Bài giảng Quản trị công tác xã hội - Bài 6: Truyền thông trong quản trị

Nội dung text: Bài giảng Quản trị công tác xã hội - Bài 6: Truyền thông trong quản trị

1. Truyền thông trong quản trị
2. Mục tiêu: Đến cuối bài, người học sẽ có khả năng : • Thảo luận tầm quan trọng của truyền thông trong một cơ sở an sinh xã hội; • Liệt kê được tiến trình và mục đích của truyền thông trong quản trị; • Nhận diện các loại, kiểu và phương pháp truyền thông; • Liệt kê tiêu chuẩn truyền thông có hiệu quả; • Thảo luận tầm quan trọng của các mối quan hệ công chúng trong một cơ sở; và • Chứng tỏ kiến thức và kỹ năng truyền thông bàng cách thực hiện một tài liệu/trình bày để thông tin/vận động cho các chương trình/dịch vụ của cơ sở trước một số khán giả cụ thể.
3. Những chủ đề trong Bài bao gồm : • Truyền thông trong quản trị • Hội thảo
4. Truyền thông trong quản trị Truyền thông - tầm quan trọng, mục đích, loại và kiểu truyền thông • Truyền thông là một giai đoạn trong tiến trình quản trị nhằm chuyển tải những ý kiến từ người này sang người khác để thực hiện các chức năng quản trị • Truyền thông hai chiều hướng tới tất cả nhân viên và/hoặc các thành viên ban điều hành để chuyển tải những ý kiến, kế hoạch, mệnh lệnh, báo cáo và đề xuất liên quan tới nhiệm vụ, mục đích và mục tiêu của cơ sở cần đạt được
5. Truyền thông trong quản trị Tầm quan trọng của truyền thông • Truyền thông là một trong hai tiến trình kết nối của công tác quản trị. Nó là cơ sở cho sự tương tác xã hội làm nền tảng cho mọi hoạt động của con người trong một tổ chức. “Sự tương tác trong một tổ chức cũng giống như tế bào đối với cơ thể con người.”
6. Truyền thông trong quản trị Tầm quan trọng của truyền thông Truyền thông là “phương tiện chủ yếu của con người thu nhận và trao đổi thông tin. Việc ra quyết định và thực hiện chức năng của nhà quản trị tùy thuộc vào chất lượng và số lượng thông tin nhận được.”
7. Truyền thông trong quản trị • Tầm quan trọng của truyền thông Truyền thông là hoạt động tiêu tốn thời gian nhiều nhất của nhà quản trị, một nhà quản trị trung bình sử dụng từ 70 – 90% thời gian của họ để truyền thông/giao tiếp. Một cuộc khảo sát của John Henriche cho thấy các quản trị viên cấp cơ sở (trực tiếp với nhân viên) sử dụng 74% thời gian của họ để giao tiếp; các quản trị viên cấp trung 81% và các quản trị viên cấp cao 87%.
8. Truyền thông trong quản trị Tầm quan trọng của truyền thông • Thông tin và truyền thông “biểu thị quyền lực trong tổ chức người nào có được thông tin liên quan đến mục đích, kế hoạch và hoạt động của công ty thì người đó trở thành trung tâm quyền lực trong một tổ chức.”
9. Truyền thông trong quản trị Mục đích của truyền thông trong quản trị : • Đề làm rõ việc cần làm, bằng cách nào và ai làm. • Để tăng cường tính đồng nhất với mục đích của cơ sở. • Để chuyển tải/truyền đạt những vấn đề, đề xuất, ý kiến. • Để báo cáo tiến độ công việc. • Để thúc đẩy sự tham gia; và • Để thúc đẩy sự trao đổi xã hội hay đưa ra sự thừa nhận.
10. Truyền thông trong quản trị Các kiểu truyền thông: • Truyền thông chính thức – hệ thống các phương thức và kênh luồng hợp lý, được hoạch định nhờ đó dòng thông tin đi từ các cấp quản trị như có thể thấy trong sơ đồ tổ chức. Nó không chỉ đi từ trên xuống mà còn từ dưới lên và theo chiều ngang.
11. Truyền thông trong quản trị • Truyền thông không chính thức – truyền thông không theo các kênh luồngcủa nhà quản trị mà thay vào đó là thông qua các giao tiếp xã hội giữa con người trong cơ sở. Nó thường được biết dưới cái tên là “tin vịt” được truyền đi nhanh hơn truyền thông chính thức nhưng không chính xác trong việc giữ nguyên tính chân thật của các dữ kiện ban đầu.
12. Truyền thông trong quản trị Các loại truyền thông : • Truyền thông bằng lời – một người nói và người khác nghe. Việc này xảy ra trong các cuộc họp nhân viên, họp ủy ban, vấn đàm và hội nghị giữa hai hay nhiều người. • Truyền thông không lời bao gồm hoạt động của cơ thể – mắt, cử chỉ, dáng đi, nói nhanh hay chậm, cường độ giọng nói, độ căng của môi, má đỏ, nước mắt chảy. Thường thì cảm xúc và ý tưởng được chuyển tải thông qua hành động không lời của cơ thể hiệu quả nhất so với thông qua lời nói.
13. Truyền thông trong quản trị Tiến trình truyền thông : • Chia sẻ thông tin – tiến trình gởi tin và nhận tin; • Hiểu thông tin – những gì được nói ra và những gì nghe được cơ bản là giống nhau; và • Làm rõ thông tin – để hiểu những gì người ta đã nói.
