Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp (Phần 1)

Nội dung text: Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp (Phần 1)

1. CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1. ĐỐI TƯỢNG, NHIỆM VỤ VÀ CHỨC NĂNG CỦA KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1. Đơn vị hành chính sự nghiệp 1.1.1. Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp. Đơn vị hành chính sự nghiệp là đơn vị do Nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nước về một hoạt động nào đó. Đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm: - Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh tế ngân sách nhà nước, gồm: Cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp; Văn phòng Quốc hội; Văn phòng Chủ tịch nước; Văn phòng Chính phủ; Tòa án nhân dân và Viện Kiểm sát nhân dân các cấp; Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện; Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước; Đơn vị sự nghiệp được ngân sách nhà nước đảm bảo một phần hoặc toàn bộ kinh phí; Tổ chức quản lý tài sản quốc gia; Ban Quản lý dự án đầu tư có nguồn kinh phí ngân sách nhà nước; Các Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội, các tổ chức khác được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần kinh phí hoạt động; - Đơn vị vũ trang nhân dân, kể cả Tòa án quân sự và Viện kiểm sát quân sự (Trừ các doanh nghiệp thuộc lực lượng vũ trang nhân dân); - Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước (Trừ các đơn vị sự nghiệp ngoài công lập), gồm: Đơn vị sự nghiệp tự cân đối thu, chi; Các Tổ chức phi chính phủ; Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội tự cân đối thu chi; Tổ chức xã hội; Tổ chức xã hội – nghề nghiệp tự thu, tự chi; Tổ chức khác không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước. 1.1.2. Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp. - Căn cứ vào nguồn thu và khả năng tự trang trải trong quá trình hoạt động. Để phân loại, bên cạnh các đơn vị hành chính sự nghiệp thuần tuý (đơn vị sự nghiệp không có thu) còn có các đơn vị sự nghiệp có thu. + Đơn vị hành chính sự nghiệp không có thu là các đơn vị được ngân sách Nhà nước bảo đảm toàn bộ nguồn kinh phí hoạt động. + Đơn vị sự nghiệp có thu là đơn vị tự bảo đảm một phần hay toàn bộ kinh phí hoạt động thường xuyên, ngân sách nhà nước không phải cấp kinh phí hay chỉ cấp một phần kinh phí bảo đảm hoạt động thường xuyên cho đơn vị. - 1 -
2. - Xét trên góc độ quản lý tài chính có thể chia các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cùng một ngành theo hệ thống dọc thành các đơn vị sau đây: * Đơn vị dự toán cấp I: Đây là các đơn vị cấp cao nhất trong ngành, là các đơn vị trực tíêp nhận ngân sách hằng năm do Thủ thướng Chính phủ hoặc uỷ ban nhân dân giao. Đơn vị dự toán cấp I thực hiện phân bổ, giao dự toán cho đơn vị trực thuộc; chịu trách nhiệm trước Nhà nước về việc tổ chức, thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của đơn vị mình và quyết toán ngân sách của các đơn vị trực thuộc theo quy định. * Đơn vị dự toán cấp II: Đây là đơn vị cấp dưới của đơn vị cấp I, được đơn vị dự toán cấp I giao dự toán và phân bổ dự toán cho đơn vị dự toán cấp III (Trường hợp được sự uỷ quyền của đơn vị dự toán cấp I), chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của đơn vị mình và công tác kế toán và quyết toán của các đơn vị dự toán cấp dưới theo quy định. * Đơn vị dự toán cấp III: Là đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách, được đơn vị cấp I và cấp II giao dự toán ngân sách, có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác và quết toán ngân sách của đơn vị mình và đơn vị sử dụng ngân sách trực thuộc ( nếu có) theo quy định. * Đơn vị cấp dưới của đơn vị dự toán cấp III: Đơn vị cấp dưới của đơn vị cấp III là đơn vị được nhận kinh phí để thực hiện phần công việc cụ thể, khi chi tiêu phải thực hiện công tác kế toán và quyết toán theo quy định. Lưu ý: Việc phân chia các đơn vị dự toán trong một ngành chỉ có tính chất tương đối nghĩa là thứ bậc của đơn vị dự toán không cố định mà tuỳ thuộc vào cơ chế phân cấp quản lý ngân sách của Nhà nước. Do vậy, xác định một đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc đơn vị dự toán cấp nào thì tuỳ thuộc vào mối quan hệ giữa nó với các đơn vị dự toán khác trong ngành hoặc với cơ quan tài chính 1.2. Đối tượng hạch toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp Để tiến hành các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ đã được Nhà nước gia, các đơn vị hành chính sự nghiệp cần có một khối lượng tài sản nhất định. Tài sản của các đơn vị hành chính sự nghiệp chủ yếu là do ngân sách Nhà nước cấp, bao gồm: tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn. Tài sản dài hạn trong đơn vị hành chính sự nghiệp chủ yếu là nhà cửa và các thiết bị phục vụ cho hoạt động chuyên môn của đơn vị. Tài sản ngắn hạn trong đơn vị hành chính sự nghiệp chủ yếu là vật liệu, dụng cụ nhà cửa và các thiết bị phục vụ cho hoạt động chuyên môn của đơn vị và các khoản chi cho hoạt động chuyên môn chưa được quyết toán, chưa duyệt. Quá trinh vận động của tài sản trong quá trình hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp là quá trình chi tiêu các loại tài sản phục vụ cho hoạt động - 2 -
3. chuyên môn của đơn vị. Nguyên tắc cơ bản trong chi tiêu của các đơn vị hành chính sự nghiệp là không bối hoàn trực tiếp các khoản đã chi (trừ đơn vị sự nghiệp có thu). Mọi khoản chi trong các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải theo dự toán và tuân thủ các qui định của chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước. Biểu hiện cụ thể của đối tượng kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có thể tóm tắt như sau: - Tiền và các khoản tương đương tiền - Vật tư và tài sản cố định - Nguồn kinh phí, quỹ. - Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán. - Thu chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạt động - Đầu tư tài chính, tín dụng Nhà nước. - Các tài sản khác có liên quan đế đơn vị kế toán. 1.3. Chức năng của kế toán hành chính sự nghiệp Kế toán hành chính sự nghiệp là một bộ phận cấu thành hệ thống kế toán nhà nước, có chức năng hệ thống tổ chức thông tin (đã kiểm tra) về tình hình tiếp nhận và sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công, tình hình chấp hành các dự toán thu chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của nhà nước ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. 1.4. Nhiệm vụ của kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp. Kế toán phải tiến hành thu thập, ghi chép phản ánh một cách chính xác, kịp thời đầy đủ và tổng hợp các thông tin về nguồn kinh phí và tình hình sử dụng nguồn kinh phí thu, chi các khoản tại đơn vị. Thực hiện việc kiểm tra kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi tình hình thực hiện các tiêu chuẩn định mức, các chỉ tiêu kế toán tài chính của Nhà nước tại đơn vị, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thanh toán thu, nộp đối với ngân sách Nhà nước và các chính sách khác. Các đơn vị dự toán cấp trên phải theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí, sử dụng và quyết toán kinh phí của đơn vị dự toán cấp dưới. Tiến hành lập báo cáo tài chính và nộp đúng hạn các báo cáo, đồng thời phải phân tích (Thuyết minh) hiệu quả sử dụng kinh phí của ngân sách Nhà nước. 2. TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 2.1. Nội dung công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp Là công cụ điều hành, quản lý các hoạt động hành chính, sự nghiệp, công tác kế toán phải thực hiện theo từng phần việc cụ thể đã được quy định Kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp gồm: - 3 -
4. - Kế toán vốn bằng tiền, đầu tư ngắn hạn và vật tư hàng hoá - Kế toán TSCĐ, XDCB và đầu tư tài chính dài hạn - Kế toán các khoản thanh toán - Kế toán nguồn kinh phí trong đơn vị Hành chính sự nghiệp - Kế toán các khoản thu, chi trong đơn vị HCSN - Lập Báo cáo tài chính và phân tích tình hình tài chính của đơn vị Công tác kế toán của từng phần việc được tiến hành qua các bước: lập chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán, tổng hợp lập báo cáo kế toán, kiểm tra và phân tích số liệu, tài liệu kế toán, lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán. 2.2. Hệ thống tài khoản sử dụng Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách Nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác cấp, thu, chi chi họat động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị kế toán hình thành hệ thống tài khoản kế toán. Bộ Tài chính quy định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nước. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản. Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung họat động của đơn vị hành chính sự nghiêp có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hoá của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán nhà nước, nhằm: + Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nhà nước, vốn, quỹ công, đồng thời thoả mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của từng lĩnh vực, từng đơn vị hành chính sự nghiệp. + Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động. + Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiên tính toán thủ công (hoặc bằng máy vi tính ) và thoả mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý Nhà nước. Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp gồm các tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài bảng cấn đối tài khoản. - 4 -
5. Các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản phải phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn kinh phí hình thành tài sản và qua trình sử dụng tài sản tại đơn vị hành chính sự nghiệp. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp ghi sổ kép nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hay nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại. Các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị (như tài sản thuê ngoai, nhận gĩữ hộ, nhận gia công, tạm giữ, ) những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản nhưng cần theo dõi để phục vụ cho việc quản lý, như: Gia trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, nguyên tệ các loại,dự toán chi hoạt động được giao Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp (ghi đơn) nghĩa là ghi vào một bên của một tài khoản thì không ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản khác. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định gồm 7 loại, từ loại 1 đến loại 6 là các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và loại 0 là các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản. DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN (Theo Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2010 Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) S SỐ TÊN TÀI KHOẢN PHẠM VI T HIỆU ÁP DỤNG GHI CHÚ T TK LOẠI 1: TIỀN VÀ VẬT TƯ 1 111 Tiền mặt Mọi đơn vị 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 1113 Vàng, bạc, kim khớ quý, đỏ quý 2 112 Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Mọi đơn vị Chi tiết theo 1121 Tiền Việt Nam từng TK tại 1122 Ngoại tệ từng NH, KB 1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý - 5 -
6. 3 113 Tiền đang chuyển Mọi đơn vị 4 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn Đơn vị có 1211 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn phát sinh 1218 Đầu tư tài chính ngắn hạn khác 5 152 Nguyên liệu, vật liệu Mọi đơn vị 6 153 Cụng cụ, dụng cụ Mọi đơn vị 7 155 Sản phẩm, hàng hoá Đơn vị có hoạt Chi tiết theo 1551 Sản phẩm động SX, KD sản phẩm, 1552 Hàng hoá hàng hoá LOẠI 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 8 211 TSCĐ hữu hình Mọi đơn vị Chi tiết theo 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc yêu cầu quản 2112 Máy móc, thiết bị Lý 2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2115 Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm 2118 Tài sản cố định khác 9 213 TSCĐ vô hình Mọi đơn vị 10 214 Hao mòn TSCĐ Mọi đơn vị 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2142 Hao mòn TSCĐ vô hỡnh 11 221 Đầu tư tài chính dài hạn 2211 Đầu tư chứng khoán dài hạn 2212 Vốn góp 2218 Đầu tư tài chính dài hạn khác 12 241 XDCB dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ LOẠI 3: THANH TOÁN 13 311 Các khoản phải thu Mọi đơn vị Chi tiết theo 3111 Phải thu của khách hàng yêu cấu - 6 -
