›
›

Bài giảng môn Kế toán tài chính (Bản mới)

doc 335 trang phuongnguyen 5810
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng môn Kế toán tài chính (Bản mới)", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • docbai_giang_mon_ke_toan_tai_chinh_ban_moi.doc

Nội dung text: Bài giảng môn Kế toán tài chính (Bản mới)

  1. CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP 1.1. Đặc điểm của kế toán tài chính doanh nghiệp Trong các doanh nghiệp, để quản lý tài sản và quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải sử dụng hàng loạt các công cụ quản lý khắc nhau. Kế toán ở doanh nghiệp với chức năng thu nhận, xử lý, hệ thống hoá thông tin vè toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở doanh nghiẹp nhằm cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ công tác quản lý kinh tế tài chính vĩ mô và vi mô đã trở thành một công cụ quản lý kinh tế quan trọng, một bộ phận cấu thành hệ thống công cụ quản lý kinh tế. Trong nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần,vận hành theo cơ chế thị trường, kế toán được xác đinh như một mặt của hoạt động kinh tế nói chung, quá trình sản xuất kinh doanh nói riêng và kế toán được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau -Theo uỷ ban thực hành kiểm toán quốc tế “ một hệ thống kế toán là hàng loạt các nhiệm vụ ở một doanh nghiệp mà nhờ hệ thống này các nghiệp vụ được sử lý như một phương tiện các ghi chép tài chính “ -Theo Gene Allen Gohlke giáo sư tiến sỹ viện đại học Wiscónsin :” Kế toán là một khoa học liên quan đến việc ghi nhận ,phân loại ,tóm tắt và giải thích các nghiệp vụ tài chính của 1 tổ chức ,giúp ban giám đốc có thể căn cứ vào đó mà làm quyết định “ -Theo Rober CN AnthoNy tiến sỹ trường đại học Harvard “Kế toán là một ngôn ngữ của việc kinh doanh “ -Theo liên doàn kế toán quốc tế (IFAC) Kế toán là nghệ thuật ghi chép, phản ánh, tổng hợp theo một cách riêng có bằng chứng về những khoản tiền, các nghiệp vụ và các sự kiện mà chúng có ít nhất một phần tính chất tài chính và trình bày kết quả của nó. -Theo luật kế toán, được Quốc hội nươc Cộng hoà xã hôi chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 17 tháng 6 năm 2003: Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thòi gian lao động. Với các cách định nghĩa khác nhau nhưng đều thể hiện bản chất của kế toán là hệ thống thông tịn và kiểm tra vè hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp.Thông tin kế toán trong các doanh nghiệp được nhiều đối tượng quan tâm ở các phương diện,mức độ và mục đích khác nhau: các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm thông tin kế toán về tình hình tài chính, tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiêp để có quyết định trong quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các cơ quan Nhà nước quan tâm thông tin kế toán đẻ kiểm soát kinh doanh và thu thuế,các nhà đầu tư quan tâm thông tin kế toán đrr quyết định đầu tư .Căn cứ vào phạm vi, yêu cầu và mục đích cung cấp thông tin kế toán ở doanh nghiệp, kế toán được phân chia thànhkế toán tài chính và kế toán quản trị. Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán. Kế toá quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán. Như vậy ké toán tài chính và kế toán quản trị là những bộ phận cấu thành công tác kế toán trong mõi doanh nghiệp, đều dự phần vào quản lý doanh nghiệp. -Mục đích của kế toán tài chính Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh, doanh nghiệp với tư cách một chủ thể kinh tế thường có mói quan hệ kinh tế với các đối tượng khác nhau ngoài doanh nghiệp. Các đối tượng này luân quan tâm đến tình hình tài chính, tình tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như: tổng tài sản, khả năng tự tài trợ của doanh nghiệp, khả năng thanh toán và mức độ sinh lời của doanh nghiệp để quyết định các mối quan hệ kinh tế với doanh nghiệp. Đồng thời các cơ quan quản lý Nhà nước, cơ quan thuế cũng quan tâm đến tình hình tài chính, tình hình hoạt động của doanh nghiệp để xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp vàviệc chấp hành chính sách của nhà nước. Những thông tin đó được thông qua báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Như vậy mục đích của kế toán tài chính ngoài cung cấp thông tin cho chủ doanh nghiệp, nhà quản lý thì chủ yếu cung cấp thông tin phục vụ cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp - Đặc điểm của kế toán tài chính: 1
  2. +Kế toán tài chính cung cấp thông tin chủ yếu cho các đói tượng bên ngoài doanh nghiệp,do đó để đảm bảo tính khách quan, thống nhất kế toán tài chính phải tuân thu các nguyên tắc, các chuẩn mực và chế độ hiện hành về kế toán của từng quốc gia, kể cả các nguyên tắc, chuản mực quốc tế về kế toán được các quốc gia công nhận. +Kế toán tài chính mang tính pháp lệnh, nghĩa là được tổ chứcở tất cả các đơn vị kế toán và hệ thống sổ, ghi chép, trình bày và cung cấp thông tin của kế toán tài chính đều phải tuân thu các quy định thống nhất nếu muốn được thừa nhận +Thông tin kế toán tài chính cung ấp là những thông tin thực hiện về những hoạt động đã phát sinh, đã xẩy ra và mang tính tổng hợp thể hiện dưới hình tháI giá trị + Báo cáo của kế toán tài chính là các báo cáo tài chính phẩnnhs tổng quát về sản nghiệp, kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong một thờikỳ và kỳ báo cáo của kế toán tài chính được thực hiện theo định kỳ thường là hàng năm 1.2 Nội dung và phạm vi của kế toán tài chính Doanh nghiệp để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, cần thiết phải có tài sản tiền vốn và quá trình hoạt động của doanh nghiệp là quá trình tiến hành các quá trình kinh tế khác nhau nhằm thực hiện chức năng và nhiệm vụ nhất định. Trong quá trình hoạt động ở doanh nghiệp hình thành các mối quan hệ kinh tế liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau, để đảm bảo tính hữu ích của thông tin cung cấp nghĩa là đáp ứng các nhu cầu khác nhau của các đối tượng quan tâm thông tin kế toán. Nội dung kế toán tài chính phải khái quát được toàn bộ các loại tài sản tiền vốn và các hoạt động kinh tế diễn ra, các quan hệ kinh tế phát sinh ở doanh nghiệp. Do đó, nội dung cơ bản của kê toán tài chính trong doanh nghiệp bao gồm: -Kế toán các loại tài sản Tài sản là nguồn lực do doanh nghiệp kiểm soát và có thể thu được lợi ích kinh tế trong tương lai. Tài sản của doanh nghiệp bao gồm nhiều loại được biểu hiên dưới hình tháI vật chất như nhà xuởng, máy móc thiết bi, vật tư, hàng hoá hoăc không thể hiện dưới hình tháI vật chất như bản quyền, bằng sáng chế nhưng phảI thu được lợi ích kinh tế trong tương laivà thuộc quyền kiểm soát coả doanh nghiệp. Tài sản của doanh nghiệp còn bao gồm các tài sản không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp kiểm soát được và thu được lợi ích kinh tế trong tương lai, như tài sản thuê tài chính, hoặc có những tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và thu được lợi íchkinh tế trong tương lainhưng có thể không kiểm soát được về mặt pháp lý, như bí quyết kỹ thuật thu được từ hoạt động triển khai có thể thoả mãn các điều kiện trong định nghĩa về tài sản khi các bí quyết đó còn giữ được bí mật và doanh nghiệp còn thu được lợi ích kinh tế. Trong doanh nghiệp tài sản là cơ sở để tiến hành sản xuất kinh doanh, kế toán phảI phản ánh được hiện có, tình hình biến động tất cả các loại tài sản theo từng loại từng địa điểm bảo quản, sử dụng. -Kế toán nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu Nơ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu là nguồn hình thành những tài sản của doanh nghiệp. Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua như mua hàng hoá chưa trả tiền, sử dụng chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hoá, phảI trả nhân viên, thuế phải nộp vv những nghĩa vụ đó doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của minh Nguồn vốn chủ sở hữu bao gồm: vốn của các nhà đầu tư, thặng dư vốn cổ phần, lợi nhuận chưa phân phối, các quỹ và chênh lệch tỷ giá và đánh giá lại tài sản. Thông tin về nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu giúp cho các đối tượng sử dụng thông tin đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp như mức độ khả năng tự tài trợ. Do vậy cùng với thu nhận xử lý và cung cấp thông tin về tình hình, sự biến động của tài sản kế toán tài chính phảI thu nhận xử lý thông tin về từng nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp. - Kế toán chi phí, doanh thu và thu nhập khác Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp là quá trình doanh nghiệp phải bỏ ra những chi phí nhất định và cũng là quá trình doanh nghiệp thu được các khoản doanh thu và thu nhập khác. 2
  3. Chi phí của doanh nghiệp là những khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu. Chi phí của doanh nghiệp bao gồm các chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường và chi phí khác. Doanh thu và thu nhập khác của doanh nghiệp là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường và các hoạt động khác của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản góp vốn của cổ đông hoặc chủ sở hữu. Chi phí, doanh thu và thu nhập khác là hai mặt của quả trình hoạt động ở doanh nghiệp, thông tin về chi phí, doanh thu và thu nhập khác là cơ sở để xác định kết quả kinh doanh và đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng sinh lời ở doanh nghiệp của các đối tượng quan tâm. Do đó kế toán tài chính phảI thu thập xử lý cung cấp thông tin chi phí, doanh thu và thu nhập khác của từng hoạt động chính xác, trung thực. Với chức năng thu thập, xử lý, cung cấp và phân tích các thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, xét theo phần hành công việc, nội dung kế toán tài chính bao gốm : + xác định các chứng từ kế toán xử dụng, lập, xử lý, luân chuyển các chứng từ kế toán + Tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản kế toánửơ doanh nghiệp + Tổ chức hệ thống sỏ kế toán + Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính - Phạm vi của kế toán tài chính Kế toán tài chính là một bộ phận của công tác kế toán trong doanh nghiệp. Phạm vi của kế toán tài chính là phản ánh toàn bộ các loại tài sản, nguốn hình thành tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính và các quan hệ kinh tế pháp lý phát sinh toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên với mục đích đã xác định nó chỉ phản ảnh các đối tượng ở dạng tổng quát phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính. Trong các doanh nghiệp khi tổ chức công tác kế toán phảI căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu của công tác quảnlý xác định rõ phạm vi cụ thể của kế toán tài chính, phân định rõ giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị đảm bảo không trùng lắp đáp ứng yêu cầu thông tin khác nhau của các đối tượng qua tâm đến thông tin kế toán ở doanh nghiệp. 1.3 Nguyên tắc và yêu cầu của kế toán tài chính 1.3.1 Các nguyên tắc của kế toán tài chính Các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp quan tâm đến thông tin kế toán của doanh nghiệp trên các phương diện, phạm vi và mức độ khác, để đảm bảo tính hữu ích của thông tin kế toán, việc xử lý các nghiệp vụ kế toán và lập báo cáo tài chính, kế toán tài chính phảI tuân thủ các nguyên tắc kế toán cơ bản đã được thừa nhận - Cơ sở dồn tích Các giao dịch, các sự kiện và mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi nhận vào sổ kế toán và báo cáo tài chính của kỳ kế toán liên quan tại thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực thu, thực chi tiền hoặc tương đương tiền. Báo cáo tài chính được lập trên cơ sở dồn tích phải phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai. - Hoạt động liên tục Trên thực tế hàng năm đều có các tổ chức phải ngừng hoạt động, phá sản do các nguyên nhân khác nhau, song đại bộ phân là chúng tiếp tục hoạt động. Yêu cầu của nguyên tắc “Hoạt động liên tục” báo cáo tài chính phảI được lập trên cơ sở giả định doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần, nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cung như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phảI thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình. Thực hiện nguyên tắc này thì toàn bộ TS của doanh nghiệp được sử dụng để kinh doanh chứ không phải để bán do đó kế toán phản ánh theo giá phí chứ không phản ánh theo giá thị trường. 3
