Giáo trình Hệ thống kiểm soát nội bộ (Phần 1)

Nội dung text: Giáo trình Hệ thống kiểm soát nội bộ (Phần 1)

1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA - QUAN HỆ DOANH NGHIỆP THS. ĐẶNG THÚY ANH ===  === GIÁO TRÌNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VINH, NĂM 2011 =  = 1
2. TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA - QUAN HỆ DOANH NGHIỆP THS. ĐẶNG THÚY ANH ===  === GIÁO TRÌNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VINH, NĂM 2011 =  = 2
3. LỜI MỞ ĐẦU Việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp ở Việt nam hiện nay chưa thực sự được chú ý. Một trong những nguyên nhân dẫn đến điều này là chưa hiểu rõ bản chất, vai trò, mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cũng là giải pháp để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Với mong muốn giúp cho các bạn đọc hiểu rõ về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, giảm bớt sự nhầm lẫn giữa kiểm soát nội bộ với kiểm toán nội bộ, cuốn giáo trình Hệ thống kiểm soát nội bộ đã được biên soạn. Với kết cấu gồm 4 chương, chúng tôi hy vọng cuốn giáo trình sẽ cung cấp nhiều kiến thức bổ ích cho sinh viên không chỉ ngành kế toán mà còn cả các sinh viên ngành quản trị kinh doanh cũng như với các bạn đọc khác. Chương I: Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ Chương II: Kiểm soát nội bộ đối với các nghiệp vụ chủ yếu của doanh nghiệp Chương III: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Chương IV: Trình tự nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của kiểm toán viên Cùng với phần lý luận ở mỗi chương đều có phần bài tập và câu hỏi do chính tác giả của chương biên soạn. Tham gia biên soạn gồm: 1. Th.S Đặng Thuý Anh – Chủ biên- biên soạn Chương thứ nhất, Chương thứ hai 2. GV. Nguyễn Thị Diệu Thuý biên soạn Chương thứ ba, Chương thứ tư Đây là cuốn giáo trình được biên soạn lần đầu, tập thể tác giả đã nỗ lực rất nhiều trong quá trình biên soạn và biên tập nhưng cuốn giáo trình không thể tránh khỏi thiếu sót cả về nội dung và hình thức. Chúng tôi hy vọng sẽ nhận được nhiều ý kiến đóng góp của bạn đọc để cuốn giáo trình được hoàn thiện hơn ở lần tái bản sau Tập thể tác giả 3
4. DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ KSNB Kiểm soát nội bộ SXKD Sản xuất kinh doanh 4
5. CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Mục tiêu chương: Sau khi nghiên cứu chương, người đọc có thể hiểu được khái niệm, bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ, mục tiêu, sự cần thiết, lợi ích của hệ thống này cũng như những yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Nội dung của chương tập trung làm rõ những vấn đề sau: - Khái niệm và các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ - Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1 Khái niệm Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu qua hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) trong doanh nghiệp. Có rất nhiều định nghĩa về HTKSNB, cụ thể: Theo Spencer Picket, tác giả của cuốn “Internal Control: A Manager’s Journey”, “Hệ thống kiểm soát nội bộ là những cơ chế để đảm bảo đạt được các mục tiêu. Hệ thống kiểm soát tốt sẽ tăng cường hiệu quả, đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và các quy tắc, có thông tin tốt, loại trừ được lỗi và sự lạm dụng” Theo chuẩn mực về kiểm soát của Hiệp hội kế toán Canada (CICA), “Kiểm soát nội bộ bao gồm tất cả các thành phần của tổ chức hỗ trợ để đạt được mục tiêu của tổ chức. Các thành phần này bao gồm nguồn lực, hệ thống, tiến trình, văn hoá, cơ cấu và nhiệm vụ”. Theo hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountants – EAA) định nghĩa về HTKSNB được đưa ra như sau: “ Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý nhằm: - Tiến hành hoạt động kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả - Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị 5
6. - Giữ an toàn tài sản - Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻ của HTKSNB được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ Theo Uỷ ban Hỗ trợ tổ chức của Mỹ (COSO), “Kiểm soát nội bộ là một tiến trình được thiết kế bởi các nhà quản lý để cung cấp sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu: Hiệu lực và hiệu quả của hoạt động; Sự tin cậy của các báo cáo tài chính và sự tuân thủ luật pháp và các quy tắc của tổ chức”. Theo mục 10, Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ thì “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót. Để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý. Nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. HTKSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”. Tuy có nhiều cách định nghĩa khác nhau về KSNB, song chúng đều có những điểm chung là giảm bớt nguy cơ tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh; đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính; đảm bảo thực hiện các chế độ pháp lý. Cụ thể, HTKSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu: Thứ nhất là bảo vệ tài sản của doanh nghiệp: Tài sản của doanh nghiệp rất nhạy cảm với vấn đề gian lận, biển thủ, mất cắp, hư hỏng, sử dụng không đúng mục đích nên chúng cần được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều này cũng tương tự như một số tài sản phi vật chất như các tài liệu quan trọng (các hợp đồng bảo mật của nhà nước) và sổ sách. Sự bảo vệ một số tài sản và sổ sách nhất định đã trở nên ngày càng quan trọng hơn kể từ khi có hệ thống máy tính. Số lượng lớn thông tin được tồn trữ trong các phương tiện bằng máy tính như đĩa từ có thể bị phá hoại nếu không cẩn trọng bảo vệ chúng. 6
7. Thứ hai là đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính. Các nhà quản lý chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính trung thực, hợp lý, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hoặc được chấp nhận Thứ ba là đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: HTKSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải tuân thủ đúng mức. Cụ thể HTKSNB cần duy trì kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp, ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp và đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Theo thông lệ chung, người chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực của báo cáo tài chính cũng như việc tuân thủ luật pháp trong một đơn vị chính là những người quản lý của đơn vị. Nói cách khác, việc ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm như gian lận hay sai sót là trách nhiệm của những người quản lý. Bởi vì nếu không thực hiện được điều này, chắc chắn hoạt động của đơn vị sẽ không có hiệu quả, các thông tin không trung thực, thậm chí đơn vị có thể bị giải thể vì những hành vi không tuân thủ pháp luật. Đối với hành vi không tuân thủ, đoạn 08 chuẩn mực kiểm toán Việt nam số 250 – Xem xét tính tuân thủ pháp luật và các quy định trong kiểm toán báo cáo tài chính – xác định: “ Giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị được kiểm toán có trách nhiệm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ đúng pháp luật và các quy định hiện hành, ngăn ngừa, phát hiện và xử lý những hành vi không tuân thủ pháp luật và các quy định trong đơn vị” Thứ tư là đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại 7
8. không cần thiết các tác nghiệp, gây sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doang nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện cơ chế giám sát của HTKSNB doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Như vậy, tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ một cách hữu hiệu và kết hợp hài hoà các lợi ích trên. 1.2. Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ HTKSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để bảo đảm tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Có thể hiểu đơn giản HTKSNB là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Cũng trên nguyên tắc này mà các hệ thống quản lý khác nhau có chuẩn mực quốc tế như ISO đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của một tổ chức Trong một tổ chức, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung – quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có HTKSNB, thì việc giải quyết mâu thuẫn giữa lợi ích riêng của người lao động và lợi ích chung của toàn tổ chức, người sử dụng lao động là rất khó, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của tổ chức, làm thế nào quản lý được rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, làm thế nào có thể phân quyền uỷ nhiệm giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích: 8
9. - Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh chẳng hạn như hàng hoá bị hỏng, bị mất do bão lụt, hoả hoạn, cháy nổ, các sai sót của người lao động vô tình gây ra những thiệt hại trong sản xuất như tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm - Giữ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp - Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp - Đảm bảo tổ chức hoạt động có hiệu quả sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được các mục tiêu đặt ra - Bảo vệ quyền lợi của các nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ Ban giám đốc của doanh nghiệp có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát HTKSNB phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống này vận hành tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một môi trường văn hoá chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi. Các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ được văn bản hoá rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức. Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn có quy cơ rủi ro cao. Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản. Bất cứ thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ HTKSNB, quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và kiểm soát, kiểm tra định kỳ nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ. Ở Việt nam, theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một HTKSNB. Công tác kiểm tra, kiểm soát thường chồng chéo, phiến diện, tập trung vào cá chỉ số kinh tế, tài chính và kết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính. 1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Có nhiều cách phân chia các thành phần cơ bản cấu thành HTKSNB. Theo Chuẩn mực kiểm toán VN số 400 thì HTKSNB bao gồm 4 bộ phận cơ 9
