Bài giảng Ngân hàng thương mại - Chương 4: Tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại - TS. Nguyễn Hoài Anh

Nội dung text: Bài giảng Ngân hàng thương mại - Chương 4: Tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại - TS. Nguyễn Hoài Anh

1. HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG BÀI GIẢNG MÔN NGHIỆP VỤ THƯƠNG MẠI Giảng viên: TS. Nguyễn Hoài Anh Điện thoại: 0948555117 Bộ môn: Quản trị - Khoa QTKD1 Năm biên soạn: 2009 1
2. CHƯƠNG 4: TẠO NGUỒN VÀ MUA HÀNG Ở DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 4.1. NGUỒN HÀNG VÀ VAI TRÒ CỦA NÓ TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH THƯƠNG MẠI. 4.2. NỘI DUNG CỦA NGHIỆP VỤ TẠO NGUỒN VÀ MUA HÀNG Ở DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI. 4.3. CÁC HÌNH THỨC THỨC TẠO NGUỒN VÀ MUA HÀNG Ở DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI. 4.4. TỔ CHỨC VÀ QUẢN TRỊ NGHIỆP VỤ TẠO NGUỒN VÀ MUA HÀNG Ở DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI. 2
3. 4.1 NGUỒN HÀNG VÀ VAI TRÒ CỦA NÓ TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH THƯƠNG MẠI 4.1.1. Khái niệm về nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại Nhiệm vụ cơ bản, chủ yếu nhất của doanh nghiệp thương mại là bảo đảm cung ứng cho sản xuất và tiêu dùng những hàng hóa cần thiết đủ về số lượng, tốt về chất lượng, kịp thời gian yêu cầu, thuận lợi cho khách hàng và phải đáp ứng một cách thường xuyên liên tục, ổn định ở các nơi cung ứng (bán hàng). Để thực hiện nhiệm vụ cơ bản, chủ yếu đó các doanh nghiệp thương mại phải tổ chức tốt công tác tạo nguônf hàng của doanh nghiệp thương mại. Nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại là toàn bộ khối lượng và cơ cấu hàng hóa thích hợp với nhu cầu của khách hàng đã và có khả năng mua được trong kỳ kế hoạch (thường là kế hoạch năm). 3
4. Để có nguồn hàng tốt và ổn định, doanh nghiệp thương mại phải tổ chức công tác tạo nguồn. Tổ chức công tác tạo nguồn và mua hàng là toàn bộ những hoạt động nghiệp vụ nhằm tạo ra nguồn hàng để doanh nghiệp thương mại đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời , đồng bộ, đúng chất lượng, quy cách, cỡ loại, màu sắc, cho các nhu cầu của khách hàng. Có thể nói khâu quyết định khối lượng hàng bán ra và tốc độ hàng bán ra ,cũng như tính ổn định và kịp thời của việc cung ứng hàng hóa của doanh nghiệp thương mại phần lớn phụ thuộc vào công tác tạo nguồn hàng. Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt và sự biến động nhanh, mạnh các nhu cầu trên thị trường, việc tạo nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại đòi hỏi phải nhanh, nhạy, phải có tầm nhìn xa, quan sát rộng và thấy được xu hướng phát triển của nhu cầu khách hàng. Tạo nguồn hàng là công việc phải đi trước một bước, bởi lẽ khi có nhu cầu của khách hàng xuất hiện , doanh nghiệp thương mại phải có hàng ở các điểm cung ứng để đáp ứng cho nhu cầu của khách hàng. 4
5. • 4.1.2. Phân loại nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại Phân loại nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại là việc phân chia, sắp xếp các loại hàng hóa mua được theo các tiêu thức cụ thể, riêng biệt để doanh nghiệp thương mại có chính sách,biện pháp thích hợp để khai thác tối đa lợi thế của mỗi loại nguồn hàng, để đảm bảo ổn định nguồn hàng. Các nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại thường được phân loại dựa trên các tiêu thức sau : 5
6. a) Theo khối lượng hàng hóa mua được. ❖ Theo tiêu thức này, nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại được chia thành : - Nguồn hàng chính : là nguồn hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp thương mại mua được để cung ứng cho các khách hàn (thị trường) trong kỳ. Nguồn hàng chính là nguồn quyết định về khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp thương mại sẽ cung ứng hàng hóa của doanh nghiệp thương mại nên phải có sự quan tâm thường xuyên. - Nguồn hàng phụ, mới : đây là nguồn hàng chiếm tỷ trọng nhỏ hơn khối lượng hàng mua được. Khối lượng thu mua của nguồn hàng này không ảnh hưởng lớn đến khối lượng hoặc doanh số bán của doanh nghiệp thương mại. 6
7. Tuy nhiên, doanh nghiệp thương mại cần chú ý tới khả năng phát triển của nguồn hàng này, nhu cầu của khách hàng (thị trường) đối với mặt hàng , cũng như những thế mạnh khác của nó để phát triển trong tương lai. Nguồn hàng trôi nổi : đây là nguồn hàng trên thị trường mà doanh nghiệp thương mại có thể mua được do các đơn vị tiêu dùng không dùng đến hoặc do các đơn vị kinh doanh thương mại khác bán ra. Đối với nguồn hàng này cần xem xét kỹ chất lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa cũng như nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Nếu có nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp thương mại cũng có thể thu mua để tăng thêm nguồn hàng cho doanh nghiệp. 7
8. b) Theo nơi sản xuất ra hàng hóa. ❖ Theo tiêu thức này, nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại chia thành : - Nguồn hàng hóa sản xuất trong nước : nguồn hàng hóa sản xuất trong nước bao gồm tất cả các loại hàng hóa do các doanh nghiệp sản xuất đặt trên lãnh thổ đất nước sản xuất ra được doanh nghiệp thương mại mua vào. Người ta có thể chia nguồn hàng sản xuất trong nước theo ngành sản xuất như : nguồn hàng do các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp sản xuất ra (công nghiệp khai thác, công nghiệp chế biến, gia công lắp ráp, tiểu thủ công nghiệp, ) hoặc công nghiệp trung ương, công nghiệp địa phương, công nghiệp có yếu tố nước ngoài. Nguồn hàng do các doanh nghiệp nông nghiệp, lâm nghiệptrung ương, ngư nghiệp sản xuất ra (bao gồm doanh nghiệp quốc doanh, hợp tác xã, các trang trại và hộ gia đình, ) 8