14. Truyền thông trong quản trị Nguyên tắc 5 C trong truyền thông • Fulmer đưa ra năm chữ C để lưu ý truyền thông hiệu quả : • Rõ ràng. Sự mơ hồ dễ làm cho người ta đưa ra những dấu hiệu và chỉ dẫn khác nhau cho dù cùng một lúc. Thông điệp phải đơn giản và rõ ràng. • Hoàn tất. Một chỉ dẫn đưa ra mà hoàn tất một phần thôi thì khó cho người thực hiện. • Ngắn gọn. Trình bày càng ngắn gọn càng tốt miễn sao bao quát được chủ đề. • Cụ thể. Truyền thông phải nhằm vào mục tiêu; phải cụ thể, dẫn ra các tên và những mong đợi nhờ thế không bị hiểu lầm. • Chính xác. Nếu thông tin sai được ghi nhận thì những khó khăn sẽ xảy ra ngay từ đầu, vì vậy tính chính xác trong thông tin là cần thiết.
15. Truyền thông trong quản trị Tầm quan trọng để truyền thông hiệu quả : • Tính kết quả • Tính hiệu quả • Sự quyết tâm
16. Truyền thông trong quản trị Những tiêu chuẩn để truyền thông hiệu quả : • Mục đích truyền thông phải rõ ràng và được người truyền thông cũng như người nhận thông tin am hiểu. • Cả tài liệu nói và viết phải càng rõ ràng càng tốt và chỉ một diễn giải. Nếu không thể có được tiền đề này thì cố gắng giảm số lượng các ngoại lệ và các phương án để mở khi diễn giải.
17. Truyền thông trong quản trị Những tiêu chuẩn để truyền thông hiệu quả : • Truyền thông hiệu quả là một loạt các hành động thích hợp. Nói cách khác, các truyền thông xảy ra sau có liên quan đến những truyền thông trước đó và tránh nguy cơ vô hiệu. • Truyền thông tốt là thích hợp cho việc hoàn thành mục đích; nó không quá nhiều cũng không quá ít; nó có trọng tâm rõ ràng và có chọn lọc phù hợp với nội dung.
18. Truyền thông trong quản trị Những tiêu chuẩn để truyền thông hiệu quả : • Truyền thông tốt là kịp thời, đúng lúc trong đó ý tưởng được đưa ra đúng vấn đề và người nhận sẵn sàng tiếp nhận. • Trong truyền thông tốt, ý tưởng được truyền qua các kênh chuyển nhờ đó người nhận sẽ nhận được thông tin. Việc nầy cần tới một hệ thống thông đạt không chỉ từ trên xuống mà còn từ dưới đi lên và cả truyền thông theo chiều ngang.
19. Truyền thông trong quản trị Các phương pháp truyền thông : • Biên bản cuộc họp • Các cuộc hop nhân viên • Những thư từ và ghi chú • Những hội nghi không chính thức • Thư tin (Newsletter) • Bảng tin • Những hoạt động xã hội • Hộp thư kiến nghị • Những cuộc điện thoại • Hệ thống thông tin mật • Báo cáo • Email, internet và tin nhắn (SMS)
20. Truyền thông trong quản trị Các mối quan hệ công chúng Không có chức năng nào của cơ sở lại tách biệt nhau. Nó ở trung tâm của nhiều vòng tròn đồng tâm, tiêu biểu cho các yếu tố trong cộng đồng mà chúng phải duy trì mối quan hệ sống còn nếu nó muốn hoàn thành nhiệm vụ. • Nó phải thiết lập bản sắc riêng và các chức năng liên quan tới các tổ chức khác. • Một cơ sở phải xây dựng bản sắc riêng có liên quan tới thân chủ hiện có và tiềm năng. • Bản sắc của một cơ sở cần được xây dựng trong cộng đồng.
21. Truyền thông trong quản trị Các mối quan hệ công chúng • Quan hệ công chúng là chức năng quản trị đánh giá thái độ công chúng, xác định các chính sách và các phương thức của một cá nhân hay một tổ chức quan tâm tới quyền lợi chung và thực thi một chương trình hành động để công chúng hiểu và chấp nhận.
22. Truyền thông trong quản trị Các mối quan hệ công chúng • Chức năng của quan hệ công chúng là thúc đẩy công chúng hiểu và chấp nhận một cơ sở và các dịch vụ của nó. Vì thế, nó phải có mối quan hệ tốt với cộng đồng và công chúng thông qua các phương pháp khác nhau như thư tin, các hoạt động truyền thông ba bên. Nhà quản trị cơ sở an sinh xã hội thường là là người đại diện chính thức cho cơ sở. Những người chủ cơ sở cũng phải hãnh diện về cơ sở của họ.
23. GV : Tổng hợp và những điểm chính cần ghi nhớ • Truyền thông là sự liên kết cuộc sống của một tổ chức. Một cơ sở an sinh xã hội cần phải thông đạt trong nội bộ và với bên ngoài tổ chức để đạt mục tiêu của nó. • Truyền thông hiệu quả là bắt buộc được xem xét trong tiến trình truyền thông – chia sẻ thông tin, hiểu được thông tin và làm rõ thông tin. • Có nhiều phương pháp truyền thông khác nhau cho nội bộ tổ chức và bên ngoài. • Điều quan trọng là cơ sở an sinh xã hội có được những mối quan hệ cung chúng tốt để có được lòng tin và sự ủng hộ của cộngđồng và công chúng.
24. Hội thảo về Truyền thông trong quản trị Mục tiêu : • Chứng tỏ kiến thức và kỹ năng truyền thông bằng cách thực hiện một tài liệu/trình bày để thông tin/vận động cho các chương trình/dịch vụ của cơ sở trước một số khán giả cụ thể. Thời gian : 120 phút Học cụ : Bút chì/bút màu, giấy màu, kéo, báo cũ, keo dán, và những vật dụng cần cho hoạt động sáng tạo. Phương pháp : hội thảo và trình bày kết quả trong buổi học chung ở hội trường