7. 3113 Thuế GTGT được khấu trừ Đơn vị được quản lý 31131 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng khấu trừ thuế hoá, dịch vụ GTGT 31132 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 3118 Phải thu khác 14 312 Tạm ứng Mọi đơn vị Chi tiết từng ĐT 15 313 Cho vay Đơn vị có dự Chi tiết 3131 Cho vay trong hạn án tín dụng từng ĐT 3132 Cho vay quá hạn 3133 Khoanh nợ cho vay 16 331 Các khoản phải trả Mọi đơn vị Chi tiết từng 3311 Phải trả người cung cấp đối tượng 3312 Phải trả nợ vay 3318 Phải trả khác 17 332 Các khoản phải nộp theo lương Mọi đơn vị 3321 Bảo hiểm xã hội 3322 Bảo hiểm y tế 3323 Kinh phí công đoàn 3324 Bảo hiểm thất nghiệp 18 333 Các khoản phải nộp nhà nước Các đơn vị có 3331 Thuế GTGT phải nộp phát sinh 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Phí, lệ phí 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thuế thu nhập cá nhân 3337 Thuế khác 3338 Các khoản phải nộp khác 19 334 Phải trả công chức, viên chức Mọi đơn vị 3341 Phải trả công chức, viên chức 3348 Phải trả người lao động khác 20 335 Phải trả các đối tượng khác Chi tiết ĐT - 7 -
8. 21 336 Tạm ứng kinh phí 22 337 Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau 3371 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho 3372 Giá trị khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành 3373 Giá trị khối lượng XDCB hoàn thành 23 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới Các đơn vị Chi tiết từng cấp trên ĐV 24 342 Thanh toán nội bộ Đơn vị có phát sinh LOẠI 4 – NGUỒN KINH PHÍ 25 411 Nguồn vốn kinh doanh Đơn vị có hoạt Chi tiết động SXKD từng nguồn 26 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản Đơn vị có phát sinh 27 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái Đơn vị có NT 28 421 Chênh lệch thu, chi chưa xử lý 4212 Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, kinh doanh 4213 Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng Đơn vị có đơn của Nhà nước đặt hàng của Nhà nước 4218 Chênh lệch thu, chi hoạt động khác 29 431 Các quỹ Mọi đơn vị 4311 Quỹ khen thưởng 4312 Quỹ phúc lợi 4313 Quỹ ổn định thu nhập 4314 Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp 30 441 Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ Đơn vị có đầu bản tư 4411 Nguồn kinh phí NSNN cấp XDCB 4413 Nguồn kinh phí viện trợ dự án - 8 -
9. 4418 Nguồn khác 31 461 Nguồn kinh phí hoạt động Mọi đơn vị Chi tiết từng 4611 Năm trước nguồn KP 46111 Nguồn kinh phí thường xuyên 46112 Nguồn kinh phí không thường xuyên 4612 Năm nay 46121 Nguồn kinh phí thường xuyên 46122 Nguồn kinh phí không thường xuyên 4613 Năm sau 46131 Nguồn kinh phí thường xuyên 46132 Nguồn kinh phí không thường xuyên 32 462 Nguồn kinh phí dự án Đơn vị có 4621 Nguồn kinh phí NSNN cấp dự án 4622 Nguồn kinh phí viện trợ 4628 Nguồn khác 33 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng Đơn vị có đơn của Nhà nước đặt hàng của Nhà nước 34 466 Nguồn kinh phí đã hình thành Mọi đơn vị TSCĐ LOẠI 5: CÁC KHOẢN THU 35 511 Các khoản thu Đơn vị có 5111 Thu phí, lệ phí phát sinh 5112 Thu theo đơn đặt hàng của nhà nước 5118 Thu khác 36 521 Thu chưa qua ngân sách Đơn vị có 5211 Phí, lệ phí phát sinh 5212 Tiền, hàng viện trợ 37 531 Thu hoạt động sản xuất, kinh Đơn vị có HĐ doanh SXKD LOẠI 6: CÁC KHOẢN CHI 38 631 Chi hoạt động sản xuất, kinh Đơn vị có hoạt Chi tiết theo doanh động SXKD động SXKD - 9 -
10. 39 635 Chi theo đơn đặt hàng của Nhà ĐV có đơn đặt nước hàng của NN 40 642 Chi phí quản lý chung 41 643 Chi phí trả trước Đơn vị có phát sinh 42 661 Chi hoạt động Mọi đơn vị 6611 Năm trước 66111 Chi thường xuyên 66112 Chi không thường xuyên 6612 Năm nay 66121 Chi thường xuyên 66122 Chi không thường xuyên 6613 Năm sau 66131 Chi thường xuyên 66132 Chi không thường xuyên 43 662 Chi dự án Đơn vị có Chi tiết theo 6621 Chi từ nguồn kinh phí NSNN cấp dự án dự án 6622 Chi từ nguồn viện trợ 6628 Chi từ nguồn khác LOẠI 0: TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 1 001 Tài sản thuê ngoài 2 002 Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công 3 004 Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên 4 005 Dụng cụ lâu bền đang sử dụng 5 007 Ngoại tệ các loại 6 008 Dự toán chi hoạt động 0081 Dự toán chi thường xuyên 0082 Dự toán chi không thường xuyên 7 009 Dự toán chi chương trình, dự án 0091 Dự toán chi chương trình, dự án 0092 Dự toán chi đầu tư XDCB - 10 -
11. 2.3. Lựa chọn hình thức kế toán. Căn cứ vào quy mô hoạt động và hình thức tổ chức sổ kế toán, đơn vị sẽ chọn cho mình một hình thức kế toán cho phù hợp. Tổ chức sổ kế toán thực chất là là việc kết hợp các loại sổ sách có kết cấu khác nhau theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hoá và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý của từng đơn vị hành chính - sự nghiệp. Các hình thức kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính - sự nghiêp, gôm: - Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái. - Hình thức kế toán Nhật ký chung. - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. - Hình thức kế toán trên máy vi tính. Đơn vị kế toán được phép lựa chọn một trong 4 hình thức sổ kế toán cho phù hợp và nhất thiết phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản quy định cho hình thức sổ kế toán lựa chọn: Loại sổ, số lượng, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán. 2.3.1. Hình thức Nhật ký - Sổ cái a. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái. Đăc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ky - Sổ cái là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và được phân loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng 1 quyển sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký - Sổ cái và trong cùng một quá trình ghi chép. Căn cứ ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. b. Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái. Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái. Số hiệu của mỗi chứng từ kế toán (hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả hai phần Nhật ký và phần Sổ cái. bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được lập cho những chứng từ cùng loại (phiếu thu, chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho) phát sinh nhiều lần trong một ngày. Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã dùng để ghi sổ Nhật ký - Sổ cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - 11 -
12. Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật ký - Sổ cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần nhật ký và các cột Nợ, Có của từng tài khoản ở phần Sổ cái để ghi vào dòng phát sinh trong tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh, số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký - Sổ cái. Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng trong sổ Nhật ký - Sổ cái phải đảm bảo các yêu cầu sau: Tổng số tiền của cột Tổng số tiền phát sinh Tổng số tiền phát “ Số tiền phát sinh” = Nợ của tất cả các = sinh Có của tất ở phần Nhật ký tài khoản cả các tài khoản Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. căn cứ vào sổ liệu khoá sổ của các đối tượng được chi tiết lập ”Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký - Sổ cái. - Số liệu trên sổ Nhật ký - Sổ cái, trên sổ, thẻ kế toán chi tiết và “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khoá sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái, được thể hiện như sau: - 12 -
13. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ- SỔ CÁI Chứng từ kế toán Bảng tổng Sổ thẻ kế Sổ quỹ hợpchứng từ kế toán chi tiết toán cùng loại Bảng tổng NHẬT KÝ- SỔ CÁI hợpchi tiết BÁO CÁO TÀI CHNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng 2.3.2. Hình thức Chứng từ ghi sổ. a. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ” dùng để phân loại, hệ thống hoá và xác định nội dung ghi Nợ, Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt. - Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - 13 -
14. + Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên sổ cái. b. Các loại sổ kế toán. + Chứng từ ghi sổ. + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Sổ cái. + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. c. Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. - Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán được kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ. Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên, có nội dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập bảng “Bảng tổng hợp chưng từ kế toán cùng loại”. Từ số liệu cộng trên ”Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ cái. - Cuối tháng sau khi đã ghi hết chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái, kế toán tiến hành khoá Sổ cái để tính ra số phát sinh Nợ, Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản. Trên Sổ cái, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng với số liệu thì sử dụng để lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các chứng từ kế toán kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại” được sử dụng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng khoá sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” được sử dụng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Theo số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết, được đối chiếu với số phát sinh Nợ, Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ cái các tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiện như sau: - 14 -
15. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HèNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ QUỸ BẢNG TỔNG SỔ, THẺ HỢP KẾ TOÁN CHỨNG CHI TIẾT TỪ KẾ TOÁN SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ BẢNG CHỨNG TỪ GHI SỔ TỔNG HỢP SỔ CÁI CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng 2.3.3. Hình thức Nhật ký chung. a. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký Chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký Chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - 15 -
16. b. Các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung. - Nhật ký chung. - Sổ cái. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. c. Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào sổ Nhật ký chung theo trinh tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Trường hợp đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vài sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng, (quý hoặc năm) khoá sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng “bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên Sổ cái được sử dụng để lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính. Về nguyên tắc lập bảng cân đối số phát sinh và trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ thì: Tổng số phát sinh Nợ = Tổng số phát sinh Có Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiện như sau: - 16 -
17. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT B ẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SỔ CÁI BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng 2.3.4. Hình thức kế toán trên máy vi tính. a. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Có nhiều chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong 3 hình thức kế toán kết hợp các hình thức kế toán quy đinh. Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy định ghi trên sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ số liệu kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng phần mềm kế toán phù hợp. Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu sau: - 17 -
18. - Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp có đầy đủ các yếu tố theo quy định của chế độ sổ kế toán. Thực hiện đúng các quy đinh về mở sổ, ghi sổ, khoá sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của luật kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành luật kế toán và của Chế độ kế toán theo quy định. Đơn vị phải căn cứ và các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định tại thông tư số 103/2005/TT – BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của đơn vị. b. Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán đươc thiết kế theo Hình thức kế toán nào thì sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó. Đơn vị có thể thiết kế mẫu số không hoàn toàn giống sổ kế toán ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung theo quy định. c. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, Có để nhập dữ liệu vào cho máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sắn trên phần mềm kế toán. Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác khoá số và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối kỳ kế toán, sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi băng tay. Trình tự kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính được thể hiện như sau: - 18 -
19. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH SỔ KẾ TOÁN CH ỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN MỀM Sổ tổng hợp KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP BÁO CÁO CHỨNG TỪ KẾ TÀI CHÍNH TOÁN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.4. Vận dụng báo cáo tài chính Lập báo cáo tài chính là khâu cuối cùng của công tác kế toán, lập báo cáo tài chính có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, tài sản. Vì vậy, đòi hỏi các đơn vị hành chính, sự nghiệp phải lập và nộp đầy đủ, kịp thời các boá cáo tài chính theo mẫu, thời hạn lập, nộp và nơi gửi báo cáo theo quy định. Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về các số liệu báo cáo, vì vậy phải kiểm tra kỹ các báo cáo tài chính trước khi ký, đóng dấu và gửi đi. Các đơn vị sau có trách nhiệm lập, nộp báo cáo tài chính và duyệt báo cáo quyết toán ngân sách: - Các đơn vị kế toán cấp dưới phải lập, nộp báo cáo tài chính quý, năm và nộp báo cáo quyết toán cho đơn vị cấp trên, cơ quan tài chính và cơ quan thống kê đồng cấp, Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị giao dịch để phối hợp kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh số liệu kế toán liên quan đến thu, chi ngân sách Nhà nước và hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị - Các đơn vị kế toán cấp trên có trách nhiệm kiểm tra, xét duyệt báo cáo quyết toán cho đơn vị kế toán cấp dưới và lập báo cáo tài chính tổng hợp từ các báo cáo tài chính năm của các đơn vị kế toán cấp dưới và các đơn vị kế toán trực thuộc. - 19 -
20. 2.5. Tổ chức kiểm tra kế toán Kiểm tra kế toán là xem xét, đánh giá việc tuân thủ pháp luật về kế toán , sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán. Đơn vị kế toán phải chịu sự kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm quyền và không quá một lần kiểm tra cùng một nội dung trong một năm. Việc kiểm tra kế toán chỉ được thực hiện khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Nội dung kiểm tra kế toán gồm: - Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán - Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán - Kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toán - Kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán Đơn vị kế toán được kiểm tra kế toán có trách nhiệm: cung cấp cho đoàn kiểm tra tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình các nội dung theo yêu cầu của đoàn kiểm tra; thực hiện kết luận của đoàn kiểm tra. Đơn vị kế toán được kiểm tra có quyền từ chối kiểm tra nếu thấy việc kiểm tra không đúng thẩm quyền hoặc nội dung kiểm tra trái với quy định của Luật kế toán; Khiếu nại về kết luận của đoàn kiểm tra với cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra; Trường hợp không đồng ý với kết luận của cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra thì thực hiện theo quy định của pháp luật. 2.6. Tổ chức kiểm kê tài sản Kiểm kê tài sản là việc cân, đo, đong, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thưòi điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán. Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau: - Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính; - Chia, tác, hợp nhất, sát nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp; - Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp; - Xảy ra hoả hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác - Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền - Các trường hợp khác theo quy định cảu pháp luật Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi chép trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính - 20 -
21. Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản, Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê. 3. MỤC LỤC NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC 3.1. Khái niệm và phân loại Mục lục Ngân sách nhà nước 3.1.1. Khái niệm Mục lục Ngân sách nhà nước Hệ thống Mục lục Ngân sách nhà nước là bảng phân loại các khoản thu, chi ngân sách nhà nước theo hệ thống tổ chức Nhà nước, ngành kinh kế và các mục đích kinh tế do Nhà nước thực hiện, nhằm phục vụ cho công tác lập, điều hành, quản lý, kế toán và quyết toán cũng như phân tích các hoạt động tài chính thuộc khu vực Nhà nước. Hệ thống Mục lục Ngân sách nhà nước hoàn chỉnh phải phản ánh được tất cả các giao dịch về thu, chi ngân sách nhà nước theo hệ thống tổ chức, theo ngành kinh tế quốc dân và theo nội dung kinh tế. 3.1.2. Phân loại Mục lục Ngân sách nhà nước Mục tiêu quản lý ngân sách nhà nước trong từng giai đoạn phát triển kinh tế – xã hội của đất nước đòi hỏi Hệ thống Mục lục Ngân sách nhà nước phải được xây dựng trên cơ sở của việc phân loại các nghiệp vụ kinh tế cơ bản để theo dõi, kiểm tra và phân tích thu, chi ngân sách nhà nước. Các giao dịch tài chính của Chính phủ phản ánh tổng hợp hai luồng tiền tệ (Thu và chi). Để đáp ứng các yêu cầu trên, Hệ thống Mục lục Ngân sách nhà nước phải được xây dựng theo các tiêu thức phân loại như sau: + Theo tính chất hoạt động – Ngành kinh tế quốc dân: bao gồm ngành kinh tế cấp I, cấp II và cấp III. Phân loại theo tiêu thức này để trả lời câu hỏi thu ngân sách từ ngành kinh tế nào và chi ngân sách cho ngành kinh tế nào, đồng thời đáp ứng yêu cầu thông tin về thu, chi ngân sách theo chức năng của Nhà nước để so sánh được với các nước trong khu vực và thế giới theo yêu cầu của tổ chức quốc tế. + Theo nội dung kinh tế của thu, chi ngân sách nhà nước (gọi là theo nội dung kinh tế): được phân loại theo nội dung kinh tế của khoản thu, chi ngân sách; chi tiết số thu, chi theo đối tượng quản lý có tính chất gần giống nhau để phục vụ phân tích, quản lý vĩ mô ngân sách nhà nước. Phân loại theo tiêu thức này để trả lời câu hỏi thu, chi ngân sách nhà nước theo nội dung kinh tế cụ thể nào. Ví dụ: Thu từ thuế GTGT hàng nhập khẩu; chi tiền lương, phụ cấp. + Theo tổ chức (gọi là Chương) và cấp quản lý: Phân loại này dựa vào tổ chức hệ thống ngân sách nhà nước (gồm 4 cấp: Trung ương, tỉnh, huyện, xã) tương ứng với tổ chức của hệ thống chính quyền (gọi là cấp quản lý). Trong mỗi - 21 -
22. cấp chính quyền, có hệ thống tổ chức các đơn vị trực thuộc cấp chính quyền đó gọi là Chương (Ví dụ: Bộ Giáo dục Đào tạo, Sở Giáo dục Đào tạo, Phòng Giáo dục Đào tạo). Phân loại theo tiêu thức này để xác định trách nhiệm của các đơn vị thuộc mỗi cấp chính quyền trong việc quản lý ngân sách nhà nước theo phạm vi được giao. Ngoài 3 tiêu thức phân loại chủ yếu nêu trên của Hệ thống Mục lục Ngân sách nhà nước, để phục vụ yêu cầu quản lý còn có một số phân loại bổ trợ như sau: + Phân loại theo địa bàn: Để xác định toàn bộ số thu từ địa bàn nào và toàn bộ số chi ngân sách nhà nước cho một địa bàn là bao nhiêu? + Phân loại theo chương trình, mục tiêu, dự án quốc gia: Để xác định toàn bộ số chi ngân sách nhà nước cho một chương trình, mục tiêu, dự án quốc gia? + Phân loại theo nguồn vốn ngân sách nhà nước: Để xác định chi ngân sách nhà nước từ nguồn vốn nào? 3.2. Hướng dẫn sử dụng Mục lục Ngân sách Nhà nước 3.2.1. Vai trò và yêu cầu của hệ thống Mục lục Ngân sách Nhà nước Một trong những cơ sở đánh giá khả năng quản lý ngân sách Nhà nước của một quốc gia đó là sử dụng công cụ Mục lục Ngân sách Nhà nước. Hệ thống Mục lục Ngân sách Nhà nước có bao quát được các hoạt động kinh tế và các giao dịch kinh tế của Nhà nước thì việc thu thập, phân tích và xử lý số liệu mới đầy đủ; từ đó cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho công tác lập dự toán ngân sách nhà nước, điều hành, quản lý, kiểm soát ngân sách nhà nước; đồng thời cung cấp thông tin cần thiết phục vụ việc đề ra các quyết định phát triển kinh tế – xã hội. Vì vậy, yêu cầu đặt ra đối với xây dựng Hệ thống Mục lục Ngân sách nhà nước ở Việt Nam là phải: - Đáp ứng yêu cầu quản lý, phân cấp ngân sách của các ngành, các cấp, các cơ quan, đơn vị, thể hiện được các khoản thu, chi thống nhất của tài chính công, giúp cho việc lập, chấp hành và quyết toán ngân sách Nhà nước theo chế độ quy định. - Cung cấp thông tin về thực hiện thu, chi ngân sách Nhà nước theo từng ngành kinh tế quốc dân, cũng như theo các chương trình, mục tiêu, dự án quốc gia và theo nội dung kinh tế. - Phản ánh nội dung chính sách kinh tế của Nhà nước, qua đó tìm ra những giải pháp tác động vào chính sách tài khoá của Nhà nước. - 22 -
23. 3.2.1. Những nguyên tắc cơ bản trong xây dựng Hệ thống Mục lục Ngân sách Nhà nước Hệ thống Mục lục Ngân sách Nhà nước được xây dựng theo các nguyên tắc cơ bản sau: - Nguyên tắc đầy đủ: Đảm bảo phản ánh đầy đủ, toàn diện, minh bạch các giao dịch tài chính của Nhà nước nhằm kiểm soát các hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước. - Nguyên tắc thống nhất: Đảm bảo thực hiện thống nhất giữa các ngành, các cấp và các đơn vị; phù hợp với các quy định, chuẩn mực và thông lệ quốc tế. - Nguyên tắc hiệu quả: Phải đáp ứng yêu cầu dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra. - Nguyên tắc hệ thống mở: Thoả mãn và thích ứng về phân cấp quản lý ngân sách, về chế độ thu, chi khi có những thay đổi, bổ sung. 3.2.3. Hệ thống Mục lục Ngân sách Nhà nước hiện hành Hệ thống Mục lục Ngân sách Nhà nước ban hành theo Quyết định số 33/2008/QĐ-BTC của Bộ Tài chính được áp dụng cho công tác lập dự toán, quyết định dự toán, phân bổ giao dự toán, chấp hành dự toán và kế toán, quyết toán thu, chi ngân sách nhà nước bao gồm: - Danh mục mã số chương - Danh mục mã số ngành kinh tế - Danh mục mã số nội dung kinh tế - Danh mục mã số chương trình, mục tiêu quốc gia - Danh mục mã số nguồn ngân sách nhà nước - Danh mục mã số các cấp ngân sách Hiện nay, Hệ thống Mục lục Ngân sách Nhà nước ban hành theo Quyết định số 33/2008/QĐ-BTC được bổ sung, sửa đổi theo Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2010, Thông tư số 144/2011/TT-BTC ban hành ngày 21/10/2011, Thông tư số 110/2012/TT-BTC ngày 03 tháng 07 năm 2012 và Thông tư số 217/2012/TT-BTC ngày 17 tháng 12 năm 2012 của Bộ Tài chính. - 23 -
24. CHƯƠNG II KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN, ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH NGẮN HẠN VÀ VẬT TƯ HÀNG HOÁ 1. KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN, ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH NGẮN HẠN 1.1. Kế toán tiền mặt 1.1.1. Khái niệm tiền mặt Tiền mặt: là tất cả các loại tiền thu, chi tại đơn vị từ tất cả các giao dịch, sự kiện xảy ra trong đơn vị hạch toán. Tiền mặt quản lý tại quỹ tiền mặt gồm: - Tiền Việt Nam đồng. - Tiền Ngoại tệ. - Vàng, bạc, kim khí quý. - Các loại chứng chỉ có giá. 1.1.2. Nội dung thu chi tiền mặt. Thu tiền mặt từ các nguồn: rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc, nhận kinh phí hoạt động, kinh phí đầu tư xây dưng cơ bản, kinh phí dự án, kinh phí theo đơn đặt hàng Nhà nước, bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ, tài sản, các đối tác thanh toán công nợ. Chi tiền mặt cho các mục đích: gửi tiền mặt vào tài khoản ngân hàng, kho bạc, mua tài sản hàng hoá, dịch vụ phục vụ cho các hoạt động, cấp kinh phí cho cấp dưới, thanh toán công nợ cho các đối tác liên quan 1.1.3. Chứng từ kế toán thu chi tiền mặt. Để hạch toán tình hình thu chi tiền mặt kế toán sử dụng các chứng từ sau: + Phiếu thu - Mẫu C21 - H + Phiếu chi - Mẫu C22 - H + Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng - Mẫu C25 - H + Giấy đề nghị tạm ứng - Mẫu C23 - H + Bảng kê vàng, bạc kim khí, đá quý - Mẫu C26a - H + Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc và chứng chỉ có giá) – Mẫu số 26b - H + Biên lai thu tiền - mẫu C27 - H 1.1.4. Tài khoản sử dụng 1.1.4.1. Tài khoản Tiền mặt (TK 111) Kế toán sử dụng TK 111- Tiền mặt để phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt tại đơn vị HCSN bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đã quý, - 24 -
