›
›

Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp (Phần 2)

pdf 79 trang phuongnguyen 9470
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp (Phần 2)", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfgiao_trinh_ke_toan_hanh_chinh_su_nghiep_phan_2.pdf

Nội dung text: Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp (Phần 2)

  1. CHƯƠNG V KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1. NGUỒN VỐN HÌNH THÀNH TRONG ĐƠN VỊ HCSN 1. Nội dung và nguyên tắc hạch toán. Nguồn kinh phí, vốn của các đơn vị HC-SN là nguồn tài chính mà các đơn vị được quyền sử dụng để phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chính trị, chuyên môn trong đơn vị. 1.1. Nội dung. - Nguồn kinh phí, vốn của đơn vị HC-SN thường gồm có: + Nguồn kinh phí hoạt động. + Nguồn kinh phí dự án. + Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của nhà nước. + Nguồn kinh phí đầu tư XDCB. + Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. + Nguồn vốn kinh doanh. + Các quỹ cơ quan + Chênh lệch đánh giá lại tài sản + Chênh lệch thu chi chưa xử lý. + Chênh lệch tỷ giá. - Kinh phí các loại trong đơn vị HC-SN thường được hình thành từ các nguồn chủ yếu sau: + Ngân sách Nhà nước hoặc đơn vị cấp trên cấp theo dự toán được giao để thực hiện nhiệm vụ được giao. + Các khoản thu sự nghiệp được để lại đơn vị gồm thu các loại phí, lệ phí phần được để lại đơn vị sử dụng theo quy định của pháp luật, thu sự nghiệp khác và thu từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị. + Các khoản đóng góp hội phí, đóng góp của các hội viên và thành viên. + Điều chuyển bổ sung từ các quỹ dự trữ tài chính nội bộ. + Các khoản tài trợ. + Vay nợ của Chính phủ. 1.2 Nguyên tắc kế toán nguồn kinh phí. Để bảo đảm hạch toán chính xác, đầy đủ nguồn kinh phí, kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau: - 125 -
  2. - Đơn vị phải hạch toán rành mạch, rõ ràng từng loại kinh phí, từng nguồn vốn, từng loại quỹ, từng nguồn hình thành vốn, kinh phí. - Việc chuyển dịch từ nguồn kinh phí này sang nguồn kinh phí khác phải theo đúng chế độ, thủ tục cần thiết, không được kết chuyển một cách tùy tiện. - Đối với các khoản thu tại đơn vị được phép bổ sung nguồn kinh phí, kế toán theo dõi và phản ánh ngay trên tài khoản 511 “Các khoản thu”. - Kinh phí phải được sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung, đúng tiêu chuẩn, đúng định mức đã phê duyệt. Cuối năm, nếu sử dụng không hết, số kinh phí còn lại phải nộp trả ngân sách, hoặc cấp trên, đơn vị chỉ được kết chuyển sang năm sau nếu được phép của cơ quan tài chính. - Cuối kỳ kế toán, đơn vị phải làm thủ tục đối chiếu, thanh quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng từng loại kinh phí với cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản, cơ quan chủ trì thực hiện các chương trình, dự án theo chế độ tài chính hiện hành. 2. NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ. - Phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ và rõ ràng số hiện có tình hình biến động của từng nguồn kinh phí của đơn vị. - Giám đốc chặt chẽ kế hoạch huy động và sử dụng các nguồn kinh phí của đơn vị. Đảm bảo cho việc sử dụng nguồn kinh phí đúng mục đích, hợp lý và có hiệu quả. - Thường xuyên phân tích tình hình sử dụng nguồn kinh phí của đơn vị nhằm phát huy hiệu quả sử dụng kinh phí của từng đơn vị. 3. KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG. 3.1. Nội dung nguồn kinh phí hoạt động Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí nhằm duy trì và bảo đảm sự hoạt động theo chức năng của cơ quan, đơn vị hành chính, sự nghiệp. Nguồn kinh phí của đơn vị hành chính sự nghiệp nhằm bảo đảm cho những khoản chi thường xuyên và không thường xuyên, nguồn kinh phí hoạt động được hình thành từ các nguồn: - Ngân sách nhà nước cấp hoặc cấp trên cấp hàng năm, nguồn kinh phí này được cấp dưới hai hình thức chủ yếu: + Cấp bằng hình thức giao dự toán: là số kinh phí đơn vị nhận được trên cơ sở dự toán chi ngân sách nhà nước đượ giao. + Cấp bằng lệnh chi tiền: là số kinh phí đơn vị nhận đượ do cấp trên hoặc ngân sách nhà nước cấp bằng tiền hay bằng hiện vật - Các khoản thu hội phí và các khoản đóng góp của hội viên - 126 -
  3. - Bổ sung từ các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp và các khoản thu khác tại đơn vị theo quy định của chế độ tài chính - Bổ sung từ chênh lệch thu lớn hơn chi (lợi nhuận sau thuế) của hoạt động sản xuất kinh doanh. - Bổ sung từ các khoản khác theo quy định của chế độ tài chính. - Bổ sung từ các khoản viện trợ phi dự án - Các khoản được biếu tặng, tài trợ của các đơn vị, cá nhân trong và ngoài đơn vị. 3.2. Chứng từ, sổ sách kế toán - Quyết định giao dự toán ngân sách - Giấy rút dự toán ngân sách bằng ngoại tệ - Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng - Giấy nộp trả kinh phí - Bảng kê chứng từ thanh toán - Thông báo duyệt y quyết toán - Giấy báo Có - Sổ theo dõi dự toán - Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí 3.3. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động để phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp. Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí nhằm duy trì và đảm bảo sự hoạt động theo chức năng của các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp. Nội dung và kết cấu TK 461. Bên Nợ: + Số kinh phí hoạt động nộp lại NSNN hoặc nộp lại cho cấp trên. + Kết chuyển số chi hoạt động (Số chi thường xuyên và số chi không thường xuyên) đã được phê duyệt quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động. + Kết chuyển số kinh phí hoạt động đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới (đơn vị cấp trên ghi). + Kết chuyển số kinh phí hoạt động thường xuyên còn lại (Phần kinh phí thường xuyên tiết kiệm được) sang TK 421 “Chênh lệch thu, chi chưa xử lý”. + Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động. Bên Có: + Số kinh phí đã nhận của NSNN hoặc cấp trên. - 127 -
  4. + Kết chuyển số kinh phí đã nhận tạm ứng thành nguồn kinh phí hoạt động. + Số kinh phí hoạt động do hội viên đóng góp, do biếu, tặng, viện trợ, do bổ sung từ các khoản thu sự nghiệp, thu hoạt động SXKD, các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị. Số dư bên Có: + Số kinh phí được cấp trước cho năm sau (nếu có). + Nguồn kinh phí hoạt động hiện còn hoặc đã chi nhưng chưa được quyết toán. Tài khoản 461- Nguồn kinh phí hoạt động có 3 tài khoản cấp 2: - TK 4611- Năm trước, có 2 tài khoản cấp 3: + TK 46111- Nguồn kinh phí thường xuyên + TK 46112- Nguồn kinh phí không thường xuyên - TK 4612- Năm nay, có 2 tài khoản cấp 3: + TK 46121- Nguồn kinh phí thường xuyên + TK 46122- Nguồn kinh phí không thường xuyên - TK 4613- Năm sau, có 2 tài khoản cấp 3: + TK 46131- Nguồn kinh phí thường xuyên + TK 46132- Nguồn kinh phí không thường xuyên 3.4. Phương pháp hạch toán. (1). Khi nhận được kinh phí hoạt động được cấp bằng hiện vật, tiền, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 152, 153 Số kinh phí được cấp Có TK 461 (2). Nhận kinh phí hoạt động chuyển thanh toán trực tiếp cho người bán hàng, nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ, kế toán ghi: Nợ TK 331 (331.1) Số thanh toán Có TK 461 (3). Khi nhận kinh phí hoạt động do NSNN cấp hoặc cấp trên cấp bằng TSCĐ HH đưa ngay vào sử dụng, kế toán ghi: BT1: Ghi tăng nguyên giá TSCĐ HH. Nợ TK 211 Số kinh phí nhận được Có TK 461 BT2: Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động. - 128 -
  5. Nợ TK 661 Số chuyển nguồn Có TK 466 (4). Khi nhận được quyết định của cấp có thẩm quyền giao dự toán chi hoạt động. - Khi nhận được thông báo: kế toán ghi Nợ TK 008 (0081,0082) Dự toán chi hoạt động - Khi rút dự toán chi hoạt động để chi, kế toán ghi: BT1: Nợ TK 111 Nhập quỹ tiền mặt Nợ TK 152, 153 Mua vật liệu, CCDC nhập kho Nợ TK 241 Thanh toán chủ đầu tư XDCB Nợ TK 331 Các khoản phải trả nhà cung cấp Có TK 461 Số kinh phí thực rút BT2: Đồng thời ghi: Có TK 008 Dự toán chi hoạt động - Khi rút dự toán chi hoạt động để mua TSCĐ, kế toán ghi: BT1: Ghi tăng nguyên giá TSCĐ HH. Nợ TK 211 Số kinh phí nhận được. Có TK 461 BT2: Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động. Nợ TK 661 Số chuyển nguồn. Có TK 466 BT3: Đồng thời ghi: Có TK 008 Dự toán chi hoạt động. (5). Tạm ứng kinh phí tại kho bạc khi chưa được duyệt kinh phí. Nợ TK 111, 112 Số tạm ứng. Có TK 336 - 129 -
  6. Sau này sẽ thanh toán số kinh phí tạm ứng khi nguồn kinh phí được cấp, khi đó ghi: Nợ TK 336 Số thanh toán tạm ứng. Có TK 461 (6). Thu hội phí, thu đóng góp hoặc được tài trợ, được biếu tặng của các hội viên, tổ chức cá nhân ngoài đơn vị, ghi: Nợ TK 111, 112 Nếu thu bằng tiền. Nợ TK 152, 153, 155 Nếu thu bằng hiện vật. Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động. (7). Số phí, lệ phí được bổ sung nguồn kinh phí hoạt động, ghi: Nợ TK 511 (511.1) Thu phí, lệ phí. Có TK 461 (461.2) Nguồn kinh phí hoạt động năm nay. (8). Khi phát sinh các khoản thu khác bổ sung nguồn kinh phí thường xuyên, kế toán ghi: Nợ TK 511 (511.8) Thu khác. Có TK 461 (461.2) Nguồn kinh phí hoạt động năm nay. (9). Số lãi từ hoạt động SXKD bổ sung vào nguồn kinh phí hoạt động, kế toán: Nợ TK 421 (421.2) Số lãi bổ sung nguồn kinh phí Có TK 461 (10). Số kinh phí hoạt động đã cấp cho đơn vị cấp dưới và được ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động, kế toán đơn vị cấp trên ghi: Nợ TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới (11). Cuối niên độ, nếu đơn vị phải nộp lại số kinh phí hoạt động sử dụng không hết, khi nộp lại kinh phí Nợ TK 461 Số phải nộp lại Có TK 111, 112 - 130 -
  7. (12). Cuối kỳ kế toán năm, các khoản chi hoạt động chưa được quyết toán với nguồn KPHĐ thì nguồn kinh phí hoạt động đã sử dụng được kết chuyển từ “Năm nay” sang “Năm trước”, ghi: Nợ TK 461 (4612) Năm nay. Có TK 461 (4611) Năm trước. (13). Kết chuyển chi hoạt động năm trước được duyệt vào nguồn kinh phí hoạt động khi báo cáo quyết toán năm được duyệt, kế toán ghi: Nợ TK 461 (46.1) Nguồn kinh phí hoạt động (năm trước) Có TK 661 (6611) Chi hoạt động (năm trước). (14). Nguồn kinh phí hoạt động của năm trước được xác định chưa sử dụng xét duyệt báo cáo quyết toán năm theo chế độ tài chính quy định, nếu được chuyển thành nguồn kinh phí hoạt động năm nay, kế toán ghi: Nợ TK 461 (461.1) Năm trước. Có TK 461 (461.2) Năm nay. (15). Đầu năm sau, kết chuyển số kinh phí đã phản ánh trên TK 461.3 “Năm sau” sang TK 461.2 “Năm nay”, ghi: Nợ TK 461 (461.3) Năm sau. Có TK 461 (461.2) Năm nay. 4. KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ DỰ ÁN. 4.1. Nội dung nguồn kinh phí dự án Trong quá trình hoạt động, các đơn vị hành chính sự nghiệp ngoài chức năng, nhiệm vụ thường xuyên, trong từng thời kỳ các đơn vị còn thực hiện các chương trình, dự án, đề tài được Đảng và Nhà nước giao như: chương trình giáo dục, y tế, văn hoá Nguồn kinh phí dự án là nguồn kinh phí thực hiện các chương trình, dự án, đề tài đã được Nhà nước phê duyệt. Kinh phí chi tiêu cho chương trình, dự án, đề tài được hình thành từ các nguồn sau: - Do ngân sách cấp, cấp trên cấp - Nguồn viện trợ quốc tế, nguồn huy động của các tổ chức và nhân dân trong nước hỗ trợ. - Các nguồn thu khác được phép bổ sung sang nguồn kinh phí dự án - 131 -
  8. Hàng năm, các đơn vị HCSN có dự án chương trình, dự án, đề tài lập dự toán chi dự án gửi cơ quan Tài chính, cơ quan chủ quản đề nghị cấp kinh phí thực hiện dự án, chương trình, đề tài. Việc cấp phát kinh phí tuỳ theo điều kiện mà được thực hiện bằng nhiều hình thức như: cấp phát trực tiếp bằng hiện vật, uỷ nhiệm chi, cấp bằng dự toán kinh phí, lệnh chi tiền hay kinh phí uỷ quyền. Kinh phí chương trình, dự án, đề tài đơn vị phải sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung hoạt động và trong phạm vi dự toán đã được duyệt. Cuối niên độ hay kết thúc dự án các đơn vị chi tiêu dự án phải quyết toán chi tiêu kinh phí dự án và nộp cho các đơn vị chức năng có liên quan. 4.2. Chứng từ, sổ sách kế toán - Quyết định giao dự toán chương trình, dự án, đề tài - Giấy rút dự toán ngân sách bằng ngoại tệ - Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng - Giấy nộp trả kinh phí - Bảng kê chứng từ thanh toán - Thông báo duyệt y quyết toán - Giấy báo Có - Sổ theo dõi dự toán - Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí chương trình, dự án 4.3. Tài khoản sử dụng. Kế toán sử dụng TK 462 - Nguồn kinh phí dự án để phản ánh việc tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí chương trình, dự án, đề tài do NSNN cấp hoặc được viện trợ không hoàn lại theo chương trình, dự án. Nội dung và kết cấu TK 462. Bên Nợ: + Số kinh phí dự án sử dụng không hết phải nộp lại cho NSNN, cấp trên hoặc nhà tài trợ. + Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí chương trình, dự án, đề tài. + Kết chuyển số chi của chương trình, dự án, đề tài được phép quyết toán với nguồn kinh phí của từng chương trình, dự án, đề tài. + Đơn vị cấp trên kết chuyển số kinh phí dự án đã cấp trong kỳ cho đơn vị cấp dưới. Bên Có: + Số kinh phí chương trình, dự án, đề tài đã thực nhận trong kỳ. - 132 -
