Bài giảng Quản lý dự án hệ thống thông tin - Chương 1: Giới thiệu chung về quản lý dự án HTTT - PGS. TS. Hà Quang Thụy

Nội dung text: Bài giảng Quản lý dự án hệ thống thông tin - Chương 1: Giới thiệu chung về quản lý dự án HTTT - PGS. TS. Hà Quang Thụy

1. BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN HTTT PGS. TS. HÀ QUANG THỤY HÀ NỘI 01-2013 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 1
2. Nội dung 1. Sự cần thiết phải quản lý dự án 2. Khái niệm dự án, quản lý dự án và các khái niệm khác 3. Quản lý dự án trong tổ chức 4. Kế hoạch chiến lược 2
3. 1. Sự cần thiết của quản lý dự án ⚫ Một số số liệu ▪ Nước Mỹ hàng năm sử dụng khoảng 25% tổng sản phẩm quốc nội để chi cho dự án các loại. Một tỷ lệ tương tự nếu tính trên toàn thế giới. Ví dụ, vào năm 2000, nước Mỹ chi khoảng 2300 tỷ US$ còn toàn thế giới khoảng 10000 US$. ▪ Đầu tư cho CNTT tiếp tục tăng trưởng cao, chẳng hạn đầu tư CNTT của nước Mỹ năm 2005 tăng 5,7 % để đạt tới kinh phí 795 tỷ US$. ▪ Tuy nhiên, nhiều công bố tỷ lệ thành công dự án CNTT thấp, như: ❑ Nghiên cứu của Standish Group năm 2005 chỉ ra: chỉ 16,2% dự án CNTT thành công đáp ứng theo 3 tiêu chí về phạm vi, kinh phí và thời gian; 31% dự án CNTT với kinh phí 81 tỷ US$ bị hủy bỏ trước khi hoàn thành. ❑ Joyce Fortune, Geoff Peters (2005). Information systems: achieving success by avoiding failure, John Wiley & Sons Inc. chỉ ra nhiều ví dụ về các dự án CNTT thất bại. Điển hình, một dự án vào năm 1996 tại Anh bị hủy bỏ mà cơ quan kiểm toán ước tính dự án có kinh phỉ 1 tỷ bảng Anh; một dự án khác (HTTT hỗ trợ thẩm phán Anh và xứ Walse tăng kinh phí gấp đôi (tới gần 400 triệu bảng Anh) mà phạm vi lại bị thu hẹp. ❑ Paul Dorsey (2005). Top 10 Reasons Why Systems Projects Fail, Guru Prakash Prabhakar (2008). What is Project Success: A Literature Review, International Journal of Business and Management September, 2008 3 ❑ Đề án 112 Tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước ?
4. Sự cần thiết của quản lý dự án ⚫ Tăng cường chất lượng dự án ▪ Để phát triển, mọi công ty (tổ chức) đều cần đầu tư các dự án cho sản phẩm mới, dịch vụ mới Nước Mỹ: có 300.000 dự án CNTT mới (2000), 500.000 dự án CNTT mới (2001) ▪ Đảm bảo chất lượng dự án còn khó khăn hơn khi môi trường làm việc biến đổi: tiến bộ nhanh của công nghệ, mở rộng phạm vị hoạt động, môi trường đa văn hóa ▪ Một số tiêu chí: ▪ Kiểm soát tốt hơn các tài nguyên về tài chính, vật chất và con người ▪ Nâng cao quan hệ khách hàng ▪ Thời gian phát triển ngắn hơn ▪ Giá thành nhỏ hơn ▪ Chất lượng tăng lên và độ tin cậy cao hơn ▪ Tỷ suất lợi nhuận cao hơn ▪ Hiệu quả tốt hơn ▪ Phối hợp nội bộ tốt hơn ▪ Nâng cao tinh thần của người lao động (giảm bớt căng thẳng) ▪ Quản lý dự án hướng tới các tiêu chí trên 4
