Bài thuyết trình và kỹ năng thuyết trình trước công chúng

Nội dung text: Bài thuyết trình và kỹ năng thuyết trình trước công chúng

1. BÀI THUYẾT TRÌNH VÀ KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRƯỚC CÔNG CHÚNG Thuyết trình là một cách nói chuyện với mọi người để trình bày những ý tưởng, hay cung cấp thông tin một cách rõ ràng và gãy gọn. Mọi người thường cảm thấy sợ khi thuyết trình trước đám đông, nhưng nếu bạn thực hiện theo một số quy tắc đơn giản sau thì việc trình bày trước đám đông sẽ thực sự đơn giản. Chỉ dẫn này sẽ hướng dẫn cho bạn từng giai đoạn cụ thể để thực hiện một bài thuyết trình, từ bước chuẩn bị đến phần kết luận và kể cả những câu hỏi, câu trả lời. Và chính bài hướng dẫn này cũng được thể hiện như một bài thuyết trình nhỏ. PHẦN GIỚI THIỆU Mỗi bài thuyết trình đều có một đối tượng chung và mọi người khi trình bày một bài thuyết trình đều có mục đích nhằm: + Thông báo + Đào tạo + Thuyết phục + Bán hàng Một bài thuyết trình thành công là một trong những cách hữu hiệu nhất để bạn gửi thông điệp đến mọi người. Vì thế sử dụng hiệu quả các ngôn từ và thuật ngữ trong một bài thuyết trình là điều vô cùng quan trọng. - Trước tiên chúng ta sẽ tìm hiểu về tầm quan trọng của công tác chuẩn bị. - Sau đó, chúng ta sẽ xem xét sử dụng những công cụ, thiết bị nào cần để hỗ trợ - Kế tiếp, chúng ta sẽ nghiên cứu cách trình bày bài thuyết trình - Sau khi đã định hình được cách trình bày, chúng ta sẽ tiến hành kiểm tra ngôn từ của bài thuyết trình trước khi xem xét lại toàn bộ nội dung. - Cuối cùng, chúng ta sẽ kết thúc bài thuyết trình bằng cách tóm tắt những nội dung chính. - Sau đó, bạn sẽ được mời tham dự một kỳ kiểm tra tự đánh giá. Nào, bây giờ chúng ta cùng tìm hiểu cụ thể từng nội dung trên. NỘI DUNG Trước tiên chúng ta sẽ tìm hiểu về ý nghĩa của quá trình chuẩn bị để thấy được vai trò của nó trong một bài thuyết trình. CHUẨN BỊ Bạn có thể nêu tên 3 điều quan trọng nhất để có một bài thuyết trình tốt? - Thứ nhất : chuẩn bị! - Thứ hai : chuẩn bị !! - Thứ ba : cũng là chuẩn bị !!! Khi mọi thứ đã được chuẩn bị và hoạch định tốt bạn sẽ cảm thấy đỡ hồi hộp và rất tự tin. Thính giả sẽ nhận thấy sự tự tin ở bạn và lúc đó họ sẽ tin tưởng vào khả năng của bạn. Đến lúc này bạn đã kiểm soát được khán giả và cả bài thuyết trình của mình. Khán giả sẽ lắng nghe bài thuyết trình của bạn một cách tích cực.
