Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp. Hồ Chí Minh - Ngô Thị Lan

Nội dung text: Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp. Hồ Chí Minh - Ngô Thị Lan

1. ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN KHOA THƯ VIỆN – THÔNG TIN HỌC BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ĐOÀN THỊ THU LÊ THỊ HỒNG HIẾU SVTH: NGÔ THỊ LAN MSSV : 0856100041 TP.HCM Ngày 25 Tháng 12 Năm 2012
2. Báo Cáo Thực Tập I. LỜI MỞ ĐẦU Người ta hay nói “Lý thuyết và thực tiễn”, trong suốt gần 4 năm học, chúng em đã được các thầy cô hướng dẫn và dạy các kiến thức và chuyên ngành “ Thư viện – Thông tin”, song hầu hết thời gian đó chúng em tham ra học trên trường, hầu hết các kiến thức nghiêng về lý thuyết. Do đó để giúp chúng em “ học đi đôi với hành”, trong thời gian này thầy cô trong khoa cũng như các thư viện đã tạo điều kiện để chúng em rèn luyện và trải nghiệm cũng như học hỏi những kỹ năng nghiệp vụ thư viện, đồng thời rèn luyện kỹ năng về tác phong làm việc. Nhóm chúng em gồm 11 thành viên dưới sự hướng dẫn của qúy thầy cô bắt đầu đợt thực tập của mình tại thư viện trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM, thời gian từ ngày 12/11/2012 đến 28/12/2012. II. PHẦN NỘI DUNG 1. Giới thiệu về thư viện 1.1. Vài nét về Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp. Hồ Chí Minh. Thư viện Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh được thành lập sau ngày cả nước thống nhất (27/10/1976), trên cơ sở Thư viện Đại học Giáo dục trực thuộc Viện Đại học Thủ Đức; với diện tích ban đầu là 760,5 m2 và 4 cán bộ. Là một thiết chế văn hóa giáo dục của nhà trường, Thư viện có chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lý của nhà trường thông qua việc sử dụng, khai thác các loại hình tài liệu có sẵn. 2
3. Báo Cáo Thực Tập Chức năng, nhiệm cụ của thư viện: Giúp Hiệu trưởng tổ chức, xây dựng và quản lý vốn tư liệu văn hoá, khoa học, kỹ thuật, phục vụ công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học; Cung cấp các loại hình giáo trình, sách, báo, tạp chí, tài liệu khoa học kỹ thuật, khoa học giáo dục và các loại sách khác phục vụ cho công tác đào tạo, NCKH, sản xuất; Xây dựng và đưa vào khai thác cổng thông tin thư viện điện tử nhằm hiện đại hóa và đa dạng hóa các hình thức đáp ứng nhu cầu thông tin tư liệu; Phát triển các sản phẩm thông tin thư viện theo yêu cầu của độc giả phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, học tập và đưa ra ứng dụng thực tiễn; Chủ động tư vấn, xây dựng và phát triển hoạt động hỗ trợ độc giả; Liên kết với các thư viện trong và ngoài nước để đẩy mạnh quá trình trao đổi tư liệu, kiến thức khoa học phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập của toàn trường. Với phương châm: ĐỒNG HÀNH CÙNG ĐỘC GIẢ KHÁM PHÁ & CHINH PHỤC THẾ GIỚI TRI THỨC Hiện nay, cơ sở vật chất trang thiết bị, phương tiện hoạt động của Thư viện được đầu tư phát triển nhờ vào sự quan tâm của Ban Giám Hiệu trường. Đặc biệt, việc ứng dụng phần mềm quản lý Thư viện điện tử LIBOL version 5.0 cùng với việc nối mạng LAN, mạng Internet làm cho mọi hoạt động lao động của Thư viện trở nên khoa học và có chiều sâu, công tác phục vụ cũng ngày càng đáp ứng được nhu cầu học tập, giảng dạy, nghiên cứu và lao động sản xuất của nhà trường. 1.2 Vốn tài liệu Là một trong những yếu tố cấu thành thư viện. Vì vậy, nó đóng một vai trò quan trọng không thể thiếu trong thư viện.Thư viện đã từng bước nghiên cứu xây dựng vốn tài liệu phong phú và có giá trị. Để làm được điều này, trước hết cần hiểu 3
