Chuyên đề 6: Quản lý chi phí - kế toán - tài chính

58 trang phuongnguyen 2340

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Chuyên đề 6: Quản lý chi phí - kế toán - tài chính", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

chuyen_de_6_quan_ly_chi_phi_ke_toan_tai_chinh.doc

Nội dung text: Chuyên đề 6: Quản lý chi phí - kế toán - tài chính

CHUYÊN ĐỀ 6: QUẢN LÝ CHI PHÍ - KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH PGS LÊ KIỀU Nội dung của quản lý chi phí bao gồm các lĩnh vực quản lý sau đây: I. QUẢN LÝ CHI PHÍ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 1. Nguyên tắc quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình Bảo đảm mục tiêu, hiệu quả dự án đầu tư xây dựng công trình; sự hợp lý của chi phí; Vai trò của Nhà nước, của chủ đầu tư trong quản lý chi phí. 2. Quản lý tổng mức đầu tư Lập tổng mức đầu tư; điều chỉnh tổng mức đầu tư (các trường hợp điều chỉnh, thẩm quyền); các yêu cầu về chi phí quản lý dự án. 3. Quản lý dự toán công trình Yêu cầu về thẩm tra, phê duyệt dự toán; Điều chỉnh dự toán công trình. 4. Quản lý định mức xây dựng Quản lý Nhà nước đối với định mức; Trách nhiệm của chủ đầu tư, nhà thầu khi vận dụng các định mức. 5. Quản lý giá xây dựng công trình Cơ sở xác định giá xây dựng; Yêu cầu trong quản lý giá xây dựng. 6. Quản lý chỉ số giá xây dựng Khái niệm và ý nghĩa của chỉ số giá xây dựng; Quản lý chỉ số giá. 7. Quản lý hợp đồng xây dựng Yêu cầu và nguyên tắc đối với hợp đồng xây dựng; Quản lý hợp đồng xây dựng.
8. Quản lý thanh toán, quyết toán vốn đầu tư Trách nhiệm cơ quan cấp phát, cho vay vốn, chủ đầu tư; Các yêu cầu khi quyết toán hạng mục công trình, công trình, dự án hoàn thành. II. KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO CÁC GIAI ĐOẠN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 1. Khái niệm, vai trò của việc kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình 1.1. Khái niệm: - Khái niệm chung về kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình (sau đây gọi tắt là kiểm soát chi phí), đó là: con người, thông qua phương pháp kiểm soát chi phí thực hiện giám sát sự hình thành chi phí, chi tiêu chi phí trong suốt quá trình đầu tư xây dựng công trình và đưa ra các giải pháp cần thực hiện nhằm bảo đảm chi phí đầu tư xây dựng công trình nằm trong ngân sách đã được chấp thuận (mà bằng việc bảo đảm ngân sách này công trình đạt được các mục tiêu hiệu quả như dự tính). - Kiểm soát chi phí là một quá trình liên tục của chủ đầu tư thực hiện các hành động quản lý nhằm bảo đảm mục tiêu cụ thể là chi phí đầu tư của dự án nằm trong giới hạn tổng mức đầu tư được phê duyệt. 1.2. Vai trò: - Công tác quản lý, kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng thực hiện không tốt. - Những áp lực từ quá trình toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới và xu thế hội nhập. 2. Mục đích và yêu cầu của việc kiểm soát chi phí - Bảo đảm đúng giá trị cho đồng tiền của chủ đầu tư bỏ ra phù hợp cho mục đích đầu tư xây dựng công trình, cân bằng giữa chất lượng và ngân quỹ đầu tư
- Đảm bảo rằng chi phí phân bổ vào các bộ phận phù hợp với yêu cầu của chủ đầu tư và nhà thiết kế. - Giữ cho chi phí nằm trong ngân sách của chủ đầu tư. 3. Điều kiện cần thiết để thực hiện quá trình kiểm soát chi phí - Có cách thức (phương pháp) kiểm soát chi phí phù hợp với đặc điểm, nội dung chi phí theo từng giai đoạn, công việc của quá trình đầu tư xây dựng. - Có công cụ hỗ trợ thích hợp cho việc thực hiện công tác kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình. - Có các cá nhân, tổ chức tư vấn có đủ điều kiện năng lực thực hiện việc kiểm soát chi phí. 4. Nội dung kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình 4.1. Kiểm soát chi phí trong giai đoạn trước khi thi công xây dựng. 4.1.1. Trong việc xác định tổng mức đầu tư dự án. 4.1.2. Trong việc xác định dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình. 4.1.3. Trong việc đấu thầu và lựa chọn nhà thầu. 4.2. Kiểm soát chi phí trong giai đoạn thực hiện xây dựng công trình. 4.2.1. Trong việc thanh toán hợp đồng xây dựng. 4.2.2. Kiểm soát chi phí khi quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình. 5. Tổ chức quản lý việc kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình 5.1. Hình thức tổ chức kiểm soát chi phí Tuỳ theo quy mô và tính chất công trình, chủ đầu tư quyết định việc tổ chức kiểm soát chi phí theo một trong các hình thức sau:
- Chỉ định cá nhân là người kiểm soát chi phí. Cá nhân này có thể là người thuộc tổ chức của chủ đầu tư hoặc thuê từ các tổ chức tư vấn quản lý chi phí nhưng phải có chứng chỉ Kỹ sư định giá xây dựng. - Chỉ định tổ chức tư vấn quản lý chi phí thưc hiện nhiệm vụ kiểm soát chi phí. Tổ chức tư vấn quản lý chi phí này phải có đủ điều kiện năng lực theo quy định của pháp luật. 5.2. Trách nhiệm của chủ đầu tư đối với việc kiểm soát chi phí Để bảo đảm cho việc kiểm soát chi phí đạt được mục đích cũng như tạo hành lang cho việc xác định trách nhiệm thì quyền và nghĩa vụ của chủ đầu tư cần được xác định cụ thể 5.3. Trách nhiệm của cá nhân, tổ chức tư vấn kiểm soát chi phí Để bảo đảm tính độc lập, khách quan cũng như xác định rõ trách nhiệm của cá nhân, tổ chức tư vấn kiểm soát chi phí thì quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức tư vấn này trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi phí cũng cần được xác định rõ. Xây dựng là một ngành kinh tế có phạm vi công việc rộng lớn mà sản phẩm của nó là các công trình xây dựng thuộc mọi lĩnh vực, ngành nghề của đất nước. Tuy hình dáng, quy mô và chức năng khác nhau nhưng các công trình này đều phải đáp ứng được một yêu cầu chung là chi phí xây dựng của nó cần phải nằm trong ngân sách được dự tính hay nói một cách khác là nằm trong tổng mức đầu tư được phê duyệt. Để đáp ứng được điều này sự cần thiết phải kiểm soát chi phí các dự án đầu tư xây dựng là rất rõ. Rất nhiều các dự án đầu tư xây dựng, đặc biệt là các dự án đầu tư xây dựng công trình sử dụng vốn Nhà nước trong thời gian qua thường phải điều chinh tổng mức đầu tư, chi phí xây dựng vượt ngân sách dự kiến ban đầu trong thời gian qua ở nước ta có nguyên nhân từ việc kiểm soát chi phí kém hiệu quả. Đã đến lúc phải thực hiện việc kiểm soát chi phí các dự án đầu tư xây dựng với mục tiêu rõ ràng là bảo đảm chi phí dự án không vượt ngân sách dự kiến (quyết toán không vượt tổng mức đầu tư phê duyệt ban đầu) với
người thực hiện nhiệm vụ này là các cá nhân, tổ chức tư vấn có đủ điều kiện năng lực, chuyên nghiệp và hội nhập với thông lệ quốc tế. Các tài liệu về quản lý dự án mới của Hoa Kỳ đề xuất vấn đề Earned Values Analysis để theo dõi khối lượng đã hoàn thành, dự báo cho nhà thầu và chủ đầu tư về tổng mức đã thực hiện cập nhật và còn tiếp tục để chủ động trong quản lý chi phí đầu tư cho dự án. III. CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÔNG TRƯỜNG XÂY DỰNG Bộ phận tài chính - kế toán trong bộ máy quản lý doanh nghiệp tại công trường xây dựng giúp cho người chỉ huy công trường theo dõi chặt chẽ đồng vốn được thu hồi, chi trả ra sao. Sự ghi chép tài chính trên công trường nhằm bảo đảm tính chính xác thu chi , các hoạt động liên quan đến tài sản, đến đồng tiền của doanh nghiệp trên địa bàn hoạt động sản xuất thực tiễn. Bộ phận tài chính - kế toán cần ghi chép đúng bài bản, kịp thời, trung thực số liệu nhằm tham mưu có hiệu quả cho người chỉ huy công trường để có những quyết định chính xác các hoạt động kinh doanh, kinh tế của mình trong các sản xuất. Người chỉ huy công trường không thể coi nhẹ công tác tài chính - kế toán trong các hoạt động sản xuất kinh doanh trên công trường. Nội dung theo dõi tình hình tài chính - kế toán của doangh nghiệp trên công trường nhằm hai mục tiêu: * Ghi chép đầy đủ, có nghiệp vụ, theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trên công trường. * Qua số liệu ghi chép, phân tích được những ưu , nhược của hoạt động sản xuất, kinh doanh trên công trường, giúp chỉ huy trưởng công trường có những quyết định đúng đắn trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Các con số là ngôn ngữ cơ bản của kinh doanh có tải trên báo cáo thu nhập là một con sổ. Hiệu quà của dây chuyền sản xuất được biểu thị dưới dạng con sói các con số
