Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh - Nguyễn Thị Thảo

Nội dung text: Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh - Nguyễn Thị Thảo

1. ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THƯ VIỆN - THÔNG TIN HỌC KHÓA 2009 – 2013 LỚP K25 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: ĐOÀN THỊ THU SINH VIÊN: Nguyễn Thị Thảo MSSV: 0956100064 Thành phố Hồ Chí Minh tháng 12 năm 2012
2. LỜI MỞ ĐẦU “Học đi đôi với hành” là quá trình vận dụng những kiến thức lý luận vào thực tiễn, vì vậy hàng năm quý Thầy Cô khoa Thư viện_Thông tin học Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn TP. HCM đã tạo điều kiện cho sinh viên năm cuối đến thực tập tại các đơn vị thư viện khác nhau; giúp chúng em có cơ hội cọ sát thực tiễn nghề nghiệp, bổ sung kiến thức thực hành và ứng dụng kiến thức đã học vào thực tế. Đây cũng là dịp để chúng em học hỏi những giá trị thực tiễn cuộc sống, luyện tập tinh thần làm việc tập thể, rèn luyện tính kỷ luật trong công việc Nhóm chúng em gồm 11 thành viên dưới sự hướng dẫn của cô Đoàn Thị Thu đã bắt đầu đợt thực tập của mình tại thư viện trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM, thời gian từ ngày 12/11/2012 đến 30/12/2012
3. I. GIỚI THIỆU VỀ THƯ VIỆN 1.1. Vài nét về Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp. Hồ Chí Minh. Thư viện Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh nằm trong trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật thành phố Hồ Chí Minh, địa chỉ 01 - 03 Võ Văn Ngân, Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh.Được thành lập sau ngày cả nước thống nhất (27/10/1976), trên cơ sở Thư viện Đại học Giáo dục trực thuộc Viện Đại học Thủ Đức; với diện tích ban đầu là 760,5 m2 và 4 cán bộ. Hình thức phục vụ lúc ban đầu duy nhất chỉ là mượn về nhà. Hệ thống kho sách chưa được tổ chức hay phân loại theo một phương pháp khoa học nào. Năm 1980 để phát triển thư viện, nhà trường đã bổ sung thêm cán bộ thư viện có trình độ chuyên môn, từ 4 cán bộ thư viện ban đầu đã tăng dần lên đến 12 cán bộ, các kho sách đã được tổ chức xử lí kỹ thuật theo chuyên môn và đưa vào phục vụ có hệ thống. Đến năm 1997 để mở rộng thêm diện tích cho thư viện, nhà trường đã cho nâng tầng Thư viện với diện tích 760,5 m2 ban đầu đã tăng lên 1.521 m2. Thời điểm này Thư viện đã tổ chức Phòng đọc tự chọn và kho sách của Thư viện đã phát triển về số lượng cũng như phong phú hơn về môn loại tri thức. Hiện nay, cơ sở vật chất trang thiết bị, phương tiện hoạt động của Thư viện được đầu tư phát triển đáng kể nhờ vào sự quan tâm của Ban Giám Hiệu trường. Đặc biệt, việc ứng dụng phần mềm quản lý Thư viện điện tử LIBOL version 5.0 cùng với việc nối mạng LAN, mạng Internet làm cho mọi hoạt động lao động của Thư viện trở nên khoa học và có chiều sâu, công tác phục vụ cũng ngày càng đáp ứng được nhu cầu học tập, giảng dạy, nghiên cứu và lao động sản xuất của nhà trường. 1.2. Nguồn lực thông tin:
4. Nguồn lực thông tin trong Thư viện bao gồm tư liệu in truyền thống và tài liệu điện tử được chia sẻ trên mạng Internet. Việc xây dựng chiến lược bổ sung tư liệu thư viện đóng vai trò then chốt trong quá trình hoạt động của Thư viện. Kết hợp giưa thư viện truyền thống và thư viện điện tử, từ thư viện điện tử có thể giới thiệu, quảng bá về nguồn tài nguyên thông tin của thư viện truyền thống. Thu hút sự chú ý của bạn đọc đến với thư viện nhiều hơn. Hiện nay thư viện có hơn 29.302 đầu sách với 335.514 bản sách.  Tư liệu in: Bao gồm các loại tài liệu đang được bổ sung tại Thư viện: - Sách tham khảo - Giáo trình: 305.496 bản - Luận văn - Luận án: 2.645 cuốn - Công trình nghiên cứu khoa học: 1.220 đề tài - Bài trích báo tạp chí: 585 biểu ghi - Báo tạp chí: 253 loại  Tư liệu điện tử: Sưu tập nguồn tài nguyên điện tử được sưu tầm, tổ chức và phục vụ tại Thư viện: các CSDL trực tuyến dạng có phí và miễn phí; tài liệu sách điện tử đã download về TV; giáo trình bài giảng do nhà trường biên soạn; nguồn học liệu điện tử. Vốn tài liệu là nguồn thông tin chủ yếu để thỏa mãn nhu cầu học tập, nghiên cứu và sản xuất. Vì vậy thư viện đã từng bước nghiên cứu xây dựng nguồn vốn tài liệu phong phú và có giá trị. Để làm được điều này, trước hết cần hiểu biết rõ bản chất, quy luật hình thành vốn tài liệu, xem xét nhu cầu người dùng tin và nguồn lực thông tin, tiến hành lập kế hoạch, xây dựng chính sách bổ sung. Từ đó làm cơ sở tổ chức, quản lý một cách đúng đắn, khoa học cho sự phát triển của vốn tài liệu. 1.3. Bạn đọc