4. Báo Cáo Thực Tập rõ bản chất, quy luật hình thành vốn tài liệu, xem xét nhu cầu người dùng tin và nguồn lực thông tin, tiến hành lập kế hoạch, xây dựng chính sách bổ sung. Từ đó làm cơ sở tổ chức, quản lý một cách đúng đắn, khoa học cho sự phát triển của vốn tài liệu. Trong Thư viện bao gồm: tài liệu in truyền thống và tài liệu điện tử được chia sẻ trên mạng Internet. Việc xây dựng chiến lược bổ sung tư liệu thư viện đóng vai trò then chốt trong quá trình hoạt động của Thư viện. - Tài liệu in: Bao gồm các loại tài liệu đang được bổ sung tại Thư viện: STT LOẠI HÌNH TƯ LIỆU SỐ LƯỢNG 1 Sách tham khảo - Giáo trình 305.496 bản 2 Luận văn - Luận án 2.645 cuốn 3 Công trình nghiên cứu khoa học 1.220 đề tài 4 Bài trích báo tạp chí 585 biểu ghi 5 Báo tạp chí 253 loại - Tài liệu điện tử: Sưu tập nguồn tài nguyên điện tử được sưu tầm, tổ chức và phục vụ tại Thư viện: các CSDL trực tuyến dạng có phí và miễn phí; tài liệu sách điện tử đã download về TV; giáo trình bài giảng do nhà trường biên soạn; nguồn học liệu điện tử. 1.3 Bạn đọc: Trong những năm gần đây, với quy mô đào tạo ngày càng mở rộng của nhà trường đã làm cho số lượng sinh viên đầu vào hàng năm tăng lên đáng kể, số lượng giảng viên, cán bộ quản lý, nhân viên hành chính nghiệp vụ cũng tăng; cộng thêm vào là việc cải tiến phương pháp giảng dạy trong nhà trường dẫn đến số lượng bạn đọc trong trường sử dụng thư viện tăng ngày càng cao. Tính đến ngày 15/10/2011 số lượng bạn đọc hiện đang sử dụng thư viện là: 17.164 4
5. Báo Cáo Thực Tập 1.4. Cán bộ thư viện Với khối lượng sinh viên toàn trường khá đông, nguồn nhân lực tại Thư viện cũng đang chịu một áp lực công việc khá lớn và luôn hoạt động một cách tích cực nhằm cung cấp thông tin và phục vụ độc giả đạt hiệu quả như mong muốn. Tổng số nhân sự : 17 Giới tính: Về độ tuổi: Nam : 06 Dưới 40 : 10 Nữ : 10 Trên 40 : 06 1. Trình độ chuyên môn: Đại học: 07 Cao đẳng: 07 Khác: 02 2. Chuyên môn nghiệp vụ Thư viện: 15 CNTT: 01 CN khác: 03 1.5. Cơ sở vật chất Được sự quan tâm đầu tư của nhà trường, Thư viện luôn có được những ưu tiên và thuận lợi trong trang bị cơ sở vật chất để góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ 1. Cơ sở hạ tầng: - Thư viện được bố trí tại khu vực trung tâm, thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng của đông đảo độc giả là giảng viên, CB CNV và SV-HS trong toàn trường. Với diện tích phục vụ 1500 m2, tại khu vực nhà A4. Thư viện có ưu thế cao trong quá trình cung cấp thông tin, kiến thức, hỗ trợ độc giả trong việc học tập và tự nghiên cứu. - Hạ tầng của Thư viện được bố trí ở 1 tầng trệt và 1 lầu, với sự quy hoạch phục vụ với những mục đích khác nhau nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất trong quá trình phục vụ độc giả. - Khu vực tầng trệt bao gồm các phòng: Phòng Đọc, Phòng Đọc Cộng đồng, Phòng Nghiệp vụ, Phòng Dịch vụ Thông tin, Phòng Học liệu điện tử, Phòng giữ cặp và bộ phận điều hành. - Khu vực lầu 1 chuyên để phục vụ cho quá trình mượn trả, gồm có Phòng Mượn và khu vực Kho lưu. 2. Trang thiết bị: - Trang thiết bị trong Thư viện cũng được nhà trường đầu tư với tiêu chuẩn cao. Hệ thống trang thiết bị trong Thư viện bao gồm: 5