10. bản cấu thành: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ. 1.3.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế các chính sách, thủ tục kiểm soát, tác động đến sự hoạt động cũng như tính hữu hiệu của các chính sách đó trong đơn vị. Các nhân tố có tính chất môi trường bao gồm: Thứ nhất: Đặc thù quản lý Các đặc thù về quản lý thể hiện qua nhận thức, quan điểm, hành động khác nhau của các nhà quản lý trong việc điều hành hoạt động doanh nghiệp. Chính những nhà quản lý này đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát áp dụng tại doanh nghiệp. Cụ thể, một nhà quản lý coi trọng vấn đề mở rộng và chiếm lĩnh thị trường họ sẽ thực hiện một loạt những hành động, những chính sách nhằm mở rộng thị trường như là mở thêm các cửa hàng, tuyển thêm nhân viên tiếp thị, tăng chi phí quảng cáo Vậy quan điểm đó sẽ có phản ứng dây truyền đối với việc xây dựng và củng cố HTKSNB của doanh nghiệp như phải thay đổi định mức chi phí quảng cáo, chi phí cho nhân viên kinh doanh tiếp thị, chi phí quản lý cửa hàng Các quan điểm đó sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp. Đặc thù quản lý còn được thể hiện ở cơ cấu quyền lực hay phân bổ quyền lực trong đơn vị. Một số đơn vị, việc quản lý được tập trung và chi phối bởi một cá nhân. Trong trường hợp này phẩm chất và năng lực của người nắm quyền tập trung có ảnh hưởng rất lớn đến các chính sách, thủ tục kiểm soát. Ngược lại, ở một số đơn vị, quyền lực được phân tán cho nhiều người trong bộ máy quản lý. Việc phân quyền này rất có ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của HTKSNB, cụ thể khi xây dựng các chính sách, quy định nào đó của đơn vị thì sẽ có nhiều ý kiến đóng góp, nhận xét và được kiểm tra, đánh 10
11. giá bởi nhiều người trong bộ máy quản lý trước khi ban hành. Điều này góp phần ban hành những chính sách, quy định sát thực và hiệu qủa hơn từ đó góp phần kiểm soát nội bộ các hoạt động tốt hơn. Ngoài ra, khi quyền lực được phân chia cho nhiều người trong bộ máy quản lý thì từng mảng công việc, từng lĩnh vực, từng bộ phận trong đơn vị sẽ được quản lý tốt hơn. Khi quyền lực chỉ tập trung bởi một cá nhân thì việc xử lý công việc sẽ khó khăn khi cá nhân đó đi vắng nên việc phân chia quyền lực cho nhiều người sẽ giúp xử lý công việc dễ dàng hơn khi chủ doanh nghiệp đi vắng. Hơn nữa, việc phân chia quyền lực cho nhiều người sẽ hạn chế được những sai phạm có thể xẩy ra khi ban hành các quy định, chính sách, hạn chế phần nào những yếu điểm trong tính cách như độc đoán, chuyên quyền, không thận trọng, quá nóng vội trong xử lý công việc của chủ doanh nghiệp. Điều này cũng có tác dụng kiểm soát nội bộ các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp tốt hơn. Thứ hai: Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của đơn vị đề cập đến sự phân chia nhiệm vụ, quyền hạn và mối liên hệ giữa các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho các hoạt động trong đơn vị được thông suốt và hiệu quả, có khả năng ngăn ngừa các vi phạm, loại bỏ những hoạt động không phù hợp có thể dẫn đến sai sót, gian lận. Ngược lại sự thiếu hợp lý trong việc bố trí cơ cấu tổ chức sẽ dẫn đến sự lãng phí, chồng chéo hay bỏ sót hoặc sự lơ là thiếu trách nhiệm, từ đó dễ xảy ra các sai phạm. Như vậy, bản thân cơ cấu tổ chức của đơn vị cũng ảnh hưởng rất lớn đến các chính sách cũng như kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Thứ ba: Chính sách nhân sự Sự phát triển của mỗi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên. Đây cũng là nhân tố quan trọng trong tác động đến hiệu quả của HTKSNB vì họ chính là người thực hiện mọi chính sách và thủ tục kiểm soát trong đơn vị. Các chính sách, thủ tục kiểm soát dù đúng đắn, chặt chẽ đến đâu cũng không phát huy được hiệu quả khi đội ngũ nhân sự thực thi yếu kém về trình độ, suy thoái về đạo đức và sa sút về tinh thần làm việc. Ngược lại, một chính sách nhân sự tốt sẽ khiến cho các chính sách, thủ tục kiểm soát được tuân thủ một cách nghiêm túc, hạn chế đến mức thấp nhất những sai phạm. 11
12. Bởi vậy, các nhà quản lý cần có chính sách, chế độ cụ thể rõ ràng đối với việc tuyển dụng, đánh giá đề bạt khen thưởng và kỷ luật các nhân viên. Việc tuyển dụng, đào tạo đề bạt các cán bộ, đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục. Thứ tư: Công tác kế hoạch Công tác kế hoạch bao gồm một hệ thống các kế hoạch và dự toán như kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch tài chính cũng như các dự án, phương án chiến lược của bộ phận quản lý cao nhất. Việc lập kế hoạch tốt sẽ giúp cho đơn vị hoạt động đúng hướng và có hiệu quả. Định kỳ đơn vị tiến hành đối chiếu giữa thực tế với kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch để từ đó có những điều chỉnh xử lý kịp thời. Như vậy bản thân công tác kế hoạch nếu được tiến hành một cách nghiêm túc và khoa học cũng sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu, giúp cho đơn vị có thể phát hiện, ngăn ngừa được những sai sót, gian lận trong các hoạt động SXKD của mình. Thứ năm: Ban kiểm soát Ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn như sau: Một là: Giám sát sự chấp hành pháp luật của Công ty. Hai là: Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. Ba là: Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. Bốn là: Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài. Thứ sáu: Môi trường bên ngoài Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát còn bao gồm các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý, nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý, cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế, thủ 12
13. tục kiểm soát nội bộ. Các nhân tố này gồm có: Đường lối phát triển kinh tế của Nhà nước, các chính sách, chỉ thị, quyết định của chính phủ, của các cơ quan chức năng, các luật và bộ luật kinh tế, chính sách tín dụng của các chủ nợ, các đối chủ cạnh tranh 1.3.2 Hệ thống kế toán Theo mục 11, chuẩn mực kế toán Việt nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ “Hệ thống kế toán: Là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện việc ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính” Hệ thống kế toán là yếu tố chủ yếu trong hệ thống thông tin của đơn vị. Mục đích của hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động kế toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết: Về tính có thực: Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị. Về sự phê chuẩn: Đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý. Về tính đầy đủ: Đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Về sự đánh giá: Đảm bảo không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và chi phí. Về sự phân loại: Đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ kế toán. Về tính đúng kỳ: Đảm bảo việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định. Về quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi vào sổ phải được tổng cộng hợp và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính các trên các báo cáo tài chính doanh nghiệp. 13
14. Hệ thống kế toán bao gồm: Hệ thống chứng từ kế toán; Hệ thống sổ kế toán; Hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp và cân đối kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán: Đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán của đơn vị. Chứng từ kế toán là nguồn cung cấp thông tin ban đầu (đầu vào) được xem là cơ sở kế toán sử dụng để qua đó tạo lập nên những thông tin có tính tổng hợp và hữu ích để phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau. Chứng từ vừa thực hiện chức năng thông tin đồng thời là minh chứng cho sự hiện hữu của tài sản và sự xẩy ra các nghiệp vụ trong toàn tổ chức, là cơ sở để thực hiện hoạt động kiểm soát trước khi nghiệp vụ kinh tế xẩy ra. Chứng từ giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị. Thí dụ thủ tục lập và xét duyệt phiếu chi giúp ngăn chặn những nghiệp vụ chi tiền mặt không đúng mục đích, chi vượt quá mức cho phép. Chứng từ còn là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa các đối tượng cả bên trong và bên ngoài đơn vị. Do vậy hệ thống chứng từ khoa học sẽ cung cấp sự đảm bảo hợp lý về môi trường kiểm soát đúng đắn tất cả các tài sản và nghiệp vụ. Hệ thống sổ sách kế toán: Là công cụ ghi chép, phân loại, tính toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để chuẩn bị cung cấp thông tin tổng hợp lên báo cáo. Hệ thống sổ sách kế toán còn giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách có hệ thống, khoa học và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ với các báo cáo tài chính. Vì vậy nó là cơ sở kiểm tra, truy cập chứng từ. Hệ thống tài khoản kế toán: Quá trình kiểm soát có liên quan chặt chẽ với chứng từ và sổ sách kế toán là sơ đồ tài khoản. Sơ đồ tài khoản phân loại các nghiệp vụ kinh tế vào những tài khoản riêng biệt trên các báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và bảng cân đối kế toán. Sơ đồ tài khoản là một công cụ kiểm soát quan trọng vì nó cung cấp bố cục để xác định thông tin trình bày cho ban quản trị và cho những nguời khác sử dụng báo cáo tài chính. Sơ đồ tài khoản có ích cho việc ngăn ngừa sai sót do phân loại sai vì nó mô tả chuẩn xác các loại nghiệp vụ kinh tế trong hoạt động của đơn vị. Hệ thống bảng tổng hợp và cân đối kế toán: hệ thống Báo cáo kế toán gồm 2 phân hệ: hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo kế toán quản trị. Các thông tin được thể hiện trên báo cáo tài chính không đơn thuần chỉ là 14