2. Mục đích Trước khi tiến hành chuẩn bị một bài thuyết trình bạn nên tự hỏi: “Tại sao mình làm bài thuyết trình này? Mình phải thông báo, thuyết phục, đào tạo hay bán gì không?”. Bạn phải xác định rõ ràng mục tiêu của mình, bởi nếu chính bạn cũng không xác định rõ thì thính giả không thể hiểu bài thuyết trình của bạn. Thính giả “Bạn sẽ trình bày bài thuyết trình này cho ai?” Thông thường điều này rất rõ ràng, nhưng không phải luôn luôn như vậy. Bạn phải xác định có bao nhiêu khán giả? Họ thuộc thành phần nào? Thương nhân? Giáo sư? Chính trị gia? Hay là những chuyên gia? Đó sẽ là một buổi thuyết trình nhỏ giữa các đồng nghiệp hay là một cuộc thi lớn hội tụ gần 400 đối thủ? Họ đã biết những gì và họ chờ đợi gì ở bạn? Địa điểm “Bạn sẽ thuyết trình ở đâu? Trong một phòng họp nhỏ ở khách sạn hay trong một hội trường lớn? Hội trường đã được trang bị những trang thiết bị gì? Và vị trí của khán giả như thế nào? Thời gian “Khi nào bạn sẽ thuyết trình và nó sẽ kéo dài trong bao lâu: 5 phút hay một tiếng? Trước bữa trưa khi thính giả đói bụng hay ngay sau bữa trưa khi thính giả đang buồn ngủ? Phương pháp trình bày “Bạn sẽ trình bày bài diễn văn như thế nào? Phương thức nào bạn sẽ sử dụng : trang trọng hay không? Có cần nhiều thiết bị hỗ trợ không? Hay bạn có cần đưa vào bài thuyết trình những tình tiết gây cười không? Nội dung “Bạn sẽ nói gì?”. Bây giờ bạn phải quyết định chính xác bạn sẽ trình bày những gì. Trước tiên bạn phải có ý tưởng. Lưu ý là bạn không cần đưa quá nhiều ý tưởng vào bài thuyết trình mà bạn chỉ cần chọn lọc những thông tin liên quan đến mục tiêu và thính giả của bạn. Bạn nên loại trừ tất cả những thông tin khác. Bạn cũng cần đặt tiêu đề cho bài thuyết trình của bạn (khi chưa được cung cấp). Chính tiêu đề sẽ giúp bạn thể hiện nội dung chính. Tiếp theo bạn sẽ chuẩn bị các công cụ hỗ trợ nếu bạn quyết định sẽ sử dụng cho bài thuyết trình,nhưng bạn nên nhớ rằng không nên sử dụng quá nhiều thiết bị hỗ trợ. Ngoài ra, bạn cũng có thể cung cấp thêm thông tin trong quá trình trả lời chất vấn. Một bài thuyết trình được tổ chức chặt chẽ với những chi tiết rõ ràng sẽ giúp thính giả nắm bắt dễ dàng, nhờ đó bài thuyết trình của bạn sẽ có hiệu quả hơn. Bạn nên tổ chức các ý cần trình bày theo logic. Hầu hết các bài thuyết trình được chia thành 3 phần và thường được tiếp tục bằng những câu hỏi chất vấn.
3. Mở đầu Giới thiệu ngắn gọn Chào thính giả Giới thiệu về chủ đề của bạn Giải thích về bố cục bài thuyết trình Giải thích các qui tắc đặt câu hỏi Nội dung Nội dung chính Trình bày bài thuyết trình Kết thúc kết luận ngắn gọn Tóm tắt nội dung bài thuyết trình Cảm ơn sự tham dự của thính giả Mời thính giả đặt câu hỏi Hỏi và trả lời Chú ý Khi thuyết trình, bạn thể hiện càng tự nhiên càng tốt. Bạn nên nắm rõ nội dung và các thông tin bạn muốn đưa ra mà không cần phải nhìn vào sách. Bạn không nên đọc bài thuyết trình, như thế sẽ rất chán và nó sẽ làm khán giả buồn ngủ. Nếu bạn không có cả bài thuyết trình để đọc thì làm sao bạn có thể nhớ hết những điều cần trình bày? Bằng các ghi chú. Bạn có thể tạo những ghi chú của riêng mình. Một số người tạo ghi chú bằng những tấm bìa A6. Một số người chỉ viết ra tiêu đề chính của các phần trong bài thuyết trình. Những người khác lại viết ra những từ khoá để ghi nhớ. Những ghi chú này sẽ giúp bạn tự tin hơn, nhưng vì bạn đã chuẩn bị bài thuyết trình cẩn thận nên có thể bạn sẽ không cần đến chúng. Tập thuyết trình Tập trước là một công đoạn quan trọng trong quá trình chuẩn bị. Bạn nên dành thời gian để tập trước hai hoặc ba lần. Điều này sẽ tạo cho bạn một số thuận lợi sau: Nắm rõ hơn về những nội dung bạn sẽ thuyết trình Xác định được những điểm yếu