Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 2: Hệ thống thông tin quản lý

Nội dung text: Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 2: Hệ thống thông tin quản lý

1. CHƯƠNG 2 Hệ Thống Thông Tin
2. Nội dung • Hệ thống • Hệ thống thông tin • Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin • Hiệu quả kinh tế của Hệ thống thông tin dùng trong quản lý
3. 1. Hệ thống HT là 1 nhóm các thành phần có liên quan cùng làm việc với nhau hướng về mục tiêu chung bằng cách tiếp nhận Input và sản xuất Output trong 1 quá trình biến đổi có tổ chức
4. 1. Hệ thống (tt) ⚫ Hệ thống thường có tính phân cấp: Hệ thống hợp thành từ nhiều hệ thống con, và trong mỗi hệ thống con đó lại có các hệ thống nhỏ hơn, ⚫ Sự hoạt động của hệ thống: thể hiện 2 mặt ⚫ Sự tiến triển: tức là các thành phần của nó (các phần tử và các quan hệ) có thể có phát sinh, có tăng trưởng, có suy thoái, có mất đi. ⚫ Sự hoạt động: tức là các phần tử của hệ thống, trong các mối ràng buộc đã định, cùng cộng tác với nhau để thực hiện 1 mục đích chung của hệ thống. ⚫ Mục đích của hệ thống: thường thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào để chế biến thành cái ra nhất định.
5. 1. Hệ thống (tt) Các đặc trưng của hệ thống ⚫ Mục tiêu: Lý do của sự tồn tại của nó và là cơ sở để đánh giá / đo lường sự thành công của HT. ⚫ Ranh giới: Xác định cái gì nằm trong HT & cái gì nằm ngoài HT. ⚫ Môi trường: là mọi cái tác động vào HT hoặc bị tác động bởi HT, nhưng nằm ngoài ranh giới HT. ⚫ Đầu vào: Các đối tượng vật lý & thông tin từ môi trường xuyên qua ranh giới để vào HT. ⚫ Đầu ra: Các đối tượng vật lý và thông tin đi từ HT ra môi trường.
6. 1. Hệ thống (tt) Các thành phần của hệ thống ⚫ Phần tử: là chất liệu cơ bản của HT, được định tính bởi các vật, các bộ phận, các đơn vị, các thành viên, các thành phần ⚫ Thuộc tính của phần tử: là tính chất / đặc trưng của phần tử. ⚫ Quan hệ giữa các phần tử: có tầm quan trọng sống còn & tạo ra cho HT các đặc trưng & các điều kiện vận hành. Vị trí / chức năng của 1 phần tử trong HT phụ thuộc vào thuộc tính lẫn quan hệ của nó với các phần tử khác. ⚫ Thực thể: là những phần tử xác định có chứa thông tin.
7. 2. Hệ thống thông tin ⚫ Dữ liệu là tập hợp các dấu hiệu hay các quan sát được ghi lại tại thời điểm không gây nên các tác động đến hành vi, đến việc ra quyết định. ⚫ Thông tin: là sự hiểu biết có được từ số liệu, là sự phát biểu về cơ cấu của một thực thể mà nó giúp cho một con người ra quyết định hoặc đưa ra một cam kết.
8. 2. Hệ thống thông tin ⚫ Đặc điểm của thông tin tốt: • Thông tin phải thích hợp • Thông tin phải kịp thời • Thông tin phải chính xác • Thông tin làm giảm điều chưa rõ • Thông tin chứa yếu tố gây bất ngờ
9. 2. Hệ thống thông tin Tiến trình biến đổi dữ liệu thành thông tin
10. 2. Hệ thống thơng tin • HTTT là một nhóm các thành tố tác động lẫn nhau để tạo ra thông tin. • HTTT gồm: con người, quy trình và dữ liệu. • Hệ thống thông tin - một hệ thống xử lý thông tin để hỗ trợ cho các hệ thống công việc ✓Thu thập thông tin ✓Truyền thông tin ✓Lưu trữ ✓Phục hồi ✓Xử lý ✓Hiển thị
11. 2. Hệ thống thơng tin (tt) ⚫ Hệ thống tin học: là tập hợp các thiết bị xử lý thông tin, các phần mềm cơ bản, tiện ích, mạng truyền thông. ⚫ HTTT tin học hóa: là HT bao gồm con người, các qui trình, dữ kiện chương trình và 1 hay nhiều máy tính ✓Chương trình là các chỉ thị cho máy tính. ✓Các quy trình là các chỉ thị cho con người.
