Bài giảng Pr - Bài 3: Chương trình truyền thông hiệu quả (Effective Communication)

Nội dung text: Bài giảng Pr - Bài 3: Chương trình truyền thông hiệu quả (Effective Communication)

1. CHÖÔNG 3: CHÖÔNG TRÌNH TRUYEÀN THOÂNG HIEÄU QUAÛ (Effective Communication) 1. Truyeàn thoâng laø gì? 2. Qui trình thu thaäp, chuyeån tieáp, xöû lyù vaø löu tröõ thoâng tin 3. Caùc raøo caûn trong quaù trình truyeàn thoâng Th.S. DINH TIEN MINH 1 ª Ñeå ñaït ñöôïc hieäu quaû cao trong hoaït ñoäng truyeàn thoâng, chuyeân vieân PR caàn reøn luyeän 3 kyõ naêng sau: 1. Bieân soaïn vaø hieäu ñính (Writing/ Editing → News Releases, Reports) 2. Noùi chuyeän thuyeát trình (Speaking/ Presenting → Meetings, Speeches) 3. Töông taùc, ñieàu khieån ñoäïi nhoùm Interacting → Seminars/ Conferences Th.S. DINH TIEN MINH 2 1
2. Kyõ naêng 1: Bieân soaïn Haõy vieát moät baøi ngaén (khoaûng 50 töø) ñeå ñaêng treân baùo Tieáp Thò veà moät loaïi nöôùc röûa cheùn/ maùy nghe nhaïc MP3 theá heä môùi seõ ñöôïc tung ra thò tröôøng vaøo thaùng 11/2005. (10 phuùt) Th.S. DINH TIEN MINH 3 Kyõ naêng 1: Hieäu ñính Haõy ñoïc thaät kyõ caâu chuyeän döôùi ñaây vaø haõy hoaøn toaøn tin töôûng vaøo nhöõng gì ñöôïc keå. Chæ coù vaøi choå trong caâu chuyeän laø hôi mô hoà. Th.S. DINH TIEN MINH 4 2
3. Tuaán meät ñöø khi tôùi nôi. Xe bus ñi gì maø laâu theá Anh maëc aùo blue vaøo thaät nhanh. Duõng ñi ngang qua vaø chaøo Tuaán. -Toái hoâm qua anh coù xem phim khoâng ? -Anh bieát ñaáy, toâi ñaâu coù khoaùi phim Vieãn Taây cao boài -Phim heát treã gheâ AØ, maø naøy anh bieát khoâng, seáp ñaõ ñeà caäp vôùi toâi veà vaán ñeà ñi treã ñaáy. -Vaäy sao ? -Ñöông nhieân laø oâng ta khoâng haøi loøng roài. -Toâi noùi laø sau leã chaéc moïi chuyeän seõ khaù hôn. -Chaéc chaén roài Thoâi ñi laøm nheù. Tuaán ñi vaøo xöôûng B. Ñoàng hoà treo töôøng chæ 6h. Th.S. DINH TIEN MINH 5 Baây giôø, haõy ñoïc laïi nhöõng lôøi khaúng ñònh ñöôïc ñaùnh soá döôùi ñaây. Suy nghó xem nhöõng lôøi khaúng ñònh ñoù ÑUÙNG, SAI hay PHAÛI XEM LAÏI vaø ghi vaøo giaáy. Ñ neáu baïn chaéc laø hoaøn toaøn ñuùng. S neáu baïn chaéc laø hoaøn toaøn sai. ? Neáu baïn phaân vaân giuõa ñuùng vaø sai. Khi baét tay vaøo laøm, baïn baét ñaàu töø treân xuoáng theo thöù töï, khoâng quay ngöôïc leân treân ñeå söûa loãi vaø khoâng ñoïc laïi nhöõng caâu ñaõ traû lôøi roài. Th.S. DINH TIEN MINH 6 3
4. 1. Tuaán laø ñoác coâng 2. Coâng vieäc cuûa Tuaán baét ñaàu sôùm 3. Buoåi saùng, anh ta meät khi tôùi nôi 4. Nhaø anh ta ôû xa cô quan 5. Hoâm ñoù, anh ta ñi laøm treã 6. Toái hoâm tröôùc, anh khoâng xem phim 7. Seáp khoâng haøi loøng vì nhaân vieân ñi laøm treã 8. Tình huoáng naøy dieãn ra vaøo thaùng gieâng 9. Tuaán laøm vieäc ôû xöôûng B 10.Tuaán vaøo xöôûng luùc 6 giôø Th.S. DINH TIEN MINH 7 Baây giôø, haõy vieát laïi caâu chuyeän cho hoaøn chænh ñeå ngöôøi ñoïc khoâng caûm thaáy nghi ngôø, khoù hieåu ôû moät vaøi ñieåm naøo ñoù. Th.S. DINH TIEN MINH 8 4