25. kim khí quý. Chỉ phản ánh vào TK 111 giá trị tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ có giá thực tế nhập xuất quỹ đóng vai trò là phương tiện thanh toán. Kết cấu nội dung phản ánh của TK 111 – Tiền mặt được phản ánh như sau: Bên Nợ: các khoản tiền mặt tăng do: - Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đã quý - Số thừa nhập quỹ phát hiện khi kiểm kê - Giá trị ngoại tệ tăng do dánh giá lại ngoại tệ (trường hợp đánh giá tăng) Bên Có: Các khoản tiền mặt giảm do: - Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đã quý. - Số thiếu hụt phát hiện thiếu khi kiểm kê - Giá trị ngoại tệ giảm do đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp đánh giá giảm) Số dư Bên nợ: - Các loại tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý đá quý còn tồn đầu kỳ (cuối kỳ) Tài khoản 111 - Tiền mặt có 4 tài khoản cấp hai: - TK 1111 - Tiền Việt Nam - TK 1112 – Ngoại tệ - TK 1113 – Vàng bạc, kim khí quý, đá quý - TK 1114 – Chứng chỉ có giá 1.1.4.2. Tài khoản Ngoại tệ các loại (TK 007) Tài khoản 007 là tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán, được sử dụng để phản ánh tình hình thu, chi , tồn theo nguyên tệ của từng loại ngoại tệ ở đơn vị. TK 007 phản ánh tình hình biến động của từng loại ngoại tệ hiện sử dụng tại đơn vị, gồm: tiền mặt , tiền gửi ngân hàng hoặc kho bạc Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 007 được phản ánh như sau: Bên Nợ: Số ngoại tệ thu vào (theo nguyên tệ) Bên Có: Số ngoại tệ xuất ra (theo nguyên tệ) Số dư Bên nợ: Số ngoại tệ hiện có (theo nguyên tệ) Tài khoản này không quy đổi các loại ngoại tệ ra đồng Việt Nam, kế toán theo dõi chi tiết theo từng loại nguyên tệ tiền mặt, tiền gửi, thu, chi, gửi vào, rút ra của đơn vị, cùng số tồn quỹ tiền mặt, tồn dư tài khoản tiền gửi 1.1.5. Phương pháp hạch toán.  Phương pháp hạch toán, kế toán tăng tiền mặt (1). Rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc về nhập quý tiền mặt, ghi: - 25 -
26. Nợ TK 111 Số tiền rút về nhập quỹ (2). Có TK 112 Nhận kinh phí bằng tiền mặt do ngân sách cấp trực tiếp, ghi: Nợ TK 111 Tiền mặt Có TK 461, 462, 465, Nhận kinh phí hoạt động sự nghiệp Có TK 441, 465, Nhận kinh phí đầu tư XDCB, Theo đơn đặt hàng Nhà nước - Nếu rút dự toán chi hoạt động hoặc chi dự án, đồng thời ghi: Có TK 008 Dự toán chi hoạt động Có TK 009 Dự toán chi chương trình dự án (3). Khi thu các khoản thu sự nghiệp, phí, lệ phí hoặc các khoản thu khác bằng tiền, ghi: Nợ TK 111 Các khoản thu phí, lệ phí bằng Có TK 511 tiền mặt 4). Khi thu được các khoản phải thu của khách hàng và các đối tượng khác bằng tiền mặt, ghi: Nợ TK 111 Tiền mặt Có TK 311 (3111,3118) Các khoản phải thu (5). Khi được ngân sách Nhà nước hoàn trả lại thuế đầu vào, các khoản tạm ứng khi được kho bạc tạm ứng kinh phí bằng bằng tiền mặt, ghi: Nợ TK 111 Tiền mặt Có TK 311 (3113 - thuế GTGT được hoàn lại) (6).Phản ánh số tiền thừa phát hiện khi kiểm kê quỹ hoặc chênh lệch sổ kế toán với số dư của ngân hàng chưa xác đinh được nguyên nhân, ghi: Nợ TK 111 Tiền mặt (số tiền thừa ) Có TK 331 (3318) Cá khoản phải trả (7). Khi thu được lãi cho vay, lãi tín phiếu, trái phiếu (trừ lãi cho vay của đơn vị thực hiện dự án tín dụng) hoặc thu tiền bán sản phẩm hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tương chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT, ghi: - 26 -
27. Nợ TK 111 Tiền mặt (Tổng giá thanh toán) Có TK 531 Thu hoạt động SXKD, cung ứng dịch vụ (8). Thu tiền bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ bằng tiền, trường hợp hàng hoá, dịch vụ, sản phẩm thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, ghi: Nợ TK 111 Tiền mặt Có TK 531 Thu hoạt động sản xuất kinh doanh (giá bán chưa thuế) Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (33311 thuế GTGT đầu ra) (9). Thu hồi số kinh phí cấp dưới không chi hết nộp lên bằng tiền mặt kế toán đơn vị cấp trên, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 341 - Kinh phí cấp cho cấp dưới (10). Khi nhận được viên trợ không hoàn lại bằng tiền mặt nhập quỹ, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 521 - Thu chưa quan ngân sách Có TK 461, 462, 465, 441 (11). Khi cán bộ, công nhân viên chức nộp BHXH, BHYT, bằng tiền mặt, ghi: Nợ TK 111 Tiền mặt Có TK 332 Các khoản phải nộp theo lương  Phương pháp hạch toán, kế toán giảm tiền mặt (1). Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng, kho bạc, ghi: Nợ TK 112 Số tiền mặt gửi vào ngân hàng Có TK 111 (2). Chi tiền mặt mua nguyên liêu, vật liệu, dụng cụ để dùng cho hoạt động HCSN, dự án, thực hiện đơn đặt hàng Nhà nước, hoặc để đầu tư XDCB, ghi: Nợ TK 152, 153 Nguyên liệu, vật liêu, công cụ ,dụng cụ Có TK 111 Tiền mặt ( chi tiết, TK cấp hai phù hợp) (3). Khi chi tiền mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, dịch vụ ,TSCĐ để dùng vào hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ thuộc đối - 27 -
28. tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế thì giá trị nguyên liệu,vật liệu, công cụ, dụng cụ hàng hoá phản ánh là giá chưa có thuế GTGT, ghi: Nợ TK 152, 153, 155 Nợ TK 631 - Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 211, 213 Nợ TK 311 - Các khoản phải thu (3113-Thuế GTGT được khấu trừ) Có TK 111 - Tiền mặt (4). Khi chi tiền mặt mua TSCĐ về đưa vào sử dụng ngay cho hoạt động HCSN, dự án, theo đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi: BT1: Phản ánh nguyên giá TSCĐ Nợ TK 211, 213 Nguyên giá TSCD (Tổng giá thanh toán) CóTK 111 Tiền mặt ( Tổng giá thanh toán) BT2: Ghi tăng nguoồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Nợ TK 431 – Các quỹ (nếu TSCĐ mua bằng các quỹ) Nợ TK 661, 662, 635 Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (5). Khi xuất quỹ thanh toán các khoản nợ phải trả, các khoản nợ vay hoặc chi trả tiền lương, các khoản phải nộp Nhà nước, các khoản phải nộp theo lương, các khoản chi hộ cấp trên, cáp dưới hoặc các khoản thanh toán vẵng lai nội bộ hoặc chi trả đối tượng khác và các khoản phải trả khác bằng tiền mặt, ghi: Nợ TK 331 Các khoản phải trả ( 3311, 3312, 3313) Nợ TK 332, 333 Các khoản phải nộp (Theo lương hoặc NN) Nợ TK 335 Phải trả đối tượng khác Nợ TK 342 Thanh toán nội bộ Nợ TK 334 Phải trả công nhân viên chức Có TK 111 Tiền mặt (6). Chi tạm ứng hoặc chi các quỹ bằng tiền mặt, ghi: Nợ TK 431 Các quỹ Nợ TK 312 Chi tam ứng Có TK 111 Tiền mặt - 28 -
29. (7). Mua chứng khoán và đầ tư tài chính băng tiền mặt, ghi: Nợ TK 121 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn Nợ TK 221 Đầu tư chứng khoán dài hạn Có TK 111 Tiền mặt (8). Xuất quỹ cho vay ( Đơn vị thực hiện dự án tín dụng), ghi: Nợ TK 313 - Cho vay Có TK 111 - Tiền mặt (9). Số tiền mặt thiếu hụt khi kiểm kê tại quỹ chưa xác định được nguyên nhân, ghi: Nợ TK 311 (3118) - Các khoản phải thu Có TK 111 - Tiền mặt 1.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng 1.2.1. Khái niệm tiền gửi ngân hàng Tiền gửi ngân hàng, kho bạc của các đơn vị HCSN bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. 1.2.2. Nội dung thu chi tiền gửi Ngân hàng, kho bạc: + Tiền gửi ngân hàng, kho bạc được tăng lên chủ yếu là do: Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng, kho bạc, nhận được các khoản kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, kinh phi đầu tư XDCB, nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng Nhà nước cấp bằng chuyển khoản, bán hàng hàng hoá, dịch vụ, tài sản bằng chuyển khoản, thanh toán công nợ bằng chuyển khoản + Kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc chi ra do các mục đích sau: Rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc về quỹ tiền mặt để thanh toán, thanh toán tiền mua hàng hoá, dịch vụ, tài sản bằng chuyển khoản hoặc thanh toán công nợ bằng chuyển khoản. Kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc cần tôn trọng một số quy định sau: + Kế toán phải theo dõi từng loại nghiệp tiền gửi (Tiền gửi về kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, tiền gửi về đầu tư XDCB và các loại tiền gửi ngân hàng, kho bạc). Định kỳ kế toán phải kiểm tra đối chiếu nhằm đảm bảo số liệu gửi và tồn cuối kỳ tiền gửi khớp đúng với số liệu của ngân hàng, kho bạc quản lý. Nếu có chênh lệch phải báo ngay cho ngân hàng, kho bạc để xác nhận và điều chỉnh kịp thời. + Phải chấp hành nghiêm chỉnh chế độ lưu thông tiền tệ và những quy định có liên quan đến luật ngân sách hiện hành của Nhà nước. - 29 -
30. 1.2.3. Chứng từ kế toán. Căn cứ để ghi số tiền gửi ngân hàng, kho bạc là các chứng từ: giấy báo Có, giấy báo Nợ hoặc bảng sao kê của ngân hàng, kho bạc kèm theo chứng từ gốc (uỷ nhiệm thu chi, bảng nộp séc). Khi nhận được giấy báo có hoặc bảng sao kê của ngân hàng, kho bạc, kế toán phải đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu đảm bảo khớp đúng, kế toán định khoản và ghi vào sổ kế toán có liên quan. Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu kế toán với số liệu của ngân hàng, kho bạc, đơn vị phải báo cho ngân hàng, kho bạc biết để cùng đối chiếu, điều chỉnh kịp thời. 1.2.4. Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán. 1.2.4.1. Tài khoản sử dụng. Để hạch toán tổng hợp tiền gửi ngân hàng, kho bạc kế toán sử dụng TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc. Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm tất cả các loại tiền của đơn vị HCSN gửi tại ngân hàng, kho bạc (bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc ) Nội dung và kết cấu của TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc như sau: Bên Nợ: Các loại tiền gửi ngân hàng, kho bạc tăng do: - Các loại tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc gửi vào ngân hàng, kho bạc - Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại ngoại tệ (Trường hợp đánh giá tăng) - Các loại kinh phí, vốn cấp phát, rút dự toán, hạn mức bằng bằng tiền gửi ngân hàng, kho bạc - Các khoản điều chỉnh tăng lên do ghi sót, nhầm. Bên Có: Các loại tiền giảm gửi ngân hành, kho bạc giảm do: - Các loại tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc rút về quỹ tiền mặt - Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại số dư ngoại tệ (Trường hợp ngoại tệ giảm) - Chi tiền gửi thanh toán, chi trả, cho vay Số dư Bên Nợ: Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý còn gửi ở ngân hàng, kho bạc đầu kỳ (hoặc cuối kỳ). - Theo chế độ hiện hành TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc có 3 tài khoản cấp 2: + TK 1121 - Tiền Việt Nam + TK 1122 - Ngoại tệ + TK 1123 - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý 1.2.4.2 .Phương pháp hạch toán kế toán thu tiền gửi ngân hàng, kho bạc. (1). Khi nộp, gửi tiền mặt vào ngân hàng, kho bạc, ghi: - 30 -
31. Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc CóTK 111 Tiền mặt (2). Khi thu được các khoản nợ phải thu bằng tiền gửi ngân hàng, kho bạc – căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, kho bạc (Thu tạm ứng, thu vốn vay ), ghi: Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 311 Các khoản phải thu Có TK 342 Thanh toán nội bộ Có TK 312, 313 Tạm ứng, thu hồi vốn vay Có TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới (3). Khi nhận được kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, kinh phí theo đơn đặt hàng Nhà nước, Nguồn vốn kinh doanh và kinh phí đầu tư XDCB bằng chuyển khoản, ghi: Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 461, 462 Nguồn kinh phí hoạt động, dự án Có TK 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng Nhà nước Có TK 441 Nguồn kinh phí xây dựng cơ bản - Nếu trường hợp tiền gửi ngân hàng, kho bạc tăng do rút dự toán thì kế toán, ghi Có TK 008 - (Nếu rút dự toán chi hoạt động) hoặc ghi Có TK 009 - (Nếu rút dự toán chi dự án) (4). Khi thu được lãi cho vay (trừ lãi thu được về cho vay vốn của đơn vị thực hiện dự án tín dụng) lãi tín phiếu trái phiếu bằng tiền gửi, ghi: Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc. Có TK 531 Thu hoạt động SXKD dịch vụ. (5). Khi bán hàng hoá, sản phẩm, cung cấp dịch vụ thu băng tiền gửi ngân hàng. - Nếu bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế thì doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ là giá chưa có thuế GTGT, ghi: Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 531 Thu hoạt động SXKD, dịch vụ Có TK 333 Các khoản phải nộp Nhà nước (3331 thuế GTGT ) - 31 -
32. - Nếu bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán, ghi: Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 531 Thu hoạt đông SXKD dịch vụ (6). Khi thu hồi các khoản nợ phải thu của khách hàng, và các đối tượng khác, thuế GTGT được Ngân sách hoàn lại bằng tiền gửi ngân hàng, ghi: Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Các khoản thu (3113 - Thuế GTGT được Có TK 311 khấu trừ (7). Khi thu hồi các khoản nợ cho vay nợ cho vay (nợ gốc) bằng tiền gửi của các đối tượng vay (ở đơn vị thực hiện dự án tín dụng) trong các trường hợp trong hạn, quá hạn và khoanh nợ, ghi: Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 313 Cho vay (3131, 3132, 3133) (8). Khi thu hồi được các khoản giảm chi bằng tiền gửi ngân hàng, kho bạc ở các hoạt động sự nghiệp, dự án, hoạt động SXKD, hoạt động theo đơn đặt hàng cuả Nhà nước, hoạt động XDCB, ghi: Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 661 Chi hoạt động Có TK 662 Chi hoạt động dự án CóTK 635 Chi theo đơn đặt hàng Nhà nước CóTK 631 Chi hoạt động SXKD Có TK 241 Chi hoạt động XDCB dở dang (9). Khi nhận được tiền viện trợ không hoàn lại bằng tiền gửi ngân hàng, kho bạc, ghi: Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Thu chưa qua Ngân sách (Nếu chưa có chứng từ Có TK 521 ghi thu chi Ngân sách khi viện trợ) Tuỳ theo mục đích viện trợ (Nếu có chứng từ Có TK 461, 462, 411 ghi thu, chi Ngân sách) (10). Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kho bạc về các khoản tiền đang chuyển đã vào tài khoản của đơn vị, ghi: - 32 -
33. Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 113 Tiền đang chuyển (11). Khi thu hồi kinh phí cấp cho cấp dưới không chi hết nộp lên bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán đơn vị cấp trên, ghi: Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 341 kinh phí cấp cho cấp dưới (12). Khi nhận được số tiền của các đơn vị hoặc cá nhân bên ngoài gửi vào ngân hàng, kho bạc, ghi: Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 331 Các khoản phải trả (3312- Phải trả nợ vay) (13). Cuối năm đánh giá lại số dư tiền gửi ngân hàng, kho bạc bằng ngoại tệ theo quy dịnh của Bộ tài chính (Trường hợp ngoại tệ tăng) Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 413 Chênh lệch tỷ giá  Kế toán chi tiền gửi ngân hàng, kho bạc (1). Rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc về nhập quỹ tiền mặt, ghi: Nợ TK 111 Tiền mặt Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng,kho bạc (2). Mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho để dùng cho hoạt động HCSN, dự án, thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước hoặc để đầu tư XDCB, ghi: Nợ TK 152, 153 Nguyên liệu, vật liệu, CCDC (Tổng giá TT) Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng,kho bạc (3). Chi tiền ngửi ngân hàng, kho bạc mua TSCĐ về sử dụng cho hoạt động HCSN, dự án. thực hiện theo đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi: BT1: Phản ánh nguyên giá TSCĐ Nợ TK 211, 213 Nguyên liệu, vật liệu, CCDC (Tổng giá TT) Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc - 33 -
34. BT2: Kết chuyển nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Nợ TK 431, 441,461, 462 Kết chuyển nguồn tương ứng Có TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (4). Chi tạm ứng, cho vay, thanh toán các khoản phải trả, phải nộp theo lương, phí, lệ phí và các khoản nộp Nhà nước băng tiền gửi ngân hàng, ghi: Nợ TK 312, 313 Chi tạm ứng, chi cho vay Nợ TK 331 Các khoản phải trả Nợ TK 333 (3331, 3332, Các khoản phải nộp Nhà nước 3338) Nợ TK 332 (3321, 3322 3323) Các khoản phải nộp theo lương Có TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (5). Khi cấp kinh phí cho cấp dưới hoặc thanh toán các khoản vãng lai nội bộ bằng tiền gửi ngân hàng, ghi: Nợ TK 342 Thanh toán nội bộ Nợ TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc (6). Chi tiền gửi ngân hàng, kho bạc cho các mục đích XDCB, chi hoạt động, chi hoạt động SXKD, chi thực hiện dự án, ghi; Nợ TK 241 Chi hoạt động XCB Nợ TK 631 Chi hoạt động SXKD Nợ TK 661, 662 Chi hoạt động, chi dự án Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng,kho bạc - Nếu cuối niên độ kế toán, theo chế độ tài chính quy định đơn vị phải nộp lại số kinh phí không sử dụng hết, khi nộp lại số kinh phí bằng tiền gửi ngân hàng, ghi: Nợ TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động Nợ TK 462 Nguồn kinh phí dự án Nợ TK 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của NN Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng,kho bạc (7). Mua vật liệu, công cụ, dụng cu, hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ, TSCĐ để dùng vào hoạt động SXKD - 34 -
35. - Nếu hàng hóa, sản phẩm, công cụ ,dụng cụ, thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế thì giá thanh toán phản ánh theo giá mua chưa có thuế, ghi: Nợ TK 152, 153, 155 (Nếu qua nhập kho) Chi hoạt động SXKD (Nếu sử dụng ngay cho Nợ TK 631 hoạt động SXKD) Nợ TK 211, 213 (Nếu mua TSCĐ đưa vào sử dụng ngay) Nợ TK 311 Các khoản PT (3113 Thuế GTGT được KT) Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc (Tổng giá TT) - Nếu hàng hóa, sản phẩm, công cụ ,dụng cụ, thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đốí tượng chịu thuế thì giá thanh toán phản ánh là tổng giá thanh toán, ghi: Nợ TK 152, 211,213 (Nếu qua nhập kho) Chi hoạt động SXKD (Nếu sử dụng ngay cho Nợ TK 631 hoạt động SXKD) Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng,kho bạc (Tổng TT) (8). Khi đơn vị làm thủ tục chuyển tiền gửi ngân hàng, kho bạc cho đơn vị khác nhưng chưa nhận đươc giấy báo Nợ của ngân hàng, kho bạc, ghi; Nợ TK 113 Tiền đang chuyển Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng,kho bạc (Tổng giá TT) (9). Cuối kỳ kế toán năm, kế toán đánh giá lại số dư tiền gửi ngân hàng, kho bạc bằng ngoại tệ theo quy định của Bộ tài chính, ghi: Nợ TK 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái (Trường hợp giảm ) Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng,kho bạc (Tổng giá TT) 1.3. Kế toán tiền đang chuyển 1.3.1. Khái niệm tiền đang chuyển Tiền đang chuyển là các khoản tiền của đơn vị đã làm thủ tục chuyển tiền vào ngân hàng, kho bạc hoặc đã gửi bưu điện để chuyển cho ngân hàng, kho bạc hoặc đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng, kho bạc để trả cho đơn vị cấp trên, cấp dưới hoặc đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ, báo Có của ngân hàng, kho bạc. Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang chuyển trong các trường hợp sau: - Thu tiền mặt hoặc séc từ bán hàng nộp vào ngân hàng, kho bạc - 35 -
36. - Chuyển tiền qua bưu điện để trả các đơn vị khác - Tiền đang chuyển từ tài khoản tiền gửi ngân hàng, kho bạc để nộp cho đơn vị cấp trên hoặc cho đơn vị cấp dưới hoặc trả cho tổ chức, đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng, kho bạc. 1.3.2. Chứng từ, sổ sách kế toán - Phiếu chi (Mẫu C31 - BB) - Giấy nộp tiền vào TK (Mẫu C4 - 12/KB) - Bảng kê nộp séc (Mẫu C4 - 13/KB) - Các loại giấy báo Nợ và báo Có - Các bảng kê của Ngân hàng hoặc KBNN - Sổ tổng hợp (tuỳ theo các hình thức kế toán để áp dụng) - Sổ chi tiết các TK (Mẫu số 33 - H) 1.3.3. Tài khoản kế toán sử dụng Kế toán tiền đang chuyển sử dụng tài khoản 113 - Tiền đang chuyển Nội dung và kết cấu của TK 113 Bên Nợ: - Các khoản tiền đã xuất quỹ nộp vào ngân hàng, kho bạc các khoản thu gửi vào ngân hàng, kho bạc nhưng chưa nhận được giấy báo Có của ngân hàng, kho bạc - Các khoản tiền gửi đã làm thủ tục chuyển trả cho đơn vị, tổ chức khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng, kho bạc. Bên Có: - Khi nhận được giấy báo Có hoặc Bảng sao kê số tiền đang chuyển đã vào tài khoản. - Nhận được giấy báo Nợ về số tiền đã chuyển trả cho đơn vị, tổ chức khác hoặc thanh toán nội bộ Số dư Bên Nợ: Các khoản tiền còn đang chuyển. 1.3.3. Phương pháp hạch toán (1) Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng, kho bạc nhưng chưa nhận được giấy báo Có của ngân hàng, kho bạc ghi: Nợ TK 113 Tiền đang chuyển Có TK 111 Tiền mặt (2) Ngân hàng, kho bạc báo Có các khoản tiền đang chuyển đã vào tài khoản của đơn vị, kế toán ghi: Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng,kho bạc Có TK 113 Tiền đang chuyển - 36 -
37. (3) Ngân hàng, kho bạc báo Nợ về số tiền đã chuyển trả cho người bán: Nợ TK 331 Các khoản phải trả Có TK 113 Tiền đang chuyển (4) Khách hàng trả tiền mua hàng bằng séc nhưng chưa nhận được giấy báo Có của ngân hàng, kho bạc: Nợ TK 113 Tiền đang chuyển Có TK 311 Các khoản phải thu (5) Thu tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ và các khoản nợ của khách hàng nộp vào ngân hàng, kho bạc không qua quỹ tiền mặt của đơn vị nhưng chưa nhận được giấy báo Có của ngân hàng, kho bạc: Nợ TK 113 Tiền đang chuyển Có TK 311 Các khoản phải thu Có TK 531 Thu hoạt động sản xuất kinh doanh 1.4. Kế toán đầu tư tài chính ngắn hạn 1.4.1. Khái niệm đầu tư tài chính ngắn hạn Đầu tư tài chính ngắn hạn là việc bỏ vốn mua các loại chứng khoán có thời hạn thu hồi dưới một năm (như tín phiếu kho bạc, kỳ phiếu ngân hàng ) hoặc mua vào với mục đích bán chứng khoán khi có lời (cổ phiếu, trái phiếu) để tăng thu nhập và các loại đầu tư khác như góp vốn, góp tài sản vào các đơn vị khác có thời hạn thu hồi không quá một năm với mục đích tăng thu nhập Chứng khoán đầu tư ngắn hạn các đơn vị hành chính sự nghiệp được phép đầu tư gồm: - Trái phiếu: trái phiếu công ty, tín phiếu kho bạc, kỳ phiếu ngân hàng - Chứng khoán có giá trị khác Các khoản đầu tư ngắn hạn khác gồm: - Tiền gửi có kỳ hạn dưới 12 tháng - Chuyển tài sản, tiền vốn từ quỹ phúc lợi và quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp hoặc từ các nguồn khác không phải NSNN cấp hoặc không có nguồn gốc từ NSNN để góp vốn vào đơn vị khác - Dùng vốn huy động từ các cá nhân, tổ chức khác để đem góp vốn 1.4.2. Chứng từ, sổ sách kế toán - Phiếu chi (Mẫu C31 - BB) - Phiếu thu (Mẫu C30 - BB) - Các loại giấy báo Nợ và báo Có, - 37 -
38. 1.4.3.Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 121 - Đầu tư tài chính ngắn hạn để phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn từ các nguồn không phải do ngân sách cấp hoặc không có nguồn gốc từ ngân sách. Nội dung và kết cấu TK 121 Bên Nợ: - Trị giá thực tế chứng khoán đầu tư ngắn hạn mua vào - Trị giá thực tế các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn khác Bên Có: - Giá trị chứng khoán đầu tư ngắn hạn bán ra, đáo hạn hoặc được thanh toán theo giá trị ghi sổ - Giá trị các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn khác khi thu hồi theo giá trị ghi sổ Số dư Bên Nợ: Trị giá thực tế chứng khoán đầu tư ngắn hạn và các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn khác do đơn vị sự nghiệp đang nắm giữ. 1.4.4. Phương pháp hạch toán (1) Khi mua chứng khoán đầu tư ngắn hạn, kế toán ghi sổ theo giá thực tế Nợ TK 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn Có TK 111, 112 Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng (2) Trường hợp đơn vị mua trái phiếu nhận lãi trước + Khi mua trái phiếu căn cứ vào chứng từ mua (gồm giá gốc mua và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc mua trái phiếu) Nợ TK 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn Có TK 331 Các khoản phải trả Có TK 111,112 Số tiền thực trả + Định kỳ tính và phân bổ số lãi nhận trước theo số lãi phải thu từng kỳ Nợ TK 331 Các khoản phải trả Có TK 531 Thu hoạt động sản xuất kinh doanh + Khi trái phiếu đến kỳ đáo hạn hoặc thanh toán Nợ TK 111,112 Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn (3) Trường hợp mua trái phiếu nhận lãi định kỳ + Khi mua trái phiếu - 38 -
39. Nợ TK 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn Có TK 111, 112 Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng + Định kỳ tính lãi phải thu từng kỳ Nợ TK 111, 112 Nợ TK 311 - Các khoản phải thu Có TK 531 - Thu hoạt động sản xuất kinh doanh + Khi thanh toán trái phiếu đến hạn Nợ TK 111,112 Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn Có TK 531 Thu hoạt động sản xuất kinh doanh (4) Khi bán chứng khoán + Trường hợp bán chứng khoán có lãi: Nợ TK 111,112 Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn Có TK 531 Thu hoạt động sản xuất kinh doanh + Trường hợp bán chứng khoán bị lỗ: Nợ TK 111,112 Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Nợ TK 631 Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn 2. KẾ TOÁN VẬT TƯ HÀNG HOÁ 2.1. Kế toán nguyên liệu, vật liệu 2.1.1. Khái niệm, nguyên tắc kế toán nguyên liệu, vật liệu 2.1.1.1. Khái niệm nguyên liệu, vật liệu Nguyên liệu, vật liệu trong các đơn vị Hành chính sự nghiệp bao gồm: - Các loại vật liệu, phụ tùng thay thế - Các loại vật liệu dùng cho công tác quản lý và văn phòng - Các loại nguyên, vật liệu dự trữ dùng cho công tác chuyên môn - Các loại vật liệu khác 2.1.2. Nguyên tắc kế toán nguyên liệu, vật liệu Kế toán nguyên liệu, vật liệu ở các đơn vị phải tôn trọng các nguyên tắc sau: - 39 -
40. - Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu phải được thực hiện đồng thời cả ở kho và ở phòng kế toán. - Chỉ hạch toán vào TK 152 giá trị nguyên liệu, vật liệu thực tế nhập, xuất qua kho. - Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết nguyên liệu, vật liệu cả về số lượng, giá trị từng thứ vật liệu nhập, xuất, tồn kho. * Xác định giá trị thực tế nguyên liệu, vật liệu nhập kho: + Đối với nguyên liệu, vật liệu mua ngoài dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước thì giá thực tế nhập kho là gía chưa có thuế ghi trên hoá đơn. Các chi phí liên quan như thu mua, vận chuyển nguyên liệu, vật liệu tập hợp trực tiếp vào tài khoản chi phí có liên quan đến việc sử dụng vật liệu đó. + Đối với nguyên liệu, vật liệu mua ngoài dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì giá nhập kho là giá mua chưa có thuế nếu đơn vị nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế và là giá đã có thuế nếu đơn vị nộp thuế theo phương pháp trực tiếp + Giá trị thực tế nguyên liệu, vật liệu thu hồi ghi theo giá do Hội đồng đánh giá của đơn vị quyết định. + Giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tự chế là toàn bộ chi phí thực tế đã bỏ ra để sản xuất, chế biến vật liệu. * Xác định giá thực tế nguyên liệu vật liệu xuất kho: Các đơn vị có thể áp dụng một trong bốn phương pháp sau:  Phương pháp thực tế giá bình quân gia quyền (Phương pháp đơn vị bình quân) Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức sau: Giá thực tế từng loại Số lượng của từng loại Giá đơn vị nguyên liệu, vật liệu = Nguyên liệu, vật liệu x bình quân xuất dùng xuất dùng từng loại - Trong đó giá đơn vị thực bình quân từng loại theo một trong ba cách sau: Giá thực tế từng loại NL, VL Giá đơn vị bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ từng loại NL, VL cả = Lượng thực tế từng loại NL, VL kỳ dự trữ tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ - 40 -
41. - Phương pháp đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhưng có độ chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán cộng dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công việc quyết toán. Giá thực tế từng loại NL, VL Giá đơn vị bình quân từng tồn kho cuối kỳ trước = loại NL, VL cuối kỳ trước Lượng thực tế từng loại NL, VL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ - Phương pháp này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động NL, VL trong kỳ, tuy nhiên không chính xác và không tính đến sự biến động của giá cả kỳ này. Giá thực tế từng loại NL, VL Giá đơn vị bình quân từng sau mỗi lần nhập loại NL, VL sau mỗi lần = Lượng thực tế từng loại NL, VL nhập sau mỗi lần nhập - Phương pháp đơn vị giá bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục được cả hai phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức và phải tính toán nhiều lần.  Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO). Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước thì mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu, hàng hoá, công cụ, dụnh cụ, sản phẩm mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu, sản phẩm, công cụ, hàng hoá tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm.  Phương phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO). Theo phương pháp này giả định những hàng hoá, sản phẩm, công cụ, dụng cụ mua sau cùng sẽ được xuất trước, ngược lại với phương pháp nhập trước, xuất trước ở trên. Phương pháp nhập sau xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát.  Phương pháp trực tiếp. Theo phương pháp này thì vật liệu, dụng cụ,, hàng hoá được tính theo giá trị đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lức xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu, công cụ , sản phẩm, hàng hóa đó. Do vậy phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay - 41 -
42. phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá có giá trị cao và có tính cách biệt. 2.1.2. Chứng từ, sổ sách kế toán. - Hoá đơn mua hàng - Bảng kê mua hàng (Mẫu C24 - HD) - Phiếu nhập kho (Mẫu C20 - HD) - Phiếu xuất kho (Mẫu C21 - HD) - Biên bản kiểm kê sản phẩm, vật tư, hàng hoá (Mẫu C23 - HD) - Sổ kho - Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá - Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá 2.1.3. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu để phản ánh số hiện có, tình hình biến động giá trị các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho để sử dụng cho các hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp Nội dung và kết cấu TK 152 Bên Nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho (mua ngoài, cấp trên cấp, tự chế ) - Trị giá thực tế nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê Bên Có: - Giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho - Giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu phát hiện thiếu khi kiểm kê Số dư Bên Nợ: Giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu hiện còn trong kho của đơn vị 2.1.4. Phương pháp hạch toán  Kế toán các nghiệp vụ biến động tăng nguyên liệu, vật liêu (1). Nhập kho nguyên liệu,vật liệu mua ngoài dùng cho các hoạt động sự nghiệp, dự án. thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước hoặc để đầu tư XDCB (Không dùng cho hoạt động SXKD), ghi: Nợ TK 152 Nguyên liệu, vật liệu (Tổng giá TT) Có TK 111, 112 Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 331 Các khoản phải trả (3311 - phải trả người bán) (2). Nhập kho nguyên liệu, vật liệu do được cấp kinh phí để dùng cho các hoạt động HCSN, dự án, thực hiện đơn đặt hàng Nhà nước hoặc để đầu tư XDCB (không sử dụng cho hoạt động SXKD), ghi: - 42 -
43. Nợ TK 152 Nguyên liệu, vật liệu (Tổng giá TT) Có TK 441 Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có TK 461, 462 Nguồn kinh phí hoạt động, dự án Có TK 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của NN (3). Nhập kho nguyên liệu, vật liệu mua ngoài bằng tiền tạm ứng hoặc chưa trả cho người bán hoặc do vay mượn của đơn vị khác, ghi: Nợ TK 152 Nguyên liệu, vật liệu Có TK 312 Tạm ứng Có TK 331 Các khoản phải trả (4). Các loại nguyên liệu, vật liệu xuất dụng nhưng sử dụng không hết nhập lại kho, ghi: Nợ TK 152 Nguyên liệu, vật liệu Có TK 241 Chi XDCB dở dang Có TK 661, 662 Chi hoạt động, chi dự án Có TK 635 Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước (5). Nhập kho các loại nguyên liệu, vật liệu được viện trợ không hoàn lại nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, chi ngân sách theo quy định của chế độ tài chính hiện hành, ghi: Nợ TK 152 Nguyên liệu, vật liệu Có TK 521 Thu chưa qua ngân sách (6). Khi nhập khẩu nguyên liệu, vật liệu để dùng cho hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế: Nợ TK 152 Nguyên liệu, vật liệu Các khoản phải nộp Nhà nước (3337 – thuế Có TK 333 khác)(chi tiết thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ - đặc biệt) (nếu có) Có TK 111, 112, 331 Tổng giá thanh toán Đồng thời phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ, ghi: Các khoản phải thu (3113 - thuế GTGT được Nợ TK 311 khấu trừ Thuế GTGT phải nộp (33312 - thuế GTGT hàng Có TK 3331 nhập khẩu) - 43 -
44. (8). Kiểm kê nguyên liệu, vật liệu phát hiện thừa chưa xác định được nguyên nhân, ghi: Nợ TK 152 Nguyên liệu, vật liệu Có TK 331 Các khoản phải trả (3338 - phải trả khác) Chú ý: Các chi phí phát sinh trong qua trình thu mua nguyên liệu, vật liệu được phản ánh trực tiếp vào chi phí cho các đối tượng sử dụng: Nợ TK 661, 662, 635,643,241 Chi tiết đối tượng sử dung Có TK 111, 112, 331 Tiền mặt, tiền gửi,  Kế toán các nghiệp vụ biến động giảm nguyên liệu, vật liêu (1). Khi xuất kho nguyên liệu, vật liệu sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, theo đơn đặt hàng của Nhà nước, XDCB, , ghi: N ợ TK 661, 662, 635, 643,241 Chi tiết đối tượng sử dung Có TK 152 Nguyên liệu, vật liệu (2). Khi cấp kinh phí cho cấp dưới bằng nguyên liệu, vật liệu: - Đơn vị cấp trên, ghi: Nợ TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới Có TK 152 Chi tiết nguyên vật liệu - Đơn vị cấp dưới, ghi: Nợ TK 152 Nguyên vật liệu (Nếu NK) Nợ TK 661, 662, 635 Chi hoạt động, (Nếu đưa vào sử dụng ngay) Có TK 461, 462, Nguồn kinh phí hoạt động, dự án Có TK 441 Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có TK 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng Nhà nước (3). Xuất kho nguyên liệu, vật liệu cho vay mượn tạm thời, ghi: Nợ TK 311 Các khoản phải thu Có TK 152 Chi tiết nguyên vật liệu (4). Trường hợp nguyên liệu, vật liệu phát hiện thiếu khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân, ghi: - Phản ánh giá trị vật liệu , thiếu Nợ TK 311 Các khoản phải thu Có TK 152 Chi tiết nguyên vật liệu - 44 -
45. - Khi có quyết định chờ xử lý, căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, ghi: Nợ TK 631, 661, 662, Chi tiết cho hoạt động sử dụng Phải trả công nhân viên chức (trừ vào Nợ TK 334 lương) Nợ TK 111 Nếu thu bằng tiền mặt Có TK 311 Các khoản phải thu (3118 – Thu khác) (5). Hạch toán nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối năm thuộc kinh phí hoạt động, kế toán phải phản ánh được toàn bộ giá trị nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối ngày 31/12. - Phản ánh giá trị nguyên liêu, vật liệu vào chi hoạt đông, ghi: Nợ TK 661 Chi hoạt động (6612 - Năm nay) Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau (3371 - Có TK 337 Nguyên liệu, vật liệu) - Trong năm sau, khi xuất nguyên liệu, vật liệu đưa vào sử dụng hoặc thanh lý nhượng bán, ghi: Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau Nợ TK 337 (33371:Nguyên liệu,vật liệu, CCDC tồn kho) Có TK 152 Chi tiết nguyên vật liệu 2.2. Kế toán hoạt động in, phát hành, quản lý, sử dụng ấn chỉ 2.2.1. Nguyên tắc kế toán hoạt động in, phát hành, quản lý, sử dụng ấn chỉ - Để phản ánh nhập, xuất kho các loại ấn chỉ, kế toán sử dụng TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” phải theo dõi chi tiết 2 loại ấn chỉ cấp và ấn chỉ bán: + Ấn chỉ cấp: Là các loại ấn chỉ dùng để cấp phục vụ cho công tác quản lý và hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của đơn vị. + Ấn chỉ bán: Là các loại ấn chỉ mà đơn vị được phép in, phát hành để bán cho các đối tượng theo quy định. - Đơn vị phải chấp hành đầy đủ các quy định về quản lý nhập, xuất kho ấn chỉ. Tất cả các loại ấn chỉ cấp và ấn chỉ bán khi nhập, xuất kho đều phải làm đầy đủ thủ tục theo quy định và bắt buộc phải có phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. - Hạch toán chi tiết ấn chỉ các loại để cấp và để bán phải thực hiện đồng thời ở kho và phòng kế toán. Ở kho, thủ kho phải mở sổ (hoặc thẻ) kho theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ, từng loại ấn chỉ cấp và ấn chỉ bán; ở - 45 -
46. phòng kế toán phải mở sổ chi tiết ấn chỉ các loại để cấp và để bán để ghi chép cả về số lượng, giá trị từng thứ, từng loại ấn chỉ nhập, xuất, tồn kho. Định kỳ (hàng tháng, hàng quý), kế toán phải thực hiện đối chiếu với thủ kho về số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ, từng loại ấn chỉ, nếu có chênh lệch phải báo ngay cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị biết để kịp thời xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý. - Hạch toán nhập, xuất, tồn kho ấn chỉ phải theo giá thực tế được quy định cho từng trường hợp cụ thể. Giá thực tế ấn chỉ do đơn vị được phép in nhập kho được tính theo giá thuê in thực tế phải trả ghi trên Hợp đồng thuê in giữa đơn vị với doanh nghiệp in. Giá thực tế ấn chỉ tự in là toàn bộ chi phí đơn vị bỏ ra để in, đóng quyển ấn chỉ đó. - Các chi phí có liên quan (chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí vật liệu, bao bì đóng gói ấn chỉ ) được ghi trực tiếp vào các tài khoản chi phí có liên quan đến việc sử dụng ấn chỉ (các tài khoản loại 6 và chi tiết cho từng hoạt động), cụ thể: + Các chi phí có liên quan đến ấn chỉ cấp nhập kho được phản ánh vào bên Nợ TK 661 (66121); + Các chi phí có liên quan đến ấn chỉ bán nhập kho được phản ánh vào bên Nợ TK 631 “Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh”; - Chi phí phát hành ấn chỉ khi phát sinh đối với loại ấn chỉ bán phản ánh vào TK 631 “Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh”; - Các khoản thu về bán ấn chỉ, phản ánh vào TK 531 “Thu hoạt động sản xuất kinh doanh”; - Cuối kỳ, kế toán phải kết chuyển toàn bộ chi phí phát hành liên quan đến các hoạt động bán ấn chỉ phát sinh trong kỳ sang TK 531 để xác định kết quả hoạt động phát hành ấn chỉ bán; - Cuối kỳ, kế toán tính toán xác định chênh lệch thu, chi của hoạt động phát hành ấn chỉ bán để kết chuyển sang TK 421 “Chênh lệch thu, chi chưa xử lý”. 2.2.2. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu 2.2.2.1. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến ấn chỉ cấp. - Khi phát sinh chi phí thuê thiết kế mẫu ấn chỉ, ghi: Nợ TK 661- Chi hoạt động Có các TK 111, 112, 331 Trường hợp rút dự toán chi hoạt động để thanh toán tiền thuê thiết kế mẫu ấn chỉ, đồng thời ghi Có TK 008 “Dự toán chi hoạt động”. - 46 -
