Bài giảng Quản trị văn phòng

Nội dung text: Bài giảng Quản trị văn phòng

1. Back CHÖÔNG I GIÔÙI THIEÄU KHAÙI QUAÙT VEÀ QUAÛN TRÒ VAÊN PHOØNG  IKhaùi nieäm chöùc naêng nhieäm vuï QTHCVP 1. Khaùi nieäm *Vaên Phoøng: laø truï sôû cuûa cô quan nhaèm giuùp giaûi quyeát coâng vieäc trong chöùc naêng, nhieäm vuï thaåm quyeàn cuûa cô quan. VP laø nôi toå chöùc thoâng tin ñöa ra caùc quyeát ñònh quaûn lí. QTHCVP laø hoaïch ñònh toå chöùc phoái hôïp & KS quaù trình xöû lí thoâng tin. Hieåu 1 caùch roäng hôn QTHCVP laø vieäc soaïn thaûo löu tröõ caùc vaên thö, toå chöùc heä thoáng thoâng tin VP, toå chöùc nôi laøm vieäc VP & thöïc hieän caùc giao teá nhaân söï trong VP nhaèm ñaït hieäu quaû QT cao nhaát. Nhö vaäy: QTVP laø thöïc hieän caùc coâng vieäc ngay trong truï sôû cô quan baèng caùc quyeát ñònh quaûn lí thoâng qua heä thoáng giaáy tôø. QTVP phaûi thöïc hieän 1 caùch lieân tuïc nhanh choùng vì hñ SXKD cuõng dieãn ra 1 caùch lieân tuïc nhanh choùng. Lôïi ích cuûa hñ HC treân phöông dieän löu tröõ: -Giuùp cho chuùng ta naâng cao nhieäm vuï caù nhaân toå chöùc nhôø vieäc löu tröõ hoà sô. -Phöông tieän ñeå kieåm tra hñ cuûa caùc caáp döôùi ñeå kòp thôøi uoán naén nhöõng sai traùi. -Ñaûm baûo naâng cao hieäu quaû coâng taùc toå chöùc. 2.Chöùc naêng hñ QTVP: +CN phuïc vuï söï chæ ñaïo, laõnh ñaïo & ñieàu haønh caùc hñ laõnh ñaïo: -Thöïc hieän caùc coâng vieäc söï vuï trong VP (Ñaùnh maùy, in aán, baûo quaûn HS, baûo quaûn giaáy tôø, con daáu, tieáp khaùch ) -Tham gia ñieàu haønh caùc hñ haønh chính. +CN tham möu giuùp vieäc cho laõnh ñaïo: giuùp vieäc ôû trình ñoä cao, ñoøi hoûi nhöõng ngöôøi tham möu phaûi coù trình ñoä baèng thaäm chí hôn ngöôøi laõnh ñaïo lónh vöïc maø mình tham möu. +CN toå chöùc vieäc quaûn lí & sd caùc khoaûn kinh phí, TSVC cuûa cô quan. Ñaây laø chöùc naêng haäu caàn trong hñ toå chöùc( mua saém caùc duïng cuï thieát bò VP, quaûn lí nhaân söï VP ). =>Toùm laïi CN QTVP nhaèm sd coù hieäu quaû nhaát nguoàn löïc cuûa toå chöùc: -Taøi chính vaø cô sôû VC. -Nhaân löïc. -Nguoàn löïc voâ hình cuûa taøi chính( uy tín cuûa coâng vieäc, heä thoáng toå chöùc, caùc moái QH). 3.Nhieäm vuï cuûa hñ haønh chính VP. Trang 1 Chöông 1
2. +Toå chöùc caùc coâng taùc tö lieäu, xñ caùc loaïi hình VB, soaïn thaûo VB. +Toå chöùc thoâng tin trong VP. +Xd caùc lòch trình coâng taùc cho töøng tuaàn, thaùng, quyù, naêm. +Mua saém caùc duïng cuï thieát bò VP. +Toå chöùc caùc cuoäc hoïp hay hoäi thaûo. +Cung caáp kòp thôøi soá lieäu, taøi lieäu cho caùc caáp QT ñeå hoï ra quyeát ñònh kòp thôøi ñuùng ñaén. +Toå chöùc vieäc tieáp khaùch, tieáp daân, kieán nghò vôùi caùc caáp laõnh ñaïo ñeå kòp thôøi giaûi quyeát caùc khieáu toá khieáu naïi neáu coù. +Quaûn lí löu tröõ coâng vaên, giöõ gìn bí maät nhaø nöôùc. +Quaûn lí nhaân söï VP, chaêm lo ñôøi soáng VC tinh thaàn cho nhaân daân. Coù theå noùi QTHCVP thöïc hieän caùc CN nhieäm vuï treân caùc lónh vöïc lôùn sau: -Soaïn thaûo vaên thö caùc loaïi. -Löu tröõ caùc hoà sô vaên thö vaø huyû boû caùc hoà sô khi khoâng caàn thieát nöõa. -Thoâng tin lieân laïc döôùi caùc daïng: ñieän thoaïi, ñieän tín, fax, email, hoäi thaûo, thuyeát trình -Toå chöùc saép ñaët nôi laøm vieäc trong VP. -Thöïc hieän caùc giao teá nhaân söï trong VP. *YÙ nghóa cuûa hñ HCVP: QTHCVP laø hñ taát yeáu nhaèm thoaû maõn nhu caàu giuùp vieäc cho lñ ,laø haäu caàn cho hñ cuûa toå chöùc, vò trí: -Giuùp cho lñ hoaïch ñònh caùc chöông trình keá hoaïch, traùnh sa laày vaøo caùc coâng taùc söï vuï, ñeå taäp trung vaøo coâng vieäc coù yù nghóa chieán löôïc. -Giuùp lñ cô quan ñieàu phoái caùc coâng vieäc chung baûo ñaûm söï hñ lieân tuïc vaø thoáng nhaát khaéc phuïc nhöõng giaùn ñoaïn khi coù söï thay ñoåi. -Baûo ñaûm ñk VC kó thuaät ñeå cho hñ ñöôïc troâi chaûy lieân tuïc. Nhö vaäy ngöôøi ta goïi VP laø ñaàu naõo cuûa cô quan thoâng tin vöøa laø cöûa soå cuûa thoâng tin. *Nhaän xeùt: +Thuû tuïc HC: Röôøm raø, phöùc taïp, khoù khaên, khoâng roõ raøng. @Haäu quaû: -Gaây ra caùc aùch taéc cho hñ KT-XH. -Tieàn ñeà cuûa naïn tham nhuõng cöôõng quyeàn. -Maát nieàm tin trong nhaân daân. @Heä thoáng hñ coâng vuï: -Boä maùy quaûn lí NN coàng keành, keùm hieäu quaû choàng cheùo leân nhau. @Ñoäi nguõ coâng chöùc: -Nhieàu coâng chöùc chöa coù chuyeân moân nghieäp vuï, ko ñöôïc ñaøo taïo baøi baûn. -Tieàn löông thaáp. -Xöû lí nhöõng sai phaïm cuûa coâng chöùc chöa ñöôïc nghieâm khaéc. @Bieän phaùp: Trang 2 Chöông 1
3. CaÙc nhaø nghieân cöùu caûi caùch HC cho raèng: Theå cheá, cheá ñoä, thuû tuïc, con ngöôøi laø caùc lónh vöïc maø hoï phaûi ñuïng ñeán. -Ñaûm baûo nhöõng nguyeân taéc cuûa PL, höôùng ñeán quan ñieåm ngöôøi daân ñöôïc laøm nhöõng gì maø PL khoâng caám. Nhöng cô quan coâng quyeàn chæ ñöôïc laøm gì maø PL cho pheùp. -Giaûn ñôn khoâng phieàn haø. -Roõ raøng, raønh maïch, coâng khai vaø Thoáng nhaát. -Toân troïng quyeàn coâng daân theo luaät ñònh. -Xd ñoäi nguû coâng chöùc coù naêng löïc, phaåm chaát coù tinh thaàn traùch nhieäm gaén lieàn vôùi vieäc caûi caùch tieàn löông cho coâng chöùc. IIChöùc naêng nhieäm vuï cuûa KT gia VP. -Caùc chöùc danh trong VP bao goàm: +NV VP: laø nhöõng ngöôøi laøm coâng taùc HC ñôn giaûn hoaëc nghieäp vuï chuyeân moân trong caùc VP. +Thö kí: laø trôï lí cho 1 caáp QT coù khaû naêng giaûi quyeát coâng vieäc 1 caùch tröïc tieáp trong phaïm vi quyeàn haïn cuûa mình. =>ôû VN, nhöõng thö kí giuùp vieäc ôû trình ñoä cao cho caùc QT vieân cao caáp ñöôïc goïi laø trôï lí. +Caùc QT vieân VP: *QT vieân VP laø tröôûng cac boä phaän phoøng ban, ñoù laø phoøng HC QT, boä phaän löu tröõ, truyeàn tin, thoâng tin. *Laø bao goám caùc QT vieân cao caáp & QT vieân caáp trung. -Caùc nhaø thaåm quyeàn veà QT ñieàu nhaát trí cho raèng QT vieân bao goàm: nhöõng ngöôøi trong toå chöùc ñöôïc chính thöùc giao cho quyeàn haønh & traùch nhieäm ñieàu khieån nhöõng ngöôøi khaùc hoaøn thaønh coâng taùc. -Theo quy ñònh naøy QT vieân trong DN bao goàm:  Chuû tòch HÑQT.  Toång GÑ, caùc phoù phoøng.  GÑ boä phaän.  KT tröôûng. -Caùc KS vieân, ñoác coâng, toå tröôûng. -Nhöõng ngöôøi khaùc phaûi chòu traùch nhieäm veà hñ cuûa NV döôùi quyeàn.  QT vieân cao caáp bao goàm: chuû tòch HÑQT & caùc thaønh vieân cao caáp.  QT vieân caáp trung: nhöõng ngöôøi ñöùng ñaàu moãi laõnh vöïc.  QT vieân caáp cô sôû: bao goàm KS vieân, ñoác coâng, toå tröôûng. 1Taïo ra 1 cô caáu toå chöùc toát. -Xd 1 quyeàn löïc HC trong VP, xñ baûng tieâu chuaån coâng vieäc, moâ taû coâng vieäc. -Soaïn thaûo caùc loaïi hình VB. -Cung caáp ñaày ñuû caùc phöông tieän truyeàn tin ñeå baûo ñaûm thoâng tin lieân tuïc. -Baûo ñaûm tính baèng höõu, thaân maät, thaân aùi cho nhaân vieân. Trang 3 Chöông 1