15. sự mang sang từ sổ sách kế toán mà còn phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị và phải được trình bày đúng theo chuẩn mực kế toán hiện hành. Báo cáo kế toán quản trị bao gồm các báo cáo được lập ra để phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp ở các cấp độ khác nhau. 1.3.3 Thủ tục kiểm soát Mỗi một đơn vị, tổ chức có những đặc thù riêng, từ cơ cấu tổ chức đến đặc điểm hoạt động kinh doanh. Vì vậy để đạt được mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý phải xây dựng, thiết kế và duy trì các thủ tục kiểm soát sao cho phù hợp với đặc điểm của đơn vị mình. Do đó, các bước kiểm soát và cách thức kiểm soát có thể không giống nhau, thậm chí rất khác nhau giữa các đơn vị và các loại nghiệp vụ. Tuy nhiên, thủ tục kiểm soát được xây dựng theo các nguyên tắc sau: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này quyền hạn và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận khác nhau trong một tổ chức. Đảm bảo được nguyên tắc này doanh nghiệp sẽ tránh được việc một cá nhân, bộ phận toàn quyền thực hiện một công việc, nghiệp vụ kinh tế từ đầu đến cuối do vậy sẽ có sự giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận và cá nhân qua đó thúc đẩy năng suất làm việc cao hơn. Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nghiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc nhằm ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền hạn để tham ô tài sản của doanh nghiệp và dễ nhận ra sự sai sót và gian lận. Không được bố trí khiêm nhiệm giữa các công việc có liên quan với nhau cho cùng một cá nhân thực hiện như tách biệt chức năng phê chuẩn, hạch toán với bảo quản tài sản hoặc chức năng thực hiện với chức năng kiểm soát, Phải uỷ quyền cho người có thẩm quyền phê chuẩn các nghiệp vụ một cách thích hợp: Sự phân quyền cho các cấp và xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn của từng người sẽ giúp cho các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh tiến triển tốt 15
16. đẹp, đồng thời giúp nhà quản lý kiểm soát, hạn chế được sự tuỳ tiện khi giải quyết công việc. Các nghiệp vụ hoặc các hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép. Nếu bất kỳ ai trong đơn vị cũng đều có quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản thì sự hỗn loạn tất yếu sẽ xẩy ra. Sự phê chuẩn có thể chia làm hai loại là phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. Phê chuẩn chung là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng cho toàn đơn vị. Thí dụ ban hành Bảng giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ hoặc hạn mức bán chịu cho khách hàng, mức khuyến mại cho khách hàng Các nhân viên căn cứ vào bảng giá, chính sách mà công ty đưa ra để xét duyệt các nghiệp vụ. Phê chuẩn cụ thể là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ không đưa ra chính sách chung nào. Việc phê chuẩn này thường áp dụng cho những nghiệp vụ thường xuyên nhưng số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính sách chung ví dụ bán hàng với số lượng lớn, số tiền phát sinh lớn Các cá nhân hoặc bộ phận được uỷ quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải có chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ Trên cơ sở các nguyên tắc cơ bản trên các thủ tục kiểm soát cơ bản được thiết kế. Một số thủ tục kiểm soát cơ bản trong doanh nghiệp gồm: Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách: Biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản, tài liệu kế toán và các thông tin khác là áp dụng những thể thức kiểm soát vật chất chẳng hạn như xây dựng nhà kho, trang bị hệ thống báo cháy, sử dụng tủ sắt, khoá, tường rào, lực lượng bảo vệ, hệ thống báo động, phát hiện trộm cắp Ngoài ra, cần phải hạn chế sự tiếp cận trực tiếp với tài sản, sổ sách của doanh nghiệp khi chưa được phép của người quản lý như kiểm soát việc tham khảo các tài liệu kế toán, quy chế bảo trì sữa chữa tài sản Kiểm soát độc lập việc thực hiện: Là việc kiểm tra thường xuyên và liên tục của những kiểm soát viên độc lập với đối tượng bị kiểm tra, nhằm xem xét bốn loại thủ tục kiểm soát nêu trên. Chẳng hạn như đơn vị đã áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nhưng không thể loại trừ tuyệt đối khả năng 16
17. có thể xảy ra thông đồng giữa những nhân viên đảm nhận các phần hành khác nhau để tham ô tài sản. Định dạng trước: Đây là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi doanh nghiệp áp dụng rộng rãi chương trình máy tính vào công tác quản lý. Sử dụng chỉ tiêu: là việc lượng hoá tất cả những mục tiêu mà công ty đặt ra cho các cá nhân và bộ phận thành các chỉ tiêu và sau đó sẽ kiểm soát theo các chỉ tiêu này. Để thực hiện thành công các biện pháp KSNB đòi hỏi phải có nguyên tắc chung sau: . Một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân công trách nhiệm rõ ràng. . Quy trình hoạt động và quy trình KSNB được xác định rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ đơn vị. . Các hoạt động rủi ro được phân tách rõ ràng giữa những nhân viên khác nhau. . Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp. . Mọi nhân viên đều phải tuân thủ HTKSNB. . Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng. . Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra. . Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản. . Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp KSNB. 1.3.4 Kiểm toán nội bộ Theo Viện kiểm toán nội bộ Hoa kỳ (IIA) “Kiểm toán nội bộ là hoạt động đánh giá và tư vấn độc lập trong nội bộ tổ chức, được thiết kế nhằm cải tiến và làm tăng giá trị cho các hoạt động của tổ chức đó. Giúp tổ chức đạt được các mục tiêu bằng việc đánh giá và cải tiến một cách có hệ thống và chuẩn tắc có hiệu lực của quy trình quản trị, kiểm soát và quản lý rủi ro”. 17
18. Tóm lại, kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết kế trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Là một trong những nhân tố cơ bản trong HTKSNB của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu có địa vị pháp lý và đội ngũ cán bộ tương xứng, cụ thể: Về tổ chức: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải phụ thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động, đồng thời phải được một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra. Về nhân sự: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành. Về hoạt động: Các hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ cần có kế hoạch cẩn thận. Cần xác định một loạt các mục tiêu chi tiết trong khuôn khổ những trách nhiệm của kế toán nội bộ đã được quy định. Những mục tiêu này cần được chuyển thành kế hoạch kiểm toán với sự ưu tiên cao nhất cho những lĩnh vực có rủi ro lớn hơn hoặc các lĩnh vực có khả năng tiết kiệm lớn nhất. Kế hoạch kiểm toán được sử dụng để dự toán các chi phí. Ngoài ra cần có một chương trình chính thức về các thủ tục kiểm tra chất lượng để đảm bảo chắc chắn rằng công việc của bộ phận kiểm toán nội bộ đúng với tiêu chuẩn. Chương trình bao gồm cả việc giám sát các nhân viên và việc rà soát lại các giấy tờ công tác do những cán bộ cấp cao hơn ở trong bộ phận đó thực hiện. 18
19. HƯỚNG DẪN HỌC TẬP CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP VẬN DỤNG I. Câu hỏi ôn tập 1. Hãy nêu những lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ? 2. Hãy phân biệt hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ? 3. Trình bày các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ? 4. Hãy phân tích vai trò kiểm soát nội bộ của hệ thống kế toán? Câu hỏi trắc nghiệm A. Hãy nhận định Đúng hoặc Sai cho các câu dưới đây và giải thích: 1. Kiểm toán nội bộ và kiểm soát nội bộ là như nhau 2. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng có bộ phận kiểm toán nội bộ 3. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng có hệ thống kiểm soát nội bộ 4. Kiểm toán nội bộ bao gồm cả kiểm soát nội bộ 5. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm cả kiểm toán nội bộ 6. Trưởng phòng hành chính của một doanh nghiệp chịu trách nhiệm thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ 7. Chủ tịch hội đồng quản trị có thể vô hiệu hoá hệ thống kiểm soát nội bộ 8. Khi thiết lập thủ tục kiểm soát của HTKSNB cần tuân thủ nguyên tắc là không nên để một cá nhân thực hiện từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng của một nghiệp vụ kinh tế 9. Để HTKSNB hoạt động có hiệu quả cần tuân thủ nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn, nguyên tắc bất kiêm nhiệm 10. Kiểm soát nội bộ đảm bảo tài sản của doanh nghiệp không bao giờ bị mất trộm, biển thủ 11. Hệ thống kiểm soát nội bộ đảm bảo doanh nghiệp làm ăn luôn có lãi 12. Các doanh nghiệp ở Việt nam rất chú trọng đến xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ 13. Ban quản lý chịu trách nhiệm xây dựng HTKSNB hiệu quả 14. Hệ thống kế toán không có tác dụng gì trong kiểm soát nội bộ 15. Để hoạt động có hiệu quả thì bộ phận kiểm toán nội bộ nên trực thuộc phòng kế toán 16. Những người làm việc ở phòng kiểm toán nội bộ không cần thiết phải có chứng chỉ kiểm viên hành nghề 19
20. 17. Đưa ra Bảng giá phòng nghỉ khách sạn là một loại của phê chuẩn cụ thể 18. Hệ thống kiểm soát nội bộ ngân hàng luôn luôn hiệu quả 19. Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhà nước luôn lớn và mạnh hơn hệ thống kiểm soát nội bộ công ty cổ phần B. Hãy chọn câu đúng nhất cho các câu dưới đây: 1.1 Yếu tố nào dưới đây không phải là một trong những yếu tố cơ bản của môi trường kiểm soát a. Môi trường kiểm soát b. Hệ thống kế toán c. Kiểm toán nội bộ d. Rủi ro kiểm soát 1.2 Sự phê chuẩn nào dưới đây là sự phê chuẩn chung: a. Bảng giá phòng nghỉ khách sạn b. Hạn mức bán chịu c. Bảng giá bán hàng hoá d. Tất cả các câu đều đúng 1.3 Kiểm toán nội bộ là một bộ phận: a. Độc lập với hệ thống kiểm soát nội bộ b. Nên trực thuộc phòng tổ chức của đơn vị c. Có tư cách pháp nhân d. Là một yếu tố của HTKSNB 1.4 Câu nào dưới đây của HTKSNB là hợp lý: a. Các nghiệp vụ kinh tế phải có sự phê chuẩn của những người quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép b. Khi xây dựng các hoạt động kiểm soát phải tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn, nguyên tắc phân công phân nhiệm c. Không nên để một người vừa giữ tài sản lại vừa giữ sổ của tài sản đó d. Tất cả các câu trên đều đúng 1.5 HTKSNB sẽ hoạt động có hiệu quả nếu: a. Ban Giám đốc có tính liêm khiết, trung thực b. Ban giám đốc có năng lực c. Thiết kế, xây dựng được các hoạt động kiểm soát quan trọng d. Tất cả các câu trên 20
