Bài giảng môn Nguyên lý kế toán - Chương 5+6: Quy trình kế toán - Hệ thống thông tin kế toán

Nội dung text: Bài giảng môn Nguyên lý kế toán - Chương 5+6: Quy trình kế toán - Hệ thống thông tin kế toán

1. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC M Ở TPHCM Khoa k ế tốn - ki ểm tốn CH NG 5+6 Quy trình k tốn - H th ng thơng tin k tốn Mc tiêu • Sau khi nghiên c u xong ch ư ng này, b n cĩ th : – Nêu các b ư c cơng vi c trong m t quy trình k tốn. – Gi i thích vai trị và nh ng yêu c u c a ch ng t k tốn. – Trình bày n i dung và k t c u các lo i s sách k tốn ch yu. – Trình bày m c ích, yêu c u và n i dung t ch c cơng tác k tốn trong m t doanh nghi p. – Trình bày nh ng v n c b n c a vi c ng d ng cơng ngh thơng tin trong cơng tác k tốn 2 1
2. Ni dung •Tng quan v quy trình k tốn • Ch ng t k tốn •S sách k tốn •H th ng thơng tin k tốn 3 Tng quan v quy trình k tốn • Khái ni m • Các n i dung c a quy trình k tốn • Ki m sốt n i b và cơng tác k tốn 4 2
3. Khái ni m quy trình k tốn • Quy trình k tốn là các b ư c c a m t quá trình x lý d li u hình thành thơng tin k tốn. 5 Các n i dung c a quy trình k tốn • Quy trình k tốn bao g m: – Ghi chép ban u trên ch ng t k tốn –X lý trên s sách k tốn –Lp và trình bày các báo cáo k tốn •Lng ghép trong quy trình k tốn là vi c ki m sốt các ho t ng 6 3
4. Quy trình k tốn D li u Ghi chép Phân lo i, Cung c p Thơng kinh t ban u ghi chép, thơng tin tin (Ch ng tng h p (Báo cáo) t) (S sách) 7 Ki m sốt n i b và k tốn • Ki m sốt n i b là quá trình do ng ư i qu n lý, h i ng qu n tr và các nhân viên c a n v chi ph i, nĩ ư c thi t lp cung c p m t s m b o h p lý nh m th c hi n các m c tiêu c a n v nĩi chung. • KSNB t ng c ư ng tin c y c a báo cáo tài chính 8 4
5. Các thí d • Phân chia trách nhi m gi a k tốn và th qu • Phê duy t các nghi p v tr ư c khi th c hi n • i chi u các s li u nh k • Ki m tốn n i b 9 Ch ng t k tốn • Ch ng t k tốn là nh ng gi y t và vt mang tin ph n nh nghi p v kinh t tài chính phát sinh và ã hồn thành, làm c n c ghi s k tốn. 10 5
6. Vai trị c a ch ng t • Là khâu ghi chép ban u cĩ ý ngh a quan tr ng i v i ch t l ư ng thơng tin k tốn. • Là ph ư ng ti n truy n t thơng tin ph c v cho vi c qu n lý. • Là c s ki m tra tính h p l , h p pháp ca nghi p v kinh t . • Cĩ ý ngh a pháp lý trong vi c gi i quy t các v tranh ch p, ki n t ng. 11 Phân lo i ch ng t • Phân lo i theo n i dung ph n nh : – Ch ng t v ti n t : Phi u thu, Phi u chi, Gi y báo N , Gi y báo Cĩ – Ch ng t v hàng t n kho: Phi u nh p kho, Phi u xu t kho – Ch ng t v lao ng và ti n l ư ng: B ng ch m cơng, B ng thanh tốn ti n l ư ng – Ch ng t v bán hàng: Hố n GTGT (hay Hố n bán hàng) – Ch ng t v TSC : biên b n giao nh n TSC , biên b n thanh lý 12 6
