Bài giảng Microsoft Access 2007

Nội dung text: Bài giảng Microsoft Access 2007

1. PHẦN VI Microsoft ACCESS 372
2. Bài 1. Cơ bản về Access 2007 1. Khởi động, tìm hiểu giao diện Bài viết này bàn về các cải tiến trên giao diện người dùng của Microsoft Office Access 2007 (UI). Giao diện người dùng mới của Microsoft Office Access 2007 là kết quả của việc nghiên cứu kỹ lưỡng và kiểm tra rộng rãi, nó được thiết kế để làm cho việc tìm kiếm những lệnh mà bạn cần trở nên dễ dàng hơn. Bạn sẽ tìm hiểu về các yếu tố mới trên giao diện người dùng - những gì nó cung cấp và làm thế nào để làm việc với chúng. Bạn cũng sẽ tìm hiểu làm thế nào để kích hoạt tính năng tabbed tài liệu trong một cơ sở dữ liệu, và làm thế nào để định hướng những đối tượng giao diện mới. Giao diện người sử dụng mới trong Microsoft Access 2007 bao gồm một số các yếu tố xác định cách thức bạn tương tác với các sản phẩm. Những yếu tố mới này được chọn để giúp bạn làm chủ Access, và giúp bạn tìm thấy nhanh hơn những lệnh mà bạn cần. Cách thiết kế mới cũng giúp bạn dễ dàng khám phá các tính năng khác có thể còn vẫn ẩn dưới lớp thanh công cụ và trình đơn. Bạn cũng sẽ bắt đầu nhan hơn nhờ vào trang Getting Started trong Microsoft Office Access, trong đó cung cấp cho bạn khả năng tiếp cận nhanh hơn khi bạn chưa có nhiều kiến thức, bao gồm một bộ các Tempate được thiết kế chuyên nghiệp. Yếu tố quan rọng nhất trên giao diện mới được gọi là yếu tố Ribbon, nó là một phần của giao diện Microsoft Office fluent. Các Ribbon trải dài phía trên cùng của cửa sổ chương trình và chứa các nhóm lệnh. Microsoft Office fluent Ribbon cung cấp các lệnh, nhóm lệnh thay thế cho Menu và thanh công cụ cổ điển. Trên Ribbon là các Tab kết hợp những lệnh có cùng ý nghĩa. Ribbon chính các Tab chính mà bạn thường thấy là Home, Create, External Data, and Database. Mỗi Tab lại chứa các nhóm lệnh có liên quan đến nhau. Các thành phần giao diện mới trong Microsoft Access 2007 là: - Getting Started with Microsoft Office Access: Trang này được hiển thị khi bạn bắt đầu với Access. - Microsoft Office Fluent Ribbon: Là khu vực ở phía trên cùng của cửa sổ chương trình, nơi bạn có thể chọn các lệnh. Tab Command: Những lệnh có cũng ý nghĩa được kết hợp với nhau. + Nội dung lệnh Tab: Một thẻ lệnh xuất hiện tùy thuộc vào bối cảnh, những đối tượng mà bạn đang làm việc hoặc công việc mà bạn đang thực hiện. + Gallery: Là điều khiển hiển thị một sự lựa chọn trực quan qua đó bạn có thể nhìn thấy những kết quả mà bạn bạn thực hiện. + Quick Access Toolbar: Một thanh công cụ chuẩn trên Ribbon cho phép người dùng Click chuột chọn tới những lệnh cần sử dụng như Save, Undo, . - Navigation Pane: Nằm ở khu vực bên trái cửa sổ hiển thị các đối tượng trong Database của bạn. Pane Navigation thay thế của sổ DataBase mà bạn thường thấy ở các phiên bản cũ của Access. - Tabbed documents: Các đối tượng như Table, Query, Form, Report, Page, và các Macro của bạn được hiển thị trong Tabbed Document. - Status bar: Nằm ở dưới cùng của cửa sổ chương trình sẽ hiển thị các thông tin trạng thái về hoạt động, sự kiện mà bạn vừa thao tác, ngoài ra nó còn chứa các nút lệnh cho phép bạn thay đổi chế độ hiển thị đối tượng hiện thời. 1.1. Khởi động Microsoft Access 2007 Để khởi động ứng dụng bạn có thể làm theo các cách sau: - Từ Desktop Double Click vào biểu tượng Microsoft Office Access 2007 (nếu có). - Từ thanh Start Click chọn All Programs/Microsoft Office/Microsoft Office Access 2007. 373
3. - Cách thứ 3 bạn Click chọn Start/Run Hộp thoại xuất hiện Click chọn nút Browse. Trong hộp thoại này bạn trỏ tới đường dẫn: - "C:\Program Files\Microsoft Office\ Office12\ MSACCESS.EXE" - Từ thanh Start Click chọn All Programs/Microsoft Office/Microsoft Office Access 2007. - Cách thứ 3 bạn Click chọn Start/Run Hộp thoại xuất hiện Click chọn nút Browse. Trong hộp thoại này bạn trỏ tới đường dẫn: "C:\Program Files\Microsoft Office\ Office12\ MSACCESS.EXE" Rồi Click Open . Cuối cùng Click chọn Ok để kết thúc. Bằng một trong 3 cách trên bạn màn hình làm việc Microsoft Access 2007 sẽ xuất hiện như hình 374
4. 1.2. Getting Started with Microsoft Office Access Khi bạn bắt đầu với Microsoft Access 2007, trang Getting Started with Microsoft Office Access sẽ xuất hiện như hình dưới đây. Trang này cho thấy bạn có thể làm gì để bắt đầu với Microsoft Access 2007. Ví dụ, bạn có thể tạo mới một DataBase trắng, Tạo một DataBase từ Template, hoặc mở một DataBase đã tồn tại (nếu bạn đã mở một vài DataBase trước đó). Bạn cũng có thể truy cập trực tiếp tới Microsoft Office Online để học thêm về về hệ thống Microsoft Office 2007 và Microsoft Access 2007, hoặc bạn cũng có thể Click chọn nút Office Button và sử dụng menu Open để mở một DataBase đã tồn tại trên đĩa cứng. 1.3. Ribbon Office Fluent Ribbon là một sự thay thế chính cho các menu và thanh công cụ và cung cấp các lệnh chính trên giao diện của Microsoft Access 2007. Một trong những lợi ích chính của Ribbon là củng cố tập chung tất cả các yêu cầu về một điểm mà trước đây nó nằm trên Menu, ToolBar, Task Pane và các thành phần giao diện khác. Với Ribbon bạn chỉ phải quan tâm tới một nơi ở đó chứa tất cả các lệnh mà bạn cần để làm việc với Microsoft Access 2007. Khi bạn mởi một Cơ sở dữ liệu, Ribbon sẽ xuất hiện trên đỉnh của cửa số chính trong Office Access 2007. Các Ribbon chứa một loạt các Tab lệnh có chứa lệnh. Trong Microsoft Access 2007, Các Tab lệnh chính là Home, Create, External Data, và Database Tools. Mỗi tab chứa các nhóm lệnh liên quan. 375
5. Những lệnh trên Ribbon đưa vào “tài khoản” của đối tượng hiện đang hoạt động. Ví dụ, nếu bạn có một bảng mở ở Datasheet View và bạn Click chuột vào Form trên Tab Create, trong nhóm Forms. Microsoft Access 2007 sẽ tạo ra một Form mới dựa trên Table đang hoạt động. Và tên trường sẽ được gắn vào thuộc tính Control Source của từng Control trên Form. Bạn có thể sử dụng các phím tắt với Ribbon. Tất cả các phím tắt ở phiên bản trước đều có thể sử dụng trên phiên bản này. Keyboard Access System thay thế các menu ở những phiên bản cũ. Đây là hệ thống sử dụng các chỉ số nhỏ xuất hiện trên giao diện Ribbon những phím nào có thể truy cập được các chức năng. Khi bạn đã chọn một tab lệnh, bạn có thể duyệt qua các lệnh có sẵn trong tab đó. Chọn Tab lệnh Bước 1: Khởi động Microsoft Access 2007 Bước 2: Click chuột chọn tab cần sử dụng hoặc Click phím ALT khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện như hình dưới đây: Bạn muốn chọn nút nào thì nhấn phím tương ứng như hướng dẫn trên màn hình. Có rất nhiều cách khác nhau để thực hiện một lệnh. Nhưng nhanh và trực tiếp là cách sử dụng các tổ hợp phím nóng. Nếu bạn đã từng sử dụng các phím nóng này trong nhưng phiên bản trước của Access thì bạn sẽ rất dễ dàng khi làm việc với Microsoft Access 2007. 376
6. Thực hiện một lệnh Bước 1: Khởi động Access Bước 2: Click chọn Tab thích hợp tương ứng với lệnh cần sử dụng. Bảng dưới đây là một số lệnh chung nhất trong các Tab trên Ribbon, tuy nhiên các Tab lệnh cũng sẽ thay đổi tùy thuộc vào những gì bạn đang làm việc. Tab lệnh Những điều bạn có thể làm Home Chọn chế độ hiển thị Sao chép và dán từ Clipboard Đặt lại Font chữ hiện tại Đặt lại Alignment cho nội dung Định dạng lại nội dung cho trường Memo Làm việc với bản ghi (Refresh, New, Save, Delete, Totals, Spelling). Sắp xếp và lọc bản ghi Tìm kiếm bản ghi. Create Tạo một Table mới Tạo một bảng mới sử dụng Template Tạo mới một bảng trắng ở chế độ Design view. Tạo mới một Form dựa trên Table hoặc Query đang hoạt động. Tạo mới một bảng hoặc một biểu đồ pivot. Tạo mới một báo cáo dựa trên một bảng hoặc một Query đang hoạt động. Tạo mới một Query, Macro, Module hoặc một Class Module External Data Import hoặc liên kết với dữ liệu bên ngoài. Kết xuất dữ liệu Thu thập và cập nhật dữ liệu từ Email Làm việc với danh sách offline SharePoint. Di chuyển một số hay toàn bộ các phần của cơ sở dữ liệu tới một SharePoint site mới hoặc đã tồn tại trước đó. Database Chạy Visual Basic editor hoặc chạy macro. Tools Tạo và hiển thị mối liên kết giữa các bảng. Ẩn, hiện đối tượng phụ thuộc hoặc thuộc tính của Sheet Chạy Database Documenter hoặc phân check hiệu suất Di chuyển dữ liệu tới Microsoft SQL Server hoặc tới cơ sở dữ liệu khác. Chạy Linked Table Manager. Manage Access add-ins. Tạo vào sửa các Module Visual Basic for Applications (VBA). 377
7. Bước 3: Click chuột chọn tab cần sử dụng hoặc Click phím ALT khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện các chỉ dẫn, bạn muốn chọn nút nào thì nhấn phím tương ứng như hướng dẫn trên màn hình. Contextual command tabs Ngoài những Tab lệnh chuẩn, Microsoft Access 2007 còn sử dụng một thành phần giao diện mới trong Office Professional 2007 được gọi là contextual command tab. Tùy thuộc vào bối cảnh của bạn (có nghĩa là, đối tượng mà bạn đang làm việc và những gì bạn đang làm), một hoặc nhiều Contextual command tabs có thể xuất hiện bên cạnh các Tab lệnh chuẩn. Khởi động một contextual command tab Bước 1: Click phím Alt khi này các ký tự đại diện sẽ xuất hiện trên từng chức năng. Bước 2: Nhấn phím xuất hiện trên các Contextual command tabs cần chọn. Các contextual command tabs chứa lệnh và các tính năng mà bạn cần phải làm việc trong một bối cảnh cụ thể. Ví dụ, khi bạn mở một bảng trong thiết kế xem, các lệnh trên contextual command tab chỉ áp dụng khi bạn làm việc với bảng ở chế độ đó. Một ví dụ khác, khi bạn mở một bảng ở chế độ Design View, một contextual command tabs tên là Design xuất hiện tiếp theo là Tab Advanced Tools. Khi bạn Click chọn Tab Design, Ribbon hiển thị những lệnh có tác dụng chỉ trên những đối tượng ở chế độ Design View. Galleries Một sự đổi mới khác và là một phần quan trọng trong giao diện mới của Microsoft Access 2007 và các Control mới được gọi là gallery. Các gallery Control được thiết kế để làm việc với Ribbon và hướng sự chú ý của bạn tới những kế quả sẵn có. Thay vì chỉ hiện thị lệnh các gallery Control cho thấy kết quả của việc sử dụng các lệnh đó. Mục đích là để cung cấp cách nhìn trực quan giúp bạn có thể duyệt qua và xem những gì Microsoft Access 2007 có thể làm. Và như vậy bạn sẽ chỉ quan tâm tới kết quả thay vì phải suy nghĩ xem lệnh sẽ thực hiện những gì. Galleries có hình dạng và kích cỡ khác nhau. Các kết quả được bố trí trên một bảng đổ xuống cho phép người dùng lựa chọn Ẩn hiện các Ribbon Đôi khi, bạn có thể cần thêm một chút không gian, khoảng trống cho khu vực làm việc của bạn. Bạn có thể làm cho các Ribbon thu nhỏ lại trên màn hình chỉ còn các Bar và các Tab lệnh. Để làm được điều này bạn chỉ cần Double Click chuột vào Ribbon, khi cần chúng hiện ra bạn hãy làm tương tự như vậy một lần nữa. 378
8. Ban đầu Sau khi làm ẩn các Ribbon 1.4. Thanh công cụ Quick Access Là thanh công cụ nhỏ mặc định nằm kề bên Ribbon, bạn Click chuột trực tiếp vào lệnh cần sử dụng. Các lệnh mặc định ở thanh công cụ là những lệnh bạn thường sử dụng như Save, Undo, Redo. Tuy nhiên, bạn có thể tùy chỉnh thanh công cụ Quick Access, bạn cũng có thể bổ xung các lệnh khác lên đó. Bạn cũng có thể thay đổi vị trí, kích thước của thanh công cụ. Khi bạn thay đổi vị trí của thanh công cụ này xuống phía dưới của Ribbon kích thức nó sẽ được kéo rộng. Tùy biến thanh công cụ Quick Access Click chuột vào hộp thoại đổ xuống bên cạnh thanh công cụ Bước 1: Trong hộp thoại đổ xuống Customize Quick Access Toolbar Click chọn một số lệnh thường chú được liệt kê sẵn như Open, E-Mail, Quick Print, hoặc Click chọn More Commands, khi này hộp thoại Access Option xuất hiện. Bước 2: Trong hộp thoại này bạn chọn lệnh cần thêm vào ToolBar rồi Click Add, hoặc làm ngược lại để loại bớt lệnh trong ToolBar. Bước 3: Cuối cùng Click Ok để hoàn tất. 379
9. Sau khi thay đổi bạn sẽ có được ToolBar như ý muốn. 1.5. Navigation Pane Khi bạn tạo mới hoặc mở một DataBase, tên các đối tượng trong DataBase của bạn sẽ nằm trong Navigation Pane. Các đối tượng này bao gồm các Table, Form, Report, Page, Macro, Module. Navigation Pane thay thế cho cửa DataBase được sử dụng trong các phiên bản trước của Access. Nếu như trước đây bạn sử dụng cửa sổ DataBase để làm việc thì bây giờ trong Microsoft Access 2007 bạn sẽ sử dụng Pane Navigation để làm những việc đó. Ví dụ nếu bạn muốn thêm một trong vào bảng ở chế độ DataSheet View, bạn mở bảng từ Navigation Pane. Để mở hoặc thực thi một lệnh cho một đối tượng trên DataBase bạn Click phải chuột vào đối tượng đó, một Menu tương ứng sẽ xuất hiện bạn chọn lệnh cần thực hiện. Nội dung của các Context Menu này tùy thuộc vào ngữ cảnh mà bạn đang làm việc. Dưới đây là các cách mở một đối tượng trong DataBase ví dụ như Table, Form hoặc Report. 380
