›
›

Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 4: Hệ thống thông tin tổ chức theo cấp bậc quản lý và theo chức năng nghiệp vụ

pdf 60 trang phuongnguyen 1750
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 4: Hệ thống thông tin tổ chức theo cấp bậc quản lý và theo chức năng nghiệp vụ", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfbai_giang_he_thong_thong_tin_quan_ly_chuong_4_he_thong_thong.pdf

Nội dung text: Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 4: Hệ thống thông tin tổ chức theo cấp bậc quản lý và theo chức năng nghiệp vụ

  1. Chương 4: HỆ THỐNG THƠNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP BẬC QUẢN LÝ VÀ THEO CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ Nga.lethiquynh@ueh.edu.vn
  2. Nội Dung  Các loại HTTT chính trong doanh nghiệp và vai trị của nĩ  Các HTTT hỗ trợ các chức năng kinh doanh như thế nào
  3. Các loại HTTT chính trong doanh nghiệp và vai trị của nĩ
  4. Các loại HTTT chính trong doanh nghiệp strategic-level system: hỗ trợ các hoạt động lập kế hoạch dài hạn của nhà quản lý cấp cao management-level system: hỗ trợ giám sát, kiểm sốt, ra quyết định & các hoạt động quản trị của nhà QL cấp trung Knowledge-level system: hỗ trợ chuyên gia & nhân viên văn phịng Operational-level system: Giám sát các giao dịch & các hoạt động cơ bàn của tổ chức
  5. Các loại HTTT chính trong doanh nghiệp và vai trị của nĩ
  6. Hệ thống xử lý giao dịch (Transactions Processing System, TPS)  Mục đích TPS giúp cho tổ chức/doanh nghiệp thực hiện và/hoặc theo dõi những hoạt động hàng ngày (các giao dịch). Tự động hĩa các hoạt động xử lý thơng tin lặp lại; gia tăng tốc độ xử lý, gia tăng độ chính xác; đạt hiệu suất lớn hơn
  7. Hệ thống xử lý giao dịch (Transactions Processing System, TPS)  Các vấn đề TPS thường đặt ra  TPS giúp nhà quản lý . Xử lý các giao dịch tự động VD: Xử lý đơn hàng . Truy vấn các thơng tin liên quan tới các giao dịch đã được xử lý VD: Khách hàng X cĩ bao nhiêu đơn đặt hàng? Giá trị là bao nhiêu? Khách hàng X cĩ mua hàng trong tháng tới (cĩ đơn đặt hàng chưa)? Danh sách các khách hàng
  8. Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS)  Hệ TPS: . TPS trực tuyến (online) Nối trực tiếp giữa người điều hành và chương trình TPS. Hệ thống trực tuyến sẽ cho kết quả tức thời. . TPS theo lơ (batch) Tất cả các giao dịch được tập hợp lại với nhau và được xử lý chung 1 lần. Online TPS Batch TPS Xử lý ghi danh đăng ký học tín chỉ Xử lý xếp loại sinh viên cuối khĩa Xử lý đặt chỗ trước trên chuyến máy Xử lý tiền lương bay Xử lý đặt vé cho sự kiện thể thao hay Xử lý đơn đặt hàng buổi hịa nhạc Xử lý tính tiền tại cửa hàng bán tạp Xử lý Séc chuyển khoản ở ngân hĩa hàng
  9. Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS)  Cấu trúc của TPS trực tuyến (on-line) Chương trình TPS Các sự kiện/ Biểu giao dịch (forms) Cơ sở dữ liệu của TPS Giao diện Báo cáo (reports) Định kỳ
  10. Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS)  Cấu trúc của TPS theo lơ (batch) Tập tin Các sự kiện/ giao dịch giao dịch Giao diện Tập tin Chương trình giao dịch sắp xếp được sắp xếp Chương trình Cơ sở dữ liệu TPS của TPS Định kỳ
