›
›

Bài giảng Microsoft Excel

ppt 82 trang phuongnguyen 6730
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Microsoft Excel", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pptbai_giang_microsoft_excel.ppt

Nội dung text: Bài giảng Microsoft Excel

  1. Bài giảng Microsoft Excel
  2. Giới thiệu Microsoft Office Excel ◼ Là chương trình xử lý bảng tính, nằm trong bộ Office của Microft ◼ Đây là phần mềm chuyên dụng trong lĩnh vực bảng tính điện tử. Cho phép người dùng lưu trữ và xử lý dữ liệu, thực hiện các tính toán về toán học, hay tính toán thống kê 6/11/2021 Bài giảng Excel 2
  3. Khởi động Excel ◼ C1: Double click chuột vào biểu tượng trên nền màn hình (Destop). ◼ C2: Click trái chuột vào biểu tượng của Excel trên thanh Microsoft Office Shortcut Bar ở góc trên bên phải nền màn hình. ◼ C3: Menu Start/Programs/Microsoft Excel ◼ 6/11/2021 Bài giảng Excel 3
  4. Cửa sổ làm việc của Excel 6/11/2021 Bài giảng Excel 4
  5. Giới thiệu WorkBook và WorkSheet ◼ Một tệp (tập tin) là một workbook của bảng tính Excel. Trong một workbook có nhiều trang kẻ ô giống nhau, mỗi một trang làm việc đó là worksheet. ◼ Những đặc điểm của worksheet + Dữ liệu được hiệu chỉnh dễ dàng + Các phép tính toán được thực hiện với bộ thư viện hàm phong phú + Có thể sắp xếp, trích lọc dữ liệu theo điều kiện 6/11/2021 Bài giảng Excel 5
  6. Đặc điểm của workbook, worksheet ◼ Trong một workbook có nhiều nhất là 255 sheet (trang làm việc). Mỗi sheet có 256 cột (column) và 65536 hàng (row) ◼ Các sheet được đánh số thứ tự sheet1, sheet2, Sheet255. Có thể đặt lại tên các sheet theo ý muốn ◼ Các cột được đặt tên từ trái qua phải theo thứ tự A,B,C, cho đến Z, tiếp theo là AA,AB,AC, AZ, BA,BB,BC, BZ, cứ như vậy cho đến nhóm cuối cùng là IA,IB,IC, đến IV là đủ 256 cột ◼ Các hàng được đánh số thứ tự từ 1 đến 65536 6/11/2021 Bài giảng Excel 6
  7. 6/11/2021 Bài giảng Excel 7
  8. Tạo tệp (tập tin) trắng mới (New) ◼ C1: Click trái chuột vào biểu tượng New trên Toolbar. ◼ C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N ◼ C3: Vào menu File/New/BlankWorkbook 6/11/2021 Bài giảng Excel 8
  9. Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open) ◼ C1: Click chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar. ◼ C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O ◼ C3: Vào menu File/Open  1. Chọn nơi chứa tệp 2. Chọn tệp cần mở 3. Bấm nút Open để mở tệp Bấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp 6/11/2021 Bài giảng Excel 9
  10. Ghi tệp vào ổ đĩa (Save) ◼ C1: Click chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar. ◼ C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S. ◼ C3: Vào menu File/Save. ✓ Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Excel không thực hiện việc gì). ✓ Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save. 6/11/2021 Bài giảng Excel 10
