Bài giảng Kiểm soát nội bộ: Kiểm soát tiền - ThS. Ngô Ngọc Linh

Nội dung text: Bài giảng Kiểm soát nội bộ: Kiểm soát tiền - ThS. Ngô Ngọc Linh

1. Chương 7 Kiểm Sốt Tiền
2. Nội dung . Đặc điểm của chu trình, gian lận, sai sĩt và Mục tiêu kiểm sốt . Các thủ tục kiểm sốt chủ yếu. . Những thủ tục kiểm sốt chung . Những thủ tục kiểm sốt cụ thể . Mợt sớ kỹ thuật gian lận thường gặp trong chu trình và biện pháp kiểm sốt
3. Đặc điểm của tiền . Liên quan phần lớn chu trình nghiệp vụ . Phát sinh lớn . Tài sản nhạy cảm
4. Mục tiêu kiểm sốt . Thu, Chi đúng, hạn chế mất mát, lãng phí và lạm dụng tiền bạc của cơng ty . Thu, Chi đủ, chi kịp thời . Bảo đảm hiệu quả sinh lời của sớ dư tiền mặt . Ghi nhận đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, rõ ràng, dể hiểu.
5. Rủi ro . Thu khơng đủ, khơng đúng, khơng kịp thời . Chi khơng đúng . Chi khơng đúng nhu cầu, khơng cần chi cũng chi (lãng phí) . Chi quá nhiều nhưng thực sự khoản chi thì khơng nhiều (mất cắp, biển thủ, ) . Chi nhiều và trong thời gian dài làm cho tiền của cơng ty bị lạm dụng . Chi khơng đủ (khơng đủ tiền để chi trong khi nhu cầu chi rất bức thiết) . Chi khơng kịp thời . Tham ơ, chiếm dụng tiền thu . Người thực hiện chi báo cáo khơng đúng, ngụy tạo chứng từ . Việc ghi nhận và báo cáo của kế tốn về tình hình chi tiêu khơng đạt mục tiêu đề ra
6. Phần 1: kiểm sốt tiền mặt . KS thu tiền . KS chi tiền . KS tồn quỹ
7. Các khoản thu • Thu trực tiếp từ bán hàng, cung cấp dịch vụ • Thu tiền lãi • Thu tiền thẻ tín dụng • .v.v.v
8. Các khoản chi . Chi mua tài sản cớ định (chi đầu tư) . Chi mua vật tư (nguyên vật liệu) . Chi tiền lương, tiền cơng cho NLĐ . Chi thuế cho nhà nước . Chi lãi cho chủ nợ . Chi tiêu (những khoản chi khác 5 khoản chi nĩi trên)
9. Các khoản chi . Chi mua cơng cụ dụng cụ . Chi tiếp khách . Chi quảng cáo và tiếp thị . Chi cơng tác phí . Chi văn phịng phẩm . Chi dịch vụ mua ngồi (điện, nước, điện thoại, rác, bưu điện, du lịch, kiểm tốn, hải quan, nhà hàng, ) . Chi thăm viếng, quà cáp . Chi từ thiện . Chi tiêu khác
10. Phân chia trách nhiệm đầy đủ . Thủ quỹ # kế tốn tiền . Bán hàng thu tiền trực tiếp: bán hàng # thu tiền # kế tốn . Bán chịu: xét duyệt bán chịu # theo dõi nợ phải thu # thu tiền nợ và đối chiếu cơng nợ
11. Phân chia trách nhiệm đầy đủ . Kế hoạch chi tiêu (BP kế tốn) . Đề nghị chi tiêu (các BP trong cơng ty) . Quyết định chi tiêu (Người cĩ thẩm quyền) . Thực hiện việc chi tiêu (Theo phân cơng, như BP hành chính, BP khác) . Báo cáo việc thực hiện chi tiêu (Người thực hiện chi tiêu) . Ghi nhận (BP kế tốn)
12. Phân chia trách nhiệm đầy đủ . Thủ quỹ và kế tốn . Chức năng chi tiền & xét duyệt chi tiêu . Bán hàng, thu tiền, kế tốn . Xét duyện bán chịu, theo dỏi nợ phải thu, đối chiểu cơng nợ
13. Kiểm sốt chứng từ . Phiếu thu . Phiếu đề nghị chi tiền . Bản giải trình . Phiếu chi . Phiếu giao nhận/ phiếu nhập kho . Hố đơn (nhận từ người bán)
14. Phiếu thu 3 liên : . 1 liên gốc lưu tại kế tốn để hạch tốn giảm cơng nợ phải thu . 1 liên thủ quỹ giữ để xem đây như là lệnh thu tiền . 1 liên giao cho khách hàng để thay cho giấy biên nhận đã nhận tiền
15. Kiểm sốt thu . Siêu thị . Cửa hàng bán lẽ . Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ . Doanh nghiệp lớn . Thu nợ ở khách hàng
16. Kiểm sốt chi . Trả tiền cho nhà cung cấp . Thanh tốn khoản chi khác