có thể được hoàn thiện thông qua phần tích thống kê và tiếp đó chúng lại có thể có tác động mạnh mẽ tới lỗ lãi. Kế hoạch kinh doanh được biểu thị một cách cụ thế như những con số trong ngân quỹ hoạt động, những con số mà phần lớn có thế bắt nguồn từ các kết quả thống kê thu nhập và chi phí. Những quyết định đầu tư vào các tài sản, có thế đẩy nhanh sự tăng trưởng kinh doanh. thường dựa trên những con số phản ảnh những khoản lợi nhuận và sự rủi ro có thế có của một phương thức sử dụng có thể lựa chọn đối với các nguồn quỹ đầu tư. Sự thành công hay thất bại của công việc kinh doanh hoặc của bất kỳ một bộ phận nào của nó thường quy về những con số. Trong khi không cần thiết phải học hỏi những vấn đề phức tạp của thống kê và toàn ứng dụng nhằm kiểm soát và hoàn thiện các con số, các nhà điều hành và các nhà quản lý về căn bản càn hiểu rằng có nhiều vấn đề trong thế giới, thực có thể giải quyết được nhờ các công cụ làm việc trên các con số, các công cụ của các phương pháp định lượng. Sự hiểu biết như vậy tạo cho nhà quản lý khả năng đưa ra những quyết định tốt nhất có thể trong việc lựa chọn phương pháp nào và mong đợi gì từ các chương trình máy tính và các chuyên gia mà họ thực hiện những tính toán chi tiết để giải quyết vấn đề. Sự hiểu biết này chắc chắn sẽ cải tiến được công cuộc kinh doanh và làm cho nhà quản lý thành đạt hơn. Chương này cung cấp một cách nhìn tổng quan vê các còng cụ và các loại vấn đề mà các công cụ đó giúp cho các nhà quần lý giải quyết. Năm phần là ước lượng thống kê và kiếm tra chất lượng, phàn tích hồi qui là công cụ để giải thích các liên kết thống kê, dự báo thống kê: phàn tích quyết định, và vặn trù học - se dùng một công ty giả định để minh họa xem mỗi công cụ có thể cải thiện lỗ lãi như thế nào. IV. ƯỚC LƯỢNG THỐNG KÊ VÀ KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG Rõ ràng rằng chất lượng là then chốt cho sự tăng trưởng nguồn thu láu dài. Cách kiểm định - theo thời gian để kiểm tra chất lương sán phẩm là cách kiềm soát khi sản phẩm hình thành thông qua dây chuyền sản xuất, theo dõi tỷ lệ các sản phẩm hỏng
xuất hiện. Việc kiểm tra chất lượng dịch vụ đạt được bằng cách phỏng vấn cách phỏng vấn các khách hàng về dịch vụ mà họ đã nhận, ghi nhận xem những ai không được thỏa mãn và lý do tại sao. Tuy nhiên, việc đo lường chất lượng là không đủ. Việc kiểm tra chất lượng sản xuất trong một nhà máy chế tạo – công nghiệp hoặc chất lượng phục vụ khách hàng, bằng cách kiểm tra và đo lường các sản phẩm hoặc sự thỏa mãn Nếu chất lượng bắt đầu bảng vi ộc cam kết vái chất lượng cao, thông qua việc huấn luyện các nhân viên sản xuất và phục vụ, và sự bảo trì thiết bị. Nếu chất lượng bắt đầu bằng việc cam kết với chất lượng cao, thì nó sẽ kết thúc với cái gì đó nhiều hơn sự tầm thường – đó là công việc đo lường. Và công việc đo lường thường đòi hỏi phải lấy mẫu. Khi các sản phẩm hư hỏng có khả năng gây ra tổn thất lớn cho những người tiêu dùng, như trong trường hợp của những chiếc phanh ô tô bị hỏng, thì mọi sản phẩm cần phải được kiểm tra một cách cẩn thận. Tuy nhiên, phần lớn các sản phẩm và các dịch vụ không cần phải lấy mẫu 100% để đảm bảo chất lượng được kiểm tra một cách hoàn toàn chính xác. Bản thân việc kiểm nghiệm có thể phá hủy sản phẩm, như trong trường hợp các loại thực phẩm, các sản phẩm sử dụng một lần, và các chất nổ: việc lấy mẫu 100% sẽ không còn lại sản phẩm nào cho người tiêu dùng nữa. Rõ ràng đối với mọi công ty, vấn đề là: Làm thế nào chúng ta có thể cực tiểu hóa được tổng tổn thất do các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng kém, khi xét cả tổn thất do chất lượng kém lẫn chi phí của chương trình kiểm tra chất lượng. Trong thời đại cạnh tranh căng thẳng toàn cầu về chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đây không phải là vấn đề nghiên cứu hàn lâm. Đây là vấn đề quan trọng đặc biệt cho công ty đang được lấy làm ví dụ của chúng ta, công ty Power Tools, Inc. Bạn được chi định quản lý công ty đó trong quá trình diễn ra ở chương này. Power Tools chiếm ưu thế trong ngành vào những năm 1950 và 1960, nhưng đã mất dần hoạt động kinh
doanh trước những nhà cạnh tanh ở châu Á và châu Âu kể từ sau đó. Những người phụ trách marketing của bạn tin rằng nguyên nhân chính là: chất lượng sản phẩm của những người cạnh tranh nước ngoài đã trội hơn so với các sản phẩm của bạn, và các khách hàng biết rõ điều đó. Phó chủ tịch phụ trách marketing ủng hộ ý kiến này với 3 sự kiện hùng hồn; 3% số cưa xích và 2% số khoan điện của Power Tools đã bị trả lại trong vòng dưới thời hạn bảo hành 1 năm, trong khi tỷ lệ trả lại đối với người cạnh tranh hàng đầu của bạn chỉ chiếm 1% đối với trong 2 loại sản phẩm. Để khắc phục tình hình này, các kỹ sư của bạn đã tháo và xem xét cẩn thận một chiếc cưa xích của hãng cạnh tranh, với mục đích tìm hiểm và sửa chữa nguyên nhân chủ yếu trong những yêu cầu bảo hành của bạn, đó là: bộ bánh răng trung tâm. Thiết kể cơ bản của bộ bánh răng của hãng cạnh tranh cũng giống như của bạn; sự tìm hiểu trên cho thấy có thể nguyên nhân chính của vấn đề là do tư dao động quá mức trong các kích thước của các bánh răng trong sản phẩm của bạn (về độ dài, đường kính ngoài, độ cao của răng, độ rộng của răng, v.v ). Dễ xác nhận sự nghi ngờ này, bạn đã ngân hàng sánh sự biến thiên của một mẩu gồm 20 bánh răng của họ với 20 cái của bạn. Bàng 3.1 cho thấy số đo đường kính ngoài của bánh răng lớn nhất trong mẫu. Sự thân thiện của bánh răng có thế đã được theo một số cách. Cách đo . đơn giản nhất là độ rộng, tức là sự cách biệt giữa giá trị lớn nhất và nhỏ nhát trong phân bố. Đối với công ty Power Tools, độ rộng là 0,007 (1,158 -l,151) còn đối với hãng X thì độ rộng là 0,006 )0,976 – 0,970). Hai con số này dường như khá gần nhau, nhưng bánh răng của Power Tools bất đầu với cỡ hơi lớn hơn một chút, và độ rộng không đều. Điều quan trọng han là, độ rộng là một số do hạn chế trong đó nó chỉ liên quan tới hai giá trị được tách ra khói toàn bộ sự phân bố, trong trường hợp này là sự bỏ qua sự biến thiên của 18 bánh răng còn lại trong một mẫu. Những số do khác về độ biên thiên (hoặc độ phản tán) có sử dụng tới cả 20 giá trị
quan sát khi xem xét. Có 3 số đó dược sử dụng rộng rãi theo cách vừa nói là độ lệch chuẩn, phương sai, và hệ số biến thiên. Độ lệch chuẩn thường hay được dùng trong các vấn đề kiểm tra chất lượng; phương sai, là bình phương của độ lệch chuẩn thường được dùng rộng rãi hơn trong việc thẩm tra các nguyên nhân của độ biến thiên; còn hệ số biến thiên được dùng đê chuẩn hóa độ biến thiên theo giá trị trung bình của phân bố. Các công thức để tính toán các đại lượng thống kê này và các giá trị của chúng cho ví dụ đang xét, được nêu trong bảng 3.2 Bảng 3.1. Phân bố của các đường kính bánh răng của công ty Power và hãng cạnh tranh Power Power Hãng X Hãng X Tools Tools 1 1,155 0,976 11 1,153 0,973 2 1,157 0,972 12 1,156 0,973 3 1,151 0,974 13 1,156 0,974 4 1,153 0,974 14 1,157 0,972 5 1,158 0,970 15 1,157 0,973 6 1,154 0,974 16 1,152 0,975 7 1,157 0,973 17 1,155 0,972 8 1,151 0,974 18 1,152 0,972 9 1,158 0,972 19 1,158 0,974 10 1,151 0,971 20 1,153 0,973
Toàn bộ các số đo độ biến thiên, khác với số đo độ rộng, cho thấy đường kính bánh răng của Power Tools thay đổi nhiều hơn đáng kể so với các hãng cạnh tranh. Độ lệch chuẩn, khi tính theo mẫu, lớn hơn trên 3 lần; và hệ số biến thiên của mẫu lớn hơn 53%. Xác suất để cho những bánh răng của hãng cạnh tranh biến thông giống như của Power Tools - tức là có thể coi những khác biệt quan sát chỉ là do tính ngẫu nhiên đối với các mẫu cỡ 20 – trên thực tế rõ ràng là bằng 0. Bảng 3.2. Các thống kê mô tả cơ bản và các giá trị của chúng đối với Power Tools và hãng X Đại lượng thống kê Định nghĩa Power Tools Hãng X Các số đo cơ bản Tổng y 23094 19461 n Số quan sát 20 20 Các số đo xu thế tập trung Mode Giá trị phổ biến nhất 1,157 0,974 Trung vị y 1,555 0,97305 y  n Các số đo độ phân tán 1,15470 0,006 Độ rộng Cực đại - Cực tiểu 0,007 0,001359 Độ lệch chuẩn y 2 0,002472 0,0000018 s  (y)2 n
