Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 4: Hệ thống thông tin tổ chức theo cấp bậc quản lý

Nội dung text: Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 4: Hệ thống thông tin tổ chức theo cấp bậc quản lý

1. CHƯƠNG 4 Hệ thống thơng tin tổ chức theo cấp bậc quản lý
2. Nội Dung 1. CÁC CẤP RA QUYẾT ĐỊNH CỦA TỔ CHỨC 2. CÁC LOẠI HỆ THỐNG THƠNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP BẬC QUẢN LÝ & THEO CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ 3. CÁC LOẠI HTTT THEO CẤP QUẢN LÝ ➢ Hệ xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems - TPS) ➢ Hệ thống thơng tin quản lý (Management Information Systems - MIS) ➢ Hệ thống hỗ trợ ra quyết định – Decision Support System (DSS) ➢ Hệ thống trợ giúp lãnh đạo (Executive Support System - ESS) ➢ Hệ tự động văn phịng (Office Automation System - OAS) ➢ Hệ thống quản lý tri thức (Knowledge Management System - KWMS) ➢ Trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI) ➢ Hệ chuyên gia (Expert System - ES)
3. CÁC CẤP RA QUYẾT ĐỊNH CỦA TỔ CHỨC - Người ra QĐ : Nhà quản lý cấp Lãnh đạo (Executive-level Managers) - HTTT : Tổng hợp những dữ liệu thống kê của tổ chức và dự đốn trong tương lai. - Mục tiêu : Cải tiến chiến lược và kế hoạch của tổ chức Cấp Chiến lược (Excutive level) - Người ra QĐ : Nhà QL tầm trung và QL chức năng (Mid-level Managers and Function Managers) Cấp Chiến thuật - HTTT : Tự động hĩa việc giám sát và kiểm sốt những (Managerial level) hoạt động ở mức điều hành. - Mục tiêu : Cải tiến năng lực của tổ chức. - Người ra QĐ : Quản đốc (Foreman) hoặc Giám sát Cấp tác nghiệp (Supervisor) (Operational level) - HTTT : Tự động hĩa những sự kiện và hoạt động lập đi lập lại hàng ngày. - Mục tiêu : Cải tiến năng lực của tổ chức. Mơ hình các cấp quản lý và việc sử dụng hệ thống thơng tin trong việc ra quyết định.
4. CÁC HỆ THỐNG THƠNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP BẬC QUẢN LÝ & THEO CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ
5. CÁC HỆ THỐNG THƠNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP BẬC QUẢN LÝ & THEO CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ ⚫ HT cấp tác nghiệp (Operational-level system): Giám sát các giao dịch & các hoạt động cơ bản của tổ chức ⚫ HT cấp chuyên gia & văn phịng (Knowledge-level system): hổ trợ chuyên gia & nhân viên văn phịng ⚫ HT cấp chiến thuật (management-level system): hỗ trợ giám sát, kiểm sốt, ra quyết định & các hoạt động quản trị của nhà quản lý cấp trung ⚫ HT cấp chiến lược (strategic-level system): hỗ trợ các hoạt động lập kế hoạch dài hạn của nhà quản lý cấp cao
6. CÁC HỆ THỐNG THƠNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP BẬC QUẢN LÝ & THEO CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ
7. CÁC LOẠI HỆ THỐNG THƠNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP BẬC QUẢN LÝ ⚫ Hệ xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems - TPS) ⚫ Các hệ thống thơng tin quản lý (Management Information Systems - MIS) ⚫ Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System - DSS) ⚫ Hệ thống trợ giúp lãnh đạo (Executive Support System - ESS) ⚫ Hệ tự động văn phịng (Office Automation System - OAS) ⚫ Hệ thống quản lý tri thức (Knowledge Management System - KMS) ⚫ Hệ chuyên gia (Expert System - ES)
