›
›

Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word - Nguyễn Tuấn Anh

pdf 52 trang phuongnguyen 1760
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word - Nguyễn Tuấn Anh", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfdanh_so_va_tham_chieu_tu_dong_trong_ms_office_word_nguyen_tu.pdf

Nội dung text: Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word - Nguyễn Tuấn Anh

  1. Nguyễn Tuấn Anh ACIS Group Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word Phiên bản 1.1 Hà Nội - 2012
  2. MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 3 Phần 1. Sử dụng Style để định dạng văn bản 4 1.1. Các ưu điểm của việc sử dụng Style 5 1.2. Phân loại Style 5 1.3. Áp dụng một Style cho văn bản 5 1.4. Nhận biết Style của một đoạn văn bản 6 1.5. Loại bỏ định dạng của văn bản 7 1.6. Thay đổi thông số của một Style 7 1.7. Thêm / loại bỏ một Style khỏi hộp chọn nhanh 9 1.8. Xóa một Style 10 1.9. Tạo một Style 10 Phần 2. Đánh số tự động chương, mục 12 2.1. Đánh số chỉ bằng các chữ số 13 2.2. Đánh số bao gồm cả tiêu đề trước chỉ số 16 2.3. Tự động ngắt trang trước mỗi chương 18 Phần 3. Đánh số tự động các đối tượng 19 3.1. Đánh số tự động các bảng biểu 19 3.2. Cập nhật chỉ số 20 3.3. Đánh số đa cấp 21 3.4. Đánh số tự động các hình vẽ 22 3.5. Đánh số tự động các công thức 23 3.5.1. Giới thiệu MathType để soạn thảo công thức 23 3.5.2. Trình bày công thức sử dụng tab 24 3.5.3. Trình bày công thức sử dụng bảng 26 3.5.4. Đánh số tự động các công thức 28 3.6. Đánh số tự động các đối tượng khác 30 Phần 4. Tham chiếu tự động các đối tượng 31 Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 1
  3. 4.1. Tham chiếu trực tiếp 31 4.1.1. Tham chiếu một đề mục 31 4.1.2. Tham chiếu một hình vẽ 32 4.1.3. Tham chiếu số trang của một đối tượng 34 4.2. Tham chiếu gián tiếp 34 4.2.1. Tham chiếu tới hình vẽ 34 4.2.2. Tham chiếu các đối tượng khác 36 4.3. Tham chiếu trực tiếp củ chuối 37 Phần 5. Tạo danh sách và tham chiếu tài liệu tham khảo 38 5.1. Sử dụng tham chiếu trực tiếp 39 5.1.1. Tạo danh sách tài liệu tham khảo 39 5.1.2. Tham chiếu tới các tài liệu 41 5.1.3. Một số lưu ý đặc biệt 41 5.2. Sử dụng tham chiếu gián tiếp 42 5.2.1. Tạo danh sách tài liệu tham khảo 42 5.2.2. Tham chiếu tới các tài liệu 44 Phần 6. Một số thao tác khác 45 6.1. Tạo các đề mục không đánh số 45 6.2. Tạo mục lục cho văn bản 45 6.2.1. Tạo mục lục 45 6.2.2. Định dạng mục lục 46 6.2.3. Bỏ mục lục ra khỏi mục lục 47 6.3. Tạo danh mục hình vẽ, bảng biểu có trong văn bản 48 6.4. Chèn các ảnh, bảng biểu nhỏ vào văn bản 48 6.4.1. Thực hiện chèn ảnh 49 6.4.2. Vấn đề cập nhật chỉ số 50 LỜI KẾT 51 Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 2
  4. LỜI NÓI ĐẦU Là một người từng sử dụng MS Office Word để làm đồ án tốt nghiệp, viết luận án, soạn giáo án, viết báo nên tôi khá thường xuyên phải thực hiện việc đánh số công thức, đánh số bảng biểu, đánh số hình vẽ, đánh số tài liệu tham khảo và tham chiếu đến chúng. Trước đây, tôi thực hiện việc đánh số và tham chiếu đó một cách thủ công. Và tôi rất thấm thía cái khó khăn, vất vả khi cần thêm/bớt một đối tượng trong văn bản. Khi đó, tôi sẽ phải rà soát lại toàn bộ văn bản, kiểm tra lại sự chính xác của việc đánh số và tham chiếu. Tài liệu này sẽ giới thiệu cách đánh số và tham chiếu tự động các đối tượng như hình vẽ, bảng biểu, công thức, sử dụng chức năng của Microsoft Office Word. Ngoài ra, tài liệu cũng hướng dẫn bạn sử dụng Style để định dạng văn bản một cách hiệu quả. Phần minh họa được thực hiện với Word 2010, có thể áp dụng trực tiếp với Word 2007. Việc áp dụng cho Word 97/2003 cũng tương tự, chỉ có phần giao diện người dùng là khác. Tôi muốn đặc biệt gửi tặng bài viết này cho các anh Nguyễn Đức Công, Bùi Đức Trình, Đỗ Quang Trung, Hoàng Đức Thọ và bạn Vũ, cũng như toàn thể các em lưu học sinh Việt Nam đang học tập tại Học viện FSO. Chúc toàn thể anh em hoàn thành tốt khóa học và trở về nước công tác. Hi vọng rằng bài viết này giúp được anh em phần nào khi viết tiểu luận, bài báo, đồ án tốt nghiệp và luận án. Xin cảm ơn các đồng nghiệp của tôi, đặc biệt là ThS. Vũ Đình Thu, đã khuyến khích tôi xây dựng tài liệu này này. Và cảm ơn vợ tôi đã gánh vác công việc nhà để tôi có nhiều thời gian hơn cho việc viết lách. Mọi ý kiến xin gửi về Nguyễn Tuấn Anh : Khoa An toàn thông tin – Học viện Kỹ thuật mật mã – 141 Chiến Thắng, Tân Triều, Thanh Trì, Hà Nội : (04)3552-51-38 : 0977-199-902 : summerlant@gmail.com Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 3
  5. Phần 1. Sử dụng Style để định dạng văn bản Style có thể được hiểu là một tập hợp các thông số định dạng (font chữ, cỡ chữ, màu chữ, kiểu chữ, màu nền, đóng khung, cách dòng, cách đoạn, căn lề, kiểu đánh số ) để áp dụng cho một vùng văn bản nào đó. Vùng văn bản có thể là một đoạn (paragraph), một nhóm ký tự (characters), một bảng biểu (table), một danh sách (list). Mỗi Style có một tên đặc trưng. Khi áp dụng Style "SomeStyle" cho một vùng văn bản là ta đã định dạng vùng văn bản đó theo các thông số được quy định trong Style này; và ta nói vùng văn bản đó có Style là "SomeStyle". Một Style (ví dụ, "SomeStyle") có thể được áp cho nhiều vùng văn bản. Khi đó, các vùng này có chung Style. Khi ta thay đổi thông số trong "SomeStyle" thì tất cả các vùng văn bản có Style là "SomeStyle" sẽ được tự động định dạng lại theo các thông số mới. Như vậy, có thể thấy rằng Style là một công cụ hiệu quả để thực hiện định dạng văn bản. Microsoft Office Word hỗ trợ Style rất tốt. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng rất ít người dùng Word biết và sẵn sàng sử dụng tính năng định dạng văn bản tuyệt vời này. Do vậy, trong phần này, ta sẽ tìm hiểu sơ qua về Styles trong Word. Trong Word 2003, Word 1997, hộp chọn Style thường được đặt trên thanh định dạng (Formatting toolbar). Còn trong Word 2007 và Word 2010, bảng chọn này nằm trong mục Home (xem hình 1.1) Hình 1.1. Hộp chọn Styles trong Word 2007 và Word 2010 Mỗi mục trong hộp chọn này (Heading 1, Heading 2, Heading3, Title, ) chính là một kiểu (Style) định dạng văn bản. Phía trên mỗi tên của Style là minh họa cho kết quả sẽ đạt được, tức là văn bản của ta sẽ trông như thế khi áp dụng Style tương ứng. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 4
  6. 1.1. Các ưu điểm của việc sử dụng Style Sử dụng các Styles có các ưu điểm sau: Style thực ra rất dễ hiểu, dễ sử dụng; Style cho phép thực hiện nhanh chóng các thao tác định dạng: chỉ một cái click chuột, ta có thể thiết lập các thông số định dạng cần thiết (font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, màu chữ, màu nền, cách dòng, cấp đề mục, tabs ) cho một vùng văn bản; Style cho phép thực hiện nhanh chóng việc thay đổi các thông số định dạng cho văn bản; Quan trọng hơn cả, việc sử dụng hợp lý các Styles sẽ giúp ta có được văn bản với định dạng đẹp, khoa học. 1.2. Phân loại Style Khi thực hiện định dạng văn bản, ta có thể muốn định dạng cho tòan bộ một đoạn (Paragraph), hoặc cho một phần của đoạn, hoặc cho một bảng biểu, hoặc cho một danh sách liệt kê. Tương ứng với các trường hợp này, các Style có thể được chia thành 5 loại: 1. Paragraph: để áp dụng cho toàn bộ một Paragraph; 2. Character: để áp dụng cho một phần của một Paragraph; 3. Linked (Paragraph and character): 4. Table: để áp dụng cho một bảng biểu; 5. List: để áp dụng cho một danh sách liệt kê Trong số 5 loại Style được liệt kê trên đây thì loại thứ nhất là thường được sử dụng nhất. 1.3. Áp dụng một Style cho văn bản Để áp dụng một Style cho một vùng văn bản, trước hết, ta lựa chọn vùng văn bản cần áp dụng, sau đó nhấn chuột vào tên của Style trong hộp chọn Style (xem hình 1.1). Có thể nhấn chuột vào mũi tên mở rộng ( ) ở bên phải hộp chọn để có được thêm các lựa chọn (Hình 1.2). Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 5
