Bài giảng Excel kế toán - Vương Sỹ Giao

Nội dung text: Bài giảng Excel kế toán - Vương Sỹ Giao

1. MÔN HỌC EXCEL KẾ TOÁN Giảng viên: VƯƠNG SỸ GIAO 1 7/5/2021
2. NỘI DUNG TRÌNH BÀY • PHẦN I: GIỚI THIỆU NỘI DUNG MÔN HỌC • PHẦN II: ÔN TẬP EXCEL CĂN BẢN • PHẦN III: EXCEL KẾ TOÁN 2 7/5/2021
3. PHẦN I: CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC 1.GIỚI THIỆU 2.MỤC ĐÍCH MÔN HỌC 3.MỤC TIÊU MÔN HỌC 4.NỘI DUNG MÔN HỌC 5.ĐIỀU KIỆN TIÊN QUYẾT 3 7/5/2021
4. PHẦN I: CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC 6.NHIỆM VỤ CỦA SINH VIÊN 7.PHƯƠNG PHÁP GiẢNG DẠY 8.KẾ HOẠCH LÊN LỚP 9.ĐÁNH GIÁ KẾT THÚC MÔN HỌC 10.TÀI LIỆU MÔN HỌC 4 7/5/2021
5. GIỚI THIỆU MÔN HỌC Hiện nay, việc ứng dụng Tin học vào công tác quản lý nói chung và công tác KT nói riêng trở nên ngày càng phổ biến ở nước ta. Với sự hỗ trợ của máy tính, việc xử lý thông tin KT đã được thực hiện một cách nhánh chóng, kịp thời và đạt hiệu quả cao. Do đó, hầu hết các DN hiện nay đều đã có những định hướng và chiến lược ứng dụng máy tính vào công tác quản lý nói chung và công tác KT nói riêng để tăng cường hiệu quả quản lý và đều hành DN. 5 7/5/2021
6. CÂU HỎI ĐẶT VẤN ĐỀ (1) Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán vào công việc kế toán? l Thông tin chính xác, giảm sai sót. l Cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời. l Tiết kiệm công sức, giải phóng thời gian cho cấp lãnh đạo phòng kế toán. l Kiểm soát nội bộ, phát hiện gian lận và trộm cắp l Phân quyền, tách biệt nhiệm vụ. 6 7/5/2021
7. CÂU HỎI ĐẶT VẤN ĐỀ (2) l Kiểm soát chi phí, tìm ra nguyên nhân lãi lỗ, tìm ra lĩnh vực giảm chi phí. l Định giá hiệu quả: biết giá thành, giá vốn giúp DN định giá bán hiệu quả, tạo ưu thế cạnh tranh. l Cung cấp thông tin quản trị và cập nhật cho ban lãnh đạo doanh nghiệp. l Cung cấp thông tin cho nhà quản trị đánh giá kết quả công việc. 7 7/5/2021
8. MỤC ĐÍCH ỨNG DỤNG TIN HỌC VÀO KẾ TOÁN l Giúp giảm thao tác trong quá trình làm kế toán. l Tự động hóa trong quá trình xử lý. l Khai thác thông tin dễ dàng tại mọi thời điểm. l Chia sẻ dữ liệu. l Bảo mật dữ liệu. 8 7/5/2021
9. MỤC TIÊU MÔN HỌC Sau khi học xong môn học, bạn có thể: • Ứng dụng chương trình Excel vào trong việc tạo sổ sách kế toán, BCTC , báo cáo thuế, phục vụ cho công việc kế toán. • Hỗ trợ cho việc sử dụng phần mềm kế toán. • Đánh giá sự khác biệt giữa hình thức kế toán máy và hình thức kế toán làm bằng tay. 9 7/5/2021
10. NỘI DUNG MÔN HỌC l Môn học trình bày việc ứng dụng tin học vào công việc kế toán, qua đó người sử dụng biết được những ưu điểm của việc tổ chức thông tin kế toán trong tin học so với hình thức kế toán bằng tay. l Việc ứng dụng tin học vào công việc kế toán giúp người sử dụng giảm bớt các thao tác và tự động hóa trong các bước xử lý số liệu. l Môn học hướng dẫn người sử dụng ứng dụng chương trình Excel vào công việc kế toán từ khâu tổ chức dữ liệu, nhập số liệu đến khi lập các sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và báo cáo thuế. 10 7/5/2021