21. 1.6 Doanh nghiệp không cần có hoạt động kiểm soát nếu: a. Nhân viên trung thực b. Nhân viên có năng lực c. Giám đốc nghiêm khắc d. Tất cả các câu trên e. Tất cả các câu trên đều sai 1.7 Trong các doanh nghiệp ở Việt nam: a. Luôn chú trọng xây dựng HTKSNB có hiệu quả b. Luôn có quy chế chi tiêu nội bộ c. Chú trọng xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ d. Tất cả các câu trên đều đúng e. Tất cả các câu trên đều sai 1.8 Khi làm việc trong một doanh nghiệp có Giám đốc rất nghiêm khắc, khó tính thì: a. Nhân viên không dám thực hiện hành vi biển thủ, tham ô b. Nhân viên không gây ra sai sót c. Nhân viên làm việc có nề nếp hơn doanh nghiệp có giám đốc dễ tính d. Công việc kiểm tra kiểm soát nội bộ đảm bảo là không có sai phạm xẩy ra 1.9 Để HTKSNB hoạt động có hiệu quả thì: a. Xây dựng một môi trường văn hoá chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp b. Mọi hoạt động quan trọng cần được ghi lại bằng văn bản c. Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra kiểm soát d. Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập e. Tất cả các câu trên đều đúng 1.10 Dấu hiệu bất ổn của HTKSNB: a. Không có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng b. Khi nhân viên chấp nhận làm việc “ không công” c. Khi có sự chồng chéo giữa các phòng ban d. Không yên tâm về tình hình tài chính của công ty e. Tất cả các câu trên đều đúng II. Bài tập vận dụng 21
22. 1. Có quan điểm cho rằng hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả là đảm bảo rằng số liệu trên báo cáo tài chính luôn chính xác. Theo anh(chị) quan điểm này đúng hay sai? Vì sao? 2. Dưới đây là những điểm yếu của HTKSNB, hãy cho biết những điểm yếu này liên quan đến yếu tố nào của HTKSNB (môi trường kiểm soát. hệ thống kế toán, thủ tục kiểm soát, kiểm toán nội bộ) và những điểm yếu này ảnh hưởng đến khoản mục nào của bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: a. Một số hoá đơn giá trị gia tăng nhận được của nhà cung cấp không đầy đủ chữ ký, một số hoá đơn bị tính toán sai b. Nhân viên ở phòng hành chính thường gây phiền hà cho khách hàng về giấy tờ và thủ tục c. Trên chứng từ thanh toán không có đóng dấu “ đã thanh toán” d. Không kiểm kê tiền mặt tại két vào cuối năm và không đối chiếu số liệu với sổ sách e. Các phiếu nhập kho không được đánh số thứ tự trước f. Trưởng phòng kinh doanh nhận tiền, quà biếu của khách hàng 3. Dưới đây là danh mục công việc thường được thực hiện bởi phòng kế toán: a. Nhận vật tư nhà cung cấp b. Lập báo cáo nhận hàng c. Lập sổ cái phải thu khách hàng và nhà cung cấp d. Ghi sổ chi tiết vật tư e. Phê duyệt các khoản chi f. Ký séc thanh toán cho người bán g. Thu tiền từ khách hàng h. Thanh toán lương cho công nhân viên Hãy phân công công việc đối với nhưng trách nhiệm nêu trên cho bốn nhân viên sao cho đạt được sự tách ly trách nhiệm tốt nhất, mỗi người thực hiện hai nhiệm vụ? 4. Hãy phân tích sự ảnh hưởng của các yếu tố sau đến tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ: Ban Giám đốc có xu hướng thổi phồng hoặc che dấu lợi nhuận Nhân viên có năng lực 22
23. Tính trung thực của nhân viên thì chưa có bằng chứng để kết luận Chính sách tuyển dụng nhân sự công khai, việc xét tuyển do nhiều người quyết định Phân chia nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng giữa các bộ phận Công ty có Ban kiểm soát TÓM TẮT CHƯƠNG I Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót. Để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý. Nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. HTKSNB bao gồm 4 yếu tố cơ bản: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ. Môi trường kiểm soát là yếu tố nền tảng của HTKSNB, là màu sắc riêng của hệ thống. HTKSNB có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đảm việc thực hiện các văn bản pháp luật trong đơn vị và bảo đảm hiệu quả của các hoạt động 23
24. CHƯƠNG II: KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CÁC NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU CỦA DOANH NGHIỆP Mục tiêu chương: Sau khi nghiên cứu chương, người đọc có thể hiểu được các hoạt động kiểm soát đối với các nghiệp vụ chủ yếu của doanh nghiệp như nghiệp vụ thu, chi tiền, nghiệp vụ bán hàng, mua hàng, nghiệp vụ chi phí sản xuất, nghiệp vụ tiền lương và nhân viên và nghiệp vụ bảo quản hàng tồn kho Nội dung của chương tập trung làm rõ những vấn đề sau: - Quá trình kiểm soát nội bộ đối với tiền - Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng, mua hàng, bảo quản hàng tồn kho - Kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất, đối với tiền lương và nhân viên 2.1. Kiểm soát nội bộ đối với tiền 2.1.1. Nội dung và đặc điểm của khoản mục tiền Tiền trong doanh nghiệp thường bao gồm các khoản tiền sau: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại két của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý. Trong mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt nhất định để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày. Số tiền thường xuyên tồn quỹ phải được tính toán định mức hợp lý, mức tồn quỹ này tuỳ thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động, nhu cầu thanh toán, nhu cầu sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh Tiền gửi ngân hàng là số tiền mà doanh nghiệp gửi tại các ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc các công ty tài chính bao gồm tiền Việt nam, các loại ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý Tiền đang chuyển bao gồm các khoản tiền Việt nam, ngoại tệ mà doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc đã gửi qua bưu điện để chuyển trả cho ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi ngân hàng để trả cho các đơn vị khác thế nhưng đến ngày khoá sổ thì doanh nghiệp vẫn chưa nhận được giấy báo hay bảng sao kê của ngân hàng hoặc của kho bạc 24
25. Tiền là khoản mục có khả năng sai phạm cao trong thực tế, tiền là tài sản rất nhạy cảm với vấn đề gian lận biển thủ. Thủ thuật gian lận rất đa dạng và tinh vi nhằm để che dấu, không bị phát hiện bởi HTKSNB Các sai phạm liên quan đến khoản mục tiền có thể ảnh hưởng đến nhiều khoản mục khác như chi phí, doanh thu, lợi nhuận, nợ phải thu, nợ phải trả. Các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tiền thường phát sinh nhiều nên những sai phạm liên quan đến tiền có khả năng xẩy ra nhiều và rất khó phát hiện. Chính vì vậy, doanh nghiệp phải thiết kế một HTKSNB hữu hiệu để phát hiện, ngăn ngừa sai phạm 2.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với tiền Kiểm soát nội bộ đối với tiền là việc thiết kế những hoạt động kiểm soát, những chính sách thủ tục nhằm để: Hạn chế, ngăn ngừa, phát hiện những sai phạm liên quan đến tiền, bảo vệ tài sản tiền, Đảm bảo các khoản tiền đều phải được thu đủ, gửi vào ngân hàng hay nộp vào quỹ trong khoảng thời gian sớm nhất Đảm bảo tất cả các khoản chi đều phải đúng mục đích, phải được xét duyệt và phải được ghi chép đúng đắn Đảm bảo số dư tồn quỹ hợp lý để chi trả, thanh toán cho các nhu cầu sản xuất kinh doanh, cũng như các khoản nợ đến hạn. Tránh việc tồn quỹ quá mức cần thiết vì không tạo khả năng sinh lợi và có thể có sai phạm 2.1.3 Một số rủi ro thường gặp và kiểm soát nội bộ đối với thu tiền 2. 1.3.1 Một số rủi ro thường gặp đối với thu tiền Tiền thu không đầy đủ Thất thoát số tiền thu được Nhân viên bán hàng chiếm dụng số tiền thu được Nhân viên bán hàng ghi chép không đầy đủ số tiền thu được Thu những khoản tiền không cho phép Ghi chép vào sổ kế toán bị sai tài khoản đối với khoản tiền thu được 2.1.3.2 Kiểm soát nội bộ đối với thu tiền Hạn chế tối đa số lượng người nắm giữ tiền nghĩa là chỉ cho phép một số ít nhân viên thu được tiền 25
26. Phân công cho một nhân viên ghi nhận kịp thời các nghiệp vụ thu tiền ngay vào thời điểm phát sinh nghiệp vụ Sau khi thu được tiền thì nộp ngay số tiền thu được vào quỹ hay ngân hàng Khuyến khích người nộp tiền yêu cầu người thu tiền cung cấp biên lai hoặc phiếu thu tiền Tăng cường thu qua ngân hàng hạn chế thu bằng tiền mặt Kiểm kê tiền mặt và đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán cụ thể đối chiếu số liệu trên biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt với số liệu trên sổ kế toán tiền mặt Cuối tháng đối chiếu số liệu của doanh nghiệp với số liệu của ngân hàng Tách rời giữa chức năng bán hàng và thu tiền Sử dụng hệ thống máy tính tiền để khách hàng có thể nhìn thấy và kiểm tra khi mua hàng Phải in phiếu tính tiền ra và khuyến khích khách hàng nhận phiếu và mang theo cùng với hàng hoá Nếu không đủ điều kiện để trang bị máy tính tiền thì cần phải yêu cầu lập báo cáo bán hàng hàng ngày Lập luân chuyển phiếu thu đúng quy trình: + Bộ phận lập: bộ phận kế toán + Chữ ký: đủ 4 chữ ký Người lập phiếu: ký để xác nhận việc lập phiếu Kế toán trưởng: ký để kiểm tra phiếu thu( thu đúng, thu đủ, thu kịp thời) Khách hàng : ký để xác nhận việc trả tiền giúp công ty có căn cứ để xác minh thu tiền đúng đối tượng + Số liên được lập: 3 liên 1 Liên gốc lưu tại phòng kế toán để hạch toán giảm công nợ phải thu 1 Liên thủ quỹ giữ để xem đây như là lệnh thu tiền 1 Liên giao cho khách hàng để thay cho giấy biên nhận đã nhận tiền 2.1.4 Một số rủi ro thường gặp và kiểm soát nội bộ đối với chi tiền 2.1.4.1 Một số rủi ro thường gặp đối với chi tiền 26
27. Không đáp ứng nhu cầu trả tiền khi đến hạn, sử dụng kém hiệu quả số dư tiền Không ghi chép, báo cáo đầy đủ số dư tiền Chi tiền không đúng mục đích Chi không đúng nhu cầu, không cần thiết chi cũng chi (lãng phí) Chi quá nhiều nhưng thực sự khoản chi thì không nhiều (mất cắp, biển thủ) Chi nhiều và trong thời gian dài làm cho tiền của công ty bị lạm dụng Chi không đủ (không đủ tiền để chi nhưng nhu cầu chi rất bức thiết) Chi không kịp thời Người thực hiện chi báo cáo không đúng thực tế 2.1.4.2 Kiểm soát nội bộ đối với chi tiền Hạn chế tiếp cận khu vực tiền mặt Hạn chế các nghiệp vụ dùng tiền mặt (chi bằng tiền ngân hàng) Khống chế số dư tiền mặt ở mức cho phép Kiểm quỹ định kỳ hoặc bất thường Phê duyệt các khoản chi tiền mặt Đăng ký chữ ký phê duyệt các khoản chi tiền ngân hàng Các khoản chi phải có chứng từ đầy đủ trước khi được phê duyệt Đóng dấu “Đã chi” hoặc “ Đã thanh toán” vào chứng từ Đối chiếu hàng tháng với sổ sách kế toán của ngân hàng Vận dụng đúng nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Xây dựng quy chế chi tiêu hoặc quy chế tài chính Bố trí cán bộ có tính trung thực, có tính cẩn thận làm thủ quỹ và kế toán thanh toán Lập, luân chuyển phiếu chi đúng quy trình: Phiếu chi do bộ phận kế toán lập Có 5 chữ ký trên phiếu chi: người lập, người kiểm tra, người phê duyệt, người chi tiền, người nhận tiền Phiếu chi được lập 4 liên: 1liên gốc lưu ở bộ phận kế toán, 1 liên chuyển cho thủ quỹ, 1 liên chuyển cho bộ phận theo dõi công nợ, 1 liên giao cho khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu) 2.2. Kiểm soát nội bộ đối với bán hàng 27
