua ch ứng khoán) bao g ồm: Giá mua c ộng (+) chi phí liên quan tr ực ti ếp nh ư chi phí môi gi ới, giao d ịch, cung c ấp thông tin, thu ế, l ệ phí và phí ngân hàng (n ếu có); 24
25. - Giá tr ị chi ết kh ấu là ph ần chênh l ệch âm gi ữa giá g ốc v ới t ổng giá tr ị c ủa các kho ản ti ền g ồm m ệnh giá và lãi d ồn tích tr ước khi mua (n ếu có). - Giá tr ị ph ụ tr ội là ph ần chênh l ệch d ươ ng gi ữa giá g ốc v ới t ổng giá tr ị c ủa các kho ản ti ền g ồm m ệnh giá và lãi d ồn tích tr ước khi mua (n ếu có). Khi trình bày trên báo cáo tài chính, kho ản m ục ch ứng khoán này được trình bày theo giá tr ị thu ần (m ệnh giá - chi ết kh ấu + ph ụ tr ội). - N ếu điều ki ện v ề công ngh ệ tin h ọc cho phép, ti ền lãi được ghi nh ận trên c ơ s ở th ời gian và lãi su ất th ực t ế (lãi su ất th ực t ế là t ỷ l ệ lãi dùng để quy đổ i các kho ản ti ền nh ận được trong t ươ ng lai (FV) trong su ốt th ời gian cho bên khác s ử d ụng tài s ản v ề giá tr ị ghi nh ận ban đầ u (PV) t ại th ời điểm chuy ển giao tài s ản cho bên s ử d ụng). Tr ường h ợp không th ể th ực hi ện tính lãi trên c ơ s ở lãi su ất th ực thì giá tr ị ph ụ tr ội ho ặc chi ết kh ấu được phân bổ đề u cho th ời gian n ắm gi ữ ch ứng khoán c ủa TCTD. - N ếu thu được ti ền lãi t ừ ch ứng khoán n ợ đầ u t ư bao g ồm c ả kho ản lãi d ồn tích t ừ tr ước khi TCTD mua l ại kho ản đầ u t ư đó, TCTD ph ải phân b ổ s ố ti ền lãi này. Theo đó, ch ỉ có ph ần ti ền lãi c ủa các k ỳ sau khi TCTD đã mua kho ản đầ u t ư này m ới được ghi nh ận là thu nh ập, còn kho ản ti ền lãi d ồn tích tr ước khi TCTD mua l ại kho ản đầ u t ư đó thì ghi gi ảm giá tr ị c ủa chính kho ản đầ u t ư đó. (ii) Đối v ới ch ứng khoán v ốn - Ch ứng khoán v ốn ph ải được ghi s ổ k ế toán theo giá th ực t ế mua ch ứng khoán (giá gốc), bao g ồm: Giá mua c ộng (+) chi phí mua nh ư chi phí môi gi ới, giao d ịch, cung c ấp thông tin, thu ế, l ệ phí và phí ngân hàng (n ếu có). - Thu nh ập c ủa TCTD t ừ vi ệc đầ u t ư ch ứng khoán s ẵn sàng để bán khi quy ền c ủa TCTD được xác l ập và nh ận được thông báo v ề vi ệc phân chia c ổ t ức. - Ch ứng khoán v ốn được h ạch toán trên tài kho ản này là ch ứng khoán v ốn được niêm y ết t ại TTGDCK TP.HCM ho ặc Hà N ội và không đủ các điều ki ện để hình thành công ty con, công ty liên k ết ho ặc công ty liên doanh (c ơ s ở kinh doanh đồ ng ki ểm soát). Các kho ản đầ u t ư nh ư góp v ốn theo h ợp đồ ng góp v ốn, mua c ổ ph ần ch ưa niêm y ết trên th ị tr ường ch ứng khoán được ph ản ánh trên tài kho ản 344, 348 (các kho ản đầ u t ư dài hạn khác). Hạch toán chi ti ết: - M ở tài kho ản chi ti ết theo m ệnh giá, giá tr ị chi ết kh ấu và giá tr ị ph ụ tr ội c ủa ch ứng khoán đầu t ư đối v ới ch ứng khoán n ợ. - M ở tài kho ản chi ti ết theo t ừng lo ại ch ứng khoán đố i với ch ứng khoán v ốn. c. Tài kho ản 16 - Ch ứng khoán đầ u t ư gi ữ đế n ngày đáo h ạn Tài kho ản này dùng để ph ản ánh giá tr ị hi ện có và tình hình bi ến độ ng c ủa các lo ại ch ứng khoán n ợ mà TCTD n ắm gi ữ v ới m ục đích đầ u t ư cho đến ngày đáo h ạn (ngày được thanh toán). Hạch toán tài kho ản này được ti ến hành theo các quy định t ươ ng t ự các tài kho ản ch ứng khoán n ợ đầ u t ư s ẵn sàng để bán (TK 151, 152, 153, 154). 2.1.2. Các tài kho ản c ấp 2, c ấp 3 được chia làm 3 nhóm có đặc tr ưng k ết c ấu và n ội dung ph ản ánh trong t ừng nhóm t ươ ng t ự . 25
26. a. Nhóm ph ản ánh các b ộ ph ận c ủa ti ền g ửi và đầu t ư ch ứng khoán theo m ục đích ho ặc theo hình th ức. Bao g ồm các tài kho ản 111, 112, 121, 122, 123, 131, 132, 133, 134, 135, 136, 141, 142, 148, 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 161, 162, 163, 164. Cách ghi chép, k ết c ấu tài kho ản nh ư đã đề c ập đố i v ới tài kho ản b ậc 1 b. Nhóm TK “D ự phòng gi ảm giá ch ứng khoán” Bao g ồm các TK: 129,149, 159, 169 Các TK này dùng để ph ản ánh tình hình l ập, x ử lý và hoàn nh ập các kho ản d ự phòng gi ảm giá ch ứng khoán. D ự phòng gi ảm giá ch ứng khoán được l ập nh ằm ghi nh ận tr ước các tổn th ất có th ể phát sinh do nh ững nguyên nhân khách quan theo nguyên t ắc phân tán r ủi ro. V ề th ực ch ất, đây là bi ện pháp b ảo hi ểm b ằng cách trích tr ước vào chi phí. TK này được m ở chi ti ết theo t ừng lo ại ch ứng khoán Ghi chú: Cơ s ở lý thuy ết và c ơ s ở pháp lý c ủa vi ệc trích l ập d ự phòng 1. Cơ s ở lý thuy ết – Nguyên t ắc th ận tr ọng – Cơ s ở d ồn tích Bản ch ất c ủa trích l ập d ự phòng chính là m ột nghi ệp v ụ b ảo hi ểm. Nghi ệp v ụ b ảo hi ểm này d ựa trên c ơ sở phân tán r ủi ro theo th ời gian. 2. Cơ s ở pháp lý Điều 7, ch ươ ng 2, Thông t ư h ướng d ẫn s ố 12/2006/TT-BTC ngày 21/02/2006 c ủa B ộ Tài chính h ướng d ẫn th ực hi ện Ngh ị đị nh 146/2005/N Đ-CP quy định “khi b ị t ổn th ất v ề tài sản, t ổ ch ức tín d ụng ph ải xác đị nh nguyên nhân, trách nhi ệm và x ử lý nh ư sau: - N ếu do nguyên nhân ch ủ quan thì ng ười gây ra t ổn th ất ph ải b ồi th ường. H ội đồ ng qu ản tr ị ho ặc T ổng Giám đố c (ho ặc Giám đố c) t ổ ch ức tín d ụng quy ết đị nh m ức b ồi th ường theo qui đị nh c ủa pháp lu ật và ch ịu trách nhi ệm v ề quy ết đị nh c ủa mình. - N ếu tài s ản đã mua b ảo hi ểm thì x ử lý theo h ợp đồ ng b ảo hi ểm. - S ử d ụng các kho