11. ĐIỀU KIỆN TIÊN QUYẾT • Tin học văn phòng • Nguyên lý kế toán • Kế toán tài chính • Thực hành SSKT, BCTC, Báo cáo thuế 11 7/5/2021
12. NHIỆM VỤ CỦA SINH VIÊN l Tham dự đầy đủ các buổi học. l Ôn tập lại các kiến thức chuyên ngành và tin học văn phòng. l Làm các bài tập do giáo viên yêu cầu. 12 7/5/2021
13. PHƯƠNG PHÁP GIẢNG DẠY l Thuyết trình, đối thoại và học nhóm. l Nhắc lại nội dung bài học buổi trước lúc đầu giờ. Nhắc lại những kiến thức chính sau mỗi buổi học. l Đưa ra câu hỏi và trả lời câu hỏi. l Giao bài tập về nhà cho sinh viên. 13 7/5/2021
14. KẾ HOẠCH LÊN LỚP • Số tiết : 60 tiết • Số tiết/tuần: 10 tiết/ tuần • Phân bổ thời lượng trong 1 buổi: • Lý thuyết: 60 phút–Thực hành:190 phút-Hỏi đáp: 20 phút Buổi 1 Giới thiệu môn học - Ôn tập Excel căn bản Buổi 2 Giới thiệu file CSDL – Tính toán và kết chuyển Tạo sổ: Nhật ký thu tiền - Nhật ký chi tiền 14 7/5/2021
15. KẾ HOẠCH LÊN LỚP Buổi 3 - Nhật ký bán hàng – Nhật ký mua hàng - Nhật ký chung Buổi 4 - Bảng cân đối phát sinh- Sổ cái tài khoản tổng hợp Buổi 5 - Sổ quỹ tiền mặt – Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng - Nhập xuất tồn tài khoản lọai 15_: 152, 153, 155, 156. Buổi 6 - Sổ chi tiết hàng tồn kho - Tổng hợp số dư và phát sinh tài khoản 131/331 Buổi 7 - Tổng hợp số dư và phát sinh tài khoản khác - Sổ chi tiết tài khoản 131/331 và tài khoản khác 15 7/5/2021
16. KẾ HOẠCH LÊN LỚP Buổi 8 - Chi phí sản xuất kinh doanh Buổi 9 - Tính giá thành sản phẩm - Báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán Buổi 10 - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Buổi 11 + Kiểm tra giữa kỳ + Báo cáo thuế: - Bảng kê hàng hóa mua vào - Bảng kê hàng hóa bán ra Buổi 12 - Tờ khai thế GTGT 16 7/5/2021
17. ĐÁNH GIÁ KẾT THÚC MÔN HỌC • Kiểm tra: 2 cột •Báo cáo nhóm: 1 cột điểm •Giữa kỳ: 1 cột điểm (tuần thứ 10 - 11) • Thi kết thúc môn học: • Hình thức thi: thi trực tiếp trên máy • Thời lượng: 60 phút • Cấu trúc đề thi: 3 câu (2 câu 3 điểm, 1 câu 4 điểm) • Thang điểm: từ 0 - 10 17 7/5/2021
18. TÀI LIỆU HỌC TẬP 1.Bùi Văn Dương, Võ Văn Nhị, Đặng Văn Sáng (2009),Giáo trình Hướng dẫn thực hành sổ sách kế toán, lập báo cáo kế toán trên Excel. Viện Kế toán – Tin học, Tp.HCM. 2. Microsoft Excel User’s Guide 3. Vương Sỹ Giao (2010). Bài giảng Excel Kế toán bằng Power Point. 18 7/5/2021
19. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ môn Hệ Thống Thông Tin Kế toán, Khoa Kế toán Kiểm toán trường Đại học Kinh Tế Tp.HCM, Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán – Tập 2 (2004) và Tập 3 (2008). NXB Thống Kê. 2. Hàn Viết Thuận (2003), Tin học ứng dụng (Hệ thống thông tin kế toán).Giáo trình Đại học Kinh tế quốc dân. 3. Trần Thị Song (1999), Giáo trình kế toán máy. NXB Thống kê. 4. Trung tâm Điện toán – Kế toán trường Đại học Kinh Tế Tp.HCM. (2007). Giáo trình Excel Kế toán. NXB Đại học Kinh Tế, Tp.HCM
