Bài giảng Excel 2010 Phần 2 - Chương 2: Một số thao tác cơ bản
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Excel 2010 Phần 2 - Chương 2: Một số thao tác cơ bản", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Tài liệu đính kèm:
- bai_giang_excel_2010_phan_2_chuong_2_mot_so_thao_tac_co_ban.pptx
Nội dung text: Bài giảng Excel 2010 Phần 2 - Chương 2: Một số thao tác cơ bản
- CHƯƠNG 2 1
- 2.1 CHỌN CÁC DÃY Ô, CỘT VÀ HÀNG • Chọn ô: click chuột hoặc di chuyển con trỏ đến ô muốn chọn • Chọn dãy các ô liên tiếp: • Cách 1: click chuột vào ô đầu tiên→ nhấn giữ và di chuột đến ô cuối cùng • Cách 2: click chuột vào ô đầu tiên→ giữ phím Shift →click chuột vào ô cuối cùng (hoặc dùng các phím mũi tên di chuyển đến ô cuối cùng). • Chọn dãy các ô không liên tiếp: chọn vùng đầu tiên → giữ phím Ctrl → chọn các vùng tiếp theo. Dãy các ô liên tiếp Dãy các ô không liên tiếp 2
- 2.1 CHỌN CÁC DÃY Ô, CỘT VÀ HÀNG • Chọn cột hoặc hàng: click chuột vào tên cột hoặc tên hàng • Chọn các cột hoặc các hàng liên tiếp: • Cách 1: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên → nhấn giữ và di chuột đến tên cột hoặc hàng cuối cùng. • Cách 2: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên → giữ phím Shift → click chuột vào tên cột hoặc hàng cuối cùng. Tên cột Tên hàng 3
- 2.1 CHỌN CÁC DÃY Ô, CỘT VÀ HÀNG • Chọn dãy các cột hoặc hàng không liên tiếp: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên →nhấn giữ phím Ctrl → click chuột vào tên cột hoặc hàng tiếp theo. • Chọn cả bảng tính: click chuột vào ô giao nhau của tên cột và tên hàng hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+A • Hủy chọn: click chuột vào ô bất kỳ Chọn cả bảng tính 4
- 2.2. XÓA NỘI DUNG Ô BẰNG DELETE VÀ CLEAR • Xóa bằng Delete: • Chọn các ô chứa dữ liệu cần xóa • nhấn phím Delete (Del) → chỉ có nội dung dữ liệu trong các ô được xóa. • Xóa bằng Clear: • Chọn các ô chứa dữ liệu cần xóa • Home →Editing →Clear → chọn lệnh xóa phù hợp: • Clear All: xóa tất cả (nội dung, định dạng, chú thích, Hyperlink) • Clear Formats: xóa định dạng • Clear Contents: xóa nội dung • Clear Comments: xóa chú thích • Clear Hyperlinks: xóa siêu liên kết của ô • Remove Hyperlinks: hủy bỏ siêu liên kết của dữ liệu trong ô 5
- 2.3. LỆNH UNDO, REDO VÀ LẶP LẠI THAO TÁC • Lệnh Undo (Ctrl + Z): trở về kết quả đã có trước khi sửa đổi hoặc hành động. • Lệnh Redo (Ctrl + Y): quay lại hành động đã bị hủy bỏ bởi lệnh Undo. • Lệnh Repeat (Ctrl + Y hoặc F4): thực hiện lặp lại lệnh (thao tác) sau cùng. Lệnh Undo Lệnh Redo Lệnh Repeat 6
- 2.4. CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG VÀO BẢNG TÍNH Trên Ribbon chọn thẻ Insert • Nhóm Illustrations: • Pictute: chèn ảnh tồn tại trong máy • ClipArt: chèn ảnh có sẵn của office • Shapes: chèn một đối tượng đồ họa • SmartArt: chèn đối tượng đồ họa nâng cao • Screenshot: chèn ảnh chụp màn hình 7