  9. + Khi kho bạc thanh toán số kinh phí tạm ứng, chuyển số đã nhận tạm ứng thành nguồn kinh phí dự án. Số dư bên Có: Số kinh phí chương trình, dự án, đề tài chưa sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng quyết toán chưa được duyệt. Tài khoản 462- Nguồn kinh phí dự án có 3 tài khoản cấp 2 sau: - TK 4621- Nguồn kinh phí NSNN cấp, gồm 2 TK cấp 3: + TK 46211- Nguồn kinh phí quản lý dự án + TK 46212- Nguồn kinh phí thực hiện dự án - TK 4622- Nguồn kinh phí viện trợ, gồm 2 TK cấp 3: + TK 46221- Nguồn kinh phí quản lý dự án + TK 46222- Nguồn kinh phí thực hiện dự án - TK 4628- Nguồn khác, gồm 2 TK cấp 3: + TK 46281- Nguồn kinh phí quản lý dự án + TK 46282- Nguồn kinh phí thực hiện dự án 4.4. Phương pháp hạch toán. 4.4.1. Nguồn kinh phí NSNN cấp: - Ngân sách cấp kinh ohis chương trình, dự án, đề tài bằng dự toán chi chương trình, dự án: + Khi đơn vị nhận được quyết định của cấp có thẩm quyềngiao dự toánchi chương trình, dự án, ghi đơn bên Nợ TK 009-Dự toán chi chương trình, dự án (0091- Dự toán chi chương trình, dự án) + Khi rút dự toán ra sử dụng, căn cứ vào giấy rút dự toán chi chương trình, dự án và các chứng từ có liên quan, ghi đơn bên Có TK 009-Dự toán chi chương trình, dự án (TK 0091), đồng thời ghi: Nợ TK 111- Tiền mặt (nếu rút bằng tiền mặt về nhập quỹ) Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu (mua nguyên liệu, vật liệu về nhập kho) Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ (mua công cụ, dụng cụ về nhập kho) Nợ TK 211,213- Mua TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình Nợ TK 241- Xây dựng cơ bản dở dang Nợ TK 331- Các khoản phải trả (trả tiền nhà cung cấp) Nợ TK 662- Chi dự án (chi trực tiếp) Có TK 462-Nguồn kinh phí dự án - Khi chưa được giao dự toán, đơn vị được kho bạc cho tạm ứng kinh phí để chi, kế toán ghi: Nợ TK 111 Tiền mặt. - 133 -
  10. Nợ TK 152, 153 Vật liệu, dụng cụ. Nợ TK 331 Các khoản phải trả. Nợ TK 662 Chi trực tiếp cho dự án. Có TK 336 Tạm ứng kinh phí. - Khi đơn vị làm thủ tục thanh toán tạm ứng với kho bạc (khi được giao dự toán), đơn vị được phép ghi tăng nguồn kinh phí, kế toán ghi: Nợ TK 336 Số nguồn kinh phí tăng. Có TK 462 (4621) Đồng thời, ghi đơn bên Có TK 009-Dự toán chi chương trình, dự án (TK 0091) - Nhận nguồn kinh phí dự án được cấp trực tiếp bằng Lệnh chi tiền, khi nhận được Giấy báo Có của Kho bạc, ghi: Nợ TK 112, Nguồn kinh phí nhận được. Có TK 462 (4621) - Nhận nguồn kinh phí dự án được cấp trực tiếp bằng nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, ghi: Nợ TK 152, 153 Nguồn kinh phí nhận được. Có TK 462 (4621) - Khi nhận kinh phí chương trình, dự án bằng TSCĐ HH, kế toán ghi: BT1: Ghi tăng nguyên giá TSCĐ HH. Nợ TK 211 Nguồn kinh phí nhận được. Có TK 462 BT2: Đồng thời ghi: Nợ TK 662 Số chuyển nguồn. Có TK 466 4.4.2. Nguồn kinh phí viện trợ theo chương trình, dự án: - Trường hợp đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi Ngân sách ngay khi tiếp nhận tiền, hàng viện trợ không hoàn lại, ghi: - 134 -
  11. Nợ các TK 111,112,152,153,311,331,662, . Có TK 462-Nguồn kinh phí dự án Nếu được viện trợ bằng TSCĐ, đồng thời ghi: Nợ các TK 662- Chi dự án Có TK 466-Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ - Trường hợp đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi Ngân sách, khi tiếp nhận tiền, hàng viện trợ không hoàn lại, ghi: Nợ các TK 111,112,152,153,311,331,662, . Có TK 521-Thu chưa qua ngân sách Nếu được viện trợ bằng TSCĐ, đồng thời ghi: Nợ các TK 662- Chi dự án Có TK 466-Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ - Khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi Ngân sách về các khoản tiền, hàng viện trợ đã tiếp nhận, ghi tăng nguồn kinh phí dự án: Nợ TK 521-Thu chưa qua ngân sách Có TK 462-Nguồn kinh phí dự án - Khi đơn vị cấp trên cấp kinh phí dự án cho các đơn vị cấp dưới để thực hiện dự án, ghi: Nợ TK 341-Kinh phí cấp cho cấp dưới Có các TK 111,112, - Cuối kỳ, kết chuyển số kinh phí dự án đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới, kế toán đơn vị cấp trên ghi: Nợ TK 462-Nguồn kinh phí dự án Có TK 341-Kinh phí cấp cho cấp dưới - Khi đơn vị cấp dưới nhận được kinh phí dự án do đơn vị cấp trên cấp bằng tiền, hiện vật, căn cứ vào các chứng từ nhận tiền, hàng, ghi: Nợ các TK 111,112,152,153 Có TK 462 -Nguồn kinh phí dự án (4623-Nguồn kinh phí viện trợ) - Các khoản thu trong quá trình thực hiện các chương trình, dự án, đề tài được bổ sung nguồn kinh phí, kế toán ghi: Nợ TK 511 Số bổ sung nguồn kinh phí Có TK 462 (462.8) - Đối với các chương trình, dự án tín dụng cho vay - 135 -
  12. + Khi nhận được tiền viện trợ không hoàn lại của nước ngoài, kế toán phản ánh số tiền viện trợ đã nhận để làm vốn cho vay khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách, ghi: Nợ các TK 111,112 Có TK 462 -Nguồn kinh phí dự án (Chi tiết nguồn viện trợ) + Nếu nhận tiền do Ngân sách cấp vốn đối ứng làm vốn cho vay, ghi: Nợ các TK 112 Có TK 462 -Nguồn kinh phí dự án (4621- Nguồn kinh phí NSNN cấp) + Khi xuất tiền cho vay, ghi: Nợ TK 313 Có các TK 111,112, + Số lãi được xử lý theo quy định của cơ chế tài chính khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách, ghi: Nợ TK 511-Các khoản thu (5118-Thu khác) Có TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động (nếu bổ sung nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị) Có TK 462- Nguồn kinh phí dự án (nếu bổ sung nguồn kinh phí dự án để tăng nguồn vốn cho vay) + Khi nhà tài trợ nước ngoài đồng ý xóa nợ, căn cứ vào chứng từ xóa nợ, ghi: Nợ TK 462 -Nguồn kinh phí dự án (4623 -Nguồn kinh phí viện trợ) Có TK 313- Cho vay + Khi kết thúc dự án, phía nước ngoài bàn giao vốn cho phía Việt Nam, căn cứ quyết định của cấp có thẩm quyền: . Nếu giao vốn cho đơn vị đang thực hiện dự án để bổ sung nguồn kinh phí hoạt động theo quyết định của cấp có thẩm quyền, kế toán ghi giảm nguồn kinh phí dự án, ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị, ghi: Nợ TK 462 -Nguồn kinh phí dự án (4623 -Nguồn kinh phí viện trợ) Có TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động (4612-Năm nay) . Nếu nộp trả ngân sách Nhà nước số vốn sử dụng để cho vay, ghi: Nợ TK 462 -Nguồn kinh phí dự án (4623 -Nguồn kinh phí viện trợ) Có TK 111,112 - Cuối kỳ kế toán hoặc khi kết thúc chương trình, dự án, căn cứ vào số thực chi dự án kết chuyển chi dự án vào nguồn kinh phí dự án khi quyết toán được duyệt, ghi: - 136 -
  13. Nợ TK 462 Nguồn kinh phí dự án. Có TK 662 Chi dự án. - Cuối kỳ kế toán năm hoặc khi kết thúc chương trình, dự án, số kinh phí dự án sử dụng không hết phải nộp NSNN hoặc nhà tài trợ (nếu có), ghi: Nợ TK 462 Nguồn kinh phí dự án. Có TK 111, 112 Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. 5. KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ ĐÃ HÌNH THÀNH TÀI SẢN CỐ ĐỊNH. 5.1. Nội dung nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ chính là nguồn đảm bảo cho giá trị hiện còn của số tài sản cố định thuộc quyền quản lý và sử dụng của đơn vị. Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định được hình thành do: - Hoàn thành việc xây dựng, mua sắm tài sản cố định bằng các nguồn kinh phí đầu tư XDCB, kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước và các quỹ để dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp hoặc hoạt động văn hóa phúc lợi. - Nhận tài sản cố định do Nhà nước, cấp trên cấp hoặc đơn vị khác bàn giao - Đánh giá lại TSCĐ theo quyết định của Nhà nước - Các trường hợp khác Không hạch toán tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ trong các trường hợp: - Tài sản cố định đầu tư mua sắm bằng nguồn vốn kinh doanh - Tài sản cố định đầu tư mua sắm bằng nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản hoặc bằng quỹ cơ quan khi hoàn thành đưa vào sử dụng cho bộ phận sản xuất - kinh doanh. 5.2. Chứng từ, sổ sách kế toán - Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ - Biên bản đánh giá lại TSCĐ - Hoá đơn bán TSCĐ - Bảng tính hao mòn TSCĐ - Sổ chi tiết các tài khoản - Sổ kế toán tổng hợp - 137 -
  14. 5.3. Tài khoản sử dụng. Kế toán sử dụng TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ để phản ánh số hiện có và tình hình biến động nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ của đơn vị, bao gồm nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ hữu hình và nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ vô hình. Nội dung và kết cấu TK 466. Bên Nợ: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ giảm do: + Phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ hàng năm. + Giá trị còn lại của TSCĐ thanh lý, nhượng bán, chuyển giao theo quyết dịnh của cấp có thẩm quyền và các trường hợp giảm khác. + Giảm nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại) do đánh giá lại (trường hợp giảm). Bên Có: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ tăng do: + Giá trị TSCĐ mua sắm, xây dựng hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng. + Giá trị TSCĐ nhận của các đơn vị khác bàn giao, được biếu, tặng, viện trợ và các trường hợp tăng khác. + Tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) do đánh giá lại (trường hợp tăng). Số dư bên Có: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ hiện có của đơn vị. Lưu ý: Không hạch toán vào TK này các trường hợp TSCĐ tăng do đầu tư mua sắm bằng nguồn vốn kinh doanh, bằng nguồn vốn đầu tư XDCB hoặc bằng quỹ cơ quan khi hoàn thành đưa vào sử dụng cho bộ phận SXKD. 5.4. Phương pháp hạch toán. 5.4.1. Khi mua sắm tài sản cố định hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng a/ Trường hợp rút dự toán chi hoạt động, dự toán chi chương trình, dự án để chi trả việc mua TSCĐ ghi Có TK 008-Dự toán chi hoạt động hoặc ghi Có TK 009-Dự toán chi chương trình, dự án. + Nếu không phải qua lắp đặt, chạy thử, ghi: Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình Nợ TK 213- TSCĐ vô hình Có TK 461-Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462-Nguồn kinh phí dự án Có TK 465-Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước + Nếu phải qua lắp đặt, chạy thử: - 138 -
  15. . Trong quá trình lắp đặt, chạy thử, phản ánh các khoản chi thực tế phát sinh, ghi: Nợ TK 241- Xây dựng cơ bản dở dang (2411) Có TK 111-Tiền mặt (xuất quỹ chi phí lắp đặt) Có TK 331-Các khoản phải trả (phải trả người nhận thầu) Có các TK 461,462,465 . Khi lắp đặt, chạy thử, xong, bàn giao TSCĐ đưa vào sử dụng, ghi: Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình Có TK 241- Xây dựng cơ bản dở dang (2411) - Các trường hợp trên đều phải đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ, ghi: Nợ TK 661-Chi hoạt động (6612-Năm nay) (nếu mua TSCĐ bằng nguồn kinh phí hoạt động) Nợ TK 662-Chi dự án (nếu mua TSCĐ bằng nguồn kinh phí dự án) Nợ TK 635-Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước (nếu TSCĐ mua bằng nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước) Nợ TK 441-Nguồn kinh phí đầu tư XDCB (nếu TSCĐ mua bằng nguồn kinh phí đầu tư XDCB) Có TK 465-Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ b/ Xuất quỹ tiền mặt hoặc chuyển khoản mua TSCĐ về đưa ngay vào sử dụng hạch toán như hướng dẫn ở TK 211-TSCĐ hữu hình. 5.4.2. Trường hợp tăng TSCĐ do được điểu chuyển từ đơn vị cấp trên hoặc từ đơn vị khác. - Tại đơn vị có TSCĐ điều chuyển, căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ và các chứng từ có liên quan, ghi: Nợ TK 466 Giá trị còn lại. Nợ TK 214 Giá trị hao mòn. Có TK 211, 213 Nguyên giá TSCĐ. - Tại đơn vị nhận TSCĐ được điều chuyển, ghi: Nợ TK 211, 213 Nguyên giá TSCĐ. Có TK 466 Giá trị còn lại. Có TK 214 Giá trị hao mòn. - 139 -
  16. 5.4.3. Khi được viện trợ bằng tài sản cố định. - Nếu đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi tiếp nhận TSCĐ. BT1: Ghi tăng nguyên giá TSCĐ. Nợ TK 211, 213 Nguyên giá TSCĐ. Có TK 461 Dùng cho hoạt động sự nghiệp. Có TK 462 Dùng cho hoạt động dự án. BT2: Đồng thời ghi. Nợ TK 661 Dùng cho hoạt động sự nghiệp. Nợ TK 662 Dùng cho hoạt động dự án. Có TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. - Nếu đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách khi tiếp nhận TSCĐ viện trợ. BT1: Ghi tăng nguyên giá TSCĐ. Nợ TK 211, 213 Nguyên giá TSCĐ. Có TK 521 (5212) Trị giá tiền, hàng viện trợ. BT2: Đồng thời ghi. Nợ TK 661 Dùng cho hoạt động sự nghiệp. Nợ TK 662 Dùng cho hoạt động dự án. Có TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. BT3: Khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về TSCĐ đã tiếp nhận, kế toán kết chuyển ghi tăng các nguồn kinh phí có liên quan. Nợ TK 521 Thu chưa qua ngân sách. Có TK 461, 462 Căn cứ vào mục đích viện trợ. - Khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ hình thành bằng nguồn kinh phí, kế toán ghi bút toán xoá sổ TSCĐ. Nợ TK 214 Giá trị hao mòn luỹ kế. Nợ TK 466 Giá trị còn lại. Có TK 211, 213 Nguyên giá TSCĐ. - 140 -
