Bài giảng Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh - Chương 5: Thông điệp - Ths. Nguyễn Văn Chương

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh - Chương 5: Thông điệp - Ths. Nguyễn Văn Chương

1. Đại học Kinh tế TP. HCM cHào mừng các Học viên tHam gia LỚP HỌc “Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh ” Khoa QTKD - BM QTNS 1
2. PHẦN 2 QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP (Chiến lược giao tiếp) Khoa QTKD - BM QTNS 2
3. CHƯƠNG 5 THÔNG ĐiỆP Khoa QTKD - BM QTNS 3
4. Quy trình giao tiếp MÔI TRƯỜNG Nhiễu Nhiễu Thông điệp Giải mã Mã hoá Người gửi Người nhận Mã hoá Giải mã Phản hồi Khoa QTKD - BM QTNS 4
5. MỤC ĐÍCH Để kiến trúc lại những gì chúng ta viết hay nói cho thích hợp, hữu ích và có tính thuyết phục đối với đối tượng giao tiếp của bạn. Khoa QTKD - BM QTNS 5
6. THÔNG ĐIỆP: CẤU TRÚC THÔNG ĐiỆP Tư tưởng & kiến trúc tư tưởng Quá trình tư tưởng Kiến trúc tư tưởng Khoa QTKD - BM QTNS 6
7. THÔNG ĐiỆP TƯ TƯỞNG VÀ KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Phân biệt tư tưởng và kiến trúc tư tưởng Tư tưởng Kiến trúc tư tưởng Khoa QTKD - BM QTNS 7
8. TƯ TƯỞNG VÀ KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Ví dụ: Bạn nhận được những thông tin này từ người tổ chức cuộc họp mà bạn là thành viên đang tham gia: “Chúng ta phải dành riêng phòng cho các báo cáo viên của ban quản trị ít nhất là 2 tuần trước. Tôi đang lo lắng về việc đưa các báo cáo viên vào chương trình hội nghị. Chúng ta cũng cần in các áp phích, tờ giới thiệu thông báo ai sẽ nói chuyện. Anh có thể lo chuyện đó được không? Đừng quên rằng bích chương phải gồm cả số phòng nữa.” Khoa QTKD - BM QTNS 8
9. TƯ TƯỞNG VÀ KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Kiến trúc lại thông điệp: “Tôi muốn nhắc anh về 3 việc phải sắp đặt trước cho buổi nói chuyện của các báo cáo viên. Mời thuyết trình viên và ấn định ngày giờ. Dành sẵn phòng trước ngày 15/3 In bích chương ( Gồm cả tên báo cáo viên, thời gian và số phòng) để phân phát trước ngày 1/4 ” Khoa QTKD - BM QTNS 9
10. TƯ TƯỞNG VÀ KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Bạn nhận được tin hay điện thoại của nhân viên: “Những người giao hàng của hãng vận tải ABC làm chúng tôi khổ sở vô cùng. Họ đến trễ ít nhất 2 giờ mỗi ngày trong tuần này. Ngoài ra, hầu hết thợ đóng kiện hàng đều ra về sớm, khi đã đi thì một số hàng giao thực sự bị hư hỏng, với cách làm như vậy chúng tôi không thể đóng kiện hàng kịp giờ. Tôi nghĩ chúng ta phải làm một cái gì đó tốt hơn, vì chúng ta đã mất 15% hàng hóa. Có lẽ chúng ta nên mời ông Giám đốc hãng vận tải tới để nói chuyện, nhưng tôi đã gọi tới đó nhiều lần rồi, tôi nghĩ làm vậy cũng vô ích. Tôi đã nghe đủ lý do và thành thật nghĩ rằng họ đã quen giao hàng lúc 2 giờ trưa. Như vậy chúng ta có thể thay đổi kíp thợ đóng kiện, nhưng chúng ta phải tổ chức một phiên họp và giải thích tình trạng vì không nhất thiếtKhoa là QTKDhọ thích - BM QTNS sự thay đổi đó.” 10
