Bài giảng Kiểm toán nội bộ

Nội dung text: Bài giảng Kiểm toán nội bộ

1. Bài giảng kiểm toán nội bộ 1
2. MỤC LỤC CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ 1.1 Bản chất của kiểm toán nội bộ 1.2 Các chuẩn mực nghề nghiệp của kiểm toán nội bộ 1.3 Mục đích, chức năng, nhiệm vụ và nội dung công việc của kiểm toán nội bộ 1.3.1 Mục đích của kiểm toán nội bộ: 1.3.2 Chức năng của kiểm toán nội bộ: 1.3.3 Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ 1.4. Các lỗi kiểm soát nội bộ 1.4.1 Tính chất cơ bản của kiểm soát: 1.4.2 Các loại kiểm soát 1.4.3. Các lợi thế kiem soát 1.5 Kiểm toán viên nội bộ 1.5.1 Đạo đức nghề nghiệp của KTVNB 1.5.2 Tiêu chuẩn của KTVNB 1.5.3 Trách nhiệm của KTVNB 1.5.4 Quyền hạn của kiểm toán viên nội bộ Chương 2: Tổ chức kiểm toán trong nội bộ doanh nghiệp GIAI ĐOẠN I: CHUẨN BỊ KIỂM TOÁN GIAI ĐOẠN 2: THỰC HIỆN KIỂM TOÁN GIAI ĐOẠN 3: BÁO CÁO KIỂM TOÁN GIAI ĐOẠN 4: THEO DÕI SAU KIỂM TOÁN 2
3. CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ 1.4 Bản chất của kiểm toán nội bộ - Kiểm toán nội bộ ra đời xuất phát từ yêu cầu của quá trình quản lí - Một quy trình quản lí bao gồm 3 trách nhiệm cơ bản: + Lập kế hoạch: Thiết lập các mục tiêu; phác thảo các phương pháp sử dụng các nguồn lực (vốn, máy móc thiết bị, con người ) để dạt được mục tiêu đã định. + Tổ chức: Quá trình tập hợp con người, máy móc thiết bị, tiền vốn phân bổ vào các bọ phận trong tổ chức, thiết kế các chính sách, định mức . cho quá trình tổ chức hoạt động. + Chỉ đạo: Bao gồm việc xét duyệt, hướng dẫn, giám sát quá trình hoạt động của tổ chức, định kì so sánh giữa thực tế với kế hoạch - Để thực hiện các trách nhiệm đó, nhà quản lí phải đưa ra các chính sách, thủ tục qui định trong tổ chức. Qui mô của doanh nghiệp ngày càng tăng thì chính sách, thủ tục ngày càng phức tạp hình thành hệ thống mạng kiểm soát. Đó chính là hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. - Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp đươc hiểu là hệ thống các thủ tục, chính sách được thiết kế và thực hiện trong doanh nghiệp để thực hiện các mục tiêu quản lí. - HTKSNB được thiết kế và điều hành bởi các nhà quản lí doanh nghiệp, baogồm các bước: 1. Thiết kế thủ tục kiểm soát 2. Thực hiện các thủ tục kiểm soát 3. Kiểm tra sự tuân thủ các thủ tục kiểm soát 4. Đánh gía các thủ tục kiểm soát Công việc thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát thường do các nhà quản lí cấp cao, nhà quản lí các cấp và những nhân viên tác nghiệp thực hiện. Công việc kiểm tra sự tuân thủ và đánh giá các thủ tục kiểm soát cũng có thể do các nhà quản lí thực hiện. Tuy nhiên khi qui mô của doanh nghiệp lớn đến một mức độ nào đó, một bộ phận trong doanh nghiệp sẽ được tách ra, chuyên môn hóa công việc kiểm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Đó chính là kiểm toán nội bộ. Như vậy bản chất của kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập trong doanh nghiệp tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá đối với hệ thống Kiểm toán nội bộ là một chức năng thẩm định độc lập được thiết lập trong một tổ chức nhằm kiểm tra và đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho tổ chức. - KiÓm to¸n: KiÓm tra sù chÝnh x¸c số học cña sù tån t¹i cña tµi s¶n, ngoµi ra nã cßn cã chøc n¨ng x¸c minh víi tr×nh ®é cao h¬n. - Néi bé: C«ng viÖc kiÓm to¸n do tæ chøc hoÆc nh©n viªn trong tæ chøc tiÕn hµnh (kh¸c víi kiÓm to¸n ®éc lËp) - §éc lËp: C«ng viÖc kiÓm to¸n kh«ng bÞ rµng buéc bëi thÕ lùc nµo kÓ c¶ nh÷ng ng­êi l·nh ®¹o cao cÊp nhÊt trong ®¬n vÞ vÒ ph¹m vi, hiÖu qu¶ thÈm tra, viÖc lµm chËm trÔ trong B¸o c¸o, nh÷ng ph¸t hiÖn vµ kÕt luËn - Thẩm định: иnh gi¸ cña kiÓm to¸n viªn néi bé khi triÓn khai nh÷ng kÕt luËn - §­îc thiÕt lËp: X¸c nhËn lµ tæ chøc ®· ®Þnh râ vai trß cña kiÓm to¸n néi bé - Kiểm tra vµ ®¸nh gi¸: Vai trß của kiÓm to¸n viªn néi bé lµ ph¸t hiÖn sù viÖc và nhËn ®Þnh, ®¸nh gi¸ 3
4. - Ho¹t ®éng cña tæ chøc: Ph¹m vi quyÒn h¹n cña c«ng viÖc kiÓm to¸n néi bé khi t¸c ®éng ®Õn tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc - Phục vụ: KÕt qu¶ cuèi cïng cña kiÓm to¸n néi bé lµ hç trî nhµ qu¶n lý - §èi víi tæ chøc: Kh¼ng ®Þnh ph¹m vi trî gióp cho tæ chøc ®ã, bao gåm c¶ nh©n viªn, Héi ®ång qu¶n trÞ, c¸c cæ ®«ng Ngoài ra, nói về bản chất của kiểm toán nội bộ - Theo hiÖp héi kiÓm to¸n viªn néi bé (Institute of Internal Auditors- IIA): KTNB lµ ho¹t ®éng ®¶m b¶o vµ t­ vÊn mang tÝnh ®éc lËp, kh¸ch quan ®­îc thiÕt lËp nh»m t¨ng thªm gi¸ trÞ vµ c¶i thiÖn cho c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc. KTNB gióp cho tæ chøc hoµn thµnh môc tiªu th«ng qua viÖc ®­a ra mét c¸ch tiÕp cËn cã hÖ thèng vµ kû c­¬ng nh»m ®¸nh gi¸ vµ c¶i thiÖn tÝnh h÷u hiÖu trong qu¶n trÞ rñi ro, kiÓm so¸t vµ gi¸m s¸t. - Theo VSA 610 – Sö dông t­ liÖu cña KTNB: Là một bộ phận trong hệ thống kiểm soát nội bộ của một đơn vị, có chức năng kiểm tra, đánh giá tính phù hợp, hiệu quả, sự tuân thủ pháp luật và các qui định của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị đó. 1.5 Các chuẩn mực nghề nghiệp của kiểm toán nội bộ Các chuẩn mực nghề nghiệp của KTVNB được Viện kiểm toán viên nội bộ thông qua 6/1978 được điều chỉnh tính đến 3/1993 - Chuẩn mực 100: Tính độc lập – Kiểm toán viên nội bộ phải độc lâp với những hoạt động mà họ kiểm toán 110. VÞ trÝ trong tæ chøc: VÞ trÝ trong tæ chøc cña KTNB ph¶i ®ñ ®Ó hoµn thµnh c¸c tr¸ch nhiÖm kiÓm to¸n cña m×nh 120. Kh¸ch quan: KTV ph¶i kh¸ch quan trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn kiÓm to¸n - Chuẩn mực 200: Tinh thông nghề nghiệp – Kiểm toán viên nội bộ phải được đào tạo thành thạo và được bồi dưỡng nghề nghiệp 210. Nh©n viªn: bé phËn KTNB ph¶i ®¶m b¶o r»ng tr×nh ®é c¬ b¶n vµ sù thµnh th¹o nghÒ nghiÖp cña KTVNB thÝch hîp víi c«ng viÖc kiÓm to¸n mµ hä thùc hiÖn 220. KiÕn thøc, kü n¨ng vµ chuyªn m«n bæ trî: Bé phËn KTNB ph¶i cã ®­îc hay cè g¾ng ®¹t ®­îc nh÷ng kiÕn thøc, kü n¨ng vµ chuyªn m«n bæ trî cÇn thiÕt ®Ó hoµn thµnh tr¸ch nhiÖm kiÓm to¸n cña m×nh 230. Gi¸m s¸t: Bé phËn KTNB ph¶i cung cÊp mét sù ®¶m b¶o r»ngc¸c cuéc KTNB ®­îc gi¸m s¸t mét c¸ch ®óng ®¾n KTV néi bé 240. Tu©n thñ c¸c chuÈn mùc vÒ ®¹o ®øc nghÒ nghiÖp: KTVNB ph¶i tu©n thñ c¸c chuÈn mùc vÒ ®¹o ®øc nghÒ nghiÖp 250. KiÕn thøc, kü n¨ng vµ kiÕn thøc bæ trî: KTVNB ph¶i cã nh÷ng kiÕn thøc, kü n¨ng vµ chuyªn m«n bæ trî cÇn thiÕt ®Ó hoµn thµnh c«ng viÖc kiÓm to¸n néi bé 260. TruyÒn ®¹t vµ quan hÖ ®èi nh©n: KTVNB ph¶i khÐo lÐo trong quan hÖ ®èi nh©n vµ cã kh¶ n¨ng truyÒn ®¹t hiÖu qu¶ 270. §µo t¹o liªn tôc: KTV ph¶i duy tr× n¨ng lùc th«ng qua ®µo t¹o liªn tôc 4
5. 280. ThËn träng nghÒ nghiÖp ®óng møc: KTVNB ph¶i thËn träng nghÒ nghiÖp ®óng møc trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn KTNB - Chuẩn mực 300: Phạm vi công việc – Phạm vi kiểm toán nội bộ phải bao gồm các việc xem xét và đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức và chất lượng thành tích thực hiện nhiệm vụ được giao 310. TÝnh trung thùc vµ ®¸ng tin cËy cña th«ng tin: KTVNB ph¶i kiÓm tra tÝnh trung thùc vµ ®¸ng tin cËy cña th«ng tin tµi chÝnh vµ ho¹t ®éng còng nh­ ph­¬ng ph¸p ghi nhËn, ®o l­êng, ph©n lo¹i vµ b¸o c¸o c¸c th«ng tin nµy 320. ViÖc tu©n thñ c¸c chÝnh s¸ch, kÕ ho¹ch, thñ tôc, luËt ph¸p vµ quy ®Þnh: KTVNB ph¶i xem xÐt hÖ thèng ®­îc thiÕt lËp ®Ó ®¶m b¶o sù tu©n thñ c¸c chÝnh s¸ch, kÕ ho¹ch, thñ tôc, luËt ph¸p vµ quy ®Þnh cã thÓ ¶nh h­ëng quan träng ®Õn c¸c ho¹t ®éngvµ b¸o c¸o; ®ång thêi, ph¶i x¸c ®Þnh xem tæ chøc cã tu©n thñ trong thùc tÕ kh«ng 330. B¶o vÖ tµi s¶n: KTVNB ph¶i xem xÐt c¸c ph­¬ng thøc b¶o vÖ tµi s¶n vµ nÕu thÊy cÇn thiÕt ph¶i kiÓm tra sù tån t¹i cña nh÷ng tµi s¶n nµy trong thùc tÕ 340. Sö dông tiÕt kiÖm vµ hiÖu qu¶ c¸c nguån lùc: KTVNB ph¶i ®¸nh gi¸ viÖc sö dông tiÕt kiÖm vµ hiÖu qu¶ c¸c nguån lùc 350. Hoµn thµnh c¸c môc ®Ých vµ môc tiªu ®­îc thiÕt lËp cho c¸c ho¹t ®éng hoÆc ch­¬ng tr×nh: KTVNB ph¶i xem xÐt c¸c ho¹t ®éng vµ ch­¬ng tr×nh ®Ó ®¶m b¶o r»ng kÕt qu¶ cña chóng ®óng víi c¸c môc ®Ých vµ môc tiªu ®a ®Þnh hay kh«ng. ®ång thêi c¸c ho¹y ®éng hay ch­¬ng tr×ng ®ã cã ®­îc thùc hiÖn nh­ kÕ ho¹ch kh«ng - Chuẩn mực 400: Quá trình công việc kiểm toán – Công việc kiểm toán phải bao gồm vạch kế hoạch kiểm toán, xem xét và đánh giá thông tin, thông báo những kết qủa và điều tra nghiên cứu kĩ 410. LËp kÕ ho¹ch kiÓm to¸n: KTVNB ph¶i lËp kÕ ho¹ch cho tõng cuéc KT 420. KiÓm tra vµ ®¸nh gi¸ th«ng tin: KTVNB ph¶i thu thËp, ph©n tÝch, gi¶ thÝch, ghi chÐp c¸c th«ng tin lµm c¬ së cho c¸c kÕt qu¶ kiÓm to¸n 430. TruyÒn ®¹t kÕt qu¶: KTVNB ph¶i b¸o caã kÕt qu¶ c«ng viÖc kiÓm to¸n cña m×nh 440. Theo dâi sau kiÓm to¸n: KTVNB ph¶i theo dâi sau kiÓm to¸n ®Ó ®¶m b¶o r»ng c¸c hµnh ®éng thÝch hîp ®· ®­îc tiÕn hµnh cho nh÷ng ph¸t hiÖn kiÓm to¸n ®· b¸o c¸o - Chuẩn mực 500: Quản lí bộ phận kiểm toán nội bộ - Người phụ trách kiểm toán nội bộ phải quản lí đúng đắn bộ phận kiểm toán nội bộ 510. Môc tiªu, quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm: Tr­ëng KTNB ph¶i cã ®­îc mét quy ®Þnh b»ng v¨n b¶n vÒ môc tiªu, quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm cña bé phËn KTNB 520. LËp kÕ ho¹ch: Tr­ëng KTNB ph¶i thiÕt lËp c¸c kÕ ho¹ch ®Ó hoµn thµnh c¸c tr¸ch nhiÖm cña bé phËn KTNB 5
6. 530. ChÝnh s¸ch vµ thñ tôc: Tr­ëng KTNB ph¶i ®­a ra c¸c chÝnh s¸ch vµ thñ tôc b»ng v¨n b¶n ®Ó h­íng dÉn cho KTV 540. Qu¶n lý vµ ph¸t triÓn nh©n sù: Tr­ëng KTNB ph¶i thiÕt lËp mét ch­¬ng tr×nh tuyÓn dông vµ ph¸t triÓn nguån nh©n lùc cho bé phËn KTNB 550. KiÓm to¸n viªn ®éc lËp: Tr­ëng KTNB ph¶i phèi hîp nç lùc víi KTV ®éc lËp 560. B¶o ®¶m chÊt l­îng: Tr­ëng KTNB ph¶i thiÕt lËp vµ duy tr× mét ch­¬ng tr×nh b¶o ®¶m chÊt l­îng ®Ó ®¸nh gi¸ ho¹t ®éng cña bé phËn KTNB 1.6 Mục đích, chức năng, nhiệm vụ và nội dung công việc của kiểm toán nội bộ 1.3.1 Mục đích của kiểm toán nội bộ: - Xem xÐt sù trung thùc vµ ®é tin cËy cña c¸c th«ng tin tµi chÝnh vµ ho¹t ®éng, ph­¬ng ph¸p ghi chÐp vµ b¸o c¸o c¸c th«ng tin nµy. ViÖc kiÓm tra cã thÓ bao gåm viÖc xem xÐt c¸c ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh, ®o l­êng, ph©n lo¹i, lËp b¸o c¸o vµ kiÓm tra chi tiÕt c¸c nghiÖp vô, c¸c kho¶n môc, sè d­ tµi kho¶n vµ thñ tôc kiÓm so¸t c¸c th«ng tin kinh tÕ tµi chÝnh. - Xem xÐt hÖ thèng cã ®­îc thiÕt lËp phï hîp víi c¸c chÝnh s¸ch, kÕ ho¹ch vµ quy ®Þnh cña ®¬n vÞ còng nh­ cña Nhµ n­íc. X¸c ®Þnh trong thùc tÕ các chính sách đặt ra ®­îc tu©n thñ như thế nào. KTNB cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra, ®¸nh gi¸ th­êng xuyªn ®Ó ®­a ra kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn hÖ thèng kÕ to¸n vµ HTKSNB. - Xem xÐt ph­¬ng thøc b¶o vÖ tµi s¶n vµ kiÓm tra sù tån taÞ cña c¸c tµi s¶n. - Xem xÐt c¸c ho¹t ®éng vµ ch­¬ng tr×nh cã ®¸p øng được c¸c môc tiªu ®· ®Ò ra kh«ng. Lợi ích của kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ có thể đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Đây là công cụ giúp phát hiện và cải tiến những điểm yếu trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Thông qua công cụ này, ban giám đốc và hội đồng quản trị có thể kiểm soát hoạt động tốt hơn, quản lý rủi ro tốt hơn, tăng khả năng đạt được các mục tiêu kinh doanh. Một doanh nghiệp có kiểm toán nội bộ sẽ làm gia tăng niềm tin của các cổ đông, các nhà đầu tư trên thị trường chứng khoán về hệ thống quản trị ở đây. Các thống kê trên thế giới cho thấy các công ty có phòng kiểm toán nội bộ thường có báo cáo đúng hạn, báo cáo tài chính có mức độ minh bạch và chính xác cao, khả năng gian lận thấp và cuối cùng là hiệu quả sản xuất kinh doanh cao hơn so với các công ty không có phòng kiểm toán nội bộ. Tuy nhiên, có một thực tế là không phải doanh nghiệp nào cũng thấy hết các lợi ích trên và có biện pháp để hiện thực hóa các lợi ích đó. Nhiều doanh nghiệp theo đuổi mục tiêu tăng trưởng nóng và đã không cân bằng được ba mục tiêu bắt buộc của phát triển bền vững. Đó là tăng trưởng, hiệu quả và kiểm soát. Kết quả là tam giác ba mục tiêu này không thực sự mở rộng ở cả ba góc trong quá trình tăng trưởng một cách đồng bộ. Thay vào đó là bị co méo ở hai góc kia, tăng trưởng tuy có đạt, nhưng hiệu quả và kiểm soát lại giảm sút hoặc không ngang tầm với sự tăng trưởng. 1.3.2 Chức năng của kiểm toán nội bộ: - Kiểm tra - Xác nhận - Đánh giá 6