5. Trong những năm gần đây, với quy mô đào tạo ngày càng mở rộng của nhà trường đã làm cho số lượng sinh viên đầu vào hàng năm tăng lên đáng kể, số lượng giảng viên, cán bộ quản lý, nhân viên hành chính nghiệp vụ cũng tăng; cộng thêm vào là việc cải tiến phương pháp giảng dạy trong nhà trường dẫn đến số lượng bạn đọc trong trường sử dụng thư viện tăng ngày càng cao. Tính đến ngày 14/12/2012 số lượng bạn đọc hiện đang sử dụng thư viện là: Trên 17 ngàn. 1.4. Nguồn nhân lực: Với khối lượng sinh viên toàn trường như hiện nay, nguồn nhân lực tại Thư viện cũng đang chịu một áp lực công việc khá lớn và luôn hoạt động một cách tích cực nhằm cung cấp thông tin và phục vụ độc giả đạt hiệu quả như mong muốn. Đội ngũ cán bộ thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật hiện có 17 người: Giới tính: Về độ tuổi: Nam : 06 Dưới 40 : 12 Nữ : 11 Trên 40 : 05 Trình độ chuyên môn: Đại học: 09 Cao đẳng: 06 Khác: 02 Chuyên môn nghiệp vụ Thư viện: 14 CNTT: 01 Chuyên ngành Văn 02 1.5.Cơ sở hạ tầng, vật chất và trang thiết bị
6. Được sự quan tâm đầu tư của nhà trường, Thư viện luôn có được những ưu tiên và thuận lợi trong trang bị cơ sở vật chất để góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ 1.5.1. Cơ sở hạ tầng: Thư viện được bố trí tại khu vực trung tâm, thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng của đông đảo độc giả là giảng viên, CB CNV và SV-HS trong toàn trường. . Có tổng diện tích 2.200m2, tại khu vực nhà A4, Thư viện có ưu thế cao trong quá trình cung cấp thông tin, kiến thức, hỗ trợ độc giả trong việc học tập và tự nghiên cứu. Hạ tầng của Thư viện được bố trí ở 1 tầng trệt và 1 lầu, với sự quy hoạch phục vụ với những mục đích khác nhau nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất trong quá trình phục vụ độc giả. - Khu vực tầng trệt bao gồm các phòng: Phòng Đọc, Phòng Kỹ thuật Nghiệp vụ, Phòng Học liệu Điện tử, Phòng Giữ cặp, Phòng đọc cộng đồng, Phòng bổ sung tài liệu và bộ phận điều hành. - Khu vực lầu 1 chuyên để phục vụ cho quá trình mượn trả, gồm có Phòng Mượn và khu vực Kho lưu. 1.5.2. Trang thiết bị: Trang thiết bị trong Thư viện cũng được nhà trường đầu tư với tiêu chuẩn cao. Hệ thống trang thiết bị trong Thư viện bao gồm: - Hệ thống server chuyên dụng - Hệ thống mạng và các thiết bị phụ trợ - Hệ thống máy tính phục vụ công tác và máy tính tra cứu dành cho độc giả - Sách vở tư liệu, báo tạp chí dạng in và điện tử - Hệ thống kho tàng, kệ chứa. - Phần mềm quản lý thư viện: Phần mềm quản lý thư viện Libol 5.0.
7. - Trang thiết bị tin học: 02 máy chủ, 58 máy trạm, 3 máy in laze, 1 máy in kim, 10 máy đọc barcode (mã vạch), 02 máy quét Scaner, 3 đầu đọc và ghi đĩa CD, 1 máy in thẻ thư viện (thẻ nhựa). - Trang thiết bị phục vụ và bảo quản: 1 máy photocopy, 1 máy hút bụi, 6 máy lạnh, thiết bị PCCC, thiết bị chống sét, Sự phát triển về cơ sở vật chất và trang thiết bị đã góp phần nâng cao chất lượng phục vụ và tạo ra một môi trường phục vụ hiện đại, là nơi học tập, nghiên cứu, giải trí lý tưởng. 2.Giới thiệu về cơ cấu tổ chức và hoạt động của thư viện SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA THƯ VIỆN: GĐ THƯ VIỆN P.GĐ(Phụ trách PHÒNG NGHIỆP P.GĐ( Phụ trách mảng phục vụ) VỤ CNTT) PHÒNG ĐỌC PHÒNG PHÒNG HỌC MƯỢN LIỆU ĐIỆN TỬ PHÒNG ĐỌC PHÒNG GIỮ CỘNG ĐỒNG CẶP Thư viện trường thuộc sự quản lý trực tiếp của Ban Giám hiệu nhà trường. Căn cứ vào đối tượng phục vụ, cơ cấu tổ chức và quản lý của Thư viện được tổ chức thành các bộ phận chức năng sau:
8. 2.1. Lãnh đạo thư viện 2.1.1. Giám đốc thư viện Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về toàn bộ công tác tổ chức, lãnh đạo, lập kế hoạch và phương hướng hoạt động của đơn vị. - Quản lý, điều hành toàn đơn vị. - Xây dựng, quản lý và khai thác vốn tài liệu một cách có hiệu quả, tổ chức và phân công công việc cho Tổ nghiệp vụ thư viện. - Phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện. - Xây dựng và triển khai các sản phẩm thông tin phục vụ dạy và học. - Định hướng phát triển nhằm nâng cao chất lượng phục vụ độc giả. - Xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ thư viện có tinh thần đoàn kết, tạo mọi điều kiện thuận lợi để phát huy khả năng, tính chủ động sáng tạo của cán bộ thư viện trong công tác; để nâng cao trình độ chính trị, khoa học của cán bộ thư viện. - Phụ trách công tác kiểm kê trong toàn đơn vị. Quyền hạn: - Đề xuất và tham mưu cho lãnh đạo nhà trường các hướng phát triển thư viện, nâng cao chất lượng phục vụ của thư viện. - Xây dựng định hướng phát triển đơn vị. - Đề xuất tuyển dụng và quản lý nhân sự của đơn vị. - Tổ chức, điều động phân công công tác cán bộ trong đơn vị. - Bình xét, đề cử cán bộ cho các danh hiệu thi đua khen thưởng, kỷ luật và các chức danh trong đơn vị. 2.1.2. Phó giám đốc thư viện phụ trách mảng phục vụ Trách nhiệm:
9. - Hỗ trợ, tham mưu cho Trưởng Thư viện các mảng hoạt động phục vụ trong đơn vị. - Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về việc xây dựng, phát triển, xử lý công tác phục vụ vốn tài liệu thư viện. - Tổ chức và phân công lao động trong công tác phục vụ, công tác bạn đọc và hoạt động tra cứu của thư viện. - Tư vấn và chịu trách nhiệm trước Trưởng đơn vị về công tác tuyển dụng nhân sự. - Duy trì và phát triển tình đoàn kết nội bộ. - Phụ trách mảng quản lý tài sản và công tác kiểm kê tài sản trong đơn vị. Quyền hạn: - Xây dựng chiến lược phát triển thư viện trong lĩnh vực được phân công. - Chỉ đạo, điều động và tổ chức cán bộ trong các khâu công tác. - Đề xuất và thực hiện tuyển dụng việc bổ sung nhân sự. - Kiểm tra kết quả công tác các mảng hoạt động trong đơn vị. 2.1.3. Phó giám đốc thư viện phụ trách công nghệ thông tin Trách nhiệm: - Hỗ trợ, tham mưu cho Trưởng Thư viện các mảng hoạt động trong đơn vị. - Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về việc xây dựng, phát triển công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện. - Nghiên cứu, xây dựng và phát triển thư viện điện tử. - Quản trị và bảo trì cơ sở dữ liệu thư viện, nghiên cứu triển khai các cơ sở dữ liệu điện tử. - Xử lý và đưa ra phục vụ vốn tài liệu điện tử. - Phát triển ứng dụng và hình thành sản phẩm thông tin phục vụ nhu cầu của độc giả.
10. - Cung ứng giải pháp công nghệ ứng dụng trong việc quản lý tư liệu cá nhân, tư liệu phục vụ nghiên cứu khoa học. - Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật và công nghệ trong công tác thư viện. - Thiết kế, vận hành và bảo trì hệ thống website, hệ thống mạng của thư viện. - Phụ trách mảng công tác ISO trong đơn vị. Quyền hạn: - Xây dựng chiến lược phát triển thư viện, phát triển ứng dụng CNTT. - Điều động và tổ chức cán bộ trong các khâu công tác thuộc mảng công nghệ. - Đề xuất việc bổ sung nhân sự. - Quản lý cơ sở vật chất và trang thiết bị của đơn vị. - Vận hành hệ thống mạng máy tính trong đơn vị. 2.2. Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ 2.2.1. Phòng nghiệp vụ Xử lý kỹ thuật tài liệu, cập nhật và bảo trì CSDL thư viện, thực hiện các nhiệm vụ khác của Thư viện. a) Cán bộ phụ trách phòng nghiệp vụ Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về các mảng hoạt động xử lý nghiệp vụ thư viện. - Quản lý, tổ chức, phân công và điều hành công việc Phòng Nghiệp vụ. - Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển mảng nghiệp vụ thư viện. Quyền hạn: - Tổ chức, phân công nhân sự và điều hành công việc trong Tổ Nghiệp vụ. - Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác của Tổ.
11. - Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động nghiệp vụ của thư viện. - Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp phát triển hoạt động nghiệp vụ thư viện; liên thông, liên kết với các thư viện bạn để hỗ trợ cùng phát triển chuyên môn. b) Cán bộ phòng nghiệp vụ Trách nhiệm: - Trực tiếp thực hiện công tác biên mục tài liệu và các công tác xử lý kỹ thuật. - Thu thập, xử lý và biên mục nguồn tài liệu điện tử. Quyền hạn: - Nghiên cứu, đề xuất phương án cải tiến công việc của phòng nghiệp vụ. 2.2.2. Phòng đọc Phục vụ người đọc sử dụng tài liệu tại chỗ với các loại hình tài liệu: Sách Việt văn, ngoại văn, luận văn, luận án,NCKH, báo, tạp chí, a) Cán bộ phụ trách phòng đọc Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước Phó Trưởng Thư viện phụ trách phục vụ về các mảng hoạt động phục vụ của Phòng Đọc. - Quản lý, tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Đọc. - Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển của Phòng Đọc. - Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, tư liệu trong phạm vi của Phòng. Quyền hạn: - Tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Đọc. - Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác của của Phòng Đọc. - Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động phục vụ đọc. b) Cán bộ phòng đọc Trách nhiệm:
12. - Phục vụ độc giả đọc và tham khảo tài liệu tại Phòng Đọc. - Tổ chức, sắp xếp và ổn định tài liệu. - Hướng dẫn cho bạn đọc tìm và tra cứu tài liệu trên máy cũng như trong kho. Quyền hạn: - Xử lý những vi phạm kỷ luật trong phạm vi Phòng Đọc. - Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển mảng công tác. 2.2.3. Phòng mượn Phục vụ cho bạn đọc mượn sách tham khảo và giáo trình về nhà. a) Cán bộ phụ trách phòng mượn Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước Phó Trưởng Thư viện phụ trách phục vụ về các mảng hoạt động phục vụ mượn trả tài liệu của thư viện. - Quản lý, tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Mượn. - Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển của hoạt động mượn trả tài liệu. - Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, tư liệu trong phạm vi của Phòng. Quyền hạn: - Tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Mượn. - Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác của Phòng Mượn. - Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động mượn trả tài liệu của thư viện trong phạm vi Phòng Mượn. b) Cán bộ phòng mượn Trách nhiệm: - Phục vụ, cho mượn tài liệu tham khảo và giáo trình. - Nhận trả tài liệu.