Phương sai y 2 0,0000061 0,001397 s 2  .(y)2 n Hệ số biến thiên s 0,002141 y Trong bảng 3.2, cũng cần chú ý tới 3 số đo xu thế tập trung hoặc giá trị “bình quân” của phân phối: mode, trung vị, và giá trị trung bình. Mode là giá trị quan sát được, phổ biến nhất trong phân bổ; Trung vị là giá trị ở giữa khi cá quan sát được sắp xếp theo thứ tự; Còn giá trị trung bình là tổng của các giá trị chia cho số lượng các giá trị. (Có lẽ tốt nhất là nên tránh dùng thuật ngữ bình quân (average) do nó không rõ ràng; đôi khi nó bao hàm một số đo xu thế tập trung nào đó, và đôi khi nó có nghĩa là giá trị trung bình nói riêng). Giá trị trung bình nói chung là số đo được ưu tiên dùng tới trong xu thế tập trung, mặc dù đồi với phần lớp các áp dụng việc xem xét cả ba đại lượng nói trên không có gì không tốt. Tuy nhiên sự quan tâm hàng đầu của bạn dựa trên sự phân tích các con số trong bàng 3.2, là sự phân tán chung quanh giá trị trung bình. Để cải thiện chất lượng sản phẩm của bạn, bạn mua các bánh răng từ một hãng mới với những thông số tin cậy hơn, hiện đại hoá dây chuyền sản xuất, và đào tạo lại các tổ sản xuất của bạn: Bây giờ bạn muốn thiết lập một hệ thống kiểm tra chất lượng nhầm tăng cường khả năng của bạn trong việc phát hiện ra hoạt động với độ lắc xung quanh 0,06 milimét, với độ lệch chuẩn là 0,01 milimét. Do sự kiểm định này là cần nhiều lao động hơn so với các phép kiếm định khác, và là một trong số ít cách mà bạn không kiểm định toàn bộ - tức là chi kiếm dinh theo mẫu ngẫu nhiên gồm ô đơn vị trong vòng 2 giờ một lần, do một chuyên gia kiểm tra chất lượng đề xuất cho bạn, nhằm cân đối hợp lý giữa tổn thất do sai lầm ngẫu nhiên với những mẫu nhỏ, và chi phỉ cho việc lấy mẫu. Bất kỳ một cưa xích nào có độ lắc vượt quá 0,10 milimét sẽ bị tháo ra, điều chỉnh, và kiểm định lại. Bất kỳ một mẫu gồm 5
chiếc cưa nào vượt quá tiêu chuẩn 0,06 của dây chuyền sản xuất nhiều hơn hai lần độ lệch chuẩn (đây là giới hạn được chọn tùy ý dẫn tới việc loại bỏ không quá 5% của toàn bộ mẫu) sẽ đòi hỏi phải có sự điều chỉnh quá trình sản xuất và sẽ làm chậm trễ việc sản xuất trong khoảng 1 giờ đồng hồ. Độ lệch chuẩn đối với phân bố của các giá trị trung bình cho các mẫu cỡ n được cho bởi công thức sn s / n . Do độ lệch chuẩn đối với một sản phẩm đơn lẻ là 0,01 đối với mẫu gồm 5 sản phẩm của chúng ta, cho nên mức vượt quá tiêu chuẩn 0,06 của dây chuyền sản xuất hơn hai lần độ lệch tiêu chuẩn sẽ cho ta một phạm vi giới hạn của các sản phẩm chấp nhận đượclà 0,06 không(2) x [0,01/5]. Hay 0,0689. Kết quả này có thể được trình bày trên một biểu đồ kiểm tra chất lượng, một công cụ hữu ích để kiểm soát chất lượng sản phẩm bằng cách vẽ đồ thị các kết quả của các mẫu sản phẩm theo định kỳ. Nếu dây chuyền sản xuất chạy từ 8h00 buổi sáng tới 6h00 buổi chiều, và cứ định kỳ 2 giờ một lần có 5 đơn vị sản phẩm được lấy mẫu, thì biểu đồ kiểm tra chất lượng của Power Tools, Inc, trong một tuần lễ sẽ có dạng như hình 3.1 Hình 3.1. Biểu đồ kiểm tra chất lượng Tiêu chuẩn chất lượng bằng 0,060 được biểu thị bằng đường nằm ngang ở chính giữa biểu đồ, còn các đường ở phía trên và phía dưới biểu thị những biến thiên theo 2 lần độ lệch chuẩn từ mức đó theo hai phía. Trong nhiều quá trình sản xuất, các linh kiện bị loại bỏ nếu chúng rơi ra ngoài của một trong hai phía giới hạn theo 2 lần độ lệch
chuẩn, do tính thống nhất về kích thước chi tiết thường là mục tiêu chính; trong trường hợp này, chúng ta chỉ quan tâm tới việc xét xem độ lắc có vượt quá giới hạn trên tại mức 0,0689 milimét không mà thôi. Mẫu như vậy sẽ vượt quá giới hạn đang xét như thế nào? Chúng ta hãy nêu lại câu hỏi này trong những điều kiện cụ thể hơn, để có thể đi đến lời giải đáp rõ ràng hơn: Nếu chúng ta lấy các mẫu lập, gồm 5 sản phẩm cho mỗi mẫu, và đo độ lắc trung bình cho mỗi mẫu, thì phân bố của các giá trị trung bình đó sẽ như thế nào, và bộ phận nào của phân bố sẽ có giá trị trung bình vượt quá 0,0689? Trước hết phân bố sẽ có tác dụng như thế nào? Theo mệnh đề cơ bản gọi là định lý giới hạn trung tâm, thì phân bố theo các mẫu lập sẽ có dạng giống như phân bố chuẩn quen biết có dạng hình chuông (1)1, không cần biết hình dạng của phân bố các sản phẩm được chọn từng cái một (mà trong trường hợp này chúng cũng có dạng chuẩn). Phân bố đối với ví dụ này có trung bình 0,0600; độ lệch chuẩn cho phân bố chung là 0,010; và n= 5; được cho trên hình 3.2. Hình 3.2. Phân bố của các giá trị trung bình theo các mẫu lặp (y = 0,060; s = 0,01; n = 5) Xác suất để mẫu sẽ vượt giới hạn 0,06894 là phần diện tích giới hạn bởi đường cong được gạch chéo. Để tìm diện tích này, chúng ta có thể dùng các sách có các bảng thống kê chuẩn, hoặc dùng chương trình máy tính cho phép tính các diện tích nằm dưới đường cong chuẩn cụ thể - mà một trong số đó là dạng chuẩn hóa với trung bình = 0 và độ lệch chuẩn = 1. Việc làm đó cho ta thông tin sau: 15,87% của đường cong vượt hơn (hoặc ở dưới) giá trị trung bình một lần độ lệch chuẩn, trong trường hợp (1) Đối với bạn đọc có kiến thức cơ bản về toán học hoặc kỹ nghệ thì phân bố chuẩn được xác định bởi biểu thức: 1 .(y.y)2 / 2s22 y sy 2 trong đó = 3.14159 và e 2.71828
này là vượt trên giá trị 0,06447; và 2,28% vượt hơn 2% của toàn bộ các mẫu gồm 5 của xích có độ lắc trung bình vượt quá 0,06894. Chúng ta có nên cho rằng những biểu hiện như vậy chính là do sự may rủi, hoặc sai lầm ngẫu nhiê, mà không cần phải chấn chỉnh quá trình sản xuất hay không? Tuyệt đối không. Khi quá trình sản xuất đang hoạt động một cách đúng đắn, nó sẽ sản xuất ra các mẫu với các giá trị chỉ vượt quá giới hạn chấp nhận được ở mức trên 2%, nhưng quá trình sản xuất không phải bao giờ cũng hoạt động theo chuẩn mức như vậy! Một vài sai lầm và không ngẫu nhiên. Cảm giác chung khi nhìn vào các số liệu trong hình 3.1. cho thấy rằng quá trình sản xuất của ngày thứ sáu có sự hoạt động ở trên mức chuẩn 0,060 cả ngày, và rất có thể là một sự tiếp tục của xu thế đã bắt đầu từ ngày hôm trước, chứ không phải chỉ vừa là sự rủi ro trong khoảng từ 2h00 đến 4h00. Năm mẫu liên tiếp vượt ra ngoài tiêu chuẩn trong suốt cả ngày gợi ý rằng còn có một điều gì đó có thể tiếp diễn. Những mẫu như vậy thường có thể gây ra bởi các yếu tố mà người ta biết rõ trên dây chuyền sản xuất, đó là: sức ép quá mức để đáp ứng lịch trình sản xuất gia tăng vào cuối tuần, những công nhân chủ chốt nghỉ ốm, những bữa trưa chè chén say sưa, và vân vân. Mặc cho những nguyên nhân căn bản, các đại lượng thống kê mô tả đơn giản, khi được tổ chức một cách đúng đắn, cũng có thể trở thành những công cụ có hiệu để phát hiện ra những kiểu mẫu, mà khi biết được, sẽ cung cấp cho ta một cơ sở để hành động. V. PHÂN TÍCH HỒI QUY LÀ MỘT CÔNG CỤ ĐỂ GIẢI THÍCH CÁC KẾT QUẢ LIÊN KẾT Các số liệu được ve thành biểu đồ trên hình 3. 1 vạch ra một vài dự biến thiên ngẫu nhiên và khả năng của sự ảnh hưởng không ngàu nhiên của ngày "Thứ sáu", nhưng việc xem lét chặt chẽ hơn cho thấy rằng: Chu kỳ hàng ngày cũng rất rõ rệt. Các sản phẩm giữa ngày có xu thế tốt hơn so vái những sàn phẩm được tạo ra vào đầu ngày cũng như vào cuối ngày. Nhưng ban mới chỉ đang quan sát các số liệu của một tuần
lễ. Bằng cách tìm kiếm các số liệu cho một vài tuần, bạn có thể xác lập một cách xác đáng hơn về cả chu kỳ theo ngày lẫn hiện tượng ngày thứ sáu. Những phát hiện như vậy có thể thúc đấy bạn thẩm tra những nguyên nhân của các máy này. Đồng thời bạn có thể dùng các số liệu trên biểu đồ trong hình 3.1 và các số liệu báo cáo trong bàng 3.3 đề kiểm định cả hai hiệu ứng ngày thứ sáu và giữa ngày. Cách làm ở đây là: Bạn suy đoán rằng, phải chăng độ lắc được xác định một phẩn bởi ngày hôm đó là ngày thứ sáu, hay một phần bởi đó là vào giữa ngày (giữa 10h00 sáng và 4h00 chiều), hay một phần bởi các tác động ngẫu nhiên. Sau đó bạn coi độ lấc là biến số y, ngày của tuần là x 1 (x1 = 1 nếu là ngày thứ sáu, x1 = 0 nếu là một ngày khác), và thời gian trong ngày là x2 (x2 = 1 nếu là giữa ngày, x2 = 0 nếu là trước 10h00 sáng hoặc sau 4h00 chiều); và bạn viết phương trình tuyến tính. y = a + bx1 + cx2 + r.e (1) Ở đây a, b và c là các hệ số mà bạn muốn ước lượng theo các số liệu của bạn, còn r.e biểu thị sai lệch ngẫu nhiên (random error) tức là một yếu tố được coi là có phân bố chuẩn với giá trị trung bình bằng 0 Bảng 3.3. Các số liệu kiểm tra chất lượng cho một tuần sản xuất Thời gian Thứ 2 Thứ 3 Thứ 4 Thứ 5 Thứ 6 8-10 0,0641 0,0618 0,0612 0,0618 0,0641 10-12 0,0522 0,0552 0,0605 0,0529 0,0612 12-2 0,0552 0,0604 0,0575 0,0535 0,0659 2-4 0,0559 0,0545 0,0621 0,0588 0,0699 4-6 0,0612 0,0629 0,0559 0,0639 0,0621
