Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 1: Hệ thống thông tin kế toán hướng tích hợp - Vũ Quốc Thông

Nội dung text: Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 1: Hệ thống thông tin kế toán hướng tích hợp - Vũ Quốc Thông

1. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 HO CHI MINH CITY OPEN UNIVERSITY ACCOUNTING – AUDITING FACULTY ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM INTRODUCTION ON ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SYSTEMS Lecturer: Vũ Quốc Thông Chapter 1-B Hệ Thống Thông Tin Kế Toán (Accounting Information Systems - AIS) CHƯƠNG 1-B HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN HƯỚNG TÍCH HỢP GV. ThS. Vũ Quốc Thông 1
2. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 Hệ thống thông tin kế toán (*) Phần cứng Phần mềm Dữ liệu /Phương tiện Thông tin (chứng Con (báo từ ) người cáo kế Tổ chức Thao tác toán) Dữ liệu xử lý HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 3 • Tìm hiểu về AMIS – ứng dụng phần mềm quản trị DN hợp nhất (Cty CP Misa) • Hệ thống được tích hợp từ các phần mềm quản trị quan trọng là Kế toán, Bán hàng và Nhân sự • Ứng dụng sử dụng kỹ thuật điện toán đám mây (cloud computing) 4 4 2
3. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 Dẫn nhập • SV sử dụng Internet, thao tác qua 02 đường link: • Yêu cầu SV vẽ lại và trình bày mô hình tương tác dòng dữ liệu giữa ứng dụng bán hàng và kế toán trên hệ thống AMIS 5 5 Mục tiêu chương Sau khi học xong chương này, người học có thể:  Trình bày giải pháp hệ thống hoạch định nguồn lực DN (hệ thống ERP)  Phân tích dòng dữ liệu trên môi trường hệ thống ERP  Trình bày báo cáo kế toán trên môi trường hệ thống ERP 8 3
4. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 GIẢI PHÁP HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (H/T ERP) 9 Cùng nhau suy nghĩ  Khi ra trường, bạn nghĩ mình sẽ làm việc ở đâu ?  Bạn nghĩ bạn sẽ chuẩn bị một báo cáo cho cấp quản lý như thế nào ? 10 4
5. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 Xu hướng trong kinh doanh và công nghệ  Xu hướng trong kinh doanh và công nghệ tác động đến cách thức phân bổ nguồn lực đối với tổ chức. 11 Thảo luận 1 BUSINESS in IT or IT in BUSINESS Nâng cao phối hợp hoạt động giữa các Giảm chi phí hoạt động (operational cost!) phòng ban trong tổ chức [ ] [ ] Gia tăng việc tích hợp hệ thống thông tin Sử dụng công nghệ phục vụ cho kinh [ ] doanh [ ] Giảm chi phí công nghệ thông tin [ ] Phản ứng nhanh với nhu cầu của thị trường (quickly respond to line-of-business) [ ] Yêu cầu: nhận biết các ý trình bày thuộc lĩnh vực nào bằng cách điền vào chỗ [ ] kinh doanh >> [BU] ; công nghệ >> [IT]; cả kinh doanh và công nghệ >> [BT] 12 5
6. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 Thảo luận 1 BUSINESS in IT or IT in BUSINESS Xu hướng toàn cầu hóa về cạnh tranh và Sự phân bổ lực lượng lao động không mở rộng [ ] đồng đều [ ] Sự thay đổi về cấu trúc trong tổ chức [ ] Các tổ chức kinh doanh phối hợp trong cung ứng, sản xuất và tiêu thụ (B2B) [ ] Gia tăng sự tuân thủ trong trao đổi mậu Mở rộng việc sử dụng thiết bị di động và dịch [ ] tham gia mạng xã hội [ ] Phát sinh nhu cầu nâng cấp, đơn giản hóa Vai trò của nhân viên trong tổ chức thay và chuẩn hóa hệ thống thông tin [ ] đổi theo hướng hòa nhập kiến thức và kỹ năng [ ] Duy trì việc kinh doanh trên hệ thống Chuyển việc cho bên khác thực hiện thông tin lạc hậu [ ] (outsouring) [ ] 13 Nhu cầu thông tin trong tổ chức kinh doanh Cấu trúc dọc và luồng thông tin ngang Tổ chức kinh doanh 14 6
7. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 Thảo luận 2 Mua hàng Kế toán Sản xuất Bán hàng 15 Thảo luận 2 Mục tiêu của tôi là Quyết định của tôi là Vì sao họ tranh cãi? 16 16 7
8. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 Thảo luận 2 Các phòng/ban phải làm gì để chia sẻ thông tin tốt hơn? 17 17 Doanh nghiệp nghĩ về một sự hỗ trợ Hoạt động theo Dễ sử dụng Phù hợp với nhu Phục vụ việc ra cách DN cần cầu DN quyết định Một hệ thống 18 8
9. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 Giải pháp ERP Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Theo quan điểm của CNTT (IT)  Gói phần mềm cho phép doanh nghiệp (DN) tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữ liệu chung toàn DN, cho phép truy cập thông tin trong môi trường thời gian thực. Theo quan điểm của quản trị (Management)  Giải pháp quản lý và được tổ chức dựa trên nền tảng công nghệ thông tin. 19 Giải pháp ERP Định nghĩa về ERP  Enterprise resource planning (ERP) is defined as the ability to deliver an integrated suite of business applications. ERP tools share a common process and data model, covering broad and deep operational end-to-end processes, such as those found in finance, HR, distribution, manufacturing, service and the supply chain. (Gartner - world's leading IT research and advisory company) 20 9
10. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 Giải pháp ERP Operational end-to-end processes Hoạt động hướng quy trình Sự phối hợp + luồng thông tin = QUY TRÌNH Tổ chức kinh doanh 21 DÒNG DỮ LIỆU TRÊN MÔI TRƯỜNG HỆ THỐNG ERP 22 10
11. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 Thảo luận 3 Yêu cầu: nhận biết trong các quy trình sau: a. Có sự tham gia của phòng ban nào? b. Có những chứng từ gì được luân chuyển? c. Quy trình đó phục vụ cho mục đích gì của tổ chức KD? 23 Thảo luận 3 - Ai tham gia ? - Những chứng từ gì được luân chuyển ? >> Quy trình 24 11
12. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 Thảo luận 3 - Ai tham gia ? - Những chứng từ gì được luân chuyển ? >> Quy trình 25 Thảo luận 3 - Ai tham gia ? - Những chứng từ gì được luân chuyển ? >> Quy trình 26 12
13. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 Tiếp cận với ERP 27 Tiếp cận với ERP 28 13
14. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 Tiếp cận với ERP 29 Những thuộc tính của H/T ERP *  Tích hợp quy trình kinh doanh (business process integration)  Ứng dụng chuẩn trong kinh doanh (business best practice)  Chia sẻ dữ liệu tập trung (centralized database)  Khả năng trình bày thông tin dạng hình ảnh và kịp thời (realtime and visualized information for better decision making) 30 14
15. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 Minh họa Khả năng trình bày thông tin dạng hình ảnh 31 Sales Analysis Quota vs Sales(%) Monthly Sales Trend Monthly Sales Trend by Cust Group Sales by Country Sales by Product Grp Sales by Products Sales by Top Customers 15
16. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 Capacity Alert Hours Over Capacity WI (What If) Hours Capacity and Alert Level Một giải pháp ERP Tính Phân Hệ 34 16
17. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 Tóm lại Hệ thống ERP là một giải pháp hỗ trợ cho doanh nghiệp. Hệ thống ERP có tên tiếng Việt là? Hệ thống _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 35 Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp  Các doanh nghiệp với quy mô khác nhau, sẽ có các “gói” ERP khác nhau dành cho  Ví dụ. H/T ERP cho các DN với quy mô a. Lớn (large-size) b. Vừa (medium-size) c. Nhỏ (small-size) 36 17
18. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 Thảo luận 4 Yêu cầu: sinh viên hãy  Sử dụng máy tính nối mạng để xem trình bày về các “gói” giải pháp ERP thông qua đoạn video  Trả lời các câu hỏi:  Liệt kê một số “gói” ERP nào được giới thiệu?  Có mấy nhóm (tier) ERP? Mỗi nhóm có những “gói” ERP nào?  Thị phần của các sản phẩm ERP (số liệu 2009)? (Panorama Consulting 2009) 37 Một số giải pháp  SAP (www.sap.com)  Oracle (www.oracle.com)  Infor Global Solutions (www.Infor.com)  Microsoft Dynamics (www.microsoft/com/dynamics)  Epicor (www.epicor.com) 40 18
19. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 Một số giải pháp Hỏi: công ty với quy mô: nhỏ, vừa và lớn, thì “gói” ERP nào (SAP, Oracle, Infor, Epicor hoặc MS Dynamics) thường được lựa chọn để triển khai? 41 41 Một số giải pháp Các giải pháp ERP trong nước, vd. Eboss, Fast ERP online, Misa AMIS, Lemon3 ERP, Accnet Lac Viet ERP Ngoài ra, còn có giải pháp ERP – mã nguồn mở Open ERP; hiện nay (2014) đổi tên là ERP Odoo. Odoo trở thành tổ chức thương mại ( Giới thiệu về OpenERP 42 42 19
20. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 BÁO CÁO KẾ TOÁN TRÊN MÔI TRƯỜNG HỆ THỐNG ERP 43 Minh họa thông tin kế toán 44 20
21. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 Sử dụng thông tin kế toán 45  Các khái niệm liên quan đến báo cáo kế toán  Dữ liệu tập trung và thông tin kế toán  Xu hướng ứng dụng kỹ thuật đối với việc trình bày thông tin 46 21
22. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 Các khái niệm liên quan đến báo cáo kế toán  Quan điểm về sản phẩm thông tin kế toán  Quan điểm sản phẩm thông tin cần phù hợp với người sử dụng (J. M. Juran). Ví dụ?  Quan điểm sản phẩm thông tin bị ảnh hưởng bởi quá trình hình thành (Wang et. al.). Ví dụ? 47 Các khái niệm liên quan đến báo cáo kế toán  Các đối tượng sử dụng thông tin kế toán  Nhóm người bên trong tổ chức. Liệt kê?  Nhóm người bên ngoài tổ chức. Liệt kê? 48 22
23. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 Các khái niệm liên quan đến báo cáo kế toán  Các nhóm báo cáo (thông tin) kế toán  Nhóm báo cáo tài chính (financial reports)  Nhóm báo cáo thuế (tax reports)  Nhóm báo cáo quản trị (management reports) Mỗi nhóm báo cáo chủ yếu cung cấp thông tin cho AI? 49 Dữ liệu tập trung và thông tin kế toán  Trong môi trường ERP, các quy trình kinh doanh được tích hợp và chuyển dữ liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh về phân hệ trung tâm - Sổ cái tài khoản kế toán. Feeder from business processes Accounting and financial reporting 50 23
24. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 Dữ liệu tập trung và thông tin kế toán Mã hóa hệ thống tài khoản kế toán  Cách thức truyền thống theo cấp bậc (hierarchical coding)  Những hạn chế Ví dụ về việc theo dõi chi tiết TK doanh thu Cty kinh doanh mặt hàng thể thao 5XXX = doanh thu 1XX = doanh thu hàng hóa theo tỉnh thành X1X = doanh thu bán buôn hàng hóa XX1 = doanh thu theo mặt hàng golf Y/C: ban lãnh đạo quyết định theo dõi doanh thu theo từng nhân viên bán hàng (!) 51 Dữ liệu tập trung và thông tin kế toán Giải pháp về mã hóa tài khoản trên hệ thống ERP  Thiết lập mã tài khoản. 01 mã tài khoản có 02 phần: controlled và dynamic Minh họa trên hệ thống ERP 52 24
25. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 Xu hướng ứng dụng kỹ thuật đối với việc trình bày thông tin  Khả năng tích hợp thông tin trong môi trường ERP Dashboard 53 Xu hướng ứng dụng kỹ thuật đối với việc trình bày thông tin  Sử dụng kho dữ liệu tập trung cho việc phân tích thông minh trong kinh doanh VD. BI hỗ trợ phân tích và trình bày thông tin đối với số liệu về doanh thu. 54 25
26. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 Xu hướng ứng dụng kỹ thuật đối với việc trình bày thông tin  Ngôn ngữ kinh doanh mở rộng XBRL - Khái niệm - Lợi ích - Ứng dụng CNTT (Web) - Ví dụ triển khai (USA SEC, AUS Treasury, British Taxation Office ) Trên hệ thống ERP, kết xuất ra báo cáo định dạng XBRL? 55 Tóm tắt chương Sau khi học xong chương này, người học có thể:  Trình bày giải pháp hệ thống hoạch định nguồn lực DN (hệ thống ERP)  Phân tích dòng dữ liệu trên môi trường hệ thống ERP  Trình bày báo cáo kế toán trên môi trường hệ thống ERP 56 26
27. Vũ Quốc Thông 2/9/2016 Tài liệu tham khảo  Donna Kay and Ali Ovlia. 2011, AIS: The Crossroads of Accounting and IT, Pearson Publisher, 1st edition. Chapter 11 (pp. 326 – 327)  Introduction to Epicor ERP documentation. Overview part (pp. 6 - 11)  IT Governance Institute. 2006, IT Control Objectives for Sarbanes-Oxley. © IT Governance Institute, 2nd edition . Appendix M (pp. 121 – 125)  Magal S. R. and Word J. 2012, Integrated Business Processes with ERP Systems. Wiley Publisher, 1st edition. Chapter 1 (pp. 1- 15)  Ross J., Vitale W. and Michael R. 2000, The ERP Revolution: Surviving vs. Thriving. Information Systems Frontiers Journal, vol. 2 (2). Motivation for an ERP (pp. 234 – 235)  Shehab E. M. et al., Enterprise resource planning: An integrative review. Business Process Management Journal, vol. 10 (4). Evolution of ERP (pp. 363 – 57365) 27