Bài giảng Kiểm soát nội bộ hoạt động mua hàng - Ngô Ngọc Linh

Nội dung text: Bài giảng Kiểm soát nội bộ hoạt động mua hàng - Ngô Ngọc Linh

1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TPHCM KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ HOAÏT ÑOÄNG MUA HAØNG GV: Ngô Ngọc Linh
2. Muïc tieâu Sau khi nghieân cöùu noäi dung naøy, ngöôøi hoïc coù theå: . Giaûi thích ñöôïc ñaëc ñieåm cuûa chu trình mua haøng. . Neâu caùc loaïi sai soùt vaø gian laän thöôøng xaûy ra. . Trình baøy caùc muïc tieâu kieåm soaùt ñoái vôùi töøng khaâu trong hoaït ñoäng mua haøng. . Trình baøy caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt thöôøng ñöôïc aùp duïng trong töøng khaâu cuûa hoaït ñoäng mua haøng. . Phaân tích moät soá loaïi gian laän cuï theå vaø caùch thöùc ñoái phoù.
3. Noäi dung °Khaùi quaùt hoaït ñoäng mua haøng °Phöông phaùp thieát keá KSNB °KSNB hoaït ñoäng ñaët haøng °KSNB hoaït ñoäng nhaän haøng °KSNB hoaït ñoäng thanh toaùn °KSNB hoaït ñoäng kho haøng
4. Phaàn 1 KHAÙI QUAÙT HOAÏT ÑOÄNG MUA HAØNG
5. Hoaït ñoäng mua haøng Laø moät boä phaän quan troïng trong caùc hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh cuûa doanh nghieäp: Hoaït ñoäng mua haøng Hoaït ñoäng saûn xuaát Hoaït ñoäng keá toaùn Hoaït ñoäng taøi chính Hoaït ñoäng baùn haøng
6. Hoaït ñoäng mua haøng ÑAËT HAØNG MUA NHAÄN HAØNG HAØNG THANH TOAÙN KHO HAØNG
7. Phaàn 2 PHÖÔNG PHAÙP THIEÁT KEÁ KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ
8. Phöông phaùp thieát keá Muïc tieâu Xaùc ñònh muïc tieâu hoaït ñoäng Xaùc ñònh caùc ruûi ro lieân quan Ruûi ro KSNB Xaùc ñònh caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt caàn thieát Chính Thuû Bieåu saùch tuïc maãu
9. Ví duï Muïc tieâu Saûn phaåm ñöôïc baûo quaûn toát Coâng nhaân caåu thaû laøm hö Ruûi ro hoûng saûn phaåm Quy ñònh tyû leä hoûng cho pheùp KSNB Quy ñònh thöôûng, phaït Chính Thuû Bieåu Thoáng keâ tyû leä hoûng saùch tuïc maãu Baùo caùo tyû leä hoûng
10. Phöông phaùp thieát keá • Caùc loaïi thuû tuïc kieåm soaùt °Phaân chia traùch nhieäm °UÛy quyeàn vaø xeùt duyeät °Kieåm soaùt chöùng töø °Kieåm tra ñoäc laäp °Baûo veä taøi saûn °Chæ soá hoaït ñoäng °Quaûn trò chöùc naêng
11. Phaàn 3 KSNB KHAÂU ÑAËT HAØNG
12. Muïc tieâu kieåm soaùt vaø ruûi ro khaâu ñaët haøng • MUÏC TIEÂU KS • RUÛI RO • Mua haøng ñuùng chuûng • Haøng khoâng ñuùng chuûng loaïi, quy caùch loaïi, quy caùch (R1) • Soá löôïng mua toái öu • Mua haøng khoâng ñuû (R2) • Mua haøng thöøa (R3) • Chaát löôïng ñaït yeâu caàu • Haøng keùm chaát löôïng (R4) • Giaù hôïp lyù • Giaù khoâng hôïp lyù (R5) • Giaù toái öu • Maát chieát khaáu (R6) • Thöïc söï coù mua • Mua khoáng (R7)