Chương trình này là mô hình của bạn và mối liên nợ giữa độ rung và 3 yếu tố giả định chủ yếu về độ rung: hiệu ứng thứ sáu (bạn nghĩ rằng nó có thề làm tăng thêm độ muối, hiệu ứng giữa ngày (bạn nghĩ rằng nó có thế làm giảm độ rung), và tác động ngẫu nhiên (tức là tất cả các yếu tố khác có tác động tới độ rung). Biến số đang dược giải thích hoặc dự báo, y, được gọi là biến phụ thuộc, còn các biến được dùng như các đại lượng giải thích hoặc dự báo, x 1 và x2 là các biện độc lập. Trong trường hợp này, các biến độc lập là các biến nhị nguyên (thường gọi là các biến “già”), tức là, các biến mả ta cớ thể giả thiết là chi bàng 0 hoặc bằng 1. Bạn sử dụng phương trình tuyến tinh bởi vỉ bạn không có lý do nào buộc phải tin rằng mối quan hộ là phi tuyển và bởi vì phương trình tuyến tính đơn giản hơn cho việc ước lượng so với các phương trình khác. Bây giờ nếu bạn có thể tưởng tượng phương trình này như là một mặt phẳng trong một không gian chứa 25 điểm, biểu thị các quan sát của một tuần lễ, không có một mặt phẳng nào có thể “chứa trọn” ca 25 điểm số liệu của bạn; nhưng các nhà thống kê đã đưa ra tiêu chuẩn bình phương bé nhất mà theo đó bạn có thể chọn được một mặt phẳng với các hệ số làm cực tiểu được tổng các độ lệch bình phương theo chiều thẳng đứng từ mỗi số quan sát tới mặt phẳng. 25 điểm số liệu của bạn dùng để ước lượng phương trình mặt phẳng này được cho trong bảng 3.4. Để ước lượng các tham số tức là các hộ số thực của quan hệ, khi phân biệt với các giá trị của hệ số thu được từ mẫu) của phương trinh (l), bạn nạp các điểm số liệu vào một chiếc máy tính mà nó thể thực hiện được phép phán tích hồi quy. Phép phân tích hồi quy đã từng được thực hiện trên một máy tính loại lớn, hoặc nhờ sự có gắng nào đó bằng cách dùng một máy tính tay và một tệp giấy; ngày nay nó có thế được thực hiện một cách dễ dàng trên một máy tính cá nhân với một chương trình tính toán theo trang tính hiện đại: chẳng hạn như Lotus 1-2-3 R, hoặc một phàn mềm
phán tích thống kê tiêu chuẩn, Đối với các số liệu trên bảng 3-4, phương trình tuyến tính với tính chất bình phương bé nhất có dạng: 2 2 y = 0,060681 + 0,006067x1 – 0,00351x r = 0,461 (2) (0,003427) (0,001713) (0,001399) Bảng 3.4. Các số liệu dùng ước lượng hồi quy để giải thích sự biến đổi chất lượng y x1 x2 y x1 x2 1 0,0641 0 0 14 0,0621 0 1 2 0,0522 0 1 15 0,0559 0 0 3 0,0552 0 1 16 0,0681 0 0 4 0,0559 0 1 17 0,0529 0 1 5 0,0612 0 0 18 0,0535 0 1 6 0,0618 0 0 19 0,0588 0 1 7 0,0552 0 1 20 0,0639 0 0 8 0,0604 0 1 21 0,0641 1 0 9 0,0545 0 1 22 0,0641 1 0 10 0,0629 0 0 23 0,0659 1 1 11 0,0612 0 0 24 0,0699 1 1 12 0,0605 0 1 25 0,0621 1 0 13 0,575 0 1
Hoặc bằng cách dùng những lời lẽ, bạn có thể ước tính độ rung bằng cách lấy hàng số 0,06081 cộng với 0,06067 nếu chiếc cưa được sản xuất ra vào ngày thứ sáu (không trừ đí 0,00351 nếu chiếc cưa được sản xuất ra vào quãng giữa 10h00 sáng và 4h00 chiều. Đại lượng thống kê r 2 là hệ số xác định; nó có thể được giải thích như sau 46,1% sự biến thiên của y được tính theo (hoặc được giải thích bởi) các biến số x1 và x2. Các con số trong ngoặc nằm dưới các hệ số hồi quy ước tính là những sai lệch chuẩn của các ước lượng cần thiết cho việc kiểm định xem bản thân các hệ số là “có ý nghĩa về mặt thống kê” hay không- tức là xét xem chúng có khác 0 đủ nhiều hay không để có thể cho phép bạn nói rằng, chính điều đó không có nghĩa là những khác biệt như vậy chỉ do riêng sự ngẫu nhiên gây ra. Bạn có thể xác định xem một hệ số là có ý nghĩa hay không bằng cách chia hệ số đó cho độ sai lệch chuẩn của nó, và do đó nhận được đại lượng t - thống kê. Một số đại lượng trong- thống kê theo mẫu và ý nghĩa của chúng được đưa ra trong bảng 3.5. Các bậc tự do là các quan sát (n) trừ đi tổng số các biến số có mặt trong phương trình hồi quy. Đối với bài toán của bạn, có cả thảy 25 quan sát và 3 biến số trong phương trình hồi quy, cho nên có 22 bậc tự do. Bảng 3.5. Các đại lượng t - thống kê và các mức ý nghĩa tương ứng Các mức ý nghĩa Các bậc tự do 0,10 0,05 0,01 10 1,81 2,23 3,17 20 1,73 2,09 2,85 30 1,70 2,04 2,75 40 1,68 2,01 2,68
50 1,68 2,01 2,68 100 1,66 1,98 2,58 00 1,64 1,96 Để xác lập sự ảnh hưởng của thời gian trong ngày và ngày trong tuần tới chất lượng các cưa xích của bạn, bạn thu được các đại lượng trong-thống kê bằng 3,54 đối với hiệu ứng ngày trong tuần (0,006067/0,001713), và -2,51 đối với hiệu ứng giờ trong ngày (-0,00351/0,001399). Từ bảng 3.5, với 22 bậc tự do, chúng ta có thể thấy rằng những kết quả này là có mức ý nghĩa tương ứng tại 0,01 và 0,05. Những con số đó có ý nghĩa như sau: Nếu không có hiệu ứng của ngày trong tuần, bạn có thể nhận được một sự liên kết thống kè giữa độ rung của sản phẩm, và ngày trong tuần cũng giống như bạn đã nhận được sự liên kết không quá 1% đúng như do sự ngẫu nhiên và, nếu lượng có hiệu ứng của thời gian trong ngày thì bạn có thể nhặn được cùng một sự liên kết với mức không quá 5% đúng như.đọ tác.động ngẫu nhiên. Nếu bạn vẫn chưa đủ tin rằng các mẫu là thực tế chứ không phái lả ngẫu nhiên và nếu bạn nhận thấy rằng giá trị đạt được của việc khảo sát thêm sẽ lớn hơn chi phí, thì bạn có thế thu thập số liệu từ các tuần tiếp theo vả phân tích chúng theo cùng cách thức để xét xem có thể có được những mức ý nghĩa thống kê cao hơn hay không. Kiểm tra chất lượng tới mức nào? Một trong những vấn đề cơ bàn nhất trong kiểm tra chất lượng là: kiểm tra chất lượng đen mức nào là đủ? Như ở trên đây đã nhắc tới là mức độ đúng đắn cần phải kế tới cả chi phí kiểm tra chất lượng lán tổn thất do chất lượng kém. Cụ thể là, mức kiểm tra đúng đắn là điểm mà tại đó chi phí cho việc kiểm tra chất lượng thêm nữa sè bất dầu vượt quá lợi ích tâng thêm nhờ chất lượng cao hơn. Để biết được thực đó ,bạn không những cần phải biết chí phí lao động
cho chương trình, chi phỉ do việc phá hỏng các vật liệu nằm trong mẫu, và tổn chất do phải giảm bớt thời gian sản xuất gắn liền với việc tăng cường kiểm tra chất lượng – mà còn phải biết lợi ích do chất lượng cao hơn (hoặc biết tổn thất do chất lượng kém) và mối quan hệ giữa chương trình kiểm tra chất lượng và chất lượng của sản phẩm. Lợi ích do chất lượng cao hơn mang lại cần thể hiện rõ trong khoản thu nhập sau đó, như chúng ta sẽ tâhý ở pầhn sau. Các yếu tố khác chắn chắn cũng có ảnh hưởng tới thu nhập, các yếu tố mà chúng có thể có liên quan tới chương triìn kiểm tra chất lượng, làm cho ta gặp khó khăn hơn trong việc tách biệt sự ảnh hưởng của chương trình tới thu nhập. Chẳng hạn, một nhà quản lý mới có thể đưa ra một chương trình kiểm tra chất lượng và nhiều chương trình khác đồng thời có tác động đến thu thập, trong trường hợp đó người ta có thể dễ dàng phạm sai lầm trong việc cho rằng thu nhập cao hơn là do chương trình kiểm tra chất lượng chứ không phải là do quản lý mới hoặc do các chương trình khác của nhà quàn lý này. Trong trường hợp khác, người ta có thể đánh giá lợi ích của chương trình kiểm tra chất lượng bàng cách dùng một thước đo có liên quan hệ những lời khiếu nại của khách hàng hoặc nhưng sàn phẩm bị trả lại, và hồi quy biến số đó vào chi phí của chương trình và vào các đặc trưng do được khách trong các thời kỳ trước. Về mặt thực hành, sức mạnh của mối quan hệ thường hay được coi như là một điều khoản cam kết. Phần lớn các công ty Mỹ đã bắt đầu nhận thấy rằng họ đã chi tiêu chưa đủ cho các chương trình kiểm tra chất lượng qua nhiều năm. VI. DỰ BÁO THỐNG KÊ – SỬ DỤNG CÁC SỐ LIỆU ĐỂ TIÊN ĐOÁN TƯƠNG LAI Chúng ta đã thấy rằng phép phân tích hồi quy giúp cho ta giải thích rõ được các mối quan hệ giữa các biến số. Khi chúng ta có thể phát biểu một nguyên lý dường như hợp lý dưới dạng một phương trình với mộc biến phụ thuộc vá một tập hợp các biến giải thích độc lập, thì phương pháp bình phương nhất trong phân tích hồi qui sẽ cho
từ một phương pháp thử - và – xác nhận để ước lượng các tham số của mô hình và rút ra những suy luận hữu ích về các yếu tố làm cho biến phụ thuộc nhận các giá trị cụ thể. Chừng nào bạn còn chưa xem xét hình 3.1 và thực hiện phép phân tích hồi quy đế xác nhận những điều mà đồ thị gợi ý thì vẫn chưa thể làm cho bạn thấy ràng ngày thứ sáu và thời gian đầu và cuối của một ngày làm việc chính là những vấn đề đáng được chú trọng. Cuối cùng, chúng ta có thể đã phạm sai lầm về cấu trúc của mô hình. Nó có thế không phải là tuyến tính; nó có thể gồm nhiều hơn một phương trình đơn nhất; và các biến giải thích của mô hình có thể dại điện cho các biến khác không đo lường được. Trong ví dụ của chúng ta, biến số 'Thứ sáu" tiêu biểu cho những hành vi nào đó của những người đang làm việc trên dây chuyền sản xuất, những hành vi có liên quan tới ngày thứ sáu và có lẽ cả với các sự kiện khác nữa. Ngay cả với những cách thể hiện lệch lạc như vậy, mô hình bởi quy vẫn có thể là một cách thức cực kỳ hữu ích để giải thích các quan hệ giữa các biến số mà chúng ta chắc chắn có số liệu. Dự báo chất lượng Việc phân tích hồi quy còn hữu ích nhiều hơn so với việc giải thích các mối quan hệ giữa các biến số đáng quan tăm; nó còn hữu ích cho việc dự ỏáơ. Nếu bạn không có một cơ sớ nào khác cho việc dự báo kết quà của việc kiểm định kiểm tra chất lượng vê độ rung của sàn phẩm theo thời gian trong ngày và theo ngày trong tuần, thỉ kết quả hồi quy theo phương trình (2) là y = 0,060681 + 0,06067x 1 – 0,00351x2 cũng có thể được sử dụng để làm cơ sở cho việc dự báo kết quá kiểm định của tuần tiếp theo; dự báo đó được cho trong hình 3.3. Hình 3.3. Dự báo kiểm tra chất lượng