  4. Khi lập và trình bày báo cáo tài chính, Giám đốc (hoặc người đứng đầu) doanh nghiệp cần phải đánh giá về khả năng hoạt động liên tục của doanh nghiệp. Khi đánh giá, nếu Giám đốc (hoặc người đứng đầu) doanh nghiệp biết được có những điều không chắc chắn liên quan đến các sự kiện hoặc các điều kiện có thể gây ra sự nghi ngờ lớn về khả năng hoạt động liên tục của doanh nghiệp thì những điều không chắc chắn đó cần được nêu rõ. Nếu báo cáo tài chính không được lập trên cơ sở hoạt động liên tục, thì sự kiện này cần được nêu rõ, cùng với cơ sở dùng để lập báo cáo tài chính và lý do khiến cho doanh nghiệp không được coi là đang hoạt động liên tục. -Nguyên tắc giá phí : Xuất phát từ nguyên tắc doanh nghiệp hoạt động liên tục, tài sản của doanh nghiệp là cơ sở để doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh, trong công tác quản lý tài sản, kế toán thường quan tâm đến giá phí hơn là giá thị trường. Giá phí thể hiện toàn bộ chi phí doanh nghiệp bỏ ra để có được tài sản và đưa tài tản về trạng thái sãn sàng sử dụng, nó là cơ sở cho việc so sánh để xácđịnh hiệu quả kinh doanh. Nguyên tắc giá phí đòi hỏi tài sản phải được kế toán ghi nhận theo giá phí. Giá phí của tài sản được tính theo sốtiền hoặc tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận. Giá phí của tài sản không được thay đổi trừ khi có quy định khác của pháp luật. - Nhất quán Công tác kế toán trong các doanh nghệp tuỳ thuộc vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, trình độ yêu cầu quản lý có thể áp dụng các chính sách và phương pháp kế toán khác nhau. Để đảm bảo tính so sánh của thông tin số liệu kế toán giữa các thời kỳ trong việc đánh giá tình hình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán, tức là các chính sách kế toán và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã lựa chọn phảI được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có sự thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và sự ảnh hưởng của sự thay đổi đó đến các thông tin kế toán. -Thận trọng Để không làm sai lệch kết quả hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp đảm bảo tính trung thực khách quan của thông tin kế toán, công tác kế toán của doanh nghiệp phải tuân thủ nguyên tắc thận trọng. Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết khi lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi: - Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn - Không đánh giá cao hơn giá trị của tài sản và các khoản thu nhập - Không đánh giá thấp hơn giá trị các khoản nợ phảI trả và chi phí - Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh té, còn chi phí phảI được ghi nhận khi có bằng chứngvề khả năng phát sinh chi phí. -Trọng yếu Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu tính chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện đinh lượng và định tính. Khi lập các báo cáo tài chính từng khoản mục trọng yếu phải được trình bày riêng biệt trong báo cáo tài chính. Các khoản mục không trọng yếu thì không phải trình bày riêng rẽ mà được tập hợp vào những khoản mục có cùng tính chất hoặc chức năng. Để xác định một khoản mục hay một tập hợp các khoản mục là trọng yếu phải đánh giá tính chất và quy mô của chúng. Tuỳ theo các tình huống cụ thể, tính chất hoặc quy mô của từng khoản mục có thể là nhân tố quyết định tính trọng yếu. Ví dụ, các tài sản riêng lẻ có cùng tính chất và chức năng được tập hợp vào một khoản mục, kể cả khi giá trị của khoản mục là rất lớn. Tuy nhiên, các khoản mục quan trọng có tính chất hoặc chức năng khác nhau phải được trình bày một cách riêng rẽ. Theo nguyên tắc trọng yếu, doanh nghiệp không nhất thiết phải tuân thủ các quy định về trình bày báo cáo tài chính của các chuẩn mực kế toán cụ thể nếu các thông tin đó không có tính trọng yếu. 4
  5. - Phù hợp Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp chi phí và doanh thu là hai mặt thống nhất của cùng một quá trình, chi phí là cơ sở nguồn gốc tạo ra doanh thu, doanh thu là kết quả của chi phí bỏ ra là nguồn bù đắp chi phí. Do đó việc ghi nhận doanh thu và chi phí phảI phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phảI ghi nhận một khoản chi phí tương ứng liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phảI trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó. 5
  6. 1.3.2 Các yêu cầu của kế toán tài chính Với mục đích cung cấp thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, kế toán tài chính trong doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau Thứ nhất là thông tin, số liệu kế toán tài chính cung cấp phảI đảm bảo tính trung thực, phản ánh đúng thực tế về hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghệp vụ kinh tế phát sinh. Thứ hai là thông tin, số liệu kế toán tài chính cung cấp phải khách quan, phản ánh đúng thực tế không bị xuyên tạc,cản trở bởi bất kỳ một định kiến nào Thứ ba là thông tin, số liệu kế toán tài chính cung cấp phảI đảm bảo đầy đủ và kịp thời. Mọi nghiệp vị kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến tài sản, các hoạt động kinh tế, các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp phảI được ghi chép phản ánh báo cáo đầy đủ, không bỏ sót. Việc ghi nhận, báo cáo được thực hiện ngay sau khi phát sinh hoặc trước hay đúng thời hạn quy định . Thứ tư là thông tin số liệu kế toán tài chính cung cấp đảm bảo rõ ràng và dễ hiểu đối với người sử dụng. Người sử dụng ở đây được hiểu là người có kiến thức về kinh doanh và hoạt động kinh tế, hiểu biết về kế toán ở mức trung bình.tính rõ ràng và dễ hiểu giúp người sử dụng thông tin hiếu đúng về tình hình tài chính của doanh nghiệp từ đó có quyết định đúng đắn. Tuy nhiên trường hợp, thông tin về những vẫn đề phức tạp cần phảI có kèn theo giảI trình thuyết minh Thứ năm là thông tin số liệu kế toán tài chính cung cấp phải đảm bảo tính có thể so sánh Thứ sáu thông tin số liệu kế toán tài chính cung cấp phải đảm bảo tính hữu ích. Tính hữu ích của thông tin kế toán thể hiện việc đáp ứng nhu cầu khác nhau của các đối tượng sử dụng thông tin. Ngoài những yêu cầu xét về phương diện thực hiện chức năng cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, với góc độ là một bộ phận cấu thành kế toán trong các doanh nghiệp , kế toán tài chính được tổ chức trong các doanh nghiệp phải đáp ứng được yêu cầu tuân thủ luật kế toán, các chuẩn mực kế toán quốc gia và quốc tế và các quy định của chế độ kế toán. đồng thời phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp 6
  7. CHƯƠNG II : KẾ TOÁN TÀI SẢN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN NỢ PHẢI THU TRONG DOANH NGHIỆP I - KẾ TOÁN TÀI SẢN BẰNG TIỀN 1. Những quy định chung về hạch toán tài sản bằng tiền và xử lý ảnh hưởng thay đổi chênh lệchtỷ giá hối đoái Tài sản bằng tiền của doanh nghiệp gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ở các ngân hàng, kho bạc, các công ty tài chính và các khoản tiền đang chuyển, bao gồm cả tiền Việt Nam, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc và các kim loại quý hiếm, Việc hạch toán tài sản bằng tiền phải tuân theo những quy định hiện hành và chế độ quản lý, lưu thông tiền tệ của Nhà nước. - Hạch toán tài sản bằng tiền sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam - Những doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ trong hoạt động sản xuất, kinh doanh phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam, hoặc đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán (Nếu được chấp thuận) để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Việc quy đổi đồng ngoại tệ ra Đồng Việt Nam, hoặc đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán về nguyên tắc phải sử dụng tỷ giá hối đoái ngày giao dịch, tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ (Gọi tắt là tỷ giá giao dịch) Khi phát sinh các nghiệp vụ thu bằng ngoại tệ, căn cứ vào tỷ giá giao dịch để quy đổi sang Đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán. Khi phát sinh các nghiệp vụ chi bằng ngoại tệ, căn cứ vào tỷ giá thực tế thu ngoại tệ trong trong kỳ để ghi sổ(Gọi tắt là tỷ giá thực tế ghi sổ). Khi tính tỷ giá thực tế chi ngoại tệ (tỷ giá thực tế ghi sổ) có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: - Phương pháp giá bình quân gia quyền - Phương pháp nhập trước, xuất trước - Phương pháp nhập sau, xuất trước Đối với các tài khoản Doanh thu, Hàng tồn kho, TSCĐ, Chi phí khi phát sinh nghiệp vụ bằng ngoại tệ, căn cứ vào tỷ giá giao dịch để ghi sổ kế toán. Đối với Bên Nợ các tài khoản Nợ phải thu; Bên Có các tài khoản Nợ phải trả khi phát sinh nghiệp vụ bằng ngoại tệ, căn cứ vào tỷ giá giao dịch để ghi sổ kế toán. Đối với Bên Có các tài khoản Nợ phải thu; Bên Nợ các tài khoản Nợ phải trả khi phát sinh nghiệp vụ bằng ngoại tệ, căn cứ vào tỷ giá ngày nhận nợ (Gọi tắt là tỷ giá thực tế ghi sổ) để ghi sổ kế toán. Chênh lệch tỷ giá trong kỳ phản ánh vào tài khoản 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi tỷ giá hối đoái) hoặc tài khoản 635 - Chi phí tài chính (nếu lỗ tỷ giá hối đoái). Cuối cuối năm tài chính, kế toán đánh giá lại số dư của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính. Chênh lệch tỷ giá hối đoái phản ánh vào tài khoản 413 (4131). Ngoại tệ được hạch toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ trên Tài khoản 007 - Ngoại tệ các loại (Tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán ). Nguyên tắc xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái. Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch đánh giá lại cuối kỳ liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh: Toàn bộ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính hoặc ngày kết thúc năm tài chính khác với năm dương lịch (đã được chấp thuận) của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được ghi nhận ngay vào chi phí tài chính, hoặc doanh thu hoạt động tài chính trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm tài chính. Đối với doanh nghiệp vừa có hoạt động kinh doanh, vừa có hoạt động đầu tư XDCB, nếu phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái trong kỳ và chênh lệch đánh giá lại cuối kỳ liên quan đến hoạt 7
  8. động đầu tư XDCB thì cũng xử lý các chênh lệch tỷ giá hối đoái này vào chi phí tài chính, hoặc doanh thu hoạt động tài chính trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm tài chính. Doanh nghiệp không được chia lợi nhuận hoặc trả cổ tức trên lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ. Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch do đánh giá lại cuối kỳ liên quan đến hoạt động đầu tư xây dựng (giai đoạn trước hoạt động): Trong giai đoạn đầu tư xây dựng, khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái đã thực hiện và chênh lệch tỷ giá đánh giá lại cuối năm tài chính của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ phản ánh luỹ kế trên Bảng cân đối kế toán (Chỉ tiêu Chênh lệch tỷ giá hối đoái). Khi kết thúc quá trình đầu tư xây dựng, chênh lệch tỷ giá hối đoái thực tế phát sinh trong giai đoạn đầu tư xây dựng (lỗ hoặc lãi tỷ giá hối đoái) không tính vào trị giá TSCĐ mà kết chuyển toàn bộ vào chi phí tài chính, hoặc doanh thu hoạt động tài chính của năm tài chính có TSCĐ và các tài sản đầu tư hoàn thành đưa vào hoạt động hoặc phân bổ tối đa là 5 năm (kể từ khi công trình đưa vào hoạt động). Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính và ở thời điểm quyết toán, bàn giao đưa TSCĐ vào sử dụng (lỗ hoặc lãi tỷ giá hối đoái) không tính vào trị giá TSCĐ hoàn thành đầu tư mà phân bổ vào chi phí tài chính, hoặc doanh thu hoạt động tài chính của các kỳ kinh doanh tiếp theo với thời gian tối đa là 5 năm (kể từ khi công trình đưa vào hoạt động). - Đối với vàng, bạc, đá quý phản ánh ở tài khoản tài sản bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phải theo dõi số lượng, trọng lượng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng thứ, từng loại. Giá vàng, bạc, kim khí quý, đá quý được tính theo giá thực tế (giá hoá đơn hoặc giá được thanh toán). Khi tính giá xuất của vàng, bạc, kim khí quý, đá quý áp dụng một trong các phương pháp : - Phương pháp bình quân gia quyền - Phương pháp tính giá thực tế đích danh - Phương pháp nhập trước, xuất trước; - Phương pháp nhập sau, xuất trước. 2. Kế toán tiền mặt 2.1. Chứng từ kế toán và những quy định trong hạch toán tiền mặt Tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam, kể cả ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý. Kế toán tiền mặt cần tuân theo những quy định sau: - Chỉ phản ánh vào TK111 - Tiền mặt, số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bac, kim khí quý, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt. Đối với những khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của đơn vị) thì không ghi bên Nợ TK 111 - Tiền mặt mà ghi vào bên Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển. - Các khoản tiền, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp xây lắp thì việc quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của đơn vị. Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý trước khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân, đong, đo, đếm số lượng và trọng lượng, giám định chất lượng. Sau đó tiến hành niêm phong, có xác nhận của người ký cược, ký qũy trên dấu niêm phong. - Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ nhập, xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. - Kế toán quỹ tiền mặt phải chịu trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý và tính ra số tồn quỹ ở mọi thời điểm. Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhận ký cược, ký quỹ phải theo dõi riêng một sổ hay một phần sổ. - Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu, sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch kế toán 8