ản d ự phòng được trích l ập trong chi phí để bù đắp theo quy đị nh của pháp lu ật. - Giá tr ị t ổn th ất sau khi đã bù đắp b ằng ti ền b ồi th ường c ủa cá nhân, t ập th ể, c ủa t ổ ch ức b ảo hi ểm và s ử d ụng d ự phòng được trích l ập trong chi phí, n ếu thi ếu được bù đắp bằng qu ỹ d ự phòng tài chính c ủa t ổ ch ức tín d ụng. Tr ường h ợp qu ỹ d ự phòng tài chính không đủ bù đắp thì ph ần thi ếu được h ạch toán vào chi phí khác trong k ỳ”. Ngh ị đị nh c ủa Chính ph ủ s ố 146/2005/N Đ-CP ngày 23/11/2005 v ề ch ế độ tài chính đối v ới các t ổ ch ức tín d ụng, cho phép trích vào chi phí ho ạt độ ng kinh doanh các kho ản dự phòng sau: - D ự phòng r ủi ro trong ho ạt độ ng c ủa t ổ ch ức tín d ụng. - D ự phòng giảm giá hàng t ồn kho; - D ự phòng t ổn th ất các kho ản đầ u t ư dài h ạn (bao g ồm c ả gi ảm giá ch ứng khoán); - D ự phòng ph ải thu khó đòi; - D ự phòng tr ợ c ấp m ất vi ệc làm . 26
27. Kết c ấu chung c ủa nhóm TK này Có: - Trích l ập d ự phòng gi ảm giá ch ứng khoán (s ố trích l ập l ần đầ u và số chênh l ệch gi ữa s ố d ự phòng k ỳ này ph ải l ập l ớn h ơn s ố đã l ập cu ối k ỳ tr ước)- N ợ TK 8823 Nợ: - X ử lý kho ản gi ảm giá th ực t ế các kho ản đầ u t ư ch ứng khoán - Hoàn nh ập d ự phòng gi ảm giá (Có TK 8823). Dư Có: - Ph ản ánh giá tr ị d ự phòng gi ảm giá ch ứng khoán đế n th ời điểm rút s ố d ư. Cu ối k ỳ k ế toán c ũ (t ức đầ u k ỳ m ới) n ếu s ố ph ải trích > s ố đã trích (s ố d ư cu ối k ỳ TK D ự phòng) thì ti ến hành hoàn nh ập s ố trích th ừa (ghi gi ảm tr ừ chi phí d ự phòng gi ảm giá ch ứng khoán – ghi có TK 8823). Tr ường h ợp s ố d ư trên tài kho ản chi phí nh ỏ h ơn s ố hoàn nh ập d ự phòng, k ế toán hoàn nh ập ph ần còn l ại vào tài kho ản thu nh ập. Vi ệc trích l ập, x ử lý, hoàn nh ập d ự phòng gi ảm giá ch ứng khoán được th ực hi ện nh ư ch ế độ k ế toán Doanh nghi ệp ( điều 10, m ục I, ch ươ ng II, Thông t ư đã d ẫn). TK này m ở chi ti ết cho t ừng lo ại ch ứng khoán Ngoài nh ững điểm chung nói trên, vi ệc trích l ập d ự phòng đối v ới t ừng lo ại ch ứng khoán theo cách phân lo ại hi ện hành c ũng có m ột s ố điểm đặ c thù c ần l ưu ý: (i) Đối v ới TK 149 - D ự phòng gi ảm giá ch ứng khoán (ch ứng khoán kinh doanh) - Tại th ời điểm khoá s ổ k ế toán để l ập báo cáo tài chính , c ăn c ứ vào tình hình bi ến động giá ch ứng khoán, k ế toán ti ến hành l ập d ự phòng ho ặc hoàn nh ập d ự phòng gi ảm giá ch ứng khoán đối v ới s ố ch ứng khoán ch ưa bán t ại th ời điểm khoá s ổ. - Điều ki ện trích l ập các kho ản d ự phòng gi ảm giá ch ứng khoán: + Ch ứng khoán kinh doanh theo đúng quy đị nh c ủa pháp lu ật hi ện hành. + Được t ự do mua, bán trên th ị tr ường mà t ại th ời điểm ki ểm kê, l ập báo cáo tài chính có giá th ị tr ường gi ảm xu ống so v ới giá g ốc ghi trên s ổ k ế toán. + Ch ứng khoán không được mua bán t ự do trên th ị tr ường thì không được l ập d ự phòng. (ii) Đối v ới TK 159 – D ự phòng gi ảm giá ch ứng khoán (ch ứng khoán đầ u t ư s ẵn sàng để bán) - Đối v ới ch ứng khoán n ợ: Cu ối niên độ k ế toán , n ếu giá th ị tr ường c ủa ch ứng khoán bị gi ảm giá xu ống th ấp h ơn giá tr ị thu ần c ủa ch ứng khoán, k ế toán ti ến hành l ập d ự phòng gi ảm giá ch ứng khoán đầ u t ư (159 –ch ứng khoán n ợ). - Đối v ới ch ứng khoán v ốn: Cu ối niên độ k ế toán , n ếu giá th ị tr ường c ủa ch ứng khoán b ị gi ảm giá xu ống th ấp h ơn giá g ốc c ủa ch ứng khoán, k ế toán ti ến hành l ập d ự phòng gi ảm giá ch ứng khoán đầ u t ư (159 –ch ứng khoán v ốn). (iii) Đối v ới TK 169- D ự phòng gi ảm giá ch ứng khoán (ch ứng khoán đầ u t ư gi ữ đến ngày đáo h ạn) Vi ệc l ập dự phòng gi ảm giá đố i v ới ch ứng khoán đầ u t ư gi ữ đế n ngày đáo h ạn ch ỉ được th ực hi ện khi có dấu hi ệu v ề s ự gi ảm giá ch ứng khoán kéo dài ho ặc có bằng ch ứng ch ắc ch ắn là ngân hàng khó có th ể thu h ồi đầ y đủ kho ản đầ u t ư, không th ực hi ện l ập d ự phòng gi ảm giá ch ứng khoán đố i v ới nh ững thay đổ i giá trong ng ắn h ạn. 27
28. 2.1.3. Tài kho ản 39 - Lãi ph ải thu Tài kho ản này dùng để ph ản ảnh s ố lãi ph ải thu d ồn tích tính trên s ố ti ền g ửi, đầ u t ư ch ứng khoán (k ể c ả các công c ụ tài chính phái sinh), c ấp tín d ụng c ủa NH đố i v ới các t ổ ch ức và cá nhân khác. Tài kho ản này được h ạch toán theo nguyên t ắc: - Ti ền lãi được ghi nh ận trên c ơ s ở th ời gian và lãi su ất th ực t ế t ừng k ỳ. - Lãi ph ải thu th ể hi ện s ố lãi tính d ồn tích mà TCTD đã h ạch toán vào thu nh ập nh ưng ch ưa được t ổ ch ức nh ận ti ền g ửi thanh toán (chi tr ả). Bên N ợ ghi : - S ố lãi ph ải thu tính c ộng d ồn. Bên Có ghi : - S ố ti ền lãi đã được thanh toán. Số d ư N ợ: - Ph ản ảnh s ố lãi còn ph ải thu. Tài kho ản này có các tài kho ản b ậc 2 nh ư sau: - TK 391: Lãi ph ải thu t ừ ti ền g ửi - TK 392: Lãi ph ải thu t ừ đầ u t ư ch ứng khoán - TK 394: Lãi ph ải thu t ừ ho ạt độ ng tín d ụng - TK 396: Lãi ph ải thu t ừ các công c ụ tài chính phái sinh. Ghi chuï: (1). C ơ s ở lý thuy ết c ủa h ạch toán d ự thu, d ự chi d ựa trên 2 c ơ s ở sau: Hạch toán trên c ơ s ở d ồn tích d ựa trên nh ững chu ẩn m ực k ế toán qu ốc t ế và nguyên tắc k ế toán được ch ấp nh ận chung: “Thu nh ập và chi phí được c ộng d ồn (d ồn tích), ngh ĩa là