13. - Ổn định kho tư liệu. - Gia cố, bảo quản tài liệu cũ. Quyền hạn: - Xử lý những công việc và vi phạm kỷ luật trong phạm vi Phòng Mượn. - Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển mảng công tác của phòng. 2.2.4. Phòng học liệu điện tử a) Cán bộ phòng học liệu điện tử Trách nhiệm: - Quản lý, vận hành và đảm bảo an ninh hệ thống mạng và máy tính trong thư viện. - Sưu tầm, tổ chức và xây dựng nguồn tài liệu điện tử. - Tổ chức hoạt động phục vụ bạn đọc khi có nhu cầu làm thẻ, số hóa tài liệu. - Quản lý tài sản, trang thiết bị, máy tính trong phòng. Quyền hạn: - Xử lý những vi phạm kỷ luật trong phạm vi của Phòng. - Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển nhằm không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ. - Nghiên cứu, đề xuất hướng bổ sung nguồn tài liệu điện tử. - Nghiên cứu đề xuất các giải pháp an ninh mạng. - Xây dựng và phát triển sản phẩm thông tin. II. NỘI DUNG THỰC TẬP Nhằm giúp cho em có thể vận dụng tốt các kiến thức đã được học và để phù hợp với đặc thù của thư viện, trong thời gian thực tập 07 tuần tại thư viện, em đã được ban giám đốc thư viện phân công làm việc theo cặp (02 người một phòng)lần
14. lượt tại các phòng của thư viện, ngoài ra còn có một số ngày em được tự chọn nội dung thực tập. Các phòng được phân công làm lần lượt có: 1. Phòng giữ cặp 2. Phòng kỹ thuật nghiệp vụ 3. Phòng học liệu điện tử 4. Phòng mượn 5. Phòng đọc  Công việc đã được làm cụ thể tại các phòng ban: 1. Phòng giữ cặp - Với 03 ngày trên tổng số 35 ngày thực tập - Giữ cặp, balô cho sinh viên có nhu cầu vào thư viện. Được sử dụng phần mềm libol version 5.0 làm những thao tác như quét thẻ sinh viên, nhập số tủ cho mượn trong phần “mượn tủ” và khi bạn đọc trả tủ cũng làm những thao tác tương tự trong phần “trả tủ”, có thể kiểm tra số người đang mượn bằng cách tìm trong phần “đang mượn”. 2. Phòng kỹ thuật nghiệp vụ - 08 ngày trên tổng số 35 ngày thực tập - Kiểm tra tài liệu mới nhập về xem có bị hư hỏng, chất lượng in, mất trang - Đóng dấu Thư viện, dán nhãn, dán mã vạch tài liệu, in và dán nhãn tài liệu cho tài liệu là luận văn, luận án, sah 1giao1 trình, sách tham khảo
15. - Biên mục phiếu tiền máy các mục như mô tả, tạo đề mục chủ đề, phân loại, tóm tắt tài liệu: sách, luận văn, luận án. + Các trường được biên mục tiền máy. 001 Mã của tài liệu 005 Thời gian biên mục 040 Đơn vị biên mục 041 Ngôn ngữ của tài liệu 082 Ký hiệu phân loại (sử dụng khung phân loại DDC 14). 084 Mã ngành của tài liệu (ví dụ như: 601401/ 605246/ 605250/ CKT/ ĐCT .) 090 $aký hiệu phân loại $bcutter 100 Tác giả 245 $a thông tin nhan đề tài liệu: $bthông tin bổ sung cho nhan đề/$c thông tin trách nhiệm của tài liệu. 260 $a thông tin nơi xuất bản:$b nhà xuất bản,$c năm xuất bản 300 $a khối lượng.;$c kích thước 650 $a đề mục chủ đề 700 $a tác giả liên quan Một ví dụ cụ thề tài liệu mà em đã được biên mục: 001
16. 005 20/12/2012 040 ĐHSPKT 041 Vie 082 668.4 084 $a065204 090 $a668.8 $bN573 – S698 100 $a Nguyễn, Văn Sơn 245 $a Nghiên cứu tăng bền cho vật liệu nhựa và composite trong công nghệ ép phun:$b Luận văn thạc sĩ/$c Nguyễn Văn Sơn 260 $a Tp.HCM: $b Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh,$c 2011 300 $a 79tr.;$c30cm 650 $a Nhựa 650 $a Công nghệ chế tạo vật liệu 650 $a công nghệ ép phun 700 $a Lê Hiếu Giang, $e hướng dẫn, - Khi biên mục trên máy thì Thư viện biên mục các trường sau: 001,005,040,041,082,084,090,100,245,260,300,650,700,900. - Tra trùng tài liệu sau khi biên mục đồng thời kiểm tra lại các lỗi biên mục và sửa.
