Bài giảng Nguyên lý kế toán - Th.S Nguyễn Thị Chinh Lam

Nội dung text: Bài giảng Nguyên lý kế toán - Th.S Nguyễn Thị Chinh Lam

1. HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG  BBÀÀII GGIIẢẢNNGG NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN Biên soạn: Th.S Nguyễn Thị Chinh Lam – Chủ biên PTITTh.S Vũ Quang Kết T.S Hoàng Thị Tuyết ThS. Lê Thị Ánh HÀ NỘI – 2013
2. LỜI NÓI ĐẦU Đào tạo ngành kế toán đang trở thành một trong những hướng đào tạo chủ yếu của nhiều trường đại học, cao đẳng trong cả nước. Do vậy hệ thống bài giảng học liệu cho các môn học của ngành cũng đa dạng phong phú, đặc biệt với môn học Nguyên lý kế toán – môn học nền tảng của ngành, hiện nay trên thị trường có nhiều bài giảng, học liệu khác nhau. Với mong muốn xây dựng hệ thống bài giảng dành riêng cho giảng viên và sinh viên của Học viện Công nghệ Bưu chính viễn thông nhóm tác giả đã thực hiện biên soạn bài giảng “NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN”. Bài giảng được thực hiện biên soạn trên tinh thần tiếp thu nội dung mới nhất những quy định, chuẩn mực, quy tắc điều chỉnh trong lĩnh vực kế toán và kế thừa phát huy những điểm mạnh trong bài giảng của những trường đại học danh tiếng đồng thời dựa trên những kinh nghiệm thực tế giảng dạy của nhóm tác giả. Với mong muốn xây dựng và cung cấp những kiến thức cơ bản về nghề kế toán, bài giảng đã hệ thống những vấn đề bản chất hạch toán sau đó trình bày hệ thống phương pháp kế toán sử dụng để theo dõi, phản ánh nghiệp vụ kinh tế và cuối cùng là nội dung tổ chức công tác kế toán. Tham gia biên soạn bài giảng “NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN” là tập thể giảng viên, cán bộ thuộc khoa Tài chính Kế toán 1 – Học viện Công nghệ Bưu chính viễn thông sau đây: 1. ThS. Nguyễn Thị Chinh Lam - Chủ biên – Biên soạn chương 1, 4, 5, 6 2. ThS. Vũ Quang Kết – Biên soạn chương 3 3. TS. Hoàng Thị Tuyết – Biên soạn chương 7 4. ThS. Lê Thị Ánh – Biên soạn chương 2 Để bài giảng thực sự trở thành tài liệu hữu ích phục vụ cho hoạt động giảng dạy và học tập, nhóm tác giả mong muốn nhận được những góp ý với tinh thần xây dựng, chia sẻ chân thành từ phía độc giả. Xin chân thành cảm ơn!PTIT Hà nội 10/ 11/ 2013 Thay mặt nhóm tác giả CHỦ BIÊN NGUYỄN THỊ CHINH LAM
3. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán; 2007; PGS.TS Nguyễn Thị Đông; NXB Tài chính 2. Nguyên lý kế toán; 2009; TS Trần Quí Liên; NXB Tài chính 3. Kế toán đại cương; 2009; Ths Trần Đình Phụng; NXB Thống kê 4. Bài giảng Nguyên lý kế toán; 2009; ThS Vũ Quang Kết; Học viện Công nghệ Bưu chính viễn thông 5. Giáo trình Nguyên lý kế toán; 2005; ThS. Bùi Nữ Thanh Trà; Đại học Bách khoa Đà nẵng 6. Những quy định về chế độ kế toán Việt Nam hiện hành PTIT
4. Mục lục MỤC LỤC 1.1 SỰ PHÁT SINH, PHÁT TRIỂN CỦA HẠCH TOÁN 1 1.1.1 Sự ra đời và phát triển của hạch toán qua các hình thái kinh tế xã hội 1 1.1.2 Phân loại hạch toán 2 1.2 NHIỆM VỤ VÀ YÊU CẦU CỦA KẾ TOÁN 3 1.2.1 Nhiệm vụ của kế toán 3 1.2.2 Yêu cầu đối với kế toán 4 1.3 NHỮNG KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CHUNG ĐƯỢC THỪA NHẬN 5 1.4 ĐỐI TƯỢNG CỦA KẾ TOÁN 7 1.4.1 Đối tượng chung của kế toán 7 1.4.2 Đối tượng cụ thể của kế toán trong các đơn vị 7 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 11 CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 12 2.1. NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 12 2.1.1 Nội dung của phương pháp chứng từ kế toán 12 2.1.2 Ý nghĩa của phương pháp chứng từ 12 2.2 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 13 2.2.1 Khái niệm, phân loại chứng từ kế toán 13 2.2.2 Những yếu tố của chứng từ kế toán 16 2.3. TRÌNH TỰ XỬ LÝ VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 18 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 21 CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ 22 3.1. NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ 22 3.1.1. Nội dung của phương pháp tính giá 22 3.1.2. Ý nghĩa của phương pháp tính giá 23 3.2. NGUYÊN TẮC TÍNH GIÁ 24 3.2.1. Nguyên tắc kế toán chung 24 3.2.2. Các nguyên tắc cụ thể 25 3.3. TÍNH GIÁ MỘT SỐ ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN CHỦ YẾU 28 3.3.1. Tính giá tài sản cố định 28 3.3.2. Tính giá vật tư hàng hóa tăng (nhập kho) 30 3.3.3. Tính giá thành sảPTITn phẩm, dịch vụ sản xuất 32 3.3.4. Tính giá vật tư xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và giá vốn sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ 34 CHƯƠNG 4 : PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 40 4.1. NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 40 4.2. TÀI KHOẢN KẾ TOÁN VÀ KẾT CẤU CỦA TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 41 4.3. PHÂN LOẠI TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 44 4.3.1 Phân loại TK kế toán theo nội dung kinh tế mà tài khoản phản ánh 44 4.3.2 Phân loại TK kế toán theo công dụng và kết cấu của TK 45 4.3.3 Phân loại TK kế toán theo nội dung (mức độ, phạm vi) chỉ tiêu biểu thị đối 48 tượng kế toán cụ thể ở tài khoản 48 4.3.4 Phân loại TK kế toán theo quan hệ với các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính 49 4.4 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 50 1
5. Mục lục 4.4.1 Hệ thống tài khoản kế toán 50 4.4.2 Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp Việt Nam 50 4.5 CÁCH GHI CHÉP PHẢN ÁNH VÀO TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 58 4.5.1 Cách ghi đơn 58 4.5.2 Cách ghi kép 58 4.6 KIỂM TRA TÍNH CHÍNH XÁC CỦA VIỆC GHI CHÉP, PHẢN ÁNH CÁC VÀO CÁC TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 61 4.6.1 Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép phản ánh trên các tài khoản tổng hợp 61 4.6.2 Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép phản ánh các nghiệp vụ trên tài khoản chi tiết 66 4.7. HẠCH TOÁN MỘT SỐ QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH CHỦ YẾU 68 4.7.1 Hạch toán kế toán quá trình mua hàng 69 4.7.2 Hạch toán kế toán quá trình sản xuất 73 4.7.3 Hạch toán kế toán quá trình bán hàng 78 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 85 CHƯƠNG 5: PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 87 5.1 NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 87 5.1.1 Nội dung phương pháp tổng hợp cân đối kế toán 87 5.1.2 Ý nghĩa của phương pháp tổng hợp cân đối - kế toán 88 5.2. BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 89 5.2.1 Nội dung và kết cấu của Bảng cân đối kế toán 89 5.2.2 Nguồn số liệu lập Bảng cân đối kế toán 91 5.2.3 Tính chất Bảng cân đối kế toán 91 5.2.4 Mối quan hệ giữa bảng cân đối kế toán và tài khoản kế toán 92 5.3. BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH 93 5.3.1 Nội dung và kết cấu của Báo cáo kết quả kinh doanh 93 5.3.2 Nguồn số liệu lập Báo cáo kết quả kinh doanh 95 5.3.3 Tính chất Báo cáo kết quả kinh doanh 95 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 96 CHƯƠNG 6: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 97 6.1. SỔ KẾ TOÁN 97 6.1.1 Nội dung và nguyênPTIT tắc xây dựng mẫu số kế toán 97 6.1.2 Phân loại sổ kế toán 97 6.1.3 Quy định về sổ kế toán 101 6.2. HÌNH THỨC KẾ TOÁN 104 6.2.1 Khái niệm hình thức kế toán 104 6.2.2 Các hình thức kế toán 104 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 113 CHƯƠNG 7: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 115 7.1. KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 115 7.2. NGUYÊN TẮC VÀ NHIỆM VỤ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 116 7.3. NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 116 7.3.1. Tổ chức hệ thông chứng từ kế toán và công tác hạch toán ban đầu 117 7.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 119 7.3.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán 119 2
6. Mục lục 7.3.4. Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán 120 7.3.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 121 7.4. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 124 7.4.1 Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp 124 7.4.2 Xác định các phần hành kế toán cần tổ chức tại đơn vị 125 7.5. TỔ CHỨC KIỂM TRA KẾ TOÁN, KIỂM KÊ TÀI SẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN 126 7.5.1. Tổ chức kiểm tra kế toán 126 7.5.2. Tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản 128 7.5.3. Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán 128 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 7 131 PTIT 3
7. Chương 1: Bản chất của hạch toán kế toán CHƯƠNG 1 : BẢN CHẤT CỦA HẠCH TOÁN KẾ TOÁN Nội dung của chương nhằm tổng hợp những kiến thức nói về bản chất của hoạt động kế toán tại đơn vị. Giúp cho người đọc hiểu được nguồn gốc phát sinh và phát triển của hạch toán, nêu lên những khác biệt cơ bản giữa hạch toán kế toán và những loại hạch toán khác. Đồng thời nội dung của chương cũng làm rõ nội dung và đặc điểm đối tượng mà hạch toán kế toán theo dõi, phản ánh. 1.1 SỰ PHÁT SINH, PHÁT TRIỂN CỦA HẠCH TOÁN 1.1.1 Sự ra đời và phát triển của hạch toán qua các hình thái kinh tế xã hội Lao động là yếu tố cơ sở quyết định sự tồn tại và phát triển của xã hội. Khi hoạt động lao động dần được hoàn thiện cả về ý thức và kỹ năng thì xã hội cũng dần được phát triển theo. Tuy nhiên, xã hội là tổng thể của rất nhiều cá thể với các hoạt động lao động khác nhau, do vậy để quản lý, theo dõi các hoạt động này cần phải có công cụ, đáp ứng yêu cầu trên yếu tố hạch toán đã ra đời. Hạch toán là quá trình quan sát, đo lường, tính toán, ghi chép phản ánh về các hoạt động kinh tế diễn ra trong quá trình tái sản xuất, nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản lý phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát, đảm bảo cho quá trình tái sản xuất đem lại hiệu quả cao. Như vậy có thể thấy, hạch toán bao gồm các giai đoạn từ quan sát, đến đo lường tính toán, ghi chép phản ánh và chức năng quan trọng nhất mà hạch toán thực hiện đó là cung cấp thông tin. Trong đó, quan sát là giai đoạn đầu tiên, thông qua hoạt động quan sát có thể nắm bắt được hình thức biểu hiện của đối tượng; sau đó cần sử dụng các thước đo thích hợp để đo lường về đối tượng thước đo sử dụng trong hạch toán có thể là thước đo giá trị (thước đo tiền tệ), thước đo hiện vật, thước đo thời gian lao động; sau khi có kết quả đo lường cần sử dụng các phép tính, các phương pháp phân tích, đánh giá để xác lập các chỉ tiêu thông tin cần cung cấp; cuối cùng là giai đoạn thực hiện ghi chép, phản ánh lại những hoạt động đã quan sát, đo lường và tính toán. PTIT Hạch toán ra đời từ rất sớm, ngay khi con người sống dưới hình thái kinh tế xã hội đầu tiên- công xã nguyên thủy đã sử dụng đến công cụ hạch toán. Kết quả của các cuộc khảo cổ cho thấy, bầy người nguyên thủy đã sản sinh ra hạch toán, trong hang động của bầy người nguyên thủy người ta tìm thấy những sợi dây có thắt nút, hay trên hang động có hình vẽ của những con thú bên cạnh là những nút gạch liên tiếp. Mặc dù ở thời kỳ này, chữ số và các hệ đếm chưa có nhưng những kết quả trên cho thấy bầy người nguyên thủy có nhu cầu phản ánh lại kết quả của quá trình lao động và đã sáng tạo ra cách phản ánh, đây là những biểu hiện đầu tiên của hạch toán. Trải qua các hình thái kinh tế xã hội, phương thức lao động dần được hoàn thiện và nâng cao, đi cùng quá trình đó hạch toán cũng phát triển. Khi chuyển qua hình thái kinh tế xã 1
