Bài giảng Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp

31 trang phuongnguyen 3080

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

bai_giang_to_chuc_bo_may_ke_toan_trong_doanh_nghiep.pdf

Nội dung text: Bài giảng Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp

Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Chương I. tổ chức công tác kế toán. 1.1. Khái niệm, nội dung, ý nghĩa, nguyên tắc của việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp. a. Khái niệm: Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc bố trí, sắp xếp nguồn nhân lực để thực hiện các nội dung của công việc kế toán theo chuẩn mực kế toán và các chế độ kế toán hiện hành. b. Nội dung: Tổ chức thực hiện chứng từ kế toán. Tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản tại doanh nghiệp Tổ chức thực hiện chế độ sổ sách kế toán. Tổ chức thực hiện các chế độ báo cáo kế toán. Tổ chức thực hiện công tác kiểm tra kế toán. Tổ chức thực hiện công tác kiểm kê tài sản. Tổ chức thực hiện chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Tổ chức công việc kế toán khác: Trong trường hợp chia tách, hợp nhất, sát nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể chấm dứt, phá sản. c. ý nghĩa: Tổ chức thống nhất công tác kế toán trong doanh nghiệp theo đúng các qui định của luật kế toán hiện hành, các chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán. Kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán. Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và việc ra quyết định kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Tham mưu cho nhà quản trị về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ kế toán qua từng thời kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh. Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật và của nhà quản trị. d. Nguyên tắc: Tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp phải đúng theo quy định của chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp ( QĐ 15/2006-QĐ/BTC ngày 20/03/2006 đối với doanh nghiệp có quy mô lớn; QĐ 48/2006-QĐ/BTC ngày 14/09/2006 đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ do bộ tài chính ban hành) 1
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, phù hợp với quy mô, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đó nhằm phục vụ tốt yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ làm công tác kế toán, phù hợp với việc trang bị trang thiết bị, công nghệ và ký thuật tính toán xử lý thông tin của doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo khách quan, tài liệu thông tin kế toán phải đầy đủ, chính xác, kịp thời, có những bằng chứng tin cậy, các chừng từ ghi sổ kế toán phải hợp pháp, hợp lệ. 1.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán. ( Luật kế toán từ điều 17 đến điều 22) - Khái niệm Chứng từ kế toán là loại giấy tờ, vật mang tin ( đĩa vi tính, đĩa CD, USB ) dùng để minh chứng cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kế toán căn cứ và nội dung chứng từ để phân tích, ghi chép, vào sổ kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải có chứng từ, chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có tính bằng chứng, tính pháp lý. Chứng từ phải chính xác đầy đủ, kịp thời, hợp pháp và hợp lệ. - Phân loại: Chứng từ bắt buộc: Là các chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính phổ biến rộng rãi. (Mẫu biểu do nhà nước qui định) Chứng từ hướng dẫn: Là các loại chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp ( Mẫu biểu được thay đổi thiết kế cho phù hợp với đơn vị) Hệ thống kế toán Việt Nam có quy định 46 loại chứng từ kế toán (trong đó có những loại có tính bắt buộc) được phân loại theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh thành 5 loại chính: Loại 1: Lao động tiền lương Loại 2: Hàng tồn kho Loại 3: Bán hàng Loại 4: Tiền tệ Loại 5: Tài sản cố định. Ngoài ra còn có chứng từ kế toán được ban hành theo các văn bản pháp luật khác. ( Xem danh mục chứng từ trang 44 Quyết định 15/2006-QĐ/BTC) -Cách viết chứng từ: +K được viết bằng bút xóa, k đc dập xóa, bút bay màu chữ +Viết đủ lien, nội dung ở các lien giống nhau +Chứng từ viết sai phải hủy +Ký chứng từ: chịu trách nhiệm khi ký, họ đọc và sẽ kiểm tra lại -> sẽ có hiệu lực +Quá trình luân chuyển chứng từ +Quản lý và sử dụng chứng từ: - Tổ chức hệ thống chứng từ: 2
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. + Lập chứng từ: ( Điều 19 Luật kế toán) Các nghiệp vụ kính tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì đơn vị tự thiết kế mẫu và ghi đầy đủ nội dung theo quy định của Luật kế toán ( Điều 17): Tên chứng từ, số hiệu, ngày tháng, tên cá nhân, tên, địa chỉ đơn vị lập và nhận chứng từ, nội dung, số lượng, đơn giá, thành tiền, chữ ký người lập, người duyệt, người liên quan. Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa, khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai. Chứng từ kê toán phải lập đủ liên theo quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì nội dung các liên phải giống nhau. Người lập, người ký duyệt, và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán. Chứng từ điện tử phải được lập và in ra giấy và lưu trữ theo đúng quy định. + Ký chứng từ: ( Điều 20 Luật kế toán) Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực, không được ký bằng mực đỏ hoặc đóng dẫu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do nguời có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi ghi chưa đầy đủ nội dung thuộc trách nhiệm của người ký. Chứng từ kế toán chi tiền phải được người có thẩm quyền ký duyệt chi, và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. - Tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trên chứng từ kế toán. Xác định rõ các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Xác định rõ người chịu trách nhiệm trực tiếp ghi nhận, hoặc trực tiếp liên quan đến việc ghi nhận. - Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, tính trung thực và chính xác, tính hợp lý. Xử lý chứng từ kế toán: Chỉnh lý nếu có thiếu sót, chuẩn bị ghi sổ kế toán như lập bảng tổng hợp chứng từ gốc, bảng phân bổ, định khoản nếu phát hiện có hành vi vi phạm 3
