Chuyên đề Nghiệp vụ hành chính văn phòng

Nội dung text: Chuyên đề Nghiệp vụ hành chính văn phòng

1. 9/4/2011 Chuyên Đề NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Khái Niệm về Văn Phòng Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xữ lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. 1
2. 9/4/2011 Chức Năng của Văn Phòng 1. Giúp việc điều hành: xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc/ Theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch/ Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan. 2. Tham mưu, tổng hợp: tổng hợp xữ lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xữ lý. 3. Hậu cần, quản trị: đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan. Nhiệm Vụ của Văn Phòng 1. Xây dựng chương trình công tác 2. Thu thập, xữ lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin 3. Tư vấn văn bản cho các cấp lãnh đạo 4. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ 5. Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại 6. Mua sắm, quản lý, sửa chữa trang thiết bị của cơ quan 7. Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe 8. Bảo vệ trật tự an toàn cho cơ quan 9. Tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết 10.Thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách. 2
3. 9/4/2011 Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng . Quản trị Hành chánh Văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xữ lý thông tin. . Chức năng cơ bản: (1) Hoạch định công việc hành chính (2) Tổ chức công việc hành chính (3) Lãnh đạo công việc hành chính (4) Kiểm soát công việc hành chính (5) Thực hiện dịch vụ hành chính Phương Pháp Bố Trí Văn Phòng Văn phòng mở: tiết kiệm chi phí diện tích; dễ giám sát quản lý; thuận tiện trong việc giao tiếp giữa các nhân viên; dễ tập trung trong hoạt động của văn phòng; dễ thay đổi khi cần thiết 3
4. 9/4/2011 Phương Pháp Bố Trí Văn Phòng Văn phòng đóng: hệ thống văn phòng được ngăn cách bởi các phòng riêng. . Ưu điểm: đảm bảo tính an toàn, bí mật, riêng tư và phù hợp với công việc đòi hỏi sự riêng tư cao . Nhược điểm: chiếm diện tính, tăng chi phí vận hành văn phòng, khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc trong tổ chức. Các Yếu Tố Ảnh Hưởng NS Làm Việc 1. Ánh sáng 2. Màu sắc 3. Tiếng ồn 4
5. 9/4/2011 Các Cấp Bậc trong Hành Chính Văn Phòng 1. Trợ lý hành chính 2. Chánh văn phòng 3. Trưởng phòng hành chính 4. Giám đốc hành chính 5. Phó Tổng giám đốc hành chính. Hoạch Định Công việc Hành Chính Văn Phòng Hoạch định trong văn phòng là quá trình lập kế hoạch cho các công việc hành chính văn phòng nhằm quản lý và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đó được hiệu quả. Hoạch định được tập trung vào các công việc sau: . Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan, của văn phòng . Xây dựng lịch công tác hàng tuần, tháng, quý, năm . Lập kế hoạch tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, lễ kỹ niệm, trong doanh nghiệp . Lập kế hoạch tổ chức các chuyến công tác của lãnh đạo và các thành viên trong doanh nghiệp . Lập kế hoạch mu sắm trang thiết bị, xây dựng hoàn thiện cơ sở vật chất phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp. 5
