Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 2: Hệ thống thông tin kế toán với tổ chức doanh nghiệp - Vũ Quốc Thông

Nội dung text: Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 2: Hệ thống thông tin kế toán với tổ chức doanh nghiệp - Vũ Quốc Thông

1. 5/25/2012 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán CHƢƠNG 01 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỚI TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP Vũ Quốc Thông 2012 Mục tiêu Sau khi nghiên cứu xong chƣơng này, bạn có thể: • Mô tả đƣợc mối liên hệ giữa ngƣời sử dụng thông tin và thông tin kế toán trong việc ra quyết định • Giải thích khái niệm hệ thống thông tin kế toán • Trình bày tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán 4 2
2. 5/25/2012 Nội dung • Thông tin kế toán và các quyết định • Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) • Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán 5 Thông tin kế toán và các quyết định • Khái niệm: – Thông tin kế toán là những thông tin về sự tuần hoàn của những tài sản, phản ánh đầy đủ các chu trình nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp Sổ Cái 6 3
3. 5/25/2012 Thông tin kế toán và các quyết định • Đặc trƣng cơ bản của thông tin kế toán: – T _ _ _ _ T _ _ – K _ _ _ T _ _ 7 Thông tin kế toán và các quyết định XỬ LÝ 8 4
4. 5/25/2012 Thông tin kế toán và các quyết định KHÁI NIỆM DỮ LIỆU KẾ TOÁN THÔNG TIN KẾ TOÁN Tổ chức lƣu trữ Sổ nhật ký Sổ Cái Mức độ quan tâm Tức thời Lâu dài, liên tục Ví dụ Nhật ký bán hàng Sổ cái tài khoản phải thu khách hàng 9 Thông tin kế toán và các quyết định • Người sử dụng thông tin: Kế toán – thông tin kế toán Ngƣời sử dụng thông tin ==> mục tiêu quản trị và đầu tƣ Nhà quản lý Nhà đầu tƣ Thông tin kế toán cung cấp cho Nhà nƣớc 10 5
5. 5/25/2012 Bài tập thảo luận 1 • Từ hiểu biết về thông tin kế toán, Anh (/Chị) hãy phân biệt sự khác nhau giữa dữ liệu và thông tin kế toán. Những nhóm người sử dụng thông tin kế toán? 11 Hệ thống thông tin kế toán (*) • Khái niệm Phần cứng Phần mềm Dữ Thông liệu tin (chứng Con (báo từ ) người cáo kế toán) Cơ sở Các dữ liệu thủ tục HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 12 6
6. 5/25/2012 Hệ thống thông tin kế toán • Các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp: 13 _ Các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp _ Hệ thống thông tin kế toán • Vai trò của HTTTKT trong quản trị DN: – Nhiều tổ chức DN xây dựng các phân hệ thông tin quản lý cho từng lĩnh vực chức năng nghiệp vụ ==> nhằm cung cấp thông tin; trợ giúp nhà quản lý trong việc ra quyết định: • Hệ thống thông tin tài chính • Hệ thống thông tin nhân sự • Hệ thống thông tin sản xuất • Hệ thống mua hàng / quản lý tồn kho / bán hàng • Các hệ thống thông tin chức năng này – đều có 14 mối quan hệ qua lại với HTTTKT (*) 7