10. Cách 1: Từ Navigation Pane chọn đối tượng cần thao tác rồi Click phím Enter, hoặc Double Click chuột. Cách 2: Từ Navigation Pane chọn đối tượng cần thao tác rồi Click phải chuột, trong Menu đổ xuống chọn lệnh cần thực hiện. Chú ý: Bạn có thể đặt tùy chọn mở một đối tượng chỉ bằng một động tác Click chuột trong cửa sổ Navigation Option. Để bật hộp thoại này bạn Click phải chuột lên phần chữ All Access Objects trên Navigation Option, chọn Navigation Options Trong mục Open Objects With bạn check chọn Single- click. Cuối cùng Click Ok để hoàn tất. Navigation Pane chia các đối tượng trong DataBase của bạn thành các mục khác nhau, và mỗi danh mục đó chứa một nhóm các đối tượng. Một số mục như bạn thấy khi lần đầu tiên làm việc với Pane này đã được tạo sẵn, bạn hoàn toàn có thể thêm vào các nhóm của riêng mình. Đầu tiên bạn mở hộp thoại Navigation Option như ở phần trước. 381
11. Ở mục Categories bạn chọn Custom rồi Click Add Group sau đó Click vào tên của nhóm mới. Click Enter để xác nhận rồi Click Ok để hoàn tất, như vậy bạn đã có một nhóm mới trong Navigation Pane, bạn có thể chứa các đối tượng mới mà mình tạo ra. Vì mặc định Pane Navigation đang sắp xếp theo Objects Type nên bạn không thể thấy được nhóm mới mà mình vừa tạo ra, bạn cần phải sắp xếp lại theo Custom. Sau khi chọn kiểu sắp xếp này Pane Navigation sẽ như hình dưới đây: Mặc định Navigation Pane xuất hiện khi bạn mở một DataBase trong Microsoft Access 2007, cũng như các DataBase được tạo ở phiên bản trước. Tuy nhiên bạn có thể thiết lập lại chế độ cho Pane Navigation. Dưới đây là các bước thực hiện. Hiển thị hoặc ẩn Navigation Pane Click nút phía trên bên góc phải của Pane Navigation hoặc nhấn phím F11. Bước 1: Click chuột vào nút Microsoft Office Button sau đó chọn Access Option. 382
12. Bước 2: Bên phía trái Pane Click chọn Current DataBase. Bước 3: Trong hộp thoại này phía dưới mục Navigation bạn bỏ check mục Display Navigation Pane nếu không muốn Pane này xuất hiện khi mở DataBase và ngược lại nếu nó xuất hiện mặc định. Cuối cùng Click Ok để hoàn tất. 1.6. Tab document Bắt đầu với Microsoft Access 2007 bạn có thể hiển thị các đối tượng trong cơ sở dữ liệu của mình trên các Tab Document thay vì nằm chồng chéo trên các cửa sổ. Với Tab Document sẽ giúp bạn thuận lợi hơn khi phải làm việc thường xuyên với các đối tượng, tuy nhiên bạn có thể sử dụng hoặc không sử dụng giao diện Tab Document bằng cách thiết lập trong Access Option. Sau đó bạn phải đóng và mở lại DataBase để thiết lập mới có hiệu lực. Ẩn hiện chế độ Tab Document. Bước 1: Click chọn nút Microsoft Office Button , sau đó chọn Access Options. Hộp thoại Access Option xuất hiện. Bước 2: Bên phía trái Pane Click chọn Current DataBase. Bước 3: Trong phần Application Options, dưới mục Document Window Options bạn check hoặc bỏ check chọn để tắt bật chế độ này Bước 4: Click Ok để hoàn tất. Chú ý: Thiết lập Display Document Tabs không phải là tùy chọn toàn cục nó chỉ có tác dụng trên DataBase mà bạn đang thao tác. Vì vậy nếu bạn muốn thiết lập cho các DataBase khác bạn phải thực hiện lại từ đầu. 383
13. Sau khi thay đổi thiết lập Display Document Tabs. Bạn cần phải đóng rồi mở lại DataBase của mình để thấy những thay đổi có tác dụng. Những DataBase mới được tạo bởi Microsoft Access 2007 được gán mặc định chế độ Tab Document. Những DataBase được tạo từ các phiên bản trước của Access sẽ được gắn mặc định chế độ các của sổ riêng rẽ. . 1.7. Status bar Cũng giống như những phiên bản trước của Access, với Microsoft Access 2007, bạn có thể hiển thị thanh trạng thái dưới đáy của cửa sổ hiện thời. Nó tiếp tục là một thành phần chuẩn trong ứng dụng giúp người dùng có thể thấy các thông báo trạng thái, thuộc tính, gợi ý, với Microsoft Access 2007, thanh trạng ngoài những chức năng kể trên nó còn đảm nhiệm hai chức năng chuẩn khác mà bạn có thể tìm thấy trong tất cả các ứng dụng của bộ Office 2007 là View (chọn chế độ hiển thị) và Zoom (phóng to, thu nhỏ). Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các chế độ hiển thị cửa sổ Window bằng cách sử dụng các điều khiển sẵn có trên thanh Status Bar. Nếu bạn đang hiển thị một một đối tượng có cung cấp khả năng Zoom, bạn có thể điều chỉnh các mức Zoom để phóng to hoặc thu nhỏ đối tượng, hay có thể sử dụng thanh trượt trên thanh trạng thái Thanh trạng thái có thể tắt bật dễ dàng với tùy chỉnh trong hộp thoại Access Option. Dưới đây là các bước hiển thị hoặc ẩn đi thanh trạng thái. Bước 1: Click chọn nút Microsoft Office Button , sau đó chọn Access Options Hộp thoại Access Option xuất hiện. Bước 2: Bên phía trái Pane Click chọn Current DataBase. Bước 3: Dưới mục Application Options, chọn hoặc hủy chọn Display Status Bar để tắt hoặc bật Status Bar. 384
14. Bước 4: Cuối cùng Click Ok để hoàn tất. 1.8. Mini toolbar Một trong những thao tác phổ biến trong các chương trình Office Professional là định dạng văn bản. Trong các phiên bản trước đây của Access, để định dạng văn bản chương trình luôn yêu cầu sử dụng một trình đơn hoặc một 385
15. thanh công cụ hiển thị các định dạng. Với Microsoft Access 2007, bạn có thể định dạng văn bản một cách dễ dàng hơn bằng cách sử dụng Mini ToolBar. Khi bạn chọn cho các định dạng văn bản, các Mini Toolbar tự động xuất hiện trên văn bản được lựa chọn. Nếu bạn di chuyển con chuột trỏ đến gần các nút lệnh trên thanh Mini Toolbar chúng sẽ sáng lên và cho phép bạn có thể sử dụng nó để áp dụng các định dạng như Bold, Italic, Font Size, Color cho văn bản. 1.9. Tạo Database đầu tiên Tạo một DataBase mới rỗng Bước 1: Bắt đầu với Microsoft Access 2007 từ Menu Start hoặc từ Shortcut. Trang Getting Started with Microsoft Office Access sẽ xuất hiện. Bước 2: Trên trang Getting Started with Microsoft Office Access dưới mục New Blank DataBase Click chọn Blank DataBase. Bước 3: Trên Pane Blank DataBase, trong hộp File Name gõ vào tên tệp tin .accdb Bước 4: Click Create. Sau 4 bước trên một DataBase với tên tệp tin là Minh_Lam.accdb sẽ được tạo và một bảng mới được mở trong Datasheet view. Microsoft Access 2007 cung cấp một số Template với một số sản phẩm, và bạn có thể tải về nhiều hơn từ Microsoft Office Online. Vậy Template là gì? Trong bối cảnh Microsoft Office Access 2007, đó là một DataBase được thiết lập hoàn chỉnh từ trước với các Table, Form, và Report chuyên nghiệp. Các Template đem đến cho bạn một sự khởi đầu nhanh hơn khi bạn bắt đầu tạo lập một DataBase mới. Tạo DataBase mới từ Template Bước 1: Khởi động Microsoft Access 2007 từ thanh Start hoặc từ Shortcut. Trang Getting Started with Microsoft Office Access sẽ xuất hiện như hình dưới đây. Bước 2: Trên trang Getting Started with Microsoft Office Access dưới mục Featured Online Templates, Click chọn một mẫu Template, giả sử ở đây chúng ta chọn Assets. Bước 3: Trong hộp File Name, gõ vào tên file với phần mở rộng là .accdb Bước 4: Tùy chọn, Click chọn “Create and link your database to a Windows SharePoint Services site” nếu bạn muốn liên kết tới trang web Windows SharePoint Services. Bước 5: Click chọn Create hoặc Download. Access tạo một DataBase mới từ Template và mở nó. Bạn có thể Download thêm các mẫu Template trực tiếp từ Office Online. 386
16. Tạo DataBase từ Microsoft Office Online Template Bước 1: Khởi động Access từ menu Start hoặc từ Shortcut. Trang Getting Started with Microsoft Office Access xuất hiện. Bước 2: Trên trang Getting Started with Microsoft Office Access, trong ô Template Categories bên phía trái, Click vào một loại và sau đó, khi bản mẫu xuất hiện trong danh mục, Click chọn một loại cần tạo. Bước 3: Trong mục File Name nhập vào tên File DataBase. Bước 4: Check vào mục Create and link your database to a Windows SharePoint Services site nếu muốn kết nối DataBase của bạn tới Windows SharePoint Services. Bước 5: Cuối cùng Click Download để tải về máy. Access tự động Download mẫu về máy tính của bạn và tạo một DataBase mới dựa trên Template, sau đó mở DataBase này. Khi bạn ở (hoặc tạo và mở) một DataBase, Access thêm tên File và đường dẫn của DataBase đó vào danh sách văn bản được sử dụng. Đây là danh sách được hiển thị trên trang Getting Started with Microsoft Office Access nên bạn có thể dễ dàng mở lại những DataBase bạn đã sử dụng gần đây nhất một cách dễ dàng. Mở một DataBase sử dụng gần đây nhất Bước 1: Khởi dộng Microsoft Access 2007 Bước 2: Trên trang Getting Started with Microsoft Office Access phía dưới mục Open Recent DataBase Click chọn DataBase mà bạn muốn mở. 387
17. Mở một DataBase sử dụng nút Microsoft Office Access Bước 1: Khởi động Access Bước 2: Click chọn Microsoft Office Button , sau đó Click chọn DataBase mà bạn cần mở, nếu như nó xuất hiện ở Pane bên phải. Hoặc Click chọn Open, hộp thoại xuất hiện chọn đến DataBase cần mở rồi Click Open. Như vậy bạn đã mở được một cơ sở dữ liệu có sẵn. 2. Bắt đầu làm việc với cơ sở dữ liệu 2.1. Lần đầu tiên sử dụng Access Office Access 2007 với những chức năng mới đã làm cho quá trình tạo ra một cơ sở dữ liệu dễ dàng hơn bao giờ hết. Những người dùng đã tạo ra những cơ sở dữ liệu trong Access ở các phiên bản trước sẽ đánh giá rất cao những cải tiến mới này và nhờ chúng mà quá trình tạo ra các đối tượng được tăng tốc đáng kể. Khi bạn bắt đầu với Microsoft Access 2007, màn hình đầu tiên xuất hiện là trang Getting Started with Microsoft Office Access (trừ trường hợp bạn khỏi động Access bằng cách Double Click chuột vào một file Database Access cụ thể nào đó, khi đó Access sẽ khởi động tùy vào từng trường hợp cụ thể). Trang Getting Started with Microsoft Office Access là điểm khởi đầu để giúp bạn có thể tạo ra một DataBase mới, mở một DataBase đã tồn tại, hoặc hiển thị nội dung đặc trưng từ Microsoft Office Online. 2.2. Tạo một DataBase sử dụng Template. Access cung cấp cho bạn rất nhiều mẫu Template mà bạn có thể sử dụng để đẩy nhanh quá trình tạo ra những những DataBase của riêng mình. Một Template là một DataBase đã sẵn sàng sử dụng mà nội dung của nó bao gồm các Table, Query, Form, Report cần cho một công việc cụ thể. Ví dụ, có những mẫu Template mà bạn có thể sử dụng để quản lý danh bạ, hoặc theo dõi chi phí, Các Database Tempate có thể sử dụng với những gì nó đã có hoặc bạn có thể tùy biến cho chúng phù hợp hơn với nhu cầu mà bạn cần. Bước 1: Khởi động Access nếu bạn chưa mở. Trong trường hợp bạn đang mở một DataBase bạn Click chuột vào nút Microsoft Office Button và chọn Close Database để có thể hiển thị trang Getting Started with Microsoft Office Access. 388
18. Màn hình chính của Microsoft Access 2007 và trang Getting Started with Microsoft Office Access sẽ hiển thị như hình Bước 2: Một vài Template được hiển thị phía dưới mục Featured Online Templates trên trang Getting Started with Microsoft Office Access Để có nhiều hơn bạn Click chuột vào Template Categories ở bên trái của cửa sổ Access. Ngoài ra bạn có thể tải về từ Website của Microsoft Ofice. Bước 3: Click chuột vào Template mà bạn muốn sử dụng. Bước 4: Trong Pane bên phải cửa sổ Access, Access yêu cầu bạn nhập vào tên cho DataBase trong hộp File Name. Bạn cũng có thể sửa lại đường dẫn mặc định thành đường dẫn khác bằng cách Click vào nút (Browse for a location ). Tùy chọn Create your database and link it to a Microsoft Windows SharePoint Services site cho phép bạn liên kết trực tiếp DataBase 389
19. tới Website của Microsoft Windows SharePoint Services. Bước 5: Click Create (hoặc Download, cho trường hợp bạn tải các Template online) để hoàn tất Với các bước trên Access sẽ tạo và mở DataBase. Một Form được mở và bạn đã có thể bắt đầu nhập liệu cho DataBase. Chú ý: Nếu nội dung Template có dữ liệu mẫu bạn có thể xóa chúng đi theo các bước dưới đây: - Click chuột vào dòng đầu tiên của bản ghi muốn xóa. - Trong Tab Home tìm tới phần Record Click chọn Delete. Bước 6: Để bắt đầu nhập dữ liệu, Click chuột vào dòng trắng đầu tiên trên Form và sau đó có thể bắt đầu nhập dữ liệu. Sau khi đã nhập vào một vào bản ghi bạn có thể sử dụng Pane Navigation để xem liệu có một Form hoặc một Report khác mà bạn muốn sử dụng. 2.3. Tải các Template từ Microsoft Office Online Nếu bạn không thể tìm thấy một mẫu phù hợp với yêu cầu của mình trên trang Getting Started with Microsoft Office Access, bạn có thể khám phá trên Web Office Online ở đó sẽ có rất nhiều lựa chọn cho bạn. Bước 1: Khởi động Access nếu bạn chưa mở. Trong trường hợp bạn đang mở một DataBase bạn Click chuột vào nút Microsoft Office Button và chọn Close Database để có thể hiển thị trang Getting Started with Microsoft Office Access. Bước 2: Gần phía cuối của trang Getting Started with Microsoft Office Access và dưới phần More on Office Online, Click chọn Templates. Website Office Online sẽ xuất hiện hiện trong một trình duyệt mới. 390
