Bài giảng Kỹ năng soạn thảo văn bản

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng soạn thảo văn bản

1. NIAGS TRAINING CENTRE CHÀO MỪNG CÁC BẠN THAM DỰ KHÓA KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN
2. NIAGS TRAINING CENTRE MỤC TIÊU KHÓA HỌC  PHÂN BIỆT CÁC LOẠI VĂN BẢN  NGUYÊN TẮC SOẠN THẢO VĂN BẢN  KỸ NĂNG SOẠN THẢO CÁC VĂN BẢN THƯỜNG DÙNG TRONG CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY.
3. NIAGS TRAINING CENTRE Nguyên tắc lớp học  Cùng chia sẻ.  Làm việc tích cực.  Không chỉ trích, phê phán.
4. NIAGS TRAINING CENTRE VĂN BẢN LÀ GÌ
5. NIAGS TRAINING CENTRE CÁC LOẠI VĂN BẢN  VĂN BẢN PHÁP QUY  VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
6. NIAGS TRAINING CENTRE CÁC LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ▪ Công văn, thông báo ▪ Báo cáo ▪ Biên bản
7. NIAGS TRAINING CENTRE QUY ĐỊNH TRÌNH BÀY VĂN BẢN  THỂ THỨC VĂN BẢN  KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN  NỘI DUNG VĂN BẢN.
8. NIAGS TRAINING CENTRE THỂ THỨC VĂN BẢN Tập hợp các cấu thành phần văn bản bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản được nhà nước quy định ( thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP)
9. NIAGS TRAINING CENTRE KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN  Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác do TCT hoặc NIAGS quy định
10. NIAGS TRAINING CENTRE NỘI DUNG VĂN BẢN  Trả lời câu hỏi:  Văn bản viết nội dung gì? (WHAT)  Văn bản viết cho ai (WHO)  Văn bản viết như thế nào ( HOW)
11. NIAGS TRAINING CENTRE KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN
12. NIAGS TRAINING CENTRE SOẠN THẢO CÔNG VĂN
13. NIAGS TRAINING CENTRE DÙNG CÔNG VĂN KHI NÀO? ✓ Giao dịch/trao đổi thông tin ✓ Hướng dẫn thực hiện, trả lời ✓ Đôn đốc, nhắc nhở thực hiện nhiệm vụ ✓ Đề nghị, trình một kế hoạch lên cấp trên
14. NIAGS TRAINING CENTRE PHÂN LOẠI CÔNG VĂN ➢ Phúc đáp ➢ Đôn đốc, nhắc nhở ➢ Đề nghị
15. NIAGS TRAINING CENTRE BỐ CỤC CÔNG VĂN ▪ Quốc hiệu ▪ Địa danh, ngày, tháng, năm ▪ Tên cơ quan ▪ Số và ký hiệu ▪ Trích yếu công văn ▪ Nội dung (*) ▪ Nơi nhận, chữ ký và con dấu
16. NIAGS TRAINING CENTRE NỘI DUNG CÔNG VĂN ▪ Phần mở đầu ▪ Phần nội dung ▪ Phần kết luận
17. NIAGS TRAINING CENTRE PHẦN MỞ ĐẦU CỦA CÔNG VĂN ▪ Nêu lý do tại sao viết công văn. ▪ Tuỳ theo nội dung công văn mà có cách đặt vấn đề khác nhau.
18. NIAGS TRAINING CENTRE NỘI DUNG CỦA CÔNG VĂN ▪ Trình bày vấn đề chính. ▪ Nên sắp xếp hợp lý, vấn đề nào cần nêu trước, vấn đề gì cần nêu sau ▪ Cần trình bày cụ thể, rõ ràng, chính xác yêu cầu để đạt mục tiêu chung của công văn. ▪ Sử dụng văn phong hành chính.
19. NIAGS TRAINING CENTRE Yêu cầu đối với từng loại công văn ▪ Trả lời: Dứt khoát, dễ hiểu, nói rõ quan điểm trong việc giải quyết vấn đề đó. ▪ Giải thích: Phải khách quan, cụ thể để cấp dưới dễ thực hiện. ▪ Từ chối: Phải lịch sự. ▪ Đề xuất: Phải logic, lập luận chặt chẽ, xác đáng. ▪ Nhắc nhở: Phải nghiêm khắc, tế nhị ▪ Tiếp thu phê bình: Phải mềm mỏng, khiêm tốn.
20. NIAGS TRAINING CENTRE Phần kết luận của công văn ▪ Viết ngắn gọn và phải xác định được trách nhiệm thực hiện, đưa ra yêu cầu hoặc kết luận vấn đề. ▪ Viết lời trân trọng kính chào hoặc cảm ơn trước khi kết thúc.
21. NIAGS TRAINING CENTRE SOẠN THẢO THÔNG BÁO
22. NIAGS TRAINING CENTRE ĐẶC ĐIỂM CỦA THÔNG BÁO Thông báo là văn bản hành chính thông thường không mang tính chất quy phạm. Được dùng chủ yếu để truyền đạt nội dung của một quyết định, một thông tin , một sự việc cho cơ quan, đơn vị, cá nhân biết.
23. NIAGS TRAINING CENTRE MỤC ĐÍCH – NỘI DUNG – VĂN PHONG - Mục đích: Thông báo một quyết định, một tin tức, một sự việc cho cơ quan, đơn vị, cá nhân. - Nội dung: Giới thiệu thẳng nội dung cần thông báo. - Văn phong: Ngắn gọn, dễ hiệu, đủ lượng thông tin cần thiết
24. NIAGS TRAINING CENTRE Ví dụ về một mẫu thông báo
25. NIAGS TRAINING CENTRE SOẠN THẢO BÁO CÁO
26. NIAGS TRAINING CENTRE Báo cáo là gì? - Là loại văn bản dùng để trình bày các kết quả đã đạt được trong hoạt động cuả một cơ quan, một tổ chức nhằm cung cấp thông tin, tình hình và kết quả thực hiện.
