Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh - Hoàng Thị Hằng

Nội dung text: Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh - Hoàng Thị Hằng

1. ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TP.HCM KHOA THƯ VIỆN – THÔNG TIN HỌC BÁO CÁO THỰC TẬP Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Hằng MSSV: 0956100019. Giáo viên hướng dẫn: Đoàn Thị Thu TP.HCM , ngày 22 tháng 12 năm 2012.
2. LỜI MỞ ĐẦU “Học đi đôi với hành” là quá trình vận dụng những kiến thức lý luận vào thực tiễn, vì vậy hàng năm quý Thầy Cô khoa Thư viện_Thông tin học Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn TP. HCM đã tạo điều kiện cho sinh viên năm cuối đến thực tập tại các đơn vị thư viện khác nhau; giúp chúng em có cơ hội cọ sát thực tiễn nghề nghiệp, bổ sung kiến thức thực hành và ứng dụng kiến thức đã học vào thực tế. Đây cũng là dịp để chúng em học hỏi những giá trị thực tiễn cuộc sống, luyện tập tinh thần làm việc tập thể, rèn luyện tính kỷ luật trong công việc Nhóm chúng em gồm 11 thành viên dưới sự hướng dẫn của cô Đoàn Thị Thu và cô Lê Thị Hồng Hiếu đã bắt đầu đợt thực tập của mình tại Thư viện Trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM, thời gian từ ngày 12/11/2012 đến 30/12/2012.
3. I. PHẦN NỘI DUNG 1. Giới thiệu về thư viện 1.1. Vài nét về Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp. Hồ Chí Minh. Thư viện Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh được thành lập sau ngày cả nước thống nhất (27/10/1976), trên cơ sở Thư viện Đại học Giáo dục trực thuộc Viện Đại học Thủ Đức; với diện tích ban đầu là 760,5 m2 và 4 cán bộ. Hình thức phục vụ lúc ban đầu duy nhất chỉ là mượn về nhà. Hệ thống kho sách chưa được tổ chức, phân loại theo một phương pháp khoa học nào. Năm 1980 để phát triển thư viện, nhà trường đã bổ sung thêm cán bộ thư viện có trình độ chuyên môn, từ 4 cán bộ thư viện ban đầu đã tăng dần lên đến 12 cán bộ, các kho sách đã được tổ chức xử lí kỹ thuật theo chuyên môn và đưa vào phục vụ có hệ thống. Đến năm 1997 để mở rộng thêm diện tích cho thư viện, nhà trường đã cho nâng tầng Thư viện với diện tích 760,5 m2 ban đầu đã tăng lên 1.521 m2. Lúc này Thư viện đã tổ chức Phòng đọc tự chọn và kho sách của Thư viện đã phát triển về số lượng cũng như phong phú hơn về môn loại tri thức. Hiện nay, cơ sở vật chất trang thiết bị, phương tiện hoạt động của Thư viện được đầu tư phát triển đáng kể nhờ vào sự quan tâm của Ban Giám Hiệu trường. Đặc biệt, việc ứng dụng phần mềm quản lý Thư viện điện tử LIBOL version 5.0 cùng với việc nối mạng LAN, mạng Internet làm cho mọi hoạt động lao động của Thư viện trở nên khoa học và có chiều sâu, công tác phục vụ cũng ngày càng đáp ứng được nhu cầu học tập, giảng dạy, nghiên cứu và lao động sản xuất của nhà trường.