8. Chương 1: Bản chất của hạch toán kế toán hội chiếm hữu nô lệ, xã hội đã phân chia thành hai giai cấp: chủ nô và nô lệ, hạch toán đã xác định được đối tượng mà nó phục vụ đó chính là giai cấp thống trị - giai cấp chủ nô. Các chủ nô sử dụng hạch toán để theo dõi quá trình mua bán các nô lệ: số lượng nô lệ nắm giữ, giá mua, giá bán và tổng kết kết quả quá trình mua bán. Ghi nhận sự phát triển của hạch toán ở giai đoạn này đó là sự ra đời của những cuốn sổ, một hình thức theo dõi hệ thống về đối tượng. Chuyển sang hình thái kinh tế xã hội phong kiến, quá trình lao động của con người cũng phức tạp hơn – quá trình canh tác (sản xuất) trên các mảnh đất, hạch toán vẫn là công cụ phục vụ cho giai cấp thống trị trong xã hội (giai cấp địa chủ), tuy nhiên thông tin mà hạch toán theo dõi phản ánh phức tạp hơn nhiều. Địa chủ sử dụng hạch toán để nắm bắt thông tin về số lượng đất đai nắm giữ, những tá điền đang làm thuê hoặc thuê đất, chi phí canh tác: giống cây, phân bón, thuê mướn nhân công , kết quả thu nhận sau khi canh tác. Sự phát triển vượt bậc của hạch toán được ghi nhận dưới hình thái kinh tế xã hội công xã nguyên thủy. Lúc này hạch toán thực sự trở thành công cụ quản lý không thể thiếu của giai cấp tư sản. Lượng thông tin mà hạch toán theo dõi là hết sức phức tạp gắn kết trực tiếp với quá trình sản xuất kinh doanh của một thực thể kinh doanh, từ quá trình tổ chức thu mua các yếu tố đầu vào (nguyên vật liệu, máy móc thiết bị ) đến quá trình sản xuất và tiếp đến là quá trình bán hàng và xác định kết quả. 1.1.2 Phân loại hạch toán Nếu tiếp cận hạch toán từ hình thức biểu hiện của nó thì hết sức đa dạng bởi vì hoạt động diễn ra trong quá trình tái sản xuất là hết sức đa dạng. Tuy nhiên, dựa vào đặc điểm của đối tượng được theo dõi và đặc điểm thông tin hạch toán phản ánh có thể chia hạch toán thành 3 loại như sau: A, Hạch toán nghiệp vụ: là loại hạch toán trong đó theo dõi phản ánh trực tiếp từng nghiệp vụ kinh tế kỹ thuật, ví dụ hạch toán nghiệp vụ theo dõi quá trình bán hàng, theo dõi quá trình sử dụng máy thi công Thông tin hạch toán nghiệp vụ cung cấp là cụ thể, chi tiết đáp ứng yêu cầu về mức độ nhanhPTIT chóng, kịp thời. Tuy nhiên thông tin do loại hạch toán này cung cấp không có tính chất khái quát, không có cái nhìn tổng thể về vấn đề do khi phản ánh về đối tượng đã không có mối liên hệ với những yếu tố khác. B, Hạch toán thống kê (thống kê): là một môn khoa học nghiên cứu giữa mặt lượng và mặt chất của các hiện tượng kinh tế - xã hội số lớn tại những khoảng thời gian và địa điểm cụ thể, từ đó rút ra bản chất, quy luật của các hiện tượng này. Đối tượng mà hạch toán thống kê theo dõi phản ánh là các hiện tượng kinh tế - xã hội ở phạm vi số lớn, để đưa ra kết quả, loại hạch toán này cần nghiên cứu đánh giá các kết quả được điều tra liên tục, do vậy thông tin mà hạch toán thống kê phản ánh có tính liên tục nhưng gắn trực tiếp với một khoảng thời gian và một không gian cụ thể. 2
9. Chương 1: Bản chất của hạch toán kế toán C, Hạch toán kế toán (kế toán): là một môn khoa học theo dõi phản ánh về tình hình tài sản hiện có và những biến động tài sản tại một đơn vị khi đơn vị triển khai các hoạt động sản xuất kinh doanh. Như vậy, đối tượng mà kế toán theo dõi khác hẳn với hai loại hạch toán trên, đó là tài sản của một đơn vị và sự vận động của nó, việc theo dõi này cũng liên tục nhưng không chỉ trong phạm vi một khoảng thời gian mà nó liên tục gắn liền với sự tồn tại của đơn vị. Do vậy thông tin kế toán cung cấp không chỉ có tính liên tục mà còn có tính toàn diện. 1.2 NHIỆM VỤ VÀ YÊU CẦU CỦA KẾ TOÁN 1.2.1 Nhiệm vụ của kế toán Xuất phát từ chức năng của kế toán là cung cấp thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản cho người quản lý nhằm điều hành hoạt động sản xuất đem lại hiệu quả cao, thì nhiệm vụ của kế toán cũng cần bám sát theo chức năng trên. Nhiệm vụ kế toán bao gồm: 1. Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán. 2. Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán. 3. Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán. 4. Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật. Xuất phát từ yêu cầu quản lý và phạm vi cung cấp thông tin cho các đối tượng khác nhau, kế toán được chia thành kế toán quản trị và kế toán tài chính. Mỗi loại đảm nhận những nhiệm vụ cụ thể khác nhau: - Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán. Nhiệm vụ của kế toán tài chính là theo dõi (quan sát), tính toán và phản ánh tình hình về tài sản, nguồn vốn cũng như tìnhPTIT hình và kết quả hoạt động của đơn vị nhằm phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin bên trong và bên ngoài đơn vị, nhưng chủ yếu là các đối tượng bên ngoài. Kế toán tài chính cung cấp những thông tin về sự kiện xảy ra nên phải có dộ chính xác và tin cậy cao. Mặt khác những thông tin này được thu thập trên cơ sở chứng từ và các bằng chứng thực tế, do vậy thông tin do kế toán tài chính cung cấp có tính pháp lệnh. - Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán. Nhiệm vụ của kế toán quản trị là qua số liệu của kế toán tài chính, xử lý và cung cấp thông tin về quá trình hình thành, phát sinh chi phí, tình hình quản trị tài sản, đơn vị trong việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định. 3
10. Chương 1: Bản chất của hạch toán kế toán Kế toán quản trị có đặc điểm cơ bản là không những phản ánh những sự kiện đã xảy ra, mà còn phản ánh những sự kiện đang và sẽ xảy ra trong tương lai. Thông tin của kế toán quản trị cung cấp gắn liền với những bộ phận chức năng hoạt động trong đơn vị. Mặt khác kế toán quản trị có tính linh hoạt và thích ứng cao. Nhiệm vụ của kế toán tài chính và kế toán quản trị tuy có khác nhau nhưng đều phục vụ chung cho một mục của người sử dụng kế toán. Vậy, có thể tóm tắt nhiệm vụ của hạch toán kế toán nói chung là cung cấp thông tin mang tính xuyên suốt nhằm phản ánh thông tin về các sự kiện kinh tế đã xảy ra, đang xảy ra và sắp xảy ra trong một đơn vị đến các đối tượng quan tâm. 1.2.2 Yêu cầu đối với kế toán Thông tin kế toán cung cấp có một ý nghĩa, vai trò hết sức quan trọng ảnh hưởng lớn đến quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Tuy nhiên phạm vi đối tượng sử dụng thông tin kế toán cung cấp không chỉ giới hạn là những nhà quản lý trong nội bộ đơn vị mà còn nhiều đối tượng khác: các nhà đầu tư, các cấp quản lý, các ngân hàng, tổ chức tín dụng do vậy, để những thông tin kế toán thực sự trở thành những thông tin hữu ích, thì chúng cần phải đáp ứng một số yêu cầu nhất định. Nhằm cung cấp thông tin cho những đối tượng trên, kế toán cần đáp ứng các yêu cầu sau: 1. Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính. 2. Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán. Giá trị thông tin, kế toán sẽ được nâng cao khi chúng được cung cấp cho người sử dụng đúng thời điểm, mọi sự chậm trễ đều có thể ảnh hưởng tới quyết định đưa ra. 3. Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán. 4. Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. PTIT Nghĩa là các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép, báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung cũng như giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Mặt khác, các thông tin và các số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo. 5. Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính, từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán; số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế toán của kỳ trước. 6. Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh được. 4
11. Chương 1: Bản chất của hạch toán kế toán 1.3 NHỮNG KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CHUNG ĐƯỢC THỪA NHẬN Trong nền kinh tế tồn tại rất rất nhiều đơn vị hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau và với nhiều quy mô khác nhau. Ở góc độ vĩ mô hoạt động quản lý đối với các đơn vị là hết sức khó khăn và phức tạp, đặc biệt là đối với hoạt động kế toán của các đơn vị. Do vậy, để thống nhất các hoạt động kế toán cần xây dựng hệ thống các khái niệm, nguyên tắc nhằm chỉ đạo, quản lý các hoạt động kế toán tại các đơn vị. 1. Khái niệm đơn vị kế toán: Đơn vị kế toán là những thực thể kinh doanh có nhu cầu ghi chép phản ánh và lập các báo cáo kế toán. Tại khoản 5 điều 4 có quy định các đơn vị sau được coi là đơn vị kế toán (các đơn vị này có yêu cầu là phải lập các báo cáo tài chính): - Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước - Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước - Doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam - Hợp tác xã - Hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác 2. Khái niệm thước đo tiền tệ: Tiền tệ là đơn vị cơ bản nhất kế toán sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tại đơn vị kế toán, nói cách khác kế toán chỉ phản ánh những hoạt động của đơn vị có khả năng quy đổi về tiền. Thước đo tiền tệ được coi là thước đo khái quát nhất và tổng quát nhất khi kế toán sử dụng để phản ánh. 3. Khái niệm kỳ kế toán: Kỳ kế toán là một khoảng thời gian được tính từ thời điểm đơn vị mở sổ để ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đến thời điểm khóa sổ để lập các báo cáo kế toán. Kỳ kế toán có các loại: kỳ kế toán tháng, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán năm (còn gọi là niên độ kế toán). Kỳ kế toán giúp người sử dụng thông tin kế toán (dưới hình thức các báo cáo kế toán) có thể so sánh phân tích thông tin ở những khoảng thời gian khác nhau. 4. Khái niệm hoạt động liên tục: Giả định rằng các đơn vị kế toán sẽ hoạt động vô thời hạn hoặc ít nhất sẽ không bị giPTITải thể trong tương lai gần. Đây là một giả định tuy nhiên nó lại là điều kiện cơ bản quyết định việc áp dụng các nguyên tắc, chính sách kế toán. Giả thiết này còn nhấn mạnh rằng tài sản của đơn vị không cần phải đánh giá theo giá thị trường trừ trường hợp có sự giảm giá hệ thống và liên tục, ta sẽ sử dụng nguyên tắc khác để chi phối. Nếu đơn vị có nguy cơ bị phá sản, chuẩn bị ngưng hoạt động thì giá thị trường lại trở nên cần thiết khi lập báo cáo tài chính 5. Nguyên tắc giá phí: Việc phản ánh giá trị các tài sản, các khoản doanh thu, chi phí phải dựa trên giá gốc, giá ban đầu lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nguyên tắc này hỗ trợ cho công tác kế toán khi phản ánh giá trị đối tượng mà không chịu sự ảnh hưởng của giá cả thị trường. 6. Nguyên tắc xác định doanh thu: 5
12. Chương 1: Bản chất của hạch toán kế toán - Khái niệm doanh thu: Doanh thu là toàn bộ lợi ích kinh tế đơn vị thu được trong kỳ kế toán từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường và chủ yếu của đơn vị, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. - Thời điểm xác định doanh thu: việc xác định doanh thu phù thuộc vào loại hình sản phẩm dịch vụ đơn vị cung ứng. * Đối với đơn vị bán hàng: doanh thu được ghi nhận khi thực hiện chuyển giao quyền sở hữu về sản phẩm, hàng hóa từ người bán sang người mua và người mua chấp nhận thanh toán. * Đối với đơn vị cung ứng dịch vụ: doanh thu được ghi nhận khi kết quả được xác định một cách đáng tin cậy, tức là đơn vị xác định được tương đối chắc chắn lợi ích kinh tế thu được và chi phí bỏ ra để thực hiện dịch vụ. 7. Nguyên tắc phù hợp: Khi đơn vị xác định được một khoản doanh thu thì cần chỉ ra tương xứng với nó chi phí đơn vị bỏ ra để có được khoản doanh thu này. Sự phù hợp được xem xét theo hướng chi phí phù hợp với doanh thu trên hai khía cạnh thời gian và quy mô. 8. Nguyên tắc nhất quán: Trong công việc kế toán, việc áp dụng các khái niệm, nguyên tắc, phương pháp kế toán phải thực hiện nhất quán trong cả kỳ kế toán. Bất kỳ sự thay đổi nào cũng cần được thực hiện ở một kỳ kế toán mới. 9. Nguyên tắc khách quan: Khi phản ánh nghiệp vụ kinh tế, kế toán cần tôn trọng bản chất của nghiệp vụ, tránh để ý chí chủ quan chi phối. 10. Nguyên tắc trọng yếu: Để giảm tải khối lượng công việc khi theo dõi phản ánh đối tượng, kế toán cần quan tâm đến các yếu tố chi phối bản chất của sự việc và ít quan tâm đến các yếu tố có ít tác dụng. Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính. 11. Nguyên tắc công khai: Kế toán cần phải thực hiện công khai tài liệu kế toán cho các đối tượng có liên quan đếPTITn nghiệp vụ. 12. Nguyên tắc thận trọng: Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi: - Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn; - Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập; - Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí; - Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí. 6