6. Báo Cáo Thực Tập - Hệ thống server chuyên dụng. - Hệ thống mạng và các thiết bị phụ trợ. - Hệ thống máy tính phục vụ công tác và máy tính tra cứu dành cho độc giả. Sách vở tư liệu, báo tạp chí dạng in và điện tử. - Hệ thống kho tàng, kệ chứa. 2. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức và hoạt động của thư viện TRƯỞNG THƯ VIỆN PHÓ PHÓ TRƯỞNG THƯ VIỆN TRƯỞNG THƯ VIỆN Phụ trách Phục vụ Phụ trách CNTT CB PHÒNG NGHIỆP VỤ CB CB PHÒNG CB CB PHÒNG MƯỢN - PHÒNG PHÒNG ĐỌC GT NV HLĐT 6
7. Báo Cáo Thực Tập Thư viện trường thuộc sự quản lý trực tiếp của Ban Giám hiệu nhà trường. Căn cứ vào đối tượng phục vụ, cơ cấu tổ chức và quản lý của Thư viện được tổ chức thành các bộ phận chức năng sau: 2.1. Lãnh đạo thư viện 2.1.1. Trưởng thư viện Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về toàn bộ công tác tổ chức, lãnh đạo, lập kế hoạch và phương hướng hoạt động của đơn vị. - Quản lý, điều hành toàn đơn vị. - Xây dựng, quản lý và khai thác vốn tài liệu một cách có hiệu quả, tổ chức và phân công công việc cho Tổ nghiệp vụ thư viện. - Phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện. - Xây dựng và triển khai các sản phẩm thông tin phục vụ dạy và học. - Định hướng phát triển nhằm nâng cao chất lượng phục vụ độc giả. - Xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ thư viện có tinh thần đoàn kết, tạo mọi điều kiện thuận lợi để phát huy khả năng, tính chủ động sáng tạo của cán bộ thư viện trong công tác; để nâng cao trình độ chính trị, khoa học của cán bộ thư viện. - Phụ trách công tác kiểm kê trong toàn đơn vị. Quyền hạn: - Đề xuất và tham mưu cho lãnh đạo nhà trường các hướng phát triển thư viện, nâng cao chất lượng phục vụ của thư viện. - Xây dựng định hướng phát triển đơn vị. - Đề xuất tuyển dụng và quản lý nhân sự của đơn vị. - Tổ chức, điều động phân công công tác cán bộ trong đơn vị. 7
8. Báo Cáo Thực Tập - Bình xét, đề cử cán bộ cho các danh hiệu thi đua khen thưởng, kỷ luật và các chức danh trong đơn vị. 2.1.2. Phó Trưởng thư viện phụ trách công tác phục vụ Trách nhiệm: - Hỗ trợ, tham mưu cho Trưởng Thư viện các mảng hoạt động phục vụ trong đơn vị. - Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về việc xây dựng, phát triển, xử lý công tác phục vụ vốn tài liệu thư viện. - Tổ chức và phân công lao động trong công tác phục vụ, công tác bạn đọc và hoạt động tra cứu của thư viện. - Tư vấn và chịu trách nhiệm trước Trưởng đơn vị về công tác tuyển dụng nhân sự. - Duy trì và phát triển tình đoàn kết nội bộ. - Phụ trách mảng quản lý tài sản và công tác kiểm kê tài sản trong đơn vị. Quyền hạn: - Xây dựng chiến lược phát triển thư viện trong lĩnh vực được phân công. - Chỉ đạo, điều động và tổ chức cán bộ trong các khâu công tác. - Đề xuất và thực hiện tuyển dụng việc bổ sung nhân sự. - Kiểm tra kết quả công tác các mảng hoạt động trong đơn vị. 2.1.3. Phó Trưởng thư viện phụ trách công nghệ thông tin Trách nhiệm: - Hỗ trợ, tham mưu cho Trưởng Thư viện các mảng hoạt động trong đơn vị. - Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về việc xây dựng, phát triển công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện. - Nghiên cứu, xây dựng và phát triển thư viện điện tử. 8