28. 2.2.1 Đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng Bán hàng tạo ra nguồn doanh thu, thu nhập cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể bán hàng với nhiều phương thức khách hàng như bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp, bán hàng trực tiếp, bán hàng đại lý , bán hàng tại nhiều địa điểm khác nhau nhằm để tăng doanh thu, thu nhập khác Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu (Theo chuẩn mực kế toán Việt nam số 14- Doanh thu và thu nhập khác) Doanh thu bao gồm doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu tài chính gồm các khoản tiền lãi thu được, cổ tức, các khoản lãi được chia từ hoạt động đầu tư góp vốn dài hạn, các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái Thu nhập khác là những khoản thu từ những hoạt động ngoài các hoạt động tạo ra doanh thu, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu Doanh thu và thu nhập là chỉ tiêu cũng có thể bị trình bày sai so với thực tế, doanh thu bị kê khai thấp hơn so với thực tế thu được. Những sai phạm liên quan đến doanh thu, thu nhập có thể ảnh hưởng đến nhiều khoản mục khác của báo cáo tài chính. Nếu như doanh thu, thu nhập là những chỉ tiêu dùng để đánh giá thành tích, xét thưởng thì nó có thể bị thổi phồng cao hơn so với thực tế 2.2.2 Những rủi ro thường gặp đối với bán hàng - Hoá đơn bị tính toán không đúng - Có những nghiệp vụ bán hàng không viết hoá đơn cho khách hàng cho nên cũng không kê khai doanh thu, kê khai tiền - Hàng hoá bán không đúng giá, tính sai các khoản chiết khấu - Bán hàng không thu được tiền do khách hàng không có khả năng trả tiền hay có tiền nhưng không chịu trả - Giao hàng trễ - Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng - Phát hành hoá đơn sai - Doanh thu, thu nhập bị tính toán sai (đối với những khoản doanh thu, thu nhập bằng ngoại tệ, áp dụng sai tỷ giá quy đổi) 28
29. - Doanh thu, thu nhập cao hơn so với thực tế tức là bị kê khống để lấy thành tích và xét khen thưởng - Doanh thu, thu nhập thực tế thu nhiều nhưng lại để ngoài sổ sách kế toán - Cố tình hạch toán sai doanh thu, thu nhập so với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành 2.2.3Nội dung kiểm soát nội bộ đối với bán hàng - Sử dụng hệ thống máy tính để hỗ trợ cho việc bán hàng - Tách rời chức năng bán hàng với thu tiền - Tách rời người viết hoá đơn với người thu tiền - Thiết lập bảng giá cho các mặt hàng - Đối với những lần bán hàng có quy mô phát sinh lớn thì cần phải phê duyệt giá bán - Cập nhật giá mới cho những mặt hàng có sự thay đổi giá bán - Duyệt hạn mức tín dụng - Phân tích tuổi nợ khách hàng - Kiểm tra tồn kho trước khi chấp nhận đơn hàng - Theo dõi đơn đặt hàng tồn đọng - Khách hàng ký duyệt mẫu hàng để xác định rõ mẫu hàng mình nhận - Đối chiếu mẫu hàng giao cho khách hàng với mẫu hàng trong đơn đặt hàng - Khách hàng ký bao bì nhận hàng - Phê duyệt hoá đơn để phát hiện những sai sót khi lập hoá đơn - Đối chiếu hoá đơn với đơn đặt hàng và phiếu xuất kho - Đối chiếu số bán hàng với số xuất hàng tồn kho - Các chứng từ bán hàng chuyển về kế toán để ghi chép - Lập và luân chuyển đúng quy trình chứng từ: đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng Đối với đơn đặt hàng: Người lập: khách hàng Chữ ký: ít nhất có 2 chữ ký đó là chữ ký của khách hàng và người có thẩm quyền. Khách hàng ký để xác nhận việc đặt hàng, người có thẩm quyền ký để phê duyệt việc bán hàng Số liên: 2; 1 liên gốc lưu để theo dõi thực hiện việc bán hàng, 1 liên chuyển cho bộ phận sản xuất để lên kế hoạch sản xuất 29
30. Đối với phiếu xuất kho: Bộ phận lập: bộ phận bán hàng Chữ ký: 5 chữ ký; người lập ký để xác nhận việc lập phiếu; trưởng bộ phận ký để kiểm tra bán đúng, bán đủ, bán kịp thời; Giám đốc ký để phê duyệt việc xuất bán; thủ kho ký để xác nhận việc xuất kho; khách hàng ký để xác nhận việc đã nhận đúng và đủ hàng Số liên: 5; 1 liên gốc lưu tại bộ phận bán hàng; 1 liên thủ kho giữ lại để xem như là lệnh xuất kho; 1 liên chuyển cho kế toán để theo dõi doanh thu, công nợ, hàng tồn kho ; 1 liên khách hàng giữ để làm cơ sở đối chiếu nhập kho tại kho của khách hàng Đối với hoá đơn: Bộ phận lập: bộ phận kế toán hoặc phòng kinh doanh Chữ ký: 3; người viết hoá đơn ký để xác nhận việc viết hoá đơn; thủ trưởng ký để phê duyệt hoặc xác nhận việc bán hàng giúp cho người mua hàng chứng minh được rằng việc mua hàng của mình là hoàn toàn hợp pháp; Khách hàng ký để xác nhận việc mua hàng giúp cho người bán có cơ sở để chứng minh việc bán hàng Số liên: 3; 1 liên gốc lưu tại bộ phận kế toán để theo dõi doanh thu và công nợ; 1 liên giao cho khách hàng; 1 liên chuyển cho bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu và công nợ 2.3. Kiểm soát nội bộ đối với mua hàng 2.3.1 Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải có các yếu tố đầu vào, một trong những yếu tố đó là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Nếu là doanh nghiệp thương mại thì phải mua hàng hoá để bán. Đối với các doanh nghiệp sản xuất cần phải có kế hoạch mua, dự trữ vật tư đầy đủ, kịp thời các loại vật tư cả về số lượng, chất lượng và kết cấu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra được bình thường. Tuỳ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp mà số lượng nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp phát sinh nhiều hay ít nhưng những sai phạm liên quan đến mua hàng thường hay xẩy ra. Sai phạm về nghiệp vụ mua hàng có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục của báo cáo tài chính như chi phí, hàng tồn kho, lợi nhuận 2.3.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với mua hàng 30
31. - Mua đúng hàng về tên hàng, quy cách, phẩm chất của hàng và sự mô tả hàng - Mua đúng nhà cung cấp - Mua đúng giá, càng thấp càng tốt nhưng phải bảo đảm chất lượng hàng - Mua đủ theo số lượng đã phê duyệt - Hạn chế những sai phạm liên quan đến mua hàng, ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm về mua hàng 2.3.3 Những rủi ro thường gặp đối với mua hàng - Yêu cầu mua hàng không đúng nhu cầu thực tế - Mua không đúng hàng, không đúng chất lượng, quy cách phẩm chất - Mua giá cao, chất lượng thấp - Mua không đủ số lượng, thực tế ít hơn so với chứng từ hoặc thực tế khan hiếm không có hàng để mua - Hàng nhập về không kịp tiến độ sản xuất - Người mua hàng nhận tiền hoa hồng không được phép từ phía nhà cung cấp - Trả nhầm hàng mua - Mua đúng giá quy định nhưng chất lượng hàng kém - Báo cáo sai, không kịp thời, không rõ ràng về vật tư, hàng hoá mua về - Cố tình hạch toán sai các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, hạch toán không đúng với nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ kế toán 2.3.4 Nội dung kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ mua hàng - Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết: mua cái gì, mua của nhà cung cấp nào, mua để làm gì, khi nào thì tiến hành mua, mua hàng ở địa điểm nào, số lượng bao nhiêu và trị giá bao nhiêu tiền - Lựa chọn nhà cung cấp có uy tín - Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng, đối chiếu giữa hàng thực tế nhận được với nhu cầu - Khi nhận hàng kiểm tra kỹ chất lượng hàng - Tiến hành báo cáo lên cấp trên trong các trường hợp: giao trễ hàng, các đơn hàng chưa thực hiện - Đối chiếu số mua hàng theo kế toán với số nhận hàng theo thủ kho - Định kỳ kiểm kê hàng tồn kho, đối chiếu số liệu hàng tồn kho trong thực tế với hàng tồn kho trên sổ sách kế toán 31
32. - Phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng đúng cấp có thẩm quyền - Báo cáo nhận hàng đều được đánh số trước và theo dõi - Không để một người vừa làm thủ kho vừa làm kế toán vật tư, hàng hoá vừa là người giao hàng vừa là người đề nghị mua vừa là người trả tiền - Quy định việc ghi sổ nghiệp vụ càng sớm càng tốt sau khi nhận được hàng hoá, vật tư - Đối chiếu bộ phận kế toán với nhà cung cấp - Đối chiếu giá cả trên hoá đơn mua hàng với giá cả trên thị trường - Thu thập báo giá của một số nhà cung cấp - Lập và luân chuyển chứng từ đúng quy trình: Phiếu yêu cầu vật tư, phiếu đề nghị mua vật tư, phiếu nhập kho Đối với phiếu yêu cầu vật tư: Bộ phận lập: bộ phận sản xuất hoặc thủ kho Chữ ký: 3; người lập, người kiểm tra, người phê duyệt Số liên: ít nhất là 2; 1 liên bộ phận phát hành giữ, 1 liên chuyển cho bộ phận vật tư Đối với phiếu đề nghị mua vật tư: Bộ phận lập: bộ phận mua hàng/ Bộ phận vật tư Chữ ký: 3; nhân viên mua hàng ký, trưởng bộ phận mua hàng, chữ ký của người có thẩm quyền phê duyệt Số liên: 3; 1 liên lưu tại bộ phận mua hàng, 1 liên giao cho nhân viên đi mua hàng, 1 liên chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi Phiếu này đính kèm với phiếu yêu cầu vật tư và kế hoạch mua hàng chi tiết Đối với phiếu nhập kho Bộ phận lập: bộ phận vật tư Chữ ký: 5; bao gồm nhân viên vật tư, trưởng bộ phận vật tư, đại diện nhà cung cấp, người phê duyệt nhận hàng và thủ kho Số liên: 4; 1 liên bộ phận vật tư lưu; 1 liên thủ kho giữ xem như là lệnh nhập kho; 1 liên giao cho nhà cung cấp; 1 liên chuyển cho bộ phận kế toán 2.4. Kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất 2.4.1 Đặc điểm của chi phí sản xuất 32
