Bài giảng Quản lí dự án Công nghệ thông tin - Bài 8: Kĩ năng quản lí chung

Nội dung text: Bài giảng Quản lí dự án Công nghệ thông tin - Bài 8: Kĩ năng quản lí chung

1. QuQuảảnn lílí ddựự ánán CôngCông nghnghệệ thôngthông tintin 88 KKĩĩ nnăăngng ququảảnn lílí chungchung
2. BBảảnn đồđồ bàibài gigiảảngng 1. Tổng quan 2. Kĩ năng 3. Tư duy chiến trao đổi lược về dự án 4. Lập kế 5. Theo dõi và hoạch dự án Kiểm soát dự án 6. Khoán ngoài 7. Quản lí thay đổi và kết thúc dự án 8. Kĩ năng 9.Quản lí dự quản lí chung án Việt Nam 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 2
3. 9.9. KKĩĩ nnăăngng ququảảnn lílí chungchung 9.1 Kĩ năng cần có của người QLDA 9.2 Kĩ năng lãnh đạo 9.3 Kĩ năng trao đổi và kĩ năng tổ 9.4 Kĩ năng quản lí xung khắc 9.5 Kĩ năng động viên 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 3
4. 9.19.1 KKĩĩ nnăăngng ccầầnn chocho ngngườườii QLDAQLDA Kĩ năng Kĩ năng miền quản lí ứng dụng dự án Kĩ năng quản lí chung • Ba miền kĩ năng quản lí dự án • Kĩ năng về ba miền này là bắt buộc có • Thiếu những kĩ năng này, dự án không thể thành công được 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 4
5. KKĩĩ nnăăngng mimiềềnn ứứngng ddụụngng • Công nghệ thông tin • Tri thức kĩ thuật cơ sở về hệ thông tin • Phát triển hệ thống thông tin • Tri thức về ngành công nghiệp –Tri thức về ngành công nghiệp mà hệ thống được áp dụng • Tri thức ứng dụng –Tri thức về ứng dụng 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 5
6. KKĩĩ nnăăngng ququảảnn lílí ddựự ánán • Qui trình quản lí • Xây dựng kế hoạch dự án dự án – Kế hoạch phạm vi – Các hoạt động qui – Lập nguyên tắc phát triển dự án trình quản lí dự án – Định nghĩa phạm vi – Các nhiệm vụ – Kế hoạch lịch biểu trong hoạt động – Kế hoạch nguồn lực quản lí dự án – Kế hoạch tổ chức và nhân viên – Tri thức thực hành và cấu trúc tri thức – Kế hoạch mua sắm lõi của người lãnh – Kế hoạch chi phí đạo dự án – Kế hoạch đảm bảo chất lượng – Kế hoạch quản lí rủi ro – Tạo ra tài liệu kế hoạch dự án 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 6
7. KKĩĩ nnăăngng ququảảnn lílí ddựự ánán (ti(tiếếp)p) Theo dõi và kiểm soát thực hiện • Quản lí thay đổi dự án – Quản lí thay đổi • Kiểm soát thực hiện dự án – Thủ tục quản lí thay đổi • Điều phối và theo dõi dự án – Chấp thuận thay đổi • Quản lí dự án • Kết thúc dự án – Xác nhận trạng thái kết thúc • Đánh giá hoàn thành pha dự án • Báo cáo trạng thái dự án – Chuẩn bị báo cáo hoàn • Kiểm soát tiến độ thành dự án • Quản lí nguồn lực – Giám định kết quả của • Quản lí tổ chức và nhân viên người dùng – Báo cáo hoàn thành dự án • Quản lí mua sắm • Đánh giá dự án • Quản lí chi phí – Đánh giá sau khi hoàn thành • Quản lí chất lượng – Hoàn thành, phân loại và • Quản lí rủi ro phân tích thông tin thực hiện và tạo csdl 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 7
8. KKĩĩ nnăăngng ququảảnn lílí ddựự ánán (ti(tiếếp)p) • Kĩ năng quản lí chung –Kĩ năng lãnh đạo(84%) –Kĩ năng trao đổi và tổ (75%) –Kĩ năng quản lí xung khắc(72%) –Kĩ năng động viên (64%) B.E. Posner “What it takes to be a Good Project Manager” 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 8