13. Chương 1: Bản chất của hạch toán kế toán 1.4 ĐỐI TƯỢNG CỦA KẾ TOÁN 1.4.1 Đối tượng chung của kế toán Quá trình sản xuất là đối tượng nghiên cứu, theo dõi phản ánh của nhiều môn khoa học trong đó có kế toán. Tuy nhiên kế toán xem xét về quá trình sản xuất thông qua sự hình thành và vận động của tài sản (vốn) tại một đơn vị cụ thể. Trước hết, kế toán nghiên cứu theo dõi về tài sản của đơn vị ở trạng thái tĩnh. Khi nghiên cứu tài sản ở góc độ này kế toán cho biết tài sản của đơn vị bao gồm những thứ loại nào (tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn) và chúng được hình thành từ những nguồn nào (nợ phải trả và vốn chủ sở hữu). Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, tài sản của đơn vị sẽ biến động: ví dụ khi đưa nguyên vật liệu vào sản xuất nguyên vật liệu sẽ bị tiêu hao và nó sẽ kết tinh trong sản phẩm tạo ra. Do vậy kế toán không chỉ theo dõi tài sản ở trạng thái tĩnh mà còn theo dõi sự vận động của chúng khi tham gia vào quá trình sản xuất. Như vậy có thể thấy đối tượng chính mà kế toán theo dõi phản ánh: - Tài sản của đơn vị - Sự vận động của tài sản. 1.4.2 Đối tượng cụ thể của kế toán trong các đơn vị A, Tài sản * Tài sản là tất cả những thứ những loại hữu hình và vô hình gắn với lợi ích trong tương lai của đơn vị. Từ khái niệm trên cho thấy tài sản của một đơn vị không chỉ là những thứ hữu hình chúng ta nhìn thấy tại đơn vị: nhà xưởng, máy móc, thiết bị mà còn bao gồm những thứ vô hình: quyền sử dụng đất, thương hiệu Những tài sản vô hình này ngày càng được chú trọng khi xác định giá trị tài sản của đơn vị. Tuy nhiên không phải bất cứ những thứ, những loại nào tồn tại ở đơn vị kế toán cũng trở thành tài sản, chúng cần thỏa mãn một số điều kiện nhất định: - Thuộc quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát lâu dài của đơn vị - Phải có giá phí xác đPTITịnh - Gắn với lợi ích trong tương lai của đơn vị * Phân loại tài sản: mỗi đơn vị kế toán sẽ có hệ thống tài sản riêng phục vụ cho đặc thù sản xuất kinh doanh của mình, do vậy nếu chỉ dùng tên gọi thông thường của tài sản để theo dõi thì hệ thống tài sản hết sức phức tạp. Do vậy trong công tác kế toán sẽ phân chia hệ thống tài sản theo hai góc độ: theo kết cấu vốn kinh doanh và theo nguồn hình thành vốn kinh doanh trong đơn vị.  Phân loại tài sản theo kết cấu vốn kinh doanh: Theo cách phân loại này tài sản của đơn vị được nhìn nhận là bao gồm các loại vốn kinh doanh nào. Xét theo tốc độ luân chuyển của bộ 7
14. Chương 1: Bản chất của hạch toán kế toán phận vốn khi tham gia vào quá trình sản xuất thì tài sản của đơn vị bao gồm hai loại: tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn. Tài sản ngắn hạn là bộ phận tài sản có thời gian sử dụng, luân chuyển và thu hồi trong một năm hay một chu kỳ kinh doanh. Do tốc độ luân chuyển của bộ phận tài sản này rất nhanh nên vai trò của chúng là hết sức quan trọng đối với quá trình sản xuất. Tùy thuộc vào đặc điểm của từng đơn vị mà quy mô của tài sản ngắn hạn sẽ khác nhau nhưng về chủng loại thì tài sản ngắn hạn gồm những bộ phận sau: - Vốn bằng tiền: Là bộ phận tài sản tồn tại dưới hình thái tiền tệ, bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. - Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn: Là bộ phận tài sản được sử dụng để đầu tư với mục đích kiếm lời và có thời hạn thu hồi trong vòng 1 năm hay 1 chu kỳ kinh doanh. Thuộc bộ phận này có: Các khoản cho vay ngắn hạn, đầu tư cổ phiếu ngắn hạn - Các khoản phải thu: Là bộ phận tài sản của đơn vị nhưng đang bị các đơn vị, tổ chức, cá nhân khác nắm giữ sử dụng và đơn vị có trách nhiệm phải thu hồi. Thuộc nhóm tài sản này bao gồm: Phải thu ngắn hạn đối với khách hàng, Phải thu nội bộ, Tài sản thiếu chờ xử lý - Hàng tồn kho: Là bộ phận tài sản tồn tại dưới hình thái vật chất có thể cân đo, đong, đếm, mục đích của nhóm tài sản này là nhằm dự trữ phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc quá trình tiêu thụ. Hàng tồn kho của đơn vị bao gồm: Hàng mua đang đi đường, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm chế dở, thành phẩm, hàng hóa - Tài sản ngắn hạn khác: bao gồm khoản tạm ứng cho cán bộ công nhân viên, chi phí trả trước ngắn hạn, các khoản ký cược ký quỹ ngắn hạn Tài sản dài hạn là bộ phận tài sản có thời gian sử dụng, luân chuyển và thu hồi trên một năm hay kéo dài qua 1 chu kỳ kinh doanh. Tài sản dài hạn bao gồm các bộ phận sau: - Các khoản phải thu: Khác với khoản phải thu thuộc tài sản ngắn hạn, các khoản phải thu thuộc tài sản dài hạn đơn vị có trách nhiệm phải thu hồi với thời hạn là trên 1 năm hay kéo dài hơnPTIT 1 chu kỳ kinh doanh. - Tài sản cố định: Là những tư liệu sản xuất có thời gian sử dụng ước tính trên 1 năm và có giá trị lớn, riêng về tiêu chuẩn giá trị sẽ không cố định ở những khoảng thời gian khác nhau, tiêu chuẩn này sẽ được quy định ở những mức khác nhau. Thuộc loại sản cố định có tài sản cố định hữu hình (nhà cửa, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải ) và tài sản cố định vô hình (bản quyền, thương hiệu, quyền sử dụng đất ). - Bất động sản (BĐS) đầu tư là bất động sản, gồm: Quyền sử dụng đất; nhà, hoặc một phần của nhà, hoặc cả nhà và đất; cơ sở hạ tầng do người chủ sở hữu hoặc người đi thuê tài sản theo hợp đồng thuê tài chính, nắm giữ nhằm mục đích thu lợi từ việc cho thuê hoặc chờ tăng giá mà không phải để sử dụng trong sản xuất, cung cấp hàng hóa, 8
15. Chương 1: Bản chất của hạch toán kế toán dịch vụ hoặc sử dụng cho các mục đích quản lý hoặc bán trong kỳ hoạt động kinh doanh thông thường. - Các khoản đầu tư tài chính dài hạn: Là bộ phận tài sản được sử dụng để đầu tư với mục đích sinh lời có thời hạn thu hồi trên 1 năm hay qua 1 chu kỳ kinh doanh. Thuộc bộ phận này bao gồm các khoản đầu tư vào công ty con, đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết, đầu tư chứng khoán dài hạn, cho vay dài hạn - Tài sản dài hạn khác: bao gồm chi phí đầu tư xây dựng cơ bản dở dang, chi phí trả trước dài hạn, các khoản ký cược ký quỹ dài hạn  Phân loại tài sản theo nguồn hình thành vốn kinh doanh: Theo cách phân loại tài sản của đơn vị được nhìn nhận đã được tài trợ bởi những nguồn vốn nào. Xét mối quan hệ sở hữu của đơn vị đối với nguốn vốn thì nguồn hình thành vốn kinh doanh bao gồm 2 nguồn vốn: Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Nợ phải trả: là nguồn vốn tài trợ cho tài sản của đơn vị dưới hình thức đơn vị đi vay, đi chiếm dụng vốn của các đơn vị, tổ chức, cá nhân khác và đơnvị phải có trách nhiệm hoàn trả. Xét theo thời hạn đơn vị hoàn trả bộ phận vốn này, nợ phải trả bao gồm hai bộ phận: nợ ngắn hạn và nợ dài hạn - Nợ ngắn hạn: Là các khoản nợ đơn vị có trách nhiệm hoàn trả trong vòng 1 năm hay trong 1 chu kỳ kinh doanh. Nợ ngắn hạn bao gồm: Vay ngắn hạn, phải trả người bán, phải trả về thuế và các nghĩa vụ đối với Nhà nước, phải trả người lao động, tài sản nhận ký cược, ký quỹ ngắn hạn, phải trả nội bộ - Nợ dài hạn: Là các khoản nợ trong đó thời hạn đơn vị có trách nhiệm hoàn trả là trên 1 năm hay dài hơn 1 chu kỳ kinh doanh. Nợ dài hạn bao gồm: vay dài hạn, phải trả người bán, nhận ký cược ký quỹ dài hạn Vốn chủ hữu: Bộ phận vốn này được hình thành do chính chủ sở hữu của đơn vị bỏ ra và từ kết quả kinh doanh của đơn vị. Tùy theo loại hình doanh nghiệp mà bộ phận vốn này sẽ được hình thành theo các cách khác nhau: Doanh nghiệp Nhà nước sẽ do Nhà nước cấp, công ty cổ phần thì vốn chủ sở hữu do PTITcác cổ đông đóng góp, công ty tư nhân do chính chủ đơn vị bỏ ra Thuộc vốn chủ sở hữu bao gồm các nguồn vốn: nguồn vốn kinh doanh, lợi nhuận chưa phân phối, quỹ chuyên dùng, chênh lệch tỷ giá hối đoái, chênh lệch đánh giá lại tài sản Từ những nội dung trên ta có tài sản được hình thành bởi hai nguồn vốn: Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu, nên ta có phương trình kế toán sau: TÀI SẢN = NGUỒN VỐN hay TÀI SẢN = NỢ PHẢI TRẢ + VỐN CHỦ SỞ HỮU 9
16. Chương 1: Bản chất của hạch toán kế toán B, Sự vận động của tài sản Như đã phân tích ở trên, khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, tài sản của đơn vị sẽ biến động không ngừng. Tuy nhiên sự vận động này có những đặc điểm chủ yếu sau: - Tính chất hai mặt: Sự vận động của tài sản dù có đa dạng phong phú đến đâu cũng phải nằm ở 1 mặt trong 2 mặt biến động (biến động làm tăng đối tượng và biến động làm giảm). - Thuộc 1 trong 3 quá trình chủ yếu: Sự vận động tài sản của đơn vị không tuân theo 1 quy luật cố định nào, tuy nhiên nó phải thuộc 1 trong 3 quá trình chủ yếu sau: Quá trình mua hàng: Đây là giai đoạn đầu tiên của quá trình sản xuất, các đơn vị cần phải chuẩn bị sẵn sàng các yếu tố đầu vào: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị để có được các yếu tố này đơn vị phải tiến hành mua hàng. Thuộc giai đoạn này các yếu tố tài sản như tiền, công nợ với người bán, thuế giá trị gia tăng, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ bị tác động. Quá trình sản xuất: Sau khi đã chuẩn bị các yếu tố đầu vào, đơn vị sẽ chuyển sang giai đoạn sản xuất, ở giai đoạn này các yếu tố đầu vào sẽ được kết hợp với nhau, kết thúc quá trình các thành phẩm sẽ được tạo ra. Ở giai đoạn các yếu tố tài sản: nguyên vật liệu, hao mòn tài sản cố định, tiền lương, chi phí sản xuất sẽ bị tác động. Quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh: Mục tiêu hoạt động của đơn vị không chỉ dừng lại ở việc có được thành phẩm, các thành phẩm này phải được tiêu thụ trên thị trường và đem lại lợi nhuận cho đơn vị. Ở giai đoạn này các yếu tố sẽ bị tác động: thành phẩm, hàng hóa, doanh thu, chi phí bán hàng Trên thực tế khi hoạt động của các đơn vị diễn ra liên tục, các quá trình trên không nhất thiết phải diễn ra tuần tự theo thứ tự trên mà chúng sẽ đan xen với nhau, đồng thời quá trình mua hàng, quá trình sản xuất, quá trình bán hàng sẽ diễn ra cùng lúc, nhưng nếu xét riêng từng nghiệp vụ kinh tế thì chúng chPTITỉ có thể thuộc 1 trong 3 quá trình. C, Những mối quan hệ kinh tế pháp lý ngoài đơn vị Bên cạnh đối tượng là tài sản và sự vận động tài sản của đơn vị, kế toán cũng cần phải theo dõi phản ánh những mối quan hệ kinh tế pháp lý ngoài đơn vị. Những mối quan hệ này phát sinh trong trường hợp đơn vị giao dịch với các đơn vị kế toán khác tuy nhiên những mối quan hệ này có những nét đặc thù riêng. Ví dụ khi đơn vị nhận gia công cho một đơn vị khác, đơn vị thuê gia công sẽ mang nguyên vật liệu đến cho đơn vị nhận thuê gia công để đơn vị gia công thành sản phẩm theo yêu cầu, tại đơn vị nhận thuê gia công phần nguyên vật liệu này không được coi là tài sản của đơn vị, tuy nhiên kế toán của đơn vị phải có trách nhiệm theo dõi phản ánh. 10
17. Chương 1: Bản chất của hạch toán kế toán CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1. Hãy cho biết khi doanh nghiệp bán hàng theo hai hình thức thanh toán ngay và bán hàng trả chậm, trả góp thì doanh thu được xác định như thế nào? Nêu cơ sở của việc xác định 2. Đơn vị thực hiện ký hợp đồng thuê văn phòng, hợp đồng số 1 từ ngày 1/6/X-1 đến hết ngày 30/5/X với chi phí 120 triệu đồng, hợp đồng số 2 từ ngày 1/6/X đến hết ngày 30/5/X+1 với chi phí 180 triệu đồng, hãy cho biết chi phí kinh doanh về khoản thuê văn phòng trong năm X là bao nhiêu? 3. Nêu điểm giống và khác nhau giữa hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê và hạch toán kế toán? 4. Tại sao nói ở hình thái kinh tế xã hội tư bản chủ nghĩa, hạch toán kế toán đã phát triển vượt bậc? 5. Giải thích cơ sở hình thành phương trình kế toán Tài sản = Nguồn vốn? 6. Tại sao nói trong công tác kế toán, thước đo tiền tệ là thước đo khái quát, tổng quát nhất? 7. Làm rõ tính chất hai mặt trong sự vận động của tài sản? 8. Cho biết sự khác nhau khi tài sản vận động tại đơn vị sản xuất và đơn vị thương mại? PTIT 11
18. Chương 2: Chứng từ kế toán CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Để có thể phản ánh, xác minh những nghiệp vụ kinh tế phát sinh diễn ra hàng ngày trong một đơn vị kinh tế, người ta thường sử dụng phương pháp chứng từ kế toán với vai trò là phương pháp đầu tiên được sử dụng trong hệ thống phương pháp hạch toán kế toán. Xét trong mối quan hệ đó, nội dung của Chương gồm các phần sau: - Nghiên cứu về nội dung, ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán; - Tìm hiểu một cách tổng quan về chứng từ kế toán bao gồm nghiên cứu về nội dung, cách phân loại và các yếu tố của chứng từ kế toán; - Thông qua việc tìm hiểu về trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán để có được kiến thức cũng như cái nhìn về các công việc liên quan đến chứng từ kế toán ngoài thực tế. 2.1. NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 2.1.1 Nội dung của phương pháp chứng từ kế toán Phương pháp chứng từ kế toán là một phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành bằng các chứng từ kế toán, theo thời gian và địa điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế nhằm cung cấp kịp thời thông tin cho các cấp quản lý liên quan đồng thời làm cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán. Theo đó, phương pháp chứng từ là phương pháp đầu tiên và quan trọng của hệ thống phương pháp hạch toán kế toán. Nội dung của nó bao gồm 02 yếu tố cơ bản: Thứ nhất, phản ánh nguyên trạng các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thuộc đối tượng hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm của từng đối tượng và sự vận động của nó. Với nội dung này, phương pháp chứng từ có hình thức biểu hiện là hệ thống bản chứng từ để chứng minh hợp pháp việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế, tài chính và phản ánh bằng cách ghi chép rõ ràng, đầy đủ, chính xác, trung thực và khách quan các nghiệp vụ đó theo thời gian, địa điểm phát sinh vào bản chứng từ. Bản chứng từ này sẽ được dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán. PTIT Thứ hai, thông tin kịp thời về tình trạng và sự vận động của từng đối tượng hạch toán kế toán theo yêu cầu của nhà quản lý Với hình thức biểu hiện là quy trình luân chuyển chứng từ. Theo đó, chứng từ được luân chuyển giữa các bộ phận liên quan có nhu cầu về thông tin của các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh trong bản chứng từ, giúp cho các bộ phận liên quan đó thu nhận, xử lý và cung cấp những thông tin ban đầu về sự vận động của các đối tượng hạch toán kế toán cho nhà quản lý. 2.1.2 Ý nghĩa của phương pháp chứng từ - Là phương pháp thích hợp nhất nhằm phản ánh nguyên hình trạng thái và sự vận động của các đối tượng hạch toán kế toán vốn đa dạng và biến đổi không ngừng. 12