5. Kyõ naêng 2: Noùi chuyeän thuyeát trình Nhiệt tình ¾ Bạn không thể thuyết phục được người khác nếu trình bày vấn đề một cách miễn cưỡng, thiếu sự nhiệt tình, như thể đang phải "trả bài''. ¾ Hãy đặt hết niềm tin vào sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang chào bán và truyền niềm tin đó đến khách hàng bằng nhiệt tình của chính mình. ¾ Lưu ý rằng nhiệt tình không có nghĩa là phải nói nhanh hay nói lớn, mà điều quan trọng là phải trình bày vấn đề một cách sinh động và có tính thuyết phục cao. Th.S. DINH TIEN MINH 9 Đơn giản ¾ Đừng dùng những từ quá kêu hay mang tính thuật ngữ chuyên môn sâu trong khi trình bày. Nếu khách hàng không hiểu điều bạn nói, họ sẽ chẳng lưu lại ấn tượng gì những sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang chào bán. Trường hợp tệ hơn, họ có thể chán nản bực dọc. ¾ Hãy trình bày vấn đề một cách đơn giản, rõ ràng, chính xác và dễ hiểu. Nên sử dụng những ngôn ngữ mà bạn thường dùng và tỏ ra tự nhiên như "bạn đang là chính mình''. Th.S. DINH TIEN MINH 10 5
6. Thường xuyên kiểm tra phản ứng của người nghe ¾ Một buổi thuyết trình nếu có hiệu quả và thành công, thường thì phải có sự tương tác qua lại giữa người nói và người nghe. ¾ Trong khi trình bày, bạn nên thường xuyên hỏi lại người nghe xem họ đã hiểu rõ chưa và có vấn đề gì cần thắc mắc, trao đổi thêm hay không. Th.S. DINH TIEN MINH 11 Giao tiếp bằng mắt ¾ Một buổi thuyết trình là một cuộc hội thoại với nhiều người và tất cả mọi người cần phải được đón nhận sự quan tâm như nhau. ¾ Không nên chỉ nhìn vào một người nào đó mà bạn nghĩ rằng là nhân vật quan trọng. Cũng không nhất thiết phải bận tâm đến chuyện ai là nhân vật chủ chốt hoặc ai là người có tầm ảnh hưởng đến việc ra quyết định mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Th.S. DINH TIEN MINH 12 6
7. Đặt mình vào vị trí của người nghe ¾ Để bài thuyết trình thêm phần thú vị và đem đến cho người nghe nhiều thông tin cần thiết, ngoài nội dung, bạn cần để ý đến thời lượng của buổi thuyết trình. ¾ Hãy đặt mình vào vị trí của người nghe để xác định mình cần nói điều gì. Nên nhớ rằng, lúc đầu khách hàng không quan tâm đến bạn hay sản phẩm và dịch vụ mà bạn đang chào bán. Để thu hút sự quan tâm của họ, bạn cần phải làm cho họ thấy được lợi ích khi sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Th.S. DINH TIEN MINH 13 Chuẩn bị kỹ ¾ Nội dung của bài thuyết trình cần được chuẩn bị kỹ và bạn cần phải thực hành nhiều lần trước khi tiếp xúc với khách hàng. Điều này giúp bạn rèn luyện kỹ năng trình bày và có thêm sự tự tin. ¾ Bạn cũng nên chú ý đến yếu tố thời gian. Nếu trong bài thuyết trinh, bạn có sử dụng các đồ thị, bảng biểu thì phải bảo đảm tính hợp lý và nhất quán của chúng. ¾ Hãy dự trù trước những câu hỏi mà khách hàng có thể đặt ra và chuẩn bị câu trả lời. Th.S. DINH TIEN MINH 14 7