TN và CP được th ừa nh ận và ghi nh ận trong báo cáo tài chính khi phát sinh (earned or incurred), không ph ụ thu ộc vào vi ệc ti ền đã thu được ho ặc đã ph ải chi ra hay ch ưa.” (IAS 1) (2). C ơ s ở pháp lý c ủa vi ệc h ạch toán d ự thu,d ự chi • Thay đổi chính sách k ế toán: Chuy ển t ừ c ơ s ở th ực thu, th ực chi (cash basis) sang cơ s ở d ồn tích (accrual basis). • Thông t ư s ố 12/2006/TT-BTC ngày 21/02/2006 c ủa B ộ Tài chính h ướng d ẫn th ực hi ện Ngh ị đị nh 146/2005/N Đ-CP 92/2000/TT-BTC: - Đối v ới ho ạt độ ng tín d ụng: t ổ ch ức tín d ụng h ạch toán s ố lãi ph ải thu phát sinh trong kỳ vào thu nh ập đố i v ới các kho ản n ợ xác đị nh là có kh ả năng thu h ồi c ả g ốc, lãi đúng th ời hạn và không ph ải trích d ự phòng r ủi ro c ụ th ể theo qui đị nh. Đối v ới s ố lãi ph ải thu đã h ạch toán thu nh ập nh ưng đến k ỳ h ạn tr ả n ợ (g ốc, lãi) khách hàng không tr ả được đúng h ạn t ổ ch ức tín d ụng h ạch toán vào chi phí ho ạt động kinh doanh và theo dõi ngo ại b ảng để đôn đố c thu. Khi thu được thì h ạch toán vào thu ho ạt động kinh doanh. Đối v ới s ố lãi ph ải thu phát sinh trong k ỳ c ủa các kho ản n ợ còn l ại không ph ải h ạch toán thu nh ập, t ổ ch ức tín d ụng theo dõi ngo ại b ảng để đôn đốc thu, khi thu được thì h ạch toán vào thu ho ạt độ ng kinh doanh. - Đối v ới thu lãi ti ền g ửi, lãi đầu t ư trái phi ếu, tín phi ếu là s ố lãi ph ải thu trong k ỳ. Một k ết lu ận có tính k ỹ thu ật r ất quan tr ọng đố i v ới vi ệc h ạch toán ti ền lãi c ủa các kho ản ti ền g ửi và đầu t ư ch ứng khoán c ủa TCTD là: 28
29. - Ch ỉ h ạch toán lãi ph ải thu đố i v ới ch ứng khoán đầ u t ư, đối v ới ch ứng khoán kinh doanh h ạch toán tr ực ti ếp vào thu nh ập lãi. - Ch ỉ h ạch toán lãi ph ải thu đố i v ới các kho ản lãi th ực t ế đã phát sinh nh ưng ở th ời điểm h ạch toán ch ưa được thanh toán. Điều này x ảy ra đố i v ới các kho ản ti ền g ửi k ỳ h ạn và đầu t ư ch ứng khoán tr ả lãi sau ho ặc tr ả lãi theo định k ỳ dài h ơn định k ỳ k ế toán lãi ph ải thu. - Lãi ti ền g ửi không k ỳ h ạn ho ặc lãi tr ả theo đị nh k ỳ có đị nh k ỳ thanh toán trùng v ới định k ỳ k ế toán thì h ạch toán tr ực ti ếp vào TK thu nh ập. - Nh ững kho ản lãi tr ả tr ước được h ạch toán vào tài kho ản 4880 – Doanh thu ch ờ phân b ổ, sau đó phân b ổ d ần vào thu nh ập lãi theo định k ỳ k ế toán. 2.2. Các tr ường h ợp h ạch toán ch ủ y ếu 2.2.1. Kế toán ti ền g ửi không k ỳ h ạn t ại NHNN và các t ổ ch ức tín d ụng khác Căn c ứ để h ạch toán vào các tài kho ản ti ền g ửi này là các gi ấy báo có, báo n ợ ho ặc Bảng sao kê c ủa NHNN kèm theo các ch ứng t ừ g ốc ( ủy nhi ệm chi, ủy nhi ệm thu, séc ) - Nh ận gi ấy báo có/ch ứng t ừ t ươ ng đươ ng: (N ộp ti ền, chuy ển ti ền, nh ận tr ả ti ền ) Nợ TK ti ền g ửi t ại các NHNN/ các t ổ ch ức tín d ụng khác (1113, 1311, 1321, 1331. 1341, 1351, 1361) Có Tài kho ản thích h ợp - Nh ận gi ấy báo n ợ Nợ TK thích h ợp Có TK ti ền g ửi t ại NHNN (1113)/ TK ti ền g ửi t ại các t ổ ch ức tín d ụng khác (1311, 1321, 1331, 1341, 1351, 1361) - Khi nh ận được ch ứng t ừ c ủa Ngân hàng Nhà n ước/các T ổ ch ức tín d ụng khác g ửi đến, k ế toán ph ải ki ểm tra đố i chi ếu v ới ch ứng t ừ g ốc kèm theo. Tr ường h ợp có s ự chênh lệch gi ữa s ố li ệu trên s ổ k ế toán c ủa đơn v ị, s ố li ệu ở ch ứng t ừ g ốc v ới s ố li ệu trên ch ứng t ừ của Ngân hàng Nhà n ước/các T ổ ch ức tín d ụng khác thì ph ải thông báo cho Ngân hàng Nhà n ước để cùng đối chi ếu, xác minh và x ử lý k ịp th ời. N ếu đế n cu ối tháng v ẫn ch ưa xác định rõ nguyên nhân chênh l ệch, thì k ế toán ghi s ổ theo s ố li ệu trong gi ấy báo hay b ảng kê của Ngân hàng Nhà n ước. S ố chênh l ệch được ghi vào bên N ợ tài kho ản 359 - Các kho ản khác ph ải thu ( nếu s ố li ệu c ủa k ế toán l ớn h ơn s ố li ệu c ủa Ngân hàng Nhà n ước ) ho ặc ghi vào bên Có tài kho ản 4599 - Các kho ản ch ờ thanh toán khác ( nếu s ố li ệu c ủa k ế toán nh ỏ hơn s ố li ệu c ủa Ngân hàng Nhà n ước ). Sang tháng sau ph ải ti ếp t ục ki ểm tra, đố i chi ếu tìm nguyên nhân chênh l ệch để điều ch ỉnh l ại s ố li ệu đã ghi s ổ. - Định k ỳ h ạch toán ti ền lãi vào thu nh ập Nợ TK Ti ền g ửi không k ỳ h ạn thích h ợp/ 1011 Có TK 7010 – Thu lãi ti ền g ửi 2.2.2. K ế toán đầ u t ư ch ứng khoán (i) K ế toán mua ch ứng khoán Nợ TK 15xy, 16xy (giá g ốc) Có TK thích h ợp (1011, 1113, 4211 ) 29
30. Đối v ới đầ u t ư ch ứng khoán n ợ có chi ết kh ấu và ph ụ tr ội: Các kho ản chi ết kh ấu và ph ụ tr ội ph ải được h ạch toán riêng (ch ưa có h ướng d ẫn c ụ th ể). (ii) H ạch toán ti ền lãi d ự thu t ừ đầ u t ư ch ứng khoán Nợ TK Lãi ph ải thu t ừ đầ u t ư ch ứng khoán thích h ợp (392X) Có TK Thu t ừ đầ u t ư ch ứng khoán (7030) (iii) Lãi th ực thu Nợ TK thích h ợp (1011, 4211, ): T ổng s ố ti ền lãi th ực nh ận Có TK 15xy, 16xy: Ph ần lãi d ồn tích tr ước khi mua Có TK Lãi ph ải thu t ừ đầ u t ư ch ứng khoán thích h ợp (392X): Ph ần lãi phát sinh trong th ời gian sau khi mua (iv)) Trích l ập d ự phòng (theo quy định) Nợ TK Chi d ự phòng gi ảm giá ch ứng khoán (8823) Có TK d ự phòng gi ảm giá (159, 169) Xử lý d ự phòng khi bán v ới giá th ấp h ơn giá g ốc ho ặc khi ng ười phát hành không thanh toán đủ. (v) Thanh toán khi đáo