4. 1.2. CHỨC NĂNG - NHIỆM VỤ CỦA THƯ VIỆN Giúp Hiệu trưởng tổ chức, xây dựng và quản lý vốn tư liệu văn hoá, khoa học, kỹ thuật, phục vụ công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học. Cung cấp các loại hình giáo trình, sách, báo, tạp chí, tài liệu khoa học kỹ thuật, khoa học giáo dục và các loại sách khác phục vụ cho công tác đào tạo, NCKH, sản xuất. Xây dựng và đưa vào khai thác cổng thông tin thư viện điện tử nhằm hiện đại hóa và đa dạng hóa các hình thức đáp ứng nhu cầu thông tin tư liệu. Phát triển các sản phẩm thông tin thư viện theo yêu cầu của độc giả phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, học tập và đưa ra ứng dụng thực tiễn; chủ động tư vấn, xây dựng và phát triển hoạt động hỗ trợ độc giả. Liên kết với các thư viện trong và ngoài nước để đẩy mạnh quá trình trao đổi tư liệu, kiến thức khoa học phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập của toàn trường. Với phương châm: ĐỒNG HÀNH CÙNG ĐỘC GIẢ KHÁM PHÁ & CHINH PHỤC THẾ GIỚI TRI THỨC 1.3. Vốn tài liệu Vốn tài liệu là nguồn thông tin chủ yếu để thỏa mãn nhu cầu học tập, nghiên cứu và sản xuất. Vì vậy thư viện đã từng bước nghiên cứu xây dựng nguồn vốn tài liệu phong phú và có giá trị. Để làm được điều này, trước hết cần hiểu biết rõ bản chất, quy luật hình thành vốn tài liệu, xem xét nhu cầu người dùng tin và nguồn lực thông tin, tiến hành lập kế hoạch, xây dựng
5. chính sách bổ sung. Từ đó làm cơ sở tổ chức, quản lý một cách đúng đắn, khoa học cho sự phát triển của vốn tài liệu. Tính đến ngày 15/11/2012 vốn tài liệu của thư viện đạt hơn 30.794 đầu sách (374.071 bản sách ) và trên 209 tên báo – tạp chí. Hiện tại vốn tài liệu của thư viện bao gồm có tài liệu in và tài liệu điện tử bao gồm :  Tư liệu in : Sách tham khảo – Giáo trình : có khoảng 305.496 bản . Luận văn – Luận án : có khoảng 2.645 cuốn. Công trình nghiên cứu khoa học : có khoảng 1.220 đề tài. Bài trích báo tạp chí : có khoảng 585 biểu ghi. Báo tạp chí : có khoảng 253 loại.  Tư liệu điện tử: Sưu tập nguồn tài nguyên điện tử được sưu tầm, tổ chức và phục vụ tại Thư viện: các CSDL trực tuyến dạng có phí và miễn phí; tài liệu sách điện tử đã download về TV; giáo trình bài giảng do nhà trường biên soạn; nguồn học liệu điện tử. 1.4. Bạn đọc Trong những năm gần đây, với quy mô đào tạo ngày càng mở rộng của nhà trường đã làm cho số lượng sinh viên đầu vào hàng năm tăng lên đáng kể, số lượng giảng viên, cán bộ quản lý, nhân viên hành chính nghiệp vụ cũng tăng; cộng thêm vào là việc cải tiến phương pháp giảng dạy trong nhà trường dẫn đến số lượng bạn đọc trong trường sử dụng thư viện tăng ngày càng cao. Tính đến ngày 31/03/2012 số lượng bạn đọc hiện đang sử dụng thư viện là: 17.164.
6. 1.5. Cán bộ thư viện Đội ngũ cán bộ thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật hiện có 17 người (tính đến ngày 10/12/2012), cụ thể như sau: - Đại học chuyên ngành thư viện: 09 (08 ngành Thư viện). - Cao đẳng: 06 (03 ngành thư viện, 02 ngành văn, 01 Tin học). - Trung Cấp: 01 (01 ngành Thư viện). - Cộng tác viên (Sinh viên đã tốt nghiệp): 03 (sinh viên ngành thư viện thông tin). 1.6. Cơ sở vật chất Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật được bố trí ngay trong trung tâm khuôn viên trường. Có tổng diện tích 2.200m 2, gồm 1 phòng đọc, phòng đọc cộng đồng phòng Mượn, phòng Giáo trình; 1 phòng nghiệp vụ, 1 phòng giữ túi xách, 1 phòng tiếp sinh viên, 1 phòng bảo quản, 2 kho chứa sách báo, 1 phòng làm việc của ban lãnh đạo thư viện. Trong công tác mua sắm các trang thiết bị, thư viện đã bổ sung phần lớn trang thiết bị phục vụ cho việc tin học hóa thư viện như: - Phần mềm quản lý thư viện: Phần mềm quản lý thư viện Libol 5.0. - Trang thiết bị tin học: 02 máy chủ, 58 máy trạm, 3 máy in laze, 1 máy in kim, 10 máy đọc barcode (mã vạch), 02 máy quét Scaner, 3 đầu đọc và ghi đĩa CD, 1 máy in thẻ thư viện (thẻ nhựa). - Trang thiết bị phục vụ và bảo quản: 1 máy photocopy, 1 máy hút bụi, 6 máy lạnh, thiết bị PCCC, thiết bị chống sét, Sự phát triển về cơ sở vật chất và trang thiết bị đã góp phần nâng cao chất lượng phục vụ và tạo ra một môi trường phục vụ hiện đại, là nơi học tập, nghiên cứu, giải trí lý tưởng.