7. 1.3.3 Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ - Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của HTKSNB - Kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của báo cáo tài chính, báo cáo quản trị trước khi trình kí duyệt - Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lí kinh doanh, sự tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ tài chính, kế toán; các chính sách, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, của Ban giám đốc doanh nghiệp - Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lí, trong bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến hệ thống quản lí, đieuf hành kinh doanh của doanh nghiệp 1.4. C¸c lo¹i kiÓm so¸t néi bé 1.4.1 Tính chất cơ bản của kiểm soát: Quá trình kiểm soát là cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người, bên trong tổ chức cũng như toàn bộ xã hội. Trong hầu hết các khía cạnh thì các nội dung và nguyên tắc đã sử dụng là như anh em nhưng vì nhiệm vụ đầu tiên của kiểm toán viên nội bộ là phục vụ tổ chức nên cách tiếp cận của chúng tôi sẽ tập trung vào kiểm soát khi nó áp dụng vào những hoạt động của tổ chức. Việc áp dụng theo trọng tâm như vậy thường được coi là “kiểm soát nội bộ” (internal control). Đó là lĩnh vực cần quan tâm chúng tôi dự định thường dùng chữ “kiểm soát” cho nó rộng rãi hơn. Vì kiểm soát là một hoạt động của tổ chức hay là một bộ phận của bất kỳ hoạt động có tổ chức nên nó tồn tại ở hầu hết cấp độ tổ chức và nó được sự quan tâm của nhiều người trong tổ chức. Bản chất cơ bản của kiểm soát còn được hiểu rõ hơn trong các giai đoạn (khâu) chủ yếu của toàn bộ quá trình quản lý. Quá trình quản lý bắt đầu từ việc lập kế hoạch xây dựng các mục tiêu có liên quan. Việc lập kế hoạch được trợ giúp bởi việc tổ chức và cung cấp những nguồn lực cần thiết - kể cả con người. Sau đó các nhà quản lý có những hoạt động rõ ràng nhằm đạt được những mục tiêu đã xây dựng. Nhưng thông thường những hành động nghiệp vụ đó tự nó chưa được coi là đầy đủ. Mọi việc hiếm khi được thực hiện đúng như theo dự định. Những kiến thức và dự đoán cơ bản của chúng tôi không bao giờ tự coi là tốt. Hơn nữa, quần chúng là con người, sai lầm có xảy ra và những điều kiện môi trường cũng thay đổi. Do đó, chúng tôi cần: những biện pháp và hành động phụ thêm để có được những ý kiến thích hợp (appropriate readings) về tiến bộ của chúng tôi và làm căn cứ cho những hành động trong tương lai đảm bảo đạt các mục tiêu tốt hơn. Chúng tôi cũng cần đến những thủ tục bảo đảm những loại hành động mong muốn và ngăn ngừa những loại hành động không mong muốn. Chức năng kiểm soát chính là đem lại những biện pháp, hành động và thủ tục cần thiết đó. Rõ ràng là chức năng kiểm soát không thể tồn tại nếu chúng tôi không có các mục tiêu. Nếu như chúng ta không biết chúng ta muốn tới đâu thì chúng ta khó mà biết những biện pháp nào và hành động gì cần thiết để đưa chúng ta đến đó. Điều đó cũng cho thấy rõ rằng việc thực hiện những hoạt động phụ trợ đưa chúng ta một lần nữa trở lại quá trình quản lý thực tế khi các hoạt động quản lý mới được thực hiện những hành động phụ thêm đó thì chúng ta xem lại quá trình cụ thể hiện tại khi có những hành động quản lý mới. Như vậy, kiểm soát tồn tại như một “khâu” độc lập của quá trình quản lý nhưng đồng thời lại là một bộ phận chủ yếu của quá trình đó. Chức năng kiểm soát được minh họa rất đơn giản như một chiếc thuyên buồm định đi đến một bến cảng định trước với ngày đã dự kiến. Với những thông tin nội bộ thì cuộc hành trình được xác định, có xác định những nơi ghé qua, vì bị gió ngược hay có vấn đề kỹ thuật nên chiếc thuyền không đi được nữa. Vậy là cần đổi hướng, và có thể tốc độ cũng 7
8. phải thay đổi. Và nếu cần thiết phải xem lại ngày đến nơi theo chương trình. Chức năng kiểm soát ở đây là xem xét và đánh giá ảnh hưởng của tình hình mới trong tiến trình và tìm căn cứ cho hành động hỗ trợ cần thiết nào đó. Như vậy là nó góp phần giúp chúng ta liệu thời gian để đến nơi một cách tiện lợi nhất. 1.4.2 Các loại kiểm soát Trong lúc kiểm soát luôn luôn liên hệ trực tiếp hoặc gián tiếp với các mục tiêu - và trong khi tính chất và phạm vi của các mục tiêu có thể thay đổi linh hoạt thì cách thức thực hành kiểm soát cũng có thể thay đổi. Nhìn chung có ba loại kiểm soát: a. Kiểm soát hướng dẫn Một loại kiểm soát tiêu biểu là thông qua định dạng những sự kiện giúp chúng ta có hành động trung gian góp phần đạt những mục tiêu lớn hơn. Những việc trung gian đó rất rõ ràng hoặc rất rộng nhưng đặc điểm chung là nó cảnh báo chúng ta cần có một hoạt động quản lý kịp thời. Trong trường hợp người lái thuyền nói trên, hai chiếc thuyền trôi về một phía có nghĩa là đòi hỏi một hành động hướng đến rõ ràng. Có nhiều tiêu chuẩn đánh giá trong quá trình chế tạo sản phẩm cho thấy rằng những điều kiện thực tế khác nhau đòi hỏi có công việc chế biến riêng. Một việc hạ giá của người bán buôn cũng thành vấn đề cho nhà chế tạo ô tô chấp nhận thị trường sút kém đối với sản phẩm ô tô và do đó cần điều chỉnh lịch trình sản xuất. Còn trong những trường hợp khác có chỉ số rộng rãi về những xu hướng kinh tế có thể cảnh báo chúng ta thay đổi những điều kiện gây ra những hành động bảo vệ hoặc những hành động tìm cơ hội khác. b. Kiểm soát “Có” “Không” Kiểm soát loại này là kiểm soát nhằm vào chức năng bảo vệ chúng ta một cách máy móc, hay nói cách khác là giúp bảo đảm đạt được những kết quả mong muốn. Với hình thức đơn giản nhất, nó có thể là một tiêu thức kiểm soát chất lượng mà thông qua đó chỉ có một bộ phận của sản phẩm đúng với đặc điểm kỹ thuật mới có thể qua được. Trong ví dụ minh họa khác, kiểm soát có thể là một sự thông qua bắt buộc của một loại hình kinh doanh từ đó đảm bảo rằng một cá nhân cụ thể phải thực hiện việc tóm lượt hoạt động có liên quan. Việc thiết kế những nhiệm vụ của tổ chức cũng có thể tạo ra những cơ hội đảm bảo cần thiết qua sự đánh giá những quyết định kinh doanh chủ yếu và hành động thực hiện. Nhân tố chung là có một kế hoạch kiểm soát lập sẵn hoặc có một cách sắp đặt để trong điều kiện bình thường sẽ mặc nhiên giúp vào một hành động bảo vệ hoặc cải tiến. c. Kiểm soát sau hành động Loại kiểm soát thứ ba này trùng với hai loại kiểm soát đã bàn ở trên, nhưng nó được phân biệt là hoạt động quản lý xảy ra sau, và tiến hành theo hình thức có hiệu quả nhất trong hoàn cảnh hiện thời. Hoạt động đó có thể là sửa chữa một sản phẩm hỏng hoặc là hoạt động thay đổi một chủ trương hay một tiến trình. Hoặc là hành động có thể thải hồi hay tái tuyển một nhân viên. Hoạt động sau sự việc có thể là đã làm ngay hay phải nghiên cứu thêm và triển khai. Công việc phân tích của kiểm toán viên nội bộ thường trực tiếp quyết định tới bản chất và phạm vi của loại hành động sau sự việc có hiệu quả nhất, dù là hành động đó hướng về tương lai. Ở đây, kiểm soát cần được hiểu là xem xét lại quá khứ nhưng bao giờ cũng hướng vào cải tiến những hoạt động tương lai. 1.4.3. C¸c lo¹i thñ tôc kiÓm so¸t. 8
9. Trong viÖc øng dông c¸c thñ tôc kiÓm so¸t, mét vÊn ®Ò quan träng lµ hiÓu ®­îc c¸c kh¸i niÖm vÒ kiÓm so¸t phßng ngõa, kiÓm so¸t ph¸t hiÖn vµ kiÓm so¸t bï ®¾p. * KiÓm so¸t phßng ngõa: Lµ c¸c thñ tôc kiÓm so¸t ®­îc thiÕt kÕ ®Ó ng¨n chÆn c¸c sai ph¹m hoÆc ®iÒu kiÖn dÉn ®Õn sai ph¹m. KiÓm so¸t phßng ngõa th­êng ®­îc tiÕn hµnh tr­íc khi nghiÖp vô x¶y ra * KiÓm so¸t ph¸t hiÖn: lµ c¸c thñ tôc kiÓm so¸t ®­îc thiÕt kÕ nh»m ph¸t hiÖn c¸c sai ph¹m hoÆc c¸c ®iÒu kiÖn dÉn ®Õn sai ph¹m. KiÓm so¸t ph¸t hiÖn th­êng thùc hiÖn sau khi nghiÖp vô ®· x¶y ra. KiÓm so¸t ph¸t hiÖn vµ kiÓm so¸t phßng ngõa cã quan hÖ bæ sung cho nhau trong viÖc thùc hiÖn c¸c môc tiªu kiÓm so¸t. ThÕ m¹nh cña kiÓm so¸t phßng ngõa lµ ng¨n chÆn sai ph¹m tr­íc khi x¶y ra do ®ã gi¶m ®­îc thiÖt h¹i. Nh­ng kh«ng cã thñ tôc kiÓm so¸t phßng ngõa nµo cã thÓ gi¶m ®­îc rñi ro xuèng b»ng kh«ng vµ chi phÝ cho kiÓm so¸t phßng ngõa trong nhiÒu tr­êng hîp rÊt cao. Khi ®ã, kiÓm so¸t ph¸t hiÖn sÏ gióp ph¸t hiÖn sai ph¹m “lät l­íi” kiÓm so¸t phßng ngõa. Mét ý nghÜa quan träng cña kiÓm so¸t ph¸t hiÖn lµ sù “r¨n ®e”, lµm t¨ng sù chó ý vµ tr¸ch nhiÖm cña nh©n viªn trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn kiÓm so¸t phßng ngõa. * KiÓm so¸t bï ®¾p: Lµ kh¸i niÖm vÒ sù bï ®¾p mét yÕu kÐm vÒ mét thñ tôc kiÓm so¸t nµy b»ng mét thñ tôc kiÓm so¸t kh¸c.C¬ së cña viÖc sö dông kiÓm so¸t bï ®¾p lµ quan hÖ gi÷a chi phÝ vµ lîi Ých. 1.5 Kiểm toán viên nội bộ 1.5.1 Đạo đức nghề nghiệp của KTVNB Qui định của Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) ban hành năm 1998 - Trung thực và khách quan, cần mẫn trong việc thực hiện các nghĩa vụ và trách nhiệm của mình - Trung thành trong mọi lĩnh vực đối với đơn vị. Tuy nhiên không được tham gia các hành vi phạm pháp hoặc sai trái. - Không được tham gia những hoạt động mâu thuẫn với quyền lợi của đơn vị hoặc có ảnh hưởng đến khả năng xét đoán khách quan của mình - Không được nhận những vật có giá trị của nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp hoặc các doanh nghiệp khác có liên quan đến đơn vị làm tổn hại đến xét đoán nghề nghiệp của mình. - Chỉ thực hiện những công việc xét thấy có khả năng hoàn thành với đầy đủ chuyên môn nghiệp vụ - Phải tuân thủ các chuẩn mực nghề nghiệp - Phải bảo mật thông tin có được trong quá trình kiểm toán. - Phải không ngừng tham gia học tập, đào tạo để nâng cao trình độ nghiệp vụ, để nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc của mình. * Theo ChuÈn mùc thùc hµnh nghÒ nghiÖp kiÓm to¸n néi bé do IIA ban hµnh n¨m 2001: KiÓm to¸n viªn néi bé ph¶i kh¸ch quan; cã kh¶ n¨ng chuyªn m«n vµ sù thËn träng nghÒ nghiÖp ®óng møc. * Theo ChuÈn mùc ®¹o ®øc nghÒ nghiÖp kÕ to¸n, kiÓm to¸n: Ng­êi lµm kiÓm to¸n ph¶i chÝnh trùc, kh¸ch quan, cã n¨ng lùc chuyªn m«n vµ tÝnh thËn träng, tÝnh b¶o mËt, cã t­ c¸ch nghÒ nghiÖp vµ tu©n thñ chuÈn mùc chuyªn m«n. 9
10. * Th«ng t­ sè 171 ngµy 22/12/1998 cña BTC H­íng dÉn thùc hiÖn kiÓm to¸n néi bé t¹i DNNN cã bæ sung tiªu chuÈn ®èi víi KTV néi bé: Trường hợp Kiểm toán viên nội bộ chưa có bằng đại học chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán hoặc quản trị kinh doanh thì tối thiểu phải có trình độ trung cấp chuyên ngành kinh tế tài chính hoặc quản trị kinh doanh, đã công tác thực tế trong lĩnh vực quản lý tài chính kế toán ít nhất 5 năm, đã làm việc tại doanh nghiệp 3 năm trở lên nhưng không thấp hơn trình độ chuyên môn nghiệp vụ của kế toán trưởng doanh nghiệp đó. 1.5.2 Tiêu chuẩn của KTVNB - Có phẩm chất trung thực, khách quan - Đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán hoặc quản trị kinh doanh - Đã công tác thực tế trong lĩnh vực quản lí tài chính, kế toán từ 5 năm trở lên, trong đó có ít nhất 3 năm làm việc tại doanh nghiệp nơi được giao nhiệm vụ kiểm toán viên - Đã qua huấn luyện nghiệp vụ kiểm toán nội bộ theo nội dung chương trình thống nhất của BTC và được cấp chứng chỉ. 1.5.3 Trách nhiệm của KTVNB - KTVNB thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch kiểm toán đã được Tổng giám đốc hoặc giám đốc phê duyệt. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc hoặc giám đốc về chất lượng, tính trung thực, hợp lí của báo cáo kiểm toán và về những thông tin tài chính, kế toán đã được kiểm toán. - Trong quá trình thực hiện kiểm toán, KTVNB phải tuân thủ luật pháp, tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực nghề nghiệp về kiểm toán, các chính sách và chế độ hiện hành của Nhà nước. - KTV phải khách quan, đề cao tính độc lập trong quá trình kiểm toán. Không ngừng nâng cao năng lực chuyên môn, cập nhật kiếm thức, giữ gìn đạo đức nghề nghiệp. - Tuân thủ nguyên tắc bảo mật các số liệu, tài liệu đã được kiểm toán (ngoại trừ các trường hợp có yêu cầu của tòa án hoặc nghĩa vụ liên quan đến tiêu chuẩn nghiệp vụ) 1.5.4 Quyền hạn của kiểm toán viên nội bộ - Được độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ. Không bị chi phối hoặc can thiệp khi thực hiện kiểm toán và trình bày ý kiến trong báo cáo kiểm toán. - Có quyền yêu cầu các bộ phận, cá nhân được kiểm toán và các bộ phận có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho công tác kiểm toán. - Được kí xác nhận trên báo cáo kiểm toán nội bộ do các nhân tiến hành hoặc chịu trách nhiệm thực hiện theo nhiệm vụ kiểm toán được giao - Nếu các ý kiến đề xuất, các giải pháp kiến nghị, các ý kiến tư vấn cho công việc cải tiến, hoàn thiện công tác quản lí, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, ngăn ngừa các sai sót, gian lận, các việc làm sai trái trong doanh nghiệp - Được bảo lưu ý kiến đã trình bày trong báo cáo kiểm toán nội bộ, được quyền đề nghị cơ quan chức năng nhà nước xem xét lại quyết định của Tổng giám đốc, giám đốc về bãi nhiễm kiểm toán viên. 10