17. - Bảo quản tài liệu: sách, giáo trình, luận văn, luận án bị hư hỏng nhỏ. 3. Phòng học liệu điện tử - 08 ngày trên tổng số 35 ngày thực tập - In tài liệu cho sinh viên - Tìm hiểu dịch vụ số hóa tài liệu cho người dùng tin có nhu cầu - Scan tài liệu: - Quy trình scan: Khởi động máy vi tính=> mở phần mềm HP Solution Center sau đó => chỉnh sửa tài liệu vuông góc với máy scan =>chọn scan Document => chọn Document to searchable PDF File chọn scan, click ok=> chọn nút add page(s) để scan trang tiếp theo, trong quá trình scan nếu như tài liệu bị mất chữ hoặc chưa đạt yêu cầu thì => chọn Delete page để xóa trang đó. => chọn Ratate/Flip để chỉnh hướng tài liệu tùy ý, phù hợp với yêu cầu scan tài liệu đó. +Rotate left: quay trái + Rotate right: quay phải +Flip Horizontal: quay ngược đầu.
18. => chọn Crop để cắt tài liệu, bỏ đi những phần thừa trên máy scan, (do tài liệu nhỏ hơn), sau khi cắt xong => chọn nút finish phần mềm tự động xử lý và lưu vào thư mục “My Scan”. => Vào thư mục ‘ My Scan cut file vừa lưu dán qua thư mục “ Ghép file” =>sau đó tiến hành nối file của tài liệu: Mở phần mềm Ap PDF Split merge, => chọn nút add files chọn tài liệu ở thư mục “Ghép file” bao gồm tài liệu mới scan và phần giới thiệu về thư viện, thông tin về nhà tài trợ => bấm Open => chọn Start merge, rồi kiểm tra lại file vừa được nối => đóng phần mềm ApPDF Splitmerge sau đó vào thư mục ghép file chọn tài liệu gốc nhấn nút delete để xóa => đổi tên file vừa được nối theo số ĐKCB của tài liệu: - Upload tài liệu đã được scan lên trang web trường: Vào trang web:  Quy trình upload: => Vào thesis chọn thêm file mới sau đó => chọn tên file cần upload trong thư mục “Sinh Viên” nhấn nút F2 sau đó copy tên mã xếp giá đưa vào phần mã xếp giá của tra cứu luận án => click tìm kiếm.
19. => Mở kết quả tìm kiếm, copy những thông tin về tài liệu như: tên tác giả, tên nhan đề, thông tin trách nhiệm, nơi xuất bản, nhà xuất bản, số trang, kích thước, số KHPL, KHXG. => Dán vào mục tóm tắt, copy tên nhan đề vào mục tên file, copy tên tác giả vào mục tác giả. => Sau đó chọn file cần upload tải lên, click Browse chọn file cần up (phải chính xác với tên file chọn ban đầu) => chọn upload sau đó copy địa chỉ nguồn tài liệu và dán vào mục nguồn bên ngoài. => Click “thực hiện”để kết thúc quá trình upload tài liệu. - Sang đĩa - Tìm hiểu dịch vụ làm thẻ sinh viên, cán bộ trong và ngoài trường 4. Phòng mượn  06 ngày trên tổng số 35 ngày thực tập Nắm cách tổ chức kho trong phòng mượn: tổ chức theo ký hiệu phân loại DDC. o Khu vực giáo trình nằm ở cửa số 2 gồm 4 dãy:
20. o Khu vực tài liệu tham khảo nằm ở cửa số 1gồm 4 dãy:
21. Hướng dẫn bạn đọc tra cứu tài liệu trên máy và tìm tài liệu trong kho: Vào phần tra cứu chung/ sách/ luận văn , đánh tên nhan đề, tên tác giả, sau đó ghi hoặc nhớ ký hiệu phân loại của tài liệu rồi nhìn lên sơ đồ hướng dẫn để biết được tài liệu nằm ở vị trí nào trong kho. Tìm hiểu quy trình mượn/trả tài liệu, các cách xử lý khi bạn đọc vi phạm. + Quy trình cho mượn tài liệu: Mở phần mềm libol vào mục ghi mượn => quét thẻ bạn đọc=>kiểm tra thông tin bạn đọc, số lượng tài liệu được mượn, => quét mã vạch tài liệu và cho mượn. +Quy trình nhận tài liệu trả
22. Mở phần mềm libol vào mục ghi trả => quét thẻ bạn đọc và kiểm tra thông tin bạn đọc=>kiểm tra tài liệu trả có bị hư hỏng gì không=> quét và nhận tài liệu được trả. +Cách xử lý bạn đọc khi vi phạm: Trễ hạn mượn 500 đ/ cuốn/ ngày đối với lần đầu tiên. Từ lần thứ hai trở đi phạt 1000đ/cuốn/ngày. Hư hỏng, mất tài liệu phải mua lại cuốn mới tương tự, nếu trên thị trường không có thì phải mua cuốn khác có giá tiền và nội dung tương tự với cuốn đã mất.Nếu thư viện còn bản khác thì bạn đọc sẽ đóng tiền tương đương với giá in tại thời điểm hiện tại. Sắp xếp tài liệu đúng khu vực: sắp xếp theo loại hình là giáo trình và sách tham khảo rồi đến ký hiệu phân loại của tài liệu, sau đó sắp xếp theo số cuter nếu cùng số cuter nếu là giáo trình thì xếp theo năm xuất bản của tài liệu. Quan sát tác phong của bạn đọc khi vào phòng mượn tài liệu. nhắc nhở khi thấy bạn đọc không bỏ áo trong quần(nam),mặc quần áo không gọn gàng (nữ),đội nón, mũ,không xuất trình thẻ 5. Phòng đọc  09 ngày trên tổng số 35 ngày thực tập Nắm cách tổ chức kho trong phòng đọc: o Khu vực sách Việt văn gồm 3 dãy, được tổ chức theo ngôn ngữ ký hiệu là SKV=>theo ký hiệu phân loại=> theo cuter. +Dãy 1 từ:000 - 427