Tất nhiên, có số liệu cho nhiều hơn một tuần thi tốt hơn. Chính vì có nhiều số liệu hơn sẽ tăng cường được khả năng của chúng ta trong việc giải thích các mối quan hệ giữa các biến số một cách tin cậy hơn, các số liệu cùng căng cường khả năng của chúng ta để dự báo hoặc dự đoán các biến phụ thuộc một cách chính xác hơn. Các số liệu bổ sung có xu hướng tăng cường độ chính xác của các dự báo bàng cách giảm cà các sai lầm ngẫu nhiên lắp phi – ngẫu nhiên. Số liệu cảng nhiều thỉ sai lầm ngẫu nhiên càng ít bới vì các ước lượng trở nên chính xác hơn - phương sai của phân bộ của các giá trị dự báo có xu thế giảm đi khi số quan sát được dùng để đưa ra phương trình hồi quy, tăng thêm. Các số liệu bổ sung cũng có thể làm giảm những sai lầm phi ngáu nhiên bằng cách đưa ra những ước lượng ít thiên lệch hơn. Trong ví dụ của chúng ta, có thể có một chu kỳ chất lượng trong vòng một tháng hoặc một năm. Chẳng hạn như ảnh hưởng cuối tháng hoặc ảnh hưởng theo mùa mà chúng ta không thể biết được nếu chỉ có các số liệu của mỗi tuần. Kết quả hồi quy của chúng ta, dựa trẽn một tuần số liệu, sẽ tạo ra những ước lượng tham số thiên lệch đối với một tuần lễ thuộc giai đoạn khác của chu kỳ theo tháng hoặc theo mùa. Dự đoán doanh thu Bây giờ bạn đã tích cực để phân ách và cải tiến chất lượng sàn phẩm của bạn nhằm làm cho phần chiếm lĩnh thị trường của bạn có thể mà rộng, và bây giờ bạn muốn
dùng năng lực phân tích như vậy để giúp bạn dự đoán thu nhập, đặng bạn có thể phát triển ngân quỹ hoạt động của bạn cho năm tới. Giả sử rằng cho đến giờ bạn đã theo dõi doanh thu của bạn được 5 năm, và muốn dự đoán doanh thu cho 4 quý tới. Các con số của bạn cho 20 quý trong quá khứ được cho trong bảng 3.6. Bạn có thể lập dự án về doanh thu cho 4 quý sau bằng cách ước lượng các tham số của phương trình hồi quy y = a + bx0 + cx1 + dx2 + ex3 (3) trong đó y là doanh thu hàng quý của Power Tools, x 0 là năm (từ 1 đến 5 theo lịch sử), x1 là biến nhị nguyên biểu thị quý 1 (bằng 1 nếu là quý đầu năm, bằng 0 nếu không phải), còn x2 và x3 tương ứng là các biến nhị nguyên các quý 3 và 4. Kết quả là: y = -182450 + 769750x0 – 371600x1 – 65000x2 + 109800x3, (4) với r2 = 0,970, mà nó có nghĩa là mô hình này giải thích tất cả, trừ 3% của sự thay đổi về doanh thu hàng quý. (Ở đây chúng ta không nêu ra các sai lệch chuẩn hoặc các đại lượng t - thống kê; những đại lượng đó có lợi hơn cho các mô hình được thiết kế để giải thích các mối quan hệ so với với cho các mô hình được thiết kế để dự báo các giá trị các biến phụ thuộc). Từ kết quả này bạn có khả năng dự đoán doanh thu cho năm tới theo từng quý (tính bằng ngàn dollar): Q1 Q2 Q3 Q4 4057 4364 4538 4429 Bạn có thể có khả năng để tăng cường các đại lượng dự đoán này và tìm hiểu được những thông tin hữu ích nào đó theo cách thức này với các số liệu khác. Mô hình mà chúng ta vừa ước lượng được là mô hình thô – ban đầu – nó bỏ qua mọi yếu tố nhân quả có thể ảnh hưởng tới doanh thu cho công ty của bạn. Nó cung cấp một cơ sở thô-và-tiện dụng cho việc lập kế hoạch bán hàng. Tuy nhiên trong trường hợp này,
việc giải thích rõ về doanh thu cũng rất quan trọng, đặc biệt là đối với các nhân viên marketing của bạn. Bảng 3.6. Công ty Power Tools, Inc., Thu nhập theo quý (ngàn $) Quý 19X1 19X2 19X3 19X4 19X5 Q1 331 802 1827 2685 3096 Q2 392 1253 2005 3212 3412 Q3 466 1393 2441 3230 3618 Q4 468 1485 2258 3118 3270 Một yếu tố mà bạn hoài nghi nhiều rằng nó sẽ ảnh hướng tới các đại lương thống kê thu nhập của bạn chính là chất lượng các sản phẩm của bạn, như dã được phản ánh thông qua tỷ lệ sán phẩm của bạn bi trà lai dượt thời hạn bảo hành một năm trong quý trước; ta gọi đại lượng này là x 4. Một yếu tố khác mà bạn tin chắc là nó sẽ tác động tới doanh thu của bạn chính là sự phát triển của ngành xây dưng. Do đó, bạn tìm kiếm một niên lịch tháng kẻ và nhận được cơ cấu số liệu hàng quý cùa ngành xây dựng trong tổng sản phẩm quốc dân (ký hiệu là x 5, tính theo tỷ dollar). Thu nhập theo quý của ban vẫn ký hiệu là y. Các số lưu được cho trong bảng 3.7. Chú ý rằng các biến số theo năm và theo quý được dùng trong mô hình trước sẽ được loại bỏ ở đây. Bạn loại bỏ chúng bởi vì các số liệu xây dựng đã bao gồm cả xu thế hàng năm và sự biến thiên theo mùa có ảnh hưởng tới các son số về doanh thu của bạn, và bởi vì bạn chỉ có 20 quan sát và muốn giữ nguyên số bậc tự do. Sau đó bạn nạp các con số này vào trang tính điện tử của bạn và nhận được kết quả hồi quy sau: y = 3459989 – 1461440x4 + 23410x5 (5)
(138005) – (6017816) (4907,0) r2 = 0,987 Với kết quả này, bạn dự giảm phần biến thiên còn chưa giải thích dược trong y từ 3,07% xuống còn 1,3%; theo cách này, bạn biết rằng chất lượng sàn phẩm và thu nháp của ngành xây dựng có tác động tới các con số thu nhập riêng của bạn, cả hai yếu tố này đều có các đại lượng t - thống kê vượt hơn 4 khí nhiều. Tiếp đó, bằng cách dự đoán rằng ti lệ trả lại sản phẩm của bạn sẽ vẫn ở mức 0,9% trong cả năm và bằng cách đưa các dự đoán của hiệp hội thương mại về cơ cấu GNP của ngành xây dựng trong năm tới (tương ứng là 48,0; 57,9; 61,5 và 47,9) vào phương trình 5, bạn sẽ dạt được một tập hợp khiêm tốn hơn (bởi vì bạn đang hướng tới cải tiến chất lượng) của các dự kiến về doanh thu trong năm tới (tính bằng ngàn dollar). Q1 Q2 Q3 Q4 3267 3497 3581 3262 Một yếu tố quan trọng cùa dự đoán này là ở cho nó được dùng để nhấc nhở bạn rằng bạn có được một cách kiểm tra nào đó đối với thành tích kinh doanh của bạn. Khác với mó hình thô – ban đầu của phương trình (3) và (4), kết quả này nói rằng bạn có thể nâng thu nhập khoảng 146444$ trong mồi quý đối với mỗi mức giảm 0,001 trong tỷ lệ mà khách hàng trả lại sản phẩm của bạn: Hãy cải tiến chất lượng và bạn để tăng cường được doanh thu. Bảng 3.7. Các số liệu cho ước lượng hồi quy để dự báo thu nhập theo hàng quý y x1 x2 y x1 x2 1 331 0,27 30,1 11 2441 0,015 50,7 2 302 0,020 38,5 12 2258 0,013 35,8 3 446 0,027 41,2 13 2685 0,012 39,8
4 468 0,025 29,5 14 3212 0,010 49,9 5 802 0,024 32,2 15 3230 0,011 55,0 6 1253 0,020 41,7 16 3118 0,009 41,1 7 1393 0,021 43,0 17 3096 0,010 42,6 8 1485 0,018 32,3 18 3412 0,010 54,4 9 1827 0,017 37,3 19 3618 0,008 59,2 10 2005 0,015 46,6 20 3270 0,009 42,4 Dự đoán theo cuỗi thời gian Dẫu cho chúng chỉ cung cấp ít thông tin bằng cách giải thích các quan hệ nhân quả giữa các biến số, các mô hình thô – ban đầu vẫn có thể rất hữu ích cho việc dự đoán. Các mô hình để dự đoán các biến, chủ yếu dựa trên các kiểu mẫu vận động trong quá khứ của biến số theo thời gian, là các mô hình thô – ban đầu được biết như là các mô hình theo chuỗi thời gian. Ý tưởng trung tâm của cách dự đoán theo chuỗi thời gian (hoặc phân tích theo chuỗi thời gian) là: các số liệu được sắp thứ tự theo thời gian có thể được phân chia thành 3 bộ phận phân biệt: xu thế cơ bản (lên, xuống, hoặc ngang bằng); các chu kỳ (hàng ngày, hàng tuần, theo mùa v.v ); và sự lên bất thường. Phương trình (3) và (4) là ví dụ minh họa cho ta thấy một mô hình hồi quy có thể phân chia sự biến thiên như thế nào; x 0 là sự biến thiên theo xu thế: x 1; x2 và x3 là các khía cạnh về chu kỳ; còn sự biến thiên chưa giải thích được (hoặc phần còn lại) là bộ phận thứ ba. Một phương pháp khác của cách phân tích theo chuỗi thời gian phương pháp chuỗi thời ỡfian trung bình trượt. Cách tiếp cận này, khác với cách tiếp hồi quy được tính
toán theo một thao tác đơn nhất, ở đây nó diễn ra theo giai đoạn: Trước hết là, do lường và dự kiến xu thể, sau đó dẫn đều các số liệu để độ đo lường chu kỳ, và cuối cùng điều chinh dự kiến ban đầu để tính toán chu kỳ trung bình. Chúng ta hãy xét xem cách tiếp cận này diễn ra như thể nào với các đó liệu về doanh thu của 20 quý đã qua cho trong bàng 3.7. Trước hết, xu thế được ước lượng bâng cách làm cho đường hồi quy phù hợp với 20 giá trị của doanh thu: y = a + bx1 (6) trong đó y là doanh thu hàng quý của công ty của bạn, còn x ]à con số chỉ quý tương ứng (x = 1, 2, , 20). Phương pháp bình phương bé nhát cho kết quả là y = 42563 + 19005 Lr; r2 = 0.967 (7) Bằng cách thay các giá trị của x từ 21 tới 24 vào phương trình (7), bạn có thể dự kiến Q Q doanh thu cho năm tới, chưa điều chinh theo chu kỳ hàng quý là: 21 22 4034 4224 Q23 Q24 4414 4604 Tiếp đó bạn cách biệt chu kỳ hàng quý bằng cách dùng phương pháp trung bình trượt theo 4 thời kỳ. Kỹ thuật trung bình trượt sẽ san đều các số liệu để có thể tính toán được một yếu tố điều chinh cho mỗi giai đoạn cùa chu kỳ. Trang tính toán để thực hiện công việc này được cho trong bàng 3.8. Bảng 3.8. Ước lượng các yếu tố điều chỉnh theo quý bằng cách dùng phương pháp trung bình trượt (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Doanh Tổng Trung Trung Các yếu tố điều chỉnh (cột Quý thu trượt bình bình 2/cột 5)