11. Ch­¬ng 2: Tæ chøc kiÓm to¸n néi bé trong doanh nghiÖp 2.1- Tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n néi bé Nguyên tắc chung: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải chịu trực thuộc một người đủ quyền lực (trực thuộc lãnh đạo cấp cao nhất trong doanh nghiệp) để ủng hộ cho sự độc lập của kiểm toán nội bộ, đảm bảo phạm vi kiểm toán rộng rãi, bảo đảm xem xét đầy đủ đối với báo cáo kiểm toán và có những biện pháp thích đáng trên cơ sở các kiến nghị của kiểm toán viên. Có 2 mô hình tổ chức kiểm toán nội bộ để đảm bảo tính độc lập * Mô hình lí tưởng Bộ phận kiểm toán nội bộ được tổ chức trực thuộc ủy ban kiểm toán. Ủy ban này bao gồm một số thành viên trong hội đồng quản trị, những người này không tham gia điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Ủy ban sẽ giám sát về hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Theo mô hình này ủy ban kiểm toán sẽ quản lí trực tiếp bộ phận kiểm toán nội bộ và do đó đảm bảo tính độc lập của kiểm toán nội bộ đối với toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp Hội đồng quản trị Ủy ban kiểm toán Trách nhiệm quản lí Kiểm toán nội bộ Tổng giám đốc Trách nhiệm báo cáo Cán bộ quản lí trung gian Cán bộ quản lí nghiệp vụ * Mô hình thực tế Trên thực tế, các thành viên của ủy ban kiểm toán thường không chuyên trách, họ thường chỉ họp vài lần trong năm nên việc quản lí bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ khó khăn. Do đó trong thực tế, bộ phận kiểm toán nội bộ thường được đặt dưới sự điều hành của Tổng giám đốc. Ủy ban kiểm toán sẽ chịu trách nhiệm việc phê chuẩn quyết định bổ nhiệm hay bãi nhiệm Trưởng bộ phận kiểm toán nội bộ, phê duyệt các kế hoạch làm việc, kế hoạch nhân 11
12. sự, ngân sách của bộ phận kiểm toán nội bộ. Kết quả công việc kiểm toán nội bộ sẽ được ủy ban kiểm toán xem xét cùng với Tổng giám đốc. Mô hình này vẫn đảm bảo tính độc lập tương đối của kiểm toán viên nội bộ Hội đồng quản trị Ủy ban kiểm toán Tổng giám đốc Kiểm toán nội bộ Cán bộ quản lí cấp trung gian Cán bộ quản lí nghiệp vụ Tại Việt Nam, theo qui chế kiểm toán nội bộ áp dụng cho doanh nghiệp nhà nước, bộ phận kiểm toán nội bộ được tổ chức trực thuộc Tổng giám đốc doanh nghiệp. 2.1.1 C¬ së thiÕt lËp bé phËn kiÓm to¸n néi bé - Quy m« cña doanh nghiÖp - Ph¹m vi ho¹t ®éng - N¨ng lùc, tr×nh ®é cña nh©n viªn - C¸c lÜnh vùc ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp 2.1.2 H×nh thøc tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n néi bé - M« h×nh tËp trung: ChØ tæ chøc KTNB t¹i v¨n phßng trung t©m, kh«ng tæ chøc KTNB t¹i c¸c ®¬n vÞ phô thuéc, c«ng ty con, c¸c chi nh¸nh, m« h×nh nµyb¶o ®¶m tÝnh kh¸ch quan, ®éc lËp cña KTNB vµ thuËn lîi cho viÖc n©ng cao tÝnh chuyªn nghiÖp cña KTNB. - M« h×nh ph©n t¸n: Ngoµi bé phËn KTNB t¹i trung t©m, t¹i c¸c ®¬n vÞ phô thuéc, c«ng ty con, c¸c chi nh¸nh, ®Òu cã tæ chøc KTNB trùc thuéc c¸c nhµ qu¶n lý t¹i c¸c ®¬n vÞ ®ã. Trong khi ®ã, bé phËn KTNB trung t©m sÏ kiÓm tra toµn bé ho¹t ®éng cña tæ chøc vµ ®­îc giao tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn nh÷ng cuéc kiÓm to¸n phøc t¹p hoÆc cã quy m« toµn tæ 12
13. chøc. M« h×nh nµy th­êng ®­îc ¸p dông cho c¸c c«ng ty ®a quèc gia cã ho¹t ®éng tr¶i réng trªn nhiÒu quèc gia vµ vïng l·nh thæ xa c¸ch vÒ mÆt ®Þa lý. - M« h×nh kÕt hîp: Ngoµi bé phËn KTNB t¹i trung t©m, doanh nghiÖp cã thÓ tæ chøc KTNB khu vùc, chÞu tr¸ch nhiÖm trong mét khu vùc ®Þa lý nhÊt ®Þnh. * Khi tæ chøc bé m¸y KTNB, doanh nghiÖp cã thÓ lùa chän mét trong c¸c cách sau ®Ó ph©n c«ng c«ng viÖc: - Tæ chøc c«ng viÖc theo lo¹i kiÓm to¸n - Tæ chøc c«ng viÖc song song - tæ chøc c«ng viÖc theo khu vùc ®Þa lý Theo Th«ng t­ sè 171 ngµy 22/12/1998 cña BTC H­íng dÉn thùc hiÖn kiÓm to¸n néi bé t¹i DNNN: “Tuỳ thuộc vào quy mô sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động tập trung hay phân tán, điều kiện cụ thể và trình độ năng lực của đội ngũ kế toán Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ cho phù hợp và có hiệu quả thiết thực. Việc tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ không bắt buộc đối với các doanh nghiệp”. Điều 16: Bộ máy kiểm toán nội bộ 1. Các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ để thực hiện công tác kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp được tổ chức thành phòng, ban, hoặc nhóm, tổ công tác trực thuộc (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp. Bộ máy kiểm toán nội bộ, gồm: Trưởng phòng kiểm toán nội bộ, Phó trưởng phòng kiểm toán nội bộ (nếu có), nhóm trưởng kiểm toán nội bộ và kiểm toán viên nội bộ. Số lượng kiểm toán viên nội bộ phụ thuộc vào quy mô kinh doanh, địa bàn hoạt động, số lượng các đơn vị thành viên tính chất phức tạp của công việc, yêu cầu quản lý kinh doanh và trình độ, năng lực nghề nghiệp của kiểm toán viên. Ở các tập đoàn sản xuất (Tổng công ty, Liên hiệp các xí nghiệp, .) Phải tổ chức phòng (ban) kiểm toán nội bộ có đủ lực lượng và năng lực để kiểm toán trong đơn vị và các đơn vị thành viên. 2. Bộ phận kiểm toán nội bộ được tổ chức độc lập với các bộ phận quản lý và điều hành kinh doanh trong doanh nghiệp (kể cả phòng kế toán - tài chính); chịu sự chỉ đạo và lãnh đạo trực tiếp của (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp. Theo yêu cầu của bộ phận kiểm toán nội bộ, (Tổng) Giám đốc có thể cử chuyên gia thuộc các lĩnh vực chuyên môn khác trong doanh nghiệp, hoặc thuê chuyên gia bên ngoài (nếu cần thiết) tham gia một số nội dung hoặc toàn bộ một cuộc kiểm toán. Điều 17: Trưởng phòng kiểm toán nội bộ Đứng đầu phòng (ban) kiểm toán nội bộ là trưởng phòng (hoặc trưởng ban) kiểm toán nội bộ doanh nghiệp. Trưởng phòng (hoặc trưởng ban) kiểm toán nội bộ do (Tổng) Giám đốc bổ nhiệm sau khi có ý kiến bằng văn bản của Tổng cục, Cục quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại doanh nghiệp (Bộ Tài chính). 13
14. Trưởng phòng kiểm toán nội bộ là người ký, chịu trách nhiệm trước (Tổng) giám đốc và trước pháp luật về báo cáo kiểm toán nội bộ. Trưởng phòng kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ và quyền hạn: 1. Chủ động xây dựng kế hoạch và lập chương trình kiểm toán hàng năm. 2. Tổ chức các cuộc kiểm toán trong nội bộ doanh nghiệp theo nhiệm vụ kế hoạch và chương trình kiểm toán đã được (Tổng) Giám đốc phê duyệt. 3. Quản lý, bố trí, phân công công việc cho kiểm toán viên và thực hiện các biện pháp đào tạo và huấn luyện kiểm toán viên, đảm bảo không ngừng nâng cao trình độ và năng lực công tác của kiểm toán viên và bộ máy kiểm toán nội bộ. 4. Đề xuất với (Tổng) Giám đốc về việc đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với kiểm toán viên nội bộ. 5. Đề nghị trưng tập kiểm toán viên ở các đơn vị thành viên hoặc chuyên viên các bộ phận khác liên quan trong doanh nghiệp để thực hiện các cuộc kiểm toán khi cần thiết. 6. Kiến nghị các thay đổi về chính sách, đường lối nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh. 7. Khi phát hiện có hiện tượng vi phạm pháp luật hoặc những quyết định trái với chủ trương, chính sách, chế độ phải có trách nhiệm báo cáo các cấp có thẩm quyền đưa ra các giải pháp để giải quyết kịp thời. Điều 18: Bộ máy kiểm toán nội bộ ở doanh nghiệp có các đơn vị trực thuộc. - Đối với đơn vị thành viên trong Tổng công ty, Liên hiệp các xí nghiệp có tư cách pháp nhân độc lập: Phải tổ chức bộ phận kiểm toán có chức năng độc lập, hoặc bố trí một số nhân viên kiểm toán nội bộ để thực hiện kiểm toán nội bộ. - Đối với doanh nghiệp thành viên trực thuộc hoặc phụ thuộc không có tư cách pháp nhân: Tuỳ theo quy mô kinh doanh, địa bàn hoạt động mà có thể bổ nhiệm kiểm toán viên hoạt động trực tiếp tại các đơn vị trực thuộc, phụ thuộc. Các kiểm toán viên nội bộ hoạt động ở các doanh nghiệp thành viên có tư cách pháp nhân độc lập, hoặc không có tư cách pháp nhân độc lập đều trực thuộc trực tiếp hoặc gián tiếp bộ máy kiểm toán nội bộ của đơn vị cấp trên và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc, hoặc Giám đốc. 2.2- Néi dung cña kiÓm to¸n néi bé 2.2.1 Kiểm toán hoạt động - Kiểm tra việc huy động, phân phối sử dụng một cách tiết kiệm và có hiệu quả các nguồn lực (nhân lực, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định, tiền, vốn, lợi thế kinh doanh ) của doanh nghiệp. - Kiểm tra tính hiệu quả của hoạt động sản xuất, kinh doanh; phân phối và sử dụng thu nhập; kết quả bảo toán và phát triển vốn. -Kiểm tra và đánh giá tính hiệu quả hoạt động của các bộ phận chức năng trong việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp 2.2.2 Kiểm toán tính tuân thủ 14
15. - Kiểm tra tính tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ tài chính, kế toán, chế độ quản lí của nhà nước và tính hình chấp hành các chính sách, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, của Ban giám đốc doanh nghiệp - Kiểm tra tính tuân thủ các qui định về nguyên tắc, qui trình nghiệp vụ, thủ tục quản lí của toàn bộ cũng như của từng khâu công việc, của từng biện pháp trong hệ thống kiểm soát nội bộ. - Kiểm tra chấp hành các nguyên tắc, chính sách, chuẩn mực kế toán từ khâu lập chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản, ghi sổ kế toán, tổng hợp thông tin và trình bày báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, lưu trữ tài liệu kế toán 2.2.3 Kiểm toán báo cáo tài chính và báo cáo quản trị - Kiểm tra và xác nhận tính kịp thời, đầy đủ, khách quan, độ tin cậy của báo cáo tài chính, báo cáo quản trị trước khi (Tổng) giám đốc kí duyệt và công bố - Kiểm tra và đánh giá các báo cáo tài chính, báo cáo quản tri, đưa ra những kiến nghị và tư vấn cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo sự hợp lí và hiệu quả 2.3- Tr×nh tù kiÓm to¸n néi bé 2.3.1- ChuÈn bÞ kiÓm to¸n Bao gồm việc xác định đối tượng kiểm toán và lập kế hoạch kiểm toán Bước 1: Xác định đối tượng kiểm toán - Đối tượng kiểm toán có thể là một bộ phận, chi nhánh của doanh nghiệp hay một hoạt động, một chương trình nào đó mà doanh nghiệp đang tiến hành. - Các kiểm toán viên có thể chọn đối tượng kiểm toán theo những phương pháp va lí do khác nhau, cũng có thể do Ban giám đốc hay chính đối tượng kiểm toán yêu cầu - Phương pháp xác định đối tượng kiểm toán: Có 3 phương pháp * Lựa chọn một cách hệ thống: Bộ phận kiểm soạn ra một danh sách các đối tượng kiểm toán sẽ được kiểm toán trong năm nay. Danh sách này lập dựa trên cơ sở đánh giá những rủi ro. Các đối tượng kiểm toán rủi ro cao sẽ được lựa chọn đưa vào chương trình kiểm toán trước. Các đối tượng có rủi ro thấp hơn sẽ đưa vào kiểm toán ở kì sau. * Kiểm toán các vấn đề khúc mắc: Phương pháp này dựa trên nguyên tắc ưu tiên kiểm toán những bộ phận hay vấn đề đang có sự cố. Ban giám đốc và Hội đồng quản trị dựa vào sự xét đoán của họ mà đưa các vấn đề cần được kiểm toán ngay. Do đó theo phương pháp này chính người quản lí lựa chọn đối tượng kiểm toán. * Kiểm toán theo yêu cầu của chính đối tượng kiểm toán: Một số giám đốc của các bộ phận muốn thực hiện kiểm toán để đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ có ảnh hưởng đến hoạt động dưới sự giám sát của họ. Chú ý: Cho dù đối tượng iểm toán được đề xuất là ai thì trước khi điều chỉnh lại chương trình kiểm toán đã lập, KTV cần đánh giá xem đối tượng mới được đề xuất có quan trọng hơn đối tượng đã được xếp lịch không. Sự quan trọng này thường đánh giá trên căn cứ rủi ro. Nếu xét thấy rủi ro liên quan đến đối tượng mới được đề xuất là khá cao thì một cuộc kiểm toán lập tức cho đối tượng này phải được thiết lập. Ngược lại, nếu rủi ro liên quan đối tượng này không lớn so với các đối tượng đã xếp lịch thì phải chờ đợi khi những đối tượng có rủi ro cao hơn đã được kiểm tra xong. Trường hợp các đối tượng được đề xuất không xuất phát từ nhu cầu cần kiểm toán mà xuất phát từ những ý đồ khác (tranh chấp, thổi phồng sự kiện để đánh lạc hướng dư luận ) khi 15
16. đó, KTVNB nhờ sự độc lập của mình có thể tránh được sự lựa chọn các đối tượng kiểm toán do áp lực của những ý doanh nghiệpồ không lành mạnh. Bước 2: Lập kế hoạch kiểm toán Bao gồm các bước * Xác định mục tiêu kiểm toán: - Mục tiêu chung của kiểm toán nội bộ là trợ giúp các thành viên trong doanh nghiệp thực hiện có hiệu quả công việc mà họ đảm nhận. - Mục tiêu cụ thể của từng cuộc kiểm toán có thể chia thành 3 nhóm + Khảo sát về thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ: Bao gồm mô tả hệ thống được kiểm toán và các thủ tục kiểm soát. Qua đó đánh giá các thủ tục kểm soát có phù hợp với hệ thống không + Kiểm tra việc tuân thủ hệ thống kiểm soát đã thiết lập: Để xác định các thủ tục kiểm soát trong thực tế có phù hợp với hệ thống đã được xây dựng hay không. KTVNB so sánh hoạt động thực tế với các chính sách, chuẩn mực, các thủ tục đã thiết lập trong doanh nghiệp. + Đánh giá sự đầy đủ của hệ thống kiểm soát: Bao gồm phân tích và đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát và rủi ro trong hoạt động của đối tượng kiểm toán - Một cuộc kiểm toán có thể bao gồm cả 3 mục tiêu trên. * Xác định phạm vi kiểm toán - Xác định phạm vi kiểm toán là xác định khía cạnh cụ thể nào của hệ thống của hệ thống cần được kiểm tra và mức độ kiểm tra. Thông qua mục tiêu và phạm vi kiểm toán, KTV có thể ước lượng nguồn lực cần thiết (nhân lực, thời gian, phương tiện đí lại ) nhằm thực hiện kiểm toán. * Nghiên cứu thông tin cơ bản 2.3.2 Thùc hiÖn kiÓm to¸n - Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên nội bộ phải xem xét, thu thập và đánh giá đủ các bằng chứng cần thiết có liên quan, kể cả các chứng cứ bên ngoài doanh nghiệp ; - Xem xét, đánh giá và việc thực hiện các chính sách, quy định trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp. - Đánh giá khả năng sai sót, nhầm lẫn, gian lận đối với từng loại nghiệp vụ, từng hoạt động kinh tế. Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro của các nghiệp vụ phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp. - Thực hiện phân tích, khảo sát các khoản mục chính, khảo sát bổ sung các chi tiết; xem xét các sự kiện tiếp sau, đánh giá kết quả cuộc kiểm toán. - Các bước tiến hành thực hiện cuộc kiểm toán phải theo đúng quy trình của một cuộc kiểm toán và các bước tiến hành kiểm toán phải được ghi nhận trên tài liệu, hồ sơ kiểm toán. 2.3.3- KÕt thóc kiÓm to¸n Kiểm toán viên nội bộ phải lập báo cáo kiểm toán; Báo cáo kiểm toán phải trình bày đầy đủ các nội dung và kết quả kiểm toán theo mục tiêu, yêu cầu đã đề ra cho từng cuộc kiểm toán; xác nhận tính đầy đủ, hợp lý của báo 16
17. cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị hàng năm trước khi trình ký duyệt; đề xuất các kiến nghị và biện pháp xử lý các sai sót, gian lận, các vi phạm, nêu các giải pháp cần thiết để nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý kinh doanh của doanh nghiệp; Báo cáo kiểm toán được gửi cho Chủ tịch Hội đồng quản trị, cho (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp. Việc lưu hành và công bố báo cáo kiểm toán nội bộ tuỳ theo tính chất kiểm toán và do Chủ tịch Hội đồng quản trị, (Tổng) Giám đốc quyết định. Riêng báo cáo kiểm toán báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị được đính kèm báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi lưu hành. Phúc tra kết quả kiểm toán là công việc tiếp sau cuộc kiểm toán nhằm kiểm tra lại việc triển khai thực hiện những kiến nghị, những đề nghị xử lý và những giải pháp đã nêu trong báo cáo kiểm toán ở các bộ phận quản lý, điều hành kinh doanh trong doanh nghiệp. Nói chung, một quy trình kiểm toán thường bao gồm 9 bước xếp thành 4 giai đoạn. Hình II.1 trình bày tóm tắt về quá trình này. GIAI ĐOẠN I: CHUẨN BỊ KIỂM TOÁN Bao gồm việc xác định đối tượng kiểm toán và lập kế hoạch kiểm toán. Bước 1: Xác định đối tượng kiểm toán Đối tượng kiểm toán có thể là một bộ phận, chi nhánh của đơn vị hay một hoạt động, một chương trình nào đó mà đơn vị đang tiến hành. Một cuộc kiểm toán bắt đầu với công việc lựa chọn đối tượng kiểm toán. Các kiểm toán viên có thể chọn các đơn vị này theo những phương pháp và những lý do khác nhau. Việc lựa chọn cũng có thể không do kiểm toán viên mà do một người khác, thí dụ Ban giám đốc hay chính đối tượng kiểm toán yêu cầu. Phương pháp xác định đối tượng kiểm toán Về cơ bản có ba phương pháp xác định đối tượng kiểm toán như sau: Lựa chọn một cách hệ thống: Bộ phận kiểm toán soạn ra một danh sách các đối tượng kiểm toán sẽ được kiểm tra trong năm nay. Thông thường danh sách này lập chủ yếu trên cơ sở rủi ro. Các đối tượng kiểm toán có rủi ro cao sẽ được chọn đưa vào chương trình kiểm toán trước. Các đối tượng có rủi ro thấp hơn sẽ được đưa vào kỳ sau, sau khi trưởng bộ phận kiểm toán nội bộ xét thấy các đối tượng có rủi ro cao đã được quan tâm đúng mức. Tuy nhiên thực tế có thể xảy ra những tình huống khác với dự kiến do đó việc lựa chọn này có thể còn căn cứ vào những phương pháp khác bên cạnh phương pháp lựa chọn theo hệ thống. Kiểm toán các vấn đề khúc mắc: Phương pháp này dựa trên nguyên tắc ưu tiên kiểm toán những bộ phận hay vấn đề đang có “sự cố”. Ban giám đốc và Hội đồng quản trị dựa vào sự xét đoán của họ mà đưa ra các vấn đề cần phải được kiểm toán ngay. Do đó, theo phương pháp này, chính người quản lý chọn lựa các đối tượng kiểm toán. Thí dụ, một công ty bất ngờ nhận được một hóa đơn buộc phải thanh toán ngay một khoản vay lớn. Mặc dù khoản vay đã nhận và đã sử dụng vào mục đích sản xuất, nhưng do 17
18. một lý do nào đó nó không được ghi nhận vào hệ thống kế toán của công ty. Khoản thanh toán này quá lớn đến nỗi cả hai trưởng phòng phải tạm thời ngưng công việc thường ngày của họ một tuần để giải quyết khủng hoảng trong hệ thống quản lý công nợ và tài chính của công ty. Trong cuộc họp của Hội đồng quản trị, báo cáo về trường hợp này dẫn đến yêu cầu lập tức phải kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xác định những sai sót quan trọng có thể phát sinh. Kiểm toán theo yêu cầu của chính đối tượng kiểm toán: Phương pháp thứ ba để chọn đối tượng kiểm toán xuất phát từ đối tượng kiểm toán. Một số giám đốc các bộ phận muốn thực hiện kiểm toán để đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ có ảnh hưởng đến hoạt động dưới sự giám sát của họ. Tuy nhiên, dù đối tượng kiểm toán có thể được đề xuất bởi kiểm toán viên, người quản lý hay chính đối tượng kiểm toán, kiểm toán viên nội bộ cần nhớ rằng trước điều chỉnh lại chương trình kiểm toán đã lập, phải đánh giá xem đối tượng mới được đề xuất có quan trọng hơn đối tượng đã được xếp lịch không. Thường sự quan trọng này có thể đánh giá căn cứ trên rủi ro. Nếu xét thấy rủi ro liên quan đến đối tượng mới đề xuất là khá cao, một cuộc kiểm toán lập tức cho đối tượng này là cần thiết. Ngược lại, nếu rủi ro liên quan đến đối tượng này không lớn hơn so với các đối tượng đã xếp lịch, nó cần phải chờ đợi những đối tượng có rủi ro cao hơn mình được kiểm tra xong. Kiểm toán viên nội bộ cũng cần chú ý đến trường hợp các đối tượng được đề xuất không xuất phát từ nhu cầu cần phải kiểm toán mà xuất phát từ những ý đồ cạnh tranh (tranh chấp giữa các phe phái, thổi phồng một vài sự kiện để lạc hướng dư luận ). Khi đó, kiểm toán viên nội bộ nhờ sự độc lập của mình có thể tránh được sự lựa chọn các đối tượng kiểm toán do áp lực của những ý đồ không lành mạnh. 18
19. Hình II.1: Khái quát quy trình kiểm toán SƠ ĐỒ CÔNG VIỆC XEM XÉT RỦI RO 1. Xác định đối tượng kiểm toán CHUẨN BỊ KIỂM TOÁN Chọn lĩnh vực có rủi ro cao nhất (Bước 1) 2. Lập kế hoạch kiểm toán 3. Nghiên cứu tổng quát THỰC HIỆN KIỂM TOÁN Đánh giá rủi ro 4. Mô tả và phân tích hệ (Bước 4) thống kiểm soát nội bộ Rủi ro không xác định được 5. Thực hiện các 1. Rủi ro sau khi đánh giá Đánh giá lại thử nghiệm giảm thấp đi rủi ro (Bước 5) kiểm soát mở rộng 2. Rủi ro đã được xác định hợp lý 6. Phát hiện và đề xuất biện pháp BÁO CÁO KIỂM TOÁN 7. Báo cáo 8. Theo dõi sau THEO DÕI SAU kiểm toán KIỂM TOÁN 9. Đánh giá 19
20. Bước 2: Lập kế hoạch kiểm toán Lập kế hoạch kiểm toán bao gồm: 1. Xác định các mục tiêu và phạm vi kiểm toán. 2. Nghiên cứu thông tin cơ bản. 3. Xác định đội ngũ kiểm toán viên. 4. Liên hệ với đối tượng kiểm toán và các bộ phận khác. 5. Lập chương trình kiểm toán. 6. Xác định những vấn đề liên quan đến báo cáo kết quả kiểm toán. 7. Trình duyệt kế hoạch kiểm toán. Mục tiêu và phạm vi kiểm toán: Để phong trào tốt cho việc lập kế hoạch, trước hết kiểm toán cần có những xác định ban đầu về (1) các mục tiêu của kiểm toán (2) phạm vụ của việc kiểm toán. Xác định các mục tiêu: Mục tiêu chung của kiểm toán nội bộ là “trợ giúp các thành viên trong đơn vị thực hiện công việc mà họ đảm nhiệm một cách có hiệu quả”. Tuy nhiên, mục tiêu của từng cuộc kiểm toán thì phải cụ thể hơn rất nhiều. Nói chung mục tiêu cụ thể của từng cuộc kiểm toán có thể chia thành ba nhóm: Khảo sát về thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm tra việc tuân thủ hệ thống kiểm soát đã thiết lập. Đánh giá sự đầy đủ (bao gồm việc thiết kế hệ thống và hiệu quả mang lại) của hệ thống kiểm soát. Các mục tiêu này có thể được áp dụng cho cả hệ thống thông tin và hệ thống hoạt động. Khảo sát về thiết của hệ thống kiểm soát nội bô bao gồm việc mô tả hệ thống được kiểm toán và các thủ tục kiểm soát của nó; qua đó đưa ra đánh giá các thủ tục kiểm soát có được thiết kế tốt và phù hợp với hệ thống không. Mục đích của việc xem xét này là cung cấp thông tin cơ bản về đối tượng kiểm toán và các thủ tục kiểm soát có liên quan. Kiểm tra việc tuân thủ được tiến hành để xác định các thủ tục kiểm soát trong thực tế có tuân thủ với hệ thống kiểm soát được đề ra không. Kiểm toán viên so sánh hoạt động thực tế với các chính sách, chuẩn mực, các thủ tục được thiết lập trong đơn vị. Đánh giá sự đầy đủ của kiểm soát nội bộ có thể bao gồm phân tích và đánh giá đối tượng kiểm toán trên hai lĩnh vực: (1) tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát và (2) rủi ro trong hoạt động của đối tượng kiểm toán. Một cuộc kiểm toán có thể yêu cầu một hoặc cả ba mục tiêu trên. Tuy nhiên, cần chú ý đến mối quan hệ chặt chẽ giữa ba mục tiêu trên. Thí dụ, khi có yêu cầu đánh giá sâu sắc (mục tiêu đánh giá) thì không thể bỏ qua việc khảo sát thiết kế và kiểm tra tính tuân thủ của hệ thống kiểm soát ở một mức độ nhất định (mục tiêu khảo sát và mục tiêu kiểm tra). Hoặc khi thực hiện mục tiêu kiểm tra tính tuân thủ của hệ thống, trước hết phải khảo sát tổng quát về hệ thống kiểm soát nội bộ (mục tiêu khảo sát hệ thống) và sau khi kiểm tra xong, phải đánh giá tóm tắt về kết quả đạt được (mục tiêu đánh giá). 20
21. Xác định phạm vi: Xác định phạm vi là xác định khía cạnh cụ thể nào của hệ thống cần được kiểm tra và mức độ kiểm tra: Một số cuộc kiểm toán tập trung ở những khía cạnh rất hẹp về các hoạt động trong khi các cuộc kiểm toán khác thì trải rộng ra nhiều lĩnh vực. Thí dụ, cuộc kiểm toán này có thể chỉ nhằm vào kiểm tra tính trung thực và đáng tin cậy của một số thông tin; nhưng một cuộc kiểm toán khác có thể vừa xem xét sự trung thực của thông tin vừa mở rộng ra đánh giá việc sử dụng các nguồn lực và việc chấp hành các chính sách chế độ. Một số cuộc kiểm toán có thể đi thật sâu, kiểm tra hết sức chi tiết trong khi một số cuộc kiểm toán khác thì sơ lược, chỉ kiểm tra có tính chất phòng ngừa. Điều này tùy thuộc vào mục tiêu của cuộc kiểm toán đó. Sau khi chọn đối tượng kiểm toán, xác định mục đích và phạm vi kiểm toán là một vấn đề có ý nghĩa quan trọng nhằm lập kế hoạch một cách có hiệu quả. Thông qua các mục tiêu và phạm vi của việc kiểm toán, kiểm toán viên có thể ước lượng nguồn lực cần thiết (trong lĩnh vực nhân lực, thời gian và phương tiện đi lại) nhằm thực hiện việc kiểm tra. Khi có những thay đổi sau này trong mục đích và phạm vi kiểm toán, những đánh giá ban đầu đó là cơ sở cho việc thực hiện các điều chỉnh. Nghiên cứu thông tin cơ bản: Hầu hết trong các trường hợp của kiểm toán nội bộ, kiểm toán viên đã từng kiểm toán cho đối tượng kiểm toán một vài lần trước đó. Mặc dù lần trước có thể kiểm tra trên các khía cạnh khác, các báo cáo và thông tin từ hồ sơ kiểm toán kỳ trước là một nguồn thông tin cơ bản quan trọng cho kỳ này. Các trưởng nhóm thường xem xét trước các báo cáo và các hồ sơ kỳ trước bào gồm nhiều thông tin khác nhau. Một nguồn cung cấp thông tin cơ bản khác là tiến hành phỏng vấn người quản lý của đối tượng kiểm toán. Nói chung, các kiểm toán viên cố gắng làm quen với nội dung hoạt động của đơn vị khi tiến hành xem xét tổng quát. Việc tìm hiểu này giúp kiểm toán viên có thể dự đoán các khía cạnh bất thường hoặc đặc biệt cần phải lưu ý. Đồng thời qua đó kiểm toán viên cũng làm quen với các đặc điểm của đơn vị để thuận lợi hơn trong việc soạn thảo kế hoạch kiểm toán. Có hai quan điểm khác nhau về thời điểm nghiên cứu các hồ sơ kiểm tra của kỳ trước. Một số kiểm toán viên cho rằng chỉ nên đọc các hồ sơ này sau khi đã xuống đơn vị để khảo sát sơ bộ (bước 3). Họ cho rằng nếu chưa xuống đơn vị mà đọc các hồ sơ kỳ trước thì sẽ dẫn đến tình trạng kiểm toán viên bị ảnh hưởng một cách vô thức của cách làm và suy nghĩ của người kiểm toán viên kỳ trước. Như vậy, việc khảo sát sơ bộ về đơn vị này sẽ thiếu khách quan. Theo họ, kiểm toán viên cứ thực hiện công việc khảo sát sơ bộ trước để hình thành những hiểu biết của chính mình, sau đó mới nghiên cứu hồ sơ kỳ trước để bổ sung cho chương trình kiểm toán. Ngược lại, một số kiểm toán viên lại tin tưởng rằng mình vẫn duy trì được sự khách quan khi xem trước các hồ sơ kiểm tra của kỳ trước. Họ cho rằng những ưu điểm của phương pháp này lớn hơn nhiều so với nhược điểm của nó. Họ cũng cho rằng nếu kiểm toán viên nhận thức rằng hệ thống hiện hành và các phát hiện được năm nay có thể rất khác biệt so với năm trước, đồng thời cố gắng duy trì một thái độ khách quan khi xem xét các vấn đề của kỳ này thì việc nghiên cứu trước hồ sơ kỳ trước sẽ có lợi hơn là có hại. Xác định đội ngũ kiểm toán: Số kiểm toán viên tham gia một cuộc kiểm toán có thể từ một người đến tám người. Thường thì các cuộc kiểm toán do từ hai đến ba nhân viên 21