9. - Nguồn hàng nhập khẩu : đối với những hàng hóa trong nước chưa có khả năng sản xuất hoặc được sản xuất trong nước còn chưa đáp ứng đủ n hu cầu tiêu dùng thì phải nhập khẩu từ nước ngoài. Nguồn hàng nhập khẩu có thể có nhiều loại : tự doanh nghiệp thương mại nhập khẩu, doanh nghiệp thương mại nhập khẩu từ các doanh nghiệp xuất nhập khẩu chuyên doanh, doanh nghiệp thương mại nhận hàng nhập khẩu từ các đơn vị thuộc tổng công ty ngành hàng, công ty cấp I hoặc công ty mẹ; doanh nghiệp thương mại nhận đại lý hoặc nhận bán hàng trả chậm cho các hãng nước ngoài hoặc các doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong nước; doanh nghiệp thương mại nhận từ các liên doanh , liên kết với các hãng nước ngoài. Trong phạm vi quốc gia, người ta chia theo nguồn đầu tư như hàng nhập từ nguồn ODA, FDI, nguồn viện trợ nhân đạo, nguồn phi chính phủ 9
10. - Nguồn hàng tồn kho : nguồn hàng tồn kho là nguồn hàng còn lại của kỳ trước hiện còn tồn kho. Nguồn hàng này có thể là nguồn theo kế hoạch dự trữ quốc gia (dự trữ của Chính Phủ) để điều hòa thị trường, nguồn hàng tồn kho của các doanh nghiệp thương mại; nguồn hàng tồn kho ở các doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh (hàng đã sản xuất ra và nhập kho đang nằm chờ tiêu thụ) và các nguồn hàng tồn kho khác. Ví dụ ở các doanh nghiệp tiêu dùng do thay đổi nhu cầu, do mua nhiều hơn nhu cầu, do tiết kiệm, thu nhặt, khai thác doanh nghiệp thương mại nếu biết khai thác, huy động nguồn hàng này cũng làm phong phú thêm nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại và góp phần khai thác , sử dụng tốt các khả năng và các nguồn tiềm năng sẵn có trong nền kinh tế quốc dân. 10
11. c) Theo điều kiện địa lý : ❖ Theo tiêu thức này, nguồn hàng được phân theo khoảng cách xa gần từ nơi khai thác , thu mua đặt hàng về đến nơi bán hàng của doanh nghiệp thương mại. Điều kiện xa gần chủ yếu liên quan đến việc vận chuyển, gia nhận hàng hóa và tổ chức bộ máy thu mua chuyên trách. Người ta thường chia thành các khu vực như sau : - Theo các miền của đất nước : Miền bắc (miền núi Tây bắc, miền núi Đông bắc, miền Trung du Bắc bộ, miền Đồng bằng Bắc bộ) , miền trung (miền núi Tây nguyên, trung du duyên hải), miền Nam (cực Nam trung bộ, Đông nam bộ, Tây nam bộ). Các vùng có đặc điểm khác nhau về tiêu dùng, xa gần khác nhau, giao thông vận tải khác nhau (đường sắt, đường ô tô, đường hàng không, đường thủy ) 11
12. - Theo cấp tỉnh, thành phố : ở các đô thị có công nghiệp tập trung, có các trung tâm thương mại , có các sàn giao dịch , sở giao dịch và thuận lợi thông tin mua bán hàng hóa – dịch vụ. - Theo các vùng : nông thôn, trung du miền núi (hải đảo). Theo cách phân chia này, doanh nghiệp thương mại cần chú ý điều kiện sản xuất, thu hoạch để khai thác nguồn hàng phù hợp với yêu cầu của người sản xuất cũng như trao đổi hàng hóa (hàng đổi hàng), thanh toán, tổ chức chân hàng, giao nhận 12
13. 4.1.3. Vai trò của nguồn hàng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại a) Vị trí của nghiệp vụ tạo nguồn hàng Trong hoạt động kinh doanh thương mại, tạo nguồn hàng là khâu hoạt động nghiệp vụ kinh doanh đầu tiên, khâu mở đầu cho hoạt động lưu thông hàng hóa .(T-H) mua hàng là một hoạt động cơ bản của kinh doanh thương mại (mua – dự trữ - bán ). Nếu không mua được hàng hoặc mua hàng không đáp ứng được yêu cầu của kinh doanh thì doanh nghiệp thương mại không có hàng để bán. Nếu doanh nghiệp thương mại mua phải hàng xấu, hàng giả, hàng chất liệu kém hoặc mua không đủ số lượng , chất lượng hàng hóa, không đúng thời gian yêu cầu thì doanh nghiệp thương mại sẽ bị ứ đọng hàng hóa, vốn lưu động lưu chuyển chậm, doanh thu không bù đắp được chi phí doanh nghiệp sẽ không có lãi . 13
14. b) Tác dụng của công tác tạo nguồn và mua hàng đối với hoạt động kinh doanh thương mại ❖ Công tác tạo nguồn hàng và mua hàng làm tốt có tác dụng tích cực nhiều mặt đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Thứ nhất, nguồn hàng là một điều kiện quan trọng của hoạt động kinh doanh. Nếu không có nguồn hàng doanh nghiệp thương mại không thể tiến hành kinh doanh được. Vì vậy, doanh nghiệp thương mại phải chú ý thích đáng đến tác dụng của nguồn hàng và phải bảo đảm công tác tạo nguồn và mua hàng đúng vị trí của nó và phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau : tạo nguồn và mua hàng phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng về số lượng hàng, chất lượng, quy cách, cỡ loại, màu sắc và phù hợp thời gian và đúng nơi giao có yêu cầu; phải đảm bảo nguồn hàng ổn định, vững chắc, phong phú và ngày càng tăng lên, phải đảm bảo đa dạng hóa nguồn hàng và phù hợp với xu hướng tiêu dùng của khách hàng, phải đảm bảo sự linh hoạt và đổi mới nguồn hàng theo sát thị trường. 14
15. Thứ hai, tạo nguồn và mua hàng phù hợp với nhu cầu khách hàng giúp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại tiến hành thuận lợi, kịp thời , đẩy mạnh được tốc độ lưu chuyển hàng hóa, rút ngắn được thời gian lưu thông hàng hóa (T- H- T’) ; vừa tạo điều kiện cho doanh nghiệp thương mại bán hàng nhan, vừa thu hút được nhiều khách hàng , vừa bảo đảm uy tín với khách hàng, vừa bảo đảm doanh nghiệp thương mại thực hiện được việc cung ứng hàng hóa liên tục, ổn định, không đứt đoạn. Thứ ba, tạo nguồn và mua hàng làm tốt giúp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại bảo đảm tính ổn định, chắc chăn, hạn chế được sự bấp bênh; đặc biệt hạn chế được tình trạng thừa, thiếu, hàng ứ đọng, chậm luận chuyển, hàng kém phẩm chất, hàng không hợp mốt , hàng không bán được vừa gây chậm trễ, khó khăn cho khâu dự trữ và bán hàng, vừa ảnh hướng tới kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp thương mại 15