8. Chú ý đến trang phục ¾ Ngày nay, trang phục công sở rất đa dạng tùy theo tính chất của công việc. Điều này cũng ít nhiều gây khó khăn cho bạn trong việc lựa chọn trang phục khi làm buổi thuyết trình chào bán hàng. ¾ Nguyên tắc cơ bản là bạn không được ăn mặc kém trang trọng hơn khách hàng. Trong trường hợp không hiểu biết rõ về trang phục làm việc của khách hàng, tốt nhất bạn nên chọn trang phục truyền thống dành cho doanh nhân. Th.S. DINH TIEN MINH 15 Kết thúc lịch sự ¾ Khi thực hiện xong buổi thuyết trình, dù rằng buổi thuyết trình đó thành công hay không thì cũng phải cảm ơn khách hàng trước khi ra về và hứa hẹn sẽ tiếp tục liên lạc lại với họ. Theo báo Người Lao Động Th.S. DINH TIEN MINH 16 8
9. Kyõ naêng 3: Töông taùc ñieàu khieån ñoäi nhoùm Teamwork Social Studies Activity This activity will give students the opportunity to consider what is involved in cooperative efforts and why real teamwork can be very effective. As a result, they may be able to offer suggestions for improving cooperation in their own classroom. Th.S. DINH TIEN MINH 17 Team building means so many different things to people. It can mean building relationships, entertainment programs, learning people skills, leadership skills, leadership development, accelerating change, merging cultures, kicking off new project teams, incorporating different methods or cultures, or literally building teams. Th.S. DINH TIEN MINH 18 9
10. 1. Ñònh nghóa ™ Truyeàn thoâng/ giao tieáp laø quaù trình thoâng qua ñoù con ngöôøi baøy toû quan ñieåm hoaëc dieãn taû caûm xuùc cuûa mình. ™ Truyeàn thoâng/ giao tieáp laø vieäc chuyeån tieáp thoâng tin/ thoâng ñieäp töø moät caù theå/ toå chöùc naøy ñeán moät caù theå/ toå chöùc khaùc nhaèm muïc ñích cho ñoâi beân hieåu nhau. Th.S. DINH TIEN MINH 19 2. Thu thaäp, chuyeån tieáp, xöû lyù, löu tröõ thoâng tin Phaûn hoài YÙ nghó Æ Maõ hoaù Thoâng ñieäp Tieáp nhaän Æ giaûi maõ Ngöôøi phaùt keânh Ngöôøi nhaän Nhieãu Hình 1: Sô ñoà quaù trình truyeàn thoâng giöõa caùc caù nhaân Nguoàn: Ngheä thuaät giao tieáp vaø thöông löôïng trong kinh doanh PTS Thaùi Trí Duõng – NXB Thoáng keâ - 1997 Th.S. DINH TIEN MINH 20 10
11. Maïng hình sao Maïng voøng troøn Maïng daây chuyeàn Maïng phaân nhoùm Maïng ñan cheùo Hình 2: Sô ñoà quaù trình truyeàn thoâng trong toå chöùc Th.S. DINH TIEN MINH 21 Hoaøn thieän quaù trình truyeàn thoâng caàn traû lôøi caùc caâu hoûi sau ñaây: ™ Caùi gì (What) ? ™ Taïi sao (Why) ? ™ Vôùi ai (Who) ? ™ Bao giôø (When) ? ™ Taïi ñaâu (Where) ? ™ Baèng caùch naøo, nhö theá naøo (How) ? Th.S. DINH TIEN MINH 22 11