22. tiến hành tại chỗ và một hoặc hai nhân viên giám sát công việc tại văn phòng của bộ phận kiểm toán nội bộ. Đội ngũ kiểm toán khác nhau tùy thuộc vào bản chất và quy mô của cuộc kiểm toán. Một cuộc kiểm toán hoạt động về các vấn đề kỹ thuật đòi hỏi các chuyên gia khác với một cuộc kiểm toán về tính trung thực của báo cáo tài chính. Kiểm toán trong môi trường sử dụng máy vi tính đòi hỏi chuyên gia vi tính, còn một cuộc kiểm toán đòi hỏi các phương pháp chọn mẫu phức tạp phải có chuyên gia lấy mẫu thống kê. Thông báo cho đối tượng kiểm toán: Trưởng nhóm kiểm toán có thể liên hệ thông qua điện thoại hoặc gặp gỡ với người quản lý đối tượng kiểm toán để trao đổi về mục đích việc kiểm toán, thời gian, các nhân viên đơn vị tham gia và các báo biểu, thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán mà đơn vị cần chuẩn bị. Sau đó sẽ có một văn bản chính thức gửi cho người quản lý đối tượng kiểm toán. Việc thông tin này đối với đối tượng kiểm toán vừa tạo thuận lợi cho việc kiểm toán vừa tạo cơ sở pháp lý cho việc kiểm toán. Lập chương trình kiểm toán sơ bộ: Chương trình kiểm toán phác thảo kế hoạch và chương trình làm việc của một cuộc kiểm toán. Nó bao gồm mục tiêu và phạm vi kiểm toán, các câu hỏi đặt ra và các bằng chứng cần xem xét trong quá trình kiểm toán, các kiểm toán viên được huy động Chương trình kiểm toán lập trong giai đoạn này gọi là chương trình sơ bộ vì nó có thể còn phải được điều chỉnh sau khi kiểm toán viên đã xuống đơn vị nghiên cứu cơ bản và tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ. Dự kiến về báo cáo kiểm toán: Báo cáo kiểm toán thông tin kết quả kiểm toán cho đối tượng kiểm toán và các bộ phận khác trong tổ chức. Kiểm toán cần suy nghĩ ngay từ lúc này về việc báo cáo kiểm toán sẽ thuộc dạng nào, cung cấp cho ai và cung cấp như thế nào. Điều này sẽ hữu ích cho việc chuẩn bị kiểm toán. Thí dụ, nếu kết quả sẽ được công bố tại một cuộc họp mở rộng, kiểm toán viên cần dự tính địa điểm, người trình bày, đối tượng tham dự và những vấn đề sẽ thảo luận tại cuộc họp. Trình duyệt quyết định kiểm toán: Chương trình kiểm toán từng kỳ thường được duyệt toàn bộ bởi (tổng) giám đốc, trừ những trường hợp đặc biệt. Trưởng phòng kiểm toán nội bộ thường là người xem xét và phê duyệt từng cuộc kiểm toán cụ thể theo chương trình đã được duyệt, trên cơ sở xem xét việc chuẩn bị đã đầy đủ chưa, bao gồm xác định mục đích và phạm vi kiểm toán, đội ngũ kiểm toán cũng như chương trình kiểm toán sơ bộ. GIAI ĐOẠN 2: THỰC HIỆN KIỂM TOÁN Bước 3: Khảo sát sơ bộ Mục đích của bước khảo sát sơ bộ là thu thậ p thêm thông tin về đối tượng kiểm toán, thu thập một số bằng chứng ban đầu cũng như tạo mối quan hệ hợp tác với đối tượng kiểm toán. Tổ chức một cuộc họp mở rộng: Trong quá trình nghiên cứu tổng quát, một cuộc họp được tiến hành giữa đoàn kiểm toán và người quản lý đối tượng kiểm toán. Cuộc họp này thường được tổ chức tại văn phòng đối tượng kiểm toán. Cuộc họp này xác định trách nhiệm của người quản lý đối với cuộc kiểm toán và phối hợp các hoạt động kiểm toán với các hoạt động của đối tượng kiểm toán. 22
23. Tham quan đơn vị: Một chuyến tham quan đơn vị cung cấp cho các kiểm toán viên một ý niệm về các dạng hoạt động, không khí làm việc, cơ sở vật chất, các mối quan hệ nội bộ trong đơn vị và quy trình công việc tại đối tượng kiểm toán. Các kiểm toán viên cũng có diph gặp gỡ với các nhân viên đơn vị trong quá trình tham quan này. Nghiên cứu tài liệu: Bên cạnh cuộc họp và quá trình tham quan đơn vị, việc nghiên cứu một số tài liệu có chọn lọc cung cấp cơ sở cho kiểm toán viên viết một bản mô tả về các hoạt động của đối tượng kiểm toán. Văn bản này sẽ được lưu trong hồ sơ kiểm toán sau này. Các kiểm toán viên nghiên cứu các tài liệu như: sơ đồ tổ chức, các quy định của Nhà nước, các mục tiêu của đơn vị, các bản mô tả công việc, hướng dẫn về chính sách, báo cáo tổng hợp, các tài liệu khác có liên quan. Vấn đề mấu chốt trong giai đoạn này là các tài liệu có hiện hữu hay không, có được sắp xếp ngăn nắp, khoa học và đảm bảo an toàn hay không. Bảng mô tả hoạt động của đối tượng kiểm toán: Các kiểm toán viên phải hiểu các hoạt động của đối tượng kiểm toán nhằm đánh giá đầy đủ hệ thống kiểm soát nội bộ. Do đó, kiểm toán viên phải lập và lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán thường trực một bảng mô tả về hoạt động của đối tượng trong đó trình bày những hiểu biết của mình và qua đó làm cơ sở tham chiếu với những đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị và các thủ tục kiểm toán kiểm toán viên tiến hành. Thủ tục phân tích: Một bộ phận không thể tách rời của việc nghiên cứu tổng quát đó là thủ tục phân tích. Các thủ tục này như đã trình bày trong chương III, cung cấp phân tích sơ lược về các dữ liệu tổng hợp trong báo cáo tài chính và báo cáo hoạt động. Các kiểm toán viên sẽ so sánh số liệu thực tế và số liệu kế hoạch; xem xét xu hướng từ năm này sang năm khác; xem xét và ghi nhận lại các chi tiết bất thường; ước tính các số liệu trên báo cáo bằng các dữ liệu liên quan; tính toán các tỷ số và so sánh với số liệu năm trước, số bình quân trong ngành. Thủ tục phân tích không chỉ giúp kiểm toán viên am hiểu về đối tượng kiểm toán mà còn giúp kiểm toán viên lập kế hoạch các thủ tục kiểm toán khác. Kết quả bất thường thu được thông qua việc tính toán và so sánh, sẽ đặt ra các câu hỏi và đòi hỏi các thủ tục kiểm toán chi tiết hơn. Các thủ tục này có thể cung cấp định hướng kiểm tra ũng như tạobằng chứng về sự hợp lý của các chỉ tiêu tài chính và chỉ tiêu hoạt động. Bước 4: Mô tả, phân tích và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Mô tả hệ thống kiểm soát: Các kiểm toán viên mô tả hệ thống kiểm sóat thông qua việc vẽ các lưu đồ, trả lời các câu hỏi về kiểm soát nội bộ và các bản tường trình. Lưu đồ giúp kiểm toán viên dễ dàng nhận xét về kiểm soát đối với hoạt động và các thủ tục kiểm soát cần bổ sung. Trong khi đó, các bảng câu hỏi và tường thuật về kiểm soát nội bộ cung cấp thêm sự phân tích về kiểm soát giúp các kiểm toán viên hiểu đầy đủ về hệ thống kiểm soát trước khi thực hiện thử nghiệm và đánh giá. Phép thử “walk through”: Một thử nghiệm kiểm soát ở mức thấp là phép thử “walk through” đối với một số các nghiệp vụ và hoạt động kiểm soát then chốt được lựa chọn. Kiểm toán viên sẽ theo từng bước thực hiện nghiệp vụ đó trên sổ sách hoặc trong thực tế đánh giá về quá trình thực hiện các nghiệp vụ tại đơn vị. 23
24. Các thử nghiệm sơ bộ: Các kiểm toán viên lựa chọn một số nghiệp vụ và kiểm tra chúng. Thử nghiệm giúp kiểm toán viên hiểu được kiểm soát được thiết kế ra sao và rốt cuộc thì nó được tiến hành thế nào trong thực tế. Ở bước này, cỡ mẫu thường nhỏ (khoảng 25-30 phần tử) và nếu xét thấy cần thiết nó sẽ được mở rộng ở bước 5. Thử nghiệm các thủ tục kiểm soát đối với hệ thống thông tin: Việc thử nghiệm đối với các thủ tục kiểm soát của hệ thống thông tin sẽ đòi hỏi một phạm vi rộng hơn các thử nghiệm sơ bộ với các nghiệp vụ mà ta vừa nói đến. Điều này xuất phát từ vai trò quan trọng của hệ thống thông tin đối với kiểm toán viên: thông tin thiếu độ tin cậy hoặc không trung thực có thể làm cho kiểm toán viên hiểu sai và dẫn đến việc cho kết luận sai. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ: Sau khi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và tiến hành một số phân tích cơ bản, kiểm toán viên nội bộ đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát. Một trong những phương pháp đánh giá là lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ qua đó phác thảo những phát hiện, đối chiếu với tiêu chuẩn và nhận dạng các rủi ro. Hình II.2 trình bày một mẫu bảng đánh giá kiểm soát. Hình II.2: Bảng đánh giá kiểm soát nội bô CÁC KẾT QUẢ CÁC RỦI RO PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ QUAN TRỌNG CHÍNH KIỂM SOÁT CHUẨN Một cá nhân vừa thu Về mặt thiết kế: tiền, vừa lập phiếu (a) Rủi ro trọng yếu Các thủ tục kiểm Các thủ tục kiểm nộp tiền và gửi tiền là nhân viên này có soát tương ứng trong soát không đầy đủ vào ngân hàng, vừa thể gian lận mà trường hợp này đã đối với chi nhánh. ghi sổ kế toán tại văn không bị phát hiện. được nêu trong Về hiệu lực: phòng chi nhánh. (b) Bản thân nhân chính sách của công Không có bằng Bình quân mỗi tuần viên đó cũng gánh ty, bao gồm: chứng kiểm toán cho nộp ngân hàng $ chịu rủi ro vì anh ta (a) Phân chia chức thấy mất mát, do thử 15,000. không tìm là người duy nhất năng thu tiền, lập nghiệm chi tiết có thấy mất mát hoặc chịu trách nhiệm đối phiếu nộp tiền vào giới hạn. sai phạm nào trong với quỹ của chi ngân hàng và kế quá trình xem xét nhánh và bị khiển toán. của kiểm toán viên. trách nếu như việc (b) Phân công hai mất mát không thể người cùng chịu giải thích. trách nhiệm đối với việc lập và nộp tiền vào ngân hàng. (c) Giám sát và kiểm tra từng bộ phận của công việc. Đánh giá lại rủi ro: Từ kết quả của việc tìm hiểu, phân tích, và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên xác định sự cần thiết thay đổi mục tiêu và phạm vi của 24
25. việc kiểm toán. Họ quyết định có cần phải mở rộng công việc kiểm toán như thế nào trước khi đi đến kết luận, đưa ra kiến nghị và lập báo cáo kiểm toán. Tất cả sự xem xét này căn cứ trên việc đánh giá rủi ro của các kiểm toán viên trên các hoạt động của đối tượng kiểm toán. Đầu tiên, kiểm toán viên đánh giá rủi ro để lựa chọn đối tượng kiểm toán. Sau đó trong các bước 2, 3, 4 kiểm toán viên thu thập các thông tin bổ sung để đánh giá lại rủi ro. Sự đánh giá lại rủi ro này dẫn dến một trong hai tình huống: Tình huống thứ nhất, kiểm toán viên nhận thấy không cần tiến hành thêm các thử nghiệm nữa bởi vì vấn đề đã rõ ràng, rủi ro có thể đánh giá được hợp lý. Khi ấy, kiểm toán viên có thể đưa ra kết luận và đề xuất các kiến nghị thích hợp. Cũng có thể kiểm toán viên sau khi đánh giá lại rủi ro thì nhận thấy chúng thực sự không cao so với rủi ro ở những đối tượng kiểm toán khác. Lúc này, cuộc kiểm toán cũng sẽ được kết thúc để kiểm toán viên chuyển sang một đối tượng có mức rủi ro cao hơn. Tình huống thứ hai là rủi ro vẫn chưa có đủ cơ sở để đánh giá một cách hợp lý, hay nói cách khác còn tồn tại nhiều nghi vấn. Khi ấy, kiểm toán viên sẽ quyết định tiến hành các thử nghiệm mở rộng. Bước 5: Các thử nghiệm mở rộng Nếu kiểm toán viên mở rộng việc thực hiện công việc kiểm toán, chương trình kiểm toán sơ bộ (ở bước 2) sẽ phải thêm vào phần chương trình bổ sung, bao gồm các thay đổi trong mục tiêu và phạm vi của cuộc kiểm toán và các thủ tục bổ sung. Có thể sẽ cần phải bổ sung thêm kiểm toán viên và thời gian cho cuộc kiểm toán. Thử nghiệm ở bước 5 gồm việc kiểm tra chứng từ sổ sách, phỏng vấn người quản lý đối tượng kiểm toán và các nhân viên khác, quan sát các hoạt động, kiểm tra tài sản, so sánh việc ghi chép với thực tế và các thủ tục khác nhằm hiểu biết chi tiết về chất lượng hoạt động kiểm soát tại đơn vị. Bước 6: Xử lý các phát hiện trong quá trình kiểm toán Khi hoàn tất việc nghiên cứu và đánh giá đối tượng kiểm toán, kiểm toán viên có thể đưa ra các phát hiện và xác định cần phải làm gì để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Từ rất nhiều các phương án khác nhau, kiểm toán viên có thể lựa chọn và đề xuất kiến nghị mà họ thấy thích hợp. Phát hiện của kiểm toán viên bao gồm: Thực trạng là những điều phát hiện trong thực tế. Tiêu chuẩn là cơ sở để đánh giá thực trạng. Hậu quả là rủi ro phát sinh từ thực trạng. Nguyên nhân là nguyên nhân dẫn đến thực trạng. Kiến nghị của kiểm toán viên có thể đưa ra dưới dạng một trong bốn dạng sau: Giữ nguyên hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại. Kiến nghị này đưa ra trong trường hợp hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại đáp ứng được yêu cầu của tổ chức và chi phí của nó hợp lý. Cải tiến hệ thống kiểm soát nội nộ hiện tại bằng cách sửa đổi những thủ tục kiểm soát nội bộ hiện tại hoặc bổ sung thêm những thủ tục mới. 25