20. PHẦN II: ÔN TẬP EXCEL CĂN BẢN • KHAI BÁO HỆ THỐNG • ĐỊA CHỈ (ADDRESS) • QUÉT KHỐI (SELECT) • SAO CHÉP DỮ LIỆU (COPY) • ĐẶT NAME – SỬ DỤNG NAME • HÀM (FUNCTION) 20 7/5/2021
21. CÂU HỎI TÌNH HUỐNG (1) Tại sao khi nhập ngày thì trên màn hình hiển thị dạng thức tháng/ngày/năm mặc dù tôi nhập theo dạng ngày/tháng/năm? Bạn kiểm tra lại xem đã khai báo dạng thức ngày VN (dd/mm/yyyy) trong tính năng Regional Language Options trong Control Panel của Windows chưa. 21 7/5/2021
22. CÂU HỎI TÌNH HUỐNG (2) Tại sao khi nhập ngày thì trên màn hình hiển thị dạng thức số? Do chưa đúng định dạng thức kiều ngày. Bạn chọn Format – Cells: chọn thẻ Number, chọn Custom bên cửa sổ Category và chọn dạng thức dd/mm/yyyy (với điều kiện trong Windows đã khai báo dạng thức dd/mm/yyyy) 22 7/5/2021
23. KHAI BÁO HỆ THỐNG (1) • Khai báo kiểu ngày VN cho Windows: + Chọn Start – Setting – Control Panel: chọn icon Regional and Language Options. + Chọn nút bấm Customize: 23 7/5/2021
24. KHAI BÁO HỆ THỐNG (2) • Khai báo kiểu ngày VN cho Windows: + Chọn tab Date: 1 2 dd/mm/yyyy 3 24 4 7/5/2021
25. CÂU HỎI TÌNH HUỐNG (1) Tại sao khi nhập dấu phẩy “,” để phân cách đối số trong hàm thì chương trình báo lỗi? Có thể do bạn nhập không đúng dấu phân cách trong mục List Separator của Regional Language Options trong Control Panel của Windows. Bạn vào lại tính năng này để kiểm tra hoặc điều chỉnh lại dấu phân cách đối số. 25 7/5/2021
26. CÂU HỎI TÌNH HUỐNG (2) • Khai báo dấu ngăn cách: + Chọn tab Number: Báo lỗi do dấu phân cách đối số không đúng 26 7/5/2021
27. CÂU HỎI TÌNH HUỐNG (3) Tại sao khi nhập dấu tiếng Việt thì không hiển thị được? Bạn kiểm tra lại bạn khai báo bảng mã và kiểu gõ trong chương trình Unikey/Vietkey có đúng không. Kiểm tra trong Windows có cài thiếu font hay không. 27 7/5/2021
28. CÂU HỎI TÌNH HUỐNG (4) • Khai báo bảng mã Unicode và kiểu gõ: + Nhấn Right Click vào biểu tượng Unikey trên thanh Taskbar, chọn Bảng điều khiển, chọn Bảng mã Unicode, kiểu gõ (VNI hoặc Telex): 28 7/5/2021
29. CÂU HỎI TÌNH HUỐNG (5) Tại sao khi nhập công thức thì khi nhấn Enter thì lại hiển thị công thức? Do ô đó đang định dạng kiểu chuỗi (text). Bạn vào Edit – Clear – All để xóa toàn bộ định dạng và nhập lại công thức (Nếu bạn nhấn phím Delete thì chỉ xóa nội dung nhưng định dạng vẫn còn). 29 7/5/2021
30. CÂU HỎI TÌNH HUỐNG (6) Tôi muốn hiển thị hoặc không hiển thị zero thì làm như thế nào? Bạn chọn Tools – Options – Views: bật/tắt vào check box Zero values 30 7/5/2021
