Bài giảng Quản lí dự án Công nghệ thông tin - Bài 3: Tư duy chiến lược về dự án

Nội dung text: Bài giảng Quản lí dự án Công nghệ thông tin - Bài 3: Tư duy chiến lược về dự án

1. QuQuảảnn lílí ddựự ánán CôngCông nghnghệệ thôngthông tintin 33 TTưư duyduy chichiếếnn llượượcc vvềề ddựự ánán
2. BBảảnn đồđồ bàibài gigiảảngng 1. Tổng quan 2. Kĩ năng 3. Tư duy chiến trao đổi lược về dự án 4. Lập kế 5. Theo dõi và hoạch dự án Kiểm soát dự án 6. Khoán ngoài 7. Quản lí thay đổi và kết thúc dự án 8. Kĩ năng 9.Quản lí dự quản lí chung án Việt Nam 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 2
3. 2.92.9 TTưư duyduy chichiếếnn llượượcc vvềề ddựự ánán Tại sao cần tư duy chiến lược về dự án? ThThếế gigiớớii ngàyngày càngcàng ttăăngng phphứứcc ttạạpp,, tínhtính khôngkhông chchắắcc chchắắnn,, xoxoắắnn xuýtxuýt vvớớii nhaunhau VVấấnn đềđề hhắắcc búabúa hhơơnn vàvà ccơơ hhộộii llớớnn hhơơnn TTăăngng ssứứcc épép chuychuyểểnn giaogiao ttốốtt hhơơnn// nhanhnhanh hhơơnn// rrẻẻ hhơơnn NhNhấấnn mmạạnhnh mmớớii vàovào cáccác ddựự ánán,, “TH“THẾẾ GIGIỚỚII DDỰỰ ÁN”ÁN” CácCác côngcông ccụụ ttốốtt hhơơnn chocho viviệệcc đđii ttừừ ýý ttưưởởngng ttớớii hànhhành độđộngng 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 3
4. TTưư duyduy chichiếếnn llượượcc vvềề ddựự ánán (t.)(t.) TTưư duyduy chichiếếnn llượượcc vvềề ddựự ánán giúpgiúp NhNhậậnn didiệệnn ““bbứứcc tranhtranh llớớnn”” KhámKhám pháphá rara cáccác vvấấnn đềđề vàvà làmlàm sángsáng ttỏỏ cáccác mmụụcc đđíchích XemXem xétxét mmọọii nhânnhân ttốố chchủủ chchốốtt ccầầnn chocho thànhthành côngcông ĐĐặặtt rara cáccác mmụụcc đđíchích địđịnhnh llượượngng đượđượcc màmà aiai ccũũngng hihiểểuu LàmLàm chocho cáccác mmụụcc đđíchích đượđượcc liênliên hhệệ logiclogic vvớớii nhaunhau bbằằngng cáchcách dùngdùng viviệệcc phânphân tíchtích nhânnhân ququảả vàvà gigiảả thithiếếtt khoakhoa hhọọcc NhNhậậnn didiệệnn aiai,, cáicái gìgì,, ởở đđââuu,, khikhi nàonào vàvà cáchcách nàonào ththựựcc hihiệệnn cáccác nhinhiệệmm vvụụ ddựự ánán 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 4
5. CáchCách titiếếpp ccậậnn TTưư duyduy chichiếếnn llượượcc vvềề ddựự ánán DDựựaa trêntrên nnăămm kháikhái niniệệmm logiclogic – Cách nghĩ nếu - thì – Sự không chắc chắn – Tính định lượng được – Việc gộp nhóm – Chu kì học hành động ĐưĐượợcc ttổổ chchứứcc quanhquanh baba côngcông ccụụ llậậpp kkếế hohoạạchch – Cây mục đích – Khuôn khổ logic – Sơ đồ trách nhiệm 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 5
6. CôngCông ccụụ 1:1: CâyCây mmụụcc đđíchích 1.1. ChiChiếếnn llượượcc hoáhoá:: VVẽẽ rara bbứứcc tranhtranh llớớnn NhNhậậnn didiệệnn vvấấnn đềđề vàvà mmụụcc đđíchích TTổổ chchứứcc viviệệcc dùngdùng logiclogic nnếếuu thìthì NhNhậậnn didiệệnn cáccác ggộộpp nhómnhóm chchủủ chchốốtt ccầầnn bbắắtt taytay vàovào 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 6
7. CôngCông ccụụ 2:2: KhuônKhuôn khkhổổ logiclogic 2.2. DDựự ánán hoáhoá:: XâyXây ddựựngng kkếế hohoạạchch ddựự ánán •• VVớớii cáccác ggộộpp nhómnhóm chchủủ chchốốtt,, làmlàm rõrõ mmụụcc tiêutiêu,, chchủủ địđịnhnh,, kkếếtt ququảả •• ChChọọnn cáchcách địđịnhnh llượượngng ssựự thànhthành côngcông •• NhNhậậnn didiệệnn // phânphân tíchtích cáccác gigiảả địđịnhnh •• ChuChuẩẩnn bbịị kkếế hohoạạchch hànhhành độđộngng chichi titiếếtt,, ngânngân sáchsách ngunguồồnn llựựcc •• TTạạoo rara llịịchch bibiểểuu •• XâyXây ddựựngng ddựự ánán concon khikhi ccầầnn 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 7
