›
›

Bài giảng Kỹ năng soạn thảo và quản lý văn bản

doc 52 trang phuongnguyen 2820
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Kỹ năng soạn thảo và quản lý văn bản", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • docbai_giang_ky_nang_soan_thao_va_quan_ly_van_ban.doc

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng soạn thảo và quản lý văn bản

  1. Bài giảng KỸ NĂNG SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
  2. I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1. Khái quát chung về văn bản a) Khái niệm về văn bản Con người có thể thực hiện giao tiếp bằng nhiều cách khác nhau. Trong đó, giao tiếp bằng ngôn ngữ là hoạt động giao tiếp phổ biến nhất. Hoạt động này có thể được diễn đạt bằng ngôn ngữ viết hoặc bằng ngôn ngữ nói. Sản phẩm của quá trình giao tiếp bằng ngôn ngữ nói được gọi là diễn ngôn (discourse), còn sản phẩm của giao tiếp bằng chữ viết chính là văn bản (text). Vậy văn bản là gì? Đến nay, kết quả nghiên cứu cho thấy, có nhiều cách giải thích khác nhau về văn bản. Theo Từ điển tiếng Việt của Trung tâm Từ điển học do NXB Khoa học xã hội xuất bản năm 1994 thì "Văn bản là một chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung ý nghĩa trọn vẹn". Quan niệm khác lại cho rằng văn bản là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định 1. Văn bản được ghi trên các chất liệu bằng đất, đá, da, lá, gỗ, tre, giấy, băng, đĩa, phim Từ nghiên cứu trên đây và thực tế hoạt động của các cơ quan, tổ chức có thể hiểu khái quát văn bản như sau: Theo nghĩa rộng: Văn bản là bản thành văn được ghi trên vật mang tin như đất, đá, da, lá, gỗ, tre, giấy, băng, đĩa, phim bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định tạo thành một chỉnh thể mang nội dung ý nghĩa trọn vẹn. Theo nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành2. Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục luật định, trong đó có quy tắc 1 Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, năm 1977, trang 25 2 Nghị đinh số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
  3. xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung và được Nhà nước bảo đảm đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội. Văn bản hành chính là văn bản do các cơ quan, tổ chức ban hành để điều hành hoạt động hành chính như: triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình hoạt động trong các cơ quan, tổ chức hoặc để trao đổi, giao dịch, liên kết hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân với nhau. Văn bản chuyên ngành là văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để giải quyết chuyên môn nghiệp vụ thuộc một ngành hay lĩnh vực. b) Đặc điểm của văn bản V.bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức có một số đặc điểm sau đây: Thứ nhất, rất đa dạng về loại hình (hình thức) Mặc dù các hình thức văn bản quy phạm pháp luật đã được đơn giản hoá nhưng theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật được Quốc hội thông qua năm 2008, các hình thức đó vẫn rất đa dạng. Đó là: Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội; Pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội; Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; Nghị định của Chính phủ; Quyết định của Thủ tướng Chính phủ; Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thông tư của Chánh án Toà án nhân dân tối cao; Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước; Nghị quyết liên tịch giữa Uỷ ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội; Thông tư liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; Nghị quyết của Hội đồng nhân dân và Quyết định, Chỉ thị của Uỷ ban nhân dân 3. Cùng với sự đa dạng của hình thức văn bản quy phạm pháp luật là sự đa dạng của văn bản hành chính. Theo quy định của pháp luật hiện hành, văn bản hành chính gồm có các loại như: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, 3 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật được bổ sung , sửa đổi năm 2008
  4. thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công”4. Sự đa dạng đó còn được thể hiện ở nhóm văn bản chuyên ngành. Theo quy định của pháp luật hiện hành thì người đứng đầu bộ, ngành được quyền ban hành những loại văn bản phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ của ngành, lĩnh vực được giao quản lý. Ví dụ: ngành tài chính có chứng từ, hoá đơn ; ngành giáo dục có văn bằng, chứng chỉ ; ngành y tế có giấy khám sức khoẻ, phác đồ điều trị ; ngành xây dựng có bản vẽ thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công, bản vẽ hoàn công Thứ hai, rất phong phú về nội dung Trong khi nội dung của văn bản quy phạm pháp luật chứa đựng các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội và có hiệu lực bắt buộc áp dụng chung thì nội dung của văn bản hành chính lại phản ánh các ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn, điều hành, giải quyết các công việc cụ thể hoặc phản ánh kết quả hoạt động thực tiễn của cơ quan, tổ chức và nội dung văn bản chuyên ngành thường phản ánh chuyên môn nghiệp vụ thuộc ngành, lĩnh vực. Như vậy, có thể nhận thấy nội dung văn bản là rất phong phú, phản ánh bao quát toàn bộ các lĩnh vực của đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Thứ ba, do cơ quan, tổ chức ban hành phù hợp với hình thức và thẩm quyền được giao - Về thẩm quyền nội dung, các cơ quan, tổ chức có quyền ban hành văn bản phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. - Về thẩm quyền thể thức: Đối với văn bản quy phạm pháp luật thì chỉ một số chức danh nhà nước và cơ quan nhà nước được quyền ban hành hoặc phối hợp với cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị - xã hội ban hành một hoặc một số loại văn bản mang tính quy phạm pháp luật. Đối với văn bản hành chính, tất cả các cơ quan, tổ chức đều được quyền ban hành hay nói một cách khác văn bản hành chính không bị hạn chế về thẩm quyền ban hành. 4 Khoản 2, Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư
  5. Thứ tư, được ban hành theo đúng trình tự, thủ tục luật định (đối với văn bản quy phạm PL) hoặc theo quy trình soạn thảo và ban hành VB (đối với VB hành chính). Thứ năm, được thực hiện thống nhất theo đúng quy định của pháp luật về thể thức và kỹ thuật trình bày. Thứ sáu, được diễn đạt bằng ngôn ngữ và văn phong hành chính (phổ thông, đơn giản, rõ ràng, khách quan, lịch sự). c) Yêu cầu của văn bản Thứ nhất, văn bản được ban hành phải đúng thẩm quyền và hình thức. Thứ hai, nội dung văn bản phải chỉ rõ phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng và những vấn đề được điều chỉnh hoặc giải quyết phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và phải có tính khả thi; Thứ ba, văn bản phải được ban hành theo trình tự, thủ tục luật định hoặc đúng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản Thứ tư, VB phải được thực hiện theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Thứ năm, văn bản phải được diễn đạt theo đúng ngôn ngữ và văn phong hành chính với các đặc tính cơ bản sau đây: - Tính chính xác: Sự chính xác của văn bản không chỉ thể hiện ở số liệu, ở sự viện dẫn các căn cứ pháp lý trong văn bản mà còn được thể hiện ở việc sử dụng từ ngữ, viết câu và sắp xếp bố cục. Từ ngữ sử dụng cần thể hiện nhất quán trong văn bản; sử dụng từ đơn nghĩa. Nếu sử dụng từ chuyên môn cần phải được giải thích rõ trong văn bản. Câu văn phải được viết ngắn gọn, rõ ý. Bố cục phải chặt chẽ, lôgíc. - Tính phổ thông: Đối tượng tiếp nhận của văn bản, nhất là văn bản quy phạm pháp luật là tất cả các giai tầng trong xã hội. Vì vậy, ngôn ngữ biểu đạt phải mang tính phổ thông, đại chúng, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu đối với quần chúng nhân dân. Tuy nhiên, cần tránh việc sử dụng ngôn ngữ suồng sã, khẩu ngữ, tiếng lóng, tiếng địa phương, các từ nước ngoài chưa được Việt hoá ở phạm vi toàn quốc. - Tính khách quan: Văn bản phải được trình bày khách quan, nhân danh cơ quan, tổ chức cho dù văn bản đó do một người hoặc một số người soạn thảo.