7. 2. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức và hoạt động của thư viện TRƯỞNG THƯ VIỆN PHÓ PHÓ TRƯỞNG THƯ VIỆN TRƯỞNG THƯ VIỆN Phụ trách Phục vụ Phụ trách CNTT CB PHÒNG NGHIỆP VỤ CB PHÒNG CB PHÒNG CB PHÒNG ĐỌC MƯỢN - HỌC LIỆU ĐIỆN TỬ GT Thư viện trường thuộc sự quản lý trực tiếp của Ban Giám hiệu nhà trường. Căn cứ vào đối tượng phục vụ, cơ cấu tổ chức và quản lý của Thư viện được tổ chức thành các bộ phận chức năng sau: 2.1. Lãnh đạo thư viện 2.1.1. Trưởng thư viện Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về toàn bộ công tác tổ chức, lãnh đạo, lập kế hoạch và phương hướng hoạt động của đơn vị. - Quản lý, điều hành toàn đơn vị. - Xây dựng, quản lý và khai thác vốn tài liệu một cách có hiệu quả, tổ chức và phân công công việc cho Tổ nghiệp vụ thư viện. - Phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện.
8. - Xây dựng và triển khai các sản phẩm thông tin phục vụ dạy và học. - Định hướng phát triển nhằm nâng cao chất lượng phục vụ độc giả. - Xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ thư viện có tinh thần đoàn kết, tạo mọi điều kiện thuận lợi để phát huy khả năng, tính chủ động sáng tạo của cán bộ thư viện trong công tác; để nâng cao trình độ chính trị, khoa học của cán bộ thư viện. - Phụ trách công tác kiểm kê trong toàn đơn vị. Quyền hạn: - Đề xuất và tham mưu cho lãnh đạo nhà trường các hướng phát triển thư viện, nâng cao chất lượng phục vụ của thư viện. - Xây dựng định hướng phát triển đơn vị. - Đề xuất tuyển dụng và quản lý nhân sự của đơn vị. - Tổ chức, điều động phân công công tác cán bộ trong đơn vị. - Bình xét, đề cử cán bộ cho các danh hiệu thi đua khen thưởng, kỷ luật và các chức danh trong đơn vị. 2.1.2. Phó Trưởng thư viện phụ trách công tác phục vụ Trách nhiệm: - Hỗ trợ, tham mưu cho Trưởng Thư viện các mảng hoạt động phục vụ trong đơn vị. - Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về việc xây dựng, phát triển, xử lý công tác phục vụ vốn tài liệu thư viện. - Tổ chức và phân công lao động trong công tác phục vụ, công tác bạn đọc và hoạt động tra cứu của thư viện. - Tư vấn và chịu trách nhiệm trước Trưởng đơn vị về công tác tuyển dụng nhân sự. - Duy trì và phát triển tình đoàn kết nội bộ. - Phụ trách mảng quản lý tài sản và công tác kiểm kê tài sản trong đơn vị. Quyền hạn:
9. - Xây dựng chiến lược phát triển thư viện trong lĩnh vực được phân công. - Chỉ đạo, điều động và tổ chức cán bộ trong các khâu công tác. - Đề xuất và thực hiện tuyển dụng việc bổ sung nhân sự. - Kiểm tra kết quả công tác các mảng hoạt động trong đơn vị. 2.1.3. Phó Trưởng thư viện phụ trách công nghệ thông tin Trách nhiệm: - Hỗ trợ, tham mưu cho Trưởng Thư viện các mảng hoạt động trong đơn vị. - Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về việc xây dựng, phát triển công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện. - Nghiên cứu, xây dựng và phát triển thư viện điện tử. - Quản trị và bảo trì cơ sở dữ liệu thư viện, nghiên cứu triển khai các cơ sở dữ liệu điện tử. - Xử lý và đưa ra phục vụ vốn tài liệu điện tử. - Phát triển ứng dụng và hình thành sản phẩm thông tin phục vụ nhu cầu của độc giả. - Cung ứng giải pháp công nghệ ứng dụng trong việc quản lý tư liệu cá nhân, tư liệu phục vụ nghiên cứu khoa học. - Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật và công nghệ trong công tác thư viện. - Thiết kế, vận hành và bảo trì hệ thống website, hệ thống mạng của thư viện. - Phụ trách mảng công tác ISO trong đơn vị. Quyền hạn: - Xây dựng chiến lược phát triển thư viện, phát triển ứng dụng CNTT. - Điều động và tổ chức cán bộ trong các khâu công tác thuộc mảng công nghệ. - Đề xuất việc bổ sung nhân sự.