  9. và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. 2.2. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán tổng hợp thu - chi tiền mặt, kế toán sử dụng TK 111 “Tiền mặt. Kết cấu TK 111 như sau: Bên Nợ : Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, vàng, bạc, đá quý nhập quỹ Tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc thừa phát hiện khi kiểm kê Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng (đối với tiền mặt ngoại tệ) Bên Có: Tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý xuất quỹ Tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc thiếu ở quỹ tiền mặt Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm (đối với tiền mặt ngoại tệ). Số dư bên Nợ: Tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý còn tồn quỹ. Tài khoản 111 - Tiền mặt được chi tiết thành 3 TK cấp II. - TK 1111 - Tiền Việt Nam. - TK 1112 - Ngoại tệ. - TK 1113 - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý. 2.3. Kế toán thu - chi tiền mặt bằng tiền Ngân hàng Việt Nam  Khi thu tiền bán hàng, kế toán ghi: - Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK 111 - Tiền mặt (1111) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp Nhà nước (3331) - Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp tính trực tiếp Nợ TK 111 - Tiền mặt (1111) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ  Khi thu tiền từ các hoạt động tài chính, hoạt động khác, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (1111) Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính. Có TK 711 - Thu nhập khác. Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp Nhà nước (3331)  Khi thu tiền từ các khoản nợ phải thu, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (1111) Có TK 131 - Phải thu khách hàng. Có TK 136 - Phải thu nội bộ. Có TK 138 - Phải thu khác. Có TK 141 - Tạm ứng. Có TK 144 - Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn. Có TK 244 - Thế chấp, ký cược, ký quỹ dài hạn.  Nhận vốn ngân sách, cấp trên cấp, nhận vốn góp liên doanh bằng tiền mặt, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (1111) Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh.  Khi thu tiền từ các hoạt động đầu tư, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (1111) Có TK 121, 128, 221, 222, 223, 228  Khi xuất tiền mặt để mua vật tư, hàng hoá, tài sản. - Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, ghi Nợ TK 151, 152, 153, 156, 157,211, 213 Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ 9
  10. Có TK 111 - Tiền mặt (1111) - Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp tính trực tiếp. Nợ TK 156 - Hàng hoá Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Có TK 111 - Tiền mặt (1111)  Khi xuất tiền mặt để trả tiền vay, các khoản phải trả. Nợ TK 311 - Vay ngắn hạn. Nợ TK 341 - Vay dài hạn. Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán. Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp NN. Nợ TK 336 - Phải trả nội bộ. Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác Có TK 111 - Tiền mặt (1111).  Khi xuất tiền mặt để chi cho các hoạt động đầu tư tài chính. Nợ TK 121, 128, 221, 222, 223 Nợ TK 635 - Chi phí tài chính Có TK 111 - Tiền mặt (1111)  Khi xuất tiền mặt ký cược, ký quỹ, ghi. Nợ TK 144 - Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn Nợ TK 244 - Ký cược, ký quý dài hạn. Có TK 111 - Tiền mặt (1111)  Khi xuất tiền mặt gửi vào ngân hàng, tạm ứng, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) Nợ TK 141 - Tiền tạm ứng. Có TK 111 - Tiền mặt (1111) 2.4. Kế toán thu - chi ngoại tệ : Nhập quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ, căn cứ vào tỷ giá giao dịch của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc tỷ giá mua bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để quy đổi sang Đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán, ghi:  Khi bán hàng thu bằng ngoại tệ, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (1112) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN(3331) Đồng thời ghi: Nợ TK 007 - Nguyên tệ  Các khoản doanh thu hoạt động tài chính, thu nhập khác bằng ngoại tệ: Nợ TK 111-Tiền mặt (1112) Có TK 515 - Doanh thu HĐTC Có TK 711 - Thu nhập khác Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN(3331) Đồng thời ghi: Nợ TK 007- Nguyên tệ  Khi thu được tiền nợ phải thu bằng ngoại tệ (Phải thu khách hàng, phải thu nội bộ ): - Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá trong giao dịch thanh toán nợ phải thu, ghi: Nợ các TK 111 (1112) (Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 131, 136, 138 (Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán). - Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái khi thanh toán nợ phải thu bằng ngoại tệ, ghi: Nợ TK 111 (1112) (Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Lãi tỷ giá hối đoái) Có TK 131, 136, 138 (Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán). Đồng thời ghi: Nợ TK 007 - Nguyên tệ - Khi phát sinh các khoản vay bằng ngoại tệ, ghi: 10
  11. Nợ TK 111 (1112) (Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Có TK 311, 341(Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Xuất quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ để thanh toán, chi trả cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Nếu có chênh lệch giữa tỷ giá thực tế thu ngoại tệ trong kỳ và tỷ giá ngày phát sinh nghiệp vụ chi ngoại tệ thì phản ánh số chênh lệch này trên tài khoản 515 (nếu lãi tỷ giá hối đoái) hoặc tài khoản 635 - Chi phí tài chính (nếu lỗ tỷ giá hối đoái):  Khi mua hàng hoá, dịch vụ thanh toán bằng ngoại tệ: - Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ: Nợ TK 151, 152, 153, 156, 157, 211, 213, 241, 623, 627, 641, 642, 133 (Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 111 (1112) (Theo tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán). - Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái trong giao dịch mua ngoài hàng hoá, dịch vụ, ghi: Nợ TK 151, 152, 153, 156, 157, 211, 213, 241, 623, 627, 641, 642, 133 (Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Có TK 111 (1112) (Theo tỷ giá ghi sổ kế toán) Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Lãi tỷ giá hối đoái).  Khi thanh toán nợ phải trả (Phải trả người bán,vay ngắn hạn, dài hạn, nợ dài hạn, ): - Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ phải trả, ghi: Nợ TK 311, 315, 331, 336, 341, 342 (Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán) Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 111 (1112) (Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán). - Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ phải trả, ghi: Nợ TK 311, 315, 331, 336, 341, 342 (Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán) Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Lãi tỷ giá hối đoái) Có TK 111 (1112) (Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán).  Khi xuất quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam để mua ngoại tệ nhập quỹ: Nợ TK 111 - Tiền mặt (1112) Có TK 111 - Tiền mặt (1111) Đồng thời ghi: Nợ TK 007 - Nguyên tệ  Khi bán ngoại tệ thu bằng tiền Việt Nam: - Nếu tỷ giá hối đoái ngày xuất bán > tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (1111) Có TK 515 - Doanh thu HĐTC Có TK 111- Tiền mặt (1112) Đồng thời ghi: Có TK 007- Nguyên tệ - Nếu tỷ giá hối đoái ngày xuất bán < tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (1111) Nợ TK 635 - Chi phí tài chính Có TK 111 - Tiền mặt (1112) Đồng thời ghi: Có TK 007 - Nguyên tệ Thời điểm cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán) theo tỷ giá hối đoái bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm cuối năm tài chính, có thể phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái (lãi hoặc lỗ). Doanh nghiệp phải chi tiết khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ này của hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản (giai đoạn trước hoạt động) (TK 4132) và của hoạt động sản xuất, kinh doanh (TK 4131):  Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, ghi: Nợ TK 111 (1112) Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131, 4132).  Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, ghi: Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131, 4132) 11
  12. Có TK 111 (1112) 2.5. Kế toán vàng bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ. Đối với các doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh vàng bạc, đá quý, khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các tài sản này thì phản ánh vào TK 111 (1113). Do vàng, bạc, đá quý có giá trị cao nên khi mua cần có đầy đủ các thông tin như: ngày mua, mẫu mã, độ tuổi, giá thanh toán Các loại vàng, bạc, đá quý được ghi sổ theo giá thực tế, khi xuất có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá thực tế như: phương pháp giá đơn vị bình quân; nhập trước, xuất trước; nhập sau, xuất trước hay phương pháp đặc điểm riêng. Song từng loại vàng bạc, đá quý lại có những đặc điểm riêng và giá trị khác nhau nên sử dụng phương pháp đặc điểm riêng để tính giá vàng bạc, đá quý xuất dùng là chính xác nhất.  Khi nhập vàng, bạc, đá quý, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (1113) Có TK 111 - Tiền mặt (1111,1112). Có TK 511 - Doanh thu bán hàng. Có TK 131 - Phải thu của khách hàng. Có TK 144 - Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn. Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh.  Khi xuất vàng, bạc, đá quý để cầm cố, ký quỹ, ký cược hoặc để thanh toán, nếu có chênh lệch giữa giá gốc và giá thanh toán, phần chênh lệch sẽ được phản ánh vào TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản, kế toán ghi: Nợ TK 311 - Vay ngắn hạn. Nợ TK 331 - Phải trả người bán. Nợ TK 144 - Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn. Nợ (Có) TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK 111 - Tiền mặt (1113) Sổ kế toán: Đối với thủ quỹ, hằng ngày căn cứ vào chứng từ thu, chi lập báo cáo quỹ gửi cho kế toán quỹ. Kế toán quỹ căn cứ vào chứng từ thu, chi và báo cáo quỹ ghi vào các sổ kế toán tổng hợp . Kế toán tiền mặt tại quỹ doanh nghiệp sử dụng các sổ kế toán tổng hợp tuỳ thuộc vào hình thức kế toán đơn vị áp dụng. Trong hình thức NKCT bên có TK 111 được phản ánh trên NKCT số 1. Số phát sinh bên nợ TK 111 được phản ánh trên bảng kê số 1. Trong hình thức kế toán nhật ký chung, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán phản ánh vào nhật ký chung, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền. Đồng thời căn cứ vào nhật ký chung để vào sổ cái TK 111 và sổ cái các tài khoản liên quan. Ngoài ra, để theo dõi chi tiết các loại nguyên tệ kế toán mở sổ chi tiết TK 007. 3. Kế toán tiền gửi ngân hàng. 3.1. Chứng từ kế toán và những quy định trong hạch toán tiền gửi Ngân hàng Căn cứ để hạch toán tiền gửi Ngân hàng là các giấy báo Có, giấy báo Nợ hoặc bản sao kinh doanh của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi ). Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Cuối tháng, chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bảo sao kê. Số chênh lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của Ngân hàng) hoặc được ghi vào bên Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3388) (nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của Ngân hàng). Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ. 12
