Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh - Bùi Thị Nhàn

Nội dung text: Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh - Bùi Thị Nhàn

1. ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THƯ VIỆN – THÔNG TIN HỌC BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ĐOÀN THỊ THU LÊ THỊ HỒNG HIẾU SVTT: BÙI THỊ NHÀN MSSV:0856100057 TPHCM NGÀY 28 THÁNG 12 NĂM 2012 1
2. LỜI MỞ ĐẦU Như những năm về trước, cứ sau mỗi một khóa học thì Thư viện trường ĐHKHXH&NV lại tạo điều kiện cho sinh viên của khoa Thư viện - Thông tin đi thực tập ở những cơ sở khác nhau và trong đó có thư viện trường ĐH SPKT TPHCM với mục đích là cho sinh viên của khoa vận dụng những kiến thức lý luận, và có cơ hội cọ sát với thực tiễn nghề nghiệp, bổ sung kiến thức thực hành và ứng dụng kiến thức đã học vào thực tế. Đây cũng là dịp để chúng em học hỏi những giá trị thực tiễn cuộc sống, luyện tập tinh thần làm việc tập thể, rèn luyện tính kỷ luật trong công việc, góp phần chuẩn bị những hành trang mới giúp em có thể định hướng về công việc khi ra trường. Nhóm chúng em gồm 11 thành viên, đã bắt đầu đợt thực tập của mình tại thư viện trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM dưới sự hướng dẫn của Cô: Đoàn Thị Thu và Chị: Lê Thị Hồng Hiếu, thời gian từ ngày 12/11/2012 đến 28/12/2012. 2
3. I. PHẦN NỘI DUNG 1. Giới thiệu về thư viện 1.1. Vài nét về Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp. Hồ Chí Minh. Thư viện Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh được thành lập sau ngày cả nước thống nhất (27/10/1976), trên cơ sở Thư viện Đại học Giáo dục trực thuộc Viện Đại học Thủ Đức; với diện tích ban đầu là 760,5 m 2 và 4 cán bộ. Hình thức phục vụ lúc ban đầu duy nhất chỉ là mượn về nhà. Hệ thống kho sách chưa được tổ chức, phân loại theo một phương pháp khoa học nào. Năm 1980 để phát triển thư viện, nhà trường đã bổ sung thêm cán bộ thư viện có trình độ chuyên môn, từ 4 cán bộ thư viện ban đầu đã tăng dần lên đến 12 cán bộ, các kho sách đã được tổ chức xử lí kỹ thuật theo chuyên môn và đưa vào phục vụ có hệ thống. Đến năm 1997 để mở rộng thêm diện tích cho thư viện, nhà trường đã cho nâng tầng Thư viện với diện tích 760,5 m 2 ban đầu đã tăng lên 1.521 m 2. Lúc này Thư viện đã tổ chức Phòng đọc tự chọn và kho sách của Thư viện đã phát triển về số lượng cũng như phong phú hơn về môn loại tri thức. Chức năng, nhiệm cụ của thư viện: Giúp Hiệu trưởng tổ chức, xây dựng và quản lý vốn tư liệu văn hoá, khoa học, kỹ thuật, phục vụ công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học; Cung cấp các loại hình giáo trình, sách, báo, tạp chí, tài liệu khoa học kỹ thuật, khoa học giáo dục và các loại sách khác phục vụ cho công tác đào tạo, NCKH, sản xuất; Xây dựng và đưa vào khai thác cổng thông tin thư viện điện tử nhằm hiện đại hóa và đa dạng hóa các hình thức đáp ứng nhu cầu thông tin tư liệu; Phát triển các sản phẩm thông tin thư viện theo yêu cầu của độc giả phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, học tập và đưa ra ứng dụng thực tiễn; Chủ động tư vấn, xây dựng và phát triển hoạt động hỗ trợ độc giả; Liên kết với các thư viện trong và ngoài nước để đẩy mạnh quá trình trao đổi tư liệu, kiến thức khoa học phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập của toàn trường. 3