26. Đề nghị mua thêm bảo hiểm để đối phó với một số rủi ro mà việc tăng cường kiểm soát nội bộ không thể thực hiện được. Thay đổi mức lợi nhuận trên vốn đầu tư trong các phương án kinh doanh để phản ảnh mức rủi ro tương ứng. GIAI ĐOẠN 3: BÁO CÁO KIỂM TOÁN Bước 7: Báo cáo kiểm toán Giai đoạn báo cáo kiểm toán bao gồm việc trình bày và thông tin về kết quả kiểm toán. Báo cáo kiểm toán có thể coi như sản phẩm của quá trình kiểm toán. Báo cáo kiểm toán thường được thực hiện bằng văn bản. Báo cáo bao gồm các giải trình về mục tiêu và phạm vi kiểm toán, các thủ tục tổng quát được áp dụng, các phát hiện của kiểm toán viên và các kiến nghị được đề xuất. Báo cáo kiểm toán được lập và thường phân phối cho (tổng) giám đốc đơn vị và bộ phận quản lý của đối tượng kiểm toán. Kiểm toán viên đồng thời lưu ít nhất 1 bộ tại bộ phận kiểm toán nội bộ và có thể gửi một bản cho kiểm toán viên độc lập. Trong một số trường hợp, trước khi phát hành báo cáo kiểm toán chính thức, kiểm toán viên có thể tổ chức một buổi họp tổng kết với đối tượng kiểm toán, trình bày vắn tắt những phát hiện kiểm toán và lắng nghe ý kiến phản hồi của đối tượng kiểm toán. Mục đích của cuộc họp này là tránh các hiểu lầm và tạo cơ hội cho đối tượng kiểm toán sửa chữa kịp thời các tồn tại yếu kém. GIAI ĐOẠN 4: THEO DÕI SAU KIỂM TOÁN Bước 8: Theo dõi sau kiểm toán Sau khi báo cáo kiểm toán được gửi đi và trình bày cho đối tượng kiểm toán và đối tượng kiểm toán đã có phúc đáp thích hợp, cuộc kiểm toán có vẻ như đã hoàn tất. Thực chất không hẳn như vậy, bởi vì kiểm toán viên bắt đầu sang bước theo dõi sau kiểm toán. Tiến trình công việc này nhìn chung bao gồm: (1) Ban giám đốc công ty sẽ tham khảo ý kiến đối tượng kiểm toán để quyết định xem các kiến nghị của kiểm toán viên áp dụng khi nào và áp dụng như thế nào. (2) Đối tượng kiểm toán thực hiện các quyết định này. (3) Kiểm toán viên sau khi chờ đợi một thời gian sẽ quay lại đối tượng kiểm toán để xem xét các sửa đổi có được thực hiện không và kết quả có như mong muốn không. Trong hầu hết các trường hợp, có sự phối hợp trong việc thực hiện các thủ tục theo dõi sau kiểm toán. Đối tượng kiểm toán thường trả lời bằng văn bản cho các kiến nghị của kiểm toán viên, đặc biệt là khi họ bất đồng với các ý kiến của kiểm toán viên. Người quản lý cấp trên của đối tượng kiểm toán sẽ cùng với đối tượng kiểm toán phác thảo phương thức giải quyết các vấn đề đặt ra. Khi đó, kiểm toán viên có thể được mời trở lại để xem xét các giải pháp. Sự phối hợp trên giúp vừa bảo đảm sự độc lập của kiểm toán viên với quá trình thiết kế và vận hành hệ thống; vừa tận dụng được kinh nghiệm của kiểm toán viên nội bộ. Bước 9: Đánh giá cuộc kiểm toán Hoạt động sau cùng liên quan đến cuộc kiểm toán là đánh giá của chính bản thân kiểm toán viên. Trưởng nhóm quyết định những vấn đề liên quan bao gồm hiệu quả của việc kiểm toán và làm thế nào để thực hiện tốt hơn các cuộc kiểm toán sau này. Đồng thời, 26
27. mỗi kiểm toán viên và kể cả trưởng nhóm kiểm toán còn phải lập một báo cáo về công việc hoàn thành sau mỗi cuộc kiểm toán. Báo cáo này làm cơ sở cho việc phân công, đề bạt, phát triển nghề nghiệp và tăng lương sau này. Hình II.3 mô tả tóm tắt các giai đoạn và công việc trong quy trình kiểm toán. Hình II.3: Quy trình kiểm toán (tóm tắt) Bước 1 Xác định đối tượng kiểm toán: Lập kế hoạch kiểm toán dựa trên đánh giá rủi ro (lựa chọn một cách hệ thống) Kiểm toán những bộ phận đang nảy sinh vấn đề (kiểm toán các vấn đề Bước 2 khúc mắc) Kiểm toán theo yêu cầu của đối tượng kiểm toán Lập kế hoạch kiểm toán Phát thảo mục tiêu và phạm vị chung của kiểm toán Xem xét các hồ sơ kiểm toán trước đó Xác định đội ngũ kiểm toán viên Liên hệ với đối tượng kiểm toán Bước 3 Lập chương trình kiểm toán Xác định những vấn đề liên quan đến báo cáo kiểm toán Phê duyệt kế hoạch kiểm toán Khảo sát sơ bộ Tổ chức một cuộc họp mở rộng Bước 4 Tham quan đơn vị Nghiên cứu tài liệu Bảng mô tả hoạt động các đối tượng kiểm toán Thủ tục phân tích Mô tả, phân tích và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Bước 5 Mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ Phép thử Walk - through trên các nghiệp vụ hoặc tiến trình ra quyết định Các thử nghiệm sơ bộ Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Đánh giá rủi ro Bước 6 Các thử nghiệm mở rộng Xem xét chi tiết hoạt động và kiểm soát Thử nghiệm của kiểm toán viên trên cơ sở tuân thủ hệ thống Đánh giá hệ thống kiểm soát Đánh giá tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát Phát hiện và kiến nghị 27
28. Phát hiện: Thực trạng Tiêu chuẩn Bước 7 Hậu quả (rủi ro) Nguyên nhân Đề xuất kiến nghị: Không thay đổi Điều chỉnh hệ thống hiện hành Bảo hiểm để ngăn chặn rủi ro Tăng tỷ lệ lợi nhuận trên vốn đầu tư để đối phó rủi ro Bước 8 Báo cáo kiểm toán Văn bản: Mục tiêu kiểm toán Phạm vi kiểm toán Bước 9 Các thủ tục chung Các phát hiện kiểm toán Đề xuất kiến nghị (có thể có các giải pháp khác nhau) Trình bày trước đối tượng kiểm toán Theo dõi sau kiểm toán Phúc đáp của đối tượng kiểm toán Theo dõi của Ban giám đốc Kiểm tra của kiểm toán viên Đánh giá cuộc kiểm toán Đánh giá phương pháp kiểm toán, kỹ năng, v.v Xem xét công việc của từng kiểm toán viên 2.4- B¸o c¸o kiÓm to¸n néi bé 2.4.1. Ý nghÜa cña b¸o c¸o kiÓm to¸n néi bé * BCKTNB lµ v¨n b¶n chÝnh thøc cña kiÓm to¸n viªn néi bé, tr×nh bµy vÒ kÕt qu¶ cuéc kiÓm to¸n vµ c¸c kiÕn nghÞ cña KTV (nÕu cÇn) ®Ó truyÒn ®¹t tíi c¸c bé phËn liªn quan trong ®¬n vÞ. * ý nghÜa cña b¸o c¸o kiÓm to¸n néi bé - §èi víi KTV:Lµ nguån tµi liÖu chñ yÕu ®Ó ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ c«ng viÖc cña KTV; thóc ®Èy sù c¶i tiÕn c«ng t¸c kiÓm so¸t néi bé; gióp ®µo t¹o, huÊn luyÖn KTV; trî gióp c«ng viÖc sau kiÓm to¸n - §èi víi c¸c nhµ qu¶n lý trong doanh nghiÖp: thóc ®Èy c¸c ho¹t ®éng c¶i tiÕn th«ng qua viÖc cung cÊp kÕ ho¹ch hµnh ®éng, lµ ph­¬ng tiÖn giµnh sù ñng hé cña cÊp trªn víi nh÷ng vÊn ®Ò cÇn l­u ý, trî gióp ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ ho¹t ®éng 28
29. - §èi víi nhµ qu¶n lý cao cÊp: Cung cÊp th«ng tin chi tiÕt vÒ t×nh h×nh ho¹t ®éng vµ kiÓm so¸t néi bé cña ®¬n vÞ; cung cÊp th«ng tin kh¸ch quan vÒ c«ng viÖc kiÓm to¸n; khuyÕn khÝch c¸c ho¹t ®éng theo quy cñ. - §èi víi c¸c ®èi t­îng kh¸c: + KiÓm to¸n viªn ®éc lËp: lµ mét nguån cung cÊp th«ng tin quan träng, KTV cÇn c¶nh gi¸c tr­íc nh÷ng vÊn ®Ò ®éc lËp, h¹n chÕ lÆp l¹i c«ng viÖc cña KTVNB + C¬ quan luËt ph¸p: cÇn l­u ý ®¶m b¶o bÝ mËt th«ng tin 2.4.2. C¸c lo¹i b¸o c¸o kiÓm to¸n Các báo cáo kết quả gồm có rất nhiều loại. Chúng ta có thể mô tả những loại quan trọng nhất như sau: 1. Báo cáo miệng: Trong nhiều trường hợp, việc báo cáo kết quả phải dùng lời nói. Trong chừng mực nhất định, đây là điều không tránh khỏi, bởi vì một phần công việc kiểm toán phải thực hiện có kết hợp với nhân viên của công ty. Trong các trường hợp khác thì đó là do nhu cầu hành động khẩn cấp. Cũng có khi mở đầu cho báo cáo viết chính thức. Có khi báo cáo miệng là một cách làm để báo cáo viết bổ sung sau, nhất là khi những cá nhân phụ trách có nhu cầu đặc biệt. Như vậy báo cáo miệng phục vụ một mục đích có lợi và chính đáng. Hạn chế chủ yếu của nó là không có sự ghi chép vĩnh viễn. Do đó, rất có thể là về sau bị hiểu sai. Vì lẽ đó báo cáo miệng phải được sử dụng rất thận trọng và nó không thể thay thế báo cáo viết sau đó. 2. Báo cáo viết giữa kỳ: Khi thấy nên thông báo cho quản lý những diễn biến quan trọng trong thời gian kiểm toán, hoặc trước khi lập báo cáo chính thức, có thể có loại báo cáo viết giữa kỳ. Loại báo cáo này có thể có những vấn đề quan trọng phải nghiên cứu trước. Hoặc chúng có tính chất tiến triển. Có trường hợp nó có tính chất hoàn toàn chính thức, hoặc là một thư báo cáo bình thường không theo thủ tục. Nó có thể được dành cho những sự phát triển ngoại lệ, hoặc trong trường hợp bao quát hơn. Loại báo cáo này thường chỉ được gửi cho cấp quản lý nơi được kiểm toán, nhưng không nhất thiết như vậy. Báo cáo giữa kỳ có đủ nội dung trong báo cáo chính thức, nhưng không được thay thế báo cáo chính thức. Tất cả những báo cáo giữa kỳ đều là loại báo cáo mà, nếu được sử dụng có nhận định, thì có thể là một phương pháp tốt để cải tiến toàn bộ quá trình lập báo cáo. 3. Báo cáo kiểu câu hỏi: Trình tự hay dùng là một loại báo cáo viết lập vào lúc hoàn thành một nhiệm vụ kiểm toán cá biệt. Một loại của báo cáo cuối cùng sử dụng dạng câu hỏi, và được xây dựng xoay quanh các câu hỏi đó. Loại báo cáo này thường chỉ dùng để báo cáo nội bộ, trong phòng kiểm toán nội bộ. Nó có tác dụng tốt nhất khi mà phạm vi thẩm tra kiểm toán xét đến những vấn đề trình tự khá chi tiết, và thường ở một cấp nghiệp vụ khá thấp. Loại báo cáo này có thể dùng trong những tình huống thích hợp, nhưng có nhiều hạn chế về lợi ích chung. 4. Báo cáo viết thông dụng: Về mặt chính quy, mỗi nhiệm vụ kiểm toán riêng biệt bao gồm cả việc lập một báo cáo viết hợp thức. Mẫu biểu và nội dung của những báo cáo viết đó khác nhau nhiều giữa các nhiệm vụ kiểm toán cá biệt và giữa những công ty cá biệt. Báo cáo có thể ngắn hoặc dài. Có thể trình bày theo nhiều cách, kể cả phạm vi dữ liệu tài chính hay dữ liệu định lượng. Trong các trang sau của chương này, chúng ta sẽ bàn chi tiết hơn các vấn đề và cách vận dụng kết hợp với loại báo cáo chung này. 29
30. 5. Báo cáo viết tổng kết: Thực tế phổ biến trong nhiều công ty là hàng năm lập một báo cáo (có khi 1, 2, 3 báo cáo) tóm tắt và mô tả nội dung của các báo cáo trước. Có trường hợp những báo cáo tổng kết đó chủ yếu lập cho Ủy ban kiểm toán của hội đồng quản trị, nhưng có trường hợp thì lập cho quản lý cấp trên. Những báo cáo tổng kết đó rất cần cho nhà quản lý cấp trên, là người không thẩm tra kỹ những báo cáo trong năm. Cũng cần cho kiểm toán trưởng để xem công việc báo cáo của mình một cách xuyên suốt hơn, trên cơ sở nhất thống. 2.4.3. LËp b¸o c¸o kiÓm to¸n Các báo cáo kiểm toán nội bộ tại các đơn vị khác nhau có rất nhiều cách trình bày khác nhau, tùy theo đặc điểm và quan điểm của đơn vị. Tuy nhiên, xét cho cùng thì chúng cũng mang những nội dung cơ bản gần như nhau. Dưới đây chúng ta cùng xem xét một phương pháp trình bày báo cáo kiểm toán nội bộ. Theo đó, báo cáo kiểm toán bao gồm các bộ phận sau: Bìa Báo cáo tổng quát. Các thông tin chủ yếu. Các phát hiện chi tiết. Thuyết minh và phụ lục. 1. Bìa báo cáo kiểm toán: Bìa báo cáo cung cấp cho người đọc nội dung chủ yếu của cuộc kiểm toán, nó cần trình bày ngắn gọn nhưng phải đầy đủ chi tiết. Thường bìa một báo cáo kiểm toán nội bộ gồm những nội dung sau: Tựa báo cáo kiểm toán: Nêu mục đích kiểm toán và tên đối tượng kiểm toán. Ngày hoặc kỳ kiểm toán: Nêu ngày kết thúc niên độ được kiểm toán (thường dùng trong kiểm toán báo cáo tài chính) hoặc nêu thời kỳ được kiểm toán. Trong một số trường hợp nếu mục đích kiểm toán không liên quan đến một thời kỳ cụ thể thì có thể nêu thời gian tiến hành kiểm toán. Tên của bộ phận kiểm toán. 30
31. Hình II.4: Trình bày bìa một báo cáo kiểm toán nội bộ TỔNG CÔNG TY THẮNG LỢI TỔNG CÔNG TY HOÀN CẦU Phòng Kiểm toán nội bộ Công ty Hải Đường BÁO CÁO KIỂM TOÁN NỘI BỘ BÁO CÁO KIỂM TOÁN NỘI BỘ Kiểm toán báo cáo tài chính Kiểm toán công tác an toàn lao động Văn phòng Tổng công ty và phòng cháy chữa cháy tại Ngày 31.12.1997 phân xưởng Bình Điền I & II Tháng 10.1998 Tổ kiểm toán nội bộ Sở Công nghiệp tỉnh XXX Tổng Công ty Thương mại Hải Âu Công ty Hòa Bình Phòng Kiểm toán nội bộ BÁO CÁO KIỂM TOÁN NỘI BỘ BÁO CÁO KIỂM TOÁN NỘI BỘ Kiểm toán chi phí sửa chữa Kiểm toán chi phí xây dựng cơ bản và bảo dưỡng thiết bị Công trình tổng kho số 10 Sáu tháng đầu năm 1998 Tháng 10.1998 TỔ KIỂM TOÁN NỘI BỘ Tổ Kiểm toán Xây dựng cơ bản 31
32. 2. Báo cáo tổng quát: Báo cáo tổng quát có một ý nghĩa quan trọng trong báo cáo kiểm toán. Nó trình bày một cách vắn tắt những nét chính của cuộc kiểm toán: mục đích, phạm vi, các phát hiện và ý kiến của kiểm toán viên. Như vậy, báo cáo tổng quát không chỉ giới thiệu sơ bộ về báo cáo kiểm toán mà còn giúp người đọc nắm được và có một cái nhìn tổng quát những vấn đề chính của cuộc kiểm toán trước khi đi vào xem xét chi tiết. Báo cáo tổng quát thường bao gồm những nội dung sau: Ngày báo cáo. Người nhận. Lời nói đầu. Mục đích và phạm vi kiểm toán. Nội dung các phát hiện hoặc ý kiến vắn tắt. Yêu cầu phúc đáp. Ký tên. Tên các kiểm toán viên tham gia. Các nơi nhận báo cáo. Mục lục. Hình II.5 minh họa một báo cáo tổng quát Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 17.2.1998 Kính gửi: Ông Đặng Văn Chiến, phó tổng giám đốc Công ty Hùng Cường Chúng tôi vừa hoàn thành công việc kiểm toán các dịch vụ y tế và việc thanh toán tại bộ phận y tế của công ty trong giai đoạn từ 20.5.1997 (ngày bộ phận y tế được thành lập) đến 31.12.1997. Bộ phận y tế được tổ chức như một bộ phận trực thuộc công ty để theo dõi và điều trị cho tất cả nhân viên sống trong khu vực thành phố Hồ Chí Minh. Trước ngày 20.5.1997, các dịch vụ này công ty thuê bệnh viện X thực hiện. Cuộc kiểm toán được thực hiện trong giai đoạn đầu hoạt động của bộ phận y tế nhằm xác định các chi phí điều trị để tạo cơ sở cho việc so sánh giữa các kỳ với nhau. Nó cũng nhằm đánh giá hiệu lực của các thủ tục kiểm soát nội bộ liên quan đến quá trình thực hiện các dịch vụ y tế. Công việc của chúng tôi chỉ giới hạn trong việc phân tích hệ thống, các quy trình và thủ tục và các thử nghiệm kiểm toán mà chúng tôi cho rằng thích hợp trong từng trường hợp cụ thể. 32