  13. Tại những đơn vị có những tổ chức, bộ phận phụ thuộc, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi, mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho công tác giao dịch, thanh toán. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi (tiền Đồng Việt nam, ngoại tệ các loại) Phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. 3.2. Tài khoản sử dụng: Để phản ánh tình hình biến động về tiền gửi kế toán sử dụng TK 112 - Tiền gửi ngân hàng. Tài khoản 112 dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền gửi của DN tại các ngân hàng và các Công ty tài chính. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 112 Bên Nợ: Các khoản tiền gửi ở Ngân hàng và các tổ chức tài chính tăng trong kỳ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng (đối với tiền gửi ngoại tệ). Bên Có: Các khoản tiền gửi ở Ngân hàng và các tổ chức tài chính giảm trong kỳ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm (đối với tiền gửi ngoại tệ). Số dư bên Nợ: Số dư các khoản tiền gửi ở Ngân hàng, các tổ chức tài chính hiện còn cuối kỳ Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng, có 3 tài khoản cấp hai: - TK 1121 - Tiền Việt Nam - TK 1122 - Ngoại tệ - TK 1123 - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 3.3. Kế toán tiền gửi Ngân hàng bằng tiền Việt Nam  Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại Ngân hàng, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) Có TK 111- Tiền mặt  Nhận được giấy “Báo Có” của Ngân hàng về số tiền đang chuyển, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) Có TK 113 - Tiền đang chuyển  Thu hồi các khoản ký cược, ký quỹ bằng TGNH, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) Có TK 144, 244  Nhận tiền ứng trước hoặc khách hàng trả nợ , căn cứ vào giấy “Báo Có” của Ngân hàng, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng  Nhận các khoản ký quỹ, ký cược bằng tiền gửi Ngân hàng, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) Có TK 344 - Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn  Khi thu tiền bán hàng qua TK TGNH, Ngân hàng đã “Báo Có”, kế toán ghi: - Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp Nhà nước(3331) - Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp tính trực tiếp Nợ TK112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ  Khi thu tiền từ các hoạt động tài chính, hoạt động khác, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính. Có TK 711 - Thu nhập khác. Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp Nhà nước (3331)  Khi thu tiền từ các khoản nợ phải thu, ghi: 13
  14. Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) Có TK 131 - Phải thu khách hàng. Có TK 136 - Phải thu nội bộ. Có TK 138 - Phải thu khác. Có TK 141 - Tạm ứng.  Nhận vốn ngân sách cấp, cấp trên cấp, nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần bằng TGNH: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh.  Khi thu tiền từ các hoạt động đầu tư, ghi Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) Có TK 121, 128, 221, 222, 223, 228  Khi rút TGNH để mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ - Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, ghi Nợ TK 151, 152, 156, 157, 211, 213 Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) - Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp tính trực tiếp. Nợ TK 151, 152, 156, 157, 211, 213 Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121)  Khi rút TGNH để trả tiền vay, các khoản phải trả. Nợ TK 311, 315, 341, 331, 333, 336, 338 Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121)  Khi rút TGNH để đầu tư tài chính và chi phí cho các hoạt động đầu tư tài chính. Nợ TK 121, 128, 221, 222, 223 Nợ TK 635 Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121)  Khi rút TGNH ký cược, ký quỹ, ghi. Nợ TK 144 - Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn Nợ TK 244 - Ký cược, ký quý dài hạn. Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121)  Khi rút TGNH để giao tạm ứng, ghi: Nợ TK 141 - Tiền tạm ứng. Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121)  Khi rút TGNH để trả tiền chi phí cho các hoạt động của doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 635 - Chi phí tài chính Nợ TK 811 - Chi phí khác Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121)  Khi phát sinh chênh lệch số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp với số liệu trên chứng từ của ngân hàng, cuối tháng chưa xác định được nguyên nhân. - Nếu số liệu trên sổ kế toán lớn hơn số liệu của ngân hàng Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381) Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Khi xác định được nguyên nhân  Nếu do ngân hàng ghi thiếu Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Có TK 138 - Phải thu khác(1381)  Nếu do kế toán ghi thừa 14
  15. Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Nợ TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính Nợ TK 711 - Thu nhập khác. Có TK 138 - Phải thu khác (1381) - Nếu số liệu trên sổ kế toán nhỏ hơn số liệu của ngân hàng, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381) Khi xác định được nguyên nhân: - Nếu do ngân hàng ghi thừa, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381) - Nếu do kế toán ghi thiếu, tuỳ thuộc vào nguyên nhân, khi xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN (3331) Có TK 136 - Phải thu nội bộ Có TK 131 - Phải thu của khách hàng  Hàng tháng, thu lãi TGNH, căn cứ vào giấy báo Có, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính 2.4. Kế toán tiền gửi Ngân hàng bằng ngoại tệ : Kế toán thực hiện tương tự phần kế toán thu chi tiền mặt bằng ngoai tệ Hàng ngày căn cứ vào chứng từ “Báo Nợ”, “Báo Có” của Ngân hàng ghi vào các sổ kế toán tổng hợp. Kế toán tiền gửi Ngân hàng sử dụng các sổ kế toán tổng hợp tuỳ thuộc vào hình thức kế toán đơn vị áp dụng. Trong hình thức Nhật ký chứng từ, số phát sinh bên Có TK 112 được phản ánh trên NKCT số 2, số phát sinh bên nợ TK 112 được phản ánh trên bảng kê số 2 - TK 112. Trong hình thức kế toán nhật ký chung, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán phản ánh vào nhật ký chung, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền. Đồng thời căn cứ vào nhật ký chung để vào sổ cái TK 112 và sổ cái các tài khoản liên quan. Ngoài ra, để theo dõi chi tiết các loại nguyên tệ kế toán mở sổ chi tiết TK 007. 3. Kế toán tiền đang chuyển. 3.1. Chứng từ kế toán và những quy định trong hạch toán tiền đang chuyển Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc đã gửi vào bưu điện để chuyển cho ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng đhối đoái ở thời điểm cuối năm tài chính theo tỷể trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo nợ hay bản kê sao của ngân hàng. Tiền đang chuyển gồm tiền Ngân hàng Việt Nam và ngoại tệ các loại phát sinh trong các trường hợp: - Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho ngân hàng. - Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho đơn vị khác. - Các khoản tiền cấp phát, trích chuyển giữa đơn vị chính với đơn vị phụ thuộc, giữa cấp trên với cấp dưới giao dịch qua ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ hoặc báo Có Kế toán theo dõi tiền đang chuyển cần lưu ý: - Séc bán hàng thu được phải nộp vào ngân hàng trong phạm vi thời hạn giá trị của séc. - Các khoản tiền giao dịch giữa các đơn vị trong nội bộ qua ngân hàng phải đối chiếu thường xuyên để phát hiện sai lệch kịp thời. - Tiền đang chuyển có thể cuối tháng mới phản ánh một lần sau khi đã đối chiếu với ngân hàng. Kế toán tiền đang chuyển sử dụng các chứng từ : - Bảng kê nộp séc - Uỷ nhiệm chi 15
  16. - Giấy “Báo Có” của Ngân hàng 3.2. Tài khoản sử dụng: Kế toán tiền đang chuyển sử dụng TK 113 “Tiền đang chuyển” để phản ánh tình hình và sự biến động tiền đang chuyển của doanh nghiệp. Nội dung ghi chép của TK 113 như sau: Bên Nợ: Các khoản tiền đang chuyển tăng trong kỳ. Bên Có: Các khoản tiền đang chuyển giảm trong kỳ. Số dư bên Nợ: Các khoản tiền còn đang chuyển đến cuối kỳ. TK 113 được chi tiết thành 2 tài khoản cấp hai: - TK 1131: Tiền Việt Nam. - TK 1132: Ngoại tệ. 3.3. Trình tự hạch toán:  Khi thu tiền bán hàng nộp thẳng vào ngân hàng chưa có giấy “Báo Có”, kế toán ghi: Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển. Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp Nhà nước (3331)  Khi thu tiền nợ của khách hàng hoặc các khoản phải thu khác bằng tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng chưa có giấy “Báo Có”, kế toán ghi: Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển. Có TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 138 - Phải thu khác  Khi xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng chưa nhận được giấy “Báo Có” của Ngân hàng, ghi: Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển. Có TK 111 - Tiền mặt  Khi nhận được giấy “Báo Có” của Ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Có TK 113 - Tiền đang chuyển  Khi chuyển tiền cho đơn vị khác, thanh toán với người bán hoặc trả các khoản phải trả khác qua ngân hàng, bưu điện nhưng chưa nhận được giấy “Báo Nợ”, kế toán ghi: Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển. Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng  Khi nhận được giấy báo nợ, ghi: Nợ TK 136, 336, 331, 338 Có TK 113 - Tiền đang chuyển Sổ kế toán: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ: Bảng kê nộp séc, Uỷ nhiệm chi, Giấy “Báo Có” của Ngân hàng ghi vào các sổ kế toán tổng hợp. Kế toán tiền đang chuyển sử dụng các sổ kế toán tổng hợp tuỳ thuộc vào hình thức kế toán đơn vị áp dụng. Trong hình thức kế toán nhật ký chung, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán phản ánh vào nhật ký chung, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền. Đồng thời căn cứ vào nhật ký chung để vào sổ cái TK 112 và sổ cái các tài khoản liên quan. Ngoài ra, để theo dõi chi tiết các loại nguyên tệ kế toán mở sổ chi tiết TK 007. II. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU Các khoản phải thu: Là một bộ phận thuộc tài sản của DN đang bị các đơn vị và các cá nhân khác chiếm dụng mà DN có trách nhiệm phải thu hồi; bao gồm: Các khoản phải thu của khách hàng. Các khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Các khoản phải thu nội bộ Các khoản tạm ứng cho CNV Các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ. 1. Kế toán các khoản phải thu của khách hàng 1.1. Nội dung - Tài khoản sử dụng: 16
  17. Các khoản phải thu của khách hàng là những khoản cần phải thu do doanh nghiệp bán chịu hàng hoá, thành phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Trong điều kiện sản xuất thị trường và lưu thông hàng hoá càng phát triển thì việc bán chịu ngày càng tăng để đẩy mạnh bán ra. Do vậy mà các khoản phải thu của khách hàng chiếm tỷ trọng lớn trong các khoản phải thu và có xu hướng tăng lên trong các khoản phải thu của doanh nghiệp. Để phản ánh các khoản phải thu của khách hàng kế toán sử dụng tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”. Nội dung ghi chép của tài khoản này như sau: Bên Nợ: Số tiền phải thu khách hàng về vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp Trị giá vật tư, hàng hoá, dịch vụ trừ vào tiền ứng trước Số tiền thừa trả lại khách hàng. Điều chỉnh khoản chênh lệch do tỷ giá ngoại tệ tăng với các khoản phải thu người mua có gốc ngoại tệ. Bên Có: Số tiền đã thu của khách hàng về vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp Số tiền của khách hàng ứng trước CKTM, CKTD, giảm giá hàng bán và hàng bán trả lại trừ vào nợ phải thu của khách hàng. Điều chỉnh chênh lệch tỷ giá hối đoái giảm đối với khoản phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ Các nghiệp vụ làm giảm khoản phải thu khách hàng: Thanh toán bù trừ, xoá sổ nợ khó đòi Tài khoản 131 có thể đồng thời vừa có số dư bên Có vừa có số dư bên Nợ Số dư bên Nợ : Phản ánh số tiền doanh nghiệp còn phải thu ở khách hàng Số dư bên Có : Phản ánh số tiền người mua đặt trước hoặc trả thừa. 1.2. Trình tự hạch toán:  Khi giao hàng hoá cho người mua hay người cung cấp các lao vụ, dịch vụ cho khách hàng, kế toán phản ánh giá bán được người mua chấp nhận: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN (33311)  Các khoản doanh thu thuộc hoạt động tài chính hay thu nhập khác bán chịu: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 515 - Doanh thu HĐ tài chính Có TK 711 - Thu nhập khác Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN (33311)  Trường hợp chấp nhận chiết khấu thanh toán cho khách hàng và được trừ vào số nợ phải thu: Nợ TK 635 - Chi phí tài chính Có TK 131 - Phải thu của khách hàng  Trường hợp giảm giá hàng bán trên giá thoả thuận do hàng kém phẩm chất, sai quy cách hoặc bớt giá, hối khấu chấp nhận cho người mua trừ vào nợ phải thu: Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán Nợ TK 521 - Chiết khấu thương mại Nợ TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN (33311) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng  Trường hợp phát sinh hàng bán bị trả lại do các nguyên nhân khác nhau, phản ánh tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại: Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại Nợ TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN (33311) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng  Phản ánh số tiền khách hàng đã thanh toán trong kỳ: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển Có TK 131 - Phải thu của khách hàng 17