13. KSNB khaâu ñaët haøng • Phaân chia traùch nhieäm: • Coù caàn toå chöùc boä phaän mua haøng ñoäc laäp vôùi boä phaän söû duïng ? Taïi sao? Haïn cheá vieäc mua haøng quaù nhu caàu (R2) Coù theå mua haøng coù chaát löôïng hôn (R4) Kieåm soaùt ñöôïc tình hình voán löu ñoäng (R2, R3) Coù theå giaûm giaù mua (R5, R6) Haïn cheá khaû naêng mua haøng khoáng (R7)
14. KSNB khaâu ñaët haøng • UÛy quyeàn vaø xeùt duyeät: • Ai xeùt duyeät nghieäp vuï ñaët haøng? °Treân xxx ñoàng : Boä phaän mua haøng (R1 – R7) °Treân yyy ñoàng : Nhaø quaûn lyù caáp cao (R1 – R7)
15. KSNB khaâu ñaët haøng • Kieåm soaùt chöùng töø: • Muïc ñích Phieáu ñeà nghò mua haøng? Neâu caùc noäi dung chöùng töø naøy? °Mua haøng ñuùng chuûng loaïi (R1), soá löôïng (R2, R3), Haïn cheá khaû naêng mua haøng khoáng (R7) °Teân haøng, quy caùch, soá löôïng, nhaø cung caáp ñeà nghò, xeùt duyeät cuûa ngöôøi phuï traùch boä phaän
16. KSNB khaâu ñaët haøng • Kieåm soaùt chöùng töø • Khi naøo khoâng caàn Phieáu ñeà nghò mua haøng? . Giaù trò haøng mua nhoû döôùi xxx ñoàng . Ñoái vôùi caùc maët haøng löu chuyeån (haøng hoùa, nguyeân vaät lieäu) ñaõ coù ñònh möùc toàn toái thieåu. Luùc naøy caàn thöïc hieän thuû tuïc thích hôïp ñeå raø soaùt tình traïng toàn kho haøng ngaøy.
17. KSNB khaâu ñaët haøng • Kieåm soaùt chöùng töø: • Muïc ñích Ñôn ñaët haøng? Neâu caùc noäi dung chöùng töø naøy? °Mua haøng ñuùng chuûng loaïi (R1), soá löôïng (R2,R3), chaát löôïng ñaït yeâu caàu (R4), giaù caû hôïp lyù (R5, R6). °Soá hieäu, ngaøy thaùng, teân nhaø cung caáp, teân haøng, quy caùch, maõ soá (catalog), soá löôïng, ñôn giaù, phöông thöùc giao haøng, phöông thöùc thanh toaùn
18. KSNB khaâu ñaët haøng Caùc thuû tuïc ñaëc bieät: Laøm sao ñeå mua haøng ñuùng giaù? °Taát caû caùc nghieäp vuï mua haøng töø xxx ñoàng trôû leân phaûi do ngöôøi coù thaåm quyeàn pheâ duyeät.(R4) °Phaûi coù ít nhaát x baûn chaøo giaù cho laàn mua haøng ñaàu tieân hoaëc khi giaù taêng quaù n % (R4) °Söû duïng phöông phaùp ñaáu thaàu.(R4)
19. KSNB khaâu ñaët haøng • Caùc thuû tuïc ñaëc bieät: • Laøm sao ñeå soá löôïng ñaët haøng vaø döï tröõ laø toái öu? °Söû duïng moâ hình EOQ ñeå xaùc ñònh soá laàn ñaët haøng toái öu (R2, R3) °Söû duïng moâ hình ROP ñeå xaùc ñònh soá löôïng döï tröõ toái thieåu.(R2, R3) °Söû duïng heä thoáng JIT (R2, R3)
20. KSNB khaâu ñaët haøng • Caùc thuû tuïc ñaëc bieät • Chính saùch löïa choïn nhaø cung caáp . Xaây döïng tieâu chuaån . Laäp hoà sô nhaø cung caáp . Xaây döïng vaø duy trì danh saùch nhaø cung caáp . Ñaùnh giaù thöôøng xuyeân nhaø cung caáp . Kyù keát caùc cam keát daøi haïn
