Bài giảng Phân tích và thiết kế hệ thống - Chương 3: Khởi đầu dự án - Phần 3.2 Tập hợp thông tin

Nội dung text: Bài giảng Phân tích và thiết kế hệ thống - Chương 3: Khởi đầu dự án - Phần 3.2 Tập hợp thông tin

1. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG Chương 3 (cont) 3.2. TẬP HỢP THÔNG TIN 3.2 - 1
2. Ý tưởng then chốt Mục đích của giai đoạn phân tích: Để hiểu thực sự các nhu cầu của hệ thống mới Để phát triển một hệ thống mà chúng nhận 3.2 - 2
3. Các nhiệm vụ phân tích Một số nhiệm vụ: Hiểu hệ thống là gì Xác định sự cải tiến Các khái niệm cho hệ thống sẽ là gì Để thực hiện các nhiệm vụ này: Cần tập hợp thông tin Nhiều dự án đưa ra không xác thực Phụ thuộc vào sự hiểu biết nghèo nàn của những nhu cầu trước đó 3.2 - 3
4. Tập hợp thông tin Tìm những người thích hợp để tham gia Xác định thông tin nào cần tập hợp (4 kỹ thuật): Phỏng vấn Lập bảng câu hỏi Phân tích tài liệu Quan sát 3.2 - 4
5. Phỏng vấn Phần lớn sử dụng các kỹ thuật thông thường Rất tự nhiên: Nếu bạn cần biết một số điều, bạn có thể hỏi một vài người 5 bước cơ bản để phỏng vấn Chọn người được phỏng vấn Thiết kế câu hỏi phỏng vấn Chuẩn bị cho phỏng vấn Hướng dẫn phỏng vấn Thực hiện phỏng vấn tiếp 3.2 - 5
6. Nguyên tắc khi phỏng vấn Cần có kế hoạch phỏng vấn Danh sách tất cả những người để phỏng vấn Khi nào họ sẽ được phỏng vấn Mục đích gì ở họ sẽ được phỏng vấn Chú ý Danh sách người được phỏng vấn phải dựa vào thông tin cần Tốt hơn khi người được phỏng vấn ở các hoàn cảnh khác nhau (Người quản lý -Người dùng) Phỏng vấn được lặp đi lặp lại 3.2 - 6
7. Thiết kế câu hỏi Kiểu câu hỏi ví dụ Câu hỏi đóng * Có bao nhiêu cuộc điện thoại được nhận trên một ngày? * Có bao nhiêu loại khách hàng? * Bạn muốn hệ thống mới cung cấp thông tin gì? Câu hỏi mở * bạn nghĩ gì về hệ thống hiện tại? * Những vấn đề cơ bản nào bạn bạn đối mặt hàng ngày? * Bạn quyết định chiến dịch quảng cáo thực hiện như thế nào? Câu hỏi tìm kiếm * Tại sao? * Bạn có thể đưa cho tôi một số ví dụ? * Bạn có thể giải thích chi tiết hơn? 3.2 - 7
8. Thiết kế câu hỏi (tiếp) Câu hỏi cần ngắn gọn và dễ hiểu Không có kiểu câu hỏi nào là tốt nhất Khởi đầu sử dụng phỏng vấn không có cấu trúc để xác định hệ thống như thế nào (câu hỏi mở - thông tin rộng hơn) Khi người phân tích thu được sự hiểu biết, phỏng vấn có cấu trúc được sử dụng (câu hỏi đóng- thông tin cụ thể hơn) 3.2 - 8
9. Các chiến lược hỏi Mức cao Từ trên xuống rất chung Mức trung gian Xác định ở mức độ vừa phải Mức thấp rất chi tiết Từ dưới lên 3.2 - 9
10. Chuẩn bị phỏng vấn Chuẩn bị kế hoạch phỏng vấn chung Danh sách câu hỏi Các câu trả lời biết trước và tiếp tục Sắp xếp giữa các chủ đề liên quan Xác nhận lĩnh vực hiểu biết của người phỏng vấn Đừng hỏi những câu hỏi mà không thể trả lời Đặt thứ tự ưu tiên trong trường hợp thời gian có hạn Phỏng vấn có cấu trúc với các câu hỏi đóng đưa ra dài hơn Đừng cố gắng thực hiện nhanh quá Vẫn cần tiếp tục phỏng vấn Người sử dụng không muốn bạn lãng phí thời gian của họ 3.2 - 10