5. Sự cần thiết của quản lý dự án ⚫ Nhu cầu quản lý dự án ▪ Quản lý dự án nhằm đáp ứng các tiêu chí nâng cao chất lượng dự án ▪ Quan tâm QLDA: Các tổ chức đã quan tâm thêm quan tâm và thêm nhiều tổ chức mới. ▪ Trung bình lương chuyên viên chính QLDA khoảng 90.000 US$/năm vào năm 2003. Lương trưởng bộ phận quản lý dự án (PMOD) cao hơn lương của lãnh đạo bộ phận thông tin (CIO) với gần 119.000 US$/năm so với gần 104.000 US$/năm. ▪ Các tổ chức nghiên cứu về quản lý dự án, điển hình nhất là Project Management Institute - PMI ( ▪ Nhiều tạp chí khoa học liên quan; nhiều công trình nghiên cứu được công bố (xem bảng dưới: thống kê số lượng tài liệu chứa cụm từ “project management”) ▪ Nhiều chuẩn công nghiệp QLDA. ▪ Nhiều bộ công cụ QLDA được phát triển như của MS Vị trí 2013 2012 2011 2010 2009 2008 2007 Tiêu đề 36 1240 1870 1900 1700 1650 1660 5 Toàn bộ 1100 38200 31500 32700 32800 32100 31500
6. 2. Một số khái niệm và nội dung cơ bản ⚫ Các khái niệm trong tên môn học ▪ Dự án (Project) ▪ Quản lý dự án (Project Management) ▪ Hệ thống thông tin (Information System): HTTT ▪ Quản lý dự án HTTT (Information System Project Management) ▪ Các khái niệm liên quan khác ⚫ Khái niệm dự án ▪ Dự án là một nỗ lực nhất thời được tiến hành nhằm một mục tiêu đơn nhất tạo ra một sản phẩm/một dịch vụ/một kết quả mới ▪ Nỗ lực: huy động tài nguyên con người, kinh phí và các tài nguyên khác ▪ Lý do của dự án: Công việc thường xuyên theo quy trình sẵn có của tổ chức không tạo ra sản phẩm/dịch vụ.kết quả mới. Khi dự án hoàn thành thì kết quả dự án trở thành công việc thường xuyên Như vậy, nói cách khác “Dự án là một tập hợp các công việc, được một cá nhân hoặc một tập thể những người với trình độ chuyên môn khác nhau thực hiện nhằm đạt được một kết quả dự kiến, trong một thời gian dự kiến với một mức kinh phí dự kiến. 6
7. “Dự án”: đặc trưng nổi bật ⚫ Một số đặc trưng dự án ▪ Kích thước: dự án mọi kích thước nhỏ, vừa, to với thời gian ngắn/dài ▪ Tính nhất thời, liên quan tới sự không chắc chắn ➢ Thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc xác định ➢ Chấm dứt dự án: Hoàn thành (đạt mục tiêu)/không đạt kết quả hoặc kết quả không đúng yêu cầu/dự án không còn cần thiết ▪ Do một tổ chức riêng (đặc thù) thực hiện ➢ Đội quản lý dự án được xây dựng một cách đặc biệt và hết nhiệm vụ khi dự án kết thúc ➢ Đội quản lý dự án là những người lành nghề không đồng nhất, thường có chéo về chức năng trong công ty ▪ Được chuẩn bị công phu hướng tới cải cách ▪ Mỗi dự án được mô tả tốt khi xác định thời điểm bắt đầu, thời kiếm kết thúc, và quan trọng nhất là con đường từ thời điểm bắt đầu tới thời điểm kết thúc ▪ Dự án tiếp diễn theo các bước tăng trưởng không ngừng 7
