Chuyên đề 1: Vấn đề chung về văn phòng và văn thư lưu trữ ở cấp xã

Nội dung text: Chuyên đề 1: Vấn đề chung về văn phòng và văn thư lưu trữ ở cấp xã

1. CHUYÊN ĐỀ 1 VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ 1
2. I. Một số vấn đề chung về văn phòng 1. Khái niệm văn phòng Văn phòng được hiểu theo các nghĩa sau: - Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của cơ quan, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo - Thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó - Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ - Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư. 2. Chức năng văn phòng Văn phòng có 2 chức năng cơ bản, đó là: - Chức năng tham mưu, tổng hợp: + Tham mưu: Bao gồm nội dung tham vấn + Tổng hợp: Là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý - Chức năng hậu cần: + Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ + Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục + Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do Nhà nước quy định + Bảo đảm an ninh trật tự, an toàn giao thông trong cơ quan + Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp + Đảm bảo môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa, tạo lập được diện mạo cơ quan trang nghiêm, văn minh, hiện đại + Bảo vệ sức khỏe và an toàn lao động cho người lao động. 3. Nhiệm vụ của văn phòng Để thực hiện hai chức năng trên, văn phòng có một số nhiệm vụ cơ bản sau: 2
3. - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc cho cơ quan, đơn vị - Thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin - Quản lý văn bản, lập hồ sơ, thực hiện công tác lưu trữ - Xây dựng bộ máy và đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng - Thực hiện các hoạt động tác nghiệp hành chính - Tổ chức đối nội, đối ngoại - Đảm bảo nhu cầu kinh phí, chỉ tiêu kinh phí, quản lý tài sản, vật tư của cơ quan, đơn vị. II. Công tác văn thư, lưu trữ của chính quyền cấp xã 1. Công tác văn thư 1.1. Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn hản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng cong dấy trong cơ quan, tổ chức (Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ). 1.2. Nội dung chủ yếu công tác văn thư của chính quyền cấp xã a. Quản lý văn bản đến của chính quyền cấp xã * Khái niệm văn bản đến Tất cả các loại văn bản, bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản FAX, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và các đơn, thư gửi đến chính quyền cấp xã được gọi chung là văn bản đến * Nội dung của văn bản đến: - Tiếp nhận văn bản đến - Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến - Đóng dẫu đến, ghi số đến và ngày, tháng đến - Đăng ký văn bản đến - Trình văn bản đến - Sao văn bản đến: Đối với văn bản do nhiều bộ phận áp dụng, thực hiện) - Chuyển giao văn bản đến - Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến b. Quản lý văn bản đi của chính quyền cấp xã * Khái niệm văn bản đi 3
4. Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, vă bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bảu lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do chính quyền cấp xã phát hành được gọi chung là văn bản đi. * Nội dung quản lý văn bản đi - Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiện và ngày, tháng của văn bản. - Đóng dấu cơ quan - Đăng ký văn bản đi - Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi - Lưu văn bản đi. c. Quản lý và sử dụng con dấu * Quản lý và sử dụng con dấu: Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư trữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau: - Không được giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền - Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức - Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền - Không được đóng dấu khống chỉ. * Đóng dấu - Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định - Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái - Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. 2. Công tác lưu trữ của chính quyền cấp xã 2.1. Khái niệm * Lưu trữ: Lưu trữ là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và trư cứu khi cần thiết * Tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ là tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn 4
5. hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác, được bảo quản trong các kho lưu trữ nhằm phục vụ cho các mục đích nhất định. * Công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết. 2.2. Nội dung chủ yếu của công tác lưu trữ * Bổ sung tài liệu lưu trữ: - Khái niệm: Bổ sung tài liệu lưu trữ là công tác sưu tầm, thu thập thêm, làm phong phú và hoàn chỉnh hơn tài liệu vào các kho lưu trữ theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất. - Nguyên tắc bổ sung tài liệu lưu trữ theo thời kỳ lịch sử. - Các nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ của chính quyền cấp xã + Tài liệu đã giải quyết xong ở khâu văn thư hiện hành + Tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị, tổ chức và cá nhân + Tài liệu do các cá nhân, gia đình, dòng họ, tập thể nộp vào lưu trữ. * Bảo quản tài liệu lưu trữ: - Khái niệm: Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm đảm bảo giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ. - Nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ: + Chất lượng nguyên liệu và quá trình chế tác + Điều kiện thiện nhiên + Điều kiện bảo quản và sử dụng Trên cơ sở phân tích nguyên nhân ở trên, cần đưa ra những yêu cầu cơ bản về cơ sở vật chất phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ, đề ra các biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ. - Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ của chính quyền cấp xã: + Tạo điều kiện tối ưu để kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ + Giữ gìn toàn vẹn trạng thái của tài liệu + Sắp xếp tài liệu trong kho một cách khoa học, thực hiện nghiêm túc quy chế xuất - nhập tài liệu + Kiểm tra tình trạng tài liệu thường xuyên để phát hiện hư hỏng. * Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: - Khái niệm: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các cá nhân những thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ 5
6. - Yêu cầu: Muốn việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả, cần: + Sắp xếp tài liệu trong kho theo một hệ thống và thiết lập được hệ thống tra tìm tài liệu + Giới thiệu để các cơ quan, cá nhân biết các nguồn tài liệu và nội dung tài liệu + Xây dựng quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ - Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Tùy theo yêu cầu, tính chất và đặc điểm sử dụng tài liệu lưu trữ, các cơ quan áp dụng các hình thức sau: + Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc + Triển lãm tài liệu lưu trữ + Viết bài đăng báo, phát thanh, truyền hình + Công bố tài liệu lưu trữ. 6
7. CHUYÊN ĐỀ 2 CÔNG TÁC THỐNG KÊ CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ I. Ý nghĩa của công tác thống kê ở xã 1. Khái niệm, ý nghĩa công tác thống kê 1.1 Khái niệm thống kê - Thống kê là việc thu thập và sắp xếp các số liệu nhằm định lượng một cách khách quan, trung thực các hiện tượng kinh tế - xã hội trong quá trình vận động, tồn tại của chúng ở một thời điểm, một địa bàn xác định. - Thống kê ở xã là việc thu thập các số liệu ở xã liên quan đến các mặt đời sống kinh tế - xã hội ở địa phương (thuộc địa giới hành chính của xã) tại một thời điểm nào đó. 1.2. Ý nghĩa công tác thống kê - Thống kê là một trong những công cụ quản lý quan trọng, nó cung cấp các thông tin trung thực, khách quan, chính xác, đầy đủ, kịp thời phục vụ các cơ quan Nhà nước trong việc đánh giá, dự báo tình hình, hoạch định chiến lược, chính sách phát triển kinh tế - xã hội. - Đáp ứng nhu cầu thông tin của các tổ chức cơ quan. - Củng cố và phát huy quyền dân chủ. 2. Vị trí, vai trò của công tác thống kê ở xã 2.1. Vị trí Công tác thống kê ở xã chiếm vị trí quan trọng trong hoạt động thống kê của các cơ quan Nhà nước, do các đơn vị cơ sở của chính quyền thực hiện, nhằm cung cấp các thông tin, số liệu ban đầu cho các cơ quan nhà nước nói chung và chính quyền xã nói riêng. 2.2. Vai trò công tác thống kê ở xã - Công tác thống kê giúp cho chính quyền xã nắm chắc được tình hình biến động dân số, tài nguyên và các nguồn lực của xã để xã xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội một cách có căn cứ khoa học và hiệu quả. - Nó là căn cứ, cơ sở để các cơ quan Nhà nước cấp trên hoạch định chủ trương, chính sách và xây dựng kế hoạch, chương trình, chiến lược phát triển kinh tế - xã hội. II. Nội dung, phương pháp tiến hành công tác thống kê ở cấp xã 7
8. 1. Nội dung công tác thống kê ở cấp xã 1.1. Thống kê nông - lâm - thủy sản. * Thống kê diện tích đất đai - Đất nông nghiệp - Diện tích mặt nước nuôi trồng thủy sản - Đất lâm nghiệp - Đất chuyên dùng - Đất ở - Đất chưa sử dụng * Diện tích gieo trồng cây nông nghiệp (cây hàng năm, lâu năm) * Thống kê năng suất, sản lượng cây nông nghiệp * Thống kê chăn nuôi * Thống kê: Diện tích rừng hiện có, rừng trồng, rừng bị thiệt hại, diện tích rừng trồng, chăm sóc nuôi dưỡng rừng * Thống kê nuôi trồng thủy sản 1.2. Thống kê các ngành công nghiệp, xây dựng cơ bản và dịch vụ * Thống kê công nghiệp: - Thống kê số cơ sở sản xuất tiểu thủ công, công nghiệp - Số lao động trực tiếp tham gia sản xuất - Giá trị sản xuất công nghiệp - Doanh thu - Thu nhập người lao động trong lĩnh vực công nghiệp * Thống kê xây dựng cơ bản: - Vốn đầu tư xây dựng cơ bản - Giá trị tài sản cố định mới tăng trong năm - Năng lực mới tăng trong năm - Lao động và thu nhập của người lao động. * Thống kê dịch vụ: - Thống kê vận tải - Thống kê thương mại, dịch vụ - Số lao động và thu nhập bình quân người lao động 1.3. Thống kê xã hội * Thống kê dân số, nguồn lao động * Thống kê về giáo dục * Thống kê về y tế và sức khỏe 2. Phương pháp tiến hành thống kê ở xã 8