  17. - Cuối năm, tính và phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ, căn cứ vào bảng tính hao mòn, ghi: Nợ TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. Có TK 214 (2411,2412) Hao mòn TSCĐ. 6. KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ THEO ĐƠN ĐẶT HÀNG CỦA NHÀ NƯỚC. 6.1. Nội dung nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Trong quá trình hoạt động của các đơn vị sự nghiệp ngoài chức năng, nhiệm vụ chuyên môn được giao các đơn vị này còn được Đảng và Nhà nước giao thực hiện theo đơn đặt hàng của Nhà nước trên cơ sở nhiệm vụ chuyên môn hiện có. Các lĩnh vực được Nhà nước đặt hàng thường là thăm dò, khai thác, khảo sát, đo đạc Để thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước, Nhà nước cấp kinh phí cho đơn vị trên cơ sở dự toán đã được duyệt (theo khối lượng công việc thực hiện và đơn giá của Nhà nước). 6.2. Chứng từ, sổ sách kế toán - Dự toán kinh phí được giao trong năm - Giấy trả nộp kinh phí - Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt - Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản - Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng - Bảng kê chứng từ thanh toán - Sổ chi tiết các tài khoản - Sổ kế toán tổng hợp 6.3. Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 465 - Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước để phản ánh việc tiếp nhận, sử dụng và thanh quyết toán nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước. Nội dung và kết cấu TK 465 Bên Nợ: + Phản ánh giá trị khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành theo đơn đặt hàng của Nhà nước khi được nghiệm thu thanh toán. + Kết chuyển số kinh phí theo đơn đặt hàng đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới (Đơn vị cấp trên ghi): + Số kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước không sử dụng hết phải nộp lại Nhà nước (Do không hoàn thành khối lượng). - 141 -
  18. Bên Có: Phản ánh việc tiếp nhận nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước. Số dư bên Có: Phản ánh nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước hiện còn chưa được quyết toán. 6.4. Phương pháp hạch toán. (1) Khi nhận được dự toán Nhà nước giao theo đơn đặt hàng, ghi Nợ TK 008-Dự toán chi hoạt động (chi tiết dự toán chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước) (2). Khi nhận được kinh phí Nhà nước cấp hoặc đơn vị cấp trên cấp để thực hiện theo đơn đặt hàng của Nhà nước bằng tiền, vật liệu, CCDC , ghi: Nợ TK 111, 112 Tiền mặt, TGNH. Nợ TK 152, 153 Vật liệu, CCDC. Nợ TK 211, 241 TSCĐ HH, đầu tư XDCB. Nợ TK 331 Các khoản phải trả. Có TK 465 Số kinh phí thực nhận. (3). Khi rút dự toán chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước, kế toán ghi: BT1: Nợ TK 111 Nếu rút tiền mặt về nhập quỹ. Nợ TK 152, 153, 211 Mua vật liệu, CCDC , TSCĐ Nợ TK 241 Chi cho đầu tư XDCB. Nợ TK 331 Phải trả nhà cung cấp. Nợ TK 635 Nhận kinh phí bằng khoản chi. Có TK 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng NN. BT2: Đồng thời ghi: Có TK 008 Chi tiết dự toán chi theo đơn đặt hàng NN BT3: Nếu mua TSCĐ đồng thời ghi: Nợ TK 635 Chi theo đơn đặt hàng của NN Có TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. (4) Khi phát sinh các khoản chi phí thực tế cho khối lượng sản phẩm, công việc theo đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi: Nợ TK 635- Chi theo đơn đặt hàng của NN Có các TK 111,112,152,153,312,331,224,643,465, - 142 -
  19. Trường hợp rút dự toán để chi trực tiếp đồng thời ghi Có TK 008-Dự toán chi hoạt động (chi tiết dự toán chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước) (5). Hạch toán tạm ứng kinh phí của Kho bạc. BT1: Khi nhập quỹ tiền mặt số kinh phí tạm ứng của Kho bạc, ghi: Nợ TK 111 Số tạm ứng Có TK 336 BT2: Khi thanh toán tạm ứng với Kho bạc và làm thủ tục rút dự toán, kết chuyển số tạm ứng đã thanh toán thành nguồn kinh phí, ghi: Nợ TK 336 Tạm ứng kinh phí. Có TK 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của NN. BT3: Đồng thời ghi: Có TK 008 Dự toán chi hoạt động. (6). Rút dự toán thuộc kinh phí theo đơn đặt hàng của NN cấp cho đơn vị cấp dưới. BT1: Nợ TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới. Có TK 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của NN. BT2: Đồng thời ghi: Có TK 008 Dự toán chi hoạt động. (7). Cuối kỳ, kết chuyển số kinh phí theo đơn đặt hàng của NN đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới để ghi giảm nguồn kinh phí, kế toán đơn vị cấp trên ghi: Nợ TK 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của NN. Có TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới. (8). Nếu số kinh phí đã nhận sử dụng không hết, phải nộp lại ngân sách, khi xuất tiền nộp NSNN, ghi: Nợ TK 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của NN. Có TK 111, 112 Số phải nộp NSNN. - 143 -
  20. (9). Giá trị khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành khi được nghiệm thu thanh toán theo giá thanh toán (Bằng khối lượng thực tế x Giá thanh toán), ghi: Nợ TK 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của NN. Có TK 511 (5112) Thu theo đơn đặt hàng của NN. 7. KẾ TOÁN NGUỒN VỐN KINH DOANH. 7.1. Nội dung nguồn vốn kinh doanh Ở một số loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp đặc thù (như các đơn vị sự nghiệp văn hoá, y tế, giáo dục, sự nghiệp kinh tế) ngoài việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ do Đảng và Nhà nước giao các đơn vị còn tiến hành các hoạt động sản xuất - kinh doanh trên cơ sở tận dụng sức lao động nhàn rỗi của viên chức và điều kiện về chuyên môn, vật chất hiện có nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, tăng thu nhập, nâng cao đời sống cho viên chức và giảm nhẹ gánh nặng cho ngân sách nhà nước. Để tiến hành các hoạt động sản xuất - kinh doanh các đơn vị cần phải có lượng vốn nhất định, vốn hoạt động sản xuất - kinh doanh của đơn vị được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau. Mỗi nguồn vốn có thể sử dụng cho các mục đích khác nhau trong kinh doanh. Nguồn vốn kinh doanh của các đơn vị được hình thành từ các nguồn: - Nhận vốn kinh doanh do NSNN hoặc cấp trên hỗ trợ. - Đơn vị trích từ quỹ cơ quan hoặc huy động CBCNV trong đơn vị đóng góp vào nguồn vốn sản xuất - kinh doanh - Nhận vốn góp của các tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị - Đơn vị bổ sung từ chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh - Các khoản thu khác. 7.2. Chứng từ, sổ sách kế toán - Quyết định giao dự toán ngân sách - Dự toán kinh phí được giao trong năm - Giấy trả nộp kinh phí - Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt - Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng - Bảng kê chứng từ thanh toán - Giấy báo Có, Uỷ nhiệm chi - Sổ chi tiết các tài khoản - Sổ theo dõi nguồn kinh phí - 144 -
  21. 7.3. Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm nguồn vốn dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị Nội dung và kết cấu TK 411: Bên Nợ: Ghi giảm nguồn vốn kinh doanh. + Hoàn trả vốn kinh doanh cho Ngân sách Nhà nước, cho cấp trên. + Hoàn trả vốn kinh doanh cho cán bộ, viên chức trong đơn vị, trả vốn góp cho các tổ chức và cá nhân góp vốn. + Các trường hợp giảm khác. Bên Có: Ghi tăng nguồn vốn kinh doanh khi: + Nhận vốn kinh doanh của NS cấp hoặc cấp trên hỗ trợ. + Nhận vốn góp của cán bộ, viên chức trong đơn vị. + Bổ sung nguồn vốn kinh doanh từ chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, kinh doanh. + Nhận vốn góp của các tổ chức và cá nhân bên ngoài đơn vị. + Các trường hợp tăng vốn khác: Bổ sung từ các quỹ Số dư bên Có: Phản ánh nguồn vốn kinh doanh hiện có của đơn vị. 7.4. Phương pháp hạch toán. (1). Khi nhận vốn kinh doanh do ngân sách, cấp trên cấp hoặc vốn góp của các tổ chức (cá nhân) để hỗ trợ cho các họat động SXKD của đơn vị, ghi: Nợ TK 111, 112 Nhận bằng tiền. Nợ TK 152, 153, 155, 211 Nhận bằng hiện vật. Có TK 411 Số vốn thực nhận. (2). Bổ sung nguồn vốn kinh doanh từ các quỹ của đơn vị, kế toán ghi: Nợ TK 431 Số vốn kinh doanh được bổ sung. Có TK 411 (3). Bổ sung vốn kinh doanh từ chênh lệch thu, chi của hoạt động SXKD (Lợi nhuận sau thuế) (nếu có), ghi: Nợ TK 421.2 Số vốn kinh doanh được bổ sung. Có TK 411 (4). Hoàn trả lại nguồn vốn kinh doanh cho NSNN, cấp trên cấp hoặc hoàn trả cho các thành viên góp vốn, ghi: - 145 -
  22. Nợ TK 411 Số vốn kinh doanh phải hoàn trả. Có TK 111, 112 (5). Trường hợp hoạt động SXKD, bị thua lỗ, nếu quyết định xử lý giảm vốn: Nợ TK 411 Nguồn vốn kinh doanh. Có TK 421 Chênh lệch thu, chi chưa xử lý. 8. KẾ TOÁN QUỸ CƠ QUAN. 8.1. Nội dung các quỹ trong đơn vị HCSN Các quỹ trong đơn vị HCSN (bao gồm quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ ổn định thu nhập, quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp và quỹ khác) được hình thành từ các nguồn sau: - Trích từ khoản chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động sản xuất - kinh doanh, dịch vụ ở đơn vị hành chính sự nghiệp. - Trích từ các khoản thu theo quy định của chế độ tài chính - Nhận viện trợ, quà biếu hoặc các khoản lập quỹ do cấp dưới nộp lên hoặc cấp trên phân phối. Mỗi loại quỹ trong đơn vị được sử dụng vào các mục đích khác nhau và đã được xác định. Việc trích lập các quỹ của đơn vị phải đúng theo chế độ, hướng dẫn của cơ quan tài chính, cơ quan quản lý cấp trên; việc sử dụng các quỹ cũng phải đảm bảo đúng mục đích trích lập từng quỹ. Cuối năm, kế toán phải quyết toán các khoản thu, chi của mỗi quỹ. 8.2. Chứng từ, sổ sách kế toán - Bảng kê phân phối các khoản thu, chênh lệch thu chi - Biên bản giao nhận tài sản (nhận quà biếu, trợ cấp ) - Các quyết định phân phối quỹ của cấp trên cho cấp dưới - Quyết định phân phối sử dụng quỹ - Các chứng từ khác có liên quan - Sổ chi tiết các tài khoản - Sổ kế toán tổng hợp có liên quan 8.3. Tài khoản sử dụng. Kế toán sử dụng TK 431 - Các quỹ để phản ánh việc trích lập và sử dụng các quỹ của đơn vị hành chính sự nghiệp Nội dung và kết cấu TK 431. Bên Nợ: Các khoản chi từ các quỹ. - 146 -
  23. Bên Có: Số trích lập các quỹ từ chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên; hoạt động theo đơn đặt hàng của NN; hoạt động SXKD và từ các khoản khác theo quy định của chế độ tài chính. Tài khoản 431- Các quỹ có 4 tài khoản cấp 2: - TK 4311- Quỹ khen thưởng - TK 4312- Quỹ phúc lợi - TK 4311- Quỹ ổn định thu nhập - TK 4314- Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp Số dư bên Có: Số quỹ hiện còn chưa sử dụng. 8.4. Phương pháp hạch toán. (1). Trong kỳ, nếu đơn vị được tạm trích lập các quỹ tính vào chi hoạt động để chi tiêu từ chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên theo quy định của chế độ tài chính, ghi: Nợ TK 661 Chi hoạt động. Có TK 431 Các quỹ. (2). Trích lập các quỹ từ chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động chi thường xuyên, hoạt động và hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi:: Nợ TK 421 Chênh lệch thu, chi chưa xử lý. Có TK 431 Các quỹ. (3). Cấp trên cấp hoặc cấp dưới nộp lên để hình thành các quỹ của đơn vị, ghi: Nợ TK 111, 112 Nhận bằng tiền. Nợ TK 342 Thanh toán nội bộ. Có TK 431 Các quỹ. (4). Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ, nguyên liệu, vật liệu, CCDC nếu được bổ sung vào quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, ghi: Nợ TK 511 (5118) Các khoản thu (Các khoản thu khác) Có TK 431 (4314) Các quỹ (Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp) (5). Quỹ khen thưởng, phúc lợi tăng do được các tổ chức bên ngoài thưởng hoặc hỗ trợ, ghi: Nợ các TK 111, 112 Có TK 431- Các quỹ (4311,4312) - 147 -
  24. (6). Trích khấu hao TSCĐ đầu tư, mua sắm bằng nguồn kinh phí do Ngân sách cấp hoặc có nguồn gốc từ ngân sách dùng cho hoạt động SXKD nếu được bổ sung quỹ, ghi: Nợ TK 631 Chi hoạt động SXKD. Có TK 431 (4314) Quỹ phát triển hoạt động SN. (7). Tiền thưởng định kỳ, đột xuất phải trả cho cán bộ công chức, viên chức từ các quỹ, ghi: Nợ TK 431- Các quỹ Có TK 334-Phải trả công chức, viên chức (8). Khi chi tiêu quỹ cơ quan cho hoạt động phúc lợi, trợ cấp khó khăn, , ghi: Nợ TK 431 (4311,4312,4314) Các quỹ. Có TK 111, 112 Chi trực tiếp bằng tiền Có TK 312 Tạm ứng. Có TK 334 Phải trả CNV. Có TK 331 Các khoản phải trả. (9). Khi chuyển quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp sang nguồn kinh phí đầu tư XDCB, ghi: Nợ TK 431.4 Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp. Có TK 441 Nguồn kinh phí đầu tư XDCB. (10). Trường hợp mua TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh bằng các quỹ: - Trường hợp mua TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi: Nợ các TK 211,213 (Nguyên giá TSCĐ) Nợ TK 3113-Thuế GTGT được khấu trừ (Thuế GTGT đầu vào) Có các TK111,112,331, (Tổng giá thanh toán) - Trường hợp mua TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, ghi: Nợ các TK 211,213 (Nguyên giá bao gồm cả thuế GTGT) Có các TK111,112,331, (Tổng giá thanh toán) - 148 -