theo 4 theo 4 trượt Giai Giai Giai Giai quý quý trung đoạn 1 đoạn 2 đoạn 3 đoạn 4 tâm 1 331 2 392 1657 414,3 3 466 473,13 0,73168 2989 747,3 4 468 639,63 0,73168 3916 747,3 5 802 863,13 0,92918 4933 1233,3 6 1253 1106,13 1,13278 5958 1489,5 7 1393 1361,38 1,02323 6710 1677,5 8 1485 1583,50 0,93780 7758 1939,5
9 1827 1808,50 1.01023 8531 2132,8 10 2005 2036,13 0,98471 8531 3132,8 11 2441 2240,00 1,08973 9389 2347,3 12 2258 2498,13 0,90388 10593 2649,0 13 2685 2747,63 0,97721 11385 2846,3 14 3212 2953,75 1,08743 12245 30613 15 3230 3112,63 1,03771 12656 3164,0 16 3118 3189,00 0,97774 12856 3214,0 17 3096 3262,50 0,94897 13244 3311,0
18 3412 3330,00 1,02462 13396 3349,0 19 3618 20 3270 Các trung bình 1,03390 0,88777 0,96640 1,05739 Trong các cột từ 3 tới 5, chúng ta tạo ra các số liệu được san đều. Do mỗi con số trong cột 5 được dựa trên đúng giá trị số liệu của một năm cho nên két quả được gột sạch ảnh hưởng của chu kỳ; do mỗi số được dựa trên 4 quan sát cho nên phần lớn sự biến thiên chưa giải thích được cũng được giảm bớt. Trong 4 cột cuối cùng, tỷ lệ giữa số thực tế với số đã san đều được tạo ra cho mỗi giai đoạn của chu kỳ; sau đó các tỷ lệ này được lấy trung bình để cung cấp cho ta 4 yếu tố điều chỉnh ở phía cuối của trang tính (2).2 2) ( Một vài nhà phân tích thường tạo ra các yếu tố điều chỉnh bằng các dùng số đo của xu thế tập trung chứ không dùng giá trị trung bình, như trung vi hoặc trung bình nhân (bằng căn bậc hai của tích của cá phần tử trong cột), bởi vì các phần tử trong cột là các tỷ số và trung bình cộng của dây các tỷ số thường bị sai lệch khi mẫu số của một hoặc nhiều tỷ số dẫn tới 0. Trong phần lớn các áp dụng thực tế, việc dùng giá trị trung bình là chấp nhận được. (3) Steven C. Wheelwright và Darral G.Clark. “Corporate Forecasting; Promise and Reality”. Harvard Business Review (11-12/1976), in lại trong ấn bản HBR số 17055. Lập kế hoạch: Phần V tang 101. Các kết quả Wheelwright và Clarke dựa trên quan sát cua 127 công ty Mỹ.
Tiếp đó 4 dự kiến chưa điều chỉnh của các quý được đem chia cho các yếu tố điều Q chỉnh này để tạo ra các dự kiến cuối cùng. Dưới đây là các kết quả cuối cùng 21 3901 Q22 Q23 Q24 4758 4567 4354 * Chế độ kế toán, ghi chép và phân tích kế toán: Sau đây là giới thiệu về hệ thống tài khoản kế toán trong Xây dựng cơ bản mới : PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ KINH TẾ CHỦ YẾU
A. Kế toán chi phí đầu tư XDCB theo phương thức giao thầu: I. Kế toán quá trình đầu tư XDCB: 1. Nhận khối lượng XDCB, khối lượng sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành do bên nhận thầu bàn giao dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, căn cứ hợp đồng giao thầu, biên bản nghiệm thu khối lượng XDCB hoàn thành, hoá đơn bán hàng, ghi: Nợ TK 241 - XDCB dỡ dang (2412, 2413) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1332) (nếu có) Có TK 331 - Phải trả cho người bán. 2. Khi mua thiết bị đầu tư XDCB, nếu TSCĐ hình thành để dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, căn cứ hoá đơn, phiếu nhập kho, ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Giá mua chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1332) Có TK 331 - Phải trả cho người bán (Tổng giá thanh toán). Trường hợp chuyển thẳng thiết bị không cần lắp đến địa điểm thi công giao cho bên nhận thầu, ghi: Nợ TK 241 - XDCB dỡ dang Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1332 ) Có TK 331 - Phải trả cho người bán Có TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường. 3. Trả tiền cho người nhận thầu, người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ có liên quan đến đầu tư XDCB, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán Có các TK 111, 112,. . . 4. Xuất thiết bị đầu tư XDCB giao cho bên nhận thầu: a) Đối với thiết bị không cần lắp, ghi: Nợ TK 241 - XDCB dỡ dang Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Chi tiết thiết bị trong kho). b) Đối với thiết bị cần lắp: - Khi xuất thiết bị giao cho bên nhận thầu, ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Chi tiết thiết bị đưa đi lắp) Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Chi tiết thiết bị trong kho). - Khi có khối lượng lắp đặt hoàn thành của bên B bàn giao, được nghiệm thu và chấp nhận thanh toán, thì giá trị thiết bị đưa đi lắp mới được tính vào chi phí đầu tư XDCB, ghi: Nợ TK 241 - XDCB dỡ dang (2412) Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Chi tiết thiết đưa đi lắp). 5. Khi phát sinh chi phí khác, ghi: Nợ TK 241 - XDCB dỡ dang (2412) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1332) (nếu có ) Có các TK 111, 112, 331, 341,. . . 6. Đối với chủ đầu tư có sử dụng ngoại tệ trong hoạt động đầu tư xây dựng thì căn cứ vào hoạt động đầu tư xây dựng đó thực hiện ở giai đoạn trước hoạt động (Chưa tiến hành sản xuất, kinh doanh) hay thực hiện ở giai đoạn đã tiến hành sản xuất, kinh doanh để hạch toán, như sau:
6.1. Trường hợp phát sinh trong hoạt động XDCB của giai đoạn trước hoạt động (Doanh nghiệp chưa tiến hành SXKD): - Khi phát sinh các chi phí đầu tư XDCB bằng ngoại tệ, ghi: Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dỡ dang (Theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch) Có các TK 111, 112 (Theo tỷ giá ghi sổ kế toán) Có TK 331 - Phải trả cho người bán (Theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch) Có các TK 152, 153,. . . Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4132) (Chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ kế toán nhỏ hơn tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch - Lãi tỷ giá hối đoái). Trường hợp chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ kế toán lớn hơn tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch ghi Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (Lỗ tỷ giá hối đoái). - Khi công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, quyết toán vốn đầu tư được phê duyệt, kế toán kết chuyển chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong quá trình đầu tư XDCB theo số dư TK 413 (4132) tính ngay vào chi phí tài cính hoặc doanh thu hoạt động tài chính, hoặc kết chuyển sang TK 242 “Chi phí trả trước dài hạn” (Nếu lỗ tỷ giá hối đoái lớn), hoặc TK 3387 “Doanh thu chưa được thực hiện” (Nếu lãi tỷ giá hối đoái lớn) để phân bổ trong thời gian tối đa là 5 năm (các bút toán xem ở phần hướng dẫn TK 413 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái”). 6.2. Trường hợp phát sinh trong hoạt động XDCB của giai đoạn sản xuất, kinh doanh: Khi phát sinh các chi phí đầu tư XDCB bằng ngoại tệ, ghi: Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dỡ dang (Theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch) Có các TK 111, 112 (Theo tỷ giá ghi sổ kế toán) Có TK 331 - Phải trả cho người bán (Theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch)
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ kế toán nhỏ hơn tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch - Lãi tỷ giá hối đoái). Trường hợp chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ kế toán lớn hơn tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch thì ghi Nợ TK 635 “Chi phí tài chính” (Lỗ tỷ giá hối đoái). II. Kế toán khi công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng: 1. Khi công trình hoàn thành, việc nghiệm thu tổng thể đã được thực hiện xong, tài sản được bàn giao và đưa vào sử dụng: Nếu quyết toán được duyệt ngay thì căn cứ vào giá trị tài sản hình thành qua đầu tư được duyệt để ghi sổ. Nếu quyết toán chưa được phê duyệt thì ghi tăng giá trị của tài sản hình thành qua đầu tư theo giá tạm tính (Giá tạm tính là chi phí thực tế đã bỏ ra để có được tài sản, căn cứ vào TK 241 để xác định giá tạm tính). Cả 2 trường hợp đều ghi như sau: Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình Có các TK 152, 153,. . . Có TK 241 - XDCB dỡ dang (Giá được duyệt hoặc giá tạm tính). 2. Khi quyết toán vồn đầu tư XDCB hoàn thành được duyệt thì kế toán điều chỉnh lại giá tạm tính theo giá trị tài sản được duyệt, ghi: - Nếu giá trị tài sản hình thành qua đầu tư XDCB được duyệt có giá trị lớn hơn giá tạm tính, ghi: Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình Nợ các TK 152, 153 Nợ TK 138 - Phải thu khác (Phần chi phí xin duyệt bỏ không được duyệt phải thu hồi) Có TK 241 - XDCB dỡ dang (Chênh lệch giá được duyệt lớn hơn giá tạm tính).