21. KSNB khaâu ñaët haøng • Chæ soá hoaït ñoäng/Quaûn trò chöùc naêng: • Coù theå ñoái chieáu chæ tieâu naøo? Phaân tích tyû soá naøo? °So saùnh thöïc teá - döï toaùn, kyø naøy - kyø tröôùc. °Tyû leä laõi goäp °Giaù thaønh saûn phaåm °Soá voøng quay haøng toàn kho
22. KSNB khaâu ñaët haøng Thoâng tin vaø truyeàn thoâng . Caùc chính saùch vaø thuû tuïc roõ raøng . Thoâng tin vôùi nhaø cung caáp o Ñôn ñaët haøng o Chaáp nhaän ÑÑH o Caùc thay ñoåi trong quaù trình giao dòch . Hoà sô theo doõi ÑÑH chöa thöïc hieän . Hoà sô theo doõi ÑÑH ñaõ thöïc hieän
23. KSNB khaâu ñaët haøng • Taát caû caùc giaûi phaùp treân hình nhö chöa ñuû ñeå ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu. Coù theå ñeà xuaát caùc thuû tuïc boå sung naøo? °Kieåm tra noäi boä ñònh kyø °Trình ñoä ñoäi nguõ nhaân vieân mua haøng °Baàu khoâng khí trung thöïc °Caùc chính saùch nhaân söï
24. MA TRẬN THỦ TỤC KIỂM SOÁT – RỦI RO R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 Bộ phận mua hàng độc lập X X X X X X X Ủy quyền và xét duyệt X X X X X X X Phiếu đề nghị mua hàng X X X X Đơn đặt hàng X X X X X X Bản chào giá/đấu thầu X EOQ/ROP/JIT X X Chính sách nhà cung cấp X X X Chỉ số hoạt động X X X X X X X
25. Phaàn 4 KSNB KHAÂU NHAÄN HAØNG
26. KSNB khaâu nhaän haøng MUÏC TIEÂU KS RUÛI RO Nhaän haøng ñuùng chuûng Nhaän haøng khoâng ñuùng loaïi, quy caùch chuûng loaïi (X1) Nhaän haøng ñuùng soá Nhaän haøng khoâng ñuùng löôïng soá löôïng (X2) Haøng nhaän an toaøn Haøng bò thaát thoaùt (X3) Ghi cheùp ñaày ñuû caùc Haøng nhaäp khoâng ñöôïc nghieäp vuï nhaäp kho ghi cheùp (X4) Khoâng nhaäp khoáng Nhaäp khoáng (X5)
27. KSNB khaâu nhaän haøng • Phaân chia traùch nhieäm • UÛy quyeàn vaø pheâ chuaån • Kieåm soaùt chöùng töø • Kieåm tra ñoäc laäp • Baûo veä taøi saûn
28. KSNB khaâu nhaän haøng • Phaân chia traùch nhieäm: • Coù caàn toå chöùc boä phaän nhaän haøng ñoäc laäp vôùi boä phaän mua haøng vaø kho/söû duïng ? Taïi sao? . Taêng cöôøng khaû naêng nhaän haøng ñuùng chuûng loaïi, quy caùch, soá löôïng (X1 – X3) . Haïn cheá khaû naêng nhaäp khoáng (X5)
29. KSNB khaâu nhaän haøng • UÛy quyeàn vaø xeùt duyeät • Ai xeùt duyeät nghieäp vuï nhaän haøng? . Nhaân vieân nhaän haøng . Boä phaän kieåm tra chaát löôïng (neáu caàn) . Thuû kho
30. KSNB khaâu nhaän haøng • Kieåm soaùt chöùng töø • Coù caàn laäp Phieáu nhaäp/Baùo caùo nhaän haøng? Caùc noäi dung? . Taêng cöôøng khaû naêng nhaän haøng ñuùng soá löôïng, chuûng loaïi, quy caùch (X1 – X2) . Traùnh thaát thoaùt (X3) . Haïn cheá khaû naêng nhaäp khoáng (X5) . Ghi cheùp ñaày ñuû nghieäp vuï nhaäp haøng (X4)