8. Hệ thống xử lý giao dịch (Transactions Processing System, TPS) ⚫ Mục đích • TPS giúp cho tổ chức/doanh nghiệp thực hiện và/hoặc theo dõi những hoạt động hàng ngày (các giao dịch). • hệ thống thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch; cĩ thể kiểm sốt các quyết định được tạo ra như một phần trong giao dịch • Dùng ở cấp tác nghiệp • Tự động hĩa các hoạt động xử lý thơng tin lặp lại; gia tăng tốc độ xử lý, gia tăng độ chính xác; dạt hiệu suất lớn hơn ⚫ Các vấn đề TPS thường đặt ra • TPS (xây dựng từ năm 50s) giúp nhà quản lý ▪ Xử lý các giao dịch tự động VD: Xử lý đơn hàng ▪ Truy vấn các thơng tin liên quan tới các giao dịch đã được xử lý VD: Khách hàng X cĩ bao nhiêu đơn đặt hàng? Giá trị là bao nhiêu? Khách hàng X cĩ mua hàng trong tháng tới (cĩ đơn đặt hàng chưa)? Danh sách các khách hàng
9. Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS) ⚫ Hệ TPS: ▪ TPS trực tuyến (online) Nối trực tiếp giữa người điều hành và chương trình TPS. Hệ thống trực tuyến sẽ cho kết quả tức thời. ▪ TPS theo lơ (batch) Tất cả các giao dịch được tập hợp lại với nhau và được xử lý chung 1 lần. ⚫ Nhập liệu: • Thủ cơng • Bán tự động • tự động
10. Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS) ⚫ Cấu trúc của TPS trực tuyến (on-line) Chương trình TPS Các sự kiện/ Biểu giao dịch (forms) Cơ sở dữ liệu của TPS Giao diện Báo cáo (reports) Định kỳ
11. Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS) ⚫ Cấu trúc của TPS theo lơ (batch) Tập tin Các sự kiện/ giao dịch giao dịch Giao diện Tập tin Chương trình giao dịch sắp xếp được sắp xếp Chương trình Cơ sở dữ liệu TPS của TPS Định kỳ
12. Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS) ⚫ Ðặc diểm các thành phần của hệ thống TPS Thành phần Đặc điểm Đối tượng sử dụng Các nhân viên và các nhà quản lý cấp thấp (các tác nghiệp) Dữ liệu Các giao dịch hàng ngày (cụ thể, chi tiết) Thủ tục Có cấu trúc và chuẩn hóa
13. Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS)
14. Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS) Các HT TPS
15. Hệ thống thơng tin quản lý (Management Information System, MIS) ⚫ Mục đích ▪ Tạo ra các báo cáo thường xuyên hoặc theo yêu cầu dưới dạng tĩm tắt về hiệu quả hoạt động nội bộ của tổ chức hoặc hiệu quả đĩng gĩp của các đối tượng giao dịch (khách hàng và nhà cung cấp). ⚫ Vấn đề đặt ra ▪ MIS phục vụ cho cơng tác quản lý (hoạch định, thực hiện và kiểm sốt). ▪ MIS chỉ quan tâm đến hiệu quả hoạt động của các đối tượng trong và ngồi tổ chức để cĩ các biện pháp đối xử và phân bổ nguồn lực thích hợp.
16. Hệ thống thơng tin quản lý (Management Information System, MIS) ❑ Hệ thống thơng tin quản lý (MIS) – cung cấp thơng tin cho việc quản lý tổ chức ❑ Lấy và tổng hợp dữ liệu từ TPS ❑ Cho phép các nhà quản lý kiểm sốt và điều khiển các tổ chức ❑ Cung cấp những thơng tin phản hồi chính xác ❑ Cung cấp các báo cáo đặc biệt trên cơ sở đã được lập kế hoạch
17. Hệ thống thơng tin quản lý (tt) (Management Information System, MIS) ⚫ Cấu trúc chung của MIS Cơ sở dữ liệu MIS Chương trình MIS Cơ sở dữ liệu Truy vấn của TPS (queries) Biểu (forms) Báo cáo (reports) Nhà quản lý cấp trung - Định kỳ - Bất thường (adhoc) - Ngoại lệ
18. Hệ thống thơng tin quản lý (tt) (Management Information System, MIS) ⚫ Đặc điểm MIS ▪ TPS Hỗ trợ cho trong xử lý và lưu trữ giao dịch ▪ MIS sử dụng CSDL hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều chức năng trong tổ chức ▪ MIS đủ mềm dẻo để cĩ thể thích ứng được với những nhu cầu về thơng tin của tổ chức ▪ MIS tạo lớp vỏ an tồn cho HT và phân quyền cho việc truy nhập HT ▪ MIS cung cấp thơng tin theo thời gian cho các nhà QL, chủ yếu là các thơng tin cĩ cấu trúc
19. Hệ thống thơng tin quản lý (tt) (Management Information System, MIS) ⚫ Đặc điểm các thành phần của MIS Thành phần Đặc điểm Đối tượng sử dụng Các nhà QL cấp trung. Nhà QL hợp tác với phân tích viên trong quá trình xây dựng MIS. Dữ liệu Có cấu trúc. Từ 2 nguồn: (1) từ TPS, (2) từ nhà quản lý (kế hoạch). Thủ tục Có cấu trúc. Thông tin cần tạo ra: (1) Báo cáo tóm tắt định kỳ, (2) Báo cáo theo yêu cầu, (3) Báo cáo ngoại lệ.