  7. Hình 1.2. Danh sách mở rộng các Style Cách khác, nhấn chuột phải vào vùng văn bản đã chọn, sau đó rê chuột tới mục "Styles" trên context menu, khi đó cũng sẽ xuất hiện bảng chọn tương tự như trên hình 1.2. Nếu Style được áp dụng là thuộc loại Paragraph thì nó sẽ được áp dụng cho toàn bộ đoạn văn bản dù chỉ một phần của đoạn được chọn, hay thậm chí chỉ cần đặt con trỏ soạn thảo trong đoạn đó. Tức là, nếu muốn áp dụng một Paragraph Style cho một đoạn văn bản thì chỉ cần nhấn chuột vào đoạn đó, sau đó nhấn chuột vào tên của Style cần áp dụng. Trong số các Style thì "Normal" là Style phổ dụng nhất. Nó thuộc loại Paragraph, và là Style ngầm định của một văn bản và thường được áp dụng cho phần thân của văn bản. Khi ta loại bỏ hết tham số định dạng của một vùng văn bản (xem mục 1.5) thì vùng đó sẽ có Style "Normal". 1.4. Nhận biết Style của một đoạn văn bản Nếu muốn biết một đoạn văn bản đã được áp dụng Style nào, ta làm như sau. Đưa con trỏ soạn thảo (nhấn chuột) vào đoạn văn bản cần kiểm tra. Sau đó nhấn tổ hợp phím Shift-F1. Khi đó, hộp thoại "Reveal Formatting" sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình soạn thảo. Mục "Paragraph style" trong hộp thoại này sẽ cho ta biết tên của Style đã được áp dụng cho đoạn văn bản. Nếu Style của đoạn văn bản là "Normal" thì mục này sẽ không có. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 6
  8. Ngoài ra, khi ta nhấn chuột vào một vùng văn bản, Word sẽ tự động đánh dấu (đóng khung) tên của Style tương ứng với vùng văn bản đó trong hộp chọn nhanh và trong danh sách đầy đủ các Style. 1.5. Loại bỏ định dạng của văn bản Khi cần loại bỏ các thông số định dạng đã thiết lập cho một vùng văn bản, trước hết, ta cần chọn phần văn bản cần loại bỏ định dạng, sau đó nhấn vào nút mở rộng bên phải hộp chọn Styles (Hình 1.2) và chọn "Clear Formatting". Cách khác, nhấn chuột phải lên vùng đã chọn, rê chuột đến mục "Styles" trên context menu và sau đó cũng chọn "Clear Formatting". Vùng văn bản sau khi loại bỏ định dạng sẽ được định dạng theo các thông số ngầm định, tức là theo Style "Normal". 1.6. Thay đổi thông số của một Style Để thay đổi (hoặc bổ sung) các thông số định dạng cho một Style, ta nhấn chuột phải vào tên của Style đó và chọn "Modify ". Khi đó, hộp thoại "Modify style" sẽ hiện lên như trên hình 1.4. Các Hình 1.3. Các thao tác với một Style thông số định dạng cơ bản như font, font size, font style, font color, căn lề, cách dòng, cách đoạn, lùi dòng có thể được thiết lập thông qua các nút chọn ở mục "Formatting". Ở phần dưới của hộp thoại "Modify style" có hai lựa chọn là "Only in this document" và "New documents based on this template". Nếu chọn phương án thứ nhất (ngầm định) thì các thay đổi chỉ có tác dụng trong văn bản hiện tại. Nếu chọn phương án thứ hai, các thay đổi sẽ có tác dụng cả trong các văn bản được tạo mới trên cơ sở template (khuôn mẫu) hiện tại. Thông thường, khi chúng ta tạo một văn bản mới, nó sẽ được tạo ra trên cơ sở template có tên là "Normal.dotm". Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 7
  9. Hình 1.4. Thay đổi thông số thông số định dạng của một Style Sau khi hoàn thành các thay đổi và nhấn nút OK, tất cả các vùng văn bản đã và sẽ được áp dụng Style này sẽ được tự động định dạng lại theo các thông số vừa thiết lập. Nếu một đoạn văn bản nào đó đã được định dạng một cách thủ công (không sử dụng Style hoặc sau khi sử dụng Style) và ta muốn một Style nào đó sử dụng các thông số định dạng của đoạn văn bản này thì ta làm như sau. Trước hết, lựa chọn đoạn văn bản. Sau đó nhấn chuột phải vào tên của Style và chọn "Update to Match Selection" (Hình 1.3) trong context menu. Ở đây, là tên của Style mà ta đang muốn cập nhật. Ví dụ, nếu ta muốn cập nhật thông số cho Style có tên là "Normal" thì mục này trong context menu sẽ là "Update Normal to Match Selection". Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 8
  10. Nếu chỉ muốn đổi tên của Style thì chỉ cần nhấn chuột phải vào tên của Style đó và chọn mục "Rename" (Hình 1.3) trong context menu. Lưu ý. Thường thì ta được yêu cầu trình bày phần chính của văn bản sử dụng font Times New Roman 14pt, cách dòng 1.5, căn lề đều hai biên, thụt đầu dòng thứ nhất 1,25 cm. Do vậy, trước khi bắt tay vào soạn thảo văn bản, ta cần thay đổi thông số của Style "Normal" cho phù hợp với các yêu cầu này. Nên đánh dấu chọn "New documents based on this template" để không phải lặp lại việc này khi soạn thảo các văn bản mới. 1.7. Thêm / loại bỏ một Style khỏi hộp chọn nhanh Hộp chọn Style mà ta thấy trên hình 1.1 và 1.2 được gọi là "Quick Style Gallery". Ta có thể tùy biến hộp chọn này bằng cách thêm vào hoặc loại bỏ những Style mà ta ít dùng. Khi đó, trong hộp này sẽ chỉ chứa những Style ta thường dùng. Và như thế, ta có thể nhanh chóng tìm thấy Style cần thiết. Để loại bỏ một Style ra khỏi hộp chọn nhanh, nhấn chuột phải vào Style tương ứng và chọn "Remove from Quick Style Gallery" (Hình 1.3). Sau khi bị loại bỏ khỏi hộp chọn nhanh, Style vẫn được lưu trong file, ta có thể tìm thấy nó trong danh sách đầy đủ bằng cách nhấn chuột vào mũi tên ( , Hình 1.1) ở góc dưới bên phải hộp chọn Style. Khi đó, danh sách Style sẽ xuất hiện như trên hình 1.5. Để đưa một Style từ danh sách đầy đủ vào Hình 1.5. Danh sách đầy đủ hộp chọn nhanh, ta nhấn chuột phải vào Style các Style đó và chọn "Add to Quick Style Gallery" trong context menu. Lưu ý rằng, nếu Style đã có trong hộp chọn nhanh thì khi nhấn chuột phải, trong context menu sẽ không có "Add to Quick Style Gallery" mà thay vào đó là "Remove from Quick Style Gallery". Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 9
  11. 1.8. Xóa một Style Để xóa một Style (khi không cần dùng nữa chẳng hạn), trong danh sách đầy đủ (Hình 1.5), nhấn chuột phải lên tên của Style cần xóa và chọn "Delete " trong context menu. Trong đó là tên của Style cần xóa, ví dụ, "Delele Title ". Lưu ý là có một số Style không thể xóa được. Ví dụ: Normal, Heading 1, Heading 2, Strong, Quote Khi một Style bị xóa, các vùng văn bản đã được áp dụng Style đó sẽ bị loại bỏ định dạng, tức là sẽ được áp Style "Normal" (xem mục 1.5). 1.9. Tạo một Style Khi soạn thảo một văn bản dài và ta biết rằng cần sử dụng một số kiểu định dạng (Style) khác nhau cho các vùng khác nhau trong văn bản thì ta nên tạo các Style tương ứng với các kiểu định dạng đó để sử dụng, bởi vì việc sử dụng Style mang lại nhiều lợi ích (xem mục 1.1). Ví dụ, ta có thể điều chỉnh và sử dụng "Normal" cho phần chính của văn bản; tạo Style "FigCaption" để quy định cách định dạng tên gọi của hình vẽ; tạo Style "TableCaption" để quy định cách định dạng tên gọi của bảng biểu; tạo Style "Code" để trình bày phần trích dẫn các dòng lệnh, Để tạo mới một Style, ta mở danh sách đầy đủ (Hình 1.5) và nhấn nút ("New Style") ở góc dưới, bên trái. Khi đó, hộp thoại "Create New Style from Formatting" sẽ xuất hiện, hoàn toàn tương tự như hộp thoại "Modify Style" (Hình 1.4). Name: Tên của Style (ngầm định là Style1, Style2 ); Style type: Loại style; Style based on: Thừa kế định dạng của Style nào Nếu ta tạo Style kiểu Paragraph thì trong hộp thoại sẽ có mục "Style for following paragraph". Mục này quy định Style cho đoạn văn bản (Paragraph) kế tiếp (khi ta gõ phím Enter). Thông thường, ta để mục này là "Normal". Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 10
  12. Ở phía dưới hộp thoại, có hai lựa chọn là "Only in this document" và "New documents based on this template". Nếu chọn phương án thứ nhất, Style ta tạo ra chỉ xuất hiện trong văn bản (file) mà chúng ta đang soạn thảo. Nếu chọn phương án thứ hai, Style này sẽ xuất hiện cả trong các văn bản mà chúng ta tạo mới về sau (nếu sử dụng cùng template với văn bản ta đang soạn thảo – và thường là vậy). Nếu ta đánh dấu vào mục "Add to quick style list" thì Style mà ta tạo ra sẽ xuất hiện trong bảng chọn nhanh Style (Quick Style Gallery). Không nên đánh dấu chọn "Automatically update". Lựa chọn này sẽ gây khó khăn trong việc quản lý định dạng cho người chưa có kinh nghiệm sử dụng Style. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 11
  13. Phần 2. Đánh số tự động chương, mục Một bài viết dài (một bài báo, một đồ án tốt nghiệp, một cuốn sách ) thường được chia thành các phần, mỗi phần như thế lại có thể được chia thành các phần nhỏ và các phần này thường được đánh số thứ tự. Ta xem xét hai ví dụ sau đây: Ví dụ 1. Bài báo "Lịch sử phát triển mật mã học" LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN MẬT MÃ HỌC Đây là phần tóm lược một cách ngắn gọn (trong khoảng 5 dòng) nội dung của bài báo, cũng như đối tượng mà bài báo hướng đến. 1. Mật mã thời kỳ sơ khai Nội dung của phần nhỏ thứ nhất. Có thể trình bày bất kỳ. Xin đừng quan tâm nội dung của những gì được viết trong các ví dụ. Hãy chú ý đến định dạng của chúng mà thôi. 1.1. Mật mã thời kỳ công xã nguyên thủy Chắc là thời kỳ này chưa có mật mã rồi. Nhưng mà ta cần các đề mục nhỏ nên cứ tạm chia thế này cho vui. 1.2. Mật mã thời kỳ chiếm hữu nô lệ Cách phân chia này không hợp lý nhưng đó không phải là vấn đề của chúng ta. Quan trọng là cần chia mục để xem xét phần định dạng. 2. Mật mã cổ điển Tất nhiên, ở đây là trình bày giai đoạn kế tiếp trong quá trình phát triển của mật mã nói chung. Chắc là sẽ có giới thiệu một số "hệ mật" cụ thể nào đó. 3. Mật mã hiện đại Ở đây sẽ trình bày những điểm chung nhất của các hệ mật hiện đại. Trong đó, hệ mật hiện đại có thể coi là các hệ mật ra đời từ sau khi có máy tính điện tử và sử dụng máy tính điện tử để mã hóa, giải mã, và cả thám mã nữa. Kết luận Ví dụ 2. Cuốn sách "Cơ sở lý thuyết mật mã" CƠ SỞ LÝ THUYẾT MẬT MÃ Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 12
