Bài giảng Lý thuyết kế toán

Nội dung text: Bài giảng Lý thuyết kế toán

1. Trường Khoa Bài Giảng Lý thuyết kế toán
2. Chương I: Bản chất của Kế toán Chương I BẢN CHẤT CỦA KẾ TOÁN 1.1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH, PHÁT TRIỂN VÀ ĐỊNH NGHĨA VỀ KẾ TOÁN 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của kế toán: Từ khi hình thành xã hội loài người, con người luôn muốn tồn tại và phát triển. Để có thể làm được điều đó, con người phải tham gia hoạt động sản xuất. Lúc đầu với công cụ lao động thô sơ, con người tiến hành những hoạt động sản xuất đơn giản như: hái lượm hoa quả, săn bắ t để nuôi sống bản thân và cộng đồng. Do hoạt động sản xuất là hoạt động tự giác, có ý thức và có mục đích nên cùng với sự tiến bộ của xã hội loài người, hoạt động sản xuất được tiến hành với quy mô lớn hơn. Con người bắt đầu quan tâm đến hao phí phải bỏ ra và những kết quả đạt được. Chính sự quan tâm này đã đặt ra nhu cầu tất yếu phải thực hiện quản lý hoạt động sản xuất. Xã hội loài người càng phát triển thì mức độ quan tâm của con người đến hoạt động sản xuất càng tăng, do đó yêu cầu quản lý hoạt động sản xuất cũng được nâng lên. Để quản lý hoạt động sản xuất (hoạt động kinh tế) cần phải có thông tin về quá trình hoạt động kinh tế nói trên. Thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mục tiêu, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và kiểm soát. Để có được thông tin đòi hỏi phải thực hiện các hoạt động: quan sát, đo lường, ghi chép và cung cấp thông tin về các hoạt động kinh tế cho nhà quản lý. Kế toán là một trong các công cụ cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế phục vụ cho công tác quản lý các quá trình kinh tế đó.  Quan sát là giai đoạn đầu tiên của việc phản ánh các quá trình và hiện tượng kinh tế phát sinh ở trong và ngoài tổ chức. Qua quá trình quan sát có thể nắm bắt được những vấn đề cơ bản về hình thức của đối tượng cần quản lý.  Đo lường là việc biểu hiện các đối tượng (các nguồn lực, tình hình sử dụng các nguồn lực theo những phương thức tổ chức sản xuất kinh doanh riêng biệt và các kết quả tạo ra từ quá trình đó) bằng cách sử dụng các loại thước đo thích hợp.  Ghi chép là quá trình hệ thống hóa tình hình, kết quả các hoạt động kinh tế trong từng thời kì theo từng địa điểm phát sinh, làm cơ sở để cung cấp thông tin có liên quan cho nhà quản lý. Mục đích: nhằm thông báo thường xuyên, chính xác, kịp thời các thông tin về tình hình kinh tế xã hội trên tầm vi mô. Trải qua lịch sử phát triển của nền sản xuất, kế toán có những đổi mới về phương thức quan sát, đo lường, ghi chép và cung cấp thông tin cho phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội.  Thời kì nguyên thủy: sản xuất tự cung tự cấp. Việc quan sát, đo lường và ghi chép được tiến hành bằng những phương thức đơn giản: đánh dấu trên thân cây, ghi chép lên vách đá, buộc nút trên dây thừng nhằm ghi nhận những thông tin cần thiết phục vụ cho lợi ích của từng nhóm cộng đồng.  Thời kì chiếm hữu nô lệ: giai cấp chủ nô hình thành. Nhu cầu theo dõi, kiểm soát tình hình và kết quả sử dụng nô lệ, tài sản của chủ nô nhằm thu được nhiều sản phẩm thặng dư đã đặt ra những yêu cầu cao hơn trong việc quan sát, đo lường và ghi GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 1
3. Chương I: Bản chất của Kế toán chép. Các kết quả nghiên cứu cho thấy các loại sổ sách đã được sử dụng để ghi chép thay cho cách ghi chép thời kì nguyên thủy.  Thời kì phong kiến: sự phát triển nông nghiệp đã làm xuất hiện địa tô phong kiến và chế độ cho vay nặng lãi đối với nông dân. Để có thể đáp ứng với những phát triển mạnh mẽ trong các quan hệ kinh tế trong cộng đồng, các loại sổ sách đã được cải tiến, phong phú hơn. Ngoài ra kế toán còn được sử dụng trong các phòng đổi tiền, các nhà thờ và trong lĩnh vực tài chính nhà nước để theo dõi các nghiệp vụ về thanh toán và buôn bán. Mặc dù có những thay đổi về cách ghi chép và phản ánh các giao dịch nói trên qua các giai đoạn phát triển của xã hội nhưng kế toán vẫn chưa được xem là một khoa học độc lập cho đến khi xuất hiện phương pháp ghi kép. Phương pháp ghi kép trước tiên được xuất hiện ở nơi này nơi khác qua sự tìm tòi của những người trực tiếp làm kế toán trong lĩnh vực thương nghiệp, công nghiệp. Năm 1494, Luca Pacioli, một thầy dòng thuộc dòng thánh Franciscain, trong tác phẩm của mình lần đầu tiên đã giới thiệu phương pháp ghi kép. Ông đã minh họa việc sử dụng khái niệm Nợ và Có để đảm bảo một lần ghi kép. Nhiều nhà khoa học cho rằng sự xuất hiện phương pháp ghi kép của kế toán dựa trên các điều kiện sau: Có một nghệ thuật ghi chép riêng: Ghi chép là một kĩ thuật làm cho các giao dịch phát sinh được lưu lại bởi vì trí nhớ của con người là có giới hạn. Sự xuất hiện của số học: Số học là một phương tiện tính toán để có thể cụ thể hóa các số liệu phát sinh dưới hình thức giá trị. Việc tồn tại sở hữu tư nhân: Khả năng thay đổi quyền sở hữu, nó liên quan đến việc ghi chép các sự kiện liên quan đến tài sản và quyền sở hữu liên quan đến tài sản đó. Việc hình thành tiền tệ: Tiền tệ là phương tiện thanh toán, xác định giá trị của những tài sản khác nhau. Việc hình thành các quan hệ tín dụng. Việc tồn tại các quan hệ mua bán: Sự trao đổi hàng hóa không chỉ giới hạn trong phạm vi địa phương đó mà đã mở ra phạm vi rộng hơn giữa các địa phương trong một nước và giữa các nước với nhau. Sự dịch chuyển của đồng tiền. Sự ra đời của phương pháp kế toán ghi kép đã ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của chủ nghĩa tư bản. Chính sự xuất hiện của phương pháp kế toán ghi kép đã hỗ trợ cho việc theo dõi, giám sát các quan hệ thương mại, quan hệ tín dụng giữa người mua và người bán, giữa người vay và người đi vay trong xu thế dịch chuyển của dòng tư bản ngày càng lớn giữa các vùng. Ngoài ra phương pháp ghi kép cho phép các nhà tư bản nắm bắt và đo lường ảnh hưởng của các giao dịch kinh tế, đồng thời tách biệt quan hệ giữa người chủ sở hữu với doanh nghiệp để thấy rõ sự phát triển của tổ chức kinh doanh.  Ở thời kì tư bản chủ nghĩa: Sự phát triển của khoa học công nghệ, sự phân công lao động ngày càng sâu sắc đã dẫn đến sự thay đổi về hình thái của các tổ chức kinh tế tài chính, đặc biệt là sự xuất hiện của các tổ chức tài chính trung gian, các định chế ngân hàng, và sự phổ biến mô hình doanh nghiệp cổ phần cách thức quản lý cũng như GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 2
4. Chương I: Bản chất của Kế toán phương thức quản lý ở tầm vĩ mô. Chính những sự thay đổi đó đã làm sự dịch chuyển các dòng tiền trở nên thuận lợi và nhanh chóng hơn. Khái niệm chủ doanh nghiệp không hạn chế vào một số chủ tư bản mà mở rộng ra cho mọi tầng lớp dân cư có khả năng góp một phần của cải dôi thừa của mình vào doanh nghiệp qua hình thức mua cổ phiếu, trái phiếu. Trong bối cảnh đó, kế toán không chỉ là sự ghi chép và cung cấp thông tin cho nhà quản lý ở doanh nghiệp mà còn cung cấp thông tin cho đối tượng bên ngoài như: cơ quan thuế, ngân hàng và các tổ chức tài chính khác, nhà đầu tư, nhà cung cấp Việc công bố thông tin ra bên ngoài được xem như là một yêu cầu khách quan của thực tiễn để nhà nước vận hành nền kinh tế tốt hơn; để các tổ chức kinh tế và cá nhân liên quan có điều kiện đánh giá các khoản vốn đầu tư của mình hoặc tìm kiếm cơ hội kinh doanh tốt nhất. Vấn đề này đặt ra cho kế toán phải công bố những thông tin gì cho bên ngoài để vừa đảm bảo tính bí mật thông tin của từng doanh nghiệp, vừa đảm bảo nhu cầu thông tin của cộng đồng kinh doanh. Để đáp ứng những đòi hỏi đó, các hiệp hội nghề nghiệp về kế toán đã xây dựng những quy tắc chung trong ghi chép, phản ánh và công bố các thông tin kinh tế. Đây là một nhu cầu khách quan để người làm công việc kế toán có thể đạt được những thống nhất ở một chừng mực nhất định trong xử lý và cung cấp thông tin. Những yêu cầu của thực tiễn đã thúc đẩy khoa học kế toán có những thay đổi về phương thức ghi chép và công bố thông tin; thể hiện là vào những thập niên đầu thế kỷ XX, kế toán đã dần dần tách biệt thành hai hệ thống: Sự hình thành hệ thống kế toán nhằm cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng bên ngoài thông qua các báo cáo tài chính được trình bày theo những tiêu chuẩn thống nhất. Hệ thống kế toán đó gọi là kế toán tài chính. Cùng với sự phát triển ngày càng nhanh của khoa học công nghệ, áp lực cạnh tranh ngày càng tăng, để có thể đáp ứng được yêu cầu quản trị, nhu cầu cung cấp thông tin ngày càng đa dạng cho nhà quản lý trong tổ chức cũng như đảm bảo tính bảo mật của thông tin nội bộ đòi hỏi hệ thống kế toán có những cách ghi chép và xử lý thông tin riêng biệt. Hệ thống kế toán nhằm đảm bảo yêu cầu này là hệ thống kế toán quản trị. Với sự ứng dụng công nghệ kĩ thuật trong việc xử lý số liệu, hệ thống kế toán quản trị dần dần tách biệt với hệ thống kế toán tài chính. Tóm lại, sự ra đời, phát triển của kế toán gắn liền với sự phát triển các hoạt động kinh tế và nhu cầu sử dụng thông tin kế toán. Ở mỗi quốc gia, sự phát triển của kế toán phụ thuộc vào các điều kiện về kinh tế, chính trị văn hóa và những tập quán riêng. Tuy nhiên khoa học kế toán ngày nay không giới hạn trong biên giới của mỗi nước mà đã có những biểu hiện có tính toàn cầu hóa. 1.1.2. Định nghĩa về kế toán: Có nhiều cách tiếp cận định nghĩa kế toán. Theo giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán ở Việt Nam (1991) định nghĩa: kế toán là một hệ thống thông tin và kiểm tra về tài sản trong các tổ chức bằng hệ thống các phương pháp khoa học. Kế toán nghiên cứu tài sản trong quan hệ với nguồn hình thành và quá trình vận động của tài sản trong các tổ chức, đơn vị. Với định nghĩa trên ta thấy tài sản, nguồn hình tài sản cùng với quá trình sử dụng nguồn lực đó theo mục đích của tổ chức là đối tượng để kế toán theo dõi, phản ánh, ghi chép và công bố thông tin. Theo luật kế toán nước CHXHCN Việt Nam, kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 3
5. Chương I: Bản chất của Kế toán thời gian lao động. Với định nghĩa này thì công việc kế toán được cụ thể bao gồm: giai đoạn thu thập dữ liệu ban đầu đến việc xử lý và cung cấp các thông tin kinh tế tài chính. Để phản ánh các thông tin kinh tế tài chính, kế toán sử dụng nhiều thước đo trong đó thước đo giá trị là thước đo chủ yếu và bắt buộc. Theo Viện Kế toán công Hoa Kỳ (1953) định nghĩa: kế toán là một nghệ thuật ghi nhận, phân loại và tổng hợp các sự kiện kinh tế dưới hình thức tiền tệ theo một phương thức có ý nghĩa và giải thích các kết quả đó. Theo hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (1966) thì kế toán là quá trình xác định, đo lường và cung cấp những thông tin hữu ích cho việc phán đoán và ra quyết định. Hai định nghĩa trên đều có điểm chung là không chỉ nhấn mạnh kế toán là một quá trình với các công việc ghi chép, đo lường và phản ánh thông tin mà còn hướng đến tính hữu ích của thông tin trong việc ra quyết định. Ngoài ra các sự kiện kinh tế chính là đối tượng để kế toán thu thập và xử lý thông tin. Về bản chất các sự kiện kinh tế tài chính là quá trình huy động và sử dụng các tài sản của một tổ chức. Từ những định nghĩa trên có thể rút ra một số điểm chung như sau: Kế toán nghiên cứu tài sản, nguồ n hình thành tài sản và sự vận động của tài sản trong các tổ chức. Đó là các quan hệ kinh tế tài chính phát sinh ở các tổ chức có sử dụng tài sản để thực hiện mục tiêu hoạt động của mình. Kế toán sử dụng ba loại thước đo đó là thước đo giá trị, thước đo hiện vật và thước đo thời gian lao động, trong đó thước đo giá trị là bắt buộc để có thể tổng hợp toàn bộ các hoạt động kinh tế ở các tổ chức. Kế toán được xem là một hệ thống thông tin ở mỗi tổ chức. Hệ thống đó được vận hành qua một quá trình thu nhập, đo lường ghi chép và cung cấp thông tin bằng các phương pháp riêng có của kế toán. Chức năng của kế toán là thông tin và kiểm tra về quá trình hình thành và vận động của tài sản. Tóm lại, kế toán là một khoa học thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản, nguồn hình tài sản và sự vận động của tài sản trong các tổ chức. 1.2. QUY TRÌNH KẾ TOÁN TRONG MỘT ĐƠN VỊ KẾ TOÁN Hoạt động Ra quyết định kinh tế Thu thập Xử lý Thông tin Lập chứng từ Lập báo cáo Đo lường Ghi nhận Phân tích và Xác định giá Ghi chép giải trình đối tượng KT Phân loại Tổng hợp 1.2.1 Thu thập Đây là giai đoạn đầu tiên của quy trình kế toán, là việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh gắn liền với hoạt động của một đơn vị kế toán, hay nói cách khác giai đoạ n này liên quan đến thu thập các bằng chứng của những hoạt động kinh doanh trong GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 4
