Bài giảng Sử dụng bảng tính cơ bản - Bài 1+2: Kiến thức cơ bản vầ bảng tính và Sử dụng phần mềm bảng tính MS-Excel 2010

Nội dung text: Bài giảng Sử dụng bảng tính cơ bản - Bài 1+2: Kiến thức cơ bản vầ bảng tính và Sử dụng phần mềm bảng tính MS-Excel 2010

1. Modul 5. Sử dụng bảng tính cơ bản Bài 1 Kiến thức cơ bản về bảng tínhKIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ BẢNG TÍNH
2. Nội dung 1. Khái niệm bảng tính 2. Phần mềm bảng tính 2
3. 1. Khái niệm bảng tính • Bảng tính là tên gọi chung cho các phần mềm xử lý thông tin được trình bày dưới dạng bảng. • Chức năng chính: Biểu diễn dữ liệu dưới dạng bảng; Tính toán tự động dựa trên công thức cho người dùng nhập vào; Biểu diễn số liệu dưới dạng đồ thị, biểu đồ; Sắp xếp và sàng lọc dữ liệu; Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn. • Ứng dụng của bảng tính: Bảng tính được ứng dụng rất rộng rãi: Các công việc văn phòng, hành chính; các công việc kế toán; công việc quản lý; công việc phân tích và thiết kế 3
4. 1. Khái niệm bảng tính (2) • Các bước để xây dựng bảng tính: 1.Nhập và biên tập dữ liệu 2.Tính toán trên dữ liệu bằng cách áp dụng các phép tính, biểu thức, hàm 3.Biểu diễn trực quan dữ liệu dưới dạng biểu đồ 4.Thực hiện một số ứng dụng cao cấp như phân tích dữ liệu, dự báo 5.In ấn và phân phối các bảng tính. 4
5. 2. Phần mềm bảng tính Khái niệm: Là phần mềm được thiết kế để giúp ghi lại và trình bày thông tin dưới dạng bảng. Các phần mềm bảng tính thông dụng: Microsoft Excel ; Apple iWorks – Apple Numbers; Open Office – Calc; LibreOffice Calc; Google Sheet: phần mềm trực tuyến 5
6. 2. Phần mềm bảng tính (2) • Các thao tác thường thực hiện với một phần mềm bảng tính: Nhập, cập nhật, biên tập dữ liệu; áp dụng các phép tính, công thức, các hàm lên dữ liệu; xây dựng biểu đồ; in kết quả; trao đổi với các ứng dụng khác. • Các thành phần chính tạo nên bảng tính: Ô (cell), dòng (row), cột (column), vùng (range), trang tính (worksheet), tập bảng tính (Workbook). 6
7. Modul 5. Sử dụng bảng tính cơ bản Bài 2 Sử dụng phần mềm bảng tính MS-Excel 2010
8. Nội dung 1.Những thao tác đầu tiên với MS-Excel 2.Thao tác cơ bản trên bảng tính 3.Bài tập 8
9. 1. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Khởi động MS-Excel • Tạo bảng tính mới theo mẫu mặc định • Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa • Ghi lưu bảng tính vào ổ đĩa • Ghi lưu bảng tính dưới một tên khác • Ghi bảng tính theo kiểu tệp tin khác • Đóng bảng tính, đóng chương trình MS- Excel 9
10. 1. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel Khởi động MS-Excel • Cách 1: Nhắp chuột vào nút Start → All Programs → Microsoft Office ->Microsoft Excel 2010 • Cách 2: Nhắp đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Excel 2010 có trên màn hình Desktop 10
11. 1. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel Giới thiệu bảng tính của Excel 11
12. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Tạo bảng tính mới theo mẫu mặc định ▪ Cách 1: Nhắp chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ ▪ Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N ▪ Cách 3: Vào menu File/New /Blank Workbook 12
13. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open) ▪ C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên customize ▪ C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O ▪ C3: Vào menu File/Open  1. Chọn nơi chứa tệp 2. Chọn tệp cần mở 3. Bấm nút Open để mở tệp Bấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp 13
14. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Ghi tệp vào ổ đĩa (Save) ▪ C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar. ▪ C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S. ▪ C3: Vào menu File/Save. ✓ Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Excel không thực hiện việc gì). ✓ Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save. 14
15. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Ghi lưu bảng tính dưới một tên khác ▪ Nhắp chuột vào thực đơn lện File → Save as ▪ Chọn thư mục chứa tệp tin trong hộp Save in ▪ Nhập tên mới vào hộp File name ▪ Nhấn nút Save để ghi  1. Chọn nơi ghi tệp 2. Gõ tên mới cho tệp 3. Bấm nút Save để ghi tệp Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp 15
16. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Ghi lưu bảng tính theo kiểu tệp tin khác ▪ File\Save as, Chọn thư mục trong hộp Save in ▪ Nhập tên mới vào hộp File name ▪ Chọn kiểu tệp tin muốn ghi trong hộp Save as type ▪ Nhấn nút Save để ghi 1. Chọn nơi ghi tệp 3. Chọn kiểu tệp tin 4. Bấm nút Save 2. Gõ tên mới cho tệp Để ghi để ghi tệp 16
17. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Sử dụng bảng tính mẫu ▪ Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File →New ▪ Chọn On My computer ▪ Chọn thẻ Spreadsheet Solutions ▪ Nhắp đúp vào 1 mẫu tùy ý ▪ Bảng tính mới theo mẫu vừa chọn được mở ra 17
18. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Ghi bảng tính như một tệp tin mẫu ▪ Nhắp chuột vào thực đơn lện File → Save as ▪ Trong hộp Save in chọn thư mục chứa tệp ▪ Nhập tên cho tên tệp tin mẫu vào hộp File name ▪ Trong hộp Save as type chọn Template(*.xlt) ▪ Nhấn nút Save để ghi 18
19. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Ghi bảng tính để có thể đưa lên trang web ▪ Nhắp chuột vào thực đơn lện File → Save as ▪ Trong hộp Save in chọn thư mục chứa tệp ▪ Nhập tên cho tên tệp tin mẫu vào hộp File name ▪ Trong hộp Save as type chọn WebPage (*.htm:*.html) ▪ Nhấn nút Save để ghi 19
20. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel • Đóng bảng tính ▪ Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File → Close • Đóng chương trình MS-Excel ▪ C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4 ▪ C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của Excel. ▪ C3: Vào menu File\Exit Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box như hình bên, chọn: Yes: ghi tệp trước khi thoát, No: thoát không ghi tệp, Cancel: huỷ lệnh. 20
21. Thao tác cơ bản trên bảng tính • Di chuyển con trỏ trong ô • Mở một hoặc nhiều bảng tính • Chuyển trạng thái hiện hành giữa các bảng tính • Trang hiện hành, ô hiện hành • Sử dụng công cụ phóng to, thu nhỏ • Che giấu / hiển thị các thanh công cụ • Cố định dòng tiêu đề / cột tiêu đề 21
22. Di chuyển con trỏ ô →: di chuyển sang ô bên phải : di chuyển sang ô bên trái : di chuyển lên ô trên : di chuyển xuống ô dưới Page Up, Page Down: di chuyển con trỏ ô đi sang một trang màn hình Ctrl +  : di chuyển con trỏ lên dòng đầu tiên Ctrl +  : di chuyển con trỏ xuống dòng cuối cùng Ctrl +  : di chuyển con trỏ về cột đầu tiên bên trái Ctrl + → : di chuyển con trỏ về cột cuối cùng bên phải Home : di chuyển về đầu dòng End : di chuyển về cuối dòng 22