9. Báo Cáo Thực Tập - Quản trị và bảo trì cơ sở dữ liệu thư viện, nghiên cứu triển khai các cơ sở dữ liệu điện tử. - Xử lý và đưa ra phục vụ vốn tài liệu điện tử. - Phát triển ứng dụng và hình thành sản phẩm thông tin phục vụ nhu cầu của độc giả. - Cung ứng giải pháp công nghệ ứng dụng trong việc quản lý tư liệu cá nhân, tư liệu phục vụ nghiên cứu khoa học. - Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật và công nghệ trong công tác thư viện. - Thiết kế, vận hành và bảo trì hệ thống website, hệ thống mạng của thư viện. - Phụ trách mảng công tác ISO trong đơn vị. Quyền hạn: - Xây dựng chiến lược phát triển thư viện, phát triển ứng dụng CNTT. - Điều động và tổ chức cán bộ trong các khâu công tác thuộc mảng công nghệ. - Đề xuất việc bổ sung nhân sự. - Quản lý cơ sở vật chất và trang thiết bị của đơn vị. - Vận hành hệ thống mạng máy tính trong đơn vị. 2.2. Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ 2.2.1. Phòng nghiệp vụ Xử lý kỹ thuật tài liệu, cập nhật và bảo trì CSDL thư viện, thực hiện các nhiệm vụ khác của Thư viện. a) Cán bộ phụ trách phòng nghiệp vụ Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về các mảng hoạt động xử lý nghiệp vụ thư viện. - Quản lý, tổ chức, phân công và điều hành công việc Phòng Nghiệp vụ. 9
10. Báo Cáo Thực Tập - Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển mảng nghiệp vụ thư viện. Quyền hạn: - Tổ chức, phân công nhân sự và điều hành công việc trong Tổ Nghiệp vụ. - Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác của Tổ. - Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động nghiệp vụ của thư viện. - Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp phát triển hoạt động nghiệp vụ thư viện; liên thông, liên kết với các thư viện bạn để hỗ trợ cùng phát triển chuyên môn. b) Cán bộ phòng nghiệp vụ Trách nhiệm: - Trực tiếp thực hiện công tác biên mục tài liệu và các công tác xử lý kỹ thuật. - Thu thập, xử lý và biên mục nguồn tài liệu điện tử. Quyền hạn: - Nghiên cứu, đề xuất phương án cải tiến công việc. 2.2.2. Phòng đọc Phục vụ người đọc sử dụng tài liệu tại chỗ với các loại hình tài liệu: Sách Việt văn, ngoại văn, luận văn, luận án, báo, tạp chí,tài liệu tra cứu a) Cán bộ phụ trách phòng đọc Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước Phó Trưởng Thư viện phụ trách phục vụ về các mảng hoạt động phục vụ của Phòng Đọc. - Quản lý, tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Đọc. - Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển của Phòng Đọc. - Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, tư liệu trong phạm vi của Phòng. 10
11. Báo Cáo Thực Tập Quyền hạn: - Tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Đọc. - Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác của của Phòng Đọc. - Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động phục vụ đọc. b) Cán bộ phòng đọc Trách nhiệm: - Phục vụ độc giả đọc và tham khảo tài liệu tại Phòng Đọc. - Tổ chức, sắp xếp và ổn định tài liệu. Quyền hạn: - Xử lý những vi phạm kỷ luật trong phạm vi Phòng Đọc. - Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển mảng công tác. 2.2.3. Phòng mượn Phục vụ cho bạn đọc mượn sách tham khảo và giáo trình về nhà. a) Cán bộ phụ trách phòng