  14. Chương 1. Lịch sử mật mã Chú ý rằng, nội dung của ví dụ này được định dạng một cách thủ công, không sử dụng Style. Mật mã ra đời từ khi nào đó và được sử dụng thế nào đó ở dạng đơn giản nào đó trong một khoảng thời gian nào đó. Giới thiệu sơ qua vài câu thì người ta sẽ xem xét các mục cụ thể hơn. 1.1. Mật mã thời kỳ sơ khai Nội dung của phần nhỏ thứ nhất. Có thể trình bày bất kỳ. Xin đừng quan tâm nội dung của những gì được viết trong các ví dụ. Hãy chú ý đến định dạng của chúng mà thôi. 1.2. Mật mã cổ điển Tất nhiên, ở đây là trình bày giai đoạn kế tiếp trong quá trình phát triển của mật mã nói chung. Chắc là sẽ có giới thiệu một số "hệ mật" cụ thể nào đó. 1.3. Mật mã hiện đại Ở đây sẽ trình bày những điểm chung nhất của các hệ mật hiện đại. Trong đó, hệ mật hiện đại có thể coi là các hệ mật ra đời từ sau khi có máy tính điện tử và sử dụng máy tính điện tử để mã hóa, giải mã, và cả thám mã nữa. Chương 2. Một số hệ mật cổ điển Chương 3. Một số hệ mật hiện đại Nhận xét rằng, có một sự khác biệt giữa cách đánh số trong ví dụ 1 và cách đánh số trong ví dụ 2. Trong ví dụ 1, trong phần đánh số chỉ có các con số (và dấu chấm). Còn trong ví dụ 2, trước con số chỉ thứ tự của chương còn có chữ "Chương". Vì có sự khác nhau này mà cách thực hiện đánh số tự động cho hai trường hợp này sẽ khác nhau. 2.1. Đánh số chỉ bằng các chữ số Giả sử toàn bộ văn bản trong ví dụ 1 chưa được định dạng, các đề mục chưa được đánh số, tức là như ví dụ 3 dưới đây. Ví dụ 3. Bài báo "Lịch sử phát triển mật mã học" LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN MẬT MÃ HỌC Đây là phần tóm lược một cách ngắn gọn (trong khoảng 5 dòng) nội dung của bài báo, cũng như đối tượng mà bài báo hướng đến. Mật mã thời kỳ sơ khai Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 13
  15. Nội dung của phần nhỏ thứ nhất. Có thể trình bày bất kỳ. Xin đừng quan tâm nội dung của những gì được viết trong các ví dụ. Hãy chú ý đến định dạng của chúng mà thôi. Mật mã thời kỳ công xã nguyên thủy Chắc là thời kỳ này chưa có mật mã rồi. Nhưng mà ta cần các đề mục nhỏ nên cứ tạm chia thế này cho vui. Mật mã thời kỳ chiếm hữu nô lệ Cách phân chia này không hợp lý nhưng đó không phải là vấn đề của chúng ta. Quan trọng là cần chia mục để xem xét phần định dạng. Mật mã cổ điển Tất nhiên, ở đây là trình bày giai đoạn kế tiếp trong quá trình phát triển của mật mã nói chung. Chắc là sẽ có giới thiệu một số "hệ mật" cụ thể nào đó. Mật mã hiện đại Ở đây sẽ trình bày những điểm chung nhất của các hệ mật hiện đại. Trong đó, hệ mật hiện đại có thể coi là các hệ mật ra đời từ sau khi có máy tính điện tử và sử dụng máy tính điện tử để mã hóa, giải mã, và cả thám mã nữa. Kết luận Để định dạng văn bản trong ví dụ 3 trở thành như trong ví dụ 1, ta làm như sau: Nhấn chuột vào dòng chữ "Mật mã thời kỳ sơ khai"; Từ Ribbon Home, nhấn chuột vào nút Multilevel list trong nhóm Paragraph và chọn loại danh sách đi kèm với Heading (Hình 2.1). Khi đó, dòng chữ "Mật mã thời kỳ sơ khai" sẽ được đánh số "1" và được định dạng theo Style "Heading 1". Tức là, để điều chỉnh định dạng cho dòng chữ đó, ta cần thay đổi các thông số định dạng trong "Heading 1"; Tiếp theo, áp dụng Style "Heading 2" cho dòng chữ "Mật mã thời kỳ công xã nguyên thủy". Khi đó, dòng này sẽ được đánh số "1.1" và được định dạng theo Style "Heading 2"; Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 14
  16. Tương tự, áp dụng Style "Heading 2" cho các dòng chữ "Mật mã thời kỳ chiếm hữu nô lệ". Khi đó, dòng này sẽ được đánh số "1.2" và được định dạng theo Style "Heading 2" Tương tự, Style "Heading 1" cho các dòng "Mật mã cổ điển" và "Mật mã hiện đại". Khi đó, hai dòng này sẽ được tự động đánh số là "2" và "3", và được định dạng theo "Heading 1". Tiêu đề của bài báo và chữ "Kết luận" phải được định dạng bởi các Style khác. Hình 2.1. Multilevel list tương ứng với heading Sau khi định dạng xong văn bản, ta có thể xóa bớt các đề mục hoặc chèn thêm các đề mục để kiểm tra tính năng đánh số tự động của Word. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 15
  17. 2.2. Đánh số bao gồm cả tiêu đề trước chỉ số Như có thể thấy trên Hình 2.1, Word cũng đã cung cấp sẵn một số mẫu danh sách đa cấp (multilevel list) mà có tiêu đề đi trước chỉ số, nhưng các tiêu đề này bằng tiếng Anh (Article, Section, Chapter). Để định dạng văn bản tiếng Việt (như ở ví dụ 2 chẳng hạn) ta không thể sử dụng các mẫu có sẵn này. Thay vào đó, ta cần định nghĩa một kiểu danh sách mới. Giả sử văn bản trong ví dụ 2 chưa được định dạng (xem mục 2.1 để hiểu hơn giả sử này). Để định dạng nó, ta làm như sau: Nhấn chuột vào dòng chữ "Lịch sử mật mã" (lúc này chưa có chữ "Chương 1"); Từ ribbon Home, nhấn nút Multilevel list trong nhóm Paragraph (Hình 2.1), sau đó chọn "Define new multilevel list ". Trong hộp thoại hiện ra, nhấn nút "More >>" thì ta thu được hộp thoại như ở Hình 2.2. Hình 2.2. Định nghĩa một Multilevel list kèm heading Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 16
  18. Ô "Apply changes to": chọn "Whole list"; Ở ô "Level" (góc trên, bên trái), chọn số 1 để xác định cách thể hiện của thành phần cấp 1. . Ô "Link to level style": chọn "Heading 1"; . Ô "Enter formatting for number": gõ chữ "Chương " (và dấu cách) trước số "1", gõ dấu chấm (".") sau số "1"; . Ô "Number style for this level": chọn "1, 2, 3, "; . Ô "Follow number with": chọn "Space"; Ở ô "Level", chọn số 2 để xác định cách thể hiện của thành phần cấp 2. . Ô "Link to level style": chọn "Heading 2"; . Ô "Number style for this level": chọn "1, 2, 3, "; . Ô "Include level number from": chọn "Level 1"; . Ô "Enter formatting for number": nhấn chuột vào giữa hai chữ số "1" và gõ dấu chấm; gõ thêm dấu chấm vào sau số "1" thứ hai; . Ô "Follow number with": chọn "Space" Tương tự như thế, có thể xác định cách thể hiện của các thành phần các cấp thấp hơn (3, 4, ) nếu cần; Nhấn OK để hoàn tất việc định nghĩa Multilevel List. Lúc này, nếu dòng "Lịch sử mật mã" chưa đổi thành "Chương 1. Lịch sử mật mã" và chưa được định dạng theo Style "Heading 1" thì chỉ cần áp dụng Style "Heading 1" cho dòng đó là được; Áp dụng Style "Heading 2" cho các dòng: "Mật mã thời kỳ sơ khai", "Mật mã cổ điển", "Mật mã hiện đại"; Áp dụng Style "Heading 1" cho các dòng "Một số hệ mật cổ điển", "Một số hệ mật hiện đại"; Sau khi định dạng tiêu đề "CƠ SỞ LÝ THUYẾT MẬT MÃ" (bằng một Style nào đó chẳng hạn), ta sẽ được văn bản với định dạng như được trình bày trong ví dụ 2. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 17
  19. Có thể thấy rằng, chính cách đánh số vừa được trình bày trên đây đã được sử dụng để định dạng bản hướng dẫn này. Sau khi định dạng xong văn bản, ta có thể xóa bớt các đề mục hoặc chèn thêm các đề mục để kiểm tra tính năng đánh số tự động của Word. 2.3. Tự động ngắt trang trước mỗi chương Thông thường, người ta bắt đầu một chương ở một trang mới. Để thực hiện điều đó, nhiều người chèn một "Page break" vào cuối chương trước, không ít người gõ phím ENTER nhiều lần để sang trang. Cả hai giải pháp trên đây đều không phải là giải pháp tốt, nhất là giải pháp thứ hai. Để các chương tự động bắt đầu ở một trang mới, ta thực hiện như sau. Ở đây, các chương (đúng ra là tên của chương) được áp dụng Style có tên là "Heading 1". Nhấn chuột phải vào Style này và chọn "Modify " để thay đổi thông số định dạng của nó (tham khảo Hình 1.3 và Hình 1.4). Nhấn nút Format, chọn Paragraph Hình 2.3. Tự động ngắt trang Trong tab "Line and Page break" đánh dấu chọn mục "Page break before" và nhấn OK để xác nhận. Khi đó, tất cả các chương (nói chung là tất cả các đoạn văn bản có Style là "Heading 1") sẽ tự động bắt đầu ở một trang mới. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 18