4. Với phương châm : “ Đồng hành cùng độc giả, khám phá và chinh phục thế giới tri thức” Hiện nay, cơ sở vật chất trang thiết bị, phương tiện hoạt động của Thư viện được đầu tư phát triển đáng kể nhờ vào sự quan tâm của Ban Giám Hiệu trường. Đặc biệt, việc ứng dụng phần mềm quản lý Thư viện điện tử LIBOL version 5.0 cùng với việc kết nối mạng LAN, mạng Internet làm cho mọi hoạt động lao động của Thư viện trở nên khoa học và có chiều sâu, công tác phục vụ cũng ngày càng đáp ứng được nhu cầu học tập, giảng dạy, nghiên cứu và lao động sản xuất của nhà trường. 1.2. Vốn tài liệu Vốn tài liệu là nguồn thông tin chủ yếu để thỏa mãn nhu cầu học tập, nghiên cứu và sản xuất. Vì vậy thư viện đã từng bước nghiên cứu xây dựng nguồn vốn tài liệu phong phú và có giá trị. Để làm được điều này, trước hết cần hiểu biết rõ bản chất, quy luật hình thành vốn tài liệu, xem xét nhu cầu người dùng tin và nguồn lực thông tin, tiến hành lập kế hoạch, xây dựng chính sách bổ sung. Từ đó làm cơ sở tổ chức, quản lý một cách đúng đắn, khoa học cho sự phát triển của vốn tài liệu. Vốn tài liệu là nguồn thông tin chủ yếu để thỏa mãn nhu cầu học tập, nghiên cứu và sản xuất. Tính đến ngày 15/11/2012 vốn tài liệu của thư viện đạt được hơn 30.794 đầu sách (374.071 bản sách) và trên 209 tên báo - tạp chí. . Tư liệu in: Bao gồm các loại tài liệu đang được bổ sung tại Thư viện: Stt Loại hình tư liệu Nhan đề Số lượng 1 Sách tham khảo 30.794 119.263 2 Giáo trình và tài liệu học tập 855 279.402 3 Công trình nghiên cứu khoa 2.669 2.669 học 4 Đồ án tốt nghiệp 2.749 2.749 5 Luận văn, luận án 1.554 1.554 6 Bài trích báo tạp chí 585 biểu 585 biểu ghi ghi 4
5. 7 Báo tạp chí 253 253 . Tư liệu điện tử: Lượt Loại hình Stt Website truy Ghi chú thư viện cập/ngày Công Ty TNHH Tài Liệu Trực 1 Thư viện số 4.500 Tuyến VINA (VDOC) tài trợ 01 năm sử dụng 2 Thư viện số 500 -nt- Bản tin thư Thư viện xây 3 4.000 viện dựng Học liệu 4 Tài trợ điện tử 1.3. Bạn đọc Trong năm học 2012-2013, với quy mô đào tạo của nhà trường mở rộng các chuyên ngành đào tạo, các bậc học đã làm cho số lượng sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh đầu vào tăng lên đáng kể, số lượng giảng viên, cán bộ quản lý, nhân viên hành chính nghiệp vụ cũng tăng; Cộng thêm vào là việc thực hiện giảng dạy các học phần theo các CTĐT 150 TC mới, việc cải tiến phương pháp giảng dạy trong nhà trường, dẫn đến số lượng sinh viên, cán bộ, giảng viên trong trường sử dụng thư viện ngày càng tăng. Theo số liệu thống kê (15/11/2012) số lượng bạn đọc cụ thể như sau: Năm học Nhóm bạn đọc Số lượng Sinh viên 16.740 2012-2013 Cán bộ 728 Học viên cao học 570 Nghiên cứu sinh 9 1.4. Cán bộ thư viện Trong thư viện trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật, đội ngũ cán bộ thư viện có 17 người và 01 Cộng tác viên (tính đến ngày 15/11/2012), cụ thể như sau: 5
6. Trình SL Chuyên môn Tiếng Tên phòng Độ Tin học CB Nghiệp vụ Anh VH 01 kỹ sư, Văn phòng điều hành 03 12/12 02ĐH, 01TC 01B, 01 văn 02B phòng 02B, 01Văn Phòng nghiệp vụ 03 12/12 02ĐH, 01 CĐ 02B phòng 01B, 02Văn Phòng đọc 03 12/12 01ĐH, 02CĐ 01B phòng Phòng học liệu điện tử 02 12/12 01ĐH, 01CĐ 01B, 01CĐ 02B Phòng mượn & Giáo 06 12/12 04ĐH, 02CĐ 06B 06B trình Phòng giữ cặp 01 12/12 01CĐ 01B 01B 2. Cơ sở vật chất và trang thiết bị . Cơ sở hạ tầng Thư viện được bố trí tại khu vực trung tâm, thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng của đông đảo độc giả là giảng viên, CB CNV và SV-HS trong toàn trường. Với diện tích phục vụ 1.500 m 2, tại khu vực nhà A4, Thư viện có ưu thế cao trong quá trình cung cấp thông tin, kiến thức, hỗ trợ độc giả trong việc học tập và tự nghiên cứu. Hạ tầng của Thư viện được bố trí ở một tầng trệt và một tầng lầu, với sự quy hoạch phục vụ với những mục đích khác nhau nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất trong quá trình phục vụ độc giả. - Khu vực tầng trệt bao gồm các phòng: Phòng Đọc, Phòng Đọc cộng đồng, Phòng Kỹ thuật nghiệp vụ, Phòng học liệu điện tử, Phòng giữ cặp, Phòng bổ sung, Phòng dịch vụ thông tin và bộ phận điều hành. - Khu vực lầu một chuyên để phục vụ cho quá trình mượn trả, gồm có Phòng Mượn, phòng giáo trình và khu vực Kho lưu. . Trang thiết bị - Hệ thống trang thiết bị trong Thư viện bao gồm: - Hệ thống server chuyên dụng. - Hệ thống mạng và các thiết bị phụ trợ. - Hệ thống máy tính phục vụ công tác và máy tính tra cứu dành cho độc giả. - Hệ thống cổng từ phòng đọc. - Sách vở tư liệu, báo tạp chí dạng in và điện tử. 6