  11. Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS)  Nhập liệu: Thủ cơng Bán tự động: VD: dùng máy scanner tự động: dữ liệu chuyển đổi giữa các hệ thống mà khơng cần người dùng can thiệp
  12. Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS)  Ðặc diểm các thành phần của hệ thống TPS Đầu vào (Input) Những sự kiện và những giao dịch kinh doanh Tiến trình xử lý Lưu trữ, tĩm tắt, sắp xếp, cập nhật, kết hợp (Processing) Đầu ra (Output) Thống kê và báo cáo tĩm tắt làm dữ liệu đầu vào cho những HTTT khác; Thơng tin phản hồi đến người điều hành hệ thống hoặc khách hàng. Đối tượng sử dụng Nhân viên điều hành và giám sát
  13. Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS)
  14. Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS)
  15. HTTT tự động hĩa văn phịng (OAS)  HTTT tự động hĩa văn phịng là một hệ thống dựa trên máy tính nhằm:  thu thập, xử lý, lưu trữ, và gửi thơng báo, tin nhắn, tài liệu giữa các cá nhân, các nhĩm làm việc, và các tổ chức khác nhau
  16. HTTT tự động hĩa văn phịng (OAS) Những đặc điểm của OAS Đầu vào Tài liệu, kế hoạch làm việc, dữ liệu Sắp xếp, kết hợp, tính tốn, truyền Tiến trình xử lý thơng Đầu ra Tin nhắn, báo cáo, lịch trình làm việc Người sử dụng Tất cả mọi người trong tổ chức
  17. HTTT tự động hĩa văn phịng (OAS) Ví dụ về hệ thống thơng tin tự động hĩa văn phịng
  18. HTTT tự động hĩa văn phịng (OAS)  danh sách phần mềm phổ biến sử dụng trong hệ thống tự động văn phịng
  19. HTTT quản lý tri thức (KWS) HTTT quản lý tri thức (KWS): các hệ thống được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức hơn là chia sẻ thơng tin Hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thơng tin, kiểm sốt, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hành động, tạo ra các giải pháp khác nhau để giải quyết cho một vấn đề cụ thể cho doanh nghiệp Tri thức ẩn tàng – hiểu và ứng dụng một cách vơ thức Tri thức tường minh – được thu thập một cách chính thức, và mã hĩa trong các CSDL
  20. HTTT quản lý tri thức (KWS)
  21. HTTT quản lý tri thức (KWS) Sự phân biệt giữa tri thức tường minh và tri thức ẩn tàng Tri thức tường minh Tri thức ẩn tàng (Hổ sơ hĩa) (Bí quyết gắn liền với con người) Dễ dàng được hệ thống hĩa Mang tính cá nhân Cĩ thể lưu trữ Mang tính bối cảnh cụ thể Đặc Cĩ thể chuyển giao, truyền Khĩ khăn trong việc chính thức hĩa tính đạt Rất khĩ tiếp nhận, truyền đạt và chia Được diễn đạt và chỉa sẻ một sẻ cách dễ dàng Các tài liệu chỉ dẫn họat động Các quá trình kinh doanh và truyền đạt phi chính thức Các chính sách và thủ tục của Nguồn tổ chức Các kinh nghiệm cá nhân Các báo cáo và cơ sở dữ liệu Sự thấu hiểu mang tính lịch sử
  22. HTTT quản lý tri thức (KWS) Cơ sở hạ tầng CNTT cho việc cung cấp tri thức quá trình biến các tri thức hiện hữu Quá trình thành tri thức ẩn chia sẻ tàng những kinh nghiệm và tạo ra tri thức ẩn tàng quá trình phân lọai và hội nhập quá trình nối thành các tri thức kết các tri hiện hữu thức ẩn tàng thành các khái niệm rõ ràng