12. 2. Hệ thống thơng tin (tt) ⚫ Vai trò của máy tính trong việc tạo ra thông tin • Máy tính phục vụ như 1 kho dữ liệu và công cụ truy xuất • Máy tính cung cấp các khả năng xử lý cho việc tạo ra thông tin • Máy tính phục vụ như 1 công cụ giao tiếp để thu nhận dữ kiện hay thông tin từ các máy tính khác • Máy tính trình bày thông tin (bằng bảng biểu, báo cáo, biểu đồ, đồ thị, các tài liệu đã được định dạng)
13. 2. Hệ thống thông tin
14. 2. Hệ thống thông tin
15. 2. Hệ thống thông tin Hệ thông Hệ Hệ thống tin tin tin thống học học hóa thông tin Quan hệ giữa 3 loại hệ thống trong một tổ chức
16. 2. Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một giao diện giữa hệ tác nghiệp và hệ điều khiển giữa hệ thống và môi trường. Dữ liệu Dữ liệu ra vào Hệ điều Hệ tác khiển nghiệp HTTT Dữ liệu Dữ liệu ra vào Mối quan hệ giữa 3 phân hệ trong một hệ tổ chức
17. 2. Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin (HTTT): là một tập hợp và kết hợp của các thành phần sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức. Hệ thống tin học: là tập hợp các thiết bị xử lý thông tin, các phần mềm cơ bản, tiện ích, mạng truyền thông. Hệ thống thông tin tin học hóa: Một phần của hệ thống thông tin sử dụng hệ tin học để vận hành gọi là hệ thông tin tin học hóa. Hệ thông tin tin học hóa là hệ thống bao gồm con người, các qui trình, dữ kiện chương trình và một hay nhiều máy tính. Chương trình là các chỉ thị cho máy tính, cũng như các qui trình là các chỉ thị cho con người.
18. 2. Hệ thống thông tin Yếu tố trung gian ✓Môi trường ✓Văn hóa Tổ chức ✓Cấu trúc Hệ ✓Thủ tục chuẩn thông ✓Tiến trình kinh doanh tin ✓Chính trị ✓Các quyết định quản lý ✓Cơ hội Ảnh hưởng qua lại giữa tổ chức và Hệ thống thông tin qua một số nhân tố trung gian
19. 2. Hệ thống thông tin Quan hệ giữa thông tin và quản lý
20. 2. Hệ thống thông tin Vai trò của HTTT trong tổ chức ➢Hỗ trợ quá trình kinh doanh và nghiệp vụ ➢Hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định ➢Hỗ trợ chiến lược tạo ưu thế cạnh tranh
21. 2. Hệ thống thông tin Phân loại hệ thống thông tin quản lý Phân loại theo cấp sử dụng
22. 2. Hệ thống thông tin Phân loại hệ thống thông tin quản lý Phân loại theo cấp sử dụng
23. 2. Hệ thống thông tin Phân loại hệ thống thông tin quản lý Phân loại theo chức năng nghiệp vụ Lập KH và phát triển sản phẩm Lập KH tài nguyên sản xuất Quản lý danh mục đầu tư Phân tích tỷ số Dự báo về nhân sự Xúc tiến bán hàng Hoạch định năng lực sản xuất Quản lý vốn Phân tích chi phí Phân tích sự Hbồiướng hoàn dẫn hỏi đáp/khiếu nại Sử dụng tài nguyên sản xuất Quản lý tiền mặt Xử lý tiền lương Đánh giá kỹ năng nhân viên HTTT HTTT HTTT Tài chính HTTT Kế toán HTTT Qlý Nguốn nhân lực Bán hàng & Tiếp thị Sản xuất
24. 3. Mơ hình biểu diễn hệ thống thơng tin Khi ý niệm hóa HTTT, có nhiều vấn đề khác nhau cần giải quyết. Ví dụ như: ✓ Mô tả sự vận hành của hoạt động, ✓ Định nghĩa các quy tắc quản lý, ✓ Định nghĩa các thông tin, ✓ Phân bố các xử lý giữa người và máy, ✓ Tổ chức vật lý các tập tin, ✓ Phân rã thành các giao dịch, ✓ Chọn lựa kỹ thuật, ✓ Phân công trách nhiệm trong tổ chức.