9. 9.29.2 KKĩĩ nnăăngng lãnhlãnh đạđạoo • Quyền lãnh đạo là gì? –Quyền lãnh đạo là hành vi xuất hiện bất kì khi nào một người định ảnh hưởng tới hành vi của một cá nhân hay một nhóm, bất kể tới lí do. Hersey, Blanchard và Johnson, “Management of organizational Behavior” –Quyền lãnh đạo là khả năng làm cho mọi người sẵn lòng phấn đấu để đạt tới. Team’s shared goal and objectives Có đủ tri thức, Có đủ kinh nghiệm, Có tri thức quản lí Không có nghĩa là có quyền lãnh đạo 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 9
10. 9.29.2 KKĩĩ nnăăngng lãnhlãnh đạđạoo (ti(tiếếp)p) • Tầm nhìn –Người lãnh đạo dự án phải có tầm nhìn và làm cho những người tham gia vào dự án phấn đấu vì sự thành công của dự án. • Tính quyết định –Người lãnh đạo dự án cần rõ ràng chỉ ra ý kiến riêng của mình, diễn đạt ý chí của mình và hành động tin tưởng. • Huấn luyện thành viên: –Người lãnh đạo dự án chịu trách nhiệm nâng cao kĩ năng của các thành viên, tăng năng suất của tổ và huấn luyện các thành viên 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 10
11. (1)(1) TTầầmm nhìnnhìn • Tầm nhìn là gì? – Hoài bão (mơ ước hạnh phúc) – Lí tưởng – Mục đích – Mục tiêu • Chia sẻ tầm nhìn – với các thành viên – Với người bảo trợ • Người lãnh đạo dự án phải – Có tầm nhìn – Chia sẻ tầm nhìn với các thành viên và những người bảo trợ khác – Có niềm tin vào thành công – Phấn đấu thực hiện tầm nhìn của mình 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 11
12. (2)(2) LãnhLãnh đđạạoo vàvà ququảảnn lílí Lãnh đạo (Ng. lãnh Quản lí (Ng. quản lí đạo dự án) việc thường lệ) Phạm vi Ng. lãnh đạo xác định Đã được xác định Qui trình Ng. lãnh đạo xác định Đã được xác định Tổ Ng. lãnh đạo tổ chức Đã có sẵn Quyền Được xác định bởi hiến Do cấp trên xác định chương Sức mạnh Sức mạnh cá nhân Sức mạnh của vị trí 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 12
13. (3)(3) CácCác nétnét vàvà kkĩĩ nnăăngng ccủủaa ngngườườii lãnhlãnh đđạạoo thànhthành côngcông • Các nét • Kĩ năng – Thích nghi được với tình huống – Lanh lợi (thông minh) – Tỉnh táo với môi trường xã hội – Có kĩ năng quan niệm – Hoài bão và thành đạt – Sáng tạo – Quyết đoán – Ngoại giao và khéo xử – Hợp tác – Hùng biện – Kiên quyết – Hiểu biết về nhiệm vụ – Đáng tin cậy nhóm – Có ảnh hưởng – Có tổ chức (khả năng – Có nghị lực hành chính) – Bền bỉ – Có sức thuyết phục – Tự tin – Có kĩ năng xã hội – Chịu được căng thẳng – Sẵn sàng nhận trách nhiệm 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 13
14. (4)(4) MMụụcc đđíchích vàvà mmụụcc tiêutiêu chungchung • Hiến chương dự án • Phạm vi dự án – Quyền chính thức với dự – Bối cảnh của dự án án – Nhu cầu nghiệp vụ của – Bối cảnh của dự án dự án – Nhu cầu nghiệp vụ của – Mục tiêu nghiệp vụ cho dự án dự án – Mô tả sản phẩm – Kết quả cuối cùng của – Người QLDS được phân dự án công – Giá trị đích của dự án – Ràng buộc và giả định – Giả định và ràng buộc – Trong và ngoài phạm vi dự án 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 14