  11. Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As) ➢ Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ. ◼ Vào menu File/Save As  1. Chọn nơi ghi tệp 2. Gõ tên mới cho tệp 3. Bấm nút Save để ghi tệp Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp 6/11/2021 Bài giảng Excel 11
  12. Thoát khỏi Excel (Exit) ◼ C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4 ◼ C2: Click trái chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của PowerPoint. ◼ C3: Vào menu File/Exit ✓ Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box, chọn: ✓ Yes: ghi tệp trước khi thoát, ✓ No: thoát không ghi tệp, ✓ Cancel: huỷ lệnh thoát. 6/11/2021 Bài giảng Excel 12
  13. Các kiểu dữ liệu thường được sử dụng ◼ Kiểu số, ngày giờ, tiền tệ ◼ Kiểu chuỗi ◼ Kiểu công thức 6/11/2021 Bài giảng Excel 13
  14. Một số thông báo lỗi 6/11/2021 Bài giảng Excel 14
  15. Địa chỉ ô và miền (vùng) ◼ Địa chỉ ô và địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công thức để lấy dữ liệu tương ứng. ◼ Địa chỉ ô bao gồm: ➢ Địa chỉ tương đối: gồm tên cột và tên hàng. Ví dụ: A15, C43. ➢ Địa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột và/hoặc tên hàng nếu muốn cố định phần đó. Ví dụ: $A3, B$4, $C$5. Địa chỉ tương đối thay đổi khi sao chép công thức, địa chỉ tuyệt đối thì không. 6/11/2021 Bài giảng Excel 15
  16. Một số ví dụ về địa chỉ tương đối, tuyệt đối: ◼ Ví dụ 1: Ví dụ 2: 6/11/2021 Bài giảng Excel 16
  17. Một số ví dụ về địa chỉ tương đối, tuyệt đối: ◼ Ví dụ 3: Ví dụ 4: 6/11/2021 Bài giảng Excel 17
  18. Dịch chuyển con trỏ ô Gõ phím F5 (Ctrl+G), gõ địa chỉ ô cần đến vào khung Reference, bấm nút OK. Gõ địa chỉ ô muốn đến 6/11/2021 Bài giảng Excel 18
  19. Các phím dịch chuyển con trỏ ô: + , , →,  dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên + Page Up dịch con trỏ lên 1 trang màn hình. + Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình. + Home cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại + Ctrl + → tới cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại. + Ctrl +  tới cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại. + Ctrl +  tới dòng cuối cùng (dòng 65536) của cột hiện tại. + Ctrl +  tới dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại. + Ctrl +  +  tới ô trái trên cùng (ô A1). + Ctrl +  + → tới ô phải trên cùng (ô IV1). + Ctrl +  +  tới ô trái dưới cùng (ô A65536). + Ctrl +  + → tới ô phải dưới cùng (ô IV65536). 6/11/2021 Bài giảng Excel 19
  20. Nhập dữ liệu vào ô ◼ Cách thức: click trái chuột vào ô, gõ dữ liệu vào, nhập xong gõ Enter. ◼ Dữ liệu chữ nhập bình thường ◼ Dữ liệu số nhập dấu chấm (.) hay dấu phẩy (,) ngăn cách phần thập phân tùy vào định dạng kiểu số. ❑ Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ thì nhập dấu ’ trước dữ liệu đó. ❑ Ví dụ: ’04.8766318 6/11/2021 Bài giảng Excel 20