10. - Quản lý cơ sở vật chất và trang thiết bị của đơn vị. - Vận hành hệ thống mạng máy tính trong đơn vị. 2.2. Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ 2.2.1. Phòng nghiệp vụ Xử lý kỹ thuật tài liệu, cập nhật và bảo trì CSDL thư viện, thực hiện các nhiệm vụ khác của Thư viện. a) Cán bộ phụ trách phòng nghiệp vụ Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về các mảng hoạt động xử lý nghiệp vụ thư viện. - Quản lý, tổ chức, phân công và điều hành công việc Phòng Nghiệp vụ. - Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển mảng nghiệp vụ thư viện. Quyền hạn: - Tổ chức, phân công nhân sự và điều hành công việc trong Tổ Nghiệp vụ. - Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác của Tổ. - Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động nghiệp vụ của thư viện. - Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp phát triển hoạt động nghiệp vụ thư viện; liên thông, liên kết với các thư viện bạn để hỗ trợ cùng phát triển chuyên môn. b) Cán bộ phòng nghiệp vụ Trách nhiệm: - Trực tiếp thực hiện công tác biên mục tài liệu và các công tác xử lý kỹ thuật. - Thu thập, xử lý và biên mục nguồn tài liệu điện tử. Quyền hạn: - Nghiên cứu, đề xuất phương án cải tiến công việc.
11. 2.2.2. Phòng đọc Phục vụ người đọc sử dụng tài liệu tại chỗ với các loại hình tài liệu: Sách Việt văn, ngoại văn, luận văn, luận án, báo, tạp chí, a) Cán bộ phụ trách phòng đọc Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước Phó Trưởng Thư viện phụ trách phục vụ về các mảng hoạt động phục vụ của Phòng Đọc. - Quản lý, tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Đọc. - Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển của Phòng Đọc. - Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, tư liệu trong phạm vi của Phòng. Quyền hạn: - Tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Đọc. - Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác của của Phòng Đọc. - Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động phục vụ đọc. b) Cán bộ phòng đọc Trách nhiệm: - Phục vụ độc giả đọc và tham khảo tài liệu tại Phòng Đọc. - Tổ chức, sắp xếp và ổn định tài liệu. Quyền hạn: - Xử lý những vi phạm kỷ luật trong phạm vi Phòng Đọc. - Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển mảng công tác. 2.2.3. Phòng mượn Phục vụ cho bạn đọc mượn sách tham khảo và giáo trình về nhà. a) Cán bộ phụ trách phòng mượn Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước Phó Trưởng Thư viện phụ trách phục vụ về các mảng hoạt động phục vụ mượn trả tài liệu của thư viện.
12. - Quản lý, tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Mượn. - Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển của hoạt động mượn trả tài liệu. - Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, tư liệu trong phạm vi của Phòng. Quyền hạn: - Tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Mượn. - Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác của Phòng Mượn. - Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động mượn trả tài liệu của thư viện trong phạm vi Phòng Mượn. b) Cán bộ phòng mượn Trách nhiệm: - Phục vụ mượn tài liệu tham khảo và giáo trình. - Nhận trả tài liệu. - Ổn định kho tư liệu. - Gia cố, bảo quản tài liệu cũ. Quyền hạn: - Xử lý những công việc và vi phạm kỷ luật trong phạm vi Phòng Mượn. - Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển mảng công tác của phòng. 2.2.4. Phòng Học liệu Điện tử : - Giao tiếp, nắm bắt nhu cầu người dùng tin và cung cấp thông tin theo yêu cầu và gia hạn tái cấp quyền sử dụng thẻ thư viện, - Cán bộ phòng dịch vụ thông tin: Trách nhiệm: - Cung cấp thông tin và xử lý thông tin theo yêu cầu của bạn đọc. - Theo dõi, xử lý và cập nhật thông tin bạn đọc. Quyền hạn:
13. - Thu thập, điều tra nhu cầu thông tin và đề xuất hướng thực hiện nhằm cải tiến, nâng cao chất lượng công tác. II. NỘI DUNG THỰC TẬP Nhằm giúp cho chúng em có thể vận dụng tốt các kiến thức đã được học và để phù hợp với đặc thù của thư viện, trong thời gian 7 tuần thực tập em đã được phân công công việc cụ thể như sau: em được chia thành các nhóm nhỏ cùng các bạn, một nhóm 2 người lần lượt thực tập dưới sự hướng dẫn của các thầy cô, anh chị tại các phòng ban của thư viện: 1. Phòng đọc 2. Phòng mượn 3. Phòng nghiệp vụ 4. Phòng Học liệu Điện tử 5. Phòng giữ cặp 6. Phòng đọc cộng đồng.  Công việc cụ thể tại các phòng ban: 1. Phòng đọc  Nắm cách tổ chức kho trong phòng đọc: - Sách trong phòng đọc được sắp xếp theo kí hiệu phân loại (DDC) và kí hiệu mã hóa cutter.Sách ngoại văn và sách tiếng việt được phân biệt với nhau bằng cách : sách ngoại văn sẽ được thể hiện năm xuất bản trên nhãn sách, còn tiếng việt thì không. o Khu vực sách Việt văn : có kí hiệu xếp giá là SKV
14. o Khu vực sách ngoại văn (gồm sách tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Pháp): có kí hiệu xếp giá là SKN o Khu vực tài liệu tra cứu o Khu vực luận văn, luận án, NCKH : có kí hiệu xếp giá là SKC, SKL.Luận văn , luận án được sắp xếp theo kí hiệu mã ngành, mã lớp ví dụ như mã ngành 605205 ngành Kí hiệu khoa như KĐĐ( Điện – Điện tử); KMT( Khoa học môi trường); CTT( Công nghệ - thông tin); o Khu vực báo, tạp chí: Báo tạp chí được sắp xếp theo tên báo , tên tạp chí như : Báo Quân đội Nhân dân , báo Tuổi trẻ , Báo Sài gòn Giải phóng, tạp chí Khoa học Công nghệ, .Sau 2 ngày thì báo sẽ được đưa vào kho lưu và khi bạn đọc cần thì cán bộ thư viện sẽ tìm cho bạn đọc.  Rèn luyện được kỹ năng xếp sách ,lấy sách cho bạn đọc  Thực hành khâu phục vụ bạn đọc.  Nắm cách quản lí bạn đọc ra vào phòng đọc: o Quét và giữ thẻ sinh viên khi bạn đọc đi vào o Để ý tác phong bạn đọc đúng nội quy thư viện o Nhắc nhở bạn đọc khi hết giờ o Trả thẻ, quan sát xem bạn đọc có cầm sách trong phòng ra hay không o Xử phạt nếu bạn đọc vi phạm nội quy
15.  Tìm hiểu cách cho bạn đọc mượn tài liệu ra ngoài photo, bán giáo trình cho sinh viên mua để đền cho thư viện  Hướng dẫn bạn đọc tìm tài liệu bằng cách tra cứu tài liệu và tìm kiếm tài liệu trên giá. khi bạn đọc vào tìm sách mà không tìm được sách cần sự giúp đỡ của cán bộ thư viện : Nếu bạn đọc biết tên sách hoặc tên tác giả thì sẽ hướng dẫn cho bạn đọc tra cứu trên máy , rồi hướng dẫn cách tìm và lấy tài liệu trên giá .Nếu bạn đọc không biết rõ tên sách ,hay tên tác giả thì tìm hiểu thêm các thông tin khác tuef bạn đọc để làm rõ yêu cầu tin và hướng dẫn bạn đọc tìm tài liệu.  Sắp xếp lại báo, tạp chí , lưu báo và tạp chí cũ  Bấm báo mới trong ngày.  Dán thể từ cho sách ( Thư viện đưa cổng từ vào phục vụ.) 2. Phòng mượn  Nắm cách tổ chức kho trong phòng mượn: Khu vực giáo trình: - được sắp xếp thành 4 dãy Dãy 1 : từ 000 đến 400 Dãy 2: từ 400 đến 538 Dãy 3: 540 đến 621.81 Dáy 4: 621.82 đến 900