h ạn: - Đối v ới ch ứng khoán tr ả lãi sau: Nợ 1011, 4211, : Ti ền g ốc + lãi Có 15xy, 16xy: Ti ền g ốc Có 392x: Ti ền lãi - Đối v ới ch ứng khoán tr ả lãi tr ước: Nợ TK 1011, 4211 : ST theo m ệnh giá Có TK 15xy, 16xy: Giá g ốc Có TK 392x: Ti ền lãi (vi) Bán ch ứng khoán: t ươ ng t ự ch ứng khoán kinh doanh 2.2.3. K ế toán ch ứng khoán kinh doanh (i) Mua ch ứng khoán Nợ TK Ch ứng khoán kinh doanh - 14xy: Giá g ốc Có TK 1011, 4211, (ii) Bán ch ứng khoán - Tr ường h ợp giá bán > giá g ốc (lãi): Nợ TK thích h ợp: S ố ti ền thu được (giá bán) Có TK 14xy: Giá g ốc Có TK Thu v ề kinh doanh ch ứng khoán 7410 (chênh l ệch) - Tr ường h ợp giá bán <giá g ốc (l ỗ) Nợ TK thích h ợp: S ố ti ền thu được (giá bán) Nợ TK D ự phòng gi ảm giá ch ứng khoán kinh doanh (1490) (N ợ TK Qu ỹ d ự phòng tài chính - 6130) Nợ Tk Chi v ề kinh doanh ch ứng khoán ( 8410): s ố l ỗ Có TK ch ứng khoán kinh doanh - 14xy 3. K Ế TOÁN NGHI ỆP V Ụ HUY ĐỘ NG V ỐN 3.1. Nghi ệp v ụ huy độ ng ti ền g ửi c ủa khách hàng 30
31. 3.1.1 Tài kho ản TK b ậc 1 “Ti ền g ửi c ủa khách hàng” 42 Kết c ấu TK 42 Số ti ền khách hàng rút Số ti ền khách hàng g ửi vào NH ho ặc chuy ển kho ản ho ặc nh ận chuy ển kho ản Dư: S ố v ốn còn g ửi t ại NH Tài kho ản này có các TK b ậc 2 (phân lo ại theo đố i t ượng g ửi và tính ch ất) - 421: Ti ền g ửi c ủa khách hàng trong n ước b ằng VND - 422: Ti ền g ửi c ủa khách hàng trong n ước b ằng ngo ại t ệ - 423: Ti ền g ửi ti ết ki ệm b ằng VND - 424: Ti ền g ửi ti ết ki ệm b ằng ngo ại t ệ và vàng - 425: Ti ền g ửi cu ả khách hàng n ước ngoài b ằng VND - 426: Ti ền g ửi c ủa khách hàng n ước ngoài b ằng ngo ại t ệ Trong đó: - Ti ền g ửi khách hàng theo cách phân lo ại ở đây được hi ểu là ti ền g ửi c ủa các đơn v ị kinh doanh, trong đó ti ền g ửi t ại NH là m ột ph ần v ốn kinh doanh c ủa ho. - Ti ền g ửi ti ết ki ệm theo cách phân lo ại c ủa h ệ th ống tài kho ản hi ện hành ch ỉ b ộ ph ận ti ền g ửi c ủa dân c ư ch ỉ nh ằm m ục đích sinh l ợi và không thu ộc v ốn kinh doanh. Các TK b ậc 3 ch ủ y ếu phân các TK Ti ền g ửi nói ở trên thành 2 b ộ ph ận theo kỳ h ạn: - 42 x 1: Ti ền g ửi không k ỳ h ạn - 42 x 2: Ti ền g ửi có k ỳ h ạn Riêng các tài kho ản sau có đặ c thù: - 4214 và 4224: Ti ền g ửi v ốn chuyên dùng. - 4238: Ti ền g ửi ti ết kiêm khác Nh ư v ậy, khái ni ệm ti ền g ửi khách hàng không k ỳ h ạn v ề lý thuy ết thì không đồng nh ất v ới ti ền g ửi thanh toán, nh ưng v ề th ực ti ễn 2 khái ni ệm này g ần nh ư là m ột. Tất c ả các TK này đều h ạch toán theo ti ền g ốc, không liên quan đến ti ền lãi Ch ứng t ừ s ử d ụng tu ỳ tr ường h ợp h ạch toán, nh ưng th ường bao g ồm các lo ại ch ứng từ sau: Gi ấy n ộp ti ền, gi ấy n ộp ngân phi ếu thanh toán, gi ấy n ộp ngo ại t ệ, phi ếu thu. - S ổ ti ền g ửi ti ết ki ệm, phi ếu ho ặc th ẻ ti ết ki ệm - Gi ấy l ĩnh ti ền, phi ếu chi, séc, u ỷ nhi ệm chi, u ỷ nhi ệm thu. - B ảng kê gi ấy báo liên hàng - Phi ếu chuy ển kho ản Tài kho ản b ậc 1 : “Lãi ph ải tr ả cho ti ền g ửi” 491 TK này dùng để ph ản ảnh s ố lãi d ự tr ả trên kho ản ti ền g ửi c ủa khách hàng đã phân bổ vào chi phí d ựa trên nguyên t ắc d ồn tích (accrual basis) không quan tâm đế n ph ươ ng th ức thu ti ền lãi, mà chi phí tr ả lãi được h ạch toán trên c ơ s ở b ảo đả m r ằng các báo cáo tài chính s ẽ ph ản ánh m ột cách phù h ợp gi ữa các chi phí và thu nh ập cho t ừng th ời k ỳ. 31
32. Kết c ấu c ủa tài kho ản này: - Có: Lãi ph ải tr ả (d ự tr ả) d ồn tích tính theo th ời gian và lãi suất th ực t ế t ừng k ỳ ( đố i ứng TK chi tr ả lãi ti ền g ửi – 8010) - N ợ: Thanh toán lãi ph ải tr ả ( đố i ứng TK 1011, 4211 ) Tài kho ản này có s ố d ư có th ể hi ện s ố ti ền lãi ph ải tr ả đã tính vào chi phí nh ững ch ưa th ực hi ện tr ả lãi. Tài kho ản này có 4 TK b ậc 3: - 4911: Lãi ph ải tr ả cho ti ền g ửi b ằng VND - 4912: Lãi ph ải tr ả cho ti ền g ửi b ằng ngo ại t ệ - 4913: Lãi ph ải tr ả cho ti ền g ửi tiêtú ki ệm b ằng VND - 4914: Lãi ph ải tr ả cho ti ền g ửi ti ết ki ệm b ằng ngo ại t ệ và vàng. 3.1.2. Các tr ường h ợp h ạch toán 3.1.2.1. Kế toán ti ền g ửi thanh toán Có 2 lo ại Tk ti ền g ửi thanh toán là: TG thanh toán được phép th ấu chi và ti ền g ửi thanh toán không được phép th ấu chi. Lo ại TKTG thanh toán được phép th ấu chi còn được gọi là TK vãng lai. Tu ỳ theo quan h ệ gi ữa NH và KH mà KH được th ấu chi trên TK TG thanh toán hay không. N ếu được th ấu chi ngh ĩa là khách hàng được phép chi v ượt s ố d ư có (overdraft) và TKTG thanh toán s ẽ có s ố d ư N Ợ. Trong tr ường h ợp th ấu chi, đố i v ới nh ững ch ứng t ừ ghi N ợ, k ế toán ph ải ki ểm soát h ạn m ức th ấu chi. (i) Khách hàng g ửi b ằng ti ền m ặt Định kho ản: Nợ: Ti ền m ặt t ại đơn v ị 1011 Có: Ti ền g ửi không k ỳ h ạn c ủa khách hàng 4211 Ch ứng t ừ: Các liên gi ấy n ộp ti ền do khách hàng l ập và n ộp (ii) Khách hàng rút ti ền m ặt Khách hàng phát hành séc ti ền m ặt để rút ti ền m ặt t ừ tài kho ản, ho ặc chi tr ả cho m ột ng ười khác b ằng ti ền m ặt t ừ tài kho ản, k ế toán ki ểm soát ch ứng t ừ và s ố d ư c ủa TK /h ạn mức th ấu chi (trong tr ường h ợp s ố d ư không đủ và khách hàng được phép th ấu chi) Nợ TK 4211 Có: 1011/1014 (iii) Kế toán nhận chuy ển kho ản Khi nh ận được ch ứng t ừ chuy ển ti ền vào TK ( séc và b ảng kê n ộp séc, u ỷ nhi ệm thu do khách hàng n ộp vào; ch ứng t ừ thanh toán v ốn ). Tu ỳ theo quy đị nh c ủa t ừng ngân hàng, vi ệc thu phí tu ỳ tr ường h ợp c ụ th ể có th ể thu ở phía ng ười tr ả ho ặc phía ng ười nh ận. Nhìn chung, ph ần l ớn các tr ường h ợp, phí thu ở phía ng ười tr ả ti ền và ch ỉ thu đố i v ới các tr ường h ợp thanh toán khác NH: Tr ường h ợp không thu phí: Nợ TK TG không k ỳ h ạn c ủa KH tr ả / Thanh toán v ốn gi ữa các NH Có TK TGKKH c ủa ng ười nh ận (4211,4221). Tr ưòng h ợp có thu phí c ủa ng ười nh ận: Nợ TK Thanh toán v ốn: S ố ti ền đố i tác chuy ển Có TK TG không k ỳ h ạn c ủa KH nh ận: ST chuy ển - phí Có TK Thu phí d ịch v ụ thanh toán : phí ch ưa có thu ế 32