6. Chương I: Bản chất của Kế toán một tổ chức cụ thể. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được chia làm hai loại: bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến các giao dịch giữa doanh nghiệp với các chủ thể độc lập bên ngoài doanh nghiệp như: nhà cung cấp, ngân hàng, các tổ chức Nhà Nước Các nghiệp vụ kinh tế bên trong là các quá trình hoạt động kinh doanh diễn ra trong doanh nghiệp như: ở các doanh nghiệp sản xuất, đó là quá trình sử dụng các máy móc thiết bị trên cơ sở nguồn nhân lực sẵn có để chuyển đổi các loại vật liệu thành sản phẩm. Như vậy, các nghiệp vụ kinh tế chính là dữ liệu đầu vào của quy trình kế toán. Để có thể biết thông tin ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán sử dụng phương pháp chứng từ kế toán. Đó là phương pháp "sao chụp" các nghiệp vụ kinh tế tài chính hình thành tại đơn vị và là cơ sở cho quá trình xử lý thông tin ở bước tiếp theo. 1.2.2. Xử lý Là giai đoạn tiếp theo của quá trình kế toán bao gồm hai công việc là đo lường và ghi nhận. Trong đó:  Đo lường: diễn ra trước khi ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận. Như đã biết, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được đo lường cho bằng nhiều thước đo khác nhau: Thước đo hiện vật (vật liệu mua 50 cái, xăng 100 lit, vải 3 m, ) sử dụng thước đo hiện vật giúp kiểm soát chặt chẽ về mặt số lượng. Tuy nhiên, thước đo hiện vật chỉ tổng hợp số lượng liên quan đến từng đối tượng cụ thể, không thể tổng hợp thông tin từ nhiều đối tượng khác nhau thành một chỉ tiêu tổng quát được. Thước đhoờ t i gian lao động ( may cái áo mất 7 giờ, ) sử dụng thước đo thời gian lao động chúng ta biết được năng suất lao động, giúp ích cho việc tính tiền công lao động hoặc phân phối thu nhập giữa các cá nhân. Tuy nhiên thước đo thời gian cũng có nhược điểm: không thể tổng hợp toàn bộ thời gian lao động của tất cả các cá nhân, tập thể vì tính chất lao động của mỗi cá nhân là khác nhau. Để thông tin kế toán có ích đối với người sử dụng, thông tin đó phải thể hiện bằng một thước đo chung nhất nhằm tổng hợp ảnh hưởng của tất cả các nghiệp vụ kinh tế. Vì tất cả các giao dịch kinh tế phát sinh đều được thể hiện dưới hình thái tiền tệ, tiền tệ còn là phương tiện thanh toán và xác định giá trị nên việc sử dụng thước đo tiền tệ có thể giúp chúng ta so sánh, tổng hợp giá trị của những tài sản khác nhau, cũng như loại trừ ảnh hưởng của các sự kiện kinh tế phát sinh vượt mức.  Ghi nhận: là quá trình sử dụng các sổ sách kế toán kết hợp với nguyên tắc ghi chép nhằm phân loại có hệ thống tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo những cách thức nhất định. Đo lường và ghi nhận là quá trình có sự tác động qua lại lẫn nhau. Đo lường là cơ sở để kế toán ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế còn ghi nhận chính là tiền đề để thực hiện công việc đo lường các đối tượng kế toán này, là cơ sở cho những đo lường các đối tượng kế toán phức tạp hơn. Nhiều tài sản của một tổ chức không hình thành ngay từ nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà liên quan đến một quá trình lâu dài. Hay kết quả kinh doanh của một đơn vị trong một thời kì luôn là chỉ tiêu được các nhà quản lý quan tâm. Chính vì những GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 5
7. Chương I: Bản chất của Kế toán mối quan tâm này đòi hỏi kế toán cần phải đo lường các chỉ tiêu kế toán có liên quan để ghi nhận thành các chỉ tiêu cụ thể. Đó cũng chính là đặc điểm của quá trình xử lý thông tin kế toán. Việc đo lường và ghi chép ban đầu trong nhiều trường hợp chưa đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng. Do vậy, các thông tin qua ghi chép cần được phân loại và tổng hợp theo những phương thức có ích cho người sử dụng. Việc phân loại cho phép tổng hợp nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến một đối tượng cụ thể, hoặc có bản chất kinh tế tương nhau thành từng loại. Còn tổng hợp trong quá trình ghi nhận là cơ sở để lập báo cáo tài chính. 1.2.3. Cung cấp Là công việc cuối cùng của quy trình kế toán. Quá trình kế toán chỉ có ý nghĩa khi thông tin kế toán được chuyển tải dưới những hình thức nào đó cho người sử dụng. Báo cáo kế toán chính là kết quả đầu ra của quá trình. Tùy thuộc vào nhu cầu của người sử dụng thông tin mà mỗi loại báo cáo kế toán có nội dung và kết cấu riêng. Trong nhiều trường hợp, kế toán còn làm tiếp công việc phân tích và giải trình số liệu để người sử dụng có thể ra quyết định. Tóm lại, quy trình kế toán là quá trình vận dụng nhiều phương pháp khác nhau một cách khoa học để thựch ứhiện c c năng thông tin và kiểm tra về quá trình hình thành và sự vận động của tài sản. Quá trình đó được tổ chức một cách khoa học trên cơ sở nguồn nhân lực có am hiểu về kế toán và người sử dụng. Vì vậy kế toán được xem như là một hệ thống thông tin trong các tổ chức. 1.3. VAI TRÒ VÀ YÊU CẦU CỦA THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.3.1.Vai trò của thông tin kế toán Giúp ích cho người ra quyết định: Kế toán cung cấp thông tin cho việc ra quyết định trong doanh nghiệp. Thông tin này như một tấm bản đồ của doanh nghiệp. Kế toán phản ánh các hoạt động bằng thước đo giá trị. Nó giúp cho người ra quyết định biết được họ bắt đầu từ đâu, kết thúc ở đâu, giúp xác định xem những mong muốn có đạt được hay không. Giống như tấm bản đồ, kế toán giúp cho người ra quyết định biếợt đư c họ có đang ở nơi họ muốn hay không, có gì sai lầm không, và giúp họ có thể tìm được lối đi đúng đắn. Mục đích của kế toán là giúp người sử dụng thông tin kế toán ra những quyết định về các hoạt động kinh tế. Các sự kiện kinh tế bao gồm cả việc phân bố nguồn lực khan hiếm. Con người phân bố nguồn lực khan hiếm bất cứ khi nào họ trao đổi tiền, hàng hay dịch vụ . Những hoạt động này là rất phổ biến nên hầu như mỗi người trong xã hội đều cần sử dụng công cụ xử lý thông tin kế toán để ra quyết định. Kế toán có thể giúp ích cho người ra quyết định bằng cách cung cấp thông tin dự đoán kết quả. Dựa trên những thông tin do kế toán cung cấp, những người ra quyết định cần xem xét, đánh giá thông tin để ra những quyết định cũng như những tiên đoán thích hợp. Giúp người ra quyết định hiểu được doanh nghiệp: Một doanh nghiệp hoạt động hữu hiệu là doanh nghiệp thành công trong việc cung cấp dịch vụ mà người tiêu dùng đang cần. Nhưng một doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả là doanh nghiệp có thể giữ cho giá trị các nguồn lực mà nó sử dụng vào việc cung GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 6
8. Chương I: Bản chất của Kế toán cấp sản phẩm và dịch vụ luôn nhỏ hơn giá bán các sản phẩm và dịch vụ đó. Để làm được điều đó, nhà quản lý phải kiểm soát chi phí bằng cách sử dụng kết hợp chất lượng và số lượng các nguồn lực một cách thích hợp. Chẳng hạn, hệ thống thông tin kế toán là nguồn thông tin quan trọng mà nhà đầu tư sử dụng để ra các quyết định về sự đầu tư. Thông tin kế toán sẽ giúp nhà đầu tư đánh giá sự hữu hiệu và tính hiệu quả của doanh nghiệp. Nó giúp cho họ ước tính lợi ích sẽ thu lại từ khoản đầu tư trong doanh nghiệp và những rủi ro có liên quan đến việc đầu tư của họ. Qua đó người sử dụng thông tin kế toán hiểu được về doanh nghiệp. Để có thể hiểu được thông tin kế toán tác động đến từng đối tượng kế toán như thế nào thì cần phải tìm hiểu vai trò của thông tin kế toán đối với từng đối tượng có nhu cầu sử dụng. Đối tượng sử dụng thông tin kế toán Hoạt động kinh doanh Hoạt động kế toán Doanh nghiệp Người có lợi ích trực Người có lợi ích gián Nhà quản lý tiếp tiếp. Hội đồng quản trị Nhà đầu tư Công đoàn Chủ doanh nghiệp Nhà cung ứng Thuế, cơ quan chức năng  Đối với các nhà quản lý ở doanh nghiệp: Đó là những nhà quản lý ở tất cả các cấp độ trong doanh nghiệp. Nhà quản lý chịu trách nhiệm về các hoạt động cũng như việc đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra. Là người chịu trách nhiệm về việc hoạch định các mục tiêu cụ thể, mục tiêu tổng quát của doanh nghiệp, điều khiển việc thực hiện đầy đủ các chiến lược đã được hoạch định và hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, cũng như đánh giá kết quả thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp: Nhà quản lý phải xác định làm cái gì, làm như thế nào và các kết quả đạt được có phù hợp với các hoạch định ban đầu hay không để thực hiện các chức năng này các quyết định, nhà quản lý phải dựa trên các thông tin được cung cấp kịp thời và có giá trị. Chẳng hạn như, nhà quản lý của một doanh nghiệp có lẽ cần biết: Tiền mặt hiện tại có đủ để trả các khoản nợ không? Chi phí sản xuất mỗi sản phẩm là bao nhiêu? Chi phí có vượt ngân sách không? Doanh nghiệp có thể tăng lương cho công nhân trong năm này? Dòng sản phẩm nào mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi nhuận nhất? Doanh nghiệp phải mượn bao nhiêu tiền để mở rộng quy mô? Có thể nói nhu cầu thông tin kế toán của nhà quản lý các cấp của doanh nghiệp rất đa dạng, phong phú và luôn thay đổi. Vai trò của thông tin kế toán đối với nhóm đối tượng này thể hiện trên các mặt sau: GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 7
9. Chương I: Bản chất của Kế toán Giúp nhà quản lý doanh nghiệp kiểm tra, kiểm soát toàn bộ số tài sản hiện có, tình hình biến động và sử dụng các tài sản trong hoạt động kinh doanh theo đúng mục tiêu đã định ra, tránh tình trạng thất thoát hay sử dụng lãng phí tài sản. Giúp nhà quản lý kiểm tra, kiểm soát tình hình sử dụng các khoản vay nợ, tình hình huy động và sử dụng vốn chủ sở hữu, qua đó đánh giá tình hình thực hiện nghĩa vụ của đơn vị đối với người cho vay, nhà cung cấp. Dựa trên thông tin do kế toán cung cấp, nhà quản lý có thể xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn trong hoạt động đầu tư và huy động vốn, xây dựng các chiến lược và chính sách kinh doanh phù hợp. Là cơ sở để các nhà quản lý ra các quyết định liên quan đến tài sản và nguồn vốn của mình. Mục đích: Phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp, từ công tác hoạch định đến việc tổ chức, đánh giá, kiểm soát và ra quyết định. Hệ thống báo cáo tài chính cung cấp thông tin cho các nhà quản lý doanh nghiệp là kế toán quản trị. Bởi vì nhà quản lý có mối quan hệ hữu cơ đối với doanh nghiệp, họ có thể sử dụng bất cứ dữ liệu nào họ cần cho việc ra quyết định. Hệ thống kế toán quản trị được thiết kế và sử dụng dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán để hỗ trợ cho người làm quyết định bên trong doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Bởi vì bản chất tuyệt mật của những báo cáo này và mục tiêu chính trong những quyết định nội bộ của đơn vị nên những báo cáo này không đòi hỏi phải tuân thủ theo những nguyên tắc chung của kế toán.  Đối với các đối tượ ng ở bên ngoài doanh nghiệp: Đối tượng bên ngoài doanh nghiệp là những người kiếm được lợi ích từ doanh nghiệp. Họ cần thông tin kế toán để dựa vào đó đưa ra những quyết định tốt nhất. Đối tượng bên ngoài doanh nghiệp bao gồm những người có lợi ích trực tiếp và những người có lợi ích gián tiếp. Những người có lợi ích trực tiếp: Bao gồm nhà đầu tư và người cho vay. Đối với nhà đầu tư: bao gồm nhà đầu tư hiện hành và những nhà đầu tư tiềm tàng - người đã đầu tư hoặc có lẽ sẽ đầu tư trong tương lai. Thông tin kế toán giúp họ nhận định khoản đầu tư của họ vào doanh nghiệp bao nhiêu là tốt, có nên mua thêm, giữ hoặc bán những khoản đầu tư hay không. Đối với người cho vay ( nhà cung cấp, ngân hàng ): quan tâm đến mức độ bảo đảm của doanh nghiệp trong việc hoàn trả các khoản tiền mà doanh nghiệp đã mượn trước đó, họ cũng quan tâm liệu doanh nghiệp đang tạo ra lợi nhuận nhưng có đủ khả năng thanh khoản các khoản nợ đúng hạn không. Họ đánh giá những rủi ro của những khoản cho vay, bán chịu dựa trên những thông tin kế toán có sẵn. Do đó, có thể nói mối quan tâm của người cho vay không chỉ là khả năng thanh toán mà còn khả năng tạo ra lợi nhuận nữa. Một vài câu hỏi về doanh nghiệp có thể đặt ra bởi nhà đầu tư và người cho vay: Doanh nghiệp có kiếm được những khoản thu nhập hay không? Quy mô cũng như lợi nhuận của doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh như thế nào? Những khoản tiền lời và cổ tức có được bảo vệ bởi dòng tiền từ các hoạt động tương xứng hay không? Khả năng thanh toán của doanh nghiệp như thế nào? GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 8