7. 5/25/2012 Hệ thống thông tin kế toán • Vai trò của HTTTKT trong quản trị DN: 15 Hệ thống thông tin kế toán • Quy trình kế toán: Worksheet_XYZ_ThongVu_SV.xls Dữ Ghi Phân Cung Thông liệu chép loại, ghi cấp tin kinh tế ban đầu chép, thông tin (Chứng tổng hợp (Báo từ) (Sổ sách) cáo) 16 8
8. 5/25/2012 Hệ thống thông tin kế toán • Giới thiệu các chu trình nghiệp vụ trong HTTTKT: Kế toán Misa Fast Accounting 17 Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán • Xử lý nghiệp vụ – Gồm nhiều thao tác đa dạng mà một tổ chức DN cần thực hiện nhằm trợ giúp các hoạt động nghiệp vụ hằng ngày. • Khái niệm sơ đồ dòng dữ liệu (DFD): Thực thể bên ngoài Dòng dữ liệu Hoạt động xử lý Nơi lƣu trữ Điểm khởi đầu / dữ liệu điểm đến 18 9
9. 5/25/2012 Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán Ví dụ: Mô tả hệ thống mua hàng sau thông qua sơ đồ dòng dữ liệu DFD ở mức độ DFD khái quát và DFD luận lý cấp 0 Khi các phòng ban trong công ty có yêu cầu mua hàng, hệ thống mua hàng (Purchase System) sẽ tiếp nhận yêu cầu và lập đơn mua hàng gửi đến nhà cung cấp. Nhà cung cấp giao hàng và gửi hóa đơn đến cho hệ thống mua hàng của công ty. Hệ thống mua hàng tiến hành nhận hàng vào kho, thông báo đến các phòng ban và thanh toán cho nhà cung cấp. Mọi dữ liệu từ hệ thống mua hàng sẽ đƣợc cập nhật vào hệ thống sổ cái và báo cáo kế toán. 19 Sơ đồ dòng dữ liệu - DFD Ví dụ: Mô tả hệ thống mua hàng bằng DFD – DFD khái quát 20 10
10. 5/25/2012 Sơ đồ dòng dữ liệu - DFD Ví dụ: Mô tả hệ thống mua hàng bằng DFD – DFD cấp 0 21 Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán Ví dụ: Mô tả hệ thống bán hàng sau thông qua sơ đồ dòng dữ liệu DFD ở mức độ DFD khái quát và DFD luận lý cấp 0 Khi khách hàng liên hệ đặt hàng, hệ thống bán hàng (Sales System) sẽ tiếp nhận yêu cầu. Hệ thống bán hàng ghi nhận đơn đặt hàng, sau đó tiến hành chuyển hàng đi giao cho khách hàng, đồng thời xuất hóa đơn bán hàng. Khi khách hàng thực hiện thanh toán (giả sử theo phƣơng thức nộp tiền mặt); hệ thống bán hàng sẽ ghi nhận thanh toán và chuyển tiền bán hàng thu đƣợc đến tài khoản ngân hàng của công ty. Ngân hàng nhận tiền gửi vào từ hệ thống bán hàng và ra thông báo đã nhận tiền (giấy báo có). Mọi dữ liệu từ hệ thống bán hàng sẽ đƣợc cập nhật vào hệ thống sổ cái và báo cáo kế toán. 22 11
11. 5/25/2012 Sơ đồ dòng dữ liệu - DFD Ví dụ: Mô tả hệ thống bán hàng bằng DFD – DFD khái quát Yêu cầu mua hàng Ngân hàng Khách hàng Hàng hóa Thông báo nhận tiền (giấy báo Có) Hóa đơn Hệ thống bán hàng bán hàng Tiền chuyển vào Thủ tục ngân hàng thanh toán Dữ liệu bán hàng và công nợ Hệ thống sổ cái và báo cáo kế toán 23 Sơ đồ dòng dữ liệu - DFD Ví dụ: Mô tả hệ thống bán hàng bằng DFD – DFD cấp 0 Danh sách Khách hàng Yêu cầu mua hàng 1.0 Danh mục kho Lập đơn đặt hàng cho khách hàng Danh sách Đơn đặt hàng Copy của đơn Ngân hàng đặt hàng Hàng hóa Khách hàng 2.0 Tiến hành giao hàng Thông báo nhận tiền Copy của phiếu Hóa đơn (giấy báo Có) Giao hàng bán hàng Công nợ khách hàng 3.0 Xuất hóa đơn bán hàng Danh sách Tiền chuyển vào Copy của hóa hóa đơn bán hàng ngân hàng đơn bán hàng 4.0 Thủ tục thanh toán Thu tiền từ khách hàng Dữ liệu bán hàng và công nợ Hệ thống sổ cái và báo cáo kế toán 24 12