20. Hệ thống thơng tin quản lý (tt) (Management Information System, MIS) Ví dụ về HTTT quản lý
21. Hệ thống thơng tin quản lý (tt) (Management Information System, MIS) Ví dụ: • Dự báo bán hàng (Sales forecasting) • Dự báo & quản lý tài chánh (Financial management and forecasting) • Lập lịch & lập kế hoạch sản xuất (Manufacturing planning and scheduling) • Lập kế hoạch & quản lý tồn kho (Inventory management and planning) • Định giá sản phẩm & Quảng cáo (Advertising and product pricing)
22. Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS) Các dạng quyết định ❑ Quyết định cĩ cấu trúc: những quyết định cĩ thể đưa ra thơng qua một loạt các thủ tục thực hiện được xác định trước, thường cĩ tính lặp lại và theo thơng lệ VD: Xác định số lượng đặt hàng, thời điểm mua nguyên vật liệu → Máy tính hĩa hồn tồn (HTTT xử lý giao dịch) ❑ Quyết định bán cấu trúc: các nhà quản lý ra quyết định một phần dựa trên kinh nghiệm đã cĩ, ít cĩ tính lặp lại. VD: Dự báo bán hàng, Dự trù ngân sách, Phân tích rủi ro → Con người ra quyết định với sự hỗ trợ của máy tính ❑ Quyết định phi cấu trúc: nhà quản lý phải tự đánh giá, và hiểu rõ các vấn đề được đặt ra, thường khơng cĩ tính lặp lại. VD: Thăng tiến cho nhân sự, Giới thiệu cơng nghệ mới → Con người ra quyết định, máy tính cĩ thể hỗ trợ một số phần việc
23. Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS) Định nghĩa: ▪ DSS là sự kết hợp giữa tri thức của con người với khả năng của MT, cải thiện chất lượng QĐ, là 1 HT hỗ trợ dựa trên MT giúp cho những nhà QL giải quyết những vấn đề bán cấu trúc. ▪ DSS là hệ hỗ trợ RQĐ cho các nhà QL về các vấn đề bán cấu trúc trong 1 hồn cảnh nhất định / khơng thường xuyên. ▪ HTTT hỗ trợ ra quyết định (DSS)– một hệ thống thơng tin tương tác cung cấp thơng tin, các mơ hình, và các cơng cụ xử lý dữ liệu hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định cĩ tính nửa cấu trúc và khơng cĩ cấu trúc
24. Hệ hỗ trợ quyết định (tt) (Decision Support System, DSS) ⚫ Vấn đề đặt ra ▪ DSS dùng để trả lời những câu hỏi bất thường (lâu lâu mới đặt ra và khơng lặp lại) ▪ Các vấn đề DSS giải quyết là bán cấu trúc. ▪ Mục tiêu khơng rõ hoặc nhiều mục tiêu ▪ Số liệu thu thập được khơng chính xác ▪ Quá trình xử lý số liệu khơng chặt chẽ, khơng rõ ràng ▪ Trong quá trình giải quyết vấn đề, sự tham gia của người RQĐ là cực kỳ quan trọng.
25. Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS) Các thành phần chính ⚫ CSDL: tập hợp các dữ liệu được tổ chức sao cho dễ dàng truy cập ⚫ Các mơ hình cơ sở: Các mơ hình phân tích và tốn học giải đáp; ví dụ: mơ hình nếu – thì và các dạng phân tích dữ liệu khác ⚫ Hệ thống phần mềm hỗ trợ quyết định: cho phép người sử dụng can thiệp vào CSDL & cơ sở mơ hình
26. Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS)
27. Hệ hỗ trợ quyết định (tt) (Decision Support System, DSS) ⚫ Cấu trúc chung của DSS Các mô hình DSS Chương trình DSS Dữ liệu từ Quản lý MIS mô hình Quản lý Tương đối thoại tác Quản lý dữ liệu Người sử dụng DSS -Khách hàng Dịch vụ -Đối thủ dữ liệu ngoài -Ngành công nghiệp -Nền kinh tế
28. Hệ hỗ trợ quyết định (tt) (Decision Support System, DSS) ⚫ Đặc điểm của DSS I. Linh động (Flexible) V. Mô phỏng theo sự thay II. Tương tác giữa người và đổi của thế giới thực máy (interactive) VI. Tính đến hiện tại và dự III. Không thay thế người báo tương lai RQĐ VII. Chú ý đến kết quả giải IV. Thời gian sống ngắn quyết vấn đề VIII. Người không chuyên có thể làm
29. Hệ hỗ trợ quyết định (tt) (Decision Support System, DSS) ⚫ Đặc điểm các thành phần của HT DSS Thành phần Đặc điểm Đối tượng sử dụng Các nhà QL các cấp (thấp/trung/cao). NSD cũng là người tạo ra DSS. Dữ liệu 2 loại dữ liệu: từ bên trong (TPS/MIS), từ bên ngoài (nghiên cứu thị trường, thống kê, ) Thủ tục Các mô hình/công cụ của DSS. Thông tin cần tạo ra: Độ nhạy và Dạng thức/quan hệ.
