Bài giảng Kiểm soát nội bộ: Khuôn mẫu lý thuyết - Ngô Ngọc Linh (Phần 1)

Nội dung text: Bài giảng Kiểm soát nội bộ: Khuôn mẫu lý thuyết - Ngô Ngọc Linh (Phần 1)

1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TPHCM Khuơn mẫu lý thuyết Kiểm sốt nội bộ GV: Ngơ Ngọc Linh
2. Mục tiêu • Sau khi nghiên cứu xong chương này, người học cĩ thể: – Giải thích tầm quan trọng và các nhân tố thuộc mơi trường kiểm sốt. – Nêu vai trị và các nội dung cơ bản của việc đánh giá rủi ro, bao gồm việc nhận dạng, phân tích rủi ro và quản trị sự thay đổi. – Trình bày mục đích và các nội dung của các hoạt động kiểm sốt cơ bản trong tổ chức. – Giải thích vai trị và các nội dung của thơng tin và truyền thơng. – Trình bày các hoạt động giám sát trong tổ chức. – Nêu những đặc điểm của doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc tổ chức và duy trì hệ thống kiểm sốt nội bộ. 2
3. Nội dung • Mơi trường kiểm sốt • Đánh giá rủi ro • Các hoạt động kiểm sốt • Thơng tin và truyền thơng • Giám sát 3
4. Phần 1 MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT
5. Khái niệm • Mơi trường kiểm sốt phản ảnh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm sốt nội bộ. 5
6. Các hoạt Mơi trường Quy định Ý thức động kiểm kiểm sốt sốt 6
7. Các nhân tố • Tính trung thực và các giá trị đạo đức • Cam kết về năng lực • Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm tốn • Triết lý quản lý và phong cách điều hành • Cơ cấu tổ chức • Phân định quyền hạn và trách nhiệm • Chính sách nhân sự 7
8. Tính trung thực và các giá trị đạo đức • Trung thực và các giá trị đạo đức giúp: – Mang lại uy tín cho doanh nghiệp. – Giúp doanh nghiệp phát triển bền vững khi giải quyết hài hịa lợi ích với xã hội và các bên khác. – Tác động đến việc thực hiện các hoạt động kiểm sốt trong tổ chức. • Trung thực và các giá trị đạo đức cần: – Loại trừ các áp lực (động cơ) và cơ hội dẫn đến gian lận – Xây dựng và hướng dẫn về đạo đức 8
9. Tại sao anh ta gian lận? Áp lực Cơ hội Thiếu hiểu biết Mục tiêu phi thực tế Kiểm sốt yếu kém Nghĩ như vậy là tốt Tiền thưởng theo Kỷ luật khơng Khơng biết cách xử cơng việc nghiêm minh lý sự mâu thuẫn lợi ích Điều chỉnh mục tiêu Tăng cường kiểm sốt Ban hành hướng dẫn Khen thưởng hợp lý Kỷ luật nghiêm minh Làm gương cho NV 9
10. Điều lệ về đạo đức kinh doanh CƠNG TY XYZ • Sự xác thực và đầy đủ của sổ sách và báo cáo kế tốn • Mâu thuẫn quyền lợi • Ưng xử với viên chức Nhà nước, khách hàng và nhà cung cấp • Đĩng gĩp chính trị • Quy định về thực hiện 10
11. Cam kết về năng lực • Cam kết về năng lực là người quản lý đặt yêu cầu các nhân viên đủ năng lực cho cơng việc được giao. • Cam kết về năng lực giúp: – Đáp ứng mục tiêu KSNB – Đảm bảo thực hiện các yêu cầu của thủ tục kiểm sốt • Cam kết về năng lực cần: – Phải cụ thể hĩa năng lực thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng cho mỗi cơng việc cụ thể – Cần cân bằng giữa chi phí và lợi ích 11
12. Các thủ tục kiểm sốt chỉ thực hiện được khi nhân viên đủ năng lực 12
13. Triết lý quản lý & phong cách điều hành Triết lý quản lý Phong cách điều hành Quan điểm của nhà quản lý về: Cách thức nhà quản lý: 1/ Mức độ chấp nhận rủi ro 1/ Tổ chức kênh thơng tin 2/ Báo cáo tài chính 2/ Thay đổi nhân sự quản lý 3/ Lựa chọn chính sách kế tốn Tác động khác nhau đến việc thực hiện các hoạt động kiểm sốt 13