12. 5/25/2012 Bài tập thảo luận 2 • Thông qua sơ đồ dòng dữ liệu DFD cấp 0, đối chiếu các bƣớc với các phân hệ tƣơng ứng trên phân mềm kế toán (*) Các bước trên lưu đồ Phân hệ kế toán (bước 1.0, 2.0 ) 25 Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán • Các thành phần cơ bản của hệ thống xử lý nghiệp vụ Các hoạt động trong quá trình SXKD 26 13
13. 5/25/2012 Khái quát về công việc thiết kế HTTTKT HTTTKT thủ công HTTTKT máy 27 Khái quát về công việc thiết kế HTTTKT • Mô hình thiết kế HTTTKT 28 14
14. 5/25/2012 Khái quát về công việc thiết kế HTTTKT • Các bƣớc chính trong quá trình thiết kế HTTTKT: - Thiết kế sơ bộ báo cáo kế toán, hệ thống tài khoản - Rà soát lại bộ báo cáo và danh mục tài khoản với các nhà quản lý và các nghiệp vụ viên - Hoàn thiện thiết kế bộ báo cáo và hệ thống tài khoản - Chuẩn bị kế hoạch ghi nhật kí, thiết kế giấy tờ, thủ tục cần thiết cho quá trình triển khai hệ thống 29 Bài tập thảo luận 3 • Hệ thống tài khoản kế toán – Thiết kế hệ thống tài khoản phục vụ cho mục đích báo cáo cấp địa phƣơng và cấp tập đoàn - HTTK Cty Polysius Vietnam (www.thyssenkrupp.com30 ) - HTTK Cty PPF Vietnam ( 15
15. 5/25/2012 Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán • Hệ thống mã hóa – Mã hóa: là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tƣợng cần quản lý, đƣợc sử dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là trong HTTTKT 31 Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán • Vì sao phải mã hóa thông tin? – Nhận diện không nhầm lẫn. Ví dụ: mỗi khách hàng; mỗi tài khoản kế toán – Sử dụng mã cho phép sử dụng các kí tự ngắn hơn để mô tả thông tin. Vì sao? – Nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tƣợng kế toán mang một thuộc tính chung. Ví dụ: nhóm tài khoản Tiền TK11xxx; nhóm tài khoản Hàng Tồn Kho TK15xxx 32 16
16. 5/25/2012 Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán • Các hình thức mã hóa – Mã hóa kiểu toàn số: định dạng mã chứa các chữ số 0,1, ,9 ==> hình thức đƣợc sử dụng rộng rãi trong quá trình xử lý tự động – Mã hóa kiểu kí tự: định dạng mã chứa các chữ số (0,1, ,9); các chữ cái (A->Z, a->z) và các kí tự khác (*,$,#,& ). Ngoài ra, còn có định dạng mã vạch mà máy có thể đọc đƣợc 33 Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán • Các phương pháp mã hóa – Mã kiểu thứ tự: đặt mã theo chuỗi số liên tiếp với thứ tự tăng dần hay giảm dần, thƣờng là tăng dần. Ví dụ: hóa đơn bán hàng số 555, 556, 557 – Hạn chế của kiểu mã thứ tự: – Không cung cấp thêm thông tin về đối tƣợng cần nhận diện, ngoài trừ vị trí của đối tƣợng trong một danh mục – Không linh động để có thể chèn thêm một mã mới vào hai mã đã tồn tại 34 17