33. Chi phí sản xuất là toàn bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật hoá và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp bỏ ra trong kỳ dùng vào sản xuất sản phẩm được biểu hiện bằng tiền. Chi phí sản xuất được nhìn nhận như các khoản phí tổn phát sinh gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp để đạt được một sản phẩm, dịch vụ nhất định. Chi phí sản xuất bao gồm chi phí về nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí dịch vụ và các chi phí bằng tiền khác phát sinh ở bộ phận sản xuất. Về thực chất thì chi phí sản xuất là sự chuyển dịch vốn của doanh nghiệp vào đối tượng tính giá nhất định, nó là vốn của doanh nghiệp bỏ vào quá trình sản xuất kinh doanh. Để quản lý có hiệu quả và kịp thời đối với chi phí sản xuất kinh doanh của mình, doanh nghiệp luôn cần biết số chi phí đã chi ra cho từng loại hoạt động, từng loại sản phẩm, số chi phí đã cấu thành trong số sản phẩm dịch vụ hoàn thành là bao nhiêu. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì các nghiệp vụ về chi phí sản xuất phát sinh nhiều, sai phạm liên quan đến chi phí này nếu xẩy ra thì sẽ dẫn tới xác định không đúng giá thành sản phẩm dẫn tới tính sai giá vốn, lợi nhuận của doanh nghiệp 2.4.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất - Tính đúng các khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung - Tính đúng giá thành sản phẩm sản xuất - Hạn chế các sai phạm về chi phí sản xuất, ngăn ngừa, phát hiện kịp thời các sai phạm liên quan đến chi phí này - Không lãng phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, các khoản chi phí phát sinh ở bộ phận sản xuất - Hạch toán theo đúng chế độ kế toán, nguyên tắc kế toán, chuẩn mực kế toán các khoản chi phí sản xuất phát sinh 2.4.3 Những rủi ro thường gặp đối với chi phí sản xuất - Kê khai khống chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công - Sử dụng lãng phí nguyên vật liệu - Kê khai tiền lương công nhân sản xuất cao hơn thực tế - Phân bổ chi phí sản xuất chung không đúng cho từng sản phẩm - Tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung không phù hợp 33
34. - Hạch toán chi phí sản xuất không đúng chế độ, nguyên tắc kế toán, chuẩn mực kế toán - Tính toán sai các khoản chi phí sản xuất phát sinh 2.4.4 Nội dung kiểm soát nội bộ đối với các nghiệp vụ về chi phí sản xuất Đối chiếu chi phí nhân công sản xuất, chi phí sản xuất chung với bảng tính lương và chi phí chung đã xảy ra. Phân tích chi phí nguyên vật liệu, chi phí sản xuất chung thực tế so với định mức. Sử dụng phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư, đơn đặt hàng sản xuất, các bảng tập hợp chi phí và các báo cáo kiểm định chất lượng có đánh số trước. Độc lập đối chiếu các phiếu xin lĩnh vật tư, đơn đặt hàng sản xuất, các bảng tập hợp chi phí, báo cáo kiểm định chất lượng sản phẩm với nhau và với sổ sách kế toán. Phân tích và theo dõi sự chênh lệch về chi phí nguyên vật liệu, chi phí sản xuất chung so với định mức. Độc lập so sánh các báo cáo kiểm định chất lượng sản phẩm, báo cáo sản xuất, các bảng tập hợp chi phí với các đơn đặt hàng sản xuất, phiếu xin lĩnh vật tư So sánh, đối chiếu sản phẩm dở dang, sản phẩm hoàn thành trong sản xuất với sản phẩm hoàn thành nhập kho. Độc lập đối chiếu, so sánh số lượng và giá cả trên phiếu yêu cầu, đơn đặt hàng sản xuất và hợp đồng kinh tế với nhau. Độc lập rà soát tỉ lệ phân bổ các chi phí chung cho các đơn đặt hàng, tính toán lại chi phí đã phân bổ. Cập nhật thông tin về hàng tồn kho Phân tích và theo dõi sự khác biệt về chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung thực tế ghi sổ so với định mức và kế hoạch. Thiết lập một hệ thống các chuẩn mực kĩ thuật trong sản xuất và phải kiểm định chất lượng sản phẩm. Độc lập quan sát việc mã hoá tài khoản đối với các chi phí NVL, nhân công, sản xuất chung. 34
35. Đối chiếu chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung trên bảng tính giá thành với chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung trên sổ theo dõi chi tiết. Kiểm tra danh mục các vấn đề cần khai báo và rà soát lại khai bá Thí dụ về kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ sản xuất ở doanh nghiệp xây lắp: Đối với việc xuất vật tư vào công trình có thể xẩy ra tình trạng xuất vật tư không đúng mục đích sử dụng, xuất nhầm vật tư làm thiệt hại chi phí, do đó không chỉ làm tốn kém chi phí vận chuyển nguyên vật liệu về kho mà còn dẫn đến việc nguyên vật liệu bị hỏng, mất mát, hao hụt trong quá trình vận chuyển. Để hạn chế thiệt hại này và tăng tính kiểm soát, trong phiếu xuất kho nên bổ sung thêm yếu tố “số phiếu yêu cầu cấp vật tư” để nhằm giúp cho thủ kho dễ dàng kiểm tra, đối chiếu trước khi xuất vật tư hoặc đối với phiếu xuất kho ở đội công trình thì cần có chữ ký của kỹ sư giám sát công trình để giám sát việc xuất vật tư vào sử dụng có đúng mục đích hay không. Ngoài ra, đối với vật tư xuất cho thi công công trình cần có biện pháp kiểm tra chặt chẽ nguyên vật liệu về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách có đúng dự toán và yêu cầu xuất nguyên vật liệu hay không, tránh trường hợp nhầm vật tư làm thất thoát chi phí, ảnh hưởng chất lượng công trình và tiến độ công trình. Nếu xẩy ra nhầm vật tư thì phải quy một phần trách nhiệm cho các đội thi công nhằm nâng cao trách nhiệm trong công tác tổ chức thi công công trình Bên cạnh đó, các đội trưởng, kỹ sư giám sát, kế toán và thủ kho công trình phải tăng cường kiểm soát và thực hiện đúng chức năng quyền hạn, nhiệm vụ và trách nhiệm của mình, nghiêm cấm việc cấu kết, thông đồng với nhau để làm các chứng từ giả mạo, kê khống khối lượng, không đúng so với thực tế để gian lận. Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp Hiện nay chi phí nhân công trực tiếp của các công trình ở các doanh nghiệp xây lắp chủ yếu được giao khoán cho các đội công trình về mặt khối lượng thế nhưng cũng phải bố trí kỹ sư ở phòng kỹ thuật xuống kiểm tra và theo dõi về khối lượng thực hiện, chất lượng và kỹ thuật tay nghề của công nhân nhằm đảm bảo chất lượng và tiến độ. Sau mỗi lần kiểm tra cần có báo 35
36. cáo về chất lượng, khối lượng thực hiện, kỹ thuật tay nghề của công nhân. Cuối tháng phải tổng kết lại trình lên giám đốc để có những cách xử lý đối với những trường hợp trình độ tay nghề kém, khai khống khối lượng công việc. Đội trưởng công trình định kỳ 5 ngày tiến hành kiểm tra việc chấm công. Các đội trưởng đội công trình kết hợp với phòng Nhân sự quản lý công nhân theo từng trình độ, từng ngành nghề và theo nhu cầu thực tế thi công. Bảng thanh toán lương và quyết toán lương phải được đối chiếu với dự toán chi phí nhân công trực tiếp của từng công trình. Kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công Phòng vật tư thiết bị cần phải căn cứ vào kế hoạch sử dụng máy thi công để có kế hoạch điều động máy móc đáp ứng nhu cầu và cân đối giữa các công trình nhằm nâng cao hiệu quả, năng suất làm việc của máy móc – thiết bị góp phần làm giảm chi phí của công trình. Kế hoạch sử dụng máy thi công cũng là căn cứ để phòng kế toán đối chiếu số liệu thực tế thực hiện do bộ phận công trường và tổ thiết bị báo cáo lên đồng thời cũng lên kế hoạch về tiền thuê ca máy bên ngoài khi các máy móc thiết bị của công ty không đáp ứng nhu cầu Để thuận lợi cho việc trông giữ, bảo vệ máy thi công và để máy thi công đỡ bị hư hỏng do thời tiết thì hàng ngày sau khi hoạt động cần phải đưa xe, máy thi công vào bãi tập trung, phải có vật che chắn, có bảo vệ canh giữ Để kiểm soát chi phí máy thi công thì kế toán các đội công trình cần lập Sổ ghi chép quản lý máy thi công cho từng công trình. Trong sổ này mỗi máy thi công được mở 1 hoặc vài trang sổ (tuỳ thuộc vào thời gian thi công công trình), các nội dung cần được phản ánh trong sổ đối với mỗi máy thi công bao gồm: thời gian đưa máy vào sử dụng cho công trình, nội dung sửa chữa bảo dưỡng trong quá trình sử dụng, thời gian máy tạm dừng thi công, thời gian máy sử dụng ngoài giờ, thời gian máy không được tiếp tục dùng cho công trình Các thông tin sẽ được dùng để đối chiếu với thông tin thực tế khi phòng vật tư thiết bị kiểm tra đột xuất hoặc định kỳ máy thi công ở công trình, các sai phạm về chi phí máy thi công có thể được phát hiện thông qua việc đối chiếu này chẳng hạn như máy thi công sử dụng ngoài giờ nhưng 36
37. không được phản ánh vào sổ, chi phí sửa chữa thực sự không phát sinh nhưng trong sổ lại có, máy thi công bị mất mát các phụ tùng thiết bị Đối với máy thi công đặc chủng thì công nhân vận hành phải có bằng hoặc giấy chứng nhận đã được đào tạo vận hành loại thiết bị đó Công nhân vận hành trước khi làm việc phải kiểm tra tình trạng kỹ thuật máy móc thi công, kiểm tra hiện trường thi công, phải bảo đảm an toàn cho người và máy thi công, nội dung công việc phải phù hợp với tính năng kỹ thuật và chất lượng của máy móc thiết bị. Nếu các điều kiện này không đảm bảo, phải kịp thời báo cáo với Đội để báo cáo bằng văn bản với Công ty (qua phòng vật tư thiết bị) biết để xử lý kịp thời không ảnh hưởng đến sản xuất Hàng tháng, phòng vật tư thiết bị cử người xuống các công trường để kiểm tra đột xuất việc sử dụng máy thi công và báo cáo lại kết quả kiểm tra Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung Trong chi phí sản xuất chung cũng có chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, việc hoàn thiện hoạt động kiểm soát chi phí này cũng tương tự các nội dung hoàn thiện đã trình bày ở trên Qua báo cáo chi phí sản xuất chung cho từng công trình, cần xem xét khoản chi phí sản xuất chung nào tăng nhiều, chiếm tỷ lệ nhiều trong tổng chi phí sản xuất chung. Sau đó kiểm tra mẫu các chứng từ của chi phí sản xuất chung đó. Đồng thời tính tỷ lệ chi phí sản xuất chung của từng công trình. Để kiểm soát được chi phí này thì cần phải bám sát dự toán, cần so sánh tỷ lệ chi phí này trong thực tế với tỷ lệ theo dự toán của mỗi công trình. Nếu vượt quá thì phải xem lại nguyên nhân, có thể là do tỷ lệ theo dự toán được xây dựng là quá thấp, có thể do lãng phí, thất thoát còn nếu thấp hơn so với dự toán thì cần xem lại tỷ lệ dự toán xây dựng đã phù hợp hay chưa. Đối với những khoản chi phí đã có quy định của công ty như chi phí điện thoại, chi phí đi lại thì cần phải đối chiếu số liệu thực tế thực hiện với quy định để xem xét việc thực hiện quy định như thế nào, các quy định đó đã phù hợp chưa. Đối với những khoản chi phí chưa có quy định cụ thể đồng thời cũng hay xẩy ra sai phạm như chi phí tiếp khách thì nên đưa ra định mức như định mức chi tiếp khách của các đội trưởng đội công trình, nếu vượt phải có sự đồng ý của giám đốc mới được thanh toán. 37