20. Bước 3: Sử dụng các công cụ tìm kiếm trên trang web của Office Online để tìm và tải về các mẫu mà bạn muốn. Bước 4: Nếu bạn tải về một mẫu mới, DataBase đó sẽ được lưu trữ ở một trong số các thư mục sau đây: - Với Windows Vista: c:\Users\user name\Documents - Với Microsoft Windows Server 2003 hoặc Microsoft Windows XP: c:\Documents and Settings\user name\My Documents. Sau đó khi cần làm việc với các cơ sở dữ liệu này, bạn có thể sử dụng Access hoặc Windows Explorer để mở nó ra ở đường dẫn đã lưu trước đó. 2.4. Tạo DataBase từ đầu Nếu không có một Template nào phù hợp với yêu cầu của bạn, hoặc bạn có dữ liệu trong một chương trình khác mà bạn muốn Import vào Access, bạn hãy chắc chắn rằng nó là tốt hơn là việc ra một cơ sở dữ liệu từ đầu. Đối với hầu hết các ứng dụng, điều này thường liên quan đến một trong hai vấn đề sau đây: - Tạo các bảng mới, sau đó nhập dữ liệu, hoặc Import dữ liệu vào các bảng đó. - Import dữ liệu từ một nguồn khác và các bảng sẽ được tạo ra trong quá trình đó. 2.5. Tạo một DataBase rỗng Bước 1: Khởi động Access Bước 2: Trên trang Getting Started with Microsoft Office Access Click chọn Blank Database. 391
21. Bước 3: Trong Pane Blank DataBase hãy nhập vào tên cho DataBase trong mục File Name, nếu bạn không điền phần mở rộng cho File thì Access sẽ tự động điền thêm. Mặc định chương trình sẽ lưu File tại đường dẫn: - Windows Vista: c:\Users\user name\Documents - Microsoft Windows Server 2003 hoặc Microsoft Windows XP: c:\Documents and Settings\user name\My Documents Để thay đổi đường dẫn chứa tập tin, Click chọn nút Browse bên cạnh vào ô File Name, một hộp thoại sẽ xuất hiện cho phép bạn chọn đường dẫn mới, Click Ok sau khi đã chọn xong. Bước 4: Click Create để hoàn tất. Sau các bước trên Access sẽ tạo ra một DataBase mới và mở sẵn nó với một bảng trắng ở chế độ DataSheet View cho bạn thiết kế. Bước 5: Vị trí con trỏ chuột của Access đặt tới ô trắng đầu tiên trên cột Add New Field. Để thêm dữ liệu bạn có thể nhập vào hoặc Copy dữ liệu từ những nguồn khác. Chú ý: Việc nhập dữ liệu ở chế độ Datasheet View được thiết kế tương tự như nhập dữ liệu trong Wooksheet Excel. Những hạn chế chủ yếu là dữ liệu nhập vào phải được nhập ở các dòng, cột liền nhau, bắt đầu ở góc trên bên trái của Datasheet. Bạn không nên cố gắng để định dạng dữ liệu nhập vào có các hàng hoặc cột trắng, bởi vì làm như vậy sẽ gây lãng phí bộ nhớ nhớ trong các bảng. Cấu trúc của bảng dữ liệu được tạo trong khi bạn nhập dữ liệu vào nó. Tại một thời điểm bất kỳ bạn hoàn toàn có thể thêm một cột mới vào bảng, khi đó một trường mới sẽ được định nghĩa. Access thiết lập kiểu dữ liệu cho trường mới dựa vào kiểu của dữ liệu mà bạn nhập vào.Ví dụ, nếu bạn có một cột mà trong đó bạn chỉ nhập giá trị ngày tháng, Access sẽ thiết lập kiểu dữ liệu của trường đó là Data/Time. Sau này giả sử bạn cố gắng nhập vào trường này một giá trị không phải ngày tháng (chẳng hạn như là tên hoặc một số điện thoại nào đó), Access sẽ hiển thị thông báo rằng giá trị của bạn không hợp lệ. Vì vậy, khi có thể, bạn nên phân check lại bảng dữ liệu của mình sao cho mỗi trường chỉ chứa cùng một loại dữ liệu, cho dù đó là văn bản, ngày tháng, số điện thoại, Điều này làm cho việc xây dựng các Query, Form, Report (lấy dữ liệu từ những bảng này) sau này sẽ trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều. Nếu bạn không quan tâm đến việc nhập dữ liệu vào thời điểm này, hãy Click vào nút Close . 2.6. Thêm một bảng vào Database Bạn có thể thêm một bảng mới vào Database đã tồn tại bằng cách sử dụng công cụ trong nhóm Tables trên Tab Create. 392
22. Click chuột vào nút Table để tạo một bảng trắng mới ở chế độ Datasheet View. Sau đó bạn hoàn toàn có thể nhập ngay dữ liệu vào bảng và Access sẽ tạo ra cấu trúc bảng cho bạn khi bạn thoát ra, hoặc bạn có thể sử dụng Design View để tạo ra cấu trúc bảng trước sau đó chuyển về chế độ Datasheet View để nhập dữ liệu. Bất kể bạn bắt đầu làm việc với bảng ở chế độ nào bạn đều có thể chuyển sang những chế độ hiển thị khác bằng cách sử dụng nút View trên thanh trạng thái. Thêm một bảng, bắt đầu ở chế độ Datasheet view : Trong Datasheet View, bạn có thể nhập ngay dữ liệu, và Access sẽ xây dựng cấu trúc cho bảng dựa trên những dữ liệu đó. Tên trường được đặt lần lượt (Field1, Field2, ), và các kiểu dữ liệu được Access tự động thiết lập tùy thuộc vào loại dữ liệu mà bạn nhập vào các trường. Bước 1: Trên Tab Create trong nhóm Tables Click chọn Table . Bước 2: Sau bước này Access sẽ tạo ra một bảng và đặt vị trí con trỏ tại ô trắng đầu tiên của cột Add New Field. Chú ý: Nếu bạn không nhìn thấy cột có tên là Add New Field, có thể bạn vẫn đang ở chế độ Design View chứ không phải DataSheet View. Để chuyển qua chế độ hiển thị này bạn Double Click chuột vào bảng đó trên thanh Pane Navigation. Access sẽ nhắc bạn nhập vào tên cho bảng và chuyển sang chế độ hiển thị Datasheet view. Bước 3: Trên Tab DataSheet, trong nhóm Field & Columns Click chọn New Field . 393
23. Access hiển thị Pane Field Templates, trong pane này chứa danh sách các kiểu trường thường được sử dụng. Nếu bạn kéo thả một trong số chúng lên DataSheet của bạn, Acces sẽ tự động thêm trường đó vào bảng với tên là tên của kiểu dữ liệu đối với các trường cơ bản và tên như trường gốc nếu nó được lấy từ các bảng khác. Ngoài ra Access cũng thiết lập những thuộc tính phù hợp cho từng trường. Bạn cần phải kéo và thả trường vào phần chứa dữ liệu trên DataSheet. Như hình ảnh trên các bạn có thể thấy trường có tên Checkbox được lấy từ Basic Field và trường Description được lấy từ một bảng có sẵn trong cơ sở dữ liệu. Bước 4: Để nhập liệu vào bảng, bắt đầu gõ từ ô trắng đầu tiên hoặc bạn cũng có thể dán dữ liệu từ một nguồn dữ liệu khác. Chú ý: - Để đổi tên một cột bạn Double Click chuột vào phần tiêu đề của cột, sau đó gõ vào tên mới. Tên trường bạn vừa đặt sẽ là nội dung hiển thị trường đó trên Pane Field List. 394
24. - Để di chuyển một cột, bạn hãy chọn nó bằng cách Click chuột lên phần tiêu đề của cột đó và kéo thả đến một vị trí bất kỳ trên DataSheet. Bạn cũng có thể chọn nhiều cột một lúc và di chuyển chúng đến vị trí mới. Chèn thêm một bảng bắt đầu ở chế độ Design View: Ở chế độ Design View, đầu tiên bạn tạo một cấu trúc bảng mới, sau đó bạn chuyển sang chế độ DataSheet để nhập liệu, hoặc bạn có thể nhập dữ liệu vào bảng bằng những phương thức khác như dán vào hoặc chèn thêm. Bước 1: Trên Tab Create trong nhóm Tables Click chọn Table Design . Sau bước này trên màn hình xuất hiện một bảng mới ở chế độ Design. Bước 2: Đối với mỗi trường trong bảng, bạn nhập tên trường trong cột Field Name, sau đó lựa chọn kiểu dữ liệu trong danh sách Data Type. Chú ý: Nếu bạn không nhìn thấy cột Field Name và cột Data Type, có thể bạn đang ở chế độ DataSheet thay vì chế độ hiển thị Design View, hãy Click chuột vào nút Design View trên thanh trạng thái của cửa sổ Access. 395
25. Access sẽ đưa ra thông báo yêu cầu bạn nhập tên mới cho bảng và sau đó tự động chuyển về chế độ Design View. Bước 3: Nếu muốn, bạn có thể nhập vào thông tin để diễn giải cho các trường ở cột Description. Những thông tin này sẽ hiển thị trên thanh trạng thái khi bạn nhập dữ liệu vào trường đó. Và bạn cũng có thể sử dụng nội dung trên thanh trạng thái cho bất cứ điều khiển nào trên Form hoặc Report mà bạn tạo ra bằng cách kéo thả trường từ Pane Field List. Bước 4: Sau khi đã thêm vào tất cả các trường cần thiết, bạn hãy lưu bảng lại bằng cách Click chọn nút Microsoft Office Button rồi chọn Save hoặc Click tổ hợp phím Ctrl+S. Bước 5: Sau bước này bạn có thể nhập dữ liệu vào bảng bất cứ khi nào bạn chuyển sang chế độ hiển thị Datasheet View. Ở chế độ này bạn di chuyển tới ô đầu tiên và nhập lần lượt dữ liệu cho từng bản ghi. Ngoài ra bạn cũng có thể dán dữ liệu vào bảng từ một nguồn dữ liệu khác. Nếu sau khi đã nhập một số dữ liệu vào bảng, bạn lại chợt nhớ cần phải thêm một hoặc một số trường nữa mới phù hợp. Thay vì việc chuyển về chế độ Design View như lúc ban đầu thiết kế bạn gõ thẳng dữ liệu vào cột Add New Field ở chế độ hiển thị Datasheet View. Hoặc bạn cũng có thêm một trường mới bằng cách Click chọn nút lệnh New Field trong nhóm Fields & Column của Tab Datasheet. 2.7. Mở một Database đã tồn tại Bước 1: Click chọn nút Microsoft Office Button , sau đó chọn Open. 396
26. Bước 2: Tìm tới thư mục có chứa Database rồi Click chọn DataBase cần mở. Bước 3: Khi đã tìm thấy và Click chọn Database cần mở bạn có thể làm theo một trong các cách sau đây: - Mở Database ở chế độ mặc định của chương trình: Bạn Double Click chuột vào Database đó. - Mở Database cho phép chia sẻ nhiều người dùng (chia sẻ nhiều người dùng: Là một Database cho phép nhiều hơn một người sử dụng có thể truy cập vào sửa đổi, nhập liệu tại cùng một thời điểm) trong một môi trường: Cho phép cả bạn và những người dùng khác có thể đọc và ghi vào cơ sở dữ liệu cùng một lúc bạn hãy Click Open. - Mở Database ở chế độ Read-only (chỉ đọc): Bạn có thể xem dữ liệu nhưng không thể chỉnh sửa được nó hãy Click vào mũi tên chỉ xuống dọc theo nút Open/Open Read-only. - Mở Database được phép Exclusive (độc quyền): Không có một người nào khác có thể mở Database này trong khi bạn đang mở nó. Để mở theo chế độ này bạn Click mũi tên dọc theo nút Open chọn Open Exclusive. - Mở Database ở chế độ Exclusive Read-only (Độc quyền và chỉ đọc): Ở chế độ này khi bạn mở một Database bạn chỉ có thể đọc dữ liệu và những người khác thì không thể mở lại nó. Mở ở chế độ này bạn chọn mũi tên dọc theo nút Open/Open Exclusive Read-only. 2.8. Nếu không tìm thấy Database cần mở Bước 1: Trong hộp thoại Open, Click chuột chọn biểu tượng đường tắt My Computer hoặc trong hộp Look in Click chọn My Computer. Bước 2: Trong danh sách ổ đĩa, Click chuột phải vào ổ đĩa mà bạn cho là có chứa Database mà bạn đang tìm kiếm chọn Search. Bước 3: Cửa sổ tìm kiếm của Window xuất hiện. Nhập vào điều kiện tìm kiếm và sau đó nhấn Enter để tìm cơ sở dữ liệu. Bước 4: Nếu tìm thấy, để mở bạn hãy Double Click chuột vào dữ liệu đó trong hộp thoại Search Results. Bước 5: Vì tìm kiếm đã được bắt đầu từ hộp thoại Open, nên bạn phải Click chuột vào Cancel để tắt hộp thoại Open trước khi mở Database. 397
27. Chú ý: Bạn có thể mở trực tiếp một file dữ liệu ngoài định dạng một tệp tin (như là dBASE, Paradox, Microsoft Exchange, or Excel). Bạn cũng có thể trực tiếp mở bất cứ dữ liệu nguồn ODBC nào, như là Microsoft SQL Server hoặc Microsoft FoxPro. Access sẽ tự động tạo ra một cơ sở dữ liệu mới trong cùng một thư mục như là các tập tin dữ liệu, và thêm những liên kết cho mỗi bảng trong cơ sở dữ liệu bên ngoài. 2.9. Mở Database làm việc gần đây nhất Bạn hãy Click chuột vào tên một File trong danh sách Open Recent Database trên trang Getting Started with Microsoft Office Access. Để mở một trong những Database mà bạn làm gần đây nhất, bạn hãy Click chuột vào tên của Database đó trong danh sách Open Recent Database trên trang Getting Started with Microsoft Office Access. Access sẽ mở Database và thiết lập những tùy chọn như lần cuối cùng bạn làm việc với nó. Nếu trong danh sách các file được sử dụng trong thời gian gần đây không được hiển thị, bạn hãy Click vào nút Microsoft Office , và sau đó Click chọn Access Options Hộp thoại Access Options xuất hiện, Click vào mục Advanced, trong cửa sổ ở giữa hộp thoại dưới mục Display chọn vào hộp TextBox Recently used file list nhập vào đó số số file cần lưu lại trong danh sách các tệp tin đã mở tối đa là 9. 398
28. Nếu bạn đang mở một Database bằng cách Click chọn nút Microsoft Office Button chọn nút Open. Bạn có thể hiển thị đường tắt tới danh sách Database mà bạn đã mở trước đó bằng cách Click chuột vào mục My Recent Documents trong hộp thoại Open. 3. Có gì mới trong Microsoft Office Access 2007 Microsoft Office Access 2007 cung cấp một bộ công cụ mạnh mẽ giúp bạn nhanh chóng bắt đầu theo dõi, báo cáo, và chia sẻ thông tin. Bạn có thể nhanh chóng tạo ra sức hấp dẫn và các chức năng theo dõi các ứng dụng tùy biến của một trong nhiều bộ Templates dựng sẵn, chuyển đổi một cơ sở dữ liệu hiện có, hoặc tạo ra một cơ sở dữ liệu mới, và bạn có thể làm như vậy mà không cần phải trang bị quá nhiều kiến thức về cơ sở dữ liệu. 3.1. Để bắt đầu nhanh hơn Microsoft Office Access 2007 cung cấp các Templates mà bạn có thể dễ dàng tạo ra cơ sở dữ liệu, bảng biểu, và các trường. Ngoài ra còn có những công cụ hiển thị và thiết kế mới giúp bạn trong quá trình tạo Cơ sở dữ liệu mới và làm việc với dữ liệu. Cơ sở dữ liệu mẫu để xây dựng hoàn chỉnh các ứng dụng 399
