Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Chương 2: Kỹ năng giao tiếp bằng ngôn ngữ

Nội dung text: Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Chương 2: Kỹ năng giao tiếp bằng ngôn ngữ

1. CHƯƠNG 2 KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG NGƠN NGỮ 1
2. CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN BẰNG NGƠN NGỮ I. KỸ NĂNG THUYẾT PHỤC II. KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI III. KỸ NĂNG TRẢ LỜI CÂU HỎI IV. KỸ NĂNG LẮNG NGHE V. CÁC KỸ NĂNG KHÁC 2
3. I. KỸ NĂNG THUYẾT PHỤC • Bạn cĩ thể thuyết phục người khác giúp đỡ bạn • Hoặc bị người khác thuyết phục phải tuân theo họ. 3
4. 1. Chiến lược thuyết phục 2. Kỹ năng thuyết phục 4
5. 1. Chiến lược thuyết phục • Con người cĩ 2 động lực Sự sợ hãi thua lỗ, ốm yếu, người khác giận, sự mất mát, sự rủi ro, Ham muốn lợi ích: Tiền, hạnh phúc, sức khỏe, địa vị, được yêu, 5
6. Chiến lược thuyết phục 1 Sử dụng uy tín để thuyết phục – Khẳng định trình độ – Xây dựng danh tiếng – Rèn luyện nhân cách 6
7. 2 Lập luận logic • Muốn A thì phải cĩ B • Khơng B thì khơng cĩ C 7
8. 3 Đánh vào trái tim • Chia sẻ khĩ khăn • Hiểu tâm trạng 8
9. đánh vào trái tim Câu chuyện Cơng Cái tâm = ty Đức tín 3 cái tài 9
10. 2. Kỹ thuật thuyết phục Xem chương 6 10
11. III. KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI Đi đâu? gặp ai? làm gì? 11
12. 3 quyết định quan trọng khi đặt câu • Mục đích ? • Thời điểm ? • Cách thức ? 12
13. YÊU CẦU KHI ĐẶT CÂU HỎI 1. Rõ ràng 2. Ngắn gọn 3. Gợi tư duy mới 4. Lấy được thơng tin 5. Tạo khơng khí tích cực 6. Buộc KH suy nghĩ tích cực 7. Giúp KH đúc rút kinh nghiệm // 13
14. tránh Câu hỏi sai: khơng thu được câu trả lời 14
15. Tránh • Câu hỏi "ngớ ngẩn" ? – Nếu là một con vật, bạn muốn là con gì? – Bạn cĩ thể kể về điều bạn quên khơng ? – Vv 15
16. Tránh • Hỏi điều mà KH đã hỏi – KH: tơi cĩ thể nhận được sau 2 tuần khơng? – NV: Chị cần hàng sau 2 tuần hả ? 16
17. III. KỸ NĂNG TRẢ LỜI CÂU HỎI 1. Tơi phải làm gì trước khi trả lời ? 2. Các phương án trả lời hay nhất 17
18. 1. Tơi phải làm gì trước khi trả lời ? • Hiểu câu hỏi • Nếu khơng hiểu thì hỏi lại • Xác định mục đích người hỏi • Suy nghĩ trước khi trả lời 18
19. Các chiến thuật trả lời • Từ chối trả lời • Nĩi thật • Nĩi khơng thật • Khơng thật và khơng dối • Hỏi lại 19
20. Thủ thuật trả lời • Khơng nên trả lời hết mọi vấn đề: – “người khơn nửa chừng” – Mục đích : giữ thơng tin để tăng nh chủ động 20
21. .Thủ thuật trả lời • Khơng nên trả lời sát vào câu hỏi – Giữ khoảng cách để dễ tiến thối – Khơng bộc lộ thực lực quá sớm, quá nhiều – Hỏi lại, thay đổi trọng tâm, Trước khi trả lời, xin cho tơi nĩi về 21
22. .Thủ thuật trả lời • Xác định điều khơng đáng trả lời: – Từ chối trả lời – Lờ đi Thầy ra đề chương nào ? 22
23. Thủ thuật trả lời • Khơng trả lời dễ dàng khi đàm phán – Nên nĩi bĩng giĩ, nước đơi Cũng cĩ thể . Nếu 23
24. Thủ thuật trả lời • Khơng để xảy ra đối đầu – Khơng xúc phạm – Khơng phủ định ngay và trực tiếp: Hết rồi Bây giờ khg ai dùng 24