31. CÂU HỎI TÌNH HUỐNG (7) Công thức của tôi truy xuất vào cột giá trị dạng số nhưng sau khi nhấn Enter lại hiển thị dạng ngày? Bạn vào Format – Cells – Number, bên Category bạn chọn kiểu Number hoặc General 31 7/5/2021
32. ĐỊA CHỈ (ADDRESS) • Địa chỉ: [Tên File]Tên Sheet!Vùng địa chỉ • Các loại địa chỉ: + Địa chỉ tuyệt đối: $Column$Row, không thay đổi cột/dòng khi sao chép. + Địa chỉ hỗn hợp: $ColumnRow (cố định cột), Column$Row (cố định dòng). + Địa chỉ tương đối: ColumnRow (thay đổi cột/dòng khi sao chép). 32 7/5/2021
33. ĐỊA CHỈ (ADDRESS) • Sử dụng địa chỉ: tùy thuộc vào yêu cầu và bố cục của biểu mẫu mà sử dụng loại địa chỉ phù hợp. + Phím F4: A1 -> $A$1 -> A$1 -> $A1 -> A1 + Sử dụng phím Shift + $ 33 7/5/2021
34. QUÉT KHỐI (1) • Cách thông thường: + Dùng phím: Phím Shift + Phím Shift + Page Up/Page Down Phím Ctrl + A – Cột: Ctrl+Space bar/Dòng: Shift+Space bar + Dùng mouse + phím: Cột/Dòng: click vào tiêu đề cột/dòng Ô: chọn phạm vi từ ô đầu đến ô cuối Liên tục: phím Shift + Click Không liên tục: phím Ctrl + Click 34 7/5/2021
35. QUÉT KHỐI (2) • Chọn theo phạm vi: + Cho phép chọn nhiều cột/dòng liên tục. + Dừng quét khối khi vùng dữ liệu có dòng/cột rỗng. Phím Ctrl + Shif + Quét khối bằng Name box: nhập địa chỉ phạm vi cần quét khối vào vùng Name box và nhấn Enter. Ví dụ: A3:G300 -> Nhấn Enter 35 7/5/2021
36. SAO CHÉP DỮ LIỆU • Cách thông thường: + Edit – Copy -> Edit – Paste (Ctrl + C -> Ctrl + V) + hoặc double click (ô bên trái phải có dữ liệu) • Nhập vùng địa chỉ cần sao chép tại Name box: Ví dụ: sao chép đến A2:L50 36 7/5/2021
37. NAME (1) • Name: tên đại diện cho vùng dữ liệu (có địa chỉ), giúp thuận tiện trong việc lập công thức và truy xuất dữ liệu. Mặc định có dạng địa chỉ tuyệt đối. • Đặt Name: + Quy ước khi đặt Name: § Dễ nhớ, thường là tiêu đề cột, không nhập dấu, không có khoảng trắng. § Một vùng số liệu có thể có nhiều Name khác nhau nhưng không được trùng vì chương trình không ghi nhận Name bị trùng (Excel không báo lỗi). § Nếu đặt Name sai thì phải xóa làm lại. 37 § Name chỉ có tác dụng trong một Workbook. 7/5/2021
38. NAME (2) + Đặt Name: Cách 1: Quét khối phạm vi -> Nhập Name trong Name box, Enter Cách 2: Chọn Insert – Name - Define 2 Đặt Name: 1, 2, 3 4 3 Xóa: 4, 5 5 Hiệu chỉnh: 4,1,3 1 38 7/5/2021
39. NAME (3) • Sử dụng Name: + Cách 1: Nhập Name trong lúc nhập công thức. + Cách 2: Nhấn phím F3 (Insert – Name – Paste) 39 7/5/2021
40. NAME (4) • Báo lỗi #NAME?: + Trường hợp 1: - Tên hàm không đúng VD: =VLOKUP( ) + Trường hợp 2: - Chưa khai báo Name. - Nhập Name không đúng. + Trường hợp 3: - Nhập nhẩm số 0 thành chữ O. - Nhập tên sheet thiếu dấu chấm than “!”. 40 7/5/2021
41. CÁC HÀM ỨNG DỤNG TRONG EXCEL KẾ TOÁN (1) l Cú pháp: =FunctionName([Argument], ) l Hàm có thể có đối số hoặc không có đối số. VD: TODAY(): không có đối số ROW(), ROW(A2): có thể có hoặc không có đối số l Thứ tự đối số trong hàm tùy thuộc vào từng hàm. VD: - Hàm SUM(number1, number2, ): đối số không cần thứ tự - Hàm LEFT( , [num_chars]): quy định thứ tự đối số. 41 7/5/2021
