Bài giảng Phần mềm kế toán - Bài 2: Mở sổ kế toán bằng phần mềm

Nội dung text: Bài giảng Phần mềm kế toán - Bài 2: Mở sổ kế toán bằng phần mềm

1. MỞ SỔ KẾ TOÁN BẰNG PHẦN MỀM • Giảng viên: • Khoa: • Trường:
2. Nội dung • Các bước tiến hành mở sổ kế toán • Nhập số dư ban đầu • Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán • Khóa sổ kế toán cuối kỳ
3. Nội dung • Lưu trữ và bảo quản sổ kế toán • Trao đổi chứng từ kế toán giữa các bộ phận • Cập nhật phần mềm kế toán
4. Các bước tiến hành mở sổ kế toán • Mở sổ kế toán • Khai báo danh mục
5. Mở sổ kế toán • Mở sổ khi bắt đầu một năm tài chính hoặc mở sổ khi bắt đầu sử dụng phần mềm.
6. Khai báo danh mục • Danh mục hệ thống tài khoản • Danh mục khách hàng, nhà cung cấp • Danh mục vật tư hàng hóa • Danh mục TSCĐ
7. Danh mục hệ thống tài khoản • Dùng để quản lý hệ thống các tài khoản • Thiết lập sẵn theo chuẩn của Bộ Tài chính • Cho phép thêm, sửa, xóa phù hợp yêu cầu quản lý của DN • Sử dụng trong các bút toán hạch toán phát sinh
8. Danh mục hệ thống tài khoản
9. Danh mục khách hàng, nhà cung cấp • Khai báo nhằm lập báo cáo thống kê mua, bán hàng hóa, theo dõi công nợ • Thiết lập mã khách hàng, nhà cung cấp: – Mỗi khách hàng, nhà cung cấp là một mã khác nhau –Không nên đưa ra mã mà thành phần thông tin lại là của một mã khác
10. Danh mục khách hàng
11. Danh mục vật tư hàng hóa • Dùng để theo dõi, quản lý nhập xuất tồn vật tư, hàng hóa. • Mỗi vật tư mang một mã hiệu riêng, thuận tiện, dễ quản lý • Đặt mã tương ứng với mở thẻ (sổ) chi tiết theo dõi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật tư
12. Danh mục vật tư
13. Danh mục tài sản cố định • Dùng để quản lý TSCĐ • Mỗi TSCĐ mang một mã hiệu riêng, kèm thông tin về: tỷ lệ khấu hao, cách tính khấu hao, nguyên giá, • Đặt mã tương ứng với mở thẻ (sổ) chi tiết TSCĐ để theo dõi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan
14. Danh mục tài sản cố định
15. Nhập số dư ban đầu • Số dư ban đầu gồm: – Số dư đầu kỳ của tài khoản – Số dư đầu năm • Việc nhập số dư thực hiện sau khi khai báo xong danh mục ban đầu, trước khi hạch toán nghiệp vụ phát sinh trong kỳ
16. Nhập số dư ban đầu
17. Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán • Trong phần mềm kế toán thường có chức năng phân quyền sử dụng nhằm phân công công việc, quyền hạn của từng kế toán viên
18. Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán • Đặt mật khẩu khi truy cập vào sổ kế toán → Bảo mật chứng từ, sổ sách
19. Khóa sổ kế toán cuối kỳ • Khóa sổ kế toán → ngăn chặn chỉnh sửa dữ liệu đã hoàn chỉnh • Khóa sổ → toàn bộ chứng từ trước ngày khóa sổ không sửa lại được
20. Bỏ khóa sổ kế toán
21. Lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính • Lập bản sao sổ sách • Phục hồi sổ sách sau sự cố • Kiểm tra tính nhất quán của sổ sách giữa các bộ phận kế toán
22. Lập bản sao sổ sách • Nhằm đề phòng sự cố • Định kỳ/không định kỳ • Bản sao hoàn toàn giống bản gốc • Bản sao được cất giữ ở nơi an toàn
23. Phục hồi sổ sách Gặp sự cố bị mất sổ sách, chứng từ, mất dữ liệu người sử dụng có thể phục hồi lại các bản sao dự phòng
24. Kiểm tra tính nhất quán của sổ sách giữa các bộ phận hạch toán • Chức năng bảo trì dữ liệu: – Rà soát lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hạch toán – Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của giai đoạn nhập liệu
25. Trao đổi chứng từ kế toán giữa các bộ phận • Xuất khẩu chứng từ • Nhập khẩu chứng từ
26. Xuất khẩu chứng từ Cho phép xuất khẩu các danh mục đã khai báo và các chứng từ phát sinh trong kỳ, xuất khẩu cả số dư ban đầu.
27. Nhập khẩu chứng từ Cho phép nhập khẩu lại các chứng từ, số sách, báo cáo đã xuất khẩu.
28. Cập nhật phần mềm kế toán • Khi thay đổi thông tư, chế độ kế toán hoặc nâng cấp tính năng mới • Chức năng Tự động cập nhật qua Internet
29. Địa chỉ download tài liệu • Giáo trình KẾ TOÁN MÁY: anMay/DN/GiaoTrinh/giao_trinh_ke_toan_may.pdf • Slide bài giảng 2 – Mở sổ kế toán bằng phần mềm: anMay/DN/Slide/bai2_mo_so_ke_toan.ppt
30. Địa chỉ download tài liệu • Phim hướng dẫn thực hành: anMay/DN/Phim/cai_dat_va_tao_csdl.wmv anMay/DN/Phim/khai_bao_danh_muc_va_so_du_ban_ dau.wmv