15. (4)(4) MMụụcc đđíchích vàvà mmụụcc tiêutiêu chungchung (t)(t) • Họp khởi động dự án • Hiến chương tổ – Vào lúc bắt đầu dự án –Mục đích của tổ dự án –Mời quản lí cấp cao –Qui tắc của tổ – Nhu cầu nghiệp vụ, • Qui tắc họp mục đích của dự án, • Qui tắc trao đổi phạm vi dự án • Qui tắc leo thang –Tổ chức tổ – Vai trò và trách nhiệm –Kế hoạch và lịch biểu của người lãnh đạo và các thành viên – Chia sẻ với các thành viên 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 15
16. 9.39.3 KKĩĩ nnăăngng traotrao đổđổii vàvà ttổổ (1) Trao đổi • Trao đổi hàng ngày –Khả năng trao đổi với mọi người là kĩ năng cơ sở của người lãnh đạo – Không có kĩ năng trao đổi, người lãnh đạo dự án không thể lãnh đạo được tổ –Có khả năng trao đổi để người khác hiểu là yêu cầu bắt buộc với người lãnh đạo dự án thành công. –Chăm chú lắng nghe người khác – Để thời gian nhận thông báo hơn là gửi –Biết nghe lời nói bóng của diễn giả 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 16
17. 9.39.3 KKĩĩ nnăăngng traotrao đổđổii vàvà ttổổ traotrao đđổổii (ti(tiếếp)p) • Trao đổi hai chiều –Tạo thuận lợi cho trao đổi, chuyển trực tiếp ý tưởng người này sang người khác và chấp nhận trực tiếp ý kiến người khác. – Trao đổi để làm cho mọi người tham dự hiểu lẫn nhau. – Xác nhận ý tưởng được trao đổi lẫn nhau và đảm bảo việc trao đổi không bị thất bại. 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 17
18. 9.39.3 KKĩĩ nnăăngng traotrao đổđổii vàvà ttổổ traotrao đđổổii (ti(tiếếp)p) • Thiết lập quan hệ thân tín – Qua trao đổi với các thành viên và người có liên quan trên cơ sở trực tiếp và cởi mở, mối quan hệ tin cậy lẫn nhau và nền tảng cho việc thúc đẩy dự án có thể được thiết lập. • Họp trao đổi – Họp trao đổi hàng tuần cần được tổ chức. – Thu báo cáo viết và có hai cách trao đổi với các thành viên. – Không thể phát hiện được vấn đề nếu không có trao đổi hai chiều. – Mục đích của họp là để tìm ra rủi ro và vấn đề – Thảo luận về những rủi ro, vấn đề và thay đổi có thể có và chia sẻ với các thành viên. – Có hành động giải quyết vấn đề - năng lực hành vi là quan trọng nhất cho người lãnh đạo dự án 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 18
19. 9.39.3 KKĩĩ nnăăngng traotrao đổđổii TTổổ (ti(tiếếp)p) • Kĩ năng tổ –Tổ là gì? Tổ là “một số ít người có kĩ năng bổ sung nhau, cùng cam kết theo đuổi mục đích, mục tiêu chung, và có cách tiếp cận làm việc để qua đó duy trì trách nhiệm lẫn nhau. • Tại sao cần có kĩ năng tổ –“Quản lí là đối với con người. Nhiệm vụ của nó là làm cho mọi người có khả năng cùng làm việc, phát huy sức mạnh và giảm đi nhược điểm. – Công việc dự án được thực hiện bởi tổ dự án – Để dự án thành công, tổ phải làm việc có hiệu quả để đạt tới các mục tiêu dự án. 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 19
20. 9.39.3 KKĩĩ nnăăngng traotrao đổđổii TTổổ (ti(tiếếp)p) • Tại sao cần xây dựng tổ – Vào lúc dự án bắt đầu, các thành viên tổ được tập hợp lại và từng thành viên có mối quan tâm khác nhau, lợi ích khác nhau, thói quen khác nhau v.v Họ không có cùng mục tiêu hay mục đích –Nếu xây dựng tổ thành công thì tính năng suất của tổ được nâng cao, và dự án đi tới thành công –Tổ tốt bao giờ cũng là nhân tố thành công quan trọng cho các dự án nổi bật 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 20
