Báo cáo Xây dựng hệ thống quản lý khảo sát, phản hồi phục vụ quản lý, đào tạo tại Khoa Công nghệ Thông tin (Phần 1)

Nội dung text: Báo cáo Xây dựng hệ thống quản lý khảo sát, phản hồi phục vụ quản lý, đào tạo tại Khoa Công nghệ Thông tin (Phần 1)

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BÁO CÁO TỔNG KẾT ÐỀ TÀI KH&CN CẤP TRƯỜNG TRỌNG ÐIỂM XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHẢO SÁT, PHẢN HỒI PHỤC VỤ QUẢN LÝ, ÐÀO TẠO TẠI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Mã số: T2014-50 Chủ nhiệm đề tài: KS. Huỳnh Xuân Phụng S K C0 0 5 5 7 1 Tp. Hồ Chí Minh, tháng 12/2013
2. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BÁO CÁO TỔNG KẾT ĐỀ TÀI KH&CN CẤP TRƢỜNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHẢO SÁT, PHẢN HỒI PHỤC VỤ QUẢN LÝ, ĐÀO TẠO TẠI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Mã số: T2014-50 Chủ nhiệm đề tài: KS. Huỳnh Xuân Phụng TP. HCM, 11/2014
3. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BÁO CÁO TỔNG KẾT ĐỀ TÀI KH&CN CẤP TRƢỜNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHẢO SÁT, PHẢN HỒI PHỤC VỤ QUẢN LÝ, ĐÀO TẠO TẠI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Mã số: T2014-50 Chủ nhiệm đề tài: KS. Huỳnh Xuân Phụng Thành viên đề tài:TS. Nguyễn Phƣơng TP. HCM, 11/2014
4. Danh sách những thành viên tham gia nghiên cứu đề tài: 1. KS. Huỳnh Xuân Phụng, Giảng viên Khoa Công nghệ Thông tin, trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh 2. TS. Nguyễn Phương, Trưởng phòng đào tạo, trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP . Hồ Chí Minh Đơn vị phối hợp chính: Khoa Công nghệ Thông tin, trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh II
5. MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH IV DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT V THÔNG TIN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VI PHẦN 1. MỞ ĐẦU 1 1. Tổng quan 1 a. Ngoài nước 1 b. Trong nước 3 2. Tính cấp thiết 4 3. Mục tiêu 5 4. Tiếp cận 5 5. Phương pháp nghiên cứu: nghiên cứu ứng dụng, triển khai 5 6. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5 7. Nội dung nghiên cứu 6 PHẦN 2. NỘI DUNG 7 Chƣơng 1. Website quản lý khảo sát, phản hồi 7 1.1. Vai trò của khảo sát trong quản lý, đào tạo 7 1.2. Giới thiệu hệ thống LimeSurvey 7 1.2.1. Giới thiệu 7 1.2.2. Chức năng Admin của LimeSurvey 8 1.2.3. Chức năng cho người dùng tham gia khảo sát 11 1.2.4. Chức năng thống kê 12 1.3. Ứng dụng hệ thống LimeSurvey để xây dựng website quản lý khảo sát, phản hồi tại Khoa Công nghệ Thông tin 15 Chƣơng 2. Đánh giá kết quả triển khai 23 2.1. Khảo sát các đánh giá, ý kiến của sinh viên khoa Công nghệ Thông tin về vấn đề học vụ tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh 23 2.2. Kết quả thực hiện 23 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 44 1. Kết luận 44 2. Kiến nghị 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 PHỤ LỤC 46 III