42. CÁC HÀM ỨNG DỤNG TRONG EXCEL KẾ TOÁN (2) l Nhóm hàm Logical: – AND(logical1, logical2, ) – OR(logical1, logical2, ) – IF(logical_test, value_if_true, value_if_false) l Nhóm hàm Text: – LEFT(text, [num_chars]) – LEN(text) 42 7/5/2021
43. CÁC HÀM ỨNG DỤNG TRONG EXCEL KẾ TOÁN (3) l Nhóm hàm Statistical: – MAX(number1, number2, ) – MIN(number1, number2, ) l Nhóm hàm Math & Trig: – ABS(number) – SUM(number1, number2, ) – SUMIF(range, criteria, sum_range) 43 7/5/2021
44. CÁC HÀM ỨNG DỤNG TRONG EXCEL KẾ TOÁN (4) l Nhóm Lookup & Reference : – VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [match_type]) l Nhóm hàm Database: – DSUM(database, field, criteria) 44 7/5/2021
45. PHẦN III ỨNG DỤNG EXCEL TRONG KẾ TOÁN l ĐẶC ĐIỂM HÌNH THỨC KẾ TOÁN MÁY l TỔ CHỨC CDSL TRONG EXCEL KẾ TOÁN l SƠ ĐỒ THÔNG TIN 45 7/5/2021
46. CÂU HỎI ĐẶT VẤN ĐỀ (3) Những khó khăn ban đầu của người làm kế toán khi mới ứng dụng chương trình Excel vào kế toán? - Những hạn chế về kiến thức và kỹ năng tin học. - Sự khác biệt về tổ chức thông tin kế toán, quy trình xử lý của hình thức kế toán máy và kế toán tay. 46 7/5/2021
47. CÂU HỎI ĐẶT VẤN ĐỀ (4) Những số liệu báo cáo in từ phần mềm có được cơ quan nhà nước chấp nhận? l Nếu ban đầu doanh nghiệp đã đăng ký theo hệ thống kế toán máy với cơ quan thuế thì được chấp nhận. l Tuy số liệu được in từ phần mềm ra nhưng vẫn bảo đảm đúng quy định về biểu mẫu sổ sách do nhà nước ban hành. Cuối tháng/quý/năm in sổ sách kế tóan, báo cáo tài chính, báo cáo thuế và đóng tập có đầy đủ chữ ký, đóng dấu. 47 7/5/2021
48. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG BẰNG TAY CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ NHẬT KÝ SỔ, THẺ ĐẶC BIỆT KẾ TOÁN CHI TIẾT SỔ NHẬT KÝ CHUNG BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT GHI CHÚ: SỔ CÁI Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng BẢNG CÂN ĐỐI Quan hệ SỐ PHÁT SINH đối chiếu BÁO CÁO TÀI CHÍNH
49. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH SỔ KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ PHẦN - Sổ tổng hợp TOÁN MỀM KẾ TOÁN - Sổ chi tiết - Báo cáo tài chính BẢNG TỔNG HỢP - Báo cáo kế toán quản trị CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
50. SỮA CHỮA SỔ KẾ TOÁN GHI BẰNG TAY (1) Trường hợp kế toán ghi bằng tay Khi phát hiện sổ kế toán có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu phải sữa chữa trong các phương pháp sau: a. Phương pháp cải chính: bằng cách gạch một đường thẳng xóa bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xóa bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường và phải có chữ ký kế toán trưởng.