33. Có TK Thu ế giá tr ị gia t ăng ph ải n ộp: tính 10% trên s ố phí (iv) Kế toán chi tr ả b ằng chuy ển kho ản Vi ệc h ạch toán phí và thu ế giá tr ị gia t ăng nh ư đã đề c ập ở trên. Nợ TK TG không k ỳ h ạn (s ố ti ền chuy ển + phí chuy ển ti ền) Có TK Thu d ịch v ụ thanh toán (giá ch ưa thu ế) Có TK Thu ế giá tr ị gia t ăng ph ải n ộp (4531) : thu ế ph ải n ộp trên s ố phí ch ưa thu ế Có TKTG không k ỳ h ạn c ủa KH đố i ph ươ ng / TK thanh toán v ốn gi ữa các NH (v) Kế toán tr ả lãi TK ti ền g ửi thanh toán: Vào ngày cu ối tháng, k ế toán tính và tr ả lãi ti ền g ửi không k ỳ h ạn. Ph ươ ng pháp tính lãi th ường được g ọi là ph ươ ng pháp tích s ố. Th ực ch ất ph ươ ng pháp này chính là ph ươ ng pháp tính s ố d ư bình quân gia quy ền trong tháng, trong đó quy ền s ố chính là s ố ngày duy trì m ột m ức s ố d ư nh ất đị nh Công th ức tính lãi ti ền g ửi không k ỳ h ạn có th ể trình bày nh ư sau: Số lãi ph ải tr ả trong tháng = S ố d ư bình quân trong tháng X lãi su ất /tháng Trong đó, s ố d ư bình quân được tính theo công th ức bình quân gia quy ền nh ư sau: Di X Ni D = ∑ Ni Trong đó: - D : S ố d ư bình quân trong tháng - Di : S ố d ư t ại th ời điểm i - Ni : S ố ngày duy trì s ố d ư D - ∑ Ni : T ổng s ố ngày trong tháng (tính ch ẵn là 30 ngày) Số lãi này có th ể ghi nh ập v ốn cho khách hàng: Nợ TK Chi tr ả lãi ti ền g ửi - 8010 Có TK Ti ền g ửi không k ỳ h ạn c ủa khách hàng (4211) Tr ường h ợp KH đế n rút lãi b ằng ti ền m ặt: Nợ TK Chi tr ả lãi ti ền g ửi - 8010 Có TK 1011, 1031 Đối v ới TK vãng lai, s ố d ư có s ẽ được NH tính tr ả lãi ti ền g ửi theo s ố ngày duy trì số d ư. 3.1.2.2. K ế toán ti ền g ửi ti ết ki ệm không k ỳ h ạn Về cách th ức tính lãi ti ền g ửi ti ết ki ệm không k ỳ h ạn t ươ ng t ự nh ư đối v ới ti ền g ửi thanh toán. Các nghi ệp v ụ v ề ti ền g ửi ti ết ki ệm không k ỳ h ạn đơn gi ản h ơn r ất nhi ều so v ới Ti ền gửi thanh toán vì nó không dùng vào vi ệc thanh toán không dùng ti ền m ặt. Có 2 nghi ệp v ụ cơ b ản: (i) Thu ti ền ti ết ki ệm: khách hàng l ập gi ấy n ộp ti ền. Nợ TK TM t ại đơn v ị (1011,1031) Có TK Ti ền g ửi ti ết kiêm không k ỳ h ạn (4231,4241) 33
34. (ii) Rút ti ền ti ết ki ệm: Khách hàng l ập gi ấy l ĩnh ti ền Nợ TK Ti ền g ửi ti ết ki ệm không k ỳ h ạn (4231, 4241) Có TK Ti ền m ặt t ại đơn v ị (1011,1031) Ng ười g ửi ti ết ki ệm ph ải xu ất trình ch ứng minh nhân dân m ỗi l ần g ửi và rút ti ền. V ề sổ, lo ại ti ết ki ệm không k ỳ h ạn dùng m ột s ổ cho nhi ều l ần g ửi và rút, s ổ giao cho khách hàng qu ản lý. Ngoài ra, ng ười g ửi có th ể ph ải lưu ch ữ ký ở phi ếu l ưu để nhân viên giao dịch có th ể đố i chi ếu gi ữa ch ữ ký trên gi ấy l ĩnh ti ền và phi ếu l ưu. 3.1.2.3. K ế toán ti ền g ửi có k ỳ h ạn a. K ế toán ti ền g ửi có k ỳ h ạn c ủa khách hàng Do đây là tài kho ản c ủa các khách hàng kinh doanh, nên vi ệc h ạch toán có m ột s ố nét đặc thù so v ới TG ti ết ki ệm. Về s ổ, k ế toán s ử d ụng s ổ chi ti ết tài kho ản ti ền g ửi khách hàng nh ư đối v ới ti ền g ửi thanh toán. V ề th ủ t ục quan h ệ, áp d ụng nh ững th ủ t ục nh ư đối v ới ti ền g ửi thanh toán. - Khi n ộp ti ền, khách hàng l ập gi ấy n ộp ti ền, k ế toán h ạch toán: Nợ TK Ti ền m ặt t ại đơn v ị Có TK TG khách hàng có k ỳ h ạn - Khi rút ti ền theo đị nh k ỳ, khách hàng l ập gi ấy l ĩnh ti ền m ặt, k ế toán h ạch toán: (tr ường h ợp khách hàng rút ti ền tr ước h ạn thì có th ể không được h ưỏng lãi ho ặc h ưởng lãi theo ti ền g ửi không k ỳ h ạn. Tuy nhiên, do c ạnh tranh các ngân hàng ngày càng n ới l ỏng nh ững quy đị nh này theo h ướng b ảo đả m quy ền l ợi cho ng ười g ửi ti ền nhi ều h ơn) Nợ TK TG khách hàng có k ỳ h ạn Có TK Ti ền m ặt/ Tài kho ản thích h ợp Cách tính và tr ả lãi th ực tr ả có th ể r ất đa d ạng, nh ưng v ề nguyên t ắc lãi d ự tr ả thì không có gì khác nhau. + Định k ỳ theo quy đị nh, k ế toán h ạch toán ti ền lãi d ự tr ả vào chi phí: Nợ TK Chi phí tr ả lãi ti ền g ửi (8010) Có TK Lãi ph ải tr ả cho ti ền g ửi ti ết ki ệm (4913, 4914) + Khi NH thanh toán lãi: Nợ TK Lãi ph ải tr ả cho ti ền g ửi ti ết ki ệm (4913, 4914) Có TK 1011,4211 Tr ường h ợp đặ c bi ệt, khi k ỳ k ế toán chi phí d ự tr ả trùng v ới đị nh k ỳ tr ả lãi (theo ph ươ ng th ức tr ả lãi theo định k ỳ), ti ền lãi có th ể h ạch toán tr ực ti ếp vào TK Chi phí tr ả lãi ti ền g ửi – 8010) b. K ế toán ti ền g ửi ti ết ki ệm có k ỳ h ạn Về ch ứng t ừ, k ế toán ti ền g ửi ti ết ki ệm s ử d ụng m ột s ổ ti ết ki ệm cho m ột l ần g ửi. Khi t ất toán kho ản ti ền g ửi ti ết ki ệm, s ổ được tr ả l ại cho qu ỹ ti ết ki ệm để đóng vào t ập nh ật ký ch ứng t ừ. V ề th ủ t ục khi g ửi c ũng nh ư khi chi tr ả đề u c ăn c ứ ch ủ y ếu vào ch ứng minh nhân dân. Cách th ức h ạch toán t ươ ng t ự nh ư đối v ới Tài kho ản ti ền g ửi có k ỳ h ạn c ủa khách hàng. Ch ỉ khác là tài kho ản s ử d ụng thay vì tài kho ản ti ền g ửi có k ỳ h ạn c ủa khách hàng là tài kho ản ti ền g ửi ti ết ki ệm có k ỳ h ạn. 3.2. K ế toán phát hành gi ấy t ờ có giá 34