9. Hiện nay, ở cấp xã, khi tiến hành công tác thống kê được tiến hành theo các phương pháp sau: - Điều tra trực tiếp thu thập thông tin ban đầu, sau đó phân tích, tổng hợp báo cáo với các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền; thông tin (công bố) các tài liệu thông tin được cơ quan Nhà nước cho phép - Điều tra gián tiếp thu thập thông tin (thường có biểu mẫu cá nhân, biểu mẫu báo cáo định kỳ), sau đó phân tích, tổng hợp báo cáo cơ quan có thẩm quyền. - Điều tra tiến hành thu thập số liệu ban đầu trên một số đơn vị được chọn nghiên cứu, sau đó dự báo suy rộng cho các đối tượng trong tổng thể nghiên cứu (thường áp dụng khi thiếu kinh phí, nhân lực). - Ngoài ra, còn kết hợp các phương pháp trên để tiến hành công tác thống kê. Chú ý: Tất cả các phương pháp trên đều phải tuân thủ đúng nguyên tắc chế độ đã quy định của Nhà nước về điều tra, báo cáo, công bố các thông tin thống kê. III. Nhiệm vụ của chính quyền xã trong công tác thống kê 1. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ Nguồn thu thập chủ yếu dựa vào hệ thống báo cáo, bảng biểu do ngành chuyên môn xã báo cáo. Khi cần điều tra trực tiếp từ hộ dân cư. 2. Tổ chức tham gia điều tra, thống kê các đối tượng do Nhà nước quy định có liên quan đến địa phương - Điều tra dân số, lao động, ngành nghề, trình độ dân trí, thu nhập - Điều tra các lĩnh vực khác 3. Lập và ghi chép các loại sổ thống kê do Nhà nước quy định - Sử dụng các bảng biểu do cơ quan chuyên môn quy định - Phiếu điều tra - Khi cần điều tra trực tiếp 4. Lưu trữ hệ thống và cung cấp các số liệu thống kê 5. Chủ động các hình thức thích hợp công bố số liệu 6. Thường xuyên củng cố và giữ mối quan hệ mật thiết với các ngành 7. Xây dựng cuốn số liệu thống kê của xã 8. Tuyên truyền nhân dân, cán bộ và các tổ chức, cơ quan, đơn vị đóng trên địa bàn thực hiện tốt nghĩa vụ của mình theo quy định của chế độ thống kê. Bài tập thực hành 1. Điều tra thống kê theo mẫu bảng, biểu 2. Xử lý một số số liệu thống tin thu thập được. 9
10. CHUYÊN ĐỀ 3 TỔ CHỨC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ I. Khái niệm cuộc họp, hội nghị 1. Khái niệm Cuộc họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức, theo những nguyên tắc nhất định, tại địa điểm cụ thể để thực hiện các công việc: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin hoặc tìm các biện pháp giải quyết vấn đề, các nhiệm vụ mà những người dự họp cần quan tân. Hội nghị thường là các cuộc họp mang các nội dung có phạm vi lớn, có chủ đề và tên gọi rõ ràng 2. Phân loại các cuộc họp, hội nghị của chính quyền cấp xã 2.1. Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý - Cuộc họp chuẩn bị ra quyết định: Tùy theo tính chất, mức độ quan trọng của vấn đề cần quyết định để tổ chức cuộc họp hay hội nghị với sự tham gia của các ngành, các cấp, các đối tượng liên quan, nhằm thu thập thông tin về tình hình thực tế, nguyện vọng chung, đảm bảo quyết định ban hành có tính khả thi cao. - Cuộc họp phổ biến, triển khai: Nhằm mục đích phổ biến, quán triệt những tư tưởng, quan điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra hoặc bàn bạc xây dựng chương trình, kế hoạch hành động để triển khai những quyết định đã thông qua. - Họp đôn đốc, kiểm tra: nhằm kịp thời đánh giá kết quả việc triển khai chương trình, kế hoạch công tác và chỉ đạo, uấn nắn kịp thời những lệch lạc nếu có. - Cuộc họp sơ kết, tổng kết: nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với những hoạt động vừa qua và đưa ra phương án cho hoạt động tiếp theo. 2.2. Căn cứ vào cách thức triệu tập cuộc họp - Cuộc họp thường kỳ: Là cuộc họp được định sẵn trong kế hoạch quý, tháng, năm, hoặc quy định trong các quy chế, quy định của cơ quan. - Cuộc họp đột xuất: Xuất phát từ tình hình thực tế, do yêu cầu của cơ quan ãcấp trên, hoặc đề nghị của cơ quan phối hợp, lãnh đạo tổ chức cuộc họp đột xuất để giải quyết các vấn đề do thực tiễn đặt ra. 2.3. Căn cứ vào hình thức tổ chức cuộc họp - Cuộc họp chính thức: Là cuộc họp được tổ chức theo kế hoạch và có chương trình nghị sự đã được xác định, được tổ chức công khai, được tuyên truyền và phổ biến rộng rãi. 10
11. - Cuộc họp không chính thức là cuộc họp được tổ chức trong diện hẹp, không công khai hoặc mang tính chất nội bộ, nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng, đột xuất không theo một chương trình nghị sự có sẵn. II. Kỹ năng tổ chức cuộc họp, hội nghị của chính quyền cấp xã 1. Giai đoạn chuẩn bị cuộc họp, hội nghị 1.1. Xác định nhiệm vụ và mục tiêu của cuộc họp Người quản lý cần các định đầy đủ, rõ ràng nhiệm vụ và ưu tiên của cuộc họp và truyền đạt tời người có trách nhiệm được giao nhiệm vụ thực hiện. Người được phân công tổ chức cuộc họp phải nắm vững nhiệm vụ, mục tiêu, tính chất của cuộc họp, hiểu được nội dung, ý nghĩa, tầm quan trọng của cuộc họp để có kế hoạch và biện pháp tổ chức, phục vụ cho phù hợp. 1.2. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp và thông qua chương trình nghị sự Nội dung của bản kế hoạch gồm: - Xác định thành phần: + Khách mời + Thành phần triệu tập họp - Xác định thời gian họp: Thời gian bắt đầu đón tiếp đại biểu, ngày, giờ khai mạc cuộc họp; thời gian tiến hành, thời gian kết thúc cuộc họp, thời gian tiễn đại biểu. - Thời gian họp, trang trí phòng họp: Bố trí địa điểm cho các cuộc họp phải căn cứ vào tính chất, mục đích các cuộc họp, nên có địa điểm dự phòng cho các cuộc họp quan trọng. Phải đảm bảo các tiêu chuẩn đối với phòng họp. Trang phí phòng họp, chỗ ngồi đại biểu phải đảm bảo nguyên tắc lễ tân nhà nước. - Văn bản mời: Được thể hiện dưới 2 hình thức văn bản chính là giấy mời và công văn có nội dung mời (hoặc triệu tập). Khi soạn thảo chúng phải tuân thủ đúng quy định của Nhà nước về thể thức văn bản. * Lưu ý: Việc gửi công văn và giấy mời phải đảm bảo đến tay người nhận trước thời gian cuộc họp, hội nghị được tổ chức, để đại biểu bố trí công việc. Trong trường hợp khẩn cấp, cần gọi điện thoại báo trước gửi giấy mời sau. - Xây dựng chương trình cuộc họp cần đảm bảo các nội dung sau: + Tên và nội dung công việc + Thứ tự tiến hành các nội dung công việc + Người chịu trách nhiệm về từng công việc + Dự kiến thời gian tiến hành và hoàn thành công việc 11