8. CôngCông ccụụ 33:: SSơơ đđồồ tráchtrách nhinhiệệmm 3.3. TTổổ chchứứcc hoáhoá:: ThoThoảả thuthuậậnn vvềề aiai làmlàm gìgì –– TTạạoo rara ssơơ đồđồ thothoảả thuthuậậnn vaivai tròtrò –– ĐĐảảmm bbảảoo cáccác vaivai tròtrò đượđượcc hihiểểuu // đưđượợcc chchấấpp nhnhậậnn –– TíchTích hhợợpp vàvà phphốốii hhợợpp 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 8
9. BBảảngng ththểể hihiệệnn 33 côngcông ccụụ Khuôn khổ logic Cây mục đích Định lượng Kiểmchứng Giả định Mục đích Chủ định Kết quả ++++++ ++++++ ++++++ ++++++ Hoạt động Lịch biểu Sơ đồ trách nhiệm 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 9
10. CôngCông ccụụ kkếế hohoạạchch:: CâyCây mmụụcc đđíchích Công cụ tư duy trực quan giúp mô tả, phát triển và kiểm thử chiến lược. • Cho phép truy nguyên dây chuyền các mối quan hệ nhân quả về tới các mục đích cao nhất. • Làm sáng tỏ các quan hệ,làm sáng rõ các phương án, nhận diện các phần tử bị bỏ sót, giúp cho việc gộp nhóm và phát triển dự án. 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 10
11. CCấấpp bbậậcc logiclogic ccủủaa cáccác mmụụcc đđíchích Mục đích Bức tranh mục đích lớn Chủ định Điều bạn muốn xảy ra sau các kết quả. Điều bạn có thể làm xảy ra. Kết quả Vật chuyển giao, tiến trình vận hành Hoạt động Các bước hành động và nguồn lực để tạo ra kết quả 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 11
12. KháiKhái niniệệmm ““ggộộpp nhómnhóm”” “gộp nhóm” được áp dụng khi: •cấu trúc vấn đề •xây dựng dây chuyền nhân quả •tổ chức các pha dự án và kết quả •xây dựng danh sách các hoạt động “gộp nhóm” có thể được làm theo: * các pha tự nhiên * chức năng hay kỉ luật *thời kì thời gian * phòng ban / người *các cột mốc chính * địa lí *kiểu công việc* chiphí 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 12
13. XâyXây ddựựngng câycây mmụụcc đđíchích Nếu đã biết mục đích cao nhất, hãy bắt đầu từ đó • Động não tập thể để sinh ra danh sách các mục đích •Tổ chức danh sách này theo các qui tắc logic if-then, với thừa nhận rằng › Không phải mọi thứ trong danh sách động não tập thể là khớp về mặt logic › Một số mục đích có thể là một điều nhưng được nói bằng những lời khác nhau › Một số mục đích có thể là cách đo cho các mục đích khác › Có thể cần thêm các mục đích trung gian nếu“nhảy” quá rộng • Bằng việc dùng các qui tắc if-then, tiếp tục làm việc đi xuống cho tới khi đạt tới điểm một tổ/người có thể làm cho các kết quả rời rạc xảy ra •Tối thiểu hoá lỗ hổng, sự chèn lấp, dư thừa 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 13
14. NhNhữữngng câucâu hhỏỏii llẫẫyy đểđể sinhsinh rara câycây gộp nhóm xuống • Yêu cầu trung tâm hay mục đích cao nhất là gì? • Mục đích nào tại mỗi mức thấp hơn là cần để đạt tới mục đích mức cao hơn? gộp nhóm lên • Khi các mục đích này được đạt tới, mục đích mức cao hơn có đạt tới không? • Có lỗ hổng, sự chèn lấphay dư thừa nào trong các mục đich ở bất kì mức nào? (Nếu có, hãy sửa đổi lại) Kiểm thử logic • Các mục đích này có phải đều cần thiết để đạt tới mục đích cao hơn không? • Cùng nhau, chúng có đủ để đạt tới mục đích cao hơn không? • Còn cần cái gì khác nữa? (mục đích và/hoặc giả định) 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 14