6. DANH MỤC HÌNH Hình 1. Bảng giá các dịch vụ tại surveymonkey.com 2 Hình 2. Khảo sát sinh viên tại khoa Công nghệ Thông tin 3 Hình 3. Giao diện trang Admin 8 Hình 4. Bảng quản trị chức năng 9 Hình 5. Thông tin bảng câu hỏi 10 Hình 6. Kịch bản khảo sát 11 Hình 7. Giao diện bắt đầu làm khảo sát 12 Hình 8. Thống kê biểu đồ 13 Hình 9. Thống kê thời gian thực hiện khảo sát 13 Hình 10. Thống kê khảo sát chưa hoàn thành 14 Hình 11. Xuất kết quả thống kê ra ứng dụng 14 Hình 12. Câu hỏi khảo sát sinh viên về vấn đề học vụ 15 Hình 13. Câu hỏi khảo sát sinh viên về vấn đề học vụ 16 Hình 14 Câu hỏi khảo sát sinh viên về vấn đề học vụ 17 Hình 15. Câu hỏi khảo sát sinh viên về vấn đề học vụ 18 Hình 16. Câu hỏi khảo sát sinh viên về vấn đề học vụ 19 Hình 17. Câu hỏi khảo sát sinh viên về vấn đề học vụ 20 Hình 18. Câu hỏi khảo sát sinh viên về vấn đề học vụ 21 Hình 19. Câu hỏi khảo sát sinh viên về vấn đề học vụ 22 Hình 20. Thống kê số lượng chập nhận khảo sát 24 Hình 21. Thống kê khóa học của sinh viên 25 Hình 22. Thống kê giới tính 26 Hình 23. Thống kê sinh viên ở ký tức xá 27 Hình 24. Thống kê đối tượng miễn giảm học phí 28 Hình 25. Thống kê số lượng sinh viên đóng học phí cho môn học lại 29 Hình 26. Đánh giá thời gian thu học phí 30 Hình 27. Đánh giá giao diện website đăng ký môn học 31 Hình 28. Đánhg giá hoạt động website đăng ký môn học 32 Hình 29. Đánh giá kỳ thi học kỳ 33 Hình 30. Thống kê số lượng sinh viên liên hệ phòng đào tạo 34 Hình 31. Đánh giá nhân viên phòng đào tạo 35 Hình 32. Đánh giá thời gian xử lý công việc của phòng đào tạo 36 Hình 33. Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của phòng đào tạo 37 Hình 34. Đánh giá nhân viên phòng Công tác học sinh- sinh viên 38 Hình 35. Đánh giá thời gian xử lý công việc của phòng Công tác học sinh-sinh viên 39 Hình 36. Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của phòng Công tác học sinh-sinh viên 40 Hình 37. Thống kê số lượng sinh viên liên hệ phòng Công tác học sinh-sinh viên 41 Hình 38. Sinh viên gởi câu hỏi cho ban tư vấn của khoa 42 Hình 39. Đánh giá về vấn đề học vụ 43 IV
7. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT TP. Hồ Chí Minh: Thành phố Hồ Chí Minh KS: Kỹ sư TS: Tiến sỹ V
8. TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT THUẬT NAM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ĐƠN VỊ: CNTT Tp. HCM, ngày 10 tháng 11 năm 2014 THÔNG TIN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 1. Thông tin chung: - Tên đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý khảo sát, phản hồi phục vụ quản lý, đào tạo tại Khoa Công nghệ Thông tin - Mã số: T2014-50 - Chủ nhiệm: KS.Huỳnh Xuân Phụng - Cơ quan chủ trì: trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh - Thời gian thực hiện:8/2013 – 11/2014 2. Mục tiêu:Xây dưṇ g website để quản lý khảo sát, phản hồi cho Khoa Công nghê Thông tin, trường Đại học Sư Phaṃ Kỹ Thuâṭ TP . Hồ Chí Minh 3. Tính mới và sáng tạo:triển khai hệ thống mới để hỗ trợ khoa Công nghệ Thông tin tạo mới, triển khai, và thống kê kết quả khảo sát thuận lợi hơn các hệ thống hiện tại đang sử dụng. 4. Kết quả nghiên cứu: - Xây dựng được website đáp ứng mục tiêu của đề tài - Áp dụng cho một khảo sát về đánh giá các vấn đề về học vụ tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh 5. Sản phẩm: website quản lý khảo sát, phản hồi 6. Hiệu quả, phƣơng thức chuyển giao kết quả nghiên cứu và khả năng áp dụng: - Website quản lý khảo sát, phản hồi đáp ứng yêu cầu và dễ sử dụng. - Triển khai cài đặt website lên máy chủ. - Áp dụng để lấy ý kiến sinh viên khoa Công nghệ Thông tin về các vấn đề hiện tại Trƣởng Đơn vị Chủ nhiệm đề tài (ký, họ và tên, đóng dấu) (ký, họ và tên) VI