11. TƯ TƯỞNG VÀ KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Kiến trúc lại thông điệp trên: “Tôi đề nghị chúng ta tổ chức một cuộc họp để thảo luận khả năng thay đổi giờ làm việc cho kíp thợ đóng kiện hàng. Hãng vận tải ABC kiên quyết chỉ giao hàng lúc 14 giờ thay vì giao vào lúc 12 giờ như từ trước tới nay, việc này đã làm hàng hóa hư hỏng mất 15 %. Để tránh sự hư hỏng đó chúng ta cần thay đổi giờ làm việc.” Khoa QTKD - BM QTNS 11
12. TƯ TƯỞNG VÀ KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Khách quan Chi tiết Chỉ thị Chỉ thị rõ ràng rõ ràng Nhấn mạnh Giả th Phát hiện, kết luận giá trị, kết Chỉ thị luận Chỉ thị iết rõ ràng Dữ kiện rõ ràng Sự thật Sự Khoa QTKD - BM QTNS 12
13. TƯ TƯỞNG VÀ KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Tư tưởng: Sự nhận thức của con người trong đó xuất hiện tổng hợp các ý nghĩ, xấu tốt, hoàn chỉnh, dở dang, dữ kiện, thông số Sự xuất hiện của các yếu tố này chưa được sắp đặt, trình bày theo thứ bậc, Nó còn mang tính ngẫu nhiên chưa hoàn thiện. Khoa QTKD - BM QTNS 13
14. TƯ TƯỞNG VÀ KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Kiến trúc tư tưởng: Sự sắp đặt, phân loại các dữ kiện, ý tưởng, các đánh giá, kết luận theo một trật tự logic, kết cấu chặt chẽ. Khoa QTKD - BM QTNS 14
15. THÔNG ĐiỆP QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Quá trình tư tưởng: là sự kết nối theo trật tự của những giả định làm cơ sở cho thông điệp, những dữ kiện và những kết luận có giá trị. Khoa QTKD - BM QTNS 15
16. QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Chú ý: Quá trình tư tưởng bao gồm 3 vấn để sau: Nhận rõ những giả định Rút ra những kết luận có giá trị Hạn chế những nhược điểm trong lập luận Khoa QTKD - BM QTNS 16
17. QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Giả định Giả định chính là cơ sở của tất cả những bước tiếp theo trong quá trình tư tưởng. Nếu giả định thay đổi thì sẽ làm cho mọi hoạt động của con người thay đổi theo. Ví dụ: Bạn đi học; nếu bạn giả định rằng thời tiết không mưa, trời đẹp thì hành động của bạn sẽ khác nếu bạn dự báo thời tiết có mưa và lạnh. Khoa QTKD - BM QTNS 17
18. QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Giả định Tôi sẽ tìm cách làm Giả định: Không giảm sự tức giận của muốn mất khách khách hàng hàng Chương trình này sẽ Giả định: Bạn muốn tăng lợi nhuận của công tăng lợi nhuận ty Tôi phải hoàn tất bản Giả định: Không báo cáo này, nếu không muốn mất việc làm tôi sẽ bị sa thải Khoa QTKD - BM QTNS 18
19. QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Giả định Củng cố doanh nghiệp của chúng ta ở tại chi nhánh Bình Dương là khâu thiết yếu để đưa sản xuất đi vào nề nếp. Chúng ta cần tuyển thêm 2 nhân viên bán hàng nữa. Tôi cần học thêm bằng 2 chuyên ngành QTKD của trường ĐHKT. Tăng thêm ngân sách quảng cáo là việc quan trọng vì đó sẽ là chiến dịch có hiệu Khoa QTKD - BM QTNS 19 quả.
20. QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Giả định Giả định có thể bao gồm : Về chi phí Về luật pháp Về chất lượng Về thị trường Về văn hóa Về lợi nhuận Về năng lượng Về nhân lực  . Khoa QTKD - BM QTNS 20
21. QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Rút ra kết luận Nếu những giả định và những sự kiện là hành trang để bắt đầu nhận thức của bạn thì kết luận là việc bạn phải kết thúc. Giả định: Nếu ngày mai Kết luận: Tôi sẽ đi trời nắng tắm biển Giả định: Nếu ngày Kết luận: Tôi sẽ mai trời không nắng, không đi tắm biển sắp có dông Khoa QTKD - BM QTNS 21
22. QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Rút ra kết luận 2 phương pháp để rút ra kết luận: Phương pháp diễn dịch Phương pháp quy nạp Khoa QTKD - BM QTNS 22
23. QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Rút ra kết luận Phương pháp diễn dịch: Bắt đầu từ một nguyên lý chính hoặc một giả định, sau đó áp dụng chúng vào một trường hợp đặc thù và rút ra kết luận. Trong phương pháp diễn dịch, điều cốt yếu là nguyên lý chính của bạn phải đúng. Khoa QTKD - BM QTNS 23
24. QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Rút ra kết luận “Vấn đề X trong quy trình sản xuất làm cho sản xuất sút giảm” (Nguyên lý chính) “Phân xưởng 1 đang vướng phải vấn đề X ” (Áp dụng cho trường hợp đặc thù). Vì vậy sản xuất của phân xưởng 1 bị sút giảm (kết luận) “Bảo quản sản phẩm ở nhiệt độ trên 15 độ C làm sản phẩm bị hư hỏng” (Nguyên lý chính) “Hôm qua có người đã để sản phẩm ngoài trời qua đêm ở nhiệt độ trên 20 độ C. (Áp dụng cho trường hợp đặc thù) Do đó những sản phẩm này nhất định sẽ bị hỏng.”Khoa QTKD (kết - BM QTNSluận) 24
25. QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Rút ra kết luận Phương pháp quy nạp: Bắt đầu bằng tính chất đặc thù và đi đến khái quát hóa bằng một nguyên lý chính. Trong phương pháp quy nạp, điều cốt yếu là các tính chất đặc thù bạn đưa ra là phải đáng tin cậy, phải xác đáng và có tính tiêu biểu. Khoa QTKD - BM QTNS 25
26. QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Kết luận (Phương pháp quy nạp) Bắt đầu bằng một loạt tính Rút ra sự khái chất đặc thù: quát hóa: “Tôi sẽ mất nhiều thời giờ ” Do đó, tôi sẽ tốn tham dự cuộc họp”; “Tôi nhiều thời gian để mất nhiều thời giờ để nói giao tiếp.” chuyện điện thoại”; “Tôi mất nhiều thời gian để viết bản báo cáo gửi cho trưởng phòng.” Khoa QTKD - BM QTNS 26
27. QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Kết luận (Phương pháp quy nạp) Bắt đầu bằng một loạt tính Rút ra sự khái chất đặc thù: quát hóa: Dũng: “ Không bao giờ tôi ”Không cần học phải cân đối sổ sách trong kế toán cho mệt công việc của mình” người” Mạnh: “Tôi có thể nhờ người khác làm sổ sách kế toán khi cần thiết” Nhận xét: Những tính chất đặc thù trên có thể không đáng tin cậyKhoa QTKDvà không- BM QTNS tiêu biểu. 27
28. QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Rút ra kết luận Bắt đầu bằng một loạt tính chất Rút ra sự khái đặc thù: quát hóa: “Chúng ta có thể phân phối sản “Chúng ta có phẩm X qua mạng lưới hiện có” thể đưa sản phẩm ra trên Chúng ta có thể lợi dụng sự chấp thị trường” nhận nhãn hiệu X của khách hàng” “ Chúng ta có thể kết hợp quảng cáo sản phẩm X với giải bóng đá quốc gia.“ Khoa QTKD - BM QTNS 28
29. QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Rút ra kết luận Chú ý: Quy nạp và diễn dịch là 2 phương pháp khác nhau và trái ngược nhau. Trong thực hành có thể phối hợp chúng với nhau; Chúng ta, không thể không thể thu thập những tính chất đặc thù mà không có một nguyên lý tổ chức nào đó; cũng không thể lực chọn những nguyên lý xác đáng mà không biết tới những vấn đề hay kết quả đặc thù. Khoa QTKD - BM QTNS 29
30. Điều quan trọng không phải chia đôi tư tưởng của bạn thành 2 phần: diễn dịch hay quy nạp mà bạn phải dùng những lý luận có giá trị khi suy nghĩ những ý tưởng của mình. Khoa QTKD - BM QTNS 30
31. QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Những hạn chế trong lập luận Ý tưởng của bạn có thể giống như một sản phẩm đang di chuyển trên băng tải. Tuy nhiên khi ý tưởng thay đổi hay chuyển động nó có thể đi lệch theo nhiều cách khác nhau. 3 quy tắc vàng để loại bỏ nhược điểm trong quá trình tư tưởng Không được kết luận vội vàng Không được che dấu, né tránh Không được đơn giản hóa quá mức vấn đề Khoa QTKD - BM QTNS 31
32. 3 quy tắc vàng Khái quát hóa vội vã “Chiến lược tiếp thị sản phẩm X đã Không thành công ờ Bình Dương vì vậy có kết thể đem áp dụng chương trình này luận trên tất cả thị trường của công ty vội chúng ta.” vàng Nguyên nhân giả “ Ông trưởng phòng kinh doanh thật giỏi, lượng hàng bán ra của công ty tại Bình Dương tăng 42%” Khoa QTKD - BM QTNS 32
33. 3 quy tắc vàng Tránh che dấu những giả định đáng Tránh ngờ: che dấu ý “Chúng ta sẽ quảng cáo sản phẩm X trên báo Thanh Niên vì chúng ta đã quảng cáo sản phẩm tưởng Y trên báo này” và nấp sau Sai lầm: Bạn có thể quảng cáo sản phẩm X theo cách của sản phẩm Y không? những ý Tránh che dấu điểm quan trọng bằng tưởng cách né tránh vấn đề sai “Tình trạng nghị việc của nhân viên trong công lầm ty gia tăng. Có lẽ chúng ta nên tăng lương cho họ để giữ họ lại” Sai lầm: ĐãKhoa bỏ QTKD qua - BM những QTNS sai lầm khác. 33
34. 3 quy tắc vàng Tránh che Tránh nấp sau một sự tương tự dấu ý không đúng: tưởng “Nhà chọc trời càng nhiều tầng càng và nấp dễ bị sét đánh. Tương tự như vậy, sau một tổ chức càng nhiều tầng nấc những càng dễ bị sụp đổ vì khủng hoảng ý kinh tế.” tưởng sai Sai lầm: Che dấu sự khác biệt giữa lầm thiên tai và khủng hoảng kinh tế. Khoa QTKD - BM QTNS 34
35. 3 quy tắc vàng Tránh che Tránh nấp sau những hình ảnh dấu ý phóng đại: tưởng và nấp “ Chi phí trung gian của chúng ta là sau 15% trên giá thành sản phẩm, nếu những cứ theo tiến độ như vậy công ty sẽ ý bị phá sản” tưởng Sai lầm: Bỏ qua những luận cứ có sai thể của cách khác trong sự phát lầm triển của doanh nghiệp Khoa QTKD - BM QTNS 35
36. 3 quy tắc vàng Tránh nấp sau những công kích không Tránh xác đáng ( Nhằm vào phê phán cá nhân che chứ không phải phê phán ý tưởng) dấu ý tưởng “Chỉ vì sự vô trách nhiệm trong bảo quản sản và nấp phẩm X của anh, đã làm cho tỷ lệ hư hỏng sản phẩm của công ty tăng lên” sau những Tránh những nhận xét kết luận chung ý chung không cụ thể: tưởng “ Năm vừa qua cô ấy đạt giải nhất tiếng hát sai truyền hình, vì vậy cô ấy có khả năng làm MC lầm cho chương trình cuối năm của công ty chúng ta” Sai lầm: khácKhoa QTKDnhau - BM về QTNS 2 vấn đề 36
37. 3 quy tắc vàng Tránh khuyết điểm “hoặc/hoặc” : Không Đưa ra 2 khả năng và không còn khả năng nào khác. được đơn “ Chúng ta phải xâm nhập vào thị trường giản Bình Dương hoặc chúng ta sẽ bị phá sản” hóa Sai lầm: Bỏ qua những giải pháp khác. quá mức “Vơ đũa cả nắm” vấn đề Sản phẩm Z thất bại vì khách hàng không thích màu đỏ của nó” Sai lầm: Không tính đến các nguyên nhân khác. Khoa QTKD - BM QTNS 37