của bài thuyết trình Luyện tập được những phần âm khó Kiểm tra trước khoảng thời gian bạn trình bày và có thể bổ sung, chỉnh sửa lại nội dung Vì thế việc bạn cần làm là chuẩn bị, chuẩn bị và chuẩn bị. Bạn phải chuẩn bị trước mọi thứ: từ ngữ, thiết bị hỗ trợ, thời gian và trang thiết bị nơi thuyết trình. Tập trước bài thuyết trình vài lần và xác định khoảnng thời gian cho phép. Khoảng thời gian đã đúng chưa? Bạn đã hiểu rõ ràng về những dẫn giải chưa? Chúng đã được sắp xếp theo đúng trật tự chưa? Bạn đã biết gì về thính giả của mình chưa? Có bao nhiêu người tham dự? Bạn sẽ xoay sở thế nào với những câu hỏi khó? Bạn đã biết địa điểm mình sẽ thuyết trình chưa? Bạn có tự tin về các trang thiết bị không? Khi trả lời chất vấn bạn phải tự tin, nhiệt tình và vui vẻ thính giả. Chúng ta đã thấy rõ vai trò quan trọng của quá trình chuẩn bị cho một bài thuyết trình. Nào, bây giờ chúng ta cùng tìm hiểu về những thiết bị hỗ trợ và xem chúng có vai trò như thế nào đối với bài thuyết trình của chúng ta? TRANG THIẾT BỊ
4. Một trong những điều quan trọng nhất chính là BẠN! Bạn phải chắc chắn là mình đang tiến hành mọi việc đúng theo kế hoạch, và bạn phải kiểm tra kỹ lưỡng bài thuyết trình của mình. Nếu bạn không làm điều đó trước thì chính thính giả sẽ “làm thay” bạn. Overhead projector (OHP) Khi sử dụng loại thiết bị này sẽ bạn một số thuận lợi sau: Có thể sử dụng ở độ sáng bình thường Có thể quay mặt về phía thính giả Có thể viết hoặc vẽ trực tiếp lên những slide khi thuyết trình. Bảng trắng là một thiết bị rất hữu hiệu để trình bày những điều phát sinh như ý tưởng, ví dụ Nhưng với những nội dung đã định trước thì sử dụng OHP có lẽ là hữu hiệu nhất. Bạn sử dụng khăn lau để chùi bảng trắng. Bạn nhớ rằng khăn lau phải sạch sẽ và bạn cũng nên chuẩn bị sẵn một cái cho riêng mình. Bạn nên sử dụng bút màu để viết bảng trắng và khi cần thiêt bạn có thể thay đổi màu mực. Có rất nhiều màu mực khác nhau cho bạn lựa chọn như xanh duơng, đỏ, đen hay màu xanh lá cây. Bạn cũng nhớ nên đem theo nhiều cái phòng khi gặp sự cố. "Một người làm việc tốt không bao giờ cảm thấy giận dữ và bất mãn với những dụng cụ làm việc của mình."
5. Kẹp giấy (flipchart): giống như một cuốn lịch, bạn kẹp một số trang giấy lên đó và lật từng tờ để dẫn giảI khi thuyết trình. Một số người thích loại thiết bị này hơn dùng bảng, nhưng thực ra thiết bị này chỉ phù hợp với những bài thuyết trình nhỏ. Slide projector chỉ được sử dụng trong phòng tối. Một số máy Projector sử dụng slide có thể đồng thời sử dụng cả âm thanh. loại Projector này thường được sử dụng cho các buổi thuyết trình lớn. Đa số loại máy này đòi hỏi slide 35mm nhưng cũng có loại máy dùng với slide 6*6cm Màn hình chiếu được sử dụng cho overhead projector hoặc projector sử dụng các slide. Bạn có thể sử dụng loại màn hình chiếu có thể cuốn lại và di chuyển được. Máy tính xách tay ngày càng được sử dụng rộng rãi để trình chiếu các đồ thị, biểu đồ. Nó thưòng được sử dụng cùng overhead projector để trình chiếu các hình ảnh từ màn hình máy tính lên màn hình chiếu. Handouts là các tài liệu hay mẫu nội dung mà bạn phát cho thính giả. Bạn lưu ý không nên phát handout trước khi thuyết trình vì như thế thính giả chỉ chăm chú đọc mà không lắng nghe bạn trình bày. Như vậy chúng ta có thể thấy rằng sử dụng thiết bị hỗ trợ trong thuyết trình sẽ tạo thêm hiệu quả cho chúng ta. Bây giờ chúng ta cùng tìm hiểu về những kỹ năng cần thiết trong thuyết trình. CÁC KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Trình bày Trình bày là cách bạn thể hiện bài thuyết trình của bạn. Trình bày là khâu quan trọng của bài thuyết trình, chí ít nó cũng quan trọng như nội dung của bài thuyết trình.