  21. Địa chỉ ô và miền (vùng) ◼ Miền là một nhóm ô liền kề nhau. ◼ Địa chỉ miền được khai báo theo cách: Địa chỉ ô cao bên trái : Địa chỉ ô thấp bên phải Ví dụ: A3:A6 B2:D5 $C$5:$D$8 6/11/2021 Bài giảng Excel 21
  22. Chọn miền, cột, hàng, bảng ◼ Chọn miền: kích chuột vào ô cao trái, giữ và di tới ô thấp phải, nhả chuột. ◼ Chọn cả hàng: kích chuột vào ô tên hàng. ◼ Chọn cả cột: kích chuột vào ô tên cột. ◼ Chọn cả bảng tính: kích chuột vào ô giao giữa tên hàng và tên cột. ➢ Khi cần lấy địa chỉ ô hoặc miền trong công thức thì không nên gõ từ bàn phím mà nên dùng chuột chọn để tránh nhầm lẫn. 6/11/2021 Bài giảng Excel 22
  23. Chọn miền, cột, hàng, bảng ◼ Nếu chọn nhiều miền rời nhau thì giữ phím Ctrl trong khi chọn các miền đó 6/11/2021 Bài giảng Excel 23
  24. Thao tác đánh số thứ tự ◼ C1: Đánh số thứ tự tăng dần 1,2,3, bằng cách nhập một giá trị đầu tiên (kiểu số), giữ Ctrl như hình vẽ (có dấu +) và rê chuột sang ô khác ◼ C2: Đánh số thứ tự theo cấp số cộng tự chọn 6/11/2021 Bài giảng Excel 24
  25. Thao tác sắp xếp dữ liệu ◼ Chọn vùng dữ liệu muốn sắp xếp ◼ Chọn Data/Sort Tăng dần Giảm dần Vùng chọn không có tiêu đề Vùng chọn có tiêu đề 6/11/2021 Bài giảng Excel 25
  26. Kết quả sau khi sắp xếp 6/11/2021 Bài giảng Excel 26
  27. Công thức ◼ Công thức: ❑ bắt đầu bởi dấu = ❑ sau đó là các hằng số, địa chỉ ô, hàm số được nối với nhau bởi các phép toán. ❑ Các phép toán: + , - , * , / , ^ (luỹ thừa) ◼ Ví dụ: = 10 + A3 = B3*B4 + B5/5 = 2*C2 + C3^4 – ABS(C4) = SIN(A2) 6/11/2021 Bài giảng Excel 27
  28. Hàm số ◼ Excel có rất nhiều hàm số sử dụng trong các lĩnh vực: toán học, thống kê, logic, xử lý chuỗi ký tự, ngày tháng ◼ Hàm số được dùng trong công thức. ◼ Trong hàm có xử lý các hằng ký tự hoặc hằng xâu ký tự thì chúng phải được bao trong cặp dấu “ ” ◼ Có thể nhập hàm số bằng cách ấn nút Paste Function fx trên Toolbar, rồi theo hướng dẫn ở từng bước. 6/11/2021 Bài giảng Excel 28
  29. Một số hàm thường sử dụng ◼ AND (đối 1, đối 2, , đối n): phép VÀ, là hàm logic, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng. Các đối số là các hằng, biểu thức logic. VD: = AND (B3>=23,B3 =25,D3<23) ▪ NOT(bthức logic): trả về True nếu biểu thức logic là False, và ngược lại 6/11/2021 Bài giảng Excel 29
  30. Một số hàm thường sử dụng (2) ◼ SUM (đối 1, đối 2, , đối n): cho tổng của các đối số Các đối số là các hằng, địa chỉ ô, miền. ◼ AVERAGE (đối 1, đối 2, , đối n): cho giá trị TBC c các số 6/11/2021 Bài giảng Excel 30
  31. Một số hàm thường sử dụng (5) ◼ SUMIF (miền_đ/k, đ/k, miền_tổng): hàm tính tổng có điều kiện Giả sử miền B2:B5 chứa các g/t tiền nhập 4 mặt hàng tương ứng 100, 200, 300, 400. Miền C2:C5 chứa tiền lãi tương ứng 7, 14, 21, 28 thì hàm SUMIF(B2:B5,“>160”,C2:C5) cho kết quả bằng 63 (=14+21+28) 6/11/2021 Bài giảng Excel 31
  32. Một số hàm thường sử dụng (3) ◼ MAX (đối 1, đối 2, , đối n): cho giá trị lớn nhất. ◼ MIN (đối 1, đối 2, , đối n): cho giá trị nhỏ nhất. 6/11/2021 Bài giảng Excel 32