7. - Hệ thống kho tàng, kệ chứa. Sự phát triển về cơ sở vật chất và trang thiết bị đã góp phần nâng cao chất lượng phục vụ và tạo ra một môi trường phục vụ hiện đại, là nơi học tập, nghiên cứu, giải trí lý tưởng. 3. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức và hoạt động của thư viện TRƯỞNG THƯ VIỆN PHÓ PHÓ TRƯỞNG THƯ VIỆN TRƯỞNG THƯ VIỆN Phụ trách Phục vụ Phụ trách CNTT CB PHÒNG NGHIỆP VỤ CB CB PHÒNG CB CB PHÒNG MƯỢN - PHÒNG PHÒNG ĐỌC GT DVTT HLĐT 7
8. Thư viện trường thuộc sự quản lý trực tiếp của Ban Giám hiệu nhà trường. Căn cứ vào đối tượng phục vụ, cơ cấu tổ chức và quản lý của Thư viện được tổ chức thành các bộ phận chức năng sau: 3.1. Lãnh đạo thư viện 3.1.1. Trưởng thư viện. Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về toàn bộ công tác tổ chức, lãnh đạo, lập kế hoạch và phương hướng hoạt động của đơn vị. - Quản lý, điều hành toàn đơn vị. - Xây dựng, quản lý và khai thác vốn tài liệu một cách có hiệu quả, tổ chức và phân công công việc cho Tổ nghiệp vụ thư viện. - Phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện. - Xây dựng và triển khai các sản phẩm thông tin phục vụ dạy và học. - Định hướng phát triển nhằm nâng cao chất lượng phục vụ độc giả. - Xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ thư viện có tinh thần đoàn kết, tạo mọi điều kiện thuận lợi để phát huy khả năng, tính chủ động sáng tạo của cán bộ thư viện trong công tác; để nâng cao trình độ chính trị, khoa học của cán bộ thư viện. - Phụ trách công tác kiểm kê trong toàn đơn vị. Quyền hạn: - Đề xuất và tham mưu cho lãnh đạo nhà trường các hướng phát triển thư viện, nâng cao chất lượng phục vụ của thư viện. - Xây dựng định hướng phát triển đơn vị. - Đề xuất tuyển dụng và quản lý nhân sự của đơn vị. - Tổ chức, điều động phân công công tác cán bộ trong đơn vị. - Bình xét, đề cử cán bộ cho các danh hiệu thi đua khen thưởng, kỷ luật và các chức danh trong đơn vị. Tiêu chuẩn chức danh: - Có bằng ĐH hoặc trên ĐH về thư viện. 8
9. - Am hiểu và có năng lực quản lý, có khả năng tập hợp, thuyết phục, động viên CB hoàn thành thành tốt công việc được giao. - Biết sử dụng ngoại ngữ tương đương trình độ B. - Tin học văn phòng thành thạo (tương đương trình độ B). 3.1.2. Phó Trưởng thư viện phụ trách công tác phục vụ Trách nhiệm: - Hỗ trợ, tham mưu cho Trưởng Thư viện các mảng hoạt động phục vụ trong đơn vị. - Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về việc xây dựng, phát triển, xử lý công tác phục vụ vốn tài liệu thư viện. - Tổ chức và phân công lao động trong công tác phục vụ, công tác bạn đọc và hoạt động tra cứu của thư viện. - Tư vấn và chịu trách nhiệm trước Trưởng đơn vị về công tác tuyển dụng nhân sự. - Duy trì và phát triển tình đoàn kết nội bộ. - Phụ trách mảng quản lý tài sản và công tác kiểm kê tài sản trong đơn vị. Quyền hạn: - Xây dựng chiến lược phát triển thư viện trong lĩnh vực được phân công. - Chỉ đạo, điều động và tổ chức cán bộ trong các khâu công tác. - Đề xuất và thực hiện tuyển dụng việc bổ sung nhân sự. - Kiểm tra kết quả công tác các mảng hoạt động trong đơn vị. Tiêu chuẩn chức danh: - Có bằng ĐH hoặc trên ĐH về thư viện. - Có kinh nghiệm trong công tác quản lý. - Am hiểu và có năng lực quản lý. - Biết sử dụng ngoại ngữ (ưu tiên tiếng Anh). 3.1.3. Phó Trưởng thư viện phụ trách công nghệ thông tin Trách nhiệm: - Hỗ trợ, tham mưu cho Trưởng Thư viện các mảng hoạt động trong đơn vị. 9
10. - Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về việc xây dựng, phát triển công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện. - Nghiên cứu, xây dựng và phát triển thư viện điện tử. - Quản trị và bảo trì cơ sở dữ liệu thư viện, nghiên cứu triển khai các cơ sở dữ liệu điện tử. - Xử lý và đưa ra phục vụ vốn tài liệu điện tử. - Phát triển ứng dụng và hình thành sản phẩm thông tin phục vụ nhu cầu của độc giả. - Cung ứng giải pháp công nghệ ứng dụng trong việc quản lý tư liệu cá nhân, tư liệu phục vụ nghiên cứu khoa học. - Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật và công nghệ trong công tác thư viện. - Thiết kế, vận hành và bảo trì hệ thống website, hệ thống mạng của thư viện. - Phụ trách mảng công tác ISO trong đơn vị. Quyền hạn: - Xây dựng chiến lược phát triển thư viện, phát triển ứng dụng CNTT. - Điều động và tổ chức cán bộ trong các khâu công tác thuộc mảng công nghệ. - Đề xuất việc bổ sung nhân sự. - Quản lý cơ sở vật chất và trang thiết bị của đơn vị. - Vận hành hệ thống mạng máy tính trong đơn vị. Tiêu chuẩn chức danh: - Có bằng ĐH hoặc trên ĐH về thư viện hoặc công nghệ thông tin. - Am hiểu và có năng lực quản lý. - Sử dụng thành thạo ngoại ngữ (ưu tiên tiếng Anh) tương đương trình độ B. - Nắm vững và có khả năng quản trị CSDL, thiết kế và quản trị trang web của Thư viện. 10
11. 4. Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ 4.1. Phòng nghiệp vụ Xử lý kỹ thuật tài liệu, cập nhật và bảo trì CSDL thư viện, thực hiện các nhiệm vụ khác của Thư viện. a) Cán bộ phụ trách phòng nghiệp vụ Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về các mảng hoạt động xử lý nghiệp vụ thư viện. - Quản lý, Tổ chức, phân công và điều hành công việc Phòng Nghiệp vụ. - Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển mảng nghiệp vụ thư viện. Quyền hạn: - Tổ chức, phân công nhân sự và điều hành công việc trong Tổ Nghiệp vụ. - Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác của Tổ. - Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động nghiệp vụ của thư viện. - Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp phát triển hoạt động nghiệp vụ thư viện; liên thông, liên kết với các thư viện bạn để hỗ trợ cùng phát triển chuyên môn. Tiêu chuẩn chức danh: - Có bằng ĐH hoặc cao hơn về thư viện. - Sử dụng thành thạo ít nhất 1 ngoại ngữ từ trình độ B trở lên (ưu tiên Tiếng Anh). - Tin học văn phòng thành thạo (tương đương trình độ B). - Có kinh nghiệm công tác nghiệp vụ từ 2 năm trở lên. b) Cán bộ phòng nghiệp vụ Trách nhiệm: - Trực tiếp thực hiện công tác biên mục tài liệu và các công tác xử lý kỹ thuật. - Thu thập, xử lý và biên mục nguồn tài liệu điện tử. Quyền hạn: - Nghiên cứu, đề xuất phương án cải tiến công việc. 11
12. Tiêu chuẩn chức danh: - Có bằng ĐH hoặc trên ĐH về thư viện. - Sử dụng thành thạo ít nhất 1 ngoại ngữ từ trình độ B trở lên (ưu tiên Tiếng Anh). - Tin học văn phòng thành thạo (tương đương trình độ B). 4.2. Phòng đọc Phục vụ người đọc sử dụng tài liệu tại chỗ với các loại hình tài liệu: Sách Việt văn, ngoại văn, luận văn, luận án, báo, tạp chí, a) Cán bộ phụ trách phòng đọc Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước Phó Trưởng Thư viện phụ trách phục vụ về các mảng hoạt động phục vụ của Phòng Đọc. - Quản lý, Tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Đọc. - Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển của Phòng Đọc. - Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, tư liệu trong phạm vi của Phòng. Quyền hạn: - Tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Đọc. - Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác của của Phòng Đọc. - Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động phục vụ đọc. Tiêu chuẩn chức danh: - Có bằng CĐ thư viện trở lên. - Sử dụng ít nhất 1 ngoại ngữ (ưu tiên Tiếng Anh, tối thiểu trình độ A). - Kỹ năng tin học văn phòng thành thạo (tương đương trình độ B). - Có kỹ năng giao tiếp tốt; có khả năng phân công, điều hành nhân sự và công việc của Tổ. b) Cán bộ phòng đọc Trách nhiệm: - Phục vụ độc giả đọc và tham khảo tài liệu tại Phòng Đọc. - Tổ chức, sắp xếp và ổn định tài liệu. 12