19. Chương 2: Chứng từ kế toán - Là bằng chứng chứng minh tính hợp pháp của việc hoàn thành các nghiệp vụ kinh tế thuộc đối tượng hạch toán kế toán. Qua đó, làm căn cứ cho việc bảo vệ tài sản của đơn vị, giải quyết các mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tượng hạch toán kế toán, phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị. - Là phương tiện thông tin nhanh cho các nhà quản lý và công tác phân tích hoạt động kinh doanh tại đơn vị. - Là cơ sở để phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế để vào sổ kế toán theo dõi từng đối tượng hạch toán cụ thể. - Chứng từ gắn liền với quy mô, thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, cũng như trách nhiệm vật chất của các cá nhân, các đơn vị về nghiệp vụ đó nên chứng từ góp phần thực hiện triệt để hạch toán kinh doanh nội bộ, gắn liền với kích thích vật chất và trách nhiệm vật chất. 2.2 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 2.2.1 Khái niệm, phân loại chứng từ kế toán a. Khái niệm Theo Luật kế toán, “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.” b. Phân loại chứng từ Chứng từ kế toán có nhiều loại và được tập hợp thành hệ thống chứng từ. Hệ thống chứng từ được chia thành 02 loại: Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. - Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này, nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh và phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế. - Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các PTITchỉ tiêu đặc trưng để các đơn vị trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp. Các đơn vị có thể them bớt một số chỉ tiêu cụ thể, thích hợp với nội dung và yêu cầu phản ánh nhưng phải đảm bảo những yếu tố cơ bản của chứng từ và có sự thỏa thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính. Để thuận tiện trong việc sử dụng và phân biệt từng loại chứng từ kế toán, người ta phân loại theo các cách sau: i. Phân loại theo công dụng: Căn cứ vào công dụng chứng từ được chia thành chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành và chứng từ liên hợp. - Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ dùng để truyền đạt những mệnh lệnh hay chỉ thị của người lãnh đạo cho các bộ phận cấp dưới thi hành như: Lệnh chi tiền, lệnh điều động vật 13
20. Chương 2: Chứng từ kế toán tư Loại chứng từ này chỉ mới chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh chứ chưa nói tới mức độ hoàn thành của nghiệp vụ, do đó chưa đủ điều kiện ghi chép thanh toán vào sổ kế toán. - Chứng từ chấp hành: Là loại chứng từ biểu thị một nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã được thực hiện và đã hoàn thành như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, nhập kho, do đó nó có đủ điều kiện để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Nhưng để đảm bảo tính pháp lý, nó phải có chứng từ mệnh lệnh đính kèm. - Chứng từ thủ tục: Là loại chứng từ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh (ví dụ: chứng từ ghi sổ trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ) có liên quan theo từng đối tượng kế toán cụ thể nhằm tạo sự tiện lợi trong việc ghi sổ và đối chiếu với các loại tài liệu. Loại chứng từ này chỉ là chứng từ trung gian nên phải có chứng từ ban đầu đi kèm theo thì mới đủ cơ sở pháp lý chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh. - Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại chứng từ nêu trên như lệnh kiêm phiếu xuất kho hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho ii. Phân loại theo địa điểm lập chứng từ: - Chứng từ bên trong: Là loại chứng từ được lập trong phạm vi đơn vị, không phụ thuộc vào đặc tính của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Có một số chứng từ bên trong chỉ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế, tài chính giải quyết trong nội bộ đơn vị. Ví dụ: Phiếu xuất vật tư cho phân xưởng sản xuất, bảng kê thanh toán lương . Bên cạnh đó, có một số chứng từ bên trong được lập tại đơn vị kế toán nhưng giải quyết các mối quan hệ kinh tế với các đơn vị bên ngoài. Ví dụ: hóa đơn bán hàng, biên bản bàn giao tài sản cố định cho đơn vị khác, bảng kê thực hiện hợp đồng của đơn vị với đơn vị khác. - Chứng từ bên ngoài: Là những chứng từ về các nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị hạch toán nhưng lập từ các đơn vị khác như: hóa đơn mua hang, hợp đồng vận chuyển mua ngoài iii. Phân loại chứng từ theo trình tự lập: - Chứng từ ban đầu: Còn được gọi là chứng từ gốc, là chứng từ được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa hoàn thành như: Hóa đơn bán hang, phiếu thu, phiếu chi nó có thể là cơ sở ghi trực tiếp vào sổ kế toán.PTIT - Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ dùng để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong việc ghi sổ kế toán như: Bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, các bảng kê Chứng từ tổng hợp là cơ sở ghi vào sổ sách kế toán khi đính kèm theo nó là các chứng từ gốc hợp lệ. iv. Phân loại theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ: - Chứng từ một lần: Là chứng từ trong đó việc ghi chép chỉ tiến hành một lần, sau đó được chuyển vào ghi sổ kế toán. 14
21. Chương 2: Chứng từ kế toán - Chứng từ nhiều lần: Là chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi các con số thường được cộng dồn. Tới một giới hạn xác định trước, chứng từ được chuyển vào ghi sổ kế toán. v. Phân loại theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ: - Chứng từ bình thường: Là chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện tính hợp quy luật của các nghiệp vụ xảy ra. Những chứng từ này tiếp tục làm thủ tục theo các yếu tố và trình tự quy định để ghi sổ, tổng hợp và thông tin theo định kỳ. - Chứng từ báo động: Là chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện mức độ diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế như vật tư sử dụng vượt định mức, thực hiện hợp đồng kinh tế không bình thường, thanh toán tiền vay không kịp thời Những chứng từ này thường được xử lý kịp thời theo trình tự quy định trước khi đưa vào ghi sổ kế toán. vi. Phân loại theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ ghi trên chứng từ: Bao gồm: - Chỉ tiêu lao động và tiền lương - Chỉ tiêu hàng tồn kho - Chỉ tiêu bán hàng - Chỉ tiêu tiền mặt - Chỉ tiêu tài sản cố định vii. Phân loại theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin của chứng từ: - Chứng từ thông thường: Là chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ để chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không phải thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. - Chứng từ điện tử: Là chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, hoặc trên vật mang tin như bảng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán Chứng từ điện tử là một hình thức của thông điệp dữ liệu, bao gồm: chứng từ kế toán điện PTITtử; chứng từ thu, chi ngân sách điện tử; thông tin khai và thực hiện thủ tục hải quan điện tử; thông tin khai và thực hiện thủ tục thuế điện tử; chứng từ giao dịch chứng khoán điện tử; báo cáo tài chính điện tử; báo cáo quyết toán điện tử và các loại chứng từ điện tử khác phù hợp với từng loại giao dịch theo quy định của pháp luật. Khi cần thiết, chứng từ điện tử có thể chuyển sang chứng từ giấy, nhưng phải phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ điện tử, có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy, có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy. Ngược lại, chứng từ giấy có thể chuyển sang chứng từ điện tử với các điều kiện tương tự như trên. Chứng từ điện tử chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của các bên tham gia giao dịch, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác; việc hủy chứng từ điện tử có hiệu 15
22. Chương 2: Chứng từ kế toán lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận. Chứng từ điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. 2.2.2 Những yếu tố của chứng từ kế toán Để đảm bảo là công cụ theo dõi phản ánh nghiệp vụ kinh tế ngay khi phát sinh, chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau: - Tên gọi (1) và số hiệu của chứng từ (2): + Tên gọi của chứng từ: Là một cụm từ thường thể hiện nội dung khái quát của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Ví dụ: Nhìn vào “Phiếu nhập kho” ta có thể nhận thấy nội dung khái quát của nghiệp vụ là nhằm chứng minh một nghiệp vụ nhâp kho (hàng hóa, nguyên vật liệu ) đã phát sinh. + Số hiệu chứng từ thực chất là số thứ tự của chứng từ. Việc thiết kế số hiệu chứng từ phải tuân theo những quy định cụ thể đối với từng ngành nghề, từng lĩnh vực hoạt động của đơn vị và từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ánh trên chứng từ. - Ngày tháng năm lập chứng từ (3): Là các yếu tố xác định về thời gian, thứ tự nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, đây cũng là một yếu tố quan trọng phục vụ cho việc quản lý chứng từ cũng như thanh tra tài chính. Nó cũng có ý nghĩa quan trọng trong việc giải quyết các tranh chấp pháp lý. - Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập (4) và nhận chứng từ (5): Các bên lập và nhận chứng từ kế toán có thể là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hay cá nhân. Yếu tố này làm cơ sở cho việc xác định trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Đồng thời làm cơ sở cho việc xác minh, đối chiếu và kiểm tra về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính khi có tranh chấp xảy ra. - Nội dung nghiệp vụ, kinh tế tài chính phát sinh (6): Đây là một trong những yếu tố cơ bản nhất của chứng từ. Nó chính là nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, có tác dụng giải thích rõ hơn về ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiPTITểm tra, thanh tra tính hợp lý của chứng từ. Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ phải được diễn đạt ngắn gọn, rõ ràng, không được viết tắt, sửa chữa. Các thuật ngữ được sử dụng trong nội dung chứng từ phải đảm bảo thông dụng, dễ hiểu. - Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh kế. tài chính ghi bằng sổ; tổng số tiền của chứng từ dùng để thu chi, tiền ghi bằng số và bằng chữ (7): Yếu tố này chỉ rõ đơn vị đo lường được sử dụng trong chứng từ (bao gồm thước đo bằng hiện vật và giá trị được nhà nước quy định). - Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ (8): 16
23. Chương 2: Chứng từ kế toán Đây là yếu tố cần thiết để có thể căn cứ vào đó quy trách nhiệm về tính chất hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế cũng như tính chính xác của chứng từ đối với các cá nhân có liên quan. Trên bản chứng từ, phải có ít nhất 02 chữ ký của các bên liên quan. Chú ý: - Những chứng từ dùng làm cơ sở trực tiếp ghi sổ có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán. - Những chứng từ có liên quan đến bán hàng có thêm chỉ tiêu số thuế phải nộp. - Những chứng từ thể hiện mối quan hệ giữa các pháp nhân nhất thiết phải có đủ chữ ký của kế toán trưởng (người kiểm soát) và thủ trưởng đơn vị (người phê duyệt), có đóng dấu của đơn vị. Ta có thể tham khảo mẫu chứng từ “Phiếu nhập kho” sau: Đơn vị: (4) ( (1) Số: (2) . PHIẾU NHẬP KHO Nợ: Có: Ngày tháng năm (3) Họ và tên người giao hàng: (5) Theo số ngày tháng năm (6) của Nhập tại kho: (6) (7) Số lượng Tên nhãn hiệu, quy cách, Theo Mã Đơn vị Thành STT phẩm chất vật tư, dụng chứng từ Thực Đơn giá số tính tiền cụ sản phẩm, hàng hóa nhập A B PTITC D 1 2 3 4 Cộng - Tổng số tiền (viết bằng chữ) (7): - Số chứng từ gốc kèm theo (8): Ngày tháng . năm (8) Kế toán trưởng Người lập Người giao Thủ kho (Hoặc bộ phận có nhu cầu phiếu hàng 17 (Ký, họ tên) nhập) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
