Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 1: Tổ chức và thông tin trong tổ chức

Nội dung text: Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 1: Tổ chức và thông tin trong tổ chức

1. CHƯƠNG 1 Tổ chức và thông tin trong tổ chức 1
2. Nội Dung ⚫ Vài nét về xã hội thông tin hiện nay ⚫ Tổ chức và thông tin ⚫ Thông tin và Ra quyết định ⚫ Quản lý ⚫ Các quyết định theo cấp quản lý 2
3. 1. Vài nét về xã hội thơng tin hiện nay Môi trường kinh tế hiện nay ⚫ Kinh tế toàn cầu là một nền kinh tế cho phép khách hàng, doanh nghiệp, và các nhà cung cấp, các nhà phân phối, và các nhà sản xuất có thể cùng hợp tác với nhau không bị hạn chế bởi không gian địa lý. • Sự phát triển các doanh nghiệp xuyên quốc gia • Sự hội nhập của các công ty nhỏ và vừa • Môi trường cạnh tranh mang tính toàn cầu • Hệ thống phân phối toàn cầu ⚫ Sự chuyển biến từ nền kinh tế chung toàn cầu từ kinh tế công nghiệp ➔ kinh tế dịch vụ ⚫ Nền kinh tế số (digital economy, e-conomy) • Sự xuất hiện của các doanh nghiệp kinh doanh điện tử • Quá trình kinh doanh cơ bản được thực hiện dưới sự điều khiển của một mạng lưới số hóa • Mối quan hệ với các nhà cung cấp, khách hàng, và các đối tác dần được thực hiện dưới tác động của CNTT 3
4. 1. Vài nét về xã hội thơng tin hiện nay Thời đại thông tin • Internet đã tác động lên mọi mặt của nền kinh tế và các hoạt động của doanh nghiệp • Thương mại điện tử (TMĐT) • Giao tiếp trực tiếp: là việc sử dụng các công nghệ truyền thông (như mạng Internet) để làm việc ở các vị trí khác nhau. • Môi trường làm việc ảo: là môi trường làm việc có sự hỗ trợ của công nghệ. Không nhất thiết được thực hiện ở một vị trí thời gian và không gian xác định. Có thể cho phép liên lạc với bất cứ ai, bất cứ đâu vào bất cứ thời điểm nào. • Nền kinh tế dựa trên mong muốn của người tiêu dùng. VD: Bánh kem sinh nhật dành cho chó, Giầy thể thao đếm bước đi 4
5. 1. Vài nét về xã hội thơng tin hiện nay Đặc điểm của thời đại thông tin • Xuất hiện dựa trên sự xuất hiện của các hoạt động xã hội dựa trên nền tảng thông tin • Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc vào công nghệ thông tin được sử dụng để thực hiện công việc kinh doanh • Năng suất lao động của quá trình sản xuất tăng lên một cách nhanh chóng • Hiệu quả sử dụng công nghệ thông tin xác định sự thành công trong thời đại thông tin • Công nghệ thông tin có mặt trong mọi sản phẩm và dịch vụ 5
6. 2. Tổ chức ⚫ Tổ chức là một tập hợp hình thức bao gồm con người và các tài nguyên khác được hình thành để đạt được 1 tập các mục tiêu. ⚫ Nguồn lực tổ chức: con người, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, tiền bạc, dữ liệu, thông tin và các quyết định. ⚫ Giá trị Output > giá trị Input 6
7. 2. Tổ chức Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để dễ dàng đạt được mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động. 7
8. 2. Tổ chức ▪ Tổ chức bao gồm nhiều hệ thống con thực hiện các tiến trình để chuyển đổi các đầu vào thành hàng hóa hay dịch vụ → gia tăng giá trị ▪ Chuỗi các tiến trình gia tăng giá trị gồm: hậu cần, kho vận, sản xuất, tiếp thị & bán hàng, giao nhận hàng & dịch vụ khách hàng 8
9. 2. Tổ chức ▪ Giá trị gia tăng của mỗi tiến trình được nhận thức bởi khách hàng: giá cả rẻ hơn, dịch vụ tốt hơn, chất lượng cao hơn, hay sự độc đáo của sản phẩm. ▪ Giá trị gia tăng đến từ: kỹ năng, tri thức, thời gian, năng lượng và vốn. 9
10. 2. Tổ chức Cấu trúc tổ chức ⚫ Cấu trúc tổ chức: các bộ phận trong tổ chức và cách mà chúng quan hệ đối với tổ chức tổng thể. ⚫ Các mô hình quản lý một tổ chức: cấu trúc chức năng, cấu trúc tổ chức theo chương trình - mục tiêu, cấu trúc tổ chức ma trận, → Mỗi mô hình có phương thức quản lý riêng và do đó có những yêu cầu thông tin khác nhau.→ Loại HTTT nào được dùng & dùng như thế nào 10
11. 2. Tổ chức Cấu trúc tổ chức Cấu trúc chức năng 11