13. Quyền hạn: - Xử lý những vi phạm kỷ luật trong phạm vi Phòng Đọc. - Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển mảng công tác. Tiêu chuẩn chức danh: - Có bằng trung cấp thư viện trở lên. - Anh văn, tin học trình độ A trở lên. - Có kỹ năng giao tiếp. 4.3. Phòng mượn Phục vụ cho bạn đọc mượn sách tham khảo và giáo trình về nhà. a) Cán bộ phụ trách phòng mượn Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước Phó Trưởng Thư viện phụ trách phục vụ về các mảng hoạt động phục vụ mượn trả tài liệu của thư viện. - Quản lý, tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Mượn. - Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển của hoạt động mượn trả tài liệu. - Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, tư liệu trong phạm vi của Phòng. Quyền hạn: - Tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Mượn. - Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác của Phòng Mượn. - Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động mượn trả tài liệu của thư viện trong phạm vi Phòng Mượn. Tiêu chuẩn chức danh: - Có bằng CĐ thư viện trở lên. - Sử dụng ít nhất 1 ngoại ngữ (ưu tiên Tiếng Anh, tối thiểu trình độ A). - Kỹ năng tin học văn phòng thành thạo (tương đương trình độ B). - Có kỹ năng giao tiếp tốt; có khả năng phân công, điều hành nhân sự và công việc của Tổ. 13
14. b) Cán bộ phòng mượn Trách nhiệm: - Phục vụ mượn tài liệu tham khảo và giáo trình. - Nhận trả tài liệu. - ổn định kho tư liệu. - Gia cố, bảo quản tài liệu cũ. Quyền hạn: - Xử lý những công việc và vi phạm kỷ luật trong phạm vi Phòng Mượn. - Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển mảng công tác của phòng. Tiêu chuẩn chức danh: - Có bằng trung cấp thư viện trở lên. - Anh văn, tin học trình độ A trở lên. - Có kỹ năng giao tiếp. 4.4. Phòng Dịch vụ thông tin Giao tiếp, nắm bắt nhu cầu người dùng tin và cung cấp thông tin theo yêu cầu và gia hạn tái cấp quyền sử dụng thẻ thư viện viện, a) Cán bộ phòng dịch vụ thông tin Trách nhiệm: - Cung cấp thông tin và xử lý thông tin theo yêu cầu của bạn đọc. - Theo dõi, xử lý và cập nhật thông tin bạn đọc. Quyền hạn: - Thu thập, điều tra nhu cầu thông tin và đề xuất hướng thực hiện nhằm cải tiến, nâng cao chất lượng công tác. Tiêu chuẩn chức danh: - Có bằng ĐH hoặc trên ĐH về thư viện. - Sử dụng thành thạo ít nhất 1 ngoại ngữ từ trình độ B trở lên (ưu tiên Tiếng Anh). - Tin học văn phòng thành thạo (tương đương trình độ B). - Kỹ năng giao tiếp tốt. 14
15. 4.5. Phòng học liệu điện tử Phục vụ người dùng tin truy cập tài liệu và các thông tin trong CSDL Thư viện và trên Internet, liên quan đến việc nghiên cứu, giảng dạy, học tập, giải trí, a) Cán bộ phòng tra cứu thông tin Trách nhiệm: - Quản lý, vận hành và đảm bảo an ninh hệ thống mạng và máy tính trong thư viện. - Tổ chức hoạt động phục vụ tra cứu tại Phòng Tra cứu Thông tin. - Quản lý tài sản, trang thiết bị, máy tính trong phòng. Quyền hạn: - Xử lý những vi phạm kỷ luật trong phạm vi của Phòng. - Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển nhằm không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ. b) Cán bộ kỹ thuật viên mạng và hệ thống Trách nhiệm: - Tổ chức, quản lý và khai thác phòng máy (Phòng Tra cứu thông tin). - Sưu tầm, tổ chức và xây dựng nguồn tài liệu điện tử. - Quản lý, vận hành và đảm bảo an ninh hệ thống mạng và máy tính trong thư viện. - Quản lý tài sản, trang thiết bị, máy tính trong đơn vị. Quyền hạn: - Xử lý những vi phạm kỷ luật trong phạm vi của Phòng. - Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển nhằm không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ. - Nghiên cứu, đề xuất hướng bổ sung nguồn tài liệu điện tử. - Nghiên cứu đề xuất các giải pháp an ninh mạng. - Xây dựng và phát triển sản phẩm thông tin. 15