  25. Cả hai trường hợp trên đồng thời ghi tăng nguồn vốn kinh doanh và ghi giảm các quỹ: Nợ TK 431- Các quỹ (4312-Quỹ phúc lợi) Có TK 411-Nguồn vốn kinh doanh (11). Sửa chữa lớn TSCĐ bằng quỹ phúc lợi dùng cho hoạt động văn hóa, phúc lợi: - Khi phát sinh chi phí, ghi: Nợ TK 241- XDCB dở dang Có các TK111,112 - Khi công việc hoàn thành kết chuyển chi phí sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành ghi giảm quỹ phúc lợi, ghi: Nợ TK 431- Các quỹ (4312-Quỹ phúc lợi) Có TK 241- XDCB dở dang (2413- Sửa chữa lớn TSCĐ) (12). Khi cấp trên ra quyết định phân phối quỹ cơ quan cho cấp dưới. + Đơn vị cấp trên, ghi: Nợ TK 431 Quỹ cơ quan. Có TK 342 Thanh toán nội bộ. + Đơn vị cấp dưới, ghi:  Khi nhận được quyết định của cấp trên về phân phối quỹ cơ quan cho đơn vị, ghi: Nợ TK 342 Thanh toán nội bộ. Có TK 431 Các quỹ.  Khi nhận được tiền cấp trên cấp xuống, ghi: Nợ TK 111, 112 Các khoản thu. Có TK 342 Thanh toán nội bộ.  Nếu trường hợp cấp dưới phải nộp cấp trên khi phân phối quỹ cơ quan theo chế độ quy định, ghi: Nợ TK 431 Các quỹ. Có TK 342 Thanh toán nội bộ. Có TK 111, 112 Nếu nộp ngay cho cấp trên. (13). Mua sắm TSCĐ bằng quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp hoặc quỹ phúc lợi dùng cho hoạt động HCSN hoặc hoạt động văn hóa, phúc lợi, ghi: - 149 -
  26. - Khi mua TSCĐ đưa ngay vào sử dụng, ghi: Nợ các TK 211,213 Có các TK111,112 Có TK 331-Các khoản phải trả (14). Phải lương cho công chức, viên chức và người lao động từ quỹ ổn định thu nhập, ghi: Nợ các TK 431-Các quỹ (4313-Quỹ ổn đinh thu nhập) Có TK 334-Phải trả công chức, viên chức 9. KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN. 9.1. Nội dung nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản Nguồn kinh phí đầu tư XDCB của các đơn vị HCSN là nguồn được sử dụng cho việc xây dựng cơ bản và mua sắm TSCĐ để tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật cho đơn vị. Nguồn kinh phí đầu tư XDCB của các đơn vị HCSN được hình thành do: - Ngân sách nhà nước cấp, cấp trên cấp - Được bổ sung từ các khoản thu tại đơn vị - Được viện trợ, tài trợ, biếu tặng Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của nhà nước về quản lý và sử dụng nguồn kinh phí đầu tư XDCB. 9.2. Chứng từ, sổ sách kế toán - Quyết định giao dự toán ngân sách - Giấy rút dự toán ngân sách bằng ngoại tệ - Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng - Giấy nộp trả kinh phí - Bảng kê chứng từ thanh toán - Thông báo duyệt y quyết toán - Giấy báo Có - Sổ theo dõi dự toán - Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí 9.3. Tài khoản sử dụng. Kế toán sử dụng TK 441 - Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản để phản ánh số hiện có và tình hình biến động nguồn kinh phí đấu tư XDCB của các đơn vị hành chính sự nghiệp Nội dung và kết cấu TK 441. Bên Nợ: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB giảm do: - 150 -
  27. + Các khoản chi về đầu tư XDCB xin duyệt bỏ đã được duyệt y. + Chuyển nguồn kinh phí đầu tư XDCB thành nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ khi xây dựng mới, cải tạo mở rộng, nâng cấp và mua sắm TSCĐ hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng. + K/c số kinh phí đầu tư XDCB đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới (Đơn vị cấp trên ghi). + Hoàn lại kinh phí đầu tư XDCB cho Ngân sách hoặc cấp trên. + Các khoản khác làm giảm nguồn kinh phí đầu tư XDCB. Bên Có: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB tăng do: + Nhận được kinh phí đầu tư XDCB cho Ngân sách hoặc cấp trên cấp. + Chuyển các quỹ và các khoản thu theo quy định thành nguồn kinh phí đầu tư XDCB. + Các khoản khác làm tăng nguồn kinh phí đầu tư XDCB như: khoản viện trợ, tài trợ, Số dư bên Có: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB chưa sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng chưa được quyết toán. Tài khoản 441-Nguồn kinh phí đàu tữDCB có 3 tài khoản cấp 2: - TK 4411- Nguồn kinh phí NSNN cấp - TK 4412- Nguồn kinh phí viện trợ - TK 4418- Nguồn khác 9.4. Phương pháp hạch toán. (1). Khi nhận được kinh phí đầu tư XDCB do Ngân sách cấp bằng lệnh chi tiền, kế toán ghi: Nợ TK 112 Số kinh phí được cấp. Có TK 441 (2). Khi nhận được kinh phí đầu tư XDCB do NS cấp theo dự toán chi đầu tư XDCB được giao: a. Khi được giao dự toán chi đầu tư XDCB. Nợ TK 009 (0092) Dự toán chi đầu tư XDCB. b. Khi rút dự toán chi đầu tư XDCB để sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 111 Tiền mặt (rút về quỹ để chi) Nợ TK 152, 153 Mua vật tư, CCDC về nhập kho. Nợ TK 241 Chi trực tiếp cho đầu tư XDCB. Nợ TK 331 (331.1) Phải trả người cung cấp. Có TK 441 Số kinh phí thực rút. - 151 -
  28. c. Đồng thời ghi: Có TK 009 (009.2) Dự toán chi đầu tư XDCB. (3). Khi nhận được kinh phí đầu tư XDCB do cấp trên cấp bằng tiền, vật tư, thiết bị, ghi: Nợ TK 111, 112, 152, 153 Số kinh phí thực nhận. Có TK 441 (4). Chuyển quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp thành nguồn kinh phí đầu tư XDCB, kế toán ghi: Nợ TK 431 (431.4) Số quỹ được chuyển. Có TK 441 (5). Thanh toán với kho bạc số kinh phí đã tạm ứng, kế toán ghi: Nợ TK 336 Số kinh phí được giao. Có TK 441 (6). Khi tiếp nhận tiền, hàng viện trợ theo chương trình, dự án để đầu tư: a. Nếu đơn vị đã có chứng từ ghi thu, ghi chi Ngân sách khi tiếp nhận tiền, hàng viện trợ ghi: Nợ TK 111, 112, 152, 153, 241, 331 Số tiếp nhận. Có TK 441 b. Nếu đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách: + Khi tiếp nhận tiền, hàng viện trợ, kế toán ghi: Nợ TK 111, 152, 241, 331 Số tiếp nhận. Có TK 521 + Khi nhận được chứng từ ghi thu, ghi chi Ngân sách về số tiền, hàng viện trợ, kế toán ghi: Nợ TK 521 (521.2) Số tiếp nhận được ghi tăng nguồn. Có TK 441 (7). Trả lại kinh phí đầu tư XDCB không sử dụng hết cho cấp trên, kế toán ghi: - 152 -
  29. Nợ TK 441 Số kinh phí đầu tư XDCB nộp cho Có TK 111, 112 cấp trên. (8). Khi việc mua sắm TSCĐ, xây dụng công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, bào cáo quyết toán kinh phí đầu tư XDCB được phê duyệt, ghi: Nợ TK 211, 213 Tài sản cố định. Nợ TK 152, 153 Vật tư, CCDC thừa nhập kho. Nợ TK 441 Các khoản chi phí đầu tư XDCB xin duyệt bỏ đã được duyệt. Nợ TK 311 (311.8) Các khoản phải thu. Có TK 241 (241.2) Xây dựng cơ bản dở dang. BT2: Đồng thời ghi giảm nguồn kinh phí đầu tư XDCB và ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. Nợ TK 441 Nguồn kinh phí đầu tư XDCB. Có TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. (9). Cuối kỳ, kết chuyển số kinh phí đầu tư XDCB đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới, kế toán đơn vị cấp trên ghi: Nợ TK 441 Nguồn kinh phí đầu tư XDCB. Có TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới. (10). Khi trả lại kinh phí đầu tư XDCB cho NSNN hoặc nộp lên cấp trên, ghi: Nợ TK 441 Nguồn kinh phí đầu tư XDCB. Có TK 111, 112 TM, TGNH. 10. KẾ TOÁN CHÊNH LỆCH ĐÁNH GIÁ LẠI TÀI SẢN 10.1. Chứng từ, sổ sách kế toán - Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ - Biên bản đánh giá lại TSCĐ - Hoá đơn bán TSCĐ - Bảng tính hao mòn TSCĐ - Bảng kê phân phối số chênh lệch thu, chi - 153 -
  30. - Sổ chi tiết các tài khoản - Sổ kế toán tổng hợp 10.2. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản để phản ánh số chênh lệch do đánh giá lại vật tư, tài sản cố định hiện có và tình hình xử lý số chênh lệch đó. Chỉ được tiến hành đánh giá lại vật tư, tài sản cố định khi có quyết định của Nhà nước về kiểm kê đánh giá lại tài sản. Số chênh lệch đánh giá lại tài sản được hạch toán và xử lý theo đúng các quy định trong chế độ tài chính hiện hành. Nội dung và kết cấu TK 412: Bên Nợ: Số chênh lệch giảm do đánh giá lại vật tư, tài sản cố định Bên Có: Số chênh lệch tăng do đánh giá lại vật tư, tài sản cố định. Tài khoản này có số dư bên nợ hoặc số dư bên Có Số dư bên Nợ: Số chênh lệch giảm do đánh giá lại vật tư, tài sản cố định chưa xử lý Số dư bên Có: Số chênh lệch tăng do đánh giá lại vật tư, tài sản cố định chưa xử lý 10.3. Phương pháp hạch toán (1) Khi có quyết định của Nhà nước về đánh giá lại vật tư, tài sản cố định, đơn vị phải tiến hành kiểm kê và đánh giá lại vật tư, TSCĐ. Sau khi tổng hợp kết quả kiểm kê, xác định số chênh lệch và nguyên nhân, đề xuất cách xử lý, trình cấp có thẩm quyền quyết định. Trong khi chờ xử lý hạch toán như sau: - Trường hợp giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, TSCĐ tăng (giá đánh giá lại cao hơn giá trị ghi sổ): Nợ TK 152, 153, 155 NVL, CCDC, sản phẩm, hàng hoá Nợ TK 211, 213 Phần chênh lệch nguyên giá TSCĐ tăng Có TK 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản - Trường hợp giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, TSCĐ giảm (giá đánh giá lại thấp hơn giá trị ghi sổ): Nợ TK 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK 152, 153,155 NVL, CCDC, sản phẩm, hàng hoá Có TK 211, 213 Phần chênh lệch nguyên giá TSCĐ giảm - 154 -
  31. - Trường hợp đánh giá giá trị hao mòn TSCĐ tăng: Nợ TK 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK 214 Phần chênh lệch giá trị hao mòn TSCĐ tăng - Trường hợp đánh giá giá trị hao mòn TSCĐ giảm: Nợ TK 214 Phần chênh lệch giá trị hao mòn TSCĐ giảm Có TK 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản (2) Khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền về xử lý số chênh lệch đánh giá lại vật tư, TSCĐ: - Nếu TK 412 có chênh lệch giảm: Nợ các TK liên quan Theo chế độ tài chính Có TK 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản - Nếu TK 412 có chênh lệch tăng: Nợ TK 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có các TK liên quan Theo chế độ tài chính 11. KẾ TOÁN CHÊNH LỆCH THU, CHI CHƯA XỬ LÝ. 11.1. Nội dung chênh lệch thu chi chưa xử lý Chênh lệch thu, chi chưa xử lý là kết quả của sự so sánh giữa tổng số thu với tổng số chi trong kỳ của hoạt động sự nghiệp, hoạt động sản xuất, kinh doanh và hoạt động khác, hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước. Số chênh lệch thu, chi trong kỳ được phân phối và sử dụng cho các mục đích theo quy định của chế độ tài chính hiện hành và quyết định của cấp có thẩm quyền. Thông thường khoản chênh lệch thu, chi được phân phối cho các mục đích sau: - Nộp thuế thu nhập cho nhà nước - Bổ sung nguồn kinh phí - Trích lập quỹ cơ quan - Nộp lên cấp trên Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải tuân thủ các quy định của chế độ tài chính hiện hành về việc phân phối và sử dụng số chênh lệch thu, chi 11.2. Chứng từ, sổ sách kế toán - Bảng kê phân phối số chênh lệch thu, chi - Phiếu chi - Phiếu thu - 155 -
  32. - Các chứng từ có liên quan khác - Sổ chi tiết các tài khoản - Sổ kế toán tổng hợp có liên quan 11.3. Tài khoản sử dụng. Kế toán sử dụng TK 421 - Chênh lệch thu, chi chưa xử lý để phản ánh số chênh lệch và xử lý số chênh lệch giữa thu, chi của hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác, hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước và việc xử lý số chênh lệch đó. Nội dung và kết cấu TK 421. Bên Nợ: + Số chênh lệch chi > thu của hoạt động SXKD. + K/c số chênh lệch thu > chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác vào các TK liên quan theo quy định của chế độ tài chính. + K/c chênh lệch thu > chi của hoạt động SXKD còn lại sau thuế TNDN bổ sung nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên, lập các quỹ. + Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp Nhà nước. Bên Có: + Số chênh lệch thu > chi của các hoạt động SXKD và các hoạt động khác. + K/c số chênh lệch chi > thu khi có quyết định xử lý. Số dư bên Nợ: Số chênh lệch chi > thu chưa xử lý. Số dư bên Có: Số chênh lệch thu > chi chưa xử lý. Tài khoản 421-Chênh lệch thu, chi chưa xử lý có 3 tài khoản cấp 2: - TK 4212-Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, kinh doanh - TK 4213-Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước. - TK 4218-Chênh lệch thu, chi hoạt động khác. 11.4. Phương pháp hạch toán. 11.4.1. Đối với hoạt động SXKD. (1). Cuối kỳ, kế toán tính toán và kết chuyển số chênh lệch giữa thu với chi của hoạt động SXKD, ghi: + Nếu thu > chi (lãi): Nợ TK 531 Thu hoạt động SXKD. Có TK 421.2 Chênh lệch thu, chi hoạt động SXKD. + Nếu chi > thu (lỗ): Nợ TK 421.2 Chênh lệch thu, chi hoạt động SXKD. Có TK 531 Thu hoạt động SXKD. - 156 -
  33. (2). Số thuế TNDN phải nộp theo quy định: Nợ TK 421.2 Chênh lệch thu, chi hoạt động SXKD. Có TK 333.4 Thuế TNDN. (3). Chênh lệch thu > chi còn lại sau thuế TNDN: + Nếu được bổ sung nguồn kinh phí hoạt động, nguồn vốn kinh doanh, ghi: Nợ TK 421.2 Chênh lệch thu, chi hoạt động SXKD. Có TK 411 Nguồn vốn kinh doanh. Có TK 461.21 Nguồn kinh phí thường xuyên. + Nếu được trích lập các quỹ, ghi: Nợ TK 421.2 Chênh lệch thu, chi hoạt động SXKD. Có TK 431 Các quỹ. (4). Số phải nộp cấp trên từ kết quả hoạt động SXKD (nếu có), ghi Nợ TK 421.2 Chênh lệch thu, chi hoạt động SXKD. Có TK 342 Thanh toán nội bộ. 11.4.2. Đối với hoạt động theo đơn đặt hàng của nhà nước. (5). Xác định số chênh lệch thu > chi của hoạt động theo đơn đặt hàng của nhà nước khi được nghiệm thu thanh toán khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành, ghi: Nợ TK 511.2 Thu theo đơn đặt hàng của NN. Có TK 421.3 Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng NN. (6). Bổ sung nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị từ số chênh lệch thu > chi theo đơn đặt hàng của NN. Nợ TK 421.3 Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng NN. Có TK 461.3 Nguồn kinh phí hoạt động. (7). Trích lập các quỹ từ số chênh lệch thu > chi theo đơn đặt hàng của NN: Nợ TK 421.3 Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng NN. Có TK 431 Các quỹ - 157 -