47. - Nhập kho các loại ấn chỉ do công ty in bàn giao theo hợp đồng thuê in giữa đơn vị với doanh nghiệp in, ghi: Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu (Chi tiết ấn chỉ cấp) Có các TK 111, 112, 331, 461 Trường hợp rút dự toán chi hoạt động để thanh toán tiền cho doanh nghiệp in, đồng thời ghi Có TK 008 “Dự toán chi hoạt động”. - Chi phí vận chuyển, bốc xếp ấn chỉ phát sinh, ghi: Nợ TK 661- Chi hoạt động Có các TK 111, 112, 331 - Khi xuất kho ấn chỉ để phục vụ cho hoạt động quản lý và chuyên môn, nghiệp vụ của đơn vị theo quy định, ghi: Nợ TK 661- Chi hoạt động (66121) Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu (Chi tiết ấn chỉ cấp). - Khi xuất kho ấn chỉ giao cho cán bộ công nhân viên của đơn vị để cấp cho các tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị, ghi: Nợ TK 312- Tạm ứng Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu (Chi tiết ấn chỉ cấp). - Khi có báo cáo thanh quyết toán của người nhận ấn chỉ về số ấn chỉ đã cấp cho các tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị, ghi: Nợ TK 661- Chi hoạt động (66121) Có TK 312- Tạm ứng. - Cuối năm, căn cứ vào giá trị ấn chỉ còn tồn kho phản ánh giá trị của chúng vào chi hoạt động năm nay, ghi: Nợ TK 661- Chi hoạt động (6612) Có TK 337- Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau (3371). - Sang năm sau, khi xuất ấn chỉ ra để phục vụ cho hoạt động quản lý và chuyên môn, nghiệp vụ của đơn vị (nếu ấn chỉ còn sử dụng được) hoặc tiêu huỷ (nếu ấn chỉ không còn sử dụng được), ghi: Nợ TK 337- Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau (3371) Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu (Chi tiết ấn chỉ cấp). 2.2.2.2. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến ấn chỉ bán. - Khi phát sinh chi phí thuê thiết kế mẫu ấn chỉ, ghi: Nợ TK 631- Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh Có các TK 111, 112, 331 - 47 -
48. - Nhập kho các loại ấn chỉ do doanh nghiệp in bàn giao theo hợp đồng thuê in giữa đơn vị với doanh nghiệp in, ghi: Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu (Chi tiết ấn chỉ bán) Có các TK 111, 112 - Chi phí phát hành ấn chỉ bán khi phát sinh, ghi: Nợ TK 631- Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh Có các TK 111, 112, 331 - Khi xuất kho ấn chỉ giao cho cán bộ công nhân viên của đơn vị để bán cho các tổ chức, cá nhân bên ngoài, ghi: Nợ TK 312- Tạm ứng Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu (Chi tiết ấn chỉ bán). - Khi có báo cáo thanh quyết toán của người nhận ấn chỉ về số ấn chỉ đã bán cho các tổ chức, cá nhân bên ngoài, ghi: Nợ TK 531- Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh Có TK 312- Tạm ứng. - Các khoản ghi giảm chi phí phát hành ấn chỉ bán khi phát sinh (nếu có), ghi: Nợ các TK 111, 112, 152 Có TK 631- Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh. - Khi phát sinh doanh thu do bán ấn chỉ cho các tổ chức, cá nhân bên ngoài, ghi: Nợ TK 111, 112 (nếu thu tiền ngay) Nợ TK 311- Các khoản phải thu (3111) (nếu chưa thu tiền) Có TK 531- Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh. Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước (33311) (nếu đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) - Cuối kỳ kế toán, kết chuyển toàn bộ chi phí phát hành các loại ấn chỉ bán phát sinh trong kỳ, ghi: Nợ TK 531- Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh Có TK 631- Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh. - Thuế GTGT phải nộp theo quy định của hoạt động phát hành ấn chỉ bán (nếu đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp), ghi: Nợ TK 531- Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước. - 48 -
49. - Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chênh lệch thu, chi của hoạt động phát hành ấn chỉ bán, ghi: + Nếu có chênh lệch thu lớn hơn chi, ghi: Nợ TK 531- Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh Có TK 421- Chênh lệch thu, chi chưa xử lý (4212) + Nếu có chênh lệch chi lớn hơn thu, ghi: Nợ TK 421- Chênh lệch thu, chi chưa xử lý(4212) Có TK 531- Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh. - Số thuế TNDN đơn vị phải nộp của hoạt động phát hành ấn chỉ bán, ghi: Nợ TK 421- Chênh lệch thu, chi chưa xử lý (4212) Có TK 333- Các khoản phải nộp NSNN (3334). - Khi phân phối chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động phát hành ấn chỉ bán theo quy định của cơ chế tài chính, ghi: Nợ TK 421- Chênh lệch thu, chi chưa xử lý Có các TK liên quan. 2.3. Kế toán công cụ, dụng cụ 2.3.1. Khái niệm công cụ, dụng cụ Công cụ, dụng cụ của các đơn vị hành chính sự nghiệp gồm các loại công cụ, dụng cụ trang bị trong các phòng làm việc, phòng điều trị, thí nghiệm, giảng đường, phòng họp, phòng nghỉ, 2.3.2.Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 153 - Công cụ, dụng cụ để phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại công cụ, dụng cụ trong kho để sử dụng cho các hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp như: hoạt động hành chính sự nghiệp, dự án, đơn đặt hàng của Nhà nước, đầu tư XDCB hoặc sản xuất, kinh doanh và các mục đích khác. Nội dung và kết cấu TK 153 Bên Nợ: - Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ nhập kho (mua ngoài, cấp trên cấp, tự chế ) - Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê Bên Có: - Giá trị thực tế của công cụ, dụng cụ xuất kho - Giá trị thực tế của công cụ, dụng cụ phát hiện thiếu khi kiểm kê Số dư Bên Nợ: Giá trị thực tế của công cụ, dụng cụ hiện còn trong kho của đơn vị. - 49 -
50. 2.3.2. Phương pháp hạch toán  Kế toán các nghiệp vụ biến động tăng công cụ , dụng cụ (1). Nhập kho công cụ, dụng cụ mua ngoài dùng cho các hoạt động sự nghiệp, dự án. thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước hoặc để đầu tư XDCB (Không dùng cho hoạt động SXKD), ghi: Nợ TK 153 Công cụ, dụng cụ (Tổng giá TT) Có TK 111, 112 Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 331 Các khoản phải trả (3311 - phải trả người bán) (2). Nhập công cụ, dụng cụ do được cấp kinh phí để dùng cho các hoạt động HCSN, dự án, thực hiện đơn đặt hàng Nhà nước hoặc để đầu tư XDCB (không sử dụng cho hoạt động SXKD), ghi: Nợ TK 153 Công cụ, dụng cụ (Tổng giá TT) Có TK 441 Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có TK 461, 462 Nguồn kinh phí hoạt động, dự án Có TK 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của NN (3). Nhập kho công cụ, dụng cụ mua ngoài bằng tiền tạm ứng hoặc chưa trả cho người bán hoặc do vay mượn của đơn vị khác, ghi: Nợ TK 153 Công cụ, dụng cụ Có TK 312 Tạm ứng Có TK 331 Các khoản phải trả (4). Các loại công cụ, dụng cụ xuất dùng nhưng sử dụng không hết nhập lại kho, ghi: Nợ TK 153 Công cụ, dụng cụ Có TK 241 Chi XDCB dở dang Có TK 661, 662 Chi hoạt động, chi dự án Có TK 635 Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước (5). Nhập kho các loại công cụ, dụng cụ được viện trợ không hoàn lại nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, chi ngân sách theo quy định của chế độ tài chính hiện hành, ghi: Nợ TK 153 Công cụ, dụng cụ Có TK 521 Thu chưa qua ngân sách - 50 -
51. (6). Khi nhập khẩu công cụ, dụng cụ để dùng cho hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế: Nợ TK 153 Công cụ, dụng cụ Các khoản phải nộp Nhà nước (3337 – thuế Có TK 333 khác) (chi tiết thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt) (nếu có) Có TK 111, 112, 331 Tổng giá thanh toán - Đồng thời phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ, ghi: Các khoản phải thu (3113 - thuế GTGT được Nợ TK 311 khấu trừ Thuế GTGT phải nộp (33312 - thuế GTGT Có TK 3331 hàng nhập khẩu) (7). Kiểm kê công cụ phát hiện thừa chưa xác định được nguyên nhân, ghi: Nợ TK 153 Công cụ, dụng cụ Có TK 331 Các khoản phải trả (3318 - phải trả khác) Chú ý: Các chi phí phát sinh trong qua trình thu mua công cụ, dụng cụ được phản ánh trực tiếp vào chi phí cho các đối tượng sử dụng: Nợ TK 661, 662, 635,643,241 Chi tiết đối tượng sử dung Có TK 111, 112, 331 Tiền mặt, tiền gửi,  Kế toán các nghiệp vụ biến động giảm công cụ, dụng cụ (1). Khi xuất kho công cụ, dụng cụ sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, theo đơn đặt hàng của Nhà nước, XDCB, , ghi: Nợ TK 661, 662, 635, 643,241 Chi tiết đối tượng sử dung Có TK 153 Công cụ, dụng cụ Riêng việc xuất dùng công cụ, dụng cụ lâu bền, đồng thời kế toán ghi Có TK 005 - “Dụng cụ lâu bền đang sử dụng” (đối với CC, DC có giá trị lớn và thời sử dụng dài). (2). Đối với công cụ, dụng cụ có giá trị lớn, cần phải phân bổ vào chi phí hoạt động hay chi phí sản xuất, dịch vụ, khi xuất dùng kế toán ghi toàn bộ giá trị của công cụ, dụng cụ vào chi phí trả trước, ghi: - 51 -
52. Nợ TK 643 Chi phí trả trước Có TK 153 Chi tiết công cụ - Đồng thời kế toán phải phân bổ giá trị công cụ xuất dùng vào chi phí (giá trị xuất dùng chia cho số lần phân bổ), ghi: Nợ TK 661, 662 Giá trị phân bổ vào chi HĐ, dự án Nợ TK 631 Giá trị phân bổ vào chi phí SXKD Có TK 643 Phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ xuất dùng (3). Khi cấp kinh phí cho cấp dưới bằng công cụ, dụng cụ: - Đơn vị cấp trên, ghi: Nợ TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới Có TK 153 Chi tiết công cụ, dụng cụ - Đơn vị cấp dưới, ghi: Nợ TK 153 Công cụ, dụng cụ (Nếu NK) N ợ TK 661, 662, 635 Chi hoạt động, (Nếu đưa vào sử dụng ngay) Có TK 461, 462, Nguồn kinh phí hoạt động, dự án Có TK 441 Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có TK 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng Nhà nước (4). Xuất kho công cụ, dụng cụ cho vay mượn tạm thời, ghi: Nợ TK 311 Các khoản phải thu Có TK 153 Chi tiết công cụ, dụng cụ (5). Trường hợp công cụ, dụng cụ phát hiện thiếu khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân, ghi: - Phản ánh giá trị công cụ, dụng cụ thiếu Nợ TK 311 Các khoản phải thu Có TK 153 Chi tiết công cụ, dụng cụ - Khi có quyết định chờ xử lý, căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, ghi: Nợ TK 631, 661, 662, Chi tiết cho hoạt động sử dụng Nợ TK 334 Phải trả công nhân viên chức (trừ vào lương) Nợ TK 111 Nếu thu bằng tiền mặt Có TK 311 Các khoản phải thu (3118 – Thu khác) - 52 -
53. (6). Hạch toán công cụ, dụng cụ tồn kho cuối năm thuộc kinh phí hoạt động, kế toán phải phản ánh được toàn bộ giá trị công cụ, dụng cụ tồn kho cuối ngày 31/12. - Phản ánh giá trị công cụ, dụng cụ vào chi hoạt đông, ghi: Nợ TK 661 Chi hoạt động (6612 - Năm nay) Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau (3371 - Có TK 337 Nguyên liệu, vật liệu) Trong năm sau, khi xuất công cụ, dụng cụ đưa vào sử dụng hoặc thanh lý nhượng bán, ghi: Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau Nợ TK 337 (33371-Nguyên liệu,vật liệu, CCDC tồn kho) Có TK 153 Chi tiết công cụ, dụng cụ 2.4. Kế toán sản phẩm hàng hoá. 2.4.1. Khái niệm sản phẩm, hàng hóa Sản phẩm hàng hoá là những thứ mà đơn vị tự sản xuất ra hoặc mua ngoài về để kinh doanh thương mại Tuỳ theo tính chất đặc điểm của từng ngành mà trong quá trình hoạt động ở trong các đơn vị HCSN có các hoạt động sự nghiệp, hoạt động SXKD, dịch vụ hoặc có các hoạt động nghiên cứu, thí nghiệm tạo ra sản phẩm để tiêu thụ, tiêu dùng nội bộ ở đơn vị. Hoạt động SXKD dịch vụ ở các đơn vị HCSN là hoạt động nhằm tận dụng hết năng lực năng lực về cơ sở vật chất kỹ thuật của đơn vị để tăng thêm, thu nhập, hỗ trợ nguồn kinh phí trong điều kiện cán cân thu chi ngân sách Nhà nước còn nhiều khó khăn. Hạch toán nhập, xuất, tồn kho các loại hàng hoá sản phẩm, hàng hoá phải theo giá thực tế. Việc xác định giá thực tế làm căn cứ ghi sổ kế toán dược quy định cụ thể cho từng trường hợp như sau: - Sản phẩm do đơn vị tự sản xuất ra, giá thực tế nhập kho là giá thực tế sản phẩm hoàn thành nhập kho. - Sản phẩm thu hồi trong nghiên cứu, chế thử, thí nghiệm: giá nhập kho được xác định trên cơ sở giá có thể mua bán được trên thị trường (do hội đồng đánh giá của đơn vị xác định) - Hàng hoá mua về để sản xuất, kinh doanh: Giá thực tế hang hoá mua vào nhập kho là giá mua cộng chi phí thu mua, vận chuyển - Giá thực tế của sản phẩm, hàng hoá xuất kho có thể được đáp ứng một trong các phương pháp sau: Bình quân gia quyền, thực tế đích danh, nhập trước, xuất trước, nhập sau, xuất trước - 53 -