  23. HTTT quản lý tri thức (KWS) VD:  knowledge management software  HT quản lý tri thức (số liệu tính đến Tháng 1/2016)  Confluence: Miễn phí  MS SharePoint:  SharePoint 2013 Server: 6,250 USD  Standard User: 97 USD  Alfresco Community: 100 USD/10 người/tháng 
  24. HTTT quản lý tri thức (KWS) Tính năng:  Quản lý tài liệu:  Lưu trữ/ Phục hồi, Quản lý phiên bản, Tìm kiếm/Sắp xếp, Phân loại  Quản lý thơng tin:  Lịch, Thảo luận, Wikis, Thơng báo/ mail  Quản lý cộng tác:  Quyền truy cập, Truy cập mạng xã hội, Tạo dự án, Thảo luận dự án, Chỉnh sửa lưu đồ hoạt động
  25. HTTT quản lý tri thức (KWS) Các loại HTTT quản lý tri thức „ Trí tuệ nhân tạo „ Hệ thống chuyên gia
  26. Hệ thống trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI) „ Phát triển các chương trình máy tính để thực hiện một số các hành vi tri thức của con người „ Giúp cho DN tạo một cơ sở dữ liệu kiến thức „ Phục vụ cho một số các lĩnh vực đặc biệt
  27. Hệ thống trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI) Ứng dụng của AI „ Xử lý ngơn ngữ tự nhiên „ Tự động hĩa „ Nhận dạng các cảnh động (hệ thống vệ tinh) „ Nhận dạng âm thanh „ Máy tự học „
  28. Hệ chuyên gia (Expert System, ES)  Chuyên gia là những người cĩ kiến thức và kinh nghiệm đặc biệt trong lĩnh vực cần giải quyết vấn đề. VD: Chọn lựa thiết bị, ngân sách cho quảng cáo, chiến lược quảng cáo.  ES là HT dựa trên máy tính (gồm phần cứng và phần mềm máy tính) giúp nhà QL giải quyết các vấn đề hoặc RQĐ tốt hơn.  ES là 1 nhánh của trí tuệ nhân tạo được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. VD: Chẩn đốn y học, thăm dị mìn, quản lý tài sản, lập kế hoạch cơng ty, tư vấn thuế, đặt giá thầu,
  29. Hệ chuyên gia (Expert System, ES) Hệ thống chuyên gia (Expert System - ES) „ Một hệ thống kiến thức sử dụng kiến thức cho các lĩnh vực ứng dụng và các thủ tục can thiệp để giải quyết các vấn đề mà thơng thường phải yêu cầu tới các chuyên gia giải quyết „ Kiến thức sâu trong một lĩnh vực hẹp „ Thường sử dụng quy luật nếu-thì „ Cơ sở dữ liệu chuyên gia
  30. Hệ chuyên gia (Expert System, ES) Những đặc điểm của ES Yêu cầu giúp đỡ và những câu trả lời Đầu vào câu hỏi Tiến Dị tìm tri thức theo mẫu đã được lưu trình xử trữ lý Đầu ra những lời đề nghị hoặc lời khuyên Những nhà quản lý tầm trung (Mặc dù Người sử DSS cĩ thể được sử dụng ở mọi cấp dụng quản lý của tổ chức)
  31. Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES)  Cấu trúc chung của ES Kiến thức Hệ thống Giao diện chuyên gia giải thích người sử dụng (Quy tắc) Máy suy luận Nhà quản lý/ (Điều kiện kết luận) Người sử dụng Hệ thống thu thập kiến thức Kiến thức Các sự kiện chuyên gia cụ thể (các quy tắc) (CSDL) Cơ sở kiến thức
  32. Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES)  Ích lợi của ES . Bảo tồn được tri thức của chuyên gia. . Giúp cho nhiều người cĩ cùng trình độ “chuyên gia” để RQĐ. . Tăng hiệu quả của quá trình RQĐ. . QĐ nhất quán, ít phụ thuộc vào con người. . Cĩ thể dùng làm cơng cụ huấn luyện tuyệt vời.