10. Chương I: Bản chất của Kế toán Những người có lợi ích gián tiếp: họ không có lợi ích trực tiếp từ doanh nghiệp, nhưng họ cũng cần thông tin kế toán để làm những quyết định liên quan đến vấn đề quản lý ở tầm vĩ mô của Nhà Nước, quản lý xã hội. Cơ quan thuộc về nhà nước: cơ quan thuế, cơ quan thống kê, các cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan tài chính cần thông tin kế toán để kiểm tra, kiểm soát tình hình tuân thủ pháp luật của các tổ chức. Thông tin kế toán về tình hình hoạt động của các doanh nghiệp là cơ sở để các cơ quan quản lý nhà nước đánh giá tổng hợp thực trạng hoạt động của mỗi ngành, mỗi địa phương, mỗi khu vực kinh tế và toàn bộ nền kinh tế; qua đó xây dựng các chính sách kinh tế vĩ mô phù hợp, đặc biệt là các chính sách về thuế. Đối tượng khác: công nhân, liên đoàn lao động Mặc dù vai trò của thông tin đối với mỗi đối tượng bên ngoài là khác nhau nhưng thực chất thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng này thường liên quan đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Vì thế báo cáo kế toán cung cấp cho các đối tượng này thường là báo cáo tài chính. Những báo cáo này thường cung cấp thông tin cho biết cái gì đã xảy ra trong quá khứ, và những thông tin này là chỉ dẫn quan trọng để người sử dụng có thể dự đoán được cái gì sẽ xảy ra trong tương lai. Hệ thống thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng này gọi là hệ thống thông tin kế toán tài chính. Do ảnh hưởng của những thông tin này đối với người sử dụng thông tin là lớn nên những báo cáo được lập cần phải tuân thủ theo các chuẩn mực chung và mang tính pháp lý. Mục tiêu của báo cáo tài chính: giải thích những ảnh hưởng của các nghiệp vụ hoặc các sự kiện kinh tế đã hoàn thành ảnh hưởng đến doanh nghiệp. 3.2. Yêu cầu đối với thông tin kế toán: Để có thể thuận tiện trong việc giải thích các thông tin kế toán cũng như để có thể thực hiện được vai trò của kế toán, thông tin kế toán phải đáp ứng những yêu cầu sau:  Thông tin kế toán phải phản ánh trung thực và khách quan thực tế hoạt động của đơn vị nghĩa là thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan đúng với thực trạng, bản chất nội dung và giá trị nghiệp vụ kinh tế phát sinh; đúng với thực tế, không bị xuyên tạc và bóp méo. Các doanh nghiệp không nên quan niệm ghi sổ kế toán là để đối phó với yêu cầu của nhà nước mà phải xem kế toán như là kim chỉ nam của nhà quản lý trong mọi hoạt động. Có như vậy, đơn vị mới khắc phục được những tồn tại, phát huy những thế mạnh để đạt được mục đích với hiệu quả cao.  Thông tin kế toán phải phản ánh đầy đủ, toàn diện về mọi hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị nghĩa là mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kế toán phải được ghi chép và báo cáo đầy đủ, không bị bỏ sót. Các báo cáo tài chính và các ghi chép kế toán trình bày tất cả các thông tin kế toán liên quan để người sử dụng thông tin kế toán có thể hiểu được. Báo cáo tài chính nên cung cấp những giải thích cần thiết để thông tin được cung cấp không bị hiểu sai. Nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định thích hợp, có phương hướng chỉ đạo đúng đắn với hoạt động của đơn vị.  Thông tin kế toán phải phản ánh kịp thời các hoạt động kinh tế tài chính xảy ra nghĩa là thông tin kế toán phải được cung cấp kịp thờ i với yêu cầu quản lý và việc ra quyết định. Thông tin kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng hoặc trước thời hạn quy định không được chậm trễ. Mọi sự chậm trễ của thông tin đều bất lợi cho đơn vị. Để GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 9
11. Chương I: Bản chất của Kế toán thực hiện được yêu cầu này đòi hỏi kế toán phải tổ chức khoa học và ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác kế toán.  Thông tin kế toán phải cung cấp rõ ràng, dễ hiểu đối với người sử dụng. Người sử dụng thông tin kế toán ở đây đòi hỏi phải có kiến thức nhất định về kế toán. Thông tin kế toán đảm bảo có thể hiểu được nghĩa là: kế toán viên phải chuẩn bị báo cáo tài chính tuân theo các chuẩn mực kế toán đã được chấp nhận. Những thông tin kế toán này phải đạt được sự hiểu biết chung. Người làm quyết định có thể diễn đạt thông tin kế toán hoặc họ phải xét đoán được thông tin gì cần để sử dụng, sử dụng thông tin đó như thế nào, và thông tin đó có nghĩa là gì.  Thông tin kế toán được cung cấp phải phù hợp với nhu cầu cần thông tin: để thông tin có ích, thông tin đó phải phù hợp để đáp ứng các yêu cầu đưa ra các quyết định của nhà quản lý. Thông tin là phù hợp nếu những thông tin có tác động đến quyết định của người sử dụng bằng cách giúp họ đánh giá các sự kiện kinh tế hiện tại, quá khứ, tương lai, hoặc xác nhận các thông tin trong quá khứ.  Thông tin kế toán phải hữu ích: nghĩa là kế toán viên phải cung cấp thông tin mà thông tin đó hữu ích đối với người làm quyết định. Nếu thông tin kế toán hữu ích thì thông tin đó phải có hai đặc tính là: Thông tin đó có thể tin cậy được: là thông tin trình bày trung thực, có thể xác minh được, và thông tin đó phải có tính chất trung lập. Thông tin có liên quan: nghĩa là thông tin đó phải có giá trị phản hồi, có giá trị dự đoán và được cung cấp kịp lúc.  Thông tin kế toán phải có thể so sánh được: nghĩa là thông tin đó được trình bày theo cách mà người làm quyết định có thể nhận ra sự tương đồng, sự khác nhau, và xu hướng trong những khoản thời gian khác nhau hoặc giữa các doanh nghiệp khác nhau.  Cân đối giữa lợi ích và chi phí: lợi ích từ các thông tin phải cao hơn các khoản chi phí bỏ ra để có được thông tin đó. 4. CÁC NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CƠ BẢN Trong cơ chế mở cửa, nền kinh tế của mỗi nước không chỉ đóng khung trong phạm vi của nước đó mà có xu hướng hội nhập vào khu vực cũng như trên toàn thế giới. Do đó, hoạt động của mỗi doanh nghiệp cũng được mở rộng. Thông tin kế toán không chỉ phục vụ cho quản lý doanh nghiệp mà còn cung cấp cho những cá nhân, đơn vị bên ngoài có liên quan. Điều đó đòi hỏi cần phải thiết lập những nguyên tắc kế toán chung. Năm 1973, Uỷ ban chuẩn mực kế toán quốc tế (International Accounting Standard Committee) đã được thành lập. Thành viên của uỷ ban này là tất cả các tổ chức kế toán chuyên nghiệp trên toàn thế giới. Nhiệm vụ của uỷ ban này là xây dựng hệ thống chuẩn mực kế toán và thu hẹp dần những khác biệt về kế toán giữa các nước. Ý nghĩa: Đảm bảo quá trình xử lý thông tin được thống nhất, đảm bảo thông tin dễ hiểu, đáng tin cậy và có thể so sánh. Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học, kỹ thuật và những tiến bộ của loài người, các nguyên tắc kế toán thường xuyên được nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung để ngày càng hoàn thiện. GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 10
12. Chương I: Bản chất của Kế toán Các nguyên tắc kế toán chung được bao gồm các khái niệm cơ bản và các nguyên tắc kế toán cơ bản được thừa nhận trong công tác kế toán. Các khái niệm được thừa nhận: Thực thể kinh tế. Hoạt động liên tục. Thước đo tiền tệ. Kì kế toán. Cơ sở dồn tích. Các nguyên tắc kế toán cơ bản: Giá gốc. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu. Phù hợp. Nhất quán. Thận trọ ng. Trọng yếu. 4.1. Thực thể kinh tế: Mục đích: Vạch ra phạm vi giới hạn của một thực thể kinh doanh trong việc ghi chép, phản ánh và cung cấp thông tin một cách đầy đủ, toàn diện. Nội dung: Theo nguyên tắc này thì cần có sự độc lập về mặt kế toán tài chính giữa một đơn vị kinh tế với chủ sở hữu của nó và các đơn vị kinh tế khác. Với nguyên tắc này, tất cả các dữ liệu tài chính sẽ chỉ liên quan trực tiếp đến hoạt động của thực thể kinh tế đó. Thực thể kế toán là bất kì tổ chức hoặc đơn vị nào trong xã hội. Đó có thể là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, cơ quan chính phủ, tổ chức xã hội, .Một thực thể kế toán thì phải có đại diện pháp lý và lập báo cáo tài chính. Theo luật kế toán Việt Nam, đó có thể là: Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước. Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước. Doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam. Hợp tác xã. Hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác. Các loại đơn vị kế toán: Đơn vị kế toán cơ sở: ở các doanh nghiệp độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ ( ở tất cả các lĩnh vực và mọi thành phần kinh tế). Đơn vị kế toán cấp trên: là các tổng doanh nghiệp, doanh nghiệp, tập đoàn kinh tế có nhiều đơn vị thành viên, lập và phát hành báo cáo tài chính tổng hợp. GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 11
13. Chương I: Bản chất của Kế toán Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A là chủ sở hữu doanh nghiệp ABC. Ông A tính hết các chi phí của cuộc sống riêng tư vào chi phí phát sinh trong kì của doanh nghiệp ABC. Theo khái niệm thực thể kinh tế thì điều này là không tuân thủ. Hoạt động của doanh nghiệp A, doanh nghiệp B và doanh nghiệp C cần phải được ghi chép thành các đơn vị phân biệt vì mục đích kế toán ( trong trường hợp các đơn vị đó không có mối quan hệ với nhau). 4.2. Hoạt động liên tục Về mặt kế toán, một công ty được giả định là sẽ hoạt động trong một thời gian vô hạn định, trừ khi có những bằng chứng cụ thể về việc phá sản hay ngừng hoạt động. Nội dung: Báo cáo tài chính của doanh nghiệp phải được lập trên cơ sở giả định là doanh nghiệp hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần, nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải giảm đáng kể quy mô hoạt động của mình. Ảnh hưởng: Khi một doanh nghiệp còn tồn tại dấu hiệu hoạt động liên tục thì giá trị tài sản được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc mà không quan tâm đến giá trị thị trường mặc dù trong quá trình hoạt động kinh doanh giá trị thị trường của những tài sản này có thể biến động theo thời gian. Trường hợp có sự giảm giá hệ thống và liên tục thì sẽ sử dụng nguyên tắc khác để chi phối. Nguyên tắc hoạt động liên tục là cơ sở để có thể thực hiện các nguyên tắc kế toán, chính sách kế toán. Nguyên tắc này được thừa nhận như một nguyên tắc để lập báo cáo tài chính. Trường hợp thực tế doanh nghiệp không còn hoạt động tuân theo giả định hoạt động liên tục thì doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính trên cơ sở khác và phải giải thích giả định đó trên bảng thuyết minh báo cáo tài chính. Khi đó giá trị thị trường dự kiến sẽ trở nên có ích trong việc đánh giá giá trị tài sản của doanh nghiệp. 4.3. Nguyên tắc thước đo bằng tiền: Nội dung: Cần sử dụng thước đo giá trị làm đơn vị thống nhất trong ghi chép và tính toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nói cách khác kế toán chỉ phản ánh những biến động có thể biểu hiện bằng tiền. Theo nguyên tắc này, tiền tệ được sử dụng như một thước đo cơ bản và thống nhất trong tất cả các báo cáo tài chính. Các nghiệp vụ kinh tế cần được ghi chép, phản ánh bằng một đơn vị tiền tệ thống nhất, trường hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đồng tiền khác thì cần qui đổi về đơn vị tiền tệ thống nhất để ghi sổ theo phương pháp thích hợp. 4.4. Kì kế toán: N ội dung: Theo luật kế toán Việt Nam: “ Kỳ kế toán là khoảng thời gian xác định từ thời điểm đơn vị kế toán bắt đầu ghi sổ kế toán đến thời điểm kết thúc việc ghi sổ, khóa sổ kế GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 12
14. Chương I: Bản chất của Kế toán toán để lập báo cáo tài chính.” Hay nói cách khác, kì kế toán là khoảng thời gian xác định để kế toán báo cáo tình hình thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp. Kì kế toán có thể là: kì kế toán năm, kì kế toán tháng, kì kế toán quí. K ỳ kế toán năm là mười hai tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch. Đơn vị kế toán có đặc thù riêng về tổ chức, hoạt động được chọn kỳ kế toán năm là mười hai tháng tròn theo năm dương lịch, bắt đầu từ đầu ngày 01 tháng đầu quý này đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý trước năm sau và thông báo cho cơ quan tài chính biết. K ỳ kế toán quý là ba tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý. Kỳ kế toán tháng là một tháng, tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng. Đối với đơn vị mới thành lập, kì kế toán được tính từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh cho đến hết ngày cuối kì kế toán. Mục đích: Nguyên tắc này xuất phát đòi hỏi của nhà quản lý và người sử dụng báo cáo tài chính là cần có sự đánh giá thường kì về tình hình hoạt động của đơn vị. 4.5. Cơ sở dồn tích Nội dung nguyên tắc: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền. Ví dụ: Hoạt động mua bán chịu: nếu theo phương pháp kế toán dồn tích thì doanh thu được ghi nhận vào sổ kế toán khi doanh nghiệp phát hành hóa đơn, giao hàng thay vì chờ đến thời điểm thu được tiền. Hoạt động thanh toán: việc thanh toán cho nhà cung cấp được ghi nhận khi quyền sở hữu hàng được chuyển giao. Ghi nhận chi phí: Chi phí được ghi nhận phải liên quan đến hoạt động kinh doanh trong kì không phụ thuộc vào việc đã chi tiền hay chưa. Ý nghĩa: Phương pháp này đưa ra một bức tranh chính xác hơn về tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp. Phương pháp kế toán dồn tích được xem là phương pháp thực hành kế toán tiêu chuẩn đối với hầu hết các doanh nghiệp. 4.6. Giá gốc Đây là nguyên tắc kế toán cơ bản được vận dụng trong công tác hạch toán kế toán, đặc biệt là kế toán tính giá các loại tài sản trong đơn vị. Nội dung: GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 13