38. THÔNG ĐiỆP KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Một trong những sai lầm phổ biến nhất cho rằng người đọc muốn người viết đi nhanh đến kết luận sau một tràng chi tiết dồn dập. Bạn mắc phải sai lầm này khi bạn bắt đầu với những gì bạn nghe thấy đầu tiên, rồi bạn mô tả diễn biến, rồi bạn đưa người đọc tới chỗ nổi bật nhất của giai đoạn kế tiếp, rồi sớm hay muộn gì cũng đi tới một kết luận hay một lời khuyên. David EWING Khoa QTKD - BM QTNS 38
39. THÔNG ĐiỆP KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Cấu trúc thông điệp có hiệu quả đặt trên cơ sở: Cung cấp một hệ thống tư tưởng cho đối tượng giao tiếp Chọn lựa một trật tự thích hợp cho các tư tưởng đó Khoa QTKD - BM QTNS 39
40. KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Tạo hệ thống tư tưởng Một cấu trúc có hiệu quả đặt trên cơ sở cung cấp cho cử tọa một hệ thống các ý tưởng- nói cách khác; chia ý tưởng của bạn thành từng nhóm và đặt những nhóm đó vào những vị trí tầng nấc khác nhau. Khoa QTKD - BM QTNS 40
41. KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Tạo hệ thống tư tưởng Chủ tịch Giám đốc Trưởng phòng Công nhân Giám đốc Trưởng phòng Kinh doanh Kinh doanh Sản xuất Sản xuất Kế toán Hệ thống tổ chức không rõ ràng Khoa QTKD - BM QTNS 41
42. KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Tạo hệ thống tư tưởng Ông / bà Anh Bạn Cha/Mẹ Cô/ Chú Anh họ Em họ Hệ thống phả hệ không rõ ràng Khoa QTKD - BM QTNS 42
43. KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Tạo hệ thống tư tưởng Chủ tịch P.Chủ tịch P.Chủ tịch P.Chủ tịch Giám đốc Giám đốc Giám đốc Trưởng phòng Trưởng phòng Trưởng phòng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Hệ thống tổ chức rõ ràng Khoa QTKD - BM QTNS 43
44. KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Tạo hệ thống tư tưởng Ông/Bà Bác Cha/ Mẹ Cô/Chú Anh/Chị họ Anh/em bạn Em họ Cháu họ Con Cháu họ Cấu trúc phả hệ rõ ràng Khoa QTKD - BM QTNS 44
45. KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Tạo hệ thống tư tưởng Để tạo hệ thống tư tưởng rõ ràng, bạn cần phải: Nhấn mạnh kết luận của bạn ( hay những ý tưởng quan trọng nhất) Chia bài viết và bài nói của bạn thành những điểm chính Chia những điểm chính thành những điểm chứng minh Khoa QTKD - BM QTNS 45
46. Tạo hệ thống tư tưởng Nhấn mạnh kết luận của bạn ( hay những ý tưởng quan trọng nhất): Đây là những ý tưởng quan trọng nhất của bạn, là ý tưởng chung mà mọi ý tưởng khác của thông điệp sinh ra. Nó liên quan mật thiết tới mục tiêu giao tiếp của bạn. Ví dụ: Qua 2 ví dụ trên ta thấy: Trong sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý: Kết luận có thể được tượng trưng từ Chủ tịch và mọi người khác có quan hệ với ông ta như thế nào. Tương tự như vậy trongKhoa QTKD sơ - BM đồ QTNS phả hệ của gia đình46
47. KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Tạo hệ thống tư tưởng Đường cong ký Cao nhất ức của cử tọa Thấp nhất Bắt đầu Kết thúc Hãy làm nổi bật kết luận vào những điểm đầu và những điểm cuối, đừng bao giờ chôn kết luận của bạn ở giữa phần chính bày. Khoa QTKD - BM QTNS 47
48. Tạo hệ thống tư tưởng Chia thành những điểm chính yếu Tóm gọn và giảng giải những ý tưởng chính của bạn Xác định những ý tưởng chính và những ý tưởng thứ yếu Xác định mối quan hệ giữa chúng Khoa QTKD - BM QTNS 48
49. Tạo hệ thống tư tưởng Chia thành những điểm thứ yếu Những điểm chính yếu lại được chứng minh bằng những điểm thứ yếu hơn nữa. Phác họa ý tưởng thứ yếu bằng những giản đồ Khoa QTKD - BM QTNS 49