mượn Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước Phó Trưởng Thư viện phụ trách phục vụ về các mảng hoạt động phục vụ mượn trả tài liệu của thư viện. - Quản lý, tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Mượn. - Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển của hoạt động mượn trả tài liệu. - Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, tư liệu trong phạm vi của Phòng. Quyền hạn: - Tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Mượn. - Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác của Phòng Mượn. 11
12. Báo Cáo Thực Tập - Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động mượn trả tài liệu của thư viện trong phạm vi Phòng Mượn. b)Cán bộ phòng mượn Trách nhiệm: - Phục vụ mượn tài liệu tham khảo và giáo trình. - Nhận trả tài liệu. - Ổn định kho tư liệu. - Gia cố, bảo quản tài liệu cũ. Quyền hạn: - Xử lý những công việc và vi phạm kỷ luật trong phạm vi Phòng Mượn. - Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển mảng công tác của phòng. 2.2.4. Phòng Dịch vụ thông tin - Giao tiếp, nắm bắt nhu cầu người dùng tin và cung cấp thông tin theo yêu cầu và gia hạn tái cấp quyền sử dụng thẻ thư viện, - Cán bộ phòng dịch vụ thông tin: Trách nhiệm: - Cung cấp thông tin và xử lý thông tin theo yêu cầu của bạn đọc. - Theo dõi, xử lý và cập nhật thông tin bạn đọc. Quyền hạn: - Thu thập, điều tra nhu cầu thông tin và đề xuất hướng thực hiện nhằm cải tiến, nâng cao chất lượng công tác. 12
13. Báo Cáo Thực Tập 2.2.5. Phòng học liệu điện tử Phục vụ người dùng tin truy cập tài liệu và các thông tin trong CSDL Thư viện và trên Internet, liên quan đến việc nghiên cứu, giảng dạy, học tập, giải trí, a) Cán bộ phòng tra cứu thông tin Trách nhiệm: - Quản lý, vận hành và đảm bảo an ninh hệ thống mạng và máy tính trong thư viện. - Tổ chức hoạt động phục vụ tra cứu tại Phòng Tra cứu Thông tin. - Quản lý tài sản, trang thiết bị, máy tính trong phòng. Quyền hạn: - Xử lý những vi phạm kỷ luật trong phạm vi của Phòng. - Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển nhằm không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ. b) Cán bộ kỹ thuật viên mạng và hệ thống Trách nhiệm: - Tổ chức, quản lý và khai thác phòng máy (Phòng Tra cứu thông tin). - Sưu tầm, tổ chức và xây dựng nguồn tài liệu điện tử. - Quản lý, vận hành và đảm bảo an ninh hệ thống mạng và máy tính trong thư viện. - Quản lý tài sản, trang thiết bị, máy tính trong đơn vị. Quyền hạn: - Xử lý những vi phạm kỷ luật trong phạm vi của Phòng. - Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển nhằm không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ. - Nghiên cứu, đề xuất hướng bổ sung nguồn tài liệu điện tử. - Nghiên cứu đề xuất các giải pháp an ninh mạng. - Xây dựng và phát triển sản phẩm thông tin. 13
14. Báo Cáo Thực Tập III. NỘI DUNG THỰC TẬP Trong thời gian 7 tuần thực tập em đã vận dụng được những kiến thức đã học vào thực tiễn thư viện và được phân công các công việc cụ thể ở các phòng như sau: 1. Phòng đọc 2. Phòng mượn 3. Phòng nghiệp vụ 4. Phòng học liệu điện tử 5. Phòng giữ cặp 6. Phòng đọc Cộng đồng  Công việc cụ thể tại các phòng ban: 1. Phòng đọc - Biết cách tổ chức kho tài liệu: o Khu vực sách Việt văn o Khu vực sách Ngoại văn (gồm sách tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Pháp) o Khu vực tài liệu tra cứu o Khu vực luận văn, luận án, NCKH o Khu vực báo, tạp chí 14