  33. Một số hàm thường sử dụng (4) ◼ IF (bt logic, trị đúng, trị sai): ❑ Hiển thị trị đúng nếu BT logic có g/t True ❑ Hiển thị trị sai nếu BT logic có g/t False VD: =IF(A3>=5,“Đỗ”,“Trượt”) ➢ - Hàm IF có thể viết lồng nhau. VD: = IF(C6 400,3,2)) - Hàm trên cho kết quả của phép thử sau: 1 nếu [dữ liệu trong ô C6] 300 2 nếu 300 400 6/11/2021 Bài giảng Excel 33
  34. Ví dụ sử dụng hàm IF, AND, OR: 6/11/2021 Bài giảng Excel 34
  35. Một số hàm thường sử dụng (6) ◼ COUNT(đối1, đối2, ): đếm số lượng các ô có chứa số và các số trong các đối số. ❑ Các đối số là các số, ngày tháng, địa chỉ ô, địa chỉ miền. Ví dụ 1 Ví dụ 2 6/11/2021 Bài giảng Excel 35
  36. Một số hàm thường sử dụng (7) ◼ COUNTA(đối1, đối2, ): đếm số lượng các ô có khác rỗng. Ví dụ: 6/11/2021 Bài giảng Excel 36
  37. Một số hàm thường sử dụng (7) ◼ COUNTIF(miền_đếm, điều_kiện): đếm số lượng các ô trong miền đếm thoả mãn điều kiện. Ví dụ 1 Ví dụ 2 6/11/2021 Bài giảng Excel 37
  38. Một số hàm thường sử dụng (8) ◼ VLOOKUP (trị_tra_cứu, bảng_tra_cứu, cột_lấy_dữ_liệu, [True/False]): tra cứu g/t với các g/t trong cột đầu tiên của bảng và hiển thị dữ liệu tương ứng trong bảng tra cứu nằm trên cột ở đối số 3. VD: = VLOOKUP(E3, $E$12:$F$16, 2, True) - Nếu g/t tra cứu nhỏ hơn g/t nhỏ nhất trong cột đầu tiên của bảng thì trả về lỗi #N/A. - Nếu đối số thứ 4 bằng True (hoặc 1): + Các g/t trong cột đầu tiên của bảng phải được sắp xếp tăng dần. + Nếu g/t tra cứu không có trong cột đầu tiên của bảng thì hàm sẽ tra cứu g/t trong bảng g/t tra cứu. 6/11/2021 Bài giảng Excel 38
  39. Ví dụ hàm VLOOKUP 6/11/2021 Bài giảng Excel 39
  40. Một số hàm thường sử dụng ◼ HLOOKUP(g/t, bảng_g/t, hàng_lấy_d.liệu, [1/0]): hàm tra cứu theo hàng, tương tự hàm VLOOKUP 6/11/2021 Bài giảng Excel 40
  41. Một số hàm số quan trọng (9) ◼ Hàm xếp thứ hạng: RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp) - đối số 1: là giá trị cần xếp thứ (VD: điểm 1 HS) - đối số 2: bảng chứa các g/t (VD: bảng điểm) - đối số 3: = 0 thì g/t nhỏ nhất xếp cuối cùng (VD khi xếp thứ hạng các HS trong lớp theo điểm) = 1 thì g/t nhỏ nhất xếp đầu tiên (VD khi xếp thứ hạng cho các VĐV đua xe theo thời gian) VD: =RANK(A3,$A$3:$A$10,1) 6/11/2021 Bài giảng Excel 41
  42. Ví dụ hàm RANK RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp) Khi thứ thự xếp bằng 1 Khi thứ thự xếp bằng 0 6/11/2021 Bài giảng Excel 42
  43. Một số hàm số quan trọng (10) ◼ LEFT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên trái của chuỗi. ❑ VD: =LEFT(“Đại học sư phạm Đồng Tháp”,15) cho kết quả là chuỗi “Đại học sư phạm” ◼ RIGHT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên phải của chuỗi. ❑ VD: =RIGHT(“Khoa Công nghệ Thông tin”,8) cho kết quả là chuỗi “Thông tin” ◼ MID(“Chuỗi ký tự”, m, n): Cho n ký tự tính từ ký tự thứ m của chuỗi. ❑ VD: =MID(“Đại học sư phạm Đồng Tháp”,9,7) cho kết quả là chuỗi “sư phạm” 6/11/2021 Bài giảng Excel 43