23. +Dãy 2 từ:428 - 629.8 +Dãy 3 từ:629.8312 - 999 o Khu vực sách ngoại văn gồm 2 dãy(gồm sách tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Pháp, tiếng Nga), được tổ chức theo ngôn ngữ được ký hiệu chung là SKN=> theo ký hiệu cuter=> theo năm xuất bản. +Dãy 1:000 – 621.367 +Dãy 2: 621.37 - 999 o Khu vực tài liệu tra cứu. gồm các tài liệu là từ điển, bách khoa toàn thư, sổ tay o Khu vực luận văn, luận án, NCKH gồm 05 kệ +Dãy 1,2,3 là đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường,Dãy 4, đề tài nghiên cứu cấp Bộ và sách tham khảo dành cho hệ sau đại học,Dãy 5 là luận văn thạc sĩ: o Khu vực báo, tạp chí gồm: +Kệ báo được sắp xếp theo sơ đồ như sau: Báo Nhân dân Báo Quân đội nhân dân Báo tiền phong Báo Sài Gòn giải phóng Báo Thanh niên Báo Tuổi trẻ Báo người lao động Báo lao động Báo Giáo dục Báo Phụ nữ Báo Đời sống &Pháp luật Báo Công An Báo Pháp luật An ninh thế giới
24. Sơ đồ tạp chí gồm 03 kệ: Kệ 01: Chip @ Chip M Làm bạn với máy tính Thế giới Game PC world CN – Phong Người đẹp, Thế giới cách xanh thanh nữ Thời trang trẻ Mốt & đời sống Tạp chí giáo dục Tự động hóa Ô tô Điện tử tiêu dùng Hóa học Xây dựng Tài chính, Năng lượng nhiệt Kệ 02: Thế giới phụ nữ Phụ nữ Tiếp thị và gia Tiếp thị và gia đình ( tuần) đình( tháng) Văn hóa nghệ Bếp gia đình Món ngon Việt Giáo dục lý luận thuật ẩm thực Nam Mẹ & bé Thuốc & sức Sức khỏe đời Sức khỏe đời khỏe sống(tuần) sống (tháng) Thế giới Văn hóa Khoa học phổ Kiến thức gia Thông tin đối thông đình ngoại Văn hóa Quảng Thông tin khoa Cây thuốc quý Hoa cảnh
25. Bình học Công nghệ Kệ 03: Teaching & Sunflower Kiến thức ngày Tài hoa trẻ, Tri learning nay thức trẻ Hoa học trò Pháp luật Mực tím (tuần) Mực tím (tháng) Tạp chí Thanh Tập san Thanh VTM 2! niên niên Tuồi trẻ cười Tuổi trẻ cuối tuần Sinh viên Việt Thế giới mới Nam ĐHSPKT Petro Việt Nam Phát triển KHCN Nắm cách quản lí bạn đọc ra vào phòng đọc: o Quét và giữ thẻ sinh viên khi bạn đọc đi vào đồng thời kiểm tra thông tin về bạn đọc, thẻ đã trễ hạn hay chưa. o Để ý tác phong bạn đọc xem có đúng nội quy thư viện hay không. Bỏ áo trong quần đối với nam, mặc gọn gàng đối với nữ, không được mang bao chống sóc cho laptop vào phòng, không được mang sách in, photo vào phòng đọc, không đội nón, mũ vào trong phòng. o Nhắc nhở bạn đọc khi hết giờ, sáng hết giờ từ 11h15, chiều 16h15.
26. o Trả thẻ, quan sát xem bạn đọc có cầm tài liệu của thư viện ra khỏi phòng hay không Tìm hiểu việc xử phạt nếu bạn đọc vi phạm nội quy. Tùy theo mức độ vi phạm, thái độ sau khi vi phạm sẽ xử phạt theo các mức độ như cảnh cáo, khóa thẻ sử dụng thư viện 01 tuần, 02 tuần, một năm Tìm hiểu việc bán giáo trình cho sinh viên mua để đền cho thư viện. Thực hiện và nắm bắt quy trình cho bạn đọc mượn tài liệu ra ngoài photo. Mượn tài liệu ra ngoài photo bạn đọc phải thế chân 100.000đ, phải trả 2.000đ cho phí bảo quản tài liệu, phải trả tài liệu đúng giờ quy định, nếu vi phạm phải nộp phạt 5.000đ, phạt 10.000đ nếu trễ hạn sang ngày hôm sau. Hướng dẫn bạn đọc tìm tài liệu trên máy tra cứu và trong kho: Vào phần tra cứu tài liệu, chọn tra cứu chung hoặc tra cứu sách đánh tên nhan đề tài liệu, tên tác giả sau đó nhấn Enter, lấy giấy ghi lại ký hiệu phân loại của tài liệu Sắp xếp lại báo, tạp chí, lưu báo và tạp chí cũ vào trong kho.  Quy trình lưu báo: +Lấy báo từ quầy vào trong kho, ( Chỉ để lại trên quầy 02 số mới nhất). +Lưu theo tên báo=> theo tháng (sắp xếp theo trật tự từ số đầu tháng đến số cuối tháng) => theo quý => dùng dây cột lại bỏ vào tủ lưu  Quy trình lưu tạp chí: + Lấy tạp chí từ quầy vào trong kho và để lại hai số mới nhất. +Lưu theo tên tạp chí => lưu theo trật tự từ số nhỏ đến số lớn.
27. o Sắp xếp lại sách, luận văn, luận án, đề tài NCKH, tài liệu phục vụ cho đối tượng sau đại học trong kho theo đúng vị trí. o Thực hiện giãn kho luận văn, luận án, NCKH. o Thức hiện giãn kho Việt văn o Bấm báo mới trong ngày.