25. IV. KỸ NĂNG LẮNG NGHE • Chúng ta chỉ lắng 25% những gì mình nghe. • 75% cịn lại vào tai này và ra tai kia. "tạo hố cho ta một cái lưỡi, nhưng đến hai cái tai, 25
26. Lắng nghe cĩ lợi ích gì ? ❖ Lắng nghe là học kinh nghiệm người khác – cách học khơn ngoan nhất ❖ Lắng nghe làm vui lịng đối tác 26
27. lắng nghe là việc khĩ? ❖ Ai cũng thích thể hiện ❖ Người ta khơng nĩi tồn điều dễ chịu ❖ Thời gian khan hiếm ❖ Hao tổn sức lực 27
28. LẮNG NGHE TRÍ TAI MẮT TIM 28
29. Kỹ năng lắng nghe chủ động • Kiên nhẫn • khách quan • phản hồi
30. V. CÁC KỸ NĂNG KHÁC 1. Giới thiệu • Căn cứ vào tuổi • Căn cứ vào địa vị • Nam . nữ • Chủ khách • 30
31. GIAO TIẾP KINH DOANH CHƯƠNG 4 THUYẾT TRÌNH (Presentation Skills) 31 TS. LÊ CAO THANH
32. I. KHÁI QUÁT VỀ THUYẾT TRÌNH 1. Thuyết trình trong kinh doanh là gì? ➢ Là nĩi cho nhiều người nghe, trong đĩ người thuyết trình là người nĩi chính 32
33. 2. Các dạng thuyết trình trong kinh doanh • báo cáo, • đề nghị • giới thiệu SP • 33
34. 3. Thuyết trình là một việc khĩ • Phải hiểu rõ thính giả • Phải hiểu sâu rộng vấn đề • Áp lực tâm lý căng thẳng 34
35. CON NGƯỜI SỢ NHẤT LÀ GÌ ? ➢ Chết ➢ Bệnh tật ➢ Độ cao ➢ Nước sâu ➢ Chĩ ➢ Sâu bọ ➢ Túng tiền ➢ Cơ đơn ➢ Nĩi trước đám đơng 35
36. 4. Để thuyết trình tốt, bạn phải làm gì? Thuyết trình Soạn bài Chuẩn bị 36
37. I. CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH 1. Xác định mục đích 2. Tìm hiểu cử tọa 3. Soaṇ baì thuyêt́ trinh̀ 4. Chuân̉ bị hơị trườ ng 37
38. 1. Xác định mục đích của thuyết trình •Ta muốn cơng chúng làm gì sau khi nghe thuyết trình? •Mang lại gì cho người nghe 38
39. 2. Tìm hiểu thính giả MA TRẬN DIỄÃN GIẢ-THÍNH GIẢ Diễn giả biết ít 1 3 Diễn giả biết nhiều 2 4 Thính giả Thính giả biết ít biết nhiều 39
40. 1 Thính giả biết ít diễn giả biết ít • Vấn đề và ý tưởng mới mẻ • Cần chuẩn bị cơng phu • Phải chuẩn bị các ý tưởng cho rõ • Cần thảo luận nhĩm 40
41. 2 Thính giả biết ít diễn giả biết nhiều • Vấn đề cần trình bày đơn giản, dễ hiểu • Đừng quên rằng thính giả khơng hiểu biết như mình 41
42. 3 Thính giả biết nhiều, diễn giả biết ít • Đừng để rơi vào nh huống này • Cố m hiểu xem thính giả cần gì • Cần thảo luận nhĩm 42
43. Thính giả biết nhiều 4 diễn giả biết nhiều • Khả năng xảy ra tranh cãi cao • Kích thích đưa ý tưởng mới • Dùng thảo luận nhĩm 43
44. XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG NGHE 1. Phản đối mạnh mẽ 2. Khơng thân thiện 3. Trung lập 4. Chưa quyết định 5. Người ngịai cuộc 6. Ủng hộ 7. Ủng hộ mạnh mẽ 44
45. (1)-Người phản đối mạnh mẽ • sẵn sàng chống lại bạn. • kêu gọi mọi người chống chống lại bạn. Bạn sẽ thực sự gặp thách thức với họ 45
46. (2)- Người khơng thân thiện • khơng đồng ý, nhưng chưa đến mức chống lại . • khơng ủng hộ cũng khơng làm gì để chống lại. 46
47. (3)- người trung lập • Họ hiểu vai trị của bạn nhưng khơng ủng hộ hoặc khơng chống lại bạn một cách rõ ràng. 47
48. (4)- Người chưa quyết định • Họ băn khoăn giữa việc ủng hộ hay chống lại bạn. • Họ chưa tìm ra các cơ sở để cĩ được quyết định của mình. 48
49. (5)- Người ngoài cuộc khơng cĩ ý kiến rõ ràng về vai trị của bạn vì họ khơng biết những gì bạn đang trình bày. 49