35. Theo chu ẩn m ực k ế toán Vi ệt Nam, k ế toán phát hành gi ấy t ờ có giá ph ải phân bi ệt 3 ph ươ ng th ức: - Ph ươ ng th ức phát hành ngang giá: giá bán gi ấy t ờ có giá = M ệnh giá GTCG (khi lãi su ất th ị tr ường = lãi su ất danh ngh ĩa c ủa GTCG) - Ph ươ ng th ức phát hành có chi ết kh ấu: giá bán lãi su ất danh ngh ĩa). Hi ệu s ố: (m ệnh giá – giá bán) g ọi là ph ần chi ết kh ấu (c ần phân bi ệt s ố ti ền này với s ố lãi tr ả tr ước trong ph ươ ng th ức tr ả lãi tr ước, m ặc dù v ề hình th ức c ả hai đề u gi ống nhau) - Ph ươ ng th ức phát hành có ph ụ tr ội: giá bán > m ệnh giá (khi lãi su ất th ị tr ường < lãi su ất danh ngh ĩa). Hi ệu s ố (giá bán – m ệnh giá) g ọi là ph ần ph ụ tr ội. 3.2.1. K ế toán phát hành GTCG (i) Tr ường h ợp phát hành ngang giá: Nợ TK 1011, 4211 Có TK M ệnh giá gi ấy t ờ có giá – 4310, 4340 Nếu TCTD tr ả lãi tr ước, ph ần lãi tr ả tr ước được kh ấu tr ừ trên s ố ti ền khách hành n ộp vào, t ức là: Nợ TK 1011, 4211 : ST n ộp vào Nợ TK Chi phí ch ờ phân b ổ: Lãi tr ả tr ước Có TK M ệnh giá gi ấy t ờ có giá (4310, 4340) (ii) Tr ường h ợp PH có chi ết kh ấu: Nợ TK 1011, 4211 : S ố ti ền khách hàng n ộp vào Nợ TK Chi ết kh ấu gi ấy t ờ có giá (432, 435): S ố ti ền chi ết kh ấu. Có: TK M ệnh giá gi ấy t ờ có giá (431, 434): M ệnh giá Nếu TCTD tr ả lãi tr ước, ph ần lãi tr ả tr ước được kh ấu tr ừ trên s ố ti ền khách hành n ộp vào, t ức là: Nợ TK 1011, 4211: nt Nợ TK 432, 435: nt Nợ TK Chi phí ch ờ phân b ổ: s ố lãi tr ả tr ước Có TK M ệnh giá GTCG (431, 434): M ệnh giá (iii) Tr ường h ợp PH có ph ụ tr ội: Nợ 1011, 4211, : s ố ti ền khách hàng n ộp vào Có Ph ụ tr ội gi ấy t ờ có giá (432, 435): kho ản ph ụ tr ội Có M ệnh giá GTCG (431, 434) Nếu TCTD tr ả lãi tr ước, ph ần lãi tr ả tr ước được kh ấu tr ừ trên s ố ti ền ph ụ tr ội 3.2.2. K ế toán phân b ổ chi ết kh ấu và ph ụ tr ội (i) Phân b ổ chi ết kh ấu: Đị nh k ỳ, k ế toán phân b ổ s ố ti ền chi ết kh ấu vào chi phí Nợ TK Tr ả lãi PHGTCG -8030 Có TK Chi ết kh ấu GTCG Chú ý: Vi ệc phân b ổ chi ết kh ấu có th ể được ti ến hành cùng lúc v ới tính ti ền lãi vào chi phí (h ạch toán cùng m ột bút toán). (ii) Phân b ổ ph ụ tr ội: Kho ản ph ụ tr ội được phân b ổ nh ư là m ột kho ản thu gi ảm chi phí tr ả lãi, t ức là: Nợ TK Ph ụ tr ội GTCG (432, 435) Có TK Tr ả lãi PHGTCG (8030) 35
36. 3.2.3. K ế toán lãi PHGTCG (i) Tr ường h ợp tr ả lãi sau: Định k ỳ, h ạch toán d ự tr ả Nợ TK Tr ả lãi phát hành gi ấy t ờ có giá (8030) Có TK Lãi ph ải tr ả v ề phát hành GTCG (4921, 4922) (ii) Tr ường h ợp tr ả lãi tr ước Lãi tr ả tr ước được tính tr ừ vào s ố ti ền mà khách hành ph ải tr ả khi mua gi ấy t ờ có giá. - Đối v ới tr ường h ợp PH chi ết kh ấu và PH ngang giá, ph ải ti ến hành phân b ổ lãi tr ả tr ước vào chi phí: Nợ TK Chi tr ả lãi phát hành GTCG (8030) Có TK Chi phí ch ờ phân b ổ - Đối v ới tr ường h ợp PH có ph ụ tr ội: Lãi tr ả tr ước đã kh ấu tr ừ trong ph ần ph ụ tr ội. (iii) Tr ường h ợp tr ả lãi theo định k ỳ: - N ếu đị nh k ỳ tr ả lãi kh ớp v ới đị nh k ỳ k ế toán lãi d ự tr ả thì h ạch toán tr ực ti ếp lãi th ực tr ả vào chi phí. - N ếu đị nh k ỳ tr ả lãi dài h ơn định k ỳ h ạch toán lãi d ự tr ả, thì: + Định k ỳ tính lãi d ự tr ả, h ạch toán: Nợ TK 8030 Có TK 4921, 4922 + Khi th ực tr ả lãi: Nợ TK 4921, 4922 Có TK 1011, 4211, 3.2.4. K ế toán thanh toán GTCG phát hành - Đối v ới tr ường h ợp tr ả lãi tr ước: Nợ TK 431, 434: M ệnh giá Có TK 1011, 4211, - Đối v ới tr ường h ợp tr ả lãi sau Nợ TK 431, 434: ti ền g ốc Nợ TK 4921, 4922: ti ền lãi Có TK 1011, 4211, - Đối v ới tr ường h ợp tr ả lãi định k ỳ: Nợ TK 431, 434: M ệnh giá Nợ TK 4921, 4922: ti ền lãi k ỳ cu ối cùng (n ếu có) Có TK 1011, 4211, 3.3.K ế toán vay v ốn các t ổ ch ức tín d ụng khác 3.3.1.Tài kho ản s ử d ụng - Tài kho ản c ấp 2”Vay các t ổ ch ức tín d ụng trong n ước b ằng đồ ng Vi ệt Nam” 415 và “Vay các t ổ ch ức tín d ụng trong n ước b ằng ngo ại t ệ” 416; “Vay các ngân hàng ở n ước ngoài b ằng VND” 417; “Vay các ngân hàng ở n ước ngoài b ằng ngo ại t ệ” 418; . Các tài kho ản này chi ti ết c ấp 3 theo hình th ức vay ho ặc theo trong h ạn và quá h ạn. - Tài kho ản “Lãi ph ải tr ả cho ti ền vay b ằng VND” 4931 và “Lãi ph ải tr ả cho tiền vay b ằng ngo ại t ệ” 4932 36