  6. - Tính lịch sự: Văn bản hành chính là tiếng nói của cơ quan, tổ chức nên lời văn phải lịch sự thể hiện sự tôn trọng các chủ thể thi hành hoặc thể hiện nét đẹp trong văn hoá giao tiếp và qua đó làm tăng uy tín của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. - Tính khuôn mẫu: Tính khuôn mẫu của văn bản được thể hiện rõ nét trong quy định về bố cục văn bản; về kỹ thuật trình bày văn bản và trong việc sử dụng các cụm thông dụng. Điều đó chẳng những tạo điều kiện thuận lợi cho người soạn thảo văn bản mà còn giúp cho người tiếp nhận văn bản dễ dàng đón bắt thông tin cần thiết. 2. Khái quát chung về quản lý văn bản a) Khái niệm quản lý văn bản Quản lý VB là việc tổ chức và giải quyết văn bản theo những yêu cầu nhất định. b) Ý nghĩa của quản lý văn bản Việc quản lý văn bản có ý nghĩa sau: - Giúp cho việc quản lý số lượng, chất lượng văn bản được chặt chẽ; - Giúp cho việc tìm kiếm văn bản được thuận tiện và dễ dàng khi có yêu cầu; - Giúp cho CB, CC, viên chức giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác; - Lưu giữ được bằng chứng về hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân; - Tạo tiền đề để làm tốt công tác lưu trữ sau này. c) Yêu cầu của quản lý văn bản - Yêu cầu đối với việc quản lý văn bản đi, văn bản đến + Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan, tổ chức. + Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng chỉ mức độ khẩn: “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. + Văn bản đến thuộc Danh mục bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) phải chuyển đến Văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ “Tài liệu mật đến” để theo dõi và chuyển kịp thời đến người có trách nhiệm giải quyết. - Yêu cầu đối với việc lập và quản lý hồ sơ
  7. + Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao chủ trì theo dõi hoặc giải quyết và quản lý hồ sơ đó đến khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan. Hồ sơ được lập phải đáp ứng các yêu cầu sau: + Phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và đúng thực tế công việc mà cá nhân được giao chủ trì giải quyết. Không đưa vào hồ sơ những tài liệu không liên quan đến công việc đó. + Văn bản giấy tờ trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến sự việc. + Những văn bản trong hồ sơ phải có giá trị pháp lý, có độ tin cậy cao. d) Nội dung quản lý văn bản Nội dung quản lý văn bản bao gồm: - Quản lý văn bản đến; - Quản lý văn bản đi; - Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. Chi tiết quản lý văn bản xem phần II. Kỹ năng quản lý văn bản của chuyên đề này. II. KỸ NĂNG SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1. Kỹ năng soạn thảo văn bản a) Quyết định Q.định là loại văn bản được sử dụng phổ biến trong hoạt động của các CQ, tchức. - Các loại quyết định: Có hai loại quyết định là quyết định mang tính quy phạm pháp luật và quyết định cá biệt. + Quyết định quy phạm pháp luật là quyết định thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, Tổng Kiểm toán Nhà nước và Uỷ ban nhân dân, trong đó: Quyết định của Chủ tịch nước được ban hành để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch nước do Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội quy định;
  8. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ được ban hành để quy định các biện pháp lãnh đạo, điều hành hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở; chế độ làm việc với các thành viên Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ; các biện pháp chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các thành viên Chính phủ; kiểm tra hoạt động của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các cấp trong việc thực hiện chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước; Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước được ban hành để quy định, hướng dẫn các chuẩn mực kiểm toán nhà nước; quy định cụ thể quy trình kiểm toán, hồ sơ kiểm toán; Quyết định của Uỷ ban nhân dân được ban hành để thực hiện chủ trương, chính sách, biện pháp trong các lĩnh vực kinh tế, nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi, đất đai, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, giao thông vận tải, xây dựng, quản lý và phát triển đô thị, thương mại, dịch vụ, du lịch, giáo dục và đào tạo, văn hoá, thông tin, thể dục thể thao, y tế, xã hội, khoa học và công nghệ, tài nguyên và môi trường, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, thi hành pháp luật, xây dựng chính quyền địa phương và quản lý địa giới hành chính trên địa bàn và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan của cơ quan nhà nước cấp trên. + Quyết định cá biệt là quyết định mà tất cả các cơ quan, tổ chức đều có thể ban hành để giải quyết các công việc cụ thể như quyết định các vấn đề về nhân sự (tuyển dụng, thuyên chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật ); quyết định về công tác tổ chức (thành lập, chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ) hoặc quyết định phê duyệt đề án, kế hoạch hoặc ban hành quy chế, quy định - Thể thức và kỹ thuật trình bày quyết định: Được thực hiện thống nhất theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ.
  9. TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC NAM (2) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: (3) /QĐ- (4) (5) , ngày tháng năm 20 QUYẾT ĐỊNH Về (6) THẨM QUYỀN BAN HÀNH (7) Căn cứ (8) ; Xét đề nghị của , QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. (9) Điều /. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (10) - ; (Chữ ký, dấu cơ quan) - ; - Lưu: VT, (11). A.xx(12). Họ và tên - Kỹ năng soạn thảo quyết định: Căn cứ vào thể thức và kỹ thuật trình bày quyết định trên đây tiến hành soạn thảo quyết định, cụ thể như sau: (1) Ghi tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định. (3) Đối với quyết định mang tính quy phạm ghi năm ban hành nhưng đối với quyết định cá biệt không ghi năm ban hành giữa số và ký hiệu của văn bản.