6. Lo lắng Hầu hết những người thuyết trình lúc đầu đều cảm thấy rất hồi hộp, lo lắng vì thế nếu bạn có hồi hộp, lo lắng cũng là chuyện bình thường. Điều quan trọng là bạn bắt đầu như thế nào, bạn có tạo được ấn tượng ban đầu không. Đây là thời gian để bạn tạo mối liên hệ với thính giả của bạn. Bạn nên trình bày rõ ràng, từ từ và cố gắng giữ bình tĩnh. Tốt hơn hết là bạn nên học thuộc lòng phần giới thiệu. Mối liên hệ với thính giả Bạn cần phải tạo mối quan hệ thân thiện với thính giả của bạn. Bạn cần phải thân thiện và nhiệt tình vì như thế thính giả cũng sẽ thân thiện và nhiệt tình với bạn. Và trong quá trình thuyết trình bạn cũng nên quan sát và nhìn vào từng thính giả một cách tự nhiên nhất vì như vậy sẽ tạo cho họ cảm giác như bạn đang nói trực tiếp với họ. Chính điều này tạo cho bạn cơ hội để nhận ra những biểu hiệu của thính giả:nhàm chán, không thích thú hay thậm chí bất đồng để điều chỉnh cho phù hợp. Mục tiêu của bạn là giao tiếp! Ngôn ngữ cử chỉ Những điều bạn không nói cũng quan trọng như những điều bạn trình bày. Ngôn ngữ cử chỉ có thể giúp thính giả hiểu được điều bạn muốn nói trước khi bạn mở lời. Trang phục, dáng đi, mắt kính, kiểu tóc và cử chỉ của bạn là những điều tạo ấn tượng đầu tiên khi bạn bước vào phòng. Nói chung, bạn nên đứng khi thuyết trình. Bạn nên chú ý tránh lặp lại những cử chỉ khó chịu, bạn cũng cần hiểu rằng sự di chuyển của bạn cũng là một cách để bạn kiểm soát quá trình thuyết trình của mình. Ví dụ, khi bạn tiến đến hoặc rời khỏi bảng, bạn có thể di chuyển nhanh hay chậm, lên hay xuống giọng với thính giả. Bạn có thể đứng tại chỗ khi trình bày mà cũng có thể di chuyển từ bên này sang bên khác. Bạn có nghĩ rằng hai phương cách hoàn toàn khác nhau này có ảnh hưởng gì đến thính giả của bạn không? Yếu tố văn hoá Mặc dù tiếng Anh được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới nhưng có thể sẽ có một số thính giả của bạn không nói tiếng Anh chính thống. Bạn thử tưởng tượng rằng khi một người Đức làm việc cho một công ty của Israel sẽ trình bày một bài thuyết trình bằng tiếng Anh trước các thính giả người Nhật ở Hàn Quốc thì chắc chắn sẽ xảy ra các tình huống nhầm lẫn do yếu tố văn hoá gây ra. Bạn nên cố gắng nắm bắt những yếu tố có thể ảnh hưởng đến sự tiếp nhận của thính giả. Đây là lý do giải thích vì sao chuẩn bị là công đoạn vô cùng quan trọng. Sự khác biệt về văn hoá cũng được thể hiện rõ trong ngôn ngữ cử chỉ. Nếu bạn là một người đến từ miền nam nước Pháp hay từ nước Ý thì việc bạn sử dụng cử chỉ khi thuyết trình có thể được coi là thân thiện, nhưng nếu bạn là một người Anh thì hành động đó của bạn bị xem là thiếu tự tin và không hiểu rõ về những điều bạn đang trình bày.