15. Chương I: Bản chất của Kế toán Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản đó được ghi nhận. Trường hợp tài sản được hình thành từ một vật đền bù khác với tiền thì chi phí được đánh giá theo giá thị trường tương đương với vật đền bù đó. Giá gốc của tài sản không thay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể. Ảnh hưởng: Kế toán giả thiết rằng sự thay đổi của sức mua đồng tiền không đủ lớn để ảnh hưởng đến sự đo lường kế toán. Trường hợp lạm phát lớn, đồng tiền mất giá đồng loạt thì kế toán phải sử dụng giải pháp riêng để giải quyết. Kế toán quan tâm đến giá gốc hơn giá thị trường vì: Giá thị trường thường xuyên biến động nên rất khó ước tính, mặt khác giá đó phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của con người. Khái niệm hoạt động liên tục làm cho giá thị trường trở nên không cần thiết. Nguyên tắc giá phí được áp dụng để tính giá trị hàng hóa, nguyên giá tài sản cố định, và cả các thành phần sản xuất. Hạn chế: Kế toán không phản ánh giá trị thực tài sản của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo kế toán. Ví dụ: Doanh nghiệp A có mua một mảnh đất cách đây vài năm. Giá của mảnh đất này là một trăm sáu mươi triệu. Cuối năm nay, một vài đại lý bất động sản cho biết giá mảnh đất này có thể được bán với giá hơn một trăm sáu mươi triệu. Theo nguyên tắc giá gốc, giá trị tài sản sẽ vẫn được ghi nhận là một trăm sáu mươi triệu. Lưu ý: Nguyên tắc giá gốc còn liên quan đến đo lường nợ phải trả, doanh thu, chi phí. 4.7. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu Nội dung: Doanh thu được ghi nhận trong kì mà nó thực hiện (khi quyền sở hữu hàng hoá bán ra được chuyển giao, hoặc khi các lao vụ, dịch vụ hoàn thành chuyển giao). Doanh thu có thể được ghi nhận: Trước, trong và sau kì mà đơn vị đó thu được tiền hàng. Như vậy, có ba loại doanh thu: Doanh thu trả tiền ngay. Ví dụ: Khách hàng Y mua trực tiếp một lô sản phẩm theo giá là 34.100.000đ và đã thanh toán toàn bộ bằng tiền mặt. Doanh thu chưa thu tiền. Ví dụ: xuất kho thành phẩm bán trực tiếp cho doanh nghiệp Y với giá bán là 15.400.000đ. Khách hàng chưa thanh toán. Doanh thu nhận tiền trước. GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 14
16. Chương I: Bản chất của Kế toán Ví dụ: doanh nghiệp ABC cho công ty X thuê mặt bằng sử dụng để kinh doanh. Đầu tháng 1/N, công ty X chi 84.000.000 thanh toán tiền thuê mặt bằng 12 tháng cho doanh nghiệp. Như vậy, đầu tháng 1/N, công ty đã thực nhận 84.000.000đ, nhưng khoản thu này liên quan đến hoạt động kinh doanh 12 tháng của doanh nghiệp (kì kế toán là tháng), nên doanh nghiệp không thể ghi nhận một lần vào doanh thu tháng 1/N, mà phải phân bổ vào doanh thu của 12 tháng. Tức là, vào thời điểm nhận 84.000.000đ, kế toán ghi nhận vào doanh thu chưa thực hiện, sau đ ó phân bổ dần vào doanh thu của từng tháng là 7.000.000đ. Ngoài các phương thức bán hàng thông thường được quy định như trên, trong thực tế còn có một số trường hợp đặc biệt, cần có phương pháp ghi nhận doanh thu thích hợp. Những trường hợp đặc biệt này được quy định rõ trong các chuẩn mực có liên quan. Ảnh hưởng: Việc ghi nhận doanh thu phải đảm bảo thống nhất, đó là cơ sở để xác định lợi nhuận đúng đắn. 4.8. Phù hợp Nội dung: Nguyên tắc này đòi hỏi: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu đồng thời phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Ghi nhận chi phí: chi phí được ghi nhận theo nguyên tắc phù hợp phải liên quan đến doanh thu của những sản phẩm hàng hóa được tạo ra trong kì bất kể đã trả tiền hay chưa trả tiền. Chi phí tương ứng liên quan đến việc tạo ra doanh thu bao gồm: Chi phí được ghi nhận trong kì có thể thực chi trong kì, đã chi ở các kì trước (chi phí trả trước được phân bổ vào kì này), hoặc sẽ chi ở kì sau (chi phí phải trả được trích trước vào chi phí trong kì). Ảnh hưởng: Doanh thu và chi phí xác định lợi nhuận phù hợp với nhau làm cho lợi nhuận của kì kế toán được xác định hợp lý, phản ánh đúng hiệu quả hoạt động kinh doanh trong kì của đơn vị. Ví dụ: Doanh nghiệp A mua tài sản với giá trị 35000000đ, ước tính sử dụng để tạo ra thu nhập trong vòng 5 năm. Doanh nghiệp sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng để tính khấu hao đối với tài sản này. Vậy chi phí khấu hao được ghi nhận hàng tháng hoặc hàng năm là bao nhiêu để phù hợp với doanh thu tạo ra? Tiền lương công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm không được ghi nhận vào chi phí xác định lợi nhuận cho đến khi sản phẩm thật sự được bán. Khi sản phẩm được bán chi phí được ghi nhận vào chi phí giá vốn hàng bán. 4.9. Nhất quán Nội dung: Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kì kế toán năm. Kế toán chỉ được thay đổi chính sách và GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 15
17. Chương I: Bản chất của Kế toán phương pháp kế toán khi sự thay đổi đó làm tăng tính hữu ích của thông tin và phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh. Mục đích: Để báo cáo tài chính có thể so sánh được giữa các thời kì. Để báo cáo tài chính có thể so sánh giữa các doanh nghiệp. Nguyên tắc này được đặt ra vì yêu cầu số liệu kế toán phải so sánh được giữa các kì kế toán trong một doanh nghiệp. Ngoài ra, nếu các phương pháp lựa chọn thay đổi thì khuynh hướng số liệu phản ánh trên báo cáo tài chính sẽ bị không phản ánh chính xác các hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ: nếu doanh nghiệp đã chọn hình thức khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng thì phương pháp này phải được áp dụng trong suốt kì kế toán đó cho toàn bộ tài sản cố định. 4.10. Thận trọng Nội dung: Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần phải lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi: Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn. Không đánh giá cao hơn giá trị các tài sản và các khoản thu nhập. Không đánh giá thấp hơn giá trị các khoản nợ phải trả và chi phí. Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí có thể được ghi nhận khi có bằng chứng chưa chắc chắn về khả năng phát sinh chi phí. Khi một vấn đề có nhiều hướng xử lý thì kế toán phải chọn giải pháp nào mang lại kết quả ít thuận lợi nhất về phần quyền lợi của chủ sở hữu, ít có lợi nhất cho tài sản của doanh nghiệp. Theo nguyên tắc này, kế toán sẽ công nhận ngay một khoản lỗ hoặc giảm vốn ngay khi nghĩ rằng nó có thể xảy ra nhưng chỉ công nhận một khoản lãi hay tămg vốn khi có bằng chứng chắc chắn. Ảnh hưởng: Phương pháp đánh giá hay phương pháp hạch toán khác nhau sẽ dẫn đến kết quả khác nhau trên báo cáo tài chính. Dựa vào nguyên tắc thận trọng có thể lựa chọn phương pháp hạch toán để ghi nhận giá trị tài sản không vượt quá giá trị thực của tài sản, cũng như không thổi phồng kết quả hoạt động. Ví dụ: Một khách hàng của doanh nghiệp đang có nguy cơ phá sản, doanh nghiệp cần lập một khoản dự phòng đối với khoản nợ phải thu khách hàng đó. 4.11. Trọng yếu Nội dung: Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc sự thiếu chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 16
18. Chương I: Bản chất của Kế toán Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính. Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể và mối quan hệ giữa giá trị hay bản chất của nó và các nhân tố khác. Ảnh hưởng: Kế toán chỉ theo dõi và công khai những sự việc được xem là quan trọng và có thể bỏ qua không quan tâm đến những sự việc đượ c xem là không quan trọng. Có thể bỏ qua các yêu cầu của một nguyên tắc kế toán khi nó không làm ảnh hưởng lớn đến các báo cáo tài chính. Cho phép có sai số khi sai số đó có thể chấp nhận được và nó không làm ảnh hưởng đến sự trung thực, hợp lý của các báo cáo tài chính. Ví dụ: Vận dụng nguyên tắc trọng yếu trong quá trình hạch toán, kế toán có thể lựa chọn cách phân loại tài sản hay phân bổ chi phí. Mua văn phòng phẩm nên được dàn trải ghi nhận trong 6 tháng hay ghi nhận tất cả chi phí trong một tháng? Dựa trên nguyên tắc trọng yếu, vì số tiền là quá nhỏ, không trọng yếu nên kế toán ghi nhận tất cả chi phí văn phòng phẩm phát sinh vào chi phí trong một tháng thay vì dàn trải trong 6 tháng. Nếu số tiền nhỏ mà ghi nhận trong 6 tháng thì sẽ tốn kém chi phí cho việc theo dõi: chi phí giấy, chi phí nhân lực theo dõi Doanh nghiệp B mua một máy trị giá 6.875.000 đồng. Doanh nghiệp ghi nhận toàn bộ số tiền liên quan đến việc mua máy vào chi phí hay ghi nhận chiếc máy như một tài sản cố định? Theo nguyên tắc trọng yếu, Doanh nghiệp ghi nhận chi phí liên quan đến chiếc máy như chi phí vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh vì giá trị của cái máy là quá nhỏ không đủ điều kiện để ghi nhận như một tài sản cố định. 5.1. Nhiệm vụ của kế toán: Kế toán thực hiện các nhiệm vụ sau:  Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán.  Kiểm tra giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp thanh toán nợ kiểm tra, việc quản lý sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.  Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính của đơn vị.  Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo qui định của pháp luật. 5.2. Các phương pháp kế toán cơ bản: a. Lập chứng từ kế toán: Lập chứng từ là cơ sở đầu tiên của công việc kế toán. Lập chứng từ là công việc của kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành vào các chứng từ theo mẫu qui định, theo thời gian và địa điểm phát sinh của các nghiệp vụ đó. Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, với nội dung qui định trong chứng từ, phương pháp lập chứng GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 17
19. Chương I: Bản chất của Kế toán từ là cơ sở để kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác mọi hoạt động của doanh nghiệp. b. Kiểm kê: Kiểm kê là công việc của kế toán dùng cân, đong, đo, đếm để xác định số lượng và chất lượng cuả các loại vật tư, tiền , từ đó đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán nhằm phát hiện các khoản chênh lệch giữa số thực tế và số trên sổ kế toán mà có biện pháp xử lý kịp thời, xác định trách nhiệm vật chất của nhà quản lý và sử dụng tài sản đó. c. Tính giá các đối tượng kế toán: Tính giá các đối tượng kế toán là công việc của kế toán biểu hiện giá trị của tất cả những tài sản của doanh nghiệp. nhờ việc đánh giá này mà mọi đối tượng kế toán đều được biểu hiện cùng một thước đo tiền tệ, từ đó có thể tổng hợp được những chỉ tiêu cần thiết bằng tiền theo các tiêu thức doanh nghiệp, mà còn theo từng ngành và cả nền kinh tế. d. Tính giá thành: Tính giá thành là công việc của kế toán tổng hợp chi phí phát sinh trong kì của doanh nghiệp biểu hiện bằng tiền để từ đó xác định những khoản chi phí nào cho loại sản phẩm nào, lao vụ nào. việc xác định chi phí để hình thành nên giá thành của từng loại sản phẩm hay lao vụ giúp doanh nghiệp thấy được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình, từ đó doanh nghiệp có kế hoạch hạ giá thành sản phẩm hay lao vụ. e. Tài khoản, ghi sổ kép: Tài khoản kế toán dùng để phản ánh và giám đốc một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống các đối tượng kế toán riêng biệt trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi đối tượng kế toán có nội dung kinh tế khác nhau, có sự tồn tại và vận động khác nhau, có yêu cầu quản lý khác nhau nên mỗi đối tượng kế toán được mở một tài khoản tương ứng. Ghi sổ kép là công việc của kế toán dùng ghi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào ít nhất hai tài khoản theo đúng nội dung kinh tế và mối quan hệ khách quan của các tài khoản. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có nội dung kinh tế nhất định được phản ánh vào tài khoản liên quan đã giúp cho việc giám đốc chặt chẽ các hoạt động tài chính của doanh nghiệp. f. Phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán: Tổng hợp - cân đối kế toán là một phương pháp kế toán trong quy trình kế toán ở một đơn vị nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng thông tin qua các báo cáo kế toán. Báo cáo kế toán được tổng hợp từ các số liệu kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế về tài sản và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kì nhất định. Số liệu trên báo cáo kế toán giúp cho doanh nghiệp đánh giá và phân tích được tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, từ đó có biện pháp bảo vệ và sử dụng tài sản mang lại hiệu quả cao nhất. GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 18
20. Chương I: Bản chất của Kế toán TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Nguyên lý kế toán Ts. Trần Đình Khôi Nguyên (chủ biên), Ts. Hoàng Tùng, Ths.Đoàn Ngọc Phi Anh, Ths. Phạm Hoài Hương. Nhà xuất bản giáo dục. Giáo trình Nguyên lý kế toán PGS - Ts. Võ Văn Nhị. Nhà xuất bản tổng hợp TP. Hồ Chí Minh GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên
21. Chương II: Đối tượng kế toán Chương II ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN 2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN Trong chương I, chúng ta đã tìm hiểu về kế toán là gì, các yêu cầu và nguyên tắc kế toán. Trong chương này chúng ta sẽ tìm hiểu kế toán truyền đạt và cung cấp thông tin về cái gì. Hay nói cách khác chúng ta sẽ tìm hiểu đối tượng nghiên cứu của kế toán: “Kế toán đo lường và phản ánh cái gì? ” Tại bất cứ một doanh nghiệp nào khi sử dụng tài sản để đạt được mục tiêu, doanh nghiệp đều quan tâm tài sản đó được hình thành từ đâu, tài sản đó được sử dụng như thế nào. Với chức năng cung cấp thông tin về sự hình thành và sử dụng tài sản của đơn vị, kế toán có thể đáp ứng được yêu cầu này. Như vậy, đối tượng kế toán được nghiên cứu theo những yêu cầu quản lý riêng. Cụ thể: Kế toán nghiên cứu tài sản trong mối quan hệ với nguồn hình thành tài sản của đơn vị. Tài sản thể hiện nguồn lực kinh tế được sử dụng tại đơn vị và tình hình phân bổ các nguồn lực đó. Nguồn hình thành tài sản thể hiện nguồn gốc tài sản của đơn vị. Vì vậy kế toán nghiên cứu tài sản không thể tách rời với nguồn hình thành tài sản đó. Kế toán không chỉ nghiên cứu tài sản của đơn vị ở trạng thái tĩnh mà còn nghiên cứu tài sản ở trạng thái động. Tài sản của đơn vị vận động thông qua các hoạt động sử dụng tài sản để đạt được mục tiêu đã định. Như ta đã biết, mọi sự vật, hiện tượng luôn vận động biến đổi. Trong kế toán, điều này thể hiện rõ ở đối tượng kế toán. Trong quá trình hoạt động, tài sản và nguồn vốn của đơn vị không đứng im mà nó luôn vận động, chuyển hóa từ dạng này sang dạng khác trong quá trình tái sản xuất, kết thúc một chu kì nó lại được bắt đầu bởi một chu kì với sự gia tăng quy mô, số lượng giúp doanh nghiệp không những tồn tại mà còn phát triển mạnh. Do đó, để nghiên cứu sự vận động của tài sản trong đơn vị, kế toán phải phả n ánh kịp thời sự thay đổi về mặt hình thái vật chất và giá trị của tài sản trong quá trình sử dụng tài sản cho hoạt động của đơn vị. Bên cạnh đó, kế toán cần phải thu thập, đo lường, phản ánh và cung cấp thông tin về chi phí và doanh thu phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị để giúp người sử dụng thông tin kế toán đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn lực kinh tế tại đơn vị. Trong hoạt động của đơn vị còn phát sinh các quan hệ kinh tế ngoài tài sản của đơn vị. Thuộc về các quan hệ này gồm: các quan hệ kinh tế phát sinh do hợp đồng chuyển giao quyền sử dụng, các quan hệ nghĩa vụ của đơn vị trong việc sử dụng của cải xã hội các quan hệ kinh tế này cũng được đặt ra nhu cầu phải thuộc đối tượng nghiên cứu của kế toán. Như vậy, kế toán cũng là một môn khoa học nghiên cứu các quá trình tái sản xuất nhưng thông qua nghiên cứu tài sản, nguồn hình thành tài sản (nguồn vốn), sự tuần hoàn của vốn qua các quá trình hoạt động và các mối quan hệ kinh tế - pháp lý phát sinh trong quá trình tồn tại và hoạt động của một đơn vị kinh tế. Để hiểu rõ hơn về đối tượng kế toán, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về khái niệm liên quan: tài sản và nguồn vốn. Một nghiệp vụ kinh tế - tài chính là một sự kiện hay giao dịch làm ảnh hưởng đến tài sản, nguồn vốn, chi phí hay doanh thu của một đơn vị. Như vậy có thể nói kế toán phản ánh khái quát các quá trình kinh doanh trên phương diện vốn kinh doanh và sự vận động của nó thông qua phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, tổng hợp và truyền đạt thông tin cho các đối tượng sử dụng. GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 19
22. Chương II: Đối tượng kế toán 2.2. TÀI SẢN VÀ NGUỒN HÌNH THÀNH TÀI SẢN CỦA ĐƠN VỊ 2.2.1. Tài sản của đơn vị: 2.2.1.1. Định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản: Tài sản là nguồn lực do doanh nghiệp kiểm soát và có thể thu được lợi ích kinh tế trong tương lai (Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01). Từ định nghĩa trên, ta thấy có hai vấn đề cần phải làm rõ: Lợi ích kinh tế trong tương lai của một tài sản là gì? Quyề n kiểm soát đối với tài sản là như thế nào? Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 thì: Lợi ích kinh tế trong tương lai của một tài sản là tiềm năng làm tăng nguồn tiền và các khoản tương đương tiền của doanh nghiệp hoặc làm giảm bớt các khoản tiền mà doanh nghiệp phải chi ra. Lợi ích kinh tế trong tương lai của một tài sản được thể hiện trong các trường hợp: Sử dụng một cách đơn lẻ hoặc kết hợp với các tài sản khác trong sản xuất sản phẩm để bán hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Để bán hoặc trao đổi lấy tài sản khác. Để thanh toán các khoản nợ phải trả. Để phân phối cho chủ sở hữu doanh nghiệp Ví dụ: Lợi ích kinh tế trong tương lai của tiền được thể hiện thông qua việc sử dụng tiền đó trong tương lai để trao đổi lấy tài sản khác hoặc để thanh toán các khoản nợ. Lợi ích kinh tế trong tương lai của hàng hóa thể hiện thông qua bán hàng hóa và thu tiền. Lợi ích kinh tế trong tương lai của các khoản phải thu thể hiện thông qua việc sẽ thu được tiền hoặc trao đổi lấy tài sản khác trong tương lai. Quyền kiểm soát đối với một nguồn lực kinh tế là khả năng của đơn vị trong việc sử dụng lợi ích kinh tế do nguồn lực đó mang lại nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị hoặc quyền từ chối hay điều khiển việc sử dụng lợi ích kinh tế từ nguồn lực đó đối với đơn vị khác. Như vậy, quyền kiểm soát đối với một tài sản có phải là quyền sở hữu đối với tài sản không? Đơn vị có quyền kiểm soát trong các trường hợp sau: Thông thường những nguồn lực kinh tế thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cũng thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp có quyền quyết định sử dụng tài sản đó như thế nào để mang lại lợi kinh tế cho đơn vị. Ví dụ: máy móc thiết bị của đơn vị mua về để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh là những nguồn lực kinh tế thuộc quyền sở hữu của đơn vị và đơn vị có quyền quyết định sử dụng các nguồn lực đó như thế nào để mang lại lợi ích kinh tế cho đơn vị. Nguồn lực kinh tế không thuộc quyền sở hữu của đơn vị nhưng đơn vị có quyền kiểm soát đối với nguồn lực đó để mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai. Ví dụ: đơn vị thuê tài sản theo hợp đồng thuê tài chính. Trong trường hợp này, hợp đồng thuê tài sản thể hiện việc chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với tài sản cho đơn vị thuê GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 20
23. Chương II: Đối tượng kế toán tức đơn vị có quyền điều khiển việc sử dụng lợi ích kinh tế từ nguồn lực đó nên tài sản đó thuộc quyền kiểm soát của đơn vị. Có những tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và thu được lợi ích kinh tế trong tương lai nhưng doanh nghiệp có thể không kiểm soát được về mặt pháp lý như: bí quyết kĩ thuật thu được từ hoạt động triển khai có thể thỏa mãn điều kiện ghi nhận tài sản cho đến khi nào bí quyết đó còn giữ được bí mật và doanh nghiệp có thể thu được lợi ích kinh tế tương lai từ việc sử dụng bí quyết đó. Những nguồn lực có thể mang lại lợi ích kinh tế cho đơn vị trong tương lai nhưng không thuộc quyền kiểm soát của đơn vị thì không phải là tài sản của đơn vị.Ví dụ như: đội ngũ nhân viên của đơn vị có thể mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai cho đơn vị nhưng đơn vị không có đủ khả năng kiểm soát các lợi ích kinh tế đó vì nhân viên của đơn vị có thể đơn phương phá vỡ hợp đồng lao động bất cứ lúc nào. Do đó, đội ngũ nhân viên không phải là tài sản của đơn vị. Tài sản được hình thành từ các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra trong quá khứ như: mua sắm, tự sản xuất, nhận góp vốn Các giao dịch kinh tế phát sinh trong tương lai không làm tăng tài sản của đơn vị tại thời điểm hiện tại bởi vì quyề n kiểm soát đối với lợi ích kinh tế trong tương lai của tài sản chỉ có thể được thực hiện thông qua các giao dịch sự kiện đã xảy ra. Nếu một thiết bị đã được đơn vị kế toán mua thì thiết bị đó là TS của đơn vị đó, nhưng nếu như thiết bị đó sẽ được đơn vị đó mua thì nó không được báo cáo như là TS của đơn vị. Hình thái biểu hiện của tài sản: có thể có hình thái vật chất như: nhà xưởng, máy móc, thiết bị, vật tư, hàng hóa hoặc không có hình thái vật chất như: bản quyền, bằng sáng chế nhưng đơn vị phải thu được lợi ích kinh tế trong tương lai và thuộc quyền kiểm soát của đơn vị. Tiêu chuẩn ghi nhận tài sản của đơn vị Một tài sản được ghi nhận trước hết phải thoả mãn định nghĩa về tài sản đồng thời phải thỏa mãn 2 tiêu chuẩn sau: Đơn vị có khả năng thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó. Giá trị tài sản đó được xác định một cách đáng tin cậy. Trong định nghĩa về tài sản chỉ đề cập đến khả năng mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai của tài sản. Tuy nhiên để được ghi nhận là tài sản của đơn vị thì lợi ích kinh tế trong tương lai mà tài sản đó mang lại phải là chắc chắn. Việc ghi nhận như thế là tuân thủ nguyên tắc thận trọng trong kế toán. Do đó, chuẩn mực kế toán Việt Nam không cho phép ghi nhận chi phí nghiên cứu là tài sản của đơn vị bởi vì trong quá trình nghiên cứu chưa có thể khẳng định chắc chắn công trình nghiên cứu sẽ thành công và có khả năng mang lại lợi ích kinh tế cho đơn vị trong tương lai. Như đã đề cập ở chương trước tất cả các đối tượng kế toán đều phải được đo lường bằng thước đo tiền tệ. Vậy có phải bất cứ nguồn lực kinh tế nào chắc chắn mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai đều được ghi nhận là tài sản? Câu trả lời là không. Có những nguồn lực kinh tế mà khả năng mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai là chắc chắn nhưng do giá trị của nó không được xác định bằng một số tiền cụ thể nên vẫn không được ghi nhận. Theo nguyên tắc thước đo tiền tệ, tất cả các đối tượng kế toán phải phản ánh bằng thước đo tiền tệ. Do đó để đảm bảo thông tin đ áng tin cậy thì khả năng đo lường giá trị của tài sản là một trong những điều kiện quan trọng để ghi nhận tài sản đó là GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 21
24. Chương II: Đối tượng kế toán của đơn vị. Đo lường giá trị tài sản của đơn vị theo giá gốc là cơ sở để xác định giá trị tài sản một cách đáng tin cậy và nó cho phép tìm được bằng chứng khách quan làm cơ sở để xác định được giá trị tài sản và có thể kiểm chứng được. Chính vì điều kiện này mà giá trị thương hiệu được tạo ra từ nội bộ của đơn vị không được ghi nhận là tài sản của đơn vị khi chưa xác định được giá trị một cách đáng tin cậy. Từ những phân tích trên, một đối tượng được ghi nhận là tài sản khi thỏa mãn đồng thời cả định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản. Ví dụ: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua về để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đối với doanh nghiệp sản xuấtợ đư c ghi nhận là tài sản của đơn vị bởi vì: Tài sản này là tài sản thuộc quyền kiểm soát của đơn vị do đơn vị có quyền sở hữu đối với tài sản đó. Tài sản đó có chắc chắn mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai cho đơn vị thông qua việc sử dụng các tài sản đó vào việc sản xuất sản phẩm. Giá trị của tài sản đó được xác định một cách đáng tin cậy vì doanh nghiệp đã bỏ tiền ra để mua tài sản đó và đưa nó vào sử dụng. 2.2.1.2. Phân loại tài sản trong đơn vị: Tài sản được sử dụng trong một đơn vị bao gồm nhiều loại với đặc điểm và vai trò khác nhau trong quá trình hoạt động. Tài sản cần được phân loại theo đặc điểm luân chuyển về mặt giá trị để quản lý phù hợp với đặc điểm từng loại tài sản. Tiêu thức phân loại: căn cứ vào thời gian luân chuyển và thu hồi vốn (chu kì kinh doanh). Chu kì kinh doanh là khoảng thời gian từ lúc bỏ tiền ra cho đến lúc thu tiền về. Chu kì kinh doanh phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động, qui mô của doanh nghiệp. Có những doanh nghiệp có chu kì kinh doanh dài hơn 1 năm, nhưng cũng có những doanh nghiệp có chu kì kinh doanh ngắn hơn một năm. Căn cứ vào thời gian luân chuyển và thu hồi vốn thì tài sản bao gồm: Tài sản ngắn hạn. Tài sản dài hạn. a. Tài sản ngắn hạn: Định nghĩa: Tài sản ngắn hạn là những tài sản có thời gian luân chuyển hoặc được thu hồi trong một chu kì kinh doanh bình thường hoặc trong vòng 12 tháng. Tài sản ngắn hạn có thể tồn tại dưới hình thái tiền tệ, hiện vật, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn và các khoản phải thu. Đối với những doanh nghiệp có chu kì kinh doanh trong vòng 12 tháng và đơn vị hành chính sự nghiệp thì tài sản ngắn hạn là tài sản thu hồi trong vòng 12 tháng. Đối với những doanh nghiệp có chu kì kinh doanh dài hơn 12 tháng thì tài sản ngắn hạn là những tài sản có thời gian thu hồi trong vòng một chu kì kinh doanh bình thường đó. Phân loại tài sản ngắn hạn: Để có được thông tin chi tiết về tài sản ngắn hạn người ta phân loại tài sản ngắn h ạn theo lĩnh vực tham gia chu chuyển và theo mức độ linh hoạt của tài sản đó: Căn cứ vào lĩnh vực tham gia chu chuyển, tài sản ngắn hạn được chia thành: Tài sản trong sản xuất (ví dụ: nguyên vật liệu ). GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 22