7. Phân lo i ch ng t • Phân lo i theo cơng d ng c a ch ng t : – Ch ng t m nh l nh – Ch ng t ch p hành – Ch ng t liên h p 13 Phân lo i ch ng t • Phân lo i theo ngu n g c c a ch ng t : – Ch ng t bên trong – Ch ng t bên ngồi 14 7
8. Phân lo i ch ng t • Phân lo i theo tính b t bu c : – Ch ng t b t bu c – Ch ng t h ư ng d n 15 Bài t p th c hành • Cho bi t ch ng t sau ây thu c lo i ch ng t nào theo các cách phân lo i ã h c: – Phi u chi ti n m t – Hĩa n bán hàng c a ng ư i bán – n t hàng 16 8
9. Yêu c u i v i ch ng t • Ph i b o m tính trung th c, khách quan, tính chính xác c a s li u. • Ch ng t k tốn ph i cĩ y các y u t theo qui nh. • Ghi chép trên ch ng t ph i rõ ràng, y , gch b ph n cịn tr ng. Khơng ư c t y xĩa, s a ch a trên các ch ng t . 17 Các y u t c a ch ng t • Tên g i và s hi u c a ch ng t k tốn; • Ngày, tháng, n m l p ch ng t k tốn; • Tên , a ch , mã s thu (n u cĩ) c a n v ho c cá nhân l p ch ng t ; • Tên, a ch , mã s thu (n u cĩ) c a n v ho c cá nhân nh n ch ng t ; •Ni dung c a nghi p v kinh t , tài chính phát sinh •S l ư ng, n giá và s ti n c a nghi p v kinh t , tài chính ghi b ng s ; t ng s ti n ghi b ng ch . • Ch ký, h và tên c a ng ư i l p, ng ư i duy t ch ng t và nh ng ng ư i cĩ liên quan n ch ng t k tốn. 18 9
10. Bài t p th c hành Phân tích s ự c ần thi ết c ủa các n ội dung trên ch ứng t ừ 19 Lưu chuy n ch ng t •Lp và ph n nh nghi p v kinh t •Lưu chuy n ch ng t qua các b ph n • Ki m tra ch ng t • Hồn ch nh ch ng t và ghi s k tốn •Lưu tr và b o qu n ch ng t 20 10
11. Lp và ph n nh nghi p v kinh t • Ch ng t ư c l p t i b ph n phát sinh nghi p v • Ch ng t ư c l p thành nhi u liên, trong ĩ th ư ng cĩ 1 liên l ưu tr t i b ph n l p • Trong nhi u doanh nghi p hi n nay, ch ng t ư c l p trong máy tính và in ra 21 Lưu chuy n ch ng t qua các b ph n • Ch ng t th ư ng l ưu chuy n qua nhi u b ph n tr ư c khi ư c dùng ghi s : – Xét duy t nghi p v – Th c hi n nghi p v • thi t k , ánh giá quá trình l ưu chuy n ch ng t , ng ư i ta s d ng l ưu (flowchart) 22 11
12. Lập hĩa đơ n Kế tốn A Vận đơ n Lập Ghi Hĩa đơ n Nh ật ký Hĩa đơ n Nh ật ký Hĩa đơ n Vận đơ n KH Sổ cái Hĩa đơ n N N 23 Ki m tra ch ng t • Ng ư i k tốn c n ki m tra ch ng t tr ư c khi ghi nh n: – Ki m tra tính rõ ràng, trung th c, y c a các ch tiêu ph n nh trên ch ng t . – Ki m tra tính h p pháp, h p l c a nghi p v kinh t tài chính phát sinh. – Ki m tra tính chính xác c a s li u, thơng tin trên ch ng t . – Ki m tra vi c ch p hành quy ch qu n lý n i b ca nh ng ng ư i l p, ki m tra, xét duy t i v i tng lo i ch ng t k tốn. 24 12
13. Hồn ch nh ch ng t và ghi s • Tr ư c khi ghi s k tốn c n hồn ch nh ch ng t : – Ghi giá vào các ch ng t c n tính giá; – Phân lo i ch ng t ; –Lp ch ng t t ng h p ho c l p nh kho n k tốn trên ch ng t . 25 Lưu tr và b o qu n • Sau khi ghi s k tốn xong, ch ng t k tốn c n ph i ư c s p x p, phân lo i, b o qu n và l ưu tr theo quy nh ca Lu t k tốn. • Khi c n thanh lý ph i l p biên b n ghi li nh ng tài li u ã ư c thanh lý. • 26 13