29. Microsoft Access 2007 cung cấp một bộ cơ sở dữ liệu bao gồm các mẫu thiết kế chuyên nghiệp giúp bạn có thể theo dõi địa chỉ liên lạc, nhiệm vụ, sự kiện, học sinh, tài sản, và nhiều kiểu dữ liệu khác. Bạn có thể sử dụng ngay lập tức hoặc cải tiến và tinh chỉnh chúng cho phù hợp với yêu cầu quản lý của mình. Trên trang Getting Started with Microsoft Office Access xuất hiện khi khởi động ứng dụng bạn có thể dễ dàng tạo một DataBase mới bằng cách Click chọn Blank DataBase. Hoặc nhanh chóng bắt đầu tạo ra cơ sở dữ liệu của bạn bằng cách mở một trong những bản mẫu nằm trong mục Featured online Templates. Mỗi DataBase Templates là một ứng dụng tương đối hoàn chỉnh với một bài toán chung. Chúng bao gồm các Table, Form, Report, Query, Macro và các mối quan hệ giữa các bảng. Những DataBase Template này cho phép bạn có thể sử dụng chúng ngay lập tức nếu bạn cho là cấu trúc của nó đáp ứng được yêu cầu quản lý của mình. Nếu vẫn chưa đủ bạn có sử dụng, kế thừa chúng để tạo ra những cơ sở dữ liệu phù hợp hơn yêu cầu mình. Ngoài các Template mà Microsoft Access 2007 cung cấp bạn cũng có thể kết nối với Microsoft Office Online để có thể tải về các Template khác. Field và Table Templates Thay vì việc bỏ rất nhiều thời gian để thiết kế các trường bạn có thể sử dụng lại các trường dựng sẵn (File Templates) với tên, kiểu dữ liệu và các thuộc tính được định nghĩa từ trước. Bạn có thể kéo thả trực tiếp các trường mà bạn cần trong Panel Fields Templates vào một Datasheet. Các trường được tạo ra dựa trên (Based on) các file XML schema (. Xsd) giúp bạn có thể thiết lập, xây dựng thành những định nghĩa chuẩn của riêng mình và chia sẻ sử dụng trong phòng hoặc nhóm làm việc. Ngoài ra, Microsoft Office Access 2007 còn bao gồm các Table thường được sử dụng trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Contacts table template để thêm Table Contacts vào cơ sở dữ liệu của bạn. Bảng này bao gồm các trường như Last Name, First Name, and Address. Các thuộc tính của những trường này cũng được thiết lập sẵn để bạn có thể sử dụng ngay chúng. Còn có các bảng mẫu có sẵn khác như Tasks, Issues, Events, và Assets. Nâng cấp Datasheet view Với Microsoft Access 2007 bạn có thể dể dàng tạo một bảng dữ liệu bằng cách Click chọn Tab Create rồi chọn Table. 400
30. Microsoft Access 2007 sẽ tự động xác định kiểu dữ liệu phù hợp nhất cho mỗi trường sau khi bạn gõ xong dữ liệu và di chuyển qua nó. Để thêm một trường mới bạn Click chuột tới cột cuối cùng (Add new field) và thay đổi dữ liệu trên nó. Và nếu bạn cần thay đổi kiểu dữ liệu hoặc định dạng kiểu dữ liệu hiển thị của một trường mới hay một trường đã có bạn có thể sử dụng các nút chức năng trên thanh Ribbon. Nó là một phần của giao diện người dùng Microsoft Office fluent. Bạn cũng có thể dán một bảng dữ liệu từ Microshoft Excel vào một Datasheet mới trong Microsoft Access 2007, bằng cách tạo trước một cấu trúc các trường tương ứng với bảng dữ liệu mà bạn cần dán vào. Layout View mới giúp cải thiển tốc độ thiết kế Forms và Report. Sử dụng Layout View để thực hiện các thay đổi thiết kế trong khi hiển thị dữ liệu trong một Form hoặc một Report. Ví dụ, bạn có thể thêm vào một trường trên lưới thiết kế bằng cách kéo thả từ Field list pane, hoặc bạn có thể thay đổi các thuộc bằng cách sử dụng thuộc tính trên Sheet. Layout View cung cấp một cách bố trí mới cho các Control đó là stacked layout (Bố trí dạng ngăn xếp) và tabular layout (Bố trí dạng bảng)- nhóm các Controls mà bạn có thể di chuyển và thay đổi kích thước như một đơn vị để bạn có thể dễ dàng sắp xếp lại các trường, cột, hàng, hoặc toàn bộ Layout. Bạn cũng có thể loại bỏ một trường hoặc thêm vào định dạng một cách dễ dàng trong Layout View. Chế độ Design View cũng tương tự như các phiên bản trước giúp bạn có thể biết thêm chi tiết về các Control, ở chế độ này cũng đươch hỗ trợ Layout dạng stacked và tabular. 3.2. Microsoft Office fluent Những kết quả mới theo định hướng giao diện người dùng - Microsoft Office fluent giao diện người sử dụng - giúp bạn dễ dàng làm việc với Microsoft Access 2007. Ở những phiên bản trước Lệnh và các tính năng thường được dấu kín trong các menu, thanh công cụ phức tạp “bí hiểm”. Nhưng bây giờ bạn có thể dễ dàng tìm kiếm công việc theo định hướng sử dụng trên các tab chứa các nhóm lệnh. Nhiều ô hộp thoại được thay thế bằng các lựa chọn hiển thị trên thanh công cụ sẵn sàng cho người dùng sử dụng, ngoài ra nó còn được mô tả trên các Tooltips hoặc hiển thị dưới dạng các ví dụ. Không có bất cứ một vấn đề gì với các hoạt động mà bạn đang thực hiện trong giao diện người dùng mới - cho dù đó là tạo ra một Report hoặc nhập dữ liệu – Hãy tiếp cận với những công cụ hữu ích nhất mà chúng tôi sẽ trình bày dưới đây chắc chắn các bạn sẽ thành công trong việc nghiên cứu và sử dụng Microsoft Access 2007. Microsoft Office fluent giao diện người sử dụng: Microsoft Office fluent giao diện người dùng bao gồm các khu vực tiêu chuẩn (standard area) được gọi là Ribbon, trong đó có chứa các nhóm lệnh được tổ chức, sắp xếp theo chức năng. Sử dụng Office fluent Ribbon để xác định vị trí các 401
31. nhóm lệnh có liên quan nhanh hơn. Ví dụ, nếu bạn cần phải tạo một Form hoặc Report, hãy sử dụng một trong những lệnh trên Tab Create. Việc thiết kế bố trí giao diện mới làm cho việc tìm kiếm lệnh, chức năng mà bạn cần trở nên nhanh chóng, thêm vào đó bạn còn có thể khám phá ra những tính năng khác mà trước đây bạn chưa hề biết tới. Các nút lệnh được đặt gần hơn trên giao diện, điều đó có nghĩa là bạn không cần phải tìm kiếm trong menu hay cố nhớ vị trí của chúng ở đâu đó. Phím chức năng của giao diện người dùng Microsoft Office Fluent bao gồm: - Tab lệnh: Các Tab chứa những nút lệnh thường được sử dụng cùng nhau, nhờ vậy khi cần sử dụng bạn có thể dễ dàng tìm thấy chúng. - Nội dung các Tab lệnh: Một Tab lệnh sẽ xuất hiện tùy thuộc vào bối cảnh làm việc của bạn trên màn hình giao diện. Một nội dung tab lệnh sẽ chứa những lệnh có nhiều khả năng để áp dụng cho những gì bạn đang làm việc. - Toolbar truy cập nhanh: Với một thanh công cụ Standard xuất hiện trên Ribbon, chỉ bằng một cái Click chuột bạn có thể truy cập tới những lệnh cần thiết chẳng hạn như Save Undo, . Getting Started with Microsoft Office Access page: Trang này cung cấp khả năng truy cập nhanh đến một thư viện, các cơ sở dữ liệu mẫu được thiết kế chuyên nghiệp, ngoài các cơ sở dữ liệu mà bạn đã mở trong thời gian gần đây (nếu bạn đang kết nối vào Internet) và các liên kết đến các bài viết Office Online phổ biến. Navigation Pane: Pane này liệt kê và cung cấp cách thức truy cập dễ dàng tới tất cả các đối tượng trong cơ sở dữ liệu hiện tại đang mở. Bạn có thể sử dụng Navigation Pane để tổ chức, sắp xếp các Object của bạn theo kiểu (Object Type), ngày tạo (Create Date), ngày sửa đổi (Modified Date), , hoặc tuỳ chỉnh trong các nhóm mà bạn tạo ra. Nếu bạn cần thêm không gian để làm việc với các Form khi thiết kế, bạn có thể dễ dàng thu hẹp Navigation Pane để nó chiếm ít không gian hơn. Pane Navigation được tạo ra để thay thế cửa sổ DataBase đã được sử dụng trong phiên bản trước đây của Access 2007. 402
32. Tabbed objects: Các Table, queries, forms, reports, macros của bạn được hiển thị như là các Tabbed objects trong Access window. . Bằng cách Click chuột vào các đối tượng Tab, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các đối tượng khác nhau. Status bar: Là thanh trạng thái ở dưới cùng của cửa sổ, hiển thị thông tin trạng thái, các nút lệnh cho phép bạn chuyển đổi giữa các lần hiển thị. Mini toolbar: Là một yếu tố, giống như một thanh công cụ, xuất hiện khi một nội dung văn bản được lựa chọn, giúp bạn có thể dễ dàng áp dụng các định dạng như in đậm hoặc nghiêng, hoặc thay đổi font chữ. Help window: Không giống như các phiên bản trước của Access, Microsoft Access 2007 cho phép truy cập cả Access Help và nội dung Developer Reference trên cùng một của sổ trợ giúp một cách dễ dàng. Bạn cũng có thể dễ dàng thay đổi phạm vi tìm kiếm của chỉ mình nội dung Developer Reference. 403
33. 3.3. Thêm các công cụ mạnh để tạo đối tượng Office Access 2007 cung cấp một môi trường trực quan để tạo các Form và các Report, cho phép bạn nhanh chóng tạo ra các Form và các Report. Chúng hiển thị sau khi đã được xắp xếp, lọc và nhóm theo các thông tin về từng đối tượng. Create tab Sử dụng Tab Create giúp bạn nhanh chóng tạo ra các Form, các Report, Table, Query, macros và Module mới. Nếu bạn chọn một Table hoặc một Query trong Navigation Pane, bạn có thể tạo ra một Form hoặc một báo cáo mới dựa trên các đối tượng đó bằng cách Click chuột vào nút Form hoặc Report. Các Form và các Report mới này được tạo ra gần như ngay lập tức và các thiết kế trên đó cũng được nâng cấp đáng kể. Tự động tạo ra các Form và các Report rất chuyên nghiệp với logo và tiêu đề được định nghĩa sẵn. Ngoài ra, nó còn tự động tạo ra một báo cáo bao gồm cả thông tin về ngày tháng năm, Footer, Totals. Bạn sẽ thấy rằng các đối tượng được tạo bằng cách này giúp bạn rất nhiều về thời gian và nhanh chóng đưa bạn tiến xa hơn trong quá trình nghiên cứu ứng dụng. Chế độ hiển thị mới: Report view và Layout view Hai chế độ hiển thị mới này cho phép bạn làm việc với các Form và các Report một cách trực quan hơn, bạn có thể duyệt vẽ một cách chính xác báo cáo mà không cần phải in ra hoặc xem ở chế độ xem trước khi in. Để tham chiếu tới một số bản ghi, bạn sử dụng tính năng lọc, hoặc sử dụng công cụ tìm kiếm theo nội dung văn bản trong bản ghi đó. Report View cho bạn khả năng duyệt báo cáo nhưng Layout View lại giúp bạn thay đổi thiết kế báo cáo ngay khi bạn đang xem chúng. Bạn có thể sử dụng Layout View để thực hiện thay đổi các thiết kế chung khi đang hiển thị nội dung dữ liệu trên Form hoặc báo cáo. Ví dụ, thêm vào một trường bằng cách kéo một trường đó từ cửa sổ Field List pane, hoặc thay đổi thuộc tính cho đối tượng bằng cách sử dụng Properties Sheet. Layout view với những hỗ trợ mới, stacked layout và tabular layout (Nhóm các Control), cho phép bạn dễ dàng sắp xếp lại các trường, cột, hàng, hoặc toàn bộ Layout. Bạn cũng có thể dễ dàng loại bỏ một trường hoặc thêm vào định dạng trong Layout View. 404
34. Group và sort trong các báo cáo Với Microsoft Access 2007 bạn sẽ có một công cụ rất tốt để Group, Sort, và thêm tổng con trong báo cáo. Bạn sẽ tìm thấy một giao diện người dùng mới, dễ dàng hơn để di chuyển và hiểu được, và khi nó được sử dụng với Layout view mới, bạn sẽ nhìn thấy hiệu quả của các thay đổi ngay lập tức. Giả sử bạn cần tạo một báo cáo về doanh số bán hàng theo khu vực. Hãy sử dụng Layout View và Panel Group, Sort, and Total để thêm vào một cấp nhóm, và xem sự thay đổi hiện ra trên báo cáo! Với cách tạo dòng Total mới bạn có thể dễ dàng tạo Total ở nhiều dạng khác nhau trên Header, Footer của báo báo cáo như kiểu Sum, average, count, maximum, hoặc minimum. Với một Total đơn giản bạn không cần thiết phải tạo ra một trường tính toán mà có thể Click chọn luôn trên công cụ này. Điều khiển bố cục trợ giúp việc tạo Form, Report. Các From, Report thường bao gồm các thông tin tabuler, như là một cột có chứa tên của khách hàng hay một hàng chứa tất cả các trường dành cho khách hàng đó. Bạn có thể sử dụng Microsoft Access 2007 để nhóm những Control trong một Layout vào với nhau một cách dễ dàng, nó có thể bao gồm cả các Label. Bạn có thể chọn các điều khiển từ các vùng khác, ví dụ như nhãn trong phần Hearder hoặc Footer, nó thật sự rất linh hoạt và bạn có thể dễ dàng: - Di chuyển hoặc thay đổi kích cỡ của một Layout. Ví dụ, di chuyển một cột từ trái qua phải. - Định dạng một Layout. Ví dụ, Tên một khách hàng được đặt trong cột in đậm và để nổi. - Thêm một trường. - Xóa một trường. Split Forms mới hiển thị dữ liệu nhanh hơn Sử dụng Split Form mới để tạo Form mà kết hợp từ một Datasheet view và một Form View. Bạn có thể thiết lập thuộc tính để chỉ định Access đặt lại vị trí của DataSheet lên trên, xuống dưới hay sang trái sang phải. 405