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. pháp luật phải từ chối thực hiện việc xuất quỹ, thanh toán, xuất kho đồng thời báo ngay cho người quản lý biết để kịp thời xử lý. - Quản lý, sử dụng chứng từ: Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán phải được sắp xếp, phân loại theo nội dung kinh tế, trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật. Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu. Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu. - Tổ chức luân chuyển chứng từ. Chứng từ sau thường có quy tắc luân chuyển chung nhất như sau: Lập chứng từ -> Ký duyệt chứng từ -> Hoàn thiện kiểm tra chứng từ -> Ghi sổ -> Lưu trữ. Mỗi loại chứng từ có quy trình luân chuyển riêng sao cho phù hợp với đặc tính của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời phù hợp với yêu cầu của nhà quản lý của từng đơn vị, tuỳ thuộc vào quy mô, quy trình sản xuất của đơn vị: Ví dụ quy trình luân chuyển của phiếu thu. 1.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng trong doanh nghiệp là một mô hình phân loại đối tượng kế toán được nhà nước qui định để thực hiện việc xử lý thông tin gắn liền với từng đối tượng kế toán nhằm phục vụ cho việc tổng hợp và kiểm tra, kiểm soát. a. Tài khoản kế toán : Dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế. (Luật kế toán – điều 23) đã học ở môn nguyên lý kế toán. b. Hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng. Mỗi đơn vị kế toán phải sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán. Hệ thống TKKT gồm 9 loại trong Bảng doanh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp (loại 1 đến loại 9 thực hiện theo phương pháp ghi kép) và 01 loại ngoài bảng (loại 0 thực hiện theo phương pháp ghi đơn). * Nhóm 1: Tài khoản tài sản. Loại 1: Tài khoản Tài sản ngắn hạn Nhóm Tài khoản 11 - Vốn bằng tiền - 111->113 Nhóm Tài khoản 12 - Đầu tư tài chính ngắn hạn -121->129 Nhóm Tài khoản 13 - Các khoản phải thu - 131->139 Nhóm Tài khoản 14 - ứng trước - 141->144 Nhóm Tài khoản 15 - Hàng tồn kho - 151->159 Nhóm Tài khoản 16 - Chi sự nghiệp - 161 4
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. Loại 2 : Tài khoản Tài sản dài hạn Nhóm Tài khoản 21 - Tài sản cố định - 211->217 Nhóm Tài khoản 22 - Đầu tư dài hạn - 221->229 Nhóm Tài khoản 24 - Các tài sản dài hạn khác -241->244 * Nhóm 2: Tài khoản nguồn vốn Loại Tài khoản 3 - Nợ phải trả có 16 tài khoản, chia thành 4 nhóm: Nhóm Tài khoản 31 - Nợ ngắn hạn -311->315 Nhóm Tài khoản 33 - Các khoản phải trả -311->338. Nhóm Tài khoản 34 - Nợ dài hạn - 341->347 Nhóm Tài khoản 35 - Nợ dài hạn - 351->352 Loại Tài khoản 4 - Nguồn vốn chủ sở hữu có 12 tài khoản, chia thành 5 nhóm: Nhóm Tài khoản 41 ; 42; 43; 44; 43,46 * Nhóm 3 : Tài khoản trung gian. 5,6,7,8,9 Loại Tài khoản 5 - Doanh thu có 6 tài khoản, chia thành 3 nhóm: Nhóm TK 51 - Doanh thu -511-512-515 Nhóm TK 52 - Chiết khấu thương mại. Nhóm TK 53 – Các khoản giảm trừ doanh thu: 531-532 Loại Tài khoản 6 - Chi phí sản xuất , kinh doanh có 10 tài khoản, chia thành 4 nhóm: Nhóm Tài khoản 61 Mua hàng Nhóm Tài khoản 62 Chi phí – 621-622-623-627 Nhóm Tài khoản 63 : 631-632-635 Nhóm Tài khoản 64 Chi phí gián tiếp: 641-642 Loại 5, 6, 7, 8, 9: Nhóm Tài khoản trung gian Loại 0 : Có số dư cuối kỳ ghi ngoài bảng Cân đối kế toán Loại Tài khoản 7 - Thu nhập khác -711 Loại Tài khoản 8 - Chi phí khác -811-821 Loại Tài khoản 9 - Xác định kết quả kinh doanh -911 Loại Tài khoản 0 - Tài khoản ngoài bảng Cân đối kế toán -001-002-003-004-007-008 c. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản. Đơn vị kế toán phải dựa vào các đặc điểm sau của đơn vị mình để lựa chọn hệ thống tài khoản của đơn vị mình dựa trên hệ thống tài khoản kế toán do bộ tài chính quy định để lựa chọn hệ thống kế toán áp dụng ở đơn vị. + Dựa vào Loại hình doanh nghiệp: Nhà nước, tư nhân, hành chính sự nghiệp. + Dựa vào loại hình kinh doanh: Sản xuất, thương mại, dịch vụ, xây lắp. + Dựa vào quy mô sản xuất: Quy mô lớn hay nhỏ và vừa. + Dựa vào việc lựa chọn phương pháp kiểm kê hàng tồn kho của doanh nghiệp. + Dựa vào nghành nghề sản xuất. 5
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. Đơn vị được chi tiết các tài khoản kế toán đã chọn phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị. 1.4. Tổ chức thực hiện chế độ sổ sách: a. Khái niệm sổ kế toán Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnh vực kinh doanh, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và Chế độ kế toán này. b. Các loại sổ kế toán Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, sổ Cái. Số kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết. + Sổ kế toán tổng hợp > Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp. Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau: - Ngày, tháng ghi sổ; - Số hiệu, ngày tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; - Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; - Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. > Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau: - Ngày, tháng ghi sổ; - Số hiệu và ngày tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; - Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản. + Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ 6
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái. Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp. c. Lựa chọn hệ thống sổ kế toán Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ hoặc một năm kế toán. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản và hình thức kế toán áp dụng, yêu cầu quản lý để mở đủ số sổ kế toán tổng hợp và chi tiết cần thiết. d. Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ. Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận. e. Ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính. Trường hợp ghi sổ bằng tay phải theo một trong các hình thức kế toán và mẫu sổ kế toán theo quy định tại Mục II- “Các hình thức kế toán”. Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị. Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì doanh nghiệp được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp. Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của Chế độ sổ kế toán. - Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và quy định tại Chế độ kế toán này. - Doanh nghiệp phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của doanh nghiệp. f. Mở và ghi sổ kế toán - Mở sổ- Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính. 7
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ. - Ghi sổ- Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh. - Khoá sổ- Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. g. Sửa chữa sổ kế toán * Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau: + Phương pháp cải chính: Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: - Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản; - Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng. + Phương pháp ghi số âm (còn gọi Phương pháp ghi đỏ): Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: - Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính; - Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai sót theo phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”; - Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng. Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận. + Phương pháp ghi bổ sung: Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ. 8