14. Bài tập • Hùng nhận tư vấn tổ chức hệ thống KSNB cho cơng ty ABC. Dựa trên hệ thống này tại cơng ty X đã áp dụng rất thành cơng, Hùng đưa vào cơng ty ABC và hồn tồn thất bại. Cơng ty X và cơng ty ABC cùng ngành nghề kinh doanh và quy mơ tương đương. • Tại sao? 14
15. Hội đồng quản trị & UB kiểm tốn • HĐQT và UBKT giúp: – Tạo lập mơi trường kiểm sốt tốt – Giám sát ban quản lý • HĐQT và UBKT cần: – Năng lực và tận tâm – Cĩ một số hợp lý các thành viên bên ngồi (khơng phải là nhà quản lý) 15
16. Cơ cấu tổ chức • Cơ cấu tổ chức giúp: – Cung cấp khuơn khổ trong đĩ hoạt động của tổ chức được lập kế hoạch, thực hiện, kiểm sốt và giám sát. • Cơ cấu tổ chức cần: – Xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt động, xác định cấp bậc cần báo cáo thích hợp. • Cơ cấu tổ chức khác nhau tùy theo quy mơ và đặc điểm của tổ chức • Cơ cấu tổ chức thúc đẩy hoặc hạn chế việc thực hiện các hoạt động kiểm sốt. 16
17. Sơ đồ tổ chức Hội đồng quản trị Tổng Giám đốc Ban kiểm soát PTGĐ Tài chính PTGĐ Kinh doanh PTGĐ Sản xuất Trưởng KTNB GĐ Tài chính Kế toán trưởng GĐ Nhà máy A GĐ Nhà máy B GĐ KSCL GĐ Mua hàng QĐ PX A QĐ PX B TP Kỹ thuật PT Kho 17
18. Bài tập • Bạn nghĩ sao nếu sơ đồ tổ chức ở slide trước được thay đổi như sau: – Bộ phận Kiểm tốn nội bộ trực thuộc Hội đồng quản trị. – Kế tốn trưởng cĩ trách nhiệm báo cáo cho Giám đốc kinh doanh 18
19. Phân định quyền hạn và trách nhiệm • Là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhĩm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp cĩ liên quan. • Cĩ hai khuynh hướng là tập quyền và phân quyền, mỗi phương hướng đều cĩ ưu nhược điểm, ảnh hưởng đến KSNB. 19
20. Tập quyền Phân quyền Ưu điểm Ưu điểm Nhược điểm Nhược điểm Giải pháp? Giải pháp? 20
21. Chính sách nhân sự • Chính sách nhân sự là thơng điệp của doanh nghiệp về: tính trung thực, hành vi đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân viên • Biểu hiện qua: tuyển dụng, hướng nghiệp, đào tạo, đánh giá, tư vấn, động viên, khen thưởng và kỷ luật. 21
22. Bài tập Sự trung thực và các giá trị đạo đức Cam kết về năng lực Chính sách nhân sự Triết lý quản lý và phong cách điều hành 22
23. Áp dụng cho tổ chức vừa hoặc nhỏ Tự suy nghĩ 1. Việc duy trì mơi trường kiểm sốt cĩ cần thiết cho tổ chức cĩ quy mơ vừa hoặc nhỏ? 2. Các nhân tố của mơi trường kiểm sốt cĩ gì thay đổi khi áp dụng cho tổ chức cĩ quy mơ vừa hoặc nhỏ? 23
24. Phần 2 ĐÁNH GIÁ RỦI RO
25. Đánh giá rủi ro • Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đĩ cĩ thể quản trị được rủi ro. 25
26. Xác định mục tiêu Nhận dạng rủi ro Kiểm sốt nội bộ Phân tích rủi ro Quản trị rủi ro 26
27. Xác định mục tiêu Mục tiêu Mục tiêu Mục tiêu Mục tiêu Rõ ràng Hoạt động Tồn tổ chức Tài chính Từng bộ Ngầm hiểu Tuân thủ Phi tài chính phận BCTC 27
28. Mục tiêu • Hiệu lực và hiệu quả các • Thay đổi theo sự lựa Hoạt động hoạt động chọn của nhà quản lý • Gắn với nhiệm vụ cơ bản của đơn vị • Ảnh hưởng đến phân bổ nguồn lực • Tuân thủ quy định và • Phụ thuộc vào tiêu pháp luật Tuân thủ chuẩn bên ngồi • Tránh các nghĩa vụ pháp lý • Báo cáo tài chính đáng • Phụ thuộc vào tiêu BCTC tin cậy chuẩn bên ngồi • Tăng khả năng huy động nguồn lực 28