4. -Baûo ñaûm duy trì caùc ñieàu kieän laøm vieäc thuaän lôïi cho NV nhö boá trí haáp daãn, chieáu saùng ñaày ñuû, maøu saéc haøi hoaø -Mua saém caùc duïng cuï thieát bò VP. -Phoái hôïp caùc hñ HC caùc boä phaän VP trong toå chöùc 2Hoaïch ñònh coâng taùc haønh chính VP: -Leân keá hoaïch vaø chæ huy coâng vieäc. -Ñôn giaûn hoaù coâng vieäc. *Nhöõng nguyeân taéc cô baûn ñeå hôïp lí hoaù hñ, caûi tieán laøm vieäc:  Vaät duïng beân tay naøo thì ñeå beân tay ñoù.  Caùc vaät duïng neân coù choã ñeå nhaát ñònh ñeå traùnh tg tìm kieám.  Caùc vaät thöôøng duønh thì neân ñeå gaàn & ít duøng hôn coù theå ñeå xa.  Neân taïo ñöôøng duy chuyeån cho caùc hñ laø ngaén nhaát.  Neân sd ñoäng taùc ngöôïc cuûa tay.  Neân baûo ñaûm vaän toác hñ 1 caùch hôïp lí.  Khi thöïc hieän treân phöông naèm ngang thì keùo vaøo coù lôïi hôn ñaåy ra.  Thöïc hieän theo phöông uùp baøn tay thì coù lôïi hôn ngöûa baøn tay.  Chuù yù ñaëc ñieåm cuûa khôùp xöông con ngöôøi. 3Taïo laäp söï hôïp lí trong ngaøy laøm vieäc -Xñ ñöôïc cheá ñoä laøm vieäc hôïp lí ñoù laø söï luaân phieân nhau giöõa tg laøm vieäc vaø nghó ngôi sao cho cheá ñoä ñoù ñem laïi naêng suaát cao ñoàng thôøi baûo ñaûm söùc khoeû vaø khaû naêng laøm vieäc laâu daøi cho NV, cuï theå: +Xñ thôøi gia nghæ, thôøi ñieåm nghó vaø hình thöùc kò luaät. Thôøi ñieåm nghæ: khi naøo meät thì nghæ. Ñoái vôùi lñ chaân tay meät khi nhòp tim taêng quaù 1,2 so vôùi bình thöôøng. Tuy nhieân vôùi lñ trí oùc, söï meät moûi chöa chaéc taêng nhòp tim. Bieåu hieän chung cuûa söï meät moûi laø chuùng ta khoâng theå chuù yù taäp trung vaøo coâng vieäc vaø tình hình xung quanh. Söï meät moûi laøm ta khoâng theå phoái hôïp coâng vieäc 1 caùch nhòp nhaøng, aên yù. Söï meät moûi coøn laøm roái loaïn chöùc naêng tieâu hoaù, khoâng KS haønh vi cuûa baûn thaân. Thôøi gian nghæ: ñv lñ chaân tay chuùng ta neân nghæ thöa hôn nhöng daøi hôn coøn ñv lñ trí oùc thì neân nghæ daày hôn nhöng ngaén hôn. Hình thöùc cuûa nghæ ngôi: nghæ ngôi tích cöïc coù xen laãn hñ vaên theå, nghæ ngôi thuï ñoäng. 4KS coâng vieäc HC VP.  Ñieàu haønh coâng vieäc vaø nhaân vieân.  Baûo ñaûm caùc DV HC nhö thö töø, ñt, ñieän tín, tieáp taân.  Baûo ñaûm cung caáp caùc DV HC cho caùc boä phaän trong toå chöùc.  Giöõ vöõng vieäc huaán luyeän, ñaøo taïo cho NV.  Baûo ñaûm cung caáp ñuùng soá löôïng, chaát löôïng, tieâu chuaån saùch baùo trong VP, caùc döõ lieäu giaù caû.  Khuyeán khích ñoäng vieân NV. Trang 4 Chöông 1
5. Back Trang 5 Chöông 1
6. Back CHÖÔNG II GIAO TIEÁP TRONG VAÊN PHOØNG  INhöõng giao tieáp thoâng thöôøng: 1Nhöõng chuù yù trong giao tieáp thöôøng gaëp. Giôùi thieäu: +Ta neân giôùi thieäu caáp döôùi vôùi caáp treân. +Neân giôùi thieäu treû vôùi giaø. +Neân giôùi thieäu phaùi nam vôùi phaùi nöõ vì giaù trò ñaïo ñöùc phöông taây xeáp haïng: 1) ngöôøi giaø vaø taøn taät; 2) treû em; 3) phuï nöõ; 4) Choù, meï; 5) ñaøn oâng. Coøn nöõ vôùi nöõ neáu cuøng ñòa vò, tuoåi taùc thì neân giôøi thieäu ngöôøi chöa coù gñ vôùi ngöôøi ñaõ coù gñ. +Khi muoán giôùi thieäu 2 ngöôøi maø thaáy hoï khoâng hoà hôõi vôùi nhau laém thì ta neân hoûi ngöôøi coù ñòa vò, chöùc vuï tuoåi taùc lôùn hôn raèng hoï coù muoán ñöôïc giôùi thieäu hay khoâng ? +Khi giôùi thieäu ta neân ngaén goïn chæ caàn noùi teân ngheà nghieäp ñeå tieän cho caâu chuyeän tieáp theo. +Khi ñöôïc giôùi thieäu ai vôùi mình thì chôø ngöôøi giôùi thieäu xong ñaõ roài môùi nheï nhaøng ñöa tay cho baét & töï giôùi thieäu hoaëc noùi :” Raát haân haïnh ñöôïc laøm quen vôùi ” Chaøo hoûi: +Theo phong tuïc Aâu, Myõ thì chaøo hoûi theo caùc caùch sau ñaây:  Caáp döôùi chaøo caáp treân.  Treû chaøo giaø.  Phaùi nam chaøo phaùi nöõ.  Ngöôøi ñi tôùi chaøo ngöôøi ñöùng chôø.  Ngöôøi ñeán sau chaøo ngöôøi ñeán tröôùc.  Neáu chöùc vuï tuoåi taùc töông ñöông hoaëc thaân tình thì ai thaáy tröôùc chaøo tröôùc.  Öu tieân cho phaùi nöõ khi ñang ngoài maø coù ngöôøi tôùi chaøo thì khoâng phaûi ñöng leân maø chæ caàn kheõ gaät ñaàu ñaùp leã, tuy nhieân öu tieân naøy seõ giaûm ñi khi tôùi nôi laøm vieäc. Kyõ thuaät baét tay: trong giao tieáp quoác teá ngöôøi ta quy ñònh raát nghieâm ngaët veà kyõ thuaät baét tay maø ta phaûi tuaân thuû nhö sau:  Phaùi nam gaëp phaùi nöõ thì khoâng ñöôïc quyeàn ñöa tay ra tröôùc; ngoaïi tröø ngöôøi nam giaø caû hoaëc ñòa vò cao sang.  Ai coù chöùc vuï ñòa vò cao hôn thì ñöôïc quyeàn ñöa tay ra tröôùc.  Ai nhieàu tuoåi hôn thì ñöôïc quyeàn ñöa tay ra tröôùc. Trang 1 Chöông 2
7.  Neáu baèng nhau heát thì ai coù thieän chí hôn thì ngöôøi ñoù ñöa tay ra tröôùc.  Khi baét tay caàn thaúng thaén, ñaäm ñaø hôi nghieân mình veà phía tröôùc.  Kín ñaùo nôû nuï cöôøi côûi môû, ôû caùc nöôùc khaùc coù hoân tay nhöng Myõ khoâng coi noù toát => ngöôøi ta khoâng hoân tay trong tröôøng hôïp sau: +Khi caùc quyù baø, quyù coâ ñang ñi ngoaøi ñöôøng ôû choå ñoâng ngöôøi. +Khi caùc quyù baø, quyù coâ coøn ñang vaùc gioû xaùch, tay coøn mang gaêng (muøa ñoâng). Taëng hoa vaø yù nghóa taëng hoa seõ cho ta keát quaû khoâng ngôø: Theo phong tuïc quoác teá taëng hoa phaûi taëng theo soá leõ(1,3,5,7,9 nhöng phaûi tröø soá 13) vì soá chaün laø daønh cho ngöôøi cheát. Phöông ñoâng cho soá 12 laø may maén: -Veà yù nghóa loaøi hoa tuyø theo phong tuïc töøng nöôùc.(VD: ngöôøi Nhaät coù theå taëng hoa cuùc vì coi ñaây laø nieàm vinh haïnh vì ôû Nhaät hoa cuùc laø hoa cuûa hoaøng toäc. Coøn ôû Phaùp coi ñaây laø sæ nhuïc. -Quoác teá coi hoa hoàng laø hoa cuûa tình yeâu vôùi yù nghóa tình yeâu roäng nhö cha meï, thaày coâ -ÔÛ goùc ñoä tình yeâu ñoâi löùa, hoa hoàng coù yù nghóa nhö sau:  Hoàng traéng laø lôøi than vaõn cuûa tình yeâu, tình yeâu ñôn phöông.  Hoàng ñoû laø lôøi theà öôùc.  Hoàng thaém bieåu hieän cho tình yeâu say ñaém.  Hoàng nhung laøsaün saøng laøm noâ leä cho tình yeâu. -Ngöôøi Chaâu Aâu khoâng taëng hoa hoàng vaøng vì maøu vaøng laø maøu phaûn boäi nhöng maøu vaøng ñöôïc Myõ öa chuoäng. -Ngoaøi ra, caùc yù nghóa cuûa hoa khaùc:  Mimosa:Tình yeâu môùi chôùm nôû.  LoTus: Thanh cao trong saùng, tình höõu.  Ñaøo, Mai : Töôïng tröng cho lôøi chuùc toát laønh.  Hoa Maãu Ñôn: Hieáu khaùch.  Cuùc: Chuùc thoï, ngöôøi baïn môùi quen(giao höõu).  Töôøng Vi: TaÙi ngoä sau nhöõng ngaøy xa caùch.  Laøi:Ñoùn khaùch ngöôøi phöông xa.  Thöôïc Döôïc: Khaùch thaân, kính troïng.  Hoa Lan: Öu khaùch(Khaùch coù noãi buoàn, öu tö), baïn hieàn.  Vaïn Thoï: Lôùn tuoåi.  Traø My: Vaên höõu.  Haûi Ñöôøng: Danh höõu(Baïn môùi ñaït danh voïng). -Khi taëng hoa neân taëng coù giaáy boùng + nô beân ngoaøi. Caøng nhieàu buùp thì caøng theå hieän söï toân troïng. Khi taëng hoa neân quay phaàn cuoáng hoa veà ngöôøi nhaän. 2 Giao tieáp qua danh thieáp Trong quan heä chính thöùc hoaëc khoâng chính thöùc thì trao danh thieáp neân Trang 2 Chöông 2
8. tröïc tieáp. Theo thoâng leä ôû Phaùp chuû ñoäng trao danh thieáp thuoäc veà khaùch nhöng ôû Anh ngöôïc laïi coøn ôû VN chöa coù thoâng leä roõ raøng do ñoù neân theo pheùp xaõ giao cuûa daân toäc: kính treân nhöôøng döôùi vaø loøng hieáu khaùch Neáu gaëp nhau laàn ñaàu chuû ñoäng ñöa danh thieáp cho khaùch theo chöõ “tieân chuû haäu khaùch”. Ngöôøi coù ñòa vò XH thaáp trao danh thieáp cho ngöôøi coù ñòa vò XH cao hôn. Ngoaøi ra danh thieáp coøn ñöôïc söû duïng trong caùc tröôøng hôïp sau: laàn ñaàu tieân ñeán cô quan ñeå lieân heä coâng taùc neân gôûi danh thieáp ôû boä phaän tieáp taân ñeå xem hoï coù ñoàng yù tieáp ta ko; khi ñeán xem ngöôøi quen maø khoâng gaëp khi taëng quaø coù theå keøm theo danh thieáp. Trong caùc tröôøng hôïp: ma chay, cöôùi hoûi, sinh nhaät neáu nhaän danh thieáp thì phaûi traân troïng. 