  18.  Số tiền thanh toán bù trừ với khách hàng vừa là con nợ vừa là chủ nợ sau khi hai bên đã lập bảng thanh toán bù trừ: Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán Có TK 131 - Phải thu của khách hàng  Trường hợp khách hàng thanh toán bằng vật tư, hàng hoá : Nợ TK 151, 152, TK 153 Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 131 - Phải thu của khách hàng  Trường hợp người mua đăt trước tiền hàng: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Có TK 131 - Phải thu của khách hàng  Khi giao hàng cho khách hàng có tiền ứng trước: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN(3331)  So sánh trị giá hàng đã giao với số tiền đặt trước của người mua, nếu thiếu, người mua sẽ thanh toán bổ sung, nếu thừa, số tiền trả lại cho người mua, ghi: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 111 - Tiền mặt Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Có TK 311 - Vay ngắn hạn  Đối với các khoản nợ khó đòi không đòi được, xử lý xoá sổ, kế toán ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 131 - Phải thu của khách hàng Đồng thời ghi: Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý 2. Kế toán thuế GTGT được khấu trừ 2.1. Nội dung - Tài khoản sử dụng: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ chỉ phát sinh ở những đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Thuế GTGT được khấu trừ là số thuế GTGT đầu vào của những hàng hoá, dịch vụ, TSCĐ mà cơ sở kinh doanh mua vào để dùng cho hoạt động SXKD chịu thuế GTGT. Chứng từ sử dụng để hạch toán thuế GTGT được khấu trừ phải là hoá đơn GTGT do bên bán lập khi cơ sở mua hàng hoá, dịch vụ hoặc TSCĐ. Tài khoản sử dụng để phản ánh thuế GTGT được khấu trừ là TK 133 “Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ”. Nội dung, kết cấu cuả TK 133: Bên nợ: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Bên có: Số thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ. Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ Số thuế GTGT đầu vào đã hoàn lại. Số dư bên nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, được hoàn lại . Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp hai - TK 1331: “Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ”: dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào của vật tư hàng hoá, dịch vụ mua ngoài dùng vào SXKD hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - TK 1332: “Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ”: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào của quá trình mua sắm TSCĐ dùng vào SXKD hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT. 2.2. Trình tự hạch toán:  Khi mua hàng hoá dịch vụ dùng vào hoạt động SXKD, kế toán phản ánh giá trị hàng hoá, dịch vụ mua vào là giá mua chưa có thuế GTGT, phần thuế GTGT đầu vào kê khai riêng để được hoàn lại, hoặc được khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 152, 156, 211, : Trị giá mua chưa có thuế GTGT 18
  19. Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331, : Tổng giá thanh toán  Khi phát sinh chi phí mua hàng, chi phí cho hoạt động SXKD, kế toán phản ánh chi phí chưa có thuế, phần thuế GTGT đầu vào kê khai riêng để được hoàn lại, hoặc được khấu trừ, ghi: Nợ TK 152, 156, 211, : Trị giá mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 627, 641, 642, 635, 811 : Chi phí chưa có thuế GTGT Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331, : Tổng giá thanh toán  Trường hợp bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng, hàng hoá trao đổi thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, ghi: Doanh thu bán hàng theo phương thức đổi hàng: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ Nợ TK 156 - Hàng hoá Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Thuế GTGT phải nộp của hàng hoá đưa đi trao đổi (được khấu trừ) ghi: Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN (3331) Khi nhập khẩu vật tư, hàng hoá phản ánh số thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu: Trường hợp nhập khẩu hàng hoá dùng vào hoạt động SXKD thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN (33312) Khi nộp thuế GTGT của hàng hoá nhập khẩu vào NSNN Nợ TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN (33312) Có TK 111, 112  Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ tính vào giá vốn của hàng bán trong kỳ, hoặc tính vào chi phí NVL trực tiếp trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Nợ TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ - Trường hợp số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ tính vào giá vốn của hàng bán kỳ sau, hoặc tính vào chi phí NVL trực tiếp kỳ sau, kế toán ghi: Nợ TK 142 - Chi phí trả trước (1421) Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ - Kỳ sau khi tính số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Nợ TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có TK 142 - Chi phí trả trước (1421)  Cuối kỳ, xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN (3331) Có TK133 - Thuế GTGT được khấu trừ  Trường hợp doanh nghiệp được cơ quan có thẩm quyền cho phép hoàn lại thuế GTGT đầu vào, khi nhận được tiền NSNN hoàn lại, ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ 3. Kế toán các khoản phải thu nội bộ 3.1. Nội dung - Tài khoản sử dụng: Các khoản phải thu nội bộ là các khoản phải thu phát sinh giữa đơn vị là doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập với các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau. 19
  20. Các khoản phải thu nội bộ được phản ánh trên tài khoản 136 - Phải thu nội bộ. Nội dung các khoản phải thu phản ánh váo tài khoản 136 bao gồm: - Tại doanh nghiệp cấp trên (doanh nghiệp độc lập, tổng công ty) Vốn, quỹ hoặc kinh phí đã cấp chưa thu hồi hoặc chưa quyết toán. Các khoản cấp dưới phải nộp theo quy định Các khoản nhờ cấp dưới thu hộ Các khoản đã chi, trả hộ cấp dưới - Tại doanh nghiệp cấp dưới (phụ thuộc hoặc trực thuộc). Các khoản nhờ cấp trên hoặc đợn vị nội bộ khác thu hộ. Các khoản đã chi, đã trả hộ cấp trên hoặc đơn vị nội bộ khác. Các khoản thu vãng lai Các quan hệ kinh tế giữa các doanh nghiệp độc lập không phản ánh như trên. Kế toán các khoản phải thu nội bộ cần mở sổ theo dõi chi tiết từng đơn vị có quan hệ, theo từng khoản phải thu và có những biện pháp thu hồi, giải quyết dứt điểm trong niên độ kế toán. Cuối kỳ cần kiểm tra, đối chiếu và xác nhận số phát sinh, số dư tài khoản 136, 336 với các đơn vị có quan hệ thanh toán, tiến hành thanh toán bù trừ theo từng khoản và theo từng đơn vị có quan hệ, đồng thời hạch toán bù trừ trên 2 tài khoản. Nội dung ghi chép của tài khoản 136 như sau: Bên Nợ: Phản ánh số vốn kinh doanh đã cấp cho đơn vị cấp dưới, các khoản chi hộ, trả hộ đơn vị khác, các khoản đơn vị phải thu (cấp dưới phải nộp lên, cấp trên phải cấp xuống). Bên Có: Phản ánh số tiền đã thu của các khoản phải thu nội bộ, thanh toán bù trừ phải thu với phải trả trong nội bộ cùng một đối tượng, quyết toán với các đơn vị thành viện về kinh phí sự nghiệp đã cấp, đã sử dụng. Số dư bên Nợ: Phản ánh số tiền còn phải thu ở các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp. Tài khoản 136 có 2 tài khoản cấp hai: - TK 1361 - Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc, tài khoản này chỉ mở ở đơn vị cấp trên (doanh nghiệp độc lập, tổng công ty) để phản ánh số vốn kinh doanh hiện có ở các đơn vị trực thuộc. - TK 1368 - Phải thu khác. Tài khoản này phản ánh tất cả các khoản thu vãng lai khác giữa các đơn vị nội bộ trong doanh nghiệp. 3.2. Trình tự kế toán: a. Tại đơn vị cấp trên:  Khi cấp vốn kinh doanh cho đơn vị cấp dưới kế toán ghi: Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1361) Có TK 111 - Tiền mặt. Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng. Có TK 156 - Hàng hoá  Trường hợp cấp vốn bằng tài sản cố định đã sử dụng ghi: Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (giá trị hiện còn)(1361) Nợ TK 214 - Hao mòn tài sản cố định (Giá trị hao mòn). Có TK 211 - Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá) Có TK 212 - Tài sản cố định đi thuê (nguyên giá)  Trường hợp các đơn vị cấp dưới nhận cấp vốn kinh doanh từ ngân sách, nhận hàng viện trợ không hoàn lại, nhận quà biếu tặng hoặc mua sắm TSCĐ bằng vốn đầu tư XDCB, quỹ phát triển kinh doanh theo sự uỷ quyền của cấp trên thì khi nhận được giấy báo của đơn vị cấp dưới cấp trên ghi: Nợ TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh Có TK 136 - Phải thu nội bộ (1361).  Khi tính toán các khoản phải thu ở các đơn vị cấp dưới về lợi nhuận, về quỹ quản lý, về các quỹ doanh nghiệp kế toán ghi: Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1368) Có TK 451 - Quỹ quản lý của cấp trên. 20
  21. Có TK 421 - Lãi chưa phân phối Có TK 414 - Quỹ phát triển doanh nghiệp Có TK 415 - Quỹ dự trữ. Có TK 431 Quỹ khen thưởng phúc lợi.  Phải thu cấp dưới về tiền bán hàng: Nợ TK136 (1368- chi tiết đơn vị ): Tổng giá thanh toán Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 3331(33311): Thuế GTGT phải nộp.  Khi chi hộ các khoản nợ của các đơn vị cấp dưới ghi: Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ(1368) Có TK 111, 112  Khi nhận được tiền đơn vị cấp dưới chuyển trả hoặc thanh toán bù trừ các khoản phải trả ghi: Nợ TK 111, 112, 336 Có TK 136 - Phải thu nội bộ(1368) b. Tại đơn vị cấp dưới  Khi nhận được thông báo về các khoản nợ cấp trên cấp, kế toán ghi: Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ(1368) Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh Có TK 414 - Quỹ phát triển doanh nghiệp Có TK 415 - Quỹ dự trữ. Có TK 431 - Quỹ khen thưởng phúc lợi. Có TK 421 - Lãi chưa phân phối  Khi bán hàng cho các đơn vị nội bộ chưa thu được tiền, kế toán ghi: - Nếu bán hàng là đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1368) Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 3331 - Thuế và các khoản phải nộp NN - Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng tính thuế GTGT hoặc tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ(1368) Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ  Khi chi trả hộ cho đơn vị cấp trên và các đơn vị trong nội bộ ghi: Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ(1368) Có TK 111, 112  Khi thu hồi các khoản phải thu nội bộ tuỳ theo trường hợp kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 156, 336, Có TK 136 - Phải thu nội bộ (1368) 4. Kế toán các khoản phải thu khác: 4.1. Nội dung và tài khoản sử dụng : Phải thu khác là các khoản phải thu ngoài những nội dung đã đề cập ở trên bao gồm: - Giá trị tài sản thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý. - Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do tập thể hoặc cá nhân trong và ngoài đơn vị gây ra như gây mất mát, hư hỏng tài sản, vật tư hàng hoá hay tiền bạc được xử lý bắt bồi thường. - Các khoản đã vay mượn tài sản, tiền bạc có tính chất tạm thời. - Các khoản phải thu về cho thuê TSCĐ, lãi về đầu tư tài chính. - Các khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, cho đầu tư XDCB nhưng không được cấp trên phê duyệt phải thu hồi hoặc chờ xử lý. - Các khoản gửi vào tài khoản chuyển thu, chuyển chi để nhờ đơn vị nhận uỷ thác xuất nhập khẩu hoặc nhận đại lý bán hàng nộp hộ thuế. - Các khoản phải thu khác (phí, lệ phí, các khoản nộp phạt, bồi thường ) 21