28. III.LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC BUỔI HỘI NGHỊ BẠN ĐỌC – NGƯỜI DÙNG TIN CHO THƯ VIỆN ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH. ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam THƯ VIỆN Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc SỐ: 01/KHTV Thành phố Hồ Chí Minh ngày 15 tháng 09 năm 2013 KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ BẠN ĐỌC – NGƯỜI DÙNG TIN (DỰ THẢO) I. Mục đích, yêu cầu 1.Mục đích - Nhân dịp kỷ niệm 37 năm thành lập thư viện ngày 27/ 10/ 1976 – ngày 27/10/1013. - Giới thiệu tài liệu mới nhập về Thư viện cho bạn đọc – người dùng tin - Giao lưu giữa thư viện và bạn đọc, giữa bạn đọc và bạn đọc. - Lắng nghe ý kiến đánh giá của bạn đọc về thư viện, các tài liệu có trong thư viện, sản phẩm và dịch vụ của thư viện. 2. Yêu cầu - Thông báo đến toàn bộ bạn đọc trong và ngoài nhà trường. - Tạo ra được niềm say mê đọc sách, nghiên cứu khoa học, khơi dậy nhu cầu thông tin ở bạn đọc - Làm cho thư viện thay đổi theo chiều hướng tốt nhờ vào ý kiến đóng góp chân thành của bạn đọc.
29. II. Nội dung và thời gian thực hiện: 1.Nội dung: -Báo cáo tổng kết tình hình hoạt động và số lượng bạn đọc của thư viện trong năm học 2012-2013. - Đưa ra những ấn bản mới được xuất bản để giới thiệu cho bạn đọc. Giới thiệu những sản phẩm của thư viện và những dịch vụ. - Giới thiệu cho tân sinh viên biết cách sử dụng thư viện và các tài liệu, sản phẩm ,dịch vụ có trong thư viện. - Lắng nghe bạn đọc trao đổi, đánh giá thư viện. 2. Thời gian thực hiện: - Dự kiến sẽ tổ chức vào ngày 27/10/2013 3. Địa điểm: Tại phòng đọc của Thư viện Đại học Sư phạm Kỹ thuật 4.Thành phần tham dự: - Lãnh đạo của các thư viện khác - Giáo viên chủ nhiệm (nếu có) - Ban cán sự lớp - Cố vấn học tập - Toàn thể nhân viên trong thư viện - Bạn đọc thường xuyên của thư viện.
30. 5.Chương trình chi tiết: S Thời gian Nội dung Phụ trách Ghi chú T T 1 7h30 – 8h Tặng quà,văn nghệ,các Ban tổ chức bạn đọc ổn định chỗ ngồi. 2 8h -8h15 Tuyên bố lý do, giới thiệu Người dẫn ban giám đốc Thư viện chương trình 3 8h15 – Phát biểu của giám đốc GĐ thư viện 8h30 thư viện. 4 8h30 – 9h Tổng kết tình hình hoạt Phòng đọc động của thư viện trong năm vừa qua, số lượng bạn đọc của thư viện. 5 9h – 10h Giới thiệu ấn bản mới Nhân viên được xuất bản,dịch vụ, trong thư sản phẩm của thư viện, viện mời bạn đọc đi tham quan khu triển lãm tài liệu mới. 6 10h – 11h Đại diện bạn đọc đánh Bạn đọc Sau khi đã giá, trao đổi về hoạt động chia nhóm của thư viện trong công hội ý tác phục vụ bạn đọc.
31. III.Biện pháp thực hiện: 1.Thành lập ban chỉ đạo: Vũ Trọng Luật GĐ thư viện Đoàn Bích Ngọc P.GĐ thư viện Phạm Minh Quân P.GĐ thư viện 2.Thành lập ban tổ chức Nguyễn Văn Vị - Tr.phòng đọc Trưởng ban tổ chức Quảng Ngọc Như Anh – P.phòng đọc Phó ban tổ chức Võ Thị Phượng - NVphòng mượn Thành viên Đoàn Minh Gia – NVphòng HLĐT Thành viên 3.Phòng đọc - Xây dựng kế hoạch, trình lên ban giám đốc phê duyệt, và xin ý kiến tổ chức - Chuẩn bị số liệu, thống kê về bạn đọc trong năm học 2012 -2013 - Thông báo đến từng khoa trong trường để - Tham gia vào công tác tổ chức để hội nghị thành công tốt đẹp. 4.Các nhân viên trong thư viện - Tham gia hỗ trợ với phòng phục vụ bạn đọc trong công tác chuẩn bị, hướng dẫn bạn đọc trong quá trình Hội nghị. - Chuẩn bị công tác tuyên truyền đến bạn đọc của thư viện như treo băng zôn, phát tờ rơi. 5.Dự kiến kinh phí thực hiện: - Kinh phí quà tặng cho khách mời là 500.000 đ - Kinh phí mua hoa tươi cho Hội nghị là 200.000đ - Làm băng zôn, khẩu hiệu là 500.000đ - Kinh phí cho đội văn nghệ là 300.000đ - Kinh phí dự trù 300.000đ *Tổng 1.800.000đ 31
32. 1.Tiến độ thực hiện: - Ngày 01/10/2013 trình kế hoạch, xin ý kiến BGĐ thư viện. - Ngày 10/10/2013 thông báo đến các khoa, tuyên truyền đến bạn đọc. - Ngày 27/10/2013 tổ chức Hội nghị. Phê duyệt của BGĐ Người lập kế hoạch (Ký và ghi rõ họ tên) Thảo Nơi nhận Nguyễn Thị Thảo - BGĐ (báo cáo) - Phòng đọc (thực hiện) - (lưu) 32