14. S sách k tốn • Khái ni m • Phân lo i s sách k tốn • Các hình th c t ch c s sách k tốn • Gi i thi u hình th c nh t ký chung 27 Khái ni m •S sách k tốn là n i ghi chép và l ưu gi các nghi p v . •S sách k tốn c n ư c ghi chép d a trên ch ng t k tốn •S sách k tốn là c n c l p báo cáo tài chính 28 14
15. Phân lo i s sách k tốn • Phân lo i theo ph ư ng pháp ghi chép vào s k tốn – S
    ghi theo trình t  th i gian là lo i s ghi chép các nghi p v kinh t phát sinh theo trình t th i gian, giúp cho vi c ki m tra, tra c u khi c n thi t. Thí d : Nh t ký. – S
    ghi theo h  th ng là lo i s ghi chép các nghi p v kinh t phát sinh phân lo i theo tài kho n t ng h p và chi ti t, giúp k tốn l ưu tr thơng tin và ph n nh ki m tra t ng i tư ng k tốn. Ví d : S cái, S chi ti t – S
    liên h p: là lo i s k t h p v a ghi theo trình t th i gian, v a ghi theo h th ng trên cùng m t trang s . 29 Nh ật ký chung (bi ểu m ẫu rút g ọn) Chứng từ Tài khoản Số tiền Diễn giải Số Ngày Nợ Có Nợ Có C1 2.1 Chi tiếp khách 642 2.000.000 111 2.000.000 N1 2.1 Nhập hàng 156 2.000.000 331 2.000.000 T1 3.1 Thu tiền bán hàng 111 15.000.000 511 15.000.000 30 15
16. Sổ cái – Tài kho ản Ti ền m ặt Chứng từ Tài Số tiền Diễn giải khoản đối ứng Số Ngày Nợ Số dư 1.1.2001 20.000.000 01 2.1 Bán thu tiền mặt 511 15.000.000 01 2.1 Chi tiếp khách 642 2.000.000 02 3.1 Chi mua vật liệu 152 7.000.000 Cộng số phát sinh 120.000.000 95.000.000 Số dư 1.2.2001 45.000.000 31 Phân lo i s sách k tốn • Phân lo i theo m c ph n nh các i tư ng k tốn – S
    t
    ng h p là s k tốn ghi chép các nghi p v kinh t phát sinh theo tài kho n. Thí d : S cái. – S
    chi ti t gm các s , th chi ti t ư c m ph n nh m t cách chi ti t h n cho nh ng s li u ã ư c ph n nh trên s t ng h p. Thí d : S chi ti t v t t ư, – S
    k t h p h ch tốn t
    ng h p v i h ch tốn chi ti t. 32 16
17. Sổ chi ti ết khách hàng – CTy X Chứng từ Số tiền Diễn giải Tài khoản Số Ngày đối ứng Nợ Có Dư 1.1.01 3.000.000 H1 2.1 Giao hàng 511 1.000.000 T1 2.1 Thu tiền H245, 1.12.00 111 2.000.000 T4 5.1 Thu tiền H231,5.12.00 111 1.000.000 Cộng tháng 1.01 1.000.000 3.000.000 Dư 1.2.01 1.000.000 33 Phân lo i s sách k tốn • Phân lo i theo k t c u s – S
    đ i chi u ki u hai bên kt c u s ư c chia làm hai bên ph n nh hai m t v n ng i l p c a i t ư ng k tốn. – S
    ki u m t bên các c t s li u ph n nh các i t ư ng k tốn ư c b trí cùng m t bên c a trang s . – S
    ki u nhi u c t s cĩ k t c u nhi u c t ph n nh cho tng tài kho n ho c ph n nh chi ti t cho m t tài kho n nào ĩ theo t ng n i dung kinh t . – S
    ki u bàn c  ph n nh quan h i ng gi a các tài kho n liên quan ho c m i quan h qua l i gi a hai cách phân lo i khác nhau c a cùng m t i t ư ng. 34 17