12. 6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR Credibility - Uy tín của nguồn phát thông điệp ƒ Một thông cáo khuyên dùng của trung tâm bác sĩ nha khoa chắc chắn sẽ có ích cho các sản phẩm chăm sóc răng miệng. Đó là hình ảnh mà Colgate cố xây dựng nhằm thuyết phục những người mua thông qua sự thử nghiệm của bác sĩ chuyên khoa. Th.S. DINH TIEN MINH 23 6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR Context - Phạm vi phân phối thông điệp ƒ Cần thiết phải lựa chọn phương tiện truyền thông thích hợp trong đó bao gồm cả việc xác định phạm vi mà phương tiện được truyền tải phải phù hợp với sản phẩm (Tạp chí Nhà Đẹp). ƒ Đảm bảo mục đích mà hoạt động PR theo đuổi được truyền tải một cách chính xác, ví dụ nỗ lực xây dựng thương hiệu thông qua việc duy trì đội bóng của Công ty gạch Đồng Tâm. Th.S. DINH TIEN MINH 24 12
13. 6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR Content - Nội dung thông điệp cần đơn giản, dễ hiểu và có ý nghĩa đối với người nhận ƒ Mead Johnson cho rằng, tình thương của người mẹ đối với con bằng sữa Enfa A+ giúp trẻ thông minh và mang đến niềm vui cho người mẹ “A+ cho bé và @ cho mẹ”. Tuy nhiên, hình ảnh A+ hơi khó hiểu, vì nếu hiểu là điểm thì Việt Nam sử dụng thang điểm 10 chứ không dùng điểm A+; nếu hiểu theo nghĩa khoa học thì A+ mang thêm DHA+ARA. ƒ Việc này phức tạp đến mức Mead Johnson phải sử dụng thông điệp PR trên báo thông qua các bài phỏng vấn Tổng giám đốc Tradewind Asia - Trưởng đại diện chịu trách nhiệm tiếp thị của Mead Johnson Nutritionals tại Việt Nam về các chất bổ sung DHA và ARA. Th.S. DINH TIEN MINH 25 6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR Clarity - Thông điệp phải rõ ràng ƒ Thông điệp rõ ràng nhằm tránh những hiểu nhầm không đáng có. Hình ảnh trong thông điệp được thể hiện rõ ràng thì công việc định vị sẽ được thực hiện tốt. Điều đặc biệt là thông điệp trong hoạt động PR mang tính chân thực cao hơn trong các quảng cáo, do đó nó dễ lôi cuốn các đối tượng và dễ gây dựng các giá trị và niềm tin về thương hiệu hơn quảng cáo. Th.S. DINH TIEN MINH 26 13
14. 6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR Channel - Lựa chọn kênh quảng bá nào ƒ Như đã được đề cập trong quá trình chọn lựa kênh quảng bá, chủ thể của hoạt động PR phải biết đối tượng tiếp nhận thông điệp nào sẽ sử dụng kênh PR nào. Sự phù hợp giữa đối tượng và kênh truyền là một yếu tố quan trọng thúc đẩy thông điệp được truyền tải tốt hơn. ƒ Công ty Kinh Đô mong muốn tiếp cận đa số những người yêu thích bóng đá thông qua việc tài trợ cho Giải vô địch bóng