50. 6- Người ủng hộ Họ hiểu vai trò của bạn và ủng hộ bạn nhưng họ chưa hành động 50
51. 7. Người ủng hộ mạnh mẽ Họ khơng chỉ hiểu vai trị của bạn mà cịn sẵn sàng hành động để ủng hộ bạn 51
52. làm thế nào để bạn xác định được đối tượng nghe? • nĩi chuyện với họ • nĩi chuyện với người biết họ • quan sát 52
53. 3. Soạn bài thuyết trình 4 nội dung cần soạn • giới thiệu • Xác định nội dung • Soạn nội dung chính • Soạn lời kết 53
54. Bước 1: Soạn lời giới thiệu 1-3 câu Nêu bật chủ đề • Đặt vấn đề • Xác định mục đích • Đề nghị (nếu cĩ) • Bày tỏ quan điểm 54
55. Bước 2: GIỚI THIỆU NỘI DUNG • Giới thiệu số lượng và trình tự những nội dung sẽ được trình bày • Các điểm nội dung được sắp xếp theo mức độ quan trọng Tơi xin trình bày 3 vấn đề • Thứ nhất. • Thứ hai, . • Thứ ba, 55
56. Bước 3: Soạn phần chính bài thuyết trình • Chiếm từ 80 - 90% thời gian • Các điểm nội dung chính, – I . – Ii – Iii • Chuyển ý • Sử dụng các minh họa. 56
57. Sử dụng phương tiện hỡ trợ trong trình bày Dữ liệu, sớ liệu • Các số liệu Giúp trả lời câu hỏi của thính giả: “Tại sao bạn phải tin vào điều đĩ?” • Các ví dụ • Các kết quả n/cứu • Các bằng chứng Càng đơn giản, dễ hiểu càng tốt 57
58. • Kỹ thuật trình bày 58
59. Sử dụng biểu đờ minh họa 90 80 70 60 50 East 40 West 30 North 20 10 0 1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr 100 90 1st Qtr 80 70 60 4th Qtr 2nd Qtr 50 40 30 20 3rd Qtr 10 0 1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr 59 Joanna (16:23)
60. Sử dụng hình ảnh hỡ trợ Introduction: Welcome to ICQ 98a : ICQ (“I Seek You”) is a revolutionary, user-friendly Internet program that notifies you who’s online at all times and enables you to initiate contact with those people at any time. No longer will you search in vain for friends or associates on the Internet. ICQ does the searching for you, alerting you in real time when they sign on. With ICQ, you can chat, send messages and files, play games or just hang out with your fellow surfers while still surfing the Internet. The program runs in the background, taking up a minimum of memory and Internet resources. While you work on other applications, ICQ alerts you when friends and associates sign on, allowing you to work efficiently while having a whole range of Internet functions at your fingertips. Among the functions available are: chat, message, e-mail, URL and file transfer. ICQ also supports a variety of popular external Internet applications. With ICQ, launching an Internet Telephony or video call is a breeze. With a click of a button, you and your friend (or friends) are instantly connected. You can also execute these events among multiple users, so you can conduct a conference or just hang out together online. All these functions are organized in one easy-to-use program that integrates smoothly into your desktop. How Does ICQ Work? It’s simple. When you install ICQ, the program asks you to register with an ICQ server, which is connected to a network of servers spanning the entire Internet. You receive an ICQ number when you register. This