  20. Phần 3. Đánh số tự động các đối tượng Một hình thức đánh số nữa mà ta thường gặp, đó là đánh số các đối tượng trong văn bản. Các đối tượng này thường là: bảng biểu, hình vẽ, công thức, bài tập, ví dụ, định lý, định nghĩa Nếu như ta đánh số các đối tượng này một cách thủ công thì khi chèn thêm hoặc xóa bớt một đối tượng, ta sẽ phải đánh số lại các đối tượng phía sau đó và phức tạp hơn là phải chỉnh sửa lại các tham chiếu tới các đối tượng này. Sau đây ta sẽ xem xét cách đánh số tự động tới đối tượng nêu trên. Việc đánh số tự động này không những giúp ta tránh được việc phải đánh số lại một cách thủ công các đối tượng khi ta chèn, xóa chúng, mà còn cho phép ta tạo tự động danh sách các hình vẽ, danh sách các bảng biểu có trong văn bản. 3.1. Đánh số tự động các bảng biểu Để kiểm tra tính năng đánh số tự động các bảng biểu của Word, trước hết bạn cần tạo ra một bảng biểu (với số dòng, số cột tùy ý). Đưa con trỏ chuột lên vùng bảng biểu, ở góc trên, bên trái của bảng sẽ xuất hiện dấu cộng ( ). Nhấn chuột phải lên dấu cộng này và Hình 3.1. Đánh số bảng biểu chọn "Insert caption " trong context menu. Hộp thoại "Caption" sẽ hiện lên như trên Hình 3.1. Trong ô "Label", ban đầu có ba giá trị là "Table", "Figure" và "Equation". Đây là các chữ tiếng Anh, không phù hợp cho văn bản tiếng Việt. Do đó, ta nhấn nút "New Label " và nhập vào chữ "Bảng". Từ bây giờ, chữ "Bảng" sẽ xuất hiện trong hộp chọn "Label" cho ta lựa chọn. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 19
  21. Thường thì tên của bảng phải đặt bên trên bảng, do vậy, ở ô "Position", ta chọn giá trị "Above selected item". Hãy gõ tên của bảng vào phía sau chỉ số mà Word đã tự động xác định (trên Hình 3.1, chỉ số này là 1) và nhấn OK. Sau thao tác này, tên của bảng sẽ xuất hiện cùng với chỉ số của nó. Ta có thể tùy ý chỉnh sửa tên bảng nhưng tuyệt đối không chỉnh sửa thủ công chỉ số của nó. Để định dạng nhất quán tên gọi của các bảng biểu, ta nên định nghĩa một Style (xem Phần 1), ví dụ như "TableCaption", và áp dụng cho tên của các bảng. Dễ thấy rằng tên bảng nên luôn đi cùng với bảng (không nên để tên bảng ở cuối một trang, còn bản Hình 3.2. Style "TableCaption" thân bảng bắt đầu ở trang kế tiếp). Để thực hiện điều này tự động, đối với Style "TableCaption", trong nhóm thông số Format\Paragraph\Line and Page Breaks\Pagination (Hình 3.2), đánh dấu chọn "Keep with next". Bên cạnh đó, ta cũng muốn tên gọi của bảng phải nằm ở khoảng cách nhất định so với đoạn trước nó và so với bảng biểu. Hãy thực hiện điều này bằng cách thay đổi thông số "Before" và "After" trong nhóm thông số Format\Paragraph\Indents and spacing\Spacing. Tạo tiếp bảng thứ hai (phía dưới bảng thứ nhất) và đánh số cho bảng thứ hai này, ta sẽ thấy chỉ số đã tự động tăng lên thành 2. Chèn vào khoảng giữa bảng thứ nhất và bảng thứ hai một bảng khác và thực hiện việc đánh số, ta sẽ thấy chỉ số của bảng mới này là 2 và chỉ số cho bảng thứ hai (cũ) tự động tăng lên thành 3. 3.2. Cập nhật chỉ số Như được trình bày ở phần cuối của mục 3.1, khi ta tạo thêm các bảng vào văn bản thì chỉ số của các bảng được cập nhật tự động và ngay lập tức. Sau khi có được ba bảng biểu (Bảng 1, Bảng 2, Bảng 3) như trên, ta hãy xóa bảng có chỉ số là Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 20
  22. 2. Ta hi vọng rằng, sau khi ta thực hiện thao tác xóa đó, chỉ số của Bảng 3 sẽ tự động giảm xuống thành 2. Nhưng điều đó không xảy ra. Để thực hiện cập nhật chỉ số, ta có hai cách: Cách 1: Nhấn chuột phải vào chỉ số cần cập nhật và chọn "Update field" trong context menu. Cách 2: Lựa chọn vùng văn bản có chỉ số cần cập nhật (nếu cập nhật toàn bộ văn bản thì nhấn Ctrl-A), sau đó nhấn F9. Có thể thực hiện để thấy rằng, cũng như khi xóa bảng, chỉ số không được cập nhật tự động khi ta copy các bảng. Nhưng khi ta yêu cầu cập nhật chỉ số thì các bảng sẽ được đánh số theo đúng trật tự của nó. 3.3. Đánh số đa cấp Thường thì người ta không đánh số các bảng biểu theo thứ tự 1, 2, 3, xuyên suốt toàn bộ văn bản, mà người ta đánh số 1.1, 1.2, 1.3, cho các bảng thuộc chương 1, đánh số 2.1, 2.2, 2.3, cho các bảng thuộc chương 2 Để thực hiện tự động việc đánh số đa cấp như vậy, ta làm như sau. Trước hết, cần phải sử dụng chức năng đánh số tự động các chương, mục (xem Phần 2) cho văn bản. Thứ hai, khi thực hiện đánh số bảng biểu (Hình 3.1), ta nhấn chuột vào nút "Numbering ". Trong hộp thoại "Caption numbering", đánh dấu chọn "Include chapter number". Ở mục "Chapter starts with style" chọn Hình 3.3. Đánh số đa cấp "Heading 1". Ở mục "Use Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 21
  23. separator" có thể chọn giá trị tùy ý, thường là dấu chấm (".") hoặc dấu gạch nối ("- "). Lưu ý, nếu trong văn bản chưa sử dụng chức năng đánh số chương, mục tự động thì Word sẽ đưa ra cảnh báo. Có thể thử với giá trị "Heading 2" hoặc giá trị khác trong ô "Chapter starts with style" để xem kết quả. 3.4. Đánh số tự động các hình vẽ Việc đánh số tự động các hình vẽ cũng hoàn toàn tương tự như việc đánh số tự động các bảng biểu: Nhấn chuột phải vào hình vẽ cần đánh số và chọn "Insert Caption " trong context menu; Nếu trong mục "Label" chưa có giá trị "Hình" thì nhấn vào nút "New Label " và nhập vào giá trị "Hình". Từ dây về sau, giá trị này sẽ xuất hiện trong hộp chọn "Label". Hình 3.4. Đánh số tự động các hình vẽ Để định dạng nhất quán tên gọi của các hình vẽ, ta nên định nghĩa một Style (xem Phần 1), ví dụ như "FigureCaption", và áp dụng cho tên của các hình vẽ. Mặt khác, tá cũng nên đặt một Style khác, tên là "Figure" chẳng hạn, để quy định cách định dạng của hình vẽ. Cũng như trong trường hợp bảng biểu, ta muốn hình vẽ và tên của nó luôn đi liền nhau. Tức là không muốn xẩy ra trường hợp hình ở cuối một trang, còn tên hình lại ở đầu trang kế tiếp. Để đạt được điều đó, đối với Style Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 22
  24. "Figure", trong nhóm thông số Format\Paragraph\Line and Page Breaks, đánh dấu chọn "Keep with next" (Hình 3.2, trang 20). Còn để quy định tên gọi của hình vẽ phải nằm ở khoảng cách nhất định so với đoạn sau nó và so với bản thân hình vẽ, hãy thay đổi thông số "Before" và "After" trong nhóm thông số Format\Paragraph\Indents and spacing\Spacing. 3.5. Đánh số tự động các công thức Trên đây, chúng ta đã xem xét cách đánh số tự động các bảng biểu và hình vẽ. Khi đánh số chúng, trong hộp thoại "Caption" (Hình 3.1và Hình 3.4), ở mục "Position" ta thấy có 2 lựa chọn là "Above selected item" (tên và chỉ số của đối tượng đặt bên trên đối tượng) và "Below selected item" (tên và chỉ số của đối tượng đặt bên dưới đối tượng). Trong khi đó, khi đánh số công thức, ta thường đặt chỉ số của công thức sát lề phải và ngang hàng với công thức đó. Ngoài ra, khác với trường hợp bảng biểu hay hình vẽ, chỉ số của công thức không có nhãn (Label) đi kèm. Do vậy, đánh số công thức có một chút khác biệt so với đánh số bảng biểu hay hình vẽ. 3.5.1. Giới thiệu MathType để soạn thảo công thức Trước hết, lời khuyên cho tất cả mọi người là sử dụng MathType (phiên bản 6.7a tương thích Office 2010: để soạn thảo công thức. Bộ công cụ này rất dễ sử dụng. Văn bản có chứa công thức tạo ra bởi MathType có thể được mở bình thường trên các máy không có MathType. Tuy nhiên, để chỉnh sửa các công thức này thì phải phải cài MathType vào máy. Do vậy, người dùng cần đặc biệt lưu ý trường hợp văn bản mình soạn ra phải được biên tập lại bởi người khác (gửi bài viết cho các tạp chí chẳng hạn). Trong trường hợp này, cần tìm hiểu xem bên biên tập có chấp nhận văn bản chứa công thức được soạn thảo bẳng MathType hay không. Bản thân tác giả bài viết này cũng đã gặp rắc rối không nhỏ khi bên biên tập không thể chỉnh sửa các công thức như thế, họ thậm chí không chấp nhận định dạng văn bản Office 2007 (.docx) mà chỉ nhận văn bản có định dạng tương thích Office 97/2003 (.doc). Bộ công cụ MathType hỗ trợ khá Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 23