  44. Một số hàm số quan trọng (11) ◼ NOW(): Cho ngày và giờ ở thời điểm hiện tại. ◼ TODAY(): Cho ngày hiện tại. ◼ DAY(“mm/dd/yy”): Cho giá trị ngày. ❑ VD: =DAY(“11/25/80”) cho kết quả là 25 ◼ MONTH(“mm/dd/yy”): Cho giá trị tháng. ❑ VD: =MONTH(“11/25/80”) cho kết quả là 11 6/11/2021 Bài giảng Excel 44
  45. Một số hàm số quan trọng (12) ◼ YEAR(“mm/dd/yy”): Cho giá trị năm. ❑ VD: =YEAR(“11/25/80”) cho kết quả là 1980 ❑ Hàm Year thường được dùng để tính tuổi khi biết ngày sinh: 6/11/2021 Bài giảng Excel 45
  46. Các thao tác soạn thảo 1. Sao chép (Copy): ❑ Chọn miền ❑ Ấn Ctrl+C (bấm nút Copy, menu Edit/Copy) ❑ Dịch tới ô trái trên của miền định dán ❑ Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste) Nếu sao chép công thức sang các ô lân cận: ❑ Di chuột tới dấu chấm ở góc phải dưới của ô, bấm giữ trái chuột và di qua các ô lân cận rồi nhả chuột (Drag & Drop). Địa chỉ tương đối của các ô trong công thức sẽ được thay tương ứng. 6/11/2021 Bài giảng Excel 46
  47. Các thao tác soạn thảo (2) 2. Dịch chuyển (Move): ❑ Chọn miền ❑ Ấn Ctrl+X (bấm nút Cut, menu Edit/Cut) ❑ Dịch tới ô trái trên của miền định dán ❑ Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste) ◼ C2: di chuyển chuột tới bờ của miền, con trỏ thành hình mũi tên, Drag dời dữ liệu tới vị trí mới, thay thế dữ liệu cũ. Muốn xen kẽ dữ liệu cũ và mới thì giữ phím Shift trong khi Drag. 6/11/2021 Bài giảng Excel 47
  48. Các thao tác soạn thảo (3) 3. Sửa: Dịch tới ô cần sửa: kích đúp chuột, hoặc ấn phím F2, hoặc kích chuột trên thanh công thức, con trỏ nhấp nháy trong ô thì sửa bình thường. 4. Xoá: Chọn miền cần xoá, ấn phím Delete. 5. Undo và Redo: Undo: Ctrl+Z, hoặc bấm nút trên Toolbar: có tác dụng huỷ bỏ việc vừa làm, hay dùng để khôi phục trạng thái làm việc khi xảy ra sai sót. Redo: Ctrl+Y, hoặc bấm nút trên Toobar: làm lại việc vừa bỏ / việc vừa làm. 6/11/2021 Bài giảng Excel 48
  49. Một số thao tác hữu dụng 1. Thêm/xoá hàng, cột, bảng tính: ◼ Thêm một hàng vào bên trên hàng hiện tại: menu Insert/Rows ◼ Thêm một cột vào bên trái cột hiện tại: menu Insert/Columns ◼ Thêm một bảng tính (sheet): menu Insert/Worksheet ◼ Xoá hàng hiện tại: menu Edit/Delete Entire Row ◼ Xoá cột hiện tại: menu Edit/Delete Entire Column ◼ Xoá bảng tính: menu Edit/Delete Sheet 6/11/2021 Bài giảng Excel 49
  50. Một số thao tác hữu dụng ◼ Ví dụ: Thêm cột cho bảng tính 6/11/2021 Bài giảng Excel 50
  51. Một số thao tác hữu dụng ◼ Ví dụ: Xóa dòng cho bảng tính 6/11/2021 Bài giảng Excel 51
  52. Một số thao tác hữu dụng (2) 2. Các thao thác giúp nhập dữ liệu, địa chỉ ô: ◼ Gõ địa chỉ tuyệt đối của ô và miền trong công thức: dùng phím F4 VD: cần gõ $A$5:$C$8: dùng chuột chọn miền A5:C8, rồi ấn phím F4. ◼ Nhập dữ liệu tiền tệ, VD: $ 6,000.00 chỉ cần nhập 6000, sau đó ấn nút Currency $ trên thanh định dạng. 6/11/2021 Bài giảng Excel 52