31. KSNB khaâu nhaän haøng Baûo veä taøi saûn . Quaù trình nhaän haøng phaûi coù chöùng kieán cuûa boä phaän nhaän vaø thuû kho . Haøng phaûi ñöôïc nhaäp kho kòp thôøi . Kho baûo quaûn an toaøn . Ghi cheùp kòp thôøi nghieäp vuï nhaäp haøng . Kieåm keâ ñònh kyø vaø ñoái chieáu vôùi soå saùch
32. Phaàn 5 KSNB KHAÂU THANH TOAÙN
33. KSNB khaâu thanh toaùn MUÏC TIEÂU RUÛI RO Soá tieàn chính xaùc Ghi cheùp sai soùt (T1) Nôï phaûi traû coù thöïc Ghi cheùp nôï khoáng (T2) Nôï phaûi traû ñaày ñuû Ghi cheùp nôï thieáu (T3) Ghi ñuùng ñoái töôïng. Ghi nhaàm ñoái töôïng (T4) Theo doõi nôï ñeán haïn traû Traû nôï khoâng ñuùng haïn (T5)
34. KSNB khaâu thanh toaùn • Phaân chia traùch nhieäm • UÛy quyeàn vaø pheâ chuaån • Kieåm soaùt chöùng töø • Ñoái chieáu vaø xöû lyù khaùc bieät
35. KSNB khaâu thanh toaùn Phaân chia traùch nhieäm . Boä phaän keá toaùn nôï phaûi traû caàn ñöôïc toå chöùc ñoäc laäp vôùi caùc boä phaän mua haøng, nhaän haøng, kho haøng (T1 – T5) Uûy quyeàn vaø xeùt duyeät . Taát caû moïi tröôøng hôïp thanh toaùn phaûi ñöôïc xeùt duyeät bôûi ngöôøi coù thaåm quyeàn cuûa boä phaän keá toaùn (T1, T2, T4, T5)
36. KSNB khaâu thanh toaùn Kieåm soaùt chöùng töø, soå saùch . Vieäc thanh toaùn chæ thöïc hieän khi coù ñaày ñuû chöùng töø goác (phieáu nhaäp, hoùa ñôn, ñôn ñaët haøng ) ñính keøm vôùi Phieáu chi, sec (T1, T2, T4) . Caùc chöùng töø goác phaûi ñöôïc kieåm tra veà tính chính xaùc, hôïp leä, hôïp lyù tröôùc khi chaáp nhaän thanh toaùn (T1, T2, T4) . Chöùng töø chi hoaøn thaønh phaûi ñöôïc löu tröõ ñaày ñuû vaø theo soá thöù töï phieáu chi/sec (T2)
37. KSNB khaâu thanh toaùn Kieåm soaùt chöùng töø, soå saùch . Môû soå theo doõi chi tieát nhaø cung caáp (T1 – T5) . Töø danh saùch nhaø cung caáp, xaây döïng maõ soá NCC. Kieåm tra maõ soá tröôùc khi ghi nhaän caùc khoaûn phaûi traû (T4) . Laäp baùo caùo tình hình nôï phaûi traû cuoái kyø coù phaân tích theo thôøi haïn traû (T1 – T5)
38. KSNB khaâu thanh toaùn Ñoái chieáu vaø xöû lyù khaùc bieät . Ñònh kyø ñoái chieáu giöõa caùc boä phaän mua haøng, nhaän haøng vaø keá toaùn nôï phaûi traû ñeå ghi nhaän caùc cheânh leäch soá lieäu (T1 – T5) . Ñoái chieáu giöõa toång hôïp vaø chi tieát nôï phaûi traû ngöôøi baùn (T1 – T5) . Ñoái chieáu giöõa Giaáy baùo cuûa nhaø cung caáp vôùi soá lieäu theo doõi chi tieát (T1 – T5) . Chænh hôïp caùc cheânh leäch vôùi bieåu maãu thích hôïp (T1 – T5)
39. Phaàn 6 KSNB HAØNG TOÀN KHO