37. 3.3.2.Ch ứng t ừ s ử d ụng Bao g ồm các lo ại ch ứng t ừ ph ổ bi ến nh ư: - H ợp đồ ng tín d ụng - Gi ấy nh ận n ợ - Các ch ứng t ừ phát ti ền vay 3.3.3. Các tr ường h ợp h ạch toán ch ủ y ếu a. Khi vay: C ăn c ứ vào các ch ứng t ừ thích h ợp, trong đó ch ứng t ừ ghi s ổ là các ch ứng t ừ phát ti ền vay, k ế toán h ạch toán: Nợ TK Ti ền m ặt / TK Thanh toán v ốn gi ữa các ngân hàng / TK thích h ợp Có TK Vay các t ổ ch ức tín d ụng {thích h ợp} b. Khi tr ả n ợ: C ăn c ứ ch ứng t ừ thích h ợp, k ế toán h ạch toán: Nợ TK Vay các t ổ ch ức tín d ụng {thích h ợp} (nt) Có TK Ti ền m ặt / TK Thanh toán v ốn / TK thích h ợp. c. H ạch toán lãi d ự tr ả: Định k ỳ theo quy đị nh, k ế toán phân b ổ lãi d ự tr ả vào chi phí: Nợ TK Chi phí tr ả lãi ti ền vay (8020, chi ti ết theo các hình th ức vay, đố i tượng cho vay thích h ợp ) Có TK Lãi ph ải tr ả cho ti ền vay (4931, 4932) d. H ạch toán th ực tr ả: Khi ti ến hành tr ả lãi cho các t ổ ch ức tín d ụng cho vay v ốn theo đị nh k ỳ tho ả thu ận, kế toán h ạch toán: Nợ TK Lãi ph ải tr ả cho ti ền vay (4931, 4932) Có TK Ti ền m ặt / TK Thanh toán v ốn / TK thích h ợp 3.4. K ế toán vay v ốn ngân hàng nhà n ước 3.4.1. Tài kho ản s ử d ụng - Tài kho ản c ấp 2: Vay ngân hàng nhà n ước b ằng đồ ng Vi ệt Nam (403). Tài kho ản này chi ti ết c ấp 3 theo các hình th ức vay: (1) TK Vay theo h ồ s ơ tín d ụng (4031): Đây là m ột hình th ức vay tái c ấp v ốn, trong đó ngân hàng th ươ ng m ại ph ải xu ất trình b ộ h ồ s ơ đã cho vay khách hàng làm c ăn c ứ để ngân hàng nhà n ước cho vay tái c ấp v ốn. D ĩ nhiên, s ố ti ền cho vay l ại ph ải nh ỏ h ơn s ố ti ền trên h ồ s ơ tín d ụng (-) ti ền lãi mà ngân hàng th ươ ng m ại ph ải tr ả cho ngân hàng nhà n ước. (2) TK Vay chi ết kh ấu, tái chi ết kh ấu các gi ấy t ờ có giá (4032): Đây c ũng là hình th ức cho vay tái c ấp v ốn c ủa ngân hàng nhà n ước cho các ngân hàng th ươ ng m ại, trong đó để d ược vay v ốn, NHTM ph ải xu ất trình và ch ấp nh ận các điều ki ện chi ết kh ấu/ tái chi ết kh ấu (chuy ển nh ượng quy ền s ở h ữu) gi ấy t ờ có giá c ủa ngân hàng nhà n ước. S ố ti ền được vay = m ệnh giá gi ấy t ờ có giá ng ắn h ạn (-) s ố ti ền chi ết kh ấu, trong đó s ố ti ền chi ết kh ấu gồm 2 ph ần: ti ền lãi ph ải tr ả trên kho ản ti ền được vay và phí d ịch v ụ tr ả cho ngân hàng nhà nước. (3) TK Vay c ầm c ố gi ấy t ờ có giá (4033): Là hình th ức cho vay tái c ấp v ốn c ủa Ngân hàng nhà n ước trong đó kho ản vay được b ảo đả m b ằng vi ệc c ầm c ố các gi ấy t ờ có giá ng ắn h ạn mà ngân hàng th ươ ng m ại đang n ắm gi ữ ho ặc đang s ở h ữu. 37
38. (4) TK Vay thanh toán bù tr ừ (4034): là hình th ức vay để h ổ tr ợ v ốn trong các phiên thanh toán bù tr ừ khi tài kho ản c ủa ngân hàng thành viên không đủ để thanh toán. Đây là hình th ức vay có th ời h ạn r ất ng ắn, vì thông th ường các ngân hàng thành viên ch ỉ được thi ếu v ốn không quá 3 l ần liên t ục theo quy ch ế c ủa thanh toán bù tr ừ (vay qua đêm). Ti ền vay được chuy ển t ự độ ng vào TK Ti ền g ửi thanh toán. (5) TK Vay h ổ tr ợ đặ c bi ệt (4035) (6) TK Vay khác - TK c ấp 2 “Vay ngân hàng nhà n ước b ằng ngo ại t ệ”(404): Tk này không chi ti ết theo hình th ức, mà chi ti ết c ấp 3 theo trong h ạn (4041) và quá h ạn (4042). 3.4.2. Các tr ường h ợp h ạch toán ch ủ y ếu a. Khi vay v ốn: C ăn c ứ các ch ứng t ừ thích h ợp, k ế toán h ạch toán: Nợ TK Ti ền g ửi thanh toán t ại ngân hàng nhà n ước/ TK thích h ợp Có TK Vay ngân hàng nhà n ước (chi ti ết theo các TK thích h ợp) b. Tính lãi d ự tr ả: Đị nh k ỳ (hàng tháng), k ế toán tính lãi d ự tr ả và phân b ổ vào chi phí: Nợ TK Chi tr ả lãi ti ền vay (8020) Có TK Lãi ph ải tr ả cho ti ền vay (4931/4932) Riêng ti ền lãi c ủa các kho ản vay thanh toán bù tr ừ có th ể h ạch toán th ẳng vào chi phí mà không c ần h ạch toán d ự tr ả vì kho ản vay này có th ời h ạn r ất ng ắn. c. Khi th ực tr ả lãi: C ăn c ứ ch ứng t ừ thích h ợp, k ế toán h ạch toán: Nợ TK Lãi ph ải tr ả cho ti ền vay (4931/4932) Có TK Ti ền g ửi thanh toán t ại NHNN (1113) / TK thích h ợp. d. Khi tr ả n ợ: C ăn c ứ ch ứng t ừ thích h ợp, k ế toán h ạch toán: Nợ TK Vay ngân hàng nhà n ước (TK chi ti ết thích h ợp) Có TK Ti ền g ửi thanh toán ta ị NHNN /TK thích h ợp. 3.5. K ế toán ngu ồn v ốn tài tr ợ u ỷ thác đầ u t ư, cho vay 3.5.1 Tài kho ản s ử d ụng - TK V ốn tài tr ợ u ỷ thác đầ u t ư (44), TK này chi ti ết c ấp 2 thành 2 TK: + TK V ốn tài tr ợ u ỷ thác đầ u t ư b ằng đồ ng Vi ệt Nam (441) + TK V ốn tài tr ợ u ỷ thác đầ u t ư b ằng ngo ại t ệ (442) Các tài kho ản c ấp 3 chi ti ết các tài kho ản c ấp 2 theo đố i t ượng u ỷ thác. G ồm: (1) Vốn nh ận tr ực ti ếp c ủa các t ổ ch ức qu ốc t ế; (2) V ốn nh ận c ủa chính ph ủ (3) V ốn nh ận c ủa các t ổ ch ức khác. - TK Cho vay b ằng v ốn tài tr ợ u ỷ thác đầ u t ư (s ẽ nghiên c ứu trong ph ần cho vay). 3.5.2. Các tr ường h ợp h ạch toán ch ủ y ếu a. Khi nh ận v ốn vay: C ăn c ứ ch ứng t ừ thích h ợp, k ế toán h ạch toán: Nợ TK thích h ợp Có TK V ốn tài tr ợ, u ỷ thác đầ u t ư b. Khi tr ả l ại v ốn: Nợ TK V ốn tài tr ợ,u ỷ thác đầ u t ư Có TK thích h ợp 4. K Ế TOÁN NGHI ỆP V Ụ C ẤP TÍN D ỤNG 38