12. - Chuẩn bị ghi biên bản: Tất cả các cuộc họp đều phải ghi biên bản, do bộ phận thư ký chuyên trách của cơ quan đảm nhận, hoặc do cuộc họp bầu ra. Người làm thư ký phải được dự kiến trước - là người có năng lực chuyên môn và kiến thức hành chính - văn phòng vững vàng. - Chuẩn bị kinh phí cho cuộc họp: Kinh phí cho cuộc họp được quan tâm đúng mức ở cả hai khía cạnh: + Đảm bảo kinh phí đầy đủ để tiến hành kỳ họp đúng dự kiến hoặc đảm bảo thực hiện các mục tiêu đề ra. + Chi phí cho mỗi cuộc họp phải tuân thủ các quy định của Nhà nước về chế độ hội họp. - Chuẩn bị các điều kiện khác cho cuộc họp: nước uống, hòm phiếu, micro - Kiểm tra lần cuối tổng thể các công việc chuẩn bị. 2. Tiến hành cuộc họp, hội nghị ở cấp xã 2.1. Đón tiếp đại biểu Ban tổ chức cuộc họp phải bố trí người đón hoặc có bảng hướng dẫn đại biểu từ cổng cơ quan đến phòng họp. Cần có hướng dẫn nơi để phương tiện. Bố trí đủ lực lượng đón tiếp để tránh ùn tắc trong giờ cao điểm. 2.2. Điều hành cuộc họp Một cuộc họp thông thường diễn ra theo trình tự sau: - Tiến hành các hoạt động ổn định tổ chức trước cuộc họp (đối với cuộc họp lớn, hội nghị cần tiến hành những nghi thức Nhà nước: làm lễ chào cờ, tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ trong các trường hợp có liên quan ) - Giới thiệu đại biểu, các thành phần dự họp, chủ tịch đoàn hoặc chủ tọa, đoàn thư ký hoặc thư ký cuộc họp. - Chủ tọa đọc diễn văn khai mạc cuộc họp - Trình bày báo cáo và tham luận - Thảo luận: Là nội dung quan trọng trong hầu hết các cuộc họp Các ý kiến phát biểu, thảo luận cần ngắn gọn, có chuẩn bị trước, do chủ tọa cuộc họp quyết định. Có thể thảo luận toàn thể hoặc chia theo từng nhóm, khối. Mỗi nhóm có thể thảo luận toàn thể hoặc một số vấn đề. * Ghi biên bản: Biên bản cần được ghi đầy đủ, trung thực, ngắn gọn, súc tích các thông tin. Cuối biên bản phải có chữ ký của chủ tọa và thư ký. 3. Kết thúc cuộc họp, bế mạc Người điều hành cuộc họp cần kết luận các nội dung: 12
13. - Các vấn đề đã được thống nhất, chưa thống nhất, gồm các nội dung cụ thể gì, nguyên nhân, phương án giải quyết tiếp theo. - Thông qua biên bản cuộc họp. - Thông qua nghị quyết hoặc các văn bản khác (nếu có). - Đánh giá và kết thúc cuộc họp. - Đọc diễn văn bế mạc (nếu có) Lưu ý: Các công việc cần thực hiện sau cuộc họp đối với các thành viên dự họp. 4. Giải quyết các vấn đề sau cuộc họp, hội nghị của cấp xã 4.1. Hoàn thiện văn bản về các vấn đề được quyết định trong cuộc họp, hội nghị - Nghị quyết cuộc họp - Biên bản - Các tài liệu khác. 4.2. Ban hành các văn bản cần thiết trên cơ sở quyết định của cuộc họp, hội nghị - Các văn bản chính thức - Thông báo cho các cơ quan hữu quan kết quả cuộc họp. 4.3. Các công việc mang tính chất nghiệp vụ văn phòng - Thu thập các tài liệu có liên quan - Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, sắp xếp bàn ghế - Thu thập hóa đơn, chứng từ có liên quan - Biên tập và soạn thảo một số thư từ, văn bản với những nội dung đã được nhất trí trong cuộc họp theo yêu cầu của lãnh đạo. III. Thực hành tổ chức cuộc họp, hội nghị của cấp xã 13
14. CHUYÊN ĐỀ 4 CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ I. Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước 1. Khái niệm 1.1. Văn bản Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền tải thông tin từ đối tượng này đến đối tượng khác (thông thường thể hiện là văn viết trên giấy) nhằm mục đích cụ thể. 1.2. Văn bản quản lý nhà nước * Khái niệm: Văn bản quản lý là loại văn bản do cơ quan QLNN có thẩm quyền ban hành theo những thể thức, thủ tục và thẩm quyền do luật định, thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan Nhà nước đối với đối tượng quản lý, nhằm thực hiện các quy định của pháp luật và tạo ra các quan hệ pháp lý cụ thể trong hoạt động quản lý nhà nước. * Tính chất của văn bản: - Được thể hiện chủ yếu bằng chữ viết trên giấy (trường hợp đặc biệt có thể bằng các chất liệu: đá, sắt, đồng ) - Chuyển tải thông tin đến những đối tượng nhất định - Đối tượng nhận văn bản tuân thủ, tự giác thực hiện - Thông tin được chuyển tải trong văn bản thường có giá trị lâu dài. 1.3. Văn bản quy phạm pháp luật * Khái niệm: Văn bản QPPL là hình thức văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự pháp luật quy định, trong đó có chứa quy tắc xử sự chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước. * Đặc điểm văn bản QPPL: - Thẩm quyền ban hành theo quy định của pháp luật - Chứa đựng quy tắc xử sự chung - Đối tượng điều chỉnh là số đông hoặc toàn bộ xã hội - Có tính chất bắt buộc thi hành - Được áp dụng nhiều lần. * Hệ thống văn bản QPPL nước ta bao gồm: - Văn bản do Quốc hội ban hành: Pháp lệnh, Nghị quyết 14