  25. tốt việc đánh số và tham chiếu công thức. Tuy nhiên, ở đây ta sẽ không trình bày khả năng này mà chỉ xem xét cách đánh số công thức với khả năng của Word. Nhưng trước khi trình bày khả năng đánh số các công thức một cách tự động bằng khả năng của Word, tôi muốn được trình bày kinh nghiệm của mình trong việc trình bày công thức, cụ thể là cách thức mà tôi làm để đặt chỉ số của công thức ở sát lề phải, ngang hàng với công thức. Ta hãy xem xét một công thức được trình bày theo cách thông thường nhất: b b2 4 ac x (3.1) 1,2 2a Ở đây, công thức được đặt giữa trang giấy (theo chiều ngang), còn chỉ số công thức thì đặt ở sát lề bên phải. Có hai cách để thực hiện điều này: sử dụng tab (đây cũng là cách mà MathType sử dụng) và sử dụng bảng. 3.5.2. Trình bày công thức sử dụng tab Cách này cũng chính là cách được sử dụng để trình bày công thức (3.1). Ta sẽ đặt hai giá trị tab: một tab giữa (center tab) để căn chỉnh vị trí của công thức và một tab phải (right tab) để căn chỉnh vị trí của chỉ số. Để thực hiện điều này, ta tạo một Style (xem mục 1.9) có tên là "EquationLine". Ta thiết lập các thông số cho Style này như sau (Hình 3.5) . Style type: Paragraph; . Style based on: Normal; . Style for following paragraph: Normal; . Nhấn chuột vào nút "Format", chọn "Paragraph ". Ở mục "Special" trong khung "Indentation" chọn giá trị "None". Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 24
  26. Hình 3.5. Tạo Paragraph Style để trình bày công thức . Nhấn chuột vào nút "Format", chọn "Tabs " để thiết lập hai tab mà ta đã nhắc đến ở trên. Tab giữa (center tab) ta đặt ở vị trí giữa trang giấy (8 cm). Nhập vào ô "Tab stop position" giá trị là "8 cm", ở phần "Aligenment", chọn "Center". Nhất nút "Set" để xác nhận việc đặt tab giữa. Sau đó lại nhập vào ô "Tab stop position" giá trị "16.5 cm" (ở sát lề phải), phần "Aligenment" chọn "Right". Nhấn nút "Set" để xác nhận việc đặt tab. Sau đó, nhấn OK (hai lần) để hoàn tất việc tạo Style. Bắt đầu soạn thảo công thức. Đặt con trỏ soạn thảo (nhấn chuột) vào dòng sẽ chứa công thức. Chọn Style "EquationLine" mà ta vừa tạo ra để áp cho dòng này. Nhấn phím Tab (trên bàn phím) để di chuyển con trỏ tới vị trí 8 cm, tức là vị trí tab giữa mà ta đã đặt. Sử dụng công cụ soạn thảo công thức bất kỳ (MathType, Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 25
  27. Microsoft Equation 3.0, hay trình soạn thảo công thức của Office 2007 trở về sau) để đặt vào vị trí này một công thức. Công thức sẽ được căn giữa xung quanh vị trí 8 cm. Nhấn phím Tab (trên bàn phím) để di chuyển con trỏ tới vị trí 16,5 cm, tức là ví trí tab phải. Thực hiện đánh số cho công thức (thủ công hoặc tự động). Chỉ số sẽ được đặt bên trái vị trí tab phải. Bằng cách này, ta sẽ trình bày được các công thức theo cách tương tự như đối với công thức (3.1) trên đây. 3.5.3. Trình bày công thức sử dụng bảng Trước hết, ta tạo một Style có tên là "EquationTable" (xem mục 1.9). Hình 3.6. Tạo Table Style để trình bày công thức Thiết lập các thông số cho Style này như sau (Hình 3.6): . Style type: Table; Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 26
  28. . Font: Times New Roman (như trong Style "Normal") . Font size: 14 (như trong Style "Normal) . Border: None . Nhấn nút "Format", chọn "Table properties \Table\Options", thiết lập tất cả các giá trị lề (Top, Bottom, Left, Right) bằng 0. . Nhấn nút "Format", chọn "Paragraph \Indents and spacing", thiết lập giá trị cho "Line spacing" là "1.5 lines" (như trong Style Normal) Đến đây, việc tạo Style đã hòan tất. Chú ý rằng Style "EquationTable" vừa tạo sẽ không xuất hiện trong hộp chọn nhanh (Quick Style Gallery), cũng như trong hộp chọn đầy đủ. Ta sẽ nói về vị vị trí của nó sau. Ta tạo và trình bày công thức như sau. Tạo một bảng gồm 1 dòng và 2 cột, tức là gồm hai ô trên một dòng. Ô thứ nhất là để chứa công thức, ô thứ hai là chứa chỉ số. Đưa con trỏ soạn thảo (nhấn chuột) vào trong bảng vừa tạo. Khi đó, trên menu của Word (2007, 2010) sẽ xuất hiện thêm nhóm "Table tools" với hai ribbon là "Design" và "Layout". Trong ribbon "Design" có một nhóm gọi là "Table Styles" (Hình 3.7), đó chính là nơi chứa các Table Style, bao gồm cả Style "EquationTable" mà ta vừa tạo ra ở trên. Để biết tên của một Style, ta đưa con chuột lên trên nó và chờ vài giây. Hình 3.7. Hộp chọn Table Styles Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 27
  29. Nhấn chuột vào Style "EquationTable" để áp dụng nó cho bảng biểu mà ta đã tạo. Lúc này, khung của bảng sẽ biến mất (vì khi tạo Style, ta chọn Border là None). Để có thể nhận ra ranh Hình 3.8. Bật "View Gridlines" giới của các ô, ta cần bật chế độ "View Gridlines". Trong ribbon "Home", ở nhóm "Paragraph", nhấn chuột vào nút định dạng đường kẻ (Hình 3.8) và chọn "View Gridlines". Để tắt chế độ này, ta cũng làm y hệt. Khi đã thấy ranh giới các ô, điều chỉnh kích thước của các ô sao cho ô thứ hai vừa đủ để chứa chỉ số. r n! Cn (3.2) r!! n r Nhấn chuột phải vào ô thứ nhất, chọn Cell Aligenment là "Align Center". Đối với ô thứ hai, chọn Cell Aligenment là "Align Center Right". Đưa con trỏ soạn thảo (nhấn chuột) vào ô thứ nhất, dùng công cụ bất kỳ để tạo công thức. Đưa con trỏ soạn thảo (nhấn chuột) vào ô thứ hai, thực hiện việc đánh số cho công thức. Đến đây, ta đã tạo được công thức với cách trình bày tương tự như công thức (3.2) trên đây. Để tạo các công thức tiếp theo, ta không nên bắt đầu từ việc tạo bảng. Thay vào đó, ta copy một bảng có sẵn (bảng chứa công thức, được áp dụng Style là "EquationTable"). Sau đó, thay công thức mới vào ví trị công thức cũ. Nếu chỉ số được đánh tự động thì ta chỉ cần cập nhật nó là được (xem mục 3.2). 3.5.4. Đánh số tự động các công thức Trên đây ta đã xem xét hai cách trình bày công thức: dùng Tab và dùng bảng. Bây giờ, ta sẽ xem xét cách đánh số các công thức một cách tự động, là cách được dùng để đánh số các công thức (3.1) và (3.2) trên đây. Nhưng trước hết, để hạn chế các rắc rối trong qua trình thao tác theo hướng dẫn, ta hãy bật chế độ hiện Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 28
  30. các ký hiệu ẩn lên bằng cách nhấn vào nút "Show/Hide hidden symbols" (¶) trong nhóm "Paragraph" của ribbon "Home" (Hình 3.8), hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl-* (phím * ở nhóm phím số), hoặc Ctrl-Shift-8 (đối với bàn phím không có nhóm phím số riêng). Khi đó, các ký hiệu ẩn như dấu cách (·), ký hiệu ngắt đoạn (¶), ký hiệu tab (→), sẽ xuất hiện trong văn bản. Để tắt chế độ này, ta làm y hệt. Các bước cần thực hiện để đánh chỉ số công thức: Tạo một dòng mới ở vị trí bất kỳ trong văn bản để lưu tạm thời chỉ số mà ta đang muốn tạo; Trong ribbon "References", ở mục "Captions", nhấn nút "Insert caption" (Hình 3.9). Hộp thoại Hình 3.9. Insert Caption Caption sẽ xuất hiện. Trong hộp thoại Caption (Hình 3.10). Nếu ở mục "Label" chưa có giá trị "Công thức" thì nhấn chuột vào nút "New Label " để tạo thêm giá trị này.Nhấn OK, ta nhận được (khi đã bật chế độ hiển thị các ký hiệu ẩn). Lựa chọn vùng văn bản chỉ chứa chỉ số (3.3): . Chú ý không Hình 3.10. Đánh số công thức được chọn ký hiệu ngắt đoạn (¶). Copy phần văn bản này vào vị trí cần đặt chỉ số của công thức. Xóa dòng tạm thời mà ta đã tạo ra ở bước đầu tiên. Việc đánh số công thức đến đây là hoàn tất. Để đánh số một công thức mới, ta không cần thực hiện các thao tác trên đây. Thay vào đó, ta copy chỉ số của một công thức trước đó vào vị trí chỉ số của công thức mới. Sau đó, thực hiện cập nhật chỉ số (xem mục 3.2) là được. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 29
  31. 3.6. Đánh số tự động các đối tượng khác Để ý rằng trong quá trình đánh số công thức, ta không cần biết công thức nằm ở đâu, và nói chung là không cần biết là có công thức nào hay không. Từ đó suy ra, ta có thể đánh số (tự động) bất kỳ đối tượng nào: ví dụ, bài tập, định lý, bằng cách hoàn toàn tương tự như cách đánh số công thức được trình bày ở mục 3.5.4 (trang 28) trên đây. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 30