9. Phần 1. Mở đầu PHẦN 1. MỞ ĐẦU 1. Tổng quan Website quản lý khảo sát, phản hồi đã được xây dựng phát triển từ lâu để thu thập dữ liệu từ người dùng một cách nhanh nhất và nhiều nhất với chi phí thấp nhất. Tuy nhiên, phần lớn các website là phục vụ cho mục đính thương mại bên cạch các tính năng miễn phí rất hạn chế. Một số ít website cho sử dụng miễn phí thì được sử dụng cho những khảo sát chung, không thể hiện đặc trưng cho một tổ chức nào. Phần còn lại là những website xây dựng cho tổ chức riêng để đáp ứng nhu cầu thu thập thông tin của tổ chức đó nên các tổ chức khác không thể sử dụng được. a. Ngoài nước Trong các website sử dụng đề xây dựng khảo sát thì surveymonkey.com được sử dụng nhiều nhất. Mặc dù người khảo sát có thể dùng website này không cần trả phí nhưng tính năng được cho rất hạn chế. Muốn sử dụng nhiều tính năng hơn người dùng phải trả phí theo từng mức tương ứng. 1
10. Phần 1. Mở đầu Hình 1. Bảng giá các dịch vụ tại surveymonkey.com Bên cạnh các website thương mại, Google Form là một dạng hệ thống tạo khảo sát miễn phí phổ biến. Người sử dụng có thể dễ dàng tạo ra bảng các câu hỏi để khảo sát nhưng rất khó khăn khi thống kê kết quả. Bên cạnh đó, người dùng khó tạo ra các kịch bản khảo sát riêng cũng như thu thập các thông tin khác ngoài các thông tin có trong bảng câu hỏi như: địa chỉ IP người làm khảo sát, thời gian làm khảo sát, những khảo sát vẫn chưa được hoàn thành. Ngoài ra, trong các tổ chức, đại học lớn đều có những hệ thống khảo sát phục vụ mục đích của tổ chức đó. 2
11. Phần 1. Mở đầu b. Trong nước Trong nước có một số website khảo sát nhu cầu người tiêu dùng như: vinaresearch.net, khaosatthitruong.vn Nhưng tất cả website này chỉ cho phép người dùng tham gia khảo sát chứ không thể tạo ra khảo sát. Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh có hệ thống online hỗ trợ khảo sát sinh viên về giảng viên theo từng học kỳ. Khoa Công nghệ Thông tin thường hay sử dụng các website cho phép tạo các khảo sát miễn phí để thăm dò ý kiến sinh viên. Google Form là hình thức phổ biến nhất. Hình 2. Khảo sát sinh viên tại khoa Công nghệ Thông tin 3
12. Phần 1. Mở đầu 2. Tính cấp thiết Theo quyết định số 389/QĐ-ĐHSPKT-CTHSSV, hiệu trường trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minhban hành quy định công tác tư vấn đối với sinh viên. Vì vậy, một hệ thống khảo sát sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc đánh giá tình hình sinh viên hiện tại để nắm bắt được các tâm tư, nguyện vọng của sinh viên. Theo thông báo số 94/TB-ĐHSPKT-HCTH, hiệu trưởng thông báo các đơn vị kế hoạch khảo sát mức độ hài lòng về chất lượng phục vụ của các Phòng, ban chức năng. Bảng câu hỏi được thực hiện trên giấy nên không thể phổ biến đến tất cả các đối tượng và khó khăn khi tổng hợp lại kết quả. Đại học Sư phạm Kỹ thuật đã thành lập trung tâm dạy học số để mở rộng các hình thức học tập, giảng dạy. Với trung tâm này, người học có thể học tập hoàn toàn qua internet. “Online learning” là một khái niệm phổ biến trong thế kỷ 21 giúp cho con người học tập suốt đời. Để hệ thống học tập trực tuyến thành công thì phải xuất phát từ chính động lực bên trong của người học và phải đáp ứng được nhu cầu. Xây dựng bảng khảo sát là cách tốt nhất để có thể đánh giá, hoàn thiện hệ thống cũng như đánh giá chất lượng giảng dạy từng khóa học từ phía người học. Mặc dù nhu cầu về hệ thống khảo sát rất lớn như vậy nhưng với hệ thống đang có tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh, nhóm chúng tôi nhận thấy một số hạn chế như sau: - Chỉ có một mẫu câu hỏi chung, rất khó chỉnh sửa cho trường hợp khác. Do đó chỉ có thể khảo sát sinh viên về giảng viên giảng dạy trong học kỳ đó. - Có nhiều nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng khảo sát như: sinh viên phải làm khảo sát này để có thể xem được lịch thi, chỉ có 1 dạng câu hỏi là ranking, không có những kịch bản riêng 4