39. Cấp tín d ụng (cho vay) là s ản ph ẩm ch ủ y ếu c ủa các ngân hàng kinh doanh t ại V ịêt Nam. D ư n ợ cho vay th ường chi ếm t ỷ tr ọng cao trong t ổng tài s ản có c ủa ngân hàng. Thu nh ập từ cho vay c ũng chi ếm t ỷ tr ọng ch ủ y ếu trong t ổng thu nh ập. Vì v ậy đây là m ột ho ạt động có vai trò r ất quan tr ọng trong ngân hàng. Nhi ệm v ụ c ủa b ộ ph ận k ế toán đố i v ới nghi ệp v ụ này có th ể tóm t ắt ở nh ững nét chính sau đây: - Ph ản ảnh các bi ến độ ng v ốn do h ệ qu ả c ủa các nghi ệp v ụ tín d ụng, ch ẳng h ạn: gi ải ngân, thu n ợ, thu lãi - Th ực hi ện ch ức n ăng giám đố c đố i v ới các di ễn bi ến liên quan trong ph ạm vi ch ức trách và th ẩm quy ền được giao theo quy đị nh. - Qu ản lý h ồ s ơ cho vay (theo phân công) c ũng nh ư các th ủ t ục k ế toán t ừ công đoạn phát vay đến công đoạn thu n ợ trong các tình hu ống bình th ường c ũng nh ư không bình th ường, ch ẳng h ạn theo dõi thu n ợ, chuy ển n ợ quá h ạn, n ợ khó đòi, n ợ ch ờ x ử lý, n ợ khoanh ho ặc chuy ển theo dõi ngo ại b ảng D ĩ nhiên, k ế toán ch ỉ th ực hi ện d ưới góc độ ph ản ảnh và cung c ấp thông tin có tính cá bi ệt và t ổng h ợp cho ho ạt độ ng điều hành chung của Ban lãnh đạo ngân hàng c ũng nh ư các ho ạt độ ng tác nghi ệp c ủa b ộ ph ận tín d ụng và các b ộ ph ận khác có liên quan. 4.1. Ch ứng t ừ: Các ch ứng t ừ liên quan đến k ế toán bao g ồm: + B ản chính h ợp đồ ng tín d ụng + Gi ấy nh ận n ợ. + Các ch ứng t ừ liên quan đến các đả m b ảo ti ền vay. + Các lo ại gi ấy t ờ liên quan đến x ử lý n ợ, điều ch ỉnh k ỳ h ạn tr ả n ợ, gia h ạn n ợ. + Ch ứng t ừ ghi s ổ k ế toán là các ch ứng t ừ phát ti ền vay nh ư gi ấy l ĩnh ti ền, u ỷ nhi ệm chi, u ỷ nhi ệm thu, séc chuy ển kho ản ; các ch ứng t ừ thu n ợ, thu lãi b ằng ti ền m ặt, ti ền g ửi thanh toán c ủa khách hàng ho ặc c ủa đố i tác th ứ 3 Ngoài ra tu ỳ t ừng tr ường h ợp c ụ th ể mà s ử d ụng các ch ứng từ thích h ợp nh ư: h ợp đồ ng thuê tài chính, h ợp đồ ng b ảo lãnh 4.2. Tài kho ản 4.2.1. Tài kho ản b ậc 1: Phân chia các nghi ệp v ụ c ấp tín d ụng theo đố i t ượng ho ặc theo lo ại hình tín d ụng - TK 20 “Cho vay các t ổ ch ức tín d ụng khác” - TK21 “ Cho vay các t ổ ch ức kinh t ế, cá nhân trong n ước” - TK 22 “ Chi ết kh ấu th ươ ng phi ếu và các gi ấy t ờ có giá ng ắn h ạn đố i v ới các t ổ ch ức kinh t ế, cá nhân trong n ước. - TK 23 “Cho thuê tài chính” - TK 24 “B ảo lãnh” - TK 25 “Cho vay b ằng v ốn tài tr ợ u ỷ thác đầ u t ư” - TK 26 “Tín d ụng đố i v ới các t ổ ch ức, cá nhân n ước ngoài” - TK 27 “Tín d ụng khác đố i v ới các t ổ ch ức cá nhân trong n ước” Riêng 2 tài kho ản “Các kho ản n ợ ch ờ x ử lý” (28) và “N ợ cho vay được khoanh” (29) th ực ra không phân lo ại theo các tiêu th ức trên mà l ại phân bi ệt theo tính ch ất c ủa d ư n ợ. Nhìn chung, cách thi ết k ế h ệ th ống tài kho ản nh ư nói trên v ẫn còn ch ưa h ợp lý và cần ph ải ti ếp t ục hoàn thi ện ở m ột s ố điểm. 4.2.2. Tài kho ản b ậc 2: Các TK b ậc 2 s ử d ụng để phân lo ại các n ội dung khác bi ệt của TK b ậc 1. 39
40. Các tài kho ản này có k ết c ấu t ươ ng t ự, tr ừ Tài kho ản D ự phòng r ủi ro Các TK này dùng để ph ản ánh vi ệc l ập, hoàn nh ập và x ử lý các kho ản d ự phòng r ủi ro cho vay d ựa trên c ơ s ở lý thuy ết và pháp lý nh ư đã đề c ập trong ti ểu m ục 1.2 Các tài kho ản d ự phòng được chi ti ết thành 2 tài kho ản c ấp 3: - TK 2x91: D ự phòng chung - TK 2x92: D ự phòng c ụ th ể “D ự phòng c ụ th ể” là kho ản ti ền được trích l ập trên c ơ s ở phân lo ại c ụ th ể các kho ản nợ nh ư đã đề c ập ở trên để d ự phòng cho nh ững t ổn th ất có th ể x ảy ra. “D ự phòng chung” là kho ản ti ền được trích l ập để d ự phòng cho nh ững t ổn th ất ch ưa xác định được trong quá trình phân lo ại n ợ và trích l ập d ự phòng c ụ th ể và trong các tr ường hợp khó kh ăn v ề tài chính c ủa các t ổ ch ức tín d ụng khi ch ất l ượng các kho ản n ợ suy gi ảm . c. TK 394: “Lãi ph ải thu t ừ ho ạt độ ng tín d ụng” Tài kho ản này ph ản ánh s ố ti ền lãi mà t ổ ch ức tín d ụng ph ải thu và đã h ạch toán vào thu nh ập c ủa t ừng th ời k ỳ d ựa trên c ơ s ở lý thuy ết và c ơ s ở pháp lý đã đề c ập ở m ục 2.1.3 cũng nh ư s ố lãi mà khách hàng đã thanh toán. TK394 Số lãi d ự thu đã tính S ố ti ền lãi đã thu vào thu nh ập Tài kho ản này có s ố d ư N ợ. S ố d ư n ợ ph ản ảnh s ố lãi d ự thu đã tính vào thu nh ập nh ưng ch ưa được thanh toán đế n th ời điểm rút s ố d ư. Tài kho ản c ấp 3 chi ti ết theo lo ại hình cho vay. Tài kho ản này m ở ti ểu kho ản chi ti ết theo ng ười vay Tr ừ 2 tài kho ản c ấp 1 là TK 28 và TK 29 và các tài kho ản c ấp 2 là TK 2X7 và TK 2x9, các tài kho ản c ấp 2 đề u được chi ti ết hoá thành các tài kho ản c ấp 3 theo m ức độ an toàn tài s ản hay ch ất l ượng tín d ụng nh ư sau: (i) Tài kho ản "N ợ đủ tiêu chu ẩn" Các tài kho ản này dùng để h ạch toán s ố ti ền (đồng Vi ệt Nam, ngo ại t ệ ho ặc vàng ) TCTD cho các TCTD khác ( trong n ước, n ước ngoài ), các t ổ ch ức kinh t ế, cá nhân vay tho ả mãn các thu ộc tính sau: - Các kho ản n ợ trong h ạn được TCTD đánh giá là có đủ kh ả n ăng thu h ồi đầ y đủ c ả gốc và lãi đúng th ời h ạn; - Các kho ản n ợ đã tr ả đầ y đủ n ợ g ốc và lãi theo k ỳ h ạn đã được c ơ c ấu l ại và sau th ời h ạn quy đị nh, được TCTD đánh giá là có kh ả n ăng tr ả đầ y đủ n ợ g ốc và lãi đúng th ời hạn theo th ời h ạn đã được c ơ c ấu l ại; - Các kho ản n ợ được TCTD đánh giá theo ph ươ ng pháp định tính là có kh ả n ăng thu h ồi đầ y đủ c ả n ợ g ốc và lãi đúng h ạn. Bên N ợ ghi: - S ố ti ền cho vay các t ổ ch ức, cá nhân. Bên Có ghi: - S ố ti ền thu n ợ t ừ các t ổ ch ức, cá nhân . - S ố ti ền chuy ển sang tài kho ản n ợ thích h ợp theo quy định hi ện hành v ề phân lo ại n ợ. 40