35. Nhúng Macros vào các Form, Report Một cách mới và đáng tin cậy, bạn có thể nhúng macros để tránh phải viết mã. Một Macro nhúng được lưu giữ trong một thuộc tính và là một phần của đối tượng chứa nó. Bạn có thể chỉnh sửa những thiết kế của một Macro nhúng mà không phải lo lắng về những điều khiển khác cũng sử dụng Macro này – các Macro nhúng hoàn toàn độc lập. Macros nhúng rất đáng tin cậy bởi vì chúng có khả năng tự động ngăn chặn một số những thao tác không an toàn. 3.4. Nhúng kiểu dữ liệu và điều khiển mới Microsoft Access 2007 cung cấp nhiều kiểu dữ liệu và điều khiển mới cho phép lưu trữ nhiều dạng dữ liệu khác nhau, và bạn có thể nhập chúng dễ dàng hơn. Trường đa trị cho các dữ liệu phức tạp Bạn có thể tạo ra một trường chứa nhiều giá trị, còn được gọi là dạng dữ liệu phức tạp. Giả sử bạn cần phải chỉ định một công việc cho một trong những nhân viên hoặc nhà thầu của mình, nhưng bạn muốn chỉ định nó cho nhiều hơn một người. Trong hầu hết các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu và trong các phiên bản cũ của Access, bạn cần tạo ra rất nhiều các mối quan hệ để làm điều này một cách chính xác. Trong Microsoft Access 2007, phần cứng sẽ thực hiện việc này cho bạn, khi bạn chọn một trường mà bạn thiết lập để chấp nhận nhiều giá trị. Trường đa trị trong Microsoft Access 2007 sẽ rất thích hợp để bạn làm việc này. Office Access 2007 có khả năng tương thích với rất nhiều kiểu dữ liệu. 406
36. Trường Attachment để chứ Files Kiểu dữ liệu Attachment mới cho phép bạn dễ dàng lưu trữ tất cả các loại tài liệu và tập tin nhị phân trong cơ sở dữ liệu của bạn mà không cần quan tâm tới kích thước của chúng. Microsoft Access 2007 sẽ tự động nén chúng lại đến mức có thể để giảm thiểu không gian lưu trữ. Nếu bạn cần đính kèm một tệp tin Microsft Word 2007 và một bản ghi hoặc lưu trữ một bước ảnh kỹ thuật số vào CSDL của mình? Bằng cách sử dụng trường Attachment sẽ làm cho công việc trở nên hết sức dễ dàng. Thậm chí bạn có thể thêm nhiều tập tin đính kèm chỉ với một bản ghi duy nhất. Trường Memo lưu trữ Rich Text và hỗ trợ lịch sử sửa đổi Với khả năng lưu trữ Rich Text của Microsoft Access 2007, trong một bản ghi số lượng văn bản của bạn sẽ không còn bị giới hạn. Bạn có thể định dạng văn bản với các tùy chọn (như đậm, nghiêng, phông chữ, màu sắc, và những tùy chọn định dạng phổ biến khác) và lưu giữ các văn bản trong cơ sở dữ liệu của mình. Rich-formatted text được lưu giữ trong một trường Memo như một văn bản HTML dựa trên định dạng tương ứng với Rich Text, là một kiểu dữ liệu trong Windows SharePoint Services. Trường Memo sẽ hữu ích cho việc lưu trữ một số lượng lớn thông tin. Với Microsoft Access 2007, bạn có thể thiết lập thuộc tính Append Only để giữ lại tất cả lịch sử của những lần thay đổi thông tin trên trường đó. Và bạn hoàn toàn có thể xem lại những sự thay đổi này. Tính năng này cũng hỗ trợ theo dõi trong Windows SharePoint Services, nhờ vậy bạn có thể sử dụng Access để xem nội dung lịch sử danh sách SharePoint. Chọn này với Calendar Những trường và những điều có kiểu dữ liệu kiểu Date/Time sẽ tự động cập nhật tính năng mới này: Một điều khiển lịch sẽ được gắn kèm cho phép chọn ngày tháng. Nút lịch tự động xuất hiện và trỏ chính xác tới ngày tháng hiện tại. Nếu bạn muốn biết thứ 6 tới là ngày bao nhiêu? Bạn chỉ Click chọn và một bảng lịch sẽ tự động xuất hiện cho phép bạn tìm và chọn ngày đó. Bạn cũng có thể tùy chọn tắt bảng lịch này trên trường hoặc điều khiển bằng cách sử dụng một thuộc tính. 3.5. Nâng cấp thiết kế và các công cụ phân check Những công cụ mới trong Microsoft Access 2007 sẽ giúp bạn tạo ra các đối tượng cơ sở dữ liệu nhanh hơn và sau đó phân check dữ liệu một cách dễ dàng hơn. Nâng cao Field List pane Với Pane Field List bạn có thể kéo thả trường từ một bảng vào trong bản ghi nguồn, các bảng có thể có mối quan hệ với nhau hoặc không. Microsoft Access 2007 đã tạo sẵn các cấu trúc vì vậy nếu một mối quan hệ giữa các bảng là cần thiết thì nó sẽ tự động tạo ra mối qua hệ đó. 407
37. Nâng cao công cụ lọc, sắp xếp Giả sử bạn cần phải nhanh chóng tìm thấy một giá trị phù hợp hoặc sắp xếp một cột của dữ liệu. Microsoft Access 2007 với chức năng AutoFilte cung cấp khả năng lọc nhanh chóng để bạn có thể tìm thấy các dữ liệu mà bạn cần. Bạn cũng có thể dễ dàng lựa chọn từ các giá trị duy nhất trong một cột, điều này rất có ích cho các tình huống khi bạn không thể gọi lại tên mà bạn cần, hoặc bạn có thể sắp xếp các giá trị bằng cách sử dụng các trình đơn tùy chọn. Các bộ lọc tùy chọn phổ biến nhất rất dễ dàng nhìn thấy trong trình đơn lệnh, bạn có thể nhanh chóng sử dụng chúng để giới hạn các thông tin dựa trên các dữ liệu nhập vào. Bộ lọc tùy chọn tự động thay đổi dựa trên kiểu dữ liệu mà bạn đang tác tác. Những tính năng lọc hay sắp xếp mới được thiết kế sẽ giúp bạn có được những kinh nghiệm nhất định làm việc không chỉ với Access 2007 mà cả Excel 2007. Totals (Tổng cộng) và mầu nền trong DataSheet Với dòng Total trong Datasheet View mới bạn có thể hiển thị một tổng (sum), hoặc đến bản ghi (count), tính giá trị trung bình (everage), Sau khi bạn thêm dòng Total, bạn trỏ vào mũi tên trong các cột và chọn phép tính cần thiết muốn 408
38. . Datasheet, Report, Forms đều được hỗ trợ màu nền cho các row, bạn có thể thiết lập mặc định màu nền cho chúng. Tạo bóng cho các hàng cũng rất dễ dàng, và bạn có thể chọn bất kỳ màu sắc nào mà mình thích. 3.6. Tăng cường an ninh Microsoft Access 2007 tằng cường chức năng bảo mật một cách mạnh mẽ và thông minh với Windows SharePoint giúp bạn quản lý hiệu quả, theo dõi các ứng dụng an toàn hơn trước rất nhiều. Bằng cách lưu trữ dữ liệu theo dõi của bạn trong danh sách ứng dụng trên Windows SharePoint Services, bạn có thể kiểm tra xem xét lại lịch sử, khôi phục lại thông tin bị xóa, phân quyền dữ liệu truy cập. 409
39. 3.7. Cách thức mới để chia sẻ dữ liệu và cộng tác với những người khác Bằng cách sử dụng các tính năng cộng tác mới của Microsoft Access 2007, bạn có thể thu thập và chia sẻ thông tin với những người khác hiệu quả hơn trong một môi trưởng bảo mật trên Web. Check hợp với Windows SharePoint Services Microsoft Access 2007 với Windows SharePoint Services trong một số trường hợp, giúp bạn tận dụng lợi thế của nhiều tính năng cộng tác trong Windows SharePoint Services. - Sửa đổi dữ liệu theo dõi: Với sự giúp đỡ của Windows SharePoint Services, bạn có thể xem lịch sử sửa đổi của một bản ghi. Giả sử bạn cần phải biết ai đã thay đổi nội dung một hàng và nó được thay đổi khi nào? Tất cả có thể tìm thấy bằng cách xem trong lịch sử sửa đổi. - Cho phép cài đặt: Với sự giúp đỡ của Windows SharePoint Services, bạn có thể đặt quyền truy cập cho phép người dùng thêm vào danh sách. Bạn có thể chọn lọc cho phép hoặc từ chối một số người dùng truy cập. Bạn cũng có thể chỉ định giới hạn chế quyền chỉ đọc hoặc Full (mọi thay đổi tác động đều được chấp nhận). - Lấy từ Recycle Bin: Bạn có thể sử dụng Recycle Bin mới trong Windows SharePoint Services để dễ dàng xem các trường đã xóa hoặc khôi phục lại các thông tin đã bị xóa trước đó. Mở Form, Report trong Windows SharePoint Services: Windows SharePoint Services cho phép người dùng có thể mở trực tiếp các danh sách trong Access views (Form, Report, DataSheet) từ một site SharePoint. Khi bạn chọn một Access views, Microsoft Access 2007 mở và gọi tới các Form, Report hay Datasheet đó . Vì vậy nó giúp bạn có thể chạy trên SharePoint site mà không cần khởi động Microsoft Access 2007. Bạn cũng có thể chọn để mở một danh sách trong Access, và nếu cơ sở dữ liệu đó không tồn tại, nó sẽ tự động tạo mới và các Form, Report sẽ được kế thừa trong danh sách của bạn. Thu thập dữ liệu bằng cách sử dụng các biểu mẫu InfoPath và Outlook Bằng cách sử dụng các tính năng mới Data Collection, Microsoft Access 2007 có thể tự động tạo ra một định dạng Microsoft Office InfoPath 2007 hoặc định dạng HTML và nhúng nó trong phần body của một e-mail. Sau đó bạn có thể gửi chúng đi tới những địa chỉ người nhận từ Contact Outlook của bạn, hoặc để tên của người nhận được lưu giữ trong một trường trong cơ sở dữ liệu Access. Bạn lựa chọn xem để thu thập những thông tin mới hay cập cập nhật các thông tin hiện có. Người nhận biểu mẫu sau đó sẽ hoàn thiện và gửi lại. Microsoft Access 2007 tự động nhận dạng các biểu mẫu gửi đến và lưu vào cơ sở dữ liệu. 410
40. Export sang định dạng PDF và XPS Bây giờ bạn có thể xuất dữ liệu một định dạng file .PDF (Portable Document Format) hoặc .XPS (XML Paper Specification) dùng cho việc in ấn, Post bài hay e-mail. Việc xuất một Form, Report, hoặc Datasheet sang file có định dạng .Pdf hay .XPS cho phép bạn dễ dàng phân phối các thông tin mà vẫn giữ lại tất cả nhưng định dạng mà bạn thiết lập. Mà không cần người nhận phải cài đặt Access. Portable Document Format: Một định dạng PDF là một file cố định giúp bảo vệ các định dạng của văn bản và chia sẻ tệp tin. Các định dạng PDF bảo đảm rằng khi các tập tin được xem trực tuyến hoặc in ra, nó giữ lại chính xác các định dạng mà bạn đã thiết kế, và giữ cho tệp tin không bị sao chép hoặc sửa đổi. Các định dạng PDF cũng hữu ích cho các tài liệu mà sẽ được sao chép bằng cách sử dụng các phương pháp in ấn thương mại. XML Paper Specification: Một XPS là một định dạng tệp tin điện tử, bảo vệ định dạng tài liệu và giúp chia sẻ tập tin. Các định dạng XPS đảm bảo rằng khi các tập tin được xem trực tuyến hoặc in ra, nó giữ lại chính xác các định dạng mà bạn đã định sẵn, giúp cho các dữ liệu trong tập tin không bị sao chép hoặc thay đổi. Bạn có thể xuất dữ liệu ra một file có định dạng .Pdf hay .XPS từ Microsoft Access 2007 chỉ sau khi bạn cài đặt các add-in. Làm việc với dữ liệu bên ngoài được thực hiện dễ dàng hơn Các tính năng mới trong Microsoft Access 2007 làm cho việc Import hay Export trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể lưu lại một hoạt động Import hay Export và sau đó tái sử dụng ở thời gian tiếp theo. Với Import Spreadsheet Wizard sẽ cho phép bạn ghi đè lên kiểu dữ liệu cho bởi Access, và bạn có thể Import, Export, và và liên kết đến các định dạng tập tin Excel 2007 mới. 3.8. Cách tốt hơn để gỡ rối vấn đề Microsoft Office Diagnostics là một loạt các xét nghiệm chẩn đoán có thể giúp bạn khám phá lý do tại sao máy tính của bạn có crashing. Các xét nghiệm chẩn đoán có thể giải quyết một số vấn đề trực tiếp và có thể xác định cách thức mà bạn có thể giải quyết các vấn đề. Microsoft Office Diagnostics thay thế cho những tính năng sau đây của Microsoft Office 2003: Dò tìm, sửa chữa, và phục hồi ứng dụng Microsoft Office. 3.9. Nâng cao chất lượng các công cụ Proofing Sau đây là một số tính năng mới của công cụ kiểm tra chính tả. Công cụ kiểm tra chính tả đã được làm chắc chắn hơn trong bộ Microsoft Ofice 2007. Dưới đây là ví dụ về sự thay đổi này: Một vài tùy chọn kiểm tra toàn cục bây giờ sẽ mang tính toàn cục. Nếu bạn thay đổi một trong các tùy chọn này ở bất cứ ứng dụng nào trong bộ Office nó cũng sẽ thay đổi tương ứng trong các ứng dụng khác của bộ Office. Ngoài ra để chia sẻ cùng một bộ từ điển, tất cả các chương trình có thể quản lý chúng bằng cách sử dụng cùng một hộp thoại. 411
41. Bài 2. Làm việc với Table Khi bạn tạo ra một cơ sở dữ liệu, bạn lưu trữ dữ liệu trong các bảng (dựa trên nội dung của các hàng và cột). Ví dụ, bạn có thể tạo một bảng Contacts lưu trữ danh sách gồm tên, địa chỉ, và số điện thoại, hoặc một bảng Products lưu trữ những thông tin về sản phẩm cần quản lý. Bài viết này với mục đích hướng dẫn bạn làm thế nào để tạo ra một bảng và làm thế nào để thêm các trường rồi thiết lập thuộc tính cho những trường đó. Cũng như hướng dẫn bạn cách tạo ra những khóa chinh cho các bảng đó. Bởi vì có rất nhiều đối tượng khác nhau nhưng lại phụ thuộc lẫn nhau trong một Database. Vì vậy trước khi bắt tay vào thiết kế các bảng bạn nên xem xét một cách kỹ lưỡng các yêu cầu mình, để làm sao không bị dư thừa các bảng dữ liệu không có ích. 1. Tổng quát Mỗi Table là một đối tượng của CSDL mà bạn sử dụng để lưu trữ về một chủ đề cụ thể, chẳng hạn như nhân viên trong công ty, sản phẩm của một nhà máy nào đó, Một bảng gồm có nhiều trường và nhiều bản ghi. Mỗi bản ghi chứa dữ liệu về một chủ thể mà bảng lưu trữ, chẳng hạn như các thông tin về một nhân viên. Một bản ghi thường tương ứng với một dòng trong bảng dữ liệu. Mỗi trường chứa dữ liệu về một trong những thuộc tính của chủ thể trong bảng, chẳng hạn như tên hay địa chỉ e-mail của một nhân viên. Mỗi trường tương ứng với một cột trong bảng dữ liệu. Một bản ghi bao gồm giá trị của nhiều trường chẳng hạn như Nhà sách Minh Lâm, nhà sách, nickname@hotmail.com . Giá trị của một trường thường được gọi là một thực thể. Trên đây và một bảng được mở ở chế độ Datasheet View Trong đó: (1) : Một bản ghi (2): Một trường (3): Giá trị một trường Như vậy chúng ta có thể tổng kết lại như sau: Một cơ sở dữ liệu có thể chứa nhiều bảng, mỗi bảng lưu trữ thông tin về một đối tượng, chủ thể khác nhau. Trong mỗi bảng có thể chứa một hoặc nhiều trường với những kiểu dữ liệu cũng khác nhau như kiểu chuỗi, số, ngày tháng, kiểu liên kết, 1.1. Thuộc tính của bảng và trường Bảng và trường có những thuộc tính mà bạn có thể thiết lập để kiểm soát hành vi cũng như đặc điểm của chúng. 412