23. Thao tác cơ bản trên bảng tính • Mở một bảng tính B1. Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File → Open hoặc nhắp chuột vào biểu tượng Open B2. Di chuyển đến tệp tin muốn mở rồi nhấn Enter hoặc nhắp đúp chuột vào tên tệp tin để mở. 23
24. Thao tác cơ bản trên bảng tính • Chọn và mở nhiều tệp tin kề nhau B1. Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File → Open hoặc nhắp chuột vào biểu tượng Open B2. Chọn tệp tin đầu tiên trong danh sách, giữ phím Shift và nhắp chuột vào tên tệp tin cuối cùng. B3. Nhấn nút Open 24
25. Thao tác cơ bản trên bảng tính • Chọn và mở nhiều tệp tin không kề nhau B1. Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File → Open hoặc nhắp chuột vào biểu tượng Open B2. Chọn tệp tin đầu tiên, giữ phím Ctrl và nhắp chuột vào tên các tệp tin khác B3. Nhấn nút Open 25
26. Thao tác cơ bản trên bảng tính • Chuyển trạng thái hiện hành giữa các bảng tính ▪ Cách 1: Nhắp chuột vào biểu tượng bảng tính có trên thanh tác vụ của Windows, chọn tệp tin cần làm việc. ▪ Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + Tab cho đến khi tệp được chọn. 26
27. Thao tác cơ bản trên bảng tính • Trang hiện hành ▪ Trang hiện hành: là bảng tính hiện tại đang được thao tác ▪ Thay đổi trang hiện hành: nhắp chuột vào phần chứa tên của trang bảng tính • Ô hiện hành ▪ Ô hiện hành là ô đang được thao tác: A1, ▪ Thay đổi ô hiện hành: nhấn chuột vào ô hoặc sử dụng các phím mũi tên 27
28. Thao tác cơ bản trên bảng tính • Nhận dạng con trỏ ▪ Con trỏ ô: xác định ô nào là ô hiện hành, có đường bao đậm xung quanh ▪ Con trỏ soạn thảo: hình thanh đứng mầu đen, nhấp nháy xác định vị trí nhập dữ liệu cho ô ▪ Con trỏ chuột: thay đổi hình dạng tùy thuộc vào vị trí của nó trên trang 28
29. Thao tác cơ bản trên bảng tính • Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản ▪ Các phím thường dùng ➢Tab: di chuyển con trỏ ô sang phải một cột ➢Enter: di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết thúc nhập dữ liệu ➢,→,,: chuyển sang ô phía trái, phải, trên, dưới ô hiện tại ➢Ctrl + home: chuyển con trỏ về ô A1 29
30. Thao tác cơ bản trên bảng tính • Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản ▪ Nhập dữ liệu ➢Chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu ➢Delete, Backspace để xóa ký tự ➢Home, End, Ctrl+home, Ctrl+End (tự tìm hiểu) ➢Esc: kết thúc nhưng không lấy dữ liệu đã nhập ➢Enter: để chấp nhận dữ liệu vừa nhập và kết thúc việc nhập cho ô đó 30
31. Thao tác cơ bản trên bảng tính • Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản ▪ Chỉnh sửa dữ liệu ➢Nhắp đúp chuột vào ô có dữ liệu muốn chỉnh sửa ➢Thực hiện các thao tác chỉnh sửa ➢Nhấn phím Enter để chấp nhận và kết thúc chỉnh sửa 31
32. Thao tác cơ bản trên bảng tính • Cố định dòng tiêu đề, cột tiêu đề ▪ Là các dòng và các cột sẽ hiển thị cố định khi sử dụng thanh cuộn: ▪ Nhắp chuột vào ô đầu tiên của vùng dữ liệu muốn thay đổi theo thanh cuộn ▪ Chọn thực đơn View → Freeze Panes -> Freeze Panes • Gỡ bỏ việc cố định tiêu đề ▪ Chọn thực đơn View → Freeze Panes -> UnFreeze Panes 32
33. câu hỏi và bài tập • Nêu các cách khởi động và thoát khỏi Excel. • Mở cửa sổ Excel, quan sát và học thuộc tên các phần tử trong bảng tính Excel. • Phân biệt sự khác nhau giữa một Workbook và một Worksheet. • Số hàng và số cột trong các phiên bản khác nhau của Excel có giống nhau hay không? • Nêu chức năng của các lệnh New, Save, Save As, Open, Close và Exit trên thực đơn File. • Nêu sự giống và khác nhau giữ hai lệnh Save và Save As. 33