Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 3.2: Hệ thống công việc và hệ thống thông tin

Nội dung text: Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 3.2: Hệ thống công việc và hệ thống thông tin

1. Chương 3-2: Hệ thống cơng việc và hệ thống thơng tin tuannm@ueh.edu.vn
2. Nội dung . Quá trình kinh doanh . Khái niệm hệ thống cơng việc . Mối quan hệ giữa hệ thống cơng việc và hệ thống thơng tin
3. Quá trình kinh doanh Quá trình kinh doanh  Một nhĩm các bước (quá trình con) hoặc/và các hoạt động cĩ liên quan tới nhau trong quá trình sử dụng các nguồn lực (gồm cả thơng tin) để tạo ra giá trị cho các khách hàng trong hoặc ngồi doanh nghiệp  Quá trình con = Phần được xác định rõ của một quá trình  Hoạt động = thành phần của một quá trình  Thơng thường, CNTT đĩng vai trị quan trọng trong việc chuyển các họat động thành một quá trình con được xác định rõ ràng  Cấu trúc tổ chức theo truyền thống thường cĩ dạng tập trung quanh các chức năng
4. Quá trình kinh doanh & các lĩnh vực chức năng Quá trình kinh doanh địi hỏi phải cĩ sự kết hợp của nhiều chức năng  Tạo sản phẩm mới  Tạo liên kết giữa các chức năng  Hồn thành đơn hàng của khách
5. Hệ thống theo cách nhìn truyền thống
6. Khái niệm hệ thống cơng việc Hệ thống cơng việc = là một hệ thống trong đĩ con người và/hoặc máymĩc thực hiện một quy trình thực hiện cơng việc, sử dụng các nguồn lực để tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ cho các khách hàng bên trong hoặc bên ngồi
7. Các thành phần của một hệ thống cơng việc Hệ thống cơng Đầu ra việc bao gồm Sản phẩm& dịch vụ Quy trình nghiệp được sử dụng bởi vụ khách hàng Đối tượng tham  Các yếu tố bên ngồi gia  Cơ sở hạ tầng Thơng tin  Hiện trạng Cơng nghệ
8. Các thành phần của một hệ thống cơng việc
9. Dell Computer
10. Các thành phần của một hệ thống cơng việc  Khách hàng: những người trực tiếp nhận và sử dụng lợi ích từ các sản phẩm và dịch vụ được tạo ra bởi hệ thống cơng việc  Khách hàng bên ngồi - các cá nhân hoặc đại diện của các cơng ty khác hoặc các tổ chức chính phủ  Lý do để doanh nghiệp tồn tại  Khách hàng bên trong – làm việc cho doanh nghiệp và tham gia vào các hệ thống làm việc khác  Cũng rất quan trọng đối với doanh nghiệp
11. Những khách hàng khác nhau với các mối quan tâm khác nhau
12. Tự phục vụ - Chuyển đổi khách hàng thành đối tác  Hệ thống cơng việc tự phục vụ VD: ATMs, Web sites Quy trình xử lý hồ sơ tín dụng  Cĩ thể đem lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và khách hàng  Cắt giảm chi phí  Loại bỏ một số nhân viên nhập dữ liệu  Đáp ứng khách hàng nhanh hơn  Thơng tin phản hồi tốt hơn
13. Các thành phần của hệ thống cơng việc  Dịch vụ và sản phẩm: sự kết hợp của các yếu tố mang tính vật lý, thơng tin, và dịch vụ mà hệ thống cơng việc tạo ra cho các khách hàng của nĩ.  Khách hàng đánh giá sản phẩm  Một số các vấn đề về sản phẩm như:  Chi phí  Chất lượng  Tính đáng tin cậy, v.v  Cân nhắc riêng từng yếu tố cĩ thể giúp làm gia tăng sự hài lịng của khách hàng
14. Các thành phần của hệ thống cơng việc  Quy trình nghiệp vụ: là một tập các bước cơng việc hoặc hoạt động cĩ liên quan tới việc thực hiện hệ thống cơng việc  Cĩ điểm bắt đầu và điểm kết thúc  Cĩ các yếu tố đầu vào và đầu ra  Là một hệ thống chính thống  Cĩ thể khơng hồn tồn cĩ cấu trúc  Thay đổi quy trình nghiệp vụ là bước trực tiếp thay đổi hệ thống cơng việc
15. Các thành phần của hệ thống cơng việc Hiệu quả của quy trình nghiệp vụ phụ thuộc vào các đặc điểm Mức độ cấu trúc Mức độ phối hợp Tính phức tạp Nhịp độ Mức độ phụ thuộc vào máy mĩc
16. Mức độ cấu trúc  Các nhiệm vụ cĩ cấu trúc (structured task)  Các thơng tin cần thiết được biết rất rõ  Phương pháp xử lý dữ liệu để tạo ra thơng tin rõ ràng  Dạng thơng tin mong đợi được biết rõ ràng  Các quyết định và các bước thực hiện nhiệm vụ được xác định rõ ràng và cĩ tính lặp lại  Các tiêu chuẩn để đưa ra quyết định được hiểu một cách chính xác  Kết quả của việc thực hiện nhiệm vụ cĩ thể được đo đạc một cách chính xác  VD: Hệ thống ATM