  22. Kế toán các khoản phải thu khác phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối trường hợp thiếu tài sản, về số lượng, giá trị, người chịu trách nhiệm vật chất và tình hình xử lý. Đồng thời phải theo dõi cho từng khoản, từng đối tượng phải thu, số đã thu, số còn phải thu Các khoản phải thu khác được phản ánh vào tài khoản 138 - Phải thu khác. Nội dung ghi chép của tài khoản 138 như sau: Bên Nợ: Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý phát sinh trong kỳ, các khoản phải thu khác tăng trong kỳ Bên Có: Xử lý tài sản thiếu đã rõ nguyên nhân, các khoản phải thu khác đã thu được trong kỳ. Số dư bên Nợ : Các khoản phải thu còn phải thu. Tài khoản 138, cá biệt có thể có số dư bên có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu. Tài khoản 138 - Phải thu khác có 2 tài khoản cấp hai: - Tài khoản 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý - Tài khoản 1388 - Phải thu khác. 4.2. Trình tự kế toán:  Khi phát sinh thiếu vật tư hàng hoá hoặc tiền mặt chưa xác định rõ nguyên nhân chờ xử lý: Nợ TK 138 - Phải thu khác(1381) Có TK 152, 153, 156, 111,  Khi phát hiện TSCĐ hữu hình mất chưa rõ nguyên nhân kế toán ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khác(giá trị còn lại của TSCĐ)(1381) Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)(2141) Có TK 211 - Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá)  Khi có quyết định xử lý tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 632, 1388, 811 Có TK 1381  Khi phát sinh các khoản cho vay, cho mượn tài sản, tiền tạm thời, kế toán ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) Có TK 111, 112, 156,  Các khoản thu về cho thuê tài sản, lãi đầu tư tài chính đến hạn chưa thu, ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) Có TK 515 - Doanh thu HĐ tài chính  Khi thu hồi được các khoản phải thu khác ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 138 - Phải thu khác (1388) 5. Kế toán thanh toán tạm ứng 5.1. Nguyên tắc giao tạm ứng và tài khoản sử dụng: Tạm ứng là những khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho CBCNV để mua hàng hoá, trả chi phí, đi công tác v.v Kế toán tạm ứng phải thực hiện các nguyên tắc sau: - Người nhận tạm ứng phải là CNV làm việc tại doanh nghiệp và phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số tiền đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng khoản tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được duyệt. - Khi hoàn thành công việc được giao người nhận tạm ứng phải quyết toán toàn bộ tiền nhận tạm ứng theo chứng từ gốc (theo từng lần, từng khoản). Khoản chênh lệch giữa số đã tạm ứng và số đã sử dụng phải nộp lại quỹ hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng. - Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tượng nhận tạm ứng, ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần, từng khoản. Kế toán thanh toán tạm ứng sử dụng tài khoản 141 - Tạm ứng. Nội dung ghi chép của tài khoản 141 như sau: Bên Nợ: Phản ánh các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho cán bộ, CNV. Bên Có: Phản ánh các khoản tạm ứng đã thanh toán theo số chi đã được duyệt, số tiền tạm ứng chi không hết nộp lại quỹ hoặc trừ vào lương. Số dư bên Nợ : Số giao tạm ứng chưa thanh toán. 5.2. Trình tự hạch toán: 22
  23.  Khi chi tạm ứng cho cán bộ công nhân viên bằng tiền mặt, hoặc tiền séc ghi: Nợ TK 141 - Tạm ứng. Có TK 111, 112  Sau khi hoàn thành công việc người nhận tạm ứng thanh toán, kế toán căn cứ vào bảng thanh toán tạm ứng đã được duyệt kèm theo các chứng từ gốc để ghi sổ: Trường hợp số thực chi đã được duyệt nhỏ hơn số tạm ứng, kế toán ghi: o Số thực chi Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 156 - Hàng hoá Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Có TK 141 - Tạm ứng. o Số chi không hết nhập quỹ hoặc khấu trừ vào tiền lương: Nợ TK 111 - Tiền mặt. Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Nợ TK 334 - Phải nợ công nhân viên Có TK 141 - Tạm ứng. Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã tạm ứng, kế toán ghi: o Số thực chi Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 156 - Hàng hoá Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Có TK 141 - Tạm ứng. o Đồng thời, kế toán lập phiếu chi để chi thêm cho người nhận tạm ứng: Nợ TK 141 - Tạm ứng Có TK 111 - Tiền mặt 6. Kế toán chi phí trả trước: 6.1. Nội dung chi phí trả trước - Tài khoản sử dụng: Chi phí trả trước là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng vì số chi trả tương đối lớn và có liên quan đến nhiều kỳ kinh doanh nên không thể tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ phát sinh mà phải tập hợp lại chờ phân bổ cho nhiều kỳ tiếp theo với mục đích điều hoà chi phí để giá thành sản phẩm hoặc chi phí kinh doanh trong kỳ không có sự đột biến. Nội dung các khoản chi phí trả trước gồm: Tiền thuê cửa hàng, kho, văn phòng làm việc phải trả một hay hai lần trong năm Chi phí mua các loại bảo hiểm Công cụ dụng cụ xuất dùng một lần với giá trị lớn. Giá trị bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê. Chi phí nghiên cứu thí nghiệm, cải tiến kỹ thuật. Chi phí trong thời gian ngừng việc ngoài kế hoạch Chi phí xây dựng, lắp đặt các công trình tạm thời, ván khuôn, dà giáo trong XDCB. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được phép kết chuyển vào chi phí trả trước để phân bổ cho kỳ sau, áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài như: trong xây lắp, trồng rừng hoặc có lượng hàng tồn kho lớn. Chi phí trả trước về thuê hoạt động TSCĐ (quyền sử dụng đất, nhà xưởng, kho tàng, văn phòng làm việc, cửa hàng và TSCĐ khác) phục vụ cho hoạt động kinh doanh nhiều năm Tiền thuê cơ sở hạ tầng đã trả trước cho nhiều năm và phục vụ cho kinh doanh nhiều kỳ; Chi phí trả trước phục vụ cho hoạt động kinh doanh của nhiều năm tài chính; Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động; Chi phí nghiên cứu có giá trị lớn; Chi phí cho giai đoạn triển khai không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ vô hình; Chi phí đào tạo cán bộ quản lý và công nhân kỹ thuật; Chi phí di chuyển địa điểm kinh doanh, hoặc tổ chức lại doanh nghiệp; 23
  24. Lợi thế thương mại trong trường hợp mua lại DN, sáp nhập DN có tính chất mua lại; Chi phí mua các loại bảo hiểm (bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân xe, bảo hiểm tài sản, ) và các loại lệ phí mà doanh nghiệp mua và trả một lần cho nhiều niên độ kế toán; Lãi mua hàng trả chậm, trả góp, lãi thuê TSCĐ thuê tài chính; Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần quá lớn phải phân bổ nhiều năm; Chênh lệch giữa giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê hoạt động. Chi phí trả trước bao gồm chi phí trả trước ngắn hạn và chi phí trả trước dài hạn. Chi phí trả trước ngắn hạn là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh mà doanh nghiệp dự kiến phân bổ trong 1 niên độ kế toán. Chi phí trả trước dài hạn là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh liên quan đến kết quả hoạt động SXKD của nhiều niên độ kế toán. Chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn được ghi chép phản ánh vào các tài khoản 142 - Chi phí trả trước và TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn. Nội dung, kết cấu của tài khoản 142 - Chi phí trả trước: Bên Nợ : Phản ánh chi phí trả trước thực tế phát sinh Số chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chờ kết chuyển Bên Có: Các khoản chi phí trả trước đã tính vào chi phí SXKD trong kỳ Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí QLDN chờ kết chuyển vào TK 911 Số dư bên Nợ: Phản ánh các khoản chi phí trả trước chưa tính vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc chưa kết chuyển vào TK 911. Tài khoản 142 - Chi phí trả trước có 2 tài khoản cấp hai: - Tài khoản 1421 - Chi phí trả trước. - Tài khoản 1422 - Chi phí chờ kết chuyển. Tài khoản 242 dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động SXKD của nhiều niên độ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí SXKD của các niên độ kế toán sau. Kết cấu của Tài khoản 242: Bên Nợ: Chi phí trả trước dài hạn phát sinh trong kỳ Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê hoạt động. Bên Có: Các khoản chi phí trả trước dài hạn phân bổ vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. Phân bổ số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong suốt thời hạn thuê lại tài sản. Số dư Nợ: Các khoản chi phí trả trước dài hạn chưa tính vào chi phí hoạt động SXKD của năm tài chính. 6.2. Trình tự kế toán chi phí trả trước ngắn hạn.  Trong kỳ, khi các khoản chi phí trả trước thực tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi: Nợ TK 142 - Chi phí trả trước (1421) Có TK 111, 112, 153,  Định kỳ khi phân bổ chi phí trả trước vào chi phí kinh doanh ghi: Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 142 - Chi phí trả trước (1421)  Đối với DN có chu kỳ KD dài, trong kỳ không có hoặc doanh thu nhỏ, cuối kỳ kết chuyển một phần hoặc toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí QLDN vào chờ phân bổ cho kỳ sau ghi: Nợ TK 142 - Chi phí trả trước (1422) Có TK 641, 642 Sang kỳ sau căn cứ vào mức doanh thu bán hàng thực hiện, tính toán và kết chuyển: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh 24
  25. Có TK 142 - Chi phí trả trước (1422) Kế toán chi phí trả trước phải mở sổ theo dõi chi tiết theo từng khoản chi phí: Tổng số phát sinh, đối tượng chịu chi phí, số kỳ phải phân bổ, số đã phân bổ vào đối tượng chịu phí, số còn phải phân bổ. 6.3. Trình tự kế toán chi phí trả trước dài hạn.  Các khoản chi phí thành lập DN, chi phí đào tạo nhân viên, giai đoạn trước hoạt động của DN mới thành lập, chi phí cho giai đoạn nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm. Nếu chi phí phát sinh lớn phải phân bổ dần vào chi phí SXKD của nhiều năm, khi phát sinh ghi: Nợ TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có) Có các TK 111, 112, 152, 331, 334, 338,  Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí trả trước dài hạn vào chi phí SXKD, ghi: Nợ TK 641, 642 Có TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn.  Khi trả trước tiền thuê TSCĐ, thuê cơ sở hạ tầng theo phương thức thuê hoạt động và phục vụ hoạt động kinh doanh cho nhiều năm, ghi: Nợ TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có các TK 111,112  Định kỳ tiến hành phân bổ theo tiêu thức phân bổ hợp lý chi phí thuê TSCĐ, thuê cơ sở hạ tầng vào chi phí SXKD, ghi: Nợ các TK 635, 642 Có TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn.  Đối với công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần có giá trị lớn phải phân bổ dần vào chi phí SXKD hoặc chi phí quản lý kinh doanh. Trường hợp phân bổ 2 lần hoặc phân bổ dần: - Khi xuất công cụ, dụng cụ, căn cứ vào phiếu xuất kho, ghi: Nợ TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ. Đồng thời tiến hành phân bổ dần vào chi phí SXKD hoặc chi phí quản lý, ghi: Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn.  Trường hợp giá bán và thuê lại TSCĐ thấp hơn giá trị hợp lý nhưng mức giá thuê thấp hơn giá thuê thị trường thì khoản lỗ này không được ghi nhận ngay mà phải phân bổ dần phù hợp với khoản thanh toán tiền thuê trong thời gian thuê tài sản, ghi: - Căn cứ vào hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan đến bán TSCĐ, ghi: Nợ các TK 111, 112, Có TK 711 - Thu nhập khác (Giá bán TSCĐ) Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp. - Đồng thời, ghi giảm TSCĐ: Nợ TK 811 - Chi phí khác (Tính bằng giá bán của TSCĐ) Nợ TK 242 - (Chênh lệch giá trị còn lại của TSCĐ lớn hơn giá bán) Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ Có TK 211 - TSCĐ hữu hình. - Các kỳ tiếp theo phân bổ số lỗ về giao dịch bán và thuê lại là thuê hoạt động vào chi phí SXKD trong kỳ phù hợp với khoản thanh toán tiền thuê mà tài sản đó dự kiến sử dụng, ghi: Nợ các TK 623, 627, 641, 642 Có TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn.  Trường hợp doanh nghiệp phải trả trước tiền thuê tài sản là thuê hoạt động cho nhiều kỳ. - Khi xuất tiền trả trước tiền thuê cho nhiều kỳ, ghi: Nợ các TK 623, 627, 641, 642 (Số trả cho kỳ này) Nợ TK 142, 242 (Số chi phí trả trước cho các kỳ sau) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112 25