30. Hệ hỗ trợ quyết định (tt) (Decision Support System, DSS)
31. Hệ hỗ trợ quyết định (tt) (Decision Support System, DSS) Ví dụ về HTTT hỗ trợ ra quyết định American Airlines Lựa chọn giá và tuyến bay Cơng ty vốn Equico Đánh giá đầu tư Cơng ty dầu Chaplin Lập kế hoạch và dự báo Frito-Lay, Inc. Định giá, quảng cáo, & khuyến mại Juniper Lumber Tối ưu hĩa quá trình sản xuất Southern Railway Điều khiển tàu & tuyến đi Kmart Đánh giá về giá cả SP United Airlines Lập kế hoạch các chuyến bay Bộ quốc phịng Mỹ Phân tích hợp đồng cho quốc phịng
32. Hệ thơng tin hỗ trợ lãnh đạo (Executive Support System, ESS) ⚫ Định nghĩa ▪ Là 1 HTTT đáp ứng nhu cầu thơng tin của các nhà quản trị cấp cao (chiến lược), nhằm mục đích hoạch định và kiểm sốt chiến lược. ▪ Hệ thống thơng tin hỗ trợ lãnh đạo (ESS) = một hệ thống tương tác cao cho phép truy cập thơng tin từ các kết quả kiểm sốt và tình trạng chung của doanh nghiệp
33. Hệ thơng tin hỗ trợ lãnh đạo (Executive Support System, ESS) ⚫ Mục tiêu ▪ Phục vụ nhu cầu TT cho ban lãnh đạo, Sử dụng cả thơng tin bên trong và thơng tin cạnh tranh ▪ Giao tiếp cực kỳ thân thiện với NSD ▪ Được thiết kế cho những nhu cầu riêng của CEO → Đáp ứng được phong cách RQĐ của từng nhà lãnh đạo ▪ Cĩ khả năng theo dõi và giám sát đúng lúc và hiệu quả ▪ Cĩ khả năng đi từ vấn đề khái quát đến các chi tiết ▪ Cĩ khả năng lọc, nén, và tìm kiếm những dữ liệu và TT quan trọng Ví dụ: ROYAL BANK OF CANADA: Hệ thống theo dõi các danh mục đầu tư cung cấp các thơng tin về rủi ro U.S. GENERAL SERVICES ADMINISTRATION: nhanh chĩng, dễ dàng xem các tài sản*
34. Hệ thơng tin hỗ trợ lãnh đạo (tt) (Executive Support System, ESS) ⚫ Cấu trúc chung của một ESS OAS data MIS data DSS models CSDL môi trường/ dịch vụ dữ liệu trực tuyến Chương trình ESS Lãnh đạo/ Nhà quản lý Đồ thị Báo cáo Người quản lý chương trình
35. Hệ thơng tin hỗ trợ lãnh đạo (tt) (Executive Support System, ESS) ⚫ Đặc điểm các thành phần của ESS Thành phần Đặc điểm Đối tượng sử dụng Các nhà QL cấp cao. NSD có ít hiểu biết về công nghệ thông tin. Dữ liệu 2 loại dữ liệu: từ bên trong (TPS/MIS/DSS), từ bên ngoài (nghiên cứu thị trường, thống kê, ) Thủ tục Tổng hợp cao, các phương tiện biểu diễn dễ nhìn, dễ sử dụng.
36. Hệ thơng tin hỗ trợ lãnh đạo (tt) (Executive Support System, ESS) Đặc điểm chính của ESS Truy cập được thực trạng hiện tại Thư điện tử CSDL bên ngồi Xử lý văn bản bảng tính Tự động lập file Phân tích xu hướng Các cách trình bày kết quả khác nhau
37. Hệ thơng tin hỗ trợ lãnh đạo (tt) (Executive Support System, ESS) Lợi ích: ✓ Linh hoạt ✓ Cĩ khả năng phân tích, so sánh, và xác định các xu hướng ✓ Hỗ trợ đồ họa để khám phá các tình huống ✓ Thực hiện kiểm sốt ✓ Cập nhật, cho phép dịng dữ liệu theo sát các hoạt động
38. Hệ thơng tin hỗ trợ lãnh đạo (tt) (Executive Support System, ESS)
39. HTTT tự động hĩa văn phịng (OAS) ⚫ HTTT tự động hĩa văn phịng là một hệ thống dựa trên máy tính nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, và gửi thơng báo, tin nhắn, tài liệu, và các dạng truyền tin khác giữa các cá nhân, các nhĩm làm việc, và các tổ chức khác nhau
40. HTTT tự động hĩa văn phịng (OAS)
41. HTTT tự động hĩa văn phịng (OAS) Ví dụ về hệ thống thơng tin tự động hĩa văn phịng
42. HTTT tự động hĩa văn phịng (OAS) ⚫ Ưu điểm • Truyền thơng hiệu quả hơn • Truyền thơng trong thời gian ngắn hơn • Giảm thời gian lặp lại các cuộc gọi, tránh khả năng người nhận chưa sẵn sàng nhận tin (SMS, Fax) • Loại bỏ việc thất lạc thư trong quá trình gửi ⚫ Nhược điểm • Chi phí cho phần cứng khá lớn • Người sử dụng ít cĩ khả năng quan sát vai trị của cơng việc • An tồn thơng tin của doanh nghiệp bị đe dọa và thường nhận được những thơng tin khơng mong muốn, gây gián đoạn cơng việc
43. HTTT quản lý tri thức (KMS) ⚫Tri thức là "những cảm nhận, hiểu biết và bí quyết thực tế mà chúng ta cĩ-là nguồn lực cơ bản cho phép chúng ta hành động một cách thơng minh." theo Wiig, 1996. ⚫đặc điểm: tri thức được hình thành từ não người, con người sử dụng tri thức để tư duy và ra các quyết định tạo ra giá trị. Quá trình phát triển tri thức luơn gắn liền với học hỏi, đổi mới và sáng tạo.