6. 9/4/2011 Quy Trình Lập Kế Hoạch . Bước 1: Xác định mục đích hay những công việc cần giải quyết . Bước 2: Thu thập thông tin, khảo sát, đánh giá tình hình có liên quan. Đánh giá điều kiện thực thi . Bước 3: Dự thảo bản hoạch định, xây dựng các phương án lựa chọn . Bước 4: Lấy ý kiến hoạch trình phê duyệt . Bước 5: Hoàn chỉnh bản kế hoạch chính thức và trình ký phê duyệt chính thức . Bước 6: Tổ chức thực hiện và theo dõi tổ chức thực hiện . Bước 7: Đánh giá kết quả thực hiện. Các Nghiệp Vụ Hành chính Văn Phòng . Thu thập, xữ lý và cung cấp thông tin . Hoạch định, tồ chức các cuộc họp, hội nghị . Tiếp khách và thực hiện các lễ nghi . Soạn thảo văn bản hành chính . Nghiệp vụ lưu trữ 6
7. 9/4/2011 Thông Tin Thông tin trong hoạt động quản lý là tập hợp tất cả các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian, thời gian với các khách thể quản lý. Phân Loại Thông Tin . Kênh tiếp nhận: thông tin có hệ thống và thông tin không có hệ thống . Tính chất, đặc điểm của loại thông tin: thông tin tra cứu và thông tin báo cáo . Phạm vi của lĩnh vực hoạt động: thông tin kinh tế và thông tin chính trị, xã hội . Tính chất thời điểm: thông tin quá khứ; thông tin hiện hành và thông tin dự báo 7
8. 9/4/2011 Yêu Cầu về Thông Tin . Phù hợp . Chính xác . Đầy đủ . Kịp thời . Có tính hệ thống và tổ hợp . Đơn giản, dễ hiểu . Đảm bảo yêu cầu bí mật Nghiệp Vụ Cung cấp Thông tin 1. Xây dựng và tổ chức nguồn tin 2. Thu thập thông tin 3. Nghiên cứu, phân tích và xữ lý thông tin 4. Cung cấp và phổ biến thông tin 5. Bảo quản, lưu trữ thông tin. 8
9. 9/4/2011 Xây Dựng và Tổ Chức Nguồn Tin . Yêu cầu cung cấp thông tin về vấn đề gì . Phạm vi thông tin cần phải cung cấp . Thời gian cho phép để có thể thu thập và chuẩn bị thông tin . Hình thức cung cấp thông tin (bằng văn bản hoặc sao chụp các tài liệu hoặc báo cáo trực tiếp). Thu Thập Thông Tin . Nguồn thu thập thông tin bao gồm: từ văn bản (công văn đến/ công văn đi); từ sách báo, tạp chí, phát thanh, truyền hình, internet; trao đổi trực tiếp; qua khảo sát, đo đạc, quan sát, phán đoán, tổng hợp số liệu . Phương pháp thu thập: đọc và ghi chép; sao chụp một phần hoặc toàn bộ tài liệu; thống kê số liệu, tính toán tỷ lệ, tính xác suất; đo đạc, quan sát, tính toán, thống kê. 9
10. 9/4/2011 Nghiên Cứu, Phân Tích, Xữ Lý Thông Tin . Tập hợp và hệ thống hóa thông tin theo từng vấn đề, lĩnh vực  Tóm tắt và phân loại thông tin theo nhóm như thông tin kinh tế, thông tin chính trị xã hội, thông tin quá khứ, hiện tại, dự đoán,  Tóm tắt những thông tin cơ bản, những thông tin mới, thông tin có những điểm khác biệt với thông tin trước. . Phân tích và kiểm tra độ chính xác, tính hợp lý của thông tin: xác định độ tin cậy của nguồn tin, lý giải sự khác biệt giữa các thông tin (nếu có) và chọn ra những thông tin đầy đủ hơn, có độ tin cậy cao hơn, chỉnh lý chính xác tài liệu, số liệu. Cung Cấp và Bảo Quản Thông Tin . Thông tin phải được cung cấp nhanh chóng, kịp thời, đúng đối tượng bằng các hình thức thích hợp như: phổ biến tại hội nghị, văn bản, qua các kênh thông tin đại chúng . Thông tin phải được bảo quản và lưu trữ để không bị hư hỏng và phục vụ cho công việc hàng ngày cũng như sau này. 10