3 Giao tieáp qua ñieän thoaïi -Goïi vaø traû lôøi ñieän thoaïi coù theå faûn aùnh faàn naøo caù tính cuûa baïn. -Lôøi khuyeân cho vieäc goïi vaø traû lôøi ñieän thoaïi: Trao ñoåi gioïng noùi: trình baøy nhanh nheïn, vieäc dieãn ñaït phaûi ngaén goïn, roõ raøng nhöng ko vì theá maø trôû neân coäc loác. Noùi deã hieåu, roõ raøng. Neáu laø ñieän thoaïi baøn ñeå oáng noùi caùch mieäng 1 -> 1,5 cm vaø noùi hôi chaäm so vôùi bình thöôøng 1 chuùt. Phaûn öùng phaûi vui veû luoân theå hieän tính lòch söï meàm moûng, leã pheùp saün saøng giao tieáp, thöôøng xuyeân söû duïng caùc töø chaøo hoûi vaâng daï caùm ôn. Lòch söï laø ñieàu ñaùng theå hieän qua vui veû chaøo ngöôøi ñoái thoaïi saün saøng giuùp ñôõ; chaêm chuù laéng nghe (khoâng ngaét lôøi ngöôøi ñoái thoaïi), phaùt hieän teân cuûa ngöôøi goïi tôùi vaø söû duïng ngay töø cô hoäi ñaàu tieân, xin loãi vì söï chaäm treã vaø loãi laàm. Saép xeáp khi goïi ñieän thoaïi neân saép ñaët nhöõng ñieàu phaûi noùi, coù theå ghi nhanh ra giaáy vaø ñieàu chænh giuùp ta traùnh nhaàm laãm, boû soùt noäi dung vaø chi tieát, tieát kieäm thôøi gian. Tìm soá ñieän thoaïi ghi nhanh ra giaáy. Baám vaø quay soá caån thaän, töï xöng danh. Trình baøy roõ raøng muïc ñích. Vui veû chaám döùt ñieän thoaïi. Vieäc laøm Khi nhaän ñieän thoaïi phaûi traû lôøi ngay, coá gaéng sau tieáng chuoâng thöù 2, töï xöng danh. Ñoái ñaùp lòch söï: neáu nhaàm soá -> vui veû chaáp nhaän lôøi xin loãi; neáu ñieän thoaïi bò ngaét giöõa chöøng thì nhanh choùng ñaët maùy xuoáng ngay, neáu ngöôøi goïi ñôïi laáy thoâng tin thì thænh thoaûng ta phaûi quay laïi ñieän thoaïi ñeå hoï hieåu raèng cuoäc ñieän ñaøm ko bò laõng queân. Ghi laïi lôøi nhaén cho ñuùng. Kieåm ñieåm nhöõng ñieàu quan troïng. Vui veû lòch söï chaám döùt ñieän ñaøm. Duøng töø vaâng daï caùm ôn, neân ñeå ngöôøi goïi ñaët maùy xuoáng tröôùc. Traû lôøi thay cho ngöôøi khaùc: traû lôøi nhanh nheïn, töï xöng danh, cho bieát laøm gì khi ngöôøi ñöôïc goïi vaéng maët (coù nhaén laïi gì ko). Coù theå chuyeån ñöôøng daây 1 caùch ngheä thuaät, vaø caàn giôùi thieäu ngöôøi goïi vôùi ngöôøi noùi chuyeän ñeå hoï ko caàn nhaéc laïi. Ghi laïi lôøi nhaén caàn löu yù: thôøi gian luùc ñt goïi ñeán, teân ngöôøi nhaén, teân ñòa chæ, soá ñt ngöôøi goïi ñeán, chi tieát chính xaùc cuûa noäi dung tin nhaén, xaùc nhaän laïi ND ñeå ngöôøi goïi xaùc nhaän laø ñuùng Trang 3 Chöông 2
9. -Ngoaøi ra, nhaân vieân Vaên phoøng caàn löu yù: +Phaûi nhôù vaø coù saün soá ñt nhöõng cô quan caàn lieân heä khaån caáp. +Neáu möa haïn cheá söû duïng ñt baøn. +Trong phoøng kín bình ga bò hôû, tuyeät ñoái ko söû duïng ñieän thoaïi. +Ko neân goïi ñt ñeán coâng sôû vaøo luùc ñaàu hoaëc cuoái ca. +Ko neân goïi ñt ñeán nhaø rieâng vaøo luùc khuya hoaëc giôø nghæ IIGiao tieáp trong moâi tröôøng coâng ty: 1.Giao tieáp vôùi ñoàng nghieäp: Haõy duøng nhöõng haønh vi ñeå ñoàng nghieäp thaáy raèng keát baïn vôùi mình laø söï an toaøn. Khoâng neân toø moø vaøo ñôøi tö cuûa ngöôøi khaùc, khoâng bình luaän sau löng ngöôøi khaùc. Khoâng neân coá chaáp vôùi nhöõng sai laàm cuûa ngöôøi khaùc. Döïa treân nguyeân taéc”Coù ñi coù laïi môùi toaïi loøng nhau”. Khoâng neân laøm nhöõng ñieàu maø baûn thaân mình khoâng muoán ngöôøi khaùc laøm vôùi mình. Chuù yù khoaûng caùch trong giao tieáp (phuï thuoäc bôûi tuoåi taùc, giôùi tính). Neân caïnh tranh laønh maïnh vì muïc ñích chung. Ñoái xöû vôùi ñoàng nghieäp chaân thaønh, ca ngôïi nhöõng öu ñieåm cuûa hoï 1 caùch töï nhieân. 2Giao tieáp vôùi caáp döôùi:  Haõy tin vaø tín nhieäm ngöôøi taøi.  Haõy duøng ngöôøi nhö duøng moäc(Phaûi bieát öu nhöôïc ñieåm cuûa hoï ñeå sd).  Haõy laéng nghe caáp döôùi.  Ñoái xöû 1 caùch coâng baèng vôùi caáp döôùi.  Haõy quan taâm boài döôõng ngöôøi taøi.  Haõy toân troïng quan taâm ñeán caáp döôùi.  Haõy ñeán vôùi nhaân vieân baèng taám loøng.  Haõy ñoäng vieân kòp thôøi vaø ñöøng queân lôøi höùa. 3Giao tieáp vôùi caáp treân.  Haõy tuaân thuû traät töï ñaúng caáp.  Caàn phaûi phaûn hoài 1 caùch thöôøng xuyeân coâng vieäc cho caáp treân.  Haõy tieáp nhaän söï pheâ bình 1 caùch voâ tö.  Haõy quyù troïng tg cuûa hoï; trong nhieàu TH phaûi xin tg gaëp maët, khi baùo caùo phaûi ngaén goïn roõ raøng.  Cö xöû kheùo leùo khoâng noùi xaáu sau löng hoï.  Phong caùch vaø kinh nghieäm laõnh ñaïo cuûa hoï hoïc taäp. Back Trang 4 Chöông 2
10. Trang 5 Chöông 2
11. Back CHÖÔNG III HEÄ THOÁNG VAÊN BAÛN  ICaùc loaïi vaên baûn. -Neáu hieåu theo nghóa roäng VB laø phöông tieän ghi cheùp thoâng tin & truyeàn ñaït thoâng tin baèng ngoân ngöõ. -Neáu hieåu theo nghóa heïp VB laø khaùi nieäm ñeå chæ caùc giaáy tôø, coâng vaên ñöôïc hình thaønh trong quaù trình hoaït ñoäng cuûa caùc cô quan. -Khi phaân loaïi VB ngöôøi ta coù theå phaân loaïi theo nyhieàu caùch: +Coâng vaên & tö vaên. +VB quaûn lí vaø VB kieän khaùc. +VB mang tính quyeàn löïc NN & VB khoâng mang tính quyeàn löïc NN. +Phaân loaïi theo hình thöùc VB. +Phaân loaïi theo muïc ñích vaø yeâu caàu cuûa VB. -Trong thöïc teá, ngöôøi ta thöôøng phaân chia VB theo 2 caùch sau: *Theo muïc tieâu cuûa VB ñaõ coù:  VB haønh chính: laø VB ñöôïc hình thaønh trong quaù trình hñ cuûa caùc cô quan.  VB kyõ thuaät: ñöôïc hình thaønh trong quaù trình SX, trong nghieân cöùu KH. VD nhö: baûn veõ thieát keá, caùc sô ñoà kyõ thuaät, taøi lieäu kyõ thuaät  VB chuyeân moân: phuïc vuï cho coâng taùc chuyeân moân cuûa ngaønh, Vd nhö: VB veà keá toaùn, baûo hieåm, ngaân haøng *Theo baûn chaát cuûa VB(Tính quyeàn löïc cuûa NN):VB ñöôïc chia laøm 2 loaïi:  VB phaùp quy hoaëc VB quy phaïm PL.  VB thoâng thöôøng. AVB phaùp quy: 1>Khaùi nieäm: laø VB do caùc cô quan NN coù thaåm quyeàn ban haønh ñeå ñaët ra caùc quy ñònh mang tính chaát baét buoäc caùc cô quan NN, caùc toå chöùc XH vaø moïi coâng daân phaûi chaáp haønh hoaëc : VB phaùp quy laø VB do caùc cô quan NN coù thaåm quyeàn ban haønh theo thuû tuïc vaø hình thöùc nhaát ñònh coù chöùa ñöïng nhöõng nguyeân taéc xöû söï chung nhaèm ñieåu chænh 1 loaït caùc quan heä XH nhaát ñònh vaø ñöôïc aùp duïng nhieàu laàn trong thöïc tieãn cuoäc soáng. Qua khaùi nieäm treân, VB phaùp quy theå hieän 1 soá vaán ñeà: + Do cô quan coù thaåm quyeàn phaùt haønh. + Chöùa ñöïng nhöõng nguyeân taéc xöû söï chung. + Aùp duïng nhieàu laàn laäp ñi laäp laïi trong ñôøi soáng. + Teân goïi, noäi dung trình töï ban haønh cuûa VB phaùp quy ñöôïc PL quy ñònh. 2>Caùc hình thöùc cuûa VB phaùp quy: Trang 1 Chöông 3
12. 2.1 VB Phaùp quy do quoác hoäi thoâng qua. +Hieán Phaùp: laø boä luaät cô baûn nhaát cuûa NN quy ñònh veà theå cheá CT-VH- XH, quyeàn vaø nghóa vuõ cuûa moãi coâng daân trong vieäc x/döïng vaø baûo veä toå quoác ( 1946 1960 1980 1992). + Luaät: laø VBQP quy ñònh nhöõng vaán ñeà quan troïng thuoäc chính saùch ñoái noäi, ñoái ngoaïi cuûa NN. + Nghò quyeát cuûa Quoác Hoäi: duøng ñeå quyeát ñònh keá hoaïch KT_XH chính saùch CT chính saùch tieàn teä quoác gia, chính saùch daân toäc toân giaùo, quoác phoøng an ninh 2.2 VB phaùp quy do uyû ban thöôøng vuï quoác hoäi ban haønh: + Phaùp leänh: VB phaùp quy ban haønh nhöõng vaán ñeà ñaùng leõ ra phaûi ra luaät nhöng do nhu caàu caáp baùch phaûi ra Phaùp leänh ñeå thi haønh cho hôïp tg. + Nghò quyeát cuûa Uûy ban thöôøng vuï QH: ban haønh ñeå giaûi thích veà luaät, Phaùp leänh, duøng ñeå giaùm saùt caùc hñ cuûa chính phuû, toaø aùn nhaân daân toái cao ñeå giaùm saùt caùc hñ haønh phaùp & tö phaùp, ñeå quyeát ñònh leänh toång ñoäng vieân chieán tranh, tình traïng khaån caáp cuûa ñòa phöông vaø nhöõng vaán ñeà khaùc. 2.3 VBPQ do Chuû tòch nöôùc ban haønh: + Leänh cuûa Chuû tòch nöôùc: duøng ñeå coâng boá Hieán Phaùp, Luaät, Phaùp leänh ñeå coâng boá leänh toång ñoäng vieân, tình traïng khaån caáp. + Quyeát ñònh cuûa Chuû tích nöôùc: duøng ñeå giaûi quyeát nhöõng vaán ñeà cuï theå nhö(phong caáp haøm trong quaân söï, ngoaïi giao. Caáp ngoaïi giao: 1.Ñaïi söù quaùn 2.Toång laõnh söï quaùn 3.Laõnh söï quaùn (Thuû ñoâ) (TP Lôùn) (TP tröïc thuoäc tænh, TW) 4.Ñaïi dieän ngoaïi giao Duøng ñeå taëng thöôûng caùc huaân chöông caùc huy hieäu cao quyù nhaát cuûa NN. Duøng ñeå boå nhieäm, baõi mieãn caùc chöùc vuï: Thuû töôùng, Phoù Thuû töôùng, thuû tröôûng cô quan ngang boä goàm uyû ban daân toäc Mieàn nuùi, uyû ban gñ vaø treû em, Uyû ban TD-TT, ngaân haøng NNVN, uyû ban thanh tra NNVN. Caùc VB treân laø do cô quan quyeàn löïc NN ban haønh theo heä thoáng toå chöùc boä maùy NN ta thì hieän nay caùc cô quan quyeàn löïc NN bao goàm: Quoác Hoäi, Uyû ban thöôøng vuï Quoác Hoäi, Chuû tòch nöôùc 2.4 VBPQ cuûa CP + Nghò quyeát cuûa CP: duøng ñeå ban haønh caùc chuû tröônh chính saùch lôùn, nhieäm vuï keá hoaïch ngaân saùch cuûa NN vaø caùc coâng taùc quan troïng khaùc cuûa NN. + Nghò ñònh cuûa CP: ban haønh quyeàn lôïivaø nghóa vuï cuûa CP, toå chöùc boä maùy cô quan NN. 2.5 VBPQ do Thuû töôùng ban haønh + Quyeát ñònh cuûa Thuû töôùng CP: ban haønh caùc chuû tröông, caùc bieän phaùp laõnh ñaïo, ñieàu haønh CP ñeå pheâ duyeät caùc chuû tröông kyõ luaät, ngaânsaùch, ñieàu ñoäng caùn boä , kyû luaät, khen thöôûng coâng chöùc. Trang 2 Chöông 3