25. 3. Mơ hình biểu diễn hệ thống thơng tin Những vấn đề này dẫn đến các lựa chọn với các đặc tính khác nhau (quản lý, tổ chức, kỹ thuật, thiết bị, ) Do vậy, cần phải phân cấp hóa (hierachisation) tập họp các mối quan tâm theo các mức “lợi ích” đồng nhất.
26. 3. Mơ hình biểu diễn hệ thống thơng tin Đầu vào (Input) Tiến trình xử lý (Process) Đầu ra (Output)
27. 3. Mơ hình biểu diễn hệ thống thơng tin
28. 4. Hiệu quả kinh tế của Hệ thống thông tin dùng trong quản lý ⚫ Phân tích chi phí-lợi ích (Cost-benefit analysis): xác định tất cả các chi phí & lợi nhuận liên quan đến dự án • Lợi nhuận hữu hình & vô hình • Chi phí hữu hình & vô hình • Chi phí 1 lần và chi phí lặp lại
29. Lợi nhuận hữu hình (Tangible Benefits) Lợi nhuận có thể đo được bằng tiền & chắc chắn
30. Lợi nhuận vô hình không thể đo được bằng tiền hay không chắc chắn
31. Các loại chi phí ⚫ Hữu hình (Tangible): có thể đo được bằng tiền & chắc chắn ⚫ Vô hình (Intangible): không thể dễ dàng đo được bằng tiền hay không chắc chắn ⚫ 1 lần (One-time): chi phí liên quan đền việc khởi động & phát triển dự án hay khởi động HT ⚫ Lặp lại (Recurring): chi phí liên quan đến việc đổi mới & sử dụng HT
32. Chi phí 1 lần (One-time Costs)
33. Chi phí lặp lại (Recurring Costs)
34. Đo lường tài chính cho tính khả thi kinh tế ⚫ Giá trị hiện tại thuần (Net Present Value- NPV) • Dùng tỉ suất chiết khấu để xác định giá trị hiện hành của dòng tiền ⚫ Lãi trên vốn (Return on Investment-ROI) • Tỉ lệ lợi nhuận trên tiền đầu tư ⚫ Phân tích điểm hòa vốn (Break-Even Analysis-BEA) • Số thời gian cần để tích lũy đủ dòng tiền thu hồi vốn đã bỏ ra
35. Các thuật ngữ ⚫ Giá trị hiện tại (Present value): giá trị hiện thời của dòng tiền trong tương lai ⚫ Tỉ suất chiết khấu (Discount rate): tỉ suất sinh lợi được dùng để tính giá trị hiện tại của dòng tiền trong tương lai ⚫ Giá trị thời gian của tiền tệ (Time value of money - TVM): so sánh dòng tiền hiện thời với giá trị trả về tương lai
36. Giá trị hiện tại thuần (Net Present Value) PVn = Giá trị hiện tại của Y dollars trong năm n dựa trên tỉ suất chiết khấu i. NPV = Tổng của tất cả các PV qua các năm.
37. Phân tích Điểm hòa vốn (Break-Even Analysis)
38. Nghề nghiệp trong ngành HTTT