15. - Văn bản do Chủ tịch nước ban hành: Lệnh, Quyết định - Văn bản do Chính phủ ban hành: Nghị định - Văn bản do Thủ tướng Chính phủ ban hành: Quyết định - Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ ban hành: Thông tư - Chánh án TAND tối cao, Viện trưởng VKSND tối cao ban hành: Thông tư - Hội đồng thẩm phán TAND tối cao ban hành: Nghị quyết - Tổng kiểm toán nhà nước ban hành: Quyết định - Ngoài ra UBTVQH với các cơ quan Trung ương ban hành: Nghị quyết liên tịch; Chính phủ và các cơ quan Trung ương ban hành Thông tư liên tịch. - HĐND các cấp ban hành Nghị quyết - UBND các cấp ban hành Quyết định, Chỉ chị * Yêu cầu văn bản phải đảm bảo: - Tính hợp pháp - Tính khoa học - Tính khả thi và quần chúng 2. Phân loại văn bản Văn bản có thể phân loại thành: - Văn bản QPPL - Văn bản cá biệt - Văn hành hành chính thông thường - Văn bản chuyên môn, kỹ thuật. 3. Thể thức văn bản 3.1. Khái niệm Thể thức văn bản bao gồm các thành phần áp dụng đối với các văn bản. Ngoài ra còn có các thành phần bổ sung trong từng trường hợp cụ thể như: địa chỉ, điện thoại, Fax 3.2. Các yếu tố thể thức văn bản chung bao gồm (có quy định rõ về mẫu, Font chữ văn bản ) - Quốc hiệu - Tên cơ quan ban hành văn bản - Số, ký hiệu văn bản - Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản - Tên loại văn bản - Trích yếu văn bản - Nội dung văn bản 15
16. - Thẩm quyền, chữ ký, con dấu, họ tên người ký - Nơi nhận Ngoài ra còn có thể các yếu tố bổ sung như: Dấu MẬT, KHẨN, điện thoại, Fax 3.3. Thể thức sao văn bản - Sao y - Trích sao Chú ý: Không lưu văn bản sao II. Kỹ năng soạn thảo văn bản QPPL của chính quyền xã 1. Khái niệm văn bản QPPL của HĐND và UBND Văn bản QPPL của HĐND và UBND là loại văn bản của HĐND, UBND các cấp ban hành theo thẩm quyền, trình tự và thủ tục do luật pháp quy định, trong đó có chứa quy tắc xử sự chung, có hiệu lực phạm vi địa phương (phạm vi địa giới hành chính, chính quyền địa phương quản lý), được Nhà nước bảo đảm thực hiện, nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội ở địa phương theo định hướng xã hội chủ nghĩa. 2. Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản QPPL của HĐND và UBND cấp xã 2.1. Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản QPPL của chính quyền cấp xã - Bước 1: Lập chương trình, kế hoạch xây dựng. Ban (tổ) nghiên cứu, thu thập thông tin, xây dựng dự thảo - Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo - Bước 3: Thẩm tra dự thảo - Bước 4: Thông qua dự thảo - Bước 5: Công bố văn bản QPPL (ký, ban hành) 2.2. Trình tự, thủ tục soạn thảo ban hành cụ thể từng loại văn bản QPPL của chính quyền xã a. Nghị quyết của HĐND * Khái niệm Nghị quyết của HĐND là loại văn bản ghi lại quyết định của HĐND thông qua hội nghị họp bàn giải quyết các vấn đề thuộc quyền hạn, nhiệm vụ của HĐND tại địa phương, như thông qua kế hoạch, quyết toán ngân sách, quyết định những vấn đề về chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội và các vấn đề quan trọng khác * Trình tự, thủ tục ban hành văn bản - Bước 1: Xây dựng kế hoạch, thành lập nhóm soạn thảo, xây dựng dự thảo 16
17. - Bước 2: Lấy ý kiến xây dựng dự thảo (thông thường gửi các ban, ngành, đoàn thể tổ chức chính trị - xã hội và có thể gửi các tổ dân phố địa phnwg xã ). Sau đó, chỉnh sửa. - Bước 3: Thẩm tra dự thảo (có tham khảo ý kiến Phòng Tư pháp cấp quận, huyện) - Bước 4: Thông qua dự thảo (thường gửi cho thành viên HĐND và các đối tượng có liên quan trước kỳ họp của HĐND) + Có thể thông qua từng phần + Thông qua cả bản thảo (sau đó chỉnh sửa theo kết luận hội nghị) + Biểu quyết các nội dung trong dự thảo - Bước 5: Công bố văn bản QPPL của HĐND (do Chủ tịch HĐND ký, ban hành 17
18. * Mẫu văn bản Nghị quyết HĐND héi ®ång nh©n d©n céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam (1) §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc Sè: /20 (2) /NQ-H§ND (3) , ngµy th¸ng n¨m 20 (2) nghÞ quyÕt (4) héi ®ång nh©n d©n (1) kho¸ kú häp thø C¨n cø LuËt Tæ chøc Héi ®ång nh©n d©n vµ Uû ban nh©n d©n ngµy 26 th¸ng 11 n¨m 2003; C¨n cø (5) ; , quyÕt NghÞ: §iÒu 1. (6) §iÒu 2. §iÒu NghÞ quyÕt nµy ®· ®­îc Héi ®ång nh©n d©n (1) Kho¸ kú häp thø th«ng qua./. N¬i nhËn: chñ tÞch - ; - ; - L­u: VT, (7). A.XX(8). (Ch÷ ký, dÊu) NguyÔn V¨n A Ghi chó: (1) Tªn tØnh, thµnh phè trùc thuéc Trung ­¬ng; huyÖn, quËn, thÞ x·, thµnh phè thuéc tØnh; x·, ph­êng, thÞ trÊn. (2) N¨m ban hµnh. (3) §Þa danh. (4) TrÝch yÕu néi dung nghÞ quyÕt. (5) C¸c c¨n cø kh¸c ®Ó ban hµnh nghÞ quyÕt. (6) Néi dung cña nghÞ quyÕt. (7) Ch÷ viÕt t¾t tªn ®¬n vÞ so¹n th¶o hoÆc chñ tr× so¹n th¶o vµ sè l­îng b¶n l­u (nÕu cÇn). (8) Ký hiÖu ng­êi ®¸nh m¸y, nh©n b¶n vµ sè l­îng b¶n ph¸t hµnh (nÕu cÇn). 18
19. b. Quyết định của UBND * Khái niệm QuyÕt ®Þnh quy ph¹m ph¸p luËt cña UBND cÊp x· ®­îc ban hµnh ®Ó quyÕt c¸c ®Þnh chñ tr­¬ng, biÖn ph¸p, chÕ ®é thuéc thÈm quyÒn qu¶n lý cña m×nh, nh»m thùc hiÖn c¸c chñ tr­¬ng, chÝnh s¸ch cña cÊp trªn vµ c¸c NghÞ quyÕt cña H§ND cïng cÊp. * Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản - Bước 1: Thành lập nhóm soạn thảo, xây dựng bản thảo - Bước 2: Lấy ý kiến xây dựng bản thảo (thường là ý kiến chuyên gia, các thành viên UBND xã, các ban, ngành, đoàn thể, chuyên viên tư pháp, pháp chế ) - Bước 3: Thẩm tra dự thảo - Bước 4: Thông qua dự thảo (thành viên UBND xã). Biểu quyết theo đa số - Bước 5: Công bố văn bản QPPL của UBND 19