13. + Chæ thò cuûa thuû töôùng CP: truyeàn ñaït meänh leänh cuûa thuû töôùng. 2.6. VBPQ do Boä tröôûng, thuû tröôûng cô quan ngang Boä ban haønh  UBND mieàn nuùi.  UB gñ vaø treû em.  UB TDTT.  Ngaân Haøng NNVN.  Vaên Phoøng chính phuû.  Thanh tra NN. Caùc loïai VB: Quyeát ñònh, Chæ thò, Thoâng tö. + Thoâng tö: duøng ñeå höôùng daãn, thöïc hieän chính saùch cuï theå cuûa NN 2.7 VBPQ cuûa cô quan caùc caáp ôû ñòa phöông + Nghò quyeát cuûa HÑND + Quyeát ñònh cuûa UBND + Chæ thò cuûa UBND 2.8.VBPQ lieân ngaønh + Thoâng tö lieân boä: do nhieàu boä cuøng thoáng nhaát ban haønh + Nghò ñònh lieân tòch: Laø Hoäi Nghò do 1 caáp chính quyeàn NN coù thaåm quyeàn vôùi caùc toå chöùc XH, ñoaøn theå quaàn chuùng ôû caáp töông ñöông. 2.9 VB cuûa toøa aùn ND toái cao + Nghò quyeát cuûa Hoäi ñoàng thaåm faùn toái cao. + Quyeát ñònh cuûa toøa aùn ND caùc caáp. + Quyeát ñònh ñöa vuï aùn hình söï ra xeùt xöû. + Baûn aùn hình söï. + Baûn aùn daân söï. 2.10 VB cuûa Vieän kieåm soaùt ND toái cao + Quyeát ñònh, chæ thò, thoâng tö cuûa Vieän tröôûng Vieän KS ND toái cao. + Caùo traïng. + Khaùng nghò. Nhö vaäy treân ñaây laø caùc VB phaùp uy veà hieäu löïc cuûa VB theo quy ñònh gaàn ñaây nhaát, quy ñònh nhö sau: -Hieäu löïc veà KG: VB cuûa caùc cô qua quyeàn löïc NN, caáp TW thì coù hieäu löïc trong phaïm vi toøan nöôùc. Coøn ñoái vôùi ñòa phöông chæ coù hieäu löïc trong phaïm vi ñòa phöông ban haønh. -Hieäu löïc veà thôøi gian:Phaûi sau 1 soá ngaøy tuøy loïai VB ñöôïc ñaêng treân coâng baùo ( Nghò ñònh cuûa CP Chæ coù hieäu löïc sau 15 ngaøy ñöôïc ñaêng treân coâng baùo). BVB thoâng thöôøng a>Khaùi nieäm: Trong caùc VP KD-TM coù 2 loaïi VB thoâng thöôøng: VB TM (hôïp ñoàng, Qouta xuaát nhaäp khaåu,caùc baûn kieåm dòch ñoäng vaät VB haønh chaùnh Trang 3 Chöông 3
14.  VB haønh chính VB do caùc cô quan ban haønh haèng ngaøy nhaèm ñoân ñoác, nhaéc nhôû caáp döôùi ñeå trao ñoåi vôùi caùc cô quan beân ngoaøi hoaëc ghi cheùp tình hình leân cô quan caáp treân. b>Ñaëc tröng: + Ban haønh treân cô sôû VBPQ + Hieäu löïc ñöôïc chæ roõ hoaëc giôùi haïn cuï theå(Veà KG: VB thoâng thöôøng chæ taùc ñoäng trong phaïm vi cô quan ban haønh; Veà tg: ñöôïc chæ roõ trong VB). + Chæ ñích danh ñoái töôïng ñöôïc thi haønh c>Caùc loïai hình thöùc cuûa VB HC: 1. Thoâng caùo: duøng ñeå coâng boá vôùi ND veà 1 söï kieän quan troïng thuoäc chính saùch ñoái noäi, ñoái ngoïai cuûa CP. 2. Thoâng baùo: duøng truyeàn ñaït thoâng tin mang tính noäi boä. 3. Bieân baûn: + Bieân baûn Phaùp lyù: ghi nhaän söï kieän phaùp lyù ñaõ vaø ñang xaûy ra ñeå laøm caên cöù cho quyeát ñònh xöû söï sau naøy. + Bieân baûn baøn giao vaø tieáp nhaän coâng taùc. + Bieân baûn ghi laïi noäi dung chuû yeáu trong caùc cuoäc hoïp Hoäi Nghò. + Bieân baûn giao dòch söûa chöõa, thanh lyù hôïp ñoàng. + Bieân baûn xaùc nhaän chuû theå ñaõ khoâng thöïc hieän nghóa vuï phaùp lyù baét buoäc. 4. Baùo caùo: duøng ñeå phaûn aùnh tình hình leân caáp treân hoaëc cuûa caù nhaân vôùi Toå chöùc:  Baùo caùo ñònh kì caùc hñ.  Baùo caùo baát thöôøng.  Baùo caùo chuyeân ñeà laø baùo caùo KH.  Baùo caùo tröôùc ñaïi hoäi tröôùc hoäi nghò. 5. Quyeát ñònh: duøng ñeå giaûi quyeát caùc coâng vieäc cuï theå cuûa cô quan CP. 6. Tôø trình: lôøi ñeà nghò cuûa caáp döôùi ñoái vôùi caáp treân veà 1 vaán ñeà naøo ñoù. 7. Ñeà aùn coâng taùc: duøng ñeå trình baøy döï kieán phöông höôùng, nhieäm vuï, chæ tieâu coâng taùc cuûa cô quan, ñôn vò, caù nhaân trong thôøi gian nhaát ñònh. 8. Coâng vaên: duøng ñeå giao dòch giöõa cô quan vôùi nhau ñeå traû lôøi,phuùc ñaùp, nhaéc nhôû ñoân ñoác caáp döôùi. 9. Dieãn vaên:duøng ñeå dieãn thuyeát tröôùc quaàn chuùng ñaùm ñoâng. Ñöôïc duøng ôû nhieàu ngaønh, nhieàu caáp, nhieàu muïc ñích khaùc nhau. 10. Coâng ñieän: duøng ñeå truyeàn ñaït thoâng tin khaån. 11. Giaáy ñi ñöôøng (coâng leänh) 12. Giaáy giôùi thieäu 13. Phieáu gôûi: duøng göûi keøm taøi lieäu ñeå kieåm tra xem taøi lieäu ñaõ ñeán ñöôïc cô quan hoaëc caù nhaân ñònh göûi hay chöa. Treân ñaây laø caùc VB HC cuûa cô quan. Ngoaøi ra cô quan coøn coù theå söõ Trang 4 Chöông 3
15. duïng VB mang tính chaát noäi boä nhö: noäi quy, quy ñònh quy cheá, quy trình quy phaïm, quy hoaïch soå saùch hoùa ñôn. @ Sau ñaây chuùng ta coù caùc VB ngoaïi giao thöôøng gaëp + Gia thö: thö ngoaïi giao cuûa CP nöôùc naøy göûi CP nöôùc khaùc ñeå trình baøy quan ñieåm cuûa mình veà 1 vaán ñeà vaø ñöa ra caùc giaûi phaùp. + Coâng haøm: coâng vaên ngoaïi giao cuûa CP nöôùc naøy göûi CP nöôùc khaùc. + Quoác thö: laø coâng haøm cuûa nguyeân thuû QG naøy göûi nguyeân thuû QG khaùc chuû yeáu ñeå giôùi thieäu ñaïi söù quaùn. + Bò vong luïc: VB ngoaïi giao do CP hay Boä ngoaïi giao noäi boä trình baøy 1 caùch coù heä thoáng lòch söû cuûa vaán ñeà ñeå tranh thuû dö luaän. + Saùch traéng: do CP hay boä ngoaïi giao coâng boá nhaèm trình baøy tröôùc dö luaän quoác teá 1 caùch coù heä thoáng vaø daãn chöùng veà 1 vaán ñeà CT KT VH quan troïng. + Saùch ñen: do CP coâng boá nhaèm toá caùo tröôùc dö luaän quoác teá nhöõng haønh ñoäng ñöôïc coi laø toäi aùc cuûa nöôùc khaùc xaâm löôïc ñeán lôïi ích quoác gia hoaëc cuûa ND nöôùc mình. + Hieán chöông: ñieàu öôùc kí keát giöõa nhieàu nöôùc quy ñònh veà nguyeân taéc theå leä cuûa caùc nöôùc. + Hieäp ñònh: thoâng duïng nhaát, do 2 hay nhieàu nöôùc kí keát ñeå giaûi quyeát caùc vaán ñeà CT KT VH quaân söï. + Hieäp öôùc: laø ñieàu öôùc quan troïng nhaát, do 2 hay nhieàu nöôùc kí keát trong ñoù ghi roõ cam keát cuûa caùc beân veà vaán ñeà VH KT CT quaân söï(quan troïng hôn hieäp ñònh). IITheå thöùc VB. Bao goàm phaàn baét buoäc moãi VB phaûi coù ñeå ñaûm baûo tính chính xaùc giaù trò phaùp lí traùch nhieäm cuûa cô quan ban haønh.  Quoác hieäu(tieâu ngöõ).  Taùc giaû.  Soá, kí hieäu VB.  Teân goïi, trích yeáu cuûa VB.  Noäi dung VB.  Chöõ kí vaø con daáu.  Nôi nhaän VB.  Daáu chi möùc ñoä maät.  Daáu chi möùc ñoä khaån. 1.Quoác hieäu: laø bieåu hieän teân nöôùc, daáu hieäu chính trò cuûa nöôùc ñaët chính giöõa trang giaáy. 2.Taùc giaû: Teân cuûa ñôn vò laøm ra VB teân vieát to vaø ñaäm neùt ñuùng vôùi teân goïi trong VB cho pheùp thaønh laäp. Coù theå ñeå teân cô quan laõnh ñaïo tröïc tieáp cô quan taùc giaû ôû phía beân treân nhöõng nhoû hôn. 3.Soá vaø kí hieäu VB:Giuùp cho vieäc ñaêng kí trích daãn, nhaéc nhôû khi tìm kieám VB. Soá VB: laø soá thöù töï cuûa VB ñöôïc ghi lieân tuïc hoaëc baét ñaàu vaøo ngaøy 1/1 -> Trang 5 Chöông 3