7. Âm giọng tốt Tất nhiên điều này rất quan trọng vì như thế thính giả có thể nghe rõ ràng bài thuyết trình của bạn. Bạn hãy chú ý khi quay lưng về phía thính giả, ví dụ khi bạn quay lên bảng, bạn cần phải nói lớn hơn. Nói chung bạn nên thay đổi giọng nói của bạn phù hợp với từng thời điểm, như thế sẽ tạo hứng thú hơn cho thính giả. Bạn có thể thay đổi âm lượng của bạn theo ít nhất 3 yếu tố sau đây: Tốc độ: bạn có thể trình bày theo tốc độ bình thường, có thể nói nhanh hơn, có thể chậm lại và bạn cũng có thể dừng lại. Bạn nên dừng lại sau mỗi đoạn để thu hút sự chú ý của thính giả. Đây là một kỹ năng rất quan trọng khi thuyết trình. Ngữ điệu: bạn nên thay đổi ngữ điệu (khi lên cao, khi xuống thấp) cho phù hợp theo từng tình huống cụ thể. Âm lượng: bạn có thể trình bày với âm lượng vừa phải, cũng có thể nói lớn hay nhỏ lại. Hạ thấp giọng cũng có thể là một cách thu hút sự chú ý của thính giả. Nói chung, điều quan trọng là bạn không nên trình bày bằng giọng đều đều suốt cả bài thuyết trình. Đó là âm giọng ru ngủ mọi người. Thiết bị hỗ trợ Trong tất cả những thông tin mà não tiếp nhận, thì hầu hết đều từ đôi mắt. Theo thống kê, có đến 80 % thính giả tiếp thu thông tin bằng trực giác nhưng chỉ có 20 % tiếp thu bằng thính giác. Điều này cho thấy một ý nghĩa rất rõ ràng: Thiết bị hỗ trợ là một phương thức giao tiếp vô cùng hữu hiệu Những người chưa có được những kỹ năng hoàn hảo để thuyết trình cũng không nên quá lo lắng vì hiệu quả của việc sử dụng các thiết bị hỗ trợ cũng đóng vai trò quan trọng. Rất thiết thực khi dành thời gian để tạo ra những thiết bị hỗ trợ hữu hiệu nhưng cũng không nên khiến người nghe quá tải. Bạn không nên đưa quá nhiều thông tin vào trong mỗi phần và cũng nên dành thời gian cho thính giả quan sát và tiếp thu. Bạn phải nhớ rằng thính giả của bạn chưa bao giờ tiếp cận với những loại thiết bị này. Họ cần có đủ thời gian để hiểu chúng. Nếu chưa hiểu rõ thì họ chưa thể giao tiếp. Ngoài tranh ảnh, những dụng cụ hỗ trợ hữu hiệu nhất là những biểu đồ. Dưới đây là 3 mẫu biểu đồ thường gặp. Biểu đồ hình tròn (có dạng như những miếng bánh)
8. Biểu đồ hình khối (thể hiện theo bề ngang hoặc hướng thẳng đứng) Đồ thị (thể hiện sự tăng, giảm) Phản hồi của thính giả Hãy giữ bình tĩnh và lịch sự khi bạn nhận một câu hỏi khó hay thậm chí là một câu hỏi không thân thiện. Và khi gặp một câu hỏi khó bạn nên đề nghị được trả lời sau khi kết thúc phần thuyết trình. Chúng ta đã hiểu được những kỹ năng thuyết trình, vậy ngoài nội dung tốt, dụng cụ hỗ trợ thích hợp còn thành tố nào quan trọng nữa không? Đó chính là ngôn ngữ trình bày. Nó có vai trò như thế nào? Chúng ta sẽ được thấy rõ trong phần tiếp theo. NGÔN NGỮ Hãy trình bày những gì bạn đã dự định Đơn giản và rõ ràng Nếu muốn thính giả hiểu những điều bạn trình bày, hãy sử dụng những ngôn từ đơn giản, trong sáng và rõ ràng. Câu, từ nên ngắn gọn. Không sử dụng từ biệt ngữ trừ khi bạn chắc chắn rằng thính giả đã biết rõ nó. Nói chung, nên trình bày những điều xác thực, rõ ràng chứ không nên đề cập những vấn đề trừu tượng. Bạn nên sử sụng động từ ở thể chủ động vì chúng dễ hiểu, rõ ràng và thuyết phục hơn. Bạn hãy xem xét hai ví dụ sau: 1. Năm ngoái công ty Toyota đã tiêu thụ hơn 2 triệu chiếc xe hơi. 2. Hơn hai triệu chiếc xe hơi đã được công ty Toyota tiêu thụ trong năm qua. Theo bạn câu nào dễ hiểu, rõ ràng và thuyết phục hơn? Chắc chắn là câu thứ nhất phải không bạn? Tạo điểm chính Khi đi trên đường bạn vẫn biết được mình đang ở đâu bởi mỗi con phố, mỗi con đường đều có tên và mỗi ngôi nhà đều có số riêng. Nếu bạn đang đứng ở ngôi nhà số 100 thì bạn có thể đi lùi lại nhà số 50 hay tiến đến nhà số 150. Chính nhờ vào những chỉ dẫn, vào bản đồ mà bạn có thể xác định phương hướng dễ dàng và không bao giờ bị lạc. Vậy khi thuyết trình làm sao để thính giả biết được bạn đang