17. 5/25/2012 Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán • Các phương pháp mã hóa – Mã kiểu khối: cách đặt mã đƣợc sắp xếp các đối tƣợng vào các khối (nhóm). Trong mỗi khối, các kí tự đƣợc sử dụng theo trình tự liên tiếp. Ví dụ: mã sản phẩm 79100 01663 ==> 05 kí tự đầu xác định một nhà cung cấp cụ thể; 05 chữ số tiếp theo xác định một sản phẩm cụ thể của một nhà cung cấp nào đó. – Hạn chế của mã kiểu khối là không thể hiện sự phân loại trong mỗi khối. Mỗi số chỉ là một phần tử trong khối – không có ý nghĩa gì hơn. 35 Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán • Các phương pháp mã hóa – Mã phân cấp: cách đặt mã mà trong đó giá trị và vị trí của mỗi kí tự đều mang một ý nghĩa. Một số ký tự nhất định đƣợc kế thừa cho mỗi một cấp tiếp theo. Ví dụ: bảng hệ thống tài khoản doanh nghiệp VN đƣợc mã hóa theo kiểu mã phân cấp: 36 18
18. 5/25/2012 Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán • Các phương pháp mã hóa – Mã gợi nhớ: cách đặt mã có sử dụng một bộ các kí tự gồm các chữ cái và chữ số; theo đó các kí tự đƣợc kết hợp với nhau để tạo thành mã tắt, ngắn gọn. Ví dụ: trong danh mục tiền tệ: “USD”: Đô la Mỹ; “VND”: Việt Nam đồng – Ƣu điểm của mã gợi nhớ là mã đối tƣợng mang tính gợi nhớ cao; giúp ngƣời sử dụng có thể hiểu đƣợc đặc tả của đối tƣợng đã đƣợc mã hóa. 37 Bài tập thảo luận 4 Công ty XYZ sản xuất kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất. Khách hàng chính của công ty là những cửa hàng bán lẻ. Ngoài ra, nhiều công ty kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất lớn khác cũng mua sản phẩm trực tiếp từ công ty. Thêm vào đó, các công ty xây dựng công trình cũng mua các sản phẩm trực tiếp từ công ty để đƣợc giảm giá. Công ty còn có nhiều đại lý bán lẻ sản phẩm của công ty. Công ty chia thị trƣờng thành 7 khu vực: Hà Nội, Bắc trung bộ, Nam Trung Bộ, Tây nguyên, các tỉnh miền Đông, các tỉnh miền Tây và khu vực Tp. Hồ Chí Minh. Mỗi khu vực bao gồm từ 5-10 khu vực nhỏ hơn với hơn 100 khách hàng. Công ty XYZ sản xuất các loại thảm trải sàn nhà và các loại tấm trần bằng nhƣa. Thảm có trên 200 nhóm sản phẩm, mỗi nhóm sản phẩm bao gồm 4 loại, với 15 loại màu sắc khác nhau. Các tấm trần cũng tƣơng tự, có trên 180 nhóm khác nhau, mỗi nhóm có 4 mẫu mã, mỗi mẫu mã có 8 loại sản phẩm, mỗi loại sản phẩm có 8 màu sắc khác nhau. Yêu cầu: 38 Hãy nêu các phương án thiết kế mã số khách hàng và mã sản phẩm 19
19. 5/25/2012 Tóm tắt • HTTTKT VỚI TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP – Thông tin kế toán và việc ra quyết định – Hệ thống thông tin kế toán – Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán 39 20