15. CâyCây mmụụcc đđíchích:: llựựaa phphươươngng ánán ttốốtt nhnhấấtt Với mỗi mức mục đích, thường có sự trộn lẫn các mục đích có thể có tại từng mức thấp hơn. •Hãy hỏi“Tập các X nào sẽ đạt tớiYtốt nhất”? •Nhận diện và đánh giá kết quả của tập các phương án dựa trên: › Chi phí hiệu quả ›Xác suất đạt tới mục đích cao hơn và dung sai rủi ro ›“Tất cả những cái này có cần thiết không? Cùng nhau, chúng có đủ không?” CÂY MỤC ĐÍCH NHẬN DIỆN CÁC GỘP NHÓM CHO KHUÔN KHỔ LOGIC 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 15
16. CáchCách titiếếpp ccậậnn khuônkhuôn khkhổổ logiclogic Mục đích Định lượng Kiểm chứng Giả định Mục tiêu Chủ định Kết quả Hoạt động Lịch biểu 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 16
17. KhôngKhông chchắắcc chchắắnn vàvà gigiảả địđịnhnh • Dự án là không chắc chắn bởi vì chúng xuất hiện trong hệ thống phức tạp với nhiều biến mà chúng ta không hoàn toàn hiêu hết và không thể kiểm soát được. Giả định = các nhân tố cần cho sự thành công nhưng ở ngoài tầm kiểm soát. •Việc phát biểu các giả định cần thiết(nội/ngoại) đặt ra khung cảnh cho phân tích rủi ro và làm giảm rủi ro. •Nhận diện và phân tích các giả định trong khi làm kế hoạch. Theo dõi dấu vết/ảnh hưởng tới chúng trong thực hiện. 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 17
18. TínhTính địđịnhnh llượượngng đượđượcc Mục đích là không đầy đủ nếu thiếu việc định lượng sự thành công Số lượng bao nhiêu? Chất lượng tốt thế nào? chuẩnhay đặc tả hiệu năng nào? Thời gian trước lúc nào? Trong bao lâu? Khách hàng ai là khách hàng / người dùng / người được lợi/nạn nhân? Chi phí cần nguồn lực nào? Các biện pháp hợp lệ,kiểm chứng được nên được xác định tại từng mức của mục đích để đạt tới thoả thuận và thiết lập các mục tiêu nhắm tới. 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 18
19. ĐĐịịnhnh llượượngng thànhthành côngcông Việc định lượng mô tả thêm các mục đích nghĩa là gì. •Mục đích chưa bao giờ được hiểu đầy đủ hay rõ ràng chừng nào chúng ta còn chưa xác định cách định lượng chúng. •Xác định trước các cách định lượng thành công •bắt buộc làm sáng tỏ thêm về các mục đích mang nghĩa gì •tạo ra thoả thuận chung về cách sự thành công được xác định •làm giảm những xung khắc về sau • cung cấp các mục tiêu nhắm tới •mài sắc niềm tin vào thiết kế dự án và logic if-then 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 19
20. ViViệệcc địđịnhnh llượượngng thànhthành côngcông phphảảii làlà • Hợp lệ Định lượng tin cậy thâu tóm bản chất của mục đích • Hướng mục tiêu Định lượng Định tính Thời gian Khách hàng Chi phí • Độc lập Cách định lượng tách bạch cần cho từng mức • Kiểm chứng Dựa trên bằng chứng, không khách quan dựa trên ý kiến 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 20
21. TTạạoo danhdanh sáchsách hànhhành độđộngng:: HoHoạạtt đđộộngng chchủủ chchốốtt làlà gìgì?? NHẬN DIỆN TẬP ĐẦY ĐỦ CÁC HOẠT ĐỘNG CẦN ĐỂ TẠO RA TỪNG KẾT QUẢ. GIỮ CÁC HOẠT ĐỘNG Ở CÙNG MỨC CHI TIẾT. Kết quả 1. Hệ thống được xây dựng 2. Kết quả 2 Hoạt động Trách nhiệmnguồn lựcLịch biểu 1.1 Xác định yêu cầu 1.2 Viết đặc tả 1.3 Thực hiện các nhiệm vụ thiết kế 2.1 2.2 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 21
22. LLậậpp ssơơ đồđồ tráchtrách nhinhiệệmm Giao phó vai trò cho các thành viên khác nhau trong từng hoạt động Công cụ đơn giản để AI tất cả mọi người tham dự chủ chốt vào dự án •làm giảm lẫn lộn •xây dựng công việc tổ CÁI GÌ •cải tiến sự điều phối • làm sâu sắc các bước hoạt động tất cả các •nhận diện sự mất hoạt động chủ chốt cân bằng tải việc 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 22