8. Dự án: đặc trưng nổi bật và ví dụ ⚫ Đặc trưng nổi bật (tiếp) ▪ Tính duy nhất ➢ Dù có các hoạt động tương tự ➢ Được cam kết thực hiện một mục tiêu rõ ràng trong một thời gian quy định ➢ Trình diễn các phần tử lặp không thay đổi tính duy nhất tiêu chuẩn của công việc dự án ▪ Dự án có người quản lý dự án đáp ứng yêu cầu thực thi dự án ▪ Đơn nhất khi dự án hoàn hiện nội bộ trong một công ty (tổ chức), ▪ Quản lý kép: Dự án đáp ứng yêu cầu người dùng ⚫ Một vài ví dụ ▪ Tạo một sản phẩm, một dịch vụ mới ▪ Phát triển một hệ thống thông tin mới ▪ Nâng cấp phần cứng, phần mềm, hạ tầng CNTT xảy ra ở rất nhiều tổ chức. Lưu ý, “dự án CNTT” chỉ đề chỉ các dự án liên quan tới phần cứng, phần mềm và mạng ▪ Nhiều tổ chức phát triển phần mềm mới hoặc tăng cường hệ thống đã có để thực thi nhiều chức năng kinh doanh mới ▪ 8
9. Quản lý dự án ⚫ Một số khái niệm ▪ Quản lý dự án là khái niệm để chỉ hoạt động áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào hoạt động của một dự án cụ thể nhằm đáp ứng các đòi hỏi của dự án. Người quản lý dự án (project manager) là người chịu trách nhiệm tổ chức thi hành việc quản lý dự án. Người QLDA làm việc với nhà tài trợ, đội dự án, những người tham gia khác để hoàn thành dự án ▪ Chương trình (program): một tập các dự án liên quan nhau được quản lý một cách phối hợp để thu được lợi ích và sự giám sát không có được nếu như quản lý chúng riêng rẽ. Người quản lý chương trình (program manager) giám sát chương trình và hoạt động như chủ của các người QLDA. ▪ Danh mục (profile): một tập các chương trình liên quan nhằm thay đổi mục tiêu kinh doanh theo mục đích chiến lược của doanh nghiệp (tổ chức) ▪ Lập kế hoạch chiến lược (statigeries planning): là quá trình phân tích ngữ cảnh hiện thời và các dự án có thể thực hiện để tạo 9 quyết định hướng tới các mục đích (goals) của tổ chức
10. Dự án – Chương trình – Kế hoạch chiến lược ⚫ Một số lưu ý ▪ Kế hoạch chiến lược xuyên suốt ▪ Các chương trình kế tiếp/chồng lấp thực thi kế hoạch chiến lược ▪ Các dự án kế tiếp/chồng lấp trong một chương trình ▪ Hoạt động tác nghiệp thường xuyên 10
11. Chương trình ⚫ Chương trình và dự án ▪ Chương trình là một nhóm dự án liên quan nhau hướng tới một mục tiêu đơn nhất. ➢ Một cam kết toàn diện được phân chia thành các dự án khác nhau, mỗi từ chúng đóng góp vào mục tiêu chung ➢ Như trang trước, các dự án trong một chương trình được quản lý ngang hàng cộng tác đạt lợi ích cao hơn so với mỗi dự án riêng. ➢ Thành công của chương trình phụ thuộc vào thành công của mọi dự án thành phần ▪ Chương trình thường bao gồm các hoạt động phát triển liên tục ▪ Bao gồm toàn bộ vòng đời sản phẩm (phát triển và duy trì tiến hóa phần mềm; thiết kế, sản xuất ô tô ) ▪ Liên quan tới việc thực thi một số dự án lặp (một chiến dịch tìm kiếm dầu mỏ với một vài dự án khoan giếng dầu ) 11
12. Quản lý dự án: tác dụng và ba chiều ⚫ Tác động của quản lý dự án ▪ Giảm đáng kể thời gian: 163% so với 222% ▪ Giảm đáng kể chi phí: 145% so với 189% ▪ Đạt yêu cầu đặc trưng và tính năng 67% so với 61% ▪ Dự án thành công ở Mỹ 78000 so với 28000 ▪ Tỷ lệ dự án IT thành công 28% so với 16% ⚫ Ba chiều ràng buộc ▪ Mục đích phạm vi: Những việc gì cần hoàn thành ▪ Mục đích thời gian: Bao lâu để hoàn thành ▪ Mục đích về chi phí: Tốn bao nhiêu kinh phí Người quản lý dự án phải giải quyết cân đối ba chiều ràng buộc tương tranh nhau này 12