  34. 11.4.3. Đối với hoạt động khác. (7). Cuối kỳ, k/c số thu > chi của hoạt động SN và hoạt động khác của đơn vị theo quy định của chế độ tài chính, ghi: Nợ TK 511.8 Chênh lệch thu, chi hoạt động khác. Có TK 421.8 Thu khác. (8). K/c chênh lệch thu > chi hoạt động SN và hoạt động khác vào các TK liên quan theo quy định của chế độ tài chính, ghi: Nợ TK 421.8 Chênh lệch thu, chi hoạt động khác. Có TK 461, 342 12. KẾ TOÁN CHÊNH LỆCH THU CHI HOẠT DỘNG THƯỜNG XUYÊN 12.1. Nguyên tắc hạch toán - Chỉ hạch toán vào chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên số chênh lệch thu và chi của hoạt động thường xuyên do đơn vị tăng thu, tiết kiệm chi đối với các loại kinh phí được giao khoán chi hành chính hoặc được giao tự chủ tài chính trong các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của chế độ tài chính; - Việc xác định và sử dụng số chênh lệch thu, chi của hoạt động thường xuyên phải tuân thủ các quy định của chế độ tài chính hiện hành. 12.2. Tài khoản sử dụng Tài khoản 004 “Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên”: Tài khoản này dùng để phản ánh số chênh lệch thu, chi của hoạt động thường xuyên của các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập và việc xử lý số chênh lệch đó. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 004- Chêch lệch thu, chi hoạt động thường xuyên Bên Nợ: - Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên do tăng thu, tiết kiệm chi đơn vị tạm xác định trong năm (hàng tháng hoặc quý theo quy định của chế độ tài chính); - Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên theo quyết toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt cao hơn số đơn vị tạm xác định trong năm; - Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên theo quyết toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt thấp hơn số đơn vị tạm xác định trong năm (ghi âm). - 158 -
  35. Bên Có: - Khi trích quỹ hoặc chi trả thu nhập tăng thêm theo quy định của chế độ tài chính (tạm trích trong năm và sau khi quyết toán được duyệt theo quy định của chế độ tài chính). Số dư bên Nợ: Phản ánh số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên chưa sử dụng còn lại cuối kỳ. Tài khoản 004 “Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên” được mở chi tiết năm trước, năm nay. 12. 3. Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu - Trong năm, căn cứ vào số tăng thu, tiết kiệm chi của các loại kinh phí được giao khoán chi hành chính hoặc được giao tự chủ tài chính theo quy định của chế độ tài chính, kế toán tạm xác định số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên, ghi: Nợ TK 004 “Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên” - Trong năm, khi đơn vị tạm trích quỹ và chi trả thu nhập tăng thêm từ số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên, ghi: Nợ TK 661- Chi hoạt động Có TK 431- Các quỹ. Có TK 334- Phải trả công chức, viên chức Đồng thời ghi Có TK 004 “Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên”. - Khi báo cáo quyết toán của đơn vị được cấp có thẩm quyền phê duyệt: + Trường hợp số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên theo quyết toán được duyệt cao hơn số đơn vị đã tạm xác định trong năm, ghi: Nợ TK 004 “Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên” (Phần chênh lệch tăng so với số đơn vị đã tạm xác định trong năm). Đơn vị được trích lập quỹ và trả thu nhập tăng thêm (Phần chênh lệch tăng so với số đơn vị đã tạm trích), ghi: Nợ TK 661- Chi hoạt động (6611- Năm trước) Có TK 431-Các quỹ Có TK 334- Phải trả công chức, viên chức. Đồng thời ghi Có TK 004 “Chênh lệch thu, chi của hoạt động thường xuyên”. + Trường hợp số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên theo quyết toán được duyệt nhỏ hơn số đơn vị đã tạm xác định trong năm, ghi: - 159 -
  36. Nợ TK 004 “Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên” (ghi âm) (Phần chênh lệch giảm so với số đơn vị đã tạm xác định trong năm). 13. KẾ TOÁN CHÊNH LỆCH TỶ GIÁ 13.1. Nội dung chênh lệch tỷ giá Chênh lêch tỷ giá hối đoái là mức chênh lệch khi so sánh các tỷ giá khác nhau của ngoại tệ, có thể là tỷ giá thực tế thời điểm này so với tỷ giá thực tế thời điểm khác hoặc tỷ giá do Bộ Tài chính công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 13.2. Chứng từ, sổ sách kế toán - Phiếu thu ngoại tệ - Phiếu chi ngoại tệ - Giấy báo Nợ, giấy báo Có liên quan đến ngoại tệ - Bảng kiểm kê quỹ - Biên bản đánh giá lại ngoại tệ cuối kỳ - Sổ kế toán chi tiết có liên quan - Sổ kế toán tổng hợp có liên quan 13.3. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 413 - Chênh lệch tỷ giá để phản ánh số chênh lệch tỷ giá hối đoái của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ của hoạt động hành chính sự nghiệp, hoạt động dự án và các khoản chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm tài chính của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ và tình hình xử lý số chênh lệch tỷ giá ngoại tệ đó. Nội dung và kết cấu TK 413: Bên Nợ: + Chênh lệch tỷ giá phát sinh (lỗ tỷ giá hối đoái) trong kỳ + Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ (lỗ tỷ giá hối đoái) cuối năm tài chính + Kết chuyển (xử lý) số chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm tài chính (lãi tỷ giá hối đoái) vào TK 531 - Thu hoạt động sản xuất kinh doanh + Kết chuyển (xử lý) số chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm tài chính (lãi tỷ giá hối đoái) vào TK 661, 662. Bên Có: + Chênh lệch tỷ giá phát sinh (lãi tỷ giá hối đoái) trong kỳ + Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ (lãi tỷ giá hối đoái) cuối năm tài chính - 160 -
  37. + Kết chuyển (xử lý) số chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái) vào TK 631 - Chi hoạt động sản xuất kinh doanh + Kết chuyển (xử lý) số chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái) vào TK 661, 662. Số dư bên Nợ: Số chênh lệch tỷ giá (lỗ tỷ giá hối đoái) chưa xử lý đến cuối kỳ báo cáo Số dư bên Có: Số chênh lệch tỷ giá (lãi tỷ giá hối đoái) chưa xử lý đến cuối kỳ báo cáo 13.4. Phương pháp hạch toán (1) Mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, tài sản cố định, dịch vụ mua ngoài bằng ngoại tệ bằng nguồn kinh phí dự án viện trợ dùng cho hoạt động dự án: Nợ TK 152, 153 Tỷ giá Bộ tài chính công bố Nợ TK 155, 156 Tỷ giá Bộ tài chính công bố Nợ TK 211 Tỷ giá Bộ tài chính công bố Nợ TK 662 Chi dự án (tỷ giá Bộ TC công bố) Nợ TK 413 Tỷ giá ghi sổ lớn hơn tỷ giá BTC công bố Có TK 111, 112 Tỷ giá ghi sổ kế toán Có TK 413 Tỷ giá ghi sổ nhỏ hơn tỷ giá BTC công bố Các trường hợp trên nếu mua TSCĐ đồng thời ghi: Nợ TK 662 Chi dự án Có TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (2) Mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, TSCĐ bằng ngoại tệ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 152, 153 Tỷ giá giao dịch thực tế Nợ TK 155, 156 Tỷ giá giao dịch thực tế Nợ TK 211 Tỷ giá giao dịch thực tế Nợ TK 631 Tỷ giá ghi sổ lớn hơn tỷ giá giao dịch thực tế Có TK 111, 112 Tỷ giá ghi sổ kế toán Có TK 531 Tỷ giá ghi sổ nhỏ hơn tỷ giá giao dịch thực tế (3) Rút tiền gửi ngoại tệ của dự án viện trợ không hoàn lại, nhận tiền mặt Việt nam, ghi: - 161 -
  38. Nợ TK 111 Tỷ giá ngân hàng thanh toán Nợ TK 413 Tỷ giá ghi sổ lớn hơn tỷ giá ngân hàng thanh toán Có TK 112 Tỷ giá ghi sổ kế toán Có TK 413 Tỷ giá ghi sổ nhỏ hơn tỷ giá ngân hàng thanh toán (4) Kế toán chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại vào cuối năm tài chính của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính của hoạt động sản xuất kinh doanh: a) Trường hợp tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng tại thời điểm cuối năm tài chính lớn hơn tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán thì xử lý số chênh lệch tỷ giá như sau: + Đối với các khoản tiền mặt, tiền gửi, các khoản phải thu có gốc ngoại tệ: Nợ TK 111, 112, 311 TM, TGNH, Các khoản phải thu Có TK 413 Chênh lệch tỷ giá + Đối với nợ phải trả bằng ngoại tệ: Nợ TK 413 Chênh lệch tỷ giá Có TK 111, 112 TM ,TGNH b) Trường hợp tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng tại thời điểm cuối năm tài chính nhỏ hơn tỷ giá trên sổ kế toán thì xử lý số chênh lệch tỷ giá như sau: + Đối với các khoản tiền mặt, tiền gửi, nợ phải thu bằng ngoại tệ: Nợ TK 413 Chênh lệch tỷ giá Có TK 111, 112 TM ,TGNH + Đối với nợ phải trả bằng ngoại tệ: Nợ TK 331, 334, 335 Có TK 413 Chênh lệch tỷ giá (4) Kế toán xử lý số chênh lệch tỷ giá hối đoái: - Kết chuyển lỗ tỷ giá hối đoái: Nợ TK 661, 662 Có TK 413 Chênh lệch tỷ giá - Kết chuyển lãi tỷ giá hối đoái: Nợ TK 413 Chênh lệch tỷ giá Có TK 661, 662 - 162 -
  39. CHƯƠNG VI KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THU VÀ CHI TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THU Các khoản thu trong đơn vị dự toán là các khoản thu theo chế độ tài chính quy định ở đơn vị hành chính sự nghiệp, các tổ chức xã hội, các khoản thu về hoạt động sự nghiệp, thu về hoạt động sản xuất, kinh doanh và thu khác phát sinh ở các đơn vị HC-SN. Kế toán các khoản thu phải đảm bảo các nguyên tắc và nhiệm vụ hạch toán: - Khi thu tiền các đơn vị phải sử dụng chứng từ theo đúng quy định của Bộ Tài chính, như phiếu thu, biên lai thu tiền. - Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời theo từng khoản thu. Riêng đối với hoạt động SXKD phải theo dõi chi tiết trên các mặt số lượng, đơn giá, thanh tiền của từng loại sản phẩm hàng hóa để làm căn cứ tính chênh lệch thu chi ở thời điểm cuối kỳ. 1.1. Kế toán thu phí, lệ phí, thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước 1.1.1. Chứng từ, sổ sách kế toán - Biên lai thu tiền - Vé - Hoá đơn bán hàng - Phiếu thu, phiếu chi - Phiếu nhập - Bảng kê thanh toán lãi - Sổ chi tiết các khoản thu - Sổ kế toán tổng hợp có liên quan 1.1.2. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 511 - Các khoản thu để phản ánh các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp và các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị hành chính sự nghiệp và tình hình xử lý các khoản thu đó. Nội dung và kết cấu TK 511: Bên Nợ: - Số thu phí, lệ phí phải nộp ngân sách. - K/c số phí, lệ phí sang nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên. - K/c số thu về lãi tiền gửi và lãi cho vay thuộc các dự án viện trợ sang các TK có liên quan. - 163 -
  40. - Chi phí thanh lý, nhượng bán nguyên liệu, vật liệu, CCDC, TSCĐ. - K/c số chênh lệch thu > chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ sang các TK có liên quan. - K/c số chi thực tế theo đơn đặt hàng của Nhà nước trừ vào thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước để xác định chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước. - K/c chênh lệch thu > chi về thực hiện theo đơn đặt hàng của nhà nước sang TK 421.3 - Chi trực tiếp cho hoạt động sự nghiệp và các hoạt dộng khác. Bên Có: - Các khoản thu sự nghiệp như: phí, lệ phí, - Các khoản thu theo đơn đặt hàng của nhà nước. - Các khoản thu về lãi tiền gửi và lãi cho vay thuộc các chương trình dự án. - K/c số chênh lệch chi > chi thu về thanh lý, nhượng bán TSCĐ sang các TK có liên quan. Số dư bên Có: Phản ánh các khoản thu chưa được kết chuyển. Lưu ý: Về nguyên tắc, cuối mỗi kỳ kế toán phải tính toán số thu để kết chuyển sang các tài khoản có liên quan, do đó tài khoản này không có số dư. Tuy nhiên, trong một số trường hợp TK này có thể có số dư bên Có. Tài khoản 511-các khoản thu có 3 tài khoản cấp 2: - TK 5111-Thu phí, lệ phí - TK 5112-Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước - TK 5113-Thu khác 1.1.3. Phương pháp hạch toán. 1.1.3.1. Tại đơn vị có thu phí, lệ phí (1). Khi phát sinh các khoản thu phí, lệ phí, ghi: Nợ TK 111, 112 Tiền mặt, TGNH. Có TK 511.1 Thu phí, lệ phí. (2). Xác định số phí, lệ phí đã thu phải nộp cấp trên để lập quỹ điều tiết ngành: Nợ TK 511.1 Thu phí, lệ phí. Có TK 342 Thanh toán nội bộ. (3). Xác định số phí, lệ phí đã thu được phải nộp ngân sách, ghi: - 164 -
  41. Nợ TK 511.1 Thu phí, lệ phí. Có TK 333.2 Phí, lệ phí. (4). Số phí, lệ phí đã thu được nhà nước cho để lại đơn vị để trang trải các khoản chi phí trong đơn vị. Nợ TK 511.1 Thu phí, lệ phí. Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động. 1.1.3.2.Tại đơn vị có thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước: (1). Khi đơn vị có khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành nghiệp thu bàn giao, căn cứ vào đơn giá thanh toán và khối lượng thực tế được nghiệm thu thanh toán, ghi: Nợ TK 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của NN. Có TK 511.2 Thu theo đơn đặt hàng của nhà nước. Đồng thời, kết chuyển chi phí thực tế theo đơn đặt hàng để xác định chênh lệch thu chi theo đơn đặt hàng của NN. Nợ TK 511 Các khoản thu. Có TK 635 Chi theo đơn đặt hàng của nhà nước. (2). K/c chênh lệch thu > chi về thực hiện theo đơn đặt hàng nhà nước sang TK 421, ghi: Nợ TK 511.2 Thu theo đơn đặt hàng của NN. Có TK 421.3 Chênh lệch thu, chi theo đơn đơn đặt hàng của NN. (3). Trích lập các quỹ hoặc bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ số chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của NN, ghi: Nợ TK 421.3 Chênh lệch thu, chi theo đơn đơn đặt hàng của NN. Có TK 431 Các quỹ. Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động. 1.1.3.3.Thu về lãi tiền gửi, lãi cho vay. (1). Số lãi về tiền gửi, tiền cho vay thu được: Nợ TK 111, 112 Tiền mặt, TGNH. Có TK 511.8 Thu khác. - 165 -