  32. Phần 4. Tham chiếu tự động các đối tượng Khi đọc bài viết này, hẳn là chúng ta đều nhận ra là tác giả đã sử dụng rất nhiều các tham chiếu, bao gồm tham chiếu tới chương, mục, tham chiếu tới hình vẽ, tham chiếu tới công thức, và cả tham chiếu tới trang chứa hình. Khi ta viết "Dễ thấy rằng công thức (3.1) là công thức tìm nghiệm của phương trình bậc hai" thì có nghĩa là ta đã tham chiếu tới công thức (3.1). Hay khi viết "Thực hiện cập nhật chỉ số (xem mục 3.2 ở trang 20) " là ta đã tham chiếu tới mục 3.2 và trang chứa nó. Giả sử rằng khi thực hiện tham chiếu ta đánh các chỉ số (ở các ví dụ vừa xét là 3.2, 20, ). Sau khi soạn thảo được một văn bản khá dài (với nhiều đối tượng được đánh số và nhiều tham chiếu được thực hiện), ta nhận ra cần phải thêm một công thức vào trước công thức (3.1) và xóa bớt một đề mục trước mục 3.2. Trong trường hợp đó, ta cần ra soát lại toàn bộ văn bản để điều chỉnh lại các tham chiếu. Đó là một việc làm rất tốn công sức và dễ sai sót. Để tránh lâm vào tình cảnh này, ta hãy sử dụng khả năng tham chiếu (cross-reference) của Word. 4.1. Tham chiếu trực tiếp Thực ra Word không đưa ra khái niệm "Tham chiếu trực tiếp". Ta tạm chấp nhận khái niệm này để chỉ những tham chiếu có thể được thực hiện (tự động) một cách dễ dàng. Ta xét một vài ví dụ để thấy rõ điều này. 4.1.1. Tham chiếu một đề mục Ta muốn rằng, khi viết "Muốn biết cách cập nhật chỉ số, hãy xem mục 3.2", thì chỉ số 3.2 được đánh một cách tự động, tức là nó sẽ tự động thay đổi khi chỉ số đề mục mà nó tham chiếu đến thay Hình 4.1. Nhóm Links đổi. Để đạt được điều này, ta làm như sau: Trước hết, ta gõ "Muốn biết cách cập nhật chỉ số, hãy xem mục "; Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 31
  33. Lúc này, con trỏ soạn thảo đang ở vị trí mà ta sẽ chèn chỉ số của đề mục vào. Trong nhóm Links của ribbon Insert, nhấn chuột vào "Cross-reference" (Hình 4.1); Trong hộp thoại "Cross-reference" (Hình 4.2), chọn Reference type là "Heading", ở mục Insert reference to chọn "Heading number", trong danh sách các đề mục, chọn đề mục mà ta muốn tham chiếu. Nhấn nút Insert và sau đó là nút Cancel để hoàn tất. Hình 4.2. Tham chiếu một đề mục Tới đây, ta đã thực hiện xong việc tham chiếu tới đề mục. Khi có bất kỳ sự thay đổi nào đối với chỉ số của đề mục vừa được tham chiếu, chỉ cần thực hiện việc cập nhật chỉ số cho văn bản thì chỉ số mà chúng ta sử dụng để tham chiếu cũng sẽ tự động thay đổi theo chỉ số mới của đề mục được tham chiếu. 4.1.2. Tham chiếu một hình vẽ Giả sử ta muốn rằng khi gõ "Trong hộp thoại Cross-reference (Hình 4.2, trang 32), ta cần " thì "Hình 4.2" và số trang "32" được tham chiếu tự động. Ta hoàn toàn có thể thực hiện điều này. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 32
  34. Trước hết, ta gõ "Trong hộp thoại Cross-reference ("; Trong nhóm Links của ribbon Insert, nhấn chuột vào "Cross-reference" (Hình 4.1); Trong hộp thoại "Cross-reference", chọn các giá trị như được trình bày trên Hình 4.3. Hình 4.3. Tham chiếu một hình vẽ Nhấn nút Insert, ta sẽ thấy chữ "Hình 4.2" sẽ xuất hiện ở vị trí con trỏ soạn thảo, tức là ta được "Trong hộp thoại Cross-reference (Hình 4.2"; Nhấn chuột vào màn hình soạn thảo (không cần đóng hộp thoại Cross-reference) và gõ thêm vào ", trang " để được "Trong hộp thoại Cross-reference (Hình 4.2, trang "; Trở lại với hộp thoại Cross-reference, ở mục Insert reference to, chọn "Page number", sau đó lại nhấn nút Insert thì số trang (32) sẽ xuất hiện ở vị trí con trỏ soạn thảo, tức là ta có được "Trong hộp thoại Cross-reference (Hình 4.2, trang 32"; Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 33
  35. Đóng hộp thoại Cross-reference (nhấn nút Cancel) và gõ thêm vào "), ta cần " thì sẽ thu được kết quả là "Trong hộp thoại Cross-reference (Hình 4.2, trang 32), ta cần ". Tức là ta đã đạt được mục tiêu đề ra. Bạn đọc có thể chèn, xóa các đối tượng (cùng loại với đối tượng được tham chiếu), sau đó thực hiện việc cập nhật chỉ số để thấy rằng các chỉ số trong tham chiếu sẽ thay đổi tự động cho khớp với chỉ số, số trang của đối tượng được tham chiếu. 4.1.3. Tham chiếu số trang của một đối tượng Tham chiếu số trang của một đối tượng là chỉ ra đối tượng đó nằm ở trang nào, chính xác hơn là đối tượng bắt đầu từ trang nào. Việc tham chiếu này thực ra đã được trình bày ở mục 4.1.2. Để lấy được số trang của một đối tượng bất kỳ, trong hộp thoại Cross-reference (Hình 4.2, Hình 4.3), chỉ cần ở mục Insert reference to ta chọn "Page number" là được. Đến đây ta có thể nghĩ rằng việc thực hiện tham chiếu thật đơn giản. Nhưng đáng tiếc là không phải như vậy. 4.2. Tham chiếu gián tiếp 4.2.1. Tham chiếu tới hình vẽ Giả sử ta cần thực hiện một tham chiếu như sau: "Trên các hình 4.2 và 4.3 đều là hộp thoại Cross-reference". Nếu sử dụng cách thức được trình bày ở mục 4.1.2 thì ta không thể thực hiện được. Trong hộp thoại Cross-reference (Hình 4.3), dù ở ô Insert reference to ta chọn giá trị nào đi nữa thì cũng không thể lấy được chỉ số (4.2 chẳng hạn) mà không có chữ "Hình" đi kèm. Để có thể thực hiện được tham chiếu đã nêu, ta cần phải làm qua hai bước. Bước thứ nhất là tạo một bookmark cho các chỉ số của các hình vẽ. Bước thứ hai là tạo tham chiếu tới các bookmark (thay vì tham chiếu trực tiếp tới hình vẽ). Bước thứ nhất: tạo bookmark cho chỉ số của hình vẽ. Trước hết, đánh dấu phần chỉ số của hình vẽ. Chú ý là chỉ đánh dấu phần chỉ số. Ví dụ, tên hình vẽ là Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 34
  36. "Hình 4.2. Tham chiếu một đề mục" thì ta chỉ đánh dấu 4.2. Tiếp đó, trong nhóm Links của ribbon Insert (Hình 4.1), nhấn vào Bookmark. Trong ô Bookmark name (Hình 4.4), đặt một tên gợi nhớ tới hình vẽ và nhấn nút Add. Bằng cách này, ta tạo hai bookmark cho hai hình vẽ mà mà ta muốn tham chiếu. Lưu ý rằng, tên gọi của các bookmark nhất thiết phải khác nhau. Hình 4.4. Tạo bookmark Bước thứ hai: tham chiếu tới bookmark. Nhắc lại rằng, ta đang muốn thực hiện tham chiếu "Trên các hình 4.2 và 4.3 đều là hộp thoại Cross-reference". Để đưa chỉ số 4.2 vào tham chiếu, trong nhóm Links của ribbon Insert (Hình 4.1), nhấn vào Cross-reference. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 35
  37. Hình 4.5. Tham chiếu gián tiếp thông qua bookmark Trong hộp thoại Cross-reference (Hình 4.5), ở mục Reference type, thay vì chọn "Hình", ta chọn "Bookmark". Ở mục Insert reference to, chọn "Bookmark text". Ở mục For which bookmark, chọn tên bookmark mà ta đã đặt cho chỉ số của hình 4.2. Sau đó thì nhấn Insert và Close để hoàn tất. Tương tự như thế, ta đưa được chỉ số 4.3 vào tham chiếu. 4.2.2. Tham chiếu các đối tượng khác Trong rất nhiều trường hợp, khi tham chiếu đến một đối tượng, ta chỉ muốn lấy được chỉ số của nó mà không cần các thành phần khác như Label, Caption text. Word coi tất cả những gì nằm bên trái chỉ số là Label, bên phải chỉ số là Caption text. Trong hộp thoại Cross-reference (Hình 4.5), thử chọn các giá trị khác nhau trong ô Reference type, ta có thể thấy rằng, duy nhất với giá trị "Heading" (không tính Footnote và Endnote) là ở ô Insert reference to có lựa chọn "Heading number" (chỉ chèn chỉ số của đề mục vào vị trí tham chiếu). Còn với các đối tượng khác, điều tương tự là không thể. Vì lý do trên đây, khi muốn trích xuất chỉ số của một đối tượng (công thức, hình vẽ, định lý ) ta cần thực hiện qua hai bước như đã trình bày trong mục 4.2.1. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 36
  38. Tức là, trước hết, tạo bookmark cho chỉ số muốn trích xuất; sau đó, tạo tham chiếu tới bookmark vừa tạo. 4.3. Tham chiếu trực tiếp củ chuối Nếu đối với ai đó việc sử dụng tham chiếu gián tiếp là không chấp nhận được thì vẫn còn một giải pháp cho họ. Đó là sử dụng tham chiếu trực tiếp củ chuối. Ý tưởng của phương pháp này là dùng Ctrl-Alt-ENTER để sinh ra ký tự ngắt đoạn; tiếp đó, chèn kí tự ngắt đoạn này vào trước chỉ số (vào sau Label). Khi đó, ta có thể sử dụng tham chiếu trực tiếp như được trình bày trong mục 4.1. Trước hết, cần bật chế độ hiện các ký tự ẩn. Có thể thực hiện thông qua nút lệnh (Hình 4.6) hoặc thông qua phím tắt là Ctrl-*. Sau đó, ta tiến hành như sau: Hình 4.6. Hiển thị các ký tự ẩn Tạo một dòng trống Nhấn Ctrl-Alt-ENTER để tạo ra kí tự ngắt đoạn ( ). Khác với ký tự ngắt đoạn thông thường, ký tự này không ngắt dòng. Cắt ký tự này (duy nhất ký tự này) và dán vào trước chỉ số (sau nhãn/Label) cần tham chiếu. Sau khi dán, có thể phần nhãn sẽ có Style là "Normal". Hãy áp dụng lại Style "FigureCaption" cho nó. Xóa các phần thừa để lại ở vị trị ta đã tạo ra ký tự ngắt đoạn trước đó. Sau thao tác này, ta đã có thể sử dụng tham chiếu trực tiếp. Tuy nhiên, sẽ có một sự khác biệt so với tham Hình 4.7. Phần Label bị mất chiếu trực tiếp thông thường. Đó là ta không thể thấy được phần nhãn (Label) trong danh sách "For which caption" (Hình 4.7Hình 4.7) và trong danh mục đối tượng (xem mục 6.3). Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 37