33. Nói chung, chúng tôi nhận thấy cá quy trình điều trị và thanh toán được thiết kế và hoạt động tốt. Các trường hợp điều trị được thanh toán tuân thủ các quy định, tuy nhiên thời gian điều trị thường quá dài. Hồ sơ các trường hợp đã điều trị thì được thiết kế tốt và sắp xếp ngăn nắp, nhưng cách lưu trữ hồ sơ đang điều trị thì chưa được tốt. Một vấn đề nữa là đơn vị đang thiếu chuyên viên xử lý dữ liệu chủ chốt, người này vừa bị qua đời vì tai nạn, đã khiến hệ thống bị quá tải và kết quả là một số báo cáo chủ yếu bị chậm trễ. Phần sau đây của báo cáo sẽ đưa ra các phát hiện cụ thể và các kiến nghị. Một bản báo cáo này sẽ được gửi cho kế toán trưởng bộ phận y tế. Theo quy định công ty, ông ta sẽ trả lời về báo cáo kiểm toán này trong vòng 60 ngày từ ngày nhận. Trân trọng kính chào Nguyễn Văn Tân Trưởng phòng kiểm toán nội bộ Các kiểm toán viên tham gia Phạm Văn Hai Nguyễn Thị Nga Nơi nhận: Ông Đặng Văn Chiến, phó tổng giám đốc công ty Ông Ngô Văn Tám, chủ tịch ủy ban kiểm toán công ty Bà Trần Thị Hoài, trưởng phòng nhân sự công ty Bà Nguyễn Thị Thu Tâm, kế toán trưởng công ty Ông Nguyễn Đình Toán, trưởng bộ phận tế Ông Lê Bình, kế toán trưởng bộ phận y tế Ngày báo cáo: Ngày ghi trên báo cáo tổng quát thường là ngày tất cả các công việc cơ bản của cuộc kiểm toán đã hoàn thành (kể cả việc rà soát lại). Trong kiểm toán độc lập, các kiểm toán viên đưa ra ý kiến của mình về báo cáo tài chính theo các chuẩn mực kiểm toán, sẽ chịu trách nhiệm về ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của các sự kiện xảy ra tại đơn vị kiểm toán cho đến ngày họ ghi trên báo cáo kiểm toán. Điều này phản ảnh tính chất pháp lý và chuyên nghiệp của kiểm toán viên độc lập. Trách nhiệm này cũng đúng đối với một số trường hợp trong kiểm toán nội bộ. Khi đó, ngày ghi trên báo cáo được xem là ngày mà sau đó kiểm toán viên không còn trách nhiệm phải biết về những điều xảy ra liên quan đến khía cạnh mà họ kiểm tra và báo cáo. Người nhận: Bao gồm những người có liên quan và có quyền hạn ảnh hưởng đến những thay đổi cần thiết. Thí dụ một cuộc kiểm toán về tình hình quản lý và sử dụng máy móc thiết bị tại một phân xưởng sẽ phải gửi báo cáo cho: Trưởng phòng kiểm toán nội bộ công ty, Kế toán trưởng (liên quan đến các chi phí bảo dưỡng và sửa chữa), Trưởng phòng kỹ thuật (liên quan đến công tác quản lý hồ sơ kỹ thuật của máy móc). Quản đốc phân 33
34. xưởng, Phụ trách kỹ thuật phân xưởng. Thường danh sách này đã được phác thảo từ giai đoạn lập kế hoạch. Lời nói đầu: Bao gồm những thông tin vừa đủ để chỉ ra tổ chức hay chức năng được kiểm toán, vai trò hoặc tầm quan trọng của nó. Trong phần này cũng có thể nêu nguyên nhân dẫn đến cuộc kiểm toán, thí dụ phong trào cho việc bàn giao công tác, thực hiện chương trình kiểm toán định kỳ Nếu các thông tin chi tiết quá dài, nên nếu vắn tắt và tham chiếu đến phần phụ lục để xem chi tiết. Mục đích và phạm vi kiểm toán: Chỉ ra bộ phận hoặc hoạt động được kiểm toán, kèm theo giải thích vắn tắt về phạm vi, mức độ của cuộc kiểm toán. Nếu phương pháp kiểm toán có gì đặc biệt, nên giải thích vắn tắt. Chú ý tránh dùng các thuật ngữ nặng về chuyên môn hoặc chi tiết. Khi có những giới hạn trong kiểm toán, thí dụ những lĩnh vực không kiểm tra được, kiểm toán viên cần nêu trong báo cáo kiểm toán để người đọc hiểu được mức độ thực tế công việc kiểm toán viên đã làm. Nội dung các phát hiện hoặc ý kiến vắn tắt: Chỉ nhấn mạnh về bản chất của các phát hiện chứ không trình bày chi tiết (các bảng thuyết minh chi tiết sẽ trình bày ở phần sau). Qua phần trình bày này sẽ giúp người đọc có cái nhìn khái quát về toàn bộ kết quả của cuộc kiểm toán: tình hình tương đối tốt, xấu, đang cải tiến, hay là đang xấu đi , các nhược điểm đang tồn tại; các lĩnh vực có thể tiết kiệm được; các hoạt động có rủi ro thực sự cao hơn mức có thể chấp nhận được Ở đây cần có một tinh thần hết sức khách quan. Không cần phải trình bày ưu điểm ngang với khuyết điểm, tuy nhiên nếu đơn vị thực sự tốt thì việc công nhận điều đó trên báo cáo là hợp lẽ công bằng. Nội dung các phát hiện có tác dụng lôi cuốn sự chú ý của người đọc, thậm chí ảnh hưởng đến những nhận thức và hành động của người đọc về những vấn đề trong báo cáo và do đó có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy các hoạt động sửa chữa phù hợp. Yêu cầu phúc đáp: Phần này sẽ chỉ ra đối tượng kiểm toán phải trả lời thế nào và trong thời gian bao lâu. Nội dung này rất cần thiết để đối tượng kiểm toán biết về nhiệm vụ phúc đáp của họ. Trong một số trường hợp, kiểm toán viên thu nhập thêm những phúc đáp hoặc kế hoạch giải quyết riêng cho từng phát hiện kiểm toán hay kiến nghị trong báo cáo kiểm toán. Khi đó, một văn bản phúc đáp chung sẽ không cần thiết. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng từng phúc đáp riêng phải thực hiện bằng văn bản và phải có chữ ký của cán bộ thích hợp. Kiểm toán viên lưu giữ tài liệu này như những tài liệu quan trọng khác. Ký tên: Có thể là chữ ký của trưởng nhóm kiểm toán hoăc đại diện Phòng kiểm toán được phân công chỉ đạo cuộc kiểm toán. Trong một số đơn vị, người ta yêu cầu bộ phận hay đối tượng được kiểm toán ký bên cạnh chữ ký của kiểm toán viên để thừa nhận những vấn đề trong báo cáo kiểm toán. Tên các kiểm toán viên tham gia: Thường nằm ở phần cuối của báo cáo tổng quát, mục đích nhằm: Cho người quản lý biết các kiểm toán viên tham gia cuộc kiểm toán. 34
35. Thừa nhận vai trò cá nhân của các kiểm toán viên, những người sẽ cùng nhau chịu trách nhiệm chặt chẽ về kết quả cuối cùng của cuộc kiểm toán. Kiểm soát chất lượng kiểm toán cũng tăng lên khi kiểm toán viên biết tên mình được ghi trên báo cáo. Tạo một cơ sở tham chiếu khi cần thiết. Các nơi nhận báo cáo: Sự liệt kê các nơi nhận báo cáo nhằm cho đối tượng kiểm toán biết công việc của họ được đưa cho ai xem. Theo nguyên tắc chung, những người không có quyền hay nhu cầu liên quan đến thông tin đó thì không được nhận báo cáo. Những người quản lý ở đối tượng kiểm toán sẽ rất khó chịu nếu báo cáo về hoạt động tại đơn vị của họ nếu đến tay những người không có quyền hay nhu cầu phải biết về thông tin đó. Vì vậy, việc kiểm toán viên nêu những nơi nhận báo cáo sẽ giúp họ thoải mái hơn. Trong một số trường hợp, có những người chỉ nhận được một bộ phận của báo cáo. Thí dụ, kiểm toán viên kiểm tra chi phí sản xuất của một quy trình sản xuất gồm hai phân xưởng. Phó giám đốc phụ trách sản xuất có quyền và cần phải nhận được kết quả kiểm tra tại cả hai phân xưởng, nhưng quản đốc của mỗi phân xưởng chỉ cần nhận phần báo cáo kiểm toán có liên quan đến phần việc của họ mà thôi. Khi đó, báo cáo kiểm toán nên được thiết kế để có thể tách ra và gửi đi một cách thuận tiện. Việc gửi đi các bộ phận của báo cáo kiểm toán cũng được thể hiện trên báo cáo tổng quát. Mục lục: Cần thiết đối với các báo cáo kiểm toán dài và có nhiều phụ lục, thuyết minh. 3. Các thông tin chủ yếu: Một số người nhận báo cáo kiểm toán, đặc biệt là các nhà quản lý cao cấp, không quan tâm đến chi tiết các phát hiện mà chỉ chú ý những vấn đề nảy sinh và sự quan tâm của họ ở mức độ tổng quát. Vì vậy, trong báo cáo tổng quát nên có một bảng tóm tắt những vấn đề chủ yếu hay nổi bật, gọi là bảng các thông tin chủ yếu để đáp ứng yêu cầu này. Ngoài ra, các thông tin chủ yếu còn giúp người đọc dễ nắm bắt các phát sinh quan trọng trước khi đọc các chi tiết bởi vì nó cung cấp một cái nhìn toàn cảnh để có thể hiểu tốt hơn các chi tiết. Bảng các thông tin chủ yếu tập trung vào các rủi ro đối với đơn vị và các thủ tục kiểm soát liên quan. Bảng các thông tin chủ yếu thường chỉ dài một hoặc hai trang. Nếu báo cáo kiểm toán ngắn (khoảng 10-12 trang) thì có thể không cần trình bày riêng các thông tin chủ yếu mà sẽ ghép vào báo cáo tổng quát. Có hai phương pháp trình bày Bảng thông tin chủ yếu: Phương pháp thứ nhất là kiểm toán viên sẽ giải thích ngắn gọn các phát hiện chủ yếu, và sắp xếp chúng theo thứ tự giảm dần của độ quan trọng. Kèm theo mỗi phát hiện là nhận xét chung hoặc kết luận của kiểm toán viên. Nên ghi số trang tham chiếu để người đọc có thể tìm thấy thông tin chi tiết nếu cần. Phương pháp thứ hai là kiểm toán viên không chỉ liệt kê các phát hiện mà còn tổng hợp nguyên nhân của chúng, giải thích và tư vấn. Phương pháp này xác lập mối quan hệ giữa các phát hiện và cung cấp cho người đọc một cái nhìn tổng quát hơn về các phát hiện. Hình II.6 trình bày một thí dụ về hai phương pháp trên. 35
36. 4. Các phát hiện chi tiết: Đây là phần quyết định về độ dài của báo cáo kiểm toán. Điều này phụ thuộc vào đối tượng sử dụng và mục đích của cuộc kiểm toán. Có nhiều quan điểm khác nhau về mức độ chi tiết cần phải trình bày, nhiều nơi kiểm soát bằng cách giới hạn sóo trang của một báo cáo kiểm toán. Tuy nhiên, cần chú ý rằng các phát hiện chi tiết cần được trình bày đủ thông tin để người đọc có thể hiểu được các phát hiện và biết phải làm gì để sửa đổi. Ngay cả một báo cáo vắn tắt nhất tối thiểu cũng phải nêu được tình trạng hiện tại, rủi ro có thể có trong tình trạng đó và các kiến nghị của kiểm toán viên. Tuy nhiên không nên nêu những kiến nghị đã quá hiển nhiên. Các phát hiện chi tiết được lập ra từ Bảng xử lý các phát hiện kiểm toán mà chúng ta đã nghiên cứu trong các chương trước. Các bảng này bao gồm: thực trạng, tiêu chuẩn, hậu quả, nguyên nhân và kiến nghị cho mỗi phát hiện kiểm toán. Các bảng này được thiết kế để đưa ra các giải thích về phát hiện một cách khách quan, rõ ràng, súc tích và có tính thần xây dựng. Thường các bảng này được lạp trong quá trình kiểm toán. Đây là một hồ sơ kiểm toán quan trọng nhưng kiểm toán viên có thể gửi bản sao của chúng cho đơn vị ngay trong quá trình kiểm toán để họ có thể lập kế hoạch sửa chữa các sai sót của mình. Khi viết các phát hiện chi tiết, cần chú ý dừng lại ở mức độ chi tiết vừa phải. Khi vượt khỏi mức độ này, các điểm chính có thể trở nên lu mờ và báo cáo kiểm toán trở nên dài dòng, nặng nề và buồn tẻ. Một điều cũng nên lưu ý rằng không phải cho người đọc biết tất cả những gì bạn biết. Hình II.7 mô tả cách viết về các số liệu chi tiết từ Bảng xử lý các phát hiện kiểm toán. Hình II.6: Hai phương pháp trình bày Bảng các thông tin chủ yếu Cách trình bày 1: Những phát hiện quan trọng nhất trong cuộc kiểm toán của chúng tôi tại Công ty Quê Hương về vấn đề quản lý tài chính và các khoản đầu tư bao gồm những vấn đề sau: 1. Việc chỉnh hợp số dư tiền gửi ngân hàng không được thực hiện đều đặn: vào thời điểm kiểm toán, đã ba tháng liền không thực hiện chỉnh hợp. Sai sót trong việc chỉnh hợp không kịp thời gây ra yếu kém nghiêm trọng về kiểm toán về tài chính công ty (xem trang ) 2. Trên 600 triệu đồng lợi tức cổ phần và thu nhập tài chính khác không được thu vì sai sót trong theo dõi các tài khoản đầu tư (xem trang ) 3. Chúng tôi phát hiện ra 1.200 cổ phần của Công ty Bình Minh, được mua vào ngày 16.4.1997 với giá 720.000.000 đồng đã không được ghi sổ kế toán. Sai sót này phát sinh từ việc không lập chứng từ đầy đủ và các biện pháp kiểm kê chứng khoán không phát hiện được thiếu sót này (xem trang ) Cách trình bày 2: Các phát hiện chi tiết trong cuộc kiểm toán của chúng tôi tại Công ty Quê Hương về vấn đề quản lý tài chính và các khoản đầu tư, cho thấy những yếu kém mà chúng tôi đã xem xét không tách rời nhau, mà đều xuất phát từ một vấn đề. Việc 36
37. không chỉnh hợp số dư tiền gửi ngân hàng (xem trang ) sai sót trong việc theo dõi các khoản đầu tư (xem trang ) sự thiết sót chứng từ về việc mua các chứng khoản chủ yếu (xem trang ) cho thấy sự xuống cấp của kiểm soát nội bộ. Theo chúng tôi, điều này xuất phát từ sự thiếu hụt nhân viên. Đơn vị cần thêm một chuyên viên có trình độ và kinh nghiệm làm việc toàn thời gian và thêm một nhân viên bán thời gian làm việc cho bộ phận quản trị tài chính của công ty. Báo cáo của chúng tôi cũng trình bày một số vấn đề ít quan trọng hơn, một phần những yếu kém này cũng nói lên tình trạng thiếu nhân lực của đơn vị. Hình II.7: Sử dụng bảng xử lý phát hiện kiểm toán để lập báo cáo kiểm toán BẢNG XỬ LÝ PHÁT HIỆN KIỂM TOÁN Kiểm tra Phòng Tài chính Hồ sơ kiểm toán số: K-24 Công tác : Chỉnh hợp Người lập: Phan Thái Ngày: 7.1.1998 Tiền gửi ngân hàng Kiểm tra: Trần Thanh Ngày: 27.1.1998 Thực trạng Việc kiểm tra công tác chỉnh hợp đối với số dư tiền gửi ngân hàng tại 5 tài khoản chủ yếu của công ty từ tháng 5.1997 đến tháng 9.1997 cho thấy ở cả 5 tào khoản này việc chỉnh hợp hiện nay mới chỉ thực hiện đến tháng 6.1997. Tiêu chuẩn Theo quy định của Công ty, việc chỉnh hợp phải được thực hiện hàng tháng và trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận được sổ phụ ngân hàng. Hậu quả Thiếu sót trong công tác chỉnh hợp làm tăng rủi ro các thất thoát tài chính, kể cả vô tình và cố ý. Nguyên nhân Các nhân viên của Phòng Tài chính đã làm việc quá tải. Số lượng nghiệp vụ liên quan tăng lên gấp 3 lần trong 3 năm qua trong khi số lượng nhân viên vẫn giữ nguyên. Kiến nghị Tuyển thêm nhân viên đủ phẩm chất và kinh nghiệm. TRÍCH DẪN TỪ BÁO CÁO KIỂM TOÁN Việc chỉnh hợp chậm trễ ba tháng Việc kiểm tra công tác chỉnh hợp số dư tiền gửi ngân hàng từ tháng 5.1997 đến tháng 9-1997 cho thấy việc chỉnh hợp này tại 5 tài khoản chủ yếu của đơn vị chỉ mới hoàn thành đến tháng 6.1997. Trong khi đó, chính sách của công ty quy định rằng công tác chỉnh hợp phải hoàn thành trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận Sổ phụ ngân hàng. Không thực hiện công tác chỉnh hợp có thể dẫn đến những thất thoát tài chính nghiêm trọng. 37