17. Phiếu chi . BP phát hành : BP kế tốn . Cĩ 5 chữ ký : . Người lập . Người kiểm tra . Người phê duyệt . Người chi tiền . Người nhận tiền . Phát hành 4 liên : . 1 liên gốc lưu BP KT . 1 liên chuyển cho thủ quỹ (lệnh chi tiền) . 1 liên chuyển cho BP VT (theo dõi cơng nợ) . 1 liên giao cho khách hàng (nếu KH yêu cầu)
18. Kiểm sốt khác . Bổ nhiệm thủ quỹ . Bảo vệ tài sản . Hạn chế sử dụng tiền mặt . Xây dựng dự tốn thu chi
19. Thủ tục kiểm sốt cấp cao . Các báo cáo về các biến đợng bất thường : . Các khoản chi sớ tiền lớn . Các khoản chi cĩ nợi dung bất thường . Thâm hụt ngân quỹ . Phân tích biến đợng lãi tiền gửi . Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch tiền mặt
20. Rủi ro và thủ tục kiểm sốt • Khơng đáp ứng nhu cầu • Kế hoạch tiền mặt cân chi trả khi đến hạn/sử đối các khoản thu chi dụng kém hiệu quả số dư • Kế hoạch cân đối nhu tiền cầu sử dụng ngoại tệ • Ký quỹ/các nghiệp vụ tương lai • Ghi chép, báo cáo đầy đủ • Phân nhiệm : kế tốn – số dư tiền thủ quỹ – duyệt chi • Đối chiếu số dư tiền trên sổ sáh với số phụ ngân hàng • Đối chiếu sổ kế tốn với sổ quỹ
21. Rủi ro và thủ tục kiểm sốt • Rủi ro bị mất cắp, • Hạn chế tiếp cận khu vực tiền lạm dụng tiền mặt mặt • Hạn chế các nghiệp vụ dùng tiền mặt (chi bằng tiền ngân hàng) • Khống chế số dư tiền mặt ở mức cho phép • Kiểm quỹ định kỳ/bất thường • Chi tiền khơng • Phê duyệt các khoản chi tiền mặt đúng mục đích • Đăng ký chữ ký phê duyệt các khoản chi tiền ngân hàng • Các khoản chi phải cĩ chứng từ đầy đủ trước khi được phê duyệt • Đĩng dấu “ĐÃ CHI” vào chừng từ
22. Phần 2: Kiểm sốt tiền gửi ngân hàng . KS thu tiền . KS chi tiền . KS tồn quỹ
23. Thu tiền bằng séc . Phân nhiệm cho nhiều nhân viên mở thư . Đĩng dấu vào séc . Lập danh sách các séc đã nhận . Lập danh sách các séc đã ký thác vào ngân hàng . Ghi sổ kế tốn . Ghi giảm cơng nợ . Điều tra các séc chưa đủ thơng tin . Kiểm tra theo dõi séc khơng cĩ bảo chứng
24. Thu tiền bằng thẻ tín dụng . Mở riêng tài khoản tiền gửi ngân hàng thu bằng thẻ tín dụng . Hạn chế tiếp cận thơng tin của thẻ tín dụng . Đối chiếu thu từ thẻ với nghiệp vụ nhận tiền . Chia nhỏ thơng tin từ thẻ tín dụng . Mua bảo hiểm
25. Kiểm sốt chi TGNH . Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Người giữ séc #người phê chuẩn# người ký séc # ghi sổ . Phê chuẩn các nghiệp vụ chi tiền dựa trện sự đầy đủ của chứng từ
26. Một số gian lận thường gặp . Skimming . Lapping . Kiting . Giả mạo séc . Khai khống chi tiền
27. Thu tiền bằng séc Mục đích: . Khai khống tiền gửi ngân hàng . Che dấu sự thiếu hụt tiền mặt Cách thực hiện : Viết các séc chuyển tiền từ NHA sang NHB và đảm bảo NHB ghi tăng khoản tiền này trước thời điểm kết thúc niên độ trong khi NHA chưa kịp ghi giảm Thủ tục phát hiện Kitting: Lập bảng kê các séc chuyển tiền giữa các ngân hàng vào cuối thời khoá, lưu ý ngày ghi nhận các séc của đơn vị và ngày của NH 27
28. NH A NH B Nghiệp vụ Trên sổ kế Sổ phụ Trên sổ kế Sổ phụ NH toán NH toán 1 03/01/20x2 30/12/20x1 31/12/20x1 30/12/20x1 2 03/01/20x2 31/12/20x1 02/01/20x2 02/01/20x2 3 03/01/20x2 31/12/20x1 02/01/20x2 31/12/20x1 4 05/01/20x2 01/01/20x2 04/01/20x2 01/01/20x2 5 01/01/20x2 01/01/20x2 31/12/20x1 31/12/20x1 6 02/01/20x2 02/01/20x2 31/12/20x1 02/01/20x2 7 31/12/20x1 03/01/20x2 03/01/20x2 03/01/20x2 28