54. 2.4.2. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 155 - Sản phẩm, hàng hoá để phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại sản phẩm, hàng hoá của đơn vị hành chính sự nghiệp Nội dung và kết cấu TK 155 Bên Nợ: - Phản ánh giá trị thực tế của sản phẩm, hàng hoá nhập kho (do mua ngoài hoặc được cấp trên cấp, tự chế ) - Phản ánh giá trị thực tế của sản phẩm, hàng hoá thừa phát hiện khi KK Bên Có: - Phản ánh giá trị thực tế của sản phẩm, hàng hoá xuất kho - Phản ánh giá trị thực tế của sản phẩm, hàng hoá thiếu phát hiện khi kiểm kê. Số dư Bên Nợ: - Phản ánh giá trị thực tế của sản phẩm, hàng hoá hiện còn trong kho của đơn vị 2.4.3. Phương pháp hạch toán sản phẩm, hàng hoá. 2.4.3.1. Phương pháp hạch toán tăng sản phẩm, hàng hoá. (1). Nhâp kho sản phẩm do bộ phận sản xuất tạo ra, ghi: Nợ TK 155 Sản phẩm, hàng hoá (1551 - SP) Có TK 631 Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh (2). Nhập kho sản phẩm thu được từ hoạt đông chuyên môn, nghiên cứu, chế thử, thi nghiệm, ghi: Nợ TK 155 Sản phẩm, hàng hoá (1551 - SP) Có TK 661, 662 Chi hoạt động, dự án (3). Khi mua ngoài hàng hoá về nhập kho: - Đối với hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế, ghi: Nợ TK 155 Sản phẩm, hàng hoá (1552 - Hàng hoá) Các khoản phải thu (3113 - Thuế GTGT được Nợ TK 311 khấu trừ) Có TK 111,112, Tổng giá thanh toán - 54 -
55. - Đối với hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thế GTGT, ghi: Nợ TK 155 Sản phẩm, hàng hoá (1552 - Hàng hoá) Có TK 111,112, Tổng giá thanh toán (4). Các chi phí liên quan đến việc mua sắm hàng hoá phát sinh được ghi nhận vào giá thực tế phát sinh, ghi: Nợ TK 155 Sản phẩm, hàng hoá (1552 - Hàng hoá) Có TK 111,112, Tổng số chi phi thu mua hang hoá phát sinh (5). Phát hiện thừa hàng hoá, sản phẩm khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân, ghi: Nợ TK 155 Sản phẩm, hàng hoá Có TK 331 Các khoản phải trả (3118 - Phải trả khác) Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa, nếu là sản phẩm trong định mức, giá trị thừa sẽ được ghi giảm chi phí hoạt động SXKD, ghi: Nợ TK 155 Sản phẩm, hàng hoá Có TK 631 Ghi giảm chi phí hoạt động SXKD - Khi có quyết định xử lý, ghi: Nợ TK 331 (3318) Các khoản phải trả ( xử lý tài sản thừa) Có TK 461, 462 Quyết định bổ sung nguồn kinh phí HĐ, dự án Có TK 411 Quyết định bổ sung nguồn vốn kinh doanh Có TK 531 Quyết định tăng thu nhập 2.4.3.1. Phương pháp hạch toán giảm sản phẩm, hàng hoá. (1). Khi xuất kho sản phẩm, hàng hoá để bán, ghi: BT1: Phản ánh giá vốn sản phẩm, hàng hoá tiêu thụ Nợ TK 531 Thu hoạt động SXKD Có TK 155 Sản phẩm, hang hoá BT2: Phản ánh doanh thu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. + Nếu đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Doanh thu được ghi nhận là giá bán không bao gồm thuế GTGT đầu ra phải nộp, ghi: - 55 -
56. Nợ TK 111,112 Tổng giá thanh toán của sản phẩm tiêu thụ Có TK 511 Doanh thu tiêu thụ (Giá không thuế GTGT) Có TK 333 (3331) Thuế GTGT đầu ra phải nộp + Nếu đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 111, 112 Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 511 Doanh thu tiêu thụ (2). Xuất kho sản phẩm, hàng hoá sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi: Nợ TK 661, 662 Xuất SP, HH dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án Nợ TK 631 Xuất SP, HH dùng cho hoạt động SXKD Xuất SP, HH dùng cho hoạt động XDCB, sửa Nợ TK 241 chữa TSCĐ Có TK 155 Giá thực tế sản phẩm, hàng hoá xuất dùng (3). Khi kiểm kê: - Nếu phát hiện thiếu sản phẩm, hàng hoá chưa xác định được nguyên nhân, ghi: Nợ TK 311 (3118) Các khoản phải thu Có TK 155 Giá trị sản phẩm, hàng hoá thiếu chờ xử lý - Trường hợp phát hiện thiếu và nguyên nhân thiếu, căn cứ vào biên bản xử lý: Nợ TK 334 Trừ vào lương của viên chức Nợ TK 311 (3118) Phải thu của người làm mất Tính vào chi phí hoạt động SXKD (nếu thiếu Nợ TK 631 trong định mức) Có TK 155 Giá trị thiếu trong đã xác định được nguyên nhân - Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, kế toán ghi: Nợ TK 334 Trừ vào lương của viên chức Nợ TK 661, 662 Tính vào chi hoạt động, dự án (nếu được phép) Tính vào chi phí hoạt động SXKD (nếu được Nợ TK 631 phép) Có TK 311(3118) Giá trị sản phẩm, hàng hoá thiếu đã xử lý - 56 -
57. CHƯƠNG III KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH, XÂY DỰNG CƠ BẢN VÀ ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH DÀI HẠN 1. KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH. 1.1. Quy định chung khi hạch toán 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và phân loại tài sản cố định 1.1.1.1. Khái niệm, đặc điểm tài sản cố định Tài sản cố định là những tư liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài. khi tham gia vào hoạt động sự nghiệp hay tham gia vào hoạt động SXKD, TSCĐ bị hao mòn dần và giá trị hao mòn của nó được dịch chuyển dần vào nguồn vốn tương ứng (với hoạt động sự nghiệp) hay vào chi phí SXKD (Đối với hoạt động kinh doanh). Khác với đối tượng lao động, TSCĐ tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh hay nhiều chu kỳ hoạt động và giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng. Theo chế độ kế toán hiện hành ở Việt Nam, những tư liệu lao động có giá trị từ 10.000.000 đồng trở lên và thời gian sử dụng từ một năm trở lên được xếp vào TSCĐ hữu hình. Để cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin liên quan đến việc sử dụng TSCĐ cho quản lý, kế toán phải thực hiện các yêu cầu sau: - Tổ chức ghi chép phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời số lượng, giá trị, hiện trạng TSCĐ hiện có, tinh hình tăng giảm trong kỳ, về việc sử dụng TSCĐ trong đơn vị và các bộ phận sử dụng. - Thông qua đó giám đốc chặt chẽ việc mua sắm, đầu tư sử dụng TSCĐ tại đơn vị. - Tham gia nghiệm thu và xác định nguyên giá TSCĐ trong các trường hợp: hoàn thành việc mua sắm, xây dựng bàn giao đưa vào sử dụng, được biếu tặng, viện trợ, được cấp phát từ cấp trên, - Tham gia kiểm kê định kỳ hay kiểm tra bất thường TSCĐ trong đơn vị, lập kế hoạch và lập kế hoạch theo dõi việc sửa chữa, thanh lý, khôi phục, đổi mới TSCĐ và phản ánh đủ 3 chỉ tiêu: Nguyên giá giá trị còn lại, giá trị hao mòn - Lập báo cáo kế toán về tình hình trang bị, đầu tư, sử dụng TSCĐ trong đơn vị. 1.1.1.2. Phân loại tài sản cố định Phân loại TSCĐ là việc sắp xếp các TSCĐ khác nhau vào từng nhóm theo những đặc trưng nhất định. TSCĐ trong đơn vị HCSN gồm nhiều thứ khác nhau, - 57 -
58. có kết cấu và nội dung khác nhau, để thuận lợi cho việc quản lý và kế toán, cần phải phân loại theo các tiêu thức sau:  Phân loại theo hình thái biểu hiện và công dụng theo phương pháp đã được Nhà nước quy định thì TSCĐ trong đơn vị HCSN được chia làm hai nhóm a. TSCĐ hữu hình. TSCĐ hữu hình là những tư liệu lao động có hình thái vật chất và có đầy đủ các tiêu chuẩn TSCĐ về thời gian sử dụng và giá trị theo quy định. Căn cứ vào công dụng và kết cấu TSCĐ hữu hình được phân loại thành các loại sau: - Nhà cửa vật kiến trúc: Là những TSCĐ hình thành sau qua trình thi công, xây dựng (như nhà cửa, vật kiến trúc) - Phương tiện vận tải dẫn chuyền: Phản ánh giá trị các phương tiện vận tải, truyền dẫn dùng trong công tác chuyên môn của đơn vị gồm: Xe máy, ôtô, tàu thuyền, đường ống và các thiết bị truyền dẫn (thông tin, điện, nước). - Phương tiện quản lý: Phản ánh các loại thiết bị và dụng cụ sử dụng trong công tác quản lý và văn phòng như: Máy tính, bàn ghế, thiết bị đo lường, hút bụi chống mối mọt - TSCĐ khác: phản ánh giá trị TSCĐ khác chưa được quy định, phản ánh các loại tài sản nêu trên. (Chủ yếu là tài sản mang tính đặc thù) như: tác phẩm nghệ thuật, sách chuyên môn, tranh ảnh, cây lâu năm, súc vật làm việc cho sản phẩm, b. TSCĐ vô hình. - TSCĐ vô hình là những TSCĐ không có hình thái vật chất cụ thể, thể hịên một lượng giá trị đã được đầu tư, chi trả hoặc chi phí nhằm có được các lợi ích hoặc các nguồn có tính kinh tế mà giá trị của chúng xuất phát từ các đặc quyền của đơn vị như: Quyền sử dụng đất, giá trị bằng phát minh, sáng chế, chi phí lập trình, phần mềm máy tính - TSCĐ vô hình trong đơn vị được phân chia thành: - Giá trị quyền sử dụng đất - Bằng phát minh sáng chế. - Bản quyền tác giả. - Chi phí phần mềm máy tính. 1.1.2. Đánh giá tài sản cố định. Đánh giá TSCĐ là việc xác định giá trị ghi sổ của TSCĐ bằng tiền theo những nguyên tắc nhất định, TSCĐ được phản ánh theo giá trị sau: Nguyên giá (Giá trị ban đầu): Theo giá thực tế mua sắm, xây dựng hoặc cam kết nhận vốn, đánh giá . - 58 -
59. Giá trị hao mòn: Xác định theo nguyên tắc cộng dồn hao mòn (hao mòn luỹ kế) sau mỗi năm (đối với những TSCĐ đầu tư từ các nguồn kinh phí) hoặc số khấu hao đã tính mỗi kỳ hạch toán (đối với TSCĐ dùng cho hoạt động SXKD) Nguyên Giá trị hao mòn luỹ Giá trị còn lai = - giá kế a. Đánh giá theo nguyên giá. TSCĐ của đơn vị HCSN được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, vì vậy việc xác định nguyên giá TSCĐ trong từng trừng hợp cụ thể có khác nhau, nguyên giá được tính khi có đủ chứng từ kế toán hợp lý, hợp lệ, hợp pháp. * Với TSCĐ hữu hình: - Nguyên giá tài sản cố định hình thành từ mua sắm: Là giá mua thực tế (giá ghi trên hóa đơn trừ (-) đi các khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá - nếu có) cộng (+) với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử đã trừ (-) đi các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử cộng (+) với các khoản thuế, phí, lệ phí (nếu có) mà cơ quan, đơn vị phải chi ra tính đến thời điểm đưa tài sản cố định vào sử dụng; - Nguyên giá tài sản cố định hình thành từ đầu tư xây dựng: Là giá trị quyết toán đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành; - Nguyên giá tài sản cố định được điều chuyển đến: Là giá trị của tài sản ghi trong Biên bản bàn giao tài sản điều chuyển cộng (+) với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử đã trừ (-) các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử cộng (+) với các khoản thuế, phí, lệ phí (nếu có) mà cơ quan, đơn vị phải chi ra tính đến thời điểm đưa tài sản cố định vào sử dụng; - Nguyên giá tài sản cố định được tặng, cho: Là giá trị của tài sản được cơ quan tài chính tính làm căn cứ để hạch toán hoặc giá trị do các tổ chức có chức năng định giá tài sản nhà nước đánh giá lại và được cơ quan tài chính cùng cấp thống nhất cộng (+) với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử đã trừ (-) các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử cộng (+) với các khoản thuế, phí, lệ phí (nếu có) mà cơ quan, đơn vị phải chi ra tính đến thời điểm đưa tài sản cố định vào sử dụng; - Nguyên giá tài sản đặc biệt: Được sử dụng giá quy ước làm căn cứ ghi sổ kế toán. Giá quy ước do các Bộ, cơ quan ngang Bộ chuyên ngành quản lý quy định. * Với TSCĐ vô hình: Nguyên giá được xác định như sau: - Giá trị quyền sử dụng đất: - 59 -
60. Đối với đất được giao có thu tiền sử dụng đất; đất nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất hợp pháp; đất được thuê mà đã trả tiền thuê đất cho cả thời gian thuê thì giá trị quyền sử dụng đất được xác định là tiền sử dụng đất phải nộp khi được nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất hoặc số tiền đã trả khi nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất hợp pháp hoặc số tiền thuê đất đã trả 1 lần cho toàn bộ thời gian thuê cộng (+) với các khoản thuế, phí, lệ phí (nếu có). Trường hợp đất được giao không thu tiền sử dụng đất thì giá trị quyền sử dụng đất được xác định theo quy định hiện hành về xác định giá trị quyền sử dụng đất để tính vào giá trị tài sản của các tổ chức được nhà nước giao đất không thu tiền sử dụng đất cộng (+) với các khoản thuế, phí, lệ phí (nếu có). - Giá trị bằng phát minh sáng chế: Là các chi phí cơ quan, đơn vị phải trả cho các công trình nghiên cứu, sản xuất thử được Nhà nước cấp bằng phát minh sáng chế hoặc đơn vị mua lại bản quyền bằng sáng chế của các nhà nghiên cứu trong nước và nước ngoài. - Giá trị bản quyền tác giả, kiểu dáng công nghiệp, giải pháp hữu ích: Là tổng số tiền chi thù lao cho tác giả và được Nhà nước công nhận cho tác giả độc quyền phát hành và bán tác phẩm của mình. - Giá trị phần mềm máy vi tính: Là số tiền chi trả cho việc thuê lập trình hoặc mua phần mềm máy vi tính theo các chương trình của đơn vị (khi thực hiện ghi chép, quản lý bằng máy vi tính). Đối với giá trị phần mềm máy vi tính được tặng, cho: Nguyên giá được xác định là giá trị của tài sản được cơ quan tài chính tính làm căn cứ để hạch toán hoặc giá trị do các tổ chức có chức năng định giá tài sản nhà nước đánh giá lại và được cơ quan tài chính cùng cấp thống nhất. b. Giá trị hao mòn TSCĐ. Là số giảm giá trị ghi nhận ban đầu và sau ghi nhận ban đầu do sử dụng đã được kế chuyển để ghi giảm nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ của đơn vị, hoặc được ghi nhận vào chi phí SXKD (đối với TSCĐ dùng vào hoạt đọng SXKD). c. Giá trị còn lại của TSCĐ. Giá trị còn lại Nguyên giá Giá trị hao mòn luỹ kế = - TSCĐ TSCĐ TSCĐ * Chú ý: Chỉ được phép thay đổi nguyên giá TSCĐ trong các trường hợp sau: - Đánh giá lại nguyên giá TSCĐ theo quy định của Nhà nước Nguyên giá TSCĐ = Giá khôi phục TSCĐ - Nâng cấp, cải tạo TSCĐ hoặc thêm thêm một số bộ phận chi tiết của TSCĐ - 60 -