  39. Phần 5. Tạo danh sách và tham chiếu tài liệu tham khảo Thực ra trong Word 2007 và Word 2010 có hẳn một chức năng riêng về quản lý tài liệu tham khảo. Tuy nhiên, có nhiều chỗ phức tạp khi sử dụng chức năng này. Do vậy, ở đây ta sẽ xem xét trường hợp danh sách tài liệu tham khảo được xây dựng thủ công (nhưng đánh số và tham chiếu thì tự động). Trong một bài viết, nếu có tham khảo các tài liệu khác thì việc tham chiếu tới tài liệu là điều bắt buộc. Đáng tiếc, có nhiều người, nhất là sinh viên, chỉ liệt kê ở cuối bài một danh sách các tài liệu tham khảo mà trong bài viết lại không tham chiếu tới các tài liệu này. Khi tham chiếu một tài liệu, ta thường đặt chỉ số của tài liệu (số thứ tự trong danh sách tài liệu tham khảo) vào trong dấu ngoặc vuông ([ ]). Ví dụ 4. Tham chiếu đến tài liệu tham khảo However, most pioneering works on provably strong public-key cryptosystems resort to a bit-by-bit encryption method [1, 2, 3], some even take extraordinary steps of adding proofs of knowledge on the correct encryption of each individual bit [2] plus using public-key authentication framework [3]. Trong đó, danh sách tài liệu tham khảo có dạng sau. Ví dụ 5. Danh sách tài liệu tham khảo 1. S. Goldwasser and S. Micali. Probabilistic encryption. Journal of Computer and System Sciences, 28:270–299, 1984. 2. M. Naor and M. Yung. Public-key cryptosystems provably secure against chosen ciphertext attacks. In Proceedings of 22nd ACM Symposium of Theory of Computing, pages 427–437, 1990. 3. C. Rackoff and D. Simon. Non-interactive zero-knowledge proof of knowledge and chose ciphertext attack. In J. Feigenbaum, editor, Advances in Cryptology — Proceedings of CRYPTO'91, Lecture Notes in Computer Science 576, pages 433–444. Springer-Verlag, 1992. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 38
  40. Sau đây chúng ta sẽ xem xét hai cách hiệu quả để tạo danh sách tài liệu tham khảo và tham chiếu tới tài liệu tham khảo: sử dụng tham chiếu trực tiếp và sử dụng tham chiếu gián tiếp. 5.1. Sử dụng tham chiếu trực tiếp Theo cách này, ta sử dụng Multilevel list kèm Style để định đánh số các tài liệu. Khi đó, mỗi tài liệu được coi là một "đối tượng được đánh số" (Numbered item). Cho nên, ta có thể trích xuất được chỉ số của nó bằng tham chiếu trực tiếp. 5.1.1. Tạo danh sách tài liệu tham khảo Trước hết, ta tạo một Style (mục 1.9, trang 10) để áp cho các tài liệu. Gọi tên nó là "TailieuTK". Style type phải đặt là "Paragraph". Style for following paragraph nên đặt là "TailieuTK". Các thông số khác đặt theo ý muốn. Đưa con trỏ soạn thảo về vị trí sẽ (đang) đặt danh sách tài liệu tham khảo. Trong nhóm Paragraph của ribbon Home (Hình 2.1, trang 15) nhấn vào nút Multilevel list và chọn "Define new multilevel list ". Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 39
  41. Hình 5.1. Tạo kiểu danh sách đánh số tài liệu tham khảo Nếu hộp thoại hiện lên chưa ở dạng mở rộng như trên Hình 5.1 thì nhấn vào nút "More >>" để mở rộng các tùy chọn. Ta thiết lập các thông số như sau: . Apply changes to: Current paragraph . Level to modify: 1 . Link level to style: TailieuTK . Number style for this level: 1, 2, 3, . Start at: 1 . Follow number with: Tab character Các thông số còn lại chọn theo ý muốn. Sau khi chọn xong, ta nhấn OK để kết thúc việc tạo kiểu danh sách. Tiếp đó, áp dụng Style "TailieuTK" cho tất cả các tài liệu trong danh sách. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 40
  42. 5.1.2. Tham chiếu tới các tài liệu Để tạo một tham chiếu tới tài liệu, tức là chèn số thứ tự của tài liệu vào một ví trí nào đó, trong nhóm Links của ribbon Insert (Hình 4.1, trang 31), nhấn vào Cross-reference. Hình 5.2. Tham chiếu tài liệu tham khảo Trong hộp thoại Cross-reference (Hình 5.2), ở mục Reference type, chọn "Numbered item". Trong danh sách For which numbered item, chọn tài liệu cần tham chiếu (các tài liệu tham khảo sẽ ở cuối danh sách). Tiếp đó, ở mục Insert reference to, chọn "Paragraph number". Cuối cùng, nhấn Insert, sau đó là Close để hoàn tất việc tham chiếu. 5.1.3. Một số lưu ý đặc biệt Chèn thêm một tài liệu vào giữa danh sách. Giả sử ta cần chèn thêm vào một tài liệu vào trước tài liệu thứ 4. Cần đưa con trỏ soạn thảo tới vị trí kết thúc tài liệu thứ 3. Sau đó gõ ENTER để tạo một mục trống tài liệu mới (tài liệu thứ 4 bây giờ được đánh số 5). Nếu thay vì đưa con trỏ soạn thảo tới vị trí kết thúc tài liệu thứ 3 ta đưa nó vị trí bắt đầu tài liệu 4 (ngay sau số 4) thì khi gõ ENTER, ta cũng được Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 41
  43. một mục trống, tài liệu 4 cũng được đánh số mới là 5 nhưng các tham chiếu tới tài liệu 4 được thực hiện trước đó sẽ giữ nguyên là 4 mà không chuyển thành 5 khi cập nhật chỉ số. Thay đổi vị trí của một tài liệu. Giả sử ta cần đưa tài liệu số 9 đến vị trí số 4. Trước hết, đánh dấu chọn tài liệu số 9. Nhất Ctrl-X để cắt đoạn này vào clipboard. đưa con trỏ soạn thảo tới vị trí kết thúc tài liệu thứ 3. Sau đó gõ ENTER để tạo một mục trống tài liệu mới – khoảng trống này được đánh số 4 (tài liệu thứ 4 bây giờ được đánh số 5). Dán (paste) tài liệu 9 vào vị trí số 4 vừa tạo ra. Nếu sau thao tác này có thêm một khoảng trống được tạo ra thì đưa con trỏ soạn thảo tới vị trí kết thúc tài liệu 4 (tức là tài liệu 9 cũ), nhấn phím DELETE để xóa khoảng trống. 5.2. Sử dụng tham chiếu gián tiếp Như có thể thấy ở mục 5.1.3, có một số quy tắc buộc ta phải tuân thủ khi sử dụng tham chiếu trực tiếp. Nếu điều này khiến ta cảm thấy không thoải mái thì có một lựa chọn khác, đó là sử dụng tham chiếu gián tiếp. 5.2.1. Tạo danh sách tài liệu tham khảo Để tạo danh sách tài liệu tham khảo có dạng như ở ví dụ 5 (trang 38), ta hãy tạo một Paragraph Style (mục 1.9, trang 10) để định dạng nó. Gọi Style này là "TailieuTK2". Ta đặt các thông số định dạng như sau: . Style type: Paragraph . Style for following paragraph: TailieuTK2 . Căn lề: Left . Nhấn vào nút Format, chọn Paragraph và đặt các thông số sau: Special: Hanging By: 0,8 (cm) Việc đặt Hanging=0,8cm có ý nghĩa như sau. Thứ nhất, tất cả các dòng của đoạn, trừ dòng thứ nhất, sẽ thụt vào 0,8cm so với lề trái. Thứ hai, giá trị Tab stop position đầu tiên của dòng thứ nhất sẽ được đặt là 0,8cm. Tức là, nếu ở dòng thứ Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 42
  44. nhất, ta nhấn phím Tab trước vị trí 0,8cm thì con trỏ soạn thảo sẽ nhảy đến vị trí 0,8 cm. Sau khi tạo xong Style "TailieuTK2", ta cần áp dụng nó cho các tài liệu đã và sẽ được đưa vào trong danh sách tài liệu tham khảo. Dễ thấy rằng, nếu sử dụng tham chiếu trực tiếp (mục 5.1) thì các tài liệu được đánh số tự động. Còn trong trường hợp này, việc áp dụng Style "TailieuTK2" không làm cho các tài liệu được đánh số. Để thực hiện đánh số, ta sử dụng khả năng đánh số đối tượng của Word (mục 3.6, trang 30). Ta thực hiện đánh số cho tài liệu đầu tiên. Ta nên bật chế độ hiển thị các ký hiệu ẩn (xem mục 3.5.4, trang 28) để thao tác được dễ dàng. . Trước khi đánh số (sau khi đã áp dụng Style "TailieuTK2"), tài liệu này có dạng như sau. Ví dụ 6. Một tài liệu tham khảo S. Goldwasser and S. Micali. Probabilistic encryption. Journal of Computer and System Sciences, 28:270–299, 1984. . Tạo một dòng trống để đặt tạm thời chỉ số của tài liệu này. Đưa con trỏ soạn thảo vào dòng trống vừa tạo, sau đó nhấn vào "Insert Caption" ở nhóm Captions thuộc ribbon References (Hình 3.9, trang 29). Nhấn nút "New Label " để tạo một nhãn đánh số mới là "Tài liệu tham khảo". Nhấn nút OK thì ta thu được kết quả là "Tài liệu tham khảo 1". . Copy chỉ số ("1") trên đây và dán (paste) vào vị trí bắt đầu của tài liệu. Gõ thêm dấu chấm (".") vào sau số 1 và nhấn phím Tab thì ta sẽ được kết quả là 1. S. Goldwasser and S. Micali. Probabilistic encryption. Journal of Computer and System Sciences, 28:270–299, 1984. . Xóa dòng tạm thời mà ta đã tạo ra trên đây. Việc đánh số tài liệu đầu tiên đã hòan tất. Để đánh số các tài liệu khác, ta chỉ cần copy chỉ số của tài liệu đầu tiên (hoặc bất kỳ một tài liệu nào khác đã đánh dấu) và dán (paste) vào vị trí bắt đầu tài liệu cần đánh dấu. Để tránh việc phải gõ lại dấu chấm (".") và phím Tab, nên thực hiện sao chép đồng thời chỉ số, dấu chấm và phím Tab. Thực hiện cập nhật chỉ số Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 43