16. - Sách giáo trình có kí hiệu là GT, sắp xếp theo kí hiệu phân loại và kí hiệu cutter.Sách được sắp xếp theo kiểu nằm ngang vì theo các đặc điểm và tính chất của trường : + Thứ nhất sách giáo trình phần lớn là do các thầy cô của trường viết và giao cho thư viện xuất bản để phục vụ cho sinh viên .vì vậy sách photo có khổ A4 lớn , sách mỏng , để đứng sẽ bị gãy và không thẳng . + Thứ hai là do sách giáo trình của thư viện rất nhiều mà diện tích kho của thư viện hạn chế vì vậy sắp xếp theo kiểu nằm ngang để tiết kiệm diện tích . Khu vực tài liệu tham khảo: - Được tổ chức thành 4 dãy Dãy 1 từ 000 đến 512. Dãy 2 từ 515 đến 621.39. Dẫy 3 từ 621.391 đến 640. Dãy 4 từ 650 đến 900. - Sách tham khảo được sắp xếp theo kí hiệu phân loại DDC và kí hiệu cutter.Sách tham khảo có kí hiệu là SKV, và được sắp đứng thẳng. Sách giáo trình còn khác sách tham khảo ở chỗ thể hiện năm xuất bản tài liệu trên nhãn sách .  Hướng dẫn bạn đọc tìm tài liệu : hướng dẫn bạn đọc cách tra cứu tìm tài liệu , cách tìm tài liệu trên giá. khi bạn đọc vào tìm sách mà không tìm được sách cần sự giúp đỡ của cán bộ thư viện : Nếu bạn đọc biết tên sách hoặc tên tác giả thì sẽ hướng dẫn cho bạn đọc tra cứu trên máy , rồi hướng dẫn cách tìm và lấy tài liệu trên giá .Nếu bạn đọc không biết
17. rõ tên sách ,hay tên tác giả thì tìm hiểu thêm các thông tin khác tuef bạn đọc để làm rõ yêu cầu tin và hướng dẫn bạn đọc tìm tài liệu  Tìm hiểu Nội quy ,quy trình mượn/trả tài liệu: - Bạn đọc đến thư viện ăn mặc gọn gàng theo quy định trình thẻ cho cán bộ thư viện quét thẻ và vào kho tim tài .Khi tìm xong tài liệu thì bạn đọc đưa tài liệu và thẻ đên quầy thủ thư để thư thư quét thẻ và tài liệu cho mượn . - Mỗi bạn sinh viên được mượn 14 cuốn giáo trình / 1 học kì , 6 cuốn sách tham khảo trong vòng 2 tuần .Học viên cao học chỉ được mượn sách tham khảo , 1 lần được mượn 4 cuốn trong vòng 1 tháng . - Khi hết hạn , nếu bạn đọc có nhu cầu mượn thêm thì đến thư viện gia hạn . - Nếu bạn đọc trễ hạn thì sẽ phải chịu phạt bằng tiền ( phí trễ hạn) : Trễ hạn lần đầu tiên là 500đ/ 1 cuốn, lần thứ 2 trở đi là 1000đ/ 1 cuốn.  Sắp xếp tài liệu đúng khu vực giáo trình và khu vực sách tham khảo.  Cách bảo quản tài liệu khi tài liệu bị hư hỏng thì sẽ được đưa đi bảo quản.  3. Phòng nghiệp vụ  Kiểm tra tài liệu mới nhập về  Đóng dấu, dán nhãn, dán mã vạch tài liệu: - Tài liệu được đóng dấu và số đăng kí cá biệt ở trang nhan đề và trang số 17.
18. - Nhãn sách được dán ở phía gáy dưới: nhãn sách gồm có các thông tin như : số kí hiệu phân loại, mã hóa cutter, năm xuất bản đối với sách ngoại văn ở phòng đọc và sách giáo trình ở phòng mượn. - Mã vạch được dán ở mặt bìa trước của tài liệu.  Biên mục mô tả, phân loại tài liệu: sách, luận văn, luận án - Biên mục mô tả theo AACR2 , biên mục trên máy bằng phần mềm Libol. - Phân loại tài liệu theo DDC 22.  Làm tóm tắt , định từ khóa , đề mục chủ đề cho tài liệu.  Bảo quản tài liệu: sách, giáo trình bị hư hỏng nhỏ.  4. Phòng Học liệu Điện tử : - Scan tài liệu: scan tài liệu luận văn cao học .Scan bìa sách , trang nhan đề , tóm tắt hoặc lời nói đầu và mục lục. - Upload tài liệu lên trang web của trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật và trang “Scribd.com” để chia sẽ trên các trang xã hội : để upload tài liệu lên mạng trước hết chúng ta phải có các file FPD được scan từ tài liệu .Sau đó thực hiện các bước up tài liệu . 5. Phòng giữ cặp  Quy trình phục vụ : Bạn đọc vào phòng giữ cập phải trình thẻ cho cán bộ thư viện quét thẻ. Cán bộ thư viện quét thể xong tra lại thẻ cho bạn đọc và đưa chìa khóa số tử cho bạn đọc mượn .Khi bạn đọc trả tử thì phải trình thẻ cho cán bộ thư viện quét thẻ và trả lại chìa khóa tủ.