25. Chương II: Đối tượng kế toán Tài sản trong lưu thông (ví dụ: hàng hóa, thành phẩm ). Tài sản tài chính (ví dụ: các khoản đầu tư tài chính) Căn cứ vào khả năng chuyển hóa thành tiền, tài sản ngắn hạn bao gồm: Tiền và các khoản tương đương tiền: Tiền là tài sản có tính thanh khoản cao nhất. Đó là loại tài sản không thể thiếu tại bất cứ doanh nghiệp nào nhằm đáp ứng nhu cầu thanh toán. Căn cứ vào nơi để tiền, tiền bao gồm: tiền tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. Căn cứ vào loại tiền, tiền bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc kim khí, đá quý. Các khoản tương đương tiền là: các khoản đầu tư vào các loại chứng khoán ngắn hạn có thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn không quá 3 tháng kể từ ngày mua. Các loại chứng khoán ngắn hạn như: kì phiế u ngân hàng, tín phiếu kho bạc có đặc điểm: có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành một lượng tiền xác định và không có nhiều rủi ro trong việc chuyển đổi thành tiền. Đầu tư tài chính ngắn hạn: Đầu tư tài chính là các khoản đầu tư vào các tổ chức khác nhằm mục đích sinh lời, có thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn trong vòng 1 năm (không bao gồm các khoản tương đương tiền). Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn bao gồm: đầu tư chứng khoán ngắn hạn, cho vay ngắn hạn và các khoản đầu tư ngắn hạn khác. Các khoản phải thu ngắn hạn: Các khoản phải thu được hình thành từ: + Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa dịch vụ cho khách hàng nhưng khách hàng chưa thanh toán. + Doanh nghiệp ứng tiền trước cho nhà cung cấp, cho người lao động Các khoản phải thu ngắn hạn là phần lợi ích của đơn vị hiện đang bị các tổ khác chiếm dụng. Các khoản phải thu thể hiện quyền của đơn vị để nhận tiền hoặc hàng hóa, dịch vụ từ các tổ chức cá nhân khác. Hàng tồn kho: Hàng tồn kho là những tài sản dự trữ cho sản xuất hoặc cho kinh doanh thương mại. Hàng tồn kho bao gồm: + Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ: là những tài sản dự trữ chuẩn bị cho quá trình sản xuất của đơn vị. + Sản phẩm dở dang: là những sản phẩm đang được chế biến trên dây chuyền sản xuất hoặc ở các bộ phận sản xuất. + Thành phẩm, hàng hóa: là những tài sản dự trữ chuẩn bị cho quá trình tiêu thụ ở đơn vị. Trong đó thành phẩm là những sản phẩm do đơn vị sản xuất để bán. Còn hàng hóa là những sản phẩm được mua về để bán lại. Hàng tồn kho có thể nằm trong kho của đơn vị hoặc không nằm trong kho của đơn vị nhưng thuộc quyền sở hữu của đơn vị như hàng mua đang đi đường và hàng gửi đi bán. + Hàng mua đang đi đường là những vật tư, hàng hóa đã mua nhưng vẫn còn trong quá trình vận chuyển, chưa về nhập kho nhưng đã thuộc quyền sở hữu của đơn vị. GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 23
26. Chương II: Đối tượng kế toán + Hàng gửi đi bán: là những hàng hóa, thành phẩm đang trên đường vận chuyển đến nơi giao hàng cho khách hàng, cho đại lý gửi bán, nhưng vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị. Chi phí trả trước ngắn hạn: Là những khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng liên quan đến nhiều kì kế toán, và đang chờ phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh của các kì tiếp theo. Chi phí trả trước ngắn hạn là những chi phí có thời gian phân bổ trong vòng 12 tháng hoặc trong 1 chu kì kinh doanh bình thường. Việc ghi nhận chi phí cho nhiều kì kinh doanh là tuân thủ nguyên tắc phù hợp. Ví dụ: Vào ngày 1/3/N, doanh nghiệp xuất kho một số công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất ở phân xưởng trị giá 2.400.000 đồng. Số công cụ dụng cụ này dự kiến sử dụng cho 4 tháng. Như vậy, trong tháng 3/N thực tế doanh nghiệp đã xuất kho số công cụ dụng cụ trị giá 2.400.000đ nhưng số công cụ dụng cụ này liên quan đến hoạt động kinh doanh của 4 tháng (kì kế toán là tháng), nên khoản chi tiêu này không thể ghi hết một lần vào chi phí tháng 3/N mà phải được phân bổ vào chi phí của 4 tháng. Tức là: khi xuất kho công cụ dụng cụ, kế toán ghi nhận một khoản chi phí trả trước ngắn hạn là 2.400.000đ, sau đó phân bổ vào chi phí của mỗi tháng là 600.000đ. Như vậy, một nguồn lực kinh tế thỏa mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài s ản, nếu có thời gian chu chuyển trong vòng một năm hoặc một chu kì kinh doanh thì được xếp vào tài sản ngắn hạn. b. Tài sản dài hạn: Định nghĩa: Tài sản dài hạn là những tài sản được đầu tư, có thời gian sử dụng và thu hồi trên 1 năm hoặc nhiều hơn 1 chu kì kinh doanh bình thường. Phân loại: Tài sản dài hạn được quản lý phù hợp với tính chất đầu tư và hình thái biểu hiện. Căn cứ theo tính chất đầu tư, tài sản dài hạn bao gồm: Tài sản cố định Bất động sản đầu tư. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn. Tài sản dài hạn khác. Tài sản cố định: Là những tài sản do đơn vị nắm giữ để sử dụng cho hoạt động thông thường của doanh nghiệp. Căn cứ vào hình thái biểu hiện, tài sản cố định được chia thành: tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình.  Tài sản cố định hữu hình là những tư liệu lao động chủ yếu tham gia vào nhiều chu kì kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái ban đầu. Ví dụ: nhà cửa, máy móc thiết bị Căn cứ vào định nghĩa trên, rất nhiều tư liệu lao động của doanh nghiệp sẽ là tài sản cố định hữu hình. Trong khi đó yêu cầu quản lý tài sản cố định phức tạp hơn nhiều so với tài sản ngắn hạn. Do đó để thuận tiện cho yêu cầu quản lý tài sản cố định, chuẩn mức kế toán Việt Nam đã đưa ra các điều kiện để ghi nhận tài sản cố định bao gồm: Trước hết phải thỏa mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản. GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 24
27. Chương II: Đối tượng kế toán Chuẩn mực kế toán còn quy định thêm tiêu chuẩn về mặt giá trị đối với tài sản cố định. Tiêu chuẩn giá trị của tài sản cố định được thay đổi để phù hợp với điều kiện kinh tế của từng thời kì. Theo quy định của quyết định 206, tài sản cố định phải có giá trị từ 10.000.000 đồng trở lên thì được xếp vào tài sản cố định hữu hình. Việc quy định tiêu chuẩn giá trị cho tài sản cố định hữu hình thể hiện nguyên tắc trọng yếu.  Tài sản cố định vô hình là tài sản cố định không có hình thái vật chất cụ thể, thể hiện quyền của đơn vị về mặt pháp lý. Ví dụ: bằng sáng chế, bản quyền Việc ghi nhận tài sản cố định vô hình cũng tuân thủ các tiêu chuẩn như của tài sản cố định hữu hình. Căn cứ vào tính chất đầu tư, tài sản cố định được chia thành: tài sản cố định tự có, tài sản thuê tài chính. Bất động sản đầu tư: Tùy theo mục đích đầu tư mà bất động sản được xếp vào tài sản cố định hay bất động sản đầu tư. Nếu bất động sản được nắm giữ nhằm mục đích thu lợi từ việc cho thuê hoặc chờ tăng giá để bán thì bất động sản đó là bất động sản đầu tư, ví dụ: quyền sử dụng đất, nhà, cơ sở hạ tầng do người chủ sở hữu hoặc người đi thuê tài sản theo hợp đồng thuê tài chính nắm giữ nhằm mục đích thu lợi. Đầu tư tài chính dài hạn: Là các khoản đầu tư tài chính vào các t ổ khác có thời hạn thu hồi vốn nhiều hơn một năm, nhằm mục đích kiếm lời hoặc nắm quyền kiểm soát đối với tổ chức khác. Các khoản đầu tư tài chính như: đầu tư vào công ty con, đầu tư vào công ty liên kết, góp vốn liên doanh, cho vay dài hạn, và đầu tư dài hạn khác Tài sản dài hạn khác: Là những tài sản có thời hạn sử dụng dài hơn một năm nhưng không được xếp vào các loại tài sản dài hạn trên như: chi phí trả trước dài hạn, chi phí đầu tư xây dựng cơ bản 2.2.2. Nguồn hình thành tài sản của đơn vị Nguồn vốn là những quan hệ tài chính mà thông qua đó đơn vị có thể khai thác hay huy động một số tiền nhất định để đầu tư tài sản. Nguồn vốn cho biết tài sản của đơn vị do đâu mà có và đơn vị phải có những trách nhiệm kinh tế, pháp lý gì đối với tài sản của mình. Phân loại: Toàn bộ tài sản của doanh nghiệp có thể được hình thành từ nguồn vốn huy động từ bên trong doanh nghiệp (vốn chủ sở hữu) hoặc từ bên ngoài doanh nghiệp (vay ngân hàng, chiếm dụng vốn của tổ chức khác khi mua hàng chịu, ). Như vậy, nếu căn cứ vào trách nhiệm pháp lý của đơn vị đối với vốn huy độợ ng đư c của doanh nghiệp, nguồn vốn được chia thành: nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. 2.2.2.1. Nợ phải trả: Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà đơn vị phải thanh toán từ nguồn lực của mình. Từ định nghĩa nợ phải trả ta thấy: Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là nợ phải trả liên quan đến 3 khía cạnh. Thứ nhất, nợ phải trả phải xác định nghĩa vụ của một đơn vị hay một tổ chức. Thứ hai, nghĩa vụ đó là không GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 25
28. Chương II: Đối tượng kế toán tránh khỏi. Thông thường nghĩa vụ đó phát sinh khi đơn vị thanh toán một tài sản, thực hiện một cam kết hoặc phát sinh các nghĩa vụ pháp lý. Tuy nhiên, đôi khi nghĩa vụ này cũng không mang tính pháp lý như tiền thưởng định kì phải trả cho người lao động mặc dù điều này không quy định trong hợp đồng lao động. Thứ ba, nghĩa vụ đó đang tồn tại. Điều này có nghĩa là nghĩa vụ đó sẽ hoặc có thể xảy ra trong tương lai thì không hình thành một khoản nợ. Trong thực tiễn công tác kế toán, chi phí phải trả được xem là nợ phải trả. Chi phí phải trả là chi phí dự kiến sẽ phát sinh trong tương lai với quy mô lớn và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều kì đã được ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trước khi chi phí đó thực thế phát sinh. Ví dụ, trích trước tiền lương phải trả cho công nhân trong thời gian ngừng sản xuất, trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định tuy nhiên căn cứ vào định nghĩa nợ phải trả, chi phí phải trả không phải là nợ phải trả, vì không hình thành một nghĩa vụ hiện tại của đơn vị với tổ chức hay cá nhân khác. Nợ phải trả phát sinh từ các giao dịch sự kiện đã qua như: mua hàng hóa chưa thanh toán, vay nợ, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, cam kết bảo hành hàng hóa, tiền lương chưa trả cho công nhân, thuế phải nộp Nhà Nước, phải trả khác Việc thanh toán nghĩa vụ có thể được thực hiện bằng nhiều cách như trả bằng tiền, bằng tài sản khác, cung cấp dịch vụ, thay thế nghĩa vụ này bằng nghĩa vụ khác, hoặc chuyển hóa nghĩa vụ thành vốn Đây là nguồn vốn quan trọng nhằm đáp ứng đủ vốn cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Nợ phải trả có đặc điểm là: nguồn vốn sử dụng có thời hạn nhưng có kèm theo nhiều ràng buộc như: phải có tài sản thế chấp, phải trả lãi bên cạnh đó cũng có những khoản mục nợ phải trả nhưng doanh nghiệp không cam kết phải thanh toán lãi như: tiền lương phải trả nhân viên, phải trả nội bộ, phải trả phải nộp ngân sách Nhà nước Nợ phải trả cũng có vai trò và ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc phát triển hoạt động của doanh nghiệp. Nợ phải trả luôn tồn tại song song với nguồn vốn chủ sở hữu. Nó như lời nhắc nhở doanh nghiệp phải thận trọng và có trách nhiệm trong việc hoàn trả. Tiêu chuẩn ghi nhận nợ phải trả: Nợ phải trả được đơn vị ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời 2 điều kiện sau: Có đủ điều kiện chắc chắn là đơn vị sẽ phải dùng một lượng tiền chi ra để trang trải cho nghĩa vụ hiện tại mà doanh nghiệp phải thanh toán. Khoản nợ phải trả đó phải được xác định một cách đáng tin cậy. Để đảm bảo thanh toán đúng hạn, doanh nghiệp thường theo dõi các khoản nợ theo thời hạn thanh toán. Căn cứ vào thời hạn thanh toán, nợ phải trả được chia thành: nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. Nợ ngắn hạn là khoản nợ mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thanh toán trong thời hạn một năm. Nợ ngắn hạn bao gồm: vay ngắn hạn, phải trả người bán trong thời gian một năm, phải nộp thuế cho Nhà nước, tiền lương phải trả nhân viên Nợ dài hạn là khoản nợ mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thanh toán trên một năm. Nợ dài hạn bao gồm: vay dài hạn, các khoản nợ phải trả người bán trên một năm Các khoản nợ dài hạn đến hạn thanh toán được xếp vào nợ ngắn hạn. 2.2.2.2. Nguồn vốn chủ sở hữu: GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 26
