Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 5+6: Quy trình kế toán-Hệ thống thông tin kế toán - Vũ Hữu Đức

Nội dung text: Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 5+6: Quy trình kế toán-Hệ thống thông tin kế toán - Vũ Hữu Đức

1. Chương 5+6: Quy trình kế tốn - Hệ thống thơng tin kế tốn TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TPHCM Nội dung •Tổng quan về quy trình kế tốn CHƯƠNG 5+6 •Chứng từ kế tốn Quy trình kế tốn - •Sổ sách kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn •Hệ thống thơng tin kế tốn Vũ Hữu Đức 2011 3 Mụctiêu Tổng quan về quy trình kế tốn • Sau khi nghiên cứu xong chương này, bạncĩthể: • Khái niệm –Nêucácbước cơng việctrongmột quy trình kế tốn. –Giải thích vai trị và những yêu cầucủachứng từ kế tốn. •Cácnội dung của quy trình kế tốn –Trìnhbàynội dung và kếtcấucácloạisổ sách kế tốn chủ yếu. •Kiểm sốt nộibộ và cơng tác kế tốn –Trìnhbàymục đích, yêu cầuvànội dung tổ chức cơng tác kế tốn trong một doanh nghiệp. –Trìnhbàynhững vấn đề cơ bảncủaviệc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn 2 4 Khoa Kế tốn - Kiểm tốn Trường Đại học Mở TPHCM 1
2. Chương 5+6: Quy trình kế tốn - Hệ thống thơng tin kế tốn Khái niệm quy trình kế tốn Quy trình kế tốn • Quy trình kế tốn là các bướccủamột Dữ liệu Ghi chép Phân loại, Cung cấp Thơng quá trình xử lý dữ liệu để hình thành kinh tế ban đầu ghi chép, thơng tin tin thơng tin kế tốn. (Chứng tổng hợp (Báo cáo) từ) (Sổ sách) 5 7 Các nội dung của quy trình kế tốn Kiểmsốtnộibộ và kế tốn • Quy trình kế tốn bao gồm: •Kiểm sốt nộibộ là quá trình do người – Ghi chép ban đầutrênchứng từ kế tốn quảnlý, hội đồng quảntrị và các nhân –Xử lý trên sổ sách kế tốn viên của đơnvị chi phối, nĩ đượcthiết –Lập và trình bày các báo cáo kế tốn lập để cung cấpmộtsựđảmbảohợplý •Lồng ghép trong quy trình kế tốn là nhằmthựchiệncácmụctiêucủa đơn việckiểm sốt các hoạt động vụ nĩi chung. • KSNB tăng cường độ tin cậycủabáo cáo tài chính 6 8 Khoa Kế tốn - Kiểm tốn Trường Đại học Mở TPHCM 2
3. Chương 5+6: Quy trình kế tốn - Hệ thống thơng tin kế tốn Các thí dụ Vai trị củachứng từ • Phân chia trách nhiệmgiữakế tốn và • Là khâu ghi chép ban đầucĩý nghĩaquan thủ quỹ trọng đốivớichấtlượng thơng tin kế tốn. •Làphương tiệntruyền đạt thơng tin phụcvụ • Phê duyệt các nghiệpvụ trướckhithực cho việcquảnlý. hiện •Làcơ sởđểkiểmtratínhhợplệ, hợp pháp • Đốichiếucácsố liệu định kỳ củanghiệpvụ kinh tế. •Cĩý nghĩa pháp lý trong việcgiảiquyếtcác •Kiểm tốn nộibộ vụ tranh chấp, kiệntụng. 9 11 Chứng từ kế tốn Phân loạichứng từ •Chứng từ kế tốn là những giấytờ và • Phân loạitheonội dung phản ảnh: –Chứng từ về tiềntệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy vậtmangtin phản ảnh nghiệpvụ kinh tế báo Nợ, Giấy báo Cĩ tài chính phát sinh và đã hồn thành, –Chứng từ về hàng tồnkho: Phiếunhập kho, Phiếu làm căncứđểghi sổ kế tốn. xuất kho –Chứng từ về lao động và tiềnlương: Bảng chấm cơng, Bảng thanh tốn tiềnlương –Chứng từ về bán hàng: Hố đơn GTGT (hay Hố đơn bán hàng) –Chứng từ về TSCĐ: biên bảngiaonhận TSCĐ, biên bản thanh lý 10 12 Khoa Kế tốn - Kiểm tốn Trường Đại học Mở TPHCM 3
4. Chương 5+6: Quy trình kế tốn - Hệ thống thơng tin kế tốn Phân loạichứng từ Phân loạichứng từ • Phân loại theo cơng dụng củachứng từ : • Phân loạitheotínhbắtbuộc : –Chứng từ mệnh lệnh –Chứng từ bắtbuộc –Chứng từ chấp hành –Chứng từ hướng dẫn –Chứng từ liên hợp 13 15 Phân loạichứng từ Bài tậpthực hành • Phân loại theo nguồngốccủachứng từ : • Cho biếtchứng từ sau đây thuộcloại –Chứng từ bên trong chứng từ nào theo các cách phân loại –Chứng từ bên ngồi đãhọc: –Phiếu chi tiềnmặt –Hĩađơn bán hàng củangười bán – Đơn đặt hàng 14 16 Khoa Kế tốn - Kiểm tốn Trường Đại học Mở TPHCM 4
5. Chương 5+6: Quy trình kế tốn - Hệ thống thơng tin kế tốn Yêu cầu đốivớichứng từ Bài tậpthực hành •Phảibảo đảm tính trung thực, khách quan, Phân tích sự cầnthiếtcủacácnội dung trên chứng từ tính chính xác củasố liệu. •Chứng từ kế tốn phảicĩđầy đủ các yếutố theo qui định. • Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch bỏ phầncịntrống. Khơng đượctẩy xĩa, sửachữatrêncácchứng từ. 17 19 Các yếutố củachứng từ Lưu chuyểnchứng từ •Têngọivàsố hiệucủachứng từ kế tốn; •Lậpvàphản ảnh nghiệpvụ kinh tế • Ngày, tháng, nămlậpchứng từ kế tốn; •Tên, địachỉ, mã số thuế (nếucĩ) của đơnvị hoặccá •Lưuchuyểnchứng từ qua các bộ phận nhân lậpchứng từ; • Tên, địachỉ, mã số thuế (nếucĩ) của đơnvị hoặccá •Kiểmtrachứng từ nhân nhậnchứng từ; •Nội dung của nghiệpvụ kinh tế, tài chính phát sinh •Hồnchỉnh chứng từ và ghi sổ kế tốn •Số lượng, đơn giá và số tiềncủa nghiệpvụ kinh tế, •Lưutrữ và bảoquảnchứng từ tài chính ghi bằng số; tổng số tiền ghi bằng chữ. •Chữ ký, họ và tên củangườilập, người duyệtchứng từ và những người cĩ liên quan đếnchứng từ kế tốn. 18 20 Khoa Kế tốn - Kiểm tốn Trường Đại học Mở TPHCM 5
6. Chương 5+6: Quy trình kế tốn - Hệ thống thơng tin kế tốn Lậpvàphản ảnh nghiệpvụ kinh tế Lập hĩa đơn Kế tốn •Chứng từđượclậptạibộ phận phát sinh A Vận đơn Lập Ghi Hĩa đơn Nhậtký nghiệpvụ •Chứng từđượclập thành nhiều liên, trong đĩ thường cĩ 1 liên để lưutrữ tạibộ phậnlập Hĩa đơn Nhậtký •Trongnhiều doanh nghiệphiệnnay, chứng Hĩa đơn từđượclậptrongmáytínhvàin ra Vận đơn KH Sổ cái Hĩa đơn N N 21 23 Lưuchuyểnchứng từ qua các bộ phận Kiểmtrachứng từ •Chứng từ thường lưuchuyển qua nhiềubộ •Ngườikế tốn cầnkiểmtrachứng từ trước phậntrướckhiđược dùng ghi sổ: khi ghi nhận: – Xét duyệt nghiệpvụ –Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ củacác chỉ tiêu phản ảnh trên chứng từ. –Thựchiện nghiệpvụ –Kiểm tra tính hợp pháp, hợplệ của nghiệpvụ kinh • Để thiếtkế, đánh giá quá trình lưu chuyển tế tài chính phát sinh. chứng từ, ngườitasử dụng lưu đồ –Kiểm tra tính chính xác củasố liệu, thơng tin trên (flowchart) chứng từ. –Kiểmtraviệcchấphànhquychế quảnlýnộibộ củanhững ngườilập, kiểm tra, xét duyệt đốivới từng loạichứng từ kế tốn. 22 24 Khoa Kế tốn - Kiểm tốn Trường Đại học Mở TPHCM 6
7. Chương 5+6: Quy trình kế tốn - Hệ thống thơng tin kế tốn Hồn chỉnh chứng từ và ghi sổ Sổ sách kế tốn •Trước khi ghi sổ kế tốn cần hồn • Khái niệm chỉnh chứng từ: • Phân loạisổ sách kế tốn – Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá; • Các hình thứctổ chứcsổ sách kế tốn –Phânloạichứng từ; •Giớithiệuhìnhthứcnhật ký chung –Lậpchứng từ tổng hợphoặclập định khoảnkế tốn trên chứng từ. 25 27 Lưutrữ và bảoquản Khái niệm • Sau khi ghi sổ kế tốn xong, chứng từ •Sổ sách kế tốn là nơi ghi chép và lưu kế tốn cầnphải đượcsắpxếp, phân giữ các nghiệpvụ. loại, bảoquảnvàlưutrữ theo quy định •Sổ sách kế tốn cần được ghi chép dựa củaLuậtkế tốn. trên chứng từ kế tốn •Khicần thanh lý phảilậpbiênbản ghi •Sổ sách kế tốn là căncứđểlậpbáo lạinhững tài liệu đã được thanh lý. cáo tài chính • 26 28 Khoa Kế tốn - Kiểm tốn Trường Đại học Mở TPHCM 7
8. Chương 5+6: Quy trình kế tốn - Hệ thống thơng tin kế tốn Sổ cái–TàikhoảnTiềnmặt Phân loạisổ sách kế tốn • Phân loạitheophương pháp ghi chép vào sổ kế Chứng từ Tài Số tiền Diễn giải tốn khoản Số Ngày đối ứng – Sổ ghi theo trình tự thờigianlà loạisổ ghi chép các Nợ nghiệpvụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, giúp cho việckiểm tra, tra cứukhicầnthiết. Thí dụ: Nhậtký. Số dư 1.1.2001 20.000.000 – Sổ ghi theo hệ thống là loạisổ ghi chép các nghiệpvụ kinh 01 2.1 Bán thu tiền mặt 511 15.000.000 tế phát sinh phân loạitheotàikhoảntổng hợpvàchi tiết, giúp kế tốn lưutrữ thơng tin và phản ảnh kiểmtratừng đối 01 2.1 Chi tiếp khách 642 2.000.000 tượng kế tốn. Ví dụ: Sổ cái, Sổ chi tiết 02 3.1 Chi mua vật liệu 152 7.000.000 – Sổh liên ợp: là loạisổ kếthợpvừa ghi theo trình tự thời gian, vừa ghi theo hệ thống trên cùng một trang sổ. Cộng số phát sinh 120.000.000 95.000.000 Số dư 1.2.2001 45.000.000 29 31 Nhật ký chung (biểumẫurútgọn) Phân loạisổ sách kế tốn Chứng từ Tài khoản Số tiền Diễn giải Số Ngày Nợ Có Nợ Có • Phân loạitheomức độ phản ảnh các đối tượng kế tốn 2.000.000 C1 2.1 Chi tiếp khách 642 – Sổ tổng hợp là sổ kế tốn ghi chép các nghiệpvụ 111 2.000.000 kinh tế phát sinh theo tài khoản. Thí dụ: Sổ cái. N1 2.1 Nhập hàng 156 2.000.000 – Sổ chi tiết gồmcácsổ, thẻ chi tiết đượcmởđể 331 2.000.000 phản ảnh một cách chi tiếthơn cho những số liệu T1 3.1 Thu tiền bán hàng 111 15.000.000 đã đượcphản ảnh trên sổ tổng hợp. Thí dụ: Sổ 511 15.000.000 chi tiếtvậttư, – Sổ kếthợphạch tốn tổng hợpvớihạch tốn chi tiết. 30 32 Khoa Kế tốn - Kiểm tốn Trường Đại học Mở TPHCM 8
9. Chương 5+6: Quy trình kế tốn - Hệ thống thơng tin kế tốn Sổ chi tiết khách hàng – CTy X Chứng từ Số tiền Diễn giải Tài khoản Phân loạisổ sách kế tốn Số Ngày đối ứng Nợ Có • Phân loại theo cách tổ chứcsổ Dư 1.1.01 3.000.000 – Sổđĩng thành quyển: Sổ cái, Nhậtký–Sổ cái – Sổ tờ rời: thẻ kho, thẻ TSCĐ, sổ chi tiếtvậttư, H1 2.1 Giao hàng 511 1.000.000 sảnphẩm, hàng hố – Sổđiệntử trong hệ thống kế tốn xử lý bằng máy T1 2.1 Thu tiền H245, 1.12.00 111 2.000.000 vi tính, các sổ kế tốn đượcthiếtkế dướidạng các tậptin lưutrữ trong các đĩatừ, kế tốn ghi sổ T4 5.1 Thu tiền H231,5.12.00 111 1.000.000 bằng cách nhậpdữ liệu. Cộng tháng 1.01 1.000.000 3.000.000 Dư 1.2.01 1.000.000 33 35 Phân loạisổ sách kế tốn Các hình thứctổ chứcsổ sách • Phân loạitheokếtcấusổ •Hìnhthứckế tốn là việctổ chứchệ thống sổ sách – Sổđốichiếukiểuhaibênkếtcấusổđược chia làm hai kế tốn bao gồmsố lượng sổ, kếtcấusổ và mối bên để phản ảnh hai mặtvận động đốilậpcủa đốitượng kế tốn. quan hệ giữacácloạisổ trong việc ghi chép, tổng – Sổ kiểumộtbêncác cộtsố liệuphản ảnh các đốitượng kế hợpcácsố liệutừ chứng từ gốc để cung cấpcácchỉ tốn đượcbố trí ở cùng một bên của trang sổ. tiêu lậpbáocáokế tốn: – Sổ kiểunhiềucột sổ cĩ kếtcấu nhiềucột để phản ảnh cho –Hìnhthứckế tốn Nhật ký chung; từng tài khoảnhoặcphản ảnh chi tiếtchomột tài khoản nào –Hìnhthứckế tốn Nhậtký-Sổ Cái; đĩ theo từng nội dung kinh tế. – Sổ kiểubàncờ phản ảnh quan hệđối ứng giữacáctài –Hìnhthứckế tốn Chứng từ ghi sổ; khoản liên quan hoặcmốiquanhệ qua lạigiữa hai cách –Hìnhthứckế tốn Nhật ký- Chứng từ; phân loại khác nhau củacùngmột đốitượng. –Hìnhthứckế tốn trên máy vi tính. 34 36 Khoa Kế tốn - Kiểm tốn Trường Đại học Mở TPHCM 9
10. Chương 5+6: Quy trình kế tốn - Hệ thống thơng tin kế tốn Hình thứcNhật ký chung Bài tậpthực hành Chứng từ kế tốn • Cho biếtnhững thơng tin sau cĩ thể tìm thấytrongsổ sách kế tốn nào? Sổ nhậtkýđặc SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế tốn –Nghiệpvụ mua hàng theo hĩa đơnsố xxx biệt chi tiết ngày yyy của cơng ty ABC –Nghiệpvụ khấu hao TSCĐ trong kỳ củatài Sở Cái Bảng tổng hợp chi tiết sảnM. Bảng cân đối –Nghiệpvụ kếtchuyểngiávốn hàng bán tài khoản trong kỳ BÁO CÁO TÀI CHÍNH 37 39 Nhậtkýchi quỹ tiềnmặt Hệ thống thơng tin kế tốn Chứng từ Ghi Có TK 111, Ghi Nợ TK Diễn giải Số Ngày 112 152 642 Cộng • Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong kế tốn C1 2.1 Chi tiếp khách 2.000.000 2.000.000 •GiớithiệuHệ thống thơng tin kế tốn C2 3.1 Mua vật liệu 7.000.000 7.000.000 C3 3.1 Nộp ngân hàng 15.000.000 15.000.000 Cộng 65.000.000 25.000.000 5.000.000 95.000.000 38 40 Khoa Kế tốn - Kiểm tốn Trường Đại học Mở TPHCM 10
11. Chương 5+6: Quy trình kế tốn - Hệ thống thơng tin kế tốn Ứng dụng CNTT trong kế tốn •Cácmức độ ứng dụng CNTT trong kế tốn: –Hệ thống xử lý bán thủ cơng vớisự trợ giúp củacácbảng tính Excel –Hệ thống phầnmềmkế tốn dạng điều khiểnbằng trình đơn (Menu – Driven- Systems) –Hệ thống hoạch định nguồnlực tồn doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) 41 43 Hệ thống thơng tin kế tốn •Hệ thống thơng tin kế tốn bao gồmcác phân hệ cơ bản: –Phânhệ mua hàng –Phânhệ bán hàng –Phânhệ nhân sự –Phânhệ sổ cái • Trong doanh nghiệpsảnxuất, cịn cĩ thêm phân hệ sảnxuất 42 44 Khoa Kế tốn - Kiểm tốn Trường Đại học Mở TPHCM 11
12. Chương 5+6: Quy trình kế tốn - Hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn Vai trị củacơ sở dữ liệu 45 47 Thí dụ - Phân hệ bán hàng Vận hành hệ thống thơng tin kế tốn Phân Chứcnăng Các bộ phận Các dữ liệu • Khai báo hệ thống hệ liên quan liên quan Bán Xử lý đơn đặt - Bộ phận - Dữ liệu •Quytrìnhvậnhành hàng hàng khách bán hàng khách hàng –Nhậpdữ liệu hàng, chứng - Bộ phận - Dữ liệubán –Xử lý dữ liệu từ giao hàng giao hàng hàng và hĩa đơn - Bộ phận - Dữ liệukho –Kếtxuấtbáocáo của đơnvị, kế tốn hàng theo dõi thu - Bộ phận - Dữ liệusổ tiềnvàcập kho cái nhật kho. 46 48 Khoa Kế tốn - Kiểm tốn Trường Đại học Mở TPHCM 12