42. Đây là một bảng được mở ở chế độ Design View. Trong đó: (1): Thuộc tính của bảng (2): Thuộc tính của trường Trong một Database Access, thuộc tính của bảng ảnh hưởng trực tiếp, toàn diện tới sự thể hiện cũng như hành vi của bảng đó. Ở chế độ Design View, thuộc tính của bảng được thiết lập Pane Property Sheet. Ví dụ, bạn có thể thiết lập thuộc tính Default View cho bảng để mỗi lần hiển thị nó sẽ hiển thị theo chế độ đó. Một thuộc tính của trường được áp dụng cho một trường cụ thể trong bảng và xác định một trong những tính chất đặc trưng của trường đó. Bạn có thể thiết lập thuộc tính cho trường ở chế độ hiển thị Datasheet View, cũng như ở chế độ Design View bằng cách sử dụng Pane Field Properties. 1.2. Kiểu dữ liệu Mỗi trường có một kiểu dữ liệu nhất định. Một kiểu dữ liệu của một trường cho biết kiểu dữ liệu mà trường đó lưu trữ chẳng hạn như trường dữ liệu kiểu Text sẽ cho phép lưu trữ các ký tự, hay kiểu Date/Time cho phép lưu trữ dữ liệu kiểu ngày tháng, Kiểu dữ liệu của trường thực chất là thuộc tính của trường đó, tuy nhiên nó vẫn khác thuộc tính ở một số điểm sau đây: - Bạn có thể thiết lập kiểu dữ liệu cho trường trong lưới thiết kế bảng nhưng không thể làm việc đó trong Pane Field Properties. - Một kiểu dữ liệu của trường xác định những thuộc tính mà trường đó có thể có. Chú ý: Bạn có thể tạo ra một trường mới ở chế độ Datasheet view trong Access bằng cách nhập dữ liệu trực tiếp dữ liệu vào một cột mới. Khi bạn tạo ra một trường mới bằng cách này Access sẽ tự động định nghĩa kiểu dữ liệu cho trường dựa trên những giá trị mà bạn nhập vào cột đó. Nếu như không có một kiểu dữ liệu nào phù hợp cho rất nhiều giá trị trên cột đó 413
43. Access sẽ hiểu đó là dữ liệu kiểu Text, nếu cần thiết bạn hoàn toàn có thể thay đổi lại những kiểu dữ liệu này. Dưới đây là bảng mô tả về kiểu dữ liệu mà Access tự động thiết lập cho trường tương ứng với dữ liệu bạn nhập vào. 1.3. Quan hệ giữa các bảng Mặc dù mỗi bảng lưu trữ dữ liệu về một chủ thể nhất định, nhưng xét trong một Database thì các chủ thể này lại có mối quan hệ mật thiết với nhau. Ví dụ, một cơ sở dữ liệu có thể chứa: Một bảng customers là danh sách khách hàng công ty của bạn. Một bảng products chứa danh sách những sản phẩm mà công ty bạn sản xuất ra. Một bảng orders chưa những đơn đặt hàng mà khách hàng mua sản phẩm. Vì khách hàng trong orders mua sản sản phẩm của công ty sản xuất ra nên những khách hàng đó phải là khách hàng trong bảng customers, và những sản phẩm cũng phải là những sản phẩn trong bảng Products. Chính vì những mối liên hệ đó mà bạn cần phải làm thế nào để có thể liên kết các bảng này lại với nhau. Nhờ việc liên kết này mà bạn có thể dễ dàng kiểm soát sự toàn vẹn dữ liệu trong một Database. Để liên kết các bảng lại với nhau bạn cần phải tạo ra các mối liên kết (quan hệ). Một mối quan hệ là một kết nối Logical giữa hai bảng với nhau thông qua một trường có chung Ví dụ trong bảng Customers sẽ có trường Id xác định tính duy nhất của khách hàng đó và trong bảng Orders cũng có trường Id_Kh trường này lưu trữ Id của khách hàng mua sản phẩm, hai trường này được gọi là trường liên kết giữa bảng Customers và bảng Order. 1.4. Khóa Những trường mà là một phần của mối quan hệ trong bảng gọi là trường khóa. Một khóa thường bao gồm một hoặc nhiều trường khác nhau. Trong bảng có thể có hai loại khóa Primary key: Một bảng chỉ có duy nhất một khóa Primary key. Một khóa Primary key có thể bao gồm một hoặc nhiều trường kết hợp với nhau xác định tính duy nhất của mỗi bản ghi lưu trữ trong bảng. 414
44. Thông thường, có một số để xác định tính duy nhất của một bản ghi, chẳng hạn như số ID, số sê-ri, hoặc mã số sẽ được chọn làm khóa. Ví dụ, bạn có một bảng Customers mỗi khách hàng được xác đinh duy nhất thông qua số Id của khách hàng đó. Như vậy trường Id chính là trường khóa của bảng Customers. Khi một chính khoá (Primary key ) chứa nhiều hơn một trường thì nó là sự kết hợp của những trường đã tồn tại, kết hợp với nhau để tạo ra một giá trị duy nhất. Ví dụ, bạn có thể kết hợp các trường Ho, Ten, Ngay_Sinh để tạo thành một trường khóa cho bảng People. Foreign key: Một bảng có thể có một hoặc nhiều Foreign key. Một Foreign key chứa các giá trị mà tương ứng với những giá trị đó là những giá trị của trường khóa chính ở những bảng khác. Ví dụ, bạn có thể có một bảng Orders, trong đó mỗi đơn hàng có một số Id của khách hàng đặt đơn hàng đó, Id xác định tính duy nhất của một bản ghi trong bảng Customers. Như vậy có thể nói trường Id khách hàng trong bảng đơn hàng là một Foreign key (ngoại khóa) Sự tương ứng của các giá trị giữa những trường khóa là nên tảng của một mối quan hệ giữa các bảng với nhau. Bạn có thể sử dụng mối quan hệ của bảng để kết hợp dữ liệu từ những bảng liên quan. Ví dụ, giả sử bạn có một bảng Customers và một bảng Orders, mỗi bản ghi được xác định duy nhất bởi trường khóa Id (trường khóa chính). Để liên kết mỗi đơn hàng với một khách hàng, bạn thêm một trường ngoại khóa vào bảng Orders tương ứng với trường Id trong bảng Customers, và sau đó tạo mối quan hệ giữa hai khóa này. Khi bạn thêm một bản ghi vào Orders, bạn sử dụng giá trị cho trường Id khách hàng được lấy từ bảng Customers. Khi nào bạn cần xem bất kỳ thông tin nào về một đơn đặt hàng của khách hàng, bạn nên sử dụng các mối quan hệ để xác định được những dữ liệu từ bảng Customers tương ứng với các bản ghi trong bảng Orders. Mối quan hệ giữa hai bảng, được hiển thị trong cửa sổ Relationships. (1): Là trường primary key (khóa chính), xác định bởi biểu tượng khóa bên cạnh tên trường. (2): Là trường foreign key (ngoại khóa) 1.5. Lợi ích của việc sử dụng relationships Việc lưu trữ dữ liệu được phân chia trong những bảng liên quan có những lợi ích sau đây: Sự nhất quán: Vì mỗi nội dung của dữ liệu được ghi chỉ một lần, trong một bảng, có ít khả năng sảy ra sự mâu thuẫn, không minh bạch. Chẳng hạn, bạn lưu trữ tên của một khách hàng chỉ một lần, trong bảng khách hàng, hơn là lưu trữ nó nhiều lần (Và tiềm ẩn những mâu thuẫn) trong bảng chứa dữ liệu đơn hàng. Hiệu quả: Ghi dữ liệu ở một chỗ có nghĩa là bạn sử dụng ít không gian trên đĩa cứng hơn. Thêm vào đó, bảng ít dung lượng sẽ cho phép truy cập, truy vấn dữ liệu nhanh hơn là các bảng lớn. Cuối cùng, nếu bạn không sử dụng những bảng riêng biệt để lưu chữ thông tin về 415
45. các chủ thể riêng biệt, bạn sẽ phải theo dõi, quản lý cả những giá trị Null dẫn đến sự dư thừa dữ liệu trong các bảng. Cả hai lý do đó có thể sẽ tiêu phí không gian lưu trữ và ngăn cản quá trình làm việc với dữ liệu của bạn. Sự hiểu biết: Quá trình thiết kế một Database sẽ dễ hiểu hơn nếu một chủ thể được phân rã hợp lý thành những bảng riêng biệt. 1.6. Trước khi bạn bắt đầu Trước khi bạn bắt đầu tạo ra các bảng trong Microsoft Office Access 2007, có vài sự khác biệt so với những phiên bản trước đó của Access mà bạn cần chú ý. Bảng và trường Template đã được thay thế cho Table Winzard trong các phiên bản trước, bạn đã sử dụng Table Winzard để tạo ra một Table rất đơn giản với việc chỉ phải trả lời vài câu hỏi. Trong Microsoft Access 2007, Table Winzard sẽ được thay thế bằng Table và các trường Template (mẫu). Datasheet trong Microsoft Access 2007, bạn có thể tạo ra và sửa đổi các bảng, trường trong khi đang việc làm việc ở chế độ hiển thị Datasheet View 2. Tạo mới một bảng Một cơ sở dữ liệu đơn giản, như danh sách liên lạc, có thể sử dụng chỉ duy nhất một bảng. Tuy nhiên nhiều cơ sở dữ liệu, phải sử dụng rất nhiều bảng. Khi bạn tạo ra một cơ sở dữ liệu mới, đồng thời bạn cũng đã tạo ra một File trên máy tính, nó đóng vai trò như một Container (nơi chứa) tất cả các đối tượng trong cơ sở dữ liệu, trong đó có các bảng dữ liệu. Bạn có thể tạo ra một bảng bằng việc tạo ra một cơ sở dữ liệu mới, hoặc cũng có thể tạo ra bằng việc chèn một bảng vào trong một cơ sở dữ liệu đã tồn tại, hay bằng cách Import hoặc liên kết tới các bảng từ những nguồn dữ liệu khác. Khi bạn tạo mới một DataBase rỗng, một bảng mới chưa có nội dung sẽ được chèn vào đó. Bạn có thể nhập dữ liệu vào cũng như bắt đầu định nghĩa các trường cho bảng. 2.1. Tạo bảng mới trong Database mới. Click chuột chọn nút Microsoft Office Button , sau đó click New. Trong hộp nhập File Name, gõ vào tên cho Database mới. Để thay đổi đường dẫn lưu Database bạn Click chuột chọn biểu tượng Folder để chọn lại. Cuối cùng Click Create. Một Database mới được mở và một Table mới với tên là Table1 được tạo ra và mở ở chế độ Datasheet View. 416
46. 2.2. Tạo bảng mới trong Database đã tồn tại Click chuột chọn nút Microsoft Office Button , sau đó chọn Open. Hộp thoại Open xuất hiện chọn tới Database cần mở rồi Click Open. Trên Tab Create trong nhóm Table chọn Table. Một bảng mới được Insert vào Database và bảng này được mở ở chế độ Datasheet View. 2.3. Sử dụng bảng Template để tạo bảng Trong những phiên bản trước đây của Access, bạn sử dụng Table Winzard để tạo nhanh một bảng từ những bảng và trường mẫu. Thay cho chức năng này trong Microsoft Access 2007, bạn có thể sử dụng các bảng và trường Templates. Một bảng mẫu là một bảng trắng không chứa dữ liệu, bạn có thể bắt đầu luôn hoặc chỉnh sửa cho phù hợp với yêu cầu của mình. Microsoft Access 2007 cung cấp những mẫu Table Template dưới đây: Contacts: Là bảng sử dụng để quản lý thông tin liên lạc trong kinh doanh. Như địa chỉ Email, Website, các File đính kèm, Tasks: Là bảng dùng để theo dõi công việc, bao gồm các trường sử dụng cho những phiếu đính kèm. 417
47. Issues: Là bảng sử dụng để theo dõi những hoạt động, bao gồm các sử dụng cho những phiếu đính kèm và một trường kiểu Memo lưu trữ lịch sử sửa đổi giá trị trên các trường trong bảng. Events: Là bảng dùng để quản lý các sự kiện bao gồm một trường Rich Text Memo và một trường cho những phiếu đính kèm. Assets: Là bảng dùng để quản lý tài sản của doanh nghiệp, bao gồm 2 trường tiền tệ để có thể theo dõi được giá trị khấu hao của tài sản. Sau khi bạn tạo ra một bảng bằng cách sử dụng bảng Template, có thể bạn sẽ muốn thêm vào những trường mới bằng cách sử dụng các trường Template. Một trường Template là trường đã được định nghĩa sẵn, bạn có thể thêm vào bất cứ bảng nào ở chế độ hiển thị Datasheet View. 2.4. Tạo bảng mới sử dụng Template Click chọn nút Microsoft Office Button , sau đó chọn Open. Hộp thoại Open xuất hiện chọn tới Database cần mở rồi Click Open. Trên Tab Create, trong nhóm Tables chọn nút Table Templates, trong hộp thoại đổ xuống chọn một bảng mẫu cần tạo Một bảng mới được thêm vào Database dựa trên bảng mẫu mà bạn đã chọn. 2.5. Thiết lập khóa chính cho bảng Nếu không có một lý do thật đặc biệt thì khi thiết kế ra một bảng dữ liệu bạn cần phải chỉ rõ một khóa chính. Access tự động tạo ra Index cho khóa chính, nó có thể cải thiện được tốc độ truy cập cũng như thao tác với dữ liệu. Access cũng chắc chắn rằng mỗi bản ghi thì trường khóa chính luôn chứa dữ liệu và giá trị này luôn luôn là duy nhất. Nếu không có trường này sẽ chẳng có cách nào đáng tin cậy để phân biệt một hàng cụ thể nào đó với những hàng khác trong bảng. 418