11. 9/4/2011 Tổ Chức Họp Hiệu Quả . Các hình thức họp (types of meetings) . Nguyên tắc họp hiệu quả . Quy trình họp hiệu quả . Vai trò của các thành phần tham dự cuộc họp . Cách thức họp hiệu quả với đội ngũ nhân viên bán hàng . Cách thức họp hiệu quả với đối tác Tại Sao Cần Phải Họp • Chia sẻ thông tin • Xác định và giải quyết các vấn đề tồn đọng, phát sinh • Thống nhất ý kiến 22 11
12. 9/4/2011 Các Hình Thức Họp . Phân loại theo mục tiêu: cuộc họp chia sẽ thông tin, đưa ra các định hướng; Cuộc họp giải quyết các vấn đề, đưa ra quyết định . Phân loại theo thời gian: Họp ngày; Họp tuần/ tháng; Họp đặc biệt, đột xuất . Phân loại theo đối tượng: Họp với nhân viên; Họp với đối tác, khách hàng 23 Nguyên Tắc Họp Hiệu Quả . Rõ ràng về mục tiêu, lịch trình và người chủ trì cuộc họp . Quản lý thời gian hiệu quả bằng cách tập trung vào vấn đề chính cần thảo luận . Tạo bầu không khí thân thiện, cởi mở và hợp tác trong cuộc họp . Biến các thỏa thuận trong cuộc họp thành các cam kết và kế hoạch hành động . Biên bản cuộc họp phải được gửi cho các thành viên trong vòng 3 ngày 12
13. 9/4/2011 Quy Trình Họp Hiệu Quả . Giai đoạn chuẩn bị: (1) Xác định mục tiêu họp (2) Xác định thành viên và vai trò tham dự (3) Chuẩn bị lịch trình, nội dung cuộc họp (4) Chuẩn bị hậu cần (5) Kiểm tra toàn bộ phần chuẩn bị và thông báo họp . Giai đoạn tiến hành họp: (6) Bắt đầu cuộc họp đúng giờ (7) Giới thiệu thành viên, vai trò của họ (8) Giới thiệu mục tiêu, nội dung, lịch trình (9) Theo sát lịch trình cuộc họp . Giai đoạn kết thúc: (10) Tóm tắt cuộc họp, các điểm thống nhất, kế hoạch tiếp theo (11) Lịch họp tiếp theo – nếu cần (12) Phân tích, đánh giá kết quả cuộc họp (13) Gởi biên bản họp (14) Theo sát, chuẩn bị cho cuộc họp tiếp theo. B1: Xác Định Mục Tiêu Cuộc Họp . Hình thức họp? . Tại sao cần phải tổ chức cuộc họp này? . Kết quả mong đợi từ cuộc họp này là gì? 13
14. 9/4/2011 B2: Xác Định Thành Phần Tham Dự . Ai sẽ được mời tham dự cuộc họp? . Lợi ích của họ là gì? . Vai trò của họ trong cuộc họp là gì? . Bằng cách nào họ sẽ đạt được mục tiêu đề ra trong cuộc? B3: Chuẩn Bị Nội Dung – Lịch Trình . Nội dung này có hỗ trợ cho mục tiêu Agenda cuộc họp không? Time Topic By . Nội dung này có phù hợp với các thành viên tham dự không? Có quan tâm? có thẩm quyền giải quyết không? . Vai trò của họ trong cuộc họp là gì? . Mọi người có chuẩn bị đủ dữ liệu, thông tin cho đề tài thảo luận? 14
15. 9/4/2011 B4: Chuẩn Bị Hậu Cần . Lựa chọn địa điểm thích hợp . Chuẩn bị các phương tiện trình bày (đèn chiếu, bảng ) . Chuẩn bị tài đủ tài liệu cho các thành viên . Xác định cách sắp xếp phòng họp . Kiểm tra các phương tiện hỗ trợ (micro, đèn, phích cắm điện ) . Chuẩn bị nước uống, thức ăn (nếu cần) B5: Kiểm Tra Chuẩn Bị - Thông Báo Họp . Thông báo cho các thành viên với khoản thời gian đủ để họ lên kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp . Ghi nhận ý kiến đóng góp về lịch trình, nội dung họp (nếu có) . Nhắc nhở các thành viên trước 3 ngày . Rà soát lần cuối công tác chuẩn bị cho cuộc họp 15