  53. Một số thao tác hữu dụng (tiếp) ◼ Nhập một dãy liên tục cách đều vào các ô liền kề nhau (không bắt buộc tăng 1 đ.vị), vd: nhập STT, nhập các tháng trong năm : ❑ Nhập 2 g/t đầu tiên của dãy vào 2 ô tương ứng ❑ Bôi đen 2 ô vừa nhập ❑ Thực hiện Drag như khi sao chép công thức 3. Đổi tên sheet: nháy chuột phải tại tên sheet ở góc trái dưới bảng tính, chọn Rename, gõ tên mới cho sheet rồi ấn Enter. 6/11/2021 Bài giảng Excel 53
  54. Một số thao tác hữu dụng (tiếp) ◼ Định dạng ô (cell) trong bảng tính 6/11/2021 Bài giảng Excel 54
  55. Định dạng 1) Thay đổi kích thước hàng/cột: 2 cách chính: ❑ C1: Di chuột vào mép hàng/cột, con trỏ thành hình mũi tên 2 chiều, ấn giữ trái chuột, di đến vị trí mới rồi nhả chuột. ❑ C2: Di chuột vào mép hàng/cột, kích đúp để được kích thước vừa khít. Có thể ấn định kích thước hàng/cột bằng cách vào menu Format/Row/Height và Format/Column/Width 6/11/2021 Bài giảng Excel 55
  56. Định dạng ◼ Thay đổi kich thước cột 6/11/2021 Bài giảng Excel 56
  57. Định dạng (2) 2) Định dạng ô (Menu Format/Cells ) - Chọn miền, vào menu Formar/Cells + Tab Number: định cách hiển thị số + Tab Alignment: định cách chỉnh vị trí dữ liệu + Tab Font: định font chữ + Tab Border: định đường kẻ viền các ô 6/11/2021 Bài giảng Excel 57
  58. Menu Format/Cells Tab Number Khung xem trước Kiểu hiển thị số Số chữ số thập phân Sử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìn Cách hiển thị số âm Chú giải 6/11/2021 Bài giảng Excel 58
  59. Menu Format/Cells Tab Alignment Căn dữ liệu chiều ngang ô Căn dữ liệu Định hướng chiều dọc ô văn bản Xuống dòng vừa độ rộng ô Thu nhỏ chữ Nhập các ô liền vừa kích kề thành 1 ô thước ô 6/11/2021 Bài giảng Excel 59
  60. Menu Format/Cells Tab Font Chọn kiểu Chọn phông chữ chữ Chọn kích thước chữ Gạch chân chữ Chọn màu chữ Xem trước 6/11/2021 Bài giảng Excel 60
  61. Menu Format/Cells Tab Border Không kẻ khung Khung bao ngoài Chọn kiểu Khung đường kẻ bên trong Chọn từng Màu đường kẻ đường kẻ khung 6/11/2021 Bài giảng Excel 61
  62. Câu hỏi ôn tập ◼ WorkBook và WorkSheet là gì? ◼ Các thao tác tạo mới, mở và lưu tập tin ◼ Hàm Count và Counta khác nhau là gì? ◼ Hàm Countif và Sumif khác nhau là gì? ◼ Hàm Vlookup và Hlookup khác nhau là gì? ◼ Thao tác sắp xếp dữ liệu, xếp hạng ◼ Thao tác định dạng bảng tính 6/11/2021 Bài giảng Excel 62
  63. Các hàm cơ sở dữ liệu (CSDL) 1) Khái niệm ◼ CSDL gồm các trường (field) và bản ghi (record). ◼ Trường là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị một thuộc tính của đối tượng và có kiểu dữ liệu nhất định. ◼ Bản ghi là một hàng dữ liệu. ◼ Dòng đầu của miền CSDL chứa các tên trường, các dòng tiếp sau là các bản ghi. 6/11/2021 Bài giảng Excel 63