48. Khi bạn tạo ra một bảng mới trong chế độ hiển thị Datasheet View, Access sẽ tự động tạo ra một khóa chính và định nghĩa nó với tên là ID và kiểu dữ liệu là AutoNumber. Ở chế độ hiển thị Design View, bạn có thể thay đổi, loại bỏ khóa chính, hoặc thiết lập cho một bảng chưa có khóa chính. Xác định trường đặt làm khóa chính Đôi khi, bạn có thể tự xác định được trường mà mình muốn sử dụng làm khóa chính. Chẳng hạn, bạn có thể có những số ID dành cho mỗi nhân công. Nếu bạn tạo ra một bảng để theo dõi thông tin về những người công nhân, bạn có thể quyết định sử dụng ID làm khóa chính cho bảng đó. Hoặc là sự kết hợp giữa ID của người công nhân với Id phòng ban để tạo nên tính duy nhất. yêu cầu rằng bạn sử dụng cả trường này để tạo nên khóa chính. Một hoặc nhiều trường muốn sử dụng làm trường khóa phải đảm bảo một vài nguyên tác sau đây: - Mỗi bản ghi phải có một hoặc nhiều trường kết hợp để tạo ra một giá trị duy nhất cho mỗi bản ghi. - Một trường hoặc sự kết hợp giữa nhiều trường phải không bao giờ chứa giá trị rỗng (luôn luôn có giá trị) - Những giá trị không thay đổi. - Nếu không có dữ liệu thích hợp tồn tại để tạo ra khóa chính bạn có thể tạo ra một trường mới chỉ để làm khóa chính. Khi bạn tạo ra một trường mới sử dụng làm khóa chính bạn hãy thiết lập kiểu dữ liệu cho nó là AutoNumber. Với kiểu dữ liệu này trường sẽ nhận dữ liệu kiểu số, nằm trong dãy số nguyên liên tiếp, và hoàn toàn không trùng lắp. Hơn nữa trường này sẽ tự động tăng khi thêm một bản ghi mới giúp bạn không cần phải quan tâm việc tạo ra dữ liệu duy nhất cho trường khóa chính. Thiết lập hoặc thay đổi khóa chính Chọn bảng có khóa chính mà bạn muốn thiết lập hoặc thay đổi. Trên Tab Home chọn nhóm Views, Click chọn View trong hộp thoại đổ xuống này chọn Design View. Bảng xuất hiện ở chế độ Design View, hãy chọn trường (hoặc những trường) mà bạn muốn sử dụng làm khóa chính. Để lựa chọn một trường hãy Click chọn vào cột Row selector (cột đầu tiên mầu xanh bên trái mỗi dòng) của trường đó. Nếu muốn chọn nhiều trường bạn hãy giữ phím Ctrl và lần lượt chọn tới các trường cần thiết lập. → Trên Tab Table trong nhóm Tools chọn Primary Key. Một biểu tượng hình chìa khóa sẽ xuất hiện bên trái của những trường mà bạn vừa thiết lập khóa chính 419
49. Loại bỏ khóa chính Chọn bảng cần loại bỏ khóa chính trong Navigation Pane. Tên Tab Home tìm tới nhóm Views Click chuột chọn nút View, trong danh sách đổ xuống này chọn Design View. Click chuột chọn tới trường hoặc danh sách trường đang là những trường khóa chính (cách làm tương tụ phần trước) Trên Tab Design tìm tới nhóm Tools chọn Primary Key. Biểu tượng chìa khóa bên phía trái của các cột này sẽ được loại bỏ. Chú ý: Khi bạn lưu trữ một bảng mới mà không được thiết lập khóa chính, Access sẽ nhắc cần phải tạo mới một trường làm khóa chính. Nếu bạn chọn Yes, Access tạo ra một trường có tên ID và gán cho nó kiểu dữ liệu là AutoNumber để cung cấp một giá trị duy nhất cho mỗi bản ghi. Trong trường hợp bảng đã có sẵn một trường kiểu AutoNumber, Access sẽ chọn luôn trường này làm khóa chính. Nếu bạn chọn No trên hộp thông báo Access sẽ không thêm trường và không thiết lập khóa chính cho bảng. 2.6. Thiết lập thuộc tính cho bảng Ngoài việc thiết lập thuộc tính cho các trường bạn còn có thể thiết lập thuộc tính chung cho bảng hoặc tất cả các bản ghi. Chọn tới bảng cần thiết lập thuộc tính Trên Tab Home, tìm tới nhóm Views, Click chọn Views trong hộp thoại đổ xuống bạn chọn Design View. Trên Tab Design, tìm tới nhóm Show/Hide, Click chọn Property Sheet. Property Sheet sẽ xuất hiện như hình dưới đây: 420
50. Trên Pane Property Sheet Click chọn Tab General. Chọn cột bên trái để tìm tới thuộc tính của bảng và cột bên phải để thiết lập giá trị. 2.7 Thêm trường vào bảng Bạn lưu trữ từng phần dữ liệu mà bạn muốn theo dõi trong một trường. Ví dụ, ở bảng Contacts bạn tạo ra danh sách trường để lưu lần lượt các thông tin như Last Name, First Name, Telephone Number, and Address. Hay trong bảng Procedures là các trường Product Name, Product ID, và Price. Trước khi tạo ra các trường, dữ liệu được phân chia thành những phần nhỏ. Đó là cách dễ nhất để có thể xử lý dữ liệu được linh hoạt. Ví dụ, thay vì tạo ra một trường Full Name lưu trữ đầy đủ họ tên của một người nào đó, chúng ta nên tạo ra hai trườn riêng biệt là First Name và Last Name. Sau đó thì có thể dễ dàng tìm kiếm, sắp xếp theo từng trường hoặc theo cả hai trường. 2.8. Thêm trường khi đang nhập dữ liệu Khi bạn tạo một bảng mới hoặc mở một bảng đã tồn tại ở chế độ hiển thị Datasheet View, bạn có thể thêm một trường vào bảng bằng cách nhập dữ liệu vào cột Add New Field trên Datasheet. Bảng dữ liệu được tạo mới hoặc được mở ở chế độ Datasheet View. (1): Nhập dữ liệu vào cột Add New Field. Trên phần tiêu đề của cột Add New Field hãy nhập vào tên trường mà bạn muốn tạo, tên này sẽ mô tả trường và giúp bạn dễ dàng nhận ra nó hơn. Cuối cùng nhập dữ liệu vào trường đó. 2.9 Thêm trường sử dụng trường Template Trong một số trường hợp thật dễ dàng lựa chọn một trường phù hợp với yêu cầu của bản trong danh sách các trường đã được thiết lập sẵn thay vì việc bạn phải tự tạo ra nó. Bạn có thể sử dụng Field Templates task pane để chọn một trong những trường mẫu. Các trường mẫu này đã được thiết lập sẵn các thuộc tính cần thiết. Ví dụ như tên trường, kiểu dữ liệu, các thuộc tính định dạng, và nhiều thuộc tính khác. Trên Tab Home, tìm tới nhóm Views, Click chọn View, trên hộp thoại đổ xuống bạn chọn Datasheet View. 421
51. Trên Tab Datasheet, tìm tới nhóm Fields & Columns, Click chọn New Field. Một thanh Pane có tên Field Templates xuất hiện bên phải của màn hình. Chọn một hoặc nhiều trường trong pane này rồi sau đó kéo thả vào nơi mà bạn muốn thêm mới trường trên bảng. 2.10. Thêm trường từ trường của bảng khác Nếu cơ sở dữ liệu của bạn đã có sẵn các Table, bạn có thể thêm trường vào một bảng mới từ danh sách các trường của một trong những bảng này, chúng được liệt kê trong Pane Field List. Pane Field List liệt kê tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu, chi tiết trong các bảng này là danh sách trường. Nếu bảng mà bạn thêm trường mới có mối quan hệ với các bảng khác, thì các trường quan hệ sẽ được liệt kê đầu tiên trong Field List Pane Click chọn nút Microsoft Office Button , tiếp theo chọn Open. Trong hộp thoại Open, chọn tới Database bạn cần làm việc. Trong Pane Navigation, Double Click chuột vào bảng cần thêm trường mới. Bảng được mở ở chế độ Datasheet View. 422
52. Trên Tab Datasheet, trong nhóm Fields & Columns Click chọn Add Existing Fields Pane Field List xuất hiện Click vào biểu tượng (+) trong danh sách tại bảng cần lấy trường, một danh sách trong bảng đó sẽ xuất hiện, bạn chọn tới trường cần lấy rồi kéo thả đến vị trí cần thêm trường trên bảng mới. Cửa sổ Lookup Wizard xuất hiện Click Next nếu như không chọn thêm trường nào. Trong cửa sổ tiếp theo này bạn chọn trường cần sắp xếp rồi Click Next. Bạn Click Next để chuyển sang bước tiếp theo Nhập lại tên cho cột nếu cần thiết, cuối cùng Click Finish để kết thúc. Như vậy một trường mới sẽ được thêm vào bảng 423
53. 2.11. Thiết lập thuộc tính cho trường Sau khi tạo một trường mới, để có thể điều khiển các hành vi, sự kiện diễn ra đối với trường này bạn cần phải thiết lập thuộc tính cho nó. Ví dụ, việc thiết lập thuộc tính cho trường sẽ giúp bạn: - Điều khiển được sự hiển thị dữ liệu trên trường đó. - Giúp ngăn ngừa việc nhập dữ liệu không chính xác. - Gán giá trị mặc định cho trường. - Giúp tăng tốc độ tìm kiếm sắp xếp dữ liệu. Bạn có thể thiết lập một số thuộc tính sẵn có của trường trong khi đang làm việc ở chế độ Datasheet View. Tuy nhiên để có thể thiết lập đầy các thuộc tính cho trường bạn nên sử dụng chế độ hiển thị Design View. * Ở chế độ Datasheet View Ở chế độ Datasheet View bạn có thể đổi tên, dữ liệu, định dạng, và một số thuộc tính khác của một trường. Mở bảng ở chế độ Datasheet View Trên Pane Navigation, Click phải chuột vào bảng cần mở, trong menu popup chọn Open. Đổi tên trường Khi bạn thêm một trường bằng cách nhập thẳng dữ liệu vào bảng ở chế độ Datasheet View, Access sẽ tự động định nghĩa một cái tên chung chung cho trường, ví dụ như bắt đầu với trường thứ nhất là Field1, các trường tiếp theo sẽ là Field2, Field3, Mặc định Access sử dụng tên của trường như một Label ở bất cứ nơi nào mà trường được hiển thị, ví dụ như tiêu đề cột khi mở bảng ở chế độ Datasheet View. Việc đổi tên trường sẽ giúp trường có thêm những thông tin mô tả về nó, nhờ đó mà giúp cho người dùng dễ dàng hơn trong quá trình sử dụng và chỉnh sửa. Click phải chuột vào phần tiêu đề cột của cột cần đổi tên, chọn Rename trong popup menu. Nhập vào tên cần sửa đổi, lưu ý tên trường không được quá 64 ký tự bao gồm cả các khoảng trắng. 424
54. Thay đổi kiểu dữ liệu của trường Khi bạn tạo ra một trường bằng cách nhập dữ liệu vào trường ở chế độ hiển thị Datasheet View, Access sẽ kiểm tra dữ liệu đó để xác định kiểu dữ liệu thích hợp cho trường. Chẳng hạn, nếu bạn nhập vào giá trị 1/ 1/ 2006, Access sẽ đoán rằng đó là dữ liệu ngày tháng và thiết lập kiểu dữ liệu cho trường này là Date/Time. Nếu như với một trường mà dữ liệu bạn nhập vào cho nó thuộc nhiều kiểu khác nhau, khi đó Access sẽ không thể xác định được trường đó thuộc kiểu gì và nó tự động gán cho trường đó là dữ liệu kiểu Text. Kiểu dữ liệu của trường sẽ quyết định những thuộc tính mà nó có thể có. Ví dụ bạn chỉ có thể thiết lập thuộc tính Append Only cho trường kiểu Hyperlink và trường kiểu Memo. Có rất nhiều trường hợp Access hiểu lầm kiểu dữ liệu mà bạn muốn thiết lập và bạn phải thay đổi lại kiểu dữ liệu cho trường đó. Ví dụ, bạn có một trường lưu số phòng trong trong khách sạn, bạn nhập dữ liệu cho trường là 10/2001, với chức năng tự tìm kiếm Access sẽ kiểm tra và gán cho trường này kiểu dữ liệu ngày tháng, nhưng thực tế bạn chỉ muốn lưu dữ liệu trường này kiểu Text. Để sửa lại kiểu dữ liệu cho trường này bạn làm như sau: - Trên Ribbon Click chọn Tab Datasheet. - Trong danh sách Data Type của nhóm Data Type & Forrmatting bạn chọn kiểu dữ liệu mà bạn muốn. Các kiểu dữ liệu sẵn có trong Access. Data type Use to store Size Text Sử dụng cho văn bản hoặc số nhưng Tối đa 255 ký tự không dùng để tính toán. Memo Sử dụng lưu trữ ký tự, văn bản, hoặc Tối đa 01 GB cho ký các định rạng Rich Text. tự. Number Lưu trữ giá trị số nguyên. 1, 2, 4, hoặc 8 bytes, hoặc 16 bytes (ID) Date/Time Dữ liệu kiểu ngày tháng 8 bytes. Currency Lưu giá trị kiểu tiền tệ 8 bytes. AutoNumber Giá trị nguyên được tự động thêm vào 4 bytes, 16 bytes khi Insert một bản ghi. Yes/No Giá trị kiểu Logic 1 bit (8 bits = 1 byte). OLE Object Lưu trữ đối tượng nhúng. Tối đa 1 gigabyte. Attachment Lưu trữ Pictures, Images, Binary files, Có thể lên tới 2 Office files. gigabytes Hyperlink Lưu trữ các kiên kết. Có thể lên tới 2Gb Lookup Sử dụng khi bạn muốn tạo ra trường Tường ứng giá trị tìm Wizard Look up (tìm kiếm). hiển thị dưới kiếm trả về dạng một Combo Chú ý: Dung lượng tối đa mà Access dành cho một Database là 2 Gigabyte. Thay đổi định dạng của trường 425
55. Ngoài việc thiết lập kiểu dữ liệu cho một trường mới bạn còn có thể thiết lập thuộc tính Format cho trường đó. Ví dụ, nếu bạn nhập vào 10 giờ 50 phút sáng, Access sẽ thiết lập kiểu dữ liệu là Data/Time và thuộc tính Format là Medium Time. Để thay đổi thuộc tính Format của trường này bạn làm như sau: Trên Ribbon, Click chọn tab Datasheet. Trong danh sách Format, trong nhóm Data Type & Formatting, chọn kiểu định dạng mà bạn muốn thiết lập. Chú ý: Trong danh sách Format chỉ có những giá trị sẵn có và nó thay đổi tùy thuộc vào kiểu dữ liệu của trường đó. Ở chế độ Design View Khác với chế độ hiển thị Datasheet View, ở chế độ Design View bạn có thể thiết lập cho trường bất cứ thuộc tính nào mà bạn muốn. Ở chế độ này, bạn thiết lập kiểu dữ liệu cho trường trong bảng lưới. Và thiết lập thuộc tính khác cho trường trên Pane Field Properties. Mở bảng ở chế độ Design View Để thiết lập kiểu dữ liệu cho trường ở chế độ Design View bạn làm như sau: Trên Pane Navigation, Click phải chuột vào bảng cần mở chọn Design View. Bảng xuất hiện ở chế độ Design View, trong lưới thiết kế bạn chọn tới trường cần thay đổi kiểu dữ liệu. Trong cột Data Type, lựa chọn lựa chọn kiểu dữ liệu từ danh sách đổ xuống. Thiết lập các thuộc tính khác cho trường Trong bảng lưới thiết kế, chọn trường mà bạn muốn thiết lập thuộc tính. Access sẽ hiển thị những thuộc tính của trường đó trong Pane Field Properties. 426
56. Chú ý: Kiểu dữ liệu của trường xác định nên những thuộc tính mà trường đó có thể có. Trong Pane Field Properties, chọn tới những thuộc tính cần thiết lập ở cột thứ nhất và điền lại giá trị ở cột tiếp theo, bạn cũng có thể sử dụng phím F6 để chuyển đổi qua lại giữa lưới danh sách trường phía trên và Pane Field properties. Khi làm việc với những thông tin dạng Text bạn có thể sử dụng phím Shift + f2 để bật hộp thoại Zoom, với hộp thoại này bạn sẽ có nhiều không gian hơn để soạn thảo. Ví dụ trong trường hợp này tôi đặt trỏ chuột vào dòng đầu tiên của cột Description rồi Click Shift + F2 hộp thoại Zoom xuất hiện như hình dưới đây: Lưu lại bảng Sau khi đã tạo, chỉnh sửa bảng, bạn nên lưu lại các thiết kế đó. Khi bạn lưu bảng ở lần đầu tiên, hãy nhập vào tên cho bảng qua hộp thoại thông báo của Access. Tên bảng có ý nghĩa mô tả nội dung dữ liệu mà bảng đó đang chứa. Bạn có thể nhập tên bảng là các ký tự hoặc chữ số và bao gồm cả khoảng trắng nhưng không được quá 64 ký tự. Để lưu lại bảng bạn có thể Click trực tiếp tổ hợp phím Ctrl + S hoặc từ nút Microsoft Office Button , bạn chọn Save. 427