  42. (2). Cuối kỳ, số thu về lãi tiền gửi và lãi cho vay được kết chuyển sang các TK có liên quan. Nợ TK 511.8 Thu khác. Có TK 461, 462 Nếu được bổ sung nguồn kinh phí. Có TK 333 (3334) Thuế TNDN 1.1.3.4. Tại đơn vị có các khoản thu sự nghiệp và các khoản thu khác. (1). Khi thu được tiền về các khoản thu sự nghiệp và các khoản thu khác theo quy định của chế độ tài chính, ghi: Nợ TK 111, 112 Tiền mặt, TGNH. Có TK 511.8 Thu khác. (2). Khi phát sinh các khoản chi trực tiếp cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác theo quy định của chế độ tài chính (nếu có), ghi: Nợ TK 511.8 Thu khác. Có TK 111, 112 Tiền mặt, TGNH. (3). Cuối kỳ, kết chuyển số chênh lệch thu > chi vào các TK có liên quan, ghi: Nợ TK 511.8 Thu khác. Có TK 333 Các khoản phải nộp nhà nước. Có TK 342 Thanh toán nội bộ. Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động. Có TK 431 Các quỹ. Có TK 421.8 Chênh lệch thu, chi chưa xử lý. 1.1.3.5. Kế toán thanh lý, nhượng bán tài sản cố định. (1). Đối với TSCĐ do ngân sách cấp hoặc có nguồn gốc từ ngân sách. - Ghi giảm TSCĐ đã thanh lý, nhượng bán. Nợ TK 466 Giá trị còn lại. Nợ TK 214 Giá trị hao mòn. Có TK 211, 213 Nguyên giá TSCĐ. - Số chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ. Nợ TK 511.8 Thu khác. Có TK 111, 112, 331 Số phải thanh toán - 166 -
  43. - Số thu về thanh lý, nhượng bán TSCĐ. Nợ TK 111, 112, 152 Thu bằng tiền mặt, TGNH Có TK 511.8 Thu khác. - Nếu chênh lệch thu > chi do thanh lý, nhượng bán TSCĐ (Lãi). Nợ TK 511.8 Thu khác. Có TK 333 Nếu phải nộp nhà nước. Có TK 342 Thanh toán nội bộ. Có TK 461, 462 Nêu được bổ sung nguồn kinh phí. Có TK 431.4 Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp. - Nếu chênh lệch thu chi do thanh lý, nhượng bán TSCĐ (Lãi). Nợ TK 511.8 Thu khác. Có TK 421.2 Chênh lệch thu, chi hoạt động SXKD. - 167 -
  44. - Nếu chênh lệch thu < chi do thanh lý, nhượng bán TSCĐ (Lỗ). Nợ TK 421.2 Chênh lệch thu, chi hoạt động SXKD. Có TK 511.8 Thu khác. 1.1.3.6. Kế toán CCDC đang sử dụng phát hiện thiếu, chờ xử lý. (1). Khi kiểm kê và phát hiện thiếu, ghi: Có TK 005 “Dụng cụ lâu bền đang sử dụng” (2). Chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý: Nợ TK 311.8 Phải thu khác. Có TK 511.8 Thu khác. (3). Khi thu hồi bồi thường về tài sản thiếu theo quyết định xử lý, ghi: Nợ TK 111, 334 Các TK liên quan (theo QĐ xử lý). Có TK 311.8 Phải thu khác. (4). Nếu cho phép xóa bỏ số thiếu thì: Nợ TK 511.8 Thu khác. Có TK 311.8 Phải thu khác. (5). Xử lý số bồi thường TS thiếu được phép ghi tăng nguồn vốn hoặc phải nộp vào ngân sách. Nợ TK 511.8 Thu khác. Có TK 461 Nếu được ghi tăng nguồn kinh phí HĐ. Có TK 333 Nếu phải nộp Nhà nước. 1.2 . Kế toán thu hoạt động sản xuất kinh doanh, cung ứng dịch vụ 1.2.1. Nội dung và nguyên tắc kế toán Các khoản thu hoạt động sản xuất, kinh doanh ở các đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm: Các khoản thu về bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán thu hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải tôn trọng một số quy định sau: - Không phản ánh vào TK 531 các khoản thu sự nghiệp, các khoản thu phí, lệ phí theo quy định của Pháp lệnh phí, lệ phí, các khoản thu theo đơn đặt hàng của nhà nước, các khoản thu chưa qua ngân sách và các khoản thu khác. - Đối với các đơn vị tính thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ thuế thì doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng - 168 -
  45. chịu thuế GTGT phản ánh vào TK 531 là số tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ chưa có thuế GTGT. - Đối với các đơn vị tính thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT và không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT phản ánh vào TK 531 là số tiền bán hàng, cung cấp dịch bao gồm cả thuế GTGT (Tổng giá thanh toán) - Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ đơn vị phải sử dụng hóa đơn , chứng từ theo đúng chế độ qảun lý, in, phát hành và sử dụng hóa đơn, chứng từ. - Cuối kỳ kế toán, tính xác định số chênh lệch thu, chi của từng loại hoạt động sản xuất, kinh doanh để kết chuyển sang TK 4212 - Chênh lệch thu chi hoạt động sản xuất kinh doanh. 1.2.2. Chứng từ, sổ sách kế toán - Hoá đơn bán hàng - Phiếu thu - Phiếu chi - Các chứng từ liên quan khác - Sổ chi tiết doanh thu - Sổ kế toán tổng hợp liên quan khác 1.2.3. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 531 - Thu hoạt động SXKD Nội dung và kết cấu TK 531. Bên Nợ: Các chi phí của hoạt động SXKD + Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa đã bán trong kỳ. + Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý liên quan đến hoạt động SXKD. + Kết chuyển chi phí (giá thành) của khối lượng công việc dịch vụ hoàn thành được xác định là đã bán trong kỳ. + Số thuế GTGT phải nộp nhà nước (theo phương pháp trực tiếp). + Số thuế xuất khẩu, thuế TTĐB phải nộp NSNN (nếu có). + Doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán do hàng kém chất lượng. + Chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán cho khách hàng. + K/c chênh lệch thu > chi sang TK 421.2-Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, kinh doanh. Bên Có: Số thu của hoạt động SXKD, dịch vụ. - 169 -
  46. + Doanh thu về bán sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp lao vụ, dịch vụ. + Lãi tiền gửi, lãi tiền cho vay, lãi các khoản đầu tư tài chính. + Lãi chênh lệch tỷ gia hối đoái của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ của hoạt động sản xuất, kinh doanh. + Kết chuyển lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ của hoạt động sản xuất, kinh doanh từ TK 413 sang TK 531. + K/c chênh lệch chi > thu của hoạt động sản xuất, kinh doanh sang TK 421.2-Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, kinh doanh Tài khoản 531 không có số dư cuối kỳ: 1.2.4. Phương pháp hạch toán. (1). Khi bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ ra bên ngoài: BT1: Ghi tăng doanh thu bán hàng. - Đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK 111, 112, 311 Doanh thu bán hàng. Có TK 531 Giá bán chưa có thuế Có TK 333.1 Thuế GTGT đầu ra. - Đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Nợ TK 111, 112, 311 Doanh thu bán hàng. Có TK 531 BT2: Phản ánh giá vốn của hàng bán, ghi: Nợ TK 531 Trị giá vốn hàng xuất bán. Có TK 155 Nếu xuất kho bán hàng. Có TK 631 Nếu sản phẩm SX xong tiêu thụ ngay không qua kho. (2). Trường hợp nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng kinh tế, ghi: - Khi nhận được tiền: Nợ TK 111, 112 Tiền mặt, TGNH Có TK 311.1 Phải thu của khách hàng. - Khi sản phẩm, hàng hóa xuất bán và được ghi nhận doanh thu: + Nếu đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 311.1 Doanh thu bán hàng. Có TK 531 Giá bán chưa có thuế Có TK 333.1 Thuế GTGT đầu ra. - 170 -
  47. + Nếu đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Nợ TK 311 Doanh thu bán hàng. Có TK 531 - Khi nhận được số tiền còn thiếu do khách hàng trả, ghi: (hạch toán giống như trên) - Nếu số tiền khách hàng trả trước còn thừa, đơn vị phải trả lại tiền thừa cho khách, ghi: (hạch toán ngược lại). (3). Khi xác định số thuế GTGT phải nộp của hàng hóa đã tiêu thụ (đối với tính thuế theo phương pháp trực tiếp). Nợ TK 531 Thu hoạt động SXKD. Có TK 333.1 Các khoản phải nộp nhà nước. (4). Khi thu lãi tiền gửi, lãi tín phiếu của hoạt động SXKD, ghi: Nợ TK 111, 112 Tiền mặt, TGNH. Có TK 531 Thu hoạt động SXKD. (5). Cuối kỳ, kết chuyển các khoản chi (chi phí bán hàng, chi phí quản lý, chiết khấu bán hàng, chiết khấu thanh toán, hàng bán bị trả lại ). Nợ TK 531 Thu hoạt động SXKD. Có TK 631 Chi hoạt động SXKD. (6). Cuối kỳ, kết chuyển chênh lệch thu, chi của hoạt động SXKD. - Trường hợp thu > chi (lãi). Nợ TK 531 Thu hoạt động SXKD. Có TK 421.2 Chênh lệch thu, chi của hoạt động SXKD. - Trường hợp thu < chi (lỗ). Nợ TK 421.2 Chênh lệch thu, chi của hoạt động SXKD. Có TK 531 Thu hoạt động SXKD. 1.3. Kế toán thu chưa qua ngân sách 1.3.1. Nội dung thu chưa qua ngân sách Các khoản thu chưa qua ngân sách ở đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm: - Đơn vị hành chính sự nghiệp chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định của chế độ tài chính khi tiếp nhận tiền, hàng viện trợ, thu sự nghiệp chưa được duyệt y. - 171 -
  48. - Cuối kỳ kế toán, đơn vị hành chính sự nghiệp chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách đối với các khoản phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách nhưng được để lại chi theo quy định của chế độ tài chính. 1.3.2. Chứng từ, sổ sách kế toán - Phiếu thu - Phiếu chi - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Các chứng từ liên quan khác - Sổ chi tiết các khoản thu - Sổ kế toán tổng hợp 1.3.3. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 521 - Thu chưa qua ngân sách để phản ánh các khoản tiền, hàng viện trợ không hoàn lại đã tiếp nhận và các khoản phí, lệ phí đã thu phải nộp NSNN để lại chi nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN. Nội dung và kết cấu TK 521 Bên Nợ: - Ghi giảm thu chưa qua ngân sách, ghi tăng các nguồn kinh phí có liên quan (TK 461, 462, 441) về các khoản tiền, hàng viện trợ khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách. - Các khoản phí, lệ phí được ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động (TK461) khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách. Bên Có: - Các khoản tiền, hàng viện trợ và các khoản phí, lệ phí đã nhận nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách. - Các khoản phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách nhưng được để lại chi mà đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách. Số dư bên Có: Các khoản thu chưa qua ngân sách hiện còn cuối kỳ và chưa được kết chuyển ghi tăng nguồn kinh phí. Tài khoản 521-Thu chưa qua ngân sách có 2 tài khoản cấp 2 : - TK 5211-Phí, lệ phí - TK 5212-Tiền, hàng viện trợ 1.3.4.Phương pháp hạch toán. 1.3.4.1. Các khoản thu phí, lệ phí: (1). Khi phát sinh các khoản thu phí, lệ phí, ghi: Nợ TK 111, 112 Tiền mặt, TGNH. Có TK 511.1 Thu phí, lệ phí. - 172 -
  49. (2). Số phí, lệ phí đã thu được NN cho để lại chi tiêu theo chế độ tài chính quy định nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách, ghi: Nợ TK 511.1 Thu phí, lệ phí. Có TK 521.1 Thu phí, lệ phí. (3). Khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về số tiền phải nộp ngân sách nhưng được để lại ghi tăng nguồn kinh phí, ghi: Nợ TK 521.1 Thu phí, lệ phí. Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động. 1.3.4.2. Đối với tiền, hàng viện trợ (1). Khi tiếp nhận tiền, hàng viện trợ nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách, ghi: Nợ TK 111, 112, 152, 153, 211 Nhận viện trợ bằng tiền, vật tư, hàng hóa, TSCĐ Nợ TK 661, 662 Nhận viện trợ chi trực tiếp vào HĐ chuyên môn Có TK 521.2 Tiền, hàng viện trợ. - Nếu nhận viện trợ bằng TSCĐ đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ và ghi vào các TK chi phí có liên quan: Nợ TK 661, 662 Dùng cho hoạt động chuyên môn. Có TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. (2). Sau này, khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về số tiền đã nhận viện trợ ở trên, ghi Nợ TK 521.2 Tiền hàng, viện trợ Có TK 461, 462, 441 Căn cứ vào mục đích viện trợ. (3). Khi tiếp nhận tiền hàng viện trợ, đơn vị có ngay chứng từ ghi thu, ghi chi thì kế toán không ghi qua TK 521 Nợ TK 111, 112, 152, 153, 211 Nhận viện trợ bằng tiền, vật tư, hàng hóa, TSCĐ Nợ TK 661, 662 Nhận viện trợ chi trực tiếp vào HĐ chuyên môn Có TK 461, 462, 441 Căn cứ vào mục đích viện trợ. - 173 -
  50. - Nếu nhận viện trợ bằng TSCĐ đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ và ghi vào các TK chi phí có liên quan: Nợ TK 661, 662 Dùng cho hoạt động chuyên môn. Có TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. 2. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ của mình, đơn vị hành chính sự nghiệp được phép chi một số khoản sau: chi hoạt động, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước, chi chương trình, dự án, chi hoạt động sản xuất, kinh doanh, chi phí quản lý chung và chi phí trả trước. 2.1. Kế toán chi hoạt động SXKD 2.1.1. Nội dung chi hoạt động SXKD - Tùy theo tính chất, đặc điểm của từng ngành mà trong hoạt động của đơn vị dự toán có thể tổ chức các hoạt động SXKD hỗ trợ hoạt động sự nghiệp hoặc thực hiện các mục tiêu lợi nhuận theo chức năng SXKD. - Nội dung chi phí SXKD, dịch vụ bao gồm: + Chi phí thu mua vật tư, dịch vụ dùng vào SXKD + Chi phí nhân công trực tiếp phát sinh liên quan đến các hoạt động SXKD. + Chi phí bán hàng, chi phí quản lý liên quan đến các hoạt động SXKD. + Chi trả dịch vụ mua ngoài: điện, nớc, điện thoại, + Tiền thuế môn bài. + Chi phí khác ngoài chi hoạt động thường xuyên, chi dự án và chi xây dựng cơ bản. - Nhiệm vụ hạch toán. + Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng loại hoạt động SXKD, hoạt động bán hàng, hoạt động quản lý trong tổng chi phí SXKD Trong từng loại hoạt động phải kế toán chi tiết cho từng loại sản phẩm, dịch vụ, từng mục đích, nội dung của khoản chi SXKD, chi khác. + Không hạch toán vào chi phí SXKD các nội dung chi phí (như chi hoạt động thường xuyên, dự án, xây dựng cơ bản) mà chỉ hạch toán vào chi phí SXKD theo các khoản mục sau: . Nguyên liệu, vật liệu: là giá trị nguyên liệu, vật liệu sử dụng cho sản xuất sản phẩm. . Tiền lương phải trả cho CNV trực tiếp tham gia SXKD. - 174 -