- 2.4. CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG VÀO BẢNG TÍNH Trên Ribbon chọn thẻ Insert • Nhóm Text: • TextBox: chèn hộp văn bản • Header & Footer: chèn tiêu đề trên và tiêu đề dưới cho trang in • WordArt: chèn chữ nghệ thuật • Signature Line: chèn dòng chữ ký điện tử • Object: chèn các đối tượng nâng cao • Nhóm Symbols: • Equation: chèn công thức toán học • Symbol: chèn ký tự đặc biệt 8
- 2.5. TẠO ẢNH NỀN CHO BẢNG TÍNH Trên Ribbon chọn thẻ Page Layout • Tại nhóm Page Setup chọn lệnh Background → xuất hiện hộp thoại Sheet Background: chọn ảnh nền → Open 9
- 2.6. ĐẶT TÊN VÙNG ➢ Bước 1: Chọn vùng cần đặt tên ➢ Bước 2: Thực hiện lệnh đặt tên vùng • Cách 1: Formulas → Defined Names → Define Name • Cách 2: Formulas →Defined Names → Name Manager → New • Cách 3: Click phải chuột → Define Name ➢ Bước 3: Nhập thông tin trong hộp thoại New Name • Name: nhập tên vùng vào hộp • Scope: phạm vi sử dụng • Comment: nhập chú thích cho vùng nếu cần → OK. 10
- 2.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE a. Sử dụng nút lệnh hoặc phím tắt ➢ Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần sao chép hoặc di chuyển ➢ Bước 2: Thực hiện lệnh Copy (sao chép) hoặc Cut (di chuyển) • Cách 1: Home → Clipboard → Copy hoặc Cut. • Cách 2: Click phải chuột → Copy hoặc Cut • Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C (copy) hoặc Ctrl+X (cut) 11
- 2.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE a. Sử dụng nút lệnh hoặc phím tắt ➢ Bước 3: Đặt con trỏ tại vị trí muốn di chuyển hoặc sao chép vùng dữ liệu đến. ➢ Thực hiện dán vùng dữ liệu: • Cách 1: Home → Clipboard → Paste • Cách 2: Click phải chuột → Paste • Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+V b. Sử dụng chuột • Chọn vùng dữ liệu → giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) →kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đến và thả chuột. 12
- 2.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE c. Dán đặc biệt (Paste Special) ➢ Thực hiện lệnh Copy hoặc Cut ➢ Chọn vị trí đích → click phải chuột → Paste Special . (Hoặc Home → click vào mũi tên lệnh Paste →Paste Special) 13
- 2.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE c. Dán đặc biệt (Paste Special) • Mục Paste: thực hiện dán • All: tất cả • Formulas: công thức • Values: giá trị • Formats: định dạng • Comments: chú thích • Validation: qui định xác thực dữ liệu • All using source theme: tất cả mẫu định dạng nguồn • All except borders: tất cả trừ khung viền • Column widths: chiều rộng cột • Formulas and number formats: công thức và các định dạng dữ liệu số • Values and number formats: giá trị và các định dạng dữ liệu số 14
- 2.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE c. Dán đặc biệt (Paste Special) • Mục Operation: dán thêm các phép toán • None: không tính toán • Add: cộng • Subtract: trừ divice • Multiply: nhân • Divide: chia add subtract multiply 15
- 2.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE c. Dán đặc biệt (Paste Special) • Skip blanks: trừ các ô rỗng • Transpose: đảo dòng thành cột hoặc ngược lại • Paste Link: dán liên kết 16