38. Đối với chi phí khấu hao tài sản cố định thì cần phải theo dõi chặt chẽ hơn tài sản cố định được sử dụng tại công trường bằng cách sử dụng thêm sổ chi tiết tài sản cố định tại nơi sử dụng để gắn trách nhiệm quản lý của từng đội thi công với việc sử dụng tài sản cố định đó. Số liệu trên sổ này sẽ được dùng để đối chiếu với số liệu kiểm kê tài sản cố định tại mỗi đội thi công. 2.5. Kiểm soát nội bộ đối với tiền lương và nhân viên 2.5.1 Khái niệm và đặc điểm Tiền lương là số tiền thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh. Các hình thức trả lương: Trả lương theo thời gian: căn cứ vào thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật và hệ số lương của người lao động để tính lương. Để áp dụng hình thức trả lương này, doanh nghiệp phải theo dõi ghi chép thời gian làm việc của người lao động thông qua bảng chấm công Trả lương theo sản phẩm: căn cứ và số lượng và chất lượng sản phẩm, công việc hoàn thành và đơn giá tiền lương cho một đơn vị sản phẩm và công việc đó để tính lương. Tiền lương sản phẩm thường áp dụng đối với lao động trực tiếp sản xuất gọi là tiền lương sản phẩm trực tiếp . Tiền lương sản phẩm có thể áp dụng đối với người gián tiếp phục vụ sản xuất gọi là tiền lương sản phẩm gián tiếp. Để khuyến khích người lao động nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao năng suất thì doanh nghiêp có thể áp dụng các đơn giá lương sản phẩm khác nhau. Trả lương theo doanh số: căn cứ vào doanh thu bán hàng hoặc số lượng hàng tiêu thụ được để tính lương. Hình thức trả lương lại thường được áp dụng đối với nhân viên bán hàng để khuyến khích bán được nhiều hàng hoá, sản phẩm Các khoản trích theo lương của doanh nghiệp bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và bảo hiểm thất nghiệp Quỹ bảo hiểm xã hội là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động. Khi người lao động bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, tử 38
39. tuất thì được hưởng bảo hiểm xã hội nếu họ tham gia đóng bảo hiểm xã hội đủ thời gian quy định. Quỹ bảo hiểm y tế dùng để đài thọ cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp khám chữa bệnh Kinh phí công đoàn là quỹ dùng để tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp Quỹ bảo hiểm thất nghiệp là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ khi họ bị thất nghiệp Các chức năng cơ bản của quy trình tiền lương và nhân viên: - Xác định mức lương - Chấm công, xác định số lượng sản phẩm hoàn thành - Tính lương và các khoản trích theo lương - Ghi nhận và báo cáo 2.5.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với tiền lương và nhân viên Xác định được mức lương phù hợp cho từng nhân viên, mức lương phải hợp pháp, hợp lý và hợp lệ Ghi nhận và báo cáo một cách đầy đủ, đúng đắn, kịp thời, ngắn gọn, rõ ràng dễ hiểu về tất cả các chức năng mà công ty quy định Nhân sự của công ty luôn được cập nhật một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời Sức lao động của từng nhân viên luôn được đánh giá theo quy định về chấm công, xác định về sản phẩm, khối lượng công việc hoàn thành, mức doanh số hàng, sản phẩm tiêu thụ Tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên được tính một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời Tiền lương của nhân viên luôn được chi trả đầy đủ, chính xác, kịp thời Ghi sổ kế toán các nghiệp vụ về tiền lương, các khoản trích theo lương đúng theo chế độ, chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán Tính đúng các khoản trích theo lương theo đúng quy định của nhà nước 2.5.3 Những rủi ro thường gặp đối với tiền lương và nhân viên Rủi ro về cập nhật dữ liệu về nhân sự: - Chức danh, chức vụ, cấp bậc của nhân viên không chính xác - Số lượng nhân viên trong kỳ tính lương không đầy đủ 39
40. - Không phản ánh kịp thời sự thay đổi nhân sự trong kỳ tính lương, nhân viên đã nghỉ việc nhưng vẫn có trong danh sách trả lương, nhân viên mới, nhân viên điều chuyển chưa được phản ánh kịp thời; những nhân viên tăng lương, bị giảm lương cũng chưa được ghi nhận Rủi ro về chấm công, xác định số lượng sản phẩm hoàn thành, xác định doanh số - Chấm công sai ( vượt quá hoặc thấp hơn thực tế) - Kê khai khống số lượng sản phẩm, công việc hoàn thành - Kê khai tăng doanh số bán hàng Rủi ro khác về tính lương: - Tính lương sai, không đúng với chính sách của công ty - Tính sai các khoản trích theo lương, tính không đúng với quy định của nhà nước - Tính sai thuế thu nhập cá nhân - Trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc, nhân viên không có thực 2.5.4 Nội dung kiểm soát nội bộ đối với quy trình tiền lương và nhân viên Xác định và thực hiện các nguyên tắc quyết định mức lương: Căn cứ vào mức đóng góp của nhân viên. Mức đóng góp này dựa vào sự đánh giá: - Thực tế đóng góp của nhân viên cũ của công ty - Khả năng có thể đóng góp của nhân viên mới - Năng lực không phải là căn cứ duy nhất để đánh giá sự đóng góp của nhân viên Căn cứ vào tình hình kinh doanh và khả năng tài chính của công ty: - Tình hình kinh doanh và khả năng tài chính không tốt đang chững lại hoặc đi xuống thì mức lương được xác định thấp hơn so với thị trường lao động - Tình hình kinh doanh tốt và khả năng tài chính tốt thì mức lương cao hơn so với thị trường lao động Căn cứ vào thị trường lao động hiện tại: xem xét mức lương ở các công ty cùng ngành nghề, cùng lĩnh vực, những công ty cùng là tư nhân hay cùng 40
41. là nhà nước hay cùng là nước ngoài, những công ty cùng địa bàn hoạt động, những công ty cùng hoàn cảnh thâm niên trong ngành Căn cứ vào sự công bằng giữa các nhân viên cùng phòng và giữa các bộ phận trong cùng công ty Căn cứ vào giá trị tinh thần mà công ty trao cho nhân viên: - Môi trường làm việc tốt - Cơ hội thăng tiến - Sự ổn định công việc về lâu dài - Danh tiếng công ty - Những chế độ phúc lợi về nhà ở, du lịch, y tế, trợ vốn, tham gia cổ phần - Điều kiện học hỏi, nâng cao nghề nghiệp Căn cứ vào pháp luật nhà nước hiện hành về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp: quy định về mức lương tối thiểu, quy định về xác định quỹ lương theo doanh số Phải xây dựng được quỹ lương cho từng bộ phận hay hoạt động của công ty, xây dựng được thang lương cho từng cấp bậc và từng tính chất công việc trong toàn công ty Phân cách nhiệm vụ giữa người chấm công với người tính lương và phân cách nhiệm vụ giữ người tính lương với người chi trả lương Sử dụng máy móc trong việc chấm công chẳng hạn như máy kiểm tra Vân tay Bảng chấm công do từng bộ phận lập ra được trưởng bộ phận phê duyệt và phải chịu trách nhiệm về bảng chấm công này Phê duyệt bảng thanh toán tiền lương Xây dựng chính sách lương rõ ràng Bộ phận tính lương phải thường xuyên cập nhật những thay đổi về nhân sự từ phòng nhân sự Phê duyệt những thay đổi trong cách tính lương và các khoản trích theo lương Phê duyệt căn cứ trích lập các khoản theo lương Định kỳ kiểm tra việc tính lương, tính thuế thu nhập cá nhân 41
42. Nhờ chuyên gia tư vấn cách tính thuế thu nhập cá nhân Phê duyệt trước khi chi lương Phân tích tính hợp lý của quỹ lương Ký nhận lương, chi qua tài khoản ngân hàng Bảng lương và các chứng từ chi lương chuyển kế toán ghi chép Đối chiếu chi phí lương với thực tế chi lương Báo cáo về tình hình làm thêm giờ, tăng ca, thay đổi số lượng nhân viên các bộ phận Phân tích sự biến động đột biến của nhân viên Phân tích biến động tiền lương bình quân 2.6. Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bảo quản hàng tồn kho 2.6.1 Đặc điểm hàng tồn kho Hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại khác nhau có thể gồm các loại sau: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa, hàng gửi bán Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu nên thực thể sản phẩm, toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển vào giá trị sản phẩm mới. Vật liệu phụ được sử dụng trong sản xuất để tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất. Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn của tài sản cố định về giá trị và thời gian sử dụng, thông thường không đủ tiêu chuẩn về giá trị. Sản phẩm dở dang là sản phẩm chưa kết thúc các giai đoạn chế biến, còn đang nằm trong quá trình sản xuất. Sản phẩm hoàn thành (thành phẩm) là sản phẩm đã kết thúc giai đoạn chế biến cuối cùng trong quy trình công nghệ sản xuất ra sản phẩm đó của doanh nghiệp, đã qua kiểm tra kỹ thuật và được xác nhận là phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật quy định, đã được nhập kho. Hàng hoá là những sản phẩm được mua của đơn vị khác để tiêu thụ. Hàng tồn kho khi chưa được sử dụng, chưa bán được thì được bảo quản tại các kho, bãi. Trong quá trình bảo quản hàng tồn kho có thể bị mất, bị hư hỏng, bị biển thủ, bị cháy, bị sử dụng không đúng mục đích Vì thế hàng tồn kho cần được bảo vệ 42
43. 2.6.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bảo quản hàng tồn kho Hàng tồn kho không bị cháy nổ Hàng tồn kho không bị hỏng, hư hại Hàng tồn kho không bị mất mát, trộm cắp Hàng tồn kho được sử dụng đúng mục đích, không bị biển thủ Hàng tồn kho được ghi chép đầy đủ, chính xác, được báo cáo đúng, kịp thời 2.6.3 Những rủi ro thường gặp đối với nghiệp vụ bảo quản hàng tồn kho Hàng tồn kho bị hỏng, bị hư hại Hàng tồn kho bị nhân viên thủ kho sử dụng không đúng mục đích, có thể đã đem đi tiêu thụ nhưng lại báo cáo mất mát, hao hụt Nhân viên thủ kho trông giữ không cẩn thận nên bị mất mát, trộm cắp Thủ kho, kế toán hàng tồn kho ghi chép không đầy đủ, đúng đắn số lượng và giá trị hàng tồn kho Báo cáo sai giá trị, số lượng, chất lượng hàng tồn kho 2.6.4 Nội dung kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bảo quản hàng tồn kho Phân cách nhiệm vụ giữa thủ kho và kế toán vật tư, hàng hoá Bố trí người làm thủ kho có sức khoẻ có tính trung thực, cẩn thận Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ và đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ sách vật tư, hàng hoá Sử dụng hệ thống kho bãi chắc chắn Thủ kho có trách nhiệm ký nhận hàng tồn kho đã nhập kho Đánh dấu riêng đối với hàng tồn kho của đơn vị khác nhưng lại được bảo quản trong kho của doanh nghiệp Cập nhật sổ sách về hàng tồn kho Xây dựng định mức hao hụt hàng tồn kho Xác định mức dự trữ hàng tồn kho Các chi phí về hàng tồn kho phải được sự phê duyệt của kế toán trưởng Sử dụng các chứng từ gốc có đánh số thứ tự trước Thí dụ về kiểm soát nội bộ đối với nguyên vật liệu được lưu giữ tại các công trình xây dựng trong các doanh nghiệp xây lắp: Đối với nguyên vật liệu dễ bị hao hụt, mất mát như cát, đá thì tập kết theo từng đợt của từng hạng mục công trình và có hàng rào thép gai bảo vệ 43