13. Phần 1. Mở đầu - Chỉ hiển thị kết quả thống kê dưới dạng biểu đồ mà không có các công cụ xử lý dữ liệu khác, lọc các dữ liệu bị nhiễu - Không thể áp dụng cho từng khoa trong trường Do đó, hệ thống này rất khó để đánh giá được kết quả nhận được có trung thực, phản ánh đúng thực tế hay không. Với các website miễn phí, người dùng chỉ có thể sử dụng với mục đích thu thập thông tin nên rất khó để tạo ra những khảo sát riêng cho từng tình huống, từng tổ chức. Bên cạnh đó, để có thể thống kê được kết quả, đánh giá vấn đề cũng là một khó khăn cho người làm khảo sát. Vì vậy, có thể kết luận rằng chưa có một hệ thống hoàn chỉnh nào để có thể xây dựng các khảo sát phục vụ nhu cầu đào tạo tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật nói chung và Khoa Công nghệ Thông tin nói riêng. 3. Mục tiêu Xây dựng website quản lý khảo sát, phản hồi cho Khoa Công nghệ Thông tin 4. Tiếp cận Để giảm thiểu chi phí, tăng nhanh tiến độ thực hiện, nhóm chúng tôi tiếp cập giải pháp dựa trên hệ thống các phần mềm mã nguồn mở. 5. Phương pháp nghiên cứu: nghiên cứu ứng dụng, triển khai 6. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: bảng câu hỏi khảo sát trên website - Phạm vi: khảo sát xã hội 5
14. Phần 1. Mở đầu 7. Nội dung nghiên cứu - Phân tích yêu cầu - Xây dựng website dựa trên nền tảng mã nguồn mở - Triển khai ứng dụng 6
15. Phần 2. Nội dung PHẦN 2. NỘI DUNG Chƣơng 1. Website quản lý khảo sát, phản hồi 1.1. Vai trò của khảo sát trong quản lý, đào tạo Khảo sát với bảng câu hỏi được sử dụng để thu thập các nhận xét, đánh giá, và ý kiến của người dùng về một vấn đề nào đó. Dữ liệu khảo sát đóng vai trò quan trọng trong các nghiên cứu về xã hội để kiểm định các giả thuyết đặt ra trong nghiên cứu. Trong lĩnh vực giáo dục với công tác quản lý, đào tạo thì bảng khảo sát đóng vai trò quan trong để người quản lý có cơ sở đánh giá mức độ hoàn thành công việc cũng như cải tiến để hoạt động tốt hơn. Trong lý thuyết giáo dục hiện đại, sinh viên là đối tượng trung tâm của hệ thống giáo dục. Để có thể thu thập các ý kiến, đánh giá của người học thì xây dựng bảng các câu hỏi là cách hiệu quả, nhanh chóng. Các phương pháp thống kê trên tập dữ liệu có được sau khi làm khảo sát để kết luận các giả thuyết đặt ra trong nghiên cứu. Với phương pháp sử dụng khảo sát giấy truyền thống thì người khảo sát phải mất rất nhiều thời gian để tổng hợp kết quả. Vì vậy, website để quản lý khảo sát, phản hồi là công cụ hiệu quả giải quyết vấn đề này. 1.2. Giới thiệu hệ thống LimeSurvey 1.2.1. Giới thiệu Các website cho phép tạo ra các bảng khảo sát miễn phí như Google Form chỉ có thể tạo được bảng câu hỏi mà không có hỗ trợ thống kê. Bên cạnh đó người khảo sát rất khó khăn để tạo ra các kịch bản khảo sát khác nhau. Kịch bản khảo sát 7