  51. 2.1.2. Chứng từ, sổ sách kế toán - Phiếu xuất kho, Phiếu chi - Bảng phân bổ chi phí để ghi vào sổ chi tiết chi phí SXKD. Sổ chi phí SXKD dùng để theo dõi các khoản chi phí phát sinh của các hoạt động SXKD của đơn vị nhằm cung cấp số liệu cho việc xác định kết quả của các hoạt động đó. 2.1.3. Tài khoản sử dụng. Kế toán sử dụng TK 631 - Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh để phản ánh chi phí của hoạt động sản xuất, kinh doanh ở các đơn vị hành chính sự nghiệp có tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh. Nội dung và kết cấu TK 631. Bên Nợ: + Các chi phí SXKD phát sinh. + Chi phí bán hàng, chi phí quản lý liên quan đến hoạt động SXKD. + Lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái của hoạt động SXKD. Bên Có: + Kết chuyển giá trị hoàn thành nhập kho. + Giá trị sản phẩm sản xuất xong bán ngay không qua nhập kho. + Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý liên quan đến hoạt động SXKD. + K/c chi phí (giá thành) của khối lượng công việc, dịch vụ hoàn thành được xác định là đã bán trong kỳ. Số dư Bên Nợ: Chi hoạt động SXKD còn dang dở. 2.1.4. Phương pháp hạch toán: (1). Xuất vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động SXKD, ghi: Nợ TK 631 Chi hoạt động SXKD. Có TK 152, 153 Nguyên liệu, vật liệu, CCDC. (2). Khi xuất CCDC có giá trị lớn và sử dụng trong nhiều năm phải tính và phân bổ dần vào chi phí hoạt động SXKD. - Khi xuất công cụ, dụng cụ, ghi: Nợ TK 643 Chi phí trả trước. Có TK 153 Công cụ, dụng cụ. Đồng thời ghi: Nợ TK 005 “Dụng cụ lâu bền đang sử dụng” - Khi tiến hành phân bổ lần đầu, ghi: - 175 -
  52. Nợ TK 631 Chi hoạt động SXKD. Có TK 643 Chi phí trả trước. - Các năm sau tiếp tục phân bổ theo các bút toán như phân bổ lần đầu. - Khi nhận được giấy báo hỏng công cụ, dụng cụ đã xuất dùng, ghi: Có TK 005 “Dụng cụ lâu bền đang sử dụng” (3). Tiền lương, tiền công, phải trả cán bộ, viên chức và người lao động trực tiếp tham gia hoạt động SXKD, ghi: Nợ TK 631 Chi hoạt động SXKD. Có TK 334 Phải trả công nhân, viên chức. (4). Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính trên tiền lương phải trả công chức, viên chức trực tiếp tham gia hoạt động SXKD theo chế độ quy định, ghi: Nợ TK 631 Chi hoạt động SXKD. Có TK 332 Các khoản phải nộp theo lương. (5). Các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài để phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh khác: Nợ TK 631 Chi hoạt động SXKD. Nợ TK 311.3 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có). Có TK 111, 112, 331 Tổng giá thanh toán. (6). Khi mua nguyên vật liệu, CCDC không nhập kho đưa ngay vào sử dụng, ghi: Nợ TK 631 Chi hoạt động SXKD. Nợ TK 311.3 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có). Có TK 111, 112, 331 Tổng giá thanh toán. (7). Khi trích khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động SXKD: - Nếu TSCĐ hình thành từ nguồn vốn kinh doanh hoặc nguồn vốn vay dùng vào hoạt động SXKD, ghi: Nợ TK 631 Chi hoạt động SXKD. Có TK 214 Hao mòn TSCĐ. - 176 -
  53. - Nếu TSCĐ do ngân sách cấp hoặc có nguồn gốc ngân sách dùng cho hoạt động SXKD, ghi: Nợ TK 631 Chi hoạt động SXKD. Có TK 431.4 Nếu được bổ sung quỹ. Có TK 333 Nếu phải nộp NSNN. (8). Định kỳ tính lãi vay phải trả vào chi phí hoạt động SXKD, ghi: Nợ TK 631 Chi hoạt động SXKD. Có TK 331.8 Phải trả khác. (9). Xác định số nguyên liệu, vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho, ghi: Nợ TK 152 Nguyên liệu, vật liệu. Có TK 631 Chi hoạt động SXKD. (10). Nhập kho số sản phẩm sản xuất hoàn thành, ghi: Nợ TK 155.1 Sản phẩm. Có TK 631 Chi hoạt động SXKD. (11). Khi sản phẩm sản xuất xong tiêu thụ ngay không qua nhập kho, ghi: Nợ TK 531 Thu hoạt động SXKD. Có TK 631 Chi hoạt động SXKD. (12). Cuối kỳ, kết chuyển chi phí của khối lượng dịch vụ hoàn thành được xác định là tiêu thụ trong kỳ, ghi: Nợ TK 531 Thu hoạt động SXKD. Có TK 631 Chi hoạt động SXKD. (13). Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý liên quan đến hoạt động SXKD, ghi: Nợ TK 531 Thu hoạt động SXKD. Có TK 631 Chi hoạt động SXKD. 2.2. Kế toán chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước. 2.2.1. Nội dung và nguyên tắc kế toán - Các khoản chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước bao gồm: Chi vật liệu, dụng cụ, nhân công, dịch vụ mua ngoài, TSCĐ và các khoản chi phí khác phục vụ cho hoạt động theo từng đơn đặt hàng của Nhà nước. - 177 -
  54. - Các khoản chi theo đơn đặt hàng được quản lý và hạch toán theo nguyên tắc sau: + Chỉ phản ánh các khoản chi thực tế để thực hiện khối lượng sản phẩm, công việc theo đơn đặt hàng của NN tại đơn vị. + Phải mở sổ theo dõi chi tiết số chi thực tế phát sinh cho từng hoạt động theo đơn đặt hàng của NN như điều tra, quy hoạch, thăm dò, khảo sát, thiết kế theo niên độ kế toán và theo Mục lục NSNN. + Phải đảm bảo thống nhất với công tác lập dự toán và đảm bảo sự hớp đúng giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng từ kế toán và báo cáo tài chính. + Không hạch toán các khoản chi cho hoạt động SXKD, chi đầu tư XDCB bằng nguồn kinh phí đầu tư XDCB, các khoản chi hoạt động, chi dự án. 2.2.2. Chứng từ, sổ sách kế toán - Phiếu xuất kho - Bảng kê mua hàng - Phiếu chi - Giấy thanh toán tạm ứng - Giấy đề nghị thanh toán - Uỷ nhiệm chi - Các chứng từ có liên quan khác - Sổ kế toán tổng hợp 2.2.3. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của nhà nước dùng cho các đơn vị được Nhà nước đặt hàng để phản ánh các khoản chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước (cho việc điều tra, quy hoạch, thăm dò, khảo sát, đo vẽ, ) theo chi phí thực tế đơn vị bỏ ra. Nội dung và kết cấu TK 635 Bên Nợ: Chi phí thực tế phát sinh để thực hiện khối lượng sản phẩm, công việc theo đơn đặt hàng của NN. Bên Có: K/c chi phí thực tế của khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành theo đơn đặt hàng của NN vào TK 511.2-Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước khi được nghiệm thu thanh toán. Dư Nợ: Phản ánh chi phí thực tế của khối lượng sản phẩm công việc hoàn thành theo đơn đặt hàng của nhà nước chưa được kết chuyển. - 178 -
  55. 2.2.4. Phương pháp hạch toán. (1). Xuất kho nguyên liệu, vật liệu, CCDC sử dụng cho từng đơn đặt hàng của NN. Nợ TK 635 Chi theo đơn đặt hàng của NN. Có TK 152, 153 Nguyên liệu, vật liệu, CCDC. Nếu xuất CCDC lâu bền đang sử dụng, đồng thời ghi: Nợ TK 005 “Dụng cụ lâu bền đang sử dụng” (2). Phải trả các dịch vụ điện, nước, điện thoại và các dịch vụ khác sử dụng cho hoạt động theo đơn đặt hàng của NN, ghi: Nợ TK 635 Chi theo đơn đặt hàng của NN. Có TK 111, 112, 331 Giá thanh toán. (3). Tiền lương, tiền công, phụ cấp phải trả cho CNV tham gia các hoạt động theo đơn đặt hàng của NN, ghi: Nợ TK 635 Chi theo đơn đặt hàng của NN. Có TK 334 Phải trả công chức, viên chức. (4). Trích BHXH, BHYT, KPCĐ và BHTN tính vào chi theo đơn đặt hàng của NN, ghi: Nợ TK 635 Chi theo đơn đặt hàng của NN. Có TK 332 Các khoản phải nộp theo lương. (5). Rút dự toán thực hiện theo đơn đặt hàng của NN để chi tiêu, ghi: Nợ TK 111 Tiền mặt. Nợ TK 331 Các khoản phải trả. Nợ TK 635 Chi theo đơn đặt hàng của NN. Có TK 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của NN. Đồng thời, ghi: Có TK 008 “Dự toán chi hoạt động” (6). Phân bổ chi phí trả trước vào chi theo đơn đặt hàng của NN, ghi: Nợ TK 635 Chi theo đơn đặt hàng của NN. Có TK 643 Chi phí trả trước. (7). Khi được kho bạc cho tạm ứng kinh phí để chi thực hiện theo đơn đặt hàng của NN, ghi: - 179 -
  56. Nợ TK 635 Chi theo đơn đặt hàng của NN. Có TK 336 Tạm ứng kinh phí. (8). K/c chi phí thực tế của khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành theo đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi: Nợ TK 511.2 Thu theo đơn đặt hàng của NN. Có TK 635 Chi theo đơn đặt hàng của NN. 2.3. Kế toán chi hoạt động. 2.3.1. Nội dung chi hoạt động Chi hoạt động là những khoản chi mang tính chất thường xuyên và không thường xuyên theo dự toán chi đã được duyệt như: chi dùng cho công tác nghiệp vụ chuyên môn, chi quản lý bộ máy hoạt động của các cơ quan nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể - Các khoản chi thường xuyên bao gồm: Các khoản chi cho con người, cho nghiệp vụ chuyên môn, cho công tác quản lý hành chính, mua sắm, sửa chữa TSCĐ và một số khoản chi khác mang tính chất phát sinh thường xuyên. - Các khoản chi không thường xuyên như: Chi thực hiện tinh giản biên chế, chi thực hiện nhiệm vụ đột xuất và các khoản chi không thường xuyên khác. 2.3.2. Chứng từ, sổ sách kế toán. - Chứng từ kế toán: chủ yếu là hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ Tài Chính, như: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng - Sổ kế toán: Sổ chi tiết chi hoạt động “Mẫu S61 – H”, sổ cái TK 661, 2.3.3. Tài khoản sử dụng. Kế toán sử dụng TK 661 - Chi hoạt động dùng để phản ánh các khoản chi mang tính chất hoạt động thường xuyên và không thường xuyên theo dự toán chi đã được duyệt như: chi cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và chi quản lý hành chính của các cơ quan hành chính sự nghiệp do ngân sách Nhà nước cấp, do thu phí, lệ phí hoặc do các nguồn tài trợ, viện trợ, do thu hội phí và các nguồn khác đảm bảo. Nội dung và kết cấu TK 661: Bên Nợ: Các khoản chi hoạt động phát sinh ở đơn vị. Bên Có: + Các khoản được phép ghi giảm chi và những khoản đã chi sai không được phê duyệt phải thu hồi. - 180 -
  57. + Kết chuyển số chi hoạt động với nguồn kinh phí khi báo cáo quyết toán được duyệt. Số dư bên Nợ: Các khoản chi hoạt động chưa được duyệt quyết toán hoặc quyết toán chưa được duyệt. Tài khoản 661-Chi hoạt động có 3 tài khoản cấp 3: - TK 6611- Năm trước, có 2 tài khoản cấp 3: + TK 66111- Chi thường xuyên + TK 66112- Chi không thường xuyên - TK 6612- Năm nay, có 2 tài khoản cấp 3: + TK 66121- Chi thường xuyên + TK 66122- Chi không thường xuyên - TK 6613- Năm sau, có 2 tài khoản cấp 3: + TK 66131- Chi thường xuyên + TK 66132- Chi không thường xuyên 2.3.4. Phương pháp hạch toán. (1). Xuất VL, CCDC sử dụng cho chi hoạt động, ghi: Nợ TK 661 Chi hoạt động. Có TK 152, 153 Nguyên liệu vật liệu, CCDC. Chú ý: Nếu xuất kho dụng cụ ra sử dụng, đồng thời ghi: Nợ TK 005 Dụng cụ lâu bền đang sử dụng. (2). Xác định tiền lương, phụ cấp phải trả cho CNV trong đơn vị tính vào chi hoạt động, ghi: Nợ TK 661 Chi hoạt động. Có TK 334 Phải trả công chức, viên chức. (3). Hàng tháng tính các khoản trích theo lương vào chi hoạt động, ghi: Nợ TK 661 Chi hoạt động. Có TK 3321, 3322, 3323,3324 Các khoản phải nộp theo lương. (4). Phải trả về các dịch vụ điện, nước, điện thoại, bưu phí được tính vào chi hoạt động, ghi; Nợ TK 661 Chi hoạt động. Có TK 111, 112, 331 Các khoản phải trả. - 181 -
  58. (5). Thanh toán các khoản tạm ứng tính vào chi hoạt động của đơn vị, ghi: Nợ TK 661 Chi hoạt động. Có TK 312 Tạm ứng. (6). Rút dự toán chi hoạt động để chi trực tiếp, ghi: Nợ TK 661 Chi hoạt động. Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động. Đồng thời ghi: Có TK 008 “Dự toán chi hoạt động” (7). Phân bổ chi phí trả trước vào chi hoạt động, ghi: Nợ TK 661.2 Chi hoạt động. Có TK 643 Chi phí trả trước. (8). Cuối năm (31/12) căn cứ vào biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa tồn kho, bảng xác nhận khối lượng SCL-XDCB chưa hoàn thành có liên quan đến số kinh phí trong năm được duyệt quyết toán vào chi hoạt động của năm báo cáo, ghi: Nợ TK 661.2 Chi hoạt động năm nay. Có TK 337 Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau. - Nếu quyết toán chưa được duyệt, kế toán tiến hành chuyển số chi hoạt động năm nay thành số chi hoạt động năm trước, ghi: Nợ TK 661.1 Chi hoạt động năm trước. Có TK 661.2 Chi hoạt động năm nay. - Khi báo cáo quyết toán chi hoạt động năm trước được duyệt, tiến hành kết chuyển số chi vào nguồn kinh phí SN, ghi: Nợ TK 461.1 Nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên. Có TK 661.1 Chi hoạt động năm trước. - Những khoản chi không đúng chế độ, quá tiêu chuẩn, định mức, không được duyệt y phải thu hồi hoặc chuyển chờ xử lý, ghi: Nợ TK 311.8 Phải thu khác. Có TK 661.1 Chi hoạt động năm trước. (9). Các đơn vị kế toán cấp trên tổng hợp số chi hoạt động của các đơn vị trực thuộc, trên cơ sở báo cáo quyết toán của các đơn vị. - 182 -