  10. (4) Ghi chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định. (5) Ghi địa danh và tháng năm ban hành văn bản; riêng tháng 1 và tháng 2 cần ghi thêm số 0 ở trước các chữ số đó. (6) Ghi trích yếu nội dung của quyết định. (7) Trường hợp cơ quan, tổ chức hoạt động theo chế độ thủ trưởng thì thẩm quyền ban hành văn bản là chức danh của người đứng đầu cơ quan (ví dụ: Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Cục trưởng Cục Tần số Vô tuyến điện, Giám đốc Trung tâm Tin học, Viện trưởng Viện Khoa học tổ chức Nhà nước ). Trường hợp cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể thì thẩm quyền ban hành văn bản là tên của tập thể đó (Ví dụ: Hội đồng nhân dân tỉnh Thái Bình, Uỷ ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh ). (8) Nêu căn cứ ban hành quyết định Một quyết định thường có ba nhóm căn cứ sau: - Căn cứ vào văn bản quy định quyền hạn của chủ thể được ra quyết định (Ví dụ: Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành quyết định thì căn cứ được ghi là "Căn cứ Nghị định số 45/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng 5 năm 2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ"); - Căn cứ pháp lý có liên quan đến nội dung quyết định (viện dẫn tất cả các văn bản có liên quan theo thứ tự từ cao xuống thấp, nếu ngang nhau thì xếp theo thứ tự thời gian và theo trật tự: tên gọi, số và ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản, tác giả, trích yếu nội dung văn bản); - Căn cứ thực tiễn (yêu cầu của đơn vị hoặc năng lực cán bộ) và thủ tục trình (theo đề nghị hoặc xét đề nghị của ai), Lưu ý: sau mỗi căn cứ là dấu chấm phảy (;) và cuối căn cứ cuối cùng là dấu phảy (,) (9) Trình bày nội dung quyết định. Nội dung quyết định được thể hiện ở dạng điều, khoản. Tuỳ theo từng loại quyết định mà bố trí các điều, khoản cho phù hợp. Đối với quyết định về bổ nhiệm thường có các điều sau:
  11. Điều 1. Bổ nhiệm ai giữ chức vụ gì Điều 2. Lương và phụ cấp được hưởng Điều 3. Hiệu lực và trách nhiệm thi hành Đối với quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức, có thể có các điều sau: Điều 1. Vị trí, chức năng Điều 2. Nhiệm vụ, quyền hạn Điều 3. Cơ cấu tổ chức và biên chế Điều 4. Hiệu lực và trách nhiệm thi hành Đối với quyết định phê duyệt/ban hành một văn bản kèm theo thường có các điều sau: Điều 1. Phê duyệt/ban hành kèm theo Quyết định này Đề án/ Quy định/Quy chế Điều 2. Hiệu lực và trách nhiệm thi hành Lưu ý: Điều và tên điều viết đậm (nếu có thể). (10) Ghi quyền hạn như: Thay mặt (TM.), Ký thay (KT.), Thừa lệnh (TL.), Thừa uỷ quyền (TUQ.); chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Thứ trưởng, Cục trưởng, Phó Cục trưởng, Giám đốc, Phó Giám đốc, v.v và họ, tên người ký văn bản. (11) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). (12) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). b) Công văn Công văn là một trong những loại văn bản hành chính được dùng để trả lời, để đề nghị, để yêu cầu, để lấy ý kiến, để đôn đốc/nhắc nhở, để hướng dẫn, để trao đổi công việc hoặc để triệu tập họp - Thể thức và kỹ thuật trình bày công văn được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, cụ thể như sau:
  12. TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC NAM (2) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: / (3) - (4) (5) , ngày tháng năm 20 V/v (6) Kính gửi: - ; - .(.) (7) /. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ(8) - Như trên; (Chữ ký, dấu cơ quan) - ; - Lưu: VT, (9). A.xx(10). Họ và tên Địa chỉ: ĐT: (043) XXXXXXX, Fax: (043) XXXXXXX E-Mail: Website: (11) - Kỹ năng soạn thảo công văn: Căn cứ vào thể thức và kỹ thuật trình bày công văn trên đây tiến hành soạn thảo công văn, cụ thể như sau: (1) Ghi tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn. (3) Ghi chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh NN ban hành công văn. (4) Ghi chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn (5) Ghi địa danh và tháng, năm ban hành văn bản (6) Ghi trích yếu nội dung công văn. (7) Nội dung công văn
  13. Nội dung công văn được soạn thảo tuỳ thuộc vào mục đích của công văn. Đối với công văn trả lời/phúc đáp: Nếu là công văn trả lời/phúc đáp thì nội dung được trình bày như sau: Mở đầu: Trả lời/Phúc đáp Công văn số ngày của ai về , (Ghi tên cơ quan, tổ chức trả lời văn bản) có ý kiến như sau: Nội dung: Trả lời theo thứ tự nội dung văn bản đề nghị hoặc yêu cầu; trường hợp không đồng ý thì cần nêu rõ lý do. Kết thúc: Nhận được công văn này nếu còn vấn đề nào chưa rõ, Quý cơ quan vui lòng liên hệ với (ghi tên cơ quan hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ) để được giải đáp. Xin chân thành cảm ơn./. Đối với công văn đề nghị: Công văn đề nghị là công văn do cơ quan cấp dưới soạn thảo để gửi lên cơ quan cấp trên hoặc do cơ quan cùng cấp soạn thảo để gửi cho nhau. Đối với loại công văn này, bố cục nội dung được trình bày như sau: Mở đầu: Nêu mục đích đề nghị Nội dung: Nêu đề nghị (Nếu có nhiều đề nghị thì mỗi đề nghị tương ứng với một khoản) Kết thúc: Mong muốn đề nghị được chấp thuận (Kính đề nghị (ghi tên cơ quan được đề nghị) xem xét và giải quyết. Xin chân thành cảm ơn./. Đối với công văn yêu cầu: Công văn yêu cầu là công văn do cơ quan cấp trên soạn thảo để gửi cho cơ quan cấp dưới. Đối với loại công văn này, bố cục nội dung được trình bày như sau: Mở đầu: Nêu lý do yêu cầu Nội dung: Nêu rõ yêu cầu (Nếu có nhiều yêu cầu thì mỗi yêu cầu trình bày thành một khoản riêng) Kết thúc: Yêu cầu (ghi tên cơ quan được yêu cầu) thực hiện và báo cáo kết quả về (ghi tên cơ quan yêu cầu) trước ngày tháng năm .