29. Chương II: Đối tượng kế toán Theo chuẩn mực chung, nguồn vốn chủ sở hữu là giá trị vốn của đơn vị, được tính bằng số chênh lệch giữa giá trị tài sản của doanh nghiệp và nợ phải trả. Nguồn vốn chủ sở hữu có thể do chủ sở hữu doanh nghiệp góp vào và được hình thành từ kết quả kinh doanh, do đó nguồn vốn chủ sở hữu không phải là một khoản nợ, không cam kết phải thanh toán. Trách nhiệm của đơn vị đối với nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu là khác nhau. Nợ phải trả là cam kết thanh toán của đơn vị với các tổ chức khác, trong khi đó nguồn vốn chủ sở hữu là nguồn vốn mà đơn vị không phải cam kết thanh toán với bất kì cá nhân, tổ chức nào. Trong trường hợp đơn vị bị phá sản thì tài sản của đơn vị trước tiên được sử dụng để trả nợ cho chủ nợ, phần còn lại mới được dùng để hoàn vốn cho các chủ sở hữu. Chính vì vậy chuẩn mực chung chỉ đưa ra định nghĩa về nguồn vốn chủ sở hữu mà không đưa ra tiêu chuẩn ghi nhận nguồn vốn chủ sở hữu. Điều này có nghĩa là nguồn vốn chủ sở hữu chỉ xác định sau khi đã xác định tài sản và nợ phải trả của đơn vị. Nguồn vốn chủ sở hữu có đặc điểm: là nguồn vốn thường xuyên, không cam kết thanh toán. Do đó nguồn vốn chủ sở hữu có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp trong việc duy trì cũng như mở rộng hoạt động sản xuất. Phân loại: Có nhiều cách phân loại nguồn vốn chủ sở hữu: căn cứ vào mục đích sử dụng hoặc căn cứ vào nguồn gốc hình thành. Căn cứ vào nguồn gốc hình thành, nguồn vốn chủ sở hữu bao gồm: Vốn đóng góp của các chủ sở hữu: là số tiền do các chủ sở hữu đóng góp ban đầu khi thành lập đơn vị kế toán hoặc được bổ sung trong quá trình hoạt động. Ví dụ: vốn góp của các cổ đông đối với công ty cổ phần, vốn góp của các thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, vốn đầu tư của chủ doanh nghiệp tư nhân, vốn đầu tư của Nhà nước đối với công ty Nhà nước. Cần phân biệt sự khác nhau giữa vốn góp, vốn pháp định và vốn điều lệ. Vốn pháp định là số vốn tối thiểu cần có do pháp luật quy định đối với một số lĩnh vực hoạt động nhất định. Vốn điều lệ là số vốn mà các thành viên sáng lập cam kết trước pháp luật sẽ huy động vào hoạt động kinh doanh và được ghi nhận trong điều lệ của đơn vị. Vốn được bổ sung từ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: là kết quả hoạt động sản xuất của đơn vị kế toán, nguồn vốn này được sử dụng cho hoạt động của đơn vị hoặc phân phối bổ sung vốn chủ sở hữu của đơn vị bằng cách trích lập các quỹ và bổ sung nguồn vốn chủ sở hữu. Vốn chủ sở hữu khác gồm: Các khoản chênh lệch do đánh giá lại tài sản, chênh lệch tỷ giá chưa xử lý. Căn cứ vào mục đích sử dụng, nguồn vốn chủ sở hữu bao gồm: Nguồn vốn kinh doanh: là nguồn vốn chủ sở hữu được sử dụng để tài trợ cho bộ phận tài sản dùng vào mục đích kinh doanh. Nguồn vốn chuyên dùng: là nguồn vốn chủ sở hữu dùng cho mục đích nhất định ngoài mục đích kinh doanh như: quỹ đầu tư và phát triển, quỹ khen thưởng phúc lợi, . Như vậy, nguồn vốn chuyên dùng chỉ ra phạm vị tài sản được sử dụng cho mục đích nhất định. GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 27
30. Chương II: Đối tượng kế toán Nguồn vốn chủ sở hữu khác: là nguồn vốn chủ sở hữu không thuộc hai loại trên bao gồm: lợi nhuận giữ lại, chênh lệch đánh giá lại tài sản 2.2.3. Mối quan hệ giữa tài sản và nguồn vốn Như đã phân tích ở trên, tài sản thể hiện nguồn lực kinh tế của đơn vị, còn nguồn vốn thể hiện nguồn hình thành tài sản đó. Tài sản và nguồn vố n là hai mặt khác nhau của cùng một đối tượng kế toán. Trong đó, tài sản biểu thị cụ thể đó là cái gì và được sử dụng như thế nào; còn nguồn vốn thì biểu hiện tài sản đó từ đâu mà có, được sử dụng vào việc gì, nó thể hiện trách nhiệm của đơn vị đối với tài sản đó. Tài sản và nguồn vốn có mối liên hệ mật thiết với nhau. Một tài sản có thể được hình thành từ một hoặc nhiều nguồn hoặc ngược lại một nguồn nào đó có thể biểu hiện thành một hay nhiều dạng tài sản nào đó. Như vậy, về mặt giá trị có bao nhiêu nguồn lực thì có bấy nhiêu nguồn tài trợ. Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn Nguồn hình thành tài sản bao gồm: Nợ phải trả thể hiện quyền của người cho vay và nguồn vốn chủ sở hữu thể hiện quyền của người chủ sở hữu của doanh nghiệp. Tổng tài sản = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu Nguồn vốn chủ sở hữu là lợi ích còn lại của chủ sở hữu đối với tài sản của đơn vị. Nguồn vốn chủ sở hữu = Tổng tài sản - Nợ phải trả Dựa vào phương trình này có thể đánh giá được khả năng tự chủ về mặt tài chính của một doanh nghiệp. 2.3. SỰ VẬN ĐỘNG CỦA TÀI SẢN Trong quá trình hoạt động, tài sản của đơn vị không ở trạng thái tĩnh mà luôn vận động. Sự vận động của tài sản được thể hiện ở sự thay đổi hình thái vật chất và giá trị. Sự vận động của tài sản gắn liền với đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp. Sự vận động của tài sản thể hiện qua các mô hình sau: Đối với doanh nghiệp thương mại: Tiền Hàng Tiền Đối với doanh nghiệp sản xuất: Tư liệu lao động SX Tiền Đối tượng lao động Sản phẩm Tiền Lao động Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tiền tệ: Tiền Tiền Số lượng các giai đoạn cũng như thời gian vận động của mỗi giai đoạn là khác nhau tùy vào lĩnh vực kinh doanh. Nhưng các lĩnh vực kinh doanh khác nhau đều giống nhau ở tài sản hoạt động ban đầu thể hiện ở hình thái giá trị và kết thúc thu được tài sản cũng dưới hình thức giá trị. Tuy nhiên các hoạt động này diễn ra trong doanh nghiệp sản GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 28
31. Chương II: Đối tượng kế toán xuất rất phong phú và đa dạng hơn ở các lĩnh vực khác nên trong phần này sẽ chọn doanh nghiệp sản xuất để mô tả sự vận động của tài sản. Đối với doanh nghiệp sản xuất: sự vận động của tài sản trải qua các giai đoạn sau: Tiền – Hàng .Sản xuất . Hàng – Tiền Đầu tư Sản xuất Tiêu thụ  Giai đoạn cung cấp: đây là giai đoạn mà doanh nghiệp đầu tư những cơ sở vật chất cần thiết phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: đầu tư vào nhà cửa, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu trong giai đoạn này, tài sản của doanh nghiệp chuyển từ hình thái tiền sang hình thái vật chất.  Giai đoạn sản xuất: đây là giai đoạn các tài sản được đầu tư ở giai đoạn đầu tư được đưa vào sản xuất. Trong giai đoạn này có sự kết hợp giữa ba yếu tố: lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động để tạo ra sản phẩm. Giá trị tiêu hao của các yếu tố tham gia vào sản xuất được tính vào chi phí. Tuy nhiên giá trị tiêu hao của các yếu tố này là khác nhau. Như vậy, trong giai đoạn này tài sản của doanh nghiệp chuyển từ hình thái tài sản dự trữ cho sản xuất thành sản phẩm. Hao phí lao động được tính vào chi phí chính là chi phí tiền lương phải trả cho công nhân sản xuất. Đối tượng lao động (nguyên liệu, vật liệu) được đưa vào sản xuất thì tiêu hao hoàn toàn và toàn bộ giá trị được dịch chuyển một lần vào chi phí sản xuất. Tư liệu lao động ( nhà xưởng, máy móc, thiết bị, công cụ dụng cụ ) tham gia vào nhiều chu kì sản xuất, không bị thay đổi hình thái vật chất mà bị hao mòn dần nên giá trị tư liệu lao động được chuyển dịch dần vào chi phí sản xuất hàng kì đúng bằng giá trị hao mòn. Chi phí sản xuất chính là cơ sở để tính giá thành sản xuất của sản phẩm tạo ra trong quá trình sản xuất.  Giai đoạn tiêu thụ: thành phẩm từ quá trình sản xuất được đưa ra bán trên thị trường. Qua quá trình tiêu thụ, tài sản của doanh nghiệp được chuyển hoá từ hình thái thành phẩm sang hình thái tiền tệ. Trong giai đoạn này, doanh nghiệ p còn sử dụng các nguồn lực của mình cho hoạt động bán hàng. Giá trị các nguồn lực hao phí cho bán hàng được chuyển dịch vào chi phí bán hàng. Giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được do bán hàng thường lớn hơn giá trị nguồn lực đã hao phí để sản xuất và tiêu thụ khối lượng thành phẩm. Số chênh lệch gọi là lợi nhuận và là mục tiêu của doanh nghiệp. Qua nghiên cứu sự vận động của tài sản trong các đơn vị có thể kết luận là sự vận động của tài sản trong đơn vị có tính tuần hoàn. Từ hình thái ban đầu là tiền sau quá trình vận động liên tục kế tiếp nhau theo một trật tự xác định, tài sản trở lại hình thái ban đầu gọi là một vòng tuần hoàn hay một chu kì kinh doanh. Trong quá trình tuần hoàn, tài sản không chỉ biến đổi hình thái mà còn biến đổi cả về giá trị. Lượng giá trị tăng lên sau một chu kì kinh doanh chính là lợi nhuận của doanh nghiệp. Do tài sản trong đơn vị vận động liên tục, không ngừng nên trong thực tế việc xác định lợi nhuận đơn vị thu được sau từng chu kì kinh doanh là rất khó. Cho nên để đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản, các đơn vị thường xác định lợi nhuận thu được trong từng kì kế toán dựa trên doanh thu, chi phí phát sinh trong từng kì. Như vậy nghiên cứu sự vận động của tài sản kế toán cần thu thập, đo lường, phản ánh và cung cấp thông tin về doanh thu, chi phí và lợi nhuận của từng kì kế toán. Những khái niệm này được định nghĩa trong chuẩn mực chung như sau: GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 29
32. Chương II: Đối tượng kế toán Doanh thu: là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà đơn vị thu được trong kì kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu, không bao gồm các khoản góp vốn của chủ sở hữu. Chi phí: là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kì kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm các khoản phân phối cho chủ sở hữu. Lợi nhuận: là thước đo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Lợi nhuận được xác định bằng chênh lệch giữa doanh thu và chi phí. Lợi nhuận của một kì kế toán phải đảm bảo được xác định trên cơ sở nguyên tắc phù hợp. 2.4. CÁC QUAN HỆ KINH TẾ KHÁC Trong quá trình hoạt động của đơn vị còn phát sinh những quan hệ kinh tế khác ngoài tài sản của đơn vị: nguyên vật liệu nhận gia công những quan hệ kinh tế này liên quan đến các hợp đồng kinh tế chuyển giao quyền sử dụng, hình thành những tài sản không thuộc quyền kiểm soát của đơn vị và không được ghi nhận là tài sản của đơn vị. Đồng thời đơn vị cũng không phải dùng nguồn vốn chủ sở hữu hay nợ phải trả để tài trợ cho những tài sản này. Tuy nhiên, các tài sản liên quan đến hợp đồng kinh tế chuyển giao quyền sử dụng vẫn thuộc đối tượng nghiên cứu của kế toán và được theo dõi tách biệt với tài sản của đơn vị. Để có thể đánh giá hoạt động doanh nghiệp một cách toàn diện, ngoài việc dựa vào các hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp, người ta còn căn cứ vào các hoạt động thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp đối với xã hội, như: bảo vệ môi trường thiên nhiên, tài nguyên và trách nhiệm trong việc sử dụng lao động Do đó, ngoài các thông tin thể hiện tình hình tài chính của đơn vị, kế toán còn cần phải cung cấp cho các đối tượng của doanh nghiệp các thông tin về ảnh hưởng hoạt động của đơn vị đối với môi trường và xã hội. Tuy nhiên, hiện nay vấn đề này chưa được coi trọng. GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 30
33. Chương II: Đối tượng kế toán TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Nguyên lý kế toán Ts. Trần Đình Khôi Nguyên (chủ biên), Ts. Hoàng Tùng, Ths.Đoàn Ngọc Phi Anh, Ths. Phạm Hoài Hương. Nhà xuất bản giáo dục Giáo trình Nguyên lý kế toán PGS - Ts. Võ Văn Nhị. Nhà xuất bản tổng hợp TP. Hồ Chí Minh Giáo trình Nguyên lý kế toán Ts. Trần Qui Liên, Ths. Trần Văn Thuận, Ths. Phạm Thành Long Nhà xuất bản tài chính GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên
34. Chương III: Phương pháp chứng từ kế toán CHƯƠNG III PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 3.1. Cơ sở hình thành, nội dung và ý nghĩa của phương pháp chứng từ. 3.1.1. Cơ sở hình thành. Trong quá trình hoạt động của đơn vị, hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động tài chính được thể hiện qua các nghiệp vụ kinh tế. Nghiệp vụ kinh tế là khái niệm được dùng trong kế toán để chỉ sự thay đổi về nhiều đối tượng kế toán ít nhấtt là hai đối tượng kế toán cụ thể cần được theo dõi, tính toán và ghi chép. Ví dụ: mua nguyên vật liệu, tài sản cố định, thanh toán tiền mua hàng, thanh toán tiền nợ Số lượng và qui mô các nghiệp vụ kinh tế là khác nhau giữa các đơn vị kế toán tùy thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động và đặc điểm kinh doanh của đơn vị đó. Trong chương 1, chúng ta biết kế toán thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra quá trình hình thành và vận động của tài sản. Mà sự vận động của tài sản được thể hiện thông qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Do đó, để có thể thực hiện chức năng này, kế toán cần theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế ngay từ khi phát sinh. Điều đó đặt ra cho kế toán nhiệm vụ là phải có một phương pháp kế toán để có thể ghi nhận được ngay các thông tin về đối tượng kế toán được thể hiện thông qua các nghiệp vụ kinh tế. Hay nói cách khác, phương pháp kế toán đó phản ánh được các nghiệp vụ kinh tế phù hợp với sự biến động của đối tượng kế toán. Trong chương 2, chúng ta biết các đối tượng kế toán luôn vận động và giữa chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Chính sự vận động của các đối tượng kế toán đã ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính, trách nhiệm cá nhân và tập thể có liên quan. Những thông tin này rất được các cấp quản lý tại doanh nghiệp quan tâm. Do đó cần phải có một phương thức ghi nhận thông tin về tình trạng và sự biến động của các đối tượng kế toán liên quan khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Qua đó, xác định được trách nhiệm của các bộ phận có liên quan. Từ những lý do trên, cần phải xây dựng một phương pháp thu thập thông tin ban đầu về các đối tượng kế toán, đó là phương pháp chứng từ kế toán. 3.1.2. Nội dung của phương pháp chứng từ kế toán. Nội dung của phương pháp chứng từ kế toán: Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp “ sao chụp” các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc đối tượng hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm và sự vận động của từng đối tượng. Với nội dung này, phương pháp chứng từ có hình thức biểu hiện là hệ thống bản chứng từ để chứng minh tính hợp pháp của việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế và phản ánh một cách trung thực khách quan các nghiệp vụ đó theo thời gian và địa điểm phát sinh vào bản chứng từ, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Sau khi hoàn thành việc ghi chép, bản chứng từ chính thức được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán. Phương pháp chứng từ kế toán thông tin kịp thời tình trạng và sự vận động của từng đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý nghiệp vụ. Với nội dung này phương pháp chứng từ có hình thức là kế hoạch luân chuyển chứng từ nhằm tổ chức luân chuyển các chứng từ đến các bộ phận liên quan có nhu cầu thông tin về nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ, giúp các bộ phận đó nhận biết và xử lý thông tin cần thiết để GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 31