  59. - Tổng hợp số chi hoạt động SN của các đơn vị cấp dưới, ghi theo mục lục chi ngân sách. Nợ TK 661.2 Chi hoạt động năm nay. Có TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới. - Báo cáo quyết toán chi hoạt động SN của cấp trên được duyệt, ghi số ghi được duyệt quyết toán. Nợ TK 421.1 Chênh lệch thu chi chờ xử lý. Nợ TK 461.1 Nguồn kinh phí hoạt động năm trước. Có TK 661.1 Chi hoạt động năm trước. 2.4. Kế toán chi dự án 2.4.1. Nội dung và nguyên tắc kế toán. Chi dự án là những khoản chi ở những đơn vị HCSN được giao nhiệm vụ quản lý, thực hiện chương trình, dự án, đề tài và được NSNN cấp kinh phí, các khoản viện trợ, tài trợ của nước ngoài theo dự án để thực hiện chương trình, dự án, đề tài. Kế toán chi dự án phải đảm bảo các nguyên tắc sau: - Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết chi phí của từng chương trình, dự án, đề tài và tập hợp chi phí cho việc quản lý chi phí theo các khoản mục chi phí quy định của dự án được duyệt. - Các khoản chi dự án phải chi theo đúng tính chất, nội dung định mức, khoản mục theo dự toán đã phê duyệt với các chứng từ hợp lệ và hợp pháp. - Khi kết thúc dự án, kế toán của đơn vị chủ dự án phải tổng hợp toán bộ các khoản chi liên quan đến dự án của đơn vị mình, đơn vị trực thuộc để xin quyết toán với nguồn kinh phí dự án. - Đối với những khoản thu (nếu có) trong quá trình thực hiện chương trình, dự án, đề tài được kế toán ghi vào TK 511 (chi tiết thu thực hiện dự án). Tùy thuộc vào quy định xử lý của cơ quan cấp phát kinh phí, số thu trong quá trình thực hiện dự án được kết chuyển vào các tài khoản có liên quan. 2.4.2. Chứng từ, sổ sách kế toán - Chứng từ kế toán sử dụng phản ánh các khoản chi phụ thuộc vào nội dung chỉ tiêu theo quy định của chế độ tài chính. + Đối với các khoản chi lương và phụ cấp như bảng thanh toán tiền lương. + Đối với các khoản chi vật tư như phiếu xuất kho - 183 -
  60. - Sổ kế toán: bao gồm “Sổ chi tiết chi dự án” Mẫu S63 – H, số cái TK 662, 2.4.3. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 662 - Chi dự án để phản ánh số chi cho chương trình, dự án, đề tài đã được Nhà nước phê duyệt bằng nguồn kinh phí Ngân sách Nhà nước cấp hoặc bằng nguồn viện trợ, nguồn khác để thực hiện chương trình, dự án, đề tài. Nội dung và kết cấu TK 662 Bên Nợ: Chi thực tế cho việc quản lý, thực hiện chương trình, dự án, đề tài. Bên Có: - Số chi sai bị xuất toán phải thu hồi. - Số chi của chương trình, dự án, đề tài được quyết toán với nguồn kinh phí dự án. Số dư bên Nợ: Số chi chương trình, dự án, đề tài chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng quyết toán chưa được duyệt Tài khoản 662- Chi dự án, có 3 TK cấp 2 như sau: - TK 6621- Chi từ nguồn kinh phí NSNN cấp, gồm 2 TK cấp 3: + TK 66211- Chi quản lý dự án + TK 66212- Chi thực hiện dự án - TK 6622- Chi từ nguồn viện trợ, gồm 2 TK cấp 3: + TK 66221- Chi quản lý dự án + TK 66222- Chi thực hiện dự án - TK 6628- Chi từ nguồn khác, gồm 2 TK cấp 3: + TK 66281- Chi quản lý dự án + TK 66282- Chi thực hiện dự án 2.4.4. Phương pháp hạch toán: (1). Khi xuất quỹ tiền mặt, rút tiền gửi chi cho chương trình dự án, đề tài: Nợ TK 662 Chi dự án. Có TK 111, 112 Tiền mặt, TGNH. (2). Xuất nguyên liệu, vật liệu, CCDC sử dụng cho chương trình, dự án, đề tài, ghi: Nợ TK 662 Chi dự án. Có TK 152, 153 NL, VL, CCDC. Nếu CCDC có giá trị lớn khi xuất ra sử dụng, đồng thời ghi: Nợ TK 005 “Dụng cụ lâu bền đang sử dụng” - 184 -
  61. (3). Dịch vụ mua ngoài sử dụng cho chương trình, dự án, đề tài chưa thanh toán ghi: Nợ TK 662 Chi dự án. Nợ TK 311 (311.31) Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có). Có TK 331 Các khoản phải trả. (4). Tiền lương và phụ cáp phải trả cho CNV tham gia thực hiện chương trình, dự án, đề tài, ghi: Nợ TK 662 Chi dự án. Có TK 334 Phải trả CNV. (5). Thanh toán tạm ứng tính vào chi dự án, ghi: Nợ TK 662 Chi dự án. Có TK 312 Tạm ứng. (6). Rút dự toán chi chương trình, dự án, để chi thực hiện dự án, ghi: Nợ TK 662 Chi dự án. Có TK 462 Nguồn kinh phí dự án. Đồng thời ghi: Có TK 009.1 “Dự toán chi chương trình, dự án” (7). Mua TSCĐ dùng cho chương trình, dự án, ghi: Nợ TK 211 TSCĐ HH. Nợ TK 311 (311.31) Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có). Có TK 111, 112, 331 Số phải thanh toán. Đồng thời ghi: Nợ TK 662 Chi dự án. Có TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. (8). Kết chuyển chi phí sửa chữa lớn TSCĐ của dự án hoàn thành, ghi: Nợ TK 662 Chi dự án. Có TK 241 XDCB dở dang. (9). Phải trả cấp dưới về các khoản cấp dưới đã chi trả hộ thuộc về chi chương trình, dự án, ghi: Nợ TK 662 Chi dự án. Có TK 342 Thanh toán nội bộ. - 185 -
  62. (10). Những khoản chi của dự án không đúng chế độ, quá tiêu chuẩn, định mức, không được duyệt y phải thu hồi chờ xử lý, ghi: Nợ TK 311.8 Phải thu khác. Có TK 662 Chi dự án. (11). Khi phát sinh các khoản thu ghi giảm chi dự án, ghi: Nợ TK 111, 112 Tiền mặt, TGNH. Có TK 662 Chi dự án. (12). Khi quyết toán chi dự án để ghi giảm nguồn kinh phí. Nợ TK 462 Nguồn kinh phí dự án. Có TK 662 Chi dự án. 2.5. Kế toán chi phí trả trước. 2.5.1. Nội dung chi phí trả trước. - Chi phí trả trước là các khoản chi phí thực tế phát sinh ở các đơn vị sự nghiệp cần phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc chi hoạt động, chi theo đơn đặt hàng theo quy định của chế độ tài chính. - Nội dung các khoản chi phí trả trước bao gồm: + Giá trị CCDC xuất 1 lần với giá trị lớn được sử dụng vào nhiều kỳ kế toán, nhiều năm tài chính. + Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ một lần quá lớn phải phân bổ trong nhiều năm của đơn vị có hoạt động XDKD. + Trả trước tiền thuê TSCĐ hoạt động cho nhiều năm (văn phòng làm việc, nhà xưởng, cửa hàng, .) + Chi phí mua các loại bảo hiểm (bảo hiểm cháy, bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ phương tiện, ) và các loại lệ phí mà đơn vị mua và trả tiền 1 lần nhưng phân bổ cho nhiều kỳ kế toán năm của đơn vị có hoạt động XDKD. + Chi phí trả trước khác phục vụ cho hoạt động SXKD, hoạt động sự nghiệp, hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước liên quan tới nhiều kỳ kế toán năm theo quy định của chế độ quản lý tài chính. 2.5.2. Chứng từ, sổ sách kế toán - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Bảng kê mua hàng - Phiếu chi - 186 -
  63. - Giấy thanh toán tạm ứng - Sổ theo dõi chi phí trả trước - Sổ kế toán tổng hợp 2.5.3. Tài khoản sử dụng. Kế toán sử dụng TK 643 - Chi phí trả trước dùng để phản ánh các khoản chi phí thực tế phát sinh nhưng không thể tính toàn bộ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc chi hoạt động, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước trong 1 kỳ kế toán mà phải tính vào 2 hay nhiều kỳ kế toán tiếp theo. Nội dung và kết cấu TK 643 Bên Nợ: Các khoản chi phí trả trước thực tế phát sinh. Bên Có: Các khoản chi phí trả trước đã tính vào chi phí SXKD, chi hoạt động sự nghiệp, chi theo đơn đặt hàng của NN trong kỳ. Số dư bên Nợ: Các khoản chi phí trả trước chưa phân bổ cuối kỳ. 2.5.4. Phương pháp hạch toán. (1). Khi phát sinh các khoản chi phí trả trước, có liên quan đến nhiều kỳ kế toán được phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc chi hoạt động, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước - Đối với chi phí trả trước phục vụ cho hoạt động SXKD hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGt theo phương pháp khấu trừ, ghi: Nợ TK 643- Chi phí trả trước (không gồm thuế GTGT) Nợ TK 311 (311.3)- Các khoản phải thu (Thuế GTGT được khấu trừ) Có các TK 111, 112, 241, 331 Số thực chi. - Đối với chi phí trả trước phục vụ cho hoạt động sự nghiệp, hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước, hoạt động SXKD hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, ghi: Nợ TK 643- Chi phí trả trước (Tổng giá thanh toán) Có các TK 111, 112, 241, 331 (Tổng giá thanh toán) (2). Định kỳ, tính và phân bổ chi phí trả trước vào chi hoạt động SXKD, chi hoạt động sự nghiệp, chi theo đơn đặt hàng của NN, ghi: Nợ TK 631, 661, 635 Các khoản chi. Có TK 643 Chi phí trả trước. (3). Đối với CCDC xuất dùng 1 lần có giá trị lớn phải tính vào chi hoạt động, ghi SXKD theo phương thức phân bổ nhiều lần. Nợ TK 643 Chi phí trả trước. Có TK 153 Công cụ, dụng cụ. - 187 -
  64. Đồng thời ghi: Nợ TK 005 “Dụng cụ lâu bền đang sử dụng” (4). Tiến hành phân bổ giá thực tế của CCDC vào chi phí của các kỳ (từ 2-3 năm) Nợ TK 631, 661, 635 Các khoản chi. Có TK 643 Chi phí trả trước. (5). Đến kỳ cuối cùng, sau khi phản ánh giá trị các khoản thu hồi như phế liệu, bồi thường vật chất (nếu có), kế toán tính giá trị còn lại của CCDC vào chi phí, ghi: Nợ TK 631, 661, 635 Các khoản chi. Nợ TK 111, 112, 334 Giá trị thu hồi. Có TK 643 Chi phí trả trước. (6). Khi trả trước tiền thuê TSCĐ theo phương thức thuê hoạt động để phục vụ cho hoạt động SXKD, hoạt động sự nghiệp, hoạt động theo đơn đặt hàng của NN cần phân bổ cho nhiều kỳ kế toán, kế toán ghi: Nợ TK 643- Chi phí trả trước Nợ TK 311 (311.3)- Các khoản phải thu (Thuế GTGT được khấu trừ) (nếu có) Có các TK 111, 112, 241, 331 . Định kỳ phân bổ chi phí thuê TSCĐ vào chi hoạt động SXKD, chi hoạt động sự nghiệp, chi theo đơn đặt hàng của NN, ghi: Nợ TK 631, 661, 635 Các khoản chi. Có TK 643 Chi phí trả trước. 2.6. Chi phí quản lý chung 2.6.1. Nguyên tắc hạch toán Khi hạch toán chi phí quản lý chung cần tôn trọng một số quy định sau: - Chỉ áp dụng ở các đơn vị có phát sinh các khoản chi phí quản lý chung liên quan đến các hoạt động HCSN, hoạt động SXKD và các hoạt động khác mà khi phát sinh chi phí không thể xác định cụ thể, rõ ràng cho từng đối tượng sử dụng nên không hạch toán ngay vào các đối tượng chịu chi phí; - Phải hạch toán chi tiết theo từng nội dung chi phí theo yêu cầu quản lý của đơn vị; - Cuối kỳ, kế toán tiến hành tính toán, kết chuyển và phân bổ chi phí quản lý chung vào các tài khoản tập hợp chi phí (TK 631, TK 635, TK 661 ) có liên quan theo tiêu thức phù hợp; - 188 -
  65. - Không hạch toán chi phí quản lý chung trong trường hợp các khoản chi phí quản lý phát sinh xác định được cho từng đối tượng sử dụng và hạch toán trực tiếp vào đối tượng chịu chi phí. 2.5.2. Tài khoản sử dụng Tài khoản 642- Chi phí quản lý chung dùng để phản ánh các khoản chi phí quản lý chung liên quan đến các hoạt động như hành chính sự nghiệp, hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động khác. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 642 Bên Nợ: Các chi phí quản lý chung phát sinh trong kỳ. Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí quản lý chung; - Kết chuyển và phân bổ chi phí quản lý chung vào bên Nợ các TK có liên quan 631, 635, 661, 662, 241. Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ. 2.6. 3. Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu - Khi phát sinh chi phí quản lý chung chưa xác định được cho từng đối tượng sử dụng, ghi: Nợ TK 642- Chi phí quản lý chung Có các TK liên quan. - Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào Bảng phân bổ chi phí quản lý chung để tính toán kết chuyển và phân bổ chi phí quản lý chung vào các tài khoản tập hợp chi phí có liên quan theo tiêu thức phù hợp, ghi: Nợ TK 631- Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh Nợ TK 635- Chi theo đơn đặt hàng của nhà nước Nợ TK 661- Chi hoạt động Nợ TK 662- Chi dự án Nợ TK 241- XDCB dở dang Có TK 642- Chi phí quản lý chung - 189 -
  66. CHƯƠNG VII BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1. MỤC ĐÍCH, NỘI DUNG LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH. Báo cáo tài chính là báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, tình hình cấp phát, tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách của nhà nước, kinh phí viện trợ, tài trợ và tình hình sử dụng từng loại kinh phí. Ngoài ra các đơn vị sự nghiệp có tiến hành hoạt động SXKD còn phải tổng hợp tình hình thu, chi và kết quả của từng hoạt động trong kỳ kế toán. 1.1. Mục đích của báo cáo tài chính. - Tổng hợp và trình bày một cách tổng quát toàn diện và có hệ thống về tình hình tài sản tình hình tiếp nhận quản lý và sử dụng các loại kinh phí của NN cấp. Đồng thời tổng hợp toàn bộ tình hình thu chi của từng loại hoạt động trong đơn vị HC-SN cũng như xác định kết quả của hoạt động SXKD. - Cung cấp các thông tin kinh tế tài chính cần thiết cho việc kiểm tra, kiểm soát các khoản chi. Việc quản lý tài sản của NN, việc phân tích đánh giá về các hoạt động của mỗi đơn vị giúp cho các cơ quan NN, chính phủ nắm bắt được toàn diện các hoạt động của xã hội. Từ đó có các cơ sở để khai thác các nguồn thu cho NS và hoạch định ra các đường lối phát triển về kinh tế, xã hội, đồng thời giúp các đơn vị có được những căn cứ xác đáng để lập kế hoạch hoạt động cho mỗi kỳ và có biện pháp quản lý tài chính ở tại đơn vị một cách hữu hiệu. 1.2. Nội dung của báo cáo tài chính Hệ thống báo cáo tài chính áp dụng cho các đơn vị kế toán HC-SN cấp cơ sở bao gồm các báo cáo sau đây: KỲ HẠN NƠI NHẬN S Ký hiệu TÊN BIỂU BÁO CÁO LẬP Tài Kho Cấp Thống T biểu BÁO CÁO chính bạc trên kê T (*) (*) 1 2 3 4 5 6 7 8 1 B01- H Bảng cân đối tài khoản Quý, x x năm 2 B02- H Tổng hợp tình hình kinh phí Quý, x x x x và quyết toán kinh phí đã sử năm dụng 3 F02-1H Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt Quý, x x x x động năm - 190 -