18. Phân lo i s sách k tốn • Phân lo i theo cách t ch c s – S
    đĩng thành quy n: S cái, Nh t ký – S cái – S
    t  r i: th kho, th TSC , s chi ti t v t t ư, sn ph m, hàng hố – S
    đin t  trong h th ng k tốn x lý b ng máy vi tính, các s k tốn ư c thi t k d ư i d ng các t p tin l ưu tr trong các a t , k tốn ghi s bng cách nh p d li u. 35 Các hình th c t ch c s sách • Hình th c k tốn là vi c t ch c h th ng s sách k tốn bao g m s l ư ng s , k t c u s và m i quan h gi a các lo i s trong vi c ghi chép, t ng hp các s li u t ch ng t g c cung c p các ch tiêu l p báo cáo k tốn: – Hình th c k tốn Nh t ký chung; – Hình th c k tốn Nh t ký - S Cái; – Hình th c k tốn Ch ng t ghi s ; – Hình th c k tốn Nh t ký- Ch ng t ; – Hình th c k tốn trên máy vi tính. 36 18
19. Hình th c Nh t ký chung Chứ ng từ kế tố n Sổ nh ật ký đặ c SỔ NH ẬT KÝ CHUNG Sổ, th ẻ k ế tốn bi ệt chi ti ết Sổ Cái Bảng t ổng h ợp chi ti ết Bảng cân đố i tài kho ản BÁO CÁO TÀI CHÍNH 37 Nh ật ký chi qu ỹ ti ền m ặt Chứng từ Ghi Có TK 111, Ghi Nợ TK Diễn giải Số Ngày 112 152 642 Cộng C1 2/1 Chi tiếp khách 2.000.000 2.000.000 C2 3/1 Mua vật liệu 7.000.000 7.000.000 C3 3/1 Nộp ngân hàng 15.000.000 15.000.000 C4 5/1 Trả tiền điện thoại 1.800.000 Cộng 65.000.000 25.000.000 5.000.000 95.000.000 38 19
20. Bài t p th c hành • Cho bi t nh ng thơng tin sau cĩ th tìm th y trong s sách k tốn nào? – Nghi p v mua hàng theo hĩa n s xxx ngày yyy c a cơng ty ABC. – Nghi p v bán hàng ch ưa thu ti n theo hĩa n s nn ngày dd. – Nghi p v kh u hao TSC trong k c a tài sn M. – Nghi p v k t chuy n giá v n hàng bán trong k . 39 H th ng thơng tin k tốn • ng d ng cơng ngh thơng tin trong k tốn • Gi i thi u H th ng thơng tin k tốn 40 20
21. ng d ng CNTT trong k tốn • Các m c ng d ng CNTT trong k tốn: –H th ng x lý bán th cơng v i s tr giúp c a các b ng tính Excel –H th ng ph n m m k tốn d ng iu khi n b ng trình n (Menu – Driven- Systems) –H th ng ho ch nh ngu n l c tồn doanh nghi p (Enterprise Resource Planning – ERP) 41 42 21
22. 43 H th ng thơng tin k tốn •H th ng thơng tin k tốn bao g m các phân h c b n: – Phân h mua hàng – Phân h bán hàng – Phân h nhân s – Phân h s cái • Trong doanh nghi p s n xu t, cịn cĩ thêm phân h s n xu t 44 22
23. H th ng thơng tin k tốn 45 Thí d - Phân h bán hàng Phân Ch c n ng Các b ph n Các d li u h liên quan liên quan Bán X lý n t - B ph n - D li u hàng hàng khách bán hàng khách hàng hàng, ch ng - B ph n - D li u bán t giao hàng giao hàng hàng và hĩa n - B ph n - D li u kho ca n v , k tốn hàng theo dõi thu - B ph n - D li u s ti n và c p kho cái nh t kho. 46 23
24. Vai trị c a c s d li u 47 Vn hành h th ng thơng tin k tốn • Khai báo h th ng • Quy trình v n hành – Nh p d li u –X lý d li u –Kt xu t báo cáo 48 24