27. NIAGS TRAINING CENTRE Mục đích của báo cáo - Đánh giá thực tế tình hình quản lý, lãnh đạo, là căn cứ để ra quyết định quản lý - Mô tả sự phát triển, diễn biến của một công việc, một vấn đề do nhu cầu của hoạt động quản lý và lãnh đạo đặt ra.
28. NIAGS TRAINING CENTRE Đặc điểm của báo cáo ▪ Có thể viết định kỳ nhưng cũng có thể viết theo yêu cầu của cơ quan quản lý. Thông qua báo cáo cơ quan cấp trên kiểm tra hoạt động của cơ quan cấp dưới; ▪ Sử dụng những sự việc, sự kiện với tất cả nhưng con số thống kê chính xác. ▪ Sự kiện sắp xếp theo một trật tự logic nhất định, làm cho người nhận báo cáo đánh giá đúng thực trạng của vấn đề, sự việc, sự kiện.
29. NIAGS TRAINING CENTRE CÁC LOẠI BÁO CÁO ✓ Thường kỳ ✓ Bất thường ✓ Sơ kết/tổng kết ✓ Chuyên đề
30. NIAGS TRAINING CENTRE Cách viết báo cáo - Tuỳ theo mỗi loại báo cáo để xây dựng bố cục thích hợp. - Trước khi viết báo cáo phải xác định yêu cầu của báo cáo hoặc có thể căn cứ vào mục đích, yêu cầu qui định của cấp trên.
31. NIAGS TRAINING CENTRE Nội dung báo cáo  Nêu tình hình công việc hoặc mô tả sự việc đã xảy ra trong thực tế.  Phân tích/đánh giá kết quả, tình hình: Xác định tồn tại, nguyên nhân cần tiếp tục giải quyết  Nêu những phương pháp, cách giải quyết vấn đề hoặc kiến nghị (nếu có)
32. NIAGS TRAINING CENTRE Bài tập về nhà Anh/chị hãy viết một bản báo cáo về tình hình hoạt động trong tuần/tháng làm việc của đơn vị nơi anh/chị đang làm việc.
33. NIAGS TRAINING CENTRE Soạn thảo/viết biên bản
34. NIAGS TRAINING CENTRE Đặc điểm biên bản ▪ Ghi chép lại những sự việc đã, đang xảy ra trong hoạt động của tổ chức ▪ được lưu lại để chứng minh hoặc sử dụng khi cần thiết hoặc làm cơ sở cho một quyết định quản lý
35. NIAGS TRAINING CENTRE Yêu cầu ghi chép biên bản ▪ Ghi chép toàn bộ các chi tiết cần thiết một cách trung thực, khách quan.
36. NIAGS TRAINING CENTRE Bố cục của biên bản ▪ Phần mở đầu ▪ Phần tiến hành hội nghị/cuộc họp ▪ Phần ghi chép những sự việc kết thúc hội nghị/cuộc họp
37. NIAGS TRAINING CENTRE Phần mở đầu  Quốc hiệu  Tên văn bản  Giờ, ngày, tháng, năm khai mạc  Địa điểm  Thành phần tham gia: + Số người có mặt + Số người vắng mắt (có thể ghi rõ lý do) + Đại biểu được mời (nếu có)  Lý do hội nghị/cuộc họp  Chương trình  Chủ tọa  Thư ký
38. NIAGS TRAINING CENTRE Phần tiến hành hội nghị/cuộc họp ▪ Báo cáo (ghi tên người báo cáo) ▪ Thảo luận: Những vấn đề do chủ tọa nêu ▪ Các ý kiến thảo luận ▪ Ý kiến kết luận của chủ tọa
39. NIAGS TRAINING CENTRE Phần ghi chép sự việc kết thúc ▪ Tóm tắt báo cáo hoặc phát biểu của đại biểu. ▪ Tóm tắt báo cáo hoặc lời bế mạc của chủ toạ. ▪ Ngày, giờ bế mạc. ▪ Chữ ký của thư ký và chủ toạ.
40. NIAGS TRAINING CENTRE Mẫu biên bản hiện hành (tham khảo)
41. NIAGS TRAINING CENTRE Những lỗi thường gặp khi soan thảo văn bản  Sai thể thức.  Nội dung không rõ ý.  Câu văn dài dòng, rườm rà.  Người viết muốn diễn đạt theo suy luận của mình . Không theo logic của người đọc.
42. NIAGS TRAINING CENTRE Những lưu ý khi soạn thảo văn bản  Chuẩn bị và lưu một số mẫu văn bản chuẩn hiện hành trong máy tính ( báo cáo, thông báo, biên bản ).  Nghiên cứu kỹ đối tượng, mục đích và nội dung của văn bản định trình bày.  Làm dàn ý.  Trả lời các câu hỏi: Viết cho ai? Để làm gi? Viết như thế nào? Người đọc có hiểu hay không?  Dùng các câu văn ngắn gọn, đơn giản. Tránh dùng những câu dài dòng, nhiều vế, nhiều từ nối.  Đọc kỹ lại văn bản sau khi đã làm xong. Kiểm tra lỗi chính tả, văn phong, nội dung, hình thức văn bản.  Nhờ một người đọc lại xem văn bản đã rõ ý chưa?