9. trình bày ở phần nào, bố cục bài thuyết trình của bạn như thế nào? Họ chỉ biết được khi bạn đã giới thiệu trước. Bạn hãy giới thiệu trước những điểm chính ở phần giới thiệu cũng như trong quá trình thuyết trình. Để giới thiệu rõ bố cục bài thuyết trình, bạn có thể giới thiệu như sau: “Trước tiên tôi xin bắt đầu với phần khái quát tình hình hiện tại của chúng ta tại thị trường Châu Âu, sau đó tôi sẽ chuyển sang phần đánh giá những thành tựu chúng ta đã đạt được ở thị trường Châu Á, kế tiếp tôi sẽ chuyển sang nhận định những cơ hội để mở rộng thị trường Châu Phi và cuối cùng tôi sẽ kết thúc bài thuyết trình với một số kiến nghị.” Thính giả có thể theo dõi bài thuyết trình của bạn chi tiết như sau: Phần giới thiệu Chào thính giả Giới thiệu bố cục bài thuyết trình Nội dung Ở Châu Âu Ở Châu Á Ở Châu Phi Phần kết thúc Kết luận Kiến nghị Thính giả sẽ dựa vào bố cục này để theo dõi bài thuyết trình của bạn. Họ có thể viết nó ra giấy để nắm được phần nào bạn đã trình bày và phần nào bạn sẽ giới thiệu. Ví dụ, sau khi giới thiệu xong nội dung ở thị trường Châu Âu và chuyển sang giới thiệu về tình hình ở Châu Á, bạn có thể nói: “Như vậy tôi đã trình bày cụ thể tình hình ở thị trường Châu Âu. Nào bây giờ chúng ta hãy xem tình hình ở thị trường Châu Á như thế nào.” Và khi muốn đưa ra phần kết luận sau khi giới thiệu xong thị trường Châu Phi, bạn có thể nói: “Vậy là chúng ta đã tổng quát được tình hình chung của 3 thị trường lớn: Châu Âu, Châu Á và Châu Phi. Bây giờ chúng ta hãy cùng nhìn lại những nội dung chính cần lưu ý.” Sau phần kết luận, để đưa ra những kiến nghị của mình bạn có thể nói: “Vậy những điều này có ý nghĩa gì với chúng ta? Chúng ta sẽ phải làm gì trong thời gian tới? Theo tôi trước tiên chúng ta nên ” Dưới đây là một số cách diễn đạt mà bạn có thể sử dụng để giới thiệu những điểm chính trong bài thuyết trình của mình. NỘI DUNG CHÍNH Chức năng Ngôn ngữ Giới thiệu nội dung Tôi xin bắt đầu với
10. Nào, chúng ta cùng tìm hiểu nội dung đầu tiên Trước tiên tôi xin trình bày Kết thúc nội dung Tôi vừa trình bày về Đó là những nội dung tôi muốn trình bày trong Chúng ta vừa tìm hiểu về Chuyển sang nội dung mới Nào chúng ta cùng chuyển sang phần kế tiếp Tôi xin trình bày nội dung kế tiếp Tiếp theo, Chúng ta cùng tiếp tục thảo luận về Nào, chúng ta cùng xem xét về Phân tích và đưa ra kiến Điều này cho chúng ta thấy gì? nghị cho một nội dung nào Hãy cùng xem xét cụ thể về đó Điều đó có ý nghĩa gì với ? Hãy xem xét vấn đề này ở góc độ Cung cấp dẫn chứng, ví dụ Ví dụ, Một ví dụ rất có ý nghĩa cho nội dung này là Như dẫn chứng sau Để dẫn chứng cho nội dung này, Giải quyết những câu hỏi Chúng ta cùng xem xét cụ thể nội dung này ở phần sau Tôii sẽ trả lời những thắc mắc của quý sau khi Tôi sẽ quay lại những câu hỏi của quý vị sau khi Tôi xin đề nghị, nếu quý vị nào có thắc mắc gì xin chờ sau khi tôi trình bày xong Kết luận Nói tóm lại, Nào, chúng ta hãy cùng nhìn lại Chúng ta cùng khái quát lại những nội dung vừa tim hiểu Cuối cùng, tôi xin nhắc kại những nội dung vưa trình bày Trật tự trình bày Thứ nhất thứ hai thứ ba cuối cùng Trước tiên sau đó kế tiếp tiếp theo cuối cùng Bắt đầu với sau đó kết thúc với