  33. Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES) Các lĩnh vực ứng dụng „ Phân loại „ Chẩn bệnh „ Điều khiển „ Kiểm sốt các quá trình „ Thiết kế „ Lập kế hoạch và lịch trình „ Tạo các lựa chọn „
  34. Hệ thống thơng tin quản lý (Management Information System, MIS)  MIS  Mục đích  Tạo các báo cáo  Hỗ trợ quản lý cấp trung trong việc ra quyết định  VD:  Dự báo bán hàng (Sales forecasting)  Dự báo & quản lý tài chánh (Financial management and forecasting)  Lập lịch & lập kế hoạch sản xuất (Manufacturing planning and scheduling)  Lập kế hoạch & quản lý tồn kho (Inventory management and planning)  Định giá sản phẩm & Quảng cáo (Advertising and product pricing)
  35. (Management Information System, MIS)  Kiến trúc của MIS
  36. Management Information System, MIS  Đặc điểm MIS . TPS Hỗ trợ cho trong xử lý và lưu trữ giao dịch . MIS sử dụng CSDL hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều chức năng trong tổ chức . MIS đủ mềm dẻo để cĩ thể thích ứng được với những nhu cầu về thơng tin của tổ chức . MIS tạo lớp vỏ an tồn cho HT và phân quyền cho việc truy nhập HT . MIS cung cấp thơng tin theo thời gian cho các nhà QL, chủ yếu là các thơng tin cĩ cấu trúc
  37. Management Information System, MIS  Ví dụ những loại hoạt động được hỗ trrợ bởi MIS bao gồm  Dự báo bán hàng (Sales forecasting)  Quản lý và dự báo tài chính (Financial management and forecasting  Lập lịch trình và kế hoạch sản xuất (Manufacturing planning and scheduling)  Quản lý và lập kế hoạch hàng tồn kho (Inventory management and planning)  Lập chi phí sản xuất và chi phí quảng cáo (Advertising and product pricing)
  38. Management Information System, MIS  Đặc điểm các thành phần của MIS - Dữ liệu xử lý giao dịch cung cấp bởi TPS - Dữ liệu bên trong : Chi phí quảng cáo sản Đầu vào phẩm, các định mức - Các yêu cầu thơng tin định kỳ và đặc biệt Tiến trình Tập hợp và tĩm tắt dữ liệu xử lý Báo cáo định kỳ, b/c thường xuyên; thơng tin Đầu ra phản hồi đến người điều hành Người sử Những nhà quản lý tầm trung dụng
  39. Management Information System, MIS Ví dụ về HTTT quản lý
  40. Management Information System, MIS  Ví dụ Các loại báo cáo  Tổng sổ lượng bán tương ứng theo ngày, tháng, năm của từng nhân viên bán hàng?  Hình ảnh so sánh tình hình bán hàng năm nay so với năm trước ra sao?  Doanh thu bình quân như thế nào?  Cơ hội bán hàng theo ngày trong tuần ra sao?