16. II. NỘI DUNG THỰC TẬP Trong thời gian thực tập 7 tuần, em đã được các thầy cô, anh chị phân công thực tập tại các phòng ban của thư viện như sau: 1. Phòng đọc 2. Phòng mượn 3. Phòng nghiệp vụ 4. Phòng học liệu điện tử 5. Phòng giữ cặp 6. Phòng đọc Cộng đồng Lịch thực tập tại Thư viện ĐH SPKT TP. HCM như sau: Từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần. Sáng: 08g00 - 11g15 Chiều: 13g15 - 16g15 Công việc cụ thể tại các phòng ban: 1. Phòng đọc - Nắm cách tổ chức kho trong phòng đọc: o Khu vực sách Việt văn o Khu vực sách ngoại văn (gồm sách tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Pháp) o Khu vực tài liệu tra cứu o Khu vực luận văn, luận án, NCKH o Khu vực báo, tạp chí 16
17. - Nắm cách quản lí bạn đọc ra vào phòng đọc: o Quét và giữ thẻ sinh viên khi bạn đọc đi vào o Để ý tác phong bạn đọc đúng nội quy thư viện o Nhắc nhở bạn đọc khi hết giờ o Trả thẻ, quan sát xem bạn đọc có cầm sách trong phòng ra hay không o Xử phạt nếu bạn đọc vi phạm nội quy - Tìm hiểu cách cho bạn đọc mượn tài liệu ra ngoài photo, bán giáo trình cho sinh viên mua để đền cho thư viện. - Biết cách gia hạn thẻ cho bạn đọc khi thẻ hết hạn sử dụng - Hướng dẫn bạn đọc tìm tài liệu - Sắp xếp lại báo, tạp chí - Bấm báo mới trong ngày 2. Phòng mượn - Nắm cách tổ chức kho trong phòng mượn: o Khu vực giáo trình o Khu vực tài liệu tham khảo - Hướng dẫn bạn đọc tìm tài liệu - Tìm hiểu quy trình mượn/trả tài liệu - Sắp xếp tài liệu đúng khu vực - Bảo quản và thanh lọc tài liệu 17
18. 3. Phòng nghiệp vụ - Kiểm tra tài liệu mới nhập về - Đóng dấu, dán nhãn, dán mã vạch tài liệu - Biên mục mô tả, phân loại tài liệu: sách, luận văn, luận án - Bảo quản tài liệu: sách, giáo trình bị hư hỏng nhỏ 4. Phòng học liệu điện tử - Scan tài liệu - Upload tài liệu lên trang web của trường 5. Phòng giữ cặp - Giữ cặp, balô cho sinh viên có nhu cầu vào thư viện 6. Phòng đọc Cộng đồng: - Biết cách quản lí và phục vụ bạn đọc: o Kiểm tra thẻ sinh viên khi bạn đọc đi vào o Để ý tác phong bạn đọc đúng nội quy thư viện o Nhắc nhở bạn đọc khi hết giờ o Quan sát xem bạn đọc có cầm sách trong phòng ra hay không o Biết các thủ tục phải làm khi bạn đọc tặng sách cho thư viện. - Biết cách upload tài liệu lên các trang web ( tailieu.vn ) 18
19. III. TỔNG KẾT 1. Phần tự nhận xét về trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tác phong làm việc của nhóm: - Quá trình thực tập đã giúp chúng em hiện thực hóa những kiến thức học ở trường lớp vào môi trường thực tiễn. Tuy nhiên trong quá trình thực tập chúng em cũng không tránh khỏi sai sót, những lúng túng ban đầu; nhưng nhờ sự tận tình chỉ bảo, hướng dẫn của các thầy cô, anh chị nên chúng em cũng dần quen và thành thạo hơn trong công việc. - Đợt thực tập này cũng đã rèn luyện cho chúng em những đức tính để có tác phong tốt trong công việc: đi đúng giờ, tập trung trong công việc, hoàn thành tốt công việc được giao. - Đợt thực tập cũng giúp chúng em biết cách đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc để cùng nhau tiến bộ. - Bên cạnh đó, chúng em nhận thấy mình còn nhiều hạn chế trong công việc như: khả năng tin học còn hạn chế nên xử lí công việc chưa thành thạo, còn sai sót trong quá trình biên mục, phân loại. 2. Nhận xét về thư viện 2.1. Ưu điểm - Vị trí của thư viện: Thư viện có vị trí rất thuận lợi do nằm ở khu vực trung tâm của trường, thuận tiện cho việc đi lại của sinh viên. - Cán bộ thư viện: Thư viện có đội ngũ cán bộ trẻ, năng động, nhiệt tình trong công việc. Mỗi cán bộ có thể đảm trách nhiều khâu công việc khác nhau và cán bộ thư viện còn được tạo điều kiện để học tập nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ thông qua những lớp đào tạo ngắn hạn. 19