- Nếu giá trị tài sản hình thành qua đầu tư XDCB được duyệt có giá trị thấp hơn giá tạm tính, ghi ngược lại bút toán trên. - Nếu TSCĐ đầu tư bằng nguồn vốn đầu tư XDCB hoặc quĩ đầu tư phát triển thì đồng thời, ghi: Nợ TK 441 - Nguồn vốn đầu tư XDCB Nợ TK 414 - Quỹ đầu tư phát triển Có TK 241 - XDCB dỡ dang (Các khoản thiệt hại được duyệt bỏ) (nếu có) Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh (Theo giá trị tài sản hình thành qua đầu tư XDCB được duyệt). 3. Trường hợp công trình đã hoàn thành, nhưng làm thủ tục bàn giao tài sản để vào sử dụng, đang chờ lập hoặc duyệt quyết toán thì kế toán phải mở sổ chi tiết Tài khoản 241 “XDCB dỡ dang” theo dõi riêng công trình hoàn thành chờ bàn giao và duyệt quyết toán. III. Kế toán hoạt động liên doanh theo hình thức tài sản đồng kiểm soát: 1. Khi mua bất động sản về cần phải tiếp tục đầu tư thêm để đưa bất động sản tới trạng thái sẵn sàng sử dụng, ghi: Nợ TK 241 - XDCB dỡ dang Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1332) (Nếu có) Có các TK 111, 112, 331,. . . 2. Khi phát sinh các chi phí đầu tư xây dựng bất động sản, ghi: Nợ TK 241 - XDCB dỡ dang Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1332) Có các TK 111, 112, 152, 153, 142, 141, 242, 331,. . .
3. Khi quá trình xây dựng cơ bản bất động sản hoàn thành bàn giao, ghi: Nợ TK 217 - Bất động sản đầu tư (Nếu đủ điều kiện là bất động sản đầu tư) Nợ TK 156 - Hàng hoá (1567 - Hàng hoá BĐS) (Nếu BĐS nắm giữ để bán) Có TK 241 - XDCB dỡ dang. 4. Khi phát sinh chi phí nâng cấp, cải tạo mà xét thấy chi phí đó có khả năng chắc chắn làm cho bất động sản đầu tư tạo ra lợi ích kinh tế trong tương lai nhiều hơn mức hoạt động được đánh giá ban đầu hoặc bao gồm trong nghĩa vụ của doanh nghiệp phải chịu các chi phí cần thiết sẽ phát sinh để đựa bất động sản đầu tư tới trạng thái sẵn sàng hoạt động thì được ghi tăng nguyên giá bất động sản đầu tư: - Tập hợp chi phí nâng cấp, cải tạo bất động sản đầu tư thực tế phát sinh, ghi: Nợ TK 241 - XDCB dỡ dang Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1332) Có các TK 111, 112, 152, 153, 331,. . . - Khi kết thúc hoạt động nâng cấp, cải tạo bất động sản đầu tư, bàn giao ghi tăng nguyên giá bất động sản đầu tư, ghi: Nợ TK 217 - Bất động sản đầu tư Có TK 241 - XDCB dỡ dang. B. Kế toán chi phí đầu tư XDCB theo phương thức tự làm: 1. Trường hợp kế toán đầu tư XDCB được tiến hành trong cùng một hệ thống sổ kế toán của doanh nghiệp: 1.1. Phản ánh chi phí đầu tư XDCB thực tế phát sinh:
- Trường hợp công trình xây dựng hoàn thành phục vụ cho sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, khi phát sinh chi phí, ghi: Nợ TK 241 - XDCB dỡ dang (Giá mua không có thuế GTGT) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1332) Có các TK 111, 112,. . . (Tổng giá thanh toán) - Trường hợp công trình xây dựng hoàn thành phục vụ cho sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, khi phát sinh chi phí, ghi: Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dỡ dang (Tổng giá thanh toán) Có các TK 111, 112, 152,. . . 1.2. Khi công trình xây dựng hoàn thành và quyết toán vốn đầu tư được phê duyệt, kế toán hạch toán các bút toán như hướng dẫn tại Mục II và Mục III. 1.3. Kế toán cần chú ý khi quyéât toán vốn đầu tư được duyệt, căn cứ vào nguồn để đầu tư và mục đích đầu tư để ghi: a) Trường hợp TSCĐ hình thành dùng vào sản xuất, kinh doanh bằng nguồn vốn đầu tư XDCB (Ngân sách cấp) hoặc bằng nguồn Quỹ đầu tư phát triển, khi quyết toán vốn đầu tư đuợc duyệt, ghi: Nợ TK 441 - Nguồn vốn đầu tư XDCB Nợ TK 414 - Quỹ đầu tư phát triển Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh. b) Đối với TSCĐ hình thành bằng quỹ phúc lợi và dùng vào mục đích phúc lợi, khi chủ đầu tư duyệt quyết toán vốn đầu tư, kế toán ghi tăng quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ: Nợ TK 431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4312 - Quỹ phúc lợi)
Có TK 431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4313 - Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ). C. Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ: Công tác sửa chữa lớn TSCĐ của doanh nghiệp cũng có thể tiến hành theo phương thức tự làm hoặc giao thầu. 1. Theo phương thức tự làm: 1.1. Khi chí phí sửa chữa lớn phát sinh được tập hợp vào bên Nợ TK 241 “XDCB dỡ dang” (2413) và được chi tiết cho từng công trình, công việc sửa chữa lớn TSCĐ. Căn cứ chứng từ phát sinh chi phí để hạch toán: - Nếu sửa chữa lớn TSCĐ phục vụ cho sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi: Nợ TK 241 - XDCB dỡ dang (2413) (Giá mua chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1332) Có các TK 111, 112, 152, 214,. . . - Nếu sửa chữa lớn TSCĐ phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, ghi: Nợ TK 241 - XDCB dỡ dang (2413) (Tổng giá thanh toán) Có các TK 111, 112, 152, 214, 334,. . . (Tổng giá thanh toán) 1.2. Khi công trình sửa chữa lớn đã hoàn thành, kế toán phải tính giá thành thực tế của từng công trình sửa chữa lớn để quyết toán sổ chi phí này theo các trường hợp sau: - Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ có giá trị nhỏ, kết chuyển toàn bộ vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ có hoạt động sửa chữa lớn TSCĐ, ghi: Nợ TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công
Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 241 - XDCB dỡ dang (2413). - Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ có giá trị lóơn và lliên quan đến nhiều kỳ sản xuất, kinh doanh, khi công việc sửa chữa lớn TSCĐ hoàn htành, tiến hành kết chuyển vào tài khoản chi phí trả trước (Phân bổ dần) hoặc chi phí phải trả (Trường hợp đã trích trước chi phí sửa chữa lớn) về sửa chữa lớn TSCĐ, ghi: Nợ TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn Nợ TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn Nợ TK 335 - Chi phí phải trả Có TK 241 - XDCB dỡ dang (2413). - Trường hợp sửa chữa lớn hoặc cải tạo, nâng cấp thoả mãn điều kiện ghi tăng nguyên giá TSCĐ, ghi: Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Có TK 241 - XDCB dỡ dang (2413). 2. Theo phương thức giao thầu: - Khi nhận khối lượng sửa chữa lớn do bên nhận thầu bàn giao, ghi: Nợ TK 241 - XDCB dỡ dang (2413) Có TK 331 - Phải trả cho người bán. - Các bút toán kết chuyển chi phí sửa chữa lớn giống như phương thức tự làm.
Ngoài ra còn có các hệ thống tài khoản trong xây dựng được áp dụng theo các quy định của Bộ Tài Chính như sau: KẾT CẤU VÀ NỘI DUNG PHẢN ÁNH CỦA TÀI KHOẢN 441 - NGUỒN VỐN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN Bên Nợ: Số vốn đầu tư XDCB giảm do: - Xây dựng mới và mua sắm TSCĐ hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng và quyết toán vốn đầu tư đã được duyệt; - Nộp lại số vốn đầu tư XDCB sử dụng không hết cho đơn vị cấp trên, cho nhà nước. Bên Có: Nguồn vốn đầu tư XDCB tăng do: - Ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên cấp vốn đầu tư XDCB; - Nhận vốn đầu tư XDCB do được tài trợ, viện trợ; - Bổ sung từ quỹ đầu tư phát triển. Số dư bên Có: Số vốn đầu tư XDCB hiện có của doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng công tác XDCB chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng quyết toán chưa được duyệt. p PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ KINH TẾ CHỦ YẾU 1. Nhận được vốn đầu tư XDCB bằng tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, ghi: Nợ các TK 111, 112,. . .