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. * Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính + Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính; + Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót; + Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung”. * Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước có sai sót (nếu phát hiện sai sót báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra. h. Điều chỉnh sổ kế toán Trường hợp doanh nghiệp phải áp dụng hồi tố do thay đổi chính sách kế toán và phải điều chỉnh hồi tố do phát hiện sai sót trọng yếu trong các năm trước theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót” thì kế toán phải điều chỉnh số dư đầu năm trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết của các tài khoản có liên quan. i. Các hình thức sổ kế toán (1)- Doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán Nhật ký chung; - Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; - Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ; - Hình thức kế toán trên máy vi tính. Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. (2)- Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán. 9
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. 10
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. Biểu số 01: TRình Tự GHI Sổ Kế TOáN THEO HìNH THứC Kế TOáN NHậT Ký CHUNG Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký Sổ NHậT Ký CHUNG Sổ, thẻ kế toán đặc biệt chi tiết Sổ CáI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BáO CáO TàI CHíNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Biểu số 02: TRìNH Tự GHI Sổ Kế TOáN THEO HìNH THứC Kế TOáN NHậT Ký - Sổ CáI Chứng từ kế toán S#, th# kõ to#n chi Sổ quỹ Bảng tổng hợp Sổ, tiõtthẻ k ế chứng từ kế toán toán chi tiết cùng loại NHậT Ký – Sổ CáI Bảng tổng Ghi chú: hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng BáO CáO TàI CHíNH Đối chiếu, kiểm tra 11
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. Biểu số 03 TRìNH Tự GHI Sổ Kế TOáN THEO HìNH THứC Kế TOáN CHứNG Từ GHI Sổ Chứng từ kế toán S#, th# kõ Sổ quỹ Sổ, thẻ kế Bảng tổng hợp to#n chi toán chi chứng từ kế toán tiõt tiết cùng loại Sổ đăng ký CHứNG Từ GHI Sổ chứng từ ghi sổ Bảng tổng Sổ Cái hợp chi tiết Bảng cân đối số phát S sinh BáO CáO TàI CHíNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Biểu số 04 12
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. TRìNH Tự GHI Sổ Kế TOáN THEO HìNH THứC Kế TOáN NHậT Ký - CHứNG Từ Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Sổ, thẻ NHậT Ký Bảng kê kế toán chi tiết CHứNG Từ Bảng tổng hợp chi Sổ Cái tiết BáO CáO TàI CHíNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Biểu số 05 TRìNH Tự GHI Sổ Kế TOáN THEO HìNH THứC Kế TOáN TRÊN MáY VI TíNH CHứNG Từ Kế TOáN PHầN MềM Kế Sổ Kế TOáN TOáN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết BảNG TổNG HợP CH ứ NG T ừ K ế TOáN CùNG LOạI - Báo cáo tài chính MáY VI TíNH Ghi chú: - Báo cáo kế toán quản trị Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra 1.5. Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo tài chính ( Điều 29 đến điều 34 Luật kế toán). 1.5.1. Mục đích của báo cáo tài chính 13
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Báo cáo tài chính phải cung cấp những thông tin của một doanh nghiệp về: a/ Tài sản; b/ Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; c/ Doanh thu, thu nhập khác, chi phí kinh doanh và chi phí khác; d/ Lãi, lỗ và phân chia kết quả kinh doanh; đ/ Thuế và các khoản nộp Nhà nước; e/ Tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán; g/ Các luồng tiền. Ngoài các thông tin này, doanh nghiệp còn phải cung cấp các thông tin khác trong “Bản thuyết minh báo cáo tài chính” nhằm giải trình thêm về các chỉ tiêu đã phản ánh trên các báo cáo tài chính tổng hợp và các chính sách kế toán đã áp dụng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập và trình bày báo cáo tài chính. 1.5.2. Quy định về chế độ báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính phải được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành. Doanh nghiệp tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng qui định và phù hợp với yêu cầu quản lý cụ thể. Đối với những báo cáo bắt buộc như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phải tổ chức ghi chép theo đúng mẫu biểu và tôn trọng trình tự các chỉ tiêu đã được nhà nước qui định, những báo cáo khác có tính chất hướng dẫn cần phải căn cứ vào yêu cầu quản lý cụ thể mà vận dụng cho phù hợp. Báo cáo tài chính bao gồm các loại báo cáo được nhà nước qui định thống nhất mà các doanh nghiệp phải có trách nhiệm lập theo đúng mẫu qui định, đúng phương pháp. Lập và gửi phải đúng theo thời hạn đã được qui định. Theo chế độ kế toán hiện hành thì hệ thống báo cáo tài chính bao gồm: - Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 - DN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 - DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 - DN - Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 - DN Ngoài ra doanh nghiệp được bổ sung, cụ thể hoá: Báo cáo kế toán quản trị; bổ sung các chỉ tiêu cần giải thích trong Bảng thuyết minh báo cáo tài chính; chuyển đổi báo cáo tài chính theo mẫu của Công ty mẹ Đơn vị kế toán phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm; trường hợp pháp luật có quy định lập báo cáo tài chính theo kỳ kế toán khác thì đơn vị kế toán phải lập theo kỳ kế toán đó. Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán. Đơn vị kế toán cấp trên phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất dựa trên báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán trong cùng đơn vị kế toán cấp trên. 14