16. 31/12/naêm. +Ñaùnh soá chung. +Ñaùnh soá theo tính chaát coâng vieäc. +Ñaùnh soá theo theå loïai VB. Kí hieäu VB:Nhaèm vieát taét teân goïi VB vaø teân cô quan ñoù taïo thaønh. 4.Ñòa danh, ngaøy thaùng. Ñòa danh:Laø nôi ôû, truï sôû cuûa cô quan ban haønh VB. Ngaøy Thaùng: ngaøy vaøo soå vaø ban haønh VB. Ñv VB quan troïng ban haønh tröôùc ngaøy 10 tröôùc thaùng 3. khi ngaøy thaùng phaûi theâm soá 0. 1 soá VB nhö hieán phaùp luaät HÑ. Ñòa danh ngaøy thaùng ñeå döôùi cuøng. 5.Teân goïi, trích yeáu VB: TeÂn goïi chính thöùc cuûa VB ñeå döôùi muïc ñòa danh, ngaøy thaùng. Tính chaát vaán ñeà VB ñeà caäp. -Trích yeáu: duøng toùm taét nd VB, thöôøng ñöôïc duøng khi VB khoâng coù teân goïi cuï theå vaø trong tröôøng hôïp naøy thì trích yeáu thöôøng ñöôïc ñeå döôùi soá vaø kí hieäu cuûa VB. Trong tröôøng hôïp trích yeáu coù teân goïi thì trích yeáu coù theå ghi thaúng vaøo teân goïi cuûa VB. *yù nghóa: giuùp cho ngöôøi nhaän nhanh choùng naém baét ñöôïc nd VB. 6.Noäi dung VB: ñöôïc trình baøy ôû khoûan giöõa VB ngaén goïn, roõ raøng. 7.Chöõ kí, con daáu: -Chöõ kí theå hieän tính phaùp lí cuûa VB. Ngöôøi chòu traùch nhieäm veà nd VB ñoù ngöôøi kí ghi roõ hoï teân, chöùc vuï.VB chæ coù 1 chöõ kí. Quy ñònh veà chöõ kí: neáu phoù kí thay cho tröôûng thì khi kí phaûi coù chöõ (KT). Neáu caáp döôùi khi kí phaûi coù chöõ (TL) .Neáu ngöôøi kí môùi giöõ chöùc quyeàn thì khi kí phaûi coù chöõ (Q) .Neáu ngöôøi kí laø thöøa uûy quyeàn thì phaûi coù chöõ (Tuq) coù thôøi haïn thaäm chí phaûi ghi roõ VB naøo cho pheùp, thôøi haïn. Ñv cô quan laøm vieäc theo cheá ñoä taäp theå, nhö UBND caùc caáp, caùc toå chöùc ñoøan theå XH quaàn chuùng khi kí phaûi coù chöõ (tm). -Con daáu: VB khi ban haønh phaûi ñoùng daáu cuûa cô quan. Con daáu phaûi ñuùng roõ raøng ngay ngaén. Truøng leân 1/3 hoaëc 1/4 chöõ kí veà beân traùi phaûi ñuùng maøu möïc quy ñònh, khoâng ñoùng ngöôïc, chæ ñöôïc ñoùng daáu vaøo giaáy tôø ñaõ coù chöõ kí, thaåm quyeàn, hôïp leä. Coù 2 loïai daáu: +Daáu troøn coù hình quoác huy, caùc cô quan sau ñöôïc sd:  Cô quan quyeàn löïc NN (QH, UBTVQH ).  Chính phuû.  Boä, cô quan ngang boä.  Caùc cô quan coù chöùc naêng quaûn lí NN thuoäc CP.  VKS,TAND, cô quan CA, phoøng coâng chöùng caáp quaän trôû xuoáng.  HÑND, UBND caùc caáp. Trang 6 Chöông 3
17.  Caùc cô quan ngoïai giao. +Daáu troøn khoâng coù hình quoác huy:  Caùc cô qun tröïc thuoäc boä, tröïc thuoäc cô quan ngang boä.  Caùc cô quan quaûn lí NN thuoäc CP.  Caùc cô quan haønh chính, söï nghieäp.  Caùc cô quan chuyeân moân caáp quaän huyeän trôû leân.  Caùc toå chöùc quaàn chuùng v.v Ngoøai ra tuøy theo yeâu caàu coâng taùc maø cô quan coøn ñöôïc khaéc theâm daáu: daáu chì, daáu noåi, daáu thu nhoû, phaûi gioáng daáu chính thöùc, ñöôïc ngaønh CA cho pheùp sd. Coù 1 soá cô quan nhö VB boä, VP UBND tænh, TP tröïc thuoäc TW thì coù 2 con daáu:daáu troøn coù quoác huy, khoâng coù quoác huy. 8.Nôi nhaän VB Laø teân cuûa cô quan hoaëc caù nhaân coù traùch nhieäm giaûi quyeát coâng vieäc ñeå bieát, ñeå thay cho baùo caùo, ñeå löu. Thoâng thöôøng ngöôøi ta ghi roõ trong VB nôi nhaän ñeå laøm gì vôùi VB. Nôi nhaän ñeå beân traùi cuoái cuøng cuûa VB. Ngoøai ra 1 soá VB nhö thoâng baùo, tôø trình, coâng vaên nôi nhaän seõ ñöôïc ñeå ngay treân ñaàu. 9.Daáu chæ möùc ñoä maät cuûa VB coù 3 möùc ñoä: +Daáu maät: Ñoùng vaøo VB coù nd maät, thöôøng chæ phoå bieán trong noäi boä ñôn vò toå chöùc hoaëc caù nhaân coù traùch nhieäm ñöôïc bieát. +Daáu toái maät: Ñoùng vaøo VB coù nd maät cao, thöôøng coù caáp laõnh ñaïo môùi ñöôïc bieát. +Daáu tuyeät maät: Chæ coù thuû tröôûng cuûa cô quan coù tca1ch nhieäm môùi ñöôïc bieát. Veà nguyeân taéc: Ngöôøi kí VB seõ quy ñònh möùc ñoä maät cuûa VB, theo quy ñònh hieän haønh ôû VN ta hieän nay thì möùc ñoä tuyeät maät do thuû tröôûng CP quyeát ñònh, möùc ñoä toái maät seõ do boä tröôûng quyeát ñònh, möùc ñoä maät seõ do thuû tröôûng cuûa cô quan ñòa phöông quyeát ñònh. 10.Daáu chæ möùc ñoä khaån. +Daáu khaån: Ñoùng vaøo VB raát caàn giaûi quyeát trong tg ngaén. +Daáu thöôïng khaån: laø coâng vaên raát caàn nhanh choùng ñöa taän tay ngöôøi coù traùch nhieäm giaûi quyeát. +Daáu hoûa toác: Baèng baát keå lí do naøo, baèng moïi caùch phaûi ñöa taän tay ngöôøi coù traùch nhieäm giaûi quyeát. +Daáu maät khaån: Thöôøng ñoùng ôû soá kí hieäu VB. Neáu vöøa coù maät vöøa coù khaån thì daáu maät seõ ñoùng döôùi ngaøy thaùng. Ñv VB toái maät, tuyeät maät thöôøng coù 2 phong bì: Phong bì beân ngoøai ñeå bình thöôøng; Phong bì beân trong ñoùng daáu maät, daáu toái maät. Ngoøai ra trong VB coøn coù theå coù nhöõng caên cöù ñeå ban haønh VB; muïc ñích Trang 7 Chöông 3
18. lí do ban haønh; thuû tuïc: treân cô sôû ñeà nghò cuûa caáp döôùi hay theo tinh thaàn nd cuûa cuoäc hoïp. Veà quy ñònh trình baøy VB Nhaø Nöôùc theo coâng vaên 1145 cuûa VB CP ban haønh(1/4/1998)quy ñònh nhö sau: Maët tröôùc: Meùp treân: 25mm; Meùp traùi: 35mm; Meùp phaûi: 20mm; Meùp döôùi: 20mm. Maët sau: Meùp treân: 25mm; MeÙp traùi: 20mm; Meùp phaûi: 20mm; Meùp döôùi 20mm IIINguyeân taéc ra VB & söõa Ñoåi 1.Nhöõng caên cöù ñeå ban haønh VB: Trang 8 Chöông 3
19. -Phaïm vi toå chöùc cuûa cô quan ban haønh VB. Nghóa laø cô quan baøn haønh VB phaûi theo ñuùng thaåm quyeàn & döõ lieäu ban haønh nhöõng loïai VB PL cho pheùp.(VD: UBND TP khoâng ñöôïc quyeàn ra thoâng tö). -Tính chaát vaán ñeà quy ñònh nghóa laø caàn xem xeùt theâm vaán ñeà coù caàn thieát ñeå ra VB hay khoâng ñeå traùnh caên beänh quan lieâu giaáy tôø. -Phaïm vi, ñòa haïn, vuøng laõnh thoå: xem xeùt möùc ñoä aûnh höôûng veà maët ñòa lí cuûa VB. -Phaân caáp uûy nhieäm cuûa caáp treân. 2.Söõa VB. VB caàn phaûi söõa ñoåi khi: Khoâng phuø hôïp vôùi chính saùch cuûa ñaëc ñieåm NN. Khoâng phuø hôïp vôùi VB quaûn lí cuûa caáp treân. Vi phaïm quyeàn haïn, lôïi ích cuûa coâng daân. Phaûi xem xeùt tính khaû thi cuûa VB, muoán vaäy chuùng ta caàn phaûi ñaët mình vaøo ñòa vò cuûa ngöôøi thi haønh VB môùi thaáy ñöôïc tính khaû thi cuûa noù. Khoâng ñuùng thaåm quyeàn cuûa cô quan ñoù. Nguyeân taéc söõa VB: +Ai ra VB ngöôøi ñoù söõa. +Caáp treân 1 caáp coù quyeàn ñieàu chænh VB cuûa caáp döôùi tröïc tieáp neáu xeùt thaáy khoâng ñuùng. 3.Caùc yeâu caàu chung ñv ngoân ngöõ VB quaûn lí nhaø nöôùc. Tính nghieâm tuùc, chính xaùc: Ñaây laø söï caàn thieát ñeå theå hieän söï uy nghieâm, söï uy quyeàn trong hñ cuûa caùn boä quaûn lí NN. Söï thieàu nghieâm tuùc trong ngoân ngöõ VB tröôùc heát seõ taïo ra taâm lí coi thöôøng PL ñoàng thôøi laøm maát ñi tính chính xaùc cuûa VB. Tính thoáng nhaát, tính thoâng duïng giuùp cho moïi ñoái töôïng coù lieân quan ñeán VB coù theå hieåu ñaày ñuû, ñuùng ñaén veà VB ñoù. Yeâu caàu cuï theå: Khoâng sd ngoân ngöõ khaùc aâm nhöng ñoàng nghóa. Khoâng duøng caùc töø ñòa phöông. Khoâng duøng caùc töø mang saéc thaùi vaên chöông(Sôn haø, Myõ leä ). Khoâng ñöôïc duøng caùc töø tuïc tieåu. Khoâng ñöôïc duøng töø coå laøm VB trôû neân laïc haäu khoù hieåu. Giöõ gìn söï trong saùng trong tieáng vieät nhöng khi caàn coù theå sd töø goác Haùn ñeå taêng theâm uy löïc cuûa VB (Vôï = phu nhaân). Ñieàu naøy coøn coù yù nghóa giuùp traùnh ñöôïc söï thoâ thieån trong tieáng vieät (VD:Nhaø hoä sinh) Muoán vaäy ta caàn phaûi bieát roõ nghæa cuûa töø vieät goác Haùn ta môùi sd ñuùng ñöôïc(VD: Ñieåm yeáu(Ñieåm chính, ñieåm quan troïng )). Neân sd nhöõng töø coù saün trong ngoân ngöõ dt hoaëc chæ möôïn tieáng nöôùc ngoøai khi khoâng coù töø töông ñöông hoaëc ñöôïc Vieät hoùa coù daáu thanh ñieäu. Caùc töø Trang 9 Chöông 3