11. TRÌNH BÀY Hãy trình bày tốt bài thuyết trình của bạn Hầu hết mọi bài thuyết trình được chia thành 3 phần, bao gồm những câu hỏi chất vấn 1 PHẦN GIỚI THIỆU 2 NỘI DUNG Câu hỏi 3 PHẦN KẾT Câu hỏi Nhắc lại những điều bạn đã trình bày là một nguyên tắc chung và rất có ý nghĩa trong quá trình giao tiếp. Qui tắc vàng về việc lặp lại trong quá trình thuyết trình là: Hãy trình bày những gì bạn dự định Hãy trình bày thật tốt Hãy nhắc lại những điều bạn vừa trình bày Nói cách khác, nội dung bài thuyết trình của bạn sẽ được nhấn mạnh trong cả 3 phần. Ở phần mở đầu, bạn sẽ giới thiệu qua về nội dung bài thuyết trình, ở phần chính bạn sẽ trình bày cụ thể nội dung bài thuyết trình và ở phần kết thúc bạn sẽ tóm tắt lại những điều bạn đã trình bày. Bây giờ chúng ta cùng xem xét cụ thể từng phần. 1. Phần giới thiệu Đây là phần rất quan trọng, có lẽ là quan trọng nhất trong buổi thuyết trình của bạn bởi vì đây là thời điểm bạn tạo ấn tượng ban đầu với thính giả. Bạn nên tập trung đầu tư cho phần giới thiệu thật hoàn hảo. Bạn có thể tham khảo cách giới thiệu sau: 1. Chào thính giả 2. Giới thiệu chủ đề bài thuyết trình 3. Giới thiệu bố cục bài thuyết trình 4. Hướng dẫn cách đặt câu hỏi Dưới đây là một số cách diễn đạt cho mỗi phần cụ thể. Bạn hãy xác định rõ cách diễn đạt nào phù hợp với phần nào trong bài thuyết trình. Chức năng Cách diễn đạt Chào thính Kính chào quý ông, quý bà giả Kính chào tất cả quý vị thính giả Giới thiệu Hôm nay tôi xin trình bày về chủ đề Mục đích bài thuyết trình của tôi là nhằm giới thiệu thuyết trình Giới thiệu về Trước tiên tôi xin trình bày những thành quả chúng ta đã đạt bố cục bài được trong năm qua. Kế tiếp tôi sẽ đề cập đến những khó khăn
12. thuyết trình chúng ta đã gặp và phương pháp khắc phục. Sau đó tôi sẽ xem xét đến những phương pháp khả thi cho kế hoạch phát triển trong năm tới. Cuối cùng tôi xin tổng quát lại những nội dung chính và xin trình bày những kiến nghị của cá nhân tôi. Hướng dẫn Đừng ngần ngại cắt lời tôi nếu quý vị có thắc mắc gì. về câu hỏi Tôi xin phép sẽ trả lời tất cả những thắc mắc của quý vị sau khi trình bày xong. Tôi sẽ dành thời gian để trả lời các câu hỏi của quý vị sau khi kết thúc phần trình bày. 2. Phần nội dung Đây là phần trình bày nội dung cụ thể của bài thuyết trình. Nếu phần giới thiệu đã được chuẩn bị và trình bày tốt thì bạn sẽ kiểm soát được quá trình thuyết trình của mình. Bây giờ bạn hãy thư giãn một chút và tự tin lên. Bạn hãy xây dựng bố cục và chia thời gian cho bài thuyết trình một cách hợp lý. Khi trình bày bạn hãy lưu ý một số điểm sau: Không vội vàng Nhiệt tình Dành thời gian hợp lý cho thính giả khi sử dụng thiết bị hỗ trợ Luôn quan sát biểu hiện của từng thính giả Điều chỉnh âm lượng Luôn tỏ thái độ thân thiện Thực hiện theo đúng bố cục đã định Sử dụng card ghi chú Giới thiệu rõ bố cục bài thuyết trình Luôn vui vẻ, lịch sự dù gặp tình thế khó 3. Phần kết luận Phần này sẽ bao gồm: 1. Khái quát lại 2. Đưa ra những kiến nghị nếu cần thiết 3. Cảm ơn sự tham dự của thính giả 4. Mời thính giả đặt câu hỏi Sau đây là một số cách diễn đạt cho phần kết luận và bạn nên xác định rõ những cách diễn đạt cho từng mục cụ thể khi trình bày, Chức năng Cách diễn đạt Khái quát lại Nói tóm lại, Cuối cùng tôi xin khái quát lại những nội dung chính vừa trình bày Kiến nghị Trước khi kết thúc phần thuyết trình, tôi xin trình bày một số kiến nghị