50. Tạo hệ thống tư tưởng Chia thành những điểm thứ yếu Lưu ý khi phác họa giản đồ: Bất ký ý tưởng có tầm quan trọng chủ yếu nào cũng phải khái quát hóa tất cả ý tưởng thứ yếu phát sinh từ nó. Tất cả các yếu tố trên cùng bình diện phải là những ý tưởng cùng loại. Giới hạn kiểm soát của cử tọa đối với ý tưởng trên kim tự tháp trình bày.Thường thì sự quan tâm chú ý tốt của cử tọa khoảng 5-7 nhánh, cành. Khoa QTKD - BM QTNS 50
51. KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Sắp xếp ý tưởng Mục đích Việc sắp đặt các ý tưởng thường nhắm đến 2 điểm chính sau: (1) Cho đối tượng giao tiếp biết về một điều gì đó, (2) Yêu cầu người giao tiếp làm một điều gì đó. Khoa QTKD - BM QTNS 51
52. KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Sắp xếp ý tưởng (1)Những ý tưởng giải thích ( cho người đọc biết về một điều gì đó) có thể thực hiện theo 3 cách trình bày sau: Sắp đặt theo thời gian Sắp đặt trật tự theo yếu tố cấu thành Sắp đặt theo mức độ quan trọng Khoa QTKD - BM QTNS 52
53. KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Sắp xếp ý tưởng (2)Những ý tưởng thúc đẩy hành động: Cần phải cân nhắc tới rất nhiều yếu tố, bởi vì những ý tưởng này sẽ đưa đến sự thay đổi trong đối tượng giao tiếp. Các loại chiến lược cấu trúc thông điệp: Chiến lược “tiếp cận trực tiếp” Chiến lược “tiếp cận gián tiếp” Khoa QTKD - BM QTNS 53
54. KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Sắp xếp ý tưởng Chiến lược cấu trúc ( sắp xếp) thông điệp : (a) Chiến lược “Tiếp cận trực tiếp” Ý tưởng chủ yếu ở hàng đầu để đối tượng có thể nhận thấy ý tưởng đó dễ dàng. Sử dụng những chứng cứ mạnh mẽ nhất ở thời điểm ban đầu để người nghe hay đọc có thể tiếp cận được nó đầu tiên. Những lập luận quan trọng nhất và chấm dứt bằng lập luận ít quan trọng Khoa QTKD - BM QTNS 54
55. KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Sắp xếp ý tưởng Chiến lược cấu trúc thông điệp : (b) Chiến thuật “Tiếp cận gián tiếp” (1)Trình bày phần ít bị tranh luận trước (2) Trình bày lựa chọn bị bác bỏ trước (3) Sử dụng chứng cứ mạnh mẽ nhất sau cùng Khoa QTKD - BM QTNS 55
56. KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Sắp xếp ý tưởng Ví dụ 1: cấp trên của bạn rất bận và yêu cầu bạn đưa ra đề nghị giảm bớt một dây chuyền sản xuất. “Tôi đề nghị chúng ta cắt giảm dây chuyền sản xuất dụng cụ. Lý do chính để đề nghị như vậy là những dụng cụ đó không có khả năng phát triển lâu dài + (tiếp theo là phần phân tích của bạn) Nhận xét: Lời đề nghị được phát biểu trước tiên và rất minh bạch, lý luận mạnh mẽ nhất của bạn được phát biểuKhoa trước QTKD - BM . QTNS 56
57. KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Sắp xếp ý tưởng Ví dụ 2: cấp trên của bạn quan tâm hơn tới dây chuyền sản xuất dụng cụ. Bản thân người đó liên quan đến sự thành công của dây chuyền đó. Dĩ nhiên cũng quan tâm đến tương lai của công ty và đòi hỏi ý kiến của bạn để tham khảo. Bạn có thể phát biểu: “Chúng ta không muốn hy sinh những lợi ích tương lai cho những cái lợi trước mắt. Do đó, mặc dầu dây chuyền sản xuất dụng cụ vẫn còn đóng góp lợi nhuận cho công ty hiện nay, nhưng chúng ta cần xem xét để cắt giảm dây chuyền này bởi vì nó thiếu tiềm năng phát triển lâu dài” + (phân tích của bạn) Nhận xét: Mở đầu ý tưởng bằng một cách phù hợp với người quản lý+ ChứngKhoa cứ QTKD tiêu - BM cực QTNS bị bác bỏ (đi trước đề57 nghị và lý luận mạnh mẽ nhất của bạn).