  64. 2) Sắp xếp - Menu Data/Sort ◼ Khi xếp thứ tự 1 danh sách (CSDL), phải chọn tất cả các cột để tránh sự mất chính xác dữ liệu. ◼ DS không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế. ◼ Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá. Có thể định tối đa 3 khoá. Các bản ghi cùng g/t ở khoá thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ 2; cùng g/t ở khoá thứ 2 được xếp thứ tự theo khoá thứ 3. ◼ Cách làm: Chọn miền. Chọn Menu Data/Sort 6/11/2021 Bài giảng Excel 64
  65. Chọn khoá thứ nhất Sắp xếp tăng dần [Chọn khoá thứ hai] Sắp xếp giảm dần [Chọn khoá thứ ba] Ko có dòng Dòng đầu là tên trường tên trường (sắp xếp cả (ko sắp xếp) dòng đầu) Xếp từ trên xuống dưới Xếp từ trái sang phải 6/11/2021 Bài giảng Excel 65
  66. 3) Tìm kiếm (Lọc dữ liệu) Menu Data/Filter ◼ Mục đích: Lấy ra những bản ghi (thông tin) thoả mãn điều kiện nhất định. ◼ Có thể lọc theo 2 cách: ❑ AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc ❑ Advanced Filter : người sử dụng tự định điều kiện lọc. 6/11/2021 Bài giảng Excel 66
  67. a) Lọc dữ liệu dùng AutoFilter ◼ Chọn miền CSDL gồm cả dòng tên trường ◼ Menu Data/Filter/AutoFilter, ô tên trường có đầu mũi tên thả xuống của hộp danh sách ◼ Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống: ❑ All: để hiện lại mọi bản ghi ❑ Top 10 : các giá trị lớn nhất ❑ Custom : tự định điều kiện lọc ❑ Các giá trị của cột 6/11/2021 Bài giảng Excel 67
  68. Lọc dữ liệu dùng AutoFilter (tiếp) ◼ Nếu chọn Custom sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc: VD: Lọc những bản ghi thoả mãn số lượng SP bán ra trong tháng 1 nằm trong khoảng (120,400] 6/11/2021 Bài giảng Excel 68
  69. b) Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter 1. B1: Định miền điều kiện: ❑ Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tên trường CSDL. ❑ Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều kiện cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR. ◼ VD với miền CSDL như trên: 6/11/2021 Bài giảng Excel 69
  70. Miền đ/k để lọc các bản Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong ghi có số SP bán ra trong tháng 1 =400 tháng 1 >150 Miền đ/k để lọc các bản Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong ghi có số SP bán ra trong tháng 1 150 150 hoặc trong tháng 2 200 6/11/2021 Bài giảng Excel 70
  71. Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter (tiếp) 2. B2: Thực hiện lọc ◼ Vào menu Data/Filter/Advanced Filter Hiện KQ lọc ngay tại miền dữ liệu Hiện KQ lọc ra nơi khác Chọn miền CSDL Chọn miền điều kiện Chọn miền hiện KQ Chỉ hiện 1 bản ghi trong số những KQ trùng lặp 6/11/2021 Bài giảng Excel 71
  72. Đồ thị ◼ Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả 1 tiêu đề hàng và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column, Line và Pie. ◼ Bấm nút Chart Wizard trên Toolbar hoặc vào menu Insert/Chart → Hộp thoại Chart Wizard hiện ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước: 1. Định kiểu đồ thị 2. Định dữ liệu 3. Các lựa chọn: tiêu đề, các trục, chú giải 4. Chọn nơi hiện đồ thị 6/11/2021 Bài giảng Excel 72