19.  Giữ cặp, balô cho sinh viên có nhu cầu vào thư viện 6. Phòng đọc cộng đồng : Khi làm việc ở phòng này em đã hiểu và học hỏi được vài điều :  Hiểu nội quy và quy trình phục vụ: Bạn đọc ăn mặc gòn gàng khi vào phòng đọc, trình thẻ thư viện cho cán bộ thư viện và vào tìm sách để đọc . bạn đọc được đưa vở và sách vào học nhưng pgair qua kiểm tra của cán bộ thư viện.  Là phòng có tài liệu về sách chuyên ngành , các tạp chí , truyện  Là phòng giúp cho sinh viên vào đọc giải trí và học tập .  Phòng là nơi nhận sách kí tặng bạn đọc :bạn đọc có thể tặng cho thư viện sách giáo trình , tham khảo , tạp chí Cán bộ thư viện viết giấy kí tặng và thư cảm ơn cho bạn đọc.  Em đã học hỏi được cách phục vụ và giao tiếp với bạn đọc. III. TỔNG KẾT 1. Phần tự nhận xét về trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tác phong làm việc của bản thân. - Qua quá trình thực tập đã cho em thấy chỉ nắm được kiến thức lý thuyết thôi chưa đủ mà cần phải được thực hành nhiều hơn trong thực tế. Khi áp dụng lý thuyết vào thực tế là điều không dễ vì còn tùy vào đặc điểm tính chất của mỗi thư viện , vì vậy cán bộ thư viện phải là những người nhanh nhậy, không quá gò bó nguyên tắc và rập khuôn khi áp dụng chúng vào thực tiễn. - Quá trình thực tập đã giúp em hiện thực hóa những kiến thức học ở trường lớp vào môi trường thực tiễn. Tuy nhiên trong quá trình thực tập em cũng không tránh khỏi sai sót, những lúng túng ban đầu; nhưng nhờ
20. sự tận tình chỉ bảo, hướng dẫn của các thầy cô, anh chị nên em cũng dần quen và thành thạo hơn trong công việc. - Đợt thực tập này cũng đã rèn luyện cho em những đức tính để có tác phong tốt trong công việc: đi đúng giờ, tập trung trong công việc, hoàn thành tốt công việc được giao.Em đã nhiệt tình học hỏi và năng động trong công việc. - Bên cạnh đó, em nhận thấy mình còn nhiều hạn chế trong công việc như: khả năng tin học còn hạn chế nên xử lí công việc chưa thành thạo, còn sai sót trong quá trình biên mục, phân loại. 2. Nhận xét về thư viện 2.1. Ưu điểm - Vị trí của thư viện: Thư viện có vị trí rất thuận lợi do nằm ở khu vực trung tâm của trường, thuận tiện cho việc đi lại của sinh viên. - Cán bộ thư viện: Thư viện có đội ngũ cán bộ trẻ, năng động, nhiệt tình trong công việc. Mỗi cán bộ có thể đảm trách nhiều khâu công việc khác nhau và cán bộ thư viện còn được tạo điều kiện để học tập nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ thông qua những lớp đào tạo ngắn hạn. - Trang thiết bị và phương tiện kỹ thuật tương đối hiện đại hỗ trợ cho chúng em trong khi thực tập. 2.2. Kiến nghị - Không gian làm việc dành cho cán bộ phòng nghiệp vụ hơi chật hẹp - Thư viện chưa có diện tích để tổ chức phòng tự học, học nhóm cho sinh viên
21. - Tài liệu của thư viện khá phong phú đặc biệt là giáo trình cho sinh viên. Tuy nhiên, lượng sách quá nhiều mà diện tích cũng như số lượng giá kệ có hạn gây khó khăn trong việc sắp xếp và bảo quản tài liệu. - Công tác vệ sinh tài liệu, giá kệ cần được quan tâm nhiều hơn . Tài liệu bị bám bụi nhiều ảnh hưởng đến việc phục vụ và bảo quản tài liệu. - Thư viện nên đưa ra các kế hoạch marketing cho phòng đọc cộng đồng , vì qua thời gian kiến tập em nhận thấy phần lớn bạn đọc chưa biết về chức năng , nhiệm vụ của phòng này. Vì vậy số lượng bạn đọc sử dụng phòng đọc cộng đồng chưa nhiều. - Thư viện cần đưa ra các chính sách marketing cho các sản phẩm và dịch vụ của thư viện để bạn đọc biết rõ và sử dụng nhiều hơn. THAY LỜI KẾT Qua khoảng thời gian thực tập trong 7 tuần từ (12/11/2012 đến 30/12/2012) đã giúp em vững vàng hơn về vốn kiến thức đã học qua những năm ngồi trên giảng đường đại học. Những dòng chữ thay lời nói, em xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám đốc thư viện, các thầy cô cùng tất cả các anh chị cán bộ trong thư viện đã nhiệt tình giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt đợt thực tập; và giúp em không những vững về kiến thức chuyên môn mà còn trưởng thành hơn về phẩm chất của người cán bộ thư viện. Môi trường làm việc của thư viện đã tạo cho em có cái nhìn nền tảng và định hướng về công việc khi ra trường Em cũng không quên ghi ơn cô Đoàn Thị Thu và cô Lê Thị Hồng Hiếu đã đại diện khoa Thư viện - Thông tin học Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn TP. HCM hướng dẫn chúng em trong đợt thực tập này.