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán; trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do. Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán ký. Người ký báo cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo. Thời hạn nộp báo cáo tài chính - Báo cáo tài chính năm của đơn vị kế toán phải được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật; đối với báo cáo quyết toán ngân sách thì thời hạn nộp báo cáo được thực hiện theo quy định của Chính phủ. - Chính phủ quy định cụ thể thời hạn nộp báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách cho từng lĩnh vực hoạt động và từng cấp quản lý. 1.6. Tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán 1.6.1. Mục đích của công tác kiểm tra kế toán. Thực hiện việc kiểm tra kế toán giúp cho công tác kế toán trong doanh nghiệp phải thực hiện đúng đắn, số liệu kế toán chính xác, trung thực, các thể lệ các chế độ kế toán phải được chấp hành nghiêm chỉnh, ngăn ngừa các vi phạm chính sách kinh tế tài chính của nhà nước đồng thời đảm bảo vai trò của kế toán trong quản lý và điều hành ở doanh nghiệp. Đơn vị kế toán phải chịu sự kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm quyền và không quá một lần kiểm tra cùng một nội dung trong một năm. Việc kiểm tra kế toán chỉ được thực hiện khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. 1.6.2. Nội dung kiểm tra kế toán a. Nội dung kiểm tra kế toán gồm: - Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán; - Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán; - Kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toán; - Kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán. b. Nội dung kiểm tra kế toán phải được xác định trong quyết định kiểm tra. 1.6.3. Quyền và trách nhiệm của đoàn kiểm tra kế toán - Khi kiểm tra kế toán, đoàn kiểm tra kế toán phải xuất trình quyết định kiểm tra kế toán. Đoàn kiểm tra kế toán có quyền yêu cầu đơn vị kế toán được kiểm tra cung cấp tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra kế toán và giải trình khi cần thiết. - Khi kết thúc kiểm tra kế toán, đoàn kiểm tra kế toán phải lập biên bản kiểm tra kế toán và giao cho đơn vị kế toán được kiểm tra một bản; nếu phát hiện có vi phạm pháp luật về kế toán thì xử lý theo thẩmquyền hoặc chuyển hồ sơ đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xử lý theo quy định của pháp luật. - Trưởng đoàn kiểm tra kế toán phải chịu trách nhiệm về các kết luận kiểm tra. 15
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. - Đoàn kiểm tra kế toán phải tuân thủ trình tự, nội dung, phạm vi và thời gian kiểm tra, không được làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường và không được sách nhiễu đơn vị kế toán được kiểm tra. 1.6.4. Trách nhiệm và quyền của đơn vị kế toán được kiểm tra kế toán a. Đơn vị kế toán được kiểm tra kế toán có trách nhiệm: - Cung cấp cho đoàn kiểm tra kế toán tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình các nội dung theo yêu cầu của đoàn kiểm tra; - Thực hiện kết luận của đoàn kiểm tra kế toán. b. Đơn vị kế toán được kiểm tra kế toán có quyền: - Từ chối kiểm tra nếu thấy việc kiểm tra không đúng thẩm quyền hoặc nội dung kiểm tra trái với các nội dung kiểm tra; - Khiếu nại về kết luận của đoàn kiểm tra kế toán với cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán; trường hợp không đồng ý với kết luận của cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán thì thực hiện theo quy định của pháp luật. 1.7. Tổ chức thực hiện chế độ kiểm kê tài sản. 1.7.1. Mục đích kiểm kê tài sản. Để xác định giá trị thực tế của tài sản hiện có trong doanh nghiệp, các đơn vị phải tiến hành kiểm kê tài sản. 1.7.2. Tổ chức phương pháp kiểm kê. Các doanh nghiệp có thể kiểm kê bằng cách cân, đong, đo, đếm để xác định số lượng chất lượng của từng loại tài sản. Tổ chức công tác kiểm kê là công việc phức tạp có liên quan đến nhiều cá nhân nhiều bộ phận vì vậy đòi hỏi khi tiến hành kiểm kê tài sản phải tuân thủ các qui trình khi thực hiện kiểm kê như: thành lập ban kiểm kê, tiến hành kiểm kê khi đã thực hiện khóa sổ kế toán, xác định số chênh lệch của từng loại tài sản, lập báo cáo kiểm kê và đề xuất các ý kiến đến lãnh đạo về các phương án xử lý chênh lệch, thực hiện điều chỉnh và qui trách nhiệm vật chất khi đã có quyết định chính thức. 1.7.3. Các trường hợp bắt buộc phải kiểm kê: Doanh nghiệp phải tổ chức kiểm kê tài sản trong các trường hợp: cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính; chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp; chuyển đổi hình thức sở hữu; xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt hay các thiệt hại bất thường khác; đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan thẩm quyền hay các trường hợp khác theo qui định của pháp luật. 1.8. Tổ chức thực hiện chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán và người làm kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Tài liệu kế toán đưa và lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm. Đối với chứng từ kế toán chỉ có 16
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở hai nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao chụp theo qui định về chứng từ kế toán sao chụp. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất, bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo tài liệu sao chụp tài liệu bị tạm giữ, bị mất hoặc bị hủy hoại. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán về an toàn, đầy đủ và hợp pháp của tài liệu kế toán. Tài liệu kế toán của đơn vị kế toán nào phải được lưu trữ tại kho của đơn vị kế toán đó. Kho lưu trữ phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và điều kiện bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo qui định của pháp luật. Đơn vị kế toán có thể thuê tổ chức lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán của đơn vị mình trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa các bên. Tài liệu kế toán được lưu trữ tối thiểu 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của doanh nghiệp. Phải lưu trữ 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quí, năm của doanh nghiệp, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, kể cả báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán. Đối với chứng từ điện tử là các đĩa từ, băng từ, phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được bảo quản với đủ các điều kiện kỹ thuật chống thoái hóa chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin không hợp pháp từ bên ngoài. Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo qui định về lưu trữ tài liệu kế toán. Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bằng bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác được khi cần thiết. 1.9. Tổ chức thực hiện công việc kế toán trong trường hợp đơn vị kế toán chia tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản. 1.9.1 Công việc kế toán trong trường hợp chia đơn vị kế toán a. Đơn vị kế toán bị chia thành các đơn vị kế toán mới phải thực hiện các công việc sau đây: - Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính; - Phân chia tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao; - Bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ chưa thanh toán cho các đơn vị kế toán mới. b. Đơn vị kế toán mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán. 1.9.2. Công việc kế toán trong trường hợp tách đơn vị kế toán a. Đơn vị kế toán bị tách một bộ phận để thành lập đơn vị kế toán mới phải thực hiện các công việc sau đây: - Kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán của bộ phận được tách; - Bàn giao tài sản, nợ chưa thanh toán của bộ phận được tách, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao; 17