51. SỮA CHỮA SỔ KẾ TOÁN GHI BẰNG TAY (2) b. Phương pháp ghi số âm: ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai . Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường. c. Phương pháp ghi bổ sung: lập chứng từ ghi bổ sung để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ.
52. SỮA CHỮA GHI SỔ KẾ TOÁN BẰNG MÁY VI TÍNH l Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính. l Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì sữa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót. l Các trường họp sữa chữa khi ghi sổ kế toán bẳng máy vi tính đều được thực hiện theo phương pháp ghi số âm ghi bổ sung.
53. ĐẶC ĐIỂM CỦA HÌNH THỨC KT MÁY (1) l Quy trình tổ chức và xử lý thông tin: § Chỉ từ bộ số liệu ban đầu (các danh mục, số dư đầu, nghiệp vụ phát sinh) là có thể lập các sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và báo cáo thuế mà không cần phải theo tuần tự như hình thức kế toán tay. § Các tính toán đã được lập công thức nên chỉ cần hiệu chỉnh thông tin tại một vị trí thì các mục còn lại sẽ tự động cập nhật. 53 7/5/2021
54. ĐẶC ĐIỂM CỦA HÌNH THỨC KT MÁY (2) § Khi thiết lập công thức tính toán cho các mục thông tin có thể không cần đúng tuần tự như kế toán bằng tay. § Ứng dụng tin học vào kế toán là để giúp giảm thao tác và tự động hóa xử lý. Để đạt được điều này thì khi thiết lập công thức cần đáp ứng được các yêu cầu sau: 54 7/5/2021
55. ĐẶC ĐIỂM CỦA HÌNH THỨC KT MÁY (3) § Công thức phải tổng quát, bao hàm các tình huống của nghiệp vụ kế toán. § Công thức nên kế thừa những thông tin đã có sẵn để tránh dư thừa thông tin và thao tác. § Thiết lập công thức theo dạng suy luận sẽ giúp giảm nhiều thao tác hơn là dạng công thức tường minh. § Khai thác tối đa các tiện ích của Excel như: địa chỉ, Name, , mục đích chỉ cần sao chép công thức đối với những vùng có công thức giống nhau, không cần nhập lại công thức, điều này giúp giảm thao tác. 55 7/5/2021
56. ĐẶC ĐIỂM CỦA HÌNH THỨC KT MÁY (4) § Tối ưu hóa công thức trong Excel: Trong Excel có thể lập nhiều công thức khác nhau để xử lý một vấn đề nhưng để gọi là công thức tối ưu thì công thức đó phải đảm bảo các yếu tố sau: ü Giảm thao tác: xét dựa trên số lần thao tác ü Giảm số ký tự: xét dựa trên số ký tự đã nhập. ü Không lập lại những thông tin đã có sẵn: có tính kế thừa thông tin có sẵn. Công thức phải có tính suy luận dựa trên những thông tin đã có. 56 7/5/2021