38. Công tác chỉnh hợp không kịp thời xuất phát từ tình trạng thiếu nhân viên được đào tạo tốt và có kinh nghiệm. Trong khi các nghiệp vụ tăng lên gấp 3 lần trong 3 năm qua và số báo cáo quản lý hầu như tăng gấp đôi thì số nhân viên của phòng vẫn giữ nguyên. Kiến nghị: Tuyển thêm một nhân viên có bằng cấp và kinh nghiệm chuyên môn làm việc toàn thời gian tại Phòng tài chính và một nhân viên làm việc bán thời gian để đáp ứng những công việc vượt trội. Một vấn đề cần lưu ý là phản ứng của đối tượng kiểm toán đối với báo cáo kiểm toán. Nếu đối tượng kiểm toán đã ý thức được nhược điểm của mình và đã có những hành động sửa chữa thì kiểm toán viên không nhất thiết đưa vào bản báo cáo kiểm toán tất cả các bằng chứng và lý lẽ mà mình có. Trong một số trường hợp, kiểm toán viên có thể giảm bớt các chi tiết phát hiện mà tập trung trình bày về các sửa chữa của đơn vị, điều này một mặt giảm bớt sự bối rối của đối tượng kiểm toán, mặt khác vẫn phù hợp với Chuẩn mực 430.03 (về sự khách quan, rõ ràng, súc tích và có tính cách xây dựng) và Chuẩn mực 430.05 (về thừa nhận các hành động sửa sai). Ngược lại, trong một số trường hợp, nếu dự kiến có sự phản đối về phía đối tượng kiểm toán, kiểm toán viên sẽ tăng cường các bằng chứng để bảo vệ quan điểm của mình. Nói chung, kiểm toán viên có quyền quyết định về những gì mình báo cáo và ngôn từ sử dụng. Tuy nhiên, kiểm toán viên không nên cứng nhắc bất chấp đề nghị của đối tượng kiểm toán. Bời vì, xét cho cùng thì công bằng và chừng mực là hai yếu tố của sự khách quan. Mặc dù độc lập với các hoạt động, kiểm toán viên cũng là người cùng đơn vị với đối tượng kiểm toán, cùng chung mục đích mang lại hiệu quả cho đơn vị. Do đó, một quan hệ hợp tác và tế nhị bao giờ cũng mang lại một kết quả tốt hơn. 5. Thuyết minh và phụ lục: Bao gồm các bảng, hình vẽ, biểu đồ minh họa hoặc thuyết minh chi tiết cho các nội dung trình bày trong báo cáo. Thường các bảng biểu này được đặt ngay cạnh trang có nội dung mà nó thuyết minh. Tuy nhiên, nếu các bảng biểu này khá dài, làm ảnh hưởng đến việc đọc các nội dung chính thì nên trình bày vào phần phụ lục cuối báo cáo. Tất cả các biểu bảng cần có tựa đề rõ ràng. 38
39. CHƯƠNG 3: HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CỦA KIỂM TOÁN NỘI BỘ 3.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp Chøc n¨ng chñ yÕu cña kiÓm to¸n néi bé lµ gi¸m s¸t vÒ c¬ cÊu kiÓm so¸t cña tæ chøc th«ng qua viÖc kiÓm tra vµ ®¸nh gi¸ ®Þnh kú. Trong ch­¬ng nµy, chóng ta sÏ nghiªn cøu nh÷ng vÊn ®Ò liªn quan ®Õn c¬ cÊu kiÓm so¸t trong tæ chøc ®Ó phôc vô cho viÖc t×m hiÓu c¸c chøc n¨ng vµ quy tr×nh kiÓm to¸n néi bé. 3.1.1. Kh¸i niÖm. Kh¸i niÖm c¬ cÊu kiÓm so¸t (Control structure) ®­îc dïng trong ch­¬ng nµy kh«ng cã g× kh¸c biÖt víi kh¸i niÖm hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé (Internal Control System) hay c¬ cÊu kiÓm so¸t néi bé (Internal Control Structure) th­êng ®­îc dïng tõ tr­íc ®Õn nay. KiÓm so¸t néi bé lµ mét quy tr×nh chÞu ¶nh h­ëng bëi Héi ®ång qu¶n trÞ, c¸c nhµ qu¶n lý vµ c¸c nh©n viªn kh¸c cña mét tæ chøc, ®­îc thiÕt kÕ ®Ó cung cÊp mét sù b¶o ®¶m hîp lý trong viÖc thùc hiÖn c¸c môc tiªu sau: HiÖu lùc vµ hiÖu qu¶ cña c¸c ho¹t ®éng. TÝnh chÊt ®¸ng tin cËy cña b¸o c¸o tµi chÝnh. Sù tu©n thñ c¸c luËt lÖ vµ quy ®Þnh hiÖn hµnh. Héi ®ång qu¶n trÞ, ng­êi qu¶n lý vµ c¸c nh©n viªn kh¸c trong tæ chøc: KiÓm so¸t néi bé ®­îc thùc hiÖn qua c¸c chÝnh s¸ch, tiªu chuÈn vµ thñ tôc ®­îc qu¶n lý thiÕt lËp t¹i ®¬n vÞ. Qu¸ tr×nh thùc hiÖn kiÓm so¸t néi bé t¹i ®¬n vÞ chñ yÕu lµ qu¸ tr×nh thiÕt lËp, thùc hiÖn, kiÓm tra vµ ®¸nh gi¸ c¸c chÝnh s¸ch, tiªu chuÈn vµ thñ tôc. Tuy nhiªn, viÖc thiÕt kÕ, thùc hiÖn c¸c chÝnh s¸ch, tiªu chuÈn vµ thñ tôc võa nªu kh«ng chØ phô thuéc vµo nhµ qu¶n lý, mµ cßn chÞu ¶nh h­ëng rÊt lín bëi Héi ®ång qu¶n trÞ (nÕu cã) vµ c¸c nh©n viªn kh¸c trong ®¬n vÞ. Héi ®ång qu¶n trÞ (nÕu cã) lµ mét nh©n tè ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn ho¹t ®éng kiÓm so¸t cña ®¬n vÞ. MÆc dï kh«ng tham gia trùc tiÕp vµo c¸c c«ng viÖc kiÓm so¸t, héi ®ång qu¶n trÞ cã thÓ t¸c ®éng ®Õn c¸c chÝnh s¸ch vµ quan ®iÓm kiÓm so¸t cña ng­êi qu¶n lý. C¸c nh©n viªn trong ®¬n vÞ chÝnh lµ ng­êi thùc hiÖn c¸c thñ tôc kiÓm so¸t hµng ngµy. Kh¶ n¨ng, tinh thÇn vµ phÈm chÊt cña hä cã ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn sù thµnh c«ng cña kiÓm so¸t néi bé. 39
40. HiÖu lùc vµ hiÖu qu¶ cña c¸c ho¹t ®éng: ThÓ hiÖn qua viÖc sö dông c¸c nguån lùc cña ®¬n vÞ, kÓ lµ nguån nh©n lùc mét c¸ch tèi ­u. NÕu ph­¬ng tiÖn ®­îc sö dông l·ng phÝ, n¨ng suÊt lµm viÖc thÊp hc c¸c c«ng viÖc kh«ng ®­îc c©n nh¾c cÈn thËn vÒ chi phÝ - lîi Ých cuèi cïng ®¬n vÞ sÏ bÞ ¶nh h­ëng. Trong tr­êng hîp nµy, ®Ó b¶o ®¶m hiÖu lùc vµ hiÖu qu¶ cña c¸c ho¹t ®éng, cÇn cã c¸c tiªu chuÈn, ®Þnh møc ho¹t ®éng. HiÖu lùc vµ hiÖu qu¶ cña c¸c ho¹t ®éng phô thuéc rÊt nhiÒu vµo sù trung thùc vµ ®é tin cËy cña c¸c th«ng tin ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ. C¸c th«ng tin nµy ®­îc thu thËp qua c¸c b¸o c¸o cña c¸c cÊp liªn quan ®Õn mét mÆt ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ: chi phÝ, s¶n l­îng, lao ®éng, n¨ng suÊt C¸c th«ng tin nµy lµ c¬ së cho c¸c quyÕt ®Þnh kinh tÕ cña ®¬n vÞ. NÕu c¸c th«ng tin nµy kh«ng trung thùc vµ ®¸ng tin cËy, chóng sÏ ¶nh h­ëng nghiªm träng ®Õn ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ. Mét khÝa c¹nh kh¸c cña vÊn ®Ò hiÖu lùc vµ hiÖu qu¶ ho¹t ®éng lµ viÖc b¶o vÖ tµi s¶n vµ th«ng tin cña ®¬n vÞ. §iÒu nµy liªn quan ®Õn c¸c thñ tôc b¶o qu¶n tµi s¶n, h¹n chÕ tiÕp cËn tµi s¶n, c¸c quy ®Þnh liªn quan ®Õn kiÓm kª tµi s¶n HiÖu lùc vµ hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cßn liªn quan ®Õn vÊn ®Ò thùc hiÖn thµnh c«ng c¸c ch­¬ng tr×nh, hoµn thµnh c¸c môc tiªu ho¹t ®éng. §ãng gãp quan träng vµo qu¸ tr×nh nµy lµ c«ng viÖc cña c¸c kiÓm to¸n viªn néi bé. Th«ng qua viÖc kiÓm tra c¸c ho¹t ®éng trong ®¬n vÞ, c¸c kiÓm to¸n viªn néi bé cã ®ñ tÇm nh×n ®Ó ®¸nh gi¸ vÒ ph­¬ng h­íng ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ. Sù trung thùc vµ ®¸ng tin cËy cña b¸o c¸o tµi chÝnh: C¸c b¸o c¸o tµi chÝnh ®­îc lËp vµ tr×nh bµy theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt. §©y lµ mét vÊn ®Ò thuéc tr¸ch nhiÖm cña ng­êi qu¶n lý. NÕu th«ng tin tµi chÝnh kh«ng trung thùc, ng­êi qu¶n lý cã thÓ ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc nhµ n­íc hoÆc c¸c bªn thø ba vÒ c¸c tæn thÊt g©y ra cho hä. Sù tu©n thñ luËt ph¸p vµ c¸c quy ®Þnh hiÖn hµnh: Bao gåm hai vÊn ®Ò lín: tu©n thñ luËt ph¸p, quy ®Þnh cña nhµ n­íc vµ chÊp hµnh c¸c chÝnh s¸ch, thñ tôc cña ®¬n vÞ. Sù tu©n thñ luËt ph¸p g¾n víi tr¸ch nhiÖm cña ng­êi qu¶n lý. Nh÷ng hµnh vi ph¹m ph¸p trong ®¬n vÞ, dï ng­êi qu¶n lý kh«ng g©y ra hä vÉn liªn ®íi chÞu tr¸ch nhiÖm nÕu nã cã tæn thÊt ®Õn c¸c bªn liªn quan. Ng­îc l¹i, viÖc chÊp hµnh c¸c chÝnh s¸ch, quy chÕ cña ®¬n vÞ liªn quan trùc tiÕp ®Õn sù thµnh c«ng cña ng­êi qu¶n lý trong viÖc thùc hiÖn c¸c môc tiªu cña m×nh. Sù b¶o ®¶m hîp lý: liªn quan ®Õn h¹n chÕ vèn cã cña kiÓm so¸t néi bé trong ph¸t hiÖn vµ ng¨n chÆn c¸c gian lËn vµ sai sãt. HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé do ng­êi qu¶n lý tæ chøc vµ ®iÒu hµnh trªn c¬ së c©n nh¾c gi÷a chi phÝ vµ lîi Ých. Ng­êi qu¶n lý kh«ng thÓ chÊp nhËn bÊt cø ph­¬ng ph¸p kiÓm so¸t nµo nÕu chi phÝ cña nã qu¸ cao so víi lîi Ých mang l¹i. Chó ý r»ng cã mét sù kh¸c biÖt trong viÖc diÔn t¶ c¸c môc tiªu kiÓm so¸t néi bé gi÷a B¸o c¸o COSO vµ chuÈn mùc thùc hµnh kiÓm so¸t néi bé cña IIA. Theo chuÈn mùc thùc hµnh cña IIA 300.05, th×: - C¸c môc tiªu hµng ®Çu cña kiÓm so¸t néi bé nh»m: §é tin cËy vµ tÝnh trung thùc cña th«ng tin. Tu©n thñ c¸c chÝnh s¸ch, kÕ to¸n, thñ tôc, luËt ph¸p vµ quy ®Þnh. B¶o vÖ tµi s¶n. 40
41. Sö dông hiÖu qu¶ vµ kinh tÕ c¸c nguån lùc. ViÖc hoµn tÊt c¸c môc ®Ých vµ môc tiªu cho c¸c ho¹t ®éng hoÆc ch­¬ng tr×nh”. DÔ thÊy r»ng ®©y chỉ lµ sù kh¸c biÖt trong viÖc s¾p xÕp c¸c môc tiªu cña kiÓm so¸t néi bé. C¸c môc tiªu b¶o vÖ tµi s¶n, sö dông hiÖu qu¶ vµ kinh tÕ c¸c nguån lùc vµ hoµn tÊt c¸c môc ®Ých vµ môc tiªu cho c¸c ho¹t ®éng hoÆc ch­¬ng tr×nh theo chuÈn mùc cña IIA thùc chÊt còng bao hµm trong môc tiªu hiÖu lùc vµ hiÖu qu¶ c¸c ho¹t ®éng cña b¸o c¸o COSO. Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Nói cách khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không. Ngoài ra, thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty 3.1.2. C¸c bé phËn cÊu thµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. Theo COSO, hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong mét ®¬n vÞ ®­îc cÊu thµnh bëi n¨m bé phËn. M«i tr­êng kiÓm so¸t. §¸nh gi¸ rñi ro. C¸c ho¹t ®éng kiÓm so¸t. Th«ng tin vµ truyÒn th«ng. Gi¸m s¸t. Trong phÇn nµy d­íi ®©y, chóng ta sÏ nghiªn cøu nh÷ng ®iÓm chÝnh yÕu trong tõng bé phËn. a) M«i tr­êng kiÓm so¸t. Sù kiÓm so¸t h÷u hiÖu cña mét tæ chøc phô thuéc rÊt nhiÒu vµo th¸i ®é cña ng­êi qu¶n lý ®èi víi vÊn ®Ò kiÓm so¸t. NÕu ng­êi qu¶n lý cao nhÊt trong ®¬n vÞ tin r»ng kiÓm so¸t lµ mét vÊn ®Ò quan träng, c¸c thµnh viªn kh¸c trong ®¬n vÞ còng sÏ c¶m thÊy ®iÒu ®ã vµ hÕt søc t«n träng c¸c quy ®Þnh kiÓm tra. Ng­îc l¹i lµ mét vÊn ®Ò quan träng, c¸c thµnh viªn kh¸c trong ®¬n vÞ còng sÏ c¶m thÊy ®iÒu ®ã vµ hÕt søc t«n träng c¸c quy ®Þnh kiÓm tra. Ng­îc l¹i, nÕu ng­êi qu¶n lý chØ h« hµo kiÓm so¸t nh­ng kh«ng thùc t©m chó ý, c¸c môc tiªu kiÓm so¸t ch¾c ch¾n kh«ng ®¹t ®­îc. M«i tr­êng kiÓm so¸t bao gåm nhËn thøc, th¸i ®é vµ hµnh ®éng cña ng­êi qu¶n lý trong ®¬n vÞ ®èi víi kiÓm so¸t vµ tÇm quan träng cña kiÓm so¸t. §Ó t×m hiÓu vµ ®¸nh gi¸ m«i tr­êng kiÓm so¸t cña mét tæ chøc, cÇn chó ý ®Õn c¸c nh©n tè sau: TriÕt lý qu¶n lý vµ phong c¸ch ho¹t ®éng. C¬ cÊu tæ chøc. Ph­¬ng ph¸p uû quyÒn. Sù tham gia cña héi ®ång qu¶n trÞ vµ Ban kiÓm so¸t. 41
42. Tr×nh ®é vµ phÈm chÊt ®éi ngò c¸n bé nh©n viªn. ChÝnh s¸ch nh©n sù. Sù trung thùc vµ c¸c gi¸ trÞ ®¹o ®øc. TriÕt lý qu¶n lý vµ phong c¸ch ho¹t ®éng cña c¸c nhµ qu¶n lý cao cÊp cã ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn m«i tr­êng kiÓm so¸t cña tæ chøc, bao gåm nh÷ng vÊn ®Ò nh­ kh¶ n¨ng nhËn thøc vµ gi¸m s¸t rñi ro trong kinh doanh, nhËn thøc vµ th¸i ®é ®èi víi viÖc lËp b¸o c¸o tµi chÝnh hay ¸p dông c¸c ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n, sö dông c¸c kªnh th«ng tin chÝnh thøc hay kh«ng chÝnh thøc C¬ cÊu tæ chøc lµ bé m¸y thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng ®Ó ®¹t c¸c môc tiªu cña tæ chøc. Xd c¬ cÊu tæ chøc cña ®¬n vÞ lµ ph©n chia nã thµnh nh÷ng bé phËn víi chøc n¨ng vµ quyÒn h¹n cô thÓ. Mét c¬ cÊu tæ chøc hîp lý lµ mét dk b¶o ®¶m c¸c thñ tôc kiÓm so¸t ph¸t huy t¸c dông. Ph­¬ng ph¸p uû quyÒn lµ c¸ch thøc ng­êi qu¶n lý uû quyÒn cho cÊp d­íi mét c¸ch chÝnh thøc. CÇn cã nh÷ng uû quyÒn râ rµng b»ng v¨n b¶n sÏ gióp cho c«ng viÖc ®­îc tiÕn hµnh dÔ dµng vµ tr¸nh ®­îc sù l¹m dông. Sù tham gia cña Héi ®ång qu¶n trÞ vµ Ban kiÓm so¸t ( Uû ban kiÓm to¸n) sÏ lµm cho m«i tr­êng kiÓm so¸t ®­îc tèt h¬n do sù kiÓm so¸t cña nã ®Õn c¸c ho¹t ®éng cña ng­êi qu¶n lý. Tr×nh ®é vµ phÈm chÊt c¸n bé nh©n viªn. Mét tæ chøc chØ cã thÓ ®¹t ®­îc c¸c môc tiªu cña m×nh nÕu c¸n bé, nh©n viªn ë mäi cÊp ®Òu ®¹t ®­îc c¸c môc tiªu cña m×nh nÕu c¸n bé, nh©n viªn ë mäi cÊp ®Òu ®¶m b¶o vÒ kiÕn thøc vµ kü n¨ng cÇn thiÕt. Mét khÝa c¹nh còng kh«ng kÐm phÇn quan träng lµ phÈm chÊt cña c¸n bé nh©n viªn. Khi thiÕu yÕu tè nµy, c¸c thñ tôc kiÓm so¸t dï chÆt chÏ ®Õn ®©u còng kh«ng thùc hiÖn ®­îc trong thùc tÕ. C¸c chÝnh s¸ch vÒ nguån lùc bao gåm nh÷ng vÊn ®Ò nh­ng chÝnh s¸ch tuyÓn dông, chÝnh s¸ch ®µo t¹o sau tuyÓn dông, chÝnh s¸ch khen th­ëng vµ kû luËt C¸c chÝnh s¸ch nµy ¶nh h­ëng quyÕt ®Þnh ®Õn tr×nh ®é vµ phÈm chÊt ®éi ngò nh©n viªn ®¬n vÞ. Sù trung thùc vµ c¸c gi¸ trÞ ®¹o ®øc. §Ó t¹o ®­îc nh÷ng ý thøc nµy trong ®éi ngò c¸n bé nh©n viªn cña tæ chøc, c¸c nhµ qu¶n lý cao cÊp cÇn ph¶i x©y dùng ban hµnh c¸c th«ng tin réng r·i c¸c h­íng dÉn vÒ nh÷ng nguyªn t¾c ®¹o ®øc, h¹nh kiÓm liªn quan ®Õn mäi cÊp d­íi vÒ viÖc tu©n thñ c¸c nguyªn t¾c nµy. Mét vÊn ®Ò còng rÊt quan träng lµ ph¶i lo¹i bæ nh÷ng ®éng c¬ dÉn ng­êi nh©n viªn ®Õn sai ph¹m, thÝ dô viÖc yªu cÇu nh©n viªn ph¶i hoµn thanh c«ng viÖc trong mäi thêi h¹n qu¸ ng¾n cã thÓ dÉn ®Õn sù dèi tr¸ hoÆc b¸o c¸o kh«ng trung thùc. M«i tr­êng kiÓm so¸t cã mét ¶nh h­ëng rÊt quan träng ®Õn qu¸ tr×nh thùc hiÖn vµ kiÕt qu¶ cña c¸c thñ tôc kiÓm so¸t. C¸c thñ tôc kiÓm so¸t cã thÓ sÏ kh«ng ®¹t ®­îc c¸c môc tiªu cña m×nh hoÆc chØ cßn lµ h×nh thøc trong mét m«i tr­êng kiÓm so¸t yÕu kÐm. Ng­îc l¹i, mét m«i tr­êng kiÓm so¸t tèt cã thÓ h¹n chÕ ®­îc phÇn nµo sù thiÕu sãt cña c¸c thñ tôc kiÓm so¸t. Tuy nhiªn, m«i tr­êng kiÓm so¸t kh«ng thÓ thay thÕ cho c¸c thu tôc kiÓm so¸t cÇn thiÕt. Đây là môi trường mà trong đó toàn bộ hoạt động kiểm soát nội bộ được triển khai. Môi trường này chỉ tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo: 42