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. - Bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ chưa thanh toán cho đơn vị kế toán mới; đối với tài liệu kế toán không bàn giao thì đơn vị kế toán bị tách lưu trữ theo quy định tại Điều 40 của Luật kế toán. b. Đơn vị kế toán mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán. 1.9.3. Công việc kế toán trong trường hợp hợp nhất các đơn vị kế toán a. Các đơn vị kế toán hợp nhất thành đơn vị kế toán mới thì từng đơn vị kế toán bị hợp nhất phải thực hiện các công việc sau đây: - Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính; - Bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao; - Bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán hợp nhất. b. Đơn vị kế toán hợp nhất phải thực hiện các công việc sau đây: - Căn cứ vào các biên bản bàn giao, mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán; - Tổng hợp báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán bị hợp nhất thành báo cáo tài chính của đơn vị kế toán hợp nhất. 1.9.4. Công việc kế toán trong trường hợp sáp nhập đơn vị kế toán a. Đơn vị kế toán sáp nhập vào đơn vị kế toán khác phảI thực hiện các công việc sau đây: - Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính; - Bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao; - Bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán nhận sáp nhập. b. Đơn vị kế toán nhận sáp nhập căn cứ vào biên bản bàn giao ghi sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán. 1.9.5. Công việc kế toán trong trường hợp chuyển đổi hình thức sở hữu a. Đơn vị kế toán chuyển đổi hình thức sở hữu phải thựchiện các công việc sau đây: - Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính; - Bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biênbản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao; - Bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán có hình thức sở hữu mới. b. Đơn vị kế toán có hình thức sở hữu mới căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán theo quy định của Luật này. 1.9.6. Công việc kế toán trong trường hợp giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản a. Đơn vị kế toán bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động phải thực hiện các công việc sau đây: - Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính; - Mở sổ kế toán theo dõi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến giải thể, chấm dứt hoạt động; - Bàn giao tài liệu kế toán của đơn vị kế toán giải thể hoặc chấm dứt hoạt động sau khi xử lý xong cho đơn vị kế toán cấp trênhoặc tổ chức, cá nhân lưu trữ theo quy định Luật kế toán. 18
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. b. Trường hợp đơn vị kế toán bị tuyên bố phá sản thì Toà án tuyên bố phá sản chỉ định người thực hiện công việc kế toán theo quy định . Bài tập chương. Bài tập tình huống. Tìm hiểu quy trình luân chuyển chứng từ tại đơn vị mình ( Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất) vẽ quy trình đó, nêu những ưu nhược điểm của quy trình, so sánh sự khác bịêt với quy trình đã học trên lớp, cuối cùng căn cứ vào tình hình thực tế tại đơn vị mình đưa ra quy trình luân chuyển mà bạn cho là tối ưu nhất. 19
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. Chương II. Tổ chức công tác kế toán quản trị. 2.1. Việc tổ chức thực hiện kế toán quản trị trong doanh nghiệp có các yêu cầu sau: - Cung cấp kịp thời đầy đủ các thông tin theo yêu cầu quản lý về chi phí của từng công việc, bộ phận, dự án, sản phẩm, ; - Cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin thực hiện, các định mức, đơn giá, phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm tra, điều hành và ra quyết định; - Đảm bảo cung cấp các thông tin chi tiết, cụ thể hơn so với kế toán tài chính; - Xác lập các nguyên tắc, phương pháp phù hợp để đảm bảo được tính so sánh giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị cũng như giữa các thời kỳ hoạt động, giữa dự toán và thực hiện. 2.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán quản trị 2.2.1. Nguyên tắc tổ chức vận dụng Chứng từ kế toán - Vận dụng các nguyên tắc, phương pháp về lập, luân chuyển, quản lý và sử dụng chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. - Cụ thể hoá và bổ sung các nội dung cần thiết vào từng mẫu chứng từ kế toán đã được quy định để phục vụ cho việc thu thập thông tin quản trị nội bộ doanh nghiệp. - Sử dụng các chứng từ ban đầu, chứng từ thống kê trong điều hành sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp (Lệnh sản xuất; Bảng kê khối lượng; Quyết định điều động lao động; Quyết định điều động (di chuyển) tài sản; Biên bản điều tra tình hình sản xuất, ) để kế toán quản trị khối lượng sản phẩm (công việc), thời gian lao động, lập kế hoạch. - Được thiết kế và sử dụng các chứng từ nội bộ dùng cho kế toán quản trị mà không có quy định của Nhà nước (Bảng tính phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, ); Được thiết lập hệ thống thu thập và cung cấp thông tin nhanh, kịp thời qua Email, Fax và các phương tiện thông tin khác. 2.2.2. Nguyên tắc tổ chức vận dụng Tài khoản kế toán a. Doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành hoặc được Bộ Tài chính chấp thuận áp dụng cho doanh nghiệp để chi tiết hoá theo các cấp (cấp 2, 3, 4) phù hợp với kế hoạch, dự toán đã lập và yêu cầu cung cấp thông tin của kế toán quản trị trong doanh nghiệp. b. Việc chi tiết hoá các cấp tài khoản kế toán dựa trên các yêu cầu sau: - Xuất phát từ yêu cầu cung cấp thông tin kế toán quản trị của từng cấp quản lý. - Các tài khoản có mối quan hệ với nhau cần đảm bảo tính thống nhất về ký hiệu, cấp độ, (Ví dụ: TK 15411, 51111, 63211, 91111, ). - Việc chi tiết hoá tài khoản không được làm sai lệch nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép của tài khoản. c. Doanh nghiệp được mở tài khoản kế toán chi tiết theo các cấp trong các trường hợp sau: - Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành theo từng công việc; sản phẩm, mặt hàng, bộ phận sản xuất, kinh doanh, - Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh theo từng công việc; Sản phẩm, mặt hàng, 20