13. Quản lý dự án: chi tiết nội dung ⚫ Giải thích chi tiết nội dung trong khái niệm QLDA ▪ Quản lý dự án là khái niệm để chỉ hoạt động áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào hoạt động của một dự án cụ thể nhằm đáp ứng các đòi hỏi của dự án. ▪ Kiến thức và kỹ năng: ❑ về quản lý dự án (kỳ vọng môn học), ❑ về miền ứng dụng của dự án, ❑ về bối cảnh cụ thể của dự án ▪ Công cụ: ❑ phần mềm (các bộ công cụ và các chương trình hỗ trợ) ❑ phần cứng (bảng, biểu mẫu và các công cụ khác) ▪ Kỹ thuật: Áp dụng trong từng quy trình dự án ⚫ QLDA theo chuẩn PMI ▪ Thực hiện theo các quy trình ▪ 5 giai đoạn (nhóm quy trình), 9 vùng kiến thức với 42 quy trình ▪ Vòng đời của quản lý dự án 13
14. Quy trình QLDA ⚫ Quy trình QLDA ▪ Quy trình là một bộ các hoạt động tương tác lẫn nhau nhằm thu được một sản phẩm, một kết quả hoặc một dịch vụ đã được xác định trước. ▪ Quy trình QLDA là một quy trình trong QLDA ▪ Ba thành phần đặc trưng: đầu vào, các công cụ và kỹ thuật được áp dụng, và kết quả đầu ra. ⚫ Năm nhóm quy trình QLDA ▪ Nhóm quy trình khởi tạo dự án ▪ Nhóm quy trình lập kế hoạch ▪ Nhóm quy trình thực hiện dự án ▪ Nhóm quy trình theo dõi kiểm tra dự án ▪ Nhóm quy trình kết thúc dự án 14
15. Mối quan hệ quản lý các mức dự án 15
16. Mối quan hệ quản lý các mức dự án 16
17. Mối quan hệ các mức quản lý dự án (i) Chiến lược và ưu tiên; (ii) Tạo thăng tiến (iii) Quản trị; (iv) Sắp xếp các thay đổi yêu cầu; (v) Tác động do sự thay đổi từ danh mục, chương trình, dự án khác 17 (i) Báo cáo hiệu suất; (ii) Thay đổi yêu cầu tạo ảnh hưởng tới danh mục, chương trình, dự án khác
18. Khái niệm hệ thống thông tin ⚫ Khái niệm hệ thống thông tin (information system: IS) ▪ Một tập các yếu tố hoặc thành phần liên quan nhau ▪ thực hiện thu thập (input), thao tác (xử lý), lưu trữ và kết xuất (output) dữ liệu và thông tin, và cung cấp một phản ứng hiệu chỉnh (cơ chế phản hồi: feedback mechanism) đạt được một mục tiêu (objective). ▪ Cơ chế phản hồi là thành phần giúp các tổ chức đạt được các mục đích (goals), chẳng hạn như tăng lợi nhuận hoặc cải thiện quan hệ khách hàng. ⚫ Các khái niệm liên quan trong định nghĩa ▪ Yếu tố/Thành phần: phần cứng, phần mềm, CSDL, viễn thông-mạng- internet, con người, các thủ tục procedures (chiến lược: strategics, chính sách: polities, phương pháp: methods, quy tắc: rules) ▪ Mục tiêu (objective) <> mục đích (goals): xem trang sau 18
19. Hệ thống thông tin kinh doanh Mức trên: Hệ thống quản lý tri thức và hệ thống thông tin kinh doanh chuyên ngành Mức giữa: Hệ thống thông tin quản lý và hệ thống hỗ trợ quyết định Mức dưới: Thương mại điện tử và thương mại không dây (M-commerce: Mobile-commerce) 19