57. ĐẶC ĐIỂM CỦA HÌNH THỨC KT MÁY (5) Ví dụ: Để tính Số phát sinh nợ trong sheet BDMTK, ta có thể lập hai công thức. Công thức 1: =SUMIF(TKGHINO,$B4,SOTIENPS) Công thức 2: =SUMIF(SOKTMAY!$J$3:$J$274,$B4,SOKTMAY!$ M$3:$M$274) 57 7/5/2021
58. ĐẶC ĐIỂM CỦA HÌNH THỨC KT MÁY (6) Nhận xét: Công thức 1: có số ký tự là 28, số thao tác chọn là 4 hoặc 8 ( chọn ô $B4 là 2, Name là 4 hoặc 6) Công thức 2: có số ký tự là 50, số thao tác chọn là 8 (trở qua/về sheet SOTKMAY, quét khối và ấn phím F4) Kết luận: công thức 1 là tối ưu vì giảm số ký tự, công thức giản lược, tường minh, dễ chỉnh sửa, 58 7/5/2021
59. ĐẶC ĐIỂM CỦA HÌNH THỨC KT MÁY (7) Hệ thống tài khoản: – Tài khoản cấp 1 thường có từ 3 đến 4 ký tự và chương trình thiết kế sẵn. – Khi đã khai báo tài khoản chi tiết thì khi định khoản chỉ sử dụng tài khoản chi tiết, không định khoản tài khoản cấp 1. – Tài khoản chi tiết có thể khác biệt so với tài khoản chi tiết trong bảng hệ thống tài khoản thông thường. 59 7/5/2021
60. ĐẶC ĐIỂM CỦA HÌNH THỨC KT MÁY (8) § Có hai cách thiết kế tài khoản chi tiết: ü Phân cấp: phân cấp theo từng cấp tài khoản ü Không phân cấp: khai báo trực tiếp tài khoản chi tiết, không sử dụng tài khoản cấp 1. § Khi tổ chức thông tin kế toán trong Excel thì cột số hiệu tài khoản thông thường có kiểu dữ liệu dạng chuỗi (Text), mục đích thuận tiện cho việc xử lý dữ liệu. 60 7/5/2021
61. ĐẶC ĐIỂM CỦA HÌNH THỨC KT MÁY (9) l Cách định khoản: – Các chương trình xử lý bảng tính hay quản trị CSDL đặc thù lưu trữ dữ liệu theo dạng mẫu tin (record) trên một dòng nên chỉ định khoản theo dạng 1 Nợ - 1 Có. – Không: định khoản kép, định khoản tắt. – Đôi khi định khoản trung gian không định khoản trực tiếp. 61 7/5/2021
62. ĐẶC ĐIỂM CỦA HÌNH THỨC KT MÁY (10) l Biểu mẫu sổ sách: – Biểu mẫu không nhất thiết giống hoàn toàn như mẫu sổ sách thông thường làm bằng tay. Các cột/dòng thông tin có thể trình bày khác để thuận tiện cho việc xử lý. – Khái niệm ngày ghi sổ không có ý nghĩa trong hình thức kế toán may vì do người sử dụng có thể nhập và chỉnh sửa dữ liệu bất kỳ lúc nào nếu như chưa khóa sổ kế toán hay in số liệu ra đóng tập. 62 7/5/2021
63. ĐẶC ĐIỂM CỦA HÌNH THỨC KT MÁY (11) l Đối chiếu số liệu: – Do sổ sách kế toán chỉ truy xuất từ một nguồn dữ liệu duy nhất nên việc đối chiếu số liệu giữa các sổ sách không có ý nghĩa trong hình thức kế toán máy. – Việc kiểm tra dữ liệu sẽ căn cứ vào các thao tác truy xuất của người dùng trên hệ thống. 63 7/5/2021