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. bộ phận sản xuất, kinh doanh, - Kế toán hàng tồn kho theo từng thứ, loại. - Kế toán các nguồn vốn, các khoản vay, các khoản nợ phải thu, phải trả, theo chủ thể và từng loại. Ngoài ra tuỳ theo yêu cầu cung cấp thông tin kế toán quản trị mà doanh nghiệp thiết kế chi tiết hoá các tài khoản kế toán cho phù hợp. 2.2.3. Nguyên tắc tổ chức vận dụng Sổ kế toán - Doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính ban hành hoặc được Bộ Tài chính chấp thuận áp dụng cho doanh nghiệp để bổ sung các chỉ tiêu, yêu cầu cụ thể phục vụ cho kế toán quản trị trong doanh nghiệp. Việc bổ sung hoặc thiết kế các nội dung của sổ kế toán không được làm sai lệch nội dung các chỉ tiêu đã quy định trên sổ kế toán và cần phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Doanh nghiệp có thể thiết kế các sổ kế toán mới phù hợp với yêu cầu quản lý chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh theo bộ phận, mặt hàng, công việc và các yêu cầu khác của kế toán quản trị (Phiếu tính giá thành sản phẩm; Báo cáo sản xuất; Sổ chi tiết bán hàng theo khách hàng, như mẫu sổ ở phụ lục kèm theo). 2.3.Tổ chức lập báo cáo kế toán quản trị a. Yêu cầu thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị - Hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần được xây dựng phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ của từng doanh nghiệp cụ thể. - Nội dung hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần đảm bảo cung cấp đầy đủ và đảm bảo tính so sánh được của các thông tin phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và ra các quyết định kinh tế của doanh nghiệp. - Các chỉ tiêu trong báo cáo kế toán quản trị cần phải được thiết kế phù hợp với các chỉ tiêu của kế hoạch, dự toán và báo cáo tài chính nhưng có thể thay đổi theo yêu cầu quản lý của các cấp. b. Hệ thống báo cáo kế toán quản trị * Hệ thống báo cáo kế toán quản trị chủ yếu của một doanh nghiệp thường bao gồm: Báo cáo tình hình thực hiện: - Báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận của từng loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ; - Báo cáo khối lượng hàng hoá mua vào và bán ra trong kỳ theo đối tượng khách hàng, giá bán, chiết khấu và các hình thức khuyến mại khác; - Báo cáo chi tiết khối lượng sản phẩm (dịch vụ) hoàn thành, tiêu thụ; - Báo cáo chấp hành định mức hàng tồn kho; - Báo cáo tình hình sử dụng lao động và năng suất lao động; - Báo cáo chi tiết sản phẩm, công việc hoàn thành; - Báo cáo cân đối nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu, vật liệu, sản phẩm, hàng hoá; - Báo cáo chi tiết nợ phải thu theo thời hạn nợ, khách nợ và khả năng thu nợ; - Báo cáo chi tiết các khoản nợ vay, nợ phải trả theo thời hạn nợ và chủ nợ; - Báo cáo bộ phận lập cho trung tâm trách nhiệm; 21
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. - Báo cáo chi tiết tăng, giảm vốn chủ sở hữu. Báo cáo phân tích: - Phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận; - Phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp; - Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất và tài chính; Ngoài ra, căn cứ vào yêu cầu quản lý, điều hành của từng giai đoạn cụ thể, doanh nghiệp có thể lập các báo cáo kế toán quản trị khác. * Một số mẫu báo cáo kế toán quản trị chủ yếu: Xem phụ lục kèm theo. 2.4. Tổ chức bộ máy kế toán quản trị và lưu trữ tài liệu kế toán quản trị. 2.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán quản trị. a. Việc tổ chức bộ máy kế toán quản trị của doanh nghiệp phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô đầu tư và địa bàn tổ chức sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, với mức độ phân cấp quản lý kinh tế - tài chính của doanh nghiệp. Bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, khoa học, hợp lý và hiệu quả cao trong việc cung cấp thông tin cho bộ máy lãnh đạo của doanh nghiệp. b. Các doanh nghiệp căn cứ vào các điều kiện cụ thể của mình (Quy mô; Trình độ cán bộ; Đặc điểm sản xuất, kinh doanh, quản lý, phương tiện kỹ thuật ) để tổ chức bộ máy kế toán quản trị theo một trong các hình thức sau: - Hình thức kết hợp: Tổ chức kết hợp giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị theo từng phần hành kế toán: Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành, kế toán bán hàng, Kế toán viên theo dõi phần hành kế toán nào thì sẽ thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán quản trị phần hành đó. Ngoài ra, doanh nghiệp phải bố trí người thực hiện các nội dung kế toán quản trị chung khác, như: Thu thập, phân tích các thông tin phục vụ việc lập dự toán và phân tích thông tin phục vụ cho việc ra quyết định trong quản trị doanh nghiệp. Các nội dung công việc này có thể bố trí cho kế toán tổng hợp hoặc do kế toán trưởng đảm nhiệm. - Hình thức tách biệt: Tổ chức thành một bộ phận kế toán quản trị riêng biệt với bộ phận kế toán tài chính trong phòng kế toán của doanh nghiệp. Hình thức này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, như: Tổng công ty, tập đoàn kinh tế, - Hình thức hỗn hợp: Là hình thức kết hợp hai hình thức nêu trên như: Tổ chức bộ phận kế toán quản trị chi phí giá thành riêng, còn các nội dung khác thì theo hình thức kết hợp. 2.4.2 Người làm kế toán quản trị a. Doanh nghiệp cần bố trí người làm kế toán quản trị có đủ năng lực, trình độ trên cơ sở vận dụng các tiêu chuẩn, điều kiện của người làm kế toán quy định tại Luật Kế toán. Trường hợp doanh nghiệp tổ chức thành một bộ phận kế toán quản trị tách biệt riêng với bộ phận kế toán tài chính thì người làm kế toán quản trị phải có tiêu chuẩn, có quyền và trách nhiệm sau: - Tiêu chuẩn của người làm kế toán quản trị: + Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp kế toán, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật; + Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán. - Quyền hạn của người làm kế toán quản trị: Người làm kế toán quản trị có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, hoặc thống kê; Có quyền chủ động phân tích, đánh giá và đề xuất. - Trách nhiệm của người làm kế toán quản trị: Người làm kế toán quản trị có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình 22