23. CáchCách chuchuẩẩnn bbịị ssơơ đồđồ tráchtrách nhinhiệệmm 1. Nếu có thể, đưa những người tham dự lại với nhau 2. Vẽ ra ma trận lớn trên bảng đen hay trắng 3. Làm rõ ràng kết quả của nhiệm vụ 4. Liệt kê tất cả các hoạt động theo chiều đứng, liệt kê những người tham dự chủ chốt theo chiều ngang 5. Thảo luận từng hoạt động và xác định vai trò theo cách mã kí tự sau: R:Trách nhiệm thực hiện I:Phải được thông báo P: Tham dự vào thực hiện A:Phải chấp thuận C:Có thể được tư vấn 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 23
24. ĐĐọọcc ssơơ đồđồ tráchtrách nhinhiệệmm Đọc theo chiều ngang:Chỉ ra bản chất đầy đủ của tất cả những người tham dự chủ chốt vào hoạt động này Đọc theo chiều đứng:Chỉ ra những trách nhiệm đặc biệt của từng người tham dự vào dự án (mô tả công việc) Dùng sơ đồ này để •Dịch chuyển, làm cân bằng, điều chỉnh tải công việc •Nhận diện những khả năng uỷ quyền •Nhận diện các tổ con theo hoạt động 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 24
25. CácCác bbướướcc chchủủ chchốốtt trongtrong viviệệcc ttạạoo rara KhuônKhuôn khkhổổ logiclogic (1)(1) Thiết kế chung: 1. Động não tập thể để tạo ra danh sách các mục đích dự án. 2. Kiểm điểm các mục đích bằng việc dùng logic if-then và lựa ra mục đích và kết quả của dự án. 3. Phát triển các cách định lượng thành công theo mức chủ định, cũng còn được gọi là Kết thúc của trạng thái dự án. 4. Nhận diện mục tiêu và một số cách định lượng thành công theo mục tiêu. 5. Kiểm điểm kết quả,thấy ra những kết quả khác nào nên được bổ sung thêm để làm đầy đủ móc nối“nếu kết quả, thì chủ định”. 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 25
26. CácCác bbướướcc chchủủ chchốốtt trongtrong viviệệcc ttạạoo rara KhuônKhuôn khkhổổ logiclogic (2)(2) Thiết kế chung: 6. Lựa cách định lượng cho từng kết quả bao gồm cả chất lượng, số lượng, thời gian. 7. Liệt kê vài hoạt động cho từng kết quả. 8. Nhận diện các giả định quan trọng tại từng mức. 9. Lựa phương tiện kiểm chứng tại tất cả các mức. Thay đổi các cách định lượng không kiểm chứng được. 10. Kiểm thử và kiểm chứng dùng logic điều kiện nếu- thì. 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 26
27. CácCác bbướướcc chchủủ chchốốtt trongtrong viviệệcc ttạạoo rara KhuônKhuôn khkhổổ logiclogic (3)(3) Kế hoạch hành động chi tiết: 11. Làm đầy đủ danh sách các hoạt động, tại mứcchitiết thích hợp. 12. Nhận diện các nguồn lựccần tới. 13. Chuẩn bị lịch dự án. 14. Làm rõ ràng các vai trò và trách nhiệm. 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 27
28. SáuSáu bbướướcc ttớớii kkếếtt ququảả thànhthành côngcông Bước1: Chuẩn bị kế hoạch ý đồ của bạn Bước2: Xây dựng cách tiếp cận chiến lược Bước3: Chuẩn bị kế hoạch hành động dự án Bước4: Tổ chức tổ hành động dự án Bước5: Thực hiện, điều phối và kiểm soát Bước6: Đánh giá, học hỏi và làm kế hoạch lại 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 28
29. BBưướớcc 1:1: ChuChuẩẩnn bbịị kkếế hohoạạchch ýý đđồồ Bắt đầu Vấn đề và mục đích cần đạt tới là gì? Nhận diện người Ai ảnh hưởng tới, tham gia hay có tham gia chủ chốt quan tâm tới dự án? Xây dựng tổ lõi Ai là người chủ chốt cần để bắt đầu? Học công cụ lập kế Công cụ lập kế hoạch, khái niệm và hoạch thông thường tiến trình nào sẽ giúp cho tổ có hiệu quả? Làm kế hoạch cho Kế hoạch để tạo ra kế hoạch và đưa kế hoạch dự án vào hoạt động là gì? Thu lấy nguồn lực Tổ cần nguồn lựcvà sự hỗ trợ nào để tạm thời tiến hành dự án? 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 29