12. 2. Tổ chức Cấu trúc tổ chức Cấu trúc sản phẩm 12
13. 2. Tổ chức Cấu trúc tổ chức Cấu trúc khách hàng 13
14. 2. Tổ chức Cấu trúc tổ chức Cấu trúc địa lý 14
15. 2. Tổ chức Cấu trúc tổ chức Cấu trúc ma trận 15
16. 2. Tổ chức Văn hóa trong tổ chức ▪ Văn hóa là tập hợp các hiểu biết và giả định chia sẻ bởi một nhóm ▪ Văn hóa tổ chức bao gồm các hiểu biết chính yếu và giả định cho một tổ chức ▪ Hiểu biết có thể gồm các niềm tin chung, các giá trị và các cách tiếp cận để ra quyết định. Thường là không được phát biểu hay ghi ra trong phát biểu mục tiêu công ty hay các chính sách hình thức 16
17. 2. Tổ chức Văn hóa trong tổ chức ▪ Văn hóa tổ chức có ảnh hưởng đáng kể đến việc phát triển và điều hành hệ thống thông tin. Một qui trình liên quan với 1 hệ thống thông tin được thiết kế mới có thể mâu thuẫn với các luật phi hình thức của văn hoá tổ chức. ▪ Văn hóa tổ chức cũng ảnh hưởng nhận thức của người ra quyết định về các yếu tố và độ ưu tiên cần phải xem xét trong việc xác định mục tiêu của một quyết định. 17
18. 2. Tổ chức Chuỗi giá trị Hệ thống các quá trình liên quan đến việc tạo ra giá trị trong một doanh nghiệp. Bao gồm: 18
19. 2. Tổ chức Kế hoạch nhận hàng Kho hàng Sản xuất Hệ thống nhận hàng HT kiểm soát kho hàng HT kiểm soát tiến trình SX Phục vụ khách hàng Kế hoạch giao hàng Bán hàng, tiếp thị HT phục vụ khách hàng Hệ thống giao hàng HT máy tính hóa việc đặt hàng Chuỗi các hoạt động quan trong của một công ty sản xuất điển hình. 19
20. 3. Thông tin và Ra quyết định ⚫ Mục đích của thông tin là giúp nhà quản lý (lãnh đạo) ra quyết định. ⚫ Ra quyết định là một hành động (hay sự thực hiện) nhằm thay đổi trạng thái hiện tại tới 1 trạng thái mong muốn. ⚫ Các loại quyết định: Có cấu trúc, bán cấu trúc, và không có cấu trúc ⚫ Cơ sở phân loại: • Tiêu chuẩn ra quyết định/ độ đo hiệu quả • Dữ liệu và quá trình xử lý dữ liệu để có độ đo hiệu quả 20
21. 4. Quản lý ⚫ Quản lý như một quá trình biến đổi thông tin đưa đến hành động, là một quá trình tương đương việc ra quyết định. ⚫ Quản lý bao gồm việc điều hòa các nguồn tài nguyên (nhân lực và vật chất) để đạt tới mục đích. ⚫ Quản lý có 4 yếu tố cơ bản: •Hướng tới mục tiêu •Thông qua con người •Sử dụng các kỹ thuật •Bên trong một tổ chức 21
22. 4. Quản lý Chu trình của 4 hoạt động quản lý 22
23. 4. Quản lý ▪ Hoạch định (Planning): thiết lập các mục tiêu và các chiến lược/chiến thuật cần để đạt được các mục tiêu. ▪ Tổ chức thực hiện (Organizing): xác định và mang các nguồn lực cần thiết lại với nhau để đạt được các kế hoạch. Thiết lập cấu trúc quản lý của tổ chức như: các phòng ban và các quan hệ báo cáo. ▪ Chỉ đạo thực hiện (Leading): hướng dẫn và phân quyền cho những người khác để thực hiện các công việc cần thiết. ▪ Kiểm soát (Controlling): đo lường đánh giá kết quả thực hiện và nếu cần thì thực hiện các hành động điều chỉnh. 23
24. 5. Các quyết định theo cấp quản lý ⚫ Có 4 mức độ hoạt động trong tổ chức: • Chiến lược, Sách lược, Tác nghiệp và Thừa hành ⚫ HTTTQL xử lý các dữ liệu ở mức thừa hành và cung cấp thông tin cho việc làm quyết định ở các mức chiến lược, sách lược và tác nghiệp. 24
25. 5. Các quyết định theo cấp quản lý ⚫ Đặc tính các loại thông tin cần cung cấp cho các cấp Mức Thời gian Nguồn Chắc chắn Tần số chi tiết Thông Chiến tin Dài hạn Tóm tắt Ngoài Không chắc Bất thường lược Chiến thuật quản lý Tác nghiệp Hiện tại Chi tiết Trong Chắc chắn Thường xuyên 25
26. 5. Các quyết định theo cấp quản lý ⚫ Đặc tính các loại thông tin cung cấp cho các cấp ▪ Chiến lược: ▪ Các quyết định mang tính chất chiến lược lâu dài ảnh hưởng đến sự tồn tại/sống còn lâu dài của công ty. ▪ Đặc tính của các quyết định là không cấu trúc/ bán cấu trúc ▪ Sách lược: Đặc tính của các quyết định là bán cấu trúc/có cấu trúc. ▪ Tác nghiệp: Đặc tính của các quyết định là có cấu trúc. 26