20. * Mẫu quyết định QPPL tªn c¬ quan (1) céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc Sè: /20 (2)/Q§-UBND (3) , ngµy th¸ng n¨m 20 (2) quyÕt ®Þnh VÒ viÖc (4) thÈm quyÒn ban hµnh (5) C¨n cø (6) ; ; Theo ®Ò nghÞ cña , quyÕt ®Þnh: §iÒu 1. (7) §iÒu 2. §iÒu /. N¬i nhËn: quyÒn h¹n, chøc vô cña ng­êi ký (8) - ; - ; (Ch÷ ký, dÊu) - L­u: VT, (9). A.XX(10). NguyÔn V¨n A Ghi chó: (1)Tªn c¬ quan hoÆc chøc danh nhµ n­íc ban hµnh quyÕt ®Þnh. (2) N¨m ban hµnh. (3) §Þa danh. (4) TrÝch yÕu néi dung quyÕt ®Þnh. (5) NÕu thÈm quyÒn ban hµnh quyÕt ®Þnh thuéc vÒ ng­êi ®øng ®Çu c¬ quan (Bé tr­ëng, Thñ t­ëng c¬ quan ngang Bé, ViÖn tr­ëng ViÖn KiÓm s¸t nh©n d©n tèi cao, Ch¸nh ¸n Toµ ¸n nh©n d©n tèi cao) hoÆc chøc danh nhµ n­íc (Chñ tÞch n­íc, Thñ t­íng ChÝnh phñ) th× ghi chøc vô cña ng­êi ®øng ®Çu c¬ quan hoÆc chøc danh nhµ n­íc; nÕu thÈm quyÒn ban hµnh quyÕt ®Þnh thuéc vÒ Uû ban nh©n d©n c¸c cÊp th× ghi Uû ban nh©n d©n (6) C¸c c¨n cø trùc tiÕp ®Ó ban hµnh quyÕt ®Þnh. (7) Néi dung cña quyÕt ®Þnh. (8) QuyÒn h¹n, chøc vô cña ng­êi ký nh­ Bé tr­ëng, ViÖn tr­ëng, Ch¸nh ¸n hoÆc chøc danh nhµ n­íc (Chñ tÞch n­íc, Thñ t­íng (ChÝnh phñ)); ®èi víi quyÕt ®Þnh cña Uû ban nh©n d©n ph¶i ghi ch÷ viÕt t¾t “TM” vµo tr­íc tªn Uû ban nh©n d©n; tr­êng hîp cÊp phã ®­îc giao ký thay ng­êi ®øng ®Çu c¬ quan th× ghi ch÷ viÕt t¾t “KT” vµo tr­íc chøc vô cña ng­êi ®øng ®Çu, bªn d­íi ghi chøc vô cña ng­êi ký. (9) Ch÷ viÕt t¾t tªn ®¬n vÞ so¹n th¶o hoÆc chñ tr× so¹n th¶o vµ sè l­îng b¶n l­u (nÕu cÇn). (10) Ký hiÖu ng­êi ®¸nh m¸y, nh©n b¶n vµ sè l­îng b¶n ph¸t hµnh (nÕu cÇn). c. Chỉ thị của UBND 20
21. * Khái niệm Chỉ thị của UBND là hình thức văn bản do UBND ban hành để truyền đạt, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các đối tượng có trách nhiệm thực hiện một văn bản nghị quyết, quyết định của chính quyền cấp đó, hoặc của cấp trên. Chỉ thị không đề ra quy định mới. * Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản - Bước 1: Thành lập tổ (nhóm) soạn thảo, xây dựng bản thảo - Bước 2: Lấy ý kiến chuyên gia - Bước 3: Thẩm tra dự thảo - Bước 4: Thông qua (thành viên UBND) - Bước 5: Công bố Chỉ thị 21
22. * Mẫu Chỉ thị tªn c¬ quan (1) céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc Sè: /20 (2)/CT-UBND (3) , ngµy th¸ng n¨m 200 (2) chØ thÞ (4) (5) /. N¬i nhËn: quyÒn h¹n, chøc vô cña ng­êi ký (6) - ; - ; - L­u: VT, (7). A.XX(8). (Ch÷ ký, dÊu) NguyÔn V¨n A Ghi chó: (1) Tªn c¬ quan hoÆc chøc danh nhµ n­íc (Thñ t­íng ChÝnh phñ) ban hµnh chØ thÞ. (2) N¨m ban hµnh. (3) §Þa danh. (4) TrÝch yÕu néi dung chØ thÞ. (5) Néi dung v¨n b¶n. (6) QuyÒn h¹n, chøc vô cña ng­êi ký nh­ Bé tr­ëng, ViÖn tr­ëng, Ch¸nh ¸n hoÆc chøc danh nhµ n­íc (Thñ t­íng (ChÝnh phñ)); ®èi víi chØ thÞ cña Uû ban nh©n d©n ph¶i ghi ch÷ viÕt t¾t “TM” vµo tr­íc tªn Uû ban nh©n d©n; tr­êng hîp cÊp phã ®­îc giao ký thay ng­êi ®øng ®Çu c¬ quan th× ghi ch÷ viÕt t¾t “KT” vµo tr­íc chøc vô cña ng­êi ®øng ®Çu, bªn d­íi ghi chøc vô cña ng­êi ký v¨n b¶n. (7) Ch÷ viÕt t¾t tªn ®¬n vÞ so¹n th¶o hoÆc chñ tr× so¹n th¶o vµ sè l­îng b¶n l­u (nÕu cÇn). (8) Ký hiÖu ng­êi ®¸nh m¸y, nh©n b¶n vµ sè l­îng b¶n ph¸t hµnh (nÕu cÇn). 22
23. III. Kỹ năng soạn thảo một số văn bản hành chính thông thường 1. Tờ trình 1.1. Khái niệm Tờ trình là loại văn bản trình lên cấp có thẩm quyền để đề xuất một vấn đề mới, xin cấp thẩm quyền quyết định 1.2. Bố cục tờ trình Ngoài phần thể thức ở đầu và cuối văn bản, nội dung một Tờ trình gồm: - Phần mở đầu: Nêu lý do đưa ra đề nghị mới hoặc sửa đổi, bổ sung chủ trương, chính sách, chế độ không còn phù hợp nữa (cần có nhận định thực trạng tình hình để làm cơ sở cho việc đưa ra đề nghị mới). - Phần nội dung: Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, ý tưởng mới, có thể đưa ra vài phương án khác nhau để phân tích lợi, hại, khả thi, tính hiệu quả, lựa chọn một phương án để đề nghị cấp trên quyết định. Trong trường hợp vấn đề lớn, phức tạp, có liên quan tới các cơ quan khác thì cần lấy ý kiến của các cơ quan, tổ chức đó để đảm bảo sự thống nhất chung. - Phần kết luận: Nêu ý nghĩa, tác dụng, hiệu quả của đề nghị mới đối với sản xuất, đời sống xã hội, đối với công tác lãnh đạo, quản lý. Những kiến nghị, đề nghị cấp trên xem xét, chấp thuận đề xuất đã nêu ra sớm được triển khai thực hiện 23
24. 1.3. Mẫu Tờ trình Tªn c¬ quan, tæ chøc cÊp trªn (1) céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam tªn c¬ quan, tæ chøc (2) §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc Sè: /TTr - (3) (4) , ngµy th¸ng n¨m 20 Tê tr×nh VÒ viÖc (5) Kính gửi: . (7) ./. N¬i nhËn: quyÒn h¹n, chøc vô cña ng­êi ký - ; (Ch÷ ký, dÊu) - ; - L­u: VT, §VST, N§M, SB. NguyÔn V¨n A Ghi chó: (1) Tªn c¬ quan, tæ chøc cÊp trªn (nÕu cã). (2) Tªn c¬ quan, tæ chøc hoÆc chøc danh nhµ n­íc ban hµnh v¨n b¶n. (3) Ch÷ viÕt t¾t tªn c¬ quan hoÆc chøc danh nhµ n­íc ban hµnh v¨n b¶n. (4) §Þa danh. (5) TrÝch yÕu tê tr×nh (6) C¬ quan hoÆc c¸ nh©n nhËn tê tr×nh (7) Néi dung tê tr×nh: Tïy thuéc vµo néi dung vÊn ®Ò nhiÒu hay Ýt, ®¬n gi¶n, phøc t¹p ®Ó ph©n theo phÇn, môc, kho¶n, ®iÓm phï hîp: I, II, III , 1, 2, 3 , a, b, c (8) NÕu tê tr×nh lªn cÊp cã thÈm quyÒn cã tr¸ch nhiÖm xem xÐt quyÕt ®Þnh th× ghi ë (6) ghi cô thÓ c¬ quan, tæ chøc, c¸ nh©n. C¸c c¬ quan, tæ chøc, c¸ nh©n cÇn biÕt vµ l­u v¨n b¶n ghi ë môc “N¬i nhËn” (9) ThÈm quyÒn ng­êi ký: Ký thay mÆt (TM.), ký thay (KT.) vµ c¸c h×nh thøc kh¸c do ng­êi ®øng ®Çu c¬ quan, tæ chøc ph©n c«ng (th«ng th­êng ng­êi ®øng ®Çu c¬ quan, tæ chøc ký tê tr×nh). 24