  41. Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS) Các dạng quyết định „ Quyết định cĩ cấu trúc: những quyết định cĩ thể đưa ra thơng qua một loạt các thủ tục thực hiện được xác định trước, thường cĩ tính lặp lại và theo thơng lệ VD: Xác định số lượng đặt hàng, thời điểm mua NVL Máy tính hĩa hồn tồn (HTTT xử lý giao dịch)
  42. Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS) Các dạng quyết định „ Quyết định bán cấu trúc: các nhà quản lý ra quyết định một phần dựa trên kinh nghiệm đã cĩ, ít cĩ tính lặp lại VD: Dự báo bán hàng, Dự trù ngân sách, Phân tích rủi ro Con người ra quyết định với sự hỗ trợ của máy tính
  43. Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS) Các dạng quyết định „ Quyết định phi cấu trúc: nhà quản lý phải tự đánh giá, và hiểu rõ các vấn đề được đặt ra, thường khơng cĩ tính lặp lại VD: Thăng tiến cho nhân sự, Giới thiệu cơng nghệ mới Con người ra quyết định và máy tính cĩ thể hỗ trợ một số phần việc
  44. Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS) DSS Định nghĩa: . DSS là sự kết hợp giữa tri thức của con người với khả năng của MT, cải thiện chất lượng QĐ, là 1 HT hỗ trợ dựa trên MT giúp cho những nhà QL giải quyết những vấn đề bán cấu trúc. . DSS là hệ hỗ trợ RQĐ cho các nhà QL về các vấn đề bán cấu trúc trong 1 hồn cảnh nhất định / khơng thường xuyên. . HTTT hỗ trợ ra quyết định (DSS)– một hệ thống thơng tin tương tác cung cấp thơng tin, các mơ hình, và các cơng cụ xử lý dữ liệu hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định cĩ tính nửa cấu trúc và khơng cĩ cấu trúc
  45. Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS) Những đặc điểm của DSS Dữ liệu và mơ hình; Dữ liệu đầu vào và Đầu vào những lệnh nhập liệu bằng tay (Thơng qua giao diện người dùng) Xử lý tương tác của dữ liệu và mơ hình; mơ Tiến trình phỏng, đưa ra phương án tối ưu, đưa ra các xử lý dự báo Báo cáo dưới dạng đồ họa và diễn giải; thơng Đầu ra tin phản hồi đến người điều hành Những nhà quản lý tầm trung (Mặc dù DSS Người sử cĩ thể được sử dụng ở mọi cấp quản lý của tổ dụng chức)
  46. Hệ hỗ trợ quyết định (tt) (Decision Support System, DSS)  Vấn đề đặt ra . DSS dùng để trả lời những câu hỏi bất thường (lâu lâu mới đặt ra và khơng lặp lại) . Các vấn đề DSS giải quyết là bán cấu trúc. . Mục tiêu khơng rõ hoặc nhiều mục tiêu . Số liệu thu thập được khơng chính xác . Quá trình xử lý số liệu khơng chặt chẽ, khơng rõ ràng . Trong quá trình giải quyết vấn đề, sự tham gia của người RQĐ là cực kỳ quan trọng.
  47. Decision Support System, DSS  Kiến trúc của DSS
  48. Hệ hỗ trợ quyết định (tt) (Decision Support System, DSS)  Đặc điểm của DSS I. Linh động (Flexible) V. Mô phỏng theo sự thay đổi II. Tương tác giữa người và của thế giới thực máy (interactive) VI. Tính đến hiện tại và dự III. Không thay thế người báo tương lai RQĐ VII. Chú ý đến kết quả giải IV. Thời gian sống ngắn quyết vấn đề VIII. Người không chuyên có thể làm