20. 5/21/2012 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán CHƢƠNG 02 CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VỚI HỆ THỐNG KẾ TOÁN Vũ Quốc Thông 2012 Mục tiêu Sau khi nghiên cứu xong chƣơng này, bạn có thể: • Giải thích khái niệm công nghệ thông tin • Trình bày ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán • Mô tả đƣợc hệ thống kế toán máy 2 1
21. 5/21/2012 Nội dung • Công Nghệ Thông Tin (CNTT) • Ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán (*) • Hệ thống kế toán máy 3 Công nghệ thông tin • Giới thiệu chung: – Công nghệ thông tin là sự hòa nhập giữa công nghệ máy tính với công nghệ liên lạc viễn thông. Đó là những công nghệ cho phép ghi nhận, lƣu trữ, xử lý, tìm kiếm, truyền và nhận thông tin – Trong thực tế, công nghệ thông tin đƣợc sử dụng trong tất cả các loại hình hệ thống thông tin để cung cấp thông tin cho ngƣời sử dụng 4 2
22. 5/21/2012 Công nghệ thông tin • Giới thiệu chung: – Hệ thống thông tin là một tập hợp của các thành phần bao gồm: phần cứng, phần mềm, liên lạc viễn thông, các nguồn nhân lực, các nguồn dữ liệu và các thủ tục xử lý. Các thành phần trong hệ thống hoạt động liên kết với nhau nhằm đạt đƣợc mục tiêu xử lý và cung cấp thông tin cho ngƣời sử dụng 5 Công nghệ thông tin • Phần cứng máy tính: – Phần cứng máy tính là tập hợp các thiết bị công nghệ tạo thành một máy tính điện tử. Các thiết bị đó là bộ xử lý trung tâm (CPU), bộ xử lý hỗ trợ (RAM), bộ nhớ ngoài - thiết bị lƣu trữ (Hard Disk), thiết bị vào và thiết bị ra (Mouse, Key-board, Computer Screen, Printer) 6 3
23. 5/21/2012 Công nghệ thông tin • Phần cứng máy tính: – Ngôn ngữ máy tính (machine language): Mọi máy tính chỉ hiểu đƣợc 02 điều: mở (on) và đóng (off). Ngôn ngữ máy tính sử dụng hệ đếm nhị phân (số 1 mô tả trạng thái “on”; số 0 mô tả trạng thái “off”) để biểu diễn một số bất kì. Mỗi chữ số đƣợc gọi là 1 bit – 1 byte là tập hợp các bits dùng để mô tả một ký tự: chữ cái , ký hiệu đặc biệt (số 8, 9, & hay $ ). Ở bộ nhớ ngoài, các số đƣợc lƣu trữ ở dạng các bytes 7 Công nghệ thông tin • Phần cứng máy tính: – Bộ xử lý trung tâm (CPU)* là một bộ phận bên trong máy tính, chịu trách nhiệm thực hiện các chỉ thị đƣợc chuyển đến nó thông qua các chƣơng trình máy tính. – Bộ nhớ ngoài là phƣơng tiện lƣu trữ dữ liệu bên ngoài bộ xử lý trung tâm. 03 khái niệm cơ bản: trường (field) – bản ghi (record) – tệp (table) Minh họa ở cấp cơ sở dữ liệu 8 4
24. 5/21/2012 Công nghệ thông tin • Bộ nhớ ngoài 03 khái niệm cơ bản: trường (field) – bản ghi (record) – tệp (table) – Trường (field): một bộ các bytes dùng để mô tả một thuộc tính của một thực thể. Ví dụ: trƣờng số hiệu của một tài khoản, trƣờng tên của một nhà cung cấp – Bản ghi (record), bản ghi logic: một bộ có tổ chức các trƣờng, mô tả thực thể nhƣ một khách hàng, một sản phẩm – Tệp (table): một bộ các bản ghi logic mô tả các thực thể cùng kiểu. 9 Công nghệ thông tin • Bộ nhớ ngoài Cơ sở dữ liệu quan hệ (relational database) – Cơ sở dữ liệu: một bộ có tổ chức các tệp. Cơ sở dữ liệu kế toán có chứa tất cả các tệp: khách hàng, đơn đặt hàng, chi tiết đặt hàng, mặt hàng Chi tiết đặt hàng Khách hàng Đơn đặt hàng Mặt hàng Mã mặt hàng Mã số KH Mã đơn đặt hàng Mã đơn đặt hàng Tên mặt hàng Tên KH Ngày đơn đặt hàng Mã mặt hàng Đơn giá xuất D.liệu đường phố của KH Mã số KH Số lượng hàng đặt Đơn giá bán D.liệu. quận huyện của KH Số lượng hàng tồn D.liệu Thành phố của KH Điện thoại liên lạc D,liệu Email liên lạc 10 _ Cơ sở dữ liệu quan hệ - minh họa* _ 5
25. 5/21/2012 Công nghệ thông tin • Phần cứng máy tính: – Thiết bị vào (computer input): dùng để nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính. Chúng thực hiện việc chuyển đổi dữ liệu cần xử lý thành dạng của máy. Các thiết bị vào rất đa dạng: thiết bị quét mã vạch (barcode scanner), thiết bị màn hình cảm ứng (touch-screen), que/bút chỉ (stick), chuột máy tính (computer mouse), bàn phím (key board) – Thiết bị ra (computer output): dùng để đƣa thông tin ra ngoài. Chúng thực hiện việc chuyển đổi dữ liệu sau khi xử lý từ dạng máy sang dạng của ngƣời dùng. Các thiết bị ra rất đa dạng: màn hình (computer screen), máy in (printer), máy vẽ đồ thị 11 Công nghệ thông tin • Phần mềm máy tính: – Phần mềm máy tính (computer software program) là toàn bộ các chương trình để vận hành máy tính điện tử. Phần mềm máy tính đƣợc phân thành 03 nhóm chính (*): • Phần mềm hệ thống • Phần mềm phát triển • Phần mềm ứng dụng 12 6
26. 5/21/2012 Công nghệ thông tin • Phần mềm máy tính: – Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (database mangement system program) là những chƣơng trình phần mềm máy tính hỗ trợ ngƣời dùng: • Lƣu trữ dữ liệu theo một các thống nhất • Tổ chức dữ liệu thành các bản ghi theo một cách thống nhất • Truy xuất dữ liệu theo một các thống nhất 13 Công nghệ thông tin • Phần mềm máy tính: – Hệ quản trị cơ sở dữ liệu _ Quan hệ giữa cơ sở dữ liệu – hệ quản trị cơ sở dữ liệu – các chƣơng trình ứng dụng _ * Hệ quản trị CSDL hoạt động nhƣ một trung gian giữa CSDL ở bộ nhớ ngoài và các chƣơng trình phần mềm ứng dụng14 7
27. 5/21/2012 Bài tập thảo luận 1 • Từ hiểu biết về hệ thống máy tính, Anh (/Chị) hãy trình bày các khái niệm liên quan đến phần cứng máy tính và phần mềm máy tính? 15 Công nghệ thông tin • Phần mềm máy tính: – Chương trình phần mềm kế toán đƣợc xây dựng nhằm hỗ trợ kế toán quản trị doanh nghiệp; đƣợc thiết kế trên cơ sở toán học, logic học, điều khiển học và nguyên lý kế toán kép. – Mỗi bộ chƣơng trình phần mềm kế toán thƣờng có những điểm thích hợp cơ bản với mỗi loại hình đơn vị; tùy theo quy mô và tính chất nhất định của tổ chức. - Tìm hiểu các gói phần mềm của: PMKT Misa và PMKT Fast ? - Những phân hệ cơ bản được thiết kế trong một PMKT ? 16 8