58. ÔN TẬP Câu hỏi kiểm tra mức độ hiểu bài 1. Sự khác nhau giữa quá trình tư tưởng và kiến trúc tư tưởng là gì? 2. Ba nguyên tắc chỉ đạo cho quá trình tư tưởng là gì? 3. Giải thích sự khác nhau giữa lý luận diễn dịch và lý luận quy nạp là gì? 4. Điều cốt yếu trong quá trình diễn dịch và quá trình quy nạp là gì? 5. Nền tảng để kiến trúc tư tưởng là gì? 6. Kể tên 3 giai đoạn trong việc tạo ra một hệ thống tư tưởng rõ ràng. Khoa QTKD - BM QTNS 58
59. ÔN TẬP Câu hỏi kiểm tra mức độ hiểu bài 7. Kết luận của bạn có thể đặt ở đâu? 8. Giản đồ ý tưởng là gì nó có thể giúp ích cho bạn như thế nào? 9. Ba nguyên tắc cơ bản khi lập một giản đồ ý tưởng là gì? 10.Ba cách sắp đặt trất tự cho những ý tưởng để giải thích là gì? 11.Hai cách sắp đặt trật tự kêu gọi hành động là gì? 12.Sự khách nhau giữa chiến lược tiếp cận trực tiếp và tiếp cận gián tiếp là gì? Khoa QTKD - BM QTNS 59
60. ÔN TẬP - Câu hỏi vận dụng 1/Những giả định làm nền tảng cho những phát biểu sau đây là gì? a) Giải pháp hay nhất cho vấn đề nhân viên vắng mặt có thể là hạn chế số ngày nghỉ bệnh. b) Hoa xứng đáng được thưởng một số tiền lớn vì cô đã hoàn thành những kết quả công việc to lớn so với kế hoạch mục tiêu ban đầu. c) Nếu tôi học môn giao tiếp kinh doanh, tôi sẽ nâng cao hiệu quả công việc và triển vọng nghề nghiệp của tôi cũng sẽ tốt hơn. d) Đề nghị của Dũng là phát động một chiến dịch quảng cáo toàn quốc để mở rộng thị trường chủa chúng ta về nhiều mặt. e) Lợi nhuận của quý 2 choKhoa thấyQTKD - sựBM QTNS thịnh vượng của công ty60 chúng ta và khả năng phát triển hàng năm cao.
61. ÔN TẬP - Câu hỏi vận dụng 2/Hãy chỉ rõ những phát biểu sau đây là diễn dịch hay quy nạp a) Hùng đã học chuyên ngành QTKD nên anh ta biết rất nhiều về sự phát triển sản phẩm của công ty. b) Thị trường Miền Tây đã sút giảm nhiều trong năm qua làm cho việc đưa sản phẩm này vào thị trường đó ngày càng khó khăn. 3/ Cho những ví dụ để minh họa cho những sai lầm sau: Khái quát hóa vội vã; Nguyên nhân giả; những ý tưởng không liên hệ; Sự tương tư không đúng;Chung chung; Vơ đũa cả nắm. Khoa QTKD - BM QTNS 61
62. 4/ Giao tiếp với cơ cấu lấy cử tọa làm cơ sở là gì? Có thể chọn một bài viết hay quảng cáo làm ví dụ và giải thích nó được đặt trên cơ sơ cử tọa thay vì được cấu trúc theo hệ thống khác như thế nào? 5/Lập giản đồ ý tưởng của chương này. Hãy liệt kê những ý tưởng chủ yếu; Những điểm chính; những điểm chứng minh và sắp xếp theo một trật tự có hệ thống. Khoa QTKD - BM QTNS 62
63. 6/Giả sử bạn đã xác định phương thức duy nhất để nâng cao năng suất của nhân viên là tăng lương cho họ, tăng thời gian nghỉ phép và tăng phúc lợi xã hội. Bạn sẽ trình bày kết luận này như thế nào với cử tọa tán thành và cử tọa không tán thành? 7/Hãy mô tả một cuốn sách hay một ai đó đã dạy cho bạn về một vấn đề nào đó đã giúp bạn làm điều gì đó đặc biệt có hiệu quả. Cơ sở của hiệu quả đó là gì? Hãy xem xét những chiến lược đã đưa ra trong chương này, đặc biệt về việc kiến tạo một hệ thống ý tưởng và sắp đặt ý tưởng theo một trật tự. Khoa QTKD - BM QTNS 63