44. HTTT quản lý tri thức
45. HTTT quản lý tri thức Các loại tri thức: ❑ Biết cái gì (Know-what): tri thức về sự kiện. ❑ Biết tại sao (Know-why): tri thức về thế giới tự nhiên, xã hội và suy nghĩ của con người. ❑ Biết ai đĩ (Know-who): về thế giới của các quan hệ xã hội, là tri thức về ai biết cái gì và ai đĩ được những gì. Việc biết được những người cần thiết đơi khi cịn quan trọng đối với quản lý hơn là biết được các nguyên tắc quản lý. ❑ Biết chỗ và biết thời gian (Know-where và Know when): đang ngày càng quan trọng trong nền kinh tế linh hoạt và năng động. ❑ Biết cách làm (Know-how): các kỹ năng và khả năng thực hành thành thạo cơng việc.
46. HTTT quản lý tri thức Tri thức tồn tại dưới hai dạng: ❑ Tri thức tường minh: tri thức đã được "mã hố" và dễ dàng chuyển giao từ người này sang người khác, thường nằm trong hệ thống văn bản của tổ chức, các quy trình, quy tắc, hướng dẫn cơng việc, chuẩn mực hoạt động, cơ sở dữ liệu, những tri thức này thường học được qua giáo dục và đào tạo chính quy. ❑ Tri thức ẩn tàng là những tri thức thu được từ sự trải nghiệm thực tế, dạng tri thức này thường ẩn trong mỗi cá nhân và rất khĩ "mã hĩa", thường bao gồm: niềm tin, giá trị, kinh nghiệm, bí quyết, kỹ năng,
47. HTTT quản lý tri thức Tri thức ẩn tàng Tri thức tường minh (Bí quyết gắn liền với con (Hổ sơ hĩa) người) •Mang tính cá nhân •Dễ dàng được hệ thống hĩa •Mang tính bối cảnh cụ thể Đặc •Cĩ thể lưu trữ •Khĩ khăn trong việc chính tính •Cĩ thể chuyển giao, truyền đạt thức hĩa •Được diễn đạt và chỉa sẻ một cách •Rất khĩ tiếp nhận, truyền đạt dễ dàng và chia sẻ •Các quá trình kinh doanh và •Các tài liệu chỉ dẫn họat động truyền đạt phi chính thức Nguồn •Các chính sách và thủ tục của tổ •Các kinh nghiệm cá nhân chức •Sự thấu hiểu mang tính lịch •Các báo cáo và cơ sở dữ liệu sử Sơ đồ 2: Sự phân biệt giữa tri thức tường minh và tri thức ẩn tàng
48. HTTT quản lý tri thức Quá trình chuyển đổi các tri thức ẩn tàng (mang tính chủ quan) thành các tri thức tường minh được hệ thống hĩa (mang tính khách quan), Nonaka và Takeuchi đã nhận dạng 4 quá trình khác nhau: ⚫ Chia sẻ tri thức (Xã hội hĩa): Quá trình chia sẻ những kinh nghiệm và tạo ra tri thức ẩn tàng; ⚫ Thu thập & mã hĩa tri thức (Sự ngoại hiện): quá trình nối kết các tri thức ẩn tàng thành các khái niệm rõ ràng; ⚫ Tạo tri thức (Kết hợp): quá trình phân lọai và hội nhập thành các tri thức hiện hữu; và ⚫ Phân phối tri thức (Sự tiếp thu): quá trình biến các tri thức hiện hữu thành tri thức ẩn tàng.
49. HTTT quản lý tri thức Nội dung cơ bản trong quản lý tri thức: ⚫ Quản lý tri thức là một quá trình bao gồm các hoạt động cơ bản: kiến tạo, khai thác, sử dụng, chia sẻ và phát triển nguồn tài sản tri thức trong tổ chức nhằm tạo ra giá trị. ⚫ Quản lý tri thức cần phải quan tâm đến cả 2 loại tri thức: tri thức tường minh và tri thức ẩn tàng. ⚫ Quản lý tri thức cần tiếp cận một cách cĩ hệ thống và mang tính chiến lược gắn kết chặt chẽ với chiến lược và mục tiêu kinh doanh.
50. HTTT quản lý tri thức Các yếu tố cơ bản trong quản lý tri thức ⚫ Con người: tạo ra tri thức và sử dụng tri thức để làm việc và tạo giá trị. ⚫ Quy trình: quản lý tri thức nhất thiết phải gắn liền với các quá trình kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp. ⚫ Cơng nghệ: CNTT bao gồm cả phần cứng và phần mềm cĩ vai trị cũng rất quan trọng trong quản lý tri thức, nĩ là cơng cụ để lưu trữ, chuyên chở, chia sẻ tri thức và qua đĩ tăng cường khả năng đĩng gĩp của tri thức cho phát triển.