35. Chương III: Phương pháp chứng từ kế toán quản lý. Quy trình này do kế toán thiết lập và có thể thay đổi cho phù hợp với đặc điểm cơ cấu của doanh nghiệp trong từng thời kì. Với phương pháp chứng từ kế toán đã thực hiện được chức năng thông tin và kiểm tra về đối tượng kế toán. 3.2. Chứng từ kế toán: 3.2.1. Khái niệm: Theo tiếng Latin, chứng từ là Documentum có nghĩa là bằng cớ, chứng minh. Dễ nhận thấy rằng bản thân tên gọi đã nói lên bản chất của chứng từ. Về khái niệm, có nhiều góc độ và phương diện để tiếp cận: Về phương diện pháp lý: Chứng từ kế toán là dấu hiệu vật chất bất kì để chứng minh cho các quan hệ pháp lý và các sự kiện. Nó là văn bản chứng minh cho sự tồn tại của một sự kiện nào đó mà hậu quả pháp lý cũng gắn với nó. Chứng từ kế toán là những bằng chứng bằng giấy tờ chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và đã hoàn thành. Về phương diện thông tin: Chứng từ là đối tượng vật chất chứa đựng thông tin dưới dạng cố định và có mục đích chuyên môn để mô tả nó trong những khoản thời gian và không gian xác định. Nó là công cụ vật chất được sử dụng trong quá trình giao tiếp mà trong đó con người nhờ các phương tiện và hình thức khác nhau để mã hoá thông tin cố định theo một hình thức hợp lý. Đối với kế toán: chứng từ là một phương tiện thông tin về sự hình thành của các nghiệp vụ kinh tế và là căn cứ để ghi sổ nhằm cung cấp thông tin kịp thời và nhanh chóng cho nhà lãnh đạo, là cơ sở cho việc phân loại và tổng hợp kế toán. Theo Luật kế toán Việt Nam: chứng từ là những giấy tờ hoặc vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ để ghi sổ kế toán. Như vậy: Phương pháp chứng từ là một phương pháp kế toán được dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành trên các chứng từ hoặc vật mang tin theo thời gian và địa điểm của mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tính chất pháp lý của chứng từ thể hiện: Chứng từ kế toán là căn cứ chứng minh cho tính pháp lý của các số liệu về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên sổ kế toán. Chứng từ kế toán là căn cứ cho công tác kiểm tra việc thi hành mệnh lệnh sản xuất kinh doanh, tính hợp pháp của các nghiệp vụ. Chứng từ kế toán là căn cứ để các cơ quan tư pháp giải quyết các tranh chấp thương mại. Chứng từ kế toán là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế của Nhà nước. Chứng từ là căn cứ xác định trách nhiệm về nghiệp vụ phát sinh đối với cá nhân, đơn vị có liên quan. GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 32
36. Chương III: Phương pháp chứng từ kế toán 3.2.2. Nội dung bắt buộc của chứng từ: Trong mỗi đơn vị kế toán thường xuyên phát sinh nhiều nghiệp vụ kinh tế liên quan đến nhiều loại hoạt động của doanh nghiệp. Để có thể chứng minh cho tính hợp lý của tất cả các nghiệp vụ, doanh nghiệp cần lập ra rất nhiều chứng từ khác nhau. Trên thực tế, mặc dù chứng từ đa dạng với kết cấu và công dụng khác nhau nhưng chứng từ cần đảm bảo những nội dung bắt buộc sau: 1. Tên gọi, số hiệu của chứng từ Tên gọi của chứng từ cho biết khái quát nội dung nghiệp vụ kinh tế ghi trong chứng từ. Số hiệu chứng từ thực chất là số thứ tự của chứng từ. Việc thiết kế số hiệu chứng từ phải tuân thủ theo các quy định cụ thể của từng ngành nghề, từng lĩnh vực hoạt động của đơn vị và từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính được phản ánh trên chứng từ. Dựa vào yếu tố này người ta có thể phân loại chứng từ theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tổng hợp các số liệu các chứng từ một cách dễ dàng. 2. Ngày, tháng, năm lập chứ ng từ Cho biết nghiệp vụ kinh tế xảy ra vào thời gian nào. Đó là cơ sở để đối chiếu và kiểm tra số liệu phát sinh theo trình từ thời gian, cũng là cơ sở để quản lý chứng từ và tranh tra kinh tế tài chính. Ngày tháng năm thể hiện trên chứng từ có ý nghĩa hết sức quan trọng trong các tranh chấp pháp lý, các vụ án đang xét xử. 3. Tên, địa chỉ của cá nhân hoặc đơn vị lập chứng từ kế toán Các bên lập và nhận chứng từ có thể là một doanh nghiệp, một cơ quan, một tổ chức hoặc một cá nhân Yếu tố này là cơ sở để xác định trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kinh tế, phân loại và quản lý các nghiệp vụ kinh tế theo đối tượng liên quan. Đó cũng là cơ sở cho việc xác định, đối chiếu và thanh tra nghiệp vụ kinh tế. 4. Tên, địa chỉ của cá nhân hoặc đơn vị nhận chứng từ kế toán Cơ sở để xác định trách nhiệm của các bên có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. 5. Nội dung của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Đây là một trong những yếu tố cơ bản nhất của chứng từ. Nội dung kinh tế của chứng từ chính là nội dung của nghi ệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, nó có tác dụng giải thích rõ hơn ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, thanh tra tính hợp lý của chứng từ. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ phải được diễn đạt ngắn gọn, rõ ràng bằng chữ viết quy định thống nhất theo Luật kế toán và các quy định có liên quan. Nội dung nghiệp vụ kinh tế không được viết tắt, tẩy xóa; nội dung đó phải được thể hiện rõ ràng, dễ hiểu. Như vậy, đây là phần giúp giải thích rõ hơn về nghiệp vụ kinh tế, giúp cho việc kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ đó và giúp định khoản nghiệp vụ kinh tế. 6. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng chữ: GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 33
37. Chương III: Phương pháp chứng từ kế toán Phản ánh quy mô của nghiệp vụ kinh tế, cơ sở để ghi chép kế toán, đồng thời cũng là cơ sở để phân biệt chứng từ kế toán với các chứng từ khác sử dụng trong thanh tra, hành chính. 7. Chữ kí, họ tên của người lập chứng từ, người duyệt và những người có liên quan: Mục đích: nhằm đảm bảo tính pháp lý gắn liền với trách nhiệm vật chất. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thay đổi trách nhiệm vật chất từ người này sang người khác, từ bộ phận này sang bộ phận khác. Do đó, trên mỗi chứng từ phải có ít nhất hai chữ kí của những người hoặc bộ phận có liên quan. Chữ kí trên chứng từ phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền kí. Đối với những chứng từ thể hiện mối quan hệ giữa các pháp nhân kinh tế với nhau nhất thiết phải có chữ kí của người quản lý có thẩm quyền của đơn vị. Đối với chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền kí duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền kí trước khi thực hiện. Chữ kí trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải được kí trên từng liên. Ngoài những nội dung chủ yếu trên, mỗi chứng từ có thể bao gồm những nội dung khác tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp đối với từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh: những yếu tố bổ sung là không bắt buộc, có tác dụng giải thích rõ hơn về nghiệp vụ kinh tế để thuận lợi cho việc sử dụng chứng từ để ghi chép và tính toán. Ví dụ: Trên hóa đơn bán hàng có thể có thêm thông tin hình thức thanh toán, phương thức bán hàng; trên phiếu xuất kho có thêm cột số định mức, thời gian bảo hành . Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ thông tin nên thương mại điện tử ảnh hưởng lớn đến hoạt động của tổ chức. Do đó, chứng từ kế toán cũng có những thay đổi về hình thức biểu hiện để phù hợp với những biến đổi đó. Chứng từ điện tử ra đời. Chứng từ điện tử: Về nguyên tắc chứng từ điện tử cũng có đầy đủ những yếu tố của chứng từ như đã đề cập ở phần trên. Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như bản gốc nếu thỏa mãn 2 điều kiện là: Có sự đảm bảo tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong chứng từ điện tử khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là chứng từ điện tử hay dạng khác. Thông tin chứa trong chứng từ điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Cùng với sự công nhận chứng từ điện tử là sự công nhận giá trị pháp lý của chữ kí điện tử. 3.2.3. Phân loại: Căn cứ theo công dụng: Công dụng của chứng từ cho biết chứng từ đó được sử dụng làm gì. Theo công dụng, chứng từ kế toán bao gồm: Chứng từ mệnh lệnh: là những chứng từ mang quyết định của nhà quản lý. Chứng từ mệnh lệnh biểu thị một nghiệp vụ kinh tế cần thực hiện nhưng chưa chứng minh được kết quả của việc thực hiện nghiệp vụ đó. Do đó, bản thân chứng từ này chưa đủ căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán. GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 34
38. Chương III: Phương pháp chứng từ kế toán Ví dụ: lệnh chi tiền, lệnh xuất vật tư . Chứng từ chấp hành: là loại chứng từ biểu thị nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành, chứng từ này cho biết mức độ thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, đồng thời biểu thị cả trách nhiệm vật chất trong việc thực hiện loại nghiệp vụ đó. Loại chứng từ này được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán, tuy nhiên để đảm bảo tính pháp lý phải đính kèm với chứng từ mệnh lệnh hoặc có yếu tố thay thế được chứng từ mệnh lệnh. Ví dụ: phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hóa đơn Chứng từ thủ tục kế toán: là chứng từ kế toán để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến từng đối tượng kế toán cụ thể nhằm tạo sự thuận tiện cho việc ghi sổ kế toán theo một phương pháp ghi sổ kế toán nhất định và đối chiếu với các tài liệu khác. Loại chứng từ này chỉ là chứng từ trung gian nên phải có chứng từ ban đầu đính kèm theo mới đủ cơ sở pháp lý để chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Ví dụ: chứng từ ghi sổ trong phương pháp chứng từ ghi sổ, bảng kê chứng từ Chứng từ liên hợp: là loại chứng từ kết hợp nhiều loại công dụng trên một chứng từ. Việc sử dụng chứng từ liên hợp nhằm mục đích là giảm số lượng chứng từ sử dụng trong kế toán. Ví dụ: hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, lệnh chi kiêm phiếu chi Ý nghĩa: Cách phân loại này giúp chúng ta xác định được phạm vi sử dụng chứng từ, là cơ sở để sử dụng chứng từ hợp lý, phù hợp với công dụng của từng loại chứng từ. Căn cứ vào địa điểm lập chứng từ: Chứng từ bên trong: Là loại chứng từ được lập trong phạm vi đơn vị, tổ chức kế toán không phụ thuộc vào đặc điểm của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chứng từ bên trong bao gồm các chứng từ thể hiện: Quan hệ trong nội bộ đơn vị: chứng từ này được lập tại đơn vị để giải quyết các quan hệ trong nội bộ đơn vị như: phiếu xuất vật tư cho các bộ phận, bảng kê thanh toán tiền lương, bảng kê tài sản sử dụng tại các bộ phận Quan hệ với bên ngoài : chứng từ được lập tại đơn vị nhưng để giải quyết các quan hệ với các thực thể bên ngoài như: hóa đơn bán hàng, biên bản bàn giao tài sản Chứng từ bên ngoài: Là loại chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đơn vị nhưng được lập tại đơn vị khác. Ví dụ: hóa đơn mua hàng, hóa đơn thanh toán tiền vận chuyển thuê ngoài Ý nghĩa: cách phân loại này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế, tài chính; phân biệt mức độ quan tâm trong việc kiểm tra đối chiếu với từng loại chứng từ. Căn cứ vào mức khái quát của thông tin trong bản chứng từ: Chứng từ ban đầu (chứng từ gốc): là chứng từ được lập khi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, là "tấm hình" chụp lại nghiệp vụ kinh tế. Đây là chứng từ có đầy đủ giá GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 35