21. 9.39.3 KKĩĩ nnăăngng traotrao đổđổii vàvà ttổổ TTổổ hihiệệuu ququảả • Tổ hiệu quả không phải chỉ là • Phân công mục tiêu và trách nơi tập hợp con người. nhiệm cho từng thành viên tổ. • Các thành viên có cùng mục • Mục tiêu được phân công phải đích và mục tiêu. hơi lớn hơn khả năng của họ. • Có cùng mục đích và mục tiêu, • Khi mỗi người đã có mục tiêu tổ có thể có cùng hướng. và trách nhiệm, người đó sẽ • Lúc bắt đầu dự án cần có cuộc phấn đấu để đạt tới mục tiêu họp khởi động tổ để chia sẻ đó. mục đích và mục tiêu cho các • Uỷ quyền trách nhiệm cho cấp thành viên. dưới. • Xây dựng hiến chương tổ • Để việc xây dựng kế hoạch chi • Các thành viên hiểu rõ hiến tiết cho cấp dưới. chương tổ. • Nêu rõ mục tiêu cho họ và để • Tổ chức họp đều kì và trao đổi họ tự “thực hiện công việc” với các thành viên dự án. • Dành thời gian lấy ý kiến phản • Giữ tầm kiểm soát trong các hồi nhóm nhỏ không quá 10 người 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 21
22. 9.49.4 KKĩĩ nnăăngng ququảảnn lílí xungxung độđộtt (1)(1) ThThươươngng llưượợngng (1) Thương lượng – Quản lí dự án và thương lượng: người lãnh đạo dự án cần thương lượng với mọi người ở mọi pha – Tại sao cần thương lượng: • Có nhiều hoàn cảnh phát sinh xung đột giữa những người bảo trợ, vì quyền lợi và mối quan tâm của họ không giống nhau. • Các yêu cầu mới và yêu cầu thay đổi gây ra xung đột. • Yêu cầu từ những người bảo trợ đôi khi không chấp nhận được với người lãnh đạo dự án. – “Thương lượng” là gì? • Thương lượng không là đánh bại bên kia. • Thương lượng trong QLDA là tiến trình các bên đạt tới việc thoả mãn lẫn nhau, trong khi vẫn duy trì mối quan hệ tin cậy lẫn nhau 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 22
23. Người tài trợ Khách hàng Chuyển giao PHẠM VI Chi phí Chất lượng Vạch ranh giới phạm vi Vạch ranh giới lịch biểu Vạch ranh giới chi phí Vạch ranh giới chất lượng Thành viên dự án Nhà cung cấp Mục tiêu dự án Hợp đồng Đổi vạch ranh giới SOW 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 23
24. 9.49.4 KKĩĩ nnăăngng ququảảnn lílí xungxung độđộtt bbẩẩyy yyếếuu ttốố ththươươngng llượượngng Quan hệ Tâm trí cởi mở Xây dựng quan hệ với bên kia Trao đổi Trao đổi với bên kia và hiểu rõ họ nói gì Quyền lợi Phân biệt quyền lợi của họ với vị trí của họ Nghĩ về quyền lợi của họ Phương Chuẩn bị phương án của bạn. Phương án là giải pháp khi bạn không đạt được thoả thuận án Tuỳ chọn Làm quyết định sau khi thảo luận các tuỳ chọn. Nghĩ tới lợi ích của cả hai bên. Tiêu chí Tính hợp pháp. Lấy các giải pháp trong cùng ngành công nghiệp cho các xung đột tương tự Cam kết Phát triển thoả thuận. Ấn định việc làm bởi cả hai 12/26/2004 bên 8 - Kĩ năng quản lí chung 24
25. 9.49.4 KKĩĩ nnăăngng ququảảnn lílí xungxung độđộtt (2)(2) GiGiảảii quyquyếếtt vvấấnn đềđề • “Vấn đề” là gì? – Vấn đề là lỗ hổng giữa trạng thái nó đáng phải là (như mục tiêu) và thực tại, cần được giải quyết. – Mục tiêu không nhất thiết nghĩa là lí tưởng. Mục đích nên được đặt tại điểm đạt được cao nhất. • Điều tra nguyên nhân – Để giải quyết vấn đề, phải làm rõ nguyên nhân. – Điều tra nguyên nhân sâu nhất có thể được để tìm ra nguyên nhân thực. – Để đủ thời gian cho việc phân tích nguyên nhân. • Tìm ra giải pháp – Sau khi điều tra sâu về nguyên nhân, hãy tìm ra giải pháp – Giải pháp phải cụ thể và thực tế. 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 25