51. HTTT quản lý tri thức Đặc điểm trong quản lý tri thức ⚫ Quản lý tri thức là cơng việc tốn kém ⚫ Quản lý tri thức hiệu quả địi hỏi phải xây dựng một hệ thống giải pháp lai ghép giữa con người và cơng nghệ ⚫ Quản lý tri thức cần phải cĩ những người quản lý cĩ kiến thức ⚫ Quản lý tri thức cĩ lợi từ việc sắp xếp, định hướng nhiều hơn là từ các mơ hình, được xây dựng từ thị trường hơn là từ hệ thống cấp bậc ⚫ Chia sẻ và sử dụng thơng tin thường khơng phải là một hành động tự nhiên ⚫ Quản lý tri thức cĩ ý nghĩa là phát triển quá trình xử lý tri thức ⚫ Quản lý tri thức khơng bao giờ cĩ điểm dừng
52. HTTT quản lý tri thức ⚫ HTTT quản lý tri thức (KWS): các hệ thống được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức hơn là chia sẻ thơng tin ⚫ Hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thơng tin, kiểm sốt, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hành động, tạo ra các giải pháp khác nhau để giải quyết cho một vấn đề cụ thể cho doanh nghiệp
53. HTTT quản lý tri thức Vai trị của HTTT quản lý tri thức trong doanh nghiệp ⚫Diễn đạt các tri thức ngồi doanh nghiệp ⚫Người cố vấn nội bộ của mỗi doanh nghiệp ⚫Nhân cơng tri thức là những tác nhân thay đổi tổ chức
54. HTTT quản lý tri thức Cơ sở hạ tầng CNTT cho việc cung cấp tri thức
55. HTTT quản lý tri thức Thơng tin & HT làm việc tri thức: Cơng việc thơng tin (Information work) chủ yếu gồm việc tạo ra hay xử lý thơng tin, được thực hiện bởi các nhân viên thơng tin phân thành 2 nhĩm: ⚫Nhân viên dữ liệu (data worker) chủ yếu xử lý & phân tán thơng tin. Ví dụ như thư ký, nhân viên kinh doanh, kế tốn ⚫Nhân viên tri thức (knowledge worker) chủ yếu tạo ra tri thức & thơng tin. Ví dụ như nhà thiết kế, nhà nghiên cứu, kiến trúc sư, luật sư ➔ Nhân viên dữ liệu và nhân viên tri thức cĩ yêu cầu về thơng tin và HT hỗ trợ cho họ khác nhau.
56. HTTT quản lý tri thức So sánh việc xử lý kiến thức và xử lý thơng tin thơng thường
57. HTTT quản lý tri thức Phân phối tri thức: Hệ thống quản lý tư liệu và văn phịng Văn phịng cĩ 3 chức năng cơ bản: ⚫Quản lý & kết hợp các cơng việc của các nhân viên dữ liệu & tri thức. ⚫Kết nối cơng việc của các nhân viên thơng tin tại chổ với tất cả các cấp và các chức năng của tổ chức. ⚫Kết nối tổ chức với thế giới bên ngồi bao gồm khách hàng, nhà cung ứng, đại diện chính phủ và các kiểm tốn viên bên ngồi.
58. HTTT quản lý tri thức Phân phối tri thức: Hệ thống quản lý tư liệu và văn phịng Các hoạt động chính của nhân viên văn phịng: ⚫Quản lý tài liệu bao gồm việc tạo ra, lưu trữ, lấy ra và phát tán. ⚫Lập lịch biểu cho các cá nhân & nhĩm làm việc. ⚫Truyền thơng bao gồm khởi động, nhận & quản lý truyền thơng dựa trên văn bản giấy, số hĩa hay giọng nĩi cho các cá nhân & nhĩm làm việc. ⚫Quản lý dữ liệu về nhân viên, khách hàng và nhà cung ứng.
59. HTTT quản lý tri thức Phân phối tri thức: Hệ thống quản lý tư liệu và văn phịng Các HT văn phịng tiêu biểu: Hoạt động văn Cơng nghệ phịng Quản lý tài liệu Word processing, desktop publishing, document imaging, Web publishing, work flow managers Lập lịch Electronic calendars, groupware, intranets Truyền thơng E-mail, voice mail, digital answering systems, groupware, intranets Quản lý dữ liệu Desktop database, spreadsheets, user-friendly interfaces to mainframe databases.