20. chuyeân moân khoâng quen thuoäc vôùi ngöôøi ñoïc thì caàn phaûi giaûi thích roõ caùc töø caáu taïo baèng caùch laép gheùp möôïn chöõ nöôùc ngoøai hoaëc vieát taét thì caøng phaûi giaûi thích roõ. Khoâng ñöôïc tuøy tieän ñaët ra töø môùi, neáu coù phaûi coù ñònh nghóa 1 caùch roõ raøng. Caùc töø coù tính chaát phaùp lí phaûi duøng nhaát quaùn töø ñaàu ñeán cuoái, khoâng duøng töø thöøa voâ ích. Khoâng ñöôïc vieát sai chính taû. ChuÙ yù caùch xöng hoâ: Coâng ty chuùng toâi (cho ngoâi thöù nhaát). Quyù coâng ty, quyù cô quan (cho ngoâi thöù II). Caâu trong ngoân ngöõ VB phaûi ñaùnh daáu 1 caùch phuø hôïp: Daáu “.”: duøng ñaùnh daáu söï keát thuùc caâu. Daáu “?”: duøng ñaùnh daáu caâu nghi vaán. Daáu “!”: duøng ñaùnh daáu caâu bieåu caûm caàu khieán. Daáu naøy ñoâi khi ñöôïc ñaët cuøng daáu chaám hoûi -> bieåu thò söï mæa mai chaâm bieám. Daáu “ ,”: ñeå taùch caùc phaàn cuøng loaïi caùc thaønh phaàn bieät laäp ( traïng ngöõ, chuyeån tieáp). Daáu “;”: duøng ñeå phaân taùch caùc phaàn töông ñoái ñoäc laäp trong caâu Daáu “:”: duøng ñeå baùo hieäu ñieàu trình baøy tieáp theo mang yù nghóa giaûi thích thuyeát minh, baùo hieäu lôøi trích daãn tröïc tieáp, lôøi ñoái thoaïi. Daáu “ “ : duøng bieåu thò lôøi noùi ngaét quaõng vì xuùc ñoäng; bieåu thò choã ngaét gioïng vôùi yù chaâm bieám haøi höôùc, bieåu thò söï keùo daøi veà aâm thanh hoaëc khoaûng caùch veà thôøi gian, ko gian; bieåu thò ngöôøi vieát lieät keâ chöa heát. Neáu ñaët daáu “ “ thì duøng bieåu thò lôøi daãn tröïc tieáp bò löôïc bôùt 1 soá caâu. Daáu “v.v ”: bieåu thò chöa lieät keâ heát. Daáu “(“: duøng ñeå taùch caùc phaàn coù taùc duïng giaûi thích, boå sung, ñoùng khung boä phaän chæ nguoàn goác lôøi trích daãn. Daáu ‘ “ “ ‘: duøng ñaùnh daáu lôøi trích daãn tröïc tieáp, ñoùng daáu teân rieâng, teân taùc phaåm, ñeå ñaùnh daáu töø ngöõ hieåu theo nghóa khaùc. Daáu “_“ ( daáu ngang caùch): duøng ñeå phaân bieät thaønh phaàn cheâm xen, ñaët tröôùc lôøi ñoái thoaïi, caùc boä phaän lieät keâ * Chuù yù: trong Vb ko duøng caùc daáu “?” “!” “ ” “v.v ” vì noù coù aûnh höôûng ñeán söï nghieâm tuùc söï chính xaùc cuûa VB. Back Trang 10 Chöông 3
21. Back CHÖÔNG IV: THÖ TÍN & LÖU TRÖÕ HOÀ SÔ  I Kyõ thuaät vieát 1 soá loaïi thö xaõ giao 1. Thö chuùc möøng: Laø loïai thö baøy toû söï phaán khôûi ñeå möøng cho cô quan hoaëc caù nhaân khi nhaân ñöôïc tin vui cuûa cô quan caù nhaân ñoù: Trang troïng nhaát laø thö vieát tay neân ngaén goïn, vöøa phaûi. Thö tình caûm neân ñaùnh giaù ñuùng möïc saùt vôùi thöïc teá. *Noäi dung: nhaân danh ai; chuùc möøng ai; Nhaân dòp gì; bieåu caûm tình caûm cuûa mình; chuùc gì cho hoï. Chuù yù :  Chuaån bò noäi dung caàn chuùc möøng, chuû ñeà chuùc möøng.  Maãu chuùc nöøng cho phuø hôïp vôùi nd.  Tìm hieåu sôû thích maøu saéc cuûa ngöôøi chuùc möøng cho phuø hôïp vôùi nd chuùc möøng.  Thôøi gian chuùc möøng, ñeán ñuùng haïn.  Lôøi leõ nd chuùc möøng chaân thaønh thuyeát phuïc, khoâng laïc loái.  Hình thöùc ñeïp, roõ raøng, phuø hôïp vôùi ngöôøi chuùc möøng, giôùi tính, tuoåi taùc.  Lôøi xöng hoâ phaûi thaønh kính toân troïng ngöôøi lôùn tuoåi, ñv baïn beø duøng töø hoa myõ taïo söï vui töôi, ñöøng quaù troáng roãng.  Chöõ vieát roõ raøng, xuùc tích, saïch seõ, neân vieát tay.  Nd chuùc möøng khoâng neân quaù ngaén, quaù daøi tröø tröôøng hôïp thaân thieát.  Neân tìm hieåu söï thaønh ñaït, coá gaéng cuûa hoï ñeå coù söï chuùc möøng cho chính xaùc. 2. Thö chia buoàn, phaân öu BaØy toû nieàm thöông tieác muoán chia xeû noãi buoàn thaät söï maát maùt cuûa cô quan hoaëc caù nhaân khi nhaän ñöôïc tin buoàn cuûa cô quan hoaëc caù nhaân ñoù. Khi chia buoàn neân khaån tröông ngay sau khi nhaän ñöôïc tin buoàn. Toát nhaát neân vieát thö tay, trình baøy ngaén goïn vöøa phaûi, tình caûm chaân thaønh. *Noäi dung: Nhaân danh ai; Chia buoàn vôùi ai; Khi nhaän ñöôïc tin buoàn gì; Bieåu caûm cuûa mình khi nhaän ñöôïc tin buoàn ñoù; Mong cho ngöôøi ño,ù cô quan ñoù ñieàu gì. 3. Thö thaêm hoûi Baøy toû söï caûm thoâng, söï thöông caûm ñoái vôùi cô quan ñôn vò, ñòa phöông hoaëc caù nhaân khi nhaän ñöôïc tin hoï gaëp faûi tai naïn, thieân tai, hoûa hoaïn, hay söï coá baát ngôø xaûy ra. Trang 1 Chöông 4
22. *Noäi dung:  Bieåu caûm tình caûm cuûa mình khi nhaän ñöôïc tin ko vui.  Lôøi thaêm hoûi chaân thaønh vôùi ngöôøi bò naïn vaø haønh ñoäng cuï theå cuûa mình ñeå giuùp ngöôøi bò naïn vöôït qua nhöõng khoù khaên toån thaát, maát maùt.  Hy voïng cho ngöôøi bò naïn sôùm thoaùt khoûi khoù khaên toån thaát, maát maùt ñeå ñöa cuoäc soáng trôû veà bình thöôøng. 4. Thö môøi döï leã tieäc: ngaén goïn, tình caûm chaân tình. *Noäi dung:  Kính môøi ai ñeán döï leã tieäc nhaân dòp gì.  Leã tieäc ñöôïc toå chöùc ôû ñaâu, khi naøo.  Söï hieän dieän cuûa quyù vò laø nieàm khích leä to lôùn vôùi chuùng toâi. 5. Thö töø choái döï leã tieäc: Baøy toû söõ ñaùng tieác khoâng theå nhaän lôøi môøi döï leã tieäc cuûa ai nhaân dòp gì. Neân trình baøy ngaén goïn, thaønh thaät. *Noäi dung:  Caùm ôn chaân thaønh veà lôøi môøi döï leã tieäc.  Neâu lyù do vì sao mình ko theå döï leã tieäc.  Chuùc cho buoåi leã tòeâc thaønh coâng toát ñeïp. 6. Thö caùm ôn: baøy toû söï toân troïng quyù meán cuûa mình khi nhaän ñöôïc söï giuùp ñôõ, lôøi khuyeân cuûa ai. Neân trình baøy ngaén goïn, lòch söï, chaân thaønh vaø phaûi vieát ngay sau khi nhaän ñöôïc giuùp ñôõ vaø toát nhaát neân vieät thö tay. Thö phaûi chính xaùc vaø coù theå vieát roõ teân ngöôøi vaø söï vieäc maø mình caùm ôn ñeå ngöôøi ñöôïc caùm ôn hoï nhôù ra. * Caùc tröôøng hôïp neân vieát thö caùm ôn:  Caùm ôn veà loøng meán khaùch.  Caùm ôn veà moùn quaø taëng.  Caùm ôn veà lôøi khuyeân boå ích.  Caùm ôn veà söï giuùp ñôõ vaät chaát hay söùc lao ñoäng. *Noäi dung  Söï chaân thaønh caùm ôn ai veà vieäc gì.  Bieåu caûm tình caûm cuûa mình veà moùn quaø, veà söï giuùp ñôõ, lôøi khuyeân.  Lôøi chuùc vaø hy voïng cho moái quan heä ngaøy caøng trôû neân toát ñeïp hôn. 7. Thö xin loãi: Baøy toû söï ñaùng tieác ñaõ ñeå xaûy ra söï vieäc laøm cho ai ñoù ko haøi loøng. Thö xin loãi phaûi ngaén goïn, lòch söï, kheùo leùo, thaän troïng, chaân thaønh faûi luoân toû söï ñaùng tieác vaø faûi vieát ngay sau khi söï vieäc xaûy ra. * Caùc tröôøng hôïp caàn vieát thö xin loãi:  Do coù haønh ñoäng lôøi noùi ko ñuùng.  Do chaäm treã trong vieäc ñaùp öùng yeâu caàu chính ñaùng naøo ñoù cuûa khaùch haøng.  Do thaát laïc caùc hoà sô, giaáy tôø cuûa khaùch haøng.  Do truïc traëc kyõ thuaät, sai soùt trong haønh ñoäng gaây ra toån thaát phieàn haø Trang 2 Chöông 4