13. Về phương pháp giải quyết tình hình hiện nay,tôi xin đề xuất một số kiến nghị sau Cảm ơn thính Xin chân thành cảm ơn sự tham dự của quý vị giả Tôi xin chân thành cám ơn quý vị đã dành thời gian quý báu để đến dự buổi thuyết trình của tôi. Mời thính giả Tôi xin vui lòng trả lời mọi thắc mắc của quý vị đặt câu hỏi Nếu quý vị còn thắc mắc gì xin đừng ngại đặt câu hỏi cho tôi Quý vị nào cần hỏi gì không ạ? Quý vị còn thắc mắc gì nữa không? Quý vị nào còn có thắc mắc gì nữ không? Câu hỏi chất vấn Những câu hỏi chất vấn là cơ hội để bạn tiếp xúc với thính giả. Tốt hơn hết bạn nên dự tính trước những câu hỏi mà thính giả có thể đặt ra để chuẩn bị câu trả lời trước. Bạn có thể trả lời các câu hỏi của thính giả trong kkhi trình bày mà cũng có thể trả lời sau khi kết thúc phần trình bày. Điều đó phụ thuộc vào bạn nhưng tốt nhất bạn nên nói rõ trong phần mở đầu. Hãy luôn thân thiện và lịch sự khi trả lời thính giả dù họ đặt ra cho bạn những câu hỏi khó. Họ đang cảm thấy thú vị và quan tâm đến đề tài bạn trình bày đấy. Thỉnh thoảng bạn nên đặt một câu hỏi hay bạn có thể trả lời thính giả bằng một câu hỏi khác hay thậm chí sử dụng ngay ý kiến của những thính giả khác để trả lời. Chúng ta vừa tìm hiểu bố cục của một bài thuyết trình, nào bây giờ chúng ta hãy nhìn lại những nội dung chính cần chú ý. PHẦN KẾT KHÁI QUÁT LẠI NỘI DUNG CHÍNH hãy nhắc lại những nội dung chính bạn vừa trình bày Bạn học được gì từ buổi hội thảo này? Dành nhiều thời gian để chuẩn bị Hãy tự trả lời các câu hỏi liên quan đến bài thuyết trình: Vì sao? Như thế nào? Ai? Khi nào? Ở đâu? Xây dựng bài thuyết trình của bạn theo cố cục: mở đầu, nội dung, kết luận và phần chất vấn. Ghi chú những từ khoá Nhắc lại nội dung chính và nhấn mạnh khi cần thiết Lựa chọn những thiết bị hỗ trợ phù hợp với nội dung thuyết trình Sử dụng hữu hiệu các thiết bị hỗ trợ, tránh làm quá tải thính giả Sử dụng ngôn từ rõ ràng, đơn giản Sử dụng câu chủ động và cung cấp những thông tin thực tế, cụ thể Giải thích rõ bố cục bài thuyết trình ở ngay phần mở đầu
14. Tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các phần Giới thiệu rõ từng phần khi trình bày để thính giả xác định được theo sát được bài thuyết trình của bạn. Trình bày tốt những gì bạn đã chuẩn bị và nhắc lại nội dung chính what you are Cố gắng vượt qua cảm giác lo âu, hồi hộp Tạo mối liên hệ với thính giả Kiểm soát ngôn ngữ cử chỉ Hiểu rõ những khác biệt văn hoá Kiểm soát âm lượng, ngữ điệu Luôn thay đổi tốc độ, âm lượng và ngữ điệu để tạo hứng thú Lịch sự, thân thiện và vui vẻ khi trả lời chất vấn Chúng ta vừa khái quát lại toàn bộ nội dung của bài thuyết trình. Nào, để kiểm tra xem mình đã tiếp nhận được gì qua bài thuyết trình này, chúng ta hãy cùng thử nghiệm với bài kiểm tra trác nghiệm nhỏ sau.
15. BÀI KIỂM TRA TỰ ĐÁNH GIÁ Những câu dưới đây đúng hay sai? 1. OHP sử dụng loại slide 35mm. Đúng Sai 2. Tài liệu phát cho thính giả gọi là “handout”. Đúng Sai 3. Chỉ có hai cách để chúng ta điều chỉnh giọng nói khi trình bày. Đúng Sai 4. 80 % thông tin chúng ta tiếp nhận bằng trực giác. Đúng Sai 5. Biểu đồ hình khối có thể hiển thị theo bề ngang hoặc chiều thẳng đứng. Đúng Sai 6. Động từ ở dạng chủ động hữu hiệu hơn đọng từ ở dạng bị động. Đúng Sai 7. Chỉ giới thiệu bố cục trong quá trình thuyết trình. Đúng Sai 8. 'Nhắc lại' có nghĩa là 'viết ra'. Đúng Sai 9. Nên cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt trên một biểu đồ. Đúng Sai 10. Viết màu được dùng với kẹp giấy chứ không phải dùng với bảng trắng. Đúng Sai