đá quốc gia V.League 2004. Tuy nhiên, đặc tính của các đối tượng xem bóng đá và hiện diện trên các sân bóng lại không phải là đối tượng sẽ có quyết định mua đối với các sản phẩm bánh ngọt. Th.S. DINH TIEN MINH 27 6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR Capability - Khả năng tiếp nhận và hiểu thông điệp của người nhận Thông điệp “A+ cho bé và @ cho mẹ” của Mead Johnson khá khó hiểu đối với những người mẹ. Các đặc tính về kỹ thuật nên được chuyển tải thông qua những gì đơn giản mà dễ hiểu. TS. Nguyễn Quốc Thịnh và CN. Nguyễn Thành Trung (Thương hiệu với nhà quản lý) Th.S. DINH TIEN MINH 28 14
15. 3. Caùc raøo caûn trong quaù trình truyeàn thoâng a) Raøo caûn Vaên hoaù b) Raøo caûn Theå chaát/ Vaät lyù c) Raøo caûn Taâm lyù/ Nhaän thöùc d) Raøo caûn Ngoân ngöõ/ Kyõ naêng nghe Th.S. DINH TIEN MINH 29 4. Giao thieäp vôùi truyeàn thoâng 4.1 Soaïn thaûo moät danh saùch caùc ñôn vò truyeàn thoâng. Th.S. DINH TIEN MINH 30 15
16. Moät khi ñaõ coù danh saùch, caàn thöïc hieän caùc coâng vieäc sau: ™ Goïi ñieän thoaïi cho phoøng thoâng tin ñeå coù ñöôïc teân, chöùc danh, ñieän thoaïi, fax cuûa ngöôøi maø baïn caàn lieân laïc. ™ Tìm kieám nhöõng nhaø baùo chuyeân vieát veà lónh vöïc cuûa toå chöùc baïn. ™ Töï giôùi thieäu veà baïn. Tìm thôøi gian thích hôïp ñeå gôûi thoâng tin. Tìm hieåu xem hoï thích gôûi thoâng tin qua phöông tieän naøo ? Th.S. DINH TIEN MINH 31 4.2 Caùc hình thöùc giao thieäp vôùi giôùi truyeàn thoâng ™ Ñieän thoaïi ™ Thoâng caùo baùo chí ™ Phoûng vaán ™ Hoïp baùo Th.S. DINH TIEN MINH 32 16
17. 4.3 Xaây döïng moái quan heä vôùi moät nhaø baùo ™ Haõy chaéc raèng baïn ñoïc taïp chí, hay laéng nghe/ xem chöông trình maø ngöôøi phoùng vieân baïn lieân laïc coù tham gia vieát baøi. ™ Laàn ñaàu tieân goïi ñeán, haõy giôùi thieäu baûn thaân vaø neân hoûi xem luùc ñoù coù thuaän tieän ñeå noùi chuyeän hay khoâng ? ™ Moät khi baïn coù dòp trình baøy, haõy hoûi hoï veà lòch trình laøm vieäc. Th.S. DINH TIEN MINH 33 ™ Tìm hieåu xem hoï quan taâm ñeán nhöõng tin töùc gì ? ™ Haõy ghi chuù nhöõng yeâu caàu vaø mong muoán cuûa phoùng vieân moãi khi hai beân coù dòp troø chuyeän. ™ Khi gaëp laïi phoùng vieân, baïn coù theå nhaéc laïi noäi dung laàn gaëp tröôùc. Ñieàu ñoù coù theå giuùp xaây döïng moái quan heä toát ñeïp. Th.S. DINH TIEN MINH 34 17
18. ™ Môøi hoï ñeán tham döï caùc söï kieän cuûa toå chöùc baïn. ™ Luoân coá gaéng xaây döïng moái quan heä toát ñeïp. ™ Ñöøng nghó raèng taát caû caùc yeâu caàu cuûa baïn ñeàu coù theå ñöôïc ñaêng treân aán phaåm. Th.S. DINH TIEN MINH 35 4.4 Nhöõng yeáu toá caàn löu yù trong vieäc thu huùt caùc phoùng vieân ™ Gôûi baøi oà aït ™ Thôøi gian ñaùp öùng ™ Ngaên naép, traät töï Th.S. DINH TIEN MINH 36 18