28. 5/21/2012 Ứng dụng CNTT trong HTTTKT • Trong lĩnh vực hệ thống thông tin kế toán, có thể phân chia thành các cấp độ: – Hệ thống xử lý bán thủ công với sự trợ giúp của các bảng tính Excel – Hệ thống phần mềm kế toán dạng điều khiển bằng trình đơn (Menu – Driven- Systems) – Hệ thống hoạch định nguồn lực toàn doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) Kế toán máy 17 Tham khảo: Cac cap do ung dung CNTT trong KT.pdf Hệ thống kế toán máy • Khái niệm: – Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm hỗ trợ biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính, quản trị phục vụ cho quá trình ra các quyết định kinh tế. – Hệ thống kế toán máy là một thành phần của hệ thống thông tin quản lý. 18 9
29. 5/21/2012 Hệ thống kế toán máy • Khái niệm: – Hệ thống thông tin kế toán trên máy tính bao gồm đầy đủ các yếu tố của một hệ thống thông tin hiện đại. Hệ thống kế toán máy 19 Bài tập thảo luận 2 Hình thức xử lý KẾ TOÁN KẾ TOÁN MÁY THỦ CÔNG Các giai đoạn xử lý Nhập dữ liệu đầu vào Ghi chép thủ công Nhập liệu qua bàn phím hoặc Chứng từ (hóa đơn bán dùng máy quét hàng, phiếu thu, chi ) Xử lý / lưu trữ dữ liệu Ghi chép thủ công trên Tự động xử lý và lƣu trữ Lƣu trữ và biến đổi dữ các sổ trong chƣơng trình ở dạng các liệu trên các sổ nhật ký - Sổ nhật ký tệp tin (table – database) thành thông tin lƣu trên - Sổ cái sổ cái Kết xuất thông tin Thủ công, tổng hợp báo Tự động kết xuất theo chƣơng -Báo cáo quản trị cáo bằng tay trình - Báo cáo tài chính - Báo cáo hỗ trợ khai 20 thuế 10
30. 5/21/2012 Phần mềm kế toán • Khái niệm: – Phần mềm kế toán (PMKT) là hệ thống các chƣơng trình ứng dụng hoạt động trên nền cơ sở dữ liệu để duy trì sổ sách kế toán trong môi trƣờng máy tính. Với PMKT, ngƣời ta có thể nhập liệu các nghiệp vụ phát sinh, cập nhật số dƣ các tài khoản và kết xuất các thông tin kế toán dƣới nhiều dạng thức báo cáo khác nhau. – Sử dụng PMKT, công việc của ngƣời kế toán là: 21 Phần mềm kế toán • Phần mềm kế toán: về nguyên tắc, các tổ chức có thể lựa chọn giữa 02 giải pháp phần mềm sau: – Tự viết chương trình kế toán (internal application development) – Mua phần mềm kế toán trọn gói (accounting software package) hoặc ? 22 11
31. 5/21/2012 Phần mềm kế toán • Giới thiệu một số phần mềm kế toán: – Phần mềm kế toán nƣớc ngoài – Phần mềm kế toán trong nƣớc 23 Bài tập thảo luận 3 Ƣu và nhƣợc điểm của PMKT trong và ngoài nƣớc Phần Mềm Ưu điểm Nhược điểm kế toán (nguồn gốc) Ngoài Nƣớc - Chất lƣợng tốt, mang tính - Giá thành cao chuyên nghiệp, hiện đại - Bảo trì, hỗ trợ kĩ thuật gặp khó khăn - Vấn đề địa phƣơng hóa: + Ngôn ngữ + Hệ thống kế toán VN + Hệ thống máy tính Trong Nƣớc - Giá thành thấp hơn - Cấu trúc công nghệ thƣờng lạc hậu và - Bảo hành, bảo trì nhanh khả năng mở rộng thấp - Phù hợp với doanh nghiệp - Một số lấy ý tƣởng của PM nƣớc VN ngoài, viết lại chƣơng trình nhƣng đạt độ tối ƣu hóa khả năng vận hành24không cao 12