  14. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc xin liên hệ với (ghi tên cơ quan, cá nhân, địa chỉ liên hệ) để được kịp thời giải đáp./. Đối với công văn lấy ý kiến: Công văn này dùng để lấy ý kiến góp ý cho dự thảo văn bản hoặc đề án, dự án quan trọng. Đối với loại công văn này, bố cục nội dung được trình bày như sau: Mở đầu: Nêu mục đích Nội dung: Trình bày cụ thể những vấn đề cần lấy ý kiến Kết thúc: Ý kiến đóng góp xin Quý cơ quan vui lòng gửi về (ghi tên cơ quan hoặc người nhận) trước ngày tháng năm Xin chân thành cảm ơn./. (8) Ghi quyền hạn: Thay mặt (TM.), Ký thay (KT.), Thừa lệnh (TL.), Thừa uỷ quyền (TUQ.); chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Thứ trưởng, Cục trưởng, Phó Cục trưởng, Giám đốc, Phó Giám đốc, v.v . (9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). (10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành. (11) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ E-Mail; Website (nếu cần). c) Kế hoạch Kế hoạch là một trong những loại văn bản hành chính được dùng để xác định một cách có hệ thống những công việc dự định sẽ làm trong một thời gian nhất định (kế hoạch dài hạn (05 năm trở lên), kế hoạch trung hạn (02 năm trở lên đến dưới 05 năm), kế hoạch ngắn hạn (tháng, quý, năm) hoặc để triển khai một công việc cụ thể. - Thể thức và kỹ thuật trình bày Kế hoạch được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, cụ thể như sau:
  15. TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC NAM (2) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: / (3) - (4) (5) , ngày tháng năm 20 KẾ HOẠCH (6) (7) /. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (8) - ; (Chữ ký, dấu cơ quan) - ; - Lưu: VT, (9). A.xx(10). Họ và tên - Kỹ năng soạn thảo kế hoạch: Căn cứ vào thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản có tên loại nêu trên tiến hành soạn thảo kế hoạch, cụ thể như sau: (1) Ghi tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
  16. (2) Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản. (3) Ghi chữ viết tắt tên loại văn bản. (4) Ghi chữ viết tắt tên cq, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản. (5) Ghi địa danh và tháng, năm ban hành văn bản (6) Ghi trích yếu nội dung văn bản (Ví dụ: Tổ chức Hội nghị triển khai thực hiện Luật Cán bộ, công chức); (8) Trình bày nội dung văn bản. Nội dung văn bản được bố cục tuỳ thuộc vào loại kế hoạch soạn thảo. Đối với kế hoạch dài hạn và trung hạn: Nội dung kế hoạch có thể chia thành các phần sau: Phần mở đầu: Khái quát tình hình, dự báo thuận lợi và khó khăn và thách thức. Phần nội dung: Nêu rõ mục tiêu (mục tiêu tổng quát, mục tiêu cụ thể), những nhiệm vụ trọng tâm và những chỉ tiêu chủ yếu và các giải pháp Phần tổ chức thực hiện: Xác định cụ thể trách nhiệm của những cơ quan, tổ chức thực hiện. Đối với kế hoạch ngắn hạn: Nội dung kế hoạch có thể trình bày ở dạng bảng như sau: STT Nội dung công việc Đơn vị chủ trì Đơn vị Thời gian phối hợp hoàn thành Đối với kế hoạch triển khai một công việc cụ thể: Nội dung kế hoạch có thể có các phần sau:
  17. Phần mở đầu: Xác định rõ mục đích, yêu cầu Phần nội dung: Xác định chi tiết những công việc cần làm Phần tổ chức thực hiện: Xác định cụ thể những đơn vị, cá nhân thực hiện; thời hạn hoàn thành. (9) Ghi quyền hạn: Thay mặt (TM.), Ký thay (KT.), Thừa lệnh (TL.), Thừa uỷ quyền (TUQ.); chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Thứ trưởng, Cục trưởng, Phó Cục trưởng, Giám đốc, Phó Giám đốc, v.v (10) Ghi chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). (11) Ghi ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). d) Tờ trình Tờ trình là một trong những loại văn bản hành chính được dùng để trình bày lên cấp trên xem xét phê duyệt một đề án/dự án hoặc giải quyết một công việc nào đó. - Thể thức và kỹ thuật trình bày Tờ trình được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, cụ thể như sau: TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC NAM (2) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: / (3) - (4) (5) , ngày tháng năm 20 TỜ TRÌNH (6) Kính gửi: (.7)
  18. /. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (8) - ; (Chữ ký, dấu cơ quan) - ; - Lưu: VT, (9). A.xx(10). Họ và tên - Kỹ năng soạn thảo tờ trình: Căn cứ vào thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản có tên loại nêu trên tiến hành soạn thảo tờ trình, cụ thể như sau: 1) Ghi tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản. (3) Ghi chữ viết tắt tên loại tờ trình (TTr). (4) Ghi chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức. (5) Ghi địa danh và tháng, năm ban hành tờ trình. (6) Ghi trích yếu nội dung tờ trình (Ví dụ: Xin phê duyệt Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản) (8) Trình bày nội dung tờ trình như sau: Mở đầu: Nêu lý do trình hay nói một cách khác là sự cần thiết của vấn đề được trình xét trên phương diện lý luận và thực tiễn và pháp luật quy định. Nội dung: Cần trình bày những vấn đề sau: - Nêu rõ những nội dung trình. Đối với vấn đề trình đơn giản có thể trình bày trực tiếp trong Tờ trình; đối với những vấn đề phức tạp thì trong nội dung Tờ trình chỉ cần trình bày tóm tắt những nội dung chính, những nội dung cụ thể được trình bày tại các văn bản (đề án, dự án, kế hoạch ) kèm theo;
  19. - Nêu các phương án thực hiện có tính khả thi; trong trường hợp cần thiết có thể trình một vài phương án có phân tích ưu nhược điểm của từng phương án và đề xuất quan điểm chọn phương án của cơ quan trình. Có thể dự kiến những khó khăn, vướng mắc và đề xuất các giải pháp nhằm bảo đảm chất lượng và tiến độ công việc; - Phân tích hiệu quả của vấn đề trình duyệt để tạo sức thuyết phục cho tờ trình được phê duyệt. Kết thúc: Kính trình (ghi rõ chức danh của người có thẩm quyền) xem xét phê duyệt (bày tỏ mong muốn). Xin chân thành cảm ơn (thể hiện lịch sự trong giao tiếp). (9) Ghi quyền hạn: Thay mặt (TM.), Ký thay (KT.), Thừa lệnh (TL.), Thừa uỷ quyền (TUQ.); chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Thứ trưởng, Cục trưởng, Phó Cục trưởng, Giám đốc, Phó Giám đốc, v.v (10) Ghi chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). (11) Ghi ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). e) Báo cáo Báo cáo là một trong những loại văn bản hành chính được cơ quan cấp dưới sử dụng để phản ánh tình hình hoạt động chung mang tính định kỳ lên cơ quan cấp trên (báo cáo tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm ); để phản ánh một mặt/lĩnh vực hoạt động nào đó (báo cáo chuyên đề); để trình bày một vụ việc xẩy ra (báo cáo đột xuất); để thông tin nhanh theo yêu cầu của cơ quan cấp trên (báo cáo nhanh) - Thể thức và kỹ thuật trình bày báo cáo thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, cụ thể như sau: TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC NAM (2) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: / (3) - (4) (5) , ngày tháng năm 20 BÁO CÁO (6)
  20. 7) /. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (8) - ; (Chữ ký, dấu cơ quan) - ; Họ và tên - Lưu: VT, (9). A.xx(10). - Kỹ năng soạn thảo báo cáo: Căn cứ vào thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản có tên loại nêu trên tiến hành soạn thảo báo cáo, cụ thể như sau: (1) Ghi tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản. (3) Ghi chữ viết tắt tên loại báo cáo (BC). (4) Ghi chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức. (5) Ghi địa danh và tháng năm ban hành báo cáo. (6) Ghi trích yếu nội dung báo cáo. (7) Trình bày nội dung báo cáo. Nội dung báo cáo được bố cục tuỳ theo từng loại báo cáo. Những báo cáo tổng kết mang tính định kỳ (năm hoặc nhiều năm) có thể bố cục như sau: Phần mở đầu: Trình bày khái quát những nhiệm vụ chủ yếu được giao hoặc đánh giá khái quát những đặc điểm tình hình chung và đặc điểm riêng; những thuận lợi và khó khăn, thách thức Phần tổng kết: Trong phần này, kết quả thực hiện có thể được trình bày theo các mục, khoản, điểm. Khi trình bày kết quả thực hiện phải có số liệu minh hoạ; cần so sánh với kế hoạch đề ra để có những đánh giá cụ thể về ưu điểm, tồn tại, nguyên nhân và những bài học kinh nghiệm.