15. Báo Cáo Thực Tập - Biết cách quản lí bạn đọc ra vào phòng đọc: o Quét và giữ thẻ sinh viên khi bạn đọc đi vào o Để ý tác phong bạn đọc đúng nội quy thư viện o Nhắc nhở bạn đọc khi hết giờ o Trả thẻ, quan sát xem bạn đọc có cầm sách trong phòng ra hay không o Xử phạt nếu bạn đọc vi phạm nội quy - Biết cách cho bạn đọc mượn tài liệu ra ngoài photo, bán giáo trình cho sinh viên mua để phục vụ quá trình học tập. - Biết cách gia hạn thẻ cho bạn đọc khi thẻ hết hạn sử dụng. - Hướng dẫn bạn đọc tra tìm tài liệu bằng máy tính. - Sắp xếp lại báo, tạp chí. - Bấm báo mới trong ngày. 2. Phòng mượn - Biết cách tổ chức kho: o Khu vực giáo trình o Khu vực tài liệu tham khảo - Hướng dẫn bạn đọc tìm tài liệu - Sắp xếp tài liệu đúng khu vực. 15
16. Báo Cáo Thực Tập - Bảo quản và thanh lọc tài liệu 3. Phòng nghiệp vụ - Đóng dấu, dán nhãn, dán mã vạch tài liệu. - Biên mục mô tả. - Tóm tắt - Phân loại 4. Phòng học liệu điện tử - Scan tài liệu. - Làm thẻ - Biết cách Upload tài liệu 5. Phòng giữ cặp - Giữ cặp, balô cho sinh viên có nhu cầu vào thư viện 6. Phòng đọc Cộng đồng: - Biết cách quản lí và phục vụ bạn đọc: o Kiểm tra thẻ sinh viên khi bạn đọc đi vào o Để ý tác phong bạn đọc đúng nội quy thư viện o Nhắc nhở bạn đọc khi hết giờ o Quan sát xem bạn đọc có cầm sách trong phòng ra hay không 16
17. Báo Cáo Thực Tập o Biết các thủ tục phải làm khi bạn đọc tặng sách cho thư viện. o Biết cách upload tài liệu IV. Lập kế hoạch báo cáo chuyên đề ĐHSPKT TP.HCM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨ VIỆT NAM Thư viện : ĐHSPKT TP.HCM ĐỘC lập – Tự do – Hạnh phú    KẾ HOẠCH CHI TIẾT CÔNG TÁC CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ CỦA THƯ VIỆN SƯ PHẠM KỸ THUẬT I. MỤC TIÊU, YÊU CẦU 1. MỤC TIÊU  Trình bày báo cáo các chuyên đề để, phổ biến rộng rãi vấn đề và có cơ hội nhìn nhận tình hình thực tế sau thời gian triển khai hoạt động.  Tập hợp ý kiến từ nhiều phía, nhằm nắm bắt tình hình thực tế đồng thời triển khai kế hoạch để phát triển tốt hơn 2. YÊU CẦU  Báo trình bày một cách dễ hiểu, ngắn gọn.  Nội dung báo cáo trọng tâm, thực tế. 17
18. Báo Cáo Thực Tập  Tập hợp các ý kiến và giải pháp nhằm dần hoàn chỉnh báo cáo và lập được kế hoạnh thực tế  Hội nghị diễn ra hiệu quả, tiết kiệm. II. NỘI DUNG TRIỂN KHAI 1. Thời gian, địa điểm diễn ra báo cáo  Từ h đến h, ngày tháng năm.  Tại Thư viện Trường ĐHSPKT TP. 2. Thành phần tổ chức  Trưởng BTC:  Phó BTC:  Chịu trách nhiệm thực hiện: 3. Thành phần tham gia báo cáo  Đại diện ban giám đốc thư viện.  Trưởng các phòng: nghiệp vụ, phục vụ,  Cán bộ thư viện  Đại diện Ban Giám hiệu, đại diện các khoa/ Bộ môn, đại diện các đơn vị - phòng ban  Tất cả bạn đọc là cán bộ giảng viên, viên chức, học viên cao học, nghiên cứu sinh và các sinh viên đang theo học trong và ngoài Trường. 18
19. Báo Cáo Thực Tập 4. Nội dung chính của buổi báo cáo 4.1. Ổn định tổ chức, đón tiếp khách mời và bạn đọc đến dự:  Thời gian từ giờ đến giờ 4.2. Văn nghệ chào mừng Hội nghị:  Ban tổ chức chuẩn bị tiết mục văn nghệ chính.  Phần này do MC giới thiệu.  Thời gian từ giờ đến giờ 4.3. Bắt đầu chương trình:  Khai mạc, tuyên bố lý do, giới thiệu khách mời, công bố chương trình của Hội nghị.  Thời gian từ giờ đến giờ 4.4. Giới thiệu bài báo cáo thứ nhất  Người chịu trách nhiệm về bài báo cáo sẽ lên báo cáo  Thời gian từ giờ đến giờ (Phần này trình bày khoảng phút).  Sau khi báo cáo xong thì bắt đầu thảo luận và thu thập ý kiến để rút ra những ưu điểm cũng như khuyết điểm của bài báo cáo từ đó có hướng giải quyết.  Cho quý đại biểu nghỉ giải lao 4.5 Giới thiệu bài báo cáo thứ hai (tương tự như bài báo cáo thứ nhất) 4.6. Bế mạc buổi báo cáo  Gởi lời cảm ơn đến các quý đại biểu và các chuyên gia tham gia buổi báo cáo.  Mời dùng bữa tiệc nhỏ ở hội trường 19
20. Báo Cáo Thực Tập 5. Tiến độ thực hiện Người phụ trách Thời gian STT Nội dung công việc Ghi chú Chính Hỗ trợ thực hiện 1. Phụ trách kế hoạch, điều phối công tác chuẩn bị Hội nghị. 2. Phụ trách làm và gửi thông báo trên website của TV/CQTT, làm thư mời và phiếu đóng góp ý kiến. 3. Phụ trách gửi thư mời cho bạn - - NDT đọc và khách mời tham dự Hội nghị. 4. Phụ trách đặt phông chữ, băng rôn, panô để trưng bày ảnh; Thuê khăn trải bàn, khay và khăn đựng quà, mượn trang thiết bị, bục phát biểu. 5. Phụ trách hậu cần cho Hội nghị (mua bánh, nước uống, hoa tươi trang trí, khay nhựa đựng bánh, ly, muỗng nhựa uống nước và cà phê, quà cho bạn đọc v.v ) 6. Phụ trách gắn phông chữ, panô ảnh, băng rôn, trang thiết bị, sắp xếp bàn ghế, kệ 20
21. Báo Cáo Thực Tập trưng bày cho Hội nghị. 7. Phụ trách tiếp tân (đón đại biểu, phát phiếu góp ý, cầm khay đựng quà lưu niệm cho đại biểu và BGĐ tặng cho bạn đọc), phục vụ Tea – break tại Hội nghị. 8. Phụ trách quay phim, chụp ảnh Hội nghị để lưu lại Thư viện/CQTT sau này làm minh chứng. 9. Phụ trách việc kiểm tra, quan sát và ổn định trật tự khu vực Hội nghị. 10. Phụ trách dẫn dắt chương trình Hội nghị. 11. Phụ trách trực sổ thống kê lượt bạn đọc, sổ ghi cảm tưởng của bạn đọc tham dự Hội nghị. 12. Vệ sinh khu vực tổ chức Hội nghị. 13. Làm báo cáo tổng kết công tác tổ chức Hội nghị. 21
22. Báo Cáo Thực Tập 6. Kinh phí dự kiến chi cho Hội nghị: * Các khoản dự tính chi: STT Nội dung chi Ghi chú Thành Đơn giá Số lượng tiền Công tác chuẩn bị a> 1 2 b> Mua bánh ngọt + nước uống phục vụ Tea - Break 1 2 c> Quà cho các diễn giả 1 1 Tổng cộng dự tính chi ban đầu Dự kiến các khoản phát sinh thêm Tổng kinh phí xin tạm ứng 22
23. Báo Cáo Thực Tập *Ghi chú: Xét duyệt của Ban Giám đốc ngày tháng năm Người làm kế hoạch BGĐ Đồng ý và thông qua Ngày tháng năm V. TỔNG KẾT 1. Nhận xét về trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tác phong làm việc của nhóm: - Mặc dù thời gian thực tập chưa có nhiều nhưng đã giúp em biết cách ứng dụng những kiến thức học ở trường lớp vào môi trường thực tiễn. Tuy nhiên trong quá trình thực tập em cũng không tránh khỏi sai sót, những lúng túng, bỡ ngỡ; nhưng nhờ sự tận tình giúp đỡ, hướng dẫn của các thầy cô, anh chị nên em cũng dần quen với môi trường làm việc và thành thạo hơn trong công việc. 23