29. Giao thoa giữa các mục tiêu Mục tiêu hoạt Bảo vệ tài sản Mục tiêu BCTC động Tính hiệu quả của BCTC phản ảnh đúng hoạt động tình hình tài sản và kết quả hoạt động 29
30. Mục tiêu tồn đơn vị Mục tiêu bộ phận • Cần thiết lập một cách rõ ràng • Xuất phát từ mục tiêu chung thơng qua chính sách hay nhưng mang những đặc điểm hướng dẫn chung. riêng biệt ở mức độ bộ phận • Phải truyền đạt đến từng nhân • Cần cĩ sự nhất quán giữa mục tiêu chung và mục tiêu bộ viên, người quản lý và ban phận giám đốc • Để đảm bảo tính đầy đủ của • Cần cĩ sự tương quan và nhất mục tiêu : cần nhận dạng quán với chiến lược chung những nhân tố quan trọng chi • Cần cĩ sự nhất quán giữa kế phối hoạch kinh doanh và ngân • Cần cĩ sự kết hợp giữa nhà sách với mục tiêu chung tồn quản lý các cấp trong việc xây đơn vị dựng mục tiêu
31. Chiến lược KH Kinh Mục tiêu tồn đơn vị Ngân sách doanh Mục tiêu các bộ phận 31
32. Bài tập • Bộ phận kiểm tốn nội bộ của cơng ty A được giao nhiệm vụ đánh giá rủi ro. Cơng tác dựa trên các đã được xác định bởi các cấp quản lý. Các mục tiêu liên quan đến phát triển, các dài hạn và ngắn hạn cũng như của cơng ty. Năm nay, cơng ty dự kiến sẽ tăng doanh thu lên 30% chủ yếu nhờ thâm nhập vào thị trường Nga, một thị trường mới đầy hứa hẹn. Ngồi ra, cơng ty cũng đề ra các mục tiêu về và , khắc phục những trường hợp vi phạm quy định xuất khẩu thủy sản cũng như các lỗi về khấu hao trên báo cáo tài chính năm trước. • Từ nĩi trên, các bộ phận trong cơng ty thiết lập của mình. Phịng kinh doanh xác định năm nay phải tuyển thêm một nhân viên đã từng kinh doanh với đối tác Nga, trong khi bộ phận sản xuất đặt nhiệm vụ phải hồn thành sớm phân xưởng 4. Điều này phải được phản ảnh trong của cơng ty để cĩ tiền thực hiện các kế hoạch trên. 32
33. Nhận dạng rủi ro • Rủi ro là những sự kiện làm suy giảm mục tiêu 33
34. Nhận dạng rủi ro Rủi ro Rủi ro Rủi ro Sự thay đổi Bên trong Hoạt động Tồn đơn vị Từng bộ Bên ngồi Tuân thủ phận BCTC 34
35. Rủi ro về hoạt động • Khơng đạt được mục tiêu hoạt động cũng như cam kết của doanh nghiệp với bên ngồi • Tài sản và nguồn lực khác trong quá trình hình thành và sử dụng: mất mát, lãng phí, hư hỏng, lạm dụng, phá hoại 35
36. Rủi ro về tuân thủ • Vi phạm pháp luật VN • Vi phạm pháp luật quốc tế • Vi phạm các quy định 36
37. Rủi ro về BCTC • Tài sản khơng cĩ trên thực tế. • Tài sản khơng thuộc quyền sở hữu của đơn vị. • Đánh giá khơng đúng giá trị tài sản và các khoản cơng nợ. • Doanh thu và chi phí khơng khai báo đầy đủ. • Thơng tin trình bày khơng phù hợp với chuẩn mực kế tốn 37
38. Rủi ro tồn đơn vị Nhân tố tác động đến rủi ro Nhân tố bên ngồi Nhân tố bên trong Sự phát triển của kỹ thuật Hệ thống thơng tin Thay đổi trong nhu cầu KH Năng lực nhân viên Chiến lược hoặc hoạt động Thay đổi người quản lý của đối thủ cạnh tranh Bản chất hoạt động doanh Quy định của luật pháp nghiệp và khả năng nhân viên tiếp cận tài sản Thảm họa thiên nhiên Năng lực Hội đồng quản Thay đổi trong nền kinh tế trị/Uỷ ban kiểm tốn 38
39. Rủi ro ở các bộ phận • Rủi ro ở các bộ phận/hoạt động liên quan đến việc thực hiện mục tiêu của bộ phận/hoạt động đĩ: – Bộ phận bán hàng – Bộ phận sản xuất – Bộ phận cung ứng – Bộ phận kế tốn 39