  21. Phần phương hướng, nhiệm vụ: Trong phần này cần nêu rõ phương hướng, nhiệm vụ chủ yếu với các chỉ tiêu cụ thể và đề ra các biện pháp thực hiện có tính khả thi. Phần kết luận: Đánh giá khái quát nội dung báo cáo, đề xuất kiến nghị (nếu cần) và thể hiện mong muốn nhận được sự quan tâm chỉ đạo của cấp trên, sự đồng thuận của cấp dưới và sự nỗ lực đoàn kết của CBCCVC trong toàn cơ quan để hoàn thành thắng lợi nhiệm vụ đề ra. (9) Ghi quyền hạn: Thay mặt (TM.), Ký thay (KT.), Thừa lệnh (TL.), Thừa uỷ quyền (TUQ.); chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Thứ trưởng, Cục trưởng, Phó Cục trưởng, Giám đốc, Phó Giám đốc, v.v (10) Ghi chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). (11) Ghi ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). f) Biên bản Biên bản là một trong những loại văn bản hành chính được dùng để ghi lại sự việc đã hoặc đang xẩy ra do người chứng kiến thực hiện. Biên bản có nhiều loại như: biên bản hội họp (hội nghị, hội thảo, họp); biên bản nghiệm thu; biên bản bàn giao; biên bản sự cố; biên bản xử lý vi phạm Mỗi loại biên bản có phương pháp biên soạn riêng. Những loại biên bản đã được mẫu hoá thì phải tuân theo đúng mẫu đã có. Dưới đây là cách biên soạn một số loại biên bản thông dụng: Biên bản cuộc họp/hội nghị/hội thảo - Thể thức và kỹ thuật trình bày biên bản cuộc họp/hội nghị/hội thảo được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, cụ thể như sau: TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA (1) VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN (3)
  22. Thời gian bắt đầu: Địa điểm: . Thành phần tham dự: Chủ trì (chủ toạ): Thư ký (người ghi biên bản): Nội dung (4): Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào . giờ ., ngày . tháng . năm /. THƯ KÝ CHỦ TOẠ (Chữ ký) (Chữ ký) Họ và tên Họ và tên - Kỹ thuật trình bày biên bản: Căn cứ vào mẫu trình bày trên để tiến hành soạn thảo biên bản, cụ thể như sau: (1) Ghi tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Ghi tên cơ quan, tổ chức chủ trì (3) Ghi tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo. (4) Ghi nội dung diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo. Lưu ý: - Phần báo cáo tại hội nghị: Cần ghi họ tên, chức vụ người trình bày báo cáo chính và các báo cáo tham luận (chỉ cần ghi tên báo cáo và ghi chú "xem báo cáo kèm theo"); - Phần thảo luận: Ghi tên, chức vụ và tóm tắt ý kiến phát biểu của từng người; - Phần kết luận của chủ toạ: Đây là phần quan trọng cần ghi thật đầy đủ và chính xác; nếu có biểu quyết cần ghi rõ số phiếu tán thành, không tán thành, phiếu trắng; - Cuối cùng cần ghi rõ thời gian kết thúc cuộc họp/hội nghị/hội thảo. Biên bản về vụ việc xảy ra Biên bản này có thể thực hiện theo mẫu sau:
  23. TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA (1) VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /BB- (3) BIÊN BẢN (4) Thời gian và địa điểm xẩy ra vụ việc: Thành phần tham gia lập biên bản: (5) Diễn biến sự việc (6): NGƯỜI THAM GIA NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN (Chữ ký) (Chữ ký, dấu (nếu có) (8) (7) Họ và tên Họ và tên Nơi nhận: - ; - Lưu: VT, - Kỹ năng soạn thảo biên bản được thực hiện như sau: (1) Ghi tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (2) Ghi tên cơ quan, tổ chức lập biên bản (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức lập biên bản (4) Ghi tên sự việc (5) Thành phần tham gia: Ghi rõ họ, tên và chức vụ (nếu có) của người tham gia. Nếu có nhân chứng thì ghi rõ họ tên, địa chỉ của nhân chứng. (6) Diễn biến sự việc: ghi theo trình tự diễn biến của sự việc một cách trung thực và đầy đủ từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc. Nếu có vật chứng thì phải ghi rõ trong biên bản.Kết luận bước đầu của những người tham gia lập biên bản: về nguyên nhân xảy ra
  24. sự việc, các đối tượng cần truy cứu trách nhiệm. Kiến nghị với cơ quan chức năng giải quyết vụ việc. (7) Ghi chức vụ, họ tên, chữ ký của người lập biên bản trong cơ quan (nếu đóng dấu cơ quan). (8) Ghi họ, tên, chữ ký của người tham gia (đương sự và các nhân chứng). Biên bản bàn giao công việc Biên bản này có thể thực hiện theo mẫu sau: TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA (1) VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /BB- (3) BIÊN BẢN (4) Căn cứ bàn giao: (5) Thời gian và địa điểm bàn giao: Thành phần tham gia bàn giao: (6) Nội dung bàn giao: (7) Biên bản lập thành bản. Bên A giữ bản; bên B giữ bản./. BÊN NHẬN BÊN GIAO (Chữ ký, dấu (nếu có) (Chữ ký, dấu (nếu có) (8) (8) Họ và tên Họ và tên Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT, - Kỹ năng soạn thảo biên bản được thực hiện như sau: (1) Ghi tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)
  25. (2) Ghi tên cơ quan, tổ chức lập biên bản (3) Ghi chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức lập biên bản (4) Ghi trích yếu nội dung bàn giao (5) Ghi căn cứ bàn giao: Văn bản số ngày của ai về hoặc Kết luận của ai tại ngày (6) Ghi rõ họ tên, chức vụ của người đại diện cho bên giao (bên A) và bên nhận (bên B). (7) Nội dung bàn giao: Ghi cụ thể nội dung công việc bàn giao hoặc số lượng, chất lượng hàng hoá, máy móc, thiết bị , dụng cụ bàn giao; nếu cần có thể làm bảng thống kê kèm theo. (8) Ghi chức vụ, họ tên, chữ ký của người đại diện cho bên A và bên B và đóng dấu cơ quan. 2. Kỹ năng quản lý văn bản a) Quản lý văn bản đến - Khái niệm văn bản đến: Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến. - Quy trình quản lý văn bản đến: Văn bản đến được quản lý theo trình tự các bước sau đây: Bước 1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Tiếp nhận: Khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư cơ quan phải kiểm tra sơ bộ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn (đối với tài liệu mật) hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người có trách nhiệm biết; trong trường hợp cần thiết, phải lập
  26. biên bản với người đưa văn bản. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư cơ quan cũng phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v ; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. Phân loại: Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân thành hai loại: Loại bóc bì (gửi cơ quan, tổ chức) và loại không bóc bì (gửi tổ chức Đảng, các đoàn thể và gửi đích danh người nhận). Đối với bì văn bản mật, Văn thư cơ quan không bóc bì (trừ trường hợp cơ quan quy định cho phép bóc) mà chỉ vào Sổ đăng ký văn bản đến mật và chuyển đến người có tên trên bì. Nếu người có tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Bóc bì: Khi bóc bì, Văn thư cơ quan cần ưu tiên bóc bì có đóng các dấu độ khẩn; không được làm hỏng văn bản trong bì. Khi lấy văn bản ra cần đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết. Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản. Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến: Văn bản đến phải được đăng ký tập trung tại Văn thư cơ quan, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. Tất cả văn bản đến đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax, cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và đóng dấu “Đến”. Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết. Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc
  27. vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Mẫu dấu “Đến” và việc ghi các thông tin trên dấu “Đến” được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I”. Đăng ký văn bản đến: Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính. Việc đăng ký văn bản đến bằng sổ được thực hiện thống nhất theo mẫu quy định tại Phụ lục số II. Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm nhiều hay ít mà lập một hay nhiều sổ đăng ký văn bản đến cho phù hợp. Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì cần lập ít nhất hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật) và Sổ đăng ký văn bản mật đến. Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một năm, nên lập các loại sổ: Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến. Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm thì có thể lập sổ đăng ký văn bản đến theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến. Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký. Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật. Trường hợp đăng ký văn bản đến vào cơ sở dữ liệu trên máy vi tính cần thực hiện thống nhất theo Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng Bước 2. Trình và chuyển giao văn bản đến Trình văn bản đến: Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách
  28. nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối. Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần). Ý kiến phân phối văn bản cho đơn vị chủ trì được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) có thể ghi dưới dấu "Đến" hoặc ghi vào Phiếu giải quyết văn bản đến (xem mẫu “Phiếu giải quyết văn bản đến” tại Phụ lục III). Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại Văn thư cơ quan để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến. Chuyển giao văn bản đến: Văn thư cơ quan căn cứ vào ý kiến phân phối để chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu sau: - Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; - Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận; - Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển. Văn thư đơn vị (Văn thư Vụ/Văn thư Phòng ), sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký văn bản đến của đơn vị và trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết. Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư cơ quan cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và
  29. ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng. Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm cần lập sổ chuyển giao văn bản đến (xem mẫu Sổ chuyển giao văn bản đến tại Phụ lục IV). Bước 3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Giải quyết văn bản đến: Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. Trường hợp cần phải lấy ý kiến của các đơn vị có liên quan thì trong hồ sơ trình ký phải có ý kiến bằng văn bản của các đơn vị đó. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến như sau: - Người được giao chỉ đạo có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn quy định; - Văn thư cơ quan có nhiệm vụ theo dõi, tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính để báo cáo kịp thời Lãnh đạo cơ quan. Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư cơ quan có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định. b) Quản lý văn bản đi - Khái niệm văn bản đi: Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi. - Quy trình quản lý văn bản đi: Văn bản đi được quản lý theo các bước sau: Bước 1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, Văn thư cơ quan phải kiểm tra lại về thể thức, hình thức
  30. và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản biết sửa chữa. Ghi số và ngày, tháng văn bản: Tất cả văn bản đi, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được Văn thư cơ quan thống nhất cho số. Văn bản quy phạm pháp luật được cho số riêng theo từng loại. Văn bản hành chính thì tuỳ theo tổng số văn bản ban hành trong một năm nhiều hay ít mà phân loại và đánh số cho phù hợp. Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì nên phân văn bản thành hai nhóm: nhóm văn bản có giá trị lưu trữ và nhóm văn bản có giá trị hiện hành (công văn trao đổi về những việc sự vụ, giấy mời, thông báo công việc ) và nhóm văn bản mật. Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 trở lên trong một năm, có thể phân văn bản theo tên loại văn bản (thông tư, chỉ thị, quyết định ) hoặc theo nhóm văn bản (nhóm chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.v ; nhóm công văn trao đổi và nhóm văn bản mật đi). Việc đánh số văn bản được thực hiện riêng theo từng văn bản hoặc từng nhóm tuỳ theo phương pháp phân loại được lựa chọn. Ngày, tháng văn bản là ngày tháng văn bản được đăng ký vào sổ hoặc vào cơ sở dữ liệu. Nhân bản văn bản: Trường hợp văn bản đi cần phải nhân bản thì việc nhân bản phải bảo đảm đúng số lượng quy định. Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước. Bước 2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật Đóng dấu cơ quan: Dấu cơ quan được đóng lên trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản. Việc đóng dấu giáp lai, dấu nổi trên văn bản chuyên ngành được thực hiện theo quy định của người đứng đầu bộ, ngành. Đóng dấu khẩn, mật: Việc đóng dấu khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn”) và dấu mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”) trên văn bản được thực hiện dưới số và ký hiệu văn bản. Mức độ khẩn và mật do người chủ trì soạn thảo đề xuất và người ký quyết định căn cứ vào quy định của pháp luật. Bước 3. Đăng ký văn bản đi
  31. Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính. Đăng ký văn bản đi bằng sổ: Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, Văn thư cơ quan có thể lập một hay nhiều sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản đi. Những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì có thể lập 01 sổ và chia ra thành ba phần để đăng ký: phần đăng ký văn bản có giá trị lưu trữ; phần đăng ký văn bản có giá trị hiện hành và phần đăng ký văn bản mật. Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến trở lên có thể có thể lập: Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (có thể chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký 01 loại văn bản quy phạm pháp luật); Sổ đăng ký văn bản hành chính (trong đó chia thành nhiều phần: phần đăng ký quyết định (cá biệt), phần đăng ký văn bản có giá trị lưu trữ, phần đăng ký văn bản có giá trị hiện hành, phần đăng ký công văn trao đổi thông thường ) và Sổ đăng ký văn bản mật đi. Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục V. Đăng ký văn bản đi vào cơ sở dữ liệu trên máy vi tính: Trường hợp đăng ký văn bản đi vào cơ sở dữ liệu trên máy vi tính cần thực hiện thống nhất theo Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. Bước 4. Làm thủ tục, chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Làm thủ tục phát hành văn bản: Thủ tục phát hành văn bản gồm lựa chọn bì, viết bì, vào bì, dán bì và đóng dấu khẩn mật và dấu khác lên bì. - Lựa chọn bì: Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích thước bì cho phù hợp. Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để có thể vào bì một cách dễ dàng (xem mẫu tại Phục lục VI). Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên.
  32. Riêng văn bản "Tuyệt mật" phải làm hai bì. Người soạn thảo làm và viết bì trong, Văn thư cơ quan làm và viết bì ngoài. - Viết bì: Bì có thể được viết hoặc đánh máy. Nếu là việc chung phải ghi rõ tên cơ quan, tổ chức nhận văn bản. Để tránh hiểu lầm việc chung của cơ quan, tổ chức với việc riêng của cá nhân không ghi tên người nhận kèm chức vụ của người đó (ví dụ: Kính gửi: Nguyễn Văn A, Bộ trưởng Bộ X) hoặc ghi chức danh người đứng đầu (Kính gửi: Gíam đốc Công ty X). Riêng văn bản "Tuyệt mật" thì bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu của văn bản, tên người nhận, đóng dấu "Tuyệt mật". Nếu là văn bản gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu "Chỉ người có tên mới được bóc bì" và bì ngoài: ghi như gửi văn bản bình thường và đóng con dấu chữ "A". - Vào bì và dán bì: Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong. Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc. - Đóng dấu độ khẩn: Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản bỏ trong bì. - Đóng dấu độ mật: Trên bì văn bản "Mật" đóng dấu "C", bì văn bản "Tối mật" đóng dấu "B" và bì ngoài văn bản "Tuyệt mật" đóng dấu "A". Con dấu chữ "A", "B" "C" được in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm. Chuyển phát văn bản đi: Văn bản đi có thể được chuyển phát bằng các hình thức sau: - Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân: Người nhận văn bản đi phải ký vào cột "Ký nhận" trong Sổ chuyển giao văn bản (xem mẫu tại Phụ lục VII) hoặc vào Sổ đăng ký văn bản đi.