number (together with a secret password) identifies you as a registered ICQ user. In addition, you have the option to enter personal information along with your ICQ #. This allows other ICQ users to recognize you when you log on. You can also publish your ICQ # on your web site or business card so that other ICQ users can easily identify you. Once you’ve registered, you can compile a contact list. A contact list is a list of friends and associates that ICQ uses to find your friends for you. Meanwhile, ICQ waits quietly in the background without disturbing any other applications you use. As soon as you log onto the Internet, ICQ automatically detects the Internet connection, announces your presence to the Internet community and continually alerts you when friends sign on or off. Once you know who’s on, all it takes is a click of an icon to chat, send messages, exchange interesting Web Page bookmarks URLs or transfer a file. Note: Throughout User’s Help guide, term “ICQ #” is used frequently. ICQ Quick Start: This quick start provides an easy way to get started with ICQ. It will demonstrate how to activate the most basic features of ICQ. Afterwards, we recommend that you refer to the ICQ User’s Guides to see the many other interesting functions provided by ICQ. This tutorial with 6 easy steps is all you need to accomplish to begin working effectively with ICQ: Step 1: Adding/Finding Users For Your Contact List, describes how to add/find users for your contact list. Step 2: Sending a Message describes how to send a short message to a user on your contact list. Step 3: Receiving a Message describes how to receive a message sent to you. Step 4: Responding to a Message describes how to respond to a message sent to you. Step 5: Chatting with Another User describes how to chat with a user. Step 6: Transferring a File describes how to send a file to another ICQ user. Mouse Notice: For new users working with ICQ-98a for the first time; CLICK the left mouse button. ICQ Announcements: The ICQ Announcements dialog appears upon start up of the program or alternatively you can activate the ICQ Announcements through the Help tab. ICQ Announcements or important messages from the ICQ server that will appear in the message box. The ICQ Announcements dialog screen disappears after 5 seconds if there are no new announcements. To view the Announcements in the Announcements dialog: Click Next to view the next message in the message screen. Click Previous to view the previous message. Click the Go To Web Page Address button to go to a web site in the announcements list Click Close when you complete viewing the ICQ Announcements dialog. By clicking on the buttons on the left side of the Announcements dialog URL Links are available to: The ICQ Homepage: What’s new at ICQ. Making an ICQ friend. People with similar interests, a comprehensive search of the Internet databases. Assistance and support from the friendly support ICQ team. 60 Joanna Video (6)