40. Bài tập Tình huống Loại RR Cấp độ RR Nguồn gốc RR Tỷ giá biến động bất lợi cho mục Hoạt động Tồn ĐV Bên ngồi tiêu tăng doanh thu Chuẩn mực kế tốn mới về báo cáo hợp nhất cĩ hiệu lực năm nay Kho hàng chật nên khơng đáp ứng được kế hoạch tăng sản lượng Thanh tra mơi trường lên kế hoạch kiểm tra các doanh nghiệp Hai nhân viên cĩ kinh nghiệm ở phịng kinh doanh sẽ nghỉ năm nay Thêm nhiều doanh nghiệp mới trong ngành được thành lập 40
41. Phương pháp nhận dạng rủi ro • Các phương pháp nhận dạng rủi ro: – Các kỹ thuật phân tích như PEST, 5 F, 7 S – Thơng qua việc nghiên cứu định kỳ sự thay đổi của nền kinh tế, ngành nghề cĩ thể ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức – Thơng qua cơng tác lập kế hoạch chiến lược, dự tốn ngân sách • Cần tách biệt quá trình nhận dạng với quá trình phân tích rủi ro 41
42. Mơ hình PEST • Mơ hình PEST – Yếu tố chính trị - Political influences – Yếu tố kinh tế - Economic influences – Yếu tố xã hội – Social influences – Yếu tố kỹ thuật – Technological influences 42
43. Mơ hình 5 F Các đối thủ tiềm năng Khả năng Các đối thủ mới ảnh hưởng về giá Cạnh tranh của Nhà cung đối thủ trong Khách cấp ngành Khả năng hàng ảnh hưởng về giá Sản phâm mới Sản phẩm thay thế 43
44. Mơ hình 7 S • Mơ hình 7S đánh giá các yếu tố bên trong: – Chiến lược kinh doanh – Strategy – Hệ thống – System – Cơ cấu– Structure – Nhân viên– Staff – Các giá trị chia sẻ - Shared values – Các kỹ năng – Skills – Cung cách kinh doanh - Styles 44
45. Bài tập Rủi ro PEST 5 F 7 S Khách hàng khơng trung thành với cơng ty Nhà nước sẽ đưa ra các chính sách hạn chế đầu tư vào ngành Khách hàng của cơng ty là những nguời trẻ tuổi, hiện đang chiếm đa số trong dân số Việt Nam Cơng nghệ mới thay đổi rất nhanh Cơng ty là doanh nghiệp nhà nước phải tuân thủ các quy định về chính sách lao động Các hình thức điện thoại internet miễn phí ngày càng phát triển Ngành di động địi hỏi đầu tư hạ tầng cao 45
46. Phân tích rủi ro Phân tích rủi ro Mức độ thiệt hại Khả năng xảy ra 46
47. Quản trị rủi ro • Dựa trên kết quả của việc phân tích rủi ro, tuy nhiên đây là một phần của quy trình quản lý khơng thuộc về KSB • Quản trị rủi ro bao gồm: – Lựa chọn chiến lược đối phĩ – Xem xét quan hệ lợi ích chi phí – Xem xét quan hệ với mức rủi ro chấp nhận được • Lưu ý khả năng biến rủi ro thành cơ hội 47
48. Lựa chọn chiến lược đối phĩ rủi ro Mức độ thiệt hại Chuyển Tránh né/Kiểm sốt giao Khả năng xảy ra Chấp nhận Kiểm sốt 48
49. Quản trị sự thay đổi • Sự thay đổi là nguồn gốc rủi ro. Quản trị sự thay đổi là một phần của đánh giá rủi ro. • Cần cĩ cơ chế nhận dạng sự thay đổi: – Thu thập, xử lý và báo cáo thơng tin – Phân tích các nguyên nhân tiềm ẩn sự thành cơng hay thất bại của các mục tiêu • Quá trình phân tích và đưa ra cách đối phĩ tương tự như đánh giá và quản trị rủi ro đã trình bày 49
50. Quản trị sự thay đổi • Các trường hợp đặc biệt cần quan tâm: – Sự thay đổi mơi trường hoạt động – Nhân sự mới – Hệ thống thơng tin mới/ nâng cấp hệ thống thơng tin – Tăng trưởng nhanh chĩng – Kỹ thuật mới – Dịng sản phẩm mới, hoạt động mới – Tái cấu trúc cơng ty – Những hoạt động ở nước ngồi 50
51. Áp dụng cho tổ chức vừa hoặc nhỏ Tự suy nghĩ 1. Việc đánh giá rủi ro cĩ cần thiết cho tổ chức vừa và nhỏ khơng khi hoạt động của tổ chức này khá đơn giản? 2. Liệu cĩ một cơ chế thích cho tổ chức cĩ quy mơ vừa và nhỏ để đánh giá rủi ro? 51