24. Chương 2: Chứng từ kế toán 2.3. TRÌNH TỰ XỬ LÝ VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Luân chuyển chứng từ được xác định từ khâu lập (hoặc tiếp nhận chứng từ bên ngoài) đến khâu lưu trữ hoặc rộng hơn đến khâu huỷ chứng từ”. Trong thực tế, quy trình luân chuyển chứng từ được xác định từ khi lập (tức là thường từ bên ngoài doanh nghiệp) đến hết thời gian sử dụng, bảo quản hoặc huỷ chứng từ theo quy định pháp luật. Do đó, trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ bao gồm các bước sau: Bước 1: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ Khi lập chứng từ cần tuân theo các quy định sau: - Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. - Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không được ngắt quãng, phải gạch chéo các phần trống. - Trên chứng từ không viết tắt, không tẩy xóa, sửa chữa. Khi viết sai vào mẫu chứng từ thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai. Đối với các chứng từ liên quan trực tiếp đến tiền, khi phát hành sai cần phải gạch để hủy đi nhưng không xé rời khỏi cuống chứng từ. - Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Chứng từ kế toán lập để giao dịch với các tổ chức, cá nhân bên ngoài phảiPTIT có dấu của đơn vị. - Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán. - Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó. 18
25. Chương 2: Chứng từ kế toán Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng. Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng. Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác. Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký. Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản. Bước 2: Kiểm tra chứng từ kế toán Để tăng tính thận trọng trong kế toán, trước khi làm căn cứ ghi vào sổ kế toán, các chứng từ kế toán cần phải được kiểm tra và phê duyệt. Những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm: - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; - Kiểm tra tính hợp pháp, hợPTITp lý và hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán; - Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý chứng từ trong phạm vi nội bộ (đối với chứng từ do đơn vị lập). Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước thì phải từ chối thực hiện, đồng thời phải báo ngay cho kế toán trưởng hoặc thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng quy định pháp luật hiện hành. 19
26. Chương 2: Chứng từ kế toán Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại hay làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán. Bước 3: Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán Sau khi kế toán kiểm tra kỹ lưỡng các yếu tố cơ bản trên chứng từ tiếp nhận bên ngoài hoặc do đơn vị lập, nếu xác minh là hoàn toàn đúng quy định thì mới dùng những chứng từ đó để định khoản và ghi sổ kế toán. Chứng từ đã qua kiểm tra được sử dụng để cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho các bộ phận liên quan được thể hiện qua công tác luân chuyển chứng từ. Luân chuyển chứng từ là giao chuyển chứng từ lần lượt tới các bộ phận có liên quan, để những bộ phận này nắm được tình hình, kiểm tra, phê duyệt lấy số liệu ghi vào sổ kế toán. Tùy theo từng loại chứng từ mà có trình tự luân chuyển phù hợp, nhanh chóng, kịp thời và không gây trở ngại cho công tác kế toán. Do đó, cần xây dựng sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán cho từng loại chứng từ, trong đó quy định đường đi của chứng từ, thời gian cho mỗi bước luân chuyển, nhiệm vụ của người nhận được chứng từ. Ngoài ra, để nâng cao hiệu quả của luân chuyển chứng từ cần quan tâm đến việc cải tiến công tác kế toán theo hướng giảm số lượng chứng từ, đơn giản hóa nội dung cũng như hợp lý hóa thủ tục, ký, xét duyệt chứng từ. Bước 4: Bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ kế toán Vì chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý nên sau khi dùng làm căn cứ vào sổ, chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo trình tự, đóng gói cẩn thận và phải được bảo quản lưu trữ để khi cần có cơ sở đối chiếu, kiểm tra. Trước khi đưa vào lưu trữ, chứng từ được sắp xếp, phân loại để thuận tiện cho việc tìm kiếm và bảo đảm không bị hỏng, mất. Thời gian bảo quản, lưu trữ hay huỷ chứng từ kế toán được căn cứ vào Luật kế toán và các quy định pháp luật có liên quan. PTIT 20
27. Chương 2: Chứng từ kế toán CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1. Phương pháp chứng từ kế toán là gì? Vì sao nói đây là phương pháp quan trọng trong kế toán? 2. Trình bày các cách phân loại chứng từ kế toán? 3. Các yếu tố của chứng từ kế toán? Khi nào doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ? Mẫu chứng từ này cần đáp ứng yêu cầu gì? 4. Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán? Muốn công tác luân chuyển được thực hiện hiệu quả, doanh nghiệp cần phải làm gì? 5. Ghi chép trên chứng từ kế toán phải tuân thủ những nguyên tắc nào? 6. Khi kiểm tra chứng từ cần kiểm tra những nội dung gì? Nếu phát hiện sai sót thì phải xử lý như thế nào? 7. Hiện nay, việc bảo quản và lưu trữ chứng từ được quy định như thế nào PTIT 21
28. Chương 3: Phương pháp tính giá CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ Đối tượng của hạch toán kế toán, như đề cập ở chương một, là tài sản trong các đơn vị kế toán với tính hai mặt là vốn (giá trị của tài sản) và nguồn hình thành. Trong quán trình hoạt động, tài sản vận động không ngừng với nhiều hình thái biểu hiện khác nhau. Để phản ánh giá trị hiện có và sự vận động của các đối tượng cụ thể, kế toán sử dụng phương pháp tính giá. Chương này sẽ giúp cho người đọc hiểu được nội dung, ý nghĩa của phương pháp tính giá; các nguyên tắc kế toán ảnh hưởng đến việc tính giá; nội dung và cách thức tính giá các đối tượng kế toán chủ yếu như tài sản cố định, vật tư, hàng hóa , giá thành của sản phẩm, dịch vụ hoàn thành . 3.1. NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ 3.1.1. Nội dung của phương pháp tính giá Kế toán phản ánh tài sản trong các đơn vị kế toán ở cả trạng thái tĩnh và trạng thái động. Trạng thái tĩnh biểu hiện tình hình hiện có của tài sản với tính hai mặt là vốn (giá trị của tài sản) và nguồn hình thành. Trạng thái động phản ánh sự vận động, biến đổi từ hình thái biểu hiện này sang hình thái biểu hiện khác. Tài sản của các đơn vị có những đặc điểm sau: - Có tính đa dạng về chủng loại và hình thái biểu hiện khác nhau và được đo lường bằng các thước đo khác nhau theo tính chất vật lý của các loại tài sản như: cái, chiếc, mét, lít, kilogam . - Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, tài sản luôn vận động và biến đổi không ngừng cả về hình thái hiện vật và giá trị tài sản. - Hao phí các nguồn lực (tài sản) của đơn vị trong hoạt động sản xuất kinh doanh được biểu hiện dưới nhiều hình thái khác nhau như: vật tư, tiền lương, khấu hao, dịch vụ mua ngoài Với những đặc điểm trên cho nên để biểu hiện tổng hợp tình hình tài sản, sự vận động của tài sản cũng như tình hình chi phí và kết quả kinh doanh, kế toán cần thiết phải biểu hiện tất cả các đối tượng khác nhau về hình thái giá trị thông qua thước đo tiền tệ. Chính vì vậy tiền tệ là thước đo chủ yếPTITu của kế toán. Đây là thước đo mà thông qua nó kế toán kế toán mới thể hiện được chức năng cơ bản của mình là cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình và kết quả hoạt động cho các đối tượng sử dụng. - Việc sử dụng thước đo tiền tệ để tính toán và biểu hiện giá trị của các đối tượng kế toán được thể hiện thông qua phương pháp tính giá. Do vậy, có thể khái quát: “Tính giá là phương pháp thông tin và kiểm tra về sự hình thành và phát sinh chi phí có liên quan đến từng loại tài sản của đơn vị kế toán như tài sản cố định, vật tư, sản phẩm hàng hóa, dịch vụ ”. Như vậy, tính giá là phương pháp kế toán sử dụng đơn vị tiền tệ nhằm qui đổi tất cả các đối tượng kế toán bằng thước đo chung – thước đo giá trị. 22
29. Chương 3: Phương pháp tính giá - Đơn vị kế toán (theo Luật kế toán Việt nam) được hiểu là (1) Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước; (2) Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước; (3) Doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam; (4)Hợp tác xã; (5) Hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác. - Trong công tác kế toán, phương pháp tính giá có thể biểu hiện dưới hình thức là các bảng tính giá và trình tự tính giá. Để phản ánh trung thực các đối tượng kế toán nhằm cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau, việc tính giá cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực và các qui định của Nhà nước ban hành. Việc tính giá cần đảm bảo các yêu cầu sau đây: - Tính chính xác (xác thực): giá trị của tài sản phải được xác định phù hợp với giá cả thị trường và phù hợp với số lượng, chất lượng của tài sản. Nếu việc tính giá không chính xác, thông tin do tính giá cung cấp sẽ mất tính xác thực, không đáng tin cậy, ảnh hưởng đến việc đề ra quyết của các đối tượng sử dụng thông tinh kế toán. - Tính thống nhất: tính giá phải đảm bảo thống nhất về phương pháp tính toán các đối tượng trong đơn vị kế toán và giữa các thời kỳ khác nhau. Có như vậy, số liệu tính toán mới đảm bảo tính so sánh được giữa các thời kỳ của đơn vị kế toán và giữa các đơn vị với nhau. Qua đó, người sử dụng thông tin kế toán đánh giá được hiệu quả kinh doanh của từng đơn vị kế toán, từng thời kỳ khác nhau. 3.1.2. Ý nghĩa của phương pháp tính giá Bằng việc sử dụng thước đo tiền tệ, kế toán đã theo dõi, phản ánh được một cách tổng hợp và kiểm tra được các đối tượng hạch toán kế toán. Qua đó, tính giá giúp cho các đơn vị kiểm tra giám sát một cách có hiệu quả tình hình hoạt động của đơn vị mình. Đồng thời, cũng thông qua tính giá, kế toán tính toán và xác định được toàn bộ chi phí bỏ ra có liên quan đến việc thu mua các yếu tố đầuPTIT vào của quá trình sản xuất, chế tạo và tiêu thụ từng, sản phẩm hàng hóa. Từ đó, kế toán đánh giá hiệu quả kinh doanh nói chung cũng như hiệu quả kinh doanh từng mặt hàng, từng loại sản phẩm, dịch vụ và từng hoạt động kinh doanh nói riêng. Tính giá là một trong các phương pháp của hạch toán kế toán, nó có quan hệ chặt chẽ với các phương pháp khác như chứng từ, đối ứng tài khoản, tổng hợp - cân đối kế toán. Thông qua tính giá, kế toán mới ghi nhận, phản ánh được các đối tượng khác nhau vào chứng từ, tài khoản, sổ sách và tổng hợp các thông tin khác nhau qua các báo cáo. Mặt khác, tính giá vật tư, tài sản, hàng hoá, dịch vụ không thể tiến hành một cách tuỳ tiện được mà phải dựa trên thông tin do chứng từ, tài khoản và các báo cáo cung cấp rồi tổng hợp lại. Trong quá trình hoạt động của đơn vị kế toán, có nhiều tài sản không thể hình thành ngay một lúc được mà hình thành dần dần trong một khoảng thời gian nhất định. Cụ thể, vật 23
30. Chương 3: Phương pháp tính giá tư của doanh nghiệp có thể được hình hành thông qua quá trình mua sắm, sau đó thuê ngoài gia công chế biến rồi mới đưa vào nhập kho phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Tài sản cố định cũng có thể hình thành thông qua quá trình xây dựng, lắp đặt trong một khoảng thời gian nhất định Do vậy, kế toán phải kết hợp các phương pháp hạch toán khác nhau để ghi nhận sự hình thành giá trị của những tài sản này. 3.2. NGUYÊN TẮC TÍNH GIÁ 3.2.1. Nguyên tắc kế toán chung Trong công tác kế toán, khi tính giá các đối tượng, người làm kế toán cần phải am hiểu và vận dụng các nguyên tắc kế toán chung sau đây: * Nguyên tắc giá gốc Nguyên tắc này yêu cầu khi xác định giá trị các đối tượng kế toán, đơn vị phải căn cứ vào chi phí thực tế phát sinh hình thành nên tài sản. Chi phí này gọi là giá gốc hay giá vốn ban đầu. Giá gốc không thay đổi theo thời gian trừ khi có qui định khác trong chuẩn mực kế toán. Nguyên tắc này đòi hỏi với tài sản được mua sắm hoặc tạo lập dưới nhiều hình thức khác nhau thì kế toán phải ghi sổ theo toàn bộ chi phí thực tế liên quan đến việc tạo nên tài sản đó. Giá trị ghi sổ này sẽ không thay đổi khi giá thị trường thay đổi trừ trường hợp được đánh giá lại tài sản theo quy định của nhà nước hoặc yêu cầu của công tác quản lý. * Nguyên tắc khách quan Nguyên tắc khách quan đòi hỏi các tài liệu do kế toán cung cấp, các số liệu do kế toán phản ánh phải mang tính khách quan, trung thực dựa trên các bằng chứng xác thực là cơ sở để thẩm tra khi cần thiết. Để thực hiện yêu cầu của nguyên tắc này, kế toán phải sử dụng các thước đo tiêu chuẩn. Số liệu ghi sổ kế toán phải dựa trên những bằng chứng có thể kiểm tra được. * Nguyên tắc nhất quán Nguyên tắc nhất quán yêu cầu kế toán phải sử dụng thống nhất các phương pháp, các chính sách kế toán khi tính PTIT toán giá trị của các đối tượng giữa các kỳ kế toán với nhau. Trường hợp buộc phải thay đổi phương pháp, chính sách tính giá thì kế toán phải nêu rõ trong phần thuyết minh báo cáo tài chính. * Nguyên tắc thận trọng Nguyên tắc thận trọng xuất hiện khi đơn vị cần ước tính hoặc phán đoán những đại lượng trong điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc này đòi hỏi thu nhập được ghi nhận khi có chứng cứ chắc chắn còn chi phí được ghi nhận khi có chứng cứ có thể. Trong việc tính giá, nguyên tắc này yêu cầu kế toán lựa chọn phương pháp nào tạo ra thu nhập nhỏ hơn hoặc giá trị tài sản được nhỏ hơn vì như vậy nó sẽ đảm bảo cho khoản thu nhập hoặc tài sản có giá trị chắc chắn hơn. * Nguyên tắc trọng yếu 24