24. Báo Cáo Thực Tập - Bên cạnh đó quá trình thực tập cũng đã rèn luyện cho em có tác phong tốt trong công việc: đi đúng giờ, tập trung trong công việc, hoàn thành tốt công việc được giao, biết chịu trách nhiệm về công việc của mình. - Cũng qua đây, em biết cách đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc để cùng nhau tiến bộ. - Tuy nhiên, cũng trong đợt thực tập này em thấy mình còn nhiều hạn chế trong công việc như: không phải cái gì cũng áp dụng như lý thuyết đã học mà phải tùy từng trường hợp để thay đổi khéo léo, linh hoạt. Trong quá trình biên mục, phân loại còn gặp nhiều hạn chế dẫn đến sai sót. 2. Nhận xét về thư viện  Ưu điểm: - Vị trí của thư viện: Thư viện có vị trí rất thuận lợi do nằm ở khu vực trung tâm của trường, thuận tiện cho việc đi lại của sinh viên. - Cán bộ thư viện: Thư viện có đội ngũ cán bộ trẻ, năng động, nhiệt tình trong công việc. Mỗi cán bộ có thể đảm trách nhiều khâu công việc khác nhau và cán bộ thư viện còn được tạo điều kiện để học tập nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ. - Trang thiết bị và phương tiện kỹ thuật tương đối hiện đại hỗ trợ cho chúng em trong khi thực tập. - Thư viện tổ chức và hoạt động theo hướng chuyên nghiệp. - Không gian phòng đọc thoáng mát, thích hợp cho việc học tập 24
25. Báo Cáo Thực Tập  Kiến nghị: - Phòng đọc Cộng đồng chưa được nhiều người biết đến vì vậy cần phải có những biện pháp tuyên truyền, giới thiệu rộng rãi đến bạn đọc. Bên cạnh đó cần bổ sung tài liệu phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức để phục vụ nhu cầu của bạn đọc. Chương trình trao đổi sách, tặng sách là một chương trình hay, ta vừa có thể trao đổi được sách với bạn đọc vừa có thể gây được hứng thú cho bạn đọc khi đến thư viện. - Đường truyền Internet yếu gây cản trở trong công việc và phục vụ bạn đọc. - Thư viện chưa có diện tích để tổ chức phòng tự học, học nhóm cho sinh viên. - Tài liệu của thư viện khá phong phú đặc biệt là giáo trình. Tuy nhiên, lượng sách quá nhiều mà diện tích cũng như số lượng giá kệ có hạn gây khó khăn trong việc sắp xếp và bảo quản tài liệu. - Thư viện chưa thiết lập phòng “ Đa phương tiện” - Công tác vệ sinh tài liệu, giá kệ chưa được chú trọng lắm. Tài liệu bị bám bụi nhiều ảnh hưởng đến chất lượng và bảo quản tài liệu cũng như sức khỏe của cán bộ thư viện. - Diện tích của phòng học liệu điện tử còn “hạn chế”, vì vậy cần đầu tư mở rộng diện tích 25
26. Báo Cáo Thực Tập VI. LỜI CẢM ƠN 7 tuần thực tập từ (12/11/2012 đến 28/12/2012) tuy rất ngắn ngủi nhưng đã giúp em rất nhiều, nó giúp em nắm vững những kiến thức đã học trên giảng đường đại học và giúp em biết cách vận dụng những điều đó vào thực tiễn. Em xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám đốc thư viện, các thầy cô cùng tất cả các anh chị cán bộ trong thư viện đã nhiệt tình giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt đợt thực tập; và giúp em không những vững về kiến thức chuyên môn mà còn trưởng thành hơn về phẩm chất của người cán bộ thư viện. Môi trường làm việc của thư viện đã cho em có cái nhìn toàn diện và giúp em có định hướng về công việc sau khi ra trường. Em cũng không quên ghi ơn cô đã đại diện khoa Thư viện_Thông tin học Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn TP. HCM hướng dẫn em trong đợt thực tập này. Một lần nữa em xin hết lòng cảm ơn và kính chúc quý Ban giám đốc cùng tập thể cán bộ thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM, quý Thầy Cô khoa Thư viện_Thông tin học Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn TP. HCM được nhiều sức khỏe và gặt hái được nhiều thành công. Sinh viên thực hiện Ngô Thị Lan 26