- 2.8. SỬ DỤNG OFFICE CLIPBOARD • Sau khi thực hiện lệnh Cut hoặc Copy, dữ liệu sẽ được lưu tạm thời tại vùng nhớ trung gian Clipboard. • Clipboard lưu tối đa được 24 mục dữ liệu không phân biệt kiểu. • Clipboard lưu dữ liệu theo nguyên tắc hàng đợi, mục lưu sau được đặt trên, mục lưu trước đó bị đẩy xuống. • Để hiển thị Clipboard: Ribbon →click vào mũi tên cuối nhóm Clipboard 17
- 2.8. SỬ DỤNG OFFICE CLIPBOARD Các thao tác trên Clipboard • Paste All: dán tất cả các mục • Clear All: xóa tất cả các mục đã lưu • Options: thiết lập một số tùy chọn hiển thị cho Clipboard • Thao tác với dữ liệu trong clipboard: • click chọn dữ liệu → Paste: sao chép dữ liệu trong clipboard ra bảng tính • click chọn dữ liệu → Delete: xóa dữ liệu lưu trong clipboard 18
- 2.9. CHÈN THÊM HÀNG, CỘT VÀ Ô a. Chèn hàng ➢ Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm hàng phía trên. ➢ Bước 2: Thực hiện lệnh chèn hàng • Cách 1: Home →Cells →Insert → Insert Sheet Rows • Cách 2: Click phải chuột → Insert 19
- 2.9. CHÈN THÊM HÀNG, CỘT VÀ Ô b. Chèn cột ➢ Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm cột phía bên trái ➢ Bước 2: Thực hiện lệnh chèn cột • Cách 1: Home →Cells →Insert → Insert Sheet Columns • Cách 2: Click phải chuột → Insert 20
- 2.9. CHÈN THÊM HÀNG, CỘT VÀ Ô c. Chèn ô ➢ Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm ô trống ➢ Bước 2: Thực hiện lệnh chèn ô • Cách 1: Home → Cells → Insert → Insert Cells • Cách 2: Click phải chuột → Insert ➢ Bước 3: Lựa chọn lệnh phù hợp • Shift cells right: chèn và đẩy các ô sang bên phải • Shift cells down: chèn và đẩy các ô xuống dưới • Entire row: chèn cả dòng Shift cells right • Entire column: chèn cả cột Shift cells down ➢ Bước 4: Kết thúc • OK: thực hiện chèn ô • Cancel: hủy việc chèn ô 21
- 2.10. XÓA HÀNG, CỘT VÀ Ô a. Xóa hàng ➢ Bước 1: Chọn một hoặc nhiều hàng cần xóa. ➢ Bước 2: Thực hiện lệnh xóa hàng • Cách 1: Home → Cells →Delete → Delete Sheet Rows • Cách 2: Click phải chuột → Delete b. Xóa cột ➢ Bước 1: Chọn một hoặc nhiều cột cần xóa. ➢ Bước 2: Thực hiện lệnh xóa cột • Cách 1: Home → Cells → Delete → Delete Sheet Columns • Cách 2: Click phải chuột → Delete 22
- 2.10. XÓA HÀNG, CỘT VÀ Ô c. Xóa ô ➢ Bước 1: Chọn ô cần xóa. ➢ Bước 2: Thực hiện lệnh xóa ô • Cách 1: Home → Cells → Delete → Delete Cells • Cách 2: Click phải chuột → Delete ➢ Bước 3: Lựa chọn lệnh phù hợp • Shift cells left: xóa và đẩy các ô sang bên trái • Shift cells up: xóa và đẩy các ô lên trên • Entire row: xóa cả dòng • Entire column: xóa cả cột Shift cells left Shift cells up ➢ Bước 4: Kết thúc • OK: thực hiện xóa ô • Cancel: hủy việc xóa ô 23
- 2.11. THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG CỘT, CHIỀU CAO HÀNG • Giá trị độ rộng cột từ 0 → 255 (ký tự), mặc định là 8.43 ký tự. • Giá trị chiều cao của dòng từ 0 → 409 (point), mặc định là 12.75 point. a. Điều chỉnh kích thước hàng, cột bằng chuột • Đưa trỏ chuột đến bên dưới tên hàng hoặc bên phải tên cột • Xuất hiện ký hiệu điều chỉnh → nhấn giữ và di chuột đến kích thước cần Ký Ký hiệu hiệu điều điều chỉnh chỉnh chiều độ cao rộng hàng cột 24
- 2.11. THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG CỘT, CHIỀU CAO HÀNG b. Điều chỉnh kích thước hàng, cột bằng lệnh ➢ Bước 1: Chọn các hàng hoặc cột cần điều chỉnh kích thước ➢ Bước 2: Home → Cells → Format ➢ Bước 3: Chọn lệnh phù hợp: • Row Height nhập giá trị quy định chiều cao của hàng • AutoFit Row Height: chiều cao dòng tự động theo dữ liệu. • Column Width nhập giá trị quy định độ rộng của cột • AutoFit Column Width: độ rộng cột tự động theo dữ liệu. • Default Width quy định lại kích thước mặc định 25
- 2.12. TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT a. Điền dữ liệu tự động theo các mẫu có sẵn ➢ Bước 1: nhập giá trị khởi đầu ➢ Bước 2: đưa con trỏ vào góc dưới bên phải của ô (Fill handle), con trỏ chuyển thành hình dấu “”. Nhấn giữ và kéo chuột theo hàng dọc hoặc hàng ngang. 26
- 2.12. TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT a. Điền dữ liệu tự động theo các mẫu có sẵn • Danh sách một số AutoFill có sẵn: Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng 9:00 10:00, 11:00, 12:00 Mon Tue, Wed, Thu Monday Tuesday, Wednesday, Thursday Jan Feb, Mar, Apr, January February, March, April, Text1 text2, text3, text4, 1st Period 2nd Period, 3rd Period, 4th Period, 27
- 2.12. TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT b. Tự tạo thêm mẫu AutoFill ➢ Bước 1: Hiển thị hộp thoại CustomList • Trên Ribbon chọn thẻ File → Options → Advance • Tại mục Create lists for use in sorts and fill sequences → Edit Custom Lists → xuất hiện hộp thoại: ➢ Bước 2: Tạo danh sách • Chọn NEW LIST • Nhập danh sách trong hộp List entries • Add: nhập danh sách; Delete: xóa danh sách • OK: đóng hộp thoại, chấp nhận danh sách mới 28
- 2.12. TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT c. Điền dữ liệu theo quy luật ➢ Bước 1: Nhập giá trị khởi đầu vào ô thứ nhất ➢ Bước 2: Nhập giá trị theo quy luật vào ô thứ hai ➢ Bước 3: Chọn hai ô, nhấn giữ và kéo chuột theo hàng dọc hoặc hàng ngang. 29
- 2.12. TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT d. Sử dụng chức năng AutoCorrect ➢ File → Options →Proofing → AutoCorrect Options → xuất hiện hộp thoại (1) Tích chọn để bật chức năng (2) Gõ cụm từ viết tắt (3) Gõ đoạn văn bản đúng (4) Nhập vào danh sách 30
- 2.13. SỬ DỤNG LỆNH FILL ➢ Bước 1: Chọn ô chứa dữ liệu (hay công thức) sao chép và tất cả các ô cần sao chép dữ liệu đến ➢ Bước 2: Home →Editing → Fill →chọn hướng phù hợp: • Down: sao chép dữ liệu từ trên xuống • Right: sao chép dữ liệu từ phải sang • Up: sao chép dữ liệu từ dưới lên • Left: sao chép dữ liệu từ trái sang 31
- 2.13. SỬ DỤNG LỆNH FILL • Home →Editing → Fill → Series: sao chép dữ liệu theo quy luật • Series in: điền dữ liệu trong • Rows: theo hàng • Columns: theo cột • Type: kiểu • Linear: cấp số cộng • Growth: cấp số nhân • Date: kiểu thời gian • Date unit: bộ thời gian • Day: ngày • Weekday: tuần • Month: tháng Giá trị bước nhảy Giá trị kết thúc • Year: năm 32
- 2.13. SỬ DỤNG LỆNH FILL 33
- 2.14. LƯU TỆP DƯỚI DẠNG PDF Cách 1: • File → Save As Cách 2: • File → Save & Send → Create PDF/ XPS Document → Create PDF/XPS Chọn kiểu PDF Chọn chế độ chuẩn Mở sau khi lưu 34