20. - Trang thiết bị và phương tiện kỹ thuật tương đối hiện đại hỗ trợ cho chúng em trong khi thực tập. - Thư viện tổ chức và hoạt động theo hướng chuyên nghiệp. - Không gian phòng đọc thoáng mát, thích hợp cho việc học tập 2.2. Kiến nghị - Đường truyền Internet yếu gây cản trở trong công việc và phục vụ - Không gian làm việc dành cho cán bộ phòng học liệu điện tử hơi chật hẹp. - Thư viện chưa có diện tích để tổ chức phòng tự học, học nhóm cho sinh viên - Tài liệu của thư viện khá phong phú đặc biệt là giáo trình cho sinh viên. Tuy nhiên, lượng sách quá nhiều mà diện tích cũng như số lượng giá kệ có hạn gây khó khăn trong việc sắp xếp và bảo quản tài liệu. - Công tác vệ sinh tài liệu, giá kệ chưa được chú trọng lắm. Tài liệu bị bám bụi nhiều ảnh hưởng đến việc phục vụ và bảo quản tài liệu LỜI CẢM ƠN Khoảng thời gian thực tập trong 7 tuần từ (12/11/2012 đến 28/12/2012) là chưa nhiều nhưng đã giúp em vững vàng hơn về vốn kiến thức đã học qua những năm ngồi trên giảng đường đại học. Với lòng biết ơn sâu sắc, chúng em xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám đốc thư viện, các thầy cô cùng tất cả các anh chị cán bộ trong thư viện ĐH SPKT TPHCM đã nhiệt tình giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt đợt thực tập; và giúp chúng em không những vững về kiến thức chuyên môn mà còn trưởng thành hơn về phẩm chất của người cán bộ thư viện. Môi trường làm việc của thư viện đã tạo cho chúng em có cái nhìn nền tảng và định hướng về công việc khi ra trường. 20
21. Em cũng chân thành cảm ơn Cô: Nguyễn Thị Thu và Chị: Lê Thị Hồng Hiếu đã đại diện khoa Thư viện_Thông tin học Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn TP. HCM hướng dẫn chúng em trong đợt thực tập này. Một lần nữa em xin hết lòng cảm ơn và kính chúc quý Ban giám đốc cùng tập thể cán bộ thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM, quý Thầy Cô khoa Thư viện_Thông tin học Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn TP. HCM sức khỏe và niềm vui và ngày càng thành đạt trong cuộc sống. sinh viên thực tập: Bùi Thị Nhàn IV. LẬP KẾ HOẠCH VỀ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ BẠN ĐỌC ( NGƯỜI DÙNG TIN ) CHI TIẾT: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC TRƯỜNG ĐẠI HỌC SỰ PHẠM KĨ THUẬT TPHCM KẾ HOẠCH CHI TIẾT CÔNG TÁC CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ BẠN ĐỌC TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KĨ THUẬT TPHCM NĂM 1. Mục đích – Yêu cầu: 1.1. Mục đích: 21
22. Nhân kỷ niệm Thư viện ĐH SPKT TPHCM tổ chức Hội nghị bạn đọc năm để lấy ý kiến phản hồi từ phía người sử dụng thư viện về các nguồn lực của thư viện hiện nay, nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả và chất lượng phục vụ của thư viện. 1.2. Yêu cầu: Hội Nghị Bạn đọc – Người dùng tin lần này được tổ chức với mục đích giới thiệu, phổ biến rộng rãi tới từng bạn đọc về các thông tin, tài liệu, các loại sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện Thư viện đang quản lý và phục vụ; Với mong muốn cải tiến các hoạt động của Thư viện trong thời gian tới, nhằm đáp ứng đầy đủ hơn các nhu cầu thông tin ngày càng tăng của các thầy cô giáo, cán bộ - công nhân viên và các sinh viên. Tổ chức hiệu quả và tiết kiệm. 2. Kế hoạch tiến hành 2.1. Thành lập Ban tổ chức hội nghị bạn đọc/người dùng tin 1. 2. 3. -> Phụ trách quản lí chung về tổ chức HNBĐ- NDT, điều động nhân sự và tài chính. * Ghi chú: Có cán bộ thư viện và sinh viên thực tập tham gia thực hiện. 2.2. Đối tượng khách mời tham gia: Đại diện Ban Giám hiệu, đại diện các khoa/ Bộ môn, đại diện các đơn vị - phòng ban Tất cả bạn đọc là cán bộ giảng viên, viên chức, học viên cao học, nghiên cứu sinh và các sinh viên đang theo học trong và ngoài Trường. 22
23. 2.3. Thời gian – Địa điểm: Thời gian: từ giờ đến giờ ngày tháng năm Địa điểm: 2.4. Chương trình Hội nghị bạn đọc: 2.4.1. Ổn định tổ chức, đón tiếp khách mời và bạn đọc đến dự: Phát phiếu thăm dò ý kiến bạn đọc về việc tổ chức Hội nghị. Thời gian từ giờ đến giờ 2.4.2. Văn nghệ chào mừng Hội nghị: Thư viện chuẩn bị tiết mục văn nghệ chính. Phần này do MC giới thiệu. Thời gian từ giờ đến giờ 2.4.3. Bắt đầu chương trình: Khai mạc, tuyên bố lý do, giới thiệu khách mời, công bố chương trình của Hội nghị. Sau đó mời Ban Chủ tọa lên điều khiển Hội nghị. Ban Chủ tọa gồm có: Phần này do MC giới thiệu. Thời gian từ giờ đến giờ 2.4.4. Giới thiệu vài nét về tình hình hoạt động thư viện trường năm Giám đốc thư viện trình bày kết quả công tác phục vụ bạn đọc tại thư viện từ năm học đến nay. Thời gian từ giờ đến giờ (Phần này trình bày khoảng phút). 2.4.5. Bạn đọc phát biểu ý kiến xây dựng Thư viện: Thời gian còn lại của Hội nghị sẽ dành để nghe bạn đọc phát biểu ý kiến, nhận xét về các mặt hoạt động chủ yếu của Thư viện và trả lời những ý kiến của bạn đọc. 23