60. HTTT quản lý tri thức Chia sẻ tri thức: HTTT hỗ trợ nhĩm (GSS) Cơng cụ của hệ thống hỗ trợ nhĩm
61. HTTT quản lý tri thức Chia sẻ tri thức: HTTT hỗ trợ nhĩm (GSS) ⚫ Hỗ trợ truyền thơng bằng cách hỗ trợ các cuộc họp ⚫ Dẫn hướng cho việc suy nghĩ và tranh luận
62. HTTT quản lý tri thức Chia sẻ tri thức: HTTT hỗ trợ nhĩm (GSS) Hỗ trợ của hệ thống ra quyết định theo nhĩm ❑ Phát triển các kế hoạch định trước ❑ Tăng khả năng tham gia ❑ Tạo một khơng khí cởi mở và hợp tác ❑ Tạo sự tự do chỉ trích các ý kiến ❑ Nhằm mục tiêu đánh giá ❑ Tổ chức và đánh giá các ý kiến ❑ Thiết lập thứ tự ưu tiên và tạo các quyết định ❑ Tạo tài liệu của cuộc gặp ❑ Truy cập các thơng tin bên ngồi ❑ Sự bảo tồn “những ghi nhớ của tổ chức”
63. HTTT quản lý tri thức Chia sẻ tri thức: HTTT hỗ trợ nhĩm (GSS) Đặc tính riêng của quá trình ra quyết định theo nhĩm ⚫ Đặc tính riêng của mỗi nhĩm ⚫ Đặc tính của nhiệm vụ mà nhĩm phải triển khai ⚫ Tổ chức mà nhĩm đang làm việc ⚫ Sử dụng các cơng nghệ thơng tin như hệ thống gặp mặt điện tử và hệ thống tạo quyết định theo nhĩm ⚫ Quá trình liên hệ và tạo quyết định mà nhĩm đang sử dụng
64. HTTT quản lý tri thức Tạo tri thức: Hệ thống cơng việc tri thức Nhân viên tri thức thực hiện 3 vai trị chính yếu quan trọng đối với tổ chức và nhà quản lý: ⚫ Giữ cho tổ chức cĩ thể theo kịp với thế giới bên ngồi về tri thức trong lĩnh vực cơng nghệ, khoa học, tư tưởng xã hội và nghệ thuật. ⚫ Phục vụ như nhà tư vấn nội bộ theo lĩnh vực tri thức của họ, tạo nên các thay đổi và cơ hội. ⚫ Hành động như nhân tố đánh giá, khởi động và khuyến khích các dự án thay đổi.
65. HTTT quản lý tri thức Tạo tri thức: Hệ thống cơng việc tri thức Yêu cầu đối với HTTT quản lý tri thức ⚫ Phải liên hệ được với nhiều nguồn thơng tin và dữ liệu bên ngồi doanh nghiệp ⚫ Địi hỏi các phần mềm hỗ trợ đồ họa, phân tích, quản lý tài liệu, dữ liệu, và cĩ khả năng truyền thơng ở mức cao hơn các hệ thống khác ⚫ Phải được hỗ trợ về phần cứng ⚫ Cĩ những giao diện tiện ích ⚫ Phải sử dụng các máy trạm mạnh hơn so với các máy vi tính thơng thường
66. HTTT quản lý tri thức (KMS) Thu thập & mã hĩa tri thức Các loại HTTT quản lý tri thức ⚫ Trí tuệ nhân tạo ⚫ Hệ thống chuyên gia
67. Hệ thống trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI) ⚫ Phát triển các chương trình máy tính để thực hiện một số các hành vi tri thức của con người ⚫ Giúp cho DN tạo một cơ sở dữ liệu kiến thức ⚫ Phục vụ cho một số các lĩnh vực đặc biệt
68. Hệ thống trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI) Ứng dụng của AI ⚫ Xử lý ngơn ngữ tự nhiên ⚫ Tự động hĩa ⚫ Nhận dạng các cảnh động (hệ thống vệ tinh) ⚫ Nhận dạng âm thanh ⚫ Máy tự học
69. Hệ chuyên gia (Expert System, ES) ⚫ Chuyên gia là những người cĩ kiến thức và kinh nghiệm đặc biệt trong lĩnh vực cần giải quyết vấn đề. VD: Chọn lựa thiết bị, ngân sách cho quảng cáo, chiến lược quảng cáo. ⚫ ES là HT dựa trên máy tính (gồm phần cứng và phần mềm máy tính) giúp nhà QL giải quyết các vấn đề hoặc RQĐ tốt hơn. ⚫ ES là 1 nhánh của trí tuệ nhân tạo được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. VD: Chẩn đốn y học, thăm dị mìn, quản lý tài sản, lập kế hoạch cơng ty, tư vấn thuế, đặt giá thầu,
70. Hệ chuyên gia (Expert System, ES) Hệ thống chuyên gia (Expert System - ES) ⚫ Một hệ thống kiến thức sử dụng kiến thức cho các lĩnh vực ứng dụng và các thủ tục can thiệp để giải quyết các vấn đề mà thơng thường phải yêu cầu tới các chuyên gia giải quyết ⚫ Kiến thức sâu trong một lĩnh vực hẹp ⚫ Thường sử dụng quy luật nếu-thì ⚫ Cơ sở dữ liệu chuyên gia
71. Hệ chuyên gia (Expert System, ES) Các thành phần của hệ thống chuyên gia
72. Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES) ⚫ Cấu trúc chung của ES Kiến thức Hệ thống Giao diện chuyên gia giải thích người sử dụng (Quy tắc) Máy suy luận Nhà quản lý/ (Điều kiện kết luận) Người sử dụng Hệ thống thu thập kiến thức Kiến thức Các sự kiện chuyên gia cụ thể (các quy tắc) (CSDL) Cơ sở kiến thức
73. Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES) ⚫ Đặc điểm của ES ▪ Áp dụng kiến thức 1 lĩnh vực riêng biệt cho 1 hồn cảnh hay 1 vấn đề khơng chắc chắn hay thiếu thơng tin. ▪ Đưa ra những giải pháp về hiệu quả và kết quả, như chẩn đốn 1 vấn đề, đánh giá 1 hồn cảnh, cho lời khuyên, ▪ Giải thích và lý giải các lời khuyên mà nĩ đưa ra. ▪ Cung cấp thơng tin thêm về lĩnh vực chuyên gia. ▪ Nhận ra những hạn chế của mình trong lĩnh vực này và biết luơn những chuyên gia khác cĩ thể cho lời khuyên. ▪ Cải thiện kiến thức và chuyên mơn nếu được “học” thêm bằng cách cho thêm kiến thức vào.
74. Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES) ⚫ Ích lợi của ES ▪ Bảo tồn được tri thức của chuyên gia. ▪ Giúp cho nhiều người cĩ cùng trình độ “chuyên gia” để RQĐ. ▪ Tăng hiệu quả của quá trình RQĐ. ▪ QĐ nhất quán, ít phụ thuộc vào con người. ▪ Cĩ thể dùng làm cơng cụ huấn luyện tuyệt vời.
75. Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES) Ưu điểm ⚫ Hồn thành các phần cơng việc thậm chí nhanh hơn một chuyên gia ⚫ Tỷ lệ sai sĩt khá thấp (đơi khi cịn thấp hơn một chuyên gia) ⚫ Cĩ khả năng tạo được những lời khuyên phù hợp và khơng thay đổi ⚫ Cĩ thể đĩng vai trị của một chuyên gia hiếm ở một lĩnh vực hẹp ⚫ Khi được sử dụng cho mục đích đào tạo, ES giúp quá trình học hiệu quả hơn ⚫ Cĩ thể sử dụng ES cho những mơi trường gây nguy hiểm cho con người ⚫ Cĩ thể sử dụng để tạo kiến thức của một tổ chức ⚫ Cĩ thể cung cấp kiến thức tại bất kỳ thời điểm nào
76. Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES) Nhược điểm của ES ⚫ Giới hạn về mặt cơng nghệ ⚫ Khĩ thu thập kiến thức cho ES ⚫ Phải xác định được ai là chuyên gia cho lĩnh vực đang quan tâm ⚫ Phải cĩ sự thống nhất giữa các chuyên gia trong cùng lĩnh vực về giải pháp cho một vấn đề cụ thể ⚫ Chuyên gia phải sẵn sàng hợp tác với các nhân cơng kiến thức ⚫ Khĩ duy trì các chuyên gia trong một tổ chức
77. Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES) Các lĩnh vực ứng dụng ⚫ Phân loại ⚫ Chẩn bệnh ⚫ Điều khiển ⚫ Kiểm sốt các quá trình ⚫ Thiết kế ⚫ Lập kế hoạch và lịch trình ⚫ Tạo các lựa chọn
78. Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES) ⚫ So sánh DSS và ES Đặc điểm DSS ES Mục tiêu Hỗ trợ người RQĐ bằng Thay thế và lặp lại lời khuyên cách trả lời truy vấn của của các chuyên gia người RQĐ Ai khuyên /RQĐ Con người và / hay hệ thống Hệ thống Sự định hướng RQĐ Truyền đạt chuyên môn (người- chính máy-người) và cho lời khuyên Hướng hỏi Người hỏi máy Máy hỏi người Bản chất hỗ trợ Cá nhân, nhóm, tổ chức Cá nhân (chủ yếu), và nhóm
79. Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES) ⚫ So sánh DSS và ES (tt) Đặc điểm DSS ES Phương pháp xử lý Số Ký hiệu chính Đặc tính của lĩnh vực Phức tạp, tổng hợp Phạm vi hẹp vấn đề Loại vấn đề Đặc biệt, tình huống, duy Lặp lại nhất Cơ sở dữ liệu Dữ kiện (sự kiện và số) Dữ kiện và thủ tục Khả năng suy luận Không Có, giới hạn Khả năng giải thích Giới hạn Có
80. Tương quan giữa các hệ thống
81. Bài tập nhĩm Hãy tìm hiểu về các trang web hoặc các hệ thống phần mềm dùng trong quản lý hiện cĩ tại Việt Nam, chọn lựa 2 website hoặc 2 hệ thống con trên website hoặc 2 hệ thống phần mềm tiêu biểu cho 2 loại hệ thống theo cấp bậc quản lý khác nhau mà bạn đã học. Giới thiệu về trang web hay hệ thống phần mềm, phân loại hệ thống của nĩ và giải thích.