61. Bước 4: Soạn phần kết luận 1. Nhắc lại mục đích, 2. Tĩm tắt nội dung chính 3. Nhắc lại đề xuất 4. Cảm xúc 5. Mời thảo luận 6. Cảm ơn 61
62. CHUẨN BỊ NƠI THUYẾT TRÌNH • Thiết kế khơng gian • Kê bàn ghế • Thiết bị hỡ trợ 62
63. Thiết kế khơng gian • Vị trí • Tiếng ồn • Ánh sáng • điều hịa nhiệt độ • Cửa sổ • Trang trí • Âm thanh • 63
64. Bớ trí bàn ghế Bàn chữ U ? Bàn trịn ? Kiểu lớp học? Kiểu rạp hát ? Kiểu nửa hình trịn ? Kiểu nhĩm 64
65. III. TRÌNH BÀY Hiệu quả ấn tượng Thuyết phục 71
66. QUAN ĐIỂM KHI THUYẾT TRÌNH Tơn trọng ➢Lam̀ người nghe cảm thấy được tôn trọng ➢Không chỉ trích ➢Không nhấn vào sai lầm cuả cử toạ ➢Feedback kịp thời ➢Không áp đặt giá trị lên người nghe MrLinden
67. .QUAN ĐIỂM KHI THUYẾT TRÌNH Tạo sự lơi cuốn ➢Khơng làm cử toạ lạc lõng ➢Không đơn thuần nói /nên gợi ý tưởng ➢Ngừng-hỏi đúng lúc ➢Chia đều sự quan tâm cho mọi người ➢Phát hiện sự nhàm chán ➢Câu hỏi mơ ➢Cơ hội cho ý kiến
68. .QUAN ĐIỂM KHI THUYẾT TRÌNH Tạo sự thơng cảm ➢Tạo bối cảnh thông cảm với cử toạ ➢Gương mặt/cử chỉ ➢Câu nói mở ➢Hiểu người nghe ➢X/dựng cảm nhận với ý kiến cử toạ Nguồn: MrLinden 74
69. •30 giây đầu quan trọng (Randy Siegel – Mỹ) • Cần làm chủ 30 giây đầu tiên • 5 nhân tố tạo ấn tượng : – cử chỉ, – điệu bộ, – hình thức, – tư thế, – ánh mắt. 75
70. Kỹ thuật mở đầu bài thuyết trình • Chào hỏi, giới thiệu • Thể hiện cảm xúc • Giới thiệu chủ đề • Tóm tắt nội dung • Giới hạn thời gian • Trình bày nguyên tắc làm việc • Chuyển ý 76
71. thuyết trình • Kỹ thuật lên thang : – kể chuyện, danh ngơn, • Giao lưu • Tạo sự vui vẻ • Sử dụng ngơn ngữ cơ thể 77
72. KẾT THÚC BÀI TRÌNH BÀY PHẤN KHỞI, TỰ TIN Tĩm tắt và kết luận Cám ơn sự tham gia của các bạn 78
73. Giai đoạn hỏi – trả lời (Q-A) ➢ nhận biết có câu hỏi ? ➢ Thời gian cho phần Q&A ? ➢ Có nên nói trước hay không ? ➢ Khi có nhiều câu hỏi cùng một lúc? ➢ Đối diện câu hỏi không liên quan? ➢ Đối diện câu hỏi có “dụng ý xấu” ? ➢ Đối diện câu hỏi không thể trả lời ? 79 Dr Linden (25:43)
74. • Sử dụng ngơn ngữ cơ thể Nét mặt Hai tay Tư thế và vận động 80
75. Giao tiếp bằng mắt 81
76. Giọng nĩi Đa số diễn giả khơng chú ý: – độ cao, – âm lượng, – tốc độ Tạo nốt lặng (1- 4s) để tăng sự kiểm sốt nội dung, và để thính giả thấm 82
77. Khoảng cách Phụ thuộc: •Giới tính •Địa vị •Vai trò •Văn hoá Nên hay không nên cĩ khoảng cách với thính giả trong thuyết trình ? 83
78. Trang phục khi thuyết trình • Y phục, nước hoa • Son, phấn • Kiểu tóc • Cà vạt • Giày dép 84
79. Những cử chỉ nên tránh 1. Gõ tay, nhịp chân 2. Đứng yên 3. Đi - lại nhiều 4. Lắc lư, nhún vai 5. Gãi 6. Liếm mơi, cắn mơi 7. Chống nạnh, chắp tay 8. Ngốy mũi, sờ cằm 9. Đếm xu trong túi 85
80. Khống chế sự căng thẳng • Nắm vững vấn đề • Tập trình bày • Nhớ tên thính giả • Đốn trước vấn đề phát sinh • Kiểm tra thiết bị • Tìm hiểu người nghe • Kiểm sốt bề ngồi • Thư giản 86
81. Các chuyên gia lưu ý bạn • Càng ngắn càng tốt. • Tơn trọng giờ giấc. • Dùng từ đơn giản • Bộc lộ bản thân • Khơi hài phù hợp, 87
82. Nguyên tắc tổ chức thảo luận nhĩm  Nâng cao lịng tự trọng  Lắng nghe với sự thơng cảm  Khuyến khích tham gia  Chia sẻ  Hỡ trợ nhưng khơng làm thay 88