  73. Bước 1: Định kiểu đồ thị Chọn kiểu đồ thị có sẵn: + Column: cột dọc + Line: đường so sánh + Pie: bánh tròn + XY: đường tương quan Chọn một dạng của kiểu đã chọn 6/11/2021 Bài giảng Excel 73
  74. Bước 2: Định dữ liệu Tiêu đề cột làm chú giải Miền DL vẽ đồ thị Tiêu đề hàng hiện tại đây Chọn DL vẽ đồ thị theo hàng hoặc theo cột 6/11/2021 Bài giảng Excel 74
  75. Bước 3: Các lựa chọn - Tab Titles Tiêu đề đồ thị và tiêu đề các trục Nhập tiêu đề đồ thị Nhập tiêu đề trục X Nhập tiêu đề trục Y 6/11/2021 Bài giảng Excel 75
  76. Bước 3: Các lựa chọn - Tab Legend Chú giải Hiện/ẩn chú giải Chú giải Vị trí đặt chú giải 6/11/2021 Bài giảng Excel 76
  77. Bước 3: Các lựa chọn - Tab Data Labels Nhãn dữ liệu Không hiện Nhãn dữ liệu Hiện g/t Hiện phần trăm Hiện nhãn Hiện nhãn và phần trăm 6/11/2021 Bài giảng Excel 77
  78. Bước 4: Định nơi đặt đồ thị Đồ thị hiện trên 1 sheet mới Đồ thị hiện trên 1sheet đã tồn tại 6/11/2021 Bài giảng Excel 78
  79. Khi đồ thị đã được tạo, có thể: 1. Chuyển đồ thị tới vị trí mới bằng phương thức Drag & Drop. 2. Thay đổi kích thước đồ thị bằng cách kích chuột vào vùng trống của đồ thị để xuất hiện 8 chấm đen ở 8 hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột và di tới kích thước mong muốn rồi nhả chuột. 3. Thay đổi các thuộc tính của đồ thị (tiêu đề, chú giải, ) bằng cách nháy chuột phải vào vùng trống của đồ thị và chọn Chart Options Thao tác tiếp theo như bước 3 ở trên. 4. Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị (font chữ, tỷ lệ các trục, màu sắc nền, ) bằng cách nháy chuột phải vào thành phần đó và chọn Format 6/11/2021 Bài giảng Excel 79
  80. Thay đổi thuộc tính trục đồ thị * Thay đổi tỷ lệ trên trục Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Chuột phải Khoảng cách trên trục, các điểm chia chọn Format Axis 6/11/2021 Bài giảng Excel 80
  81. Thay đổi thuộc tính trục đồ thị * Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu Khối lượng của lợn qua các ngày tuổi 20 16 12 ng (kg) ng ợ i lư i 8 ố Kh 4 0 Sơ sinh 10 20 30 40 50 60 Ngày Móng Cái Yorkshire Đối với đồ thị dạng Line, nhiều khi đồ thị vẽ xong như trên nhưng vẫn chưa chính xác vì các mốc thời gian không nằm đúng điểm chia trên trục X, do lựa chọn mặc định của Excel. 6/11/2021 Bài giảng Excel 81
  82. Thay đổi thuộc tính trục đồ thị * Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu Khối lượng của lợn qua các ngày tuổi 20 16 12 ng (kg) ng ợ i lư i 8 ố Kh 4 0 Sơ sinh 10 20 30 40 50 60 Ngày Móng Cái Yorkshire Để sửa đổi chỉ cần bỏ lựa chọn mặc định của Excel như hình trên là được. Tuy đơn giản nhưng cần nhớ vì hầu như 100% SV làm báo cáo TN mắc phải lỗi này mà không biết sửa. 6/11/2021 Bài giảng Excel 82