33. IV. TỔNG KẾT 1. Tự nhận xét về trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tác phong làm việc của bản thân - Quá trình thực tập đã giúp em tiếp xúc trực tiếp với thực tiễn công việc . Tuy nhiên trong quá trình thực tập em cũng không tránh khỏi sai sót, những lúng túng ban đầu, nhưng nhờ sự tận tình chỉ bảo, hướng dẫn của các thầy cô, anh chị nên em cũng dần quen và thành thạo hơn trong công việc. - Đợt thực tập này cũng đã rèn luyện cho em những đức tính để có tác phong tốt trong công việc: đi đúng giờ, tập trung trong công việc, hoàn thành tốt công việc được giao. - Bên cạnh đó, em nhận thấy mình còn nhiều hạn chế trong công việc như: khả năng tin học còn hạn chế nên xử lí công việc chưa thành thạo, ngoài ra còn thiếu sót trong quá trình xử lý nội dung tài liệu. Từ những thiếu sót của bản thân đã giúp em tự nhủ với bản thân là cần phải cố gắng học tập nhiều hơn nữa để khi ra trường đi làm sẽ bớt được phần nào thiếu sót trước đây đã gặp phải. 2. Nhận xét về thư viện 2.1. Ưu điểm - Vị trí của thư viện: Thư viện có vị trí rất thuận lợi do nằm ở khu vực trung tâm của trường, thuận tiện cho việc đi lại của sinh viên. - Thư viện làm việc hiệu quả, chuyên môn hóa cao thể hiện qua các phòng, ban được phân chia nhiệm vụ cụ thể theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng. 33
34. - Cán bộ thư viện: Thư viện có đội ngũ cán bộ trẻ, năng động, nhiệt tình trong công việc. Mỗi cán bộ có thể đảm trách nhiều khâu công việc khác nhau và cán bộ thư viện còn được tạo điều kiện để học tập nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ thông qua những lớp đào tạo ngắn hạn. - Trang thiết bị và phương tiện kỹ thuật tương đối hiện đại đã hỗ trợ cho em hoàn thành công việc trong khi thực tập . 2.2. Khuyến nghị - Phòng giữ cặp nên bổ sung thêm tủ giữ cặp to hơn, vì hiện tại các tủ chỉ chứa được những cặp, túi sách với diện tích vừa và nhỏ. Những cặp,túi sách có diện tích lớn không thể để vừa tủ dẫn đến việc phải gửi bên ngoài cho cán bộ phòng giữ cặp trông coi. Điều này gây khó khăn cho việc kiểm soát, đồng thời cũng thiếu tính thẩm mỹ. - Không gian Phòng Học liệu Điện tử hơi chật hẹp -Công tác vệ sinh tài liệu chưa được quan tâm lắm,ở phòng mượn tài liệu còn để dưới đất, còn bị bụi bám nhiều. Điều này sẽ dẫn đến tuổi thọ của tài liệu giảm nhanh. Gây khó khăn cho việc bảo quản và sắp xếp tài liệu. - Tài liệu của thư viện rất phong phú và đa dạng đặc biệt là giáo trình vì vậy thiếu rất nhiều kệ để chứa, cần bổ sung thêm kệ chứa tài liệu, mở rộng kho thêm nữa -Thư viện nên có phòng học nhóm dành cho sinh viên có nhu cầu học nhóm, thảo luận 34
35. THAY LỜI KẾT Trong thời gian thực tập 7 tuần từ (12/11/2012 đến 30/12/2012) đã giúp chúng em vững vàng hơn về vốn kiến thức đã học qua những năm ngồi trên giảng đường đại học. Em xin gửi lời cảm ơn thân thương đến Ban giám đốc thư viện, các thầy cô cùng tất cả các anh chị cán bộ trong thư viện đã nhiệt tình giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt đợt thực tập, giúp em không những vững về kiến thức chuyên môn mà còn trưởng thành hơn về phẩm chất của người cán bộ thư viện. Môi trường làm việc của thư viện đã tạo cho em có cái nhìn nền tảng và định hướng về công việc sau khi ra trường Em cũng cảm ơn cô Đoàn Thị Thu và chị Lê Thị Hồng Hiếu đã đại diện khoa Thư viện_Thông tin học Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn TP. HCM hướng dẫn chúng em trong đợt thực tập này. Kính chúc quý Ban giám đốc cùng toàn thể cán bộ thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM, quý Thầy Cô khoa Thư viện_Thông tin học Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn TP. HCM có được nhiều sức khỏe và niềm vui trong cuộc sống. Sinh viên thực tập Nguyễn Thị Thảo Nguồn tham khảo: + 35
36. MỤC LỤC Nội dung Trang LỜI MỞ ĐẦU 01 I.GIỚI THIỆU VỀ THƯ VIỆN 02 1.1 Vài nét về thư viện 02 1.2 Nguồn lực 03 1.3 Bạn đọc 04 1.4 Nguồn lực thông tin 04 1.5 Cơ sở hạ tầng, vất chất, trang thiết bị 05 2. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức của thư viện 06 II. NỘI DUNG THỰC TẬP 12 Công việc làm cụ thể tại các phòng ban 1.Phòng giữ cặp 13 2.Phòng kỹ thuật nghiệp vụ 13 3.phòng học liệu điện tử 16 4.Phòng mượn 18 5.Phòng đọc 21 III.LẬP KẾ HOẠCH 27 IV.TỔNG KẾT 32 1.Tự nhận xét về bản thân 32 37
37. 2.Nhận xét về thư viện 32 THAY LỜI KẾT 34 NGUỒN THAM KHẢO 35 MỤC LỤC 36 38