  49. Hệ hỗ trợ quyết định (tt) (Decision Support System, DSS)  tĩm tắt một số mơ hình được sử dụng để hỗ trợ việc ra quyết định trong tổ chức Lĩnh vực Những mơ hình của DSS Phân tích chi phí, Phân tích điểm hịa vốn, Kiểm tốn, Phân tích và ước Kế tốn tính thuế, phương pháp giảm giá, dự tốn Hợp tác KD Kế hoạch liên doanh, phân tích dự án. Phân tích dịng tiền mặt chiết khấu, lợi nhuận đầu tư, dự tốn vốn, quản trị Tài chính danh mục đầu tư chứng khốn, lợi nhuận sau thuế Dự đốn nhu cầu sản phẩm, phân tích chiến lược quảng cáo, những chiến Tiếp thị lược về giá, phân tích thị phần Những sự thương lượng với lao động, phân tích thị trường lao động, đánh Nhân sự giá kỹ năng nhân sự, xác định cơng tác phí Thiết kế sản phẩm, lịch trình sản xuất, phân tích phương tiện chuyên chở, định mức danh mục hàng tồn kho, kiểm tra chất lượng, xác định nơi đặt Sản xuất nhà máy, nơi mua nguyên vật liệu, việc thay đổi cơng nghệ, bố trí cơng việc, kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu. Lập trình tuyến tính, mơ phỏng, lập kế hoạch và định giá của dự án, lý Khoa học quản lý thuyết xếp hàng Phân tích hồi quy và tương quan, dự đốn dự báo, nghiên cứu giả thiết. Thống kê
  50. Hệ hỗ trợ quyết định (tt) (Decision Support System, DSS)  Ví dụ :  Khi bạn mua một chiếc xe thì bạn sẽ phải quyết định trả tiền mua xe như thế nào. Bạn sẽ trả hết một lần hay một phần giá mua xe?  Các tổ chức đối mặt với quyết định tương tự hàng ngày khi mua hàng dự trữ, nguyên liệu thơ, máy mĩc thiết bị. Câu hỏi luơn đặt ra là họ nên trả tiền mặt hay tìm nguồn tài trợ cho việc mua hàng này? Những thơng tin gì cần để họ ra quyết định? Những cơng cụ mà các tổ chức sử dụng là tương đối đơn giản và dễ sử dụng
  51. Hệ hỗ trợ quyết định (tt) (Decision Support System, DSS)  Ví dụ :  Giả sử giá mua của một thiết bị là 1 triệu 200 ngàn, bạn trả trước 200 ngàn, số tiền cịn lại trả dần mỗi tháng khoảng trên dưới 20 ngàn. Bạn muốn xem những lựa chọn những khoản tín dụng khác nhau ảnh hưởng như thế nào đế số tiền phải trả hàng tháng. Bảng lãi xuất sau cho thấy lãi suất thay đổi phụ thuộc vào kỳ hạn cho vay. Kỳ hạn càng ngắn thì lãi suất càng thấp.
  52. Hệ thơng tin hỗ trợ lãnh đạo (Executive Support System, ESS)  Định nghĩa . Là 1 HTTT đáp ứng nhu cầu thơng tin của các nhà quản trị cấp cao (chiến lược), nhằm mục đích hoạch định và kiểm sốt chiến lược. . Hệ thống thơng tin hỗ trợ lãnh đạo (ESS) = một hệ thống tương tác cao cho phép truy cập thơng tin từ các kết quả kiểm sốt và tình trạng chung của doanh nghiệp
  53. Hệ thơng tin hỗ trợ lãnh đạo (Executive Support System, ESS)  Mục tiêu . Phục vụ nhu cầu TT cho ban lãnh đạo, Sử dụng cả thơng tin bên trong và thơng tin cạnh tranh . Giao tiếp cực kỳ thân thiện với NSD . Được thiết kế cho những nhu cầu riêng của CEO Đáp ứng được phong cách RQĐ của từng nhà lãnh đạo . Cĩ khả năng theo dõi và giám sát đúng lúc và hiệu quả . Cĩ khả năng đi từ vấn đề khái quát đến các chi tiết . Cĩ khả năng lọc, nén, và tìm kiếm những dữ liệu và TT quan trọng
  54. Hệ thơng tin hỗ trợ lãnh đạo (Executive Support System, ESS)  Những đặc điểm của Hệ thống thơng tin trợ giúp lãnh đạo Kết hợp dữ liệu bên trong và dữ liệu bên Đầu vào ngồi Tiến trình Tĩm tắt dữ liệu, hình ảnh hĩa dữ liệu xử lý Báo cáo tĩm tắt, đưa ra xu hướng và mơ Đầu ra phỏng; thơng tin phản hồi đến người điều hành Người sử Những nhà quản lý cấp cao dụng
  55. Hệ thơng tin hỗ trợ lãnh đạo (tt) (Executive Support System, ESS)  Kiến trúc của ESS
  56. Video list  Knowledge management systems: djZFA  Management Information Systems: hN2g  Decision support system: HymkQ
  57. HTTT theo chức năng nghiệp vụ
  58. HTTT theo chức năng nghiệp vụ 8-58
  59. HTTT theo chức năng nghiệp vụ 8-59
  60. 3/16/201 60 6