25. 2. Báo cáo 2.1. Khái niệm Báo cáo là loại văn bản trình bày kết quả đạt được trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, lãnh đạo. Đó là că cứ để cấp trên nắm bắt thông tin thực tế, đề ra quyết định quản lý thích hợp. 2.2. Bố cục báo cáo Ngoài các yếu tố thể thức, thông thường báo cáo gồm các phần sau: - Phần mở đầu: Nêu lý do, hoặc cơ sở làm báo cáo (có thể tóm tắt các nội dung báo cáo) - Phần nội dung: + Kiểm điểm tình hình: Nêu đặc điểm tình hình; Kết quả đạt được (cả ưu điểm, hạn chế); Phân tích nguyên nhân và các bài học, khó khăn cần tháo gỡ. + Phương hướng, nhiệm vụ và các biện pháp tổ chức thực hiện: Xác định mục tiêu; Phương hướng, nhiệm vụ thời gian tới; Biện pháp tổ chức thực hiện; Kiến nghị, đề xuất với cấp trên. - Phần kết luận: Nhấn mạnh tầm quan trọng của báo cáo về những nhiệm vụ phải thực hiện và tác dụng của nó để động viên mọi người trong cơ quan nỗ lực thực hiện 25
26. 2.3. Mẫu Báo cáo: Mẫu báo cáo vụ việc Tªn c¬ quan, tæ chøc cÊp trªn (1) céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam tªn c¬ quan, tæ chøc (2) §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc Sè: /(3) - (4) (5) , ngµy th¸ng n¨m 20 (2) b¸o c¸o VÒ viÖc (6) Phần mở đầu: - Nêu đặc điểm tình hình - Nêu nhiệm vụ được giao - Nêu những thuận lợi, khó khăn có ảnh hưởng chi phối kết quả việc thực hiện nhiệm vụ được giao Phần nội dung: - Kiểm điểm những việc đã làm được và những tồn tại (nêu cụ thể). - Nêu nguyên nhân. - Đánh giá kết quả (cụ thể bằng % so với chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao). Phần kết luận: - Nêu mục tiêu, nhiệm vụ sắp tới. - Nêu biện pháp thực hiện. - Nêu những kiến nghị, đề xuất với cấp trên bay với cơ quan chức năng N¬i nhËn: quyÒn h¹n, chøc vô cña ng­êi ký (7) - ; (Ch÷ ký, dÊu) - ; - L­u: VT, (8). A.XX(9). NguyÔn V¨n A Ghi chó: (1) Tªn c¬ quan, tæ chøc cÊp trªn (nÕu cã). (2) Tªn c¬ quan, tæ chøc hoÆc chøc danh nhµ n­íc ban hµnh v¨n b¶n. (3) Ch÷ viÕt t¾t tªn lo¹i v¨n b¶n. (4) Ch÷ viÕt t¾t tªn c¬ quan hoÆc chøc danh nhµ n­íc ban hµnh v¨n b¶n. (5) §Þa danh. (6) TrÝch yÕu néi dung v¨n b¶n. (7) QuyÒn h¹n, chøc vô cña ng­êi ký nh­ Bé tr­ëng, Côc tr­ëng, Gi¸m ®èc, ViÖn tr­ëng ; Tr­ëng hîp ký thay mÆt tËp thÓ l·nh ®¹o th× ghi ch÷ viÕt t¾t “TM” vµo tr­íc tªn tªn c¬ quan, tæ chøc hoÆc tªn tËp thÓ l·nh ®¹o (VD: TM.ñy nh©n d©n, TM. Héi ®ång ); tr­êng hîp cÊp phã ®­îc giao ký thay ng­êi ®øng ®Çu c¬ quan th× ghi ch÷ viÕt t¾t “KT” vµo tr­íc chøc vô cña ng­êi ®øng ®Çu, bªn d­íi ghi chøc vô cña ng­êi ký v¨n b¶n. (8) Ch÷ viÕt t¾t tªn ®¬n vÞ so¹n th¶o hoÆc chñ tr× so¹n th¶o vµ sè l­îng b¶n l­u (nÕu cÇn). (9) Ký hiÖu ng­êi ®¸nh m¸y, nh©n b¶n vµ sè l­îng b¶n ph¸t hµnh (nÕu cÇn). 26
27. 3. Công văn 3.1. Khái niệm Công văn là hình thức văn bản hành chính được sử dụng rộng rãi, nhất là trong cơ quan, tổ chức. Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức giữa các cơ quan, tổ chức; giữa các cơ quan, tổ chức với công dân để trao đổi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức mình. 3.2. Bố cục một công văn Ngoài phần thể thức ở đầu hoặc cuối văn bản, phần nội dung gồm 3 phần: - Phần đặt vấn đề (mở đầu): Nêu rõ lý do viết công văn, cơ sở để ban hành công văn - Phần giải quyết vấn đề: Trình bày cách giải quyết vấn đề. Nội dung giải quyết phải cụ thể, rõ ràng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề. Lời văn giản dị, khiêm tốn và có sức thuyết phục. - Phần kết thúc vấn đề: Cần viết ngắn gọn, cô đọng để làm nội dung trong văn được khẳng định thêm, hoặc sáng tỏ hơn yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh thêm sự quan tâm chú ý giải quyết, có thể gắn với lời cảm ơn hay lời chào hữu nghị. 27
28. 3.3. Mẫu công văn hµnh chÝnh tªn cQ, tc cÊp trªn (1) céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam tªn c¬ quan, tæ chøc (2) §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc (5) , ngµy th¸ng n¨m 20 Sè: / (3) - (4) V/v (6) KÝnh göi: - ; - ; - . (7) /. N¬i nhËn: quyÒn h¹n, chøc vô cña ng­êi ký(8) - Nh­ trªn; - ; (Ch÷ ký, dÊu) - L-u: VT, (9). A.XX(10). NguyÔn V¨n A Ghi chó: (1) Tªn c¬ quan, tæ chøc cÊp trªn (nÕu cã). (2) Tªn c¬ quan, tæ chøc hoÆc chøc danh nhµ n­íc ban hµnh c«ng v¨n. (3) Ch÷ viÕt t¾t tªn c¬ quan, tæ chøc hoÆc chøc danh nhµ n­íc ban hµnh c«ng v¨n. (4) Ch÷ viÕt t¾t tªn ®¬n vÞ hoÆc bé phËn so¹n th¶o hoÆc chñ tr× so¹n th¶o c«ng v¨n. (5) §Þa danh. (6) TrÝch yÕu néi dung c«ng v¨n. (7) Néi dung c«ng v¨n. (8) Ghi quyÒn h¹n, chøc vô cña ng­êi ký (9) Ch÷ viÕt t¾t tªn ®¬n vÞ so¹n th¶o hoÆc chñ tr× so¹n th¶o vµ sè l­îng b¶n l­u (nÕu cÇn). (10) Ký hiÖu ng­êi ®¸nh m¸y, nh©n b¶n vµ sè l­îng b¶n ph¸t hµnh (nÕu cÇn). (11) §Þa chØ c¬ quan, tæ chøc; sè ®iÖn tho¹i, sè Telex, sè Fax; ®Þa chØ E-Mail; Website (nÕu cÇn). IV. Thực hành soạn thảo soạn thảo một số loại văn bản của chính quyền cấp xã 1. Quyết định 2. Công văn 28