  26. - Định kỳ, phân bổ tiền thuê tài sản là thuê hoạt động đã trả trước vào chi phí , ghi: Nợ các TK 623, 627, 641, 642 Có TK 142, 242 7. Kế toán các khoản cầm cố, ký cược, ký quỹ 7.1. Nội dung, nguyên tắc hạch toán và tài khoản sử dụng Trong quá trình hoạt động SXKD để đáp ứng nhu cầu về vốn các doanh nghiệp phải đi vay. Khi vay vốn sẽ phát sinh điều kiện thế chấp, cầm cố trong đó người đi vay phải mang tài sản của mình như: vàng, đá quý, tín phiếu, trái phiếu,TSCĐ giao cho người cho vay cầm giữ trong thời gian vay vốn. Những tài sản đã mang cầm cố không có quyền sở hữu và có thể không có quyền sử dụng trong thời gian cầm cố. Do vậy cũng không có quyền nhượng bán. Sau khi thanh toán sòng phẳng tiền vay, người đi vay nhận lại những tài sản cầm cố của mình. Khi đến hạn thanh toán nếu không trả được tiền vay, người cho vay có quyền phát mại tài sản cầm cố để thu lại tiền cho vay. Ký cược là số tiền doanh nghiệp đặt cược khi đi thuê, mựơn tài sản theo yêu cầu của người cho thuê nhằm mục đích ràng buộc trách nhiệm vật chất và nâng cao trách nhiệm của người đi thuê và hoàn trả đúng thời hạn. Số tiền ký cược do bên cho thuê quy định, có thể bằng hoặc lớn hơn giá trị tài sản cho thuê. Trong quan hệ mua bán, nhận đại lý, nhận thầu công trình XDCB hoặc tham gia đấu thầu để đảm bảo sự tin cậy giữa các bên sẽ phát sinh nghiệp vụ ký quỹ. Số tiền ký quỹ sẽ ràng buộc người ký quỹ thực hiện nghiêm chỉnh các công việc mà mình đã đăng ký khi trúng thầu. Trong trường hợp bên ký quỹ không thực hiện hoặc thực hiện sai theo quy định sẽ bị bên kia phạt trừ vào số tiền đã ký quỹ. Tiền ký quỹ có thể là tiền hoặc những giấy tờ có giá trị như tiền. Căn cứ vào thời gian thu hồi người ta phân các khoản cầm cố, ký cươc, ký quý thành ngắn hạn, dài hạn. Cầm cố, ký cươc, ký quý ngắn hạn có thời gian thu hồi trong vòng một năm. Cầm cố, ký cược, ký quý dài hạn có thời gian thu hồi sau một năm. Kế toán các khoản cầm cố, ký cược, ký quý được phản ánh ở tài khoản : - Tài khoản 144 - Cầm cố, ký cược, ký quý ngắn hạn - Tài khoản 244 - Cầm cố, ký cươc, ký quý dài hạn. Nội dung ghi chép của tài khoản 144, 244 như sau: Bên Nợ: Giá trị tài sản mang cầm cố, số tiền ký quỹ, ký cược. Bên Có: Giá trị tài sản mang cầm cố đã nhận về Số tiền ký quỹ, ký cược đã nhận lại hoặc đã thanh toán. Số dư Bên Nợ: Giá trị tài sản hiện còn đang cầm cố, ký quỹ, ký cược Tài sản đem cầm cố, ký quỹ, ký cược phản ánh trên tài khoản này theo giá ghi sổ của doanh nghiệp. Khi thu hồi về ghi theo giá lúc xuất đi. Trường hợp cầm cố bằng giấy tờ chứng nhận chuyển quền sở hữu tài sản không phản ánh trên tài khoản này mà chỉ theo dõi trên sổ chi tiết. 7.2. Trình tự kế toán:  Khi DN dùng tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, trái phiếu, để ký quỹ, ký cược, ghi: Nợ TK 144, 244 Có TK 111, 112, 121, 221  Nếu dùng TSCĐ để thế chấp (Những TSCĐ thực sự mang ra khỏi doanh nghiệp) kế toán ghi: Nợ TK 144, 244 (Giá trị hiện còn) Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn) Có TK 211 - Tài sản cố định hữu hình (NGTSCĐ)  Khi nhận lại tài sản thế chấp là tiền, tín phiếu, trái phiếu ghi: Nợ TK 111, 112, 121, 221, Có TK 144, 244  Khi nhận lại tài sản thế chấp là TSCĐ ghi: Nợ TK 211, 212 (NGTSCĐ) Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn) Có TK 144, 244 (Giá trị hiện còn)  Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đúng hợp đồng cam kết, bị phạt trừ vào tiền ký cược, ký quỹ thì số tiền phạt sẽ ghi: 26
  27. Nợ TK 811 - Chi phí khác Có TK 144 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn Có TK 244 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược dài hạn  Nếu doanh nghiệp dùng tiền ký quỹ, ký cược thanh toán tiền hàng cho người bán, khi nhận được thông báo về số tiền ký quỹ đã trừ vào số tiền mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán Có TK 144 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn Có TK 244 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược dài hạn  Trường hợp doanh nghiệp không có khả năng thanh toán và bị phát mại TSCĐ thế chấp. Số tiền phát mại sẽ dùng trả nợ tiền vay, lãi vay, số còn lại doanh nghiệp sẽ được nhận về : - Nếu giá phát mại > giá trị thực tế ghi sổ kế toán của TSCĐ mang đi thế chấp, phần chênh lệch phản ánh vào thu nhập khác, kế toán ghi : Nợ TK 311 - Vay ngắn hạn. Nợ TK 315 - Nợ dài hạn đến hạn trả Nợ TK 635 - Chi phí tài chính Nợ TK 111 - Tiền mặt. Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Có TK 144 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn Có TK 244 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược dài hạn Có TK 711 - Thu nhập khác - Nếu giá phát mại < giá trị thực tế ghi sổ kế toán của TSCĐ mang đi thế chấp, phần chênh lệch phản ánh vào chi phí khác, kế toán ghi : Nợ TK 311 - Vay ngắn hạn. Nợ TK 315 - Nợ dài hạn đến hạn trả Nợ TK 635 - Chi phí tài chính Nợ TK 111 - Tiền mặt. Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Nợ TK 811 - Chi phí khác Có TK 144 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn Có TK 244 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược dài hạn Kế toán các khoản cầm cố, ký quỹ, ký cược phải mở sổ chi tiết để theo dõi theo từng đối tác cho vay hoặc ký quỹ, ký cược theo từng khoản mục cầm cố, ký quỹ, ký cược và thời hạn thu hồi 8. Kế toán dự phòng phải thu khó đòi: 8.1. Nội dung kế toán dự phòng phải thu khó đòi Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh có những khoản thu mà con nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ. Các khoản nợ của những khách hàng này gọi là nợ phải thu khó đòi. Để đề phòng rủi ro hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán, cuối mỗi niên độ, kế toán phải tính toán số nợ phải thu số nợ phải thu khó đòi do con nợ không còn khả năng thanh toán có xảy ra trong năm kế hoạch để tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh. Gọi là lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Theo quy định hiện hành việc lập dự phòng được tiến hành vào thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm và phải có đủ các điều kiện sau: - Số dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận phát sinh của doanh nghiệp. - Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi cần lập dự phòng phải có chứng từ gốc hợp lệ ghi rõ tên địa chỉ người nợ, nội dung khoản nợ, số tiền phải thu, số đã thu, số còn nợ chưa trả. - Các khoản nợ phải thu được ghi nhận là nợ khó đòi nếu nợ phải thu đã quá hạn 2 năm trở lên kể từ ngày đến hạn thu nợ ghi trong hợp đồng (khế ước vay). Trừ trường hợp đặc biệt trong thời gian quá hạn chưa quá 2 năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc có dấu hiệu khác như: bỏ trốn, bị bắt giữ thì cũng được ghi nhận là nợ khó đòi. - Doanh nghiệp phải lập hội đồng thẩm định xác định các khoản nợ phải thu khó đòi và xử lý theo chế độ tài chính hiện hành. 27
  28. - Mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa không vượt quá 20% tổng dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm 31/12 hàng năm. 8.2. Tài khoản sử dụng Kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi được phản ánh ở tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”. Nội dung kết cấu của tài khoản 139 như sau: Bên nợ : Hoàn nhập số dự phòng các khoản phải thu khó đòi đã lập cuối năm trước Bên có : Số trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi cuối niên độ . Số dư bên có: Số dự phòng phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ 8.3. Trình tự kế toán: Cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp căn cứ vào khoản nợ phải thu, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập.  Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập năm nay > số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426) Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi  Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập năm nay số lập dự phòng Có TK131 - Phải thu của khách hàng Có TK138 - Phải thu khác Đồng thời phải theo dõi khoản công nợ đã xử lý: Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý  Các khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý xoá sổ nếu thu hồi được, kế toán ghi: Nợ TK111, 112 Có TK 711 - Thu nhập khác Đồng thời: Có TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý  Các khoản nợ khó đòi đã xử lý xoá sổ nếu sau 10 đến 15 năm không thu hồi được, ghi: Có TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý CHƯƠNG III : KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm -Phân loại hàng tồn kho 1.1 Khái niệm hàng tồn kho Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 - Hàng tồn kho, quy định hàng tồn kho là tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường - Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ Hàng tồn kho là 1 bộ phận của tài sản ngắn hạn và chiếm tỷ trọng lớn có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 28
  29. Như vậy: Hàng tồn kho trong doanh nghiệp là một bộ phận của tài sản ngắn hạn dự trữ cho sản xuất, lưu thông hoặc đang trong quá trình sản xuất chế tạo ở doanh nghiệp. 1.2 Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho trong Doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng loại, khác nhau về đặc điểm, tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để quản lý tốt hàng tồn kho, tính đúng và tính đủ giá gốc hàng tồn kho cần phân loại và xắp xếp hàng tồn kho theo những tiêu thức nhất định. * Thứ nhất, phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho. Theo tiêu thức phân loại này, những hàng tồn kho có cùng mục đích sử dụng và công dụng được xếp vào một nhóm, không phân biệt chúng được hình thành từ nguồn nào, quy cách, phẩm chất ra sao, Theo đó, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được chia thành: - Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như NVL, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ, gồm cả giá trị sản phẩm dở dang. - Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hoá, thành phẩm, Cách phân loại này giúp cho việc sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quả trị trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán thu mua, bảo quản và dự trữ hàng tồn kho, đảm bảo hàng tồn kho cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí thu mua, bảo quản thấp nhất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. * Thứ hai, phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành: - Hàng tồn kho được mua vào: bao gồm: + Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp. + Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một Công ty, Tổng Công ty v.v - Hàng tồn kho tự gia công: là toàn bộ hàng tồn kho được DNSX, gia công tạo thành. - Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: Như hàng tồn kho được nhập từ liên doanh, liên kết, hàng tồn kho được biếu tặng v.v Cách phân loại này giúp cho việc xác định các yếu tố cấu thành trong giá gốc hàng tồn kho, nhằm tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho theo từng nguồn hình thành. Qua đó, giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ ổn định của nguồn hàng trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán về hàng tồn kho. Đồng thời, việc phân loại chi tiết hàng tồn kho được mua từ bên ngoài và hàng mua nội bộ giúp cho việc xác định chính xác giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính (BCTC) hợp nhất. * Thứ ba, phân loại kho theo yếu cầu sử dụng Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành: - Hàng tồn kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh: phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường. - Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ cao hơn mức dự trữ hợp lý. - Hàng tồn kho không cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất. Cách phân loại này giúp đánh giá mức độ hợp lý của hàng tồn kho, xác định đối tượng cần lập dự phòng và mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập. 29