  33. - Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: Nhân viên bưu điện ký nhận vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện (xem mẫu tại Phụ lục VIII). - Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng: sử dụng trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ. - Chuyển phát văn bản mật: Nếu chuyển phát qua đường bưu điện phải thực hiện theo quy định riêng của ngành bưu điện; nếu chuyển qua mạng máy tính thì phải được mã hoá theo quy định của pháp luật về cơ yếu. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Văn thư cơ quan có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau: - Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định; - Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc; - Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v ) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết; - Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. Bước 5. Lưu văn bản đi Văn bản đi được lưu lại 02 bản. Văn thư lưu 01 bản gốc (bản đầy đủ về nội dung và thể thức, có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền) và 01 bản chính lưu tại hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản. Bản lưu văn bản đi tại Văn thư cơ quan được sắp xếp theo thứ tự đăng ký trong sổ.
  34. Văn thư cơ quan có trách nhiệm lập Sổ sử dụng bản lưu văn bản đi (xem mẫu tại Phụ lục IX) và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu văn bản đi do mình quản lý cho đến khi chuyển giao vào Lưu trữ cơ quan. Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. c) Lập hồ sơ - Một số khái niệm: Hồ sơ là một tập văn, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân. Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao thành hồ sơ. - Các loại hồ sơ: Từ khái niệm nêu trên, trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức hình thành hai loại hồ sơ chủ yếu sau đây: + Hồ sơ việc: Đây là loại hồ sơ mà các văn bản, tài liệu có trong đó liên quan mật thiết với nhau, phản ánh đầy đủ toàn bộ quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc của một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể trong cơ quan, tổ chức. + Hồ sơ có đặc điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm khác. Thuộc loại hồ sơ này có thể là các tập lưu văn bản đi; hồ sơ nguyên tắc hoặc các tập văn bản liên quan đến một vấn đề nào đó. - Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ: Trong mỗi cơ quan, tổ chức, trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ được pháp luật quy định như sau: + Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình. + Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính có nhiệm vụ tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ
  35. đối với các đơn vị trực thuộc và tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ tại cơ quan, tổ chức mình. + Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức lập hồ sơ, bảo quản hồ sơ khi chưa đến hạn nộp lưu và tổ chức giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan khi đến hạn. + Mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về những việc được phân công chủ trì theo dõi hoặc giải quyết. + Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị, cá nhân lập hồ sơ, lựa chọn và chuẩn bị hồ sơ để nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan khi đến hạn. - Yêu cầu đối với hồ sơ được lập: Hồ sơ được lập phải đáp ứng các yêu cầu sau: + Phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và đúng thực tế công việc mà cá nhân được giao chủ trì giải quyết. Không đưa vào hồ sơ những tài liệu không liên quan đến công việc đó. + Văn bản giấy tờ trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến sự việc. + Những văn bản trong hồ sơ phải có giá trị pháp lý, có độ tin cậy cao. - Các bước lập hồ sơ: Việc lập hồ sơ được thực hiện theo các bước sau: Bước 1. Mở hồ sơ Cán bộ, công chức, viên chức khi bắt đầu theo dõi hoặc giải quyết công việc thì phải mở hồ sơ. Mở hồ sơ là lấy một tờ bìa (theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07 tháng 5 năm 2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước) và ghi những thông tin cần thiết lên bìa hồ sơ như: tên đơn vị; số, ký hiệu hồ sơ (nếu có Danh mục hồ sơ); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu hồ sơ ) Bước 2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ Đây là công việc rất quan trọng quyết định mức độ hoàn chỉnh và độ tin cậy của hồ sơ. Do vậy, mỗi người phải có trách nhiệm cập nhật kịp thời và đầy đủ các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng, từ văn bản đầu tiên (có thể là văn bản đến) cho tới các phiếu trình, ý kiến tham gia của các đơn vị và
  36. cá nhân, ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo, văn bản đi của cơ quan, tổ chức và những tư liệu tham khảo cần thiết khác. Ví dụ 1: Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật cần thu thập đủ các văn bản sau: - Văn bản chỉ đạo về việc xây dựng văn bản; - Quyết định thành lập ban soạn thảo (nếu có); - Tài liệu về tổng kết tình hình thi hành pháp luật, đánh giá các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành có liên quan (nếu có); - Đề cương văn bản; - Các bản dự thảo chính; - Biên bản các hội thảo và ý kiến đóng góp; - Văn bản góp ý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan; - Văn bản thẩm định của cơ quan có thẩm quyền; - Tờ trình kèm dự thảo cuối cùng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Bản chính văn bản đã được ban hành. Ví dụ 2: Hồ sơ về công tác kế hoạch cần thu thập đủ các văn bản sau: - Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác kế hoạch; - Văn bản giao chỉ tiêu kế hoạch cho cơ quan, tổ chức (quyết định hoặc thông báo); - Kế hoạch chính thức của cơ quan, tổ chức đã được phê duyệt; - Văn bản điều chỉnh, bổ sung kế hoạch (nếu có); - Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch. Ví dụ 3: Hồ sơ hội nghị cần thu thập đủ các văn bản sau: - Kế hoạch tổ chức hội nghị; - Chương trình hội nghị; - Lời khai mạc; - Dự thảo báo cáo tổng kết; - Các báo cáo tham luận (nếu có);
  37. - Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên (nếu có); - Nghị quyết hội nghị (nếu có); - Biên bản hội nghị; - Ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình (nếu có). Khi thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ cần lưu ý đến những văn bản, tài liệu dễ bị thất lạc như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo hay ảnh, băng ghi âm, ghi hình v.v Tuy nhiên, cũng cần tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ. Bước 3. Kết thúc hồ sơ Sau khi công việc hoàn thành thì hồ sơ kết thúc. Khi kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: - Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản có trong hồ sơ, nếu thiếu phải tìm kiếm bổ sung cho đủ. Đối với những hồ sơ quá dày (trên 3 mm) thì nên phân chia thành các tập (đơn vị bảo quản) một cách hợp lý. - Xem xét loại ra khỏi hồ sơ bản trùng thừa, bản nháp, bản sao văn bản quy phạ pháp luật và tư liệu tham khảo không cần thiết, bản dự thảo (nếu đã có bản gốc hoặc bản chính, trừ bản dự thảo văn bản quan trọng ghi ý kiến chỉ đạo hoặc góp ý của lãnh đạo); xác định thời hạn bảo quản chung cho hồ sơ (theo quy định tại Bảng thời hạn bảo quản hoặc lấy văn bản có giá trị cao nhất trong hồ sơ làm thời hạn bảo quản chung cho hồ sơ). - Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trật tự thời gian (nếu là hồ sơ việc), theo số thứ tự văn bản (nếu là tập lưu văn bản đi), theo vần chữ cái (nếu là tập báo cáo của các bộ ngành hoặc địa phương) ; nếu hồ sơ có phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì đưa phim, ảnh vào bì; băng, đĩa vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. - Đánh số tờ nhằm cố định trật tự các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; lập mục lục văn bản và chứng từ kết thúc. - Hoàn thiện bìa hồ sơ.
  38. Hồ sơ lập xong được bảo quản tại đơn vị trong thời hạn 01 năm kể từ năm công việc kết thúc. Sau thời hạn đó, đơn vị phải thống kê và nộp vào Lưu trữ cơ quan để tập trung bảo quản. Phụ lục I DẤU “ĐẾN” 1. Mẫu dấu “Đến” 50mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: ĐẾN 30mm Ngày: Chuyển: a) Hình dạng và kích thước Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 30mm x 50mm b) Mẫu trình bày Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh hoạ tại hình vẽ ở trên. 2. Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến” a) Số đến Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. b) Ngày đến
  39. Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 21/7/05, 31/12/05. Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ”), cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30). c) Chuyển Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết./.