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. theo yêu cầu của lãnh đạo doanh nghiệp. Khi thay đổi người làm kế toán quản trị, người làm kế toán quản trị cũ phải có trách nhiệm bàn giao công việc kế toán và tài liệu kế toán cho người làm kế toán quản trị mới. Người làm kế toán quản trị cũ phải chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình làm kế toán quản trị. b. Thuê làm kế toán quản trị Đối với đơn vị kế toán không có điều kiện hoặc không bố trí người làm kế toán quản trị thì có thể thuê người làm kế toán quản trị theo hướng dẫn sau: - Đơn vị kế toán được ký hợp đồng với doanh nghiệp dịch vụ kế toán hoặc cá nhân có đăng ký kinh doanh dịch vụ kế toán để thuê làm kế toán quản trị theo quy định của pháp luật; - Việc thuê làm kế toán quản trị phải được lập thành hợp đồng theo quy định của pháp luật; - Đơn vị kế toán thuê người làm kế toán quản trị có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực mọi thông tin, tài liệu liên quan đến công việc thuê làm kế toán và thanh toán đầy đủ, kịp thời phí dịch vụ kế toán theo thoả thuận trong hợp đồng; - Doanh nghiệp, cá nhân cung cấp dịch vụ kế toán quản trị phải chịu trách nhiệm về thông tin, số liệu kế toán theo thoả thuận trong hợp đồng. 2.4.3. Kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm tổ chức thực hiện kế toán quản trị trong doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo doanh nghiệp về các thông tin, số liệu kế toán quản trị đã cung cấp. 2.4.4. Lưu trữ tài liệu kế toán quản trị. Việc lưu trữ tài liệu kế toán quản trị, đặc biệt là các báo cáo kế toán quản trị mang tính tổng hợp, phân tích kết quả kinh doanh, chiến lược kinh doanh, được thực hiện theo quyết định của Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán trên cơ sở vận dụng các quy định của pháp luật về lưu trữ tài liệu kế toán. 23
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. Chương III. Các hình thức tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp 3.1. Các hình thức tổ chức công tác kế toán. 3.1.1. Các hình thức tổ chức: 3.1.1.1. Hình thức tập trung: a. Đặc điểm: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp. ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp xử lý và tiến hành công tác kế toán. b. ưu điểm: - Bộ máy kế toán gọn nhẹ. - Thông nhất được sự chỉ đạo tập trung về nghiệp vụ kế toán, về hoạt động sản xuất kinh doanh. - Cung cấp thông tin nhanh trong bộ phận kế toán. c. Nhược điểm: Nếu chưa sử dụng phương tiện xử lý thông tin hiện đại mà địa bàn hoạt động rộng sẽ ảnh hưởng đến tính kịp thời của báo cáo. d. Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc doanh nghiệp lớn có tổ chức sản xuất và quản lý mang tính tập trung, cơ sở vật chất - kỹ thuật phục vụ cho việc xử lý thông tin được trang bị hiện đại, đầy đủ, đồng bộ. 3.1.1.2. Hình thức phân tán: a. Đặc điểm: Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp mà còn được tiến hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc doanh nghiệp. Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo qui định của kế toán trưởng Phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo ở các bộ phận gởi đến, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn doanh nghiệp, lập báo cáo theo quy định của nhà nước đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán của các bộ phận. b. ưu điểm: - Khắc phục được nhược điểm của hình thức tập trung là đáp ứng được yêu cầu về thông tin phục vụ cho quản lý nội bộ ở các bộ phận, đơn vị trực thuộc . - Cung cấp thông tin kịp thời cho các lãnh đạo của các đơn vị trực thuộc. c. Nhược điểm: - Bộ máy kế toán cồng kềnh, tốn kém. - Thiếu sự chỉ đạo tập trung thống nhất về nghiệp vụ kế toán. 24
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. - Cung cấp thông tin chậm trong bộ phận kế toán. d. Điều kiện áp dụng: Mô hình này áp dụng phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn mà đặc điểm tổ chức và quản lý trải trên một địa bàn rộng, phân tán trên nhiều địa phương, vùng, lãnh thổ và hoạt động kinh doanh mang tính chất đa ngành, đa lĩnh vực. 3.1.1.3. Hình thức vừa tập trung vừa phân tán: a. Đặc điểm: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế toán và nhân viên kế toán ở các bộ phận khác. Phòng kế toán trung tâm thực hiện kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn doanh nghiệp và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra kế toán toàn đơn vị. Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm. b. ưu, nhược điểm: Dung hoà cả hai hình thức kế toán : tập trung, phân tán. c. Điều kiện áp dụng: áp dụng đối với tất cả các doanh nghiệp lớn. 3.2. Tổ chức bộ máy kế toán: ( Điều 48-50 luật kế toán) 3.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán. - ý nghĩa của việc tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu trong tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp, bởi suy cho cùng thì chất lượng của công tác kế toán phụ thuộc trực tiếp vào trình độ, khả năng thành thạo, đạo đức nghề nghiệp và sự phân công, phân nhiệm hợp lý của các nhân viên trong bộ máy kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức về nhân sự để thực hiện việc thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau. - Nội dung tổ chức bộ máy kế toán bao gồm: Xác định số lượng nhân viên cần phải có; yêu cầu về trình độ nghề nghiệp; bố trí và phân công nhân viên thực hiện các công việc cụ thể; xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán với nhau cũng như giữa bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý khác có liên quan, lậ p kế hoạch công tác và việc kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch - Cơ sở căn cứ để tổ chức bộ máy kế toán: Để tổ chức bộ máy kế toán cần căn cứ vào quy mô, hình thức sở hữu của doanh nghiệp, trình độ nghề nghiệp và yêu cầu quản lý, đặc điểm về tổ chức sản xuất, quản lý và điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin. 25