31. Chương 3: Phương pháp tính giá Nguyên tắc trọng yếu cho rằng những sai sót nhỏ là không trọng yếu nếu các các khoản mục này không làm ảnh hưởng đến tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, không tác động tới việc ra quyết định của người sử dụng thông tin. Vì vậy khi tính giá các đối tượng kế toán có thể bỏ qua những thông tin không trọng yếu, nhưng nhất thiết phải phản ánh các thông tin trọng yếu. Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. 3.2.2. Các nguyên tắc cụ thể Nguyên tắc 1. Xác định đối tượng tính giá phù hợp. Về mặt kế toán có thể phân chia hoạt động của doanh nghiệp thành các quá trình hoạt động khác nhau, cụ thể hoạt động của doanh nghiệp sản xuất có thể chia thành ba quá trình: quá trình cung cấp (quá trình tạp lập các yếu tố đầu vào), quá trình sản xuất và quá trình tiêu thụ sản phẩm. Doanh nghiệp thương mại sẽ không có quá trình sản xuất, doanh nghiệp dịch vụ có quá trình sản xuất gắn liền với quá trình tiêu thụ. Với mỗi quá trình, kế toán phải xác định được giá trị cho các đối tượng cụ thể. Trong quá trình tạo lập các yếu tố đầu vào, đối tượng cần tính giá là tài sản cố định, nguyên vật liệu, nhiên liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa mua vào . Đối tượng tính giá trong quá trình sản xuất là thành phẩm, bán thành phẩm, sản phẩm dở dang. Với quá trình tiêu thụ, đối tượng cần tính giá là giá bán và giá vốn hàng hóa tiêu thụ, dịch của dịch vụ cung cấp . Nguyên tắc 2: Phân loại chi phí hợp lý Có nhiều yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị của đối tượng tính giá, có loại liên quan trực tiếp đến từng đối tượng tính giá, có loại liên quan gián tiếp. Vì vậy, kế toán cần phân loại chi phí một cách hợp lý, khoa học để tạo điều kiện cho việc tính giá. Việc phân loại chi phí được tiến hành bằng nhiều cách khác nhau. Mỗi một cách phân loại có một tác dụng khác nhau trong quản lý và hạch toán. Để phục vụ cho việc tính giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, chi phí cần được phân loại theo nội dụng kinh tế của chi phí (yếu tố chi phí) hay theo công dụng kinh tế (khoản mục chi PTITphí). * Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế (theo yếu tố) Theo cách phân loại này chi phí của các đơn vị kế toán bao gồm các yếu tố chi phí sau: - Chi phí nhân công: bao gồm các khoản tiền lương, tiền công phải trả cho người lao động và các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tế, kinh phí công đoàn, trợ cấp thất nghiệp - Chi phí nguyên vật liệu: bao gồm giá mua, chi phí thu mua nguyên vật liệu sử dụng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Yếu tố này bao gồm: chi phí nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, chi phí nhiên liệu, phụ tùng thay thế, chi phí nguyên vật liệu khác. 25
32. Chương 3: Phương pháp tính giá - Chi phí công cụ dụng cụ: bao gồm giá mua của công cụ dụng cụ dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh. - Chi phí khấu hao tài sản cố định: bao gồm khấu hao của tất cả các tài sản cố định phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: bao gồm giá dịch vụ mua từ bên ngoài cung cáp cho hoạt đông kinh doanh cảu doanh nghiệp như chi phí bảo hiểm, thuê nhà xưởng, dịch vụ vận chuyển, quảng cáo, gia công chế biến sản phẩm -Chi phí khác bằng tiền * Phân loại theo công dụng kinh tế (theo khoản mục) Theo tiêu thức này, chi phí trong kỳ kế toán của doanh nghiệp gồm : - Chi phí sản xuất Giai đoạn sản xuất là giai đoạn chế biến nguyên vật liệu thành thành phẩm bằng sức lao động của công nhân kết hợp với việc sử dụng máy móc thiết bị. Chi phí sản xuất bao gồm ba khoản mục: chi phí nguyên liệu vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. + Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: Khoản mục chi phí này bao gồm các loại nguyên liệu và vật liệu xuất dùng trực tiếp cho việc chế tạo sản phẩm. Trong đó, nguyên vật liệu chính dùng để cấu tạo nên thực thể chính của sản phẩm và các loại vật liệu phụ khác có tác dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn chỉnh sản phẩm về mặt chất lượng và hình dáng. + Chi phí nhân công trực tiếp: Khoản mục chi phí này bao gồm tiền lương phải trả cho bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm và những khoản trích theo lương của họ được tính vào chi phí. Cần phải chú ý rằng, chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận công nhân phục vụ hoạt động chung của bộ phận sản xuất hoặc nhân viên quản lý các bộ phận sản xuất thì khôPTITng bao gồm trong khoản mục chi phí này mà được tính là một phần của khoản mục chi phí sản xuất chung. + Chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung là các chi phí phát sinh trong phạm vi các phân xưởng để phục vụ hoặc quản lý quá trình sản xuất sản phẩm. Khoản mục chi phí này bao gồm: chi phí vật liệu phục vụ quá trình sản xuất hoặc quản lý sản xuất, tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý phân xưởng, chi phí khấu hao , sửa chữa và bảo trì máy móc thiết bị, nhà xưởng, chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ sản xuất và quản lý ở phân xưởng, v.v Ngoài ra, trong kế toán quản trị còn dùng các thuật ngữ khác: chi phí ban đầu để chỉ sự kết hợp của chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp; chi phí chuyển đổi để chỉ sự kết hợp của chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. 26
33. Chương 3: Phương pháp tính giá - Chi phí ngoài sản xuất Đây là các chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất sản phẩm liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm hoặc phục vụ công tác quản lý chung toàn doanh nghiệp. Thuộc loại chi phí này gồm có các khoản mục chi phí sau: + Chi phí bán hàng: Khoản mục chi phí này bao gồm các chi phí phát sinh phục vụ cho khâu tiêu thụ sản phẩm. Có thể kể đến các chi phí như chi phí vận chuyển, bốc dỡ thành phẩm giao cho khách hàng, chi phí bao bì, khấu hao các phương tiện vận chuyển, tiền lương nhân viên bán hàng, hoa hồng bán hàng, chi phí tiếp thị quảng cáo, .v.v + Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm tất cả các chi phí phục vụ cho công tác tổ chức và quản lý quá trình sản xuất kinh doanh nói chung trên giác độ toàn doanh nghiệp. Khoản mục này bao gồm các chi phí như: chi phí văn phòng, tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp, khấu hao tài sản cố định của doanh nghiệp, các chi phí dịch vụ mua ngoài khác, v.v + Chi phí tài chính: Chi phí tài chính bao gồm các khoản chi phí liên quan đến việc huy động và sử dụng nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị kế toán. Nguyên tắc 3: Lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thích hợp Một số khoản chi phí có liên quan trực tiếp đến nhiều đối tượng tính giá nhưng không thể tách riêng ra được. Vì thế, cần lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý sao cho gần sát với mức tiêu hao thực tế. Thuộc những chi phí cần phân bổ này có thể bao gồm cả chi phí vật liệu, nhân công trực tiếp (do trong cùng một khoảng thời gian, một nhóm nhân công cùng tham gia chế tạo ra một số sản phẩm bằng cùng một lượng nguyên, vật liệu), chi phí sản xuất chung (là những chi phí chung phát sinh trong phạm vi phân xưởng, bộ phận sản xuất), chi phí vận chuyển, bốc dỡ, v.v Tiêu thức phân bổ chi phí cho từng đối tượng tính giá phụ thuộc vào quan hệ của chi phí với đối tượng tính giá. ThôngPTIT thường, các tiêu thức được lựa chọn là tiêu thức phân bổ chi phí theo hệ số, theo định mức, theo giờ máy làm việc, theo tiền lương công nhân sản xuất, theo chi phí vật liệu chính, theo số lượng, trọng lượng vật tư, sản phẩm, v.v Chi phí phân bổ cho các đối tượng theo công thức: Ci = H x Ti và C H= ∑ Ti Trong đó : C là tổng chi phí cần phân bổ Ci là chi phí phân bổ cho đối tượng i 27
34. Chương 3: Phương pháp tính giá H là hệ số phân bổ Ti là giá trị tiêu thức phân bổ của đối tượng i Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ nào cần căn cứ vào từng đối tượng cụ thể, dựa trên quan hệ của chi phí với đối tượng tính giá. Ví dụ, chi phí vận chuyển, bốc dỡ vật tư, hàng hoá thu mua có thể phân bổ theo trọng lượng hay theo số lượng vật tư, hàng hoá chuyên chở, bốc dỡ (nếu không phải là hàng cồng kềnh) hay phân bổ theo thể tích (nếu là hàng cồng kềnh). Chi phí sản xuất chung có thể phân bổ theo tiền lương công nhân sản xuất (nếu trình độ cơ giới hoá đồng đều và tiền lương công nhân sản xuất chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất) hoặc theo số giờ máy làm việc (nếu xác định được số giờ máy làm việc cho từng đối tượng) 3.3. TÍNH GIÁ MỘT SỐ ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN CHỦ YẾU 3.3.1. Tính giá tài sản cố định Tài sản cố định của đơn vị có thể phân thành hai loại: tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình. Thực tế các đơn vị còn có tài sản cố định thuê tài chính. Tuy nhiên đơn vị có quyền kiểm soát tài sản này trong thời gian dài nhưng không có quyền sở hữu và hình thái biểu hiện cuả tài sản này mang đặc điểm của tài sản cố định hữu hình hoặc vô hình. Tài sản cố định hữu hình là những tư liệu lao động chủ yếu có hình thái vật chất (từng đơn vị tài sản có kết cấu độc lập hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản liên kết với nhau để thực hiện một hay một số chức năng nhất định) thoả mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định hữu hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu như nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị Tài sản cố định vô hình là những tài sản không có hình thái vật chất, thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư thoả mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định vô hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, như một số chi phí liên quan trực tiếp tới đất sử dụng; chi phí về quyền phát hành, bằng phát minh, bằng sáng chế, bản quyền tác giả, phần mềm tin học Để được ghi nhận là tài sản cố định (hữu hình hoặc vô hình) thì tài sản phải thỏa mãn đồng thời các điều kiện theo chuPTITẩn mực kế toán Việt nam như sau: - Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai. - Nguyên giá được xác định một cách đáng tin cậy - Có giá trị đủ lớn (theo qui định hiện hành là từ 30 triệu đồng trở lên) - Thời gia sử dụng từ một năm trở lên. Giá trị của được ghi nhận vào sổ sách kế toán tại thời điểm bắt đầu đưa vào sử dụng được gọi là giá trị ban đầu (giá gốc) hay nguyên giá. Đối với tài sản đang sử dụng thì giá trị của tài sản được đánh giá theo giá trị còn lại. Giá trị còn lại của tài sản là phần chênh lệch giữa nguyên giá và giá trị hao mòn lũy kế. Tùy theo từng loại tài sản và phương thức hình thành mà nguyên giá của tài sản được xác định khác nhau. 28
35. Chương 3: Phương pháp tính giá a. Tính giá tài sản cố định hữu hình * Tài sản cố định hình thành do mua sắm Nguyên giá = Giá mua thực tế + Chi phí trước khi sử dụng - Giá mua thực tế là giá ghi trên hoá đơn của người bán là giá để người bán ghi nhận doanh thu. Giá đó là giá không có thuế giá trị gia tăng (đối với doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ) hoặc có thể là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế giá trị gia tăng (với doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp). Ngoài ra, trong một số trường hợp nhất định, được tính vào giá mua tài sản còn bao gồm cả số tiền được giảm giá (nếu có) và số thuế nhập khẩu phải nộp (nếu là hàng nhập khẩu). - Chi phí trước khi sử dụng bao gồm: chi phí vận chuyển bốc dỡ, chi phí lắp đặt chạy thử, chi phí mang tính chất cố vấn về mặt kỹ thuật, các khoản thuế, phí , lệ phí phải nộp Đây là các khoản chi phí phát sinh cho đến khi đưa tài sản cố định vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Ví dụ 3.1: Công ty Alpha là doanh nghiệp sản xuất, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Tháng 2 năm 2009, công ty mua một dây truyền máy móc thiết bị từ với giá 27.500.000.000 đồng, trong đó thuế GTGT 10%. Chi phí vận chuyển bốc dỡ đã bao gồm 10% thuế GTGT là 44.000.000 đồng, chi phí bảo hiểm trong quá trình vận chuyển là 7.000.000 đồng, Chi phí lắm đặt chạy thử là 3.300.000 đồng, đã bao gồng VAT 10%. Khi đưa vào sử dụng công ty mua bảo hiểm cho tài sản trên với phí là 6.000.000 đồng/ năm. Tài sản trên có thời gian sử dụng 5 năm, khấu hao bình quân. Nguyên giá dây truyền máy móc thiết bị trên bao gồm các khoản sau, không bao gồm VAT: - Giá mua thiết bị theo hóa đơn người bán: 25.000.000.000 đồng - Chi phí vận chuyển bốc dỡ: 40.000.000 đồng - Phí bảo hiểm trong quá trình vận chuyển: 7.000.000 đồng - Chi phí lắp đặt chạy thử: 3.000.000 đồng Nguyên giáPTIT TSCĐ: 25.055.000.000 đồng Lưu ý: phí bảo hiểm tài sản khi sử dụng không được tính vào nguyên giá mà tính vào chi phí vận hành hàng năm. * Tài sản cố định hình thành do xây dựng cơ bản Giá mua thành xây dựng Chi phí trước Nguyên giá = thực tế (hoặc giá trị quyết + khi sử dụng toán công trình) (nếu có) * Tài sản cố định hình thành do nhận vốn góp liên doanh, nhận quà biếu, tặng bằng tài sản cố định 29
36. Chương 3: Phương pháp tính giá Giá thực tế theo quyết định Chi phí trước Nguyên giá = của hội đồng đánh giá tài + khi sử dụng sản (nếu có) * Tài sản cố định hình thành do được cấp trên cấp, điều chuyển Giá trị còn lại trên sổ sách Chi phí trước của đơn vị cấp, điều chuyển khi sử dụng Nguyên giá = (hoặc theo giá đánh giá của + hội đồng giao nhận ) (nếu có) b. Tài sản cố định vô hình Nguyên tắc chung để xác định giá trị tài sản cố định vô hình là: nguyên giá tài sản cố định vô hình là toàn bộ các khoảng chi phí hợp lý hợp lệ mà đơn vị phải chi ra để có được tài sản cố định vô hình. Ví dụ: quyền sử dụng đất: nguyên giá là toàn bộ các khoản mà đơn vị đã chi ra để có quyền sử dụng đất hợp pháp, bao gồm cả các khoản khi liên quan đến việc giải phóng mặt bằng, san lấp mặt bằng, lệ phí trước bạ . 3.3.2. Tính giá vật tư hàng hóa tăng (nhập kho) Vật tư bao gồm nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, công cụ dụng cụ. Đây là các yếu tố đầu vào doanh nghiệp dụng để sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Hàng hóa là đối tượng doanh nghiệp mua vào để bán mà không qua khâu sản xuất chế biến. Kế toán phải tính toán đầy đủ các khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan đến vật tư, hàng hóa mua vào để làm căn cứ xác định giá nhập kho. * Trường hợp mua ngoài Về nguyên tắc giá nhập kho của vật tư, hàng hóa mua ngoài được xác định theo công thức sau: Giá nhập kho = Giá mua thực tế + Chi phí thu mua Giá mua thực tế là giá mua theo hóa đơn và các khoản thuế theo quy định được tính vào giá trị vật liệu (thuế nhậpPTIT khẩu) trừ (-) giảm giá hàng mua và chiết khấu thương mại. - Giảm giá hàng mua phát sinh khi hàng mua không đủ chất lượng hoặc sai qui cách, phẩm chất nên người bán phải giả trừ một khoản tiền cho đơn vị. - Chiết khấu thương mại phát sinh khi đơn vị mua hàng với số lượng lớn hoặc là khách hàng thường xuyên của nhà cung cấp. Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển bốc dỡ, chi phí kho hàng bến bãi, chi phí bảo hiểm vật tư hàng hóa trong thời gia vận chuyển từ nhà cung cấp đến khi nhập kho tại đơn vị, chi phí cho bộ phận thu mua, hao hụt trong định mức . * Trường hợp được đơn vị cấp trên cấp: Giá thực tế nhập kho là giá ghi sổ của đơn vị cấp trên và chi phí vận chuyển, bốc dỡ liên quan 30
37. Chương 3: Phương pháp tính giá * Trường hợp nhận góp vốn liên doanh bằng vật tư hàng hóa: Giá thực tế nhập kho là giá do hội đồng định giá xác định. * Trường hợp thuê gia công chế biến: Giá mua thực tế vật Chi phí chế biến hoặc chi = tư, hàng hóa xuất + phí thuê gia công chế biến Giá nhập kho chế biến hoặc thuê (gồm cả chi phí vận gia công chế biến chuyển, bốc dỡ) Ví dụ 3.3: Tính giá vật liệu mua vào Công ty Alpha tiến hành mua sắm một số vật liệu phục vụ cho sản xuất, bao gồm: - Vật liệu chính: 40.000 kg, giá mua đã bao gồm VAT 10% là 55.000đ/kg - Vật liệu phụ: 10.000kg, giá mua đã bao gồm VAT 10% là 11.000đ/kg Các chi phí vận chuyển, bốc dỡ số vật liệu trên thực tế phát sinh 12.500.000 đồng Để tính giá thực tế tài sản mua vào, cần phân bổ phí thu mua cho từng loại theo trọng lượng vận chuyển, bốc dỡ. - Chi phí thu mua phân bổ cho vật liệu A: 12.500.000 x 40.000 Vật liệu chính = 10.000.000 (đ) (40.000 + 10.000) = - Chi phí thu mua phân bổ cho vật liệu phụ: 12.500.000 x 10.000 Vật liệu phụ = 2.500.000 (đ) (40.000 + 10.000) = - Giá thực tế của vật liệu chính: + Nếu tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ: Tổng giá trị nhập kho: 40.000 kg x 50.000 đ= 2.000.000.000 đồng PTIT2.000.000.000 + 10.000.000 Đơn giá vật = = 50.250 (đ/kg) liệu chính 40.000 + Nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Tổng giá trị nhập kho: 40.000 kg x 55.000 đ= 2.200.000.000 đồng Đơn giá vật 2.200.000.000 + 10.000.000 = = 55.250 (đ/kg) liệu chính 40.000 - Giá mua thực tế của vật liệu phụ: + Nếu tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ: Tổng giá trị nhập kho: 10.000kg x 10.000đ = 100.000.000 đồng 31
38. Chương 3: Phương pháp tính giá Đơn giá vật 100.000.000 + 2.500.000 = = 10.250 (đ/kg) liệu phụ 10.000 + Nếu tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp: Tổng giá trị nhập kho: 40.000 kg x 11.000 đ= 110.000.000 đồng Đơn giá vật 110.000.000 + 2.500.000 = = 11.250 (đ/kg) liệu phụ 10.000 3.3.3. Tính giá thành sản phẩm, dịch vụ sản xuất Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp và đồng thời là sự tiêu hao của ba yếu tố: lao động, đối tượng lao động, và tư liệu lao động. Kết quả của quá trình sản xuất là sản phẩm, dịch vụ hoàn thành. Do vậy, giá trị của sản phẩm, dịch vụ hoàn thành sẽ bao gồm các hao phí của ba yếu tố trên tính cho sản phẩm hoàn thành. Do quá trình sản xuất diễn ra liên tục nên tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình sản xuất, bên cạnh sản phẩm hoàn thành thì cũng tồn tại một lượng sản phẩm dở dang. Vì vậy để xác định giá trị sản phẩm hoàn thành, kế toán cần xác định giá trị sản phẩm dở dang. Quá trình tính giá sản phẩm, dịch vụ hoàn thành được thực hiện theo trình tự sau: (1) Tập hợp chi phí sản xuất: - Đối với chi phí tiếp (nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp): chi phí phát sinh liên qua đến đối tượng (sản phẩm, dịch vụ) nào thì tập hợp trực tiếp cho đối tượng đó. - Đối với chi phí gián tiếp liên quan đến nhiều đối tượng thì phân bổ cho các đối tượng gánh chịu chi phí theo các tiêu thức phù hợp. - Xác định tổng chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ cho từng đối tượng. Tổng chi phí Chi phí Chi phí Chi phí sản sản xuất = nguyên vật + nhân công + xuất chung phát sinh PTITliệu trực tiếp trực tiếp (phân bổ) (2) Xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ: Giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ có thể được đánh giá theo các phương pháp sau: - Theo chi phí nguyên vật liệu chính hoặc nguyên vật liệu trực tiếp - Theo sản lượng hoàn thành tương đương - Theo chi phí định mức hoặc chi phí kế hoạch (3) Tính tổng giá thành và giá thành đơn vị sản phẩm, dịch vụ: giá thành của sản phẩm, dịch vụ hoàn thành được tính theo công thức: Tổng Giá thành Giá trị sản Chi phí sản xuất Giá trị sản sản phẩm (dịch = phẩm dở + thực tế phát sinh - phẩm dở 32
39. Chương 3: Phương pháp tính giá vụ) hoàn thành dang đầu kỳ trong kỳ trong dang cuối kỳ kỳ Giá thành đơn Tổng giá thành sản phẩm (dịch vụ) hoàn thành vị của sản = phẩm (dịch vụ) Số lượng sản phẩm (dịch vụ) hoàn thành Ví dụ 3.4: Tại một phân xưởng sản xuất hai loại sản phẩm A và B. Tình hình chi phí sản xuất trong kỳ được tập hợp như sau : Khoản mục chi phí Sản phẩm A Sản phẩm B Chi phí dở dang đầu kỳ (ngàn đồng) 500.000 600.000 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (ngàn đồng) 3.500.000 1.500.000 Chi phí nhân công trực tiếp (ngàn đồng) 1.500.000 1.200.000 Chi phí sản xuất chung phát sinh bao gồm: - Tiền lương quản lý và phục vụ phân xưởng: 200.000 ngàn đồng, - Khấu hao máy móc thiết bị: 500.000 ngàn đồng, - Dịch vụ mua ngoài: 100.000 ngàn đồng. - Công cụ dụng cụ: 40.000 ngàn đồng - Chi phí khác 60.000 ngàn đồng. Cộng: 900.000 ngàn đồng Chi phí sản xuất chung phân bổ cho sản phẩm A và B theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Cuối kỳ hoàn thành 5.000 sản phẩm A và 4.000 sản phẩm B. Sản phẩm dở dang cuối kỳ được đánh giá: sản phẩm A: 350.000 ngàn đồng, sản phẩm B: 500.000 ngàn đồng. Giá thành sản phẩm A và B được xác định như sau: - Phân bổ chi phí sản xuấPTITt chung cho hai loại sản phẩm A và B: 900.000 Sản phẩm A = x 3.500.000 = 630.000 ngàn đồng 3.500.000 + 1.500.000 900.000 Sản phẩm B = x 1.500.000 = 270.000 ngàn đồng 3.500.000 + 1.500.000 - Tổng chi phí phát sinh : Sản phẩm A = 3.500.000 + 1.500.000 + 630.000 = 5.630.000 ngàn đồng Sản phẩm B = 1.500.000 + 1.200.000 + 270.000 = 2.970.000 ngàn đồng - Tổng giá thành sản phẩm hoàn thành: 33
40. Chương 3: Phương pháp tính giá Sản phẩm A = 500.000 + 5.630.000 - 350.000 = 5.780.000 ngàn đồng Sản phẩm B = 600.000 + 2.970.000 - 500.000 = 3.070.000 ngàn đồng - Giá thành đơn vị sản phẩm: Sản phẩm A = 5.780.000 ngàn đ/ 5.000 = 1.156.0 ngàn đồng / sản phẩm Sản phẩm B = 3.070.000 ngàn đ/ 4.000 = 767,5 ngàn đồng/ sản phẩm 3.3.4. Tính giá vật tư xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và giá vốn sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ Giá trị vật tư, sản phẩm hàng hóa mỗi lần nhập kho thường có đơn giá nhập khác nhau do biến động của giá thị trường khi mua (đối với vật tư hàng hóa) hoặc do biến động của chi phí sản xuất (đối với thành phẩm). Do vậy, kế toán phải xác định giá trị thực tế của hàng xuất kho làm căn cứ hạch toán. Để xác định giá đơn vị của hàng xuất bán, xuất dùng kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau đây +.Phương pháp giá đơn vị thực tế đích danh + Phương pháp Nhập trước - Xuất trước + Phương pháp Nhập sau - Xuất trước + Phương pháp Giá đơn vị bình quân Việc sử dụng phương pháp nào là do doanh nghiệp tự qui định nhưng phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán. Để minh hoạ phương pháp tính giá, ta sẽ dùng số liệu của ví dụ sau cho tất cả các phương pháp tính giá. Ví dụ 3.5: Tại một doanh nghiệp trong tháng 3 năm N có tình hình vật tư như sau: - Vật tư tồn đầu tháng: 4000kg, đơn giá 30.000 đồng/kg - Tình hình nhập xuất trong tháng: Ngày 03: nhập kho 4000 kg, đơn giá nhập 30.500đ/ kg Ngày 08: xuất sử dụngPTIT 5000 kg Ngày 15: nhập kho 4000 kg, đơn giá nhập 30.800 đồng/kg Ngày 20: nhập 2000 kg, đơn giá nhập 31.000 đồng / kg Ngày 21: xuất sử dụng 5500 kg Yêu cầu: Tính giá xuất kho vật tư theo các phương pháp. a. Phương pháp giá thực tế đích danh Theo phương pháp này, hàng xuất kho được xác định giá trị theo đơn chiếc hay theo từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập cho đế lúc xuất dùng. Khi xuất lô hàng nào sẽ xác định theo giá thực tế đích danh của lô hàng đó. Phương pháp này đòi hỏi việc sắp xếp, bố trí vật tư trong kho phải khoa học, có yết giá cho từng lô hàng, tiện cho việc theo dõi và dễ dàng di chuyển. 34
41. Chương 3: Phương pháp tính giá Giả sử trong ví dụ 3.5 trên thì số liệu vật tư xuất ra trong ngày 08 gồm 3000 kg thuộc tồn đầu tháng; 2000 kg thuộc số nhập ngày 03, vật tư xuất ra ngày 21 gồm 3500 kg thuộc số nhập ngày 15 và 2000 kg thuộc số nhập ngày 20. Như vậy trị giá vật liệu xuất kho và tồn kho cuối kỳ được xác định là: Giá vật liệu xuất kho trong kỳ: - Ngày 08: (3.000 kg x 30.000 đ) + (2.000 kg x 30.500 đ) = 151.000.000 đồng - Ngày 21: (3.500 kg x 30.800 đ) + (2.000 kg x 31.000 đ) = 169.800.000 đồng Cộng: 320.800.000 đồng Giá thực tế của vật tư tồn cuối kỳ (3.500 kg): - Vật tư tồn đầu kỳ còn lại: 1.000 kg x 30.000 đ = 30.000.000 đồng - Vật tư nhập ngày 08 còn lại: 2.000 kg x 30.500 đ = 61.000.000 đồng - Vật tư nhập ngày 15 còn lại: 500 kg x 30.800 đ = 15.400.000 đồng Cộng: 106.400.000 đồng b. Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO- First In First Out)) Đặc điểm của phương pháp này là hàng xuất ra được tính theo giá có đầu tiên trong kho tương ứng với số lượng của nó, nếu không đủ thì lấy theo giá tiếp theo theo thứ tự từ trước đến sau. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của hàng mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế của hàng xuất trước, giá hàng tồn cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số hàng mua vào sau cùng trong kỳ. Với ví dụ 3.5, giá vật tư xuất kho sử dụng và tồn cuối kỳ được xác định ở bảng sau: Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn kho Ngày Số Đơn Thành Số Đơn Thành Số Đơn giá Thành lượng giá tiền lượng giá tiền lượng (ngàn tiền (kg) (ngàn (ngàn đ) (kg) (ngàn (ngàn đ) (kg) đ) (ngàn đ) đ) đ) 01/ 3 PTIT 4.000 30,0 120.000 03/ 3 4.000 30,0 120.000 4.000 30,5 122.000 4.000 30,5 122.000 08/ 3 4.000 30,0 120.000 1.000 30,5 30,500 3.000 30,5 91,500 15/ 3 3.000 30,5 91.500 4.000 30,8 123.200 4.000 30,8 123.200 20/ 3 3.000 30,5 91.500 4.000 30,8 123.200 2.000 31,0 62.000 2.000 31,0 62.000 21/ 3 3.000 30,5 91.500 1.500 30,8 46.200 2.500 30,8 77.000 2.000 31,0 62.000 35
42. Chương 3: Phương pháp tính giá Tổng 10.000 307.200 10.500 319.000 3.500 108.200 c. Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO- Last In First Out) Đặc điểm của phương pháp này là hàng xuất ra trước được tính theo giá của lần nhập sau cùng trước khi xuất tương ứng với số lượng của nó, và lần lượt tính ngược lên theo thời gian nhập. Với ví dụ 3.5, giá vật tư xuất kho sử dụng và tồn cuối kỳ được xác định ở bảng sau: Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn kho Ngày Số Đơn Thành Số Đơn Thành Số Đơn giá Thành lượng giá tiền lượng giá tiền lượng (ngàn tiền (ngàn (ngàn đ) (ngàn (ngàn đ) đ) (ngàn đ) đ) đ) 01/ 3 4.000 30,0 120.000 03/ 3 4.000 30,0 120.000 4.000 30,5 122.000 4.000 30,5 122.000 08/ 3 4.000 30,5 122.000 1.000 30,0 30,000 3.000 30,0 90,000 15/ 3 3.000 30,0 90.000 4.000 30,8 123.200 4.000 30,8 123.200 20/ 3 3.000 30,0 90.000 4.000 30,8 123.200 2.000 31,0 62.000 2.000 31,0 62.000 21/ 3 2.000 31,0 62.000 3.000 30,0 90.000 3.500 30,8 107.800 500 30.8 15.400 Tổng 10.000 307.200 10.500 321.800 3.500 105.400 d. Phương pháp đơn giá bình quân * Phương pháp giá bình quân cuối kỳ dự trữ Đặc điểm của phương phápPTIT này là kế toán phải tính đơn giá bình quân của hàng tồn và nhập trong kỳ để làm giá xuất kho. Theo phương pháp này, kế toán phải đến cuối kỳ mới tính đơn giá bình quân và giá trị hàng xuất kho. Đơn giá Trị giá hàng tồn đầu kỳ + Trị giá hàng nhập trong kỳ bình = quân Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ Trị giá hàng Số lượng hàng Đơn giá = x xuất trong kỳ xuất trong kỳ bình quân Với số liệu tại ví dụ 3.5 trên, đơn giá bình quân và trị giá vật liệu xuất, và giá trị hàng tồn cuối kỳ được xác định như sau: 36
43. Chương 3: Phương pháp tính giá (3.000 x 30.000) + (4.000x 30.500) + (4.000 x 30.800) + (2.000 Đơn giá = x 31.000) bình quân 3.000 + 4.000 + 4.000 + 2.000 = 30.554 đồng/ kg Trị giá vật liệu xuất: - Ngày 08: 5.000 kg x 30.554 đồng = 152.770.000 đồng - Ngày 21: 5.500 kg x 30.554 đồng = 168.047.000 đồng Cộng: 320.817.000 đồng Trị giá vật liệu tồn kho (3.500 kg): 90.000.000 đ + 307.200.000 đ – 320.817.000 đ = 106.383.000 đồng * Phương pháp giá bình quân từng lần nhập xuất (Bình quân liên hoàn) Đặc điểm của phương pháp này là kế toán phải tính đơn giá bình quân của vật liệu tồn hiện có đến thời điểm xuất kho để làm giá xuất kho. Theo ví dụ 3.3 trên thì vật tư xuất ra được xác định như sau: (3.000 x 30.000) + (4.000x Đơn giá bình = 30.500) = 30.285,7 đồng/ kg quân ngày 08/3 3.000 + 4.000 Trị giá xuất ngày 08: 5000 kg x 30285,7 đồng = 151.428.500 đồng (2.000 x 30.285,7)+ (4.000x 30.800) +(2000x Đơn giá bình = 31.000) = 30.721,4 đ/ kg quân ngày 21/3 2.000 + 4.000 + 2000 Trị giá xuất ngày 21/3: 5.500 x 30.721,4 = 168.967.700 đồng Tổng giá trị vật tư xuất =PTIT 151.428.500 đồng + 168.967.700 đồng = 320.396.200 đồng Trị giá vật tư tồn kho cuối kỳ (3.500 kg): 90.000.000 đ + 307.200.000 đ – 320.396.200 đ = 106.33.800 đồng 37
44. Chương 3: Phương pháp tính giá CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP ÔN TẬP CHƯƠNG Câu hỏi lý thuyết 1. Hãy cho biết khái niệm và nội dung của phương pháp tính giá 2. Ý nghĩa của việc tính giá các đối tượng tính giá 3. Các khái niệm và nguyên tắc kế toán có ảnh hưởng như thế nào đến việc tính giá các đối tượng kế toán.? Cho ví dụ minh họa. 4. Cho biết phương pháp tính giá tài sản cố định 5. Cho biết phương pháp xác định giá thành sản phẩm, dịch vụ sản xuất 6. Cho biết các phương pháp xác định giá trị vật tư, hàng hóa mua vào trong kỳ 7. Cho biết các phương pháp xác định hàng xuất kho trong kỳ? Cho biết các trường hợp thích hợp để áp dụng với từng phương pháp. 8. Khi thay đổi phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, lợi nhuận của doanh nghiệp có bị ảnh hưởng hay không? Cho ví dụ minh họa. Bài tập Bài 1: Tại một doanh nghiệp, tình hình xuất nhập vật tư trong tháng như sau: Ngày Diễn giải Số lượng (kg) Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) 01/03 Tồng đầu kỳ 3.000 3.000 04/03 Nhập 4.000 2.500 08/03 Nhập 5.000 2.800 12/03 Xuất 6.000 ? 15/03 Nhập 4.000 2.000 28/03 Xuất 8.000 ? Yêu cầu: Hãy xác định giá trị hàng tồn kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước. Bài 2: Tại một doanh nghiệp,PTIT tình hình xuất nhập vật tư trong tháng như sau: Ngày Diễn giải Số lượng (kg) Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) 01/04 Tồng đầu kỳ 2.000 2.5000 05/04 Nhập 8.000 2.000 09/04 Xuất 5.000 ? 13/04 Nhập 6.000 2.200 19/04 Nhập 4.000 2.400 24/04 Xuất 12.000 ? Yêu cầu: Hãy xác định giá trị hàng tồn kho theo phương pháp bình quân liên hoàn), nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước. 38
45. Chương 3: Phương pháp tính giá Bài 3 Công ty XYZ tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tiến hành mua một lô nguyên vật liệu kho với số lượng 40.000 kg. Giá hoá đơn của số Nguyên vật liệu trên bao gồm cả thuế GTGT 10% là 330.000 ngàn đồng. Chi phí vận chuyển đã thanh toán bằng tiền mặt theo giá hoá đơn đã bao gồm thuế GTGT 5% là 7.350 ngàn đồng. Số lượng vật liệu nhập kho theo phiếu nhập kho là 39.850 kg. Hao hụt theo định mức trong quá trình thu mua của loại vật liệu này cho phép là 1%. Tính tổng giá trị và đơn giá nguyên vật liệu thu mua. Bài 4 Công ty A nhận vốn góp liên doanh bằng một số thiết bị sản xuất theo giá thoả thuận là 500 triệu đồng, chi phí công ty A bỏ ra trước khi sử dụng gồm: chi phí vận chuyển13,2 triệu đồng ( gồm cả thuế GTGT 10%), chi phí lắp đặt chạy thử đã bao gồm thuế GTGT 10% là 33 triệu đồng. Mua bảo hiểm cho tài sản trên 15 triệu / năm. Tính giá trị ghi sổ của thiết bị trên. Bài 5 Một công ty có tình hình sản xuất như sau: Chi phí dở dang đầu kỳ là 30 triệu đồng. Chi phí sản xuất trong kỳ gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: 260 triệu đồng; chi phí nhân công trực tiếp: 125 triệu đồng; chi phí sản xuất chung: 62,5 triệu đồng. Cuối kỳ hoàn thành 1000 sản phẩm, còn lại 200 sản phẩm dở dang. Tính giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ biết rằng doanh nghiệp đánh giá sản phẩm dở dang theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. PTIT 39
46. Chương 4: Phương pháp tài khoản kế toán CHƯƠNG 4 : PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán sẽ sử dụng các bản chứng từ kế toán để sao chụp lại, từ các chứng từ này kế toán sẽ sử dụng công cụ tính giá để xác định mức độ biến động của đối tượng kế toán. Nếu chỉ dừng lại ở đây, thì công việc kế toán thực sự là đơn giản, tuy nhiên nếu phân tích thêm ta thấy các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hết sức đa dạng tại nhiều địa điểm thời gian khác nhau, mỗi nghiệp vụ xảy ra không chỉ tác động đến một đối tượng mà tác động đến các đối tượng khác. Do vậy trong công việc kế toán cần phải xây dựng một phương pháp nhằm hệ thống về từng đối tượng để theo dõi, đáp ứng yêu cầu đó phương pháp tài khoản kế toán được xây dựng. 4.1. NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN Phương pháp tài khoản kế toán là một phương pháp kế toán nhằm phân loại đối tượng kế toán thành các đối tượng cụ thể chi tiết từ đó theo dõi một cách có hệ thống về tình hình hiện có cùng những biến động về đối tượng kế toán phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý. Từ khái niệm trên cho thấy phương pháp tài khoản kế toán là phương pháp đặc thù cho nghề kế toán, mục đích của phương pháp nhằm phân loại đối tượng kế toán để theo dõi phản ánh có hệ thống về một đối tượng kế toán. Từ mục đích phản ánh của phương pháp, nội dung phương pháp được hình thành bởi hai yếu tố đó lài tài khoản kế toán và cách thức phản ánh nghiệp vụ kinh tế vào tài khoản kế toán. Tài khoản là những tờ/ trang sổ nhằm phản ánh theo dõi một cách có hệ thống những nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến đối tượng kế toán. Tuy nhiên do đối tượng kế toán đa dạng phong phú cũng như nội dung nghiệp vụ phản ánh cũng đa dạng nên khi sử dụng tài khoản kế toán cần tuân thủ những nguyên tắc nhất định. Phương pháp phản ánh nghiệp vụ kinh tế vào tài khoản phụ thuộc vào đặc điểm của đối tượng và nội dung nghiệp vụ kinh tế. Rõ ràng khi thiết kế một công cụ với chức năng hệ thống hóa số liệu các nghiệp vụ kinh tế về từng đối tượng kếPTIT toán, tài khoản kế toán thực sự có ý nghĩa đối với công tác kế toán. Trước hết tiếp cận phương pháp từ yêu cầu theo dõi kiểm soát từng đối tượng cụ thể, do đối tượng kế toán biến động không ngừng nếu chỉ sử dụng phương pháp chứng từ và phương pháp tính giá, kế toán sẽ mất nhiều thời gian công sức để tổng hợp số liệu khi cần biết tại một thời điểm nào đó đối tượng có giá trị bao nhiêu và sau một khoảng thời gian đối tượng đã biến động (tăng, giảm) bao nhiêu, đáp ứng được những yêu cầu trên chỉ có phương pháp tài khoản kế toán. Một ý nghĩa khác của phương pháp tài khoản kế toán tiếp cận từ tổng thể hệ thống phương pháp kế toán. Phương pháp tài khoản cầu nối trung gian giữa nhu cầu phản ánh từng nghiệp vụ kinh tế riêng lẻ trên chứng từ với nhu cầu tổng hợp thông tin để lên các chỉ tiêu 40
47. Chương 4: Phương pháp tài khoản kế toán trong báo cáo kế toán. Các tài khoản kế toán là công cụ để hệ thống hóa số liệu đồng thời là nguồn số liệu cung cấp thông tin cho kế toán để lên được các chỉ tiêu trong báo cáo. 4.2. TÀI KHOẢN KẾ TOÁN VÀ KẾT CẤU CỦA TÀI KHOẢN KẾ TOÁN Yếu tố đầu tiên được nêu ra trong nội dung của phương pháp tài khoản kế toán đó chính là các tài khoản kế toán, nếu tiếp cận từ góc độ là người sử dụng tài khoản kế toán thì tài khoản đơn giản chỉ là những tờ sổ. Tuy nhiên, thiết kế những tài khoản (tờ sổ) như thế nào cần phải đáp ứng những yêu cầu nhất định, việc thiết kế tài khoản phải dựa vào cơ sở là đặc điểm của đối tượng kế toán mà nó phản ánh từ đó có những nguyên tắc thiết kế nhất định: ĐẶC ĐIỂM ĐỐI TƯỢNG NGUYÊN TẮC THIẾT KẾ TÀI KHOẢN 1/Căn cứ vào nội dung của đối tượng hạch -> 1/ Hệ thống tài khoản phải phán ánh được toán kế toán: Đối tượng hạch toán kế toán hai loại cơ bản của đối tượng hạch toán kế gồm hai loại cơ bản đó là tài sản (trong đó toán như đã nêu: Tài sản (cũng được chia gồm tài sản và nguồn vốn) và quá trình thành hai loại tài sản và nguồn vốn) và quá hoạt động của đơn vị. trình hoạt động. 2/ Căn cứ tính vận động của đối tượng -> 2/ Tài khoản kế toán phải được thiết kế để hạch toán kế toán: Các đối tượng hạch theo dõi sự vận động tăng giảm của từng đối toán kế toán luôn có hai chiều hướng vận tượng hạch toán kế toán, trong thiết kế phải có động ngược nhau: hoặc tăng lên hoặc hai phần theo dõi sự vận động tăng, giảm giảm xuống. 3/ Căn cứ vào tính đa dạng của đối tượng -> 3/ Tài khoản kế toán phản ánh mỗi đối hạch toán kế toán: Mỗi đối tượng thường tượng phải được thiết kế gồm tài khoản tổng được chia thành nhiều đối tượng chi tiết hợp và các tài khoản chi tiết để theo dõi nội hơn. PTITdung chi tiết của từng đối tượng tổng hợp. 4/Căn cứ vào tính vận động không đồng -> 4/ Bên cạnh các tài khoản kế toán thông bộ giữa giá trị và hiện vật của một số đối thường cần phải có các tài khoản điều chỉnh để tượng hạch toán kế toán trong một số biểu thị chính xác các đối tượng hạch toán kế trường hợp đặc biệt. toán có sự thay đổi giá trị nhưng không thay đổi hiện vật. 5/ Nghiệp vụ kinh tế được sao chụp trước -> 5/ Trong mẫu tài khoản thiết kếcần phải có hết là trên các chứng từ và các chứng từ kế yếu tố chỉ ra căn cứ phản ánh vào tài khoản. 41