  40. Phụ lục II SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN 1. Mẫu sổ Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo minh hoạ tại hình vẽ dưới đây. . (1) . (2) SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20 (3) Từ ngày đến ngày (4). Từ số đến số (5). Quyển số: (6) Ghi chú: (1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có); (2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị); (3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ; (6): Số thứ tự của quyển sổ.
  41. Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng. b) Phần đăng ký văn bản đến Phần đăng ký văn bản đến trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), gồm: Đơn vị Tên loại và Ngày Số Tác Số, ký Ngày hoặc Ký Ghi trích yếu nội đến đến giả hiệu tháng người nhận chú dung nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 2. Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”. Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đối với đơn, thư. Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến. Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày, tháng, năm của đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05. Cột 6: Ghi tên loại (trừ công văn thì không phải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó. Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
  42. Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v ). 3. Sổ đăng ký văn bản mật đến Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6). Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền. Phụ lục III PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN 1. Mẫu phiếu TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc , ngày tháng năm 20 PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (1) Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: (2) Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: (3) Ý kiến đề xuất của người giải quyết: (4) Ghi chú: (1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan (tổ chức) ban hành và trích yếu nội dung của văn bản đến. (2): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo cơ quan, tổ chức (hoặc của người có thẩm quyền) giao đơn vị, cá nhân chủ trì, các đơn vị, cá nhân tham gia phối
  43. hợp giải quyết văn bản đến (nếu có); thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải quyết. (3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến. (4): Ý kiến đề xuất giải quyết vbản đến của cá nhân và ngày tháng đề xuất ý kiến.
  44. Phụ lục IV SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN 1. Mẫu sổ Sổ chuyển giao văn bản đến nên được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm. a) Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đến” và không có dòng chữ “Từ số đến số ” b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến có thể được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày Đơn vị hoặc người Số đến Ký nhận Ghi chú chuyển nhận (1) (2) (3) (4) (5) 2. Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước. Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. Cột 5: Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng bản ). 3. Sổ chuyển giao văn bản mật đến
  45. Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan, tổ chức có thể lập sổ chuyển giao văn bản mật đến riêng. Mẫu sổ chuyển giao văn bản mật đến tương tự như sổ chuyển giao văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký chuyển giao văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Số đến” (cột 2). Việc đăng ký chuyển giao văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này, riêng ở cột 3 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến. Phụ lục V SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI 1. Mẫu sổ Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm. a) Bìa và trang đầu: được trình bày tương tự như của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi”. b) Phần đăng ký văn bản đi: được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số, ký Ngày Nơi Đơn vị, Tên loại và Số hiệu tháng Người nhận người Ghi trích yếu nội lượng văn văn ký văn nhận bản chú dung văn bản bản bản bản bản lưu (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 2. Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản. Cột 2: Ghi ngày, tháng của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12.
  46. Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. Trường hợp sổ dùng để đăng ký nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi tên loại của văn bản; nếu sổ dùng để đăng ký một loại văn bản hoặc được chia ra thành nhiều phần, mỗi phần dùng để đăng ký một loại văn bản thì không cần ghi tên loại. Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản. Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản. Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu. Cột 7: Ghi số lượng bản ban hành. 3. Sổ đăng ký văn bản mật đi Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi (loại thường), nhưng phần dùng để đăng ký văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản” (cột 3). Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương tự như đối với văn bản đi (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền. Phụ lục VI BÌ VĂN BẢN 1. Mẫu bì văn bản a) Hình dạng và kích thước Bì văn bản nên được in sẵn, có hình chữ nhật. Kích thước tối thiểu đối với các loại bì thông dụng cụ thể như sau: - Loại 307mm x 220mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng để nguyên khổ giấy; - Loại 220mm x 158mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 2 phần bằng nhau;
  47. - Loại 220mm x 109mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 3 phần bằng nhau; - Loại 158mm x 115mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 4 phần bằng nhau. b) Mẫu trình bày (minh hoạ tại hình vẽ) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) 2. Hướng dẫn trình bày và viết bì (8) ĐC: Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội (2) ( ĐT: (+84 4) XXXXXXX Fax: (+84 4) XXXXXXX (3) E-Mail: Website: . (4) 1): Số: (5) Tên cơ Kính gửi: (6) quan, . (7) tổ chức gửi văn bản. (2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần). (3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần). (4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có). (5): Ghi số, ký hiệu các văn bản có trong phong bì. (6): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản. (7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản. (8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có). Phụ lục VII SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI 1. Mẫu sổ Sổ dùng để chuyển giao văn bản đi cho các cơ quan, tổ chức khác cũng như cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức nên được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm. a) Bìa và trang đầu
  48. Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đi”. b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn bản Ký Ghi chuyển bản nhận chú (1) (2) (3) (4) (5) 2. Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đi; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12. Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản. Cột 3: - Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan, tổ chức; - Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản cho cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân khác. Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. Cột 5: Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng bì, v.v
  49. Phụ lục VIII SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN 1. Mẫu sổ Sổ gửi văn bản đi bưu điện nên được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm. a) Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ gửi văn bản đi bưu điện”. b) Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau: Số Ký nhận và Ngày Số, ký hiệu Ghi Nơi nhận văn bản lượng dấu bưu chuyển văn bản chú bì điện (1) (2) (3) (4) (5) (6) 15/02 262/BTC- UBND các tỉnh, 64 HCSN thành phố trực thuộc TƯ 2. Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi ngày, tháng gửi văn bản đi bưu điện; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12. Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản. Cột 3: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản, ví dụ: UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Cột 4: Ghi số lượng bì của văn bản gửi đi (Xem ví dụ ở bảng trên) Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu của bưu điện (nếu có).
  50. Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác.
  51. Phụ lục IX SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU 1. Mẫu sổ Sổ sử dụng bản lưu nên được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm. a) Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ sử dụng bản lưu”. b) Phần đăng ký sử dụng bản lưu Phần đăng ký sử dụng bản lưu được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau: Ngày Họ và Số, ký Tên loại, Hồ Ký Ngày Người Ghi thán tên của hiệu, trích sơ số nhận trả cho chú g người sử ngày yếu nội phép dụng tháng của dung sử văn bản văn bản dụng (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 2. Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi ngày, tháng phục vụ yêu cầu sử dụng bản lưu; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12. Cột 2: Ghi họ và tên, đơn vị công tác của người sử dụng bản lưu. Cột 3: Ghi số và ký hiệu; ngày, tháng, năm của văn bản. Cột 4: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. Cột 5: Ghi số, ký hiệu của tập lưu văn bản đi được sắp xếp, đánh số ký hiệu và bảo quản tại văn thư, ví dụ: Số: CV-03/2004 (tập lưu công văn đi số 03 năm 2004)
  52. Cột 6: Chữ ký của người sử dụng bản lưu. Cột 7: Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng (người mượn) phải trả lại bản lưu. Cột 8: Ghi họ tên của người duyệt cho phép sử dụng bản lưu. Cột 9: Ghi những điểm cần thiết như đã trả, ngày tháng trả (nếu người sử dụng trả muộn hơn thời hạn cho phép), v.v