16. 9/4/2011 B6: Bắt Đầu Cuộc Họp Đúng Giờ . Xét quy định về thời gian rõ ràng . Đảm bảo cuộc họp diễn ra theo đúng lịch trình . Tôn trọng thời gian của tất cả mọi người . Bản thân bạn phải thực hiện gương mẫu B7: Giới Thiệu Thành Viên . Tự giới thiệu về bản thân trước để tạo không khí cởi mở giữa các thành viên . Thống nhất các quy định trong cuộc họp: . Tôn trọng người khác, không phê phán, chỉ trích mang tính cá nhân . Trao đổi với tinh thần cởi mở, lắng nghe, không định kiến . Cố gắng hiểu người khác trước khi đòi hỏi họ phải hiểu mình . Trình bày ý kiến ngắn gọn, tập trung . Tham gia cuộc họp một cách chủ động . Làm rõ vai trò của các thành viên trong cuộc họp 32 16
17. 9/4/2011 Các Vai Trò Trong Cuộc Họp . Chủ trì cuộc họp . Thành viên cuộc họp . Người ghi biên bản, nhắc nhở thời gian . Người hỗ trợ cuộc họp 33 Người Ghi Biên Bản . Note taker – ghi chú lại các thông tin cần thiết, các quyết định, kế hoạch tiếp theo trong biên bản họp . Scribe - ghi chú lại các thông tin cần thiết lên bảng trong quá trình họp, những thông tin này có thể được chuyển lại cho người ghi biên bản họp 34 17
18. 9/4/2011 B8: Giới Thiệu Mục Tiêu Lịch Trình Cuộc Họp . Đảm bảo mọi người rõ mục tiêu và cách thức họp . Đảm bảo mọi người rõ sự đóng góp của họ vào mục tiêu cuộc họp . Đảm bảo mọi người chuẩn bị kỹ cho cuộc họp 35 B9: Theo Sát Lịch Trình Cuộc Họp . Sử dụng lịch trình họp để dẫn dắt mọi người trong cuộc họp . Ghi chú lên bảng những vấn đề không nằm trong lịch trình họp và giải quyết riêng . Bám sát lịch trình họp để đảm bảo các cuộc thảo luận tập trung, theo đúng thời gian 36 18
19. 9/4/2011 B10: Tóm Tắt Các Điểm Thống Nhất . Tóm tắt cuộc họp và các thỏa thuận, kết quả chính đạt được . Ghi chú lại các thỏa thuận, kết quả chính đạt được . Thống nhất kế hoạch hành động 37 B11: Thống Nhất Cho Cuộc Họp Tiếp Theo . Xác định xem có cần tổ chức thêm một cuộc họp để giải quyết, thống nhất các vấn đề chưa thể giải quyết trong cuộc họp lần này . Nếu cần, thống nhất thời gian, nội dung, lịch trình . Đảm bảo mọi người ghi chú thời gian họp trong lịch làm việc 38 19
20. 9/4/2011 B12: Phân Tích Đánh Giá Kết Quả . Có đạt được mục tiêu đề ra không? . Có theo sát nội dung, lịch trình họp không? . Phần chuẩn bị có tốt không? . Mọi người có tham gia vào cuộc họp? . Có ai không liên quan nhưng lại phải dự họp? . Ý kiế, nhận xét của các thành viên về cuộc họp? . Làm sao để có thể làm tốt hơn nữa? 39 B13: Gởi Biên Bản Cuộc Họp . Đảm bảo mọi người hiểu rõ về các điểm thỏa thuậ, thống nhất và kế hoạch tiếp theo cần làm . Gửi biên bản họp trong vòng 3 ngày sau khi kết thúc cuộc họp 40 20
21. 9/4/2011 B14: Theo Sát Kế Hoạch Hành Động . Theo sát việc thực hiện kế hoạch hành động đã được thỏa thuận . Nắm rõ tình hình thực hiện (on/off- track) . Bắt đầu việc huẩn bị cho cuộc họp tiếp theo (nếu cần) 41 21