17. Mức độ cấu trúc  Các nhiệm vụ cĩ tính nửa cấu trúc (semistructured task)  VD: chuẩn bệnh của bác sĩ  Các nhiệm vụ khơng cĩ cấu trúc (unstructured task)  Các quyết định cĩ xu hướng được hình thành dựa trên kinh nghiệm, cảm nhận, thử và sai, và các phương pháp mang tính định tính  VD: Lựa chọn các nhà quản lý, chọn hình ảnh cho trang bìa một tạp chí
18. Sử dụng HTTT làm tăng mức độ cĩ cấu trúc của việc thực hiện nghiệp vụ
19. Mức độ cĩ cấu trúc Mức độ cấu trúc quá cao làm hạn chế tính sáng tạo trong cơng việc >< Mức độ khơng cĩ cấu trúc quá cao dễ dẫn tới thiếu hiệu quả và sai sĩt
20. Mức độ phối hợp 5 mức độ phối hợp „ Nền văn hĩa chung Mức độ phối „ Chuẩn mực hợp gia tăng chung „ Chia sẻ thơng tin „ Hợp tác „ Đối tác chiến lược
21. Qui trình kinh doanh chức năng chéo (Cross- Functional Business Processes) Qui trình xử lý đơn hàng
22. Sơ đồ chức năng chéo  Nhĩm đăng ký thuyết trình vào tuần sau (cộng điểm quá trình):  Số lượng: 2 SV  Hình thức: đọc sách từ trang 55->61 và trình bày lại với các nội dung bên dưới:  Giới thiệu sơ đồ chức năng chéo  Tại sao cần sơ đồ chức năng chéo, ưu và khuyết điểm  Những ký hiệu trong sơ đồ chức năng chéo  Sử dụng sơ đồ chức năng chéo vào bài tốn thực tế:  Giới thiệu bài tốn  Vẽ sơ đồ chức năng chéo cho bài tốn  Những lưu ý, hướng dẫn và những sai sĩt thường gặp
23. Các thành phần của hệ thống cơng việc Đối tượng tham gia: những người thực hiện các bước cơng việc trong một quy trình thực hiện cơng việc Sự khác biệt giữa đối tượng tham gia trong hệ thống làm việc và những người sử dụng CNTT Tập trung vào những lĩnh vực cĩ liên quan đến cơng việc >< hệ thống thơng tin
24. Các thành phần của hệ thống cơng việc – Thơng tin Các dạng thơng tin chủ yếu trong doanh nghiệp  Thơng tin chiến lược  Liên quan tới những chính sách lâu dài của một DN  TT về tiềm năng của thị trường, cách thức thâm nhập thị trường, chi phí cho nguyên vật liệu, phát triển sản phẩm, thay đổi về năng suất lao động, các cơng nghệ mới phát sinh,  Thơng tin chiến thuật  Những thơng tin sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn, thường là mối quan tâm của các phịng ban  Thơng tin từ kết quả phân tích số liệu bán hàng và dự báo bán hàng, báo cáo tài chính hàng năm, đánh giá dịng tiền dự án, yêu cầu nguồn lực cho sản xuất  Thơng tin điều hành, tác nghiệp  Sử dụng cho những cơng việc ngắn hạn  Thơng tin về số lượng chứng khốn, lượng đơn đặt hàng, về tiến độ cơng việc,
25. Các thành phần của hệ thống cơng việc – Thơng tin Các nguồn thơng tin của doanh nghiệp  Nguồn thơng tin bên ngồi  Khách hàng  Đối thủ cạnh tranh  Doanh nghiệp cĩ liên quan  Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh  Các nhà cung cấp  Văn phịng chính phủ  Các tổ chức nghiên cứu   Nguồn thơng tin bên trong  Thơng tin từ các sổ sách và báo cáo kinh doanh thường kỳ của doanh nghiệp
26. Kiến trúc thơng tin trong doanh nghiệp
27. Các thành phần của hệ thống cơng việc – hiện trạng  Hiện trạng: Mơi trường tổ chức, cạnh tranh, cơng nghệ, và thể chế mà hệ thống làm việc đang điều hành trong đĩ.  Bao gồm  Những nhà đầu tư  Chính sách, các hoạt động và nền văn hĩa của tổ chức  Áp lực kinh doanh, v.v  Cĩ thể đồng thời tạo ra sự khích lệ và sự thách thức
28. Các thành phần của hệ thống thơng tin – Cơ sở hạ tầng Cơ sở hạ tầng: các nguồn lực về kỹ thuật và con người mà hệ thống cơng việc sử dụng và phụ thuộc vào đĩ  Những nguồn lực này tồn tại và được quản lý bên ngồi hệ thống làm việc  VD: CSDL chia sẻ, mạng máy tính, tổ chức hỗ trợ và đào tạo  Cơ sở hạ tầng cần được điều hành và quản lý tương tự như một hệ thống làm việc
29. Sự cân đối giữa các thành phần của hệ thống cơng việc  Các thành phần của hệ thống cơng việc cần phải được cân đối với nhau  Mỗi thay đổi ở một thành phần này thường dẫn tới sự thay đổi ở một thành phần khác  Những thay đổi được định hướng tốt cũng vẫn cĩ thể tạo ra những ảnh hưởng xấu
30. Nguyên tắc của hệ thống cơng việc
31. Phân biệt HTTT và hệ thống cơng việc mà nĩ hỗ trợ
32. Mối quan hệ giữa hệ thống cơng việc và hệ thống thơng tin
33. Sự cần thiết cĩ một quan điểm cân đối về hệ thống
34. Các biến thực hiện cĩ liên quan đến các yếu tố của hệ thống cơng việc
35. 1/20/201 35 6