57. Bài 3. Làm việc với Query Khi bạn muốn thêm, sửa đổi hoặc xóa dữ liệu trong Database, bạn nên sử dụng các query. Với việc sử dụng Query, bạn có thể trả lời được rất nhiều câu hỏi cụ thể về dữ liệu mà bạn hiện có, trong khi việc đó sẽ rất khó khăn nếu bạn truy cập thẳng vào các bảng. Bạn có thể sử dụng các Query để lọc dữ liệu, thực hiện những phép tính với dữ liệu hoặc tóm tắt dữ liệu. Bạn cũng có thể sử dụng các Query để tự động quản lý dữ liệu và xem xét các thay đổi trong dữ liệu trước khi cho phép thực hiện những thay đổi đó. Một Query là một yêu cầu đến cơ sở dữ liệu và kết quả trả về là dữ liệu hoặc hoạt động (Action) diễn ra trên cơ sở dữ liệu đó. Bạn có thể sử dụng một Query (truy vấn) để trả lời một câu hỏi đơn giản, thực hiện phép tính, kết hợp dữ liệu từ các bảng khác nhau, hoặc thậm chí có thể thêm, thay đổi, hoặc xoá các bảng dữ liệu. Các truy vấn mà bạn sử dụng để lấy dữ liệu từ một bảng hoặc để thực hiện các phép tính được gọi là truy vấn lựa chọn. Các truy vấn mà thêm, thay đổi, hoặc xóa dữ liệu được gọi là truy vấn hành động. Trong phân này chúng tôi sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin cơ bản về các truy vấn cùng với nó là các ví dụ về các loại hình khác nhau của các truy vấn. Bạn cũng có thể sử dụng truy vấn để cung cấp dữ liệu cho một Form hoặc một Report. Một cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt thì dữ liệu mà bạn muốn để hiển thị lên Form hoặc Report thường nằm ở một số bảng khác nhau. Bằng cách sử dụng truy vấn, bạn có thể liên kết các dữ liệu mà bạn muốn sử dụng lại với nhau trước khi đưa lên Form hoặc Report. Chú ý: Các ví dụ trong bài này sử dụng Database Northwind có sẵn trong Template của Microsoft Access 2007. Để thiết lập Northwind 2007 bạn làm theo các bước sau: Bước 1: Khởi động Microsoft Access 2007 Bước 2: Click chọn nút Microsoft Office Button , sau đó chọn New. Bước 3: Trong Pane bên trái, dưới mục Template Categories chọn Local Templates Bước 4: Trong phần Local Template chọn Northwind 2007 sau đó Click Create. Bước 5: Tiếp theo trang Northwind Traders xuất hiện bạn Click nút Close để đóng của sổ này lại. 428
58. 1. Tìm kiếm một nhóm dữ liệu trong bảng - SELECT Đôi khi bạn muốn xem xét tất cả dữ liệu từ một bảng, nhưng ở những lần khác, bạn lại chỉ muốn xem dữ liệu ở một số trường, hoặc bạn lại muốn xem một một số trường nhưng phải đáp ứng một vài tiêu chí nào đó, Với những yêu cầu như vậy bạn có thể sử dụng các truy vấn. Giả sử bạn muốn xem xét một danh sách các sản phẩm và giá cả của chúng. Bạn có thể tạo một truy vấn mà trả về thông tin sản phẩm và giá cả bằng cách sử dụng thủ tục sau đây: Bước 1: Mở Northwind 2007. Bước 2: Trên Tab Create tìm tới nhóm Other Click chọn Query Design. Bước 3: Trên hộp thoại Show Table tìm tới Tab Tables chọn Products rồi Click Add. Bước 4: Click Close để đóng hộp thoại Show Table. Bước 5: Trên màn hình thiết kế Query tìm tới bảng Products, Double Click chuột lên hai trường là Product Name và List Price để thêm trường đó vào lưới thiết kế Query. Sau khi Click chọn hai trường trong bảng Products kết quả sẽ được như hình dưới đây: 429
59. Bước 6: Trên Tab Design trong nhóm Results Click chọn View để xem Kết quả 2. Xem dữ liệu đồng thời từ nhiều bảng Những bảng biểu được thiết kế tốt thường mang theo các mối quan hệ với các bảng khác. Những mối quan hệ này tồn tại trên cơ sở các bảng có chung trường quan hệ. Khi bạn muốn xem dữ liệu từ nhiều bảng liên quan bạn có thể sử dụng truy vấn lựa chọn. Giả mà bạn muốn xem xét lại đơn đặt hàng của một khách hàng sống tại thành phố nào đó. Dữ liệu về đơn đặt hàng và các dữ liệu về khách hàng được lưu trữ trong hai bảng trên cùng một cơ sở dữ liệu. Mỗi bảng có một Customer_Id, và hai bảng này quan hệ với nhau ở dạng một nhiều. Bạn có thể tạo một truy vấn mà kết quả trả về là đơn hàng của một khách ở ở một thành phố cụ thể nào đó, ví dụ như Las Vegas, bằng cách thực hiện các bước dưới đây: Bước 1: Mở Northwind 2007. Bước 2: Trên Tab Create, trên nhóm Other, Click chọn Query Design. Bước 3: Trong hộp thoại Show Table, trên Tab Tables Double Click chuột vào bảng Customers và Orders. Bước 4: Click nút Close để đóng hộp thoại Show Table Chú ý: Giữa hai bảng có một đường Line kết nối giữa trường Id của bảng khách hàng Customer Id của bảng Orders. Đây là đường Line hiển thị mối qua hệ giữa hai bảng. Bước 5: Trong bảng Customers, Double Click chuột vào trường Company và City để thêm những trường đó vào phần lưới thiết kế Query. Bước 6: Trên lưới thiết kế Query, trên cột chứa trường City, bỏ check chọn trên hàng Show của cột này. 430
60. Bước 7: Trên dòng Criteria của cột City, bạn gõ vào giá trị là ‘Las Vegas’. Xóa check chọn ở dòng Show để kết quả trả về của Query không hiển thị thông tin này, và gõ điều kiện ‘Las Vegas’ trên dòng Criteria để kết quả trả về của Query chỉ lấy những khách hàng ở thành phố Las Vegas. Bước 8: Trên bảng Orders Double Click vào trường Order Id và trường Order Date để bổ xung thêm 2 trường này lên lưới thiết kế Query. Kết quả trên lưới sẽ được hiển thị như hình dưới đây: Bước 9: Trên Tab Design tìm tới nhóm Results Click View để xem kết quả 431
61. Bước 10: Click tổ hợp phím Ctrl + S để lưu lại Query, một hộp thoại thông báo xuất hiện bạn nhập vào tên cho Query là Orders by city rồi Click Ok. 3. Sử dụng Tham số với Query - PARAMETER Đôi khi bạn muốn chạy một truy vấn mà chỉ hơi khác với một yêu cầu tìm kiếm hiện tại. Bạn có thể thay đổi truy vấn nguyên thủy để sử dụng điều kiện mới của bạn, nhưng nếu bạn thường xuyên muốn chạy các biến thể của một truy vấn cụ thể, hãy cân nhắc việc sử dụng một tham số truy vấn. Khi bạn chạy một tham số truy vấn, truy vấn sẽ nhắc bạn điền giá trị vào cho trường, nó sẽ sử dụng giá trị mà bạn vừa cung cấp để tạo ra các điều kiện (Criteria) cho truy vấn của bạn. Trong ví dụ trước, bạn đã tạo ra một truy vấn mà kết quả trả về là những đơn hàng của những khác hàng ở thành phố Las vegas. Bạn có thể chỉnh sửa truy vấn để thông báo cho người dùng nhập vào thành phố cần tìm, trong khi chạy truy vấn. Dưới đây là các bước tạo một truy vấn như vậy. Bước 1: Mở Database Northwind 2007 Bước 2: Click chọn Shutter Bar để hiển thị Pane Navigation Bước 3: Trong Pane Navigation, Click phải chuột vào Query có tên Orders by city mà bạn đã tạo ở phần trước, menu xuất hiện chọn Design View. Bước 4: Trong lưới thiết kế Query, ở dòng Criteria của cột City xóa bỏ giá trị ‘Las Vegas’ nhập vào nội dung [For what city?], chuỗi [For what city?] là nội thông báo cho Parameters của bạn. Dấu ngoặc vuông cho thấy rằng bạn muốn truy vấn hiển thị thông báo về Parameter cần nhập vào, và nội dung văn bản (trong trường hợp này: For what city?) Là một câu hỏi hiển thị trên thông báo. Bước 5: Click chọn dấu check trên dòng Show của cột City để hiển thị cột này trên kết quả của Query. 432
62. Bước 6: Trên Tab Design tìm tới nhóm Results, Click View để chạy thử Query. Access sẽ hiển thị hộp thoại yêu cầu nhập vào thành phố mà bạn muốn xem. Bước 7: Giả sử ở đây bạn nhập New York rồi Click Enter chúng ta sẽ được kết quả như hình dưới đây. Bước 8: Nếu như bạn không muốn nhập vào đó giá trị chính xác, để tham số có thể mềm dẻo hơn, bạn có thể sử dụng ký tự đại diện trong chuỗi điều kiện (Criteria). Để làm được điều này bạn thực hiện tiếp các bước dưới đây. Bước 9: Từ Tab Home tìm tới nhóm Views chọn nút View trên nút lệnh đổ xuống bạn chọn Design. Bước 10: Trên lưới thiết kế Query tại dòng Criteria của cột City bạn nhập vào nội dung dưới đây: Like [For what city?]&"*" Trong nội dung thông báo này, từ khóa Like, toán tử & và dấu (*) cho phép cho phép người sử dụng gõ vào một giá trị mà có sự kết hợp giữa các ký tự với nhau để trả về nhiều 433
63. hơn các kết quả. Ví dụ, nếu người dùng gõ vào ký tự (*), truy vấn sẽ trả về tất cả các thành phố, nếu người sử dụng các loại L, truy vấn sẽ tìm kiếm và trả lại tất cả các thành phố mà bắt đầu bằng chữ "L" và nếu người dùng gõ * s *, truy vấn trả về tất cả các thành phố mà tên chứa chữ "s". Bước 11: Trên Tab Design tìm tới nhóm Result Click chọn Run. Dưới đây là kết quả khi bạn gõ vào ô Parameter là *. 4. Thực hiện tính toán trên cơ sở dữ liệu Thông thường bạn không sử dụng bảng để lưu trữ các trường tính toán bởi vì những giá trị đó có thể được dựa trên rất nhiều thông tin ở các bảng khác nhau trong cùng một cơ sở dữ liệu. Ví dụ, bảng Order Details trong Database Northwind 2007 không lưu giữ giá trị tổng sản phẩm, bởi nó được tính toán từ các trường Quantity, Unit Price và Discount trong bảng này. Trong một số trường hợp, các trị tính toán sẽ trở nên không phù hợp, lỗi thời , bởi vì các giá trị tạo nên nó đã thay đổi. Ví dụ, bạn không muốn để lưu lại độ tuổi của ai đó trong một bảng, bởi vì mỗi năm bạn sẽ cần phải cập nhật lại những giá trị đó, thay vào đó, bạn có thể lưu trữ ngày tháng năm sinh của người này, sau đó khi cần sử dụng bạn chỉ cần viết một truy vấn tính ra tuổi của người đó dựa trên dữ liệu ngày tháng năm sinh và ngày hiện tại. Bạn sử dụng thủ tục sau đây để tính tổng sản phầm từ bảng Order Details. Bước 1: Mở cơ sở dữ liệu Northwind 2007 Bước 2: Trên Tab Create, tìm tới nhóm Other chọn Query Design. Bước 3: Trong hộp thoại Show Table, trong tab Tables, Double Click chọn Order Details. Bước 4: Click Close để đóng của sổ này 434
64. Bước 5: Trên bảng Order Details, Double Click chuột vào trường Product ID để thêm trường vào cột đầu tiên trên lưới thiết kế Query. Bước 6: Ở cột thứ 2 trên lưới thiết kế Query, Click phải chuột vào hàng Field rồi chọn Zoom. Hộp thoại Zoom xuất hiện. Bước 7: Trong hộp thoại Zoom, gõ vào đó nội dung dưới đây. Subtotal: ([Quantity]*[Unit Price])-([Quantity]*[Unit Price]*[Discount]) Click Ok để chấp nhận giá trị. 435
65. Bước 8: Trên Tab Design chọn tới nhóm Results, rồi Click Run. Kết quả sẽ được như hình dưới đây Bước 9: Cuối cùng Click Ctrl + S để lưu lại Query, trong hộp thoại nhắc nhập tên bạn nhập vào tên cho Query là: Product Subtotals. 5. Tổng hợp hoặc tính tổng dữ liệu - TOTAL Khi bạn sử dụng bảng để ghi lại các giao dịch hoặc lưu trữ dữ liệu phát sinh, tại một thời điểm nào đó bạn hoàn toàn có thể tổng hợp, thống kê như tính tổng hay trung bình , Microsoft Office Access 2007 cung cấp một tính năng mới, một dòng tổng cộng, cho phép bạn tổng hợp dữ liệu một cách đơn giản trong bất kỳ Datasheet nào như Form, Query, Report, Hãy thử chức năng này bằng cách thêm một dòng tổng cộng vào Query Product Subtotals mà bạn vừa tạo ở phần trước. Bước 1: Chạy Query Product Subtotals ở chế độ hiển thị Datasheet View. Bước 2: Trên Tab Home, trong nhóm Records Click chọn Totals. 436
66. Một dòng mới xuất hiện phía dưới đáy của Datasheet với dòng chữ Total ở cột đầu tiên. Bước 3: Click chọn vào Cell đầu tiên ở dòng cuối cùng của Datasheet (dòng Total). Vì đây là dữ liệu kiểu Text vì vậy chỉ có hai lựa chọn cho bạn tổng hợp dữ liệu là None và Count, ở đây bạn chọn Count. Bước 4: Tiếp tục Click chọn ô ở cột thứ 2. Vì đây là trường số nên bạn có rất nhiều lựa chọn để tổng hợp dữ liệu, trong trường hợp này bạn chọn Sum để tính tổng cột Subtotal. Bước 5: Kết quả cuối cùng Query sẽ hiển thị như hình dưới đây. 437
67. Tạo ra một Query tính tổng phức tạp hơn Dòng tổng cộng mà các bạn vừa thực hiện trên Datasheet có thế mạnh riêng của nó truy nhiên đối với những câu hỏi phức tạp hơn bạn nên sử dụng Query tổng cộng. Query tổng cộng bản chất là một Query lựa chọn mà cho phép bạn có thể nhóm hoặc tổng hợp dữ liệu. Ví dụ, giả sử bạn muốn xem tổng số doanh thu trên mỗi sản phẩm. Trong Query tổng cộng bạn có thể sử dụng hàm Sum là một trong những hàm thống kê ( SUM, COUNT, AVG, ) để xem tổng số doanh thu trên mỗi sản phẩm. Sử dụng các thủ tục sau đây để sửa query Product Subtotals để nó có tổng hợp theo từng sản phẩm. Bước 1: Chọn tới Query Product Subtotals và mở nó ở chế độ Design View. Bước 2: Từ Tab Design chọn tới nhóm Show/Hide Click chọn Totals. Một dòng Totals sẽ xuấy hiện trên lưới thiết kế Query. Chú ý: Mặc dầu cùng tên nhưng dòng Totals trên lưới thiết kế và dòng Total trên Datasheet không giống nhau. Bước 3: Ở cột thứ 2 trên lưới thiết kế Query, trên dòng Total bạn chọn giá trị Sum trong hộp Combo đổ xuống. 438