16. Thứ tư, tạo nguồn và mua hàng làm tốt còn có tác dụng lớn giúp cho hoạt động tài chính của doanh nghiệp thương mịa thuận lợi. Thu hồi được vốn nhanh, có tiền bù đắp các khoản chi phí kinh doanh, có lợi nhuận để mở rộng và phát triển kinh doanh, tăng thêm thu nhập cho người lao động và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước (thuế ) và trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp thương mại. Công tác tạo nguồn và mua hàng làm tốt có tác dụng nhiều mặt đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại như trên đã phân tích. Hơn nữa, nó còn có tác dụng tích cực đối với lĩnh vực sản xuất hoặc nhập khẩu (lĩnh vực nguồn hàng) mà doanh nghiệp thương mại có quan hệ. 16
17. Vì vậy đối với doanh nghiệp thương mại, muốn phát triển và mở rộng kinh doanh , việc đảm bảo nguồn hàng chất lượng tốt, có nguồn cung ứng dồi dào, phong phú, ổn định, lâu dài, giá cả phải chăng là điều kiện quan trọng bảo đảm cho sự thăng tiến của doanh nghiệp thương mại và vị thế của doanh nghiệp trên thương trường cũng như nâng cao uy tín và sức cạnh tranh của doanh nghiệp thương mại. 17
18. 4.2 NỘI DUNG CỦA NGHIỆP VỤ TẠO NGUỒN VÀ MUA HÀNG Ở DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI. 4.2.1. Sự khác nhau giữa tạo nguồn và mua hàng Tạo nguồn hàng là toàn bộ các hình thức, phương thức, điều kiện của doanh nghiệp thương mại tác động đến lĩnh vực sản xuất, khai thác, nhập khẩu để tạo ra nguồn hàng phù hợp với nhu cầu của khách hàng để doanh nghiệp thương mại có ngồn hàng cung ứng đầy đủ,kịp thời , đồng bộ, đúng số lượng, chất lượng, quy cách, mẫu mã cho khách hàng. Tạo nguồn hàng là hoạt động nghiệp vụ kinh doanh bao gồm nhiều khâu : xuấy phát từ nhu cầu hàng hóa của khách hàng, doanh nghiệp thương mại nghiên cứu và tìm hiểu các nguồn hàng có khả năng đáp ứng; doanh nghiệp thương mại phải chủ động chuẩn bị các nguồn lực để có thể tự mình khai thác, hợp tác với các đối tác, liên doanh, liên kết đầu tư ứng trước hoặc giúp đỡ, tạo điều kiện, 18
19. Mua hàng là một hoạt động nghiệp vụ kinh doanh thương mại của doanh nghiệp thương mại, sau khi xem xét chào hàng, mẫu hàng, chất lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa, doanh nghiệp thương mại cùng đơn vị bán hàng thỏa thuận điều kiện mua bán, giao nhận, thanh toán tiền hàng bằng hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc trao đổi hàng – tiền. Mua hàng có thể là kết quả của quá trình tạo nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại, cũng có thể là kết quả của quá trình khảo sát, tìm hiểu doanh nghiệp thương mại. Tuy nhiên, hai quá trình này luôn luông gắn bó với nahu và tạo điều kiện để doanh nghiệp thương mại có nguồn hàng vững chắc, phong phú và đa dạng. 19
20. 4.2.2. Nội dung của nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại ❖ Tạo nguồn và mua hàng có sự khác nhau nhưng lại gắn bó chặt chẽ với nhau về mục đích là tạo được nguồn hàng vững chắc, ổn định, phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, nội dung của tạo nguồn và mua hàng có thể bao gồm những điểm chính sau đây : - Nghiên cứu nhu cầu mặt hàng của khách hàng: Tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp thương mại phải nhằm mục đích là thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, tức là phải bán được hàng. Bán hàng được nhanh,nhiều, doanh nghiệp thương mại mới tăng được lợi nhuận và sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả. Vì vậy, nghiên cứu nhu cầu mặt hàng của khách hàng về quy cách, cỡ loại, số lượng, trọng lượng, mầu sắc, thời gian, địa điểm bán hàng, giá cả hàng hóa và dịch vụ là vấn đề đầu tiên và hết sức quan trọng đối với bộ phận tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp. 20
21. Bộ phận tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại phải nắm được hàng được tạo nguồn và mua về nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng nào, khối lượng, chất lượng hàng hóa mà khách hàng cần, thời gian, địa điểm cần hàng, tính tiên tiến của mặt hàng doanh nghiệp đang đáp ứng và xu hương của khách hàng đối với mặt hàng mà doanh nghiệp thương mại kinh doanh; các mặt hàng tiên tiến hơn, hiện đại hơn và hàng thay thế cũng như sự đáp ứng nhu cầu trên thị trường của các đối thủ cạnh tranh Chỉ có thể nắm chắc được các thông tin trên, việc tạo nguồn và mua hàng mới tránh được sai lầm và khắc phục được hiện tượng lạc hậu về công nghệ và kiểu dáng, hàng bị ứ đọng , chậm tiêu thụ, giá cao không bán được, không đáp ứng đúng thời gian , đúng địa điểm 21
22. - Nghiên cứu thị trường nguồn hàng: Nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại là do các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp , các doanh nghiệp nông lâm ngư nghiệp, các trang trại, hộ gia đình, hợp tác xã sản xuất ra. Tùy theo mặt hàng mà doanh nghiệp thương mạikinhdoanh là mặt hàng tư liệu sản xuất hay tư liệu tiêu dùng, kinh doanh chuyên doanh hay kinh doanh tổng hợp mà doanh nghiệp thương mại phải tìm nguồn hàng từ các doanh nghiệp sản xuất mặt hàng tương ứng từ trong nước hoặc từ nước ngoài (nhập khẩu). Nghiên cứu thị trường nguồn hàng doanh nghiệp thương mại phải nắm được khả năng của các nguồn cung ứng loại hàng về số lượng, chất lượng, thời gian và địa điểm (khu vực) của đơn vị nguồn hàng. 22