24. Thời gian từ giờ đến giờ (Phần này khoảng tiếng). * Các vấn đề dự kiến sẽ trao đổi giữa thư viện và bạn đọc: Về Cơ sở vật chất – trang thiết bị thư viện; Về Nguồn tài nguyên thông tin thư viện; Tinh thần, thái độ phục vụ của cán bộ thư viện; Những vấn đề khác.v.v Phát biểu của đại diện bạn đọc tích cực (dự kiến trước bạn đọc lên phát biểu ý kiến đóng góp về các vấn đề dự kiến sẽ trao đổi): khoảng người. Mời bạn đọc dùng Tea - Break. [Thời gian từ giờ đến giờ (Phần này khoảng phút)]. Sau đó mời bạn đọc quay lại Hội nghị và tiếp tục phát biểu ý kiến đóng góp cho thư viện. Đại diện BGĐ Thư viện giải đáp tại chỗ hoặc ghi nhận ý kiến đóng góp của bạn đọc để trả lời sau trên văn bản tổng kết của Hội nghị. Ban GĐ Thư viện đặt câu hỏi để bạn đọc trả lời: (Trường hợp câu hỏi của bạn đọc quá nhiều, Ban Giám đốc thư viện không kịp giải đáp tại Hội nghị, Thư ký sẽ ghi nhận lại tất cả câu hỏi của bạn đọc và sẽ gửi câu trả lời trên website của thư viện). Phát biểu ý kiến của đại diện Ban Giám hiệu nhà trường. [Thời gian từ giờ đến giờ (Phần này khoảng tiếng)]. Thu lại các phiếu đóng góp ý kiến của bạn đọc về việc tổ chức Hội nghị. (Thời gian từ giờ đến giờ : Tặng quà lưu niệm cho những cộng tác viên và bạn đọc tích cực nhất.) 2.3.6. Bế mạc hội nghị bạn đọc: giờ - Giám đốc Thư viện phát biểu cảm ơn những người tham dự, cám ơn nhà tài trợ chương trình và tuyên bố bế mạc Hội nghị. 3. Dự trù thời gian cho công tác chuẩn bị: khoảng hơn tháng (từ ngày đến ngày ). 24
25. 3.1. Bố trí nhân sự phụ trách công tác chuẩn bị Hội nghị: Bảng phân công nhiệm vụ cụ thể: Người phụ trách Thời gian thực STT Nội dung công việc Ghi chú Chính Hỗ trợ hiện 1. Phụ trách kế hoạch, điều phối công tác chuẩn bị Hội nghị. 2. Phụ trách làm và gửi thông báo trên website của trường và thư viện, làm thư mời và phiếu đóng góp ý kiến. 3. 4. Phụ trách gửi thư mời cho bạn đọc và khách mời tham dự Hội nghị. 5. Phụ trách đặt phông chữ, băng rôn, panô để trưng bày ảnh; Thuê khăn trải bàn, khay và khăn đựng quà, mượn trang thiết bị, bục phát biểu. 6. 7. Phụ trách hậu cần cho Hội nghị (mua bánh, nước uống, hoa tươi trang trí, khay nhựa đựng bánh, ly, muỗng nhựa uống nước và cà phê, quà 25
26. cho bạn đọc v.v ) 8. Phụ trách gắn phông chữ, panô ảnh, băng rôn, trang thiết bị, sắp xếp bàn ghế, kệ trưng bày cho Hội nghị. 9. Phụ trách tiếp tân (đón đại biểu, phát phiếu góp ý, cầm khay đựng quà lưu niệm cho đại biểu và BGĐ tặng cho bạn đọc), phục vụ Tea – break tại Hội nghị. 10. Phụ trách quay phim, chụp ảnh Hội nghị để lưu lại Thư viện sau này làm minh chứng. 11. Phụ trách việc kiểm tra, quan sát và ổn định trật tự khu vực Hội nghị. 12. Phụ trách dẫn dắt chương trình Hội nghị. 13. Phụ trách trực sổ thống kê lượt bạn đọc, sổ ghi cảm tưởng của bạn đọc tham dự Hội nghị. 14. Vệ sinh khu vực tổ chức Hội nghị. 15. Làm báo cáo tổng kết công 26
27. tác tổ chức Hội nghị. 4. Kinh phí dự kiến chi cho Hội nghị: * Các khoản dự tính chi: STT Nội dung chi Ghi chú Thành Đơn giá Số lượng Công tác chuẩn bị tiền a> 1 2 b> Mua bánh ngọt + nước uống phục vụ Tea - Break 1 2 c> Quà cho cộng tác viên và bạn đọc tích cực 1 d> Bồi dưỡng cán bộ - bạn đọc 1 Tổng cộng dự tính chi ban đầu Dự kiến các khoản phát sinh thêm Tổng kinh phí xin tạm ứng 27
28. *Ghi chú: Xét duyệt của Ban Giám đốc Thư viện ngày tháng năm Người làm kế hoạch BGĐ Đồng ý và thông qua Ngày tháng năm 28