22. Một lần nữa em xin hết lòng cảm ơn và kính chúc quý Ban giám đốc cùng tập thể cán bộ thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM, quý Thầy Cô khoa Thư viện_Thông tin học Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn TP. HCM được nhiều sức khỏe và niềm vui. Lập kế hoạch xây dựng Bộ sưu tập số cho Thư viện Trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM ? TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM THƯ VIỆN Độc lập – từ do – hạnh phúc . KẾ HOẠCH XÂY DỰNG BỘ SƯU TẬP SỐ CHO THƯ VIỆN ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP.HCM I.Mục đích và Ý nghĩa : 1. Mục đích : - Giúp cho bạn đọc của thư viện truy cập được một khối lượng tài liệu lớn thuộc nhiều loại hình khác nhau như : sách , video, hình ảnh , phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu. - Tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới cho thư viện : các bộ sưu tập số về các chủ đề khác nhau. - Mở rộng đối tượng phục vụ: Phạm vi phục vụ các tài liệu của thư viện không bị bó hẹp trong khuôn viên của nhà trường mà nó vươn tới các vị trí địa lý khác. - Bảo tồn được lâu dài các tài liệu quý hiếm
23. 2.Yêu cầu : - Xác định đối tượng phục vụ mục tiêu của thư viện để từ đó lựa chọn các chủ đề tài liệu cho việc xây dựng Bộ Sưu tập số . - Lựa chọn và sưu tầm nguồn tài liệu về các chủ đề khác nhau. - Số hóa nguồn tài liệu in mà thư viện có. - Cán bộ xây dựng Bộ Sưu tập số phải có trình độ về chuyên môn nghiệp vụ , tiếng Anh và tin học tốt. II. Nội dụng thực hiện của kế hoạch : 1.Thời gian thực hiện : Dự định thực hiện kế hoạch trong vòng 1 năm ( từ ngày 1/1/2013 đến ngày 30/12/2013 . 2. Nội dung công việc thực hiên : 2.1. Sưu tầm và lựa chọn nguồn tài liệu điện tử đầu vào : - Bổ sung, tích hợp nguồn tin điện tử thông qua việc mua , trao đổi tài liệu điện tử đang được xuất bản tại các công ty và các nhà xuất bản như : Tailieu.vn, - Sưu tầm và chọn lựa nguồn tài liệu điện tử về các chủ đề khác nhau như :điện – diện tử, công nghệ thông tin, kỹ thuật máy tính, chế tạo máy miễn phí trên internet . 2.2. Tiến hành số hóa nguồn tài liệu in của thư viện : - Trang bị các máy Scan có thể số hóa nguồn tài liệu có số lượng lón như : HP Scanjet G2410 L2694A – Scan, Canon LiDE 210 – Scan, Canon LiDE 700F – Scan, HP Scanjet G4010(L1956A) – Scan
24. - Tiến hành scan tài liệu in của thư viện thành các file PDF . 2.3. Lựa chọn công nghệ : - Nối mạng internet cho hệ thống máy tính . - Đảm bảo cho hệ thống máy chủ đủ mạnh để đáp ứng việc lưu trữ, bảo quản, cung cấp dữ liệu và quản lý người dùng và các phần mềm hệ thống có bản quyền. - Thiết kế được trang web đăng tải và là cổng truy cập của người dùng vào bộ sưu tập. - Tìm hiểu để mua và lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu số như : phần mềm nguồn mở Greenstone (Hòn đã xanh),Dspace và một số phần mềm do các công ty và cá nhân xây dựng. Công ty Tinh Vân đã phát triển thêm một phân hệ quản lý tài liệu số trong hệ quản trị thư viện điện tử LIBOL phiên bản 6.0. 2.4. Tiến hành xây dựng Bộ Sưu tập số.
25. III. Phân công công việc *Bảng phân công cụ thể: Người phụ trách Thời gian thực STT Nội dung công việc Ghi chú Chính Hỗ trợ hiện 1. Từ ngày Sưu tầm và lựa chọn tài 1/1/2013 đến 3 tháng liệu 30/3/2013. 2. Từ ngày Tìm hiểu và mua máy scan 1/4/2013 đến 2 tháng tài liệu ngày 30/5/2013. 3. Từ ngày 1/6/2013 đến Số hóa tài liệu 4 tháng ngày 30/9/201 4. Từ ngày Tìm hiểu và mua phần 1/10/2013 mềm quản lý bộ sưu tập 1 tháng đến ngày số . 30/10/2013 5. Tiến hành xây dựng bộ Từ ngày 1/11/2013 sưu tập số 2 tháng đến ngày 30/12/2013.
26. IV. Kinh phí dự kiến cho kế hoạch : * Các khoản dự tính chi: STT Nội dung chi Ghi chú Thành tiền Đơn giá Số lượng Mua tài liệu 20 triệu a> 1 b> Mua máy scan 1 2 20 triệu 2 c> Mua phần mềm quản lý bộ sưu tập số 1 1 120.000.000 triệu đồng 1 160.000.000 Tổng cộng dự tính chi ban đầu triệu đồng Dự kiến các khoản phát sinh thêm Tổng kinh phí xin tạm ứng Trưởng Thư viện Người lập kế hoạch (kí và ghi rõ họ tên) ( Kí và ghi rõ họ tên)