30. BBưướớcc 2:2: XâyXây ddựựngng cáchcách titiếếpp ccậậnn chichiếếnn llượượcc Phân tích vấn đề cốt lõi Cái gì là cơ chế điều khiển và nhân tố động đằng sau vấn đề? Làm sáng tỏ các mục đích Tầm nhìn, mục tiêu và các mục đích theo bức tranh lớn khác? Nhận diện rủi ro Các rủi ro và điều không biết chính và không chắc chắn là gì? Gộp nhóm vào Chúng ta nên tổ chức điều này thành các các phần tử logic nhóm, câu, nhiệm vụ,dự án như thế nào? Xem xét cách tiếp cận khácCách tiếp cận giải pháp khác là gì? Lựa lấy cách tiếp cận Phương án tốt nhất trong các phương án tốt nhất là gì? 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 30
31. BBưướớcc 3:3: ChuChuẩẩnn bbịị kkếế hohoạạchch ddựự ánán Làm sắc nét mục đích dự án Mục đích, chủ định và kết quả của dự án là gì? Lựa cách định lượng thành công Làm sao biết khi nào đạt tới mục đích của dự án? Phân tích các giả định chính Làm sao có thể giảm rủi ro bằng việc phát biểu, đánh giá và điềuphối các giả định cần thiết? Nhận diện các bước hành động Các hoạt động chủ chốt là gì? Xác định nhu cầu nguồn lực Cần những nguồn nguồn lựctài chính, con người và vật lí nào? Chuẩn bị lịch biểu Thời gian cho các hoạt động và biến cố chủ chốt là gì và công cụ lập lịch nào là hữu dụng nhất? 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 31
32. BBưướớcc 4:4: TTổổ chchứứcc ttổổ ddựự ánán Làm sáng tỏ cấu trúc dự án Dự án được đặt vào tổ chức cấp trên ở đâu và bằng cách nào? Xây dựng tổ con Tổ con nào là cần có và làm sao có thể làm chúng có sinh lực? Lấycamkết về nguồn lực Chúng ta có những cam kết về nguồn lực mình cần không? Xây dựng các kế hoạch móc nối Làm sao có thể nối và phối hợp kế hoạch của các tổ khác nhau? Làm rõ vai trò và trách nhiệm Vai trò của các tác nhân khác nhau trong từng hoạt động là gì? Làm tài liệu dự án Cần công việc giấy tờ hỗ trợ nào? 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 32
33. BBưướớcc 5:5: ThThựựcc hihiệệnn,, đđiiềềuu phphốốii vàvà kikiểểmm soátsoát Lựa thông tin để điều phối Các cột mốc, các cuộc họp kiểm điểm, các điểm quyết định chính là gì? Nhận diện các điểm Thông tin nào cần theo dõi quyết định và kiểm điểm làm sao có nó? Phân tích tiến độ Trạng thái của các hoạt động, kết quả, và hiệu năng giả định là gì? Tổ chức họp kiểm điểm Sẽ gặp ai, khi nào, để kiểm điểm thường kì tiến độ? Liệu trước và Những tinh chỉnh và điều chỉnh nào giải quyết vấn đề là thích hợp? Thông tin cho những Thông tin nào được cần cho ai, bao lâu, người bảo trợ chủ chốt và theo định dạng nào? 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 33
34. BBưướớcc 6:6: ĐĐánhánh giágiá,, hhọọcc hhỏỏii vàvà llậậpp kkếế hohoạạchch llạạii Nhận diện các mục đích Những câu hỏi và vấn đề đáng quan đánh giá tâm là gì? Xây dựng kế hoạch Làm sao thu thập dữ liệu; phân tích, tổ đánh giá chức và trình bày các phát hiện? Tổ chức họp học hỏi Làm sao đều kì xét lại các kế hoạch và lập kế hoạch lại để phản ánh tiến độ và vấn đề? Kết thúc dự án Cái gì đã xong và cái gì sẽ xảy ra nữa? Liên hoan thành công Làm sao có thể thừa nhận và thưởng và học hỏi những người tham gia? Bài học rút ra Làm sao tổ và tổ chức có thể áp dụng và chia sẻ những điều học được? 12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 34