20. 3. Quản lý dự án trong tổ chức ⚫ Tài nguyên tổ chức ▪ Tri thức tổ chức ▪ Tài nguyên quy trình ▪ Môi trường tổ chức ⚫ Hình thức quản lý dự án trong tổ chức ▪ Bộ phận quản lý dự án ▪ Quản lý dự án và quản lý điều hành: Ba hình thức tổ chức quản lý dự án ▪ Công cụ quản lý dự án ⚫ Sơ bộ về Hệ thống quy trình quản lý dự án ▪ Hệ thống 5 nhóm quy trình theo giai đoạn ▪ Chín vùng kiến thức ▪ 42 quy trình quản lý dự án ▪ Sơ đồ chung một quy trình quản lý dự án 20
21. Tài nguyên tổ chức ⚫ Tài nguyên tổ chức ▪ Tri thức tổ chức + Tổ chức/doanh nghiệp là một thực thể tích hợp tri thức, sáng tạo tri thức và bảo vệ tri thức. + Nguyên chủ tịch tập đoàn HP phát biểu “Nếu HP biết được điều mà HP biết thì doanh thu của HP sẽ tăng ít nhất 3 lần”. Tri thức là động lực chủ yếu cho tăng trưởng kinh tế ▪ Tài nguyên quy trình + Quy trình dẫn dắt một tuyến hoạt động xử lý trong tổ chức + Quy trình do con người xây dựng ra và thực hiện. Khai phá dữ liệu quá trình (process mining) . + Thực hiện quy trình và ngoại lệ ▪ Môi trường tổ chức + Văn hóa tổ chức + Đầu tư ra nước ngoài của doanh nghiệp Nhật: 3 lợi thế trở thành hạn chế [NKK10] Numagami, Karube, and Kato (2010). Organizational Deadweight: Learning from Japan (jointly worked), Academy of Management Perspectives 24(4):25-37. 21
22. Tri thức – động lực chủ yếu tăng trưởng Tăng GDP Việt Nam [VDR2012] “Nói thẳng ra lý do là các bạn đang dựa trên mô hình tăng trưởng sai. 3-4 năm qua, các bạn bơm tín dụng ồ ạt”. Victoria Kwakwa, giám đốc Ngân hàng Thế giới (WB) tại VN Tăng GDP theo đầu người của Hàn Quốc và Mexico [WB06] 22
23. Hình thức quản lý dự án ⚫ Hình thức quản lý dự án trong tổ chức ▪ Bộ phận quản lý dự án ▪ Quản lý dự án và quản lý điều hành: Ba hình thức tổ chức quản lý dự án: cổ điển, ma trận (yếu, mạnh ) và tổ chức kiểu dự án ▪ Công cụ quản lý dự án:. 23
24. Hệ thống quy trình QLDA ⚫ Năm bước năm nhóm quy trình ▪ Khởi tạo (Initiation) : 2 quy trình ▪ Lập kế hoạch (Planning) : 20 quy trình ▪ Thực hiện (Execution) : 8 quy trình ▪ Giám sát và điều khiển (Monitoring & Control) : 10 quy trình ▪ Kết thúc (Đóng) : 2 quy trình ⚫ Chín vùng kiến thức và 42 quy trình ▪ Quản lý tích hợp (Integration Management) : 6 quy trình ▪ Quản lý phạm vi (Scope Management) : 5 quy trình ▪ Quản lý thời gian (Time Management) : 6 quy trình ▪ Quản lý giá thành (Cost Management) : 3 quy trình ▪ Quản lý chất lượng (Quality Management) : 3 quy trình ▪ QL tài nguyên con người (Human Resource Man.): 4 quy trình ▪ Quản lý truyền thông (Communication Man.) : 5 quy trình ▪ Quản lý rủi ro (Risk Management) : 6 quy trình ▪ Quản lý mua sắm (Procurement Management) : 4 quy trình 24
25. 9 vùng kiến thức QLDA 25
26. Năm nhóm quy trình QLDA Liên kết 5 nhóm quy trình và biểu độ mức độ tham gia của chúng 26
27. Ánh xạ 5 nhóm quy trình 9 vùng kiến thức 27
28. Sơ đồ một quy trình QLDA Input Các công cụ output và kỹ thuật ▪ Input: tài nguyên tổ chức, output từ các quy trình liên quan đã thực hiện ▪ Các công cụ và kỹ thuật: ý kiến chuyên gia, công cụ phần mềm, công cụ phần cứng, bảng biểu mẫu, các kỹ thuật tương ứng ▪ Output: tài nguyên tổ chức, kết quả mới từ thực hiện quy trình 28