23. cho khaùch haøng. *Noäi dung:  Baøy toû söï ñaùng tieác ñaõ ñeå xaûy ra söï vieäc laøm cho ai ñoù ko haøi loøng.  Giaûi thích lí do, nguyeân nhaân vì sao daãn ñeán söï vieäc xaûy ra.  Ñöa ra phöông höôùng vaø bieän phaùp giaûi quyeát.  Höùa ko ñeå cho söï vieäc xaûy ra nöõa.  Mong söï thoâng caûm hieåu bieát vaø hy voïng moái quan heä ngaøy caøng trôû neân toát ñeïp hôn. II Löu tröõ hoà sô. 1.Moät soá khaùi nieäm lieân quan ñeán Hoà sô: *Taøi lieäu: laø giaáy tôø do caù nhaân hay taäp theå hoaëc cô quan ñaõ taïo laäp ra hay nhaän ñöôïc maø caù nhaân, taäp theå hay cô quan ñoù caàn löu giöõ laïi ñeå tham khaûo hoaëc chöùng tích. *Hoà sô: laø taäp hôïp nhöõng taøi lieäu coù noäi dung giaûi quyeát 1 söï vieäc nhaát ñònh. *Baûn nhaùp: Laø baûn thaûo ñaàu tieân cuûa VB coù theå söõa chöõa veà sau. *Baûn thaûo: Laø baûn nhaùp ñöôïc söõa chöõa hoøan chænh. *Baûn chính: Laø baûn thaûo ñöôïc ñem ñi ñaùnh maùy , coù ñaày ñuû chöõ kí, con daáu chöùng minh cho giaù trò cuûa noù. Thoâng thöôøng VB chæ coù 1 baûn chính, caùc baûn sao goïi laø baûn phuï nhöng coù ñaàu ñuû chöõ kí, con daáu thì coù giaù trò nhö baûn chính. *Baûn sao: Laø baûn cheùp laïi, sao laïi nguyeân vaên cuûa 1 VB. Neáu coù daáu chöùng thöïc thì goïi laø baûn sao coù chöùng thöïc. Baûn sao coù giaù trò khi noù coù ñaày ñuû chöõ kí cuûa cô quan coù thaåm quyeàn chöùng nhaän. Coù 3 thöù baûn sao: -Sao y baûn chính: Baûn sao cuûa cô quan taïo laäp VB sao laïi. -Sao luïc: Baûn sao cuûa 1 VB do cô quan khaùc sao laïi. -Trích sao: Laø baûn sao trích laïi 1 phaàn nd caàn thieát cuûa VB. *Phuï luïc hay phuï baûn: Laø VB ñính keøm giaûi thích cho VB chính. Neáu laø phuï luïc hay phuï baûn thì caàn ghi roõ soá löôïng, ñaùnh soá thöù töï treân töøng phuï luïc,phuï baûn(theo quy ñònh hieän nay soá thöù töï cuûa trang ñöôïc ghi baèng chöõ soá AÛ Raäp. Soá thöù töï cuûa phuï luïc, phuï baûn ñöôïc ñaùnh baèng soá La Maõ. Trang cuûa phuï luïc ñaùnh truøng vôùi trang cuûa VB giaûi thích.). 2.Phaân loïai Hoà Sô. Söï phaân loaïi hoà sô coù theå theo nhieàu tieâu thöùc: -Theo möùc ñoä quan troïng cuûa hoà sô  Hoà sô toái quan troïng.  Hoà sô raát quan troïng.  Hoà sô quan troïng.  Hoà sô bình thöôøng. Trang 3 Chöông 4
24.  Hoà sô ko coøn caàn thieát nöõa. -Theo möùc ñoä caàn thieát ñeå giaûi quyeát:  Hoà sô caàn giaûi quyeát ngay.  Hoà sô giaûi quyeát khi ta raûnh roãi.  Hoà sô giaûi quyeát xong. -Theo tính chaát cuûa vaán ñeà:  Hoà sô coù tính chaát chuyeân ñeà: keá toaùn, TC, NH, BH  Hoà sô veà nhaân söï.  Hoà sô lieân quan ñeán VB NN.  Hoà sô lieân quan ñeán quy cheá DN.  Hoà sô haønh chính chung chung. -Theo möùc ñoä thu thaäp taøi lieäu cuûa hoà sô  Hoà sô môû: ñang trong voøng giaûi quyeát neân tieáp tuïc nhaän theâm taøi lieäu môùi.  Hoà sô ñoùng: hoà sô ko coøn hy voïng nhaän theâm taøi lieäu môùi nöõa. 3.Löu tröõ hoà sô Laø PP choïn löïa saép ñaët hoà sô cho coù thöù töï vaø caát giöõ hoà sô ñeå sau naøy tìm ra deã daøng. Nguyeân taéc cô baûn cuûa löu tröõ: Deã thaáy, deã laáy, deã traû laïi *Yeâu caàu löu tröõ  Traät töï, ngaên naép.  Baûo ñaûm tính an toaøn cho hoà sô.  Baûo maät ñoái vôùi nhöõng hoà sô caàn baûo maät. a/ Caùch saép xeáp hoà sô  Saép xeáp theo vaán ñeà: caùc vaán ñeà ñöôïc xeáp ñaët 1 caùch thöù töï.  Saép xeáp theo thôøi gian: vaán ñeà cuõ nhaát ñeå ôû döôùi cuøng, keá tieáp lngöôøi VB môùi nhaän ñöôïc vaø treân cuøng laø VB môùi nhaát.  Saép xeáp theo taùc giaû: Caùc VB cuûa cuøng 1 cô quan taïo laäp seõ ñöôïc ñeå chung vôùi nhau.  Saép xeáp theo ñòa lí hay theo vuøng ñòa dö: caên cöù vaøo nôi ban haønh VB saép xeáp (baûn ñoà, hoà sô baát ñoäng saûn, Hoà sô ñoái noäi, ñoái ngoaïi).  Saép xeáp theo teân goïi vaên baûn: caên cöù vaøo teân goïi chính thöùc cuûa Vb saép xeáp(Quy ñònh, Nghò ñònh, Thoâng tö ).  Saép xeáp theo vaàn chöõ caùi: caên cöù teân ngöôøi, teân toå chöùc ñeà caäp trong VB saép xeáp. Kyõ naêng öÙng duïng duøng ñeå saép xeáp hoà sô nhaân söï, toå chöùc cung öùng, KH. Haïn cheá: Hoà sô coù teân thoâng duïng raát deã toàn ñoïng.  Saép xeáp theo maõ hoùa hoà sô: Duøng ñeå saép xeáp Hoà sô coù tính baûo maät cao. b/ Caùch löu tröõ -Caùch xeáp naèm: hoà sô boû trong caùc bìa meàm hoaëc bìa cöùng roài ñeå naèm Trang 4 Chöông 4
25. choàng chaát leân nhau (thích hôïp vôùi hoà sô moûng). -Caùch xeáp ñöùng: hoà sô boû vaøo caùc bìa cöùng ñeå leân keä hoaëc tuû.Öu ñieåm: chöùa ñöôïc nhieàu hoà sô. Khuyeát ñieåm: laáy hoà sô khoù khaên hôn. -Caùch xeáp thaúng: ñoøi hoûi coù theâm ngaên keùo vöøa taàm vôùi tay. VD: hoà sô ñöôïc xeáp thaúng ñöùng keá tieáp nhau, gaùy Hoà Sô naèm xuoáng döôùi. III Haønh trình vaên thö ñi vaø ñeán 1/ Vaên thö ñeán Sô ñoà vaên thö ñeán: Vaên thö ñeán -Böu ñieän Boä phaän -Lieân laïc vaên thö -Thö ñieän töû Luoàng 1 Luoàng 2 Loïc Phoøng ban, caù Xöû lí nhaân coù traùch nhieäm -Môû bì thö -Phaân loïai vaøo soå -Trình thöïc hieän -Nhaân baûn Caùc loïai vaên thö ñeán: -Thö göûi ñeán caùc phoøng ban hay caù nhaân. -Vaên thö göûi ñeán coâng ty, XN. -Thö göûi ñeán VP giaùm ñoác: Taøi lieäu VB; Baùo chí; Thö maät, thö khaån thö ko phoå bieán. @Nguyeân taéc chung cuûa xöû lyù vaên thö: Thö caù nhaân göûi ñeán phoøng ban caù nhaân thì ñeán thaúng phoøng ban caù nhaân(Luoàng 1), boä phaän vaên thö cuûa coâng ty ko ñöôïc boùc thö. Thö göûi ñeán VP giaùm ñoác thì caùc thö maät thö khaån, thö ko phoå bieán phaûi vaøo soå ñaëc bieät vaø nhanh choùng göûi ñeán VP giaùm ñoác. Ñoái vôùi baùo chí, boä phaän vaên thö phaûi trình ñoïc vôùi giaùm ñoác. Thö göûi ñeán coâng ty, boä phaän vaên thö boùc thö phaân loaïi vaø chuyeån ñeán boä phaän coù lieân quan(Luoàng 2). 2/ Vaên thö ñi Taát caû caùc vaên thö neáu laáy danh nghóa cuûa cô quan ñôn vò göûi ra beân ngoaøi thì Trang 5 Chöông 4
26. nhaát thieát göûi qua boä phaän vaên thö ñeå cho daáu, vaøo soå. * Haønh trình vaên thö ñi qua nhöõng böôùc sau: -B1: soaïn thaûo.  Giaùm ñoác chæ thò.  Boä phaän chuyeân moân soaïn thaûo.  Ñaùnh maùy.  Tröôûng boä phaän chuyeân moân kieåm tra laïi, kyù taét (kyù nhaùy).  Chuyeån ñeán VP giaùm ñoác. -B2: VP giaùm ñoác kieåm tra laïi tröôùc khi trình giaùm ñoác kí. Kieåm tra:  Noäi dung VB coù phuø hôïp chæ thò giaùm ñoác hay khoâng?.  Loãi chính taû, loãi trình baøy, loãi do voâ yù khaùc. -B3: Giaùm ñoác hay caáp coù thaåm quyeàn kí -B4: Vaên phoøng Giaùm Ñoác kieåm tra laàn choùt. -B5: Vaøo soå Vaên thö ñi.  Ñoùng daáu vaên thö.  Ñoùng daáu teân chöùc vuï cuûa ngöôøi kí.  Ghi ngaøy thaùng vaøo vaên thö ñi.  Cho soá vaên thö ñi.  Vaøo soå vaên thö ñi. Back Trang 6 Chöông 4
27. Back CHÖÔNG V: TOÅ CHÖÙC NÔI LAØM VIEÄC VAÊN PHOØNG  IKhung caûnh VP(moâi tröôøng VP). Bao goàm caùc yeáu toá coù aûnh höôûng 1 caùch tích cöïc vaø tieâu cöïc ñeán söùc khoûe traïng thaùi laøm vieäc cuûa nhaâ vieân, coù theå chia laøm 2 nhoùm:  Caùc yeáu toá moâi tröôøng thuoäc veà vaät lí.  Caùc yeáu toá thuoäc veà taâm lí vaø thaåm myõ trong lao ñoäng. 1.caùc yeáu toá thuoäc veà moâi tröôøng vaät lí. +Khí haäu: ñaët tröng bôûi nhieät ñoä, ñoä aåm vaø söï löu thoâng khoâng khí. -Nhieät ñoä: 0  Noùng (cao) treân 30 C => maát nhieàu hôi nöôùc: meät moûi khoù chòu. 0  Thaáp ( 85%. Ñoä aåm cao laøm beà maët da thoaùt hôi nöôùc chaäm, cô theå tích nhieät vaø meät moûi. Ngöôïc laïi ñoä aåm thaáp beà maët da thoùat nöôùc nhanh, cô theå maát nöôùc -> meät moûi. -Söï löu thoâng khoâng khí: ñöôïc ñaët tröng bôûi vaän toác goù trong 1 giaây neáu khoâng khí thoùang maùt ta caûm thaáy deã chòu. +Tieáng oàn: LaØ aâm thanh hoãn ñoän ñöôïc truyeàn ñi trong moâi tröôøng. Ñaëc tröng:  Nguoàn phaùt cuûa tieáng oàn.  Cöôøng ñoä.  Taàn soá. a>Nguoàn phaùt tieáng oàn: Tieáng noùi chuyeän cuûa NV; do xeâ dòch baøn gheá; tieáng böôùc chaân cuûa ngöôøi qua laïi; do thieát bò VP gaây neân. b>Cöôøng ñoä aâm thanh: Ñöôïc ño baèng Ñeâciben (dB). Vd: Tieáng noùi thì thaàm = 10 dB; Tieáng soùng bieån daøo daït = 28 dB; Tieáng ñoäng cô Honda 67 = 67 dB; Xe gaén maùy = 92 dB; Xích loâ maùy = 97 dB. Tai ngöôøi: Taàn soá: Ñöôïc ño baèng Hz, tai ngöôøi töø 16 -> 20.000. >20.000: sieâu aâm aûnh höôûng ñeán teá baøo cuûa con ngöôøi. 0 -> 16 Hz: HaÏ aâm coù ôû haàm moû hang ñoäng -> laøm chuùng ta baøng hoøang lo sôï, hoûang hoát maát thaêng baèng. +Chieâuù saùng : Ñôn vò lux. Coù 2 loïai töï nhieân vaø nhaân taïo. Trang 1 Chöông 5