16. Phần 2. Nội dung là phần quan trọng giúp cho khảo sát tập trung vào đối tượng hơn, và giống như phỏng vấn với con người hơn là chỉ làm các câu hỏi. Hệ thống mã nguồn mở LimeSurvey đáp ứng được các yêu cầu trên của một website khảo sát hiện đại. Được giới thiệu lần đầu tiên vào tháng 5 năm 2006 với tên gọi PHPSurveyor 1.0, LimeSurvey là hệ thống chuyên sử dung với mục đích quản lý các khảo sát, phản hồi. Người dùng có thể tải phiên bản mới nhất của LimeSurvey (2.05) tại đại chỉ (truy cập ngày 4/11/2014). LimeSurvey được xây dựng trên ngôn ngữ PHP với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ phổ biến hiện nay như: MySQL 4.1.0, Microsoft SQL Server 2005, Postgres 8.1. LimeSurvey được phát hành trên giấy phép mã nguồn mở GNU General Public License v2 [1] nên người dùng có thể tải, cài đặt, chỉnh sửa lại hệ thống theo mục đích riêng hoàn toàn miễn phí. 1.2.2. Chức năng Admin của LimeSurvey LimeSurvey hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau cho trang quản lý, trong đó có tiếng Việt. Hình 3. Giao diện trang Admin 8
17. Phần 2. Nội dung Sau khi đăng nhập, hệ thống chuyển đến bảng thao tác dành cho người quản lý Hình 4. Bảng quản trị chức năng Với LimeSurvey, người quản trị có thể thực hiện được các thao tác: - Tạo ra bảng câu hỏi với các loại câu hỏi phổ biến trong khảo sát - Quản lý các nhóm người dùng, những người có thể được gán quyển để tạo, quản lý khảo sát khác - Cấu hình hệ thống với các chức năng: gởi email thông báo, ngôn ngữ, giao diện hiển thị - Kiểm tra các ràng buộc trên bảng khảo sát - Backup cơ sở dữ liệu - Tùy chỉnh các template hiển thị khảo sát - Lựa chọn kích hoạt các gói plug-in để mở rộng thêm tính năng. Trong đó có plug-in xuất dữ liệu sang dạng ngôn ngữ R, phục vụ cho thống kê. - Quản lý các bảng câu hỏi đang có trong hệ thống hiện tại Mục tiêu chính của LimeSurvey là tạo ra được bảng câu hỏi đáp ứng yêu cầu của cuộc khảo sát. Giao diện bảng câu hỏi như sau 9
18. Phần 2. Nội dung Hình 5. Thông tin bảng câu hỏi Trong đó, người quản trị có thể thêm các thông tin mô tả, giới thiệu về khảo sát bên cạnh việc tạo ra tập hợp các câu hỏi. Hệ thống có thể hỗ trợ các dạng câu hỏi sau: - Điền vào chỗ trống - Câu hỏi nhiều lựa chọn - Câu hỏi chỉ chọn một lựa chọn - Câu hỏi rating với các mức độ khác nhau - Câu hỏi Yes/No Bên cạnh chức năng chọn hiển thị bảng câu hỏi sao cho người được khảo sát cảm thấy dễ dàng nhất khi thực hiện đánh giá, LimeSurvey hỗ trợ các cú pháp ngôn ngữ lập trình PHP để người quản trị tạo ra các kịch bản khảo sát khác nhau 10
19. Phần 2. Nội dung Hình 6. Kịch bản khảo sát Với các khảo sát đóng (chỉ dành cho một nhóm đối tượng) người quản trị có thể tạo ra các token và gởi email cho từng người được mời tham gia khảo sát. Như vậy, LimeSurvey đã hỗ trợ đầy đủ các tính năng để người quản trị tạo ra các bảng câu hỏi theo từng mục đích khác nhau. 1.2.3. Chức năng cho người dùng tham gia khảo sát Khi người quản trị kích hoạt khảo sát thì người tham gia có thể bắt đầu trả lời câu hỏi thông qua đường dẫn được cung cấp bởi admin. Ví dụ: (truy cập ngày 4/11/2014) 11
20. Phần 2. Nội dung Hình 7. Giao diện bắt đầu làm khảo sát Sau khi nhập đường dẫn, người được khảo sát có thể trả lời các câu hỏi trong bảng khảo sát. Người được khảo sát có thể lưu lại kết quả tạm thời hoặc gởi kết quả lên cho hệ thống. 1.2.4. Chức năng thống kê Bên cạnh tính năng quản lý bảng câu hỏi, nhóm chức năng thống kê của LimeSurvey cung cấp đầy đủ các công cụ cần thiết cho người khảo sát. Hơn nữa, có nhiều dạng thống kê khác nhau mà người quản trị có thể thực hiện. - Thống kê kết quả từ bảng câu hỏi thông qua biểu đồ 12
21. Phần 2. Nội dung Hình 8. Thống kê biểu đồ - Thống kê thời gian thực hiện khảo sát, hiển thị các địa chỉ IP làm khảo sát Hình 9. Thống kê thời gian thực hiện khảo sát - Thống kê những khảo sát đã chọn làm nhưng chưa có hoàn thành 13