44. che chắn. Còn đối với nguyên vật liệu có giá trị lớn như xi măng, sắt thép phải có hệ thống kho bảo quản an toàn, cháy nổ, bão lụt. Khối lượng nguyên vật liệu được nhập phải tuỳ thuộc vào diện tích của kho, kế hoạch thi công công trình Trong quy trình kiểm soát chi phí nguyên vật liệu cần phải quan tâm đến kiểm soát tồn kho vật tư để đảm bảo tiến độ thi công và chất lượng công trình. Với đặc điểm của ngành xây dựng công trình, các công trình thường được hoàn thành trong một thời gian dài, các công trình thường được xây dựng tại các địa điểm xa công ty, việc vận chuyển vật tư khó khăn nhưng vẫn phải đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình, tránh trường hợp ngừng thi công do thiếu nguyên vật liệu, điều này có nghĩa là kiểm soát mức tồn kho vật tư là rất cần thiết. Hơn nữa, nếu vật tư tồn kho quá nhiều cũng dẫn tới việc bảo quản khó khăn, hư hỏng vật tư, ứ đọng vốn. Như vậy, để xác định được mức tồn kho và lượng hàng bổ sung hợp lý, đảm bảo chất lượng công trình, quá trình thi công không bị gián đoạn, phòng kế toán cần kết hợp với phòng vật tư – thiết bị, phòng kỹ thuật căn cứ vào hồ sơ trúng thầu của mỗi công trình để biết được tiến độ thi công của từng hạng mục công trình, công trình; đồng thời dựa vào dự toán thi công của từng công trình xác định chủng loại, số lượng vật tư cần cho mỗi giai đoạn thi công và ước tính thời gian vận chuyển vật tư từ nơi cung cấp đến hiện trường để đưa ra mức tồn kho hợp lý cho mỗi loại vật tư ở từng công trình. Mỗi loại vật tư của từng công trình có mức tồn kho không giống nhau, nó tuỳ thuộc vào quy mô ( lớn, nhỏ), địa điểm xây dựng, có những địa điểm rất khó khăn, có những địa điểm thuận lợi trong việc vận chuyển vật tư của từng công trình nên lượng hàng bổ sung cho mỗi loại vật tư khác nhau. Kiểm soát lượng vật tư tồn kho thể hiện qua báo cáo vật tư cần bổ sung. Báo cáo này có thể xác định các loại hàng tồn kho cần được bổ sung khi mức tồn kho của một loại vật tư nào đó thấp hơn so với mức tồn kho tối thiểu của loại vật tư. Khi kiểm soát được mức tồn kho vật tư hợp lý thì sẽ giảm bớt được chi phí dự trữ nguyên vật liệu, đáp ứng được yêu cầu sản xuất, đảm bảo được lượng vật tư đưa vào công trình là đúng chủng loại, quy cách, số lượng tức là đảm bảo chất lượng và tiến độ thi công công trình. 44
45. HƯỚNG DẪN HỌC TẬP CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP VẬN DỤNG I.Câu hỏi 1. Hãy nêu những hoạt động kiểm soát đối với tiền mặt? 2. Hãy nêu hoạt động kiểm soát đối với vật tư tồn kho? 3. Hãy nêu những sai phạm có thể xẩy ra đối với nghiệp vụ mua hàng? Hãy chỉ ra những hoạt động kiểm soát tương ứng để hạn chế sai phạm đó? 4. Hãy nêu những sai phạm có thể xẩy ra đối với chu trình tiền lương và nhân viên? Hãy chỉ ra những hoạt động kiểm soát tương ứng để hạn chế sai phạm đó? II. Bài tập vận dụng 1. Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Hà kinh doanh trong lĩnh vực du lịch đã thực hiện đầu tư tôn tạo khu di tích Chùa cát. Theo chủ trương của chính quyền địa phương là khuyến khích các doanh nghiệp đầu tư cho ngành du lịch của địa phương nên Doanh nghiệp Hoàng Hà được miễn các khoản thuế và không bắt buộc phải sử dụng vé vào cửa do cơ quan thuế phát hành. Hai nhân viên trực ở cửa khu di tích sẽ trực tiếp tiền vào cửa theo quy định của doanh nghiệp là 10.000đ/1 người trong giờ khu di tích mở cửa. Theo quy định của doanh nghiệp các hướng dẫn viên có thẻ hành nghề của Sở văn hoá thể thao và Du lịch thì được miễn tiền vào cửa. Vào cuối ngày, chỉ có một trong hai nhân viên thu tiền vé vào khu di tích sẽ mang tiền đi nộp cho ông X- người quản lý khu di tích, ông X đếm tiền và cho vào két sắt và không ghi vào sổ sách, không lập phiếu thu. Cuối tuần, ông X mang tiền đi nộp ngân hàng và đưa Bảng kê nộp tiền về Doanh nghiệp. Kết quả hoạt động kinh doanh của năm hoạt động đầu tiên làm cho Giám đốc Doanh nghiệp Hoàng hà nhận thấy hoạt động của khu di tích không mang lại hiệu quả kinh tế như mong đợi. Sau khi nghiên cứu, Giám đốc giao cho anh Huy nhiệm vụ đưa ra các giải pháp để hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với khâu thu tiền. Nếu đóng vai trò là anh Huy, anh (chị) hãy đưa ra giải pháp để cải tiến kiểm soát nội bộ đối với khâu thu tiền? 2. Công ty kiểm toán và thuế ACC tư vấn về hoàn thiện kiểm soát nội bộ cho khách hàng là công ty Y, một trong những bộ phận mà công ty kiểm toán tiến hành tư vấn là bộ phận kế toán, nội dung tư vấn là phân công phân nhiệm cho 45
46. các nhân viên phòng kế toán . Bộ phận kế toán của công ty Y gốm có 3 nhân viên kế toán có trình độ và có tính trung thực, những nhân viên này không thực hiện nhiệm vụ nào khác ngoài các nhiệm vụ sau: a. Theo dõi và ghi chép vào nợ phải thu khách hàng, phải thu nội bộ và phải thu khác của công ty b. Giữ tiền và gửi tiền thu được từ các hoạt động khác nhau của công ty vào ngân hàng c. Theo dõi và ghi chép vào sổ Nhật ký chung và lập séc để trình ký d. Theo dõi và ghi chép nợ phải trả ngắn hạn, nợ phải trả dài hạn e. Theo dõi và ghi chép vào sổ cái các tài khoản f. Theo dõi các nghiệp vụ chiết khấu thương mại khi bán hàng, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại và lập báo cáo Yêu cầu: Hãy đưa ra 3 trường hợp nếu bố trí nhân viên kiêm nhiệm sẽ có thể dẫn đến sai phạm? 3. Hãy cho biết những hoạt động kiểm soát nội bộ dưới đây có thể hạn chế được những sai phạm nào: a. Khi xét duyệt thanh toán, hoá đơn phải kèm theo đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng b. Trước khi giao hoá đơn cho khách hàng, một nhân viên kế toán kiểm tra đơn giá, số lượng hàng và cộng lại tất cả các hoá đơn có giá trị từ 10 triệu đồng trở lên, sau đó ký nháy vào liên hoá đơn bán hàng lưu giữ tại doanh nghiệp c. Thiết lập mức hao hụt hàng tồn kho được lưu giữ trong kho của doanh nghiệp d. Luân chuyển cán bộ mua hàng sang bộ phận khác sau 3 năm e. Phân cách nhiệm vụ giữa người bán hàng và người thu tiền f. Cập nhật giá mới cho những mặt hàng thay đổi giá bán g. Treo bảng giá về những mặt hàng công ty bán để nhìn rõ giá bán các mặt hàng 4. Tại doanh nghiệp thương mại K kinh doanh hàng may mặc, có số lượng nghiệp vụ mua hàng phát sinh nhiều, có nhiều nhà cung cấp khác nhau, sản xuất nhiều loại hàng có giá trị khác nhau, thông tin về kiểm soát nội bộ về quá trình mua hàng tại doanh nghiệp như sau: 46
47. Khi doanh nghiệp mua hàng thì các nghiệp vụ mua đều phải lập Đơn đặt hàng. Đơn này được lập căn cứ trên phiếu đề nghị mua hàng của bộ phận có yêu cầu. Tuy nhiên phiếu đề nghị mua hàng và đơn đề nghị mua hàng thiếu chữ ký phê duyệt của những người có quyền hạn. Các đơn đặt hàng chưa được thực hiện thì được lưu vào hồ sơ riêng. Khi hàng về tiến hành kiểm nhận hàng, sau khi kiểm nhận thì lập Biên bản kiểm tra chất lượng hàng hoá, biên bản. Về phân công nhiệm vụ thì người mua hàng khác với người nhận hàng khác với kế toán khác với thủ kho. Trước khi chuyển chứng từ phiếu đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, Biên bản kiểm tra chất lượng hàng hoá và Hoá đơn cho kế toán thanh toán thì các chứng từ này được bộ phận mua hàng tiến hành đối chiếu các chỉ tiêu có liên quan. Định kỳ doanh nghiệp không tiến hành đối chiếu giữa Nợ phải trả, Hàng nhập kho và Đơn đặt hàng, không tiến hành kiểm tra nội bộ về công tác đặt hàng, nhận hàng và trả tiền Cuối kỳ không đối chiếu công nợ với nhà cung cấp Yêu cầu: Qua những thông tin về kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ mua hàng, hãy đưa ra nhận xét về quá trình kiểm soát nội bộ này? và chỉ ra những sai phạm có thể xẩy ra đối với nghiệp vụ mua hàng? 5. Tại một doanh nghiệp tư nhân chuyên kinh doanh về dịch vụ ăn uống được biết một số thông tin như sau: - Doanh nghiệp áp dụng hình thức ghi sổ kế toán là Chứng từ ghi sổ - Kế toán là cháu ngoại của giám đốc - Kế toán chỉ có một người và kiêm mọi mặt công việc của kế toán. - Doanh thu hàng năm khoảng 8 tỷ VNĐ. Trong đó tiền Việt Nam 4,5 tỷ, ngoại tệ 3,5 tỷ - Doanh nghiệp thường tổ chức kiểm kê đối chiếu số liệu vào cuối năm giữa thủ quỹ và kế toán Yêu cầu: 1. Nêu quá trình kiểm soát nội bộ về tiền mặt? 2. Hãy đánh giá khái quát quá trình kiểm soát tiền mặt ở doanh nghiệp này? Trả lời: 1. Quá trình kiểm soát nội bộ về tiền mặt ( xem mục 1.3.2 và 1.4.2 chương 2) 47
48. 2. Đánh giá khái quát quá trình kiểm soát tiền mặt tại doanh nghiệp Phân công nhân sự:chưa thấy nói đến trách nhiệm và yêu cầu của thủ quỹ về tính trung thực, thủ quỹ là người nhà của giám đốc là vi phạm luật kế toán, điều này không tốt trong việc kiểm soát tiền mặt. Chỉ có duy nhất một kế toán đảm nhận tất cả mọi mặt của công việc kế toán như vậy kế toán doanh thu bán hàng cũng là kế toán thu tiền, kế toán tiền lương cũng là kế toán chi tiền, điều này vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm dẫn đến khả năng sai phạm rất cao như biển thủ tiền, sử dụng tiền không đúng mục đích. Khi sai phạm xẩy ra cũng khó phát hiện vì không có sự tách biệt các nhiệm vụ. Hoạt động kiểm soát: đây là doanh nghiệp có doanh thu hàng năm lớn nên việc kiểm soát thu tiền cũng phải được xem xét cẩn thận. Việc đối chiếu giữa thủ quỹ và kế toán được thực hiện định kỳ vào cuối tháng là ít mà phải thực hiện thường xuyên vào cuối ngày để phát hiện ra các chênh lệch Rủi ro tiền mặt ở doanh nghiệp này là cao TÓM TẮT CHƯƠNG II Nội dung của chương đề cập đến cách thức kiểm soát nội bộ đối với các nghiệp vụ chủ yếu của doanh nghiệp bao gồm nghiệp vụ về thu, chi tiền, nghiệp vụ mua hàng, nghiệp vụ bảo quản hàng tồn kho, nghiệp vụ sản xuất và nghiệp vụ tiền lương và nhân viên. Đối với từng nghiệp vụ, trước khi chỉ ra các hoạt động kiểm soát cụ thể thì nêu rõ đặc điểm của từng nghiệp vụ, những sai phạm thường gặp đối với từng nghiệp vụ và mục tiêu kiểm soát. Với những hoạt động kiểm soát được đưa ra, nếu doanh nghiệp áp dụng đầy đủ và có hiệu quả thì sẽ góp phần ngăn chặn những sai phạm liên quan đến nghiệp vụ này 48