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. - Cơ cấu của bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán ở doanh nghiệp thu nhận thông tin ban đầu và xử lý thông tin theo định hướng vừa tạo lập được thông tin kế toán tài chính, vừa tạo lập được thông tin kế toán quản trị. Việc xác lập cơ cấu của bộ máy kế toán cần căn cứ vào định hướng này để phân công nhằm đạt được mục tiêu tạo lập và cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng. Thông thường, cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán bao gồm các bộ phận thực hiện các phần hành: + Bộ phận kế toán lao động tiền lương. + Bộ phận kế toán TSCĐ, công cụ, vật liệu. + Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm (kiêm nhiệm các nội dung khác thuộc về kế toán quản trị). + Bộ phận kế toán tổng hợp. + Bộ phận kế toán XDCB (nếu có khối lượng XDCB lớn). + Các nhân viên kế toán ở các phân xưởng hoặc bộ phận sản xuất. + Ngoài ra nếu công tác tài chính chưa được tổ chức riêng thì cơ cấu thành một bộ phận nằm trong bộ máy kế toán thống kê của doanh nghiệp để thực hiện các chức năng tài chính doanh nghiệp như lập kế hoạch tài chính, tổ chức huy động và sử dụng vốn, tổ chức thanh toán công nợ Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp được đặt dưới sự lãnh đạo và điều khiển của người phụ trách kế toán ở doanh nghiệp, có chức vụ là kế toán trưởng, hoặc trưởng phòng kế toán. Tuy nhiên cũng cần lưu ý việc tổ chức bộ máy kế toán ngoài việc phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp còn phụ thuộc hình thức sở hữu của doanh nghiệp nên có thể có những doanh nghiệp chỉ có một hoặc hai, ba nhân viên kế toán và không đặt ra chức vụ kế toán trưởng và cũng có những doanh nghiệp chỉ thuê người làm kế toán chứ không tuyển người làm kế toán. Song dù tổ chức bộ máy dưới hình thức nào đi nữa thì vấn đề trình độ nghề nghiệp và đạo đức nghề nghiệp của người làm kế toán vẫn là nhân tố quyết định đến chất lượng của thông tin kế toán, đặc biệt là người phụ trách kế toán của doanh nghiệp. 3.2.2.Tổ chức người làm kế toán. - Tiêu chuẩn, quyền và trách nhiệm của người làm kế toán Người làm kế toán phải có các tiêu chuẩn sau đây: Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật; Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán. Người làm kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. Người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình. Khi thay đổi người làm kế toán, người làm kế toán cũ phải có trách nhiệm bàn giao công việc kế toán và tài liệu kế toán cho người làm kế toán mới. Người làm kế toán cũ phảI chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình làm kế toán. - Những người không được làm kế toán Người chưa thành niên; người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người đang phải đưa vào cơ sở giáo dục, cơ sở chữa bệnh hoặc bị quản chế hành chính. 26
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. Người đang bị cấm hành nghề, cấm làm kế toán theo bản án hoặc quyết định của Tòa án; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đang phải chấp hành hình phạt tù hoặc đã bị kết án về một trong các tội về kinh tế, về chức vụ liên quan đến tài chính, kế toán mà chưa được xóa án tích. Bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người có trách nhiệm quản lý điều hành đơn vị kế toán, kể cả kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán là doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước. Thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán là doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước. 27
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. Chương IV. Vai Trò, nhiệm vụ của kế toán trưởng doanh nghiệp. 4.1. Chức danh kế toán trưởng. - Kế toán trưởng là người có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán theo quy định của pháp luật và yêu cầu của nhà quản lý. - Kế toán trưởng của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và doanh nghiệp nhà nước ngoài nhiệm vụ quy định trên, còn có nhiệm vụ giúp người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán giám sát tài chính tại đơn vị kế toán. - Kế toán trưởng chịu sự lãnh đạo của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; trường hợp có đơn vị kế toán cấp trên thì đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của kế toán trưởng cấp trên về chuyên môn, nghiệp vụ. 4.2. Tiêu chuẩn và điều kiện của kế toán trưởng doanh nghiệp. 4.2.1 Kế toán trưởng phải có các tiêu chuẩn sau đây: - Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật; - Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ bậc trung cấp trở lên. - Thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là hai năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên và thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là ba năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán bậc trung cấp. - Người làm kế toán trưởng phải có chứng chỉ qua lớp bồi dưỡng kế toán trưởng. 4.3. Trách nhiệm và quyền của kế toán trưởng. 4.3.1. Kế toán trưởng có trách nhiệm: - Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán; - Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán và chế độ kế toán.; - Lập báo cáo tài chính. 4.3.2. Kế toán trưởng có quyền. - Độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. - Kế toán trưởng của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và doanh nghiệp nhà nước,ngoài các quyền trên còn có quyền: + Có ý kiến bằng văn bản với người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ; + Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán và giám sát tài chính của kế toán trưởng; + Bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với ý kiến của người ra quyết định; + Báo cáo bằng văn bản cho người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong đơn vị; trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định 28
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. thì báo cáo lên cấp trên trực tiếp của người đã ra quyết định hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền và không phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó. 4.4. Bổ nhiệm kế toán trưởng. - Mỗi doanh nghiệp đều phải bổ nhiệm kế toán trưởng có đầy đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật để làm kế toán trưởng, trường hợp đơn vị kế toán chưa tìm được người có đủ tiêu chuẩn để bổ nhiệm phải cử người phụ trách kế toán thay kế toán trưởng. - Người phụ trách kế toán cũng phải có các tiêu chuẩn theo quy định của luật kế toán và phải thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng. 4.5. Thuê kế toán trưởng. - Đơn vị kế toán được ký hợp đồng với doanh nghiệp dịch vụ kế toán hoặc cá nhân có đăng ký kinh doanh dịch vụ kế toán để thuê làm kế toán trưởng theo quy định của pháp luật. - Việc thuê làm kế toán trưởng phải được lập thành hợp đồng bằng văn bản theo quy định của pháp luật. - Đơn vị kế toán thuê làm kế toán trưởng có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực mọi thông tin, tài liệu liên quan đến công việc thuê làm kế toán trưởng và thanh toán đầy đủ, kịp thời phí dịch vụ kế toán theo thỏa thuận trong hợp đồng. - Người được thuê làm kế toán trưởng phải có đủ tiêu chuẩn và điều kiện quy định tại luật kế toán. - Doanh nghiệp, cá nhân cung cấp người được thuê làm kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm về thông tin, số liệu kế toán theo thỏa thuận trong hợp đồng. 29
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. 30
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. 31