  45. (xem mục 3.2, trang 20) thì ta sẽ thấy danh sách tài liệu tham khảo được đánh số theo đúng trật tự cần thiết. 5.2.2. Tham chiếu tới các tài liệu Như đã nói, ở đây ta sẽ sử dụng tham chiếu gián tiếp. Trước hết, cần đặt cho phần chỉ số của mỗi tài liệu một bookmark. Sau đó, khi cần tham chiếu tới một tài liệu, ta tham chiếu tới bookmark tương ứng (xem mục 4.2, trang 34). Ta nên đặt các bookmark có dạng "TLTK_TenCuaTaiLieu" để dễ dàng tìm kiếm khi cần tham chiếu. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 44
  46. Phần 6. Một số thao tác khác 6.1. Tạo các đề mục không đánh số Như có thể thấy, trong tài liệu này, ngoài các đề mục được đánh số còn có các đề mục không đánh số (Mục lục, Lời nói đầu, Lời kết, Phụ lục). Để định dạng các đề mục này, ta cần tạo một Style chung cho chúng, gọi là "H1KhongSo" chẳng hạn. "H1" có nghĩa là đề mục cấp 1. Khi tạo Style "H1KhongSo" ta nên thực hiện theo đúng tuần tự sau. Thực hiện lệnh tạo Style, đặt tên là "H1KhongSo" Style Type: Paragraph Style Based on: Heading1 Style for following paragraphs: Normal Format\Numbering \Numbering\None Trên đây, ta đặc biệt chú ý đến việc chọn Style Based on là "Heading1". Bằng cách đó, khi thông số định dạng của "Heading1" thay đổi thì nó cũng sẽ thay đổi cho "H1KhongSo" (ngoài trừ thông số Numbering đã được xác định ở trên). 6.2. Tạo mục lục cho văn bản Khi ta soạn một văn bản lớn (tiểu luận, đồ án, sách ), ta cần phải tạo mục lục cho nó. Việc tạo mục lục này có thể được thực hiện một cách tự động nếu như các chương mục trong văn bản được áp dụng các Style – Heading phù hợp; hoặc nói chính xác hơn, nếu Outline Level của chúng được thiết lập một cách phù hợp. Nói riêng, nếu các chương mục được đánh số bằng một trong các cách được trình bày trong Phần 2 thì có thể tạo mục lục một cách tự động. 6.2.1. Tạo mục lục Đưa con trỏ soạn thảo tới vị trí cần đặt mục lục. Trong ribbon References, nhấn vào nút "Table of Contents" và chọn lệnh "Insert table of contents ". Lưu ý không chọn các mẫu trong danh sách đổ xuống vì khi đó sẽ thừa ra tên của nó. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 45
  47. Trong hộp thoại "Table of contents" hiện lên, thông thường, ta nên chọn các thông số như trên Hình 6.1. Hình 6.1. Tạo mục lục tự động Sau khi nhấn OK, mục lục sẽ được tự động tạo ra. 6.2.2. Định dạng mục lục Khi mục lục tự động được tạo ra, có thể nó có định dạng không như ta mong muốn. Tuyệt đối không nên định dạng lại chúng bằng tay. Bởi vì sau khi đã tạo mục lục xong rồi thì có thể ta vẫn phải chỉnh sửa lại văn bản.Việc chỉnh sửa này có thể kéo theo việc cập nhật lại mục lục. Nếu ta định dạng lại mục lục bằng tay thì ta sẽ phải thực hiện việc này mỗi khi cập nhật tổng thể mục lục. Để tránh phiền phức đó, hãy sử dụng Style. Mở cửa sổ Reveal Formatting bằng cách nhấn tổ hợp phím Shift-F1. Nhấn chuột vào từng mục trong mục lục, ta có thể thấy Style được áp dụng cho chúng là Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 46
  48. TOC1, TOC2 và TOC3 (TOC = Table Of Contents). Như vậy, ta hãy thay đổi thông số của các Style này để đạt được định dạng mong muốn. 6.2.3. Bỏ mục lục ra khỏi mục lục Thông thường, ta đặt mục lục của tài liệu trong phần "Mục lục". Và cũng thông thường, ta muốn chữ "Mục lục" xuất hiện trong Navigation Pane nên ta định dạng "Mục lục" như các mục khác: "Lời nói đầu", "Kết luận", "Phụ lục" Do đó, khi ta tạo mục lục thì mục đầu tiên trong nó chính là "Mục lục". Đó là điều mà ta không mong muốn. Ta có thể xóa mục này bằng tay, nhưng mỗi khi ta cập nhật tổng thể mục lục thì nó lại xuất hiện trở lại, và ta lại phải xóa nữa. Đó cũng là điều ta không mong muốn. Để tránh các phiền phức này, ta làm như sau. Tạo riêng một Style để định dạng mục "Mục lục". Giả sử ta gọi tên của Style này là "MucLuc". Ta nên tạo Style này trên cơ sở Style "H1KhongSo", tức là đặt thông số "Style based on" là "H1KhongSo" (xem mục 6.1). Sau thao tác này, ta có hai cách để tiếp tục. Cách thứ nhất, thay đổi thông số "Outline level" (Format\ Paragraphs \ Indents and Spacing) thành "Level 9". Thông thường, ta chỉ đánh số đến 3 cấp (Hình 6.1) cho nên đề mục cấp 9 sẽ không bao giờ xuất hiện trong mục lục. Cách thứ hai, ta không thay đổi "Outline Level" (thừa kế từ "H1KhongSo" Hình 6.2. Không đánh dấu mục lục giá trị "Level 1"), nhưng khi tạo mục lục (Hình 6.1), nhấn vào nút Options. Khi đó, hộp thoại Table of Contents Options sẽ xuất hiện như trên Hình 6.2. Vì trong Style "MucLuc", giá trị Outline Level là Level 1 nên giá trị ngầm định TOC Level ứng với nó (Hình 6.2) là 1. Ta xóa trống ô này thì "Mục lục" sẽ không bị đưa vào mục lục nữa. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 47
  49. 6.3. Tạo danh mục hình vẽ, bảng biểu có trong văn bản Một khi ta đã đánh số các đối tượng bằng phương pháp tự động như đã trình bày ở Phần 3 thì chỉ cần vài cái nhấn chuột để tạo ra danh mục các hình vẽ, bảng biểu có trong văn bản. Trong ribbon References, ở nhóm Captions (Hình 6.3), nhấn vào lệnh "Insert Table of Figures". Hình 6.3. Tạo danh mục các đối tượng Trong hộp thoại hiện ra, ở mục "Caption label" (Hình 6.4), chọn loại đối tượng cần tạo danh mục. Sau đó nhấn OK là được. Hình 6.4. Chọn đối tượng cần tạo danh mục Nếu danh mục được tạo ra có định dạng không như ta mong muốn thì chớ nên chỉnh sửa định dạng bằng tay. Hãy nhấn Shift-F1 để kiểm tra và thấy rằng danh mục được áp dụng Style có tên là "Table of Figures". Hãy thay đổi Style này để có được định dạng mong muốn. 6.4. Chèn các ảnh, bảng biểu nhỏ vào văn bản Bình thường, các hình vẽ và bảng biểu sẽ chiếm toàn bộ chiều ngang trang giấy. Nhưng có những trường hợp các hình, các bảng có chiều ngang tương đối nhỏ, ví dụ như trường hợp Hình 6.2. Trong trường hợp đó, ta muốn đặt hình (bảng) Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 48
  50. vào một bên của trang giấy để tiết kiệm giấy hơn và để văn bản trông gọn hơn. Có thể nhiều người dễ dàng thực hiện việc "dẹp" ảnh sang một bên, nhưng lại gặp khó khăn trong việc đánh số (và đặt tên) cho nó. Sau khi đọc mục 6.4 này, mọi khó khăn sẽ biến mất. 6.4.1. Thực hiện chèn ảnh Ta lấy ví dụ với việc chèn ảnh (có bề ngang nhỏ). Việc chèn bảng biểu là hoàn toàn tương tự. Trước hết, ta tạo một TextBox với kích thước vừa đủ để chứa hình ảnh ta cần chèn. Sau đó, thực hiện chèn ảnh vào trong TextBox này. Tiếp đó, thực hiện đánh số và đặt tên cho ảnh như bình thường (mục 3.4). Khi đó, tên của hình vẽ cũng sẽ được đặt trong TextBox. Việc cuối cùng là thiết lập thông số để TextBox nằm ở vị trí ta mong muốn. Hình 6.5. Định vị TextBox Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 49
  51. Để đạt được kết quả như trường hợp Hình 6.2, ta làm như sau. Trước hết, cắt TextBox vào bộ nhớ. Đưa con trỏ đến vị trí đầu một đoạn văn bản nào đó và thực hiện lệnh dán (Paste, Ctrl-V). Sau đó, nhấn chuột phải vào khung của TextBox và chọn "Format Text Box " trong context menu. Đặt các thông số như trên Hình 6.5 thì ta sẽ đạt được kết quả mong muốn. 6.4.2. Vấn đề cập nhật chỉ số Khi ta chèn các hình ảnh nhỏ theo cách thức trên đây thì sẽ nảy sinh một chút vấn đề với việc cập nhật chỉ số. Lý do là khi ta nhấn Ctrl-A với mục đích lựa chọn toàn bộ văn bản để cập nhật chỉ số thì các vùng văn bản trong các TextBox sẽ không được lựa chọn. Và do đó, các chỉ số hình vẽ trong đó sẽ không được cập nhật. Để khắc phục điều này, ta làm như sau. Tên gọi của các hình vẽ được áp dụng Style có tên là "FigureCaption" (hoặc tên khác, do ta tự đặt). Nhấn chuột vào tên gọi của một hình nào đó trong TextBox nào đó. Nhấn chuột phải vào Style "FigureCaption" và chọn "Select all ". Hình 6.6. Lựa chọn tất cả các tên gọi của các hình trong văn bản Sau thao tác đó, tất cả các tên gọi của các hình vẽ nằm trong các TextBox sẽ được lựa chọn. Nhấn F9 để cập nhật chỉ số. Nếu có bảng biểu được chèn trong TextBox thì ta cũng thực hiện tương tự. Và lưu ý rằng, ta cần thực hiện việc cập nhật này trước, sau đó mới tiến hành cập nhật chung cho toàn văn bản. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 50
  52. LỜI KẾT Việc sử dụng Style và Cross-reference có thể gây những khó khăn ban đầu, buộc ta phải bỏ nhiều công sức hơn ở bước chuẩn bị. Tuy nhiên, việc sử dụng chúng sẽ tiết kiệm cho ta nhiều công sức và thời gian khi cần thực hiện các thay đổi trong phần văn bản đã soạn thảo. Vì thế, hãy chịu khó một chút ở bước chuẩn bị để bớt khó khăn về sau, như các nhà quân sự thường nói "Đổ mồ hôi nơi thao trường để bớt đổ máu nơi chiến trường". Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 51