64. TỔ CHỨC CSDL KẾ TOÁN TRONG EXCEL (1) Trong Workbook (.xls) của Excel, toàn bộ thông tin kế toán được tổ chức trong 2 Sheet sau: l Sheet “BDMTK” : Danh mục tài khoản, số dư đầu kỳ l Sheet “SOKTMAY” : Các nghiệp vụ phát sinh 64 7/5/2021
65. TỔ CHỨC CSDL KẾ TOÁN TRONG EXCEL (2) Mã TSNV (Tài sản- Nguồn vốn): Quy ước mã chỉ tiêu của tài khoản để tổng hợp tính toán trên BCĐKT.Mã số quy ước này dựa trên cột Mã số trong BCĐKT. SHTK (Số hiệu tài khoản): Quy định danh mục tài khoản. LOẠI TK: Quy định loại tài khoản Nợ (N) hoặc Có (C). TÊN TÀI KHOẢN: Tên tài khoản theo tài khoản chi tiết. SỐ LƯỢNG TỔN ĐẦU KỲ: Số lượng tồn đầu kỳ của các tài khoản loại 15_ 65 7/5/2021
66. TỔ CHỨC CSDL KẾ TOÁN TRONG EXCEL (3) SỐ DƯ ĐẦU KỲ: Số dư đầu kỳ của các tài khoản. Số dư đầu kỳ chỉ có 1 cột (bao gồm số dư đầu kỳ Nợ và Có) nhằm mục đích thực hiện việc cấn trừ công nợ cho các tài khoản có số dư hai bên (tài khoản lưỡng tính). SỐ PHÁT SINH NỢ: Ghi nhận phát sinh nợ trong kỳ của tài khoản. Phát sinh được tập hợp từ sheet SOKTMAY. SỐ PHÁT SINH CÓ: Ghi nhận phát sinh có trong kỳ của tài khoản. Phát sinh được tập hợp từ sheet SOKTMAY. 66 7/5/2021
67. TỔ CHỨC CSDL KẾ TOÁN TRONG EXCEL (4) SỐ LƯỢNG TỒN CUỐI KỲ : Số lượng tồn cuối kỳ của các tài khoản loại 15_. Thông tin tập hợp từ tồn đầu kỳ và nhập/xuất trong kỳ. SỐ DƯ CUỐI KỲ: Ghi nhận số dư cuối kỳ. Trình bày 1 cột để cấn trừ số dư hai bên.Thông tin tập hợp từ số dư đầu kỳ và phát sinh trong kỳ 67 7/5/2021
68. TỔ CHỨC CSDL KẾ TOÁN TRONG EXCEL (5) MÃ TSNV CUỐI KỲ ĐIỀU CHỈNH: Mã số Tài sản- Nguồn vốn điều chỉnh. Tại thời điểm lập BCDKT thì thông tin của đối tượng đã thay đổi, nên phải xác định lại mã TSNV. SỐ DƯ CUỐI KỲ ĐIỀU CHIỈNH: Chuyển những tài khoản lưỡng tính có số dư hai bên như (131,331 ) từ âm sang dương. Những tài khoản hao mòn, dự phòng từ dương sang âm (trong mục diễn giải.có ký hiệu (*)). 68 7/5/2021
69. TỔ CHỨC CSDL KẾ TOÁN TRONG EXCEL (6) MÃ TSNV ĐẦU KỲ ĐIỀU CHỈNH: Mã số Tài sản- Nguồn vốn điều chỉnh. Tại thời điểm lập BCDKT thì thông tin của đối tượng đã thay đổi, nên phải xác định lại mã TSNV. SỐ DƯ ĐẦU KỲ ĐIỀU CHIỈNH: Chuyển những tài khoản lưỡng tính có số dư hai bên như (131,331 ) từ âm sang dương. Những tài khoản hao mòn, dự phòng từ dương sang âm (trong mục diễn giải.có ký hiệu (*)). 69 7/5/2021