40. KSNB ñoái vôùi haøng toàn kho MUÏC TIEÂU KIEÅM SOAÙT: RUÛI RO: HTK khoâng bò thaát thoaùt, tham oâ Haøng toàn kho bò thaát thoaùt, hay söû duïng sai muïc ñích tham oâ, söû duïng sai muïc ñích Kieåm soaùt ñöôïc tình traïng vaø Haøng toàn kho bò hö hoûng, loãi phaåm chaát HTK thôøi. HTK ñöôïc ghi cheùp chính xaùc Haøng toàn kho bò ghi cheùp sai, treân soå saùch lieân quan aûnh höôûng ñeán BCTC Tuaân thuû caùc quy ñònh lieân quan Khoâng tuaân thuû caùc quy ñònh ñeán HTK
41. HTK bò thaát thoaùt, tham oâ hay söû duïng sai muïc ñích • 1. Boå nhieäm thuû kho • 2. Toå chöùc kho an toaøn vaø ngaên naép. • 3. Haïn cheá tieáp caän kho • 4. Moïi tröôøng hôïp xuaát kho ñeàu coù pheâ duyeät. • 5. Giaùm saùt nhaäp xuaát kho • 6. Ghi cheùp theû kho • 7. Kieåm keâ kho ñònh kyø vaø baát thöôøng • 8. Söû duïng heä thoáng keâ khai thöôøng xuyeân
42. Kieåm keâ haøng toàn kho 1. Coù keá hoaïch kieåm keâ chi tieát 2. 2. Kieåm soaùt chaët vieäc khoùa soå tröôùc kieåm keâ 3. Taùch bieät caùc haøng hoùa cuûa ngöôøi khaùc 4. Kieåm soaùt vieäc ñieàu chuyeån HTK trong luùc kieåm keâ 5. Giaùm saùt vieäc caân, ñong, ño, ñeám. 6. Choïn maãu kieåm tra keát quaû kieåm keâ (kieåm keâ laïi) 7. Baùo caùo vaø xöû lyù cheânh leäch kieåm keâ
43. Haøng toàn kho bò hö hoûng, loãi thôøi. 1. Nguyeân taéc FIFO 2. Baùo caùo ñònh kyø veà haøng maát chaát löôïng 3. Toå chöùc kho an toaøn vaø ngaên naép. 4. Kieåm keâ kho ñònh kyø vaø baát thöôøng 5. Tính soá voøng quay ñeå phaùt hieän caùc maët haøng chaäm löu chuyeån 6. Söû duïng caùc moâ hình quaûn lyù HTK thích hôïp./.
44. Soá voøng quay haøng toàn kho Haøng toàn kho Haøng chôø Haøng chaäm Haøng löu thanh lyù löu chuyeån chuyeån SVQ SVQ SVQ Baùo caùo veà nhoùm A nhoùm B nhoùm C tình hình thanh lyù SVQ maët SVQ maët haøng X haøng Y
45. Haøng toàn kho bò ghi cheùp sai, aûnh höôûng ñeán BCTC 1. Söû duïng caùc chöùng töø caàn thieát nhö Phieáu nhaäp, Phieáu xuaát, Leänh baùn haøng vaø Phieáu giao haøng vôùi bieåu maãu ñaày ñuû. 2. Ghi cheùp kòp thôøi. 3. Ñoái chieáu ñònh kyø giöõa caùc boä phaän 4. Kieåm keâ ñònh kyø vaø baát thöôøng 5. Söû duïng heä thoáng keâ khai thöôøng xuyeân. 6. Söû duïng maùy tính./.
46. Ñoái chieáu ñònh kyø Boä phaän Boä phaän Mua haøng KHO saûn xuaát Boä phaän Boä phaän nhaän haøng baùn haøng Keá toaùn nôï Baùo caùo vaø giaûi thích cheânh phaûi traû leäch soá lieäu
47. Caùc quy ñònh lieân quan ñeán HTK khoâng ñöôïc tuaân thuû 1. Thu thaäp caùc quy ñònh phaùp luaät lieân quan veà baûo veä moâi tröôøng, phoøng choáng chaùy noå, an toaøn lao ñoäng 2. Xaây döïng caùc quy ñònh noäi boä chi tieát vaø chaët cheõ. 3. Phoå bieán vaø toå chöùc huaán luyeän caùc nhaân vieân lieân quan veà caùc quy ñònh naøy. 4. Toå chöùc kieåm tra ñònh kyø vaø ñoät xuaát veà vieäc tuaân thuû caùc quy ñònh