32. 5/21/2012 Phần mềm kế toán (PMKT) • Vị trí của PMKT trong HTTTKT: PMKT là một trong các yếu tố cấu thành nên HTTTKT. PMKT chỉ trợ giúp ngƣời làm kế toán trong việc thực hiện công việc của mình với công cụ xử lý là máy tính điện tử trong môi trƣờng quản trị CSDL thích hợp. 25 Phần mềm kế toán (PMKT) _ Vị trí của PMKT trong HTTTKT _ Thông tin Dữ liệu kế toán kế toán Minh họa bằng PMKT 26 13
33. 5/21/2012 Cơ sở dữ liệu kế toán • Cơ sở dữ liệu kế toán là một tập hợp các dữ liệu có cấu trúc , đƣợc lƣu giữ trong các tệp (tables) có quan hệ với nhau; đƣợc quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhằm đạt đƣợc mục đích của HTTTKT: lƣu trữ, xử lý dữ liệu kế toán thành những thông tin kế toán tài chính, quản trị có ích cho việc ra quyết định của các nhà quản lý. 27 Cơ sở dữ liệu kế toán • Các tệp tin (tables) chứa dữ liệu kế toán. Dữ liệu kế toán có 02 nhóm chính sau: – Nhóm dữ liệu danh mục tự điển / tham chiếu (Reference data) – Nhóm dữ liệu nghiệp vụ giao dịch (Transactional data) 28 14
34. 5/21/2012 Cơ sở dữ liệu kế toán 29 _ Minh họa tổ chức CSDL trong HTTTKT _ Hệ thống danh mục kế toán • Một công việc quan trọng và cần thiết đƣợc tiến hành khi bắt đầu đƣa chƣơng trình PMKT vào sử dụng là xây dựng các danh mục tự điển, nhằm quản lý toàn diện các hoạt động của một tổ chức doanh nghiệp. • Các danh mục tự điển sẽ thƣờng xuyên đƣợc mở rộng trong quá trình hoạt động của hệ thống kế toán. 30 15
35. 5/21/2012 Hệ thống danh mục kế toán * _ Hệ thống phần mềm kế toán _ 31 Bài tập thảo luận 4 Các tổ chức kinh tế với quy mô và tính chất hoạt Động khác nhau sẽ có những hệ thống danh mục tự điển khác nhau. Yêu cầu: sử dụng PMKT minh họa, khảo sát các danh mục tự điển cơ bản: - Danh mục tài khoản - Danh mục khách hàng - Danh mục kho hàng và hàng hóa, vật tƣ - Danh mục các (form) mẫu chứng từ 32 16
36. 5/21/2012 Khái quát về công việc triển khai và vận hành HTTTKT • Công việc chuẩn bị cài đặt – Chuẩn bị phần cứng theo yêu cầu của hệ thống – Cài đặt các phần mềm: hệ điều hành, hệ quản trị CSDL, chƣơng trình PMKT • Các công việc khi bắt đầu kế toán máy – Xây dựng danh mục tự điển – Vào số dƣ đầu kỳ: số dƣ TK, số dƣ chi tiết công nợ, số dƣ hàng tồn kho – Phân quyền truy cập, khai thác thông tin 33 Khái quát về công việc triển khai và vận hành HTTTKT • Công việc hằng ngày / định kỳ – Cập nhật, hiểu chỉnh / in số liệu – Cập nhật lại các danh mục tự điển (nếu cần thiết) – In các báo cáo quản trị để sử dụng và kiểm tra số liệu – Sao lƣu dữ liệu (backup) đề phòng sự cố phần cứng • Công việc cuối kỳ (tháng, quý hoặc năm) – Thực hiện các bút toán điều chỉnh, phân bổ, kết chuyển – Lập các sổ sách, báo cáo: BCTC, BCQT theo quy định – Khóa sổ và chuyển kỳ hàng tháng hoặc hàng năm – Sao, lƣu dữ liệu (backup) đề phòng sự cố phần cứng 34 17
37. 5/21/2012 Tóm tắt • CNTT VỚI HỆ THỐNG KẾ TOÁN – Công nghệ thông tin – Ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán – Hệ thống kế toán máy 35 18