26. 9.49.4 KKĩĩ nnăăngng ququảảnn lílí xungxung độđộtt (3)(3) ẢẢnhnh hhưởưởngng ttớớii ttổổ chchứứcc • Cơ chế làm quyết định – Dùng ảnh hưởng của tổ chức để giải quyết vấn đề trong dự án, cần hiểu rõ cơ chế làm quyết định và tiếp cận đúng người quyết định. • Tiếp cận tới tổ chức bên ngoài công ti –Cần được tiến hành bền bỉ sau khi hiểu cấu trúc quyền lực và cơ chế làm quyết định của tổ chức. • Thu hút sự hợp tác từ những người khác –Việc thu được sự hợp tác từ những người và tổ chức khác cũng là quan trọng. 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 26
27. 9.59.5 KKĩĩ nnăăngng độđộngng viênviên (1)(1) kháikhái niniệệmm độđộngng viênviên Tình huống động viên Hoạt động hướng mục tiêu Hành vi Động cơ Mục tiêu Trông đợi Tính sẵn có (kinh nghiệm quá khứ) 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 27
28. 9.59.5 KKĩĩ nnăăngng độđộngng viênviên (2)(2) PhânPhân ccấấpp nhunhu ccầầuu ccủủaa MaslowMaslow 11 Thể chất An toàn Xã Quí hội (An trọng Tự ninh) thể (Tư (Thừa cách) hiện nhận) mình Nhu cầu thể chất có sức mạnh nhất khi chưa được thoả mãn: Ăn, uống, trú ẩn 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 28
29. 9.59.5 KKĩĩ nnăăngng độđộngng viênviên (2)(2) PhânPhân ccấấpp nhunhu ccầầuu ccủủaa MaslowMaslow 22 An toàn (An Xã ninh) hội Quí Thể trọng Tự chất (Tư thể cách) (Thừa hiện nhận) mình Khi nhu cầu thể chất được thoả mãn, thì nhu cầu an toàn, an ninh thống trị 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 29
30. 9.59.5 KKĩĩ nnăăngng độđộngng viênviên (2)(2) PhânPhân ccấấpp nhunhu ccầầuu ccủủaa MaslowMaslow 33 Xã hội An toàn (Tư Quí cách) trọng Tự (An thể Thể ninh) (Thừa hiện chất nhận) mình Khi nhu cầu thể chất và an toàn được thoả mãn, thì nhu cầu xã hội thống trị 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 30
31. 9.59.5 KKĩĩ nnăăngng độđộngng viênviên (2)(2) PhânPhân ccấấpp nhunhu ccầầuu ccủủaa MaslowMaslow 44 Quí trọng Xã An hội (Thừa toàn nhận) Tự (Tư thể Thể (An cách) hiện chất ninh) mình Khi nhu cầu thuộc vào được thoả mãn, người ta muốn là thành viên của nhóm 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 31
32. 9.59.5 KKĩĩ nnăăngng độđộngng viênviên (2)(2) PhânPhân ccấấpp nhunhu ccầầuu ccủủaa MaslowMaslow 55 Tự thể Quí hiện Xã trọng mình An hội toàn (Thừa (Tư Thể nhận) (An cách) chất ninh) Khi sự thừa nhận được thoả mãn, nhu cầu tự thể hiện mình thành thống trị 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 32
33. LýLý thuythuyếếtt sinhsinh tháithái đđộộngng ccơơ ccủủaa HerzbergHerzberg • Phỏng vấn với 200 kĩ sư và kế toán viên, Herzberg kết luận con người có hai loại nhu cầu khác nhau, nhân tố sinh thái và nhân tố động cơ. • Nhân tố sinh thái: Chính sách công ti, sự giám sát, điều kiện làm việc, quan hệ liên con người, tiền bạc, an toàn địa vị - không làm tăng khả năng lao động của công nhân. • Nhân tố động cơ: Cảm thấy thành đạt, trưởng thành nghề nghiệp, được thừa nhận, được thăng tiến, công việc thách thức, hiệu quả tích cực với thoả mãn công việc, kết quả làm tăng khả năng lao động. 12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 33