29. CHUYÊN ĐỀ 5 KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ VẤN ĐỀ LỒNG GHÉP GIỚI TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CẤP XÃ I. Kỹ năng giao tiếp của cán bộ, công chức cấp xã Giao tiếp là quá trình dự trên sự trao đổi giữa hai hay nhiều người sử dụng một mã cử chỉ, từ ngữ để có thể hiểu được thông tin được chuyển từ người phát tin đến người nhận tin. Giao tiếp không chỉ là gửi thông điệp, mà còn phải hồi đáp thông tin điệp của người đối giao. Giao tiếp có hiệu quả cần phải được dựa trên việc nắm vững, biết vận dụng và hoàn thiện các kỹ năng để hiểu, tác động và thay đổi người đối giao. 1. Kỹ năng nghe 1.1. Vai trò của kỹ năng nghe Nghe là một kỹ năng quan trọng trong hoạt động giao tiếp, bởi trong quá trình thực hiện hoạt động giao tiếp cả người phát tin đến người nhận tin đều phải sử dụng kỹ năng nghe. Trong các kỹ năng cơ bản của giao tiếp: “nói”, “viết”, “đọc”, “nghe” thì kỹ năng nghe chiếm thời lượng, thời gian nhiều nhất 53%. Nhờ có hoạt động nghe ta mới hiểu được nội dung thông tin và mới có thể dẫn tới hành động tiếp theo trong quá trình giao tiếp. 1.2. Phân loại các kiểu nghe Căn cứ vào mục tiêu của hoạt động nghe, người ta có thể chia “nghe” thành 5 kiểu như sau: - Nghe giao tiếp xã hội - Nghe giải trí - Nghe nhận thông tin - Nghe thuyết phục - Nghe đồng cảm. Mỗi kiểu nghe đòi hỏi có những kỹ năng tương thích Cần quan tâm tới những yếu tố đánh giá độ tin cậy của thông tin nghe được: + Vấn đề do chuyên gia nói + Kinh nghiệm sống của người nói + Tính khách quan của người nói 29
30. + Sự chuẩn bị trước của người nghe về khuynh hướng tư tưởng của người nói + Khi nghe cần xác định đâu là thời điểm mấu chốt, quan trọng và ghi nhớ được những điểm đó. 1.3. Kỹ năng nghe có hiệu quả * Những rào cản đối với việc lắng nghe Khi nghiên cứu hoạt động nghe có hiệu quả, chúng ta cần phải tìm được những yếu tố rào cản đối với nói để đưa ra được giải pháp khắc phục để đảm bảo hoạt động nghe có hiệu quả. Một số yếu tố cơ bản tạo nên rào cản của nó bao gồm: - Yếu tố thứ nhất: Thái độ của người nghe và người nói trong quá trình giao tiếp - Yếu tố thứ hai: Yếu tố môi trường - Yếu tố thứ ba: Sự quá tài và phức tạp trong thông tin - Yếu tố thứ tư: Thiếu tập trung trong lắng nghe - Yếu tố thứ năm: Yếu tố sinh lý: + Do tuổi tác + Người nghe có vấn đề về thính giác + Người nghe có thói quen nghe nhanh hơn nói. * Rèn luyện kỹ năng nghe có hiệu quả Khi rèn luyện kỹ năng nghe, để đảm bảo giao tiếp có hiệu quả, cần chú ý 3 kỹ năng cơ bản sau: - Tập trung chú ý vào người nói - Khuyến khích người nói - Phản hồi lại sau khi nghe. 2. Kỹ năng nói 2.1. Vai trò của kỹ năng nói trong giao tiếp Nói là hình thức giao tiếp trực tiếp, được sử dụng nhiều trong các hoạt động giao tiếp của cán bộ, công chức với công dân, tổ chức và là hình thức đem lại hiệu quả cao trong giao tiếp. Bất kỳ cán bộ, công chức khi tiếp xúc với công dân, tổ chức đều cần đến kỹ năng nói. Ngoài hình thức nói trực tiếp trong hoạt động QLNN, cán bộ, công chức cần sử dụng hình thức nói gián tiếp khi các chủ thể tham gia giao tiếp khong trực tiếp gặp gỡ mà thông qua các phương tiện kỹ thuật. 2.2. Yêu cầu về sử dụng ngôn từ và các yếu tố phi ngôn từ. - Sử dụng ngôn từ Nói trong giao tiếp cần đảm bảo các yêu cầu sau: + Chính xác, rõ ràng 30
31. + Dễ hiểu, có sức thuyết phục + Khách quan, lịch sự - Các yếu tố phi ngôn từ: + Giọng nói + Cử chỉ + Tư thế + Khoảng cách + Vị trí 2.3. Một số nhược điểm dẫn đến việc nói kém hiệu quả. Để nói có hiệu quả cần phải biết lắng nghe nhằm mục đích tiếp nhận, phân tích thông tin và trên cơ sở đó xây dựng thông điệp trả lời có hiệu quả. Cần lưu ý khắc phục một số nhược điểm dẫn đến việc nói kém hiệu quả: - Thói quen phản hồi sớm khi chưa suy nghĩ và phân tích kỹ càng nội dung thông điệp và ý tưởng, mục đích của người chuyển tải thông điệp. - Quán tính luôn luôn phản ứng, chống đối lại ý kiến của người khác - Thói quen hay ngắt lời người khác để trình bày ý kiến của mình - Nói không có bố cục rõ ràng - Trình bày dài dòng - Nội dung nói không mạch lạc, thiếu lôgíc - Thiếu sự thuyết phục và hỗ trợ người nghe bằng các cử chỉ minh họa phi ngôn từ - Không kết luận - Kết luận không rõ ràng - Thiếu sự quan tâm tới thái độ, trình độ của đối tượng giao tiếp. 3. Kỹ năng viết Khi viết cần trả lời một số câu hỏi: - Mục đích viết là gì? - Viết cho ai? Trình độ của đối tượng tiếp nhận thông tin đến đâu? Có đồng đều hay không? - Phạm vi, thẩm quyền cảu người viết đến đâu? - Hình thức, phương thức chuyển tải và ngôn ngữ thể hiện đã phù hợp hay chưa? - Nội dung đưa ra có tính khả thi như thế nào? - Quan hệ giữa người viết và người nhận thư thế nào? Khi viết cần đạt 5 yêu cầu cơ bản về ngôn ngữ: - Rõ ràng, sáng sủa 31
32. - Ngắn gọn - Xác đáng - Hoàn chỉnh - Lịch sự, nhã nhặn. Nội dung viết nên đi thẳng vào trọng tâm vấn đề. Viết xong cần đọc lại và biên tập kỹ lưỡng, khẳng định điều đã viết nhằm đạt được các yêu cầu về: - Mục tiêu - Ngôn ngữ sử dụng - Nội dung truyền đạt - Tính lôgíc - Đúng ngữ pháp, chính tả Các yêu cầu đó nhằm làm cho người đọc hiểu đúng những gì mà người viết định viết. II. Vấn đề giới trong công tác văn phòng cấp xã - Nhận thức về giới trong hoạt động văn phòng - Công tác cán bộ nữ trong hoạt động văn phòng + Tuyển dụng + Đào tạo, bồi dưỡng + Bố trí, sử dụng + Chế độ, chính sách 32