11. Hướng dẫn phỏng vấn Cần chuyên nghiệp và khách quan Xây dựng quan hệ tốt với người được phỏng vấn Ghi chép tất cả thông tin hoặc thu âm Đảm bảo bạn hiểu tất cả các kết quả và ngôn ngữ Đưa ra cho người được phỏng vấn thời gian để hỏi câu hỏi Phải biết cảm ơn người được phỏng vấn Kết thúc 3.2 - 11
12. Báo cáo phỏng vấn BÁO CÁO PHỎNG VẤN Ghi chép phỏng vấn được chấp thuận bởi: ___ Người được phỏng vấn ___ Người phỏng vấn ___ Ngày ___ Mục đích chủ yếu: Tóm tắt phỏng vấn: Tin tức mở: Ghi chép chi tiết: 3.2 - 12
13. Các bước lập bảng câu hỏi Chọn người tham dự Sử dụng các mẫu phổ biến Thiết kế bảng câu hỏi Quan trọng hơn các câu hỏi phỏng vấn Ưu tiên câu hỏi cho sự chú ý Phân biệt giữa Câu hỏi hướng sự việc (câu hỏi xác định) Câu hỏi quan điểm (đồng ý – không đồng ý) Kiểm tra bảng câu hỏi trên các đồng nghiệp 3.2 - 13
14. Các bước lập bảng câu hỏi (cont) Thực thi bảng câu hỏi Cần thiết thu được tỷ lệ câu trả lời tốt Giải thích tầm quan trọng và nó sẽ được sử dụng như thế nào Đưa ra ngày trả lời mong đợi Đưa ra cho mọi người Có thể quay lại sau Có thể tiếp tục giám sát Hứa hẹn đưa ra các báo cáo kết quả Bảng câu hỏi tiếp tục Gửi kết quả cho các thành viên tham dự 3.2 - 14
15. Thiết kế bảng câu hỏi tốt Bắt đầu với việc không đe doạ và các câu hỏi thú vị Nhóm các mục vào trong các phần mạch lạc logic Đừng đặt những mục quan trọng vào phần cuối của bảng câu hỏi Đừng tập trung trong một trang với quá nhiều mục Tránh tóm tắt Tránh thành kiến hoặc gợi ý các mục hoặc các thuật ngữ Số các câu hỏi tránh sự lộn xộn Kiểm tra trước bảng câu hỏi để xác định các câu hỏi khó hiểu, gây bối rối Cung cấp việc giấu tên cho bên đơn 3.2 - 15
16. Phân tích tài liệu Cung cấp đầu mối về việc tồn tại “chính thức” hệ thống sẽ là gì Các tài liệu điển hình Biểu mẫu Báo cáo Hợp đồng thủ công Tìm kiếm người dùng đưa vào trong các biểu mẫu Tìm kiếm các thành phần mẫu không sử dụng Phân tích tài liệu trước khi phỏng vấn 3.2 - 16
17. Quan sát Người sử dụng/người quản lý thường xuyên không nhớ những điều mà họ thực hiện Xác nhận tính hợp lệ tập hợp thông tin theo các cách khác nhau Thay đổi hành động khi con người được xem xét Giữ hình bóng chậm, không thay đổi quá trình Cẩn thận không bỏ qua các hoạt động định kỳ Hàng tuần hàng tháng hàng năm 3.2 - 17
18. Lựa chọn các kỹ thuật thích hợp Phỏng vấn JAD Bảng câu hỏi Phân tích Quan sát tài liệu Kiểu của As-Is As-Is As-Is As-Is As-Is Thông tin Improve. Improve. Improve. To-Be To-Be Chiều sâu High High Medium Low Low Thông tin Mở rộng Low Medium High High Low Thông tin Tích hợp Low High Low Low Low Thông tin Bao gồm Medium High Low Low Low người dùng Giá Medium Low- Low Low Low- Medium Medium 3.2 - 18
19. Tóm tắt Có 4 kỹ thuật tập hợp thông tin chính mà tất cả những người phân tích hệ thống có thể sử dụng: phỏng vấn - Interviews, bảng câu hỏi - Questionnaires, phân tích tài liệu - Document Analysis, và quan sát - Observation. Người phân tích hệ thống cũng phải biết khi nào và như thế nào để sử dụng mỗi kỹ thuật như là tập hợp các phương pháp. 3.2 - 19