28. -Chieáu saùng töï nhieân: Trieät ñeå söï chieáu saùng töï nhieân thieáu seõ aûnh höôõng ñeán maét chaát löôïng coâng vieäc, tai naïn lao ñoäng. -Aùnh saùng thöøa: Cuõng nguy haïi khoâng keùm gaây ra nhöùc maét, toái maét hoa maét. 2.CaÙc yeáu toá thuoäc veà moâi tröôøng taâm lí thaåm myõ. +Maøu saéc trong VP: Sôû dó chuùng ta phaân bieät ñöôïc maøu saéc nhôø vaøo heä soá phaûn chieáu aùnh saùng cuûa noù. VD: Maøu traéng:0,9; Xanh döông: 0,55; Xanh thaåm: 0,5; Vaøng: 0,45; Maøu ñen: 0,04. Aûnh höôûng ñeán taâm lí: +Ñeán heä thaàn kinh: Caùc nhaø KH cho raèng maøu xanh laù caây, maøu xanh da trôøi coù khaû naêng chöõa thaàn kinh raát toát. +Ñeán thính giaùc: Theo truyeàn thoáng cho raèng maøu xanh nhaït, xanh da trôøi laøm taêng khaû naêng nghe. Trong lôùp hoïc neân sôn maøu xanh vaø ko quaù 3 maøu. +Ñeán thò giaùc: Thay ñoåi caûm nhaän khoûang caùch veà vuøng khoâng gian. +Ñeán vò giaùc: Thay ñoåi caûm nhaän vò giaùc cuûa 1 con ngöôøi. +Thay ñoåi caûm giaùc naëng nheï trong lao ñoäng. *Caùc nguyeân taéc chung cho vieäc sd: +Maøu xanh neân duøng cho nôi laøm vieäc trí oùc, nôi coù nhieät ñoä cao, ñoøi hoûi söï chính xaùc cao vì maøu xanhöng coù khaû naêng thö giaõn haï huyeát aùp cho ta caûm giaùc haï nhieät. +Maøu noùng: Ño,û vaøng, cam. +Maøu laïnh: Xanh laù caây, Xanh da trôøi, tím. +Maøu ñoû: Neân duøng ôû KG roäng lôùn, ôû hñ theå duïc theå thao maøu ñoû gaây söï kích thích maïnh, höng phaán nhieät tình, gôïi caûm giaùc noùng böùc, nguy hieåm. +Maøu vaøng: ñöôïc coi laø maøu nieàm tin ôû phöông ñoâng. Duøng ôû sinh hoaït, ôû hoäi heø vui chôi. *YÙ nghóa maøu saéc theo quan ñieåm phöông taây: -Traéng: maøu trong saïch tinh khieát, tính hôïp phaùp vaø maøu cuûa hoøa bình. -Vaøng: (Maøu cuûa vua chuùa theo quan ñieåm phöông ñoâng). Phöông taây maøu vaøng laø maøu cuûa phaûn boäi, phaûn ñoäng, yeáu ñuoái. -Xanh LaÙ caây: Maøu cuûa söï treû trung, baét ñaàu khôûi söï, höùa heïn, nhieät tình nhöng thieáu kinh nghieäm. -Xanh döông: bieåu töôïng cuûa nieàm hy voïng. -Ñoû nhaït: Bieåu töôïng cuûa söï thaønh coâng. -Ñoû, ñaäm(Côø): Cuûa tình yeâu chieán tranh, cuûa söï noàng nhieät chieán thaéng, cuûa söï may maén. -Ñen: Maøu cuûa söï tang toùc, maøu quyeàn löïc. -Tím: Maøu cuûa buoàn lo, chia ly. -Ñuû maøu: Vui töôi. Trang 2 Chöông 5
29. Maøu saéc coøn mang yù nghóa thoâng baùo: VD: Töøng vaïch voøng ñan xen laãn nhau: nguy hieåm tai naïn. -Vaøng hoaëc vaøng cam: nguy hieåm thöôøng xuyeân(Ngöôøi Myõ: chia möùc nguy hieåm laøm 5 caáp: ñoû, vaøng, cam, xanh luïc, xanh lô). -Xanh thaãm: duøng cho ñieän löïc. -Xanh laù caây: duøng cho duïng cuï y teá. -Ñoû töôi: Duøng cho caùc duïng cuï phoøng vaø chöõa löõa. *Nguyeân taéc maøu trong VP: -Haønh lang sôn maøu traéng. -Phoøng hoïp laøm vieäc chung neân sôn maøu xanh. -Phoøng tieáp taân neân sô maøu trung hoøa traùnh ñôn ñieäu. -Phoøng laøm vieäc rieâng tuøy theo yù thích moãi ngöôøi. -Phoøng nghieân cöùu taâm lí: nam thích maøu xanh da trôøi, nöõ thích hoàng. -Taàng haàm vaø kho neân sôn maøu traéng ñeå phaûn chieáu aùnh saùng. -Phoøng löu tröõ hoà sô neân sôn 1 maøu duy nhaát vaø maøu khaùc cho caùc duïng cuï coøn laïi. Caùc yeáu toá thuoäc veà taâm lí: CaÂy xanh: taïo ra tình caûm tröõ tìn, cung caáp oâ xi loïc buïi, choáng oàn giaûm söï boác hôi cuûa nöôùc vaø haï nhieät.( Caây xanh choáng oàn duøng caây coù taùn laù to(caây baøng); CaÂy xanh choáng buïi caønh nhieáu laù kim). YÙ nghóa loïai caây theo phong thuûy: -Caây thoâng: Bieåu hieän cuûa söï soáng laâu. -Caây lieãu: Yeåu ñieäu, oám yeáu. -Caây leâ: Laâu daøi vaø beàn chaët. -Caây hoa hoàng: Saéc ñeïp vaø söï töôi taén. -Caây tre: Söï treû trung. -CaÂy lam: Tinh thaàn nhaãn naò chòu ñöïng beàn. -Caây hoa thuûy tieân: Laøm cho treû laïi. -Caây ñaøo: Tình baènh höõu thaém ñöôïm chaân thaønh. -Caây maãu ñôn: Söï phuù quyù giaøu sang. -Caây hoa nhaøi: Tình baïn cao quyù. -Caây lieãu: Söï maøu môõ, soâi noåi, naåy nôû, taêng theâm. -Caây quyùt: Phuù quyù, Vinh hoa. -Caây Leo: Söï beàn vöõng chaéc oån ñònh “An cö laïc nghieäp”. -Caây Baùch: Hoøang toäc Uy quyeàn. -Caây maän:Tuoåi treû vaø saéc ñeïp. +CaÙc nhaø phong thuûy cuõng chia caây theo aâm döông: Caây Döông: Tre, Lieãu, Lam, Leo. Caây Aâm: Ñu ñuû, Nho, Leâ, Chuoái. Trang 3 Chöông 5
30. Theo caùc nhaø phong thuûy muoán troàng caây caûnh phaûi theo ñuùng phong thuûy môùi mang laïi söï toát laønh. VD: Caây lieãu khoâng neân troàng tröôùc nhaø; Caây ñaøo khoâng neân troàng ngang cô quan. IICaùc hình thöùc VP. 1.Vaên Phoøng chia nhoû(VP coù vaùch ngaên): Laø kieåu VP truyeàn thoáng töông töï VP trung bình coù cöûa soå, cöûa ra vaøo vaø vaùch ngaên duøng boá trí 1 - 2 nhaân vieân. *Öu ñieåm:  Ñaûm baûo söï an ninh, an toøan vì coù cöûa ñeå khoùa.  Ñaûm baûo tính rieâng bieät cho NV.  Ñaûm baûo söï yeân tónh traät töï, ñv coâng vieäc caàn coù söï taäp trung tö töôûng.  Deã thoûa maõn caùc yeáu toá moâi tröôøng.  Coù ñk ñaëc bieät cho caùc thieát bò ñoøi hoûi nhieät ñoä, ñoä aåm, khoáng cheá.  Trong nhieàu DN hình thöùc VP naøy theå hieän söï ñôn giaûn khi thöïc hieän coâng vieäc. *Haïn cheá:  Chieám nhieàu dieän tích.  NV coù theå khoâng sd heát khoûang KG daønh cho mình -> Laõng phí.  Chi phí baûo döôõng lau chuøi, chieáu saùng, söôûi aám, laøm laïnh seõ toán keùm hôn.  Caàn coù söï giaùm saùt nhieàu hôn vì NV laøm vieäc trong VP ñoùng kín. 2.Vaên Phoøng Boá trí hôû(VP môû). ao goàm khoûang KG roäng ñöôïc trang bò nhö 1 theå thoáng nhaát. *Öu ñieåm:  Deã giaùm saùt moïi ngöôøi.  Giao tieáp giöõa caùc vieân chöùc deã daøng hôn.  Thöïc hieän coâng vieäc seõ trôû neân nhanh choùng hôn( ñi töø baøn naøy sang baøn khaùc thay vì ñi töø phoøng naøy sang phoøng khaùc).  Deã taäp trung hñ trong VP.  Chi phí baûo döôõng ñôõ toán keùm hôn.  Sd khoûang KG coù hieäu quaû hôn.  Maët baèng coù theå thay ñoåi nhanh choùng neáu caàn. *Haïn cheá:  Oàn aøo hôn vì khoâng coù söï ngaên caùch.  NV deã bò phaân taùn bôûi böôùc chaân ngöôøi qua laïi.  An ninh giaûm ñi vì khoâng coù cöûa khoùa.  Moâi tröôøng laøm vieäc khoâng coù tính caù nhaân.  Khoù coù theå ñaùp öùng taát caû sôû thích veà moâi tröôøng. Trang 4 Chöông 5
31.  Ôû goùc ñoä taâm lí caùc quan chöùc cao caáp muoán coù phoøng rieâng ñöôïc coi laø bieåu töôïng ñaët tröng cho vò trí coâng taùc cuûa hoï. IIINguyeân taéc cô baûn cuaû vieäc boá trí VP. 1.Taäp trung toái ña dieän tích maët baèng nôi laøm vieäc. 2.Giaûm toái ña chi phí tg ñi laïi, ñi laïi phaûi deã daøng thoûai maùi. +Neân boá trí theo doøng chaûy cuûa coâng vieäc neân töø döôùi leân, ngang töø baøn naøy sang baøn khaùc. +Chieàu roäng loái ñi khoûang caùch giöõa baøn laøm vieäc phaûi ñaït toái thieåu töø 0,6 -> 1,2m. 3.Boá trí phaûi cho QT vieân coù taàm quan saùt bao quaùt vaø gaàn guõi vôùi NV(ñeå thöïc hieän chöùc naêng giaùm saùt). Theo phong thuûy khoâng neân boá trí baøn quay löng ra cöûa ra vaõo. 4.Boá trí phaûi tính ñeán moái quan heä vôùi caùc boä phaän: -Caùc boä phaän coù QH maät thieát vôùi nhau boá trí gaàn nhau. -Caùc boä phaän thöôøng xuyeân tieáp xuùc vôùi khaùch haøng, khaùch beân ngoøai boá trí gaàn coång ra vaøo. -Caùc boä phaän gaây söï oàn aøo, taïo söï dô baån ñeå xa nôi laøm vieäc cuûa NV. -Phoøng ban naøo chaéc chaén môû roäng trong töông lai ta neân boá trí ôû nôi maø khi môû roäng ít bò ngöng treä nhaát. 5.Khi boá trí saép ñaët phaûi thuaän lôïi cho vieäc thu thaäp vaø xöû lí thoâng tin. VD: Boä phaän truyeàn tin ôû vò trí trung taâm. 6.Phaûi ñaûm baûo caùc yeáu toá moâi tröôøng thuaän lôïi. VD: Chieáu saùng ñaày ñuû, MaØu saéc haøi hoøa, Moâi tröôøng taâm lí thuaän lôïi. Back Trang 5 Chöông 5