Có TK 441- Nguồn vốn đầu tư XDCB. 2. Trường hợp nhận vốn đầu tư XDCB do Ngân sách cấp theo dự toán được giao: a. Khi được giao dự toán chi đầu tư XDCB, ghi đơn bên Nợ TK 008 “Dự toán chi sự nghiệp, dự án” (Tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán). b. Khi rút dự toán chi đầu tư XDCB để sử dụng, căn cứ vào tình hình sử dụng dự toán chi đầu tư xây dựng để hạch toán vào các tài khoản có liên quan, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ các TK 152, 153, 331,. . . Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1332) (Nếu được khấu trừ thuế GTGT đầu vào) Nợ TK 241 - XDCB dỡ dang (Rút dự toán chi trực tiếp) Có TK 441 - Nguồn vốn đầu tư XDCB. Đồng thời ghi đơn bên Có TK 008 “Dự toán chi sự nghiệp, dự án” (Tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán). 3. Khi chưa được giao dự toán chi đầu tư XDCB, đơn vị được Kho bạc cho tạm ứng vốn đầu tư, khi nhận được vốn tạm ứng của Kho bạc, ghi: Nợ các TK 111, 112,. . . Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3388). 4. Khi dự toán chi đầu tư XDCB được giao, đơn vị phải thực hiện các thủ tục thanh toán để hoàn trả Kho bạc khoản vốn đã tạm ứng. Khi được Kho bạc chấp nhận các chứng từ thanh toán, ghi: Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3388) Có TK 441 - Nguồn vốn đầu tư XDCB.
5. Nhận vốn đầu tư XDCB để trả các khoản vay ngắn hạn, vay nội bộ, vay đối tượng khác, ghi: Nợ các TK 311, 336, 338,. . . Có TK 441 - Nguồn vốn đầu tư XDCB. 6. Bổ sung vốn đầu tư XDCB bằng quỹ đầu tư phát triển, ghi: Nợ TK 414 - Quỹ đầu tư phát triển Có TK 441 - Nguồn vốn đầu tư XDCB. 7. Khi công tác xây dựng cơ bản và mua sắm tài sản cố định bằng nguồn vốn đầu tư XDCB hoàn thành, bàn giao đưa vào sản xuất, kinh doanh: - Kế toán ghi tăng giá trị TSCĐ do đầu tư XDCB, mua sắm TSCĐ hoàn thành, ghi: Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dỡ dang. - Khi quyết toán công trình hoàn thành được phê duyệt, kế toán ghi giảm nguồn vốn đầu tư XDCB và ghi tăng nguồn vốn kinh doanh, ghi: Nợ TK 441 - Nguồn vốn đầu tư XDCB Có TK 414 - Quỹ đầu tư phát triển. 8. Khi trả lại vốn đầu tư XDCB cho Ngân sách Nhà nước, cho đơn vị cấp trên, ghi: Nợ TK 441 - Nguồn vốn đầu tư XDCB Có các TK 111, 112,. . .
HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN I- QUY ĐINH CHUNG 1- Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ảnh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác cấp, thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị kế toán hình thành hệ thống tài khoản kế toán. Bộ Tài chính quy định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nước. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản. Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán nhà nước, nhằm: + Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nhà nước, vốn, quỹ công, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của từng lĩnh vực, từng đơn vị hành chính sự nghiệp; + Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động;
+ Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán thủ công (hoặc bằng máy vi tính ) và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý Nhà nước. Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp gồm các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản. Các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị hành chính sự nghiệp. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi kép" nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hoặc nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại. Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị (như tài sản thuê ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công, tạm giữ ), những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý, như: Giá trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, nguyên tệ các loại, dự toán chi hoạt động được giao Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi đơn" nghĩa là khi ghi vào một bên của một tài khoản thì không phải ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản khác. 2- Phân loại hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản. - Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân; - Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2);
- Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khoản cấp 3); - Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009. 3- Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Quyết định này để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị. Đơn vị được bổ sung thêm các Tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản kế toán mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống tài khoản kế toán) để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị. Trường hợp các đơn vị cần mở thêm Tài khoản cấp 1 (các tài khoản 3 chữ số) ngoài các Tài khoản đã có hoặc cần sửa đổi, bổ sung Tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 trong Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định thì phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện. II- DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ST SỐ TÊN TÀI KHOẢN PHẠM VI T HIỆU ÁP DỤNG GHI CHÚ TK LOẠI 1: TIỀN VÀ VẬT TƯ 1 111 Tiền mặt Mọi đơn vị 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ
1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 2 112 Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Mọi đơn vị Chi tiết theo 1121 Tiền Việt Nam từng TK tại 1122 Ngoại tệ từng NH, KB 1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 3 113 Tiền đang chuyển Mọi đơn vị 4 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn Đơn vị có phát 1211 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn sinh 1218 Đầu tư tài chính ngắn hạn khác 5 152 Nguyên liệu, vật liệu Mọi đơn vị Chi tiết theo yêu cầu quản 6 153 Công cụ, dụng cụ Mọi đơn vị lý 7 155 Sản phẩm, hàng hoá Đơn vị có Chi tiết hoạt
1551 Sản phẩm động SX, theo sản KD phẩm, 1552 Hàng hoá hàng hoá LOẠI 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 8 211 TSCĐ hữu hình Mọi đơn vị Chi tiết theo 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc yêu cầu quản 2112 Máy móc, thiết bị lý 2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2115 Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm 2118 Tài sản cố định khác 9 213 TSCĐ vô hình Mọi đơn vị 10 214 Hao mòn TSCĐ Mọi đơn vị 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2142 Hao mòn TSCĐ vô hình
11 221 Đầu tư tài chính dài hạn 2211 Đầu tư chứng khoán dài hạn 2212 Vốn góp 2218 Đầu tư tài chính dài hạn khác 12 241 XDCB dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ LOẠI 3: THANH TOÁN 13 311 Các khoản phải thu Mọi đơn vị Chi tiết theo 3111 Phải thu của khách hàng yêu cấu 3113 Thuế GTGT được khấu trừ Đơn vị được quản lý 31131 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng khấu trừ thuế hoá, dịch vụ GTGT 31132 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 3118 Phải thu khác 14 312 Tạm ứng Mọi đơn vị Chi tiết
từng đối tượng 15 313 Cho vay Đơn vị có dự Chi tiết 3131 Cho vay trong hạn án tín dụng từng đối tượng 3132 Cho vay quá hạn 3133 Khoanh nợ cho vay 16 331 Các khoản phải trả Mọi đơn vị Chi tiết 3311 Phải trả người cung cấp từng đối tượng 3312 Phải trả nợ vay 3318 Phải trả khác 17 332 Các khoản phải nộp theo lương Mọi đơn vị 3321 Bảo hiểm xã hội 3322 Bảo hiểm y tế 3323 Kinh phí công đoàn 18 333 Các khoản phải nộp nhà nước Các đơn vị có 3331 Thuế GTGT phải nộp phát sinh
33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Phí, lệ phí 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3337 Thuế khác 3338 Các khoản phải nộp khác 19 334 Phải trả công chức, viên chức Mọi đơn vị 20 335 Phải trả các đối tượng khác Chi tiết theo từng đối tượng 21 336 Tạm ứng kinh phí 22 337 Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau 3371 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho 3372 Giá trị khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành 3373 Giá trị khối lượng XDCB hoàn thành
23 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới Các đơn vị Chi tiết cấp trên cho từng đơn vị 24 342 Thanh toán nội bộ Đơn vị có phát sinh LOẠI 4 – NGUỒN KINH PHÍ 25 411 Nguồn vốn kinh doanh Đơn vị có Chi tiết hoạt động theo từng SXKD nguồn 26 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản Đơn vị có phát sinh 27 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái Đơn vị có ngoại tệ 28 421 Chênh lệch thu, chi chưa xử lý 4211 Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên 4212 Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, kinh doanh
4213 Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng Đơn vị có của Nhà nước đơn đặt hàng của Nhà nước 4218 Chênh lệch thu, chi hoạt động khác 29 431 Các quỹ Mọi đơn vị 4311 Quỹ khen thưởng 4312 Quỹ phúc lợi 4313 Quỹ ổn định thu nhập 4314 Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp 30 441 Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ Đơn vị có bản đầu 4411 Nguồn kinh phí NSNN cấp tư XDCB dự 4413 Nguồn kinh phí viện trợ án 4418 Nguồn khác 31 461 Nguồn kinh phí hoạt động Mọi đơn vị Chi tiết từng 4611 Năm trước nguồn KP 46111 Nguồn kinh phí thường xuyên
46112 Nguồn kinh phí không thường xuyên 4612 Năm nay 46121 Nguồn kinh phí thường xuyên 46122 Nguồn kinh phí không thường xuyên 4613 Năm sau 46131 Nguồn kinh phí thường xuyên 46132 Nguồn kinh phí không thường xuyên 32 462 Nguồn kinh phí dự án Đơn vị có 4621 Nguồn kinh phí NSNN cấp dự án 4623 Nguồn kinh phí viện trợ 4628 Nguồn khác 33 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng Đơn vị có của Nhà nước đơn đặt hàng của Nhà nước 34 466 Nguồn kinh phí đã hình thành Mọi đơn vị TSCĐ LOẠI 5: CÁC KHOẢN THU
35 511 Các khoản thu Đơn vị có 5111 Thu phí, lệ phí phát sinh 5112 Thu theo đơn đặt hàng của nhà nước 5118 Thu khác 36 521 Thu chưa qua ngân sách Đơn vị có 5211 Phí, lệ phí phát sinh 5212 Tiền, hàng viện trợ 37 531 Thu hoạt động sản xuất, kinh Đơn vị có doanh HĐ SXKD LOẠI 6: CÁC KHOẢN CHI 38 631 Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh Đơn vị có Chi tiết theo hoạt động động SXKD SXKD 39 635 Chi theo đơn đặt hàng của Nhà Đơn vị có nước đơn đặt hàng
của Nhà nước 40 643 Chi phí trả trước Đơn vị có phát sinh 41 661 Chi hoạt động Mọi đơn vị 6611 Năm trước 66111 Chi thường xuyên 66112 Chi không thường xuyên 6612 Năm nay 66121 Chi thường xuyên 66122 Chi không thường xuyên 6613 Năm sau 66131 Chi thường xuyên 66132 Chi không thường xuyên 42 662 Chi dự án Đơn vị có Chi tiết theo 6621 Chi quản lý dự án dự án dự án 6622 Chi thực hiện dự án
LOẠI 0: TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 1 001 Tài sản thuê ngoài 2 002 Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công 3 004 Khoán chi hành chính 4 005 Dụng cụ lâu bền đang sử dụng 5 007 Ngoại tệ các loại 6 008 Dự toán chi hoạt động 0081 Dự toán chi thường xuyên 0082 Dự toán chi không thường xuyên 7 009 Dự toán chi chương trình, dự án 0091 Dự toán chi chương trình, dự án 0092 Dự toán chi đầu tư XDCB Chuyên đề này đòi hỏi người chỉ huy trưởng công trường không được phép lơ là với các ghi chép tài chính. Nắm vững các hoạt động sản xuất kinh doanh một cách đầy đủ nhờ ở sự ghi chép tài chính, kế toán đầy đủ, cập nhật và có phân tích kịp thời. PGS LK./.