  30. * Thứ tư, phân loại hàng tồn kho theo kế hoạch dự trữ, sản xuất và tiêu thụ: Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành: - Hàng tồn trữ an toàn: Phản ánh hàng tồn trữ an toàn để kinh doanh được tiến hành thường xuyên, liên tục. - Hàng tồn trữ thực tế Cách phân loại này giúp nhà quản trị xác định được mức dự trữ an toàn phù hợp đồng thời xác định thời điểm mua hàng hợp lý. * Thứ năm, phân loại hàng tồn kho theo phẩm chất: Theo tiêu thức phân loại này, tuỳ thuộc vào chất lượng của hàng tồn kho mà hàng tồn kho được chia thành: - Hàng tồn kho chất lượng tốt - Hàng tồn kho kém phẩm chất - Hàng tồn kho mất phẩm chất Cách phân loại này giúp cho việc xác định và đánh giá tình trạng hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Xác định giá trị tổn thất của hàng tồn kho, xác định số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập, đồng thời giúp doanh nghiệp có kế hoạch mua vào, bán ra hợp lý. * Thứ sáu, phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản: Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành: - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại doanh nghiệp như hàng trong kho, trong quầy, CCDC, nguyên vật liệu trong kho và đang sử dụng, - Hàng tồn kho bên ngoài doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hàng gửi bán, hàng đang đi đường, Cách phân loại này giúp cho việc phân định trách nhiệm vật chất liên quan đến hàng tồn kho, làm cơ sở để hạch toán giá trị hàng tồn kho hao hụt, mất mát trong quá trình bảo quản. * Thứ bảy, theo chuẩn mực 02 -hàng tồn kho được phân thành: - Hàng hoá mua để bán: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán - Sản phẩm dở dang và chi phí dịch vụ chưa hoàn thành: Là những sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ: Gồm tồn kho, gửi đi gia công chế biến đã mua đang đi trên đường Việc phân loại và xác định những hàng nào thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp ảnh hưởng tới việc tính chính xác của hàng tồn kho phản ánh trên bảng cân đối kế toán và ảnh hưởng tới các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh. Vì vây việc phân loại hàng tồn kho là cần thiết trong mỗi doanh nghiệp. Tóm lại: Mỗi cách phân loại hàng tồn kho đều có ý nghĩa nhất định đối với nhà quản trị doanh nghiệp. Do đó, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của nhà quản trị doanh nghiệp mà kế toán thực hiện tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về hàng tồn kho theo những cách thức nhất định. 1.3. Đặc điểm hàng tồn kho và yêu cầu quản lý hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường gồm nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó, đòi hỏi công tác tổ chức, quản lý và hạch toán hàng tồn kho cũng có những nét đặc thù riêng. Nhìn chung, hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau: 30
  31. Thứ nhất, hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả hàng tồn kho có ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ hai, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. Xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho sẽ góp phần tính toán và hạch toán đúng, đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ. Thứ ba, hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hoá thành những tài sản ngán hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm, Thứ tư, hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lý. Vì lẽ đó, dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn. Thứ năm, việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp. Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, đồ cổ, kim khí quý, Xuất phát từ những đặc điểm của hàng tồn kho, tuỳ theo điều kiện quản lý hàng tồn kho ở mỗi doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý hàng tồn kho có những điểm khác nhau. Song nhìn chung, việc quản lý hàng tồn kho ở các doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu chủ yếu sau: Thứ nhất, hàng tồn kho phải được theo dõi ở từng khâu thu mua, từng kho bảo quản, từng nơi sử dụng, từng người phụ trách vật chất (thủ kho, cán bộ vật tư, nhân viên bán hàng, ) Trong khâu thu mua, một mặt phải theo dõi nắm bắt thông tin về tình hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng, mặt khác, phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khâu bảo quản dự trữ, phải tổ chức tốt kho, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản; xác định được định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại hàng tồn kho đảm bảo an toàn, cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn trữ thấp nhất. Đồng thời, cần có những cảnh báo kịp thời khi hàng tồn kho vượt qua định mức tối đa, tối thiểu để có những điều chỉnh hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khâu sử dụng, phải theo dõi, nắm bắt được hình thành sản xuất sản phẩm, tiến độ thực hiện. Đồng thời, phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí, tiến độ sản xuất nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Thứ hai, việc quản lý hàng tồn kho phải thườn+g xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật của từng thứ, từng loại hàng tồn kho, giữa các số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp về hàng tồn kho, giữa số liệu ghi trong sổ kế toán với số liệu thực tế tồn kho. 1.4. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho Hàng tồn kho là 1 bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp dưới hình thái vật chất. Hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể được mua từ bên ngoài, có thể do doanh nghiệp sản xuất để dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, cung cấp dịch vụ hoặc để bán. Như vây hàng tồn kho xuất hiện ở cả ba khâu: cung cấp, sản xuất và tiêu thụ của quá trình sản xuất kinh doanh. 31
  32. Hàng tồn kho là một bộ phận quan trọng của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp, thường rất đa dạng, việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp, hàng tồn kho thường được bảo quản, bảo quản ở nhiều địa điểm khác nhau do nhiều người quản lý. Do đó dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý và bảo quản sử dụng gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn. Đồng thời hàng tồn kho thường có các nghiệp vụ nhập xuất xảy ra với tần suất nhiều, luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật. Theo chế độ kế toán hiện hành kế toán hàng tồn kho được tiến hành theo một trong hai phương pháp sau: Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX). Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) Doanh nghiệp chỉ được áp dụng một phương pháp hạch toán hàng tồn kho và phải quán triệt nguyên tắc nhất quán sử dụng trong suốt niên độ kế toán. Việc lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu quản lý, tính chất sản phẩm, số lượng, chủng loại vật tư hàng hoá để có sự vận dụng thích hợp. 1.4.1. Phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp KKTX theo dõi và phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho hàng tồn kho trên sổ kế toán. Với phương pháp KKTX, các tài khoản hàng tồn kho (Loại 15 ) đựơc dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng giảm của vật tư hàng hoá. Do vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định tại bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho, so sánh với số liệu vật tư, hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số liệu tồn kho thực tế luôn luôn phù hợp vói số liệu trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý theo quyết định của cấp có thẩm quyền. Ưu điểm của phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp KKTX theo dõi và phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho vật tư hàng hoá giúp cho việc giám sát chặt chẽ tình hình biến động của hàng tồn kho trên cơ sở đó bảo quản hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị. Nhược điểm của phương pháp kê khai thường xuyên: Do ghi chép thường xuyên liên tục nên khối lượng ghi chép của kế toán lớn vì vậy chi phí hạch toán cao. Điều kiện áp dụng của phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp KKTX thường được áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, doanh nghiệp xây lắp và các doanh nghiệp thương mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn: máy móc, thiết bị 1.4.2. Phương pháp kê kê định kỳ Là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng hoá vật tư tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán, từ đó xác định giá trị vật tư hàng hoá xuất kho trong kỳ theo công thức : Trị giá hàng Tổng trị giá Trị giá hàng Trị giá hàng tồn kho xuất = hàng tồn kho + tồn kho nhập - tồn kho tồn trong kỳ đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ Theo Phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của hàng tồn kho (Nhâp kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho (Loại 1.5 ) Giá trị hàng hàng hoá vật tư mua vào trong kỳ được theo dõi trên TK mua hàng (TK 611). 32
  33. Công tác kiểm kê hàng hoá vật tư được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định trị giá hàng tồn kho thực tế làm căn cứ ghi sổ kế toán các tài khoản hàng tồn kho. Đồng thời căn cứ và trị giá vật tư hàng hoá tồn kho để xác định trị giá hàng hoá vật tư xuất kho trong kỳ . Như vậy, khi áp dụng Phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán nhóm hàng tồn kho chỉ sử dụng để phản ánh trị giá hàng hoá vật tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ kế toán. TK 611 dùng để phản ánh tình hình biến động tăng giảm hàng tồn kho. Phương pháp KKĐK có ưu điểm là giảm nhẹ công việc hạch toán. Nhược điểm là độ chính xác về giá trị hàng hoá vật tư xuất dùng trong kỳ không cao, nó phụ thuộc vào công tác quản lý hàng hoá vật tư của DN. Phương pháp KKĐK thường áp dụng cho các DN sản xuất kinh doanh những mặt hàng có nhiều chủng loại, có giá trị nhỏ, thường xuyên phát sinh nghiệp vụ nhập xuất. 2. Vai trò và yêu cầu quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp 2.1 Vai trò của kế toán hàng tồn kho Khi nền kinh tế nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường với sự tham gia của các thành phần kinh tế thì số lượng cá doanh nghiệp ngày càng nhiều và quy mô ngày càng lớn. Các doanh nghiệp đều hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế, mà những nguyên tắc cơ bản là: tự trang trải chi phí và có lợi nhuận, tự chủ về tài chính, nghiệp vụ, tự chịu trách nhiệm về kinh tế hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm về thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tuân thủ các chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước với sự chỉ đạo và kiểm tra của các cơ quan chức năng của Nhà nước. Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải phát huy tính chủ động, sáng tạo, nâng cao trình độ quản lý và khả năng quản trị kinh doanh, quản lý tài sản. Trong cơ chế quản lý kế toán tài chính hiện nay, vai trò của kế toán ngày càng được coi trọng bởi đó là công cụ không thể thiếu được trong quản lý kinh tế tài chính ở các doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp hàng tồn kho là bộ phận tài sản quan trọng nhất trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy thông tin về hàng tồn kho và tình hình nhập xuất vật tư hàng hoá là thông tin quan trọng mà người quản lý cần quan tâm. Căn cứ vào báo cáo kế toán hàng tồn kho mà người quản lý có thể đưa ra quyết định kinh tế hữu hiệu hơn như các quyết định về sản xuất, dự trữ và bán ra với số lượng là bao nhiêu Đặc biệt số liệu hàng tồn kho còn ảnh hưởng đến thông tin trình bày trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Mặt khách kế toán hàng tồn kho đáp ứng nhu cầu quản lý hàng tồn kho về mặt số lượng, giá trị, chủng loại được chi tiết theo từng địa điểm, thời gian, không gian nhất định, giúp cho việc quản lý tài sản của doanh nghiệp chặt chẽ. Đặc biệt, kế toán hàng tồn kho cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ về trị giá vốn hàng tiêu thụ để giúp cho việc tính toán kết quả kinh doanh và từ đó nhà quản lý có sách lược sản xuất, kinh doanh phù hợp. 2.2. Yêu cầu quản lý hàng tồn kho Xuất phát từ những đặc điểm của hàng tồn kho, luận văn đề cập tới các yêu cầu chủ yếu về quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp đó là: hàng tồn kho phải được theo dõi từng khâu, từng kho, từng nơi sử dụng, từng người phụ trách vật chất, phải theo dõi nắm bắt thông tin để có được những thông tin kịp thời điều hành, tránh tình trạng khan hiếm hàng tồn kho hoặc ứ đọng hàng tồn kho ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, cần phải theo dõi quản lý đối với từng loại hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị, việc quản lý hàng tồn kho phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật, cần có những cảnh cáo kịp thời khi có các dấu hiệu báo động trong những trường hợp đối với từng loại hàng tồn kho vượt quá định mức tối đa và tối thiểu để có những điều chỉnh về hàng tồn kho cho hợp lý, góp phần đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh hiệu quả cao. 3. Nhiệm vụ của kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý hàng tồn kho trong các doanh nghiệp, kế toán hàng tồn kho phải thực hiện được các nhiệm vụ chủ yếu sau: 33