23. - Lựa chọn bạn hàng là khâu quyết định đối với sự chắc chắn và ổn định của nguồn hàng. Thiết lập mối quan hệ truyền thống, trực tiếp, lâu dài với các bạn hàng tin cậy là một trong những yếu tố tạo được sự ổn định trong nguồn cung ứng đối với doanh nghiệp thương mại. Có nhiều phương pháp nghiên cứu phát triển thị trường, nguồn hàng, đặc biệt nguồn hàng mới. Thông qua nghiên cứu, khảo sát thực tế, thông qua hội chộ- triển lãm thương mại, thông qua internet, thông qua quảng cáo và xúc tiến thương mại, thông qua các trung tâm giới thiệu hàng hóa, các báo chí, tạp chí thương mại và chuyên ngành việc lựa chọn bạn hàng tùy thuộc rất lớn vào mối quan hệ truyền thống, tập quán và sự phát triển kinh tế- thương mại ở trong nước và nước ngoài. 23
24. - Thiết lập mối quan hệ kinh tế - thương mại bằng hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa. Khi đã lựa chọn đối tác phù hợp với yêu cầu và điều kiện của doanh nghiệp thương mại thì doanh nghiệp cần thiết lập mối quan hệ kinh tế - kỹ thuật – tổ chức – thương mại với đối tác để hai bên hợp tác giúp đỡ lẫn nhau để thỏa mãn yêu cầu của mỗi bên. Yêu cầu của bên mua là khối lượng, cơ cấu hàng mua, chất lượng, quy cách, cỡ loại, mẫu mã, mầu sắc, bao bì, đóng gói, địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng, giá cả hàng mya và phương thức thanh toán Yêu cầu của bên bán về khối lượng và cơ cấu hàng bán, chất lượng, nguyên phụ liệu, giá cả hàng hóa, phương thức thanh toán, phương thức giao nhận, kiểm tra hàng hóa 24
25. Có những đơn vị sản xuất có điều kiện sản xuất như đất đai, nhà xưởng, công nhân nhưng không có nguyên vật liệu, phụ liệu, cũng như một số điều kiện để sản xuât như mẫu mã, công nghệ, thị trường tiêu thụ, bao bì, nếu có sự hợp tác của đối tác thì có thể tạo được nguồn hàng phù hợp. Hai bên mua bán cần có dự thương thảo và ký kết được với nhau bằng các hợp đồng mua bán hàng hóa. Hợp đồng kinh tế mua bán của mỗi bên trong mối quan hệ trao đổi hàng hóa.Trong hợp đồng mua bán hàng hóa những điều khoản về tên hàng, quy cách ký mã hiệu, nhãn hiệu, số lượng, giá cả, phẩm chất (điều kiện kỹ thuật), thời gian giao nhận, địa điểm giao nhận, phương thức thanh toán, điều kiện vận chuyển, bao gói, bốc dỡ là những điều khoản không thể thiếu, hai bên phải có trách nhiệm thực hiện đúng hợp đồng đã ký. 25
26. Doanh nghiệp thương mại cũng cần nghiên cứu, xác định rõ doanh nghiệp nguồn hàng là người trực tiếp sản xuất – kinh doanh hay doanh nghiệp trung gian, địa chỉ chính sách tiêu thụ hàng hóa của đơn vị nguồn hàng. Cần đặc biệt chú ý đến chất lượng hàng hóa, tính tiên tiến của mặt hàng, giá cả, thời hạn giao hàng, phương thức giao nhận, kiểm tra chất lượng, bao gói , vận chuyển, và phương thức thanh toán. Cần phải kiểm tra kỹ tính xác thực, uy tín, chất lượng của loại hàng và chủ hàng. Đối với các nguồn hàng sản xuất trong nước, cần phải đến tận nơi, có sự kiểm tra bằng chuyên môn. Đối với các đối tác nước ngoài, cần thông qua thương vụ hoặc tham tán thương mại, các tổ chức hỗ trợ thương mại như phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam, các hiệp hội ngành hàng 26
27. - Kiểm tra hàng hóa và thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa Để tạo sự tin tưởng lẫn nhau trong mua bán hàng hóa, hai bên có thể cho phép kiểm tra ngay từ khi hàng hóa được sản xuất ra, ở nói đóng gói, và ở các cơ sở giao hàng. Bên mua hàng, có thể cử người đến nơi sản xuất xem xét quy trình công nghệ, chất lượng hàng hóa và quy cách đóng gói Việc kiểm tra tại nơi sản xuất hoặc cơ sở giao hàng cho phéo hai bên có sự tin tưởng lẫn nhau trong giao nhận và thanh toán. Việc kiểm tra chất lượng ở các cơ quan kiểm tra có thể chỉ kiểm tra xác suất theo mẫu. Việc thực hiện nghiêm túc các hợp đồng mua bán hàng hóa đã được ký kết là điều kiện quan trọng nhất bảo đảm sự đầy đủ, kịp thời và ổn định của nguồn hàng; đồng thời cũng giúp cho đơn vị sản xuất có thị trường tiêu thụ vững chắc. 27
28. 4.2.3. Phương pháp xác định khối lượng hàng cần mua và chọn thị trường mua bán hàng hóa - Phương pháp xác định khối lượng hàng cần mua: Xác định đúng khối lượng hàng cần mua trong kỳ là vấn đề cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại. Nếu mau quá nhiều, doanh nghiệp thương mại không bán được hết, hàng hóa sẽ bị ứ đọng, chậm tiêu thụ, vốn chậm thu hồi. Nếu mua ít quá, doanh nghiệp thương mại sẽ bị đứt quãng không có hàng để bán, muốn có hàng ngay thì chi phí cho một lô hàng bổ sung thường cao, do đó doanh nghiệp sẽ không có lãi. 28
29. ❖ Để xác định khối lượng hàng cần mua người ta dùng công thức : M = Xkh + Dck – Ddk Ở đây : M = khối lượng hàng cần mua tính theo từng loại trong kỳ kế kế hoạch (Đơn vị hiện vật : tấn, m3 ). Xkh = khối lượng hàng hóa bán ra kỳ kế hoạch tính theo từng loại (Đơn vị hiện vật : tấn ). Dck = Khối lượng hàng cần dự trữ ở cuối kỳ kế hoạch tính theo từng loại (Đơn vị hiện vật : tấn ). Ddk = Khối lượng hàng dự trữ còn lại đầu kỳ kế hoạch (Đơn vị hiện vật : tấn ) 29
30. - Phương pháp chọn thị trường mua bán hàng hóa: Khi mua hàng cần phải chọn thị trường mua hàng với giá hạ nhất, trong điều kiện chất lượng hàng hóa không thay đổi. Đó là mua ở thị trường có nhiều hàng hóa (hàng hóa phong phú), mua vào đúng mùa vụ thu hoạch rộ,mua khối lượng lớn (mua buôn) và khi bán cần chọn thị trường bán được giá cao nhất, bán ở những nơi khan hiếm hàng, ít hàng hoặc hàng hóa nghèo nàn; bán sớm trước vụ và bán lẻ tức là bán trực tiếp cho người tiêu dùng. 30
31. Nếu gọi Py là đơn giá mua hàng tại thị trường Y và Px , là đơn giá bán hàng tại thị trường X, ta sẽ tính được TR có thể kiếm được do việc kinh doanh hàng hóa: TR = (Px – Py). Q Ở đây, TR lớn hay nhỏ phụ thuộc vào hai yếu tố : + Chênh lệch H = (Px – Py) cao hay thấp. Có 3 trường hợp : H = 0, H 0. Hai trường hợp đầu ta loại bỏ không nên mua vì giá ở thị trường bán bằng giá và thấp hơn giá ở thị trường mua. Trường hợp thứ ba H>0 ta tính tiếp: + H.Q. Sau khi trừ chi phí vận chuyển, chi phí trả lãi tiền vay ngân hàng (nếu khoản mua này phải vay ngân hàng);chi phí trượt giá (do lạm phát); chi phí hao hụt ; chi phí quản lý, chi phí đóng thuế và mua bảo hiểm, nếu thầy có lãi thì quyết định mua. (Có thể tính cả chi phí cho phương thức thanh toán khoản tiền hàng mua bán). Việc tính toán cho cả một khối lượng hàng (Q) cũng tương tự như tính cho một đơn vị hàng hóa (nếu chi phí trên chia cho đơn vị hàng hóa phải chịu). 31
32. 4.3 CÁC HÌNH THỨC THỨC TẠO NGUỒN VÀ MUA HÀNG Ở DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI. Tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại có nhiều hình thức khác nhau do đặc điểm tính chất của các mặt hàng của từng ngành khác nhau quyết định. Dưới đây là các hình thức tạo nguồn và mua hàng chủ yếu nhất : 32
33. 4.3.1. Mua theo đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán hàng hóa Đơn đặt hàng (còn gọi tắt là đơn hàng) là các định các yêu cầu cụ thể mặt hàng về số lượng, chất lượng, quy cách, cỡ loại, mầu sắc và thời gian giao hàng mà người mua (doanh nghiệp thương mại) lập và gửi cho người bán (nhà sản xuất kinh doanh hoặc doanh nghiệp thương mại khác). Để có hàng hóa thích với khối lượng, cơ cấu và đúng thời gian yêu cầu, dựa vào mối quan hệ kinh doanh sẵn có hoặc thông qua chào hàng của các hãng sản xuất – kinh doanh, doanh nghiệp thương mại sau khi khảo sát, điều tra, thăm dò và đánh giá chất lượng hàng hóa, doanh nghiệp thương mại phải lập đơn hàng và đặt hàng với các đơn vị đã được lựa chọn (Doanh nghiệp sản – kinh doanh, doanh nghiệp xuất nhập khẩu, ) Đơn hàng là yêu cụ thể mặt hàng mà doanh nghiệp thương mại cần mua và thời gian cần nhập hàng của doanh nghiệp. 33
34. Các yêu cầu cụ thể mặt hàng là tên hàng, ký mã hiệu, nhãn hiệu, quy cách, cỡ loại , mầu sắc số lượng, trọng lượng theo đơn vị tính (hiện vật, giá trị); theo tiêu chuẩn kỹ thuật mặt hàng, chất lượng, bao bì, giá cả, thời gian giao hàng mà người ta không thể nhầm lẫn sang mặt hàng khác được. Nếu cùng nhóm mặt hàng có nhiều quy cách, cớ loại khác nhau thì có thể lập thành bản kê chi tiết từng danh điểm mặt hàng với số lượng và thời gian giao hàng tương ứng. Khi lập đơn hàng cần phải quán triệt các yêu cầu sau đây : 34
35. - Lựa chọn mặt hàng và đặt mua loại hàng phù hợp với nhu cầu của nhu khách hàng về số lượng , chất lượng, quy cách, cỡ loại, mầu sắc, và thời gian bản xứ. - Phải nắm vững khả năng mặt hàng đã có được có thể mua được ở doanh nghiệp thương mại. - Phải tìm hiểu kỹ đối tác về lượng mặt hàng, trình độ tiên tiến của mặt hàng, công nghệ chế tạo mặt hàng, giá thành và giá bán của đối tác và khai thác đến mức cao nhất khả năng đáp ứng của đơn vị nguồn hàng. - Phải yêu cầu chính xác số lượng, chất lượng của từng điểm mặt hàng và thời gian giao hàng bởi vì mọi sai sót về số lượng , chất lượng , quy cách , cỡ loại, màu sắc đều dẫn đến tình trạng thừa thiếu, ứ đọng , chậm tiêu thụ và việc khắc phục nó phải mất thời gian và phải chi phí tốn kém. 35
36. Đơn hàng thường là một căn cứ để ký kết vào hợp đồng mua bán hàng hóa. Đối với loại hàng hóa có nhiều quy cách, cỡ loại, mầu sắc khác nhau thì đơn hàng là bản liệt kê theo danh điểm mặt hàng và được kèm với hợp đồng kinh tế như bản phụ lục hợp đồng để hai bên ký kết và thực hiện việc giao nhận hàng hóa. Mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán hàng hóa là một hình thức chủ động, có kế hoạch trong việc tạo nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại . Nó bảo đảm sự ổn định , chắc chắn cho cả người sản xuất(nguồn sản xuất) và cả đơn vị kinh doanh. Nó là hình thức mua bán có sự chuẩn bị trước, một hình thức văn minh , khoa học. Vì vậy, doanh nghiệp thương mại cần quan tâm, theo dõi, kiểm tra, giúp đỡ và hợp tác chặt chẽ với các đơn vị nguồn hàng để thực hiện đúng đơn hàng và hợp đồng mua bán đã ký kết. 36
37. 4.3.2. Mua hàng không theo hợp đồng mua bán Trong quá trình kinh doanh, tìm hiểu thị trường và khảo sát thị trường nguồn hàng, có những loại hàng hóa doanh nghiệp thương mại kinh doanh, có nhu cầu của khách hàng, giá cả phải chăng, doanh nghiệp thương mại có thể mua hàng không theo hợp đồng mua bán ký trước. Mua hàng theo hình thức mua bán đứt đoạn, mua bằng quan hệ hàng – tiền hoặc trao đổi hàng – hàng. Đây là hình thức mua bán hàng trên thị trường, không có kế hoạch trước, mua không thường xuyên, thấy rẻ thì mua Với hình thức mua hàng này, người mua hàng phải có trình đọ kỹ thuật nghiệp vụ mua hàng thông thạo, phải có kinh nghiệm và phải đặc biệt chú ý kiểm tra kỹ mặt hàng về số lượng, chất lượng, quy cách, cỡ loại, mầu sắc, kỳ hạn sử dụng, phụ tùng để đảm bảo hàng mua về có thể bán được. 37
38. 4.3.3. Mua hàng qua đại lý Ở những nơi tập trung nguồn hàng, doanh nghiệp thương mại có thể đặt mạng lưới mua trực tiếp. Ở những nơi (khu vực) nguồn hàng nhỏ lẻ, không tập trung, không thường xuyên, doanh nghiệp thương mại có thể mua hàng thông qua đại lý. Tùy theo tính chất kỹ thuật và đặc điểm của mặt hàng thu mua, doanh nghiệp thương mại có thể chọn các đại lý theo các hình thức đại lý độc quyền, đại lý rộng rãi, hoặc đại lý lựa chọn. Mua hàng qua đại lý thì doanh nghiệp thương mại không phải đầu tư cơ sở vật chất, nhưng doanh nghiệp thương mại cần phải giúp đỡ điều kiện vật chất cho đại lý thực hiện việc thu mua và giúp đỡ huấn luyện cả về kỹ thuật và nghiệp vụ. Doanh nghiệp thương mại phải ký kết hợp đồng với đại lý, xác định rõ quyền lợi và trách nhiệm của đại lý. Quyền lợi và trách nhiệm của bên giao đại lý (doanh nghiệp thương mại), đặc biệt chú ý đến số lượng, chất lương, giá cả hàng hóa thu mua được và trả thù lao cho bên đại lý. 38
39. 4.3.4. Nhận bán hàng ủy thác và bán hàng ký gửi Doanh nghiệp thương mại có mạng lưới bán hàng rộng rãi, quy mô lớn hoặc có cả bộ phận xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, có thể nhận bán hàng ủy thác và bán hàng ký gửi. Về thực chất, hàng ủy thác và hàng ký gửi là loại hàng hóa thuộc sở hữu của đơn vị khác. Các đơn vị đó không có điều kiện bán hàng cho khách hàng nên ủy thác hoặc ký gửi cho doanh nghiệp thương mại bán hàng cho khách hàng. Doanh nghiệp thương mại bán hàng ủy thác theo hợp đồng ủy thác và khi bán được hàng được nhận phí ủy thác. Doanh nghiệp thương mại bán hàng ký gửi theo điều lệ nhận hàng ký gửi và khi bán được hàng được hưởng tỷ lệ phí ký gửi. Như vậy, khi nhận bán hàng ủy thác hoặc bán hàng ký gửi, doanh nghiệp thương mại có thêm các nguồn hàng mới, phong phú hơn, đáp ứng được nhu cầu đa dạng, nhiều vẻ của khách hàng và tận dụng được cơ sở vật chất và lao động ở doanh nghiệp thương mại; đồng thời, lôi kéo được nhiều khách hàng đến với doanh nghiệp. 39
40. 4.3.5. Liên doanh, liên kết tạo nguồn hàng Có những doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh có sẵn các cơ sở vật chất, có sẵn công nhân nhưng do điều kiện thiếu vốn, thiếu nguyên vật liệu, phụ liệu, thiếu thị trường tiêu thụ làm cho doanh nghiệp không thể nâng cao được chất lượng và khối lượng mặt hàng sản xuất ra. Có những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đã và đang tạo ra nhiều sản phẩm, nguyên vật liệu, nhưng lại không có vốn, không có công nghệ để chế biến thành sản phẩm có thể xuất khẩu được . 40
41. Đây là một nguồn tiềm năng rất lớn chưa được khai tác, còn bị lãng phí Doanh nghiệp thương mại có thể tận dụng ưu thế của mình về vốn, về nguyên vật liệu, về công nghệ, về thị trường tiêu thụ có thể liên doanh, liên kết với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh để tổ chức sản xuất, tạo ra nguồn hàng lớn, chất lượng tốt hơn để cung ứng ra thị trường. Liên doanh liên kết bảo đảm lợi ích của cả hai bên. Bằng hợp đồng liên kết hoặc xây dựng thành xí nghiệp liên doanh, hai bên cùng góp vốn, góp sức theo nguyên tắc có lợi cùng hưởng, lỗ cùng chịu theo điều lệ doanh nghiệp. 41
42. 4.3.6. Gia công đặt hàng và bán nguyên liệu thu mua thành phẩm Gia công đặt hàng là hình thức bên đặt gia công có nguyên vật liệu giao cho bên nhận gia công thực hiện việc gia công hàng hóa theo yêu cầu và giao hàng cho bên đặt gia công. Bên nhận gia công được hưởng phí gia công. Bên đặt gia công có hàng hóa để bán cho khách hàng trên thị trường. Nội dung của gia công đặt hàng trong thương mại gồm : sản xuất, chế biến, chế tác, sửa chữa tái chế, lắp ráp, phân loại, đóng gói hàng hóa theo yêu cầu và bằng nguyên liệu, vật liệu của bên đặt gia công (Điều 129 – Luật Thương Mại). Gia công đặt hàng là một hình thức tạo nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại. Doanh nghiệp thương mại có tiến hành gia công đặt hàng thì doanh nghiệp thương mại mới có nguồn hàng phù hợp với yêu cầu của thị trường và mới đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. Thông thường, việc gia công đặt hàng được thực hiện bằng hợp đồng gia công. 42
43. Hợp đồng gia công xác định quyền và nghĩa vụ của bên đặt gia công, quyền và nghĩa vụ của bên nhận gia công. Hai bên phải thực hiện đầy đủ các quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng đã ký. Bán nguyên vật liệu và thu mua thành phẩm là hình thức tạo nguồn hàng chủ động hơn của người sản xuất (nguồn hàng).Người sản xuất mua nguyên vật liệu và chủ động tiến hành sản xuất ra hàng hóa và ký hợp đồng bán hàng hóa cho người đã bán nguyên vật liệu cho mình. Quan hệ giữa bán nguyên liệu và thu mua thành phẩm vẫn có, nhưng đã có sự độc lập hơn giữa người sản xuất và người cung ứng nguyên vật liệu. Về chất lượng hàng hóa sản xuất ra, mẫu mã, mầu sắc, quy cách đều do người sản xuất phải chịu trách nhiệm, người mua chỉ mua những hàng hóa đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, quy cách, mẫu mã, mầu sắc, theo hợp đồng mua bán hàng hóa đã ký. Bán nguyên vật liệu và thu mua thành phẩm cũng phải được xác lập bằng hợp đồng mua bán nguyên vật liệu và mua bán hàng hóa. Với hình thức này, người tiến hành sản xuất kinh doanh có lợi hơn và có quyền chủ động hơn. 43
44. 4.3.7. Tự sản xuất, khai thác hàng hóa Để chủ động trong tổ chức tạo nguồn hàng, khai thác các nguồn lực và thế mạnh của doanh nghiệp thương mại, cũng như đa dạng hóa hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thương mại có thể tự tổ chức các xưởng (xí nghiệp) sản xuất ra hàng hóa để cung ứng cho khách hàng. Tự tổ chức sản xuất ra hàng hóa, doanh nghiệp thương mại đã đầu tư nguồn lực vào lĩnh vực sản xuất – cung ứng, sản xuất ra hàng hóa để cung ứng cho khách hàng. Đầu tư vào lĩnh vực sản xuất đòi hỏi doanh nghiệp thương mại cần có nguồn vốn lớn, phải chú trọng đến các yếu tố sản xuất – kỹ thuật – công nghệ, nguyên vật liệu, phụ liệu, Doanh nghiệp thương mại có thể bắt đầu tổ chức những xưởng sản xuất nhỏ, sau đó phát truển nâng dần lên quy mô trung bình và lớn. 44
45. Doanh nghiệp thương mại cũng có thể mua lại các doanh nghiệp sản xuất nguồn hàng không có hiệu quả, tái cơ cấu và đầu tư thành xí nghiệp trực thuộc tạo nguồn hàng cho mình. Doanh nghiệp thương mại cũng có thể tự tổ chức khai thác hàng hóa để đáp ứng cho nhu cầu thị trường. Khai thác các nguồn tài nguyên thiên nhiên sẵn có ở địa phương, ở những vùng doanh nghiệp thương mại hoạt động kinh doanh và có điều kiện khai thác cho phép, doanh nghiệp thương mịa cũng sẽ làm phong phú thêm nguồn hàng của mình, vừa thỏa mãn được tối đa nhu cầu của khách hàng, vừa thay thế được hàng nhập khẩu, vừa có giá cả phải chăng và đặc biệt là doanh nghiệp thương mại chủ động phát triển được nguồn hàng của minh. Một vài ví dụ về vấn đề này : Có doanh nghiệp cung ứng phân bón hóa học cho nông nghiệp, khi phát hiện ở địa phương có dòng song bị lấp hiện có nguồn phân bùn rất lớn, doanh nghiệp thương mại đã tổ chức khai thác, chế biến thành phân vi sinh cung ứng cho khách hàng. 45
46. Doanh nghiệp thương mại đã tổ chức sản xuất dây điện, cáp điện cung ứng cho khách hàng với chất lượng không kém hàng nhập ngoại và giá thành lại thấp hơn do đó hạ được giá bán cho khách hàng, được khách hàng hoan nghênh. Như vậy, với doanh nghiệp thương mại có nguồn vốn dồi dào, có nguồn nguyên vật liệu, có các nguồn lực để tự sản xuất, khai thác nguồn hàng để đưa vào kinh doanh. Đầu tư vào sản xuất, khai thác thì doanh nghiệp thương mại có nguồn hàng vững chắc, vừa đảm bảo được lợi ích của người sản xuất, vừa đảm bảo lợi ích của người kinh doanh. Doanh nghiệp thương mại hiểu biết sản xuất hơn. Tuy nhiên đầu tư vào sản xuất, khai thác, đòi hỏi nguồn vốn lớn, vốn quay vòng vốn dài, sinh lợi chậm và đặc biệ phải có sự hiểu biết về công nghệ mới tiên tiến, hiện đại và xu hướng phát triển của nó. 46
47. 4.4 TỔ CHỨC VÀ QUẢN TRỊ NGHIỆP VỤ TẠO NGUỒN VÀ MUA HÀNG Ở DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI. 4.4.1 Tổ chức bộ máy nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại a) Ở bộ phận quản trị doanh nghiệp thương mại. Tổ chức bộ phận phụ trách công tác tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp thương mại là một trong những yếu tố quan trọng nhất, quyết định mọi hoạt động tạo nguồn hàng có đạt được mục tiêu và kết quả như mong muốn hay không. Đối với doanh nghiệp thương mại, việc quyết định những đơn hàng lớn, những hợp đồng mua các mặt hàng chủ yếu, quan trọng, có giá trị lớn thường do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp thương mại quyết định. Vì vậy, công tác tạo nguồn và mua hàng thường được sự quan tâm của Giám đốc (Tổng Giám đốc) doanh nghiệp thương mại hoặc phó giám đốc( Phó Tổng giám đốc) phụ trách kinh doanh quyết định. 47
48. Phòng kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, trong đó có bộ phận chức năng tạo nguồn và mua hàng (thường gọi là bộ phận thu mua) vừa là tổ chức chuyên môn hoạch định chiến lược và kế hoạch mua hàng, vừa là bộ phạn nghiệp vụ thực thi và chỉ đạo tác nghiệp các hoạt động tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp thương mại. Tùy theo quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp thương mại lớn hay nhỏ, phạm vi hoạt động rộng hay hẹp, bộ phận thu mua được tổ chức theo chuyên môn hóa mặt hàng hoặc nhóm mặt hàng, theo khu vực địa giới nguồn hàng. Ở doanh nghiệp thương mại, việc mua hàng ít nổi bật hơn hoạt động bán hàng. Hoạt động bán hàng đem lại doanh thu cho doanh nghiệp thương mại, đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp thương mại và có tiền để trang trải chi phí kinh doanh, nhưng chính việc tạo nguồn và mua hàng mới góp phần tạo ra lợi nhuận cao hay thấp, doanh thu lớn hay nhỏ và có tiết kiệm được chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại nhiều hay ít. 48
49. b) Tổ chức mạng lưới thu mua, tiết nhận hàng hóa Tổ chức hợp lý mạng lưới thu mua hàng hóa phù hợp với đặc điểm điều kiện nguồn hàng, điều kiện sản xuất, điều kiện vận tải là vấn đề hết sức quan trọng để có thể đảm bảo nguồn hàng được mua đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng số lượng, chất lượng và thời gian cần hàng. Tổ chức mạng lưới mua hàng được tổ chức theo nguyên tắc chuyên doanh, vừa đảm bảo tính chuyên nghiệp của hệ thống, vừa đáp ứng yêu cầu chất lượng và số lượng hàng hóa, cũng như những yêu cầu về quy cách, mẫu mã, mầu sắc, các tiêu chuẩn kỹ thuật, mỹ thuật, vệ sinh, an toàn môi trường, cũng như kịp thời đối với các nguồn cung ứng đã sản xuất ra. 49
50. Tùy theo tính chất, đặc điểm của loại hàng hóa, yêu cầu của việc thu mua, giao nhận, vận chuyển, phân phối và đặc điểm của ngành sản xuất, doanh nghiệp thương mại có thể tổ chức mạng lưới thu mua thành các trạm (thu mua), xí nghiệp (thu mua), kho thu mua. Đây là mạng lưới trực tiếp của doanh nghiệp thương mại. Các mạng lưới này có thể cố định (ổn định) ở một địa điểm hoặc có thể di động theo thời gian. Đối với hàng nhập khẩu, ở các ga, cảng đầu mối, doanh nghiệp thương mại có thể tổ chức trạm (tiếp nhận), đội (tiếp nhận), kho (tiếp nhận) để nhận hàng và phân phối hàng hóa về các điểm bán hàng hoặc kho dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp thương mại. Mạng lưới thu mua trực tiếp được tổ chức ở những nơi nguồn hàng tập trung, ở những nguồn hàng chính, vào thời gian thu hoạch hàng hóa (đối với hàng hóa nông lâm hải sản). 50
51. 4.4.2. Quản trị nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp thương mại Quản trị nghiệp vụ tạo nguồn hàng là quá trình hoạch định, tổ chức nghiên cứu nguồn hàng nhằm phát triển nguồn hàng phù hợp với nhu cầu của khách hàng của doanh nghiệp thương mại. Quản trị nghiệp vụ tạo nguồn hàng ở doanh nghiệp thương mại có các nội dung chủ yếu sau đây : a)Hoạch định chiến lược và kế hoạch tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp thương mại Doanh nghiệp thương mại muốn có nguồn hàng ổn định, lâu dài, phù hợp với yêu cầu của khách hàng cần phải xây dựng chiến lược nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại, cũng như các kế hoạch tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp thương mại hàng năm tiên tiến, khả thi nhằm tổ chức tốt công tác tạo nguồn và mua hàng. 51
52. b) Tổ chức tốt hệ thống thông tin về nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại Thông tin về nguồn hàng, đặc biệt là những nguồn hàng chính, những mặt hàng quan trọng thiết yếu đối với doanh nghiệp thương mại và những mặt hàng có giá trị cao mà của những đối tác chủ yếu là vấn đề hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại. Doanh nghiệp thương mại cần tổ chức tốt hệ thống thông tin từ các đơn vị nguồn hàng, nơi giao nhận hàng về doanh nghiệp thương mại bằng cách cử đại diện ở các nơi, hợp tác, chọn lọc các cộng tác viên, hoặc bằng các quan hệ thường xuyên với các đơn vị nguồn hàng để chuẩn bị trước nguồn hàng đáp ứng cho mọi nhu cầu của khách hàng không bị đứt đoạn. 52
53. c) Tổ chức tốt hoạt động tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại. Trước hết, bộ máy cán bộ công nhân viên làm công tác tạo nguồn và mua hàng phải có tính chuyên nghiệp cao, cả về trình độ kỹ thuật, nghiệp vụ, bản lĩnh kinh doanh, nhanh nhậy, trung thành với doanh nghiệp thương mại Thứ hai, xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu đối với mỗi một bộ phận, đối với mỗi nhóm mặt hàng (hoặc mặt hàng) rõ ràng trên cơ sở xây dựng các chỉ tiêu, tiêu chuẩn, định mức để mỗi người, nhóm tổ chức phối hợp chủ động, tích cực thực hiện chức năng nhiệm vụ đã được phân công. Thứ ba, áp dụng các biện pháp kinh tế trong hoạt động khai thác nguồn hàng. 53
54. Để khuyến khích kịp thời hoạt động tạo nguồn hàng và mua hàng đúng theo yêu cầu về chất lượng, số lượng, giá cả, thời gian, địa điểm giao nhận doanh nghiệp thương mại cần áp dụng các biện pháp kinh tế (thưởng, phạt) để khuyến khích bộ phận tạo nguồn và mua hàng bằng các phương pháp như : khoán theo doanh thu số mua hàng; khai thác được nguồn hàng mới, có nhiều triển vọng; mua hàng về bán được nhanh không có hàng ứ đọng, kém mất phẩm chất, hàng thứ phẩm, hàng giả phân bố lợi nhuận hợp lý giữa các đơn vị nguồn hàng và doanh nghiệp thương mại, các biện pháp kích thích cá nhân, tổ nhóm thu mua hàng như mua được nhiều, nhanh, giá cả phải chăng, hàng có chất lượng tốt, chi phí mua hàng giảm, mất mát, hao hụt, nhầm lẫn thấp, 54
55. d) Quyết định hợp tác tạo nguồn, mua hàng, cũng như kiểm tra, theo dõi, đánh giá hoạt động tạo nguồn thuộc trách nhiệm của Ban lãnh đạo doanh nghiệp thương mại và bộ phận quản trị mua hàng của doanh nghiệp thương mại. Vì vậy, hoạt động này cũng cần phải tuân thủ các nội dung chung của quản trị kinh doanh như các hoạt động nghiệp vụ khác như quản trị bán hàng, quản trị tài chính, ở doanh nghiệp thương mại. 55
56. TÓM TẮT CHƯƠNG VII 1. Nguồn hàng và vai trò của nó trong hoạt động kinh doanh thương mại. a) Khái niệm về nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại. b) Phân loại nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại. c) Vai trò của nguồn hàng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. 2. Nội dung của nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại. a) Sự khác nhau giữa tạo nguồn và mua hàng b) Nội dung của nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại. c) Phương pháp xác định khối lượng hàng cần mua và lựa chọn thị trường mua bán hàng hóa. 56
57. 3. Các hình thức tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại. a) Mua theo đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán hàng hóa. b) Mua hàng không theo hợp đồng mua bán. c) Mua hàng qua đại lý. d) Nhận bán hàng ủy thác và bán hàng ký gửi. đ) Liên doanh, liên kết tạo nguồn hàng. e) Gia công đặt hàng và bán nguyên liệu thu mua thành phẩm. h) Tự sản xuất, khai thác hàng hóa. 4. Tổ chức và quản trị nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại. a) Tổ chức bộ máy nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại. b) Quản trị nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp thương mại. 57
58. CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ THẢO LUẬN 1. Khái niệm về nguồn hàng, các loại nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại? Mối liên hệ giữa các tiêu thức phân loại nguồn hàng ? 2. Vị trí của nghiệp vụ tạo nguồn hàng ở doanh nghiệp thương mại. Làm tốt nghiệp vụ này có tác dụng gì và làm không tốt nghiệp vụ này có những hậu quả gì ? 3. Sự khác nhau giữa tạo nguồn và mua hàng và mối quan hệ giữa tạo nguồn và mua hàng? 4. Phân tích những nội dung cơ bản của nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại 5. Phương pháp xác định khối lượng hàng cần mua và lựa chọn thị trường mua bán hàng hóa ? Ý nghĩa kinh tế của công thức xác định? 58
59. • 6. Các hình thức tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại ? Sự khác nhau cơ bản giữa các hình thức đó? • 7. Tổ chức bộ máy nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại • 8. Khái niệm quản trị nghiệp